Формирование общенациональной системы управления архивным делом тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Формирование общенациональной системы управления архивным делом"

На правах рукописи

Аль-Джабри Сейф Абдуллах Хамуд

Формирование общенациональной системы управления архивным делом

(на примере Султаната Оман)

Специальности 08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством (теория управления экономическими системами) 08.00.14 - Мировая экономика

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва - 2004

Работа выполнена на кафедрах: "Документоведения и докумен-тационного обеспечения управления" и "Теории организации и управления" Государственного университета управления.

Научный руководитель: Официальные оппоненты:

кандидат исторических наук, доцент Пшенко А.В.

доктор экономических наук, профессор Бусов В.И.

кандидат экономических наук, доцент Опальский А.П.

Ведущая организация: Всероссийский научно-исследо-

вательский институт документоведения и архивного дела

Защита состоится " 12 " февраля 2004 г. В 14.00 на заседании диссертационного совета К 212.049.05 при Государственном университете управления по адресу: 109542, Москва, Рязанский проспект, 99, в зале заседаний Ученого совета Института государственного и муниципального управления (ауд. 319).

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственного университета управления

Автореферат разослан " 12 " января 2004 г.

Ученый секретарь

Диссертационного совета К 212.049.05

кандидат экономических наук, доцент Острина И.А.

2004-4 25457

з

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования состоит в том, что в настоящее время в госструктурах Султаната Оман скопилась больше 37 миллионов не-текущих1 документов, которые являются результатом работы правительственных организаций за последние 32 года. Однако в офисах им не оказывают должной заботы, документы не классифицируются, зачастую сохраняются беспорядочно.

В таком состоянии обмен необходимой документной информацией между правительственными организациями почти невозможен. Другими словами, существующее положение дел имеет негативную результативность для административной деятельности и эффективного использования экономических ресурсов правительства. По мнению автора, чтобы спасти ценные документы и ввести их в практический и научный оборот, а в дальнейшем вести эту деятельность на плановой основе, должна быть создана специализированная профессиональная архивная система и соответствующая система управления. Именно такой подход позволит осуществлять полноценный обмен документной информацией между различными правительственными органами и создаст возможность широкого обращения исследователей к информационным ресурсам государства.

Таким образом, чтобы гарантировать сохранение официальных документов Султаната Оман как исторических источников, на-

1 Дословный перевод английского термина " non-current", который обычно используется в научных трудах и архивных пособиях, пптнпчення. старых документов.

РОС НАЦИОНАЛЬНАЯ| БИБЛИОТЕКА СПетерб

ОЭ 100^

Щ&Чj

коплению достаточных информационных ресурсов для научных и образовательных исследований, спасение сегодняшнего практического опыта для будущих поколений, необходимо формирование общенациональной системы управления архивным делом Султаната Оман.

Цель диссертационного исследования заключается в разработке теоретико-мегодических положений и рекомендаций по формированию управления архивным делом в Султанате Оман как целостной системой, осуществляющей свою деятельность в соответствии с единой стратегией и функционирующей в режиме выполнения оперативных задач, вытекающих из стратегических целей государственного и общественного развития. Такой подход к проблеме определяется тем, что представленная работа является первым научным исследованием по формированию результативной целостной системы управления архивным делом в Султанате Оман, где до настоящего времени в составе управленческих функций не реализуется сохранение документальных информационных ресурсов, отсутствуют специальные органы и учреждения, которые бы всесторонне оценивали и отбирали наиболее важные из создаваемых документов, хранили бы их и организовывали использование в интересах как отдельных ведомств, так и общества в целом. Практически не реализуются многие общие и частные функции управления документацией (планирование, организация, контроль и др.).

Изучение проблемы дает теоретическое обоснование для постановки архивного дела в системе государственного управления на профессиональную основу. Проведенный анализ и исследование "не-текущих'' документов в системе управления, позволяют сфор-

мулировать и обосновать основные пути формирования системы управления архивным делом в Султанате Оман.

Для достижения данной цели в работе были поставлены следующие задачи:

- анализ состояния дел по сохранению документов в учреждениях и организациях;

- исследование состояния технического, кадрового и финансового обеспечения архивного дела, необходимого для создания и последующего функционирования национальной архивной системы и управления ею;

- изучение системы нормативно-методического обеспечения организации сохранения наиболее важных документов на всех этапах их существования в системе управления;

- определение основных положений методического обеспечения архивных процессов, необходимых для организации сохранности и последующего использования потенциальными потребителями документных информационных ресурсов на основе целостной и единой технологии функционирования архивной системы;

- обоснование необходимости создания единой национальной архивной системы для эффективного использования информационных ресурсов страны;

- проектирование системы государственных архивных учреждений и органов управления ими;

- формулирование и обоснование решений по организации системы управления архивным делом в Султанате Оман;

- формулирование основных принципов организации государственной архивной системы;

- определение ресурсов, необходимых для функционирования архивной системы;

- изучение и анализ мирового опыта организационно-экономического механизма функционирования национальных архивных систем и возможности реализации этого опыта в Султанате Оман;

Объектом диссертационного исследования являются государственные организации и учреждения, реализующие документооборот в Султанате Оман.

