Теория и методология оперативного учета и контроля в системе управления строительных организаций тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Теория и методология оперативного учета и контроля в системе управления строительных организаций"

На правах рукописи

ЗУБАРЕВА ЕЛЕНА ВАСИЛЬЕВНА

ТЕОРИЯ И МЕТОДОЛОГИЯ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА И КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ СТРОИТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

специальность 08.00.12 - Бухгалтерский учет, статистика

АВТОРЕФЕРАТ диссертации на соискание ученой степени доктора экономически

ООЗА < ^

Москва - 2009

003472414

Работа выполнена на кафедре бухгалтерского учета AHO ВПО Центросоюза РФ «Российский университет кооперации»

Научный консультант:

доктор экономических наук, профессор Петрова Валентина Ивановна

Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор

Адамов Насрулла Абдурахманович

доктор экономических наук, профессор Донцова Людмила Васильена

доктор экономических наук, профессор Суйц Виктор Паулович

Ведущая организация: Государственный университет управления

Защита состоится « 30 » июня 2009 года в 12 часов на заседании диссертационного совета Д 513.002.03 при AHO ВПО Центросоюза РФ «Российский университет кооперации» по адресу: 141014, г. Мытищи, Московской области, ул. В.Волошиной, д. 12/30, к.4, зал диссертационных советов

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке AHO ВПО Центросоюза РФ «Российский университет кооперации»

Автореферат разослан cS0y> tMJX^ 2009 г.

Ученый секретарь диссертационного совета доктор экономических наук, профессор

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования. В настоящее время строительным организациям приходится работать в условиях жесткой конкуренции на весьма насыщенном рынке строительных услуг, что повышает степень его неопределенности, порождая непредсказуемые рисковые ситуации.

Любое изменение во внешней среде требует быстрого реагирования и принятия эффективного решения для поддержания конкурентоспособности, что порождает обострение внимания к постоянному регулированию функционирования строительной организации. В связи с этим организации вынуждены смещать приоритеты, управления в область организационных преобразованйй и выстраивания новых хозяйственных связей.

: Своевременная адаптация к внешним благоприятным и неблагоприятным условиям, анализ альтернативных вариантов развития и выработка механизмов их реализации во многом должны базироваться на оперативной информации, которая может, быть получена при эффективной сйстеме оперативного учета и контроля, позволяющей своевременно анализировать и оценивать тенденции развития, использования внутренних ресурсов, процессов производства и потенциальных возможностей. Это обеспечивает своевременное выявление нежелательных откл омский, их устранение и способствует эффективному функционированию системы управления, направленной на увеличение доходов организации.

В ходе оперативного учета происходит регламентированная регистрация, накопление, соответствующая группировка, систематизация данных, отражающих деятельность каждого структурного подразделения организации. Получение пользователями - руководителями структурных подразделений - оперативной, достоверной и релевантной информации имеет решающее значение для оценки хода производства и принятия обоснованных мер по своевременной корректировке.

Быстрое изменение внешних условий, связанных, прежде всего, с мобильным изменением спроса, и разнообразие выполняемых работ обусловили объективную необходимость значительного повышения внимания к организации оперативного контроля, который ориентирован не на выявление и фиксацию уже свершившихся событий разного, рода, а на прогнозирование их последствий и предупреждение потерь конкурентных преимуществ.

Таким образом, оперативный контроль как неотъемлемая часть механизма управления в условиях рынка претерпевает серьезные изменения, в первую очередь связанные непосредственно с изменением его содержания и места в системе управления.

Рыночные условия развития бизнеса заставляют хозяйствующие субъекты пересмотреть отношение к традиционным методам бухгалтерского учета, так как они в основном пользуются финансовыми показателями, которые не позволяют отразить все аспекты деятельности.

Оперативный учет и контроль в органической связи с другими основными функциями управления образуют механизм, Посредством которого должны вырабатываться и приниматься упреждающие управленческие решения по обеспечению эффективного развития производства и всей хозяйственной деятельности в строительных организациях. Но сложившаяся методология, методы и организация оперативного учета и контроля не в полной мерс отвечает насущным требованиям управления.

Такое положение делает актуальным формирование, нового подхода к дальнейшему развитию оперативного учета и контроля на основе изучения и поиска эффективных методов и приемов, учитывающих цели, содержание и требования системы оперативного управления, обеспечивающего эффективное функционирование строительного производства.

Степень изученности проблемы. Актуальным проблемам теории и практики оперативного учета, взаимодействия функций управления и информационного обеспечения, моделирования информационно-аналитической системы управления в различных сегментах и отраслях национальной экономики посвящены многочисленные работы известных отечественных ученых, внесших существенный вклад в развитие и совершенствование современной системы учета. Среди них: Адамов H.A., Астахов В.П., Валуев Б.И., Вейсброд A.B., Вейцмап Р.Я., Гегьман В.Г., Донцова Л.В., Егорова С.К., Елеиевская Е.А., Жебрак М.Х., Зверенчук Л.Ф., Зернов Я.С., Ивашкевич В.Б., Каракоз И.И., Керимов В.Э., Кирьянова З.В., Кондраков Н.П., Кузьминский А.Н., Кутер М.И., Ламыкин И.А.. Либерман В.Б., Майзельс P.C., Макаров В.Г., Мнюх В.И., Новиченко П.П., Островский О.М., Палий В.Ф., Панков В.В., Петрова В.И., Попова Л.В., Савичев П.И., Савошинский Д.И., Сидельникова Л.Б., Слабинская И.А., Слепнев И,К., Соколов Я.В., Сопко В.В., Стражев В.И., Фитерман И.И., Фомин Г.П., Хоружий Л.И., Цубербиллер В.В., Чумаченко Н.Г., Шеремет А.Д.. Щиборш К.В., и другие.

Научно-теоретический и практический интерес представляют разработки учетного обеспечения информации для целей управления в условиях развитой рыночной экономики зарубежных авторов: Ч. Гаррисона, К. Друри, Р. Доусона, Б. Нидлза, Б.Райана, Ж. Ришара, Д.С.Синка, Х.Й.Фольмута, М.Хаммера, Д. Харрингстона, Э.С. Хендриксена, Ч. Хорнгрена и других.

Значительный вклад в формирование методологии контроля и его применения внесли: Белобжецкий И.А., Валуев Б.И., Вейсброд A.B., Веселова Т.Н., Звездин А.Л., Зверенчук Л.Ф., Журко В.Ф., Маренков Н.Л., Мельник М.В., Мизиковский Е.А., Овсийчук В.Я., Овсийчук М.Ф., Пантелеев A.C., Подольский В.И., Рогуленко Т.М., Сопко В.В., Суйц В;П. и другие. Вместе с тем весьма ограничено количество исследований, где рассмотрена органическая взаимосвязь оперативного учета и контроля, синергетический эффект от их интеграции, что нередко ведет к выработке и принятию неэффективных оперативных управленческих решений и, как следствие этого, к значительным потерям ресурсов в процессе производства. Причиной такого положения часто является недостаточная взаимоувязка функций учета, контроля и регулирования в системе оперативного управления деятельностью хозяйствующих субъектов, с последующей корректировкой бизнес-планов, а иногда и стратегии развития отдельных подразделений и организации в целом. Особо следует подчеркнуть, что постановка оперативного учета и контроля тесно связана со спецификой бизпсс-процессов организации, что требует широких отраслевых исследований.

Необходимо отметить, что работ по методологии оперативного учета и контроля и по их отраслевым особенностям явно недостаточно, а потребность в них весьма высокая. Это обусловливает актуальность темы выполненного исследования.

Цели и задачи исследования. Цель исследования состоит в обосновании современной концепции развития оперативного учета и контроля как основных функций оперативного управления и разработке методологических принципов, методов и принципов оперативного учета и контроля с учетом специфических черт отдельных сегментов бизнеса.

Для достижения намеченной цели были поставлены следующие основные задачи:

- исследовать теоретические положения и функциональные аспекты системы оперативного управления строительным производством, определяющие разработку теоретических основ оперативного учета и контроля и их общих методологиче-

ских принципов, методов и циклов в системе управления строительным, производством; .

- проанализировать развитие оперативного учета.и контроля , н историческом аспекте и оценить их соответствие современным методам управления;

- рассмотреть организацию оперативного учета и контроля, обосновать особенности, принципы и условия их функционирования как целостной системы:

- сформировать логическую структуру оперативного учета и контроля бизнес* процессов, выделив ее основные элементы: субъект, объект, формы, средства, методы и приёмы;

- определить временную структуру оперативного учета и контроля, влияющую на эффективность деятельности хозяйствующих субъектов: фазы, стадии, этапы деятельности;

- раскрыть структурные компоненты оперативного учёта и контроля, позволяющие разработать их методологию;

- выстроить функциональные модели оперативного учета и контроля, составляющие их методологическую основу в строительных организациях;

- разработать концепцию развития оперативного учета и контроля, отвечающую рыночным условиям деятельности хозяйствующих субъектов;

- выделить принципы построения методик оперативного учета и контроля и рекомендации по их применению в строительных организациях;

- сформулировать организационные принципы построения эффективной системы оперативного учета и контроля;

- показать преимущества системы оперативного учета и контроля в различных структурах управления строительных организаций;

- обосновать возможность применения методологии системы бюджетирования, как инструмента оперативного управления, использующую информацию оперативного учета и контроля;

- разработать технологию оперативного учета и контроля опенки вероятности рисков, влияющих на деятельность строительных организаций;

- раскрыть влияние системы оперативного учета и контроля на повышение эффективности деятельности строительных организаций;

- систематизировать и структурировать информационные ресурсы оперативного учета и контроля;

- оценить возможности действующих автоматизированных систем управления и выбрать наиболее -эффективные для использования в системе оперативного учета и контроля.

Область исследовании. Исследование соответствует и. 1.4. «Методологические основы и целевые установки бухгалтерского учета и экономического анализа», п. 1.5. «История развития методологии и организации бухгалтерского учета», и. 1.8. «Бухгалтерский учет в организациях различных организационно-правовых форм, всех сфер и отраслей», п. 2.1. «Методология и технология аудита» специальности 08.00.12 «Бухгалтерский учет, статистика» паспорта специальностей ВАК РФ (экономические науки).

Объектом исследования являются оперативный учет и контроль в производственной и финансово-хозяйственной деятельности строительных организаций.

' Предметом «следования .являются теоретические, методологические, методические аспекты оперативного учета и контроля в системе управления строительных организаций.

Теоретической и методологической базой исследования является конкретное приложение теории научного познания к предмету исследования.

Теоретическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблемам теории и методологии учета, анализа и контроля в системе управления, материалы научных конференций и исследований, периодические экономические издания, методические и справочные материалы.

Методологическая основа исследования базируется на системном подходе, на положениях процессного, структурного, ситуационного, функционального, эволюционного анализа и их интеграции, теории информации и применения информационных технологий при моделировании экономических систем.

Для решения поставленной цели исследования использовались общие и специальные методы научного познания: диалектической логики, монографический, наблюдения, анализа и синтеза, детализации и классификации сравнения, аналогий, расчетно-конструктивный, экспертных оценок, графического представления результатов и другие.

При подготовке работы автор опиралась на данные бухгалтерской отчетности и учета строительных организаций, учитывала конкретный опыт управления крупными строительными компаниями.

Научная новизна исследования состоит в разработке концепции теории и методологии формирования и функционирования эффективной системы оперативного учета и контроля в строительных организациях, адекватной современным рыночным условиям, на основе анализа их исторического развития и действующей практики.

Наиболее существенные результаты, содержащие научную новизну исследования, заключаются в следующем;

-уточнены теоретические основы оперативного учета и контроля в системе управления строительных организаций (их цель, роль, содержание, место, взаимосвязь между собой и другими функциями управления); •

-разработана концепция развития оперативного учета и контроля, отвечающая современным рыночным условиям и позволяющая строительным организациям обеспечить эффективное функционирование бизнес-процессов;

-на основе синергетического подхода обоснована целесообразность создания единой оперативной учетно-контрольной системы, направленной па обеспечение необходимой информацией руководителей всех уровней управления;

-систематизированы методические подходы к организации оперативного.учета и контроля, позволяющие выявить информационные потребности функций управления в строительных организациях и выстроить причинно-следственные связи, возникающие между параметрами, характеризующими процесс строительного производства;

-разработаны рекомендации по оперативному учету и контролю накладных расходов и лимитированных затрат строительного производства, позволяющие установить обоснованность их формирования и отнесения на затраты производства;

-предложена технология использования в оперативном управлении процессу бюджетирования, позволяющая в комплексе рассматривать потенциальные рыночные возможности строительной организации в успешном ведении бизнеса и определять перспективы ее развития;

-разработана регламентация оперативных учетно-контрольных процедур на основе декомпозиции бизнес-процессов с целью комплексного и системного подхода к измерению и оценке возможных рисковых событий в деятельности строительных организаций;

-предложены методологические подходы применения оперативной учетно-контрольной системы, обеспечивающей органическую взаимосвязь всех бизнес-

процессов и оказывающей существенное влияние на систему управления строительной организации;

-адаптированы к деятельности строительных организаций подходы по созданию единого информационного пространства, являющегося базой для обеспечения эффективного функционирования оперативной учетно-контрольной системы;

-предложены рекомендации по созданию и использованию современных информационных технологий для дальнейшего развития оперативной учетно-контрольной системы строительных организаций.

Теоретическая значимость исследования заключается в том, что полученные научные результаты совершенствования теории и методологии оперативного учета и контроля как целостной концепции могут найти широкое применение в рыночных условиях хозяйствования строительных организаций. Адаптация и внедрение разработанной автором оперативной учетно-контрольной системы будут способствовать повышению эффективности управления и конкурентоспособности строительных организаций.

