Формализация и автоматизация процесса план-факт контроллинга в независимых подсистемах бюджетирования и бухучета тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Формализация и автоматизация процесса план-факт контроллинга в независимых подсистемах бюджетирования и бухучета"

На правах рукописи

00347508Э

о з АЗ Г 2009

Бакотина Ольга Геннадьевна

ФОРМАЛИЗАЦИЯ И АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ПЛАН-ФАКТ КОНТРОЛЛИНГА В НЕЗАВИСИМЫХ ПОДСИСТЕМАХ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ И БУХУЧЕТА

Специальность 08.00.13 - «Математические и инструментальные методы

экономики»

АВТОРЕФЕРАТ диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва-2009

003475089

Работа выполнена на кафедре Информационных технолопий Российской экономической академии им. Г.В. Плеханова.

Научный руководитель

Ведущая организация

Официальные оппоненты

кандидат технических наук, профессор Волков Анатолий Константинович доктор экономических наук, профессор Киселева Ирина Анатольевна кандидат экономических наук Кудешов Евгений Вячеславович РГТУ им. К.Э. Циолковского (МАТИ)

Защита состоится 17 сентября 2009 года в 14:00 часов на заседании Диссертационного совета Д.212.196.01 в Российской экономической академии им. Г.В. Плеханова по адресу: 117997, г. Москва, Стремянный пер., д. 36, корпус 3, ауд. 353.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Российской экономической академии им. Г.В. Плеханова.

Автореферат разослан июля 2009 года.

Ученый секретарь Диссертационного совета доктор технических наук,

профессор

Л.Ф. Петров

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования. Контроль - ключевой этап управленческого цикла компании - осуществляется посредством план-факт контроллинга исполнения бюджетов и отдельных показателей деятельности компании. В процессе план-факт контроллинга возникают проблемы сопоставления данных, полученных в результате учета планируемой и фактической деятельности компании, затрудняющие процесс принятия управленческих решений из-за недостаточной оперативности и достоверности информации. К основным причинам, затрудняющим сопоставление, относятся: различие в степени детализации данных, несовпадение аналитических признаков (в первую очередь, нецелесообразность использования центров ответственности в учете фактической деятельности компании), смещение сроков закрытия периодов, необходимость коррекции ошибок закрытых периодов.

Современные компании нередко практикуют вариант совмещения в корпоративной информационной системе независимых подсистем бюджетирования и бухучета. Сопоставление данных для план-факт контроллинга в такой системе осуществляется в ручном режиме, требует значительных трудозатрат, сопровождается большим количеством ошибок. В целях повышения эффективности такой системы требуется ее расширение путем интеграции подсистемы, обеспечивающей автоматизацию сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании.

Важным направлением в решении проблемы повышения эффективности контроля в управленческом цикле компании является формализация процесса план-факт контроллинга особенно в части сопоставления данных, полученных в результате учета планируемой и фактической деятельности. Также актуальна задача разработки технологии, позволяющей автоматизировать сопоставление данных учета планируемой и фактической деятельности в информационных системах с независимыми подсистемами бюджетирования и бухучета.

Степень научной разработанности проблемы. Среди специалистов, внесших заметный вклад в освещение вопросов бюджетирования и управления эффективностью деятельности компании, необходимо отметить Аманжолову Б.А., Аньшина В.М., Болотина В.В., Волкову О.Н., Врублевскую О.В., Гамаюнова В.В., Глухова Е.В., Добровольского Е.Ю., Ермакову H.A., Карабанова Б.М., Карпова А.Е., Масленченкова Ю.С., Пронина Ю.Б., Савчука В.П., Соловьеву О.В., Сорокину Е.М., Тронина Ю.Н., Хруцкого В.Е., Царькова И.Н., Шеремета А.Д., Щиборща К.В., Яковлева А.Ю., Barrett R., Brookson S., Rachlin R., Toby Prince и других.

Как показывает анализ их работ, основной акцент в исследованиях делается на области технологии и организации процесса бюджетирования. Вместе с тем вопрос подготовки данных для план-факт контроллинга остается за рамками рассмотрения. Авторами принимается допущение, что сопоставление данных учета планируемой и фактической деятельности компании априори существует, и тема план-факт контроллинга раскрывается под углом рассмотрения методов и методик анализа уже сопоставленных данных.

Вопрос автоматизации процесса план-факт контроллинга практически не освещается в научной литературе, так как результатом автоматизации являются программные продукты, создаваемые компаниями-разработчиками с целью продажи компаниям-пользователям, следовательно, относящиеся к области коммерческой тайны. Без внимания остается вопрос автоматизации процесса план-факт контроллинга в информационных системах с независимыми подсистемами бюджетирования и бухучета.

Необходимость формализованного представления области сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании для целей план-факт контроллинга, а также ее автоматизации в независимых подсистемах бюджетирования и бухучета, предопределяет цель и задачи диссертационной работы.

Целью диссертационного исследования является разработка технологии сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании, позволяющей автоматизировать процесс план-факт контроллинга в независимых подсистемах бюджетирования и бухучета, а также разработка автоматизированной системы, реализующей данную технологию.

Для достижения поставленной цели были сформулированы и решены следующие задачи:

• по результатам анализа рынка КИС подготовлены предложения по усовершенствованию информационной системы, включающей в свой состав независимые подсистемы бюджетирования и бухучета;

• разработана технология сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании, позволяющая осуществить процесс план-факт контроллинга;

• разработаны схемы документооборота процесса формирования отчетности об исполнении бюджета;

• разработана тестовая версия автоматизированной системы, реализующей разработанную технологию сопоставления данных планируемой и фактической деятельности компании;

• разработан реестр отчетов, позволяющих осуществлять полноценный мониторинг финансового состояния компании;

• разработана имитационная модель, позволяющая провести экспериментальную проверку разработанной технологии на интервале полного бюджетно-учетный цикла деятельности торгово-производственной компании;

• осуществлена оценка экономической эффективности использования разработанной автоматизированной системы.

Объектом диссертационного исследования является деятельность компании, осуществляемая на этапе «контроль» управленческого цикла.

Предметом диссертационного исследования является совокупность экономико-математических методов и процедур по улучшению показателей

деятельности компании, осуществляемой на этапе «контроль» управленческого цикла. Предмет диссертации учитывает следующие ограничения:

• шаг сбора и сопоставления информации;

• контроль финансовых показателей деятельности компании;

• применение компанией независимых подсистем бюджетирования и бухучета.

Методологической и теоретической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных специалистов в области экономики, в частности, в области управления деятельностью компаний.

В качестве основы при подготовке функциональных требований к автоматизированной системе, реализующей разработанную в диссертации технологию, использованы результаты исследований ученых в области информатики (в том числе в области создания корпоративных информационных систем), вычислительных технологий и теории проектирования баз данных.

Научная новнзна исследования заключается в разработке процедур формализации и автоматизации план-факт контроллинга в независимых подсистемах бюджетирования и бухучета, положенных в основу новой информационной технологии, позволяющей автоматизировать процесс сопоставления данных планируемой и фактической деятельности компании при минимуме доработок используемых ею подсистем бюджетирования и бухучета. Также новым является способ оценки экономической эффективности использования разработанной автоматизированной системы.