Предмет исследования - организационно-экономические отношения, складывающиеся при функционировании единой государственной системы архивного дела в Султанате Оман.

Методологическую основу исследования составляют системный и комплексный подходы к изучению проблемы формирования общенациональной системы управления архивным делом; логический анализ, моделирование. Теоретической основой исследований постужил и труды российских и зарубежных ученых2. Использованы законодательные акты Султаната Оман, Российской Федерации, Международного Совета Архивов, ЮНЕСКО и другие материалы.

Аналитическая работа имеет в качестве базы практические данные, статистические отчеты и другие материалы по

2 В.НАвтократова, ЭМ.Короткова, Г.РЛатфуллина, А.Г.Поршнева, З.П.Румянцевой, К.И.Рудеяъсон, С.А.Алъ-Алуси, ФМАгъ-Аскара, Г.А.Алъ-Хули, Д.Дж. Ваттарса, МЛ.Дучейна, Ф.Б. Шантса, Л.Кука, Т.Р.Шеленберга,, Т1Дж..Скотта, РЖд.Сокса, Д.Л.Томаса, П.Р.Валъния, ХЛ.Видира, А.Н. Кенни, П.В. Конвея, М.К.Леска, Э.Б.Смита, С.Т. Нормана и др.

состоянию прироста, накопления, учета и сохранения документов в Султанате Оман, этим определяется достоверность и обоснованность научных положений и выводов диссертации.

Научная новизна исследования заключается в разработке теоретико-методических положений по формированию общенациональной системы эффективного управления архивным делом в Султанате Оман с учетом текущего и перспективного функционирования этой системы.

Получены следующие наиболее существенные научные результаты, соответствующие цели и задачам проведенного исследования:

- впервые исследуется количественно и качественно практика создания, документооборота, сохранения и использования документной информации в Султанате Оман;

- доказывается необходимость создания профессиональной архивной службы, на этой основе определяются нормативно-методические шаги и процедуры, необходимые для создания единой системы управления архивным делом;

- проектируется организационная структура архивной системы, и формируются методические основы управления архивным делом в целом по стране;

- разрабатываются принципы классификации Оманских архивных документов - необходимой основы структуризации как самих документов, так и системы архивохранилищ;

- формулируется совокупность и последовательность необходимых шагов по обеспечению сохранности документов в учреждениях и архивах как единого процесса; устанавливаются процедуры

по созданию интерактивной общественной системы архивных услуг;

- расчегы, проведенные в работе позволили обосновывать кадровые, технические и финансовые ресурсы, необходимые для создания и функционирования архивной системы и управления ею.

Практическая значимость исследования- заключается в разработке рекомендаций для высших органов государственной власти Султаната Оман по решению проблемы управления архивным делом с целью повышения эффективности использования информационных ресурсов правительством и обществом в целом.

Алгоритм получения и апробации результатов данного исследования по формированию общенациональной системы управления архивным делом, могут быть использованы в научных, образовательных и практических целях как в самом Султанате Оман, так и в других развивающихся государствах.

Апробация работы. Основные положения диссертационного исследования изложены в пяти публикациях на русском и английском языках общим объемом 1,2 пл. Основные ключевые положения были представлены автором на научных конференциях в городах: Москва, Санкт-Петербург, Барнаул.

Структура диссертационного исследования. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, приложений. Общий объем текстовой части составляет 144 страниц.

Структура работы

Введение

Глава 1. Практическая база проектирования национальной архивной системы.

1.1. Роль ретроспективной документной информации в повышении эффективности управления и развитии национальной культуры.

1.2 Современное состояние сохранности документов.

1.2.1. Методика сбора материалов ее эффективность.

1.2.2. Существующие организационные формы сохранения документов, утративших оперативное значение.

1.23. Сравнительный анализ сроков и нормативной базы сохранения документов в системе правительственных учреждений.

1.2.4 Типы и виды хранимых документов.

1.2.5. Конфиденциальность и порядок доступа к документам.

1.2.6. Практика систематизации и хранения документов.

1.2.7. Интенсивность использования архивных документов.

1.2.8. Практика выделения документов к уничтожению.

1.2.9. Общественное понимание значимости и необходимости сохранения существующих документов.

Глава. 2. Организационные и нормативно-методические основы проектирования национальной архивной системы в Султанате Оман.

2.1. Изучение международного опыта создания архивной системы.

2.1.1. Определение терминологии архивного дела в различных государствах.

2.1.2. Международный опыт архивного строительства.

2.2. Выбор модели управления национальной архивной системой.

2.3. Основные элементы программы Национальных архивных услуг.

2.4. Нормативно-методическое обеспечение деятельности Нацио-

нальной архивной системы.

2.5. Определение источников комплектования архивной системы.

2.6. Нормативно-методические основы участия документных подразделений в сохранении документов.

Глава 3. Методические основы функционирования архивной системы.

3.1. Некоторые методические основы отбора документов для архивного хранения.

3.2. Влияние компьютерных технологий на архивное дело.

3.3. Схема Единой классификации документов в архивах Султаната Оман и ее использование.

3.4. Основные методические задачи по организации сохранения архивных документов.

