Разработка методики формирования системы управления знаниями в автоматизированной информационной среде организации тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Разработка методики формирования системы управления знаниями в автоматизированной информационной среде организации"

На правах рукописи

Теслинова Екатерина Андреевна

РАЗРАБОТКА МЕТОДИКИ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЕ ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ ЕКР-СИСТЕМЫ)

08 00 13 - Математические и инструментальные методы экономики

АВТОРЕФЕРАТ диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва-2007

003065958

Работа выполнена на кафедре информационных систем Государственного университета управления

Научный руководитель доктор экономических наук, профессор

Годин Владимир Викторович

Официальные оппоненты доктор экономических наук, профессор

Соломатин Николай Александрович

кандидат экономических наук, доцент Кузьмин Антон Юрьевич

Ведущая организация ОАО «НПО Химавтоматика»

Защита диссертации состоится 23 октября 2007 г в 14 00 часов на заседании диссертационного совета К 212 049 01 Государственного университета управления по адресу 109542, г Москва, Рязанский проспект, д 99, Зал заседаний Ученого Совета

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственного университета управления, с авторефератом - на сайте ГУУ http //www guu ru

Автореферат разослан «_»_2007 года

Ученый секретарь диссертационного совета К 212 049 01, доктор экономических наук, профессор

ЛД Абрамова

I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность исследования. Развитие современных предприятий происходит в направлении автоматизации их деятельности на базе корпоративных информационных систем (КИС) КИС накапливают огромные массивы данных и информации и ориентированы на удовлетворение ежедневных информационных потребностей сотрудников, связанных с текущими бизнес-функциями При этом в процессе их выполнения у персонала возникают потребности в знаниях, инициируемые возможностью и необходимостью принятия решений относительно определения способа выполнения функций, необходимых входных ресурсов, требуемого результата и др

В таких ситуациях пользователям КИС требуется индивидуальная интеллектуальная поддержка в приобретении необходимых знаний и их использовании Такая задача может быть решена путем построения и использования системы управления знаниями (СУЗ), функционирующей как надстройка корпоративной информационной системы СУЗ может произвести доставку сотрудникам актуальной информации, выбираемой из контента КИС и внешних источников, и помочь в ее правильной интерпретации, и т д

В этой связи и для исследователей, и для практиков объективно встает проблема определения необходимой конфигурации СУЗ, построенной в среде КИС, состава ее функций, механизма функционирования, способа настройки ее под «знаниевые» потребности сотрудников Данные задачи должны быть решены еще на стадии концептуального проектирования, связанной с определением требований к системе и во многом определяющей успешность ее будущего применения

Ввиду новизны рассматриваемой проблематики вопросы построения СУЗ исследованы крайне слабо Анализ литературы показывает, что в среде исследователей отсутствует общепринятое понимание сущности СУЗ, создаваемой в среде КИС, - ее назначения, архитектуры, механизма функционирования - и способов ее построения прежде всего на фазе концептуального проектирования Исследователями не предлагается каких-либо методических рекомендаций по проектированию СУЗ, содержательному наполнению ее элементов

Сказанное еще в большей степени относится к задаче построения СУЗ в среде КИС - в публикациях практически отсутствуют сведения о подобном опыте, авторы ограничиваются общими предложениями по интеграции систем двух классов

Научной задачей исследования является определение сущности СУЗ, построенной в среде КИС (включая ее назначение, общую архитектуру и механизм функционирования), выработка подходов к формированию каждого из уровней системы и их содержательной настройке, а также разработка методического инструментария поддержки концептуального проектирования СУЗ

Целью исследования является разработка общих методических положений (оснований) формирования (построения) СУЗ на базе КИС, определяющих ее назначение, структуру и способы содержательного наполнения, а также разработка практичной методики построения СУЗ на базе КИС, учитывающей возможности и ограничения современных программных средств ее разработки

В качестве примера КИС в работе выбрана современная ЕЯР-система как средство управления всеми ресурсами в масштабе всего предприятия и на сегодня обладающая инструментарием, позволяющим автоматизировать функции управления знаниями, включая портальные средства, средства коллективного общения и др

Объектом исследования в работе является автоматизированная система

управления знаниями сотрудников, работающих в среде корпоративной информационной системы (на примере ERP-системы)

Предметом исследования в работе являются процессы концептуального проектирования автоматизированной СУЗ, формируемой на базе КИС (на примере ERP-системы), обеспечивающей приобретение сотрудниками знаний и их использование при решении бизнес-задач

Для достижения отмеченной цели в работе поставлен и решен ряд задач, в том

числе

1 Анализ противоречий в понимании сущности знаний, управления знаниями (УЗ) и СУЗ в теории и на практике, обоснование возможности и целесообразности интеграции СУЗ и ERP-системы, а также анализ и выявление ключевых проблем в области методологического и методического обеспечения процесса построения СУЗ,

2 Разработка методических оснований формирования СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы), включая постановку задачи на создание системы, определение ее архитектуры, а также выработку способов формирования каждого из ключевых уровней СУЗ,

3 Разработка практичной методики формирования СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы) с применением портальных решений производителей современных ERP-систем, а также обоснование результативности ее применения,

4 Апробация разработанной методики в рамках концептуального проектирования СУЗ на базе системы класса ERP

В основу настоящего исследования была положена гипотеза о том, что система управления знаниями должна служить инструментом, поддерживающим процессы приобретения и использования сотрудниками знаний посредством доставки актуальной информации и содействия ее использованию При этом она должна иметь конфигурацию, позволяющую учитывать знаниевые потребности пользователей и их динамику, и соответствующим образом адаптировать свой контент

Теоретическую основу работы составили труды российских и зарубежных исследователей в области управления знаниями (Б 3 Мильнер, У Букович, Р Уилльямс, М С Румизен, К Джанетто, Э Уилер, Sveiby К Е, Zack М Н , Nonaka I, Н Takeuchi, Polanyi, М, и др), в области методов концептуального проектирования (С П Никаноров и др), системного анализа (С JI Оптнер) и др Исследование также опиралось на обширный материал по внедрению и настройке систем класса ERP

Методологическую основу работы составил широкий комплекс методов из области управления знаниями, менеджмента, информационных технологий, включая метод системного анализа, методику информационной фильтрации, методику моделирования пользователей, подходы к построению онтологий, методологию концептуального проектирования, компетентностный подход и др

Научная новизна В работе были получены следующие научные результаты, характеризующиеся новизной

1 Обоснована проблема построения СУЗ в среде ERP, возникающая на практике,

2 Выявлены противоречия в теории построения СУЗ в среде ERP,

3 Разработаны методические основания построения СУЗ в среде КИС (на примере ERP-системы), в рамках которых

- определены требования к СУЗ как к системе, обеспечивающей доставку актуальной информации и содействующей ее интерпретации,

- разработана четырехуровневая модель архитектуры СУЗ,

- разработан подход к построению онтологии СУЗ,

- разработан подход к построению и заполнению контекстных моделей СУЗ,

4 Построена концептуальная модель СУЗ в среде ERP, формализующая отношения между уровнями системы,

5 Разработана практичная методика построения СУЗ в среде КИС (на примере ERP-системы), раскрывающая этапы ее концептуального проектирования,

6 Разработан способ оценки результативности СУЗ

Достоверность и обоснованность результатов исследования подтверждается всесторонним анализом российской и зарубежной литературы по вопросам управления знаниями и отдельным аспектам разработки СУЗ, обоснованным применением научно-методического аппарата из области менеджмента и информационных технологий, проведенной на теоретическом уровне балльной оценкой результативности СУЗ, построенной в среде КИС с использованием разработанной методики, по сравнению с «традиционным» вариантом СУЗ и, наконец, результатами успешной апробации методики

Практическая ценность диссертационной работы состоит в том, что ее результаты позволят

1 Проектировщикам СУЗ на базе КИС - определять необходимую архитектуру системы, включая ее информационные слои и функциональные компоненты, формировать концептуальные модели уровней системы, определять состав требуемых приложений и сервисов на каждом уровне СУЗ,