Практическая значимость результатов исследования состоит в том, что представленные в диссертации теоретические, методологические и практические результаты могут быть использованы в производственной и хозяйственно-финансовой деятельности строительных организаций.-

Применение результатов исследования возможно по следующим основным направлениям:

-в процессе решения актуальных задач учета и контроля в строительных организациях в условиях рыночной экономики;

-при организации рациональной и эффективной системы оперативного учета и контроля с целью получения оперативной информации для принятия обоснованных управленческих решений;

-в практике совершенствования взаимодействия и повышения эффективности работы структурных подразделений строительных организаций;

-при использовании оперативной учетной информации для контроля, анализа, планирования и принятия решений по оперативному управлению структурными подразделениями и деятельностью организации в целом.

Апробация и реализация результатов исследования. Основные пол9жеиия, теоретические выводы и практические рекомендации, сформулированные в диссертации, опубликованы, доложены и получили одобрение на Международной научной конференции «Потребительская

кооперация: опыт и проблемы управления» (г. Москва, 2002); Всероссийской научно-практической конференции «Учетнс-иалоговая политика: планирование и перспективы развития» (г. Орел, 2005); Международной научно-практической конференции «Бухгалтерский учет и налогообложение:, теория и практика применения» (г. Орел, 2006); Международной научной конференции молодых ученых - преподавателей и аспирантов «Новые идеи и потенциал молодых -кооперации России» (г. Москва, 2007); Международной научно-практической интернет - конференции «Модели взаимодействия бухгалтерского учета, анализа, аудита и налогообложения с учетом перехода на международные стандарты финансовой отчетности для предприятий промышленности, торговли и сельского хозяйства» (г. Орел, 2008); Международной научно-практической конференции «Международные и национальные особенности прикладной экономики» (г. Пенза, 2008); Международной научной конференции «Социально-экономические проблемы кооперативного сектора экономики» (г. Москва, .2008); Всероссийской научно-практической конференции . «Социально-экономические .аспекты современного развития России» (г. Пенза, 2009).

Отдельные результаты исследования внедрены в практику экономической и учетной работы строительных организаций г. Москвы и Московской области (Комиссия по межрегиональным и экономическим связмм Совета предпринимателей при Правительстве Москвы справка № 46 от 09.04.2008г.; ООО «ТехноСтройСервис» справка № 4/1 от 20,02.2008г.; ООО «СервисСгрой» справка № 14 от 25.11.2008г.)

Материалы диссертации использованы автором в учебном процессе при подготовке учебно-методического обеспечения по дисциплине «Бухгалтерский учет в строительных организациях».

Публикации. Основные положения диссертационного исследования опубликованы в 45 работах общим объемом 73,75 п. л., в том числе авторских -58,85 п.л., из них 8 статей опубликованы в журналах, рекомендованных ВАК России. :

Структура и объем диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, пяти глав, заключения, содержит 14 таблиц, 30 рисунков. Список использованных источников включает 272 наименования.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ И РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ, ВЫНОСИМЫЕ НА ЗАЩИТУ

I. Теоретические основы оперативного учета и контроля в системе управления строительных организаций

: Заинтересованность хозяйствующих субъектов в продуманной минимизации затрат и выпуске качественной конкурентоспособной продукции может быть достигнута с внедрением'в хозяйственную практику инновационных проектов, современных информационно-технических и коммуникационных средств. Условия рыночной экономики требуют разработки методологии оперативного учета и контроля.

В процессе оперативного управления решается множество задач, связанных с выбором оптимального варианта построения производственно-хозяйственной деятельности во времени. Оперативный учет при этом представляет процесс, направленный на выработку управленческих решений с целью реализации плановых показателей в бизнес-процессах хозяйствующих субъектов.

Исследования существующих в научной литературе трактовок оперативного учета позволяют сделать вывод о том, что авторы в целом сходятся во мнении о необходимости рассмотрения оперативного учета для текущего наблюдения за происходящими процессами и хозяйственными операциями с целью оперативного управления ими.

В трудах экономистов отмечается, что в оперативном учете отражаются отдельные факты хозяйственной жизни, хозяйственные явления, объекты без взаимосвязи с другими проявлениями производственно-хозяйственной деятельности организации.

Такое утверждение неправомерно, так как в хозяйственно-финансовой деятельности всс процессы взаимодействуют и тесно связаны между собой. Кроме, того, целью оперативного учета является получение информации о фактах хозяйственной жизни в . установленный временной интервал, позволяющей выявить их отклонения от плана.

Следовательно, оперативный учет направлен на обеспечение управленческого звена оперативной информацией, необходимой для текущего анализа результатов хозяйственной деятельности организации, принятие па этой основе-оптимальных управленческих решений и контроль за их реализацией.

Без рационального использования ресурсов невозможно эффективное управление деятельностью организации. Поэтому, прежде всего, необходима информация о наличии и движении различных видов имущества, капитала и обязательств организации. В связи с этим возникает необходимость получения информации с целью наблюдения, измерения, накопления, хранения, передачи, обобщения, анализа и оценки происходящих изменений.

Функция оперативного учета тесно связана с функциями оперативного контроля, анализа, регулирования производственных заданий и реализации управленческих решений, но они являются производными, так как не могут осуществляться самостоятельно без информации оперативного учета.

В связи с этим организация эффективной системы учета, обеспечивающей получение пользователями оперативной, достоверной и релевантной информации имеет решающее значение для оперативной оценки процесса строительного производства и принятия обоснованных решений по своевременной корректировке.

В литературных источниках оперативный учет часто шз'ываюгкоператчзно-техпичсским учетом», однако при этом авторы раскрывают лишь.. составляющую в части оперативности и не аргументируют свою позицию н технической части. Поддерживая точку зрения Астахова В.П., счтасм. что технический аспект не определяет содержание оперативного учета, а показывает лишь способ его достижения. "

Можно предположить, что авторы, используя термин «оиератизно-технический учет», имеют в виду оперативный учет производственных процессов. Но это не совсем так: в сферу интересов оперативного учета попадает не только производственная, но и другая информация, влияющая на происходящие бизнес-процессы и направленная на решение справочно-контрольных, организационно-распорядительных, планово-координационных задач всех стЬрон Деятельности организации.

Оперативный учет использует информационные возможности для текущего управления бизнес-процессами, которые не находят отражения в бухгалтерском учете. Бухгалтерский учет отдален от мест принятия оперативных решений, он, как правило, централизован и не может фиксировать каждую хозяйственную операцию в момент совершения и определять ее влияние на поставку материалов, выполнение участками суточных заданий по производству работ, выполнение договорных обязательств перед заказчиками и субподрядчиками и др.

Организация и методология бухгалтерского учета недостаточно приспособлены к оперативному моделированию хозяйственных процессов, которое рассчитано, прежде всего, па удовлетворение информационных потребностей, постоянно возникающих в местах оперативного управления. Решение этой задачи возможно в системе оперативного учета.

Обобщение автором практики показало, что широкое внедрение в строительстве автоматизированных систем управления и изменение технологии обработки учетной информации не приводят к слиянию отдельных видов учета, более того, обусловливают необходимость их самостоятельного существования и взаимодействия. Модель взаимодействия различных видов учета (бухгалтерского и оперативного) в системе управления на основе первичной информации, обрабатываемой в системе оперативного учета, который является основной бухгалтерского учета как системы, представлена на рис. 1.

■ Рисунок 1 - Модель обмена учетной информацией в системе управления

Функции контроля играют важную роль в подготовке аналитической информации, необходимой для принятия и обоснования решений по

регулированию процесса строительного производства. Осуществляя контроль, оценивают функционирование объекта управления,, анализируют причины отклонений выполнения строительно-монтажных работ от запланированного объема, выявляют производственные резервы, определяют возможные варианты принятия управленческих решений, реализуемые: на этапе регулирования (корректировка сроков выполнения объемов работ, использование имеющихся резервов, привлечение дополнительных производственных ресурсов и т.д.).

Основная задача функции контроля заключается. в своевременном информировании менеджеров о возникающих в процессе . производства отклонениях путем сопоставления данных оперативного учета о фактическом состоянии объекта управления с плановой и нормативной информацией. При этом выявляется значимость, или существенность отклонений, прогнозируется возможность выполнения производственной программы, без осуществления корректирующих воздействий на ход производства.

Процесс контроля - это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реализации определенных; задач, принципов, методов, применения технических средств и технологии'контроля. Он характеризуется тремя составляющими: содержательной; организационной; технологической.

Контроль проводится в целях установления соответствия .качества исполнения принятого решения, предупреждения возможных нарушений и ошибок, своевременного выявления отклонений от плановых показателей, поставленных задач и установленных сроков.

Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях: диагностики состояния дел, ориентирования, корректировки действий.

Процесс контроля включает . четыре стадии: установление норм деятельности (функционирования), сбор данных о фактических результатах, сравнение и оценку фактического и ожидаемого итогов выполнения, разработку и реализацию корректирующих действий.

В характеристике сущности оперативного контроля расходятся позиции большинства российских авторов.

В процессе исследования автором обобщены . наиболее' известные определения оперативного контроля. В целом можно отметить, что оперативному контролю отводится роль установления своевременности выполнения заданий, выявления отклонений фактических показателей деятельности от плановых

(сметных, нормативных) с целью устранения факторов, влияющих на достижение планируемых результатов. Его нередко отождествляют с текущим контролем.

Исследование автора позволяет сделать вывод о неправомерности такого подхода к оперативному контролю, заключающемуся в сравнении фактических результатов с запланированными, так как рано или поздно фактический результат становится известным, но к этому времени уже бывает сложно что-либо предпринять, если фактический результат не оправдал себя.

Автор считает, что для оперативного контроля целесообразно использовать не фактические, а прогнозируемые показатели. Необходимо предсказать вероятность наступления событий и на основе прогноза совершать корректирующие действия, которые, позволят помочь привести будущие фактические результаты к желаемым.

Возможность предвидения, прогнозирования фактических результатов основана, как правило, на нахождении одного или нескольких показателей (индикаторов), которые заранее сигнализируют о возможных событиях. Индикатор - это отклонение поведения объекта контроля от нормы функционирования. Индикаторы позволяют предотвращать нежелательные последствия или вовремя вносить корректировки, для того чтобы поправить положение.

Оперативный контроль связан с процессами, которые необходимы организации для преобразования ресурсов в продукты или услуги (рис. 2).

Рисунок 2 - Формы оперативного контроля в процессе преобразования ресурсов в продукты или услуги

Рассмотрение сущности оперативного контроля позволяет автору сделать вывод о том, что оперативный контроль выступает в системе управления ресурсами в следующих формах:

- предварительный контроль используется до начала хозяйственной операции. С его помощью проверяется правильность поставленных задач, достоверность и точность выполненных прогнозов, возможность обеспечения ресурсами планируемых операций. Задачей предварительного контроля является выяснение целесообразности и законности осуществления операций;

- текущий контроль используется от начала практического осуществления хозяйственной операции до момента достижения требуемого результата. В процессе текущего контроля осуществляются измерение, сравнение, оценка контролируемого объекта, а также вырабатываются и выполняются корректирующие действия, позволяющие в срок и с необходимым качеством достичь запланированных конечных результатов;

- последующий контроль изучает и оценивает показатели уже происшедших процессов и обеспечивает руководство информацией для осуществления перспективного планирования.

Рациональная организация исполнения управленческих решений на основе данных систематического контроля за соблюдением норм и их качественного исполнения является предпосылкой обеспечения эффективности всей системы оперативного контроля.

2. Концепция развития оперативного учета и контроля, отвечающая современным рыночным условиям и позволяющая строительным организациям обеспечить эффективное функционирование бизнес-процессов

Проведенные автором исследования позволяют сделать вывод о том, что процесс осуществления оперативного учета и контроля целесообразно рассматривать как программу, реализуемую в определенной временной последовательности по периодам и этапам. Так как хозяйственно-финансовая деятельность непрерывна, то завершенность цикла оперативного учета и контроля должна включать следующие фазы:

- проектирования, результатом которой является построенная модель создаваемой системы и план ее реализации;

- технологии, результатом которой является реализация системы;

- анализа, результатом которой является оценка реализованной системы.

Изучение теории и практики оперативного учета и контроля позволили предложить общую схему методологии осуществления оперативного учета и контроля (рис. 3).

На схеме представлены основные структурные компоненты организации оперативного учета и контроля.

Внешняя с о е л а

АЗ

О.

<о

о* а:

3:

критерии оценки результата ]

Внешняя сре да

со ^

п> £

50 *

пь съ

• Рисунок 3 - Структурные компоненты методологии системы оперативного учета и контроля

Потребности получения необходимой оперативной информации для принятия оптимальных решений определяются в процессе выполнения различных хозяйственно-финансовых операций.

Потребности конкретизируются в соответствии с мотивами, являющимися побудителями деятельности. Мотивы обусловливают определение цели и задач, направленных на достижение ожидаемого результата. Процесс выполнения

характеризуется в каждом конкретном случае своим содержанием, формами и специфическими методами, средствами и технологиями.

На концептуальном уровне необходимо, во-первых, выработать подход-к выбору объектов, а во-вторых, надо классифицировать их по ряду системообразующих признаков для того, чтобы использовать группировки в решении конкретных задач оперативного учета и контроля в процессе оперативного управления.

Рассматривая объекты для целей оперативного учета и контроля, целесообразно использовать рекомендуемую классификацию, которая представлена на рис. 4

Рисунок 4 - Классификация объектов оперативного учета и контроля строительной организации

Представленная классификация служит исходным моментом разработки целей и показателей, свойственных отдельным группам объектов, введения их в соответствующие центры ответственности.

Владение оперативной информацией нередко имеет решающее значение для современного бизнеса. При этом эффект достигается от общей организации бизнес-процессов, повышается общая экономическая эффективность деятельности.

Таким образом, оперативный учет направлен на достижение установленных целей, помогает вовремя заметить сбои в работе.