3.5. Взаимосвязь поисковой системы и доступности архива.

3.6. Комплектование архивной системы профессиональными кадрами.

3.7. Оценка финансовой стоимости проекта Национальной архивной системы.

Заключение

Список источников и литературы Приложения

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДИССЕРТАЦИИ Во введении, дается общая характеристика работы, обосновывается актуальность выбранной темы исследования, раскрывается степень ее изученности и разработанности, формируются цель и задачи, определяются объект и предмет исследования, раскрываются научная новизна, практический значимость и апробация работы.

В первой главе диссертационного исследования "Анализ практической базы проектирования национальной архивной системы" обосновывается необходимость создания системы управления архивным делом в Омане на основе анализа данных, которые были собраны автором в ходе проведения анкетного опроса и личных интервью практически во всех правительственных организациях. Полученные данные позволили определить количество и информационную ценность имеющихся документов, провести реальную оценку их ежегодного прироста, который только в правительственных организациях достигает 1,5 миллионов.

о%

I Бумага Бумага и Аудиовизуальный Другие |

Электронный |

Рис. 1. Распределение док> ментов по типам носителей

Исследования показывают, что большинство "не-текущих" документов в учреждениях Омана фиксируются на бумажных носителях, что является определяющим при выборе методик их систематизации, обработки в архиве и хранения. (Рис.1) Так, 73,8% документов фиксируются в служебном архиве только на бумажных носителях. Только 24,0% опрошенных заявили, что хранят на бумаге и электронных носителях документной информации. В дополнение к бумажным и компьютерным документам 16,0% учреждений име-

ют аудиовизуальные документы: микрофильмы, микрофиши, магнитофонные и видеомагнитофонные кассеты. Нетипичные виды документов подобно географическим, демографическим картам, материалам аэрофотосъемки имеют в своих хранилищах только 2,7% организаций.

Недопустимые условия хранения, отсутствие единых методик их обработки вызывают тревогу за сохранность этих информационных ресурсов. Значительная их часть должна быть взята под профессионально организованную государственную защиту.

Почти все респонденты оценивают эти документы как очень важные для учреждения, в котором они созданы и хранятся, но идеи автора относительно создания общенациональной системы управления архивным делом были поддержаны большинством официальных должностных лиц ответственных в настоящее время за сохранность документов. Так, 66,6% опрощенных считают, что эти документы очень важны для их клиентуры, 24,0%, наоборот, считают, что документы имеют значение, прежде всего, для самих учреждений. Около 10,0% респондентов считают, что документы не имеют никакого внешнего значения, но такие ответы получены главным образом в министерствах, которые редко имеют контакты с публикой. С другой стороны, на вопрос относительно значения имеющихся документов для общества 62,0% респондентов считают, что эти документы очень важны для страны в целом, а 19,0%, что они имеют и международное значение. Впрочем, такое же количество респондентов (19,0%) отвергают какое-либо значение документной информации для страны и общества в целом.

Далее первая глава посвящена исследованиям прямых и косвенных экономических, управленческих, юридических, социальных

и культурных выгод от подхода к архивному делу как к полноценной отрасли государственного управления. В ней также анализируются результаты проведенного автором анкетного опроса, позволившего собрать и обобщить информацию относительно состава, количества и условий сохранения документов в системе правительственных учреждений.

Материалами исследований послужили не только реальная динамика накопления и условия сохранения управленческих документов в структурах органов управления Султаната Оман, но также доступный научный и практический опыт других стран мира по управлению архивным делом.

При этом автор был вынужден использовать источники на арабском и английском языках, иногда в ущерб российским научно-методическим материалам, из-за отсутствия перевода последних на иностранные языки и недостаточного развития системы удаленного доступа к материалам российских научных библиотек и архивов, что ограничивает возможности зарубежных исследователей по использованию богатого российского научного потенциала.

Таким образом, анализ доказывает необходимость создания в Султанате Оман единой системы управлению архивным делом.

Во второй главе "Изучение и анализ организационных, нормативно-правовых основ проектирования общенациональной системы архивного дела и управления ею".

Анализ архивного законодательства различных сгран позволил обосновать методический подход, при котором термин "архив", применительно к реальностям Омана, должен включать все физические носители и формы записи информации: традиционные ли это текстовые документы; микрофильмы; аудио и "машинно-

читаемые" документы, произведенные правительственной или частной организацией в процессе выполнения своих функций, имеющие юридическую, социальную, экономическую или иную ценность и прошедшие экспертный отбор для архивного хранения. Исходя из этого, автором сформулированы основы нормативно-методических документов, обязательных для всех органов управления Сулганата Оман, обеспечивающих сохранение и оценку документов в текущем управлении под единым руководством архивной службы.

Рис.2. Состав национального Архивного Совета в Султанате Оман

Анализ международного опыта позволяет предложить, чтобы началом формирования архивной системы и управления ею было создание Архивного Совета во главе с Главой Правительства (зам. Премьер-министра). (Рис.2). Члены Совета должны представлять

как правительственные органы, так и академические научные круги, профессиональных специалистов-архивистов, интеллектуалов, постоянных пользователей архива. Автором сформулированы функции Архивного Совета, которые на стадии формирования архивной системы должны в первую очередь состоять из: сбора исчерпывающей информации относительно существующих в Омане ведомственных и частных собраний документов, отражающей их количество, возраст, местоположение и физическое состояние; оценки важности каждого архива; организации официальной профессиональной поддержки и помощи; формулировки принципов управления документами, отобранными для архивного хранения; реализации основных принципов использования документов архива и других.