2 Разработчикам СУЗ на базе КИС - использовать полученные результаты концептуализации в качестве спецификации требований к системе в рамках ее непосредственного конфигурирования,

3 Пользователям СУЗ на базе КИС - приобретать посредством системы знания, необходимые для решения актуальных бизнес-задач, и непосредственно использовать их в деятельности

Применение результатов исследования на практике позволит компании получить экономический эффект, обусловленный повышением качества ее продукции / услуг на каждом звене цепочки ценности, а также за счет накопления персоналом компетенций, необходимых для реализации бизнес-стратегии

Апробация работы и внедрение ее результатов. Внедрение результатов работы производилось в рамках разработки концептуального проекта СУЗ, формируемой на базе системы среднесрочного бюджетного планирования и контроля, внедряемой в Федеральном агентстве по управлению особыми экономическими зонами в среде корпоративной системы управления стандарта ERP «Эталон» российской компании «Цефей»

Публикации. По теме диссертации опубликовано 5 работ общим объемом 2,2 п л, в том числе подготовлен раздел учебно-методического пособия «Управление знаниями на практике» для слушателей программы МВА, опубликованного МИМ ЛИНК в 2005 г

Объем диссертации. Диссертационная работа изложена на 184 листах машинописного текста, включая приложения (26 листов), содержит 29 рисунков, 25 таблиц

Основные положения, выносимые на защиту. На защиту выносятся следующие положения диссертации

1 Совокупность новых требований к СУЗ на базе ERP, в соответствии с которыми она должна являться помощником пользователя в приобретении знаний,

учитывающим его потребности и адаптивно изменяющим свой контент,

2 Модель архитектуры СУЗ на базе ERP, позволяющей доставлять пользователям актуальную информацию с учетом их потребностей и осуществлять ее глубокий поиск и анализ,

3 Модели контекстного и онтологического уровней СУЗ на базе ERP и подходы к их построению на фазе концептуального проектирования,

4 Методика построения СУЗ на базе ERP, позволяющая разработать ее концептуальный проект, а также способ оценки результативности системы

II. СТРУКТУРА ДИССЕРТАЦИИ

Диссертационная работа состоит из введения, логически связанных трех глав, заключения, библиографического списка, включающего 215 наименований, и приложений

Во введении обоснована актуальность темы диссертации, определены цель и задачи исследования, обозначены объект и предмет исследования, раскрыта теоретическая и методологическая основа исследования, перечислены результаты работы, дана характеристика их практической ценности и результатам их апробации

В первой главе проведен анализ состояния проблемы управления знаниями на практике, а также критический анализ литературы по вопросам управления знаниями и автоматизации данной деятельности Рассмотрен вопрос определения целесообразности внедрения управления знаниями в организации, обоснована объективная целесообразность использования ERP-системы как среды построения СУЗ и проведен анализ современных подходов к решению данной задачи На основании анализа сформулирована основная проблема диссертационного исследования и выполнена постановка научной задачи

Во второй главе разработаны методические основания формирования СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы), в рамках которых определены требования к системе и обоснован минимально необходимый состав ее уровней, построена модель архитектуры СУЗ и показана схема размещения по ее уровням необходимых программных и информационных средств, разработаны способы формирования ключевых уровней системы, а также определены возможности, которыми она должна обладать с точки зрения пользователей В целях формализации отношений между уровнями СУЗ построена концептуальная модель системы

Третья глава посвящена разработке методики формирования СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы) В работе определены требования к методике, построена модель архитектуры СУЗ, учитывающая возможности и ограничения современных ERP-порталов, и непосредственно разработана практичная методика построения СУЗ на базе ERP, определяющая содержание этапов подготовки проекта разработки системы и непосредственного создания концептуального проекта В целях теоретического обоснования методики разработан способ оценки результативности построения СУЗ на базе ERP и проведена соответствующая количественная оценка Практическая применимость методики подтверждена ее апробацией

В заключении в сжатой форме формулируются основные результаты решения поставленных в диссертации задач

III. СОДЕРЖАНИЕ ДИССЕРТАЦИИ

Анализ опубликованных результатов опросов компаний по вопросам управления знаниями позволил сделать вывод, что несмотря на утверждаемый большинством респондентов факт внедрения программы УЗ, на деле ими в основном

решаются локальные проблемы различного характера с применением имеющихся программных средств У практиков отсутствует ясное понимание задач и механизмов УЗ, необходимой конфигурации автоматизированных систем УЗ В работе было высказано предположение о том, что одной из основных причин указанной неопределенности является факт становления самой дисциплины управления знаниями, проявляющийся в неоднозначном трактовании ключевых понятий УЗ, широте мнений исследователей по поводу назначения, задач, функций, методов УЗ

Анализ указанной проблемы позволил выявить следующие основные противоречия Во-первых, зачастую исследователи, определяя знания как состояние интеллекта человека, переходят к излишне широкому его трактованию, относя к данной категории все виды интеллектуального капитала, а к УЗ, соответственно, -любые действия по созданию из него стоимости Во-вторых, отмечается подмена категории явного знания - того, которое может быть выражено, - его артефактом -уже выраженным знанием, то есть информацией Отсюда к технологиям УЗ часто относят по сути любые программные средства обработки информации Учитывая указанные противоречия, в работе была принята позиция, в соответствии с которой понятие знаний трактуется как результат отражения информации интеллектом человека, а УЗ и СУЗ - как, соответственно, процедуры и инструменты, целью которых является содействие сотрудникам в приобретении знаний и использовании их в деятельности

Переход к рассмотрению процессов построения СУЗ потребовал прояснить вопрос относительно необходимости внедрения УЗ вообще Его изучение показало проблему отсутствия у организаций необходимых критериев для принятия такого решения Проведенное исследование позволило выявить свойство «знание-ёмкости» организации, определяющее ее зависимость от имеющихся знаний, заложенных в действиях и результатах, как от источника создания конкурентных преимуществ, и обобщить методы его оценки В работе также была разработана схема принятия решения о целесообразности внедрения УЗ в зависимости от тех или иных характеристик компании в двумерной шкале «менее целесообразно - более целесообразно»

Сужение анализа до вопроса оценки возможности внедрения автоматизированной СУЗ, причем в среде КИС (ЕЫР-системы), позволило выявить существующие противоречия в данном вопросе и доказать возможность и целесообразность интеграции систем двух классов По результатам исследования показано, что хотя традиционно ЕИР-системы понимают в основном как системы обработки транзакций, они являются подходящей средой для внедрения процедур УЗ, поскольку содержат в своем составе необходимый программный инструментарий, регламентируют бизнес-процессы, к которым должна быть обеспечена «привязка» знаний, автоматизируют деятельность сотрудников, нуждающихся в знаниях и являющихся потенциальными пользователями СУЗ, накапливают огромные объемы данных и информации, которые могут быть применены для удовлетворения знаниевых потребностей пользователей и др

Проведенный анализ современных подходов к построению автоматизированных СУЗ показал, что вопрос разработки комплексных систем по сравнению с отдельными инструментами УЗ рассматривается редко, к тому же и среди теоретиков, и среди практиков отсутствует общепринятое понимание назначения, задач, необходимой конфигурации СУЗ и способов ее построения В работе отмечено, что несмотря на широкие возможности современных БИР-систем, в

публикациях отсутствуют сведения о конкретном опыте каких-либо компаний в области автоматизации процессов УЗ в среде ERP-системы - вероятно, до сих пор такая задача не ставилась

Проведенное исследование позволило сделать вывод о том, что как для практиков, так и для исследователей в области УЗ требуется выработать общее понимание сущности СУЗ, построенной на базе КИС, ее задач, архитектуры, подходов к формированию, а также необходим практичный инструмент построения СУЗ на стадии определения требований к системе В соответствии с этим была выполнена постановка научной задачи диссертационного исследования, целями которого определены разработка методических оснований построения СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы), разработка простой и практичной методики построения указанной системы на фазе концептуального проектирования, теоретическое обоснование результативности применения методики и проведение ее апробации