Эффективность системы оперативного учета во многом зависит от уровня организации менеджмента,' распределения функций и ответственности исполнения принимаемых решений, регламентации осуществления управленческих мероприятий, планов, инструкций, нормативов, рекомендаций и других согласованных между собой мер организационного характера.

Результаты проведенного автором исследования позволили определить особенности оперативного учета и выявить его отличия от других видов учета, которые заключаются в следующем:

1) оперативный учет осуществляет регистрацию соответствия хозяйственных операций и процессов их качеству и сроку исполнения, определяя факторы, влияющие на отклонения от установленных параметров;

2) при фиксировании хозяйственных операций и процессов используются финансовые и нефинансовые показатели;

3) оперативный учет основан на использовании дедуктивного метода и аналитического подхода в отражении операции и процессов;

4) оперативный учет отличается по форме и технике исполнения, используются табличные, графические формы, аналитические карточки и другие формы, отражающие информацию, необходимую для оперативного управления;

5) для оперативного учета характерна территориальная децентрализация, он приближен к местам технического исполнения конкретного этапа операции или процесса.

Анализируя различные определения оперативного учета, следует сделать вывод, что оперативный учет - способ регистрации конкретных операций или процессов, устанавливающий как количественные, так и качественные характеристики для наиболее точного и конкретного отражения определенным способом и в определенном систематизированном порядке последовательных этапов исполнения. Оперативный учет используется для установления соответствия между плановыми показателями и фактическим исполнением, с

учетом степени эффективности как конкретной операции или. процесса, так и всей совокупности операций или процессов за определенный плановый период.

В настоящее время, когда достаточно интенсивно изменяются условия хозяйственной деятельности строительных организаций под влиянием внешних' и внутренних факторов, возникает острая необходимость в получении повседневной информации о ходе строительного производства, состоянии и движении ресурсов и других хозяйственных средств, о результатах работы каждого подразделения организации. Именно оперативный учет должен быть таким видом учета, который позволяет ежедневно контролировать любые стороны деятельности строительной организации и всех его подразделений (выполнение всех видов строительных работ, движение материалов и комплектующих, ритмичность и комплектность строительного производства, качество строительной продукции, состав работников в различных разрезах, подготовку и повышение квалификации, загрузку машин, механизмов, оборудования и режим работы, осуществление организационно-технических мероприятий, и экономическую эффективность, состояние финансовых расчетов и результатов и многие другие стороны работы),.

Оперативный учет должен быть системным, строящимся на данных первичной документации, охватывающим все хозяйственные процессы и явления. По составу отражаемых процессов, области применения, способам отражения он должен отвечать требованиям обеспечения надлежащего оперативного контроля для улучшения оперативного руководства отдельными подразделениями организации. Такой характер оперативности определяет этот вид учета как средство удовлетворения конкретных потребностей каждого участка, отдела или службы строительной организации в ежедневной информации.

Его содержанием является ежедневное отражение и обобщение для целей оперативного управления всех ресурсов, изменений в уровне их использования, продукции, денежных средств, расчетных операций и финансовых результатов в их количественной и качественной оценке. Указанные ресурсы и средства отражаются в оперативном учете по наличию, состоянию, движению и изменению в ходе выполнения планов и обобщаются в виде системы показателей, обеспечивающей необходимую информацию об итогах работы организации и всех его подразделений за любой временной интервал в пределах месяца и з целом за месяц.

Разделяя точку зрения авторов, исследующих вопросы оперативного учета, можно сделать вывод о том, что, характеризуя оперативный учет как системный,

основанный на документальном оформлении всех фактов хозяйственной деятельности организаций, им должны заниматься специалисты различных подразделений, в компетенцию которых входит отражение производственно-технических, снабженческих, сбытовых и финансовых операций. Все операции, имеющие оперативный характер, должны быть объектами оперативного учета.

Для эффективного управления производством наибольшие возможности открываются при использовании метода оперативного контроля, поскольку посредством его можно заранее скорректировать те или иные действия и тем самым успешнее реализовывать поставленные задачи. Основные стадии процесса оперативного контроля приведены на рис. 5.

Рисунок 5 - Основные этапы осуществления оперативного контроля

Эффективный контроль взаимосвязан с планированием. Точное планирование позволяет системе контроля быть эффективной. Одним из путей взаимосвязи планирования и контроля является оперативный учет, на основе данных которого по мере установления целей в процессе планирования возможно разрабатывать обоснованные нормативы.

Система контроля должна быть, достаточно гибкой, чтобы реагировать на изменения технологии строительного производства, замену, строительны;: материалов и способы их доставки на строительные площадки.

Решения, принимаемые 'на основе использования неточной и несвоевременной информации, являются . неэффективными и не приносят экономической выгоды. Однако, как показывает практика, некоторые руководители принимают решения, основанные на неточной информации; в результате чего происходят потери производственных ресурсов, уменьшение прибыли от основной деятельности строительных организации

Система оперативного контроля должна быть динамичной, чтобы приспосабливаться к частым изменениям в технологии производства, условиям рынка или другим организационным факторам, которые требуют постоянного обновления.

Исследования автора показали, что не в каждой строительной организации функционирует эффективная система оперативного контроля, обеспечивающая организационные, технические и экономические ..условия, гарантирующая реальность контроля. Признаками. эффективного контроля являются систематическое осуществление, оперативность, массовость по охвату операций, гласность, включение разнообразных форм и способов самоконтроля.

Исследование методологии оперативного учета и контроля э системе оперативного управления деятельностью строительных организаций позволило-выделить основные концептуальные положения, представленные в табл. I.

Таблица I - Концептуальные положения оперативного учеча и. контроля

Концептуальный признак Характеристика и содержание

Предмет Процессы производственной и хозяйственно-финансовой деятельности, обобщаемые в оперативной учетной информации,' обеспечивающей принятие обоснованных, качественных и действенных управленческих решений на этапах разработки, принятия и оценки результатов в системе оперативного управления

Объект Ресурсы, процессы, хозяйственные операции, фиксируемые в ходе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности хозяйствующего субъекта, носящие оперативный характер

Псль ' Получение оперативной информации для принятия оптимальны'* решений в процессе выполнения различных производственных и хозяйственно-финансовых операций, при сочетании циклического и ситуационного подхода в управлении

Продолжение таблицы

Задачи Своевременное и объективное отражение текущих результатов производственной деятельности организации; получение достоверной информации о ходе выполнения плановых заданий производственными подразделениями и состоянии обеспеченности производственных процессов всеми видами ресурсов; предоставление своевременной информации для контроля и регулирования текущего хода производства, качественного управления деятельностью организации в целом

Методический инструментарий Совокупность способов и приемов, соответствующих специфике и потребностям системы оперативного управления деятельностью хозяйствующего субъекта

Функции Разработка локальных нормативных документов; измерение текущих результатов деятельности; выявление отклонений от установленного регламента, их причин, выработка способов воздействия на ситуацию; корректировка деятельности структурных единиц, работы персонала

Принципы Объективность; достоверность; системная упорядоченность; иерархичность построения; делегирование полномочий; ответственность

Приоритет функционирования Фиксация, систематизация и передача оперативной информации и' выполнении производственных заданий, о процессах хозяйственно-финансовой деятельности; на основе декомпозиции и реконструкции информации получат ь количественную и качественную оценку происходящих процессов с целью принятия превентивных мер по предотвращению неблагоприятных последствий, нарушающих запланированный ход производственной и хозяйственно-финансовой деятельности

3. Создание оперативной учетно-контрольной системы, направленной на обеспечение необходимой информацией руководителей всех уровней

управления

Исследование связей между оперативным учетом и контролем позволило объединить их в единую оперативную учетно-контрольную систему и тем самым достичь синергетического эффекта.

Информационное пространство, в котором приходится функционировать строительным организации (в данном случае мы имеем в виду как внешнее, так и внутреннее информационное поле), ставит руководство перед необходимостью систематизации полученной информации, поиска общего в частном, постоянного в изменяющемся.

Оперативная учетно-контрольная система является важной составляющей общей системы управления организацией.

Оперативный учет выступает системообразующим элементом оперативной учетно-контрольной системы, от него . в решающей степени ..зависит функционирование и жизнеспособность учетной системы в целом, так как он является базой для контроля, а результаты контроля в свою очередь служат основанием для принятия адекватных управленческих решений.

Оперативная информация о происходящих бизнес-процессах методами оперативного учета преобразуется в первичную исходную информацию, используемую в системе управления хозяйствующего субъекта.

Эффективно работающая оперативная учетно-контрольная система позволяет:

- повысить интеллектуальные возможности бизнеса;

- оптимизировать планирование;

- усовершенствовать процессы принятия решений;

- повысить рыночную привлекательность организации; . - расширить информационную компетентность;

- создать единую среду сотрудничества.

Таким образом, внедрение оперативной учетно-контрольной системы следует рассматривать как инновационный подход, направленный на приобретение новых конкурентных преимуществ к - получение реальной экономической отдачи от вложенных в систему средств.

Исследования автора позволили определить взаимосвязи оперативной учетно-контрольной системы с релевантными концепциями управления, что отражено на рис. 6.

Оперативная учетно-контрольная система является неотъемлемой частью и своего рода двигателем системы управления хозяйствующего субъекта. Эффективность ее функционирования зависит от. степени интеграции в системы управления.

Предложения по созданию оперативной учетно-контрбльной системы направлены на повышение эффективности внутреннего взаимодействия строительных организаций, опирающихся на систему точек контроля, которые позволяют оптимизировать процессы деятельности строительной организации с позиции управляемости и контролируемости. При этом необходимо построить производственно-хозяйственные процессы таким образом, чтобы минимизировать количество точек контроля или организовать процесс таким образом, чтобы объекты были максимально прозрачны для учета и контроля.

СИСТЕМА

Рисунок 6 - Оперативная учетно-контрольная система в системе управления

В строительстве разрабатывается большое количество норм и нормативов функционирования, необходимых для. сравнения с ними фактических данных, которые могут подавить всю систему контроля чрезмерным потоком информации. Возникает проблема выбора ключевых точек, по которым можно было бы контролировать состояние и поведение объекта по определенным характеристикам.

В связи с этим субъектам контроля, специалистам - производителям работ-необходимо выделять ключевые (стратегические) точки, чтобы по поступающей информации предпринимать соответствующие опережающие решения.

Оперативная учетно-контрольная система направлена на осуществление постоянного мониторинга происходящих процессов в управляемом объекте относительно заданной программы его развития, помогает вскрывать причины возникающих отклонений, неиспользование резервов и возможностей повышения эффективности строительного производства, готовит варианты оптимальных решений по устранению складывающейся ситуации.

4. Методические подходы к организации оперативного учета и контроля в строительном производстве

Эффективно работающая оперативная учетно-контрольная система позволяет систематически отслеживать и выявлять факторы, влияющие на планируемые показатели развития организации с учетом изменений рыночной ситуации и условий производства, что повышает аналитическую ценность этой

системы для принятия управленческих решений. На рис. 7. представлен процесс функционирования оперативной учетно-контрольной системы.

я

-

V

ь

и

5

и

к >1

л

Е

Л

Ч

О

о.

1-

с

и

о

X

н

V

т

№

Я

г

а 1*5

н

я

с.

и

С

О

Подсистема оперативного учета

Подсистема оперативного контроля

Конец

Рисунок 7 - Функционирование оперативной учетно-контрольной системы в строительных организациях

Функционирование рекомендуемой системы позволит ответственным лицам и исполнителям осуществлять контроль по всем объектам учета движения и использования материально-производственных ресурсов.

Успех любого хозяйствующего субъекта зависит от того, насколько система учета подчинена достижению намеченных целей. Для достижения любой цели требуется решить 'некоторый набор строго или пестрого детерминированных задач.

Организация, определив цели деятельности, формирует план, определяет текущие задачи по выполнению. При реализации поставленных задач необходимо учитывать организационную структуру организации, особенности технологии выполняемых работ и кадровый потенциал.

Оперативный учет строительного производства должен охватывать все циклы, которые являются объектами управления: подготовку производства, материальные, трудовые и финансовые ресурсы, основное и вспомогательное производство, реализацию выполненных работ и прочее, т. е. должен полно и всесторонне отражать различные аспекты деятельности организации.

В производственном процессе строительства оперативный учет выполняет следующие задачи:'

- получение достоверной информации о состоянии обеспеченности производственных процессов всеми видами ресурсов и ходе выполнения плановых заданий производственными подразделениями;

- предоставление своевременной информации для контроля и регулирования текущего хода производства и управления деятельностью организации в целом;

- своевременное и объективное отражение результатов производственной деятельности организации.

Какими бы стабильными ни были производственные программы и оперативные задания участкам или отдельным рабочим, в процессе выполнения работ неизбежно возникают изменения и отклонения, требующие корректировки ранее составленных планов. К ним относятся задержки в поставках материалов, неукомплектованность рабочих кадров, несоблюдение графика потребности в строительных машинах и механизмах и др. Своевременный, полный и точный учет перечисленных отклонений позволяет не только осуществлять контроль, но и оперативно регулировать ход строительного производства, направляя его протекание з соответствии с разработанным планом.

Показатели оперативного учета должны не только отражать фактический ход строительного производства, но и регистрировать любое отклонение от плановых заданий и норм, т. е. должны отражать состояние производственного процесса, а именно:

- фактический объем выполненных работ участками и бригадами;

- движение материалов по операциям технологического процесса;

- состояние незавершенного производства;

- дефекты и брак в производстве;

- потери, вызванные простоями технологического оборудования и рабочих.

