Организационно-методические основы комплексной автоматизации процессов управления в местных органах власти средних и крупных городов тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Организационно-методические основы комплексной автоматизации процессов управления в местных органах власти средних и крупных городов"

На правах р'/коппси

" г ~ 0 ¡1

! I V V М

с. Д. ! . . •, .

СТРОЕВА ИРИНА АЛЕКСАНДРОВНА •

ОРГАН113АШЮННОлМЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОМПЛЕКСНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ,УПРАВЛЕНИЯ В МЕСТНЫХ - ОРГАНАХ ВЛАСТИ СРЕДНИХ И КРУПНЫХ ГОРОДОВ (НА ПРИМЕРЕ Г.ДЗЕРЖИНСКА НИЖЕГОРОДСКОЙ. ОБЛАСТИ)

03.00.05 -экономика, планирование, организация управления народным хозяйством и его отраслями . (непроизводственная сфера)

Автореферат " ■ диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

МОСКВА -1935

Диссертационная работа выполнена на Кафедре муниципального управления Государственной Академии Управления имени Серго Орджоникидзе.

Научный руководитель

доктор экономических наук, профессор В.И. Каспин

Официальные оппоненты

доктор экономических наук, профессор Н.С.Зиядуллаев кандидат технических наук Б.В. Дроздов.

Ведущая организация

Академия Коммунального Хозяйства им.Д.К.Памфилова

Защита состоится 1995 года в 14 часов на

заседании диссертационного совета К 053.21.04 в Государственной Академии Управления имени Серго Орджоникидзе по адресу: 109542 Москва, Рязанский-пр-т, 99, зал заседаний .

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Академии.

Автореферат разослан

года

Ученый секретарь диссертационного совета К 053.21.04, кандидат экономических наук,

доцент $ ¡} _Б.П.Макаренко

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ Актуальность исследования

Б условиях Функционирования рыночной экономики выдвигаются все более жесткие требования, касающиеся системы территориально-отраслевого управления городом. Расширение -прав местных органов власти и городского самоуправления и возникающие в процессе перестройки экономики и управления все новые трудности делают особенно важными вопросы повышения эффективности, оперативности и ."экономичности систем управления городским хозяйством .

На современном этапе развития экономики в условиях развития рыночных отношений усложнение процессов развития городского хозяйства приводит к тому, что органы управления не успевают перерабатывать информацию в объемах и темпах-, диктуемых объективным ходом развития процессов. Объекты управления, условия их функционирования меняются столь быстро, что решения, принятые вчера, уже сегодня требуют существенного изменения. Возникает необходимость в подходах и методах,позволяющих оценить, предвидеть стремительный характер современных процессов развития с учетом йоявления новых сведений и знаний. В результате этого,, затраты на создание и обработку информации стремительно растут вместе с ростом требований к качеству управления, его эффективности и надежности.

Труд в сфере управления до сих пор остается наименее меха-новооруженным и автоматизированным. Вследствие этого темпы роста производительности труда в управлении существенно отстают от темпов роста производительйости труда в сфере производства. В то же время во всех промышленно развитых странах объем административно-учрежденческой деятельности стремительно растет.

По прогнозам специалистов, в странах СНГ к 2000 году объемы перерабатываемой информации увеличатся в 25 раз по сравнению с 1990 годом.

Таким образом, проблема ускоренного развития новых методов и средств автоматизации административно-управленческой деятельности становится особенно актуальной.

В современных условиях невозможно принимать обоснованные управленческие решения, не прибегая к использованию электронно-вычислительной техники н средств передачи и отображения информации, при помоши которых руководители получают возможность обеспечения необходимыми данными в наиболее удобной для принятия решений форме.

Предпосылками для развития работ по автоматизации административно-управленческой деятельности являются достижения современной электроники, вычислительной и 'организационной техники и, в частности, микропроцессорной техники, позволяющей разрабатывать компактные и надежные "интеллектуальные" средства для использования непосредственно на рабочих местах служащих.