В качестве первоочередной задачи разработки методических оснований построения СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы) была определена необходимость выработки требований, предъявляемых к системе, а также обоснования ее конфигурации (рис 1)

Учитывая, что приобретение знаний происходит через осмысление актуальной информации, то есть представленной с учетом контекста ее использования, в работе показано, что архитектура СУЗ на базе ERP, должна состоять из четырех взаимосвязанных уровней: уровня рабочих наборов, контекстных моделей, онтологии и уровня источников контента

В работе показано, что непосредственный доступ к контенту и приложениям должен производиться через пользовательский интерфейс, реализуемый на уровне рабочих наборов СУЗ При этом с целью обеспечения единой интерпретации сотрудниками ключевых понятий, характеризующих содержание объектов контента СУЗ, унификации применяемых терминов и упрощения обмена знаниями в качестве метауровня информационных источников, интегрируемых в рамках системы, необходимо создать уровень онтологии, представляющей собой динамичную структуру, состоящую из совокупности понятий предметной области, связанных отношениями Необходимо, чтобы данный уровень имел связь с уровнем источников контента за счет использования понятий онтологии в качестве отдельных параметров метаданных объектов

В работе отмечено, что перечисленные три уровня - пользовательский, онтологический и уровень источников контента - отражают в целом типовую структуру СУЗ, в то же время их не достаточно для обеспечения регулярных процедур удовлетворения изменяющихся потребностей пользователей в знаниях В этой связи обоснована необходимость дополнительного слоя, состоящего из динамичных конструкций - параметров, отражающих актуальные знаниевые потребности пользователей Данные конструкции названы контекстными моделями, поскольку они отражают контекст, в котором пользователь взаимодействует с системой и определяют, какая информация является для него релевантной Модели должны использоваться для соответствующей персонификации предоставляемой сотрудникам информации В диссертационной работе контекстный уровень определен как ключевой и впервые рассматривается как необходимая составляющая системы управления знаниями

о >3

го S о

а

v: ■в

о »

s »

о s

î о

s s

Рабочий набор 1

Рабочий набор 2

Рабочий набор 3

Рабочий набор N

N

N—✓

Контекстная \ модель 1

Контекстная \ модея. 2 У

Контекстная модель 3

модель Г

ОНТОЛОГИЯ

МЕТАДАННЫЕ следующих информационных объектов

Запросы, отчеты, включая графики, таблицы и др

Документы

Web - страницы

Профили пользователей

База данных Другие Репозитарий

ЕКР- ОЬТР Хранилище документов Internet Пользователи

системы источники данных данных (Data warehouses) (Information Warehouse)

-Приложения СУЗ

-Сервисы уровня рабочих наборов

Контекстная \ •А-N

>N / N—✓

Сервисы уровня контекста

Приложения СУЗ

уровень пользователей

уровень контекста

уровень онтологии

уровень

источников

контента

Рисунок 1. Архитектура системы управления знаниями, построенной в среде БИР-системы

Таким образом, в работе обосновано, что для достижения целей СУЗ она должна обладать четырехуровневой архитектурой, состоящей из слоев, обеспечивающих накопление контента (уровень источников), его структурированное абстрактное представление (онтологический), его фильтрацию с учетом знаниевых потребностей пользователей (контекстный) и непосредственное представление (пользовательский)

В качестве инструмента создания СУЗ в среде современных БИР-систем обоснована необходимость использования корпоративного портала как удобного средства персонификации информации, которое может быть настроено под знаниевые потребности пользователей Применение портала повысит экономичность разработки СУЗ, поскольку не потребует существенных затрат на программирование

В работе предложены способы формирования и использования каждого из ключевых уровней СУЗ в отдельности

При разработке способа формирования и использования контекстного уровня определены требования к его функционированию, определена структура контекстной модели пользователя В работе обосновано, что знаниевые потребности сотрудника определяются такими факторами, как выполняемые им функции, личность, должность сотрудника и группа, в которую он входит, - из этих параметров должна формироваться индивидуальная контекстная модель (рис 2) В соответствии с указанными факторами, а также в разрезе ключевых выделенных аспектов контекстного слоя (форма, содержание, использование, формирование, изменение) были разработаны рекомендации по его формированию и использованию

Сотрудник

Персональные данные \

^^ Профессиональная квалификация ]

-J Профессиональные знания ]

_] Профессиональные интересы ]

Связанные с работой умения ]

выполняет

Функции

Знания о Входе Знания о Выходе Знания о Процессе Знания о Механизме

Должность

Длительность и \ периодичность

\

| ^ПНПИЯ I/ ¿Г/ЗДИЛИ-КПС ^ ,--------------------^

I Знания об управлении

! Профессиональная

{. л^^уфл^^з^з_____

-и Связанные с ■ работой знания

Группа

Профессионал | ьные интересы

Модель взаимосвязей между Модель организационной сотрудниками, объединенными структуры е группу по интересам

Рисунок 2. Модель контекстного уровня СУЗ, построенной в среде Е1*Р-системы

Модель бизнес-процессов ЕИР системы

Ключевой составляющей рекомендаций являются подходы к заполнению контекстных моделей значениями - по сути способы определения знаниевых потребностей пользователей в рамках каждого из выделенных аспектов моделей

Знания, необходимые для выполнения функций, предложено определять, опираясь на компетентностный подход Последовательность данных действий включает

- выбор бизнес-процессов, реализуемых в рамках СУЗ,

- проведение их функционального анализа,

- определение требований к компетенциям, необходимым для их выполнения, определение знаний, навыков и умений, необходимых для приобретения

компетенции, с использованием техник составления обучающих программ Фиксация в системе таких знаний позволит существенно повысить качество результатов деятельности, а следовательно, прибыльность компании в целом

Знания, требуемые исходя из должности сотрудника, предложено определять, опираясь на метод разработки знаниевой стратегии К-Б^^ОТ В данном случае

- выявляются требуемые и имеющиеся в организации знания,

- оценивается разрыв в знаниях,

- соответствующие стратегически требуемые знания уровня организации детализируются до уровня отдельных должностей

Отражение в СУЗ стратегически требуемых знаний позволит повысить эффективность достижения целей компании за счет обеспечения приобретения сотрудниками необходимой для этого компетенции в рамках текущей работы

Знания, требуемые отдельным сотрудникам, предложено определять, используя методы аудита или инвентаризации знаний посредством проведения структурированного интервью с заранее подготовленным опросником По результатам опроса должна быть построена карта знаний сотрудников организации

Знания, требуемые группам сотрудников, предложено определять автоматически - посредством закладываемой в систему функции формирования стереотипов - коллекций значений характеристик групп пользователей со схожими интересами, создаваемых с использованием известных техник классификации объектов на основании их характеристик

Обеспечение удовлетворения посредством СУЗ индивидуальных и групповых потребностей в знаниях повысит удовлетворенность персонала компании, результативность и производительность его труда

Результаты определения требуемых знаний представляются в терминах онтологии и заносятся в контекстные модели сотрудников

В рамках разработки способа формирования и использования онтологического уровня также сформулированы требования к уровню, построена его модель, отражающая взаимосвязь между понятиями онтологии и метаданными объектов контента СУЗ (рис 3), определен состав приложений, необходимых для функционирования уровня

В работе показано, что существующие в литературе подходы к созданию онтологии являются слишком общими и не содержат четких рекомендаций относительно выделения понятий и их отношений В этой связи с использованием методологии концептуального проектирования в работе были разработаны рекомендации по построению онтологии СУЗ, представляющие собой последовательность шагов, в рамках которых онтология формируется посредством конкретизации некоторого конструкта - абстрактной структуры, постулирующей

Словарь

Термин 1 Описание на ест языке

Термин 2 Описание на ест языке

Метаданные

Название Предмет Автор Адрес Дата

^Термин 2, Термин 5 7 •

Информационный объект А

Онтология Информационный объект

Рисунок 3. Модель онтологического уровня СУЗ, построенной на базе ERP

определенные отношения между объектами предметной области - для выбранной организации Указанные действия включают

