Разработка методов повышения экономической эффективности управленческих информационных систем на предприятиях с территориально распределённой структурой тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Разработка методов повышения экономической эффективности управленческих информационных систем на предприятиях с территориально распределённой структурой"

На правах рукописи УДК 658.51

ЖЕВАГА АЛЕКСАНДР АЛЕКСАНДРОВИЧ

РАЗРАБОТКА МЕТОДОВ ПОВЫШЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ С ТЕРРИТОРИАЛЬНО РАСПРЕДЕЛЁННОЙ СТРУКТУРОЙ

08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством, специализация — экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами (промышленность)

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва - 2003 г.

Работа выполнена в Московском государственном техническом университете им. Н.Э.Баумана

Научный руководитель - д.т.н., профессор Карминский A.M.

Официальные оппоненты - д.э.н., профессор Мыльник В.В.

к.э.н. Шухман Г.А. Ведущая организация - ЗАО «Риск-менеджмент консалтинг»

Защита состоится « /$ » OUOUJt. 2003 г. в _часов на заседании

диссертационного совета Д212.141.13 при МГТУ им. Н.Э.Баумана по адресу: 105005, Москва, ул. 2-я Бауманская, 5.

Ваш отзыв на автореферат в одном экземпляре, заверенный печатью, просим выслать по указанному адресу.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке МГТУ им.Н.Э.Баумана.

Автореферат разослан « / Г» 2003 г.

Телефон для справок 267-09-63.

Ученый секретарь диссертационного совета, к.т.н., доцент

Силаева Л.А.

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность исследования. Среда функционирования промышленных предприятий требует от топ-менеджеров быстрого и качественного реагирования на изменения конъюнктуры рынка, принятия грамотных, адекватных решений, основанных на современных экономических методах управления, а не на интуиции. Как показывают исследования, затраты на управление производством составляют 1-2 процента от суммарных издержек предприятия. В то же время управлять крупным предприятием с максимальной отдачей невозможно без создания полноценной управленческой информационной системы (УИС).

Важным вопросом становится оценка экономического эффекта от внедрения УИС и разработка модели информационного обеспечения предприятия в целом. Руководство организации должно понимать, какую выгоду привнесёт внедрение УИС предприятию, насколько эффективно с экономической точки зрения изменится производственный процесс при использовании системы. Наиболее остро выбор УИС затрагивает промышленные предприятия с территориально распределённой структурой (ТРС).

Практическая заинтересованность организаций в экономически обоснованном выборе УИС подчёркивает актуальность выбранной темы.

Цель работы. Основной целью работы является разработка научно обоснованного подхода к выбору и внедрению УИС на промышленных предприятиях с ТРС для обеспечения эффективного управления производственными ресурсами.

Основные задачи исследования. Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

1. Формирование системы организационных показателей оценки экономического эффекта УИС при обосновании выбора и целесообразности внедрения системы для организации с ТРС.

2. Обоснование системы эксплуатационных показателей оценки экономического эффекта УИС на предприятии с ТРС.

3. Разработка модели информационного обеспечения предприятия с ТРС для оптимального планирования его деятельности в зависимости от различных условий поведения внешней среды.

4. Формирование требований к УИС в рамках информатизации задач контроллинга.

5. Выработка предложений по организации выбора и внедрения УИС.

6. Апробация разработанной методики оценки экономического эффекта и методов построения модели информационного обеспечения применительно к предприятиям холдингового типа.

Предметом исследования являются вопросы теории и количественных методов оценки экономического эффекта от внедрения УИС. . - ---

ЮС. НАЦИОНАЛЬНАЯ

1 библиотека

В качестве объекта диссертационного исследования выступает УИС для информационной поддержки организационной, управленческой и производственной деятельности предприятий с ТРС.

Методы исследования. Для решения поставленных в работе задач применялись методы линейного программирования и численной оптимизации, эконометрические методы, теоретические положения и методики информационных технологий, контроллинга и оценки инвестиционных проектов.

Научная новизна настоящей работы отражена в следующих выносимых на защиту результатах:

1. Предложены и обоснованы критерии выбора структуры компонентов экономического эффекта от внедрения УИС, что позволяет сократить необоснованные затраты, в том числе, связанные с дублированием производственных функций сотрудниками организации с ТРС, отсутствием электронного документооборота.

2. Разработан алгоритм оценки экономического эффекта от внедрения УИС на промышленном предприятии с ТРС для принятия обоснованного решения о целесообразности внедрения, в частности учитывающий, степень соответствия отраслевой и функциональным спецификам предприятия, необходимость защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа, влияние программно-аппаратного обеспечения системы.

3. Разработана организационно-экономическая модель информационной поддержки промышленного предприятия холдингового типа, отличающаяся выбором оптимального плана его деятельности в будущем на основе текущего состояния и различных сценариев развития внешней среды.

4. В результате исследования организационных особенностей внедрения систематизированы проблемы выбора и внедрения системы, позволяющие осуществить процедуру внедрения более качественно с меньшими временными и финансовыми затратами.

5. Выработаны требования к информатизации задач контроллинга с помощью УИС, что обеспечивает руководство предприятия качественной информационной поддержкой о текущем состоянии дел и прогнозе последствий изменения внутренней и внешней среды.