Автоматизация в сфере управления позволяет значительно повысить производительность и эффективность труда АУЛ.; улучшить качество обработки информации, сократить сроки разработки и представления документации, время принятия решений; расширить аналитические возможности руководителей; ограничить рост их численности и т.д.

В процессе работы над диссертацией были изучены работы следующих зарубежных и отечественных авторов*в этой области: Авен Е.И., Велчева П., Волкова Е.А., Воскресенского Ю.Н., Глуш-коваВ.М., Дроздова Б.В., ЕвенкоБ.З., Евланова Л.Г., Жукова В. А., Зингер И.С., Зиядуллаева Н.С. Иимура Л. ,• Иппа В.М.., Като М., Каспина В.И., Кочеткова Г.В., Куранда Т.М., Логинова В.Н., Мильнера Б.З., Модина A.A., Орловой Р.Н., Овсянникова 0.А, Пронина А. 3. , Разу М.Л., Рапопорта B.C., Садовникова В.И., Садыко-ва A.C., Салова A.A., Семкиной О.С., Синягова A.A., Смилянского Г.Л., Страссмана П.А., Файнберга А.И., Федотова В.И., Флинта Д., Шатихина Л.Г., ШварцаМ., Эпштейна В.Л., Якубайтиса Э..А. и других.

Несмотря на большое количество публикаций по вопросам повышения эффективности процессов управления, вопрос о рациональной организации процессов управления в городском хозяйстве нельзя считать удовлетворительно решенным, а изменения, происходящие в экономике и управлении территориальными системами, постоянно ставят новые задачи.

Цель диссертационного исследования: исследование и разработка актуальных вопросов совершенствования территориально-отраслевого управления на базе современных подходов к .его органи-

заш-ш и функционировании? с использованием вычислительной техники, "■развития локальных и интегрированных--систем обработки информации .

Объектом исследования является система управления крупным городом, представленная ее органами представительной и исполнительной властен, а также органами общественного самоуправления (на примере г.Дзержинска Нижегородской области).

Предмет исследования ---структура, Функции, информационные потоки системы управления городом.

Методической основой являются методы и подходы системно- структурного анализа, логико-информационное моделирование, методика экспертных оценок, -методы моделирования на ЭВМ информационных управленческих процессов.

Научная новизна настоящего диссертационного исследования заключается в следующем:

- Разработана концепция преобразования системы управления городом, принципы-и подходы к ее реализации, в условиях рыночной экономики с использованием локальной вычислительной сети.

- Разработана методика комплексного обследования информационного обеспечения и распределения функций в системах управления местных органов власти крупных и средних городов.

- Предложена новая структура и механизм распределения функций в системе городского самоуправления на базе использования программно-целевого подхода в управлении и автоматизации управленческих процессов.

- Разработаны методические основы формирования и внедрения интегрированной системы автоматизированной обработки информации в органах территориально-отраслевого управления крупных и средних городов.

Практическая значимость настоящего диссертационного исследования состоит в следующем:

1. Построена целевая структура Функционирования системы местного самоуправления г.Дзержинска Нижегородской области для выявления приоритетных направлений корректировки Комплексной программы развития г.Дзержинска и формирования городского бюджета.

2. Проведено комплексное обследование системы местного самоуправления г.Дзержинска с выявлением недостатков и резервов их устранения .

- о -

3. Разработаны и внедрены АРМ следующих подразделений администрации г.Дзержинска: " отдела ..хдргоео-бытового обслуживания населения, отдела закупок, отдела международных связей.

4. Разработана сетевая, модель создания и внедрения системы автоматизации управления администрации г.Дзержинска, выполнен расчет параметров сети, разработана организация использования сетевой модели для внедрения в систему управления г. Дзержинска.

5. Разработана структура общей базы данных администрации г.Дзержинска, разработаны классификатор информации, структуры локальных баз данных для ряда подразделений администрации , оценена информационная емкость локальных баз данных для подразделений администрации г.Дзержинска: отдела международных связей, отдела закупок, отдела торговли и бытового обслуживания населения.