- определение границ предметной области (бизнес-процессы, реализуемые в рамках СУЗ), постановку задачи перед онтологией, определение понятий, которые должны быть выразимы в рамках онтологии,

- выбор подходящих конструктов для построения онтологии («процесс с ролями», «открытая система» и др ),

- выбор глубины конкретизации и непосредственная интерпретация конструктов, то есть построение онтологии - например, представление «входа» конструкта «процесс с ролями» в форме документа ERP-системы, «выхода» - в форме документа, вывода, отчета, списка формируемого ERP-системой и др

В работе предложена также схема метаданных контента СУЗ, отражающих содержание информационных объектов и их использование Указанные сведения позволят пользователю СУЗ правильно интерпретировать и применить соответствующий информационный объект

Таблица 1 - Состав параметров метаданных информационных объектов СУЗ, построенной на базе ERP

Катего рия 1 2 3 4

Общее Содержание Использование Доступность

Параметр Наименование Дата создания Автор Дата редактирования Редактор Область Предмет с н Уровень управления Связь Функции Роли Пользователи Результаты Даты использования Время Форма Формат Язык Идентификатор Доступность

В работе отмечено, что представленная характеристика СУЗ носит описательный характер В целях ее формализации построена концептуальная модель системы, в которой введены базисные понятия, отражающие уровни СУЗ, определены все возможные отношения между ними и их свойства

В соответствии с разработанной архитектурой СУЗ и ее содержанием приведен

перечень возможностей системы, важных с точки зрения пользователей, и указаны ключевые направления ее использования

Предложенные методические основания позволяют определять подход к построению СУЗ, разрабатывать ее архитектуру и решать вопросы ее содержательного наполнения Тем не менее, ввиду того, что они носят достаточно общий характер и содержат многообразие подходов к построению СУЗ, возникает необходимость их конкретизации и перевода в более практическую плоскость, предусматривающего учет возможностей и узких мест существующих программных средств, предлагаемых ЕКР-производителями Для решения указанной задачи разработана методика построения СУЗ на базе КИС (на примере ЕИР-системы)

В работе определены требования к методике, ее назначение и область применения Указано, что предлагаемая методика охватывает частично фазы подготовки проекта и концептуального проектирования СУЗ, причем только в части ключевых задач Результатом применения методики должен являться концептуальный проект системы, под которым понимается результат определения требований к СУЗ в форме комплекса моделей, служащих основой дальнейшего непосредственного конфигурирования СУЗ в рамках ее реализации

Представлено обоснование построения архитектуры СУЗ на базе корпоративного портала, интегрируемого с БИР-системой В рамках исследования сделан вывод о том, что современные портальные решения не в полной мере соответствуют архитектуре СУЗ, предлагаемой в работе В этой связи определены наиболее подходящие формы и способы реализации каждого из уровней СУЗ и ее ключевых функций с использованием портала ЕИР-системы Показано, что пользовательский слой может быть реализован за счет настройки страниц портала под соответствующие роли, онтологический - частично за счет построения таксономии (конструкции, организующей понятия в иерархию) и определения метаданных объектов Основной проблемой является отсутствие возможности построения посредством порталов контекстного уровня СУЗ в том виде, в котором он был предложен в диссертации В то же время отмечено, что частично его функциональность может быть реализована за счет настройки страниц портала под знаниевые потребности пользователей, определения прав доступа, установки фильтров, подписки и др С учетом возможностей реализации каждого уровня СУЗ обозначены ее возможные ограничения и построена модель архитектуры системы

В соответствии с архитектурой СУЗ определены задачи ее формирования, положенные в основу разработанной методики В методике раскрыты последовательные шаги построения СУЗ на базе ЕЯР-системы, включая этап подготовки проекта разработки СУЗ, а также этап непосредственного создания концептуального проекта системы Методика содержит также рекомендации по персонализации ЕЯР-портала при построении СУЗ (рис 4)

На этапе подготовки проекта по созданию системы кратко определяются шаги по постановке целей, созданию команды проекта, подготовке его плана и бюджета

Этап концептуального проектирования представлен как последовательность действий по формированию требований к СУЗ в виде комплекса моделей

Во-первых, определены действия по созданию таксономии контента системы На первом шаге осуществляется выбор бизнес-процессов, реализуемых в рамках СУЗ, - как автоматизированных, так и не автоматизированных средствами БИР-системы, определяющих предметное поле таксономии На втором шаге производится поиск и анализ существующих концептуализации предметной области, которые могут

упростить построение таксономии СУЗ (внутренних каталогов документов, доступных в Интернет и в литературе таксономии, схем баз данных ЕЫР-системы, референтных моделей и др) Затем производится непосредственное построение таксономии, включая анализ и построение моделей бизнес-процессов, выделение на их основе категорий и организации их в иерархию Построенная таксономия проверяется на предмет отсутствия категорий, отражающих синонимичные понятия, отсутствия циклов, одинакового уровня детализации понятий, сбалансированности категорий При необходимости таксономия дорабатывается При создании таксономии формируется словарь терминов, в котором каждой из категорий таксономии должно быть дано определение

Рисунок 4. Методика построения СУЗ в среде КИС (на примере ЕКР-системы)

На данном этапе предложен состав параметров метаданных объектов контента ЕЯР-СУЗ, позволяющих зафиксировать контекст их создания и использования

Во-вторых, определены атрибуты, которые необходимо добавить к стандартному профилю пользователя портала ЕЯР-системы в целях фиксации знаний, которыми он обладает, в том числе профессиональная квалификация, профессиональные знания, профессиональные интересы

В-третьих предложены шаги по определению знаний, которыми пользователи фактически обладают, и тех, которые им требуется приобрести

Имеющиеся знания рекомендуется выявлять посредством инвентаризации знаний - для этого предложена форма соответствующего опросника сотрудников, позволяющего выявить общие и специфические знания, теоретические и практические, знания, касающиеся ключевых элементов выполняемых функций, уникальные знания, знания, обмениваемые с другими сотрудниками, и др По результатам опроса предложена модель карты знаний, которую следует построить

Знания, необходимые для выполнения функций, предлагается выявлять, опираясь на требования к результатам реализации последних, определяемые на основании имеющихся в организации спецификаций, инструкций, стандартов Полезные знания определяются исходя из возможности повышения на их основе качества выполнения функций, задаваемого указанными требованиями В целях обеспечения дальнейшей настройки СУЗ под знаниевые потребности пользователей рекомендуется уже на данной стадии определить будущие типы источников получения знаний, включая документы, запросы, отчеты, сайты, роли пользователей СУЗ

Знания, требуемые для достижения конкурентной позиции, могут быть сформулированы при помощи руководства компании, опираясь на ее цели При этом необходимые знания сравниваются с имеющимися, определяется разрыв в знаниях и соответствующие области знаний детализируются при помощи руководителей структурных подразделений организации до отдельных должностей сотрудников Для каждого знания следует также определить источники его получения

В методике предложено также определять знания, требуемые группам сотрудников Группы пользователей, объединенных общими интересами, и категории требуемых им для успешной работы знаний следует определять на основе анализа ответов на соответствующий вопрос указанного выше опросника, позволяющий выяснить, с какими сотрудниками чаще всего обменивается знаниями соответствующий респондент и какими именно знаниями Для требуемых группам знаний также важно определить источники их получения

В рамках методики рекомендованы такие инструменты, как формы таблиц для заполнения, формы графических моделей и др

В завершение методики предложены рекомендации по применению результатов концептуального проектирования СУЗ в рамках непосредственной реализации системы, а также по использованию приложений и сервисов, необходимых для работы с СУЗ

Первые рекомендации показывают, как использовать результат определения знаниевых потребностей сотрудников в целях персонализации ЕЫР-портала Например, карта знаний является основой для заполнения атрибутов в профилях пользователей ЕЛР-портала, источники получения знаний - для размещения областей содержимого на страницах портала, создания подписки и др

Вторые рекомендации определяют необходимые функции приложений и сервисов системы по работе с соответствующим элементом контента Например, для работы с профилями пользователей необходимы инструменты заполнения,

редактирования профилей, просмотра, поиска пользователей по значениям атрибутов и др

