Методы совершенствования организационной структуры тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Методы совершенствования организационной структуры"

На правах рукописи

АНДРЕЕВ МАКСИМ АЛЕКСАНДРОВИЧ

МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ

Специальность 08 00 05 - Экономика и управление народным хозяйством (теория управления экономическими системами)

АВТОРЕФЕРАТ

на соискание ученой степени кандидата эконс'""""""'" """""

Москва 2007

003070629

Работа выполнена на кафедре «Общего менеджмента и статистики фирм» Московского государственного университета экономики, статистики и информатики (МЭСИ)

Научный руководитель

Доктор экономических наук, профессор ОРЕХОВ Сергей Александрович

Официальные оппоненты

Доктор экономических наук, профессор ВАЛУЕВ Станислав Александрович

кандидат экономических наук, доцент КОРСАКОВА Алла Александровна

Ведущая организация

Московская финансово-промышленная академия

Защита состоится 29 мая 2007 г в 14® час , на заседании Диссертационного совета К 212 151 03 по экономическим наукам в МЭСИ по адресу 119501, Москва, ул Нежинская, д 7

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Университета Автореферат разослан 29 апреля 2007 г

Ученый секретарь Диссертационного совет"

кандидат экономических наук, доцент

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования. В динамично изменяющихся условиях рынка успех любой организации во многом зависит от определяющих факторов состояния внешней и внутренней среды, тенденций рынка, его конъюнктуры, способности этой организации оперативно адаптироваться к изменениям Это обуславливает постоянно возрастающую потребность организации в получении информации и в оптимизации механизмов ее использования Информация становится ключевым фактором, обеспечивающим развитие конкурентных преимуществ предприятий

Анализ взаимодействия организации и окружающей ее информационной среды, позволяет выявить факторы, влияющие на эффективность обработки информации датой структурой Учитывая, что информационное поле, окружающее корпорацию постоянно меняется, то одной из задач корпорации, обеспечивающих ее конкурентоспособность, видится постоянная оптимизация своей структуры под это изменение В свою очередь изменение структурной сущности организации ведет за собой изменение внутреннего информационного поля, и наоборот Возможность прогнозирования этих изменений, расчета эффективности функционирования организационной структуры, как в условиях штатной работы, так и кризисных ситуациях, представляются нам крайне важными в современной Российской экономике

Данное прогнозирование снижает риски, позволяет наиболее рационально расходовать имеющиеся ресурсы Руководитель получает возможность учитывать, как изменится организация в будущем, выбирать оптимальный путь развития, адаптировать организацию к окружающей среде, что обеспечивает максимальную эффективность работы организации

Необходимо отметить, что большинство современных российских компаний не занимается оптимизацией организационной структуры на основе углубленного анализа внутренних, внешних и временных факторов Однако, такой анализ позволяет построить компанию наиболее оптимальным способом, дает ей возможность адаптироваться к окружающей действительности и, в результате, делает ее более конкурентно и жизнеспособной

Необходимо воспринимать, колоссальный объем информации обрушивающейся на руководство компании как извне, так и порождаемой самой компанией внутри себя, обрабатывать ее и делать выводы

Структурируя и ранжируя информацию, оптимизируя пути, по которым информация перемещается внутри корпорации, руководство может резко повысить эффективность планирования, принятия и отработки управленческих решений

