Управление коммуникациями в инновационных проектах тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Управление коммуникациями в инновационных проектах"



На правах рукописи

Агеева Марина Александровна

УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ В ИННОВАЦИОННЫХ

ПРОЕКТАХ

08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством

(управление инновациями)

Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

з НЮн 20ц

Москва-2011

4849062

Работа выполнена на кафедре Управления проектом

ГОУ ВПО «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

Научный руководитель:

кандидат экономических наук, доцент Выходцева Е.А

Официальные оппоненты:

доктор экономических наук, профессор Кириллова А.Н.

кандидат экономических наук, профессор Коготкова И.З.

Ведущая организация:

ГУ «Институт макроэкономических исследован

Защита состоится 22 июня 2011 года в 13.00 на заседании диссертационного совета Д 212.049.04 Государственного университета управления по адресу: 109542, Москва, Рязанский проспект, дом 99, ауд.А-422.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственного университета управления

Автореферат разослан _20__мая_ 2011 года.

Ученый секретарь

диссертационного совета,

доктор экономических наук, профессор

/

Воронин М.И.

Общая характеристика работы

В современных условиях инновационного развития российской экономики для устойчивого функционирования проектно-ориентированных организаций необходим поиск новых источников повышения эффективности их хозяйственной деятельности. Специфика инновационной деятельности предопределяет то, что среди факторов, влияющих на успешность инновационной деятельности, существенным приоритетом обладают нематериальные факторы, одним из которых являются организационные коммуникации.

Управление коммуникациями инновационного проекта является одной из важнейших функциональных подсистем проектного управления и представляет собой область знаний, включающую в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта. Кроме того, особой составляющей проектных коммуникации является деловое общение, направленное на повышение степени интеграции усилий, согласование интересов участников проекта и команды инновационного проекта, формирование инновационного климата проекта, снижающего сопротивление внедрению инноваций и обеспечивающего поддержку инновационного проекта во внешней среде.

В настоящее время управление коммуникациями в проектах носит, как правило, аспектный характер, при этом не всегда учитываются коммуникационные потребности и долгосрочные интересы всех участников коммуникационного процесса. Особенно важно обеспечить эффективность коммуникационных процессов в инновационных проектах, направленных на создание сложной наукоемкой продукции. Основной задачей при этом становится повышение степени согласованности управленческих решений на всех этапах жизненного цикла инновационного проекта и построение комплексной регламентированной системы управления проектными коммуникациями.

В связи с этим проблема разработки теоретических и методических основ управления проектными коммуникациями является одной из наиболее актуальных для обеспечения эффективности реализации инновационных проектов, что и предопределило выбор темы диссертационного исследования.

Таким образом, целью диссертационного исследования является обоснование и разработка методических положений и рекомендаций по созданию эффективной системы проектных коммуникаций на основе исследования теории, методологии и практики управления коммуникациями в организационных системах, в том числе в инновационных. •

Данная цель предполагает решение следующих взаимосвязанных задач:

- определение теоретических и методологических основ управления коммуникациями в организационных системах;

- исследование сущности, значения и вида коммуникаций в организационных системах;

- определение современного состояния и тенденций управления коммуникациями в постиндустриальном менеджменте;

- анализ подсистемы управления коммуникациями как области знаний в прожект-менеджменте;

- изучение основ построения информационных систем проектного управления и возможностей их автоматизации;

- определение методов управления коммуникациями заинтересованных лиц инновационного проекта и команды проекта;

- разработку методических основ и практических решений по управлению коммуникациями инновационных проектов.

Объектом исследования являются проектно-ориентированные организации и инновационные проекты различной направленности.

Предметом исследования являются практический опыт, модели, методы, средства и инструменты управления коммуникациями в инновационных проектах и других организационных системах.

Теоретической и методологической основой диссертационного исследования явились труды ведущих российских и зарубежных ученых в областях управления проектами, управления коммуникациями, инновационного менеджмента, теории и практики построения информационных систем менеджмента, отечественный и мировой опыт управления инновационными и природоохранными проектами, статистические данные, публикации в периодической печати, аналитические и информационные материалы, личные наблюдения. Для рассмотрения сложных и комплексных процессов управления коммуникациями проектов использовались теоретические положения и методы общей теории систем и системного анализа, ситуационный подход и анализ практический ситуаций.

Степень разработанности н состояние темы исследования.

Коммуникации в контексте теории управления представлены в трудах О.Виханского, Р. Дафта, А.Казанцева, Э.Короткова, Дж.Лафты, М.Мескона, Б.Мильнера, Э.Смирнова. Межличностным коммуникациям посвящепы работы Дж.Адаира, Р.Акоффа, М.Арджайла, Р.Бландела, А.Борисова, Г.Бороздиной, Э.Гофмана, Л.Джуэлл, А.Карпова, М.Когана, Р.Кричевского, Дж.Лэйхиффа, З.Ненцкого, А.Филлипова. Структурные аспекты коммуникаций производственных предприятий исследованы Ч.Бернардом, Т.Барнсом, Б.Жуковым, Б.Кверком, Ф.Лыоисом, А.Модиным, Э.Роджерсом, Е.Хэнсоном. Проблемы использования коммуникационного ресурса для адаптации предприятий к изменениям во внешней среде нашли отражение в работах М. Билла, Ю.Крассовского, Дж.Крепса, У.Сэйлера, Р.Хиса, Дж.Хортона, Э.Хандамовой, М.Щепакина. Взаимодействие коммуникаций и организационной культуры рассматривали Дж.Гарнетт, А.Кочеткова, П.Мэннинг, В.Спивак, Т.Харрис, С.Эксли. В рамках коммуникационного менеджмента А.Зверинцев, А.Орлов, Т.Орлова, С.Шапиро, В.Шепель изучали различные аспекты системного управления коммуникациями.