Внедрение. Результаты работы реализованы при разработке и внедрении АРМ в следующих подразделениях Администрации г.Дзержинска Нижегородской области: отделе торгово-бытового обслуживания населения, отделе закупок, отделе международных связей.

Отдельные результаты проделанной работы, в частности, материалы по организации информационного обеспечения, были использованы при реорганизации системы информационного обеспечения Администрации Воскресенского района Нижегородской области.

Апробация работы. Основные положения и результаты работы докладывались автором и обсуждены на Кафедре муниципального управления, на заседании Городской Думы г. Дзержинска Нижегородской области в апреле 1994 года, на совещании руководителей подразделений Администрации Воскресенского района Нижегородской области в марте 1995 года.

Публикации. По теме диссертации опубликовано 2 печатных работы общим объемом 0.5 п.л.

Структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений. Работа изложена на 150 страницах, содержит 8 таблиц, 30 рисунков и графиков.

СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Во введении обоснована актуальность темы диссертации, определены цели и задачи исследования, изложено краткое содержание, научная новизна и практическая значимость полученных ре-

зультатов.

В первой главе проведено с использованием методов .экспертных оценок обследование системы местного самоуправления г.Дзержинска с выявлением недостатков и резервов их устранения. Разработана целевая структура Функционирования системы местного самоуправления г.Дзержинска Нижегородской области для выявления приоритетных направлений исследований, корректировки Комплексной программы развития г.Дзержинска и формирования городского бюджета. На основании результатов обследования разработана методика комплексного обследования информационного обеспечения и распределения Функций в системе управления местными органами власти.

-Оснодаой целью Функционирования системы территориально-отраслевого управления города Дзержинска является развитие города и жизнеобеспечения населения как целостного территориального и социального организма, проведение мероприятий, направленных на стабилизацию жизненного уровня населения ь условиях рыночной экономики и ее реформирования. Генеральная цель была дезагрегирована на четыре главных -цели, которые, в свою очередь, разбиты на ряд основных ■ направлений (второй уровень) достижения главных целей. Каждое направление анализировалось с точки зрения состава и содержания тех проблем, которые необходимо решить (третий уровень) и мероприятий (четвертый уровень), осуществление которых нужно для решения проблем третьего уровня управления. Всего на четвертом уровне сформулировано 33 мероприятий по развитио города и жизнеобеспечения населения как целостного территориального и социального организма.

В ходе исследования структуры целей, направлений, проблем и мероприятий было определено их соотношение в общем наборе. Для этого были -рассчитаны коэффициенты относительной важности элементов целевой структуры., -

Важность достижения целей устанавливалась при помощи метода экспертных оценок. В качестве экспертов привлекались руководители отделов и подразделений администрации г. Дзержинска в количестве десяти человек. По десятибалльной системе эксперты оценивали каждую цель с точки зрения ее значимости для достижения соответствующей цели вышестоящего уровня. Полученные результаты экспертных оценок обобщались на каждом уровне по всем экспертам. Для получения коэффициентов относительной важности

конкретных мероприятий нижнего уровня производилось (по специальной программе) перемножение обобщенных экспертных значений коэффициентов всех элементов, соединяющих ло всем уровням мероприятие четвертого уровня с генеральной целью.

Результаты расчетов были разделены на четыре группы по степени убывания значения коэффициента относительной важности.

Предложенная целевая структура функционирования системы территориально-отраслевого управления г.Дзержинска и выделенные приоритетные комплексы проблем, задач и мероприятий являются основой для корректиррованил существующей Комплексной программы развития г.Дзержинска, а также могут быть использованы при формировании бюджета города. С учетом коэффициентов относительной важности достижения целей могут быть установлены предпочтительная очередность и объемы выделяемых ресурсов, а также распределение ресурсов по направлениям и мероприятиям, соответствующим расходным статьям бюджета. Б первую очередь ресурсы выделяются для реализации наиболее приоритетных и неотложных направлений.' Естественно, окончательно бюджет не ыож.ет быть сформирован в виде математической модели, однако при подготовке проекта, обсуждении и утверждении городского бюджета оценки относительной зажностл развития того или иного направления или реализации того или иного мероприятия являются приемлемой основой.