Наиболее существенные результаты исследования, полученные лично автором и выносимые на защиту, состоят в следующем:

• выявлены недостатки существующих технологий сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании, реализуемых в рамках современных КИС; разработана новая технология, предусматривающая установление связи единиц (позиций)

плана и факта посредством указания в единице факта ссылки на соответствующую ей единицу плана;

• разработан «план счетов» учета планируемой и фактической деятельности компании, проведена систематизация учетных ситуаций с введением дополнительной их группировки (операции обязательств/оплат и технические операции компании);

• оптимизирован процесс документооборота компании для расходной и доходной частей операций обязательств/оплат по критерию разделения зон ответственности подразделений, вовлеченных в процесс план-факт контроллинга;

• разработаны алгоритмы основных этапов осуществления операций обязательств/оплат, регламентирующие процедуру установления связи между единицами плана и факта, а также этапа анализа лимитов при закрытии бюджетного подпериода;

• разработана информационная система, позволяющая автоматизировать процесс сопоставления данных планируемой и фактической деятельности компании с независимыми подсистемами бюджетирования и бухучета;

• разработан реестр и форматы отчетов для полноценного мониторинга финансового состояния компании с группировкой отчетов по стадиям и субъектам процесса план-факт контроллинга, предусмотренным разработанной технологией;

• осуществлена оценка экономической эффективности применения разработанной автоматизированной системы с использованием методов дисконтирования денежных потоков и факторного анализа,

Теоретическая и практическая значимость результатов заключается в том, что диссертационное исследование содержит как организационно-технологическую составляющую по улучшению показателей деятельности компании на этапе «контроль» управленческого цикла, так и предоставляет для этого необходимые инструментальные средства. Разработанная технология

сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности может быть использована при осуществлении процесса план факт-контроллинга в торгово-производственных компаниях, особенно в сегментах среднего и малого бизнеса.

Достоверность и обоснованность приведенных в диссертации основных результатов доказаны экономико-математическим моделированием полного бюджетно-учетного цикла деятельности торгово-производственной компании, подтверждены успешной работой в компании «Дикая Орхидея» пробной версии автоматизированной системы, реализующей разработанную технологию сопоставления.

Эффект от внедрения разработанной технологии заключается в росте производительности труда сотрудников (по экспертным оценкам в 4-6 раз), вовлеченных в процесс план-факт контроллинга, рационализации документооборота в процессе учета результатов фактической деятельности компании, а также в повышении оперативности, прозрачности и достоверности информации, используемой для принятия управленческих решений.

Апробация работы. Основные теоретические положения и результаты диссертации представлены, обсуждены и одобрены на кафедре Информационных технологий Российской экономической академии им. Г.В. Плеханова, на XIX Международных Плехановских чтениях.

Разработанная в рамках диссертации технология положена в основу технического задания на разработку программного обеспечения в торгово-производственной компании «Дикая Орхидея», что подтверждается актом о внедрении результатов диссертационного исследования.

Публикации. По теме диссертационного исследования опубликовано 3 печатных работы общим объемом 0,7 п.л. в изданиях, рекомендованных ВАК.

Объем и структура диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и приложений. Объем работы составляет 177 страниц, включая 17 рисунков, 8 таблиц и 16 приложений. Библиографический список включает 103 наименования.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Во введении обоснована актуальность проведения исследований в области сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании с независимыми подсистемами бюджетирования и бухучета, сформулированы цель и задачи, определены предмет и объект исследования, раскрыты новизна и практическая значимость работы.

В первой главе систематизирован процесс план-факт контроллинга с учетом связанных с этим процессом этапов управленческого цикла компании, приведена классификация стадий план-факт контроллинга, выявлены достоинства и недостатки вовлечения в процесс план-факт контроллинга структурных подразделений, рассмотрены особенности организации и автоматизации данного процесса в компаниях среднего и малого размера.

Автоматизация системы управления компании невозможна без четкой формализации процесса управления, иллюстрируемого с помощью управленческого цикла (рис. 1). Выделяются две группы этапов управленческого цикла, логически связанные с предметной областью диссертации:

• этапы планирования и исполнения;

• этапы контроля и анализа.

Рис. 1. Схема управленческого цикла компании

На этапе планирования стратегия развития компании подлежит оцифровке, венцом которой является составление мастер-бюджета компании -совокупности взаимосвязанных между собой трех основных бюджетов

компании плюс набора операционных и вспомогательных бюджетов, необходимых для их составления. Основными бюджетами являются:

• Бюджет доходов и расходов (БДР);

• Бюджет движения денежных средств (БДЦС);

• Бюджет балансового листа (ББЛ).

Основные бюджеты представлены в учете фактической деятельности компании отчетами-аналогами. Большая часть этапа контроля осуществляется посредством сопоставления основных бюджетов, сформированных на этапе планирования, и отчетов-аналогов, сформированных на этапе исполнения, поэтому рассмотрению основных бюджетов уделяется повышенное внимание.

В результате осуществления этапов планирования и исполнения управленческого цикла формируется массив данных, используемый на последующих этапах контроля и анализа. Этап контроля выполнения планов осуществляется посредством план-факт контроллинга исполнения бюджетов и отдельных показателей деятельности компании. На этапе контроля осуществляется тактическое управление бюджетом текущего, исполняемого, периода, на этапе анализа осуществляется стратегическое управление бюджетом будущих периодов (для формирования управленческого воздействия аккумулируется и анализируется информация, полученная в результате осуществления этапа контроля).

Существует два способа обеспечения сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании, необходимого для осуществления план-факт контроллинга.

Первый способ, чаще встречающийся на практике, предусматривает обеспечение возможности сопоставления данных планируемой и фактической деятельности компании посредством обеспечения соответствия учетных структур. Обеспечение соответствия структур требует наложения строгих ограничений как на сам учет, так и на программное обеспечение, в котором он осуществляется. Несмотря на то, что оба вида учета имеют дело с одним учетным объектом, у них есть ряд отличительных особенностей. Учет

планируемой деятельности предусматривает моделирование сценариев развития компании, как следствие, многовариантность и определенную степень обобщения, учет фактической деятельности - фиксацию осуществленных хозяйственных операций, в единственном варианте, прописанном в учетной политике, с большой степенью детализации.

Второй способ предусматривает обеспечение возможности сопоставления данных планируемой и фактической деятельности компании посредством установления связи соответствующих единиц плана и факта. Связь единиц устанавливается в процессе трансформации плана в факт: единица плана проходит через этапы согласования и исполнения, постепенно превращаясь в единицу факта.

Оба способа предполагают наложение ограничений на сам учет и/или тесное взаимодействие бюджетного и бухгалтерского программного обеспечения. Эти требования часто неприемлемы для компаний, особенно ведущих свою деятельность в сегментах среднего и малого бизнеса и имеющих несовершенные информационные системы, нередко включающие в свой состав независимые подсистемы бюджетирования и бухучета.

Во второй главе предложена технология процесса сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании в независимых подсистемах бюджетирования и бухучета. Применительно к разработанной технологии раскрыты методологические аспекты учета планируемой и фактической деятельности (группировки и модификации единиц плана и факта; учетные ситуации; действия с единицами плана и факта; проблематика временных нарезок, отклонений учетных процессов (внеплан и неточности), стадий контроллинга). Резюмирует главу описание разработанной технологии сопоставления в виде блок-схем алгоритмов и схем документооборота в процессе формирования отчетности об исполнении бюджета.

Концепция разработанной в диссертации технологии сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании заключается в следующем: связь единиц плана и факта осуществляется посредством

помещения в единицу факта ссылки на соответствующую ей единицу плана (рис. 2).

; . лимит У (ЕДИНИЦА. ПЛАНА)

1 Номер лимита

•2 ЙГбмёр" набора \

• 3 Статья бюджета

4 Центр ответственности

; 5 Центр учёта

'в Ти"п лймита

7 Состояние разрешения

в Состояние переноса

"9 Цата лимита

10 Валюта лимита

11 Суймй лимита

12 Описание

13 Контрагент

"14 Документ'

15 ЮрЛицо

16 Аналитика статьи

ПРОВОДКА- й-

1 Номер 1-цы факта —

9' Дата 1-цы фата '

10 Валюта 1-цы фаюа ~ -

11 Сумма 1-цы фата'

• ■ .....>•

[17(Иомор'л

Рис. 2. Схема сопоставления единиц плана и факта

При сопоставлении единиц плана и факта используется минимальный объем информации единицы факта (дата, валюта, сумма), остальная информация (статья, ответственное подразделение и тому подобное) содержится в единице плана и восстанавливается по номеру единицы плана, указанному в единице факта, Использование минимума информации единицы факта при таком сопоставлении имеет два основных достоинства - нет необходимости в обеспечении зеркально точного соответствия:

• структур подсистем бюджетирования и бухучета, как следствие, минимизация доработки уже применяемого компанией программного обеспечения;

• учетных политик, согласно которым осуществляется учет планируемой и фактической деятельности компании, как следствие, возможность использования данных бухучета, осуществляемого компанией в целях подготовки отчетности перед фискальными органами.