Степень разработанности проблемы. Теоретической и методологической основой работы послужили труды, представленные в работах отечественных (Голубкова Е П, Авдеева В В, Лиходедова Н П, Родионова И И , Розановой Т П, Селеткова С Н , Успенского И В ) и зарубежных ученых (Мильнера Б 3 , Берга А, У , Боумена К , Доусапа Р , Котлера Ф , Нонака И , Кнорринга В И, Мильнера Б 3 , О'Шоннеси Ж, Саймона X, Такеучи X, Уилльямс Р ) В приведенных научных трудах освещаются отдельно взятые вопросы оптимизации организационных структур С другой стороны, работы авторов (Токарева С Н, Вабера М А Вебера А А Такахиши А ) посвящены вопросам оптимизации организационных структур, в том числе, и за счет оптимизации внутриструктурного информационного наполнения Другие авторы предлагают частные практические решения по созданию гибридных структурных моделей (Мильнер Б Кнорринга В И, Минцберга Г) Также необходимо учесть, что в западной, англоязычной литературе этому вопросу уделяется более пристальное внимание, чем у нас Однако и там публикации содержат некоторые пробелы Информационное наполнение внутрикорпоративных коммуникации исследовано недостаточно, что не позволяет вывить причины и мотивы, побуждающие к оптимизации организационных структур Это обусловило постановку цели и задач, а также структуру диссертационного исследования

Целыо данной работы является, определение оптимальных методов развития организационной структуры, посредством совершенствования механизма их внутрикоммуникативного взаимодействия

Для достижения указанных целей в работе поставлены и решены следующие задачи

1 Исследовать основные типы организационных структур, тшюлоги-зировать их многопараметричностные составляющие, выявить внутренние иерархические зависимости

2. Показать роль и значение единого информационного поля внутри организационной структуры, исследовать основные направления его изменения в различных ситуациях

3 Доказать, что, информационное поле является многопараметричной и многофункциональной системой, нуждающейся в унификации признакового пространства в зависимости от целей построения/развития организационных структур

4 Разработать критерии оценки функционально-целевого наполнения информационного поля организационной структуры

5 Оценить степень загруженности информационных каналов и ее влияние на эффективность организационной структуры

6 Разработать критерии ранжирования поступающей в организацию информации

7 Синтезировать механизм построения/совершенствования оптимальной организационной структуры

Объектом исследования является организационная структура, как совокупность структурных элементов единой системы в их взаимном взаимодействии

Предметом исследования является методы оптимизации организационной структуры

Теоретическую и методологическую основу исследования составили основные положения экономической теории, теория управления, теории информационных систем и менеджмента При изучении объекта исследования применялся системный подход Теоретическую и методологическую основу исследования составили разработки зарубежных, российских ученых и специалистов

В процессе работы над диссертацией были использованы такие общенаучные приемы исследования как наблюдение, обобщение, анализ, группировка и синтез Анализ данных осуществлялся с применением индуктивных и дедуктивных методов Расчеты осуществлялись с использованием прикладных пакетов МАТСАБ, Касатка, Статистика

Для анализа внутрисистемных процессов были использованы методики' графического, линейного, статистического, магричпого, эвристического и

эмпирического анализа, методики ГОЕР, метод факторного анализа, параметрический метод, метод ранжирования

Научна» новизна исследования заключается в разработке методов оптимизации организационных структур за счет совершенствования их коммуникационных механизмов

В процессе диссертационного исследования нами были получены следующие основные результаты, содержащие элементы научной новизны

• Определены критерии оценки оптимальности организационной структуры на основе определения типов коммуникационных связей существующих в организационной структуре, эффективности внутриструктурных коммуникаций, адаптируемости типов организационных структур к трансформации Выявлена зависимость процесса управления от особенностей оргструктуры, которая определяет скорость прохождения управленческого решения, оптимальность использования коммуникационных связей, возможность быстрой адаптации оргструктуры к целевым и функциональным трансформациям

• Предложено использование многомерных методов для формирования оптимальной модели организационной структуры, позволяющей интегрировать различные "плоские" модели, с возможностью их поэлементной компиляции Подобная интеграция, позволяет сочетать эффективность внутриком-муникационных связей со степенью их влияния на функциональность организационной структуры

• Разработана методика мониторинга информационного наполнения организационной структуры, позволяющая установить существование единого информационного поля и выявить ключевые коммуникационные связи Предложена система ранжирования информационного наполнения, которая позволяет задавать ключевые компетенции организационной структуры, вариативности информационных потоков и тесноты коммуникационных связей