В соответствии с Законом о местном самоуправлении, определяющим статус и функции местной администрации,'-й-исходя из "де-. рева" целей функционирования системы территориально-отраслевого управления г. . Дзержинска, был выделен ряд функциональных комплексов задач администрации г. Дзержинска.

На основе анализа существующих систем управления городской администрации и городской Думы и выделенных функциональных комплексов задач были разработаны предложения по совершенствования организационной структуры системы управления городом.

Организационная структура системы управления тесно взаимосвязана с информационной и функциональной подсистемами и должна определяться ими. Поэтому объектами изучения и совершенствования системы управления администрации и Городской Душ явились: объемы перерабатываемой информации и прохождение ее потоков, процессы разработки и принятия управленческих решений, функциональное разделение труда между подразделениями, соподчи-ненность и взаимодействие органов управления.

Для совершенствования функционирования системы управления городской администрации,и Городской Думы представляется необходимым решение следующих задач:

- рационализация информационных потоков в системе управления;

- совершенствование Функциональных взаимосвязей и разделения труда;

- упорядочение организационных взаимоотношений между органами управления.

Для решения вышеуказанных задач применялись следующие подходы и методы исследования:

I. Применение системного подхода, предполагающего рассмотрение деятельности системы местного рамоуправления как единой сложной системы и проведение структурно-функционального анализа, в основе которого лежит расчленение системы на ряд элементов, имеющих определенное функциональное назначение, совокупность устойчивых связей которых и образует структуру.

".Анализ информационных потоков, включая их структуру, интенсивность, объемы хранения и переработки информации, логико-информационные модели формализованного представления информационного обеспечения управления.

3. Анализ всей совокупности нормативных и оперативных документов. Были изучены Положения об отделах городской администрации и постоянных комиссиях Думы г.Дзержинска, Устав местного самоуправления г.Дзержинска, нормативные акты, регламентирующие деятельность городской администрации, Думы, органов Территориального общественного самоуправления, выборочно проанализированы решения сессий, распоряжения должностных лиц, листки сопровождения документов и т.д.

4. Анкетный опрос должностных лиц администрации, депутатов Думы. Применялся экспресс-опрос, в ходе которого выяснялись проблемы управления администрацией и Думой, степень развития основных качественных параметров системы посредством небольшой одностраничной анкеты руководителя и более детальной, заполнение которой требовало от респондента детального анализа деятельности своего подразделения.

5. Интервьюирование работников администрации и депутатов Городской Думы по определенным аспекта),[ их деятельности.

Б соответствии с вышеперечисленными задачами-и методами

была разработана комплексная методика обследования информационного обеспечения и распределения функций в системе управления местных органов власти (Рис. 1).

• На основании проведенного анализа, были сделаны следующие выводы по системе местного самоуправления - Городской Думы и городской администрации: ■

1. Путь прохождения информации через подразделения городской администрации нерационален, система информационного обеспечения нестабильна,, плохо управляема и требует серьезной реорганизации.

2. В распределении стратегических и оперативных функций в деятельности подразделений Городской Думы и городской администрации происходит подмена и дублирование функциональных ролей в депутатских формированиях и подразделениях городской администрации, ухудшение их взаимосвязей.

3. Качество подготовки решений и контроля за их реализацией оставляет желать лучшего, а нерациональное и нечеткое распределение обязанностей в системе управления приводит к неравномерной загрузке и необоснованной численности подразделений аппарата управления.

4. Нечеткость критериев оценки труда руководителей и служащих, неудовлетворительные условия его оплаты и стимулирования приводят к снижению уровня дисциплины и ответственности среди персонала администрации,

Результаты обследования являются основой для выявления внутренних резервов, позволяющих без привлечения дополнительных ресурсов интенсифицировать и"'рационализировать процесс функционирования местных органов власти, а также создают основу для его автоматизации.