В стадии эксплуатации Архивный Совет ответственен за отчетность перед главой государства; он должен также играть основную роль в планировании архивных действий, развитии профессиональных норм и стандартов, формировании системы распределения архивных документов по хранилищам в пределах страны, разработке программ электронного описания документов, обучения сотрудников и т.д. Совет ответственен за комплексность реализации программ развития архивных услуг.

Исследования доказывают, что для успешного выполнения необходимых работ по архивированию всех документов в Омане необходимо создать архивную систему, имеющую централизованную администрацию с главным национальным архивным центром в Маскате - административной столице Омана и пять отделений архивного центра в соответствующих регионах Султаната. Архивный центр призван собирать документы от всех министерств и

правительственных учреждений, расположенных в области столицы, которые должны быть внесены в специальный список в архивных правилах и инструкциях; в то же время его отделения будут ответственны за сбор архивных документов из местных офисов, каждый на соответствующей территории. Такой подход позволяет, по мнению автора, более результативно организовать процесс передачи документов на архивное хранение.

Рис.3. Структура Национальной архивной системы (НАС) в Султанате Оман Главный национальный архивный центр будет иметь следующие общие и частные функции: поддержание общей накапливаемой архивной базы данных, которая будет включать управление электронным индексированием и диалоговой системой поиска; получение документов от отделений архива в электронном формате с целью включения их в центральную базу данных и копирование их на микроформы; хранение полного собрания мик-

роформ как страхового архива бумажных документов; централизованный подбор штатов для работы в архивах и его обучение.

Имеется также группа элементов, которые являются абсолютно необходимыми для компетентного управления, имея в виду потребность введения специальных архивных инструкций, которые должны включать сроки и условия комплектования архивной системы документами организаций различной ведомственной подчиненности и на различных носителях информации. Автором разработаны основные положения такой инструкции, которые включают критерии отбора документов для архива, определяют его детали: с учетом типа документов, их формы и форматов записи и предназначены для исполнения документными подразделениями учреждений. Они должны, работать под наблюдением и по рекомендациям Национального архивного центра.

Главное различие между архивом, библиотекой и центрами документации в том, что архив являегся органическим собранием документов, произведенных естественно в процессе управления, а не собрание индивидуальных дискретных объемов информации типа статей из журналов или книг. Современные программы развития архивов направлены на то, чтобы сообщить потенциальным пользователям максимум сведений о содержании хранимых фондов и использовать их как средство улучшения информированности общества в целом. Так, особо секретные документы, касающиеся военных вопросов и национальной безопасности, не могут быть включены в состав Национального архивного центра, но исследователи должны быть информированы о том, что эти организации закрытые и держат свои документы непосредственно у себя. В главе также сформулирована нормативно-методическая база формиро-

вания и последующего развития архивной системы, обеспечивающей гарантию сохранения документов в правительственных организациях и своевременную их передачу на профессиональное хранение в архивы.

В третьей главе "Методические основы функционирования архивной системы" рассматриваются основы функционирования общенациональной архивной системы Омана и управления ею.

Поскольку термин "архив" в наших исследованиях предполагает только документы, которые имеют информационную ценность для сегодняшних исследователей и завтрашних историков, в этой главе автором детально рассматриваются возможности и перспективы использования электронных технологий для сохранения документов. Автор предлагает создать архивную систему, которая объединяет традиционную и электронную системы, где документы - в цифровой форме, а резервные копии на традиционных носителях, и, главным образом, на микроформах. Такая комбинация гарантирует долговечность архива и увеличивает доступ к различным типам документов, т.к. перевод документа в цифровую форму, позволяет легко и быстро его просматривать и транспортировать. Многое из состава работ, выполняемых архивариусами, может быть сделано с помощью электроники, виртуально.

Весь электронный архив, который подчинен национальному архивному центру, должен быть записан по предложению автора в едином стандарте и защищенном формате, который читается, копируется, печатается без переформатирования, чтобы было можно ручаться за подлинность этих документов.

После классификации и индексации они будут использоваться совместно, если документы дублированы в бумажной версии, а

копия послана в архив, тот же самый номер индексации в электронной поисковой системе будет даваться и бумажному документу в дополнение к определению местоположения бумажного формата на полках архива. Если документы не имеют бумажной версии, они будут напечатаны на микрофише, им также присваивают номер индексации в электронной поисковой системе и указывают его местоположение в хранилище микроформ.

Специально создаваемый по предложению автора экспертный комитет должен проверять качество документов и микрофиш. Комитет должен быть независим и состоять из трех членов: от администрации архива, от организации сдатчика документов (министерства) и от Министерства Законодательных Дел.