В рамках разработанной технологии вводится классификатор подразделений - субъектов процесса план-факт контроллинга. Классификатор

содержит 4 вида центров, различающихся по выполняемым функциям на этапах планирования, исполнения и контроля:

• отдел бюджетирования - подразделение, несущее ответственность за постановку процесса бюджетирования - своевременного и корректного учета планируемой деятельности компании;

• бизнес-подразделения - подразделения, исполняющие одну или несколько бизнес-функций компании;

• казначейство - подразделение, осуществляющее функцию регулирования денежных потоков компании;

• бухгалтерия - подразделение, отвечающее за постановку своевременного и корректного учета фактической деятельности компании.

Хозяйственные операции применительно к технологии сопоставления, разработанной в диссертации, делятся на два типа:

• операции обязательств/оплат - операции, связанные с формированием и оплатой обязательств компании, составляющие большую часть всех хозяйственных операций компании; операции, в которых заинтересованы и которые понимают бизнес-подразделения;

• технические операции - операции, которые не отражают реалий деятельности компании, скорее моделируют ее согласно учетной политике (например, операции списания себестоимости продукции, начисления амортизации); операции, в которых не заинтересованы и которые не понимают бизнес-подразделения.

На рисунке 3 представлен укрупненный «план счетов» учета планируемой и фактической деятельности компании, разработанный в рамках диссертации, а также классические корреспонденции счетов. На иллюстрации наглядно выделены оба типа операций:

• операции обязательств/оплат (пунктир и линии из точек для расходной и доходной частей соответственно);

• технические операции (черные сплошные линии).

БДЦС

БДР

1ХХ

Денежные средства

1ХХ

Счета к получению

2ХХ Счета к оплате

ЗХХ Капитал

4ХХ Доходы

1ХХ Подотчет

1ХХ Авансы уплаченные

выплата аванса

•

...................получение аванса....................

оплата (погашение д ебиторской зздопжениостм)

1ХХ Материалы, производство _

1ХХ Склад

перемещение мат-ов, ^•оваров, НЗП. ГТ^

1ХХ Инвестиции, кредиты выданные

выдача инвестиции

возврат инвестиций _ _во звр зт^ ^е^д ита _ _ _получение _

1ХХ ОС, НМЛ, капвложения

. ^п^ожения, ^оку лка ОСд^МА _

1ХХ Амортизация

_зачет аванса_ зачет аванса

_ взаимозачет _

_ начисление^охо^ов_

2ХХ Авансы полученные

прибыль

ЗХХ

Себестоимость

себестоимость реализации

2ХХ Кредиты полученные

прибыль

6ХХ Расходы

^__начисление _ ^

начисление задолженности по УК

прибыль

Рис. 3. Набор основных учетных счетов и их классические корреспонденции

В зависимости от типа операций предлагаются следующие варианты получения номера единицы плана для единицы факта:

• операции обязательств/оплат - номер единицы плана указывается на первичной документации, на основании которой бухгалтерия генерирует учет фактической деятельности. На рисунке 4 представлен документооборот для расходной части операций обязательств/оплат с акцентированием внимания на подразделениях, вовлеченных в процесс указания номеров единиц плана на первичной документации. Важно отметить, что в обязанности бизнес-подразделений входит задача контроля корректности учета исполнения их бюджетов;

• технические операции - отдел бюджетирования составляет и поддерживает в актуальном состоянии списки с номерами единиц плана и их аналогами - проводками учета фактической деятельности, в обязанности бухгалтерии вменяется формирование учета фактической деятельности согласно составленным спискам.

Операции обязательств/оплат разбиты на этапы, для каждого из которых разработаны и оформлены в виде блок-схем алгоритмы их учета:

• этап подготовки к формированию обязательства / осуществлению оплаты (рис. 5);

• этап формирования обязательства;

• этап осуществления оплаты.

Хотя на каждом из этапов задействовано несколько подразделений, выделено по одному подразделению, ответственному за этап в целом:

• этап подготовки к формированию обязательства / осуществлению оплаты: бизнес-подразделение;-

• этап формирования обязательства: бизнес-подразделение;

• этап осуществления оплаты: казначейство.

На этапе анализа единиц плана при закрытии бюджетного подпериода требуется участие всех основных участников процесса бюджетирования -отдела бюджетирования, бизнес-подразделений и казначейства.

Рис. 4. Документооборот для расходной части операций обязательств/оплат

Рис. 5, Этап подготовки к формированию обязательства / осуществлению оплаты

Бизнес-подразделениям и казначейству предусмотрено предоставление отчетов, при помощи которых они:

• получают номера единиц плана, которые указывают на первичных документах, передаваемых в бухгалтерию;

• анализируют выполнение своих бюджетов на основании сопоставленных данных учета планируемой и фактической деятельности компании.

Бухгалтерии отводится операторская роль в процессе план-факт контроллинга - своевременное и точное указание предоставленных ей номеров единиц плана в соответствующих единицах факта. При этом контроль корректности такого указания возлагается на бизнес-подразделения, казначейство и отдел бюджетирования.

Несмотря на серьезное вовлечение в процесс план-факт контроллинга бизнес-подразделений и казначейства, в самом ответственном модуле подсистемы контроллинга исполнения бюджета - модуле управления лимитами - работает только отдел бюджетирования, что позволяет снизить требования к защите подсистемы, а также расширить границы ее применения.

Технологией сопоставления, разработанной в диссертации, предусмотрено автоматическое отслеживание величины отклонения значений единиц плана и факта. Для определения пределов допустимых отклонений применяется формула расчета доверительного интервала для математического ожидания генеральной совокупности:

(х - * в / л/п; х + г^ * з / ^п), где: (1)

х - среднее арифметическое значение единицы факта, вычисленное по выборке;

я - стандартное отклонение единицы факта, вычисленное по выборке;

п - объем выборки;

г1-ап - доверительный коэффициент, соответствующий доверительной вероятности (1 - а).

Соответственно предел допустимых отклонений значений единиц плана и факта рассчитывается по формуле:

I = (21-0/2 * в / ^п) / х * 100% (2)

В третьей главе рассмотрены основные тенденции развития рынка КИС, предложена автоматизированная система, реализующая разработанную технологию сопоставления данных, приведены результаты экспериментальной проверки разработанной технологии на интервале полного бюджетно-учетного цикла деятельности торгово-производственной компании, осуществлена оценка экономической эффективности использования разработанной автоматизированной системы.

Концептуальная схема автоматизированной системы, реализующей разработанную технологию сопоставления данных, представлена на рисунке 6. Автоматизированная система интегрирует независимые подсистемы бюджетирования и бухучета компании, образуя СРМ-систему - базовую компоненту современной корпоративной информационной системы.

Рис. 6. Концептуальная схема автоматизированной системы, реализующей разработанную технологию сопоставления данных

В состав разработанной автоматизированной системы включены три подсистемы, обеспечивающие решение следующих задач:

• подсистема моделирования бюджета - финансовое моделирование прогнозов развития компании, оформление их в виде бюджетов, оценка ключевых показателей деятельности компании;

• подсистема учета исполнения бюджета - финансовый учет фактической деятельности компании - бухгалтерский учет,

осуществляемый компанией в целях подготовки отчетности перед фискальными органами и, в случае необходимости, управленческий учет для целей план-факт контроллинга;

• подсистема контроллинга исполнения бюджета - управление директивным бюджетом - доработка индикативного бюджета с учетом коррекций, возникающих по мере претворения планов в жизнь; сопоставление данных планируемой и фактической деятельности компании с детализацией, необходимой и достаточной для проведения план-факт контроллинга.

В качестве подсистемы моделирования бюджета и подсистемы учета исполнения бюджета предполагается задействовать бухгалтерское и бюджетное программное обеспечение, применяемое компанией, при минимальной его доработке.

Подсистема контроллинга исполнения бюджета включает в свой состав два модуля:

• модуль управления лимитами;

• отчетный модуль.