Во второй главе рассмотрены вопросы разработки организационного обеспечения при внедрении программно-целевого подхода в системе местного управления г.Дзержинска Нижегородской обл., информационного обеспечения комплексной автоматизации процессов управления в органах городской администрации, формирования общей базы данных органов городского самоуправления.

Внедрению комплексной автоматизации процессов управления Б администрации должна предшествовать группировка рабочих мест по Функциональной или административной общности, что позволяет вводить многопользовательские автоматизированные рабочие места

СХЕМА г.{ЕТС-ЛЛг«1 ОБСЛЕДОВАНИЯ ШХ-ОРМАЩГОННиГи ОБЕСПЕЧЕНИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ФУНКЦИЯ 5 СИСТЕМЕ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

ОБЪЕКТЫ

РЕЗУЛЬТАТЫ

_1_

Потоки информации

Документы

Подразделения

МЕТОДЫ |Анализ Анализ Анализ Анке-

|структуры Форм п положе- тиро-

1 содер- ний об вание

| - жания отделах

I-

J_

Исполнители

Интервью

Определение загрузки

Выявление недостатков в системе прохождения информационных потоков, дублирующих документов, недоэа-груженность (перегрузка) подразделений,дублирующих Функций,несоответствия функций,оснащенность средствами оргтехники и ее использование.

РЕЗЕРВЫ

РАЗРАБОТКА Разработка направлений совершенствования существующей и проектирование новой системы управления.

Рис. 1 .. "

(АРЫ), а также сокращать количество сотрудников, выполняющих одинаковые- функции. Далее в результате проведенного в первой 'главе анализа Функций подразделений администрации и установления Функциональных комплексов задач обосновывается состав автоматизируемых работ (задач), устанавливаются связи с централизованной системой обработки информации - центром обработки данных (ПОД), разрабатываются мероприятия по подготовке и внедрению

системы АРМ, обучению персонала, обеспечению заинтересованности в эффективном использовании АРМ.

При развитии тенденции усиления исполнительной власти в любых ее проявлениях не должно происходить умаление роли Городской Думы , т.е. депутатского корпуса и его структур. Получивший распространение в последние два десятилетия программно- целевой подход в построении системы управления позволяет объединять усилия различных подразделений и исполнителей для достижения основных целей функционирования и развития системы на базе использования матричной схемы управления.

В предлагаемой системе управления, путем исключения ненужного, оказавшегося недееспособным на практике, сделана попытка оставить все прогрессивное как в структуре Городской Думы, так и в структуре Городской Администрации. Эти предложения по реорганизации структуры управления местных органов власти города исходят из понимания их роли как элементов единой системы, как целостного органа управления городом, отражающего не конфронтацию, а консолидацию двух ветвей власти - представительной и исполнительной.

На схеме ( см. Рис. 2) представлена структура органов Администрации (в дальнейшем под "структурой управления Администрации" подразумевается объединенная структура Городской Думы и Городской Администрации в условиях внедрения программно-целевого управления (ПЦУ)). Традиционные органы управления (Городская Дума и Городская Администрация) представлены схематично, а выделены только те подразделения, у которых появились в этом плане йовые функции или вновь создаваемые подразделения.

Координационный программный совет - коллегиальный орган общего руководства программами, состоящий в первую очередь из руководителей программ, руководителей Городской Администрации и Городской Думы, отвечающих за развитие определенных сфер щзни города, а также высококвалифицированных научных работников и специалистов в этих сферах.

Ему подчинено подразделение "Группа методической поддержки" (ГМП), осуществляющее научно-методическое обеспечение ПЦУ. В ее состав входят разнообразные специалисты в области управления, экономики, социологии и т.п.(как работающие в системе Городской администрации, так и эксперты со стороны).

Руководитель программы осуществляет всю необходимую лея-

Вице- Вицф- Управ-

мэр мэр ляиций

делами

Подразделения городской администрации

ли: к >, я • ОУЧ 0 ^ я 2 Н си о к 1 ;й я П1.о т к « 3 >> о о, 3 Ч зтэ си Т^-ГЙ Л,о о : г,хэ со >-» О Г£ • Я си К 14' га | ^ р. 4 з р: о ел (={ к!