Построение систем проектного управления и проблемы управления коммуникациями в проектах рассматривались в работах М.Винтера,

A.Девиса, Э.Грея, И.Мазура, В.Ильина, Дж.Пинто, М.Л. Разу, С.Титова,

B.Фунтова, К.Хелдмана, В. Шапиро, Т.Щепанека.

Экономическая теория инноваций разрабатывалась в трудах таких ученых как Р.Кантильон, Ж.-Б.Сей, Й.Шумпетер, Н.Д.Кондратьев,

C.Ю.Глазьев, Д.С.Львов, А.Г.Аганбегян, Р.Солоу, Э.Денисон, Л.Бляхман, Н.Мончев, В.Рапопорт, Р.Аргавал-Роджерс, М.Барер, Э.Роджерас, У.Уолкер и многих других. Теория инновационного менеджмента и категории управления инновациями рассматривалась в исследованиях таких ученых как Г.Минцберг, Н.Мончев, Л.С.Барютин, Б.Твисс, Д.М.Гвишиани, Б.Санто, Е.Ю.Кузнецов, К.Ю.Лобков, С.Е.Крючкова, А.А.Плуталов, М.С.Очковская и многих других.

Методология проектного управления разрабатывается как методология управления инновациями в работах В.П.Баранчеева, А.Г.Ивасепко, Я.И.Никоновой, М.В.Каркавина, М.Г.Круглова, В.А.Первушина, Ю.В.Вертаковой и Е.С.Симоненко, С.Я.Бабаскина, Р.Арчибальда и многих других.

Научная новизна диссертации состоит в разработке методов и соответствующих методических основ управления коммуникациями инновационных проектов, обеспечивающих эффективность их реализации за счет построения партнерской системы взаимоотношений участников проекта и членов команды проекта, оптимизации документооборота инновационного проекта и внедрения информационных систем проектного управления. Принципиальные отличия полученных в диссертации результатов состоят в выделении коммуникационных проблем инновационных проектов и создании методической базы и системы организационно-распорядительной документации для эффективного управления проектными коммуникациями в инновационных проектах.

Новые научные результаты включают:

• Определения составных элементов проектных коммуникаций и характеристик коммуникационных проблем инновационных проектов и определение способов их решения,

• Разработки семантической модели категории «проектные коммуникации»,

• Определения партнерства как эффективной коммуникативной стратегии в инновационном проекте,

• Разработки методических положений по управлению проектными коммуникациями - созданию проектного офиса, организации эффективных деловых коммуникаций в команде инновационного проекта, созданию системы отчетности и документооборота по проекту, выбору автоматизированной системы проектного управления.

Достоверность результатов исследования обусловлена строгим соблюдением положений системного анализа, методов дедукции и индукции, проектного управления, управления коммуникациями и инновационного

менеджмента, базируется на анализе теорий и практического опыта управления коммуникациями в организационных системах, в том числе инновационных проектах, а также основывается на репрезентативности массива использованной информации.

Практическая значимость диссертации заключается в разработке методических рекомендаций по упорядочению управления проектными коммуникациями, позволяющих за счет использования разработанных методических решений существенно повысить результативность и эффективность реализации инновационных проектов российскими проектно-ориентированными компаниями.

Апробация научных результатов диссертации нашла отражение в докладах на научно-практических конференциях, проведенных в Государственном университете управления, которые получили положительную оценку и одобрение, а также в 4 публикациях.

Основные методические решения, выработанные в диссертации, получили практическую апробацию при построении коммуникационной системы инновационной программы природоохранной деятельности, что нашло свое отражение в приложениях к диссертации. Полученные результаты практической апробации подтвердили обоснованность теоретических подходов и выводов и потенциальную эффективность выработанных методических рекомендаций.

Диссертация состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка использованной литературы общим объемом 214 страницы и приложений. Диссертация включает 11 таблиц, 29 рисунков, 10 приложений. При проведении научных диссертационных исследований было использовано 178 источников, 52 из которых зарубежные и 27 - электронные источники в сети Интернет.

Основное содержание работы

Введение диссертации включает в себя краткое описание проблематики диссертации, анализ и раскрытие актуальности выбранной темы исследования, определение целей и задач диссертации, ее основных направлений и достигнутых результатов.

Глава 1 посвящена исследованию теоретических и методологических основ управления коммуникациями в организациях. Анализ сущности и содержания коммуникации позволяет утверждать, что эта научная категория относится к универсальному и всеобщему классу понятий, которые имеют место в самых различных областях науки, техники, культуры и человеческой деятельности в целом.

В целом коммуникация - это процесс обмена сообщениями, информацией между различными личностями, социальными группами, общностями, организациями. Основной целью этого процесса является обеспечение адекватного понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. получаемых или принимаемых сообщений. На основании

анализа работ ведущих российских и зарубежных ученых в области управления коммуникациями определена сущность и содержание организационных коммуникаций, приведена классификация дефиниций «организационные коммуникации» и выделены их разновидности по множественным признакам.

Сущность организационных коммуникаций определяется как информационное и неинформационное (эмоциональное, социальное) взаимодействие личностей и групп внутри организации и организации с внешней средой, направленное на достижение целей организации. Таким образом, в коммуникациях организационных систем можно выделить три составляющие: информационную, заключающуюся в обмене информацией между общающимися индивидами; перцептивную, означающую процесс восприятия и познания друг друга партнерами по общению и установлению на этой основе взаимопонимания и интерактивную, которая заключается в организации взаимодействия как по обмену информацией, так и в рамках делового общения участников коммуникационного процесса.