В работе теоретически доказана результативность построения СУЗ на основе предложенной методики В рамках данного обоснования разработана оценочная таблица, позволяющая осуществить балльную оценку системы по ряду критериев, и произведен непосредственный расчет баллов для СУЗ двух типов - построенной с применением методики (4,22 балла) и без нее (1,51 балла) По итогам оценки показано, что результативность первой системы почти в 3 раза выше, чем второй

Экономический эффект от внедрения СУЗ с использованием методики может быть достигнут вследствие повышения качества результатов деятельности и повышения удовлетворенности клиентов, улучшения принимаемых решений, повышения адаптивности организации к изменениям, сокращения времени на поиск релевантной информации, сокращения потерь, связанных с уходом сотрудников, обладающих ценными знаниями, сокращения количества допускаемых ошибок

IV. ОБЩИЕ ВЫВОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ

В результате выполнения работы получены следующие научные результаты

1 Показано, что в среде современных компаний отсутствует ясное понимание назначения, задач, механизмов управления знаниями

2 Выявлены имеющиеся на теоретическом уровне противоречия в понимании сущности знаний, УЗ и СУЗ, а именно показано следующее

- знания трактуются излишне широко - как интеллектуальный капитал, отсюда управление знаниями - любые действия по созданию из него стоимости,

- к технологиям управления знаниями относят практически любые программные средства обработки информации, понимаемой как явное знание

3 Выявлена проблема отсутствия у компаний критериев определения целесообразности внедрения УЗ В целях ее решения выделено свойство «знание-емкости» организации и обобщены методы его оценки, а также разработана схема принятия указанного решения в зависимости от характеристик деятельности компании

4 Выявлена проблема использования ЕИР-системы как среды внедрения системы управления и для ее разрешения сформулированы аргументы в пользу необходимости и целесообразности интеграции систем двух классов

5 Показано, что среди и теоретиков, и практиков отсутствует общепринятое понимание назначения, задач, необходимой конфигурации СУЗ и способов ее построения, автоматизация процедур УЗ на практике носит фрагментарный характер, вопрос разработки комплексных СУЗ рассматривается редко

6 Показано, что у компаний отсутствует опыт автоматизации процессов УЗ в среде ЕЯР-системы, а об интеграции средств управления знаниями в рамках ЕИР-систем заявляют в основном их производители

7 Разработаны методические основания построения СУЗ на базе КИС (на примере ЕИР-системы), в рамках которых определены требования к СУЗ, обоснован необходимый состав ее уровней - пользовательский, контекстный, онтологический и уровень источников контента - и построена высокоуровневая модель системы, а также схема размещения программных и информационных средств по ее уровням, разработана модель архитектуры СУЗ, требования к функционированию системы, определены способы формирования и использования контекстного и онтологического уровней СУЗ, даны рекомендации по формированию пользовательского уровня СУЗ

8 Разработана методика построения СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы), в том числе определены требования к методике, определено назначение и область ее применения, разработана модель архитектуры СУЗ, которая может быть построена на базе современных портальных средств, интегрируемых с ERP-системами, с учетом их возможностей и ограничений, непосредственно разработана практичная методика построения СУЗ на базе ERP-системы, включая этапы подготовки проекта разработки системы, а также непосредственного создания концептуального проекта системы

9 Разработан способ оценки результативности СУЗ и непосредственно проведена количественная оценка, в рамках которой теоретически доказана результативность построения СУЗ с применением методики

У. АПРОБАЦИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ИССЛЕДОВАНИЯ

Полученные в работе результаты использовались в рамках концептуального проектирования СУЗ на базе ERP-системы среднесрочного бюджетного планирования и контроля, разработанной для органов государственной власти Российской Федерации в среде корпоративной системы управления «Эталон» стандарта ERP В работе представлен концептуальный проект СУЗ, в рамках которого была реализована часть задач методики, представлены полученные графические модели Данный проект планируется использовать в качестве основы для дальнейшей настройки СУЗ в рамках ее непосредственной реализации, что имеет целью существенно повысить уровень знаний сотрудников по вопросам среднесрочного бюджетного планирования и контроля, а следовательно - повысить качество выполнения указанных процедур

Апробация показала практичность и удобство применения методики на практике и доказала непротиворечивость предложенных методических оснований построения СУЗ на базе КИС (на примере ERP)

VI. ПУБЛИКАЦИИ ПО ТЕМЕ ДИССЕРТАЦИИ

1 ТеслиноваЕА (статья) Архитектура системы управления знаниями, построенной на базе интегрированной системы управления предприятием И Современные проблемы науки и образования - 2006 г -№2-0,13пл

2 Теслинова ЕА Информационные технологии управления знаниями в организациях // Управление знаниями Учебник МВА Жуковский МИМ ЛИНК -2005- 1,2 п л

3 Теслинов А Г, Теслинова Е А Воплощение <прожекторной> теории познания в системах управления знаниями // Когнитивный анализ и управление развитием ситуаций Труды 4-й международной конференции в 2-х томах Том 1 / Под ред В И Максимова М Институт проблем управления РАН - 2004 - 0,2 п л

4 Теслинова Е А (статья) Разработка онтологии системы управления знаниями организации с использованием методологии концептуального проектирования // Успехи современного естествознания -2006 г -№9 -0,13 п л

5 Теслинова Е А (статья) Подход к построению системы управления знаниями на базе ERP-системы // Вестник ГУУ - №2(20)/2007 - 0,5 п л

Подп в печ 13 09 2007 Формат 60x90/16 Объем 1 п л

Бумага офисная Печать цифровая Тираж 50 экз Заказ № 809

ГОУВПО «Государственный университет управления» Издательский дом ГОУВПО «ГУУ»

109542, Москва, Рязанский проспект, 99, Учебный корпус, ауд 106 Тел/факс (495) 371-95-10, e-mail diric@guuru www guu ru

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Теслинова, Екатерина Андреевна

ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ.

ВВЕДЕНИЕ.

Глава 1. АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ СОТРУДНИКОВ, РАБОТАЮЩИХ В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЕ.

1.1. Анализ проблем внедрения управления знаниями на практике.

1.2. Анализ противоречий в понимании ключевых положений концепции управления знаниями.

1.3. Анализ проблемы определения целесообразности внедрения управления знаниями в организации и автоматизации данной деятельности в среде ERP-системы.

1.4. Анализ современных подходов к формированию автоматизированных систем управления знаниями в организациях, в том числе в среде ERP-систем.

1.5. Постановка научной задачи исследования.

Выводы по первой главе.

Глава 2. РАЗРАБОТКА МЕТОДИЧЕСКИХ ОСНОВАНИЙ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЕ ОРГАНИЗАЦИИ.

2.1 Обоснование требований к системе управления знаниями, построенной в среде ERP-системы

2.2 Разработка архитектуры системы управления знаниями, построенной в среде ERP-системы.

2.3 Разработка способов формирования и использования контекстного и онтологического уровней системы управления знаниями, построенной в среде ERP-системы, и рекомендаций по формированию пользовательского уровня.

2.4 Разработка концептуальной модели отношений между уровнями системы управления знаниями, построенной в среде ERP-системы.

2.5 Направления использования системы управления знаниями, построенной в среде ERP-системы.

Выводы по второй главе.

Глава 3. РАЗРАБОТКА МЕТОДИКИ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ В АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ЕЕ АПРОБАЦИЯ.

1.1. Разработка методики построения системы управления знаниями в среде ERP-системы

1.2. Обоснование результативности применения методики формирования системы управления знаниями в среде ERP-системы.

1.3. Апробация методики формирования системы управления знаниями на базе ERP-системы «Этатон».