Автором рассмотрены перспективы сотрудничества с архивной системой некоторых электронных баз данных и других электронных документных систем в оманских правительственны органах управления, которые уже содержат более 20 миллионов документов в различных областях деятельности и постоянно пополняются. Некоторые из этих баз данных могут использоваться для архивных исследований, особенно те, которые содержат статистику и отчетную информацию. Анкетирование госструктур показало, что только 42,9% документов в правительственных учреждениях систематизированы в соответствии с их тематикой (рис. 4), еще 25,7% систематизировано по хронологии, независимо от тематики документов, но при этом для поиска документов необходимо знать их точную датировку. Другие массивы документов не имеют единой системы классификации, поиск их всегда проблематичен.

по имени, 2,9%

Рис.4. Классификация и систематизация документов

Изучение международного опыта в классификации документов показало, что готовой схемы подобно "Классификации Библиотеки Конгресса США" или "Универсальной Десятичной Классификации" (УДК) для архивной системы Султаната Оман из-за различия в системах управления и природе документов нет. На основе анализа работ доктора Аль-Хули, создавшего административную классификацию документов в Египте и доктора К. И. Рудельсон, разработавшей российскую систему Единой Классификации Архивного Фонда (СЕК), сформулированы принципы единой схемы классификации оманских документов, апробированной как в традиционной, так и в электронной архивной среде.

Как только архивные документы отобраны, они должны быть сохранены. Это включает все организационные и финансовые проблемы, условия размещения, укомплектование персоналом, кадровую политику, в том числе методы охраны архивных учреждений. В работе обоснованы требуемые организационные, технические и финансовые условия по сохранению архивных документов.

В этой главе также сформулированы квалификационные требования, предъявляемые к профессиональным архивариусам, которые будут управлять национальной архивной системой. Так, в дополнение к базовому высшему образованию они должны иметь международный сертификат по архивному делу, заверенный одной из международных архивных организаций или диплом профессионального архивиста, полученный, в системе высшего образования одной из таких стран, как Франция, Россия, Германия и др.

Определены также потребности в продолжающемся образовании и программах повышения квалификации для работников архивной системы Омана.

В работе обоснованы потребности в адекватных для национальной архивной системы финансовых ресурсах. Будучи организацией обслуживания, национальная архивная система нуждается в целевом финансировании, основным источником которого выступает государственный бюджет. Основываясь на предполагаемом составе и объеме архивных услуг и цен на оборудование в Омане, оп-редалена стоимость строительства зданий - специализированных архивохранилищ с их оборудованием, заработной платой персоналу и расходов, связанных с проведением в жизнь целевой программы архивного образования как части общей организации архивного дела. Но для обоснования этого финансирования руководство архивами должно постоянно заботиться о своей необходимости на рынке общественных услуг.

В заключение главы указано, что большим шагом вперед в системе управления будет полное внедрение проекта формирования национальной системы управления архивным делом, но проект разработан таким образом, что при появлении финансовых трудно-

стей, его реализация может проводиться поэтапно в соответствии с поступающим финансированием.

Основные выводы и предложения:

1. Рост и развитие государственности объективно ведет к усложнению структуры органов государственного управления и увеличению практической потребности в совершенствовании документооборота и информационного обмена между ними. В развивающемся государстве проявляется также потребность не только в текущей, но и в ретроспективной информации, сохранение которой становится одной из важных сфер государственных интересов.

Отсутствие единой системы архивного хранения документации при принятии программ стратегического развития различных секторов экономики и общества в целом требует дополнительных затрат на повторный сбор информации, которая уже имеется, но сведения о месте ее хранения в системе управления отсутствуют. Низкое использование информации по истории политического, экономического, социального, культурного развития страны негативно влияет на формирование нации и национального самосознания.

2. Учреждения и организации в целом подходят ответственно к хранению текущей оперативной информации, но "не-текущие" документы сохраняются хаотично в течение различных сроков, установившихся достаточно случайно и субъективно, многие организации считают служебную информацию своей собственностью, а своим правом - определять ее ценность, систему и сроки сохранения. Ведомственная разобщенность ведет к накоплению малоценной информации, а сложность поиска снижает эффективность вто-

ричного использования ценных документов в управленческой, социальной и культурной сферах деятельности.

3. Предлагаемые в работе единые методики документооборота и хранения документов значительно улучшают формирование общенациональных информационных баз данных, например, в сфере финансовой и кадровой документации. В частности предложено выделение в системе государственных учреждений служб, ответственных за ведомственное хранение документов, определены основные положения единой инструкции по формированию экспертных комитетов в учреждениях как части единой технологии ведомственного и архивного хранения документов.

4. Хотя анализ международного опыта архивного строительства не позволяет выявить четких закономерностей развития нормативно-мегодического обеспечения архивным делом и управления им, тем не менее, в работе были использованы отдельные элементы зарубежных систем управления архивным делом, например опыт Российской Федерации и других стран. Условия небольшого развивающего государства с централизованной системой управления, позволили предложить создание системы с Национальным архивным центром и сетью соответствующих провинциальных отделений; для руководства архивным делом предлагается сформировать Архивный Совет, который будег осуществлять управление нормативной базой, финансированием, кадровым обеспечением, повышением общественного признания и другими вопросами общей стратегии развития архивного дела. В качестве исполнительного директора предлагается учредить должность Национального архивиста, подотчетного Архивному Совету.