Для построения адекватной современным требованиям системы проектных коммуникаций необходимо было определить существующие тенденции управления коммуникациями на современном этапе, основными параметрами которого являются небывалое ожесточение конкуренции, стремительность и неизбежность перемен, быстрое устаревание технологий, бизнес-идей и профессий, решительное проникновение новых информационных систем во все сферы человеческой деятельности. Это все определяет переход к постиндустриальному обществу, основой которого выступает взаимодействие между людьми. А поскольку взаимодействие между людьми означает передачу информации и определяет суть коммуникаций, следовательно, в условиях постиндустриального развития значение коммуникаций будет неуклонно возрастать, а успех деятельности организационных систем будет напрямую зависеть от качества и новизны информации, эффективности построения систем коммуникаций и адекватности методов и моделей управления ими. Таким образом, современными направлениями развития менеджмента ориентированными на информационное обеспечение участников бизнеса и помощь при решении сложных интеллектуальных задач, становятся концепции интеллектуального и информационного менеджмента.

Глава 2 включает в себя выработку методических основ управления коммуникациями в инновационных проектах. Первым логическим этапом разработки методических основ выступила необходимость исследования сущности инновационных процессов и возможности интеграции феноменов инновации и коммуникации в проектное управление.

Для описания сложного и многогранного явления проектной коммуникации целесообразно попользовать такое средство как семантические сети. Семантическая сеть это информационная модель предметной области, имеющая вид ориентированного графа, вершины которого соответствуют объектам предметной области, а дуги задают

отношения между ними. Объектами могут быть понятия, события, свойства, процессы. Продолжая научные исследования, проведенные учеными кафедры управления проектом ГУУ Титовым С., Чернышевым В. в области построения семантических сетей в диссертации была разработана семантическая модель феномена проектных коммуникаций на основании выделения ряда существенных признаков данного феномена (объективность, системность, уникальность, структурность, устойчивость, динамизм и пр.) и сделан вывод, что проектные коммуникации являются логически состоятельным явлением и их существование можно считать доказанным.

Следующей задачей выступило исследование подсистемы управления коммуникациями как области знаний в прожект-менеджменте и выявление методического уровня обеспечения управления коммуникациями в проектах. Управление проектными коммуникациями как одна из интегральных функций направлена на обеспечение сбора, обработки и своевременного предоставления информации, необходимой участникам проекта для эффективного выполнения работ по проекту, а также обеспечение эффективного делового общения в проекте. Выделяют следующие цели проектных коммуникаций:

- обеспечение эффективного обмена информацией;

- повышение степени интеграции усилий и согласования интересов участников проекта;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками, группами и участниками проекта для координации их действий;

- регулирование и рационализация информационных потоков.

Таким образом, с одной стороны, проектные коммуникации - это потоки информации и технические средства их реализации, а с другой -взаимодействие между людьми и средство влияния на поведение людей в проекте и имидж проекта, поэтому можно выделить два уровня управления проектными коммуникациями: информационный и социальный. Информационный уровень включает все виды информационного взаимодействия: документооборот, циркуляцию информационных потоков, распределение информации по уровням управления и сферам деятельности, работу информационных систем и сетей, функционирование каналов коммуникации. Социальный уровень связан с такими категориями, как деловое общение участников и команды проекта, коммуникационный климат, включенность, доверие, понимание, лояльность, удовлетворенность, общность интересов и мотивов. Система проектных коммуникаций, включающая информационный и неинформационный уровень, представлена на рисунке 1. Система проектных коммуникаций — это совокупность информационных каналов, позволяющих передавать сведения делового, интеллектуального и эмоционального содержания внутри проекта и во внешнюю среду.

В качестве . интегрирующего компонента системы проектных коммуникаций выступает цель проекта.

Информационный уровень

Стабилизация

Социальный уровень

Развитие

Участники

коммуникаций:

- члены команды ин-

новацион. проекта;

- участники

проекта;

- другие заинтере-

сованные лица

ОСУ проекта

Пространство н направление взаимодействия

Коммуникации между инновационным проектом и его окружением Коммуникации между организациями - участниками проекта Внутренние коммуникации проекта

Ресурсы, инструменты, методы, средства, правила, нормы

Уровни

коммуникации:

- в субъекте

управления;

- в объекте упр-я;

- межуровневые;

-между проектом и

внешней средой

Вертикальные коммуникации

- нисходящие;

- восходящие.

Горизонтальные коммуникации Диагональные коммуникации

Система коммуникаций инновационного ппоекта

Программы Мероприятия Бюджет Эффективность

- Планирование проектных коммуникаций

- Сбор и распределение проектной информации

- Отчетность по ипновац. проекту

- Документирование

- Управление участникам» проекта и командой проекта

Рис. 1. Схема проектных коммуникаций

Целевой аспект функционирования организационных коммуникаций отражает коммуникационная стратегия как определенная и устойчивая линия осуществления внутренних и внешних организационных коммуникаций в инновационном проекте.

Наибольшее влияние на формирование системы проектных коммуникаций оказывает организационная структура управления инновационного проекта, информационная система проектного управления, методы управления и коммуникативный стиль.

Коммуникационная система включает коммуникационные программы и мероприятия. Коммуникационные программы - это совокупность мероприятий, имеющих определенные сроки, исполнителей, состав используемых ресурсов.