• Разработана методика оценки эффективности применения информационных потоков для разработки и реализации управленческого решения на основе доступности информации и ее ранжирования по весовым коэффициентам Данный метод учитывает информационное наполнение и способы его доставки к лицу, принимающем}' решение, что позволяет определить - в достаточном ли объеме принимающее решение лицо обеспечено информацией

• Предложена методика определения соотношения между затратами на поиск дополнительной информации и эффективностью работы организации, определяемая как соотношение между стоимостью затрат на обеспечение информационного наполнения и возможной полученной прибылью, что позволяет определить предел, до которого организация может позволить затраты на поиск необходимой для ее жизнедеятельности информации без допустимого снижения рентабельности

Отмеченные результаты соответствуют п 1 5 ("Принципы управления экономическими системами, формы и методы их реализации") паспорта специальности 08 00 05 "Экономика и управление народным хозяйством (теория управления экономическими системами)"

Теоре гнческая и практическая значимость Основные положения работы, заключающиеся в развитии организационного и методологического аспектов оптимизации организационной структуры предприятия на любом уровне национальной экономики, представляют собой вклад в теорию организации, в части проектирования и оптимизации управленческих коммуникаций организационных структур Выводы и результаты исследования ориентированы на использование в корпорациях и других различных формах корпоративных объединений

Практическая значимость заключается в разработанных механизмах оптимизации оргструктуры, самостоятельное значение из которых имеют

• метод определения доступности информации, ее значимости, для принятия управленческого решения,

• метод мониторинга коммуникационного наполнения информационных каналов,

• метод зашиты внутренних информационных каналов от внешнего и внутреннего вредоносного воздействия

Материалы диссертации могут бьггь использованы в учебном процессе вузов при подготовке и переподготовке профильных квалифицированных менеджеров по специальностям «Менеджмент организаций» и «Антикризисное управление»

Апробация н внедрение. Основные положения работы обсуждались и получили одобрения на международном научно-практическом семинаре

"Проблемы трансформации современной российской экономики теория и практика организации и обеспечения управления" (12-14 марта 2003 г г Москва) На международном научно-практическом семинаре "Проблемы современных экономических трансформаций" (5-7 мая 2004г г Москва) И на всероссийской научно-практической конференции "Экономическое возрождение России в XXI веке" (4-6 сентября 2006 г г Санкт-Петербург)

Предложенный в работе подход к построению организационной структуры "многомерного" вида был использован в компании ЗАО "47 ЦПИИ-СПБ-Г' для реорганизации и оптимизации управленческого процесса Методика, оценки эффективности коммуникационных каналов, предложенная в работе, использована ООО "Балтика-Центр" при формировании новых структурных подразделений компании в регионах.

Отдельные материалы исследования легли в основу НИР «Разработка организационных, теоретических и практических основ сетевого обучения в университетских образовательных комплексах», а так же НИР (код 1 2 1 1 (122) 250) «Организация виртуальной образовательной среды системы открытого образования»

Отдельные положения исследования были использованы при разработке учебного курса "Педагогика высшей школы" А так же при чтении учебных курсов "Теория организации" и "Теория корпоративного управления" в Московском государственном университете экономики, статистики и информатики (МЭСИ)

Публикации. Основные положения работы нашли отражение в восьми печатных работах, общим объемом 4,15 п л В том числе одна из работ опубликована в научном издании из перечня, рекомендуемого ВАК РФ

Структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, приложения, 19 рисунков, 3 таблиц, схем и списка литературы из 148 наименований

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ИССЛЕДОВАНИЯ

Постановка общей задачи по исследованию информационного наполнения организационной структуры обусловлена желанием разработать метод оптимизации любой организационной структуры с целью повышения эффектив-

ности взаимодействия с окружающей средой и более эффективного выполнения основных функций Применительно к любому экономическому субъекту это означает банальное уменьшение издержек и увеличение прибыли