Практическая ценность работы заключается в разработанных подходах, алгоритмах, методах расчётов, критериях оценки экономического эффекта от внедрения УИС и построения модели информационной поддержки организаций с ТРС, что в конечном итоге позволяет:

• определить величину упущенной выгоды, связанной с отсутствием электронного документооборота;

• провести процедуру ликвидации и оптимального перераспределения дублирующих функций, выполняемых сотрудниками предприятия;

• оптимизировать затраты промышленной организации с ТРС, вызванные участием сотрудников в разработке, адаптации и внедрении УИС;

• определить соответствие системы отраслевой и функциональным спецификам промышленного предприятия;

• оценить научно-технический уровень системы и соответствие национальных особенностям организации с ТРС;

• проанализировать влияние программно-аппаратного обеспечения УИС на выбор и внедрение и обосновать необходимость встраивания средств защиты информации от несанкционированного доступа;

• оценить затраты на инсталляцию УИС, обучение специалистов, адаптацию системы к особенностям предприятия и обновление версий;

• доказать целесообразность выбора и необходимость внедрения УИС;

• выбрать оптимальный план функционирования предприятия при различных сценариях поведения внешней среды.

Апробация и реализация результатов работы. Основные теоретические и методические положения диссертации докладывались и получили положительную оценку на 17-й Всероссийской научной конференции молодых учёных и студентов «Реформы в России и проблемы управления», четвёртом Международном симпозиуме «Открытое общество и устойчивое развитие: местные проблемы и решения», а также заседаниях кафедры ИБМ-2 МГТУ им. Н.Э. Баумана. Результаты исследований, проведённых в диссертационной работе, использованы при выборе управленческой информационной системы в подразделении казначейства крупного промышленного холдинга и подразделении сводной отчётности многофилиальной кредитной организации.

Публикации. По материалам диссертации опубликовано 9 печатных работ.

Структура работы. Диссертация состоит из введения, трёх глав, заключения и библиографии, включающей 74 наименований отечественной и зарубежной литературы.

СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ Во введении обосновывается выбор темы исследования, её актуальность, формируются задачи, основные научные положения, защищаемые диссертантом, структура диссертации.

В первой главе последовательно раскрыты экономические аспекты информатизации российских предприятий. Отражена важность и значимость информационной поддержки бизнеса. Подчёркнуто, что факторы неопределённости и риска, в рамках которых функционируют современные предприятия, требуют необходимого для их оценки и принятия адекватных решений информационного сопровождения на основе современных технологий. Раскрыты особенности принципов планирования потребностей в материалах, производственных и финансовых ресурсах предприятия, этапность, преимущества и недостатки каждого из них.

Сформированы критерии соответствия внутренней среды предприятия для внедрения принципов управления. Дано определение организации с территориально распределённой структурой. Одним из основных направлений развития системы управления ТРС является разработка и применение концепции контроллинга, обеспечивающей системную интеграцию различных аспектов управления бизнес-процессами предприятий-участников. Определены понятия и структура контроллинга в ТРС как основы организации и управления их деятельностью. Отражены цели, направления воздействия, практические инструменты и принципы стратегического и оперативного контроллинга.

Рассмотрены УИС для подготовки принятия управленческих решений. Показана ограниченность отечественных АСУ, как направленных на решение в основном задач бухгалтерского учёта. Освещены основные подходы к разработке УИС: собственными силами, кусочная, разнородная автоматизация, комплексная автоматизация, с учётом преимуществ и недостатков каждого из них. Подчёркнута большая функциональная полнота систем западного образца, по сравнению с российскими аналогами, а также специфические трудности реального внедрения западных систем на российских предприятиях. Предложены этапы информатизации предприятий.

Рассмотрены критерии выбора УИС: объективная понятность, интуитивно-понятный пользовательский интефейс, надёжность, адекватность функционирования и имидж фирмы разработчика. Определены факторы, воздействующие на экономический эффект от внедрения УИС.

На основе изложенного материала сформулирована цель диссертационной работы.

Во второй главе разработаны критерии оценки экономического эффекта от внедрения УИС на предприятиях с ТРС, базирующиеся на выделении организационной и эксплуатационной компонент. Алгоритм оценки экономического эффекта от внедрения УИС в рамках промышленной организации с ТРС представлен на рис. 1.

1. Организационная компонента состоит из следующих факторов.

1.1. Переход к электронному документообороту. На крупном предприятии временной лаг прохождения документа на бумажном носителе может превысить время полезного действия этого документа, что приведёт к необоснованному сокращению дохода организации с ТРС. Поэтому оценивается упущенная выгода, связанная с несвоевременной обработкой

документов, на основе сравнения стоимостей обработки документов

|«|

до и после внедрения УИС, с учётом периода, в течение которого стоимость использования, содержащейся в документах информации будет положительной. 4

Значимые факторы

Переход к электронному документообороту

Ликвидация и перераспределение производственных функций

Участие специалистов промышленной организации 2 разработке, адаптации и внедрении системы__

Соответствие УИС отраслевой специфике организации с ТРС

Функциональная полнота системы

п:

Научно-технический уровень УИС —

Соответствие системы национальным особенностям организации с ТРС

Л

Программно-аппаратная составляющая системы

Уровень защиты информации от несанкционированного доступа в рамках УИС

""Упущенная выгода .организации с ТРС ( + )