Таблица 1

Процессы управления коммуникациями нииовацноиного проекта

Планирование коммуннкацн й Распределен» е информации Отчетность по проекту Документирование Управление участниками проекта

Входы - Факторы внешней среды - Концепция и работы проекта - Участники проекта и их полномочия - ОСУ проекта - План управления проектом - Ресурсы проекта - План управления коммуникация ми - Шаблоны, формы документов - Шаблоны, формы документов; Документооборот по проекту (ИТМ) - Информация об исполнении работ пр-та - Утвержденные изменения проекта - План управления коммуннкацн ями - Шаблоны, формы документов - Участники проекта и их полномочия - ОСУ проекта - План упр-иия проектом - План уир-нпя коммуникациям и - Документооборот по проекту (ИТМ)

3 Ё: М В - Анализ требований к коммуникация м - Средства коммуникаций -ИСУП и программные продукты - Методы и средства сбора, обработки, анали-за и передачи информации - Методы и средства распространен ия информации - Навыки комм-ии - Инструменты представления инф-ии - Совещания, переговоры - Системы контроля и отчетности по параметрам проекта - Методы и средства сбора, обработки, анализа и передачи информации -ИСУП и программные продукты - Методы ком-ии - Журналы регистрации проблем - методы группового решения проблем - Методы управления проект, конфликтами

Выходы - План управления коммуникация ми - Шаблоны, формы документов - Документооборот по проекту (ИТМ) - Запросы на изменения проекта - Отчеты оо исполнении проекта - прогнозы - Запросы на изменения проекта - Принятые решения - Обновление документации - Базы данных по проектам - Архив проекта - Принятые решения - Увержденные изменения - Разрешенные конфликты - Обновление документации

В процессе их реализации происходит потребление ресурсов инновационного проекта, в том числе финансовых, что требует корректировки бюджета проекта и определения эффективности реализации коммуникационных мероприятий.

Управление проектными коммуникациями включает процессы планирования, сбора и распределения информации, формирования отчетности по проекту, документирования, организации взаимодействия участников проекта и членов проектной команды (таблица 1).

Следующей задачей по логике исследования являлось - изучение основ построения информационных систем проектного управления и возможностей их автоматизации. Содержанием коммуникации является информация. В качестве основных потребителей информации проекта выступают различные участники и другие заинтересованные лица инновационного проекта.

В рамках инновационного проекта необходимо построить эффективную информационную систему проектного управления. Информационная система представляет собой организационно упорядоченную совокупность документов и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. С целью повышения эффективности информационных процессов для решения управленческих задач используется разное информационное и программное обеспечение. В диссертации проанализированы типы программного обеспечения для выполнения работ на различных этапах жизненного цикла проекта и выделены основные критерии выбора автоматизированных систем проектного управления.

В 3 главе разрабатываются модели и методы управления коммуникациями в инновационных проектах, а также проводится апробация разработанных методических положений и инструментов управления проектными коммуникациями.

Для построения адекватной современным требованиям системы проектных коммуникаций необходимо выделить типовые коммуникационные проблемы инновационных проектов и определить диапазон возможных методов их решения. Непосредственными субъектами коммуникационных процессов в проекте являются участники инновационного проекта - физические лица или организации, участвующие в достижении целей проекта и имеющие в нем свои собственные интересы. В диссертации выделены два уровня проектных коммуникаций:

- внешние коммуникации проекта, связанные с партнерством организаций-участников в инновационном проекте;

внутренние коммуникации, связанные с партнерством в исполнительном органе - команде проекта.

При этом партнерство выступает в инновационном проекте и как характеристика делового общения и как коммуникационная стратегия. В работе дается сравнительная характеристика традиционных и партнерских типов взаимоотношений между участниками проекта. В соответствии с выделенными уровнями, в диссертации были исследованы коммуникационные проблемы партнерских отношений, возникающие на уровне участников и команды проекта и предложены возможные направления их решения.

Как интегрированная среда управления проектными коммуникациями рассмотрен офис инновационного проекта и даны методические рекомендации по его созданию. Офис проекта это специфическая инфраструктура, обеспечивающая определенное территориально распределенное пространство для осуществления деятельности и управления коммуникациями команды проекта. Специфическими особенностями работы команды инновационного проекта является временной признак ее формирования и значительная гибкость в организации работы членов команды. Это и определяет необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и, кроме того, обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой информации проекта.

Для обеспечения стабильности и динамичности работы команды проекта в составе офиса проекта могут выделяться:

• головной офис, где находится руководство проекта (менеджер проекта), хранится основная документация, проводятся собрания и совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование, оргтехника и пр.;

• дистанционный офис - совокупность территориально разделенных оборудованных рабочих мест отдельных групп или членов команды проекта, в том числе домашних или мобильных, где установлены средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника;

• виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.

Следует отметить, что для реализации наукоемких инновационных проектов, требующих оперативной координации и высокой интеграции усилий различных, распределенных по времени и пространству участников инновационного процесса, особенно актуальным является создание системы коммуникаций дистанционных и виртуальных офисов проекта. В работе проводится анализ специфики и выделение отличий в деятельности традиционных типов инфраструктур проекта и виртуальных офисов. Исходя из этого, в диссертации смоделирована технологическая последовательность этапов по проектированию офиса проекта, обоснованы состав и структура элементов электронного офиса, принципиальная схема организации виртуального проектного офиса.

Для создания системы коммуникаций выделены структурные элементы проектного офиса, определены их функции, методы и инструменты управления коммуникациями, а также предложена система документов, регламентирующих работу проектного офиса, рассмотрены разновидности информационных системы управления проектом с использованием среды MS Project. Типовая структура офиса проекта, его функции и документооборот приведены на рисунке 2.

Рис.2. Типовая структура, функции и документооборот офиса проекта

1. Стандарт УП

9. Классификатор инновационных проектов

Вход

б. Диаграмма БП: «Выполнение проекта», документооборот по инновационному проекту -информационно-технологическая модель

Выход

10. Шаблон отчета о выполненном проекте

11. Отчет о выполненном проекте

Ходом проекта, стоимостью, персоналом, коммуникациями, конфигурацией, изменениями, проблемами, рисками

Рис. 3. Процесс создания базы регламентирующих документов инновационного проекта

Для организации отчетности и создания документооборота по проекту были определены процедуры согласования проектных документов и приемки работ инновационного проекта. .Ядром формирования эффективной системы проектных коммуникаций выступает система сбора, анализа, обработки и использования информации. Это определяет необходимость разработки и внедрения информационной системы управления проектами (ИСУП). В диссертации выделены особенности проекта внедрения ИСУП, смоделирован процесс внедрения ИСУП и определен его документооборот, предложен план действий руководителя проекта при работе с ИСУП. Программной средой управления коммуникациями инновационных проектов выступает MS Project, конфигурация которого соответствует основным процессам проектного управления. При моделировании процесса создания информационной системы управления проектами определены задачи и содержание информации о проекте, фиксируемые в разделах программы MS Project.