Выводы по третьей главе.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Разработка методики формирования системы управления знаниями в автоматизированной информационной среде организации"

Актуальность исследования. Развитие современных предприятий происходит в направлении автоматизации их деятельности на базе корпоративных информационных систем (КИС), позволяющих оптимизировать организационные бизнес-процессы по времени и ресурсам. КИС может быть реализована в форме ERP-системы, системы workflow [214], с некоторыми допущениями - системы класса groupware [215] и др. Общепризнанным инструментом управления всеми ресурсами в масштабе всего предприятия является система класса ERP - она сокращает временные затраты па получение и обработку информации и позволяет достигнуть интеграции различных подразделений и функциональных областей организации за счет использования единой базы данных и стандартных процессов обработки деловых операций. В результате интеграции современных ERP-систем со средствами бизнес-интеллекта, средствами автоматизации коллективной работы, расширяющих их функционал [76], пользователи системы получают возможность работать как с неструктурированной, так и со структурированной информацией, обмениваться знаниями между собой, производить глубокий анализ информации. В этой связи в качестве КИС в настоящей работе выбрана современная ERP-система.

КИС накапливают огромные массивы данных и информации и ориентированы на удовлетворение ежедневных информационных потребностей сотрудников организации, связанных с текущими бизнес-функциями. В то же время в процессе их выполнения у сотрудников возникает потребность в дополнительных знаниях, инициируемая возможностью и необходимостью выбора способа выполнения функции, входных ресурсов, установкой требований к результату функции и его дальнейшему использованию, а в конечном итоге направленная па повышение качества выполнения функции.

В таких ситуациях пользователям КИС требуется индивидуальная интеллектуальная поддержка в приобретении необходимых знаний и их непосредственном использовании. Данная задача может быть решена посредством системы управления знаниями (СУЗ), созданной как надстройка корпоративной системы. СУЗ может помочь в удовлетворении знаниевых потребностей пользователей за счет доставки им соответствующей актуальной информации, выбираемой из доступного контента1 КИС и внешних источников, а также за счет содействия ее правильной интерпретации в целях преобразования в знания.

Ввиду указанных задач как для исследователей, так и для практиков объективно встает проблема определения необходимой конфигурации СУЗ, построенной в среде КИС, состава выполняемых ею функций, механизма функционирования, а главное - способа настройки ее под «знаниевые» потребности сотрудников. Указанные вопросы должны быть рассмотрены еще на стадии постановки задачи и концептуального проектирования системы.

Концептуальное проектирование является ключевой стадией разработки СУЗ, связанной с определением требований к системе. От правильного выполнения данной задачи во многом зависит успешность будущего применения СУЗ. Большинство неудач, связанных с автоматизацией информационных процессов, возникает вследствие нарушения основополагающих принципов проектирования.

В то же время ввиду новизны задачи построения СУЗ в среде КИС для ее решения пока не разработано какого-либо методического инструментария, позволяющего определить архитектуру системы и ее необходимое содержательное наполнение, в том числе на стадии концептуального проектирования системы.

Анализ рассматриваемой предметной области показывает, что на настоящее время российскими и зарубежными исследователями в области управления знаниями (УЗ) обоснована необходимость управления знаниями, сформирован некоторый понятийный аппарат, определены ключевые функции УЗ и т.п. Вопросам же построения автоматизированных систем управления знаниями уделяется крайне мало внимания. Так, в ряде российских публикаций предлагается некоторая общая архитектура СУЗ [160,163,165] выделены классы информационных технологий УЗ [16,40,72]. Публикации зарубежных авторов [157,164,173] свидетельствуют о гораздо больших достижениях в области построения СУЗ и могут содержать детальное описание ее компонент и подробное описание функционирования. В то же время в

1 Отметим, что во многих литературных источниках термин «контент» используется для обозначения исключительно неструктурированной информации. В настоящей диссертации данным понятием будет обозначаться любое содержание системы (от англ. «content» - содержание), оно будет охватывать все виды данных и информации - как структурированной, так и неструктурированной Сочетание «в среде КИС / ERP-системы» используется в диссертации в целях указания на то, что в качестве предметной области построения СУЗ рассматривается работа сотрудников в среде КИС / ERP-системы. Сочетание же «на базе КИС / ERP-системы» предполагает в большей мере рассмотрение КИС / ERP как технологической платформы, инструментария, используемого для разработки СУЗ. Тем не менее далее в работе сочетания «в среде» и «на базе» используются как взаимозаменяемые, однако их следует понимать в соответствии с первой из указанных интерпретаций среде исследователей отсутствует какой-либо общий подход к пониманию архитектуры, назначения, функций подобной системы. Ни в тех, ни в других работах не предлагается каких-либо методических рекомендаций по проектированию СУЗ, содержательному наполнению ее элементов. Сказанное относится и к задаче построения СУЗ на базе КИС, в том числе в среде ERP-системы. Последний вопрос освещен в публикациях крайне слабо - авторы ограничиваются только некоторыми общими предложениями по интеграции систем двух указанных классов.

При этом проектировщикам СУЗ, формируемой на базе КИС, требуется научно обоснованная методика, которая бы позволяла определять ее структуру, состав информационных и функциональных компонент и механизм их взаимодействия, разрабатывать концептуальные модели каждого из уровней системы с целью их дальнейшего использования при непосредственном конфигурировании и установке системы.

Целью диссертационной работы является разработка методических положений (оснований) формирования (построения) СУЗ на базе корпоративной информационной системы, определяющих ее назначение, структуру и способы содержательного наполнения, а также разработка простой практичной методики построения СУЗ на базе корпоративной информационной системы, учитывающей возможности и ограничения современных программных средств ее разработки, представленных на рынке.

Как отмечалось, в качестве примера корпоративной информационной системы в работе рассматривается современная ERP-система организации, обладающая расширенным функционалом (система класса ERP II [174]), то есть интегрируемая с инструментами бизнес-интеллекта, коллективной работы и др. (далее все вместе -ERP-система).

Для достижения вышеуказанной цели в работе был поставлен и решен ряд задач, в том числе:

- анализ противоречий в понимании сущности знаний, управления знаниями и системы управления знаниями как на теоретическом уровне, так и на практике, обоснование возможности и целесообразности интеграции СУЗ и ERP-системы, а также анализ предлагаемых современных подходов к построению СУЗ и выявление ключевых проблем в области методологического и методического обеспечения указанного процесса;

- разработка методических оснований формирования системы управления знаниями в среде КИС (на примере ERP-системы), включая постановку задачи на создание системы, определение ее архитектуры, а также выработку способов формирования каждого из ключевых уровней СУЗ;

- разработка практичной пошаговой методики формирования СУЗ в среде КИС (на примере ERP-системы) с применением портальных решений производителей современных ERP-систем, а также обоснование результативности ее применения;

- апробация разработанной методики в рамках концептуального проектирования СУЗ, формируемой на базе автоматизированной системы среднесрочного бюджетного планирования и контроля класса ERP.

Объектом исследования в диссертационной работе является автоматизированная система управления знаниями сотрудников, работающих в среде корпоративной информационной системы (на примере ERP-системы).

Предметом исследования - процессы концептуального проектирования автоматизированной системы управления знаниями, формируемой на базе корпоративной информационной системы (на примере ERP-системы), обеспечивающей приобретение сотрудниками знаний и их использование при решении бизнес-задач.

В диссертационной работе использовались эмпирические и теоретические методы исследования.

Теоретической основой проведенной работы являлись труды российских и зарубежных исследователей в области подходов и методов управления знаниями (Б.З.Мильнер, У.Букович, Р.Уилльямс, М.С.Румизен, В.В.Лабоцкий, К.Джанетто, Э.Уилер, Т.А. Гаврилова, О.И.Боровикова, Ю.А.Загорулько, Svciby К.Е., Zack М.Н., Nonaka I., H. Takeuchi, Polanyi, M., Boisot M.H, Binney D., Wiig К. M., Davenport Т., Drucker P., Malhotra Y., Prusak L. и др.), труды исследователей в области методов концептуального проектирования систем организационного управления (С.П.Никаноров, З.А.Кучкаров и др.), системного анализа (С.Л.Оптнер) и др.

Конструирование теоретических положений также опиралось на обширный материал по внедрению и настройке систем класса ERP таких производителей, как

SAP AG, Oracle, PeopleSoft3, J.D.Edwards4, Baan (SSA).