Так же следует отметить и то, что в XXI веке, само понятие "информация" обретает новое, расширенное значение и мы можем говорить о доминирующей роли информации в развитии предпринимательства, что отражено в трудах зарубежных и отечественных ученых (Кастельс М, Друкер П , Нонака И и др), связывающих информационно-коммуникационную революцию (ИКР) с формированием информационной экономики В частности, ИКР привело к резкому росту информационной индустрии, которая включает производство компьютерного и телекоммуникационного оборудования, программного обеспечения, а также компьютеризации информационных ресурсов и услуг

Изначально Хаос мироздания был отвергнут как неэффективная форма существования, и живые организмы все больше и больше стремились к упорядоченности Современный мир при всей своей кажущейся хаотичности тоже жестко структурирован Структура повышает эффективность любой системы И естественно, что все современные человеческие организации (социальные или финансовые, религиозные или научные) стремятся повысить свою эффективность Повышая свою эффективность, они сознательно или нет, структурируют свое содержание, оптимизируют его Именно поэтому основная характеристика любой управленческой системы это структура Более того, мы очень часто говорим просто - Управленческая структура или Организационная структура, в дальнейшем, если не оговорено обратное, мы данные термины понимаем как синонимы, но предпочтение отдается термину Организационная структура, в нашем диссертационном исследовании этот термин более корректно отражает смысловую нагрузку

Первая часть нашей работы посвящена исследованию различных типов существующих Организационных структур. Структуры управления на многих современных предприятиях были построены в соответствии с принципами управления, сформулированными еще в начале XX века Наиболее полную формулировку этих принципов дал немецкий социолог Макс Вебер (концепция рациональной бюрократии)

В качестве деления структур, используются следующие принципы (некоторым образом адаптированные под современные реалии)

• принцип иерархичности уровней управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему,

• вытекающий из него принцип соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии,

• принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям,

• принцип формализации и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность выполнения работниками своих обязанностей и ско-ординированность различных задач,

• вытекающий из него принцип обезличенности выполнения работниками своих функций,

• принцип квалификационного отбора, в соответствии с которым найм и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями

Воспользовавшись этими принципами, мы можем вьщелить следующие типы структур

• линейная организационная структура,

• линейно-нп абная организационная структура,

• дивизионная структура управления,

• бригадная (кросс-функциональная) структура управления,

• проектная структура управления,

• матричная (программно-целевая) структура управления,

Основные достоинства и недостатки вышеприведенных типов структур представлены в первой части нашего диссертационного исследования

Исходя из того, что описанные выше типы структур имеют как достоинства, так и недостатки, естественно, в интересах компании создать такой тип структуры, который мог бы содержать в себе максимальное количество достоинств Также все приведенные выше структуры являются плоскими (естественно данное деление условно, но, тем не менее, связи внутри данных структур развивались в основном в двухмерном пространстве) Именно поэтому следующей задачей исследования является выделение и описание

многомерной организационной структуры, способной к высокой степени приспособления под конкретные нужды

Следует отметить, что любая организация представляет собой целеустремленную систему В такой системе существует функциональное разделение труда между ее индивидами (элементами) целеустремленность которых связана с выбором целей, и средств (линий поведения) Та или иная линия поведения предусматривает использование определенных ресурсов (входных величин) для производства товаров и предоставления услуг (выходные величины), которые для потребителя должны иметь большую ценность, чем используемые ресурсы Потребляемые ресурсы включают рабочую силу, материалы, энергию, производственные мощности и денежные средства Это в равной мере относится к государственным и частным организациям

Для более гибких способов структурирования организации, мы воспользуемся способом матриц типов затраты - выпуск или средства - цели Проиллюстрируем это на примере типичной корпорации, производящей некую продукцию

Сведения о выпускаемой продукции могут быть использованы для определения целей организации Для этого, например, можно провести классификацию продукции по ее видам или качественным характеристикам Элементы структуры, ответственные за обеспечение производства продукции или предоставления услуг потребителям вне данной организации, назовем программами и обозначим Р(, Р2, , Рг Средства, используемые программами (или видами деятельности), обычно можно подразделить на операции и услуги