Ведение документооборота по проекту требует создания базы регламентирующих проектных документов, получаемых в результате использования методической базы и организационного инструментария проектного управления. Процесс создания базы проектных регламентирующих документов и перечень организационно-распорядительных документов инновационного проекта приведены на рис.3.

Отдельные методические разработки прошли апробацию при разработке системы коммуникаций в программе формирования единой государственной системы обращения с радиоактивными отходами (ЕГС РАО). Анализ первых этапов программы показал, что большое число участников программы и отсутствие эффективной информационной системы проектного управления, определяют наличие коммуникационных проблем межорганизационной координации. Это определило необходимость разработки эффективной системы коммуникаций и организации работы центра управления коммуникациями (проектного офиса) на базе ГК «Росатом». При разработке системы коммуникаций был применен организационный инструментарий проектного управления, позволяющий определить потребности и требования участников программы к информации, основные этапы проекта и задачи центра, обоснованно распределить полномочия по планированию и организации коммуникаций, построить эффективную информационную систему поддержки принятия решений в программе ЕГС РАО. Для оценки эффективности проектных коммуникаций был адаптирован алгоритм, состоящий из блоков оценок эффективности управления коммуникациями, экономической и стратегической эффективности коммуникаций и позволяющий определить интегральный коэффициент эффективности коммуникаций.

Основные результаты диссертационного исследования

Основные научные результаты, полученные в настоящем диссертационном исследовании, могут быть сформулированы следующим образом:

• определены составные элементов и характеристики проектных коммуникаций в инновационных проектах,

• разработана семантическая модель категории «проектные коммуникации»,

• качестве эффективной коммуникативной стратегии в инновационном проекте определена стратегия партнерства, выделены коммуникационные проблемы на разных уровнях партнерских отношений в инновационных проектах и предложен возможный диапазон способов их решения,

• разработаны методические положения и модели по управлению проектными коммуникациями, в том числе по созданию проектного офиса и организации его работы, организации эффективных деловых коммуникаций в команде инновационного проекта, ведению отчетности и созданию системы документооборота по проекту, разработке информационных систем проектного управления,

• проведена и проанализирована практическая апробация методических и теоретических решений по построению системы коммуникаций в проектах природоохранной деятельности.

Результаты диссертационного исследования имеют признаки научной новизны, характеризуются теоретической и практической значимостью, высоким уровень адаптивности к конкретным условиям применения.

Основные выводы и положения диссертации нашли отражение в следующих публикациях:

1. Агеева М.А. (статья). Управление коммуникациями в проекте: системный взгляд - // Вестник университета (ГУУ) № 4. - М.: ГУ У, 2011, 0,3 п.л.

2. Агеева М.А. (статья) Сущность и содержание проектных коммуникаций. - // Вестник университета (ГУУ) № 8. - М.: ГУУ, 2011, 0,3 п.л.

3. Агеева М.А. (статья) Организация документооборота инновационного проекта. - // Вестник университета (ГУУ) № 19. - М.: ГУУ, 2011, 0,4 п.л.

4. Агеева М.А. (статья) Организация управления офисом инновационного проекта. - // Вестник университета (ГУУ) № 11. - М.: ГУУ, 2011,0,3 п.л.

5. Агеева М.А. (тезисы доклада) Документооборот инновационного проекта. - // Тезисы докладов 26-й Всероссийской научной конференции молодых ученых «Реформы в России и проблемы управления». - М.: ГУУ, 2011, 0,1 п.л.

Подп. в печ. 19.05.2011. Формат60x90/16. Объем 1,0п.л.

Бумага офисная. Печать цифровая.

Тираж 50 экз. Заказ № 395

ГОУВПО «Государственный университет управления» Издательский дом ГОУВПО «ГУУ»

109542, Москва, Рязанский проспект, 99, Учебный корпус, ауд. 106

Тел./факс: (495) 371-95-10, e-mail: diric@guu.ru

www.guu.ru

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Агеева, Марина Александровна

Введение.

Глава 1. Теория управления коммуникациями в организационных системах.

1.1. Исследование теоретических основ коммуникаций.

1.2. Сущность, значение и виды коммуникаций в организационных системах.

1.3. Современные тенденции управления коммуникациями в информационном и интеллектуальном менеджменте.

Выводы по 1 главе.

Глава 2. Методические основы управления коммуникациями в инновационных проектах.

2.1. Исследование сущности и возможности интеграции феноменов инновации и коммуникации в проектное управление.

2.2. Управление коммуникациями как интегральная функция прожект-менеджмента.

2.3. Информация и информационные системы проектного управления.

2.4. Анализ и критерии выбора автоматизированных систем проектного управления.

Выводы по 2 главе.

Глава 3. Разработка моделей и методов управления коммуникациями в инновационных проектах.

3.1. Партнерство как коммуникативная стратегия в проекте и способ интеграции интересов участников проекта.

3.2. Создание проектного офиса - центра управления коммуникациями инновационного проекта.

3.3. Организация отчетности и документооборота по проекту.

3.4. Внедрение информационной системы проектного управления.

3.5. Апробация моделей и рекомендаций по управлению коммуникациями в инновационных проектах природоохранной деятельности.