Результат от устранения и перераспределения дублирующих _____функций _ _

__( - ) " 1 _Г ~

Затраты, связанные с отвлечением сотрудников от выполнения повседневных обязанностей

Результат соответствия УИС отраслевой специфике ТРС

____ ____( + ) _

I" Эффект от применения

I функционального потенциала УИС (

Организационная

компонента экономического

эффекта от внедрения УИС

( + )

Л

Результат использования научно-технического потенциала УИС в рамках__ТРС___

(

)

Затраты направленные на реализацию требований соответствия национальным особенностям организации с ТРС

( ~ )

Затраты, связанные с системообразующей составляющей

Результат от использования сертифицированных средств криптографической защиты _____организации с_ТРС

Эксплуатационная компонента экономического

эффекта от внедрения УИС

( - )

□

Экономический

эффект от внедрения УИС

Прочие затраты

"Г

.г:

Затраты на обучение"] Г" _сотрудников ТРС |_

Затраты на инсталляцию УИС

П_

Затраты на адаптацию и обновление УИС

Рис. 1 Алгоритм оценки экономического эффекта от внедрения УИС промышленного предприятия с ТРС

Выше I - количество документов на предприятии-участнике,

_ Г- 1. при Г, - Т,р < 0; 1, при Г, - Т1р > 0;

3 = (^р.,при Т,- Г1р < 0;

' {О,, приТ,-Т1р* 0,

Т1р - период обработки документа г-го типа;

Г, - период, в течении которого стоимость использования информации, содержащейся в данном документе будет положительной;

2рп - пени, неустойки, штрафы, выплачиваемые в случае несвоевременного исполнения документа;

Д - дополнительный доход, полученный в результате своевременного прохождения документа по всей цепочке документооборота.

1.2. Ликвидация и перераспределение дублирующих функций. На этапе выбора управленческой информационной системы при анализе бизнес-процессов, участвующих в достижении основных целей предприятий-участников организации с ТРС, можно выявить дублирование функций сотрудниками, приводящее к неявному сокращению дохода организации. Оценка направлена на определение и рациональное перераспределение таких функций, исходя из процедуры минимизации затрат на выполнение каждой из них (рис. 2).

......Выявление дублирующих..............................

функций

[ Анализ бизнес-процессов подразделений предприятия-участника ! |_организации с ТРС._ I

Определение количества функций и сотрудников их выполняющих в рамках предприятия-участника.

*

Определение количества дублирующих функций и сотрудников их выполняющих.

Определение затрат на выполнение каждым сотрудником задублированной функции.

+

Определение затрат предприятия-участника организации с ТРС, связанных с дублированнием функций.

Ликвидацияи перераспределение

Определение сотрудников с минимальными затратами на каждую дублируюш>ю функцию в рамках п р ед п р и ят и я-у ч астн и к а.

---- - ,1

Исключение или дополнительная загрузка ______освободившихся сотрудников.__

Определение результата от устранения и перераспределения _ду б л и рующих ф ункций предприятия-участника._

Рис. 2 Процедура ликвидации и перераспределения дублирующих функций в рамках предприятия-участника организации с ТРС

Распространение описанной методики на все предприятия, входящие в ТРС позволит определить уровень упущенного дохода организации с ТРС сопоставлением затрат на выполнение дублирующих функций с аналогичными затратами после их перераспределения.

1.3. Участие специалистов промышленной организации в разработке, адаптации и внедрении системы. На этапе построения системы участие заказчика в процедуре её разработки и внедрения обязательно, для исключения дополнительных затрат на доработку. Оптимизируются выделенные временные ресурсы для решения вопросов, связанных с выбором и внедрением системы, с учётом фиксированной минимальной границы допустимых потерь, определяемой руководством предприятия, и периодом внедрения УИС, который задаётся разработчиком. Вычисления базируются на решении задачи минимума:

s _

£#„£>, min;

j-1

5

<Y# >Т ;

f . sc — ■*■ min »

j=l

я, 100

где Ds - нормированная прибыль s-ro сотрудника в час;

S - количество сотрудников в рабочей группе;

#„- оптимальные временные затраты i-ro сотрудника группы на внедрение УИС;

Ттп - период внедрения УИС;

Y — допустимый уровень потерь в % от дохода, приносимого каждым сотрудником;

Н, - количество рабочих часов ä-го сотрудника за период внедрения.

Затраты, связанные с отвлечением сотрудников рабочей группы от производственного процесса с учётом поддержки внедрения УИС,

s __

составят Z0 =£#„0, •

2. Эксплуатационную компоненту экономического эффекта характеризуют следующие показатели:

2.1. Соответствие отраслевой специфике организации с ТРС. Для различных отраслей характерны специфические особенности методологии управления и технологии обработки информации. Практически невозможно создать универсальную УИС, полностью удовлетворяющую требованиям всех отраслей экономики, что нерационально из-за чрезмерной избыточности как с финансовой, так и с технической точек зрения. Эффективно работающая система должна быть ориентирована на одну или несколько родственных отраслей. Оценка осуществляется по алгоритму, представленному на рис. 3.

Определение наиболее значимых требований, накладываемых отраслевой направленностью организации с ТРС.

Определение количества сотрудников, задействованных в процессе реализации требований.