Операция - это вид деятельности, непосредственно влияющий на характер выпускаемой продукции или на ее наличие Типичными операциями (О1, Ог, , От) является закупка сырья, транспортировка, производство, распределение и сбыт продукции

Службы поддержки (услуги) - это виды деятельности, необходимые для обеспечения программ или выполнения операции Работы (Б], Бг, , 8„) выполняемые такими подразделениями, как бухгалтерия, отдел информационного обеспечения, технический отдел, финансовый отдел, отдел кадров, юридические службы

Общие программы могут быть подразделены на частные по типу потребителя (промышленный или индивидуальный), снабжаемого или обслуживаемого географического района, по видам продукции и т д Частные программы в свою очередь также могут быть подвергнуты дальнейшему разделению

Аналогичным образом можно провести детализацию видов деятельности Например операции по изготовлению изделия могут включать производство деталей, узлов и сборку (причем каждая из этих операций может быть разбита на более мелкие операции)

Если число программ, а также основных и вспомогательных видов деятельности (операций и служб поддержки) настолько велико, что руководитель не в состоянии эффективно осуществлять координацию, то может возникнуть необходимость в координаторах в рамках конкретных управленческих функций Для каждого направления деятельности может потребоваться более одного координатора или координационного подразделения В тех случаях, когда число координаторов оказывается слишком большим, не исключено использование вышестоящих координаторов или координационных подразделений (в данном контексте "координация" означает именно координацию, а не руководство) Для осуществления координации вполне достаточно группы, состоящей из начальников координирующих подразделений и руководителей

К программам, как и к функциональным подразделениям, предъявляются определенные требования. Программы и функциональные подразделения могут быть сгруппированы по видам продукции, типам потребителей, географическим районам и т д Если потребителей продукции программы оказывается слишком много и они сильно рассредоточены, то возможно нетрадиционное использование характеристик географического положения в качестве дополнительного измерения объемной схемы организационной структуры. В этом случае возникает необходимость в региональных представителях, обязанностью которых является защита интересов тех, кто потребляет продукцию или испытывает влияние деятельности организации в целом. Региональные представители играют роль внешних посредников, которые могут дать оценку программам и различным направлениям деятельности организации в каждом кон-

кретном регионе с точки зрения тех, чьи интересы они представляют В дальнейшем этой информацией могут воспользоваться руководящий орган, координаторы и руководители подразделений Получая подобную информацию одновременно от всех региональных представителей, руководитель может составить полное представление об эффективности своей программы на всей обслуживаемой территории и в каждом регионе Это позволяет ему более рационально распределить имеющиеся ресурсы по регионам

Такая структура легко масштабируема и позволяет применять на "2х мерных уровнях" другие организационные модели

Исполнительный | Координация про-

орган грамм

Р1 Рк

Координация Операций - О,

02

От

Координация служб поддержки Б,

в™

Рис. 1. Структура координации в крупных организациях

К основным преимуществам многомерной организационной структуры следует отнести возможность повысить гибкость организации и ее способность реагировать на изменение внутренних и внешних условий Это достигается путем разделения организации на подразделения, жизнеспособность которых зависит от их умения производить по конкурентоспособным ценам товары, пользующиеся спросом, и предоставлять услуги, в которых нуждаются потребители Такая структура эффективна независимо от того, является ли она частной или государственной, коммерческой или некоммерческой

(бесприбыльной) и повышает способность реагировать на потребности как внутренних, так и внешних потребителей

Дальнейший анализ показывает, что мы можем видоизменять организационную структуру, не только методом общего моделирования, но и производя внутриструктурный анализ и выявляя проблемные места При этом на первый план выходит понятие внутренних и внешних коммуникационных (информационных связей) При этом считается, что любое действие внутри структуры несет информационную нагрузку, а следовательно его можно считать информационной связью

Можно выделить три основных типа связи между структурными единицами (рис 3), при этом количество самих единиц не имеет значение, условно это может быть каждый "кубик" многомерной структуры (рис 2)