Выводы по главе 3.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Управление коммуникациями в инновационных проектах"

Актуальность темы исследования.

В современных условиях развития российской- экономики для устойчивого^ функционирования компаний необходим поиск новых источников повышения эффективности их хозяйственной деятельности. Все большее научное и практическое значение приобретают нематериальные факторы, одним из которых являются организационные коммуникации. В настоящее время управление коммуникациями в организационных системах носит, как правило, аспектный характер, при этом не учитываются коммуникационные потребности и долгосрочные интересы всех участников коммуникационного процесса.

Управление коммуникациями проекта является одной из важнейших функциональных подсистем управления проектом и представляет собой область знаний, включающую в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта. Кроме того, важнейшей составляющей проектных коммуникаций является деловое общение, направленное на повышение степени интеграции усилий и согласование интересов, как участников проекта, так и команды проекта.

Особенно важно обеспечить эффективность коммуникационных процессов в инновационных проектах, направленных на создание сложной наукоемкой продукции. Основной задачей при этом становится повышение степени согласованности управленческих решений на всех этапах жизненного цикла проекта, что существенно повышает значимость проектных коммуникаций.

В связи с этим проблема разработки теоретических и методических основ управления проектными коммуникациями является одной из наиболее актуальных для обеспечения эффективности реализации проектов, что и предопределило выбор темы диссертационного исследования.

Таким образом, целью диссертационной работы: выступила необходимость исследования теории, методологии и практики управления коммуникациями в организационных системах, в том числе в проектах для разработки методических положений и рекомендаций по созданию эффективной системы проектных коммуникаций.

Данная-цель предполагает решение следующих взаимосвязанных задач: определение теоретических и методологических основ коммуникаций и управления ими в организационных системах;

- исследование сущности, значения и вида коммуникаций в организационных системах;

- определение современных тенденций управления коммуникациями в информационном и интеллектуальном менеджменте;

- анализ подсистемы управления коммуникациями как области знаний в прожект-менеджменте;

- изучение основ построения информационных систем проектного управления и возможностей их автоматизации;

- определение методов управления коммуникациями заинтересованных лиц проекта и команды проекта;

- разработку методических основ и практических решений по управлению коммуникациями инновационных проектов.

Объектом исследования являются хозяйственные организации и проекты различной направленности.

Предметом исследования являются практический опыт, модели, методы, средства и инструменты управления коммуникациями в проектах и других организационных системах. <'

Теоретической и методологической основой диссертационного исследования явились труды ведущих российских и зарубежных ученых в областях управления проектами, управления коммуникациями, инновационного менеджмента, теории и практики построения информационных систем менеджмента, отечественный и мировой опыт управления инновационными и природоохранными проектами, статистические данные, публикации в периодической печати, аналитические и информационные материалы, личные наблюдения. Для рассмотрения сложных и комплексных процессов управления коммуникациями проектов использовались теоретические положения и методы общей теории-систем и системного анализа, ситуационный! подход и анализ практический ситуаций.

Степень разработанности и состояние темы исследования.

Коммуникации в контексте-теории управления представлены в трудах О. Виханского, Р. Дафта, А. Казанцева, Э. Короткова, Дж. Лафты, М. Мескона, Б. Мильнера, Э. Смирнова. Межличностным коммуникациям посвящены работы Дж. Адаира, Р. Акоффа, М. Арджайла, Р. Бландела, А. Борисова, Г. Бороздиной, Э. Гофмана, Л. Джуэлл, А. Карпова, М. Когана, Р. Кричевского, Дж. Лэйхиффа, 3. Ненцкого, Л. Хаббарда. Структурные аспекты коммуникаций производственных предприятий исследованы Ч. Бернардом, Т. Барнсом, Б. Жуковым, Б. Кверком, Ф. Льюисом, А. Модиным, Э. Роджерсом, Е. Хэнсоном. Проблемы использования коммуникационного ресурса для адаптации предприятий к изменениям во внешней среде нашли отражение в работах М. Билла, Дж. Крепса, У. Сэйлера, Р. Хиса, Дж. Хортона, Э. Хандамовой, М. Щепакина. Взаимодействие коммуникаций и организационной культуры рассматривали Дж. Гарнетт, П. Мэннинг, В. Спивак, Т. Харрис, С. Эксли. В рамках коммуникационного менеджмента А. Зверинцев, А. Орлов, Т. Орлова, В. Шепель изучали различные аспекты системного управления коммуникациями. Исследованию обратной связи внутри предприятия посвящены работы Р. Андерсона, Т. Грина, Р. Кауфмана, П. Клэмпита, Дж. Крэгана, О. Матьяш, К. О'Рейли, К. Робертса.

Экономическая теория инноваций разрабатывалась в трудах таких ученых как Р.Кантильон, Ж.-Б.Сей, Й.Шумпетер, Н.Д.Кондратьев, С.Ю.Глазьев, Д.С.Львов, А.Г.Аганбегян, Р.Солоу, Э.Денисон, Л.Бляхман, Н.Мончев, В.Рапопорт, Р.Аргавал-Роджерс, М.Барер, В.Браун, И.Паоллио, И.Пауль, К.Пэвит, Э.Роджерас, У.Уолкер и многих других. Теория инновационного менеджмента и категории управления инновациями рассматривалась в исследованиях таких ученых как Г.Минцберг, Н.Мончев, Л.С.Барютин, Б.Твисс, Д.М.Гвишиани, Б.Санто, Е.Ю.Кузнецов, К.Ю.Лобков, С.Е.Крючкова, А.А.Плуталов, М.С.Очковская и многих других.