Модуль управления лимитами является самым ответственным модулем подсистемы контроллинга исполнения бюджета, так как именно в модуле управления лимитами осуществляется управление директивным бюджетом компании на основании решений, принятых по результатам план-факт контроллинга. Указанное управление осуществляет отдел бюджетирования, осуществляя следующие действия в отношении лимитов:

• формирование лимитов;

• нарезка лимитов на минилимиты;

• изменение состояний лимитов.

В результате осуществления указанных действий образуются две версии директивного бюджета:

• исходный директивный бюджет - версия директивного бюджета до осуществления каких-либо действий в отношении лимитов;

• окончательный директивный бюджет - версия директивного бюджета в результате осуществления вышеописанных действий в отношении лимитов.

При разработке модуля предусмотрено сохранение обеих версий директивного бюджета, а также авторства и истории осуществляемых в отношении лимитов действий.

В рамках отчетного модуля разработаны реестр и форматы отчетов для полноценного мониторинга финансового состояния компании. Реестр включает в свой состав необходимый и достаточный минимум отчетов, его расширение возможно, но не рекомендуется. В процессе план-факт контроллинга регулярно и систематически анализируются большие объемы информации, избыточное количество отчетов неизбежно приведет к дополнительным трудозатратам и потере оперативности. Реестр отчетов отчетного модуля подсистемы контроллинга исполнения бюджета включает в свой состав 17 отчетов, сгруппированных по стадиям и субъектам процесса план-факт контроллинга, предусмотренным разработанной технологией. В качестве иллюстрации на рисунке 7 приведен пример отчета отчетного модуля.

Для целей экспериментальной проверки разработанной технологии сопоставления данных разработана модель, имитирующая основные учетные ситуации абстрактной производственно-торговой компании при составлении бюджета, фактическом его исполнении, а также последующем план-факт контроллинге. Учетные ситуации промоделированы с учетом всех позиций единиц плана и факта, предусмотренных разработанной технологией, а также возможных состояний данных позиций. Данные, полученные в результате экспериментальной проверки, нашли отражение в макетах отчетов.

В рамках диссертационного исследования осуществлена оценка экономической эффективности использования автоматизированной системы, реализующей разработанную технологию сопоставления данных. Осуществленная оценка базируется на вычислении изменения потока денежных средств, генерируемого компанией в процессе ведения хозяйственной

деятельности, в результате внедрения и последующей эксплуатации автоматизированной системы. Положительное изменение потока денежных средств свидетельствует о целесообразности использования автоматизированной системы, окупаемости затрат на ее внедрение.

Для оценки финансового результата использования автоматизированной системы предложено выражение:

AFCF =р' NPV(d, R) -f(p, С), где: (3)

LFCF - изменение приведенной стоимости денежного потока компании, вызванное внедрением и последующей эксплуатацией автоматизированной системы;

р' - вероятность успешного завершения проекта;

NPV(d, R) ~ сумма стоимостей всех денежных потоков, связанных с эксплуатацией системы, приведенных к моменту времени внедрения системы посредством применения метода NPV (net present value); d - ставка дисконтирования;

R - оценка денежных потоков, связанных с эксплуатацией системы;

f(p, С) - оценка денежного потока, связанного с внедрением системы;

С - инвестиционные затраты на проект внедрения системы в случае

его успешного завершения;

р - вероятностные характеристики затрат на проект.

В таблице 1 приведены факторы, выбранные для оценки эффективности использования разработанной автоматизированной системы.

Таблица 1, Факторы оценки эффективности использования системы.

Факторы Точность оценки Следствие внедрения системы Продолжительность эффекта

Вложения: Приобретение/разработка системы точно прямое разовый

Внедрение системы точно прямое разовый

Эксплуатация системы точно прямое постоянный

Расширение компьютерной сети точно косвенное разовый

Обучение персонала точно прямое постоянный

Постановка/реорганизация учета приблизительно косвенное разовый

Факторы Точность оценки Следствие внедрення системы Продолжительность эффекта

Результаты: Совершенствование системы управления приблизительно прямое постоянный

Экономия рабочей силы первого уровня точно прямое постоянный

Экономия рабочей силы второго уровня (увеличение производительности труда) приблизительно косвенное постоянный

Снижение издержек на организацию документооборота точно прямое постоянный

Увеличение объема продаж приблизительно косвенное постоянный

Рост прибыли приблизительно косвенное постоянный

Расширение доли на рынке приблизительно косвенное постоянный

Осуществление учета на более качественном уровне приблизительно косвенное постоянный

Произведенная оценка экономической эффективности использования автоматизированной системы показала, что в результате внедрения и последующей эксплуатации разработанной автоматизированной системы совокупный приведенный денежный поток компании увеличится на 23%. Для целей оценки использовано время действия инвестиций равное двум годам. На рисунке 8 представлены результаты факторного анализа эффективности использования системы, показан вклад отдельных факторов в увеличение приведенного денежного потока.

14% 3%

,2% ,, .. ■-1 --Л-:V 1111

... ■■'/"I " -и]

РСР без учета АС Разовые Постоянные Экономия Улучивние Рост компании Прочие вложения вложения рабочей силы док оборота факторы РСР с учетом АС

Рис. 8. Факторный анализ эффективности использования информационной системы

В заключении диссертации обобщены результаты проведенного исследования, подготовлены выводы по итогам решения задач, поставленных перед началом исследования, а также сформулированы тезисы наиболее существенных результатов, выносимых на защиту.

Отчет 04 «Отчет по обязательствам»

Центр . ■ .:.„'■' Ответствен- : НОСГЙ Отдел снабжения

Год ' 2007

Месяц . 2

г-*» Злеменг

Б=ая Доходов Контрагент Док-т Описание Номер лимита . Номер набора лимитов План/Факт Л! , Дата.' ' - План Вне-план Антиплан

Канцелярские расходы Магазин 1 Снегурочка 25/12 Канцтовары для магазинов, февраль 18 8 Оконч. дир. бюджет Факт Отклонение 1.2.07 10.2.07 4 500 4 800 300

25/14 Канцтовары для магазинов (дозакупка), январь 25 10 Оконч. дир. бюджет Факт Отклонение 15.2.07 16.2.07 3 300 3 200 -100

25/15 Канцтовары для магазинов (решение ЦО!). февраль 27 11 Оконч. дир. бюджет Факт Отклонение 27.2.07 27.2.07 300 300 0

Магазин 2 Снегурочка 25/12 Канцтовары для магазинов, февраль 20 8 Оконч. дир. бюджет Факт Отклонение 1.2.07 1.2.07 500 500 0

Командировоч. расходы Билеты Офис Альтаир 112/1 Иванов И.И. во Владимир: билеты на самолет 2 1 Оконч. дир. бюджет Факт Отклонение 5.2.07 4.2.07 3 000 3 000 0

Прочее Офис Альтаир 112/1 Иванов И.И. во Владимир: такси 3 1 Оконч. дир. бюджет Факт Отклонение 5.2.07 4.2.07 500 500 0

Итого Оконч. дир. бюджет Факт Отклонение 8 500 8 800 300 3 300 3 200 -100 300 300 0

Рис. 7. Пример отчета отчетного модуля «04. Отчет по обязательствам»

Основные положения диссертации опубликованы в следующих печатных работах:

1. Бакотина О.Г., Волков А.К. Автоматизация сопоставления данных бухгалтерского и бюджетного учета // Девятнадцатые Международные Плехановские чтения: (4-7 апреля 2006 г.): Тезисы докладов профессорско-преподавательского состава. - М.: Изд-во Рос. Эконом. Акад., 2006. -0,1 п.л.

2. Бакотина О.Г. Автоматизация сопоставления данных бюджетного и фактического учета в современных компаниях // Вестник Российской экономической академии имени Г.В. Плеханова. - М.: ГОУ ВПО «РЭА им. Г.В. Плеханова», 2008. - Вып. 6 (24). - 0,3 п.л.