5. Сформулированы основные положения Программы развития архивного дела; определены обязательные источники комплектования архивной системы и ограничения в этой области; единые типовые технологии по обработке документов, обеспечению их сохранности и предоставлению пользователям; разработана оригинальная система классификации архивных документов; на основе анализа рационального зарубежного опыта и новейших технических возможностей определена технология создания страхового фонда на базе комплексной системы микрофильмирования и использования оцифрованных компьютерных копий.

6. Определены кадровые потребности архивной службы, сформулирована рациональная система подготовки и повышения квалификации необходимых специалистов по архивному делу; произведены предварительные расчеты по необходимым финансовым затратам на создание, техническое оснащение и последующее поддержание деятельности Национальной архивной системы, намечены источники частичного самофинансирования за счет оказания некоторых платных архивных услуг.

Основные результаты диссертационного исследования и рекомендации по формированию эффективной системы управления создаваемой Национальной архивной системой (НАС) в Султанате Оман опубликованы:

1. Al-Jabri S.A. "Digital Information Archiving and Management" Proceedings of the 18th Russian Scientific Conference about Reforming in Russia and Administration Problems-2003. Moscow. State University of Management. 2003. VoI.ZFeb. 0,2 п.л.

2. Al-Jabri S.A. "Dissemination and Marketing of Information about Archives" Proceedings of the Economic, Business and information

Technology International Conference. Barnaul. Altai State University. 2001. 0,3 п.л.

3. Al-Jabri SA "Impact of Information Technology on University Education". Proceedings of the New Millennium Concepts of University Education Conference. St. Petersburg. Henzen University Publishing House. May 2002. 0,2 п.л.

4. Аль-Джабри С. А. Роль архива в национальной информационной системе. Реформы в России и проблемы управления - 2002: Материалы 17-й Всероссийской научной конференции. Вып. 1 / ГУУ.-М., 2002. 0,3 пл.

5. Аль-Джабри С А. Влияние информационных технологий на университетское образование // Концепции университетского образования в новом тысячелетии: Материалы Международной научно-практической конференции. РГПУ 2002 - СПб. 0,2 п.л.

Подп. в печ. 12.01.2004. Формат 60x90/16. Объем 15 печл. Бумага офисная. Печать цифровая. Тираж 100 экз. Заказ № 16.

ГОУВПО Государственный университет управления Издательский центр ГОУВПО ГУУ

109542, Москва, Рязанский проспект, 99, Учебный корпус, ауд. 106

Тел./факс: (095) 371-95-10, e-mail: ic@guu.ru

www.guu.ru

РНБ Русский фонд

2004-4 25457

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Аль-Джабри Сейф Абдуллах Хамуд

Введение.

Глава 1. Практическая база проектирования национальной архивной системы.

1.1. Роль ретроспективной документной информации в повышении эффективности управления и развитии национальной культуры.

1.2. Современное состояние сохранности документов.

1.2.1. Методика сбора материалов ее эффективность.

1.2.2. Существующие организационные формы сохранения документов, утративших оперативное значение.

1.2.3. Сравнительный анализ сроков и нормативной базы сохранения документов в системе правительственных учреждений.

1.2.4 Типы и виды хранимых документов.

1.2.5. Конфиденциальность и порядок доступа к документам.

1.2.6. Практика систематизации и хранения документов.

1.2.7. Интенсивность использования архивных документов.

1.2.8. Практика выделения документов к уничтожению.

1.2.9. Общественное понимание значимости и необходимости сохранения существующих документов.

Глава. 2. Организационные и нормативно-методические основы проектирования национальной архивной системы в Султанате Оман.

2.1. Изучение международного опыта создания архивной системы.

2.1.1. Определение терминологии архивного дела в различных государствах.

2.1.2. Международный опыт архивного строительства.

2.2. Выбор модели управления национальной архивной системой.

2.3. Основные элементы Программы Национальных архивных услуг.

2.4. Нормативно-методическое обеспечение деятельности Национальной архивной системы.

2.5. Определение источников комплектования архивной системы.

2.6. Нормативно-методические основы участия документных подразделений в сохранении документов.

Глава 3. Методические основы функционирования архивной системы.

3.1. Некоторые методические основы отбора документов для архивного хранения.

3.2. Влияние компьютерных технологий на архивное дело.

3.3. Схема Единой классификации архивных документов в Султаната Оман и ее использование.1.

3.4.0сновные методические задачи по организации сохранения архивных документов.

3.5. Взаимосвязь поисковой системы и доступности архива.

3.6. Комплектование архивной системы профессиональными кадрами.

3.7. Оценка финансовой стоимости проекта Национальной архивной системы.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Формирование общенациональной системы управления архивным делом"

Актуальность темы исследования определяется тем, что это первое научное исследование в области проектирования целостной управленческой структуры в Султанате Оман, где до настоящего времени не введена общенациональная система управления архивным делом. На сегодняшний день отсутствуют специальные органы и учреждения по управлению архивными документами - отбор, организация, хранения и предоставления информации различным потребителям.