Условные обозначения Органы и службы городского самоуправления %

Органы и службы программного управления Подчиненность Функциональное вгаимодействие, участие подразделений городского самоуправления в работе служб программного управления

Нетодическое руководство и консультации

Рис.2

тельностъ по управлению конкретной программой и несет всю полноту ответственности за ее разработку и реализацию. Руководитель программы может быть назначен из представителей депутатского корпуса или из руководителей подразделений администрации.

Отдельно среди подразделений городской Администрации выделен подчиняющийся Первому Вице-мэру Центр обработки данных администрации (ЦОД), выполняющий в рамках.ПДУ роль Банка данных, содержащего разнообразную информацию, необходимую для разработки и реализации'целевых комплексных программ, а также роль вычислительного центра, осуществляющего комплекс операций по автоматизированной обработке и выдаче данных.

Представляется необходимым организовать в рамках ЦОД следующие подразделения:

- Бюро, автоматизированной обработки. ;

- Множительное бюро.

- Бюро делопроизводства и контроля.

Укомплектовывать штат ЦОД предполагается в основном за счет привлечения специалистов из уже существующих подразделений администрации (эти подразделения соответственно ликвидируются), в том числе с привлечением операторов ЭВМ 4 и программистов из числа работников Администрации.

Предлагается создать в рамках ЦОД единый аппарат для обслуживания Городской администрации и Городской Думы. Данная структура позволит централизовать одинаковые функции Думы и Городской администрации, убрать дублирующие Функции и внедрить автоматизированную систему контроля прохождения информации в рамках комплексной' автоматизации процессов управления в Администрации на базе ЛВС.

Рабочая группа по разработке и реализации программы создается руководителями программы по согласованию с Советом по управлению программой и подчиняется ему.

Ответственные исполнители мероприятий осуществляют реализацию отдельных мероприятий целевых программ. Они могут отвечать за несколько заданий различных программ одновременно. ' Исходя из организационной структуры ПЦУ какдый ответственный исполнитель имеет нескольких руководителей - одного или даке двух руководителей программ и в соответствии со своим должностным положением, на основе которого он является работником' Городской Администрации, подчиняется руководителю какого-либо отдела или

- 1Ь -

управления.

В процессе работы над диссертацией было осуществлено построение интегрированной' информационно-функциональной модели, имеющее целью' решить задачу разработки и внедрения интегрированной системы обработки^ данных (ИСОЛ) на базе ЛВС с одновременной рационализацией организационной структуры на базе разделения творческих и рутинных (передаваемых ЦОД) процедур принятия решений. Параллельно использовались предложения по созданию новых и ликвидации старых подразделений, а также были разработаны организационные положения и инструкции . Д&нная модель учитывает производственно-технологический и функциональный аспекты системы управления.

' Для построения интегрированной информационно-функциональ- . ной модели работы городской администрации г. Дзержинска в условиях внедрения ИСОД "Мэрия" документы, образующие информационные потоки, были разделены на следующие группы':

1. Руководящие документы.

2. Текущая.документация.

3. Отчетная документация.

4. Пространственно-временные карты работы отделов и групп по реализации целевых программ, ежеквартально предоставляемые каждым отделом администрации и ежемесячно - Руководителями программ в ЦОД в качестве примерного плана работы отдела (группы), его (ее) внешних и внутренних информационных связей.

5. Запросы. ..........

6. Прочая документация.

Предлагается агрегировать всю входящую информацию в Бюро делопроизводства и контроля (БДК) ЦОД. Получаемая информация (как внешняя, так и внутренняя) регистрируется в БДК ЦОД, а затем распределяется по отделам. Для упрощения этой операции в БДК ЦОД на основе пространсГвенко-временных карт, полученных из отделов администрации и из рабочих групп по реализации целевых программ по каналам ЛВС либо на дискетах,, производится классификация получаемой информации по следующим признака.!: по источнику информации, по типу операции, по периодичности, по потребителю информации . Классификация производится автоматически на основе однократно внесенных данных (пространственно-временные карты отделов и подразделений) и позволяет работнику БДК ЦОД рационализировать систему прохождения информационных потоков в

• — - |о -

- .' администрации путем ликвидации дублирования функций подразделе-..-• ний, выявления тупиковых маршрутов прохождения' документации, " осуществления контроля за сроком исполнения документов.