3. Бакотина О.Г. Особенности организации и автоматизации план-факт контроллинга деятельности современной компании среднего и малого размера // Современные проблемы науки и образования. - ИД «Академия естествознания» (Пенза, Лермонтова, 3), 2008. - Вып. 6 (20). - 0,3 п.л.

Отпечатано в типографии Российской экономической академии им. Г.В. Плеханова Заказ № 74 Тираж 100 экз.

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Бакотина, Ольга Геннадьевна

Введение.

I Глава Г. Определение предметной области.

I Раздел 1Л . Описание предметной области диссертации.

§ 1.1.1. Компания как субъект рыночного хозяйства.16*

I. §1.1.2. Информация как бизнес-ресурс компании.

N Раздел 1.2. Определение предмета диссертации. i

§1.2.1. Схема управленческого цикла.

§ 1.2.2. Этапы планирования и исполнения.

§1.2.3; Этапы контроля и анализа. ■. ■ ■ |

Глава 2. Технология ^организация процесса сопоставления данных.

Раздел 211. Идея сопоставления данных.

I . '

§2.1.1. Суть идеи.

§2:1.2: Единицыпланашфакта.

I §2:1.3 . Подразделениям.

I Раздел 2.21 Плановый: аспект.:.

§2.2.1. Статьи и счета.

§ 2:2.2: Наборы. лимитов.

§2.2.3: Внеплановые отклонения;.

§2.2.4. Действиям лимитами:.:.:.

§2.2.5: Интервалы времени.

1 §2:2:6; Стадии контроллинга, основные бюджеты.

Раздел423; Фактический аспект.

§2.3 .1. Проблематика сбора факта.

§2.3 ;2:. Учетные, ситуации.

§2.3.3. Коррекция неточностей:.

Раздел 2.4; Алгоритмы сопоставления данных.

Глава 3. Автоматизация процесса сопоставления данных.

Раздел 3.1. Анализ существующего ПО.

§3.1.1. Корпоративные: информационные системы (КИС).

§3.1.2. Подсистемы управления эффективностью компании (СРМ).

I §3 .1.3; Перспективы развития-КИС.

Раздел 3.2. ПО - реализация технологии, предложенной в диссертации

§3.2.1. Место и особенности ПО.

I §3.2:2: Состав ПО:.

I §3.2.3. Модуль управления лимитами,.:.140;

§3:2:4. Отчетный модуль.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Формализация и автоматизация процесса план-факт контроллинга в независимых подсистемах бюджетирования и бухучета"

Актуальность темы диссертации. Деятельность компании в зависимости от временного интервала, к которому она относится, находится в ведении либо учета планируемой деятельности, либо учета фактической деятельности. Задачей учета фактической деятельности является отражение свершившихся фактов хозяйственной деятельности компании, учет планируемой деятельности нацелен на прогнозирование деятельности компании в будущем. Несмотря на то, что и оба вида учета имеют дело с одним учетным объектом — хозяйственной деятельностью компании, существует серьезная проблема в сопоставлении данных планируемой и фактической деятельности компании. Указанное сопоставление данных необходимо, так как лежит в основе контроля и анализа исполнения бюджета, позволяющих менеджменту компании отслеживать выполнение поставленных перед компанией целей и принимать обоснованные управленческие решения.

Увеличивающийся по мере роста компании объем информации, которую необходимо систематически и регулярно обрабатывать для принятия управленческих решений, а также требования оперативности, достоверности и адекватности информации диктуют необходимость использования информационных технологий. Современный рынок программного обеспечения предлагает широкий спектр корпоративных информационных систем (КИС), в рамках которых решается вопрос сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании. Однако автоматизация указанного сопоставления данных достигается путем наложения определенных ограничений как на учет планируемой, так и на учет фактической деятельности, что часто неприемлемо для компании. Более того, на практике часто встречается вариант использования компанией независимо работающих подсистем бюджетирования и бухучета. Зачастую учет планируемой деятельности, даже в крупных компаниях, ведется при помощи универсального программного обеспечения типа Microsoft Excel. Следствием независимости подсистем бюджетирования и бухучета является отсутствие возможности автоматического сопоставления данных двух видов учета. В свете вышесказанного актуальной представляется задача разработки технологии сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности при использовании компанией независимо работающих подсистем бюджетирования и бухучета, а также последующая разработка автоматизированной системы, позволяющей реализовать предложенную технологию.

Аналитики рынка программного обеспечения отмечают тенденцию по стандартизации информационных взаимосвязей между различными-компонентами, современной корпоративной информационной, системы. В-преддверии* будущей специализации, поставщиков на разработке отдельных компонент системы, представляется< актуальной предшествующая ей задача стандартизации указанных информационных взаимосвязей, проработка своего рода «шлюзов» между отдельными компонентами системы. Автоматизированная система, предлагаемая в диссертации, находится на,стыке двух важных элементов КИС — подсистем бюджетирования и бухучета. Более, того, указанная' система предполагает совместную работу с произвольными подсистемами бюджетирования и бухучета, а не с соответствующими продуктами строго оговоренного круга поставщиков программного обеспечения.

Наконец, сама область диссертационной работы является актуальной, так как, несмотря на очевидную важность процесса бюджетирования, особенно в условиях глобального экономического кризиса, бюджетирование до сих пор остается' слабым местом управления бизнесом российских компаний как в части технологии и организации процесса, так и в части его автоматизации. Особенно явно проблема проявляется в сегментах среднего и малого бизнеса.

Научная новизна. Проблема сопоставления-'данных учета планируемой и-фактической деятельности компании, лежащая в основе диссертационной работы, не является новой, так или иначе решается в каждой компании, планирующей свою хозяйственную деятельность. Новым является ракурс рассмотрения- проблемы — автоматизация сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности в случае использования* компанией независимо работающих подсистем бюджетирования и бухучета. В рамках диссертационного исследования предлагается технология указанного сопоставления, позволяющая ограничиться минимумом доработок используемых компанией подсистем бюджетирования и бухучета, а, следовательно, дающая право всей автоматизированной системе, предлагаемой в диссертации, претендовать на универсальность. Суть предложенной технологии заключается в том, что связь единиц плана и факта осуществляется^ посредством помещения-, в единицу факта ссылки на соответствующую ей единицу плана, в результате чего задача сопоставления данных переходит в разряд рутинных операций с жестко заданной логикой, соответственно, подлежит автоматизации.

Кроме того, актуальным при данном способе решения проблемы^ представляется обеспечение постановки так называемого сплошного управленческого учета, при котором в любое время можно * получать оперативную информацию о ходе исполнения'отдельных бюджетов компании в требуемых аналитических разрезах.

Практическая значимость. Налицо явная практическая направленность диссертационного исследования — задача продиктована насущными потребностями бизнеса, и результаты успешного ее решения будут востребованы в практической деятельности компаний, особенно в сегментах среднего и малого бизнеса. В данном разделе стоит отметить, что- автор диссертации относится к числу практиков, для которых научная работа является средством решения практических задач по своей специальности, позволяет глубже узнать определенную узловую проблему своей повседневной деятельности, чтобы потом успешнее работать в этой сфере.

Степень научной' разработанности^ темы. Вопросы бюджетирования деятельности компании давно и разносторонне рассматриваются в,зарубежной и отечественной экономической литературе, так как являются актуальными как для административно-командной, так и для рыночной экономики. В первые годы становления рыночной экономики в России вопросы бюджетирования и управления эффективностью компании мало интересовали коммерческие компании, на практике они боролись, за выживание другими способами. Переход компаний на качественно иной уровень поведения в условиях обостряющейся конкуренции способствовал тому, что теоретические наработки управления эффективностью деятельности становятся' все более востребованными в ежедневной практической деятельности компаний:

Среди специалистов, внесших заметный вклад в освещение вопросов бюджетирования и управления- эффективностью деятельности компании, необходимо упомянуть имена Хруцкого- В.Е., Гамаюнова В.В1, Щиборщ К.В1, Масленченкова. KD.G., Тронина.Ю.Н., Карпова А.Е., Волковой 0:Н. и других. Как- показывает анализ работ вышеупомянутых авторов, основной акцент в их исследованиях лежит в области, технологии и организации процесса бюджетирования, а. также последующего анализа исполнения* мастер-бюджета компании. При этом, такой- важный, хоть- и узкоспециальный! вопрос, как подготовка данных для план-факт контроллинга и последующего анализа исполнения- мастер-бюджета компании, остается за рамками, рассмотрения, принимается, допущение, что сопоставление данных учета планируемой- и фактической деятельности- компании- априори^ существует. Тема план-факт контроллинга раскрывается под углом рассмотрения методов и методик анализа сопоставленных данных двух видов учета.