Изучение проблемы дает теоретическое обоснование для постановки архивного дела в системе государственного управления на профессиональной основе. В результате проведенного автором исследования были сформулированы основные принципы организации государственной архивной системы; разработаны рекомендации по организации системы управления архивным делом.

В настоящее время в государственных структурах Султаната Оман отсутствует общенациональная система управления архивным делом. В результате скопилась больше 37 миллионов не-текущих документов, которые являются продуктом работы правительственных организаций за последние 32 года. Однако в офисах им не оказывают должной заботы, документы не классифицируются, зачастую хранятся в беспорядочном состоянии вместе со списанной оргтехникой и офисной мебелью.

В таком состоянии обмен необходимой документной информацией между правительственными организациями почти невозможен. Сложившаяся ситуация приводит к ухудшению административной деятельности в стране. По мнению автора, чтобы спасти ценные документы и ввести их в практический и научный оборот, а в дальнейшем вести эту деятельность на плановой основе, должна быть создана специализированная профессиональная архивная система. Только тогда будет возможен полноценный обмен документами между различными правительственными органами и широкое обращение исследователей к документным ресурсам государства.

Проектирование общенациональной административной системы по конкретной управленческой функции практически с нуля - задача уникальная по своему характеру. Однако для развивающихся стран ее теоретическое, методическое и практическое решение представляет особый интерес, так как в таких государствах зачастую полномасштабная система управления создается с "нулевого цикла" по мере накопления практического опыта развития государственности.

В данном диссертационном исследовании комплексно рассматриваются проблемы проектирования Национальной архивной системы в Султанате Оман для собирания и сохранения информационного потенциала государственной системы управления.

Важность создания и развития системы управления архивным делом в масштабах государства растет с ростом зрелости государственного аппарата и общества в целом. Сегодня, в информационном обществе, важность создания целостной системы органов управления архивным делом особенно усиливается из-за увеличивающейся важности информации во всех сферах деятельности и управления.

Таким образом, в целях сохранения и накопления официальных документов Султаната Оман, как исторических источников, а также информационных ресурсов для научных и образовательных исследований, необходимо создание единой Национальной архивной системы в Султанате Оман.

Цель диссертационного исследования заключается в разработке теоретико-методических положений и рекомендаций по формированию управления архивным делом в Султанате Оман как целостной системой, осуществляющей свою деятельность в соответствии с единой стратегией и функционирующей в режиме выполнения оперативных задач, вытекающих из стратегических целей государственного и общественного развития.

В соответствии с поставленной целью определены следующие задачи:

- Проанализировать состояние дел по сохранению документов в учреждениях и организациях;

- Исследовать состояния технического, кадрового и финансового обеспечения архивного дела, необходимого для создания и последующего функционирования национальной архивной системы и управления ею;

- Изучить систему нормативно-методического обеспечения организации сохранения наиболее важных документов на всех этапах их существования в системе управления;

- Определить основные положения методического обеспечения архивных процессов, необходимых для организации сохранности и последующего использования потенциальными потребителями документных информационных ресурсов на основе целостной и единой технологии функционирования архивной системы;

- Обосновать необходимость создания единой национальной архивной системы для эффективного использования информационных ресурсов страны;

- Спроектировать систему государственных архивных учреждений и органов управления ими;

- Обосновать решения по организации системы управления архивным делом в Султанате Оман;

- Сформулировать основные принципы организации государственной архивной системы;

- Определить ресурсы, необходимые для функционирования архивной системы;

Объектом исследования выступают государственные организации и учреждения, реализующие документооборот в Султанате Оман.

Предметом исследования являются организационно-экономические отношения, складывающиеся при функционировании единой государственной системы архивного дела в Султанате Оман.

Научная новизна результатов исследования состоит в разработке теоретико-методических предложений и рекомендаций по формированию общенациональной системы эффективного управления архивным делом в Султанате Оман с учетом текущего и перспективного функционирования этой системы.

Наиболее существенные научные результаты, полученные автором в ходе исследования, заключаются в следующем:

1.Про веден количественный и качественный анализ документной информации в Султанате Оман;

2. Обоснована необходимость создания профессиональной архивной службы, на этой основе определяются нормативно-методические шаги и процедуры, необходимые для создания единой системы управления архивным делом;

3. Разработана организационная структура архивной системы, и формируются методические основы управления архивным делом в целом по стране;

4. Предложены принципы классификации Оманских архивных документов - необходимой основы структуризации как самих документов, так и системы архивохранилищ;

5. Разработана процедура по созданию интерактивной общественной системы архивных услуг;

6. Обоснованы кадровые, технические и финансовые ресурсы, необходимые для управления архивной системой.

Практическая значимость исследования заключается в возможности использования предлагаемых рекомендаций в процессе организации общенациональной системы управления архивом. Теоретико -методические положения диссертации по повышению эффективности использования информационных ресурсов могут быть использованы правительством и обществом в целом.

Апробация работы. Ключевые положения настоящего исследования обсуждались на научных конференциях в городах: Москва, Санкт-Петербург, Барнаул.

Публикации. Основные положения диссертационного исследования изложены в пяти публикациях на русском и английском языках общим объемом 1,2 п.л.