Методология проектного управления разрабатывается как методология управления инновациями в работах В.П.Баранчеева, А.Г.Ивасенко, Я.И.Никоновой, М.В.Каркавина, М.Г.Круглова, В.А.Первушина, Ю.В.Вертаковой и Е.С.Симоненко, С.Я.Бабаскина, Р.Арчибальда и многих других. Критический взгляд на традиционное проектное управление и попытка творческого преодоления ограничений этой методологии присутствует в работах М.Л.Разу, С.А.Титова, Т.М.Бронниковой, М.Винтера, Т.Щепанека, А.Девиса, М.Хобдея, П.Морриса и др. Практический опыт, средств и инструменты управления проектами инноваций рассмотрены в работах М.Соуни, Р.Волкотта и И.Аррониза, А.Афуаха, Д.Палмера и С.Каплана, М.Меллера, К.Столла и А.Дужака, М.Снюкаса, К.Кристенсена, М.Джонсона и Х.Кагермана, Ч.Ким и Р.Моборн.

Научная новизна диссертации состоит в разработке методов и соответствующих методических основ управления коммуникациями инновационных проектов, обеспечивающих эффективность их реализации за счет построения партнерской системы взаимоотношений участников проекта и членов команды проекта, оптимизации документооборота инновационного проекта и внедрения информационных систем проектного управления. Принципиальные отличия полученных в диссертации результатов состоят в выделении коммуникационных проблем инновационных проектов и создании методической базы и системы организационно-распорядительной документации для эффективного управления проектными коммуникациями в инновационных проектах.

Новые научные результаты включают:

• Определения составных элементов проектных коммуникаций и характеристик коммуникационных проблем инновационных проектов и определение способов их решения,

• Разработки семантической модели категории «проектные коммуникации»,

• Определения партнерства как эффективной коммуникативной стратегии в инновационном проекте,

• Разработки методических положений по управлению проектными коммуникациями - созданию проектного офиса, организации эффективных деловых коммуникаций в команде инновационного проекта, созданию системы отчетности и документооборота по проекту, выбору автоматизированной системы проектного управления.

Достоверность результатов исследования обусловлена строгим соблюдением положений системного анализа, методов дедукции и индукции, проектного управления, управления коммуникациями и инновационного менеджмента, базируется на анализе теорий и практического опыта управления коммуникациями в организационных системах, в том числе проектах, а также основывается на репрезентативности массива использованной информации.

Практическая значимость диссертации заключается в разработке методических рекомендаций по упорядочению управления проектными коммуникациями за счет использования разработанных рекомендаций позволяющих существенно повысить интенсивность, результативность и эффективность реализации инновационных проектов отечественными компаниями.

Апробация научных результатов диссертации нашла отражение в докладах на научных конференциях, проведенных в Государственном университете управления, где получили положительную оценку и одобрение, а также в 5 публикациях, общим объемом 1,4 п.л.

Ключевые методические рекомендации, выработанные в диссертации, получили практическую апробацию в ходе реализации проекта стратегической инновации в российской инвестиционно-строительной компании, что и нашло свое отражение в последних частях диссертации. Полученные результаты практической апробации подтвердили обоснованность теоретических подходов и выводов и потенциальную эффективность выработанных методических рекомендаций.

Диссертация состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка использованной литературы, общим объемом 225 страниц и приложений. Диссертация включает 11 таблиц, 29 рисунков, 10 приложений. При проведении научных диссертационных исследований было использовано 178 источников, 43 из которых зарубежные и 14 — электронные источники в сети Интернет.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Агеева, Марина Александровна

Выводы по третьей главе

Управление проектными коммуникациями включает процессы планирования, сбора и распределения информации, формирования отчетности по проекту, документирования, организации взаимодействия участников проекта и членов проектной команды. В работе расписаны входы, выходы, методы и инструменты по процессам управления проектными коммуникациями.

Первой задачей для построения эффективной систему управления коммуникациями было определение коммуникационных проблем проекта и методов их решения. Непосредственными субъектами коммуникационных процессов в проекте являются участники проекта — физические лица или организации, участвующие в достижении целей проекта и имеющие в нем свои собственные интересы.

В диссертации выделены два вида проектных коммуникаций:

- внешние коммуникации проекта, связанные с партнерством организаций-участников в проекте; внутренние коммуникации, связанные с партнерством в исполнительном органе — команде проекта.

Анализ проектной среды и выделение в ней двух видов источников проектных взаимоотношений позволил дать определение проектным коммуникациям как процессу информационного и неинформационного взаимодействия, возникающему на уровне партнерских взаимоотношений участников проекта и в команде проекта.

При этом партнерство выступает в проекте и как характеристика делового общения и как коммуникационная стратегия. В работе дана сравнительная характеристика традиционных и партнерских типов взаимоотношений и исследованы коммуникационные проблемы партнерских отношений, возникающие на уровне участников и команды проекта и предложены направления их решения.

Как среда управления проектными коммуникациями рассмотрен офис проекта, определена схема его создания и структура офиса, даны методические рекомендации по его организации. Офис проекта это специфическая инфраструктура, обеспечивающая определенное территориально распределенное пространство для осуществления деятельности и управления коммуникациями команды проекта. В работе рассмотрены различия современных виртуальных и традиционных офисов,

Для организации отчетности и создания документооборота по проекту определены процедуры согласования проектных документов и приемки работ инновационного проекта, обоснована и смоделирована последовательность создания и внедрения информационной системы управления проектом (ИСУП), определены полномочия членов команды при разработке и функционировании ИСУП на базе программного комплекса Майкрософт Проджект. Для обеспечения коммуникаций инновационного проекта создана база регламентирующих и организационно-распорядительных проектных документов. Отдельные методические разработки прошли апробацию при разработке системы коммуникаций в программе природоохранной деятельности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление коммуникациями проекта является одной из важнейших функциональных подсистем управления проектом, включающую как процессы информационного обмена, так и деловое общение при разработке и реализации проекта. В- настоящее время управление коммуникациями в проектах носит, как, правило, аспектный характер, при этом не всегда учитываются коммуникационные потребности и долгосрочные интересы всех участников коммуникационного процесса. Особенно важно обеспечить эффективность коммуникационных процессов в инновационных проектах, направленных на создание сложной наукоемкой продукции.