Эмпирическим материалом при проведении исследования служил опыт российских и зарубежных компаний, внедривших системы управления знаниями, а также системы ERP - класса (группа компаний Big Five, IBM, Microsoft, Hewlett-Packard, Lotus и др.)

В рамках выполнения работы использовались разнообразные методы исследования из области управления знаниями, менеджмента, информационных технологий и других областей, в том числе: метод системного анализа, методы управления знаниями, теория интеллектуального капитала, методики оценки «знание-емкости» фирмы, методики определения добавленной стоимости знаний, теория интеллектуальных агентов, подход к разработке интеллектуальных обучающих систем, методики классификации и категоризации документов, методика информационной фильтрации, методика моделирования пользователей, методологии построения онтологий, методология концептуального проектирования, теория обстоятельств, модели внутренних факторов организации, методологии моделирования бизнес-процессов, методология управления качеством, компетентностный подход к определению требований к персоналу, методология функционального анализа, техники составления обучающих программ, инструмент построения стратегии в области управления знаниями K-SWOT, методика проведения аудита знаний, методика построения карт знаний, методология проектирования информационных систем, методологии внедрения корпоративных информационных систем (Accelerated SAP и др.) и др.

В работе были получены следующие научные результаты, характеризующиеся новизной:

1. Показано, что ни у теоретиков, пи у практиков не выработано общепринятого понимания назначения, задач, необходимой конфигурации системы управления знаниями и способов ее построения, отмечена фрагментарность в автоматизации процедур УЗ и отсутствие у компаний опыта автоматизации данных процессов в среде ERP-систем. Разработана схема принятия решения о целесообразности внедрения УЗ в организации. Обоснована объективная целесообразность использования ERP-системы как среды построения системы

3 В 2005 г. поглощена компанией Oraclc

4 В 2003 г. поглощена компанией Pcoplesoft управления знаниями.

2. Разработаны методические основания построения СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы), в рамках которых:

- определены требования к системе и обоснован минимально необходимый состав ее уровней, включая пользовательский, контекстный, онтологический уровень и уровень источников контента;

- построена модель архитектуры СУЗ и показана схема размещения по ее уровням необходимых программных и информационных средств;

- разработаны способы формирования и использования онтологического и контекстного уровней СУЗ, в которых определена сущность каждого уровня, сформулированы требования к уровню, разработана модель уровня, определен состав необходимых приложений и сервисов уровня, разработаны рекомендации по построению уровня, отражающие необходимые шаги по его содержательному наполнению на фазе концептуального проектирования;

- разработаны рекомендации по формированию уровня пользователя СУЗ, в которых указаны программные приложения, необходимые для приобретения и обработки объектов контента системы;

- формализованы отношения между уровнями СУЗ и построена концептуальная модель системы, а также определены возможности, которыми она должна обладать с точки зрения пользователей.

3. Разработана методика построения СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы), в рамках которой:

- определены требования к методике, ее назначение и область применения;

- разработана модель архитектуры СУЗ, которая может быть построена на базе современных портальных средств, интегрируемых с ERP-системами, с учетом их возможностей и ограничений;

- разработана практичная пошаговая методика построения СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы), определяющая содержание этапов подготовки проекта разработки системы и непосредственного создания концептуального проекта;

4. Разработан способ оценки результативности построения СУЗ с применением методики и проведена непосредственная количественная оценка, теоретически подтверждающая выгоды от использования методики с точки зрения достижения целей построения системы.

5. Проведена апробация методики, в ходе которой подготовлен концептуальный проект СУЗ, создаваемой на базе системы среднесрочного бюджетного планирования и контроля деятельности органов государственной власти Российской Федерации в среде корпоративной системы управления ERP-класса «Эталон».

Практическая ценность диссертационной работы состоит в том, что ее результаты позволят:

Проектировщикам СУЗ па базе КИС:

- определять необходимую структуру системы, включая ее информационные слои и функциональные компоненты;

- формировать концептуальные модели уровней системы;

- определять состав необходимых приложений и сервисов на каждом уровне

СУЗ;

Разработчикам СУЗ на базе КИС:

- использовать полученные результаты концептуализации в качестве спецификации требований к системе в рамках ее непосредственного конфигурирования;

Пользователям СУЗ на базе КИС:

- приобретать посредством системы знания, необходимые для решения актуальных бизнес-задач, и непосредственно использовать их в деятельности.

Применение результатов диссертационной работы на практике позволит существенно повысить качество выполнения бизнес-процессов компании и обеспечить реализацию ее стратегии за счет эффективного использования такого актива, как знания.

Апробация результатов работы производилась в рамках проекта по разработке системы управления знаниями на базе ERP-системы среднесрочного бюджетного планирования и контроля, внедряемой в Федеральном агентстве по управлению особыми экономическими зонами в среде корпоративной системы управления стандарта ERP «Эталон».

Применение разработанной методики позволило сформировать концептуальный проект СУЗ, включающий модель таксономии предметной области и состав атрибутов метаданных информационных объектов системы, перечень знаний, требуемых пользователям для выполнения функций в рамках среднесрочного бюджетного планирования и контроля, и источники их получения.

Материалы диссертации рассматривались в рамках 4-й международной конференции, проводимой Институтом проблем управления РАН в 2004 году.

По теме диссертации было опубликовано 5 работ, в том числе подготовлен раздел учебно-методического пособия «Управление знаниями па практике» для слушателей программы МВА, опубликованного МИМ ЛИНК в 2005 году.

Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка, включающего 215 наименований, и приложений. Работа изложена на 184 листах машинописного текста, включая приложения (26 листов), содержит 29 рисунков, 25 таблиц.

Диссертация: заключение по теме "Математические и инструментальные методы экономики", Теслинова, Екатерина Андреевна

Выводы по третьей главе

1.В целях конкретизации и упрощения предложенных во второй главе методических оснований построения системы управления знаниями, перевода их в более практическую плоскость, а также с целью учета возможностей и узких мест существующих программных средств, предлагаемых ERP-производителями, в настоящей главе разработана практичная пошаговая методика построения СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы).

2. В работе определены требования к методике, ее назначение и область применения. Указано, что предлагаемая методика охватывает частично фазы подготовки проекта и концептуального проектирования СУЗ, причем только в части ключевых задач. Результатом применения методики должен являться концептуальный проект системы, под которым понимается результат определения требований к СУЗ в форме комплекса моделей, служащих основой дальнейшего непосредственного конфигурирования СУЗ в рамках ее реализации.

3. Представлено обоснование построения архитектуры СУЗ па базе корпоративного портала, интегрируемого с ERP-системой. В рамках исследования сделан вывод о том, что современные портальные решения не в полной мере соответствуют архитектуре СУЗ, предлагаемой в настоящей работе. В этой связи определены наиболее подходящие формы и способы реализации каждого из уровней СУЗ и ее ключевых функций с использованием портала ERP-системы. Показано, что пользовательский слой может быть реализован за счет настройки страниц портала под соответствующие роли, онтологический - частично за счет построения таксономии и определения метаданных объектов. Основной проблемой является отсутствие возможности реализации посредством порталов контекстного уровня СУЗ в том виде, в котором он был предложен в диссертации. В то же время отмечено, что частично его функциональность может быть реализована за счет настройки страниц портала под знаниевые потребности пользователей, определения прав доступа, установки фильтров, организации подписки и др. С учетом возможностей реализации каждого уровня СУЗ обозначены ее возможные ограничения и построена модель архитектуры системы.

4. В соответствии с архитектурой СУЗ определены задачи ее формирования, положенные в основу разработанной методики. Методика раскрывает последовательные шаги построения СУЗ на базе ERP-системы, включая этап подготовки проекта разработки СУЗ на базе ERP-системы, а также этап непосредственного создания концептуального проекта. В рамках второго этапа раскрыты шаги по созданию таксономии и определению атрибутов метаданных, определению параметров профилей пользователей, отражающих их знания, и заполнению данных атрибутов. В методике предложены такие инструменты, как формы таблиц для заполнения, формы графических моделей, форма опросника сотрудников и др. В завершение методики предложены рекомендации по применению результатов концептуального проектирования СУЗ в рамках непосредственной реализации системы, а также по использованию приложений и сервисов, необходимых для работы с СУЗ.