Принципы построения системы оперативного учета во многом определяются особенностями организации процессов производства, а также уровнем развития используемых информационных технологий. В целом такая система должна отвечать следующим требованиям:

- обладать высокой оперативностью по ' сбору и обработке информации, обеспечивая регистрацию информации в режиме реального времени (т. е. непосредственно за совершением фиксируемых событий);

- исключать дублирование в работе каждого звена системы (однократность фиксации данных в ходе оперативного учета и многократность их использования на различных уровнях управления); .

- обеспечивать предварительную обработку информации в пунктах сбора для целей оперативного использования полученных данных;

- исключать передачу избыточных данных руководителям и менеджерам -пользователям информации;

- минимизировать количество хранимых данных (в системе оперативного учета должен храниться многократно используемый минимум базовых данных, необходимый и достаточный для расчета различных производственных показателей); ■ •

- обеспечивать возможность синтезирования полученной информации в необходимом для управления разрезе;

- обеспечивать получение достоверной информации, что предполагает решение вопросов об ответственности персонала за ввод данных.

В процессе учета и контроля хода строительного производства осуществляется всесторонняя оценка его функционирования. Объективными характеристиками протекания производственного процесса являются экономические показатели.

В целом для учета строительного производства необходимы две группы показателей:

- показатели, отражающие результаты производства, т. е., характеризующие количество и качество производимой продукции;

- показатели, характеризующие наличие и использование производственных ресурсов (материальных и трудовых).

При определении состава показателей, используемых для оценки функционирования объекта управления, должно учитываться совокупное влияние конкретных условий, характеризующих как объект, так и субъект управления (табл. 2).

Таблица 2 - Примерный перечень итоговых показателей, используемый для оперативного учета и контроля строительного производства

№ п/п Структура управления Наименование показателя Единицы измерения

■1. Организация объем производства работ (продукции) тыс.руб.

объем производства работ (продукции) по видам работ шт., м, м'!, мЗ

численность работающих кол-во чел.

фонд заработной платы работающих тыс.руб.

себестоимость продукции тыс.руб.

2 Стройплощадка объем производства работ (продукции) по видам работ тыс.руб., чел.-ч, чел.-дн.

численность работающих кол-во чел.

фонд заработной платы работающих тыс.руб.

затраты на производство работ (продукции) тыс.руб.

| ! объем производства работ (продукции) по видам работ шт., м, м^, мЗ

.3. ! Участок (бригада) 1- численность работающих кол-во чел.

среднедневная (среднечасовая) выработка рабочего шт., м, м\ чел.-ч, чел.-дн.

затраты на производство работ (продукции) тыс.руб.

1 ! объем производства работ (продукции) по видам работ шт., м, м"1, м'1

4. ! Рабочее место среднедневная (среднечасовая) выработка рабочего шт., м, мг, м', чел.-ч, чел.-дн.

затраты на производство работ (продукции) шт., м, м', м3

Оперативный контроль целесообразно проводить по следующим этапам:

1) сравнение фактических значений контролируемых показателей с запланированным уровнем;

2) определение значимости (существенности) отклонений в случае их возникновения;

3) определение причин и виновников отклонений;

4) установление причинно-следственных связей;

5) подготовка аналитической информации для менеджеров функциональных подразделений.

Для учета причин, оказывающих влияние на те или иные показатели функционирования производства, и выявления факторов, с помощью которых можно воздействовать на процесс производства в . целях достижения запланированного уровня, необходимо построить модель причинно-следственных связей, возникающих между параметрами, характеризующими процесс производства. Модель должна включать все основные показатели, используемые для оценки производственной деятельности строительного участка, возможные причины их отклонений от запланированного уровня и взаимосвязи. Фрагмент модели, отражающей причинно-следственные связи на строительном участке, представлен на рис. 8.

Рисунок 8 - Модель причинно-следственных связей выполнения строительных работ

Информация, характеризующая основные причины срывов в процессе производства, должна оперативно поступать руководителям функциональных служб и производственных подразделений, ответственным за подобные срывы.

В процессе осуществления оперативного контроля путем соответствующей обработки учетных данных создается информационная база, необходимая для поиска путей адаптации производства к изменениям внешней среды, предварительной оценки результатов маневрирования производственными

ресурсами, выявления и вовлечения неиспользованных резервов, определения возможностей рационального использования ресурсов (оборудования, персонала), изучения факторов, отрицательно или положительно влияющих на деятельность производственных подразделений, принятия оригинальных, нестандартных решений по управлению производством.

Рассматривая систему оперативного учета и контроля в строительных организациях, необходимо отметить, что основным источником информации для них является производственная документация.

5. Оперативный учет и контроль накладных расходов и лимитированных затрат строительного производства

Сметная стоимость строительно-монтажных работ как основная составляющая сметной стоимости всей строительной продукции складывается из прямых затрат, накладных расходов и сметной прибыли.

Суммы накладных расходов и сметной прибыли определяются по нормативам в процентах от величины средств на оплату труда рабочих в текущих цензх в составе сметных прямых затрат.

Для сопоставления сметной величины с фактическими расходами накладных расходов подрядные организации должны составлять смету накладных расходов по веем статьям, включенным в перечень статей затрат. По каждой статье затрат накладных расходов, в свою очередь, необходимо разрабатывать отдельные сметы (калькуляции), на основе которых определяется общая сумма и структура накладных расходов, но, как показали исследования, данная норма не всегда соблюдается строительными организациями.

Исследования выявили, что в строительных организациях наблюдается несоответствие отражаемых сумм накладных расходов, определенных в бухг алтерском учете, их величине, указанной в актах выполненных работ. В целях своевременного выявления имеющихся отклонений целесообразно вести оперативный учет таких расходов по их статьям.

Информация по фактической абсолютной величине накладных расходов формируется на основе первичных документов. Накопительный регистр оперативного учета накладных расходов целесообразно вести нарастающим итогом с начала строительства объекта, промежуточные итоги выводить по мере подписания промежуточных актов выполненных работ.

С целью определения полной сметной стоимости объекта строительства, необходимой для осуществления расчетов за выполненные работы между

заказчиком и подрядчиком, в конце объектной сметы к стоимости строительно-монтажных работ, определенной в текущих ценах, добавляются сопутствующие, так называемые лимитированные затраты (по лимитам Госстроя России).

К лимитированным затратам, как правило, относят затраты на строительство и разборку временных зданий и сооружений, дополнительные затраты при производстве строительно-монтажных работ в зимнее время и резерв средств на непредвиденные работы и затраты.

В целях обоснованного отнесения лимитированных затрат на счета по учету затрат строительного производства строительным организациям рекомендуется обеспечить их оперативный учет, который позволит своевременно определить отклонения фактических затрат от норм, указанных в сметной документации.

При возведении временных зданий и сооружений строительным организациям необходимо составлять смету фактических расходов, в которой должны быть предусмотрены затраты, связанные с их разборкой.

Учитывая тот факт, что временные нетитульные здания и сооружения при вводе в эксплуатацию учитываются на счет 10 «Материалы» субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», а при ликвидации списываются на'накладные расходы, то возникает необходимость оперативно отслеживать величину фактических затрат и соотносить их с ответствующей нормой в составе накладных расходов.

Определяя дополнительные затраты, связанные с усложнением производства работ в зимнее время, также необходимо установить их плановое значение, особенно по затратам, которые не учтены в нормативах.

Своевременное выявление отклонений позволит строительным организациям по возможности провести необходимую корректировку, тем самым обеспечить снижение затрат и рациональное использование имеющихся ресурсов.

6. Технология процесса бюджетирования в строительных организациях

В рыночных условиях строительным организациям приходится решать множество вопросов, в частности, оптимизации и повышения эффективности бизнес-процессов.

В жесткой конкурентной среде бизнеса строительным организациям нужна эффективная система планирования, основанная в том числе и на информации оперативного учета. Для этого необходима синхронизация всех организационных

функций, которая может быть осуществлена путем построения взаимоувязанных плановых документов - бюджетов.

Процесс бюджетирования рассматривается как технология составления согласованной по всем структурным подразделениям или функциям программы функционирования организации, основанной на прогнозах изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на деятельность организации, расчетах финансовых и нефинансовых показателей деятельности, а также механизмах оперативного учета и контроля, которые позволяют установить отклонения и обеспечивают руководителей своевременной информацией, помогающей в решении возникающих проблем.

На рис. 9 представлена схема, отражающая методологию процесса бюджетирования, применение которой на практике позволит установить взаимосвязи происходящих в организации бизнес-процессов с принимаемыми решениями, направленными на достижение установленных целей.

Таким образом, бюджетирование представляет собой комплексную процедуру, увязывающую различные аспекты деятельности организации, соизмеряющую ресурсы, необходимые для выполнения установленных программ, координирующую отдельные бизнес-процессы таким образом, чтобы все структурные подразделения согласованно работали для достижения стратегических целей.

Оперативная учетно-контрольная система должна обеспечивать оперативную обработку «индикативных» сигналов текущей производственной деятельности хозяйствующего субъекта с целью получения информации о результатах текущего исполнения бюджетов для оценки и анализа возникающих отклонений.

Данные, полученные оперативной учетно-контрольной системой, подлежат формализации и агрегированию для представления руководству с целью принятия оптимальных управленческих решений по регулированию отклонений. Для совершенствования процесса бюджетирования полезно стандартизировать и унифицировать формы представления плановых и отчетных данных. Обязательным условием является соблюдение единой учетной политики всеми подразделениями организации, а также обязательное соблюдение временного и конструкционного регламента бюджетов, стандарта «сопоставимости» финансовой отчетности.

Рисунок 9 - Организация процесса бюджетирования в системе оперативного

В процессе бюджетирования следует разрабатывать рациональное количество бюджетов, детализируя натурально-стоимостной (операционный) и финансовый подбюджеты, что позволит менеджерам более оперативно принимать управленческие решения.

Для управления бюджетными процедурами необходимо выделить субъекты бюджетирования и определить их основные функции. После этого целесообразно формализовать процедуры планирования. Необходимо утвердить специальным распоряжением руководства организации форматы плановых и отчетных документов, процедуры разработки, порядок отчета о выполнении. Выполнение этого распоряжения будет способствовать как повышению дисциплинированности специалистов, вовлеченных в выполнение бюджетов, так и общей эффективности обмена оперативной информацией в рамках бюджетирования.

Данные оперативного учета в системе бюджетирования помогают увидеть оперативные текущие результаты деятельности организации в разрезе видов деятельности, видов продукции, центров доходов и центров затрат.

Проведенное исследование позволило выявить особенности процесса бюджетирования в строительных организациях, которые зависят от специфики их деятельности. К ним относятся:

-планирование, которое затрагивает длительный инвестиционный период; -жесткая регламентация работ (проектно-сметная документация); -необходимость применения календарных методов планирования; ^возможность применения аналогового планирования.

Планирование строительной деятельности строго регламентировано, на каждый проект (объект) разрабатывается проектно-сметная документация, в которой затраты жестко нормируются (применяются нормативные базы сметных цен и норм). Для формируемых бюджетов проектно-сметная документация является одним из основных источников планирования расходов по статьям и видам выполняемых работ.

В строительстве отсутствует нормативная база по планированию строительных работ, поэтому целесообразно применять так называемое аналоговое планирование. Несмотря на то, что строительство каждого объекта в целом индивидуально, многие этапы работ по разным объектам могут совпадать или незначительно отличаться.

Для стабильной работы и развития необходимо осуществлять оперативный контроль деятельности организации как инструмента, позволяющего руководству

и сслрудникам организовывать исполнение бюджета в соответствии с утвержденными планами, а также обнаруживать возможные отклонения еще до того, как они произойдут в реальности.

В связи с этим можно сделать вывод, что эффективный оперативный контроль требует определенной технологии оперативного планирования, позволяющей спроецировать плановые показатели бюджета на ежедневную деятельность организации как базу для контроля поступающих фактических данных.

Весьма важно подчеркнуть, что оперативный контроль позволяет не только отслеживать изменения отдельных показателей и вносить изменения в режиме реального времени, но и отследить всю совокупность причинно-следственных связей, повлиявших на те или иные отклонения. Выявленные недостатки, обобщенные и структурированные по группам причин, могут позволить избежать тех или иных ошибок планирования в будущем.

Оперативный контроль, с одной стороны, позволяет оценить, насколько эффективно работала организация в соответствующем бюджетном периоде. По данным контрольной информации можно судить о ее потенциале, эффективности работы руководителей подразделений, о качестве бюджетного планирования и инвестиционной привлекательности. С другой стороны, информация контроля позволяет понять основные проблемные, узкие места в производстве, снабжении, сбыте, финансовой работе, а также предоставлять данные о- необходимой корректировке деятельности организации для того, чтобы выполнить намеченные цели.

Система бюджетирования вместе с оперативной учетно-контрольной системой исполнения бюджета позволяет не только повысить общую эффективность работы организации, но и сделать ее деятельность более прогнозируемой и контролируемой руководством.

По результатам исследования деятельности строительных организаций в части управления финансовыми потоками, осуществления оперативного учета и контроля движения денежных средств в краткосрочном периоде планирования предложен автоматизированный модуль бюджетирования, охватывающих все стадии движения денежных средств.

В целях реализации задач оперативного учета в рамках бюджетирования все доходы и расходы в строительной организации рассматриваются в двух направлениях: по реализуемым проектам и центрам финансовой ответственности

(структурным подразделениям). По указанным направлениям на основе заявок формируются и утверждаются бюджеты, проводятся текущие контрольные мероприятия, обобщаются результаты работы.

Автоматизированное составление и согласование заявок позволяет не только экономить время работников, руководителя, бухгалтерии, но и постоянно отслеживать состояние исполнения бюджетов, отклонения от запланированных показателей, повышает ответственность работников и кроме того напрямую связано с бюджетом движения денежных средств в части фактического исполнения.