Вычисление затрат на реализацию требований, основываясь на заработной плате задействованных в процессе сотрудников.

На основании анализа возможностей УИС определение количества требований, поддерживаемых системой.

Определение количества сотрудников, необходимых для их !

реализации.

Вычисление затрат на реализацию требований, подерживаемых |

УИС, с учётом затрат на реализацию неохваченных системой требований. '

_ ] УИС не соответствует \

-отраслевой специфике

| организации с ТРС.

Нет[

УИС соответствует отраслевой специфике организации с ТРС.

Рис. 3 Оценка соответствия УИС отраслевой специфике промышленной

организации с ТРС

Результат от внедрения УИС с точки зрения отраслевой специфики организации с ТРС определяется разностью текущих и ожидаемых затрат на реализацию выбранных требований.

2.2. Функциональная полнота системы. Любое предприятие имеет широкий спектр направлений деятельности, функциональных подсистем, выделенных по определённой функции (управление производством, управление финансами и пр.) и обладающих свойством информационно-алгоритмической целостности. Система должна предоставлять возможность управлять предприятием по всем подсистемам в целом, с учётом полноты фаз управления и целостности структуры производственного процесса, включая алгоритмы управления простыми процессами в составе общего производственного процесса. Расчёт построен аналогично предыдущему пункту с учётом дохода, приносимого каждой подсистемой и охвата новых подсистем благодаря возможностям УИС. Эффект от применения функционального потенциала УИС определяется разностью ожидаемого и текущего эффекта от использования функциональных подсистем в рамках организации с ТРС.

" '"Превышают ли затраты с

использованием УИС величину -.^.затрат без использования^,-.

2.3. Научно-технический уровень системы. Обязательным является ориентация системы на современные информационные технологии и экономико-математические методы (ЭММ) и средства, включая возможность встраивания собственных разработок в данной области. ЭММ могут быть использованы для прогноза развития организации и управления рисками, управления качеством и сертификации продукции, оценки и учёта инфляции и т.п. Оценка критерия направлена на сравнение текущих и ожидаемых затрат на обслуживание бизнес-процессов предприятий-участников организации с ТРС в результате использования научно-технического потенциала системы.

2.4. Соответствие национальным особенностям организации с ТРС. Методы решения функциональных задач и форм представления информации должны быть адекватны требованиям российского законодательства, стандартов и условиям работы на предприятии. Помимо неточного перевода и не принятой в отечественной практике терминологии возможны специфичные для российской экономики недостатки:

• ориентация на события, а не на первичные документы,

• использование в рамках бухгалтерского учёта англосаксонского конто, в отличие от принятого итальянского,

• отсутствие возможности ведения мультивалютного учёта.

Оценка показателя сводится к вычислению затрат на устранение выявленных недостатков системы.

2.5. Программно-аппаратная составляющая системы. Используемые в УИС операционные системы, системы управления базами данных, языки программирования должны быть общепринятыми и проверенными практикой. Риск выбора программно-аппаратного обеспечения (ПАО) учитывается с помощью коэффициента соответствия ПАО существующему рынку, путем анализа статистических данных относительно числа инсталляций, реальных внедрений, персонала фирм-разработчиков за определённый период. Оценка показателя осуществляется исходя из определения затрат на освоение нового ПАО, оптимальной величины упущенного дохода, связанного с отвлечением сотрудников от производственного процесса (аналогично п. 1.3) и коэффициента соответствия.

2.6. Уровень защиты информации от несанкционированного доступа в рамках УИС. На любом предприятии присутствуют документопотоки, содержащие конфиденциальную, закрытую информацию, раскрытие, порча, изменение которой может привести к существенным потерям доходов предприятия, вплоть до полного прекращения деятельности. Часто недостаточно использовать существующие в системе средства и методы защиты от несанкционированного доступа (НСД). Наиболее правильно и надёжно, особенно для крупных промышленных организаций, применять сертифицированные криптосредства, что позволит помимо гарантированной

защиты от НСД выполнять требования российского законодательства. Стоимости обработки документопотоков определяются аналогично п. 1.1, с учётом времени выполнения криптографических операций.

Сравнительный анализ функционирования организации с ТРС на текущий момент, с учётом возможных потерь при наступлении случая несанкционированного доступа к информации, и с использованием криптографических средств позволит оценить целесообразность встраивания средств защиты от НСД.

Отдельно рассматривается калькуляция общих затрат на внедрение системы, которые за вычетом расходов на аппаратуру и монтаж корпоративной сети состоят из стоимости инсталляций системы, обучения специалистов, адаптации системы к особенностям предприятия и обновления версий.

Общий экономический эффект от внедрения управленческой информационной системы определяется разностью дохода, полученного в результате внедрения и использования системы, и затрат на внедрение и сопровождение на основе перечисленных выше составляющих. Использование разработанных методик позволит точно и быстро принять обоснованное решение о внедрении УИС в промышленной организации с ТРС. В частности, оценка отдельных факторов предоставит возможность на этапе выбора системы определить слабые места в организации и управлении производственными ресурсами каждого предприятия-участника.