5. В работе теоретически доказана результативность построения СУЗ с применением методики. В рамках данного обоснования разработана оценочная таблица, позволяющая осуществить балльную оценку системы по ряду критериев, и произведен непосредственный расчет баллов для СУЗ двух типов - построенной с применением методики и без нее. По итогам проведения оценки показано, что результативность первой системы почти в 3 раза выше, чем второй.

6. Практичность и удобство применения методики на практике показала ее апробация в рамках концептуального проектирования системы управления знаниями на базе ERP-системы среднесрочного бюджетного планирования и контроля, разработанной для органов государственной власти Российской Федерации в среде корпоративной системы управления стандарта ERP «Эталон». В работе представлен концептуальный проект СУЗ, в рамках которого была реализована часть задач методики, представлены полученные графические модели. Отмечено, что данный проект планируется использовать в качестве основы для дальнейшей настройки СУЗ в рамках ее непосредственной реализации, что имеет целью существенно повысить уровень знаний сотрудников по вопросам среднесрочного бюджетного планирования и контроля, а следовательно - повысить качество выполнения указанных процедур.

Заключение

В результате выполнения настоящего диссертационного исследования были получены следующие результаты.

1. Показано, что в среде современных компаний отсутствует ясное понимание назначения, задач, механизмов управления знаниями, о чем свидетельствуют опубликованные результаты проведенных опросов.

2. Выявлены имеющиеся на теоретическом уровне противоречия в понимании сущности знаний, управления знаниями и системы управления знаниями, а именно показано следующее:

- исследователи выходят за границы понимания знания как состояния интеллекта человека и используют излишне широкую трактовку данного понятия, относя к категории знаний все виды интеллектуального капитала организации, а понятие явного знания подменяют его артефактом - уже выраженным знанием, то есть информацией;

- под управлением знаниями понимают любые действия по созданию стоимости из интеллектуального капитала организации;

- к технологиям управления знаниями относят практически любые программные средства обработки информации, понимаемой как явное знание.

С учетом указанных противоречий в работе представлены определения указанных понятий, положенные в основу настоящего исследования.

3. Выявлена проблема отсутствия у организаций критериев определения целесообразности внедрения управления знаниями и в целях ее решения:

- выделено свойство «знание-ёмкости» организации и обобщены методы его оценки;

- разработана схема принятия решения о необходимости управлять знаниями в зависимости от значений тех или иных характеристик деятельности компании в двумерной шкале «менее целесообразно - более целесообразно».

4. Выявлена проблема использования ERP-системы как среды внедрения системы управления и для ее разрешения:

- показано, что эволюция современных ERP-систем происходит от систем, управляющих данными, к системам управления знаниями благодаря затожепным в них средствам персопализации информации;

- доказана необходимость и целесообразность интеграции систем двух классов, в пользу которой приведен ряд аргументов.

5. Показано, что и среди теоретиков, и среди практиков отсутствует общепринятое понимание назначения, задач, необходимой конфигурации системы управления знаниями и способов ее построения, автоматизация процедур УЗ на практике носит фрагментарный характер, вопрос разработки комплексных СУЗ рассматривается редко.

6. Показано, что у компаний отсутствует опыт автоматизации процессов УЗ в среде ERP-системы. Об интеграции средств управления знаниями в рамках ERP-систем заявляют в основном их производители, притом большинство предложений не содержит какого-либо специального решения, позиционируемого как средство управления знаниями.

7. Разработаны методические основания построения СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы), в рамках которых:

- определены требования к СУЗ как к системе, обеспечивающей доставку пользователям актуальной информации и содействующей в ее понимании;

- на основе идеи приобретения знаний через осмысление информации, представленной в контексте, обоснован необходимый состав уровней СУЗ -пользовательский, контекстный, онтологический и уровень источников контента - и построена высокоуровневая модель системы;

- определен состав необходимых программных и информационных средств, входящих в состав СУЗ, и построена схема их размещения по уровням системы;

- разработана модель архитектуры системы управления знаниями, включающая информационные и программные компоненты;

- разработаны требования к функционированию СУЗ предложенной архитектуры как процедур взаимодействия между ее уровнями в процессе непосредственной работы пользователя с системой;

- разработай способ формирования и использования онтологического уровня СУЗ, в рамках которого: определена сущность онтологии СУЗ как конструкции, описывающей структуру предметной области организации в форме концептов, свойств концептов, отношений между концептами и ограничений; обоснована роль онтологии СУЗ как средства систематизации знаний, создания единой иерархии понятий, унификации используемых в организации терминов и правил их интерпретации, сформулированы требования к онтологическому уровню системы; обосновано содержание метаданных СУЗ как параметров любых объектов контента системы, связанных с онтологией через использование ее понятий в качестве значений; разработана модель онтологического уровня СУЗ как состоящего из онтологии, словаря терминов онтологии и слоя метаданных контента системы; определен состав необходимых приложений онтологического уровня СУЗ, обеспечивающих взаимосвязь между всеми уровнями системы; разработаны рекомендации по непосредственному построению онтологии СУЗ, представляющих собой последовательность шагов по конкретизации некоторого конструкта («процесс с ролями», «открытая система» и др.) па выбранной предметной области; предложен состав параметров метаданных информационных объектов СУЗ. - разработан способ формирования и использования контекстного уровня СУЗ, в рамках которого: определена сущность контекста как любой информации, характеризующей ситуацию, в которой пользователь проявляет зпаниевые потребности; сформулированы требования к контекстному уровню СУЗ, касающиеся состава и содержания параметров контекстных моделей, их динамики, связи с онтологическим уровнем, функциональных характеристик уровня и др. разработана четырехаспектиая модель контекстного уровня СУЗ, в соответствии с которой знаниевые потребности пользователей определяются следующими факторами: выполняемые функции, личность, должность сотрудника и группа, в которую он входит; выработаны рекомендации по формированию и использованию контекстных моделей СУЗ, касающиеся их формы и содержания, использования, формирования и изменения; ключевой составляющей рекомендаций являются подходы заполнению контекстных моделей - по сути способы определения знапиевых потребностей пользователей; определен состав необходимых сервисов контекстного слоя СУЗ;

- разработаны рекомендации по формированию пользовательского уровня СУЗ, в которых определены приложения, предлагаемые к реализации в системе в зависимости от обрабатываемых типов источников контента;

- построена концептуальная модель отношений между уровнями СУЗ, в рамках которой введены базисные понятия, отражающие уровни СУЗ, и определены все возможные отношения между ними и их свойства (офаничения);

- приведен перечень необходимых возможностей СУЗ, имеющей предложенную архитектуру.

8. Разработана методика построения СУЗ на базе КИС (на примере ERP-системы) и проведена ее апробация, в том числе:

- определены требования к методике как построенной в соответствии с разработанными методическими основаниями и учитывающей возможности и ограничения существующих программных средств;

- определено назначение и область применения методики как инструмента построения концептуального проекта СУЗ;

- разработана модель архитектуры СУЗ, которая может быть построена на базе современных портальных средств, интегрируемых с ERP-системами, в рамках которой определена форма и способы реализации каждого из необходимых уровней СУЗ - пользовательского, контекстного, онтологического и уровня источников контента;

- разработана пошаговая методика построения СУЗ на базе ERP-системы, включая этапы подготовки проекта разработки системы, а также непосредственного создания концептуального проекта системы; в рамках методики предложены рекомендуемые формы таблиц для заполнения, формы графических моделей, форма опросника сотрудников и др.;

- теоретически доказана результативность построения СУЗ с применением методики, в рамках которой проведена количественная оценка указанной характеристики системы;

- проведена апробация методики, в ходе которой был подготовлен (частично) концептуальный проект СУЗ, создаваемой на базе ERP-системы среднесрочного бюджетного планирования и контроля, разработанной для органов государственной власти Российской Федерации в среде корпоративной ERP-системы «Эталон»; при этом доказана практичность методики и удобство ее применения на практике.