7. Оперативная оценка возможных рисковых событий в деятельности строительных организаций

В условиях рыночных отношений строительные организации самостоятельно планируют деятельность, исходя из заключенных договоров с поставщиками и заказчиками. Важным фактором их эффективной работы является гибкое реагирование на требования рынка, своевременное и обоснованное принятие управленческих решений

При планировании строительно-монтажных работ на объектах строительства большое значение имеет правильная оценка возможных рисков. В противном случае задачи, поставленные перед строительной организацией (руководством, заказчиком-застройщиком, инвестором, партнерами и т.д.), могут быть частично или полностью не выполнены. Это может быть следствием целого ряда причин: задержки в согласовании проекта, несвоевременности поставки материалов, нарушения технологических процессов и т.п. Не учтенные на различных этапах производства или финансовой деятельности риски в совокупности могут привести к негативным последствиям, которые могут свести к минимуму ожидаемый конечный результат - прибыль. В деятельности строительной организации, кроме классических, имеет место большое число специфических рисков. На рис. 10 представлены некоторые из них с выделением причин их возникновения.

Оперативная учетно-контрольная система дает возможность получить необходимую информацию для оценки вероятности и влияния рисков. С этой целью на основе бизнес-плана по строительству сначала необходимо определить возможные риски. Затем следует правильно определить степень влияния каждого риска на будущий проект строительства и деятельность в целом. После этого

оценивают вероятность наступления событий, определяющих риски. В конце подсчитывают степень совокупного риска по каждой группе рисков. Это позволяет определить перечень мер, позволяющих уменьшить влияние факторов риска.

финансовые

экологические

политические

юридические

маркетинговые

обстоятельства непреодолимой силы ■ «форс-мажор»

«КЛАССИЧЕСКИЕ» РИСКИ __ * ~

Деятельность строительной организации

подготовительные

I

СПЕЦИФИЧЕСКИЕ РИСКИ

технологические

технические

- удаленность объекта - ошибки в - изношенность

строительства от проектировании; оборудования и

транспортных узлов; - недостатки конструкций;

- удаленность от технологии и - новые технологий;

инженерных сетей»; неправильный выбор - недостаточная

- взаимоотношения с оборудования; надежность

разрешительными - ошибочное технологического

органами; определение мощности; оборудования;

- невыполнение - недостатки в - отсутствие резерва

обязательств управлении; мощности конструкции,

поставщиками, срыв - необеспеченность инженерных систем;

поставок сырья, квалифицированными аварийные ситуации

стройматериалов, производственными

комплектующих; рабочими;

дефекты оборудования, - отсутствие опыта

- задержки работы с импортным

строительства, срывы оборудованием;

сроков строительства - повышение цен на

(монтажа) по вине сырье, энергию и

субподрядчика ком плектующие;

- увеличение стоимости

оборудования

Рисунок 10 - Риски, влияющие на деятельность строительной организации

Учет и контроль рисков начинается с постановки целей управления рисками. В соответствии с установленными целями целесообразно сначала разработать систему показателей, для которых определяется уровень риска, устанавливается их пороговый уровень. С целью идентификации и анализа рисков в каждом структурном подразделении проводится выявление возможных рисковых событий, факторов риска, и источников потерь. Сразу выделяются значимые и второстепенные риски. Работники финансовых служб проводят оценку рисковых событий и рассчитывают показатели риска по подразделениям и организации в целом. Прогнозируемый показатель риска сопоставляется с пороговым уровнем, и принимаются решения о необходимости разработки плана мероприятий по снижению риска. Разрабатывая план мероприятий по снижению риска, необходимо определить бюджет предполагаемых мероприятий и направления распределения финансовых ресурсов в организации, что позволит рассчитать финальный уровень риска.

Особые усилия должны быть направлены на контроль выполнения разработанных мероприятий по снижению рисков. Контролируется исполнение плана мероприятий по срокам и качеству проводимых работ, выполнению установленных процедур.

В оперативной учетно-контрольной системе в требуемой аналитике регистрируются все рисковые события, произошедшие в организации, определяется ущерб. В отдельной базе данных собирается информация о рисковых событиях, возникших под влиянием внешней среды.

На основе данных оперативной учетно-контрольной системы рассчитываются индикаторы риска (показатели, которые позволяют оперативно контролировать изменение уровня риска). Достижение предельного значения индикатора является сигналом для руководства о необходимости оперативных действий с целью его снижения.

Установив и рассчитав степень влияния рисковых событий, проводят оценку эффективности деятельности с учетом риска. Для этого рассчитываются показатели, соизмеряющие достигнутые результаты подразделений и показателей бизнес-единиц с уровнем риска.

Все рисковые события нуждаются в постоянном мониторинге, кроме того необходимо проводить оценку эффективности принимаемых мер путем соотношения рисковых потерь отчетного периода, затрат на управление рисками и текущего уровня риска организации.

По результатам проведенного исследования предложена следующая система учета и контроля рисков (табл. 4).

Таблица 4 - Технология оперативного учета и контроля рисков

Выполняемая работа Ответственные исполнители

Определение целей управления рисками Руководитель организации

Разработка системы показателей, определение их порогового значения для измерения уровня рисков Планово-финансовая служба, руководители структурных подразделений

Идентификация возможных рисковых событий, факторов риска и источников потерь Планово-финансовая служба, руководители структурных подразделений, учетно-аналитические службы, службы внутреннего контроля, службы диспетчеризации

Выявление значимых рисков и второстепенных рисков Планово-финансовая ' служба, руководители структурных подразделений, учетно-аналитические службы, службы внутреннего контроля

Оценка рисковых событий и расчет показателей риска по подразделениям и организации в целом

Разработка мероприятий по снижению риска

Выполнение мероприятий по снижению рисков

Регистрация в учетной системе рисковых событий, произошедших в организации, определение ущерба Учетно-аналитические службы, службы внутреннего контроля, служба диспетчеризации

Контроль выполнения мероприятий по снижению риска по срокам и качеству работ

Определение показателей (индикаторов риска), позволяющих оперативно контролировать изменение уровня риска

Информирование руководства о достижении предельного значения индикатора с целью принятия оперативных мер воздействия

Оценка эффективности деятельности организации с учетом рисков.

Определение показателей, соизмеряющих достигнутые результаты подразделений и направлений бизнеса с уровнем риска

Оценка эффективности принимаемых мероприятий путем соотношения рисковых потерь отчетного периода, затрат на управление рисками и текущего уровня риска

У строительных организаций на основе использования оперативной учетно-контрольной системы имеется возможность не управлять уже допущенными рисками, а выявлять тенденции неблагоприятного развития событий с целью их недопущения или значительного сокращения возможных потерь. Для этого автор рекомендует использовать такой аналитический инструмент, как стресс-тсстирование, применяемый в международной финансовой практике,

позволяющий дать оценку потенциальных потерь организации в случае возникновения неблагоприятных ситуаций развития бизнеса.

Стресс-тестирование позволяет решать вопросы контроля и комплексной защиты не только строительного процесса, но и всего строительно-инвестиционного цикла.

При проведении стресс-тестирования можно использовать сценарный анализ, анализ восприимчивости к изменению факторов риска. Данные методики позволяют дать оценку возможного одновременного воздействия различных факторов риска па деятельность строительной организации, а также рассчитать максимальные потери.

В ходе стресс-тсстирования используются элементы количественного и качественного анализа. Количественный анализ позволяет, прежде всего, определить возможные колебания основных макроэкономических показателей и оцепить их влияние на конечные финансовые результаты, а также определить возможные стрессовые сценарии, которым может быть подвержена строительная организация.

Качест венный анализ базируется на определении и решении основных задач стресс-тестирования, а именно:

- способности строительной организации возмещать возможные значительные убытки;

- мероприятий для снижения уровня рисков и сохранения финансовой устойчивости.

Сценарный анализ направлен на оценку стратегических перспектив строительной организации.

Анализ восприимчивости в отличие от сценарного в основном носит краткосрочный характер. Максимальные потери рассчитываются путем комбинации различных факторов риска, их негативной динамики, способной нанести максимальные убытки строительной организации.

Методика сценарного анализа является наиболее распространенной, в ее основе лежат исторические или гипотетические события.

Учитывая особенности деятельности, строительная организация может самостоятельно разрабатывать приемлемые модели проведения стресс-тестирования, так как на сегодняшний день отсутствуют унифицированные и общепринятые стандарты их проведения.

Приступая к стресс-тестированию, нужно провести проверку достоверности и актуальности информации, на основе которой оно будет проводиться. На основе полученной информации осуществляется детальный анализ классических и специфических рисков, проводится их идентификация, определяются тс, которым в наибольшей степени подвержена строительная организация. Анализируя сложившуюся динамику факторов риска, устанавливают изменения их значений в заданных интервалах времени.

В случае выявления серьезных потенциальных угроз для строительной организации руководство должно принимать соответствующие корректирующие меры, в том числе и в области политики управления рисками.

Таким образом, именно оперативная учетно-конгрольная система обеспечивает раскрытие тех или иных видов рисков строительной организации. Информация, полученная по итогам обследования, способствует выявлению возможных причин их возникновения и гипотетических последствий, а также выработке предложений по минимизации выявленных рисков и предполагаемой стоимостной оценки антирисковых мероприятий.

8. Методологические подходы применения оперативной учетно-контрольной системы в управлении строительной организацией

Традиционная система контроля является одним из существенных инструментов управления в строительных организациях. Однако она имеет явные недостатки. Поскольку эталоны (нормы и нормативы) основываются на прошлом опыте, контрольные мероприятия связаны скорее с прошлым, а не с будущим организации, что сдерживает активное, опережающее использование будущих возможностей.

Исследование показало, что возникла необходимость основывать контроль на будущих событиях и действиях. Таким инструментом может стать сбалансированная система показателей.

Сбалансированная система показателей (Balanced Scorecard, BSC) является одним из инструментов конкретизации, представления и реализации стратегии. Эта концепция способствует повышению вероятности реализации намеченной стратегии и адекватной оценке потенциала деятельности хозяйствующего субъекта. Чтобы адекватно оценить потенциал организации, недостаточно применение только финансовых показателей, нужны и специальные (нефинансовые), учитывающие различные аспекты деятельности показатели, такие как клиенты, процессы, потенциал (будущее развитие) организации. При

соответствующем подборе целей и показателей «сбалансированная система» показывает стратегическую ориентацию организации и представляет ее в измеримом виде. Чтобы спланировать и обеспечить процесс реализации целей, для каждой из них разрабатываются соответствующие финансовые и нефинансовые показатели оценки бизнес-процессов и используемых ресурсов, по которым, в свою очередь, определяются целевые и фактические значения. Таким образом, для каждой стратегии может быть построена своя сбалансированная система (карта) показателей.

Распределяя цели организации по четырем последовательно связанным перспективам (направлениям деятельности) - «Финансы», «Клиенты», «Внутренние бизнес-процессы», «Обучение и рост» (так как в данной перспективе речь идет о развитии организации, то в нашем исследовании используется термин «Потенциал организации»), появляется возможность сформировать такую модель мышления, которая обеспечит сбалансированное рассмотрение всех существенных аспектов бизнеса.

Перспективы представляют собой тематические разделы стратегии организации. Как правило, используют 4-5 перспектив. Число и содержание перспектив, как правило, стандартны для всех структурных подразделений организации.

Так как бизнес любой организации индивидуален, то и не существует «типовых» вариантов системы для отдельных организаций и отраслей. Автором в работе сделана попытка.разработать основные показатели в разрезе перспектив.

Если учитывать специфику строительной деятельности, то возникает необходимость учитывать взаимоотношения с поставщиками в рамках отдельной перспективы, так как 40-50 % затрат на производство строительных работ приходится на материалы и комплектующие изделия. Таким образом, мы дополняем классические перспективы: «Финансы», «Клиенты», «Процессы» и «Потенциал организации», перспективой «Поставщики». В табл. 5 представлены показатели по соответствующим перспективам строительной организации.

Поддержка сбалансированной системы показателей на оперативном уровне может осуществляться оперативной учетно-конгрольной системой, включающей:

- разработку форматов сбора первичной информации для последующего переноса данных в раздел «фактические/текущие показатели BSC»;

- построение полной модели бизнес-процесса с декомпозицией на уровень подпроцессов;

Таблица 5 - Основные показатели деятельности строительной организации по _перспективам ___

Цели Показатели Единица измерения

Перспектива «Финансы»

Увеличить инвестиционную привлекательность Прирост инвестиций в оборотный капитал %

Прирост инвестиций в основные средства %

Добиться конкурентоспособной структуры затрат Совокупные затраты к выручке %

Затраты на управление и содержание собственных производственных мощностей к выручке % .

Материально-технические ресурсы, произведенные вспомогательными производствами %

Перспектива «Клиенты»

Увеличить количество заказов Степень известности %

Оценка имиджа баллы

Новые заказчики %

Повысить удовлетворенность заказчиков строительства Количество этапов, выполненных в срок, от общего числа этапов проекта, выполненных для конкретного заказчика %

Рекламации по качеству выполняемых работ . баллы

Перспектива «Поставщики»

Построить систему кооперации с поставщиками Объем поставок материалов и комплектующих, выполненных в рамках долгосрочных соглашений %

Улучшить процесс снабжения Объем поставок материалов в срок %

Перспектива «Процессы»

Улучшить работу производственных подразделений Загрузка производственных подразделений %

Соотношение дефектов и исправление брака к объему выполненных работ Удовлетворенность заказчиков качеством работ % %'

Реализовать процессно-ориентированные принципы Выполнение работ по объектам %

Доступность оперативной аналитики по процессам строительства %

Повысить гибкость процессов Работы, выполняемые по индивидуальным заказам %

Снизить косвенные затраты %

Перспектива «Потенциал организации»

Повысить квалификацию персонала Сотрудники ИТР с высшим образованием по специальности % -

Повысить мотивацию персонала Текучесть кадров по категориям персонала %

Оценка мотивации баллы

Расширить и интенсивно использовать ИТ Использование корпоративных информационных технологий в текущей деятельности %

Аналитические возможности существующих ИС баллы •

Активно использовать новые массмедиа Число заказов через интернет %

- формирование структуры и требований к содержанию аналитической отчетности, обеспечивающей процедуры разработки и принятия решений стратегического уровня.