Данные о результатах деятельности БДК ЦОД обобщаются по состоянию на первое число каждого месяца и докладываются начальнику ЦОД посредством заполнения специальной формы, содержащей сведения о неисполненных в срок документах с указанием подразделений, просрочивших исполнение документа, а начальником ЦОД соответственно - Первому вице-мэру.

Для стандартизации и рационализации работ по описанию потоков информации предлагается использовать единую систему кодирования в рамках администрации, разработанную автором, включающую е себя кодирование поставщиков-потребителей информации, подразделений городской администрации, а также входящей-исходящей документации.

Организацию базы данных (БД) информационной системы городской.администрации предлагается осуществить следующим образом:

- локальные БД подразделений состоящие из данных, имеющих отношение только к какому-либо одному подразделению;

- общая БД администрации содержащая данные доступные Есем подразделениям администрации.

Информация в условиях функционирования системы комплексной автоматизации (в условиях ЛВС) по центральному каналу связи может поступать от ПЭВМ любого подразделения к базовой ПЭВМ и обратно. Прямой передачи между структурными подразделениями нет. Посылка сообщения одним подразделением другому осуществляется по принципу почтового ящика. В качестве почтового ящика выступает базовая ПЭВМ.

На основании вышеизложенного была предложена следующая структура общей базы данных администрации:

- Руководящие документы

- Предприятия

- Учреждения

- Продукция предприятий города

- Работа с населением

- Оперативные сводки

- Статистическая отчетность

- Оперативные сводки подразделений

- Архив

В третьей главе изложены следующие вопросы реализации комплексной автоматизации процессов управления в администрации г.Дзержинска: организация работ по реализации организационного и информационного обеспечения комплексной автоматизации управления на базе сетевой модели, автоматизация управления в отделах и подразделениях администрации г.Дзержинска, выделение задач, подлежащих автоматизации на этапе опытной эксплуатации информационно-вычислительного комплекса (ИВК)"Мэрия", формирование Локальных баз данных подразделений городской администрации, обоснование и расчет экономического эффекта от внедрения ИВК"Мэрия" на этапе опытной эксплуатации.

•В ходе исследования была построена сетевая матрица процесса подготовки и реализации внедрения организационного и информационного обеспечения сетевого ИВК "Мэрия" в городской администрации г. Дзержинска (в условиях технически установленной ЛВС), выполнен расчет параметров сети, разработана организация использования сетевой модели для внедрения в систему управления г. Дзержинска.

Разработка перечня работ была проведена на основе принципиальной блок-схемы процесса решения по следующим ' этапам:

- стратегия решения;

- оценка обстановки;

- подготовительный этап;

- информационный цикл;

- разработка вариантов решения;

- принятие решения;

- постановка задач исполнителям;

- реализация решения и контроль.

В период апробации функционирования ИВК "Мэрия" были связаны с ЦОД ( на этом этапе - базовой ПЭВМ) не все, а несколько ■отделов, обрабатывающих как-похожие, так и совершенно различные информационные, потоки ( например, торгово-бытовой отдел, отдел закупок, отдел международных связей), была разработана схема конфигурации технических средств, а также выделены задачи, подлежащие автоматизации на этапе опытной эксплуатации ИВК"Мэрия".

В ходе настоящего исследования были проведены работы по разработке ряда АРМ для персонала администрации г. Дзержинска ( отдела закупок, отдела торговли и бытового обслуживания населе-

- 1о -

ния, отдела международных связей). АРМ вышеперечисленных отделов прошли опытное внедрение в системе администрации г.Дзержинска, о чем имеется соответствующая справка.