Второй этап выбора и внедрения УИС - построение организационно-экономической модели информационного обеспечения промышленных организаций с ТРС, которая описывает общие для всех предприятий правила расчёта показателей экономического эффекта от внедрения УИС. На основании исходных данных и заданного сценария развития событий модель должна прогнозировать агрегированную позицию предприятия. Таким образом модель, изменяя величины внутренних факторов, позволит выбрать оптимальное сочетание параметров УИС для любого сценария и разработать стратегию информационной поддержки деятельности промышленного предприятия при том или ином поведении рынка.

Процедура построения модели состоит из четырех этапов:

• определение текущих позиций предприятия на основе сложившейся к моменту расчёта инфраструктуры и состояния рынка;

• прогнозирование состояния УИС при сохранении сложившихся инфраструктуры и рынка, т.е. совокупность внутренних факторов, характеризующих предприятие на конец прогнозного периода в случае отсутствия изменений во внешней среде;

• моделирование прогнозных позиций на основании заданной плановой величины развития предприятия и различных сценариев поведения рынка;

• оптимизация структуры лимитов предприятия на основе вариации сценариев поведения рынка и допускаемых лимитами планов развития.

В работе анализируется возможность информатизации контроллинга на промышленных предприятиях с ТРС. Определены объекты контроллинга и центры ответственности в рамках ТРС. Реализация задач контроллинга должна быть подкреплена качественной информационной поддержкой для обеспечения руководства промышленного предприятия информацией о текущем состоянии дел и прогнозом последствий изменения внутренней или внешней среды.

Информатизация контроллинга призвана:

• объяснить и подвергнуть оперативному анализу экономические проблемы предприятий-участников ТРС;

• обеспечить информационную поддержку управления бизнес-процессами предприятий-участников и организации с ТРС в целом;

• проанализировать и предложить возможные решения по реструктуризации и развитию бизнеса предприятий ТРС.

Основой информатизации контроллинга служит система подготовки и принятия решений, являющаяся частью УИС, которая направлена на поддержку актуализированных возможностей и комфортных условий для высшего руководства и ведущих специалистов в разрезе принятия обоснованных решений, соответствующих миссии предприятия, её стратегическим и тактическим целям. Без создания единой информационной среды, охватывающей все предприятия ТРС, решение задач информатизации контроллинга невозможно. УИС является базисом для формирования такой среды.

Особый статус в информационной системе контроллинга, играет информационная подсистема руководителя, ориентируемая на руководство предприятия, что обязывает её быть минимально требовательной к своему пользователю, быстро видоизменяться специалистами в связи с новыми задачами, формулируемыми высшим руководством ТРС, иметь понятный без дополнительных пояснений и выдержанный в терминах привычных руководству пользовательский интерфейс. Подсистема позволяет сконцентрироваться на ключевых, существенных в данный момент, компонентах бизнеса, составить собственную, не навязанную аналитиками, точку зрения, анализировать различные срезы управленческой деятельности.

В заключение главы проанализированы организационные особенности выбора УИС. Изложены возможные цели внедрения и достижимые результаты использования УИС. Определены характерные черты предприятий для которых внедрение УИС принесёт максимальный эффект. Чтобы внедрение информационной системы не стало просто следованием моде, а принесло реальную пользу, на уровне топ-менеджмента, исходя из общей стратегии организации, вырабатывается стратегия в области информационных технологий, на основании которой определяются цели внедрения информационной системы, перечень решаемых задач и их

иерархия. Подчёркивается значимость методических разработок оценки программного продукта и поставщика с учётом особенностей организации с ТРС. Определены основные ошибки процесса выбора и внедрения системы. Сформированы этапы внедрения, включая обязательный процесс обучения, тестирования производительности и управления внедрением системы.

В третьей главе изложены практические аспекты построения УИС применительно к подразделению казначейства, отвечающему за проведение взаиморасчётных операций между центральным отделением и региональными участниками на примере одного из крупнейших промышленных холдингов.

Цель подразделения казначейства - поддержание ликвидности холдинга, путём формирования и проведения в действие взаиморасчётных схем для обеспечения участников необходимыми средствами, отвлечения излишков у преуспевающих участников с последующим предоставлением нуждающимся в них.

Исследована технология работы и информационные документопотоки в системе на текущий момент (рис. 4) и с использованием УИС (рис. 5) подразделения казначейства.

_Информация для формирования схем_

платежный _г_ платежный |

документ 'подразделение! документ '

автоматизации)-. ! »

-_ I схема/__. I

гчаиа ^^^—--

; схема ««гма |

| | ] справка

справка

-*> Инициатоо . г

| * I Уведомление о, -*-

I | схема

платежный документ,

Уполномоченный*

банк отрасли -. ^ 'г- '-'у схемы

справка

Уведомления!

Курьерская ~ 1 1

служба платёжный!

. Банки-схема/

_ ц корреспондента |

, платёжный документ' документ

Информация для формирования схем_1

Рис. 4 Информационные документопотоки обеспечения взаиморасчётов между участниками ТРС без использования УИС

Анализ существующих документопотоков показал, что информация по каждой схеме проходит множество посредников от инициатора до непосредственного участника схемы и обратно в виде платёжного документа попадает в казначейство со значительными временными задержками. В результате организация с ТРС в целом несёт существенные потери.

Инициатор

Курьерская слуяСа

Ванк

информация для фС£ь*1рованич \ сх^ы

Информационное хранилиюэ данный

'информация для г формирования !