Структура работы. Диссертационное исследование состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка, содержит 18 рисунков, 6 таблиц, а также 6 приложения.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Аль-Джабри Сейф Абдуллах Хамуд

Выводы

Автором изучен и проанализирован международный опыт организации и технологии архивного дела, на основе практических материалов и публикаций в специальной литературе определены наиболее важные вопросы, которые требуют первоочередного решения для успешного функционирования создаваемой архивной системы. Определены и способы решения основных методических и технологических вопросов организации функционирования архивов. В процессе проведенного исследования автор пришел к следующим выводам.

• Основополагающей задачей архивной системы в любом государстве, в том числе и Омане, является организация проведения в учреждениях экспертизы ценности своего документального фонда и выделения той часто документов, которая достойна сохранения в государственных архивах.

• Экспертизу ценности должны проводить ведомственные экспертные комиссии в два этапа на основе единой методики, руководствуясь примерными сроками хранения типовых документов, рекомендованными архивистами.

• Технология проведения экспертизы электронных документов хоть и имеет специфику, но не должна отличаться принципиально. Результаты экспертизы являются основой политики комплектования Центрального архива и его отделений

• Система релевантного поиска документов в архиве и точного исполнения запросов основывается на использовании рациональной системы классификации дел и документов. Не найдя подходящего аналога автор разработал собственную систему классификации архивных документов.

• Создание страхового фонда на случай утери подлинников одна из важнейших задач архивного дела, автором разработана технология микрофильмирования страхового фонда и создания фонда использования из оцифрованных компьютерных копий.

• Проанализирован международный опыт организации использования и популяризации архивных документов, определены возможности использования международного опыта в условиях Омана.

• Определены кадровые потребности архивной службы, сформулирована рациональная система подготовки и повышения квалификации необходимых специалистов по архивному делу.

Исходя из рыночной стоимости определены необходимые финансовые затраты государства на создание, техническое оснащение и последующее поддержание деятельности Национальной архивной системы, определены источники частичного самофинансирования за счет оказания некоторых платных архивных услуг.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенное в диссертации исследование привело к следующим выводам:

1. Рост и развитие государственности объективно ведет к усложнению структуры органов государственного управления и увеличению практической потребности в совершенствовании документооборота и информационного обмена между ними. В развивающемся государстве проявляется также потребность не только в текущей, но и в ретроспективной информации, сохранение которой становится одной из важных сфер государственных интересов.

Отсутствие единой системы архивного хранения документации при принятии программ стратегического развития различных секторов экономики и общества в целом требует дополнительных затрат на повторный сбор информации, которая уже имеется, но сведения о месте ее хранения в системе управления отсутствуют. Низкое использование информации по истории политического, экономического, социального, культурного развития страны негативно влияет на формирование нации и национального самосознания.

2. Учреждения и организации в целом подходят ответственно к хранению текущей оперативной информации, но "не-текущие" документы сохраняются хаотично в течение различных сроков, установившихся достаточно случайно и субъективно, многие организации считают служебную информацию своей собственностью, а своим правом - определять ее ценность, систему и сроки сохранения. Ведомственная разобщенность ведет к накоплению малоценной информации, а сложность поиска снижает эффективность вторичного использования ценных документов в управленческой, социальной и культурной сферах деятельности.

3. Предлагаемые в работе единые методики документооборота и хранения документов значительно улучшают формирование общенациональных информационных баз данных, например, в сфере финансовой и кадровой документации. В частности предложено выделение в системе государственных учреждений служб, ответственных за ведомственное хранение документов, определены основные положения единой инструкции по формированию экспертных комитетов в учреждениях как части единой технологии ведомственного и архивного хранения документов.

4. Хотя анализ международного опыта архивного строительства не позволяет выявить четких закономерностей развития нормативно-методического обеспечения архивным делом и управления им, но, тем не менее, в работе были использованы отдельные элементы зарубежных систем управления архивным делом, например опыт Российской Федерации и других стран. Условия небольшого развивающего государства с централизованной системой управления позволили предложить создание системы с Национальным архивным центром и сетью соответствующих провинциальных отделений. Для руководства архивным делом предлагается сформировать Архивный Совет, который будет осуществлять управление нормативной базой, финансированием, кадровым обеспечением, повышением общественного признания и другими вопросами общей стратегии развития архивного дела. В качестве исполнительного директора предлагается учредить должность Национального архивиста, подотчетного Архивному Совету.

5. Сформулированы основные положения Программы развития архивного дела; определены обязательные источники комплектования архивной системы и ограничения в этой области; единые типовые технологии по обработке документов, обеспечению их сохранности и предоставлению пользователям; разработана оригинальная система классификации архивных документов; на основе анализа зарубежного опыта и новейших технических возможностей определена технология создания страхового фонда на базе комплексной системы микрофильмирования и использования оцифрованных компьютерных копий.

6. Определены кадровые потребности архивной службы, сформулирована рациональная система подготовки и повышения квалификации необходимых специалистов по архивному делу; произведены предварительные расчеты по необходимым финансовым затратам на создание, техническое оснащение и последующее поддержание деятельности Национальной архивной системы, намечены источники частичного самофинансирования за счет оказания некоторых платных архивных услуг.