Нельзя не упомянуть о том, что- работы большинства из упомянутых авторов прошли несколько этапов дополнения* и переиздания, так как сама область исследования претерпела серьезные изменения в течение последних десятилетий: накапливалась информация) практического и теоретического характера, открывались новые ракурсы уже изученных проблем: Немаловажное достоинство, работ заключается' в систематизации большого объема практического материала компаний из разных сфер деятельности, анализе проектов постановки бюджетирования в конкретных компаниях.

Анализируя степень научной разработанности темы, нельзя не упомянуть об автоматизационной составляющей процесса бюджетирования. В отличие от технологической и организационной составляющих процесса, широко и всесторонне рассматриваемых в учебных пособиях по бюджетированию, автоматизационная составляющая, как правило, остается за кадром. Что не удивительно, учитывая тот факт, что результатом автоматизации являются вполне конкретные программные продукты, создаваемые их разработчиками с целью последующей продажи компаниям-пользователям, а, следовательно, относящиеся к области коммерческой тайны компаний-разработчиков. По вопросам автоматизации процесса бюджетирования, мало учебных пособий, информацию можно почерпнуть либо из публикаций в специализированных периодических изданиях (например, «Клуб знатоков DATA WAREHOUSE, OLAP, XML»), либо из. материалов консалтинговых и исследовательских компаний в области информационных технологий (например, «БИГ-Петербург», «Gartner Group»). Данные материалы, как правило; затрагивают вопросы анализа рынка современного программного обеспечения, его состояния^ в настоящий момент времени и тенденций ближайшего развития, а также предлагают статистические данные по внедрениям тех или иных программных продуктов в конкретных компаниях и рекомендации компаниям, только вступающим на путь создания эффективной корпоративной системы. Анализ степени разработанности темы изучался с использованием упомянутых выше публикаций и материалов, также пригодился опыт, полученный автором диссертации в результате работы в службах учета и бюджетирования ряда крупных и средних отечественных компаний, применяющих готовые программные продукты по бюджетированию и/или соответствующие системы, разрабатываемые компаниями самостоятельно.

Объект и предмет диссертации. Компания, как субъект рыночного хозяйства, независимо от своих размеров и занимаемого сегмента рынка, осуществляет свою деятельность с целью получения дохода (прибыли). Стремясь к максимизации своего дохода, компания неизбежно вступает в конкурентную борьбу с другими компаниями на рынке. Для того чтобы победить в конкурентной борьбе, компании необходимо грамотное управление. В свою очередь, процесс управления любой компанией можно проиллюстрировать с помощью управленческого цикла, в рамках которого выделяют несколько этапов:

• постановка целей

• планирование

• исполнение

• контроль

• анализ

• формирование управляющего воздействия

• корректировка

Объектом диссертационного исследования является деятельность компании, осуществляемая на этапе «контроль» управленческого цикла. В первой главе диссертации содержится более подробное описание области диссертационного исследования.

Выделяя в объекте диссертационного исследования ту его часть, что непосредственно является предметом диссертации, необходимо привести три важных довода.

Во-первых, этап «контроль» управленческого цикла компании условно можно разделить на два шага:

• Шаг сбора и сопоставления информации, посредством которого осуществляется выборка контролируемой информации с требуемой степенью детализации, а также проводится чисто техническое сопоставление соответствующих друг другу единиц контролируема информации

• Шаг принятия решений на основе информации, сформированной в результате осуществления шага сбора и сопоставления информации

Во-вторых, на этапе «контроль» управленческого цикла компании контролю подлежат результаты деятельности компании в виде:

• натуральных показателей (например, количество произведенной компанией продукции)

• финансовых показателей (например, себестоимость произведенной компанией продукции), которые, в свою очередь, являются производными от натуральных показателей деятельности компании, формируя своего рода абстрактную финансовую модель деятельности компании - мастер-бюджет компании и его бухгалтерские эквиваленты

В-третьих, процессы этапа «контроль» управленческого цикла компании могут варьироваться в зависимости от размера компании, особенно^ на шаге сбора и сопоставления информации. В частности, малые/средние компании обычно используют независимо работающие подсистемы бюджетирования и бухучета, а, следовательно, имеют серьезные трудности в сопоставлении' единиц плана и факта, находящихся в несвязанных друг с другом источниках.

Учитывая вышеприведенные доводы, предмет диссертационного исследования, можно описать следующим образом» - деятельность компании, осуществляемая на этапе «контроль» управленческого цикла' с учетом следующих ограничений:

• шаг сбора и сопоставления информации

• контроль финансовых показателей деятельности компании

• применение компанией независимо работающих^ подсистем бюджетирования и бухучета

В первой главе диссертации содержится более подробное описание предмета диссертационного исследования.

Цель и задачи диссертации. Анализ научной литературы по теме диссертации позволил сделать вывод о том, что проблема подготовки данных для план-факт контроллинга и последующего анализа исполнения мастер-бюджета компании в случае применения компанией независимо работающих подсистем бюджетирования и бухучета является, слабо разработанной как в части технологической и организационной составляющих, так и в части автоматизационной составляющей.

Данная проблема нашла свое отражение в цели диссертационного исследования. Целью диссертационного исследования был выбран один из вариантов решения проблемы, пробное решение, которое предстоит проверить и доказательно обосновать в тексте диссертации.

Итак, целью диссертационного исследования является разработка технологии сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности при использовании компанией независимо работающих подсистем бюджетирования^ и бухучета, а также разработка автоматизированной системы, реализующей разработанную технологию.

Для» достижения цели диссертационного исследования был сформулирован ряд задач, задающих последовательность шагов диссертационного исследования, определяющих его тактику. >

Перечень задач диссертационного исследования включает следующие пункты:

• Задача 1: Анализ рынка, программного обеспечения^ в области мониторинга и управления! эффективностью деятельности компании. Целью указанного анализа является определение места автоматизированной системы, предлагаемой в диссертации, в ряду существующего программного обеспечения с учетом состояния рынка на сегодняшний момент времени и тенденций его дальнейшего развития, с учетом статистических данных по внедрениям тех или иных программных продуктов в конкретных компаниях, по потребностям потенциальных пользователей систем-аналогов

• Задача 2: Проверка и доказательное обоснование правомерности технологии сопоставления данных, предложенной в диссертации. В рамках решения данной задачи предполагается детальная проработка технологии сопоставления, раскрытие ее преимуществ по сравнению с прочими вариантами разрешения проблемы, лежащей в основе диссертационного исследования, а также выявление возможных недостатков и путей по минимизации их негативных последствий Задача 3: Раскрытие планового аспекта технологии сопоставления данных учета планируемой' и фактической деятельности компании. В рамках решения этой задачи технологию сопоставления, предложенную в диссертации, предполагается рассмотреть в разрезе применимости для плановой составляющей процесса план-факт контроллинга. При этом предполагается отказаться от ограничения на рассмотрение под углом применимости технологии только ,для бюджета доходов и расходов, а включить в рамки рассмотрения все триг основных бюджета мастер-бюджета компании: бюджет балансового- листа, бюджет движения денежных средств и, уже упомянутый, бюджет доходов и расходов

Задача 4: Раскрытие фактического аспекта технологии сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности*компании». В' рамках решения этой задачи технологию сопоставления; предложенную, в диссертации, предполагается* рассмотреть в разрезе применимости^ для' фактической* составляющей процесса* план-факт контроллинга. Важным преимуществом технологии сопоставления является возможность использования в процессе план-факт контроллинга информации- фискального бухучета компании, что должно найти свое место в процессе указанного рассмотрения Задача 5: Разработка алгоритмов процессов сопоставления данных при использовании технологии, предложенной в диссертации. В рамках решения этой задачи предполагается резюмировать наработки, полученные в результате решения задая^, 3 и 4,.и отразить их в виде блок-схем алгоритмов для* последующей автоматизации процессов сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании

Задача 6: Разработка схем документооборота в процессе формирования отчетности об исполнении бюджета. Постановка данной задачи продиктована необходимостью проработки организационной составляющей процесса формирования отчетности об исполнении бюджета.- Для того чтобы технология сопоставления, предложенная в диссертации, заработала как управленческая технология недостаточно предоставить поле в единице факта для указания в нем идентификатора соответствующей- ей единицы плана, необходимо организовать и визуализировать процесс получения идентификаторов, что рациональнее всего осуществить посредством использования учетных документов, (договоров, актов, счетов и так далее), обращающихся в компании^ > Задача 7: Разработка концептуальной схемы, автоматизированной системы, реализующей технологию, предложенную в диссертации. В процессе решения этой, задачи предполагается разработать концептуальную ■ схему автоматизированной, системы, позволяющую реализовать технологию сопоставления данных, предложенную в рамках диссертации, а также подготовить ' рекомендации потенциальным разработчикам по ее воплощению' в готовое программное обеспечение. Дополнительно-предусматривается оценка экономической, эффективности использования предложенной автоматизированной системы

Задача 8: Разработка реестра отчетов, позволяющих осуществлять полноценный мониторинг финансового состояния компании в процессе план-факт контроллинга. Постановка этой задачи обусловлена тем фактом, что в процессе план-факт контроллинга регулярно и систематически анализируются большие объемы информации, избыточное количество отчетов неизбежно приводит к дополнительным трудозатратам и снижению прозрачности данных. Поэтому представляется важной задача разработки необходимого и достаточного минимума, отчетов^ который при желании может быть дополнен

Задача 9: Тестирование предложенной технологии с использованием модели,,имитирующей полный бюджетно-учетный цикл деятельности абстрактной; компании: В рамках решения этой задачи предполагается разработать модель, имитирующую основные учетные ситуации абстрактной производственно-торговой компании при составлении бюджета, фактическом его исполнении, а также: последующем план-факт контроллинге; в результате чего выявить и по возможности устранить вероятные просчеты.

Структурные этапы дальнейшего' изложения; Основной текст диссертации разбит на три главы.

Первая глава диссертации является вводной и содержит описание области диссертационного исследования, а также определение предмета: диссертации путем постепенного перехода- от общего к частному. Основная цель данной главы — сформировать представление о; направлении диссертационного исследования, ввести основные: термины- и понятия, используемые; далее по тексту диссертации. При написании данной главы в большей степени, чем при написании двух остальных глав- использовалась, специализированная литература, информация которой; была; переосмыслена с точки,: зрения полезности для целей раскрытия темы диссертации и в таком виде нашла свое отражение в тексте первой главы.

Вторая, глава диссертации, самая? большая, по объему, несет основную смысловую нагрузку и содержит описание технологическою w отчасти организационной составляющих процессов; определяемых темой диссертационного исследования- Вторая^ глава диссертации содержит четыре раздела.

Раздел «Идея; сопоставления данных» второш главы, диссертации; раскрывает суть предложенной технологии сопоставления; данных учета, планируемой и фактической; деятельности в случае использования компанией: независимо работающих подсистем бюджетирования и бухучета, содержит описание преимуществ, получаемых компанией в случае применения данной технологии, а также недостатков и возможных способов минимизации их последствий. В данном разделе рассматриваются состав и структура единиц сопоставляемой информации — единиц плана и факта, а также приводится классификатор подразделений - субъектов процессов учета плановой и фактической деятельности компании.

Разделы «Плановый аспект» и «Фактический аспект» второй главы диссертации»посвящены, соответственно, раскрытию планового и фактического аспектов- идеи сопоставления данных учета планируемой и* фактической деятельности компании. В данных разделах предпринята попытка всестороннего рассмотрения указанных аспектов применительно к технологии, предложенной > в диссертации, а именно анализируются возможные группировки и модификации единиц плана и факта, унифицируются и стандартизируются1 учетные ситуации и« действия с единицами плана и факта, поднимается проблематика временных нарезок, отклонений процесса (внеплан и неточности), стадий контроллинга.

Раздел «Алгоритмы сопоставления данных», завершающий вторую главу диссертации, резюмирует содержание предыдущих разделов главы и представляет процессы сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании в виде блок-схем алгоритмов для последующей автоматизации указанных процессов. Также раздел содержит схемы документооборота в процессе формирования отчетности об исполнении бюджета, отдавая дань организационной составляющей процессов сопоставления.

Третья глава диссертации посвящена рассмотрению вопроса автоматизации сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании.

В разделе «Анализ существующего ПО» третьей главы представлен обзор корпоративных информационных систем, предлагаемых современным рынком программного обеспечения, в общем и в частности систем-аналогов автоматизированной системы, реализующей предлагаемую в диссертации технологию, рассматриваются тенденции дальнейшего развития рынка, особенности внедрения систем-аналогов и потребности пользователей.

Раздел «ПО - реализация технологии, предложенной в диссертации» третьей главы содержит концептуальную схему автоматизированной системы, реализующей технологию, предложенную в диссертации, а также рекомендации потенциальным разработчикам по ее воплощению в готовое программное обеспечение. Чтобы не загромождать основной текст диссертации, данный раздел содержит реестр отчетов по мониторингу финансового состояния компании, в то время как сами макеты отчетов вынесены в приложения диссертации. Модель, имитирующая полный бюджетно-учетный цикл деятельности абстрактной компании для тестирования технологии, предложенной в диссертации, нашла отражение в тексте диссертации в косвенном виде — в виде наполнения макетов отчетов по мониторингу финансового состояния компании.

Диссертация: заключение по теме "Математические и инструментальные методы экономики", Бакотина, Ольга Геннадьевна

Заключение

Резюмируя результаты диссертационного исследования, следует отметить, что цель, поставленная' перед его началом, достигнута: В рамках диссертационного исследования разработана технология сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности при использовании компанией независимо работающих подсистем бюджетирования и бухучета, предложена принципиальная схема и тестовая, версия автоматизированной системы, реализующей разработанную технологию.

Цель диссертационного исследования достигнута в результате последовательного решения задач, озвученных во введении диссертации. Остановимся подробнее на результатах решения задач диссертации:

• Задача 1: Анализ рынка программного обеспечения в области мониторинга и управления эффективностью деятельности компании. Проведенный анализ позволил, во-первых, определить место автоматизированной системы, предложенной, в диссертации, в ряду существующего программного обеспечения (предложенная автоматизированная система вместе с бюджетным и бухгалтерским программным обеспечением, работающим в паре с ней, образуют СРМ-систему, являющуюся базовой компонентой современной корпоративной информационной системы). Во-вторых, на основании опроса потенциальных пользователей, проведенного авторитетной консалтинговой' компанией, и тенденций развития рынка, отмечаемых специалистами, анализ позволил подтвердить заявленную актуальность темы диссертации в общем и потребность в решении проблемы способом, предложенном в диссертации, в^ частности. В-третьих, проведенный анализ позволил выявить, унифицировать и учесть при разработке технологии требования, предъявляемые потенциальными пользователями систем-аналогов. Основные результаты решения задачи 1 представлены в разделе 3.1. диссертации

• Задача 2: Проверка и доказательное обоснование правомерности технологии сопоставления данных, предложенной в диссертации. В рамках решения этой задачи осуществлена детальная проработка предложенной- технологии. Суть технологии, ее преимущества и недостатки по сравнению1 с прочими вариантами решения( проблемы, лежащей в основе диссертационного исследования-, описаны в разделе 2.1. диссертации. Указанная технология, прошла теоретическую проверку при решении задач 3 и 4, а также проверку нашрактическом материале при; решении, задачи 9 диссертационного исследования. По результатам* проверки можно сделать вывод, что технология проработана с достаточной степенью^ детализации, может рекомендоваться для применения на практике