Таким образом, BSC может стать не только инструментом реализации стратегии, но и - в связке с оперативной учетно-контролыюй системой - системой контроля выполнения долгосрочных планов организации.

Аналитикам и инвесторам нужна прозрачная, однозначная и ясная информация о развитии организации и реальной рентабельности капитала. Следуя этим требованиям, строительная организация должна функционировать в соответствии с теми показателями, по которым ее оценивают во внешнем окружении. Поэтому все чаще применяется такая величина управления, как «стоимость организации».

Учредителей организации, как и других инвесторов, интересует рентабельность, учитывающая риски вложения их капитала. Прирост стоимости организации должен соответствовать величине прибыли, превышающей затраты па капитал, так как доход они будут получать если прибыль превысит пороговое значение рентабельности.

Предпосылкой для применения стоимостпо-ориентированного управления служит возможность оценки работы структурных подразделений с цслыо определения их способности обеспечить рост стоимости организации.

Обеспечение реализации процесса роста стоимости организации решается на оперативном уровне и основывается на выявлении факторов создания стоимости на основе информации оперативной учетио-контрольной системы.

При выборе показателей оперативная учетно-контрольная система позволяет обеспечить раннее распознавание отклонений фактических значений показателей от целевых, обеспечивая тем самым возможности их активного влияния на достижение целей.

Основные нефинансовые показатели деятельности, в которых рассматриваются такие факторы, как клиенты, рынки, внутренние процессы, сотрудники, информационные технологии, организационная структура и т.п., служат основой для выявления ключевых факторов создания стоимости.

Рассмотрение стратегических целей как нефинансовых факторов создания стоимости и установление связей между ними позволяет создать прозрачную картину реализации стратегии, направленной на увеличение стоимости строительной организации.

Ориентация деятельности на стоимость предполагает поэтапный переход-системы планирования и управления на последовательный рост стоимости организации. Стоимость организации является выражением оценки ее экономических успехов, которую дают инвесторы. Экономические успехи основываются на потенциале организации, который будет использован в будущем с целью производства продуктов (услуг), стоимость которых превысит величину израсходованных ресурсов.

Система стоимостного управления будет успешно применяться, если в организации будет эффективно функционировать оперативная учетно-контрольная система, обеспечивающая необходимой информацией специалистов разных уровней управления.

Информация о результатах деятельности строительной организации, рассматриваемая с позиции концепции управления стоимостью, периодически предоставляется собственникам и потенциальным инвесторам, что позволяет не только улучшить финансовое состояние организации, но и поддерживает ее имидж. ..

Соединение системы стоимостно-ориентированного управления с системой сбалансированной системы показателей позволяет построить интегрированную систему управления, в которой факторы создания стоимости связывают с ключевыми финансовыми индикаторами - стоимостью организации.

9. Новые подходы по созданию единого информационного пространства для оценки деятельности строительных организаций

Для осуществления эффективной деятельности менеджеры всех уровней должны располагать информацией с необходимой степенью детализации. Процесс управления носит информационный характер, в котором объект управления представлен в системе управления информационными связями с органами, управления и окружающей средой.

В условиях высокой информатизации общества формирование и производство информации становится важнейшей предпосылкой для ее полноценного применения в оперативном учете. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с материальными, трудовыми и финансовыми.

Исследования показали, что в работе строительных организаций нередко наступают моменты, когда они перестают справляться с потоком внутренней информации. Тогда возникает необходимость усовершенствовать существующие

программные мощности и объединить проектное управление, сметные расчеты, учет, контроль, а также минимизировать двойной ввод первичных данных. Для эффективного управления необходимо создавать систему информационного обеспечения финансовых и материальных потоков, начиная со сбора информации для планирования и заканчивая учетом и контролем исполнения, что позволит снизить себестоимость строительных работ и повысит' их управляемость.

Для построения максимально эффективной оперативной учетно-контрольной системы в организациях необходимо создавать оперативную базу данных, формируемую на основе первичных документов, из которой впоследствии можно извлекать ' необходимое количество аналитической информации. Информация, содержащаяся в первичных документах, станет доступной на всех уровнях управления и учета по мере ее введения в систему. Формирование единой информационной базы данных позволяет значительно сократить время поиска актуальных сведений. Важным достоинством такого подхода является работа нескольких служб с одним и тем же первичным документом. Средства разделения доступа позволяют не только ограничить просмотр и изменение информации, но и контролировать действия всех исполнителей.

Оперативная учетно-контрольная система должна содержать программное, информационное, техническое и организационное обеспечение для поддержки оперативной работы подразделений строительных организаций по документированному учету: процессов планирования работ; ведению реестра договоров и объектов строительства и ремонта; формированию ведомостей потребности в материально-технических ресурсах по объектам строительства и подрядчикам; учету выполнения строительных и ремонтных работ; учету обеспеченности комплектацией оборудованием и материалами подрядной организации; анализу выполнения планов и обоснованности затрат и др.

При организации оперативного учета целесообразно использовать релевантный подход в решении ситуационных задач. Использование релевантной оперативной информации позволяет руководителям проанализировать существующие альтернативы и обоснованно выбрать оптимальное решение.

Система оперативного учета нацелена на получение информации о показателях операционной производительности, оценки качества выполняемых работ и услуг, представляемых клиентам, контроля над исполнением просктно-сметпой документации, выполнением строительно-монтажных работ и др. в целях

принятия превентивных мер и необходимых корректировок деятельности строительной организации.

В условиях динамично развивающегося рынка . строительных услуг своевременный и быстрый доступ к информации является решающим моментом успешного бизнеса. Поэтому такие факторы, как оперативность принятия управленческих решений, качество их выполнения, отлаженный инструментарий по поддержке совместной работы непосредственно влияют на экономическую эффективность деятельности строительной организации в целом. .

Истоком оперативного учета, его начальной стадией является первичный учет, каковым справедливо считают первичную документацию. Именно в первичной документации впервые находит отражение многообразная деятельность организации. Это отражение должно быть адекватным существу хозяйственных операций, составу ресурсов и изменению в них, а периодичность охвата должна быть такой, чтобы они отражались в ходе производства и других процессов хозяйственной деятельности.

Базирование оперативного учета на первичной документации, охват, всех хозяйственных операций и ресурсов, а также возможность обобщения данных оперативного учета обеспечивает единство учета оперативного и обобщающего бухгалтерского учета, включая финансовый, управленческий и налоговый учет и вместе с тем исключает дублирование операций.

Оперативный учет может быть точным и своевременным только при качественной организации документооборота. Прохождение документов и информации о том или ином факте хозяйственной деятельности должно быть организовано так, чтобы ни один из оперативных документов или оперативных сообщений не остался без внимания и чтобы эта информация была зафиксирована своевременно, т. е. при составлении документа или при поступлении в организацию.

При соблюдении этих условий может быть обеспечена полнота и своевременность оперативного учета. В связи с этим оперативный учет должен быть тесно связан со службами регистрации и оперативного делопроизводства.

Исследование, проведенное автором, позволило сделать вывод о том, что в настоящее время в строительных организациях еще не уделяется должного внимания системе документирования, документооборота и делопроизводства. В целях систематизации имеющихся документов, которые нередко рассредоточены по структурным подразделениям, необходимо создать специализированную службу, которая обеспечит общую координацию работ.

Для оперативного учета и контроля необходимо иметь систематизированный перечень всех видов документов, используемых в организации (как внутренних, так и внешних), установить систему обозначения (кодирования) документов организации, придать им все необходимые идентификационные признаки (название, обозначение, принадлежность, дата введения, номер редакции, номер страницы, общее количество листов). Кроме того необходимо иметь список всех используемых внутри организации журналов регистрации и книг учета с указанием ответственных за их ведение.

В организациях, использующих компьютерную систему учета, обработки и передачи информации, связанной с производственной деятельностью, необходимо иметь описание всех выполняемых функций, используемых программой, правами доступа, полномочия в отношении ввода и использования данных. Должны быть описаны все данные и виды документов, оформляемые в электронном виде (компьютерные формы).

При такой системе оперативного учета и контроля движение каждого отдельного документа по инстанциям должно быть четко регламентировано и заранее установлены последовательность этапов его движения, сроки и продолжительность прохождения по всем звеньям оперативной цепи.

Основные положения диссертации отражены в публикациях:

Монографии и научно-практические издания

1. Зубарева, Е.В. Управленческий учет в строительных организациях /Е.В.Зубарева.- М.: МУПК, 1999.-8,25 н.л.

2. Зубарева, Е.В. Управленческий учет в строительстве: теория, практика, перспективы /Е.В.Зубарева. - М.: МУПК, 2005.-5,5 п.л.

3. Зубарева, Е.В. Оперативный учет и контроль в системе управления хозяйствующих субъектов/Е.В.Зубарева.- М.: РУК, 2008.-7,5 п.л.

Статьи в ведущих научных изданиях, рекомендуемых ВАК России

4. Зубарева, Е.В. Современные направления развития управленческого учета /Е.В.Зубарева//Вестник Белгородского университета потребительской кооперации, выпуск 4(9).-2004.-0,26 п.л.

.5. Зубарева, Е.В. Техническое и программное обеспечение оперативного учета в системе управления строительной организацией/Е.В.Зубарева//Вестник университета (Государственный университет управления).-2007.-№ 2 (2).-0,5 п.л.

6. Зубарева, Е.В. Роль оперативного учета и контроля в информационной системе хозяйствующих субъектов /Е.В.Зубарева//Вестник университета (Государственный университет управления).- 2007,- №10(10).- 0,42 п.л.

7. Зубарева, Е.В. Информационная система поддержки оперативного учета /Е.В.Зубарева //Вестник университета (Государственный университет управления).-2008.-№ 16 (26).- 0,4 п.л.

8. Зубарева, Е.В. Концептуальные подходы к организации оперативного учета и контроля в системе управления строительных организаций /Е.В.Зубарева //Экономические науки. - 2009,-№ 2.-0,4 п.л.

9. Зубарева, Е.В. Оперативный учет и контроль качества строительной продукции /Е.В.Зубарева//Проблемы теории и практики управления.-2009.- №'4.-0,4 п.л.

10. Зубарева, Е.В. Оперативный учет и контроль строительных рисков /Е.В.Зубарева //Экономика и учет в строительстве.-2009.-№ 4.-0,3 п.л.

11. Зубарева, Е.В. Оперативный учет и контроль как составляющие процесса, бюджетирования строительных организаций/Е.В.Зубарева//Экоиомический анализ: теория и практика.-2009.-№ 4.-0,7 п.л. •

Кроме того, положения диссертации отражены в других 34 публикациях общим объемом 49,12 п.л., в т.ч. авторский объем - 34,22 п.л.

КОПИ-ЦЕНТР св. 7:07:10429 Тираж 100 г. Москва, ул. Енисейская, д.Зб тел.: 8-499-185-7954, 8-906-787-7086

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: доктора экономических наук, Зубарева, Елена Васильевна

ВВЕДЕНИЕ.

ГЛАВА 1. РАЗВИТИЕ ТЕОРИИ И ПРАКТИКИ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА И КОНТРОЛЯ.

1.1. Становление и развитие оперативного учета в России.

1.2. Оперативный учет — основа управления хозяйственно-финансовой деятельностью организации.

1.3. Особенности оперативного учета в строительных организациях.

ГЛАВА 2. ОПЕРАТИВНЫЙ УЧЕТ И КОНТРОЛЬ КАК ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННО-ФИНАНСОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ.

2.1. Обоснование сущности оперативного учета и контроля.

2.2. Концептуальные положения оперативного учета.

2.3. Концептуальные положения оперативного контроля.

ГЛАВА 3. МЕТОДОЛОГИЯ ФОРМИРОВАНИЯ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА И КОНТРОЛЯ.

3.1. Организационные и методические возможности развития оперативного учета и контроля.

3.2. Технология и организация оперативного учета в строительных организациях.

3.3. Методики осуществления оперативного учета и контроля в строительном производстве.

ГЛАВА 4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА И КОНТРОЛЯ

В ОПЕРАТИВНОМ УПРАВЛЕНИИ.

4.1. Организация оперативного учета и контроля в управленческих бизнес-процессах.

4.2. Оперативный учет и контроль как составляющие процесса бюджетирования.

4.3. Взаимосвязь оперативного учета и контроля с управленческими системами.

4.4. Влияние оперативного учета и контроля на качество строительства.

ГЛАВА 5. ОПЕРАТИВНЫЙ УЧЕТ И КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ ИНФОРМАЦИОННОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ.

5.1. Информационные ресурсы оперативного учета и контроля.

5.2. Информационные технологии оперативного учета.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Теория и методология оперативного учета и контроля в системе управления строительных организаций"

Актуальность темы исследования. В настоящее время строительным организациям приходится работать в условиях жесткой конкуренции на весьма насыщенном рынке строительных услуг, что повышает степень его неопределенности, порождая непредсказуемые рисковые ситуации.

Любое изменение во внешней среде требует быстрого реагирования и принятия эффективного решения для поддержания конкурентоспособности, что порождает обострение внимания к постоянному регулированию функционирования строительной организации. В связи с этим организации вынуждены смещать приоритеты управления в область организационных преобразований и выстраивания новых хозяйственных связей.

Своевременная адаптация к внешним благоприятным и неблагоприятным условиям, анализ альтернативных вариантов развития и выработка механизмов их реализации во многом должны базироваться на оперативной информации, которая может быть получена при эффективной системе оперативного учета и контроля, позволяющей своевременно анализировать и оценивать тенденции развития, использования» внутренних ресурсов, процессов производства и потенциальных возможностей. Это обеспечивает своевременное выявление нежелательных отклонений, их устранение и способствует эффективному функционированию системы управления, направленной на увеличение доходов организации.