4

Участники схемы

Баню1-корреспоноэнты1

зпекяронная

Рис. 5 Информационные документопотоки обеспечения взаиморасчётов между участниками ТРС с использованием УИС

Оценка показателя «переход к электронному документообороту» позволила определить существующие потери холдинга в связи с несвоевременным исполнением взаиморасчётных схем, вычислить аналогичные затраты с использованием УИС, на основе результатов испытаний её демонстрационной версии и определить величину упущенной выгоды в связи с отсутствием системы на текущий момент.

Анализ деятельности сотрудников подразделения казначейства позволил выявить наличие дублирующих функций у 80% персонала. Проведена оценка затрат на их выполнение, результатов от проведения процедур ликвидации и оптимального перераспределения функций между сотрудниками.

Определение показателя «участие сотрудников подразделения в разработке, адаптации и внедрении системы» позволило оптимизировать затраты сотрудников, вызванные участием в разработке, адаптации и внедрении УИС, с учётом фиксированной границы допустимых потерь, определяемой руководством предприятия, и периодом внедрения. Получена положительная величина организационной компоненты экономического эффекта от внедрения УИС.

Далее в работе определена степень соответствия УИС специфическим особенностям методологии управления и технологии обработки информации в подразделении казначейства, посредством расчета затрат на выполнение требований, накладываемых отраслевой направленностью ТРС. Для текущей отраслевой специфики подразделения казначейства, характерно требование: УИС должна обеспечивать поддержку ликвидности организации с ТРС. Внедрение УИС позволит оптимизировать реализацию решения задач подразделения казначейства, что подтверждает правильность выбора системы.

Оценка критерия функциональной полноты системы позволила определить основные требования, предъявляемые к функционалу системы: оперативный контроль процесса исполнения схем, управление процессом подготовки платежей клиентами-участниками схем, формирование отчётов по схемам, дополнительное оповещение клиентов - участников цепочки, в том числе и через банк, о необходимости подготовки платежных документов, минимизация телефонных переговоров с банком и рассылки факсов клиентам-участникам. Выбранная УИС приведёт к снижению расходов на выполнение заявленных требований, путём сокращения количества обслуживающего их персонала.

Оценка научно-технического уровня системы потребностям ТРС позволила выявить отсутствие на текущий момент специализированных экономико-математических методов в связи с ограниченностью существующего программно-аппаратного комплекса. Применение возможностей выбранной системы в данной области, посредством использования встроенных экономико-математических методов прогнозирования и рисков, в совокупности с эконометрическим анализом инфляции, с учётом дополнительных затрат на их настройку под задачи подразделения, сократит время на подготовку отчётности.

Выбранная УИС полностью соответствует национальным особенностям предприятия и будет функционировать на используемых в холдинге программно-аппаратных средствах.

Информационные документопотоки внутри ТРС в рамках подразделения казначейства в силу конфиденциальности содержащейся в них информации необходимо подвергать процедуре обязательной защиты от несанкционированного доступа сертифицированными криптографическими средствами. В противном случае в результате порчи или подмены информации промышленная организация с ТРС лишится в лучшем случае всего дневного дохода. Анализ необходимости защиты информации от несанкционированного доступа и разграничение уровней доступа к ней доказал правомерность встраивания средств защиты от НСД существенным превышением возможных затрат без и с их использованием.

Дополнительно были определены затраты на инсталляцию системы, обучение специалистов, адаптацию системы к особенностям предприятия и обновление версий.

Положительное значение величины экономического эффекта от внедрения УИС позволило принять окончательное, экономически обоснованное решение о корректности выбранной системы.

Для оптимального планирования деятельности подразделения казначейства была разработана организационно-экономическая модель информационной поддержки. Определены текущие позиции подразделения, включая время, затраченное на поступление запросов от участников, обработку и принятие решения по ним, срок реализации запросов, величину 14

потерь при несвоевременном выполнении запросов. Прогнозируемое состояние при текущих внешних условиях, в частности, оптимальное время на исполнение запроса, поступление информации от участников к инициатору с момента возникновения, его обработки. Проработка модели при различном варьировании поведения внешней среды позволила выбрать оптимальное сочетание параметров УИС и разработать стратегию информационной поддержки деятельности подразделения.

Аналогичные расчёты были проведены для подразделения сводной отчётности многофилиальной кредитной организации, что позволило доказать преемственность разработанных положений как для промышленных, так и для финансовых организаций с ТРС.

ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ И РЕЗУЛЬТАТЫ

1. Разработаны и обоснованы критерии выбора структуры компонентов экономического эффекта от внедрения УИС для сокращения необоснованных затрат, а также оптимизации и устранения слабых мест в управлении предприятием. Оценка критериев позволит определить величину упущенной выгоды, связанной с отсутствием электронного документооборота, провести процедуру ликвидации и оптимального перераспределения дублирующих функций, выполняемых сотрудниками предприятия, оптимизировать затраты промышленной организации, вызванные участием сотрудников в разработке, адаптации и внедрении УИС.