Механизм формирования структуры и оценки информационной емкости локальных баз данных (ЛБД) подразделений, определения числа и конфигурации локальных АРМ и разработки на этой основе технического обеспечения АРМ работников отделов подробно рассмотрены в диссертации на примере двух отделов: отдела торговли и бытового обслуживания населения, а также отдела международных связей ■администрации г.Дзержинска (. подробно рассматривать структуру .и подробный расчет'информационной.емкости ЛБД отдела закупок городской администрации автор не считает необходимым ввиду того,что структура ЛСД этого отдела близ!» по своему составу к структуре ЛБД отдела торгово-бытового обслуживания администрации, ! а объемы перерабатываемой информации - к величине информационной емкости ЛБД отдела международных связей).

Автором совместно со специалистами администрации г.Дзержинска Нижегородской области произведены обоснование и расчет экономического эффекта от внедрения ИВК"М^рия" на этапе опытной эксплуатации. Величина экономического эффекта от внедрения ИВК "Мэрия" на этапе опытной эксплуатации составила 1025,6 тыс.руб./год (в ценах 1993 года), о чем имеется соответствующий документ (акт о внедрении).

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

1. Проведенные исследования свидетельствуют о наличии значительных недостатков в организации системы информационного обеспечения местных органов Еласти, о подмене и дублировании Функциональных ролей в депутатских формированиях и подразделе-' ниях городской администрации, об ухудшении их взаимосвязей, о низком качестве подготовки решений и контроля за их реализацией, о нерациональном и нечетком распределении обязанностей в системе управления, приводящем к неравномерной загрузке и необоснованной численности подразделений аппарата управления, о недостаточном уровне автоматизации рутинных работ в аппарате городского управления.

2. Результаты комплексного обследовании информационного обеспечения и распределения функций в системе местного самоуправления явились основой для выявления внутренних резервов, позволяющих без привлечения дополнительных ресурсов интенсифи-

цпроЕать и рационализировать процесс Функшюк органов власти, а также,создали основу для его а^

3. Построение, целевой структуры функшюниров^ местного самоуправления г.Дзержинска Нижегородской обл.. еолило выявить приоритетные направления исследования и к, тировки Комплексной программы развития г.Дзержинска и Формк, вакия городского бюджета.

4. При развитии тенденции усиления исполнительной власти в любых ее проявлениях не.: должно происходить умаление роли Городской Думы, т.е.' депутатского-корпус^ »"«^"структур. На основе аначиза"существующих систем управления-городской администрации и городской Думы и выделенных Функциональных комплексов задач.были предложены новая структура и механизм-• распределения Функций в системе город'СкоЛ самоуправления"на базе использования программно-целевого подхода в управлении и автоматизации управленческих процессов.

5. Работа подразделений органов городского самоуправления на базе использования программно-целевого подхода становится значительно эффективнее в условиях внедрения интегрированной системы автоматизированной, обработки информации, методические основы которой разработаны'в диссертации/- ' - -.

6. Необходимым условием внедрения автоматизированной системы управления является разработка общей и локальных баз данных городской администрации. Б диссертации представлена структура, организация и классификатор информации общей и ряда локальных баз данных отделов Администрации.

7. Разработаны и внедрены АРМы на базе ПЭВМ торгово-быто-вого отдела, отдела закупок и отдела международных связей Администрации г.Дзержинска.

8. Организация? работ по реализации комплексной автоматизации управления целесообразно проводить на базе использования сетевой модели, методика и результаты построения и расчета которой представлены в диссертации.

По теме диссертации опубликованы следующие работы:

1. Некоторые аспекты автоматизации управленческого труда/ /Сборник научных трудов аспирантов "Управление и рынок:социально -философские и экономические аспекты".М.,1992-ГАУ-с.105-112.

С. Некоторые аспекты Формирования информационной системы горозаЛ'Сборник научных .трудов аспирантов "Социальное управление: Философские, психологические, организационные и экономически-; проблемы".М.,1324-ГАУ-с.240-244.