В ходе оперативного учета происходит регламентированная регистрация, накопление, соответствующая группировка, систематизация данных, отражающих деятельность каждого структурного подразделения организации. Получение пользователями - руководителями структурных подразделений -оперативной, достоверной и релевантной информации имеет решающее значение для оценки хода производства и принятия обоснованных мер по своевременной корректировке.

Быстрое изменение внешних условий, связанных, прежде всего, с мобильным изменением спроса, и разнообразие выполняемых работ обусловили объективную необходимость значительного повышения внимания к организации оперативного контроля, который ориентирован не на выявление и фиксацию уже свершившихся событий разного рода, а на прогнозирование их последствий и предупреждение потерь конкурентных преимуществ.

Таким образом, оперативный контроль как неотъемлемая часть механизма управления в условиях рынка претерпевает серьезные изменения, в первую очередь связанные непосредственно с изменением его содержания и места в системе управления.

Рыночные условия развития бизнеса заставляют хозяйствующие субъекты, пересмотреть отношение к традиционным методам бухгалтерского учета, так как они в основном пользуются финансовыми показателями; которые не позволяют отразить все аспекты деятельности.

Оперативный учет и контроль в органической связи* с другими' основными функциями управления образуют механизм, посредством которого должны вырабатываться и приниматься упреждающие управленческие решения поз обеспечению эффективного развития производства и всей хозяйственной деятельности в строительных организациях. Но сложившаяся методология, методы и организация, оперативного учета и контроля не в полной мере отвечает насущным требованиям управления.

Такое положение делает актуальным формирование нового подхода к дальнейшему развитию» оперативного учета и контроля на основе изучения и поиска эффективных методов и приемов, учитывающих цели, содержание и требования системы оперативного управления, обеспечивающего эффективное функционирование строительного производства.

Степень изученности' проблемы. Актуальным проблемам теории и практики оперативного, учета, взаимодействия функций управления^ и информационного обеспечения, моделирования информационноаналитической системы управления в различных сегментах и отраслях национальной экономики посвящены многочисленные работы известных отечественных ученых, внесших существенный вклад в развитие и совершенствование современной системы учета. Среди них: Адамов H.A., Астахов В.П., Валуев Б.И., Вейсброд A.B., Вейцман Р.Я., Гетьман В.Г., Донцова Л.В., Егорова С.К., Еленевская Е.А., Жебрак М.Х., Зверенчук Л.Ф., Зернов Я.С., Ивашкевич В.Б., Каракоз И.И., Керимов В.Э., Кирьянова З.В., Кондраков Н.П., Кузьминский А.Н., Кутер М.И., Ламыкин И.А., Либерман В.Б., Майзельс P.C., Макаров В.Г., Мнюх В.И., Новиченко П.П., Островский О.М., Палий В.Ф., Панков В.В., Петрова В.И., Попова Л.В., Савичев П.И., Савошинский Д.И., Сидельникова Л.Б., Слабинская И.А., Слепнев И.К., Соколов Я.В., Сопко В.В., Стражев В.И., Фитерман И.И., Фомин Г.П., Хоружий Л.И., Цубербиллер В.В., Чумаченко Н.Г., Шеремет А.Д., Щиборщ К.В., и другие.

Научно-теоретический и практический интерес представляют разработки учетного обеспечения информаций для целей управления в условиях развитой рыночной экономики зарубежных авторов: Ч. Гаррисона, К. Друри, Р. Доусона, Б. Нидлза, Б.Райана, Ж. Ришара, Д.С.Синка, Х.Й.Фольмута, М.Хаммера, Д. Харрингстона, Э.С. Хендриксена, Ч. Хорнгрена и других.

Значительный вклад в формирование методологии контроля и его применения внесли: Белобжецкий И.А., Валуев Б.И., Вейсброд A.B., Веселова Т.Н., Звездин А.Л., Зверенчук Л.Ф., Журко В.Ф., Маренков Н.Л., Мельник М.В., Мизиковский Е.А., Овсийчук В.Я., Овсийчук М.Ф., Пантелеев A.C., Подольский В.И., Рогуленко Т.М., Сопко В.В., Суйц В.П. и другие. Вместе с тем весьма ограничено количество исследований, где рассмотрена органическая взаимосвязь оперативного учета и контроля, синергетический эффект от их интеграции, что нередко ведет к выработке и принятию неэффективных оперативных управленческих решений и, как следствие этого, к значительным потерям ресурсов в процессе производства. Причиной такого положения часто является недостаточная взаимоувязка функций учета, контроля и регулирования в системе оперативного управления деятельностью хозяйствующих субъектов, с последующей корректировкой бизнес-планов, а иногда и стратегии развития отдельных подразделений' и организации в целом. Особо следует подчеркнуть, что постановка оперативного учета и контроля тесно связана со спецификой бизнес-процессов организации, что требует широких отраслевых исследований.

Необходимо отметить, что работ по методологии оперативного учета и контроля и по их отраслевым особенностям явно недостаточно, а потребность в них весьма высокая. Это обусловливает актуальность темы выполненного исследования.

Цели и задачи исследования. Цель исследования состоит в обосновании современной концепции развития оперативного учета и контроля как основных функций оперативного управления и разработке методологических принципов, методов и принципов оперативного учета и контроля с учетом специфических черт отдельных сегментов бизнеса.

Для достижения намеченной цели были поставлены следующие основные задачи:

- исследовать теоретические положения и функциональные аспекты системы оперативного управления строительным производством, определяющие разработку теоретических основ оперативного учета и контроля и их общих методологических принципов, методов и циклов в системе управления строительным производством;

- проанализировать развитие оперативного учета и контроля в историческом аспекте и оценить их соответствие современным методам управления;

- рассмотреть организацию оперативного учета и контроля, обосновать особенности, принципы и условия их функционирования как целостной системы;

- сформировать логическую структуру оперативного учета и контроля бизнес-процессов, выделив ее основные элементы: субъект, объект, формы, средства, методы и приёмы;

- определить временную структуру оперативного учета и контроля, 1 влияющую на эффективность деятельности хозяйствующих субъектов: фазы, стадии, этапы деятельности;

- раскрыть структурные компоненты оперативного учета и контроля, позволяющие разработать их методологию;

- выстроить функциональные модели оперативного учета и контроля, составляющие их методологическую основу в строительных организациях;

- разработать концепцию развития оперативного учета и контроля, отвечающую рыночным условиям деятельности хозяйствующих субъектов;

- выделить принципы построения методик оперативного учета и контроля и рекомендации по их применению в строительных организациях;

- сформулировать организационные принципы построения эффективной системы оперативного учета и контроля;

- показать преимущества системы оперативного учета и контроля в ч различных структурах,управления строительных организаций;

- обосновать возможность применения методологии системы бюджетирования, как инструмента оперативного управления, использующую информацию оперативного учета и контроля;

- разработать технологию оперативного учета и контроля оценки вероятности рисков, влияющих на деятельность строительных организаций;

- раскрыть влияние системы оперативного учета и контроля на повышение эффективности деятельности строительных организаций;

- систематизировать и структурировать информационные ресурсы оперативного учета и контроля;

- оценить возможности действующих автоматизированных систем управления и выбрать наиболее эффективные для использования в системе оперативного учета и контроля.

Область исследования. Исследование соответствует п. 1.4. «Методологические основы и целевые установки бухгалтерского- учета и экономического анализа», п. 1.5. «История развития методологии и организации бухгалтерского учета», п. 1.8. «Бухгалтерский учет в организациях различных организационно-правовых форм, всех сфер и отраслей», п. 2.1. «Методология и технология аудита» специальности 08.00.12 «Бухгалтерский^учет, статистика» паспорта специальностей ВАК РФ (экономические науки).

Объектом исследования являются оперативный учет и контроль в. производственной и финансово-хозяйственной деятельности строительных организаций:

Предметом» исследованияявляются теоретические, методологические, методические аспекты оперативного учета и контроля в «системе управлениям строительных организаций.

Теоретической^ и методологической базой, исследования, является конкретное приложение теории научного познания к предмету исследования.

Теоретическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблемам теории и методологии учета, анализа и контроля в системе управления, материалы научных конференций и исследований, периодические экономические издания, методические и справочные материалы.

Методологическая основа исследования базируется на системном подходе, на положениях процессного, структурного, ситуационного, функционального, эволюционного анализа и их интеграции, теории информации и применения^ информационных технологий при моделировании экономических систем.

Для решения поставленной цели исследования использовались общие и специальные методы научного познания: диалектической логики, монографический, наблюдения, анализа и синтеза, детализации и классификации, сравнения, аналогий, расчетно-конструктивный, экспертных оценок, графического представления результатов и другие.

При подготовке работы автор опиралась на данные бухгалтерской отчетности и учета строительных организаций, учитывала конкретный опыт управления крупными строительными компаниями.

Научная новизна исследования состоит в разработке концепции теории и методологии формирования и функционирования эффективной системы оперативного учета и контроля в строительных организациях, адекватной" современным рыночным условиям, на основе анализа их исторического развития и действующей практики.

Наиболее существенные результаты, содержащие научную новизну исследования, заключаются в следующем:

-уточнены теоретические основы оперативного учета и контроля в системе управления строительных организаций (их цель, роль, содержание, место, взаимосвязь между собой и другими функциями управления);

-разработана концепция развития оперативного учета и контроля, отвечающая современным рыночным условиям и позволяющая строительным организациям обеспечить эффективное функционирование бизнес-процессов;

-на основе синергетического подхода обоснована целесообразность создания единой оперативной учетно-контрольной системы, направленной на обеспечение необходимой информацией руководителей всех уровней управления;

-систематизированы методические подходы к организации оперативного учета и контроля, позволяющие выявить информационные потребности функций управления в строительных организациях и выстроить причинноследственные связи, возникающие между параметрами, характеризующими процесс строительного производства;

-разработаны рекомендации по оперативному учету и контролю накладных расходов и лимитированных затрат строительного производства, позволяющие установить обоснованность их формирования и отнесения на затраты производства;

-предложена технология использования в оперативном управлении процесса бюджетирования, позволяющая в комплексе рассматривать потенциальные рыночные возможности строительной организации в успешном ведении бизнеса и определять перспективы ее развития;

-разработана регламентация оперативных учетно-контрольных процедур на основе декомпозиции бизнес-процессов с целью комплексного и системного подхода к измерению и оценке возможных рисковых событий в деятельности строительных организаций;

-предложены методологические подходы применения оперативной учетно-контрольной системы, обеспечивающей органическую взаимосвязь всех бизнес-процессов и оказывающей существенное влияние на систему управления строительной организации;

-адаптированы к деятельности строительных организаций подходы по созданию единого информационного пространства, являющегося базой для обеспечения эффективного функционирования оперативной учетно-контрольной системы;

-предложены рекомендации по созданию и использованию современных информационных технологий для дальнейшего развития оперативной учетно-контрольной системы строительных организаций.

Теоретическая значимость исследования заключается в том, что полученные научные результаты совершенствования теории и методологии оперативного учета и контроля как целостной концепции могут найти широкое применение в рыночных условиях хозяйствования строительных организаций. Адаптация и внедрение разработанной автором оперативной учетно-контрольной системы будут способствовать повышению эффективности управления и конкурентоспособности строительных организаций.

Практическая значимость результатов исследования состоит в том, что представленные в диссертации теоретические, методологические и практические результаты могут быть использованы в производственной и хозяйственно-финансовой деятельности строительных организаций.

Применение результатов исследования возможно по следующим основным направлениям:

-в процессе решения актуальных задач учета и контроля в строительных организациях в условиях рыночной экономики;

-при организации рациональной и эффективной системы оперативного учета и контроля с целью получения оперативной информации для принятия обоснованных управленческих решений;

-в практике совершенствования взаимодействия и повышения эффективности работы структурных подразделений строительных организаций;

-при использовании оперативной учетной информации для контроля, анализа, планирования и принятия решений по оперативному управлению структурными подразделениями и деятельностью организации в целом.

Апробация и реализация результатов исследования. Основные положения, теоретические выводы и практические рекомендации, сформулированные в диссертации, опубликованы, доложены и получили одобрение на Международной научной конференции «Потребительская кооперация: опыт и проблемы управления» (г. Москва, 2002); Всероссийской научно-практической конференции «Учетно-налоговая политика: планирование и перспективы развития» (г. Орел, 2005); Международной научно-практической конференции «Бухгалтерский учет и налогообложение: теория и практика применения» (г. Орел, 2006); Международной научной конференции молодых ученых — преподавателей и аспирантов «Новые идеи и потенциал молодых — кооперации России» (г. Москва, 2007); Международной научно-практической интернет - конференции «Модели взаимодействия бухгалтерского учета, анализа, аудита и налогообложения с учетом перехода на международные стандарты финансовой отчетности для предприятий промышленности, торговли и сельского хозяйства» (г. Орел, 2008); Международной научно-практической конференции «Международные и национальные особенности прикладной экономики» (г. Пенза, 2008); Международной' научной конференции «Социально-экономические проблемы кооперативного сектора экономики» (г. Москва, 2008); Всероссийской научно-практической конференции «Социально-экономические аспекты современного развития России» (г. Пенза, 2009).

Отдельные результаты исследования, внедрены в практику экономической и учетной работы строительных организаций г. Москвы и Московской области (Комиссия по межрегиональным ^ и экономическим связям* Совета'предпринимателей при Правительстве Москвы справка №-46 от 09.04.2008г.; ООО" «ТехноСтройСервис» справка № 4/1 от 20.02.2008г.; ООО «СервисСтрой» справка № 14 от 25.11.2008г.)