• Задача 3: Раскрытие планового аспекта технологии сопоставления данных учета' планируемой и фактической деятельности компании. В рамках решения этой задачи технология сопоставления-, предложенная в, диссертации, рассмотрена в. разрезе применимости для плановой составляющей' процесса план-факт контроллинга, в том- числе

• проработаны следующие вопросы: о сравнительный анализ, вариантов представления единицы плана (статья или счет?). Необходимость< в постановке вопроса обусловлена1 тем, что рассмотрение в рамках диссертации бюджетной: составляющей процесса не ограничивается только бюджетом доходов и расходов, в поле зрения попадают все три основных бюджета компании-о действия с единицами плана, группировки единиц плана о внеплановые отклонения-при исполнении бюджета о временные интервалы процесса бюджетирования, стадии план-факт контроллинга Резюмируя результаты, можно сделать вывод, что плановая составляющая процесса план-факт контроллинга рассмотрена всесторонне и с необходимой и достаточной степенью детализации. Тезисное описание результатов, рассмотрения1 представлено в разделе

2.2. текста диссертации

Задача 4: Раскрытие фактического аспекта технологии сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании. В рамках решения этой задачи технология сопоставления, предложенная в рамках диссертации, всесторонне и» достаточно подробно рассмотрена в разрезе применимости для фактической составляющей процесса план-факт контроллинга, в том числе проработаны следующие вопросы: ' о Проблематика сбора факта для' осуществления план-факт контроллинга рассмотрена с учетом- типов, операций; версий; источников и степени детализации-факта, не остались-в стороне вопросы валютного учета и закрытия подпериодов . о Систематизация учетных ситуаций,и их рассмотрение с уклоном в- сторону- полезности для технологии- сопоставления, предложенной в диссертации о Технология коррекции неточностей в,разрезе типов неточностей Тезисное описание результатов рассмотрения представлено в разделе

2.3. текста диссертации

Задача 5: Разработка алгоритмов процессов сопоставления данных при использовании технологии, предложенной в диссертации.- В рамках решения этой задачи разработаны 5 блок-схем алгоритмов для ключевых этапов организации процессов сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании с использованием разработанной технологии. Блок-схемы алгоритмов, и комментарии к ним содержатся в разделе 2.4. диссертации

Задача 6: Разработка схем документооборота в- процессе формирования отчетности об исполнении бюджета. В рамках решения • этой задачи разработаны и визуализированы схемы документооборота в процессе формирования отчетности об исполнении бюджета для доходной и расходной частей операций обязательств/оплат соответственно. Схемы документооборота, а также рекомендации в отношении технических операций представлены в разделе 2.4. диссертации

• Задача 7: Разработка концептуальной схемы автоматизированной системы, реализующей технологию, предложенную в диссертации. В результате решения этой» задачи разработана концептуальная- схема автоматизированной системы, позволяющей реализовать технологию сопоставления, предложенную в рамках диссертации. Проанализированы ключевые аспекты функционирования всех модулей, входящих в концептуальную схему системы, подготовлены рекомендации- потенциальным разработчикам по ее' воплощению- в. готовое программное обеспечение. Концептуальная схема автоматизированной системы и ее описание содержатся в разделе 3.2. текста- диссертации. Дополнительно проведена, оценка, экономической-эффективности использования предложенной' автоматизированной системы, основные этапы и результаты которой описаны в разделе 3.2. диссертации

• Задача 8: Разработка реестра отчетов, позволяющих осуществлять полноценный мониторинг финансового состояния компании в процессе план-факт контроллинга. В рамках решения этой задачи разработан указанный реестр, включающий в свой состав 17 отчетов. Отчеты сгруппированы по двум аналитическим признакам, в реестре определены параметры и потенциальные подразделения-пользователи отчетов, даны описания отчетов. Для 15 отчетов разработаны макеты, заполненные для наглядности данными; полученными при тестировании технологии сопоставления, разработанной в диссертации. Реестр отчетов и комментарии* к нему представлены в §3.2.4., макеты отчетов помещены в приложениях диссертации.

• Задача 9: Тестирование предложенной технологии с использованием модели, имитирующей полный бюджетно-учетный цикл деятельности абстрактной компании. В рамках решения этой задачи разработана модель, имитирующая основные учетные ситуации абстрактной производственно-торговой компании при составлении бюджета, фактическом его исполнении, а также последующем план-факт контроллинге. Учетные ситуации промоделированы» с учетом всех позиций единиц плана и факта, предусмотренных разработанной технологией, а также возможных состояний данных позиций. В результате моделирования удалось выявить и устранить ряд просчетов, допущенных при разработке технологии сопоставления. По итогам моделирования^ можно сделать вывод о том, что предложенная технология сопоставления успешно прошла проверку на корректность. Данные, полученные в результате моделирования, нашли отражение-в отчетах, приведенных в приложениях диссертации. Сама модель оставлена за рамками текста диссертации, может быть предоставлена по запросу

Наиболее существенные результаты диссертационного исследования, полученные лично автором и выносимые на защиту, состоят в следующем:

• Выявлены недостатки существующих технологий сопоставления данных учета планируемой и фактической деятельности компании, реализуемых в рамках современных КИС; разработана новая технология, предусматривающая установление связи единиц плана и факта посредством указания в единице факта ссылки на соответствующую ей единицу плана

• Разработан «план счетов» учета планируемой и фактической деятельности компании, проведена систематизация учетных ситуаций с введением дополнительной их группировки (операции обязательств/оплат и технические операции-компании)

• Оптимизирован процесс документооборота компании для расходной и доходной частей операций обязательств/оплат по критерию разделения зон ответственности подразделений, вовлеченных в процесс план-факт контроллинга

• Разработаны алгоритмы основных этапов осуществления операций обязательств/оплат, регламентирующие процедуру установления связи между единицами плана и факта, а также этапа анализа лимитов при закрытии бюджетного подпериода

• Разработана информационная система, позволяющая автоматизировать процесс сопоставления данных планируемой и фактической деятельности компании с независимыми подсистемами, бюджетирования и бухучета

Разработан реестр и-форматы отчетов для полноценного мониторинга финансового состояния-компании с группировкой отчетов по стадиям и субъектам процесса план-факт контроллинга, предусмотренным разработанной технологией*

Осуществлена оценка экономической- эффективности> применения, разработанной- автоматизированной системы с использованием методов дисконтирования денежных потоков и факторного анализа

Теоретическая и практическая значимость результатов диссертационного исследования состоит в том, что предложенная технология содержит как технологическую и организационную основу для осуществления процесса сопоставления данных учета- планируемой и фактической деятельности компании, так и предоставляет для' этого необходимые инструментальные средства. Предложенная в рамках диссертации технология сопоставления;была положена в основу технического задания на разработку программного обеспечения^ в торгово-производственной компании «Дикая Орхидея», тем самым осуществлена практическая апробация результатов диссертационного исследования.

В заключение диссертации следует отметить, что тема диссертации хоть и является узкоспециальной, имеет большой выход в практику. В случае использования автоматизированной системы, реализующей технологию, разработанную в рамках диссертации, в деятельности торгово-производственных компаний следует ожидать положительного эффекта за счет:

• роста производительности труда сотрудников компании по причине автоматизации наиболее затратной с точки зрения временных потерь части процесса бюджетирования - план-факт контроллинга, высвобождение сил и времени на решение задач самого контроля и анализа

• рационализации документарного сопровождения учетных процессов в компании, так как разработанная технология не требует внедрения дополнительного документооборота, а базируется на уже существующем в компании документообороте, предлагаяшарианты по его оптимизации

• снижения сроков и стоимости внедрения автоматизированной системы, реализующей разработанную технологию, по сравнению - с системами-аналогами за счет максимального использования как программного обеспечения, уже применяемого компанией (независимо работающие подсистемы бюджетирования и бухучета), так и информации фискального бухучета

В конечном итоге улучшается качество решений, принимаемых менеджментом компании, по причине повышения достоверности и оперативности информации о ходе выполнения поставленных перед компанией задач, что способствует повышению конкурентоспособности компании на рынке.