Глава 1 посвящена исследованию теоретических и методологических основ управления коммуникациями в организациях. Анализ сущности и содержания коммуникации позволяет утверждать, что эта научная категория относится к универсальному и всеобщему классу понятий, которые имеют место в самых различных областях науки, техники, культуры и человеческой деятельности в целом.

В целом коммуникация - это процесс обмена сообщениями, информацией между различными личностями, социальными группами, общностями, организациями. Основной целью этого процесса является обеспечение адекватного понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. получаемых или принимаемых сообщений. На основании анализа работ ведущих российских и зарубежных ученых в области управления коммуникациями определена сущность и содержание организационных коммуникаций, приведена классификация дефиниций «организационные коммуникации» и выделены их разновидности по множественным признакам.

Для построения адекватной современным требованиям системы проектных коммуникаций необходимо было определить существующие тенденции управления коммуникациями на современном этапе, основными параметрами которого являются небывалое ожесточение конкуренции, стремительность и неизбежность перемен, быстрое устаревание технологий, бизнес-идей и профессий, решительное проникновение новых информационных систем во все сферы человеческой деятельности. Это все определяет переход • к постиндустриальному обществу, основой которого выступает взаимодействие между, людьми. Современными направлениями развития менеджмента ориентированными на информационное обеспечение участников бизнеса и помощь при решении сложных интеллектуальных задач, становятся концепции интеллектуального и информационного менеджмента.

Глава 2 включает в себя выработку методических основ управления коммуникациями в инновационных проектах. Первым логическим этапом разработки методических основ выступила необходимость исследования сущности инновационных процессов и возможности интеграции феноменов инновации и коммуникации в проектное управление.

Для описания сложного и многогранного явления проектной коммуникации была разработана семантическая модель феномена проектных коммуникаций на основании выделения ряда существенных признаков данного феномена и сделан вывод, что проектные коммуникации являются логически состоятельным явлением и их существование можно считать доказанным.

Следующей задачей выступило исследование подсистемы управления коммуникациями как области знаний в прожект-менеджменте и выявление методического уровня обеспечения управления коммуникациями в проектах.

Управление проектными коммуникациями включает процессы планирования, сбора и распределения информации, формирования отчетности по проекту, документирования, организации взаимодействия участников проекта и членов проектной команды.

Следующей задачей по логике исследования являлось - изучение основ построения информационных систем проектного управления и возможностей их автоматизации. С целью повышения эффективности информационных процессов для- решения управленческих задач используется различное информационное и программное обеспечение. В диссертации проанализированы типы. программного обеспечения для выполнения, работ на различных этапах жизненного цикла проекта и выделены основные критерии выбора автоматизированных систем проектного управления.'

В 3 главе* разрабатываются- модели и методы управления' коммуникациями в инновационных проектах, а также* проводится апробация разработанных методических положений' и инструментов управления проектными коммуникациями.

Для построения адекватной современным требованиям системы проектных коммуникаций необходимо выделить типовые коммуникационные проблемы инновационных проектов и определить диапазон возможных^ методов их решения. В диссертации выделены два уровня* проектных коммуникаций: внешние коммуникации проекта, связанные с партнерством организаций-участников в инновационном проекте и внутренние коммуникации, связанные с партнерством в исполнительном органе - команде проекта. При этом партнерство выступает в инновационном проекте и как характеристика делового общения и как коммуникационная стратегия. В работе дается сравнительная характеристика традиционных и партнерских типов взаимоотношений между участниками проекта, исследованы коммуникационные проблемы партнерских отношений, возникающие на уровне участников и команды проекта и предложены возможные направления их решения.

Как интегрированная среда управления проектными коммуникациями рассмотрен офис инновационного проекта и даны методические рекомендации по его созданию. Для реализации наукоемких инновационных проектов, требующих оперативной координации и высокой интеграции усилий различных, распределенных по времени и пространству участников инновационного процесса, особенно актуальным является создание системы коммуникаций дистанционных и виртуальных офисов проекта. В работе проводится анализ специфики и выделение отличий в деятельности традиционных типов инфраструктур проекта и виртуальных офисов. Исходя из этого, в диссертации смоделирована технологическая последовательность этапов по проектированию офиса проекта, обоснованы состав и структура элементов электронного офиса, принципиальная схема организации виртуального проектногоюфиса.

Для создания» системы коммуникаций выделены структурные элементы проектного офиса, определены их функции, методы и инструменты управления коммуникациями, а также предложена система документов, регламентирующих работу проектного офиса, рассмотрены разновидности информационных системы управления проектом с использованием среды MS Project.

Для организации отчетности и создания документооборота по проекту были определены процедуры согласования проектных документов и приемки работ инновационного проекта, выделены особенности проекта внедрения ИСУП, смоделирован процесс внедрения ИСУП и определен его документооборот, предложен план действий руководителя проекта при работе с ИСУП. Программной средой управления коммуникациями инновационных проектов выступает MS Project, конфигурация которого соответствует основным процессам проектного управления. При моделировании процесса создания информационной системы управления проектами определены задачи и содержание информации о проекте, фиксируемые в разделах программы MS Project, разработаны предложения по созданию базы регламентирующих проектных документов. Приведена апробация методических разработок.

Результаты диссертационного исследования имеют признаки научной новизны, характеризуются теоретической и практической значимостью, высоким уровень адаптивности к конкретным условиям применения. t