2. Разработаны и обоснованы критерии эксплуатационной компоненты экономического эффекта выбора и внедрения УИС для принятия обоснованного решения о целесообразности внедрения. Оценка критериев позволит обеспечить соответствие системы отраслевой и функциональным спецификам промышленного предприятия, учесть влияние программно-аппаратного обеспечения УИС на выбор и внедрение и обосновать необходимость встраивания средств защиты информации от несанкционированного доступа, определить затраты на инсталляцию УИС, обучение специалистов, адаптацию системы к особенностям предприятия и обновление версий.

3. Разработана организационно-экономическая модель информационной поддержки промышленного предприятия, отличающаяся выбором оптимального плана его деятельности в будущем на основе текущего состояния и различных сценариев развития внешней среды.

4. В результате исследования организационных особенностей внедрения систематизированы проблемы выбора и внедрения системы, позволяющие осуществить процедуру внедрения более качественно с меньшими временными и финансовыми затратами, а также сформировать этапы внедрения.

5. Выработаны требования к информатизации задач контроллинга с помощью УИС, что обеспечивает руководство предприятия качественной информационной поддержкой о текущем состоянии дел и прогноза последствий изменения внутренней и внешней среды.

6. Экономически обоснована целесообразность выбора и необходимость внедрения УИС в рамках подразделений казначейства и сводной отчётности предприятий холдингового типа. Осуществлено внедрение системы и построена модель информационного обеспечения в разрезе этих подразделений.

Основное содержание диссертации отражено в следующих

опубликованных работах:

1. Анголенко Н.И., Жевага A.A. Повышение эффективности формирования сводной отчётности коммерческого банка (часть 1) // Российское предпринимательство. -2000. - №6. - С. 89-95.

2. Анголенко Н.И., Жевага A.A. Повышение эффективности формирования сводной отчётности коммерческого банка (часть 2) // Российское предпринимательство. -2000. - №7. -С. 84-94.

3. Информатизация контроллинга в финансово-промышленной группе / A.M. Карминский, A.B. Дементьев, A.A. Жевага // Организационно-экономические основы банковского менеджмента: Сборник статей. - Томск: Томский Университет, 2002. - Вып. 2. - С. 123-134.

4. Карминский A.M., Дементьев A.B., Жевага A.A. Информатизация контроллинга в финансово-промышленной группе // Контроллинг в России. - 2002. - №2. - С. 42-46.

5. Карминский A.M., Жевага A.A. Информатизация контроллинга: практические решения // Контроллинг в России. - 2002. - №4. - С. 56-61.

6. Карминский А.М., Жевага A.A. Принципы оценки экономической эффективности системы управленческой информации предприятия // Открытое общество и устойчивое развитие: местные проблемы и решения - М„ 2002. - Вып.ХП. - С. 107-112.

7. Карминский A.M., Жевага A.A., Ряховская О.Н. Информатизация контроллинга. Общие принципы // Российское предпринимательство. -2001. -№3.~ С. 91-94.

8. Карминский A.M., Чернышев И.Н., Жевага A.A. Информационная система для формирования сводной отчётности коммерческого банка // Банковские технологии. -2000. - №11. - С. 33-39.

9. Жевага A.A. Принципы оценки экономической эффективности системы управленческой информации предприятия. // Реформы в России и проблемы управления - 2002: Материалы Всероссийской научной конференции молодых учёных и студентов. - М.: ГУУ, 2002. - Вып. 1. -С. 270-271.

Подписано в печать 14.05.2003 г. Формат 60x90,1/16. Объем 1,0 п.л. Тираж 100 экз. Заказ №740995

Отпечатано в ООО «Копирус» 115054, г. Москва, ул. Валовая, д. 11/19, т. 235-14-75

№-8 56 9

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Жевага, Александр Александрович

Введение

Глава 1. Организационно-экономические предпосылки информатизации 11 управления на предприятиях с территориально распределённой структурой

1.1. Экономические аспекты информатизации управления 11 предприятиями с территориально распределённой структурой

1.2. Контроллинг в территориально распределённых организациях

1.3. Управленческие информационные системы для подготовки 26 принятия решений

1.4. Цель диссертационного исследования

Глава 2. Экономические основы выбора и построения управленческой 40 информационной системы

2.1. Система организационных показателей экономического 40 эффекта от внедрения УИС

2.2. Система эксплуатационных показателей экономического 48 эффекта от внедрения УИС

2.3. Организационно-экономическая модель информационного 64 обеспечения предприятия с территориально распределённой структурой

2.4. Информатизация задач контроллинга и организационные 73 особенности выбора и внедрения УИС в рамках предприятия с территориально распределённой структурой

Глава 3. Практические аспекты построения управленческой информационной системы в подразделении казначейства организации с территориально распределённой структурой

3.1. Оценка организационной компоненты экономического эффекта 96 от внедрения управленческой информационной системы

3.2. Оценка эксплуатационной компоненты экономического 106 эффекта от внедрения управленческой информационной системы

3.3. Формирование организационно-экономической модели 119 информационного обеспечения в рамках подразделения казначейства

3.4. Выбор управленческой информационной системы в 124 подразделении сводной отчётности многофилиальной организации

Диссертация: введение по экономике, на тему "Разработка методов повышения экономической эффективности управленческих информационных систем на предприятиях с территориально распределённой структурой"

Среда функционирования промышленных предприятий требует от топ-менеджеров быстрого и качественного реагирования на изменения конъюнктуры рынка, принятия грамотных, адекватных решений, основанных на современных экономических методах управления, а не на интуиции. Как показывают исследования, затраты на управление производством составляют 1-2 процента от суммарных издержек предприятия. В то же время управлять крупным предприятием с максимальной отдачей невозможно без создания полноценной управленческой информационной системы (УИС).