Материалы диссертации использованы автором в учебном процессе при подготовке учебно-методического обеспечения по дисциплине «Бухгалтерский учет в строительных организациях».

Публикации. Основные положения диссертационного исследования опубликованы в 45 работах общим объемом 73,75 п. л., в том числе авторских - 58,85 п.л., из них 8 статей опубликованы в журналах, рекомендованных ВАК России.

Диссертация: заключение по теме "Бухгалтерский учет, статистика", Зубарева, Елена Васильевна

Результаты исследования позволили автору определить особенности оперативного учета и его отличия от других видов учета, которые заключаются в следующем:

1) оперативный учет осуществляет регистрацию соответствия хозяйственных операций и процессов их качеству и сроку исполнения, определяя факторы, влияющие на отклонения от установленных параметров. Бухгалтерский и статистический учет фиксируют результаты операций количественно - в денежном или натуральном выражении;

2) при фиксировании хозяйственных операций и процессов используются финансовые и нефинансовые показатели;

3) оперативный учет основан на использовании дедуктивного метода и аналитического подхода в отражении операции и процессов;

4) оперативный учет отличается по форме и технике исполнения, используются табличные, графические формы, аналитические карточки и другие формы, отражающие информацию, необходимую для целей оперативного управления;

5) характерна территориальная децентрализация, он приближен к местам технического исполнения конкретного этапа операции или процесса.

Анализируя различные определения оперативного учета, можно дать следующее его определение. Оперативный учет - способ регистрации конкретных операций или процессов, устанавливающий как количественные, так и качественные их характеристики для наиболее точного и конкретного отражения определенном способом и в определенном' систематизированном порядке последовательных этапов их исполнения. Оперативный учет используется для установления соответствия между плановыми показателями и исполнением, учитывая степень эффективности как конкретной операции или процесса, так и всей совокупности операций или процессов за определенный плановый период.

В настоящее время, когда достаточно интенсивно изменяются условия хозяйственной деятельности строительных организаций под влиянием внешних и внутренних факторов, возникает острая необходимость в получении повседневной информации о ходе строительного производства, состоянии и движении ресурсов, о результатах работы каждого подразделения организации. Именно оперативный учет должен быть таким видом учета, который позволяет ежедневно контролировать любые стороны деятельности строительной организации и всех ее подразделений (выполнение всех видов строительных работ, движение материалов и комплектующих, ритмичность и комплектность строительного производства, качество строительной продукции, состав работников в различных разрезах, их подготовку и повышение квалификации, загрузку машин, механизмов, оборудования и режим их работы, операции по поставке и использованию материальных ресурсов, осуществление организационно-технических мероприятий и их экономическую эффективность, состояние финансовых расчетов и результатов и многие другие стороны работы).

Учитывая свое назначение, оперативный учет должен быть системным, строящимся на данных первичной документации, охватывающим все хозяйственные процессы и явления. По составу отражаемых им процессов, области применения, способам отражения должен отвечать требованиям обеспечения надлежащего оперативного контроля для улучшения оперативного руководства отдельными подразделениями организации. Такой характер оперативности определяет этот вид учета как средство удовлетворения конкретных нужд каждого участка, отдела или службы строительной организации в ежедневной информации.

Его содержанием является ежедневное отражение и обобщение для целей оперативного управления всех ресурсов, изменений в уровне их использования, продукции, денежных средств, расчетных операций и финансовых результатов в их количественной и качественной оценке.

Указанные ресурсы и средства отражаются в оперативном учете по их наличию, состоянию, движению и изменению в ходе выполнения планов и обобщаются в виде системы показателей, обеспечивающей необходимую информацию об итогах работы организации и всех его подразделений за любой временной интервал в пределах месяца и в целом за месяц.

Полностью разделяя точку зрения Каракоза И.И. и Стражева В.И., которые характеризуют оперативный учет как системный, основанный на документальном оформлении всех фактов хозяйственной деятельности организаций, можно сделать вывод о том, что, им должны заниматься работники различных подразделений, в компетенцию которых входит отражение производственно-технических, снабженческих, сбытовых и финансовых операций. Все операции, имеющие оперативный характер должны быть объектами оперативного учета[105, 233].

2.3. Концептуальные положения оперативного контроля

Наибольшие возможности для эффективного управления производством открываются при использовании метода текущего контроля, поскольку посредством его можно заранее скорректировать те или иные действия и тем самым успешнее реализовывать поставленные задачи.

Основные этапы процесса оперативного контроля приведены на рис. 11.

Рисунок 11 Основные этапы осуществления оперативного контроля

Первой стадией процесса контроля является установление нормативов. Контрольный норматив - это плановый показатель, с которым будут сравниваться последующие показатели. Установленные нормативы должны выражаться в приемлемой форме и согласовываться с задачами организации. Нормативы также необходимы для определения показателей эффективности деятельности. Эти показатели дают информацию о том, насколько хорошо контролируется деятельность.

Второй стадией процесса оперативного контроля является определение эффективности деятельности. Измерение эффективности деятельности является текущей задачей для строительных организаций. Показатели эффективности должны быть обоснованными.

Третьим этапом в процессе контроля является сравнение фактических показателей с установленными нормативами. Период, за который сравниваются нормативы и фактические показатели, зависит от многих факторов, включая важность и сложность деятельности, подвергающейся оперативному контролю.

На заключительной стадии процесса контроля определяется необходимость корректирующих действий. Решения, касающиеся корректирующих действий, предусматривают привлечение аналитических и диагностических навыков руководителя. После того, как показатели будут сопоставлены с нормативами, возможен выбор наиболее рациональных вариантов, направленных на получение экономических выгод.

В случае, когда фактические показатели в основном соответствуют нормативам, необходимо поддерживать сложившееся положение, что возможно при осуществлении оперативного контроля.

Изменение установленного норматива может быть при условии, что изначально он был завышен или занижен. Однако корректировка нормативов может производиться при изменении условий в выполнении строительно-монтажных работ.

Эффективной систему оперативного контроля можно считать при выполнении следующих требований. Система оперативного контроля должна быть:

- простой и понятной; интегрированной с планированием;

- эффективной по затратам; гибкой; поддающейся учету; полной; точной; предоставляющей информацию не периодически, а систематически, то есть как можно чаще; динамичной; предоставляющей объективную информацию.

Эффективный контроль должен состоять из простых, легко понимаемых процедур, которые могут проводиться всем персоналом, отвечающим за него. Для этого целесообразно установить цели контроля, его функции и вывить, каким образом он способствует успешному достижению корпоративной стратегии. Если механизмы контроля сложны, возникает тенденция к их игнорированию и не пониманию. В результате функции контроля сокращаются.

Эффективный оперативный контроль взаимосвязан с планированием. Точное планирование позволяет системе контроля быть эффективной. Одним из путей соединения планирования и контроля является оперативный учет, на основе данных которого возможно разработать обоснованные нормативы.

Систему контроля необходимо постоянно проверять и оценивать, чтобы определить общие затраты на его проведение. Результат сравнивают с ценностью активов или преимуществами, которые дает система контроля.

Система контроля должна быть достаточно гибкой, чтобы реагировать на изменения технологии строительных работ, замену строительных материалов и способов их доставки на строительные площадки.

Контроль должен осуществляться сотрудниками или специальной службой внутреннего контроля, которые отвечают за качество его проведения. Эти сотрудники должны понимать всю меру ответственности и то, каким образом эта ответственность распределяется между другими сотрудниками, осуществляющими контроль.

Механизмы контроля должны быть разработаны таким образом, чтобы отражать сложность организации технологических процессов, разнообразие операций, масштаб операций, используемые методы, типы контролируемых процедур.

Решения, принимаемые на основе неточной информации, являются неэффективными и не приносят экономической выгоды. Однако на практике многие руководители принимают важные решения, основанные на неточной информации, в результате чего происходят потери производственных ресурсов, уменьшение прибыли от основной деятельности строительных организаций.

Своевременность относится к способности системы контроля регулярно выдавать информацию. Чем выше уровень неопределенности и нестабильности в обстановке, тем больше потребность в регулярной информации и частых измерениях.

Контрольные системы должны быть в значительной степени динамичны, чтобы приспосабливаться к частым изменениям в технологии производства, условиям рынка или другим организационным факторам, которые могут требовать их постоянного обновления.

Система контроля должны предоставлять как можно более объективную информацию. Объективная информация более полезна, чем субъективная, и позволяет руководителям принимать более успешные решения.

Исследования автора показали, что не каждая организация имеет четкую систему оперативного контроля, обеспечивающую организационные, технические и экономические условия, гарантирующую реальность контроля. Таким образом, контроль должен быть систематическим, массовым, гласным, включать разнообразные формы и способы самоконтроля.

Исследование связей между оперативным учетом и контролем позволили объединить их в единую оперативную учетно-контрольную систему, тем самым достичь сипергетического эффекта.

Синергетический эффект - повышение эффективности деятельности в результате интеграции, слияния в единую систему отдельных частей за счет системного эффекта (эмерджентности). Свойство эмерджентности качество, свойства системы, которые не присущи ее элементам в отдельности, а возникают благодаря объединению этих элементов в единую, целостную систему. Принцип эмерджентности (возникновения) выражается не только в том, что система приобретает новые свойства, которых нет у ее элементов, но и в возможности обособления (автономии) отдельного элемента для исследования, его конкретности и наличия специфических закономерностей функционирования. В то же время этот принцип не игнорирует взаимосвязи рассматриваемой системы с другими факторами, а предполагает комплексный анализ ее с учетом влияния множества внешних и внутренних факторов.

Информационное пространство, в котором приходится функционировать организации (в данном случае мы имеем ввиду как внешнее, так и внутреннее информационное поле), ствит руководство перед необходимостью систематизации полученной информации, поиска общего в частном, постоянного в изменяющемся.

Оперативная учетно-коптрольная система является важной составляющей общей системы управления организацией.

Однозначного понятия системы не существует. Термин «система» в переводе с греческого означает сочетание. Вместе с тем в литературе понятие «система» в зависимости от различных теоретических или практических аспектов трактуется по-разному. Так, Спирин A.A., Фомин Г.П. формулируют следующее определение: «система как общее понятие — это множество элементов, находящихся в определенном соотношении, взаимодействующих между собой, характеризующих состояние системы и выполняющих функции, которые скоординированы таким образом, чтобы достичь определенной общей цели»[231 с. 14].

Системы не могут возникнуть и функционировать сами по себе. Древнегреческий философ-материалист Демокрит утверждал: «Ни одна вещь не возникает беспричинно, но все возникает на каком-нибудь основании и в силу необходимости».

Оперативный учет выступает системообразующим элементом оперативной учетно-контрольной системы, от которого в значительной степени зависит функционирование и жизнеспособность системы в целом, так как он является базой для контроля, а результаты контроля в свою очередь служат основанием для принятия адекватных управленческих решений.

Оперативная информация о происходящих бизнес-процессах в процессе оперативного учета преобразуется в первичную исходную информацию, используемую в системе управления хозяйствующего субъекта.

Эффективно работающая оперативная учетно-контрольная система позволяет:

- повысить интеллектуальные возможности бизнеса (оперативная релевантная информация, дает возможность руководителю принять перспективное, упреждающее решение);

- оптимизировать планирование (наличие информации в централизованной базе данных обеспечивает своевременный доступ всех заинтересованных пользователей к интересующей информации);

- усовершенствовать процессы принятия решений (достоверная и оперативная информация позволяет принимать более обоснованные решения);

- повысить рыночную привлекательность организации (полноценный анализ всех сторон деятельности);

- расширить информационную компетентность (доступ сотрудников к корпоративным данным, обеспечивает мобильность и компетентность организация в целом);

- создать единую среду сотрудничества (каждый сотрудник работает на достижение прозрачных, понятных и общих целей, что обеспечивает развитие организации).

Таким образом, внедрение оперативной учетно-контрольной системы следует рассматривать как инновационный подход, направленный на приобретение новых конкурентных преимуществ и получение реальной экономической отдачи от вложенных в систему средств.

Исследования автора позволили определить взаимосвязи оперативной учетно-контрольной системы с релевантными концепциями управления, что отражено на рис. 12. Оперативная учетно-контрольная система является неотъемлемой частью и своего рода двигателем системы управления, представляя собой систему раннего распознавания, способную оценить изменения, происходящие в сегментах бизнеса, бизнес-процессах и бизнес-единицах хозяйствующего субъекта. Эффективность ее функционирования зависит от степени интеграции в существующие системы управления.

Предложения по созданию оперативной учетно-контрольной системы направлены на повышение эффективности внутреннего взаимодействия структурных подразделений строительных организаций, опирающихся на систему «точек контроля». управления

Получение контрольных данных не является самоцелью. Основная задача - обеспечение качественного выполнения объемов строительно-монтажных работ в пределах, установленных проектно-сметной документацией строительс1ва объектов.

В строительстве имеется большое количество норм функционирования, полученных для сравнения с ними фактических данных, которые могут подавить всю систему контроля чрезмерным потоком информации. Возникает проблема выбора ключевых точек контроля, судя по которым можно было бы контролировать состояние и поведение контролируемого объекта по определенным характеристикам.

В этой связи субъектам контроля, специалистам — производителям работ, необходимо выделять ключевые (стратегические) точки, чтобы по поступающей от них информации предпринимать соответствующие опережающие экономические решения. Практика показала, что контролировать все точки производственного процесса руководителю организации нецелесообразно. Необходимо выбирать такие точки и столько, сколько позволят руководителю держать под наблюдением всю технологическую цепочку.

Если информация от выбранных точек отклоняется от оптимальных норм, тогда могу г быть дополнительно введены другие промежуточные стадии сбора данных.

Рассматривая методологию оперативного учета и контроля в системе оперативного управления деятельностью строительных организаций, можно выделить основные концептуальные положения, которые представлены в табл.4.