Важным вопросом становится оценка экономического эффекта от внедрения УИС и разработка модели информационного обеспечения предприятия в целом. Руководство организации должно понимать, какую выгоду привнесёт внедрение УИС предприятию, насколько эффективно с экономической точки зрения изменится производственный процесс при использовании системы. Наиболее остро выбор УИС затрагивает промышленные предприятия с территориально распределённой структурой (ТРС).

Практическая заинтересованность организаций в экономически обоснованном выборе УИС подчёркивает актуальность выбранной темы.

Основной целью работы является разработка научно обоснованного подхода к выбору и внедрению УИС на промышленных предприятиях с ТРС для обеспечения эффективного управления производственными ресурсами.

Для достижения поставленной цели в рамках работы будут решены следующие задачи:

1. Формирование системы организационных показателей оценки экономического эффекта УИС при обосновании выбора и целесообразности внедрения системы для промышленного предприятия.

2. Обоснование системы эксплуатационных показателей оценки экономического эффекта УИС на предприятии.

3. Разработка модели информационного обеспечения предприятия для оптимального планирования его деятельности в зависимости от различных условий поведения внешней среды.

4. Формирование требований к УИС в рамках информатизации задач контроллинга.

5. Выработка предложений по организации выбора и внедрения УИС.

6. Апробация разработанной методики оценки экономического эффекта и методов построения модели информационного обеспечения применительно к предприятиям холдингового типа.

Научная новизна настоящей работы отражена в следующих выносимых на защиту результатах:

1. Предложены и обоснованы критерии выбора структуры компонентов экономического эффекта от внедрения УИС, что позволяет сократить необоснованные затраты, в том числе, связанные с дублированием производственных функций сотрудниками предприятия, отсутствием электронного документооборота.

2. Разработан алгоритм оценки экономического эффекта от внедрения УИС на промышленном предприятии с ТРС для принятия обоснованного решения о целесообразности внедрения, в частности учитывающий, степень соответствия отраслевой и функциональным спецификам предприятия, необходимость защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа, влияние программно-аппаратного обеспечения системы.

3. Разработана организационно-экономическая модель информационной поддержки промышленного предприятия, отличающаяся выбором оптимального плана его деятельности в будущем на основе текущего состояния и различных сценариев развития внешней среды.

4. В результате исследования организационных особенностей внедрения систематизированы проблемы выбора и внедрения системы, позволяющие осуществить процедуру внедрения более качественно с меньшими временными и финансовыми затратами.

5. Выработаны требования к информатизации задач контроллинга с помощью УИС, что обеспечивает руководство предприятия качественной информационной поддержкой о текущем состоянии дел и прогнозе последствий изменения внутренней и внешней среды.

Диссертация состоит из введения, трёх глав, заключения и библиографии, включающей 74 наименований отечественной и зарубежной литературы.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Жевага, Александр Александрович

Заключение

Представленная диссертационная работа посвящена разработке научно обоснованного подхода к выбору и внедрению эффективной управленческой информационной системы.

В работе были поставлены и решены следующие задачи:

1. Разработаны и обоснованы критерии выбора структуры компонентов экономического эффекта от внедрения УИС для сокращения необоснованных затрат, а также оптимизации и устранения слабых мест в управлении предприятием. Оценка критериев позволит определить величину упущенной выгоды, связанной с отсутствием электронного документооборота, провести процедуру ликвидации и оптимального перераспределения дублирующих функций, выполняемых сотрудниками предприятия, оптимизировать затраты промышленной организации, вызванные участием сотрудников в разработке, адаптации и внедрении УИС.

2. Разработаны и обоснованы критерии эксплуатационной компоненты экономического эффекта выбора и внедрения УИС для принятия обоснованного решения о целесообразности внедрения. Оценка критериев позволит обеспечить соответствие системы отраслевой и функциональным спецификам промышленного предприятия, учесть влияние программно-аппаратного обеспечения УИС на выбор и внедрение и обосновать необходимость встраивания средств защиты информации от несанкционированного доступа, определить затраты на инсталляцию УИС, обучение специалистов, адаптацию системы к особенностям предприятия и обновление версий.

3. Разработана организационно-экономическая модель информационной поддержки промышленного предприятия, отличающаяся выбором оптимального плана его деятельности в будущем на основе текущего состояния и различных сценариев развития внешней среды.

В результате исследования организационных особенностей внедрения систематизированы проблемы выбора и внедрения системы, позволяющие осуществить процедуру внедрения более качественно с меньшими временными и финансовыми затратами, а также сформировать этапы внедрения.

Выработаны требования к информатизации задач контроллинга с помощью УИС, что обеспечивает руководство предприятия качественной информационной поддержкой о текущем состоянии дел и прогноза последствий изменения внутренней и внешней среды. Экономически обоснована целесообразность выбора и необходимость внедрения УИС в рамках подразделений казначейства и сводной отчётности предприятий холдингового типа. Осуществлено внедрение системы и построена модель информационного обеспечения в разрезе этих подразделений.