Рис. 2. Многомерная структура

При этом исторический анализ показывает, что несмотря на использование различных координационных механизмов, успех предприятия изначально зависел от способности специалистов, осваивавших «еще не отмеченный на карте маршрут», приспосабливаться друг к другу

При всем при этом для оптимизации важно то, что процесс труда может координироваться и в отсутствие взаимного согласования действий или пря-

мою контроля Его можно стандартизировать, тогда координация достигается на стадии разработки, еще до начала процесса труда

Возможны ситуации, когда невозможно стандартизировать ни труд, ни его результаты Но в этом случае возможно стандартизация навыков и знаний (квалификации), что означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников

А) Взаимное согласование Менеджер

м

Аналитик

О о

Б) Прямой контроль Менеджер

Оператор Оператор Оператор Оператор

В) Стандартизация Менеджер

м

Вход

О

Аналитик

Рабочие процессы

Выход

Рис. 3. Типы связей между структурными единицами

Следует также отметить, на одном уровне все участники процесса взаимодействуют между собой тем или иным образом, однако исследования показали, что вопреки расхожему мнению, далеко не всегда между участниками существуют неформальные коммуникационные связи (при существовании непосредственных или формальных) Например наблюдение за пятичасовой хирургической операцией показало, что между кардиохирургом и анестезиологом неформальные коммуникации практически отсутствуют

Но любые связи между участниками образуют информационное и коммуникационное взаимодействие, при этом мы можем говорить об образовании коммуникационного канала, по которому и идет информация Общий случай коммуникационного канала показан на рис 4

Источник информации является и источником сообщения Передатчик превращает сообщение в сигналы и передает их приемнику по коммуникационному каналу Приемник превращает сигналы обратно в сообщение, которое направляется пользователю информации Термины "передатчик" и "приемник" употребляются здесь в самом широком смысле и включают такие понятия, как компьютерные сети, стенографию, бумажный оборот, телефонные коммуникации, устные коммуникации (то есть всю систему коммуникативных связей) Источник шума вносит искажения в сигналы сообщения Шум - это любой дополнительный сигаал, не предусмотренный источником информации и искажающий или создающий ошибки в передаче Термин "шум" используется в техническом смысле и может совпадать с общеупотребительным значением этого термшт применительно к радио- и электронным передачам Кроме того, сюда включаются стенографические ошибки, ошибки при печати текста, описки или даже неверное истолкование произнесенной фразы

Рис. 4. Общий случай коммуникационного канала

При этом установлено, что для нормального функционирования системы в общем случае, шум не должен превышать 10% от объема информации, и уничтожать менее 0 5% информационного содержимого

Эффективность коммуникационного канала, определяется двумя параметрами, его пропускной способностью и зашумленностью Естественно, что в идеале, первое должно стремиться к максимуму, а второе к минимуму При этом, в случае недостаточной пропускной способности и сильного шума, можно следовать следующим рекомендациям.

а) увеличение числа каналов,

б) установление очередности

Поток информации может вносить запаздывания в систему из-за наличия очереди Например, если принимающий решение рассматривается как обрабатывающий центр, объем поступающих данных и время, необходимое для принятия решения, будут определять средний размер задержки Если присвоить принимаемым решениям соответствующие приоритеты, то это позволит как повысить эффективность сети, так и уменьшить время задержки Другой способ уменьшения задержек — использование запасных каналов Фильтрация или отбор решений — еще один способ сокращения времени прохождения через систему

В целях недопущения более высокой степени ошибок применяются два основных метода Первый более простой, но не всегда возможный - избыточность информации Если мы знаем, что 10% информации может быть искаженно, то мы должны создать больший, избыточный запас Второй путь более дорог - но и более эффективен, это очищение от шума самого канала

Для борьбы с шумом нами выработаны следующие рекомендации

1 дублирование информации,

а) использование внешних источников контроля,

б) создание пересекающихся сфер ответственности, предупреждающее образование коалиций

2 исправление возможного искажения При этом предполагается, что характер будущих искажений известен заранее

3 уменьшение числа уровней

а) использование плоской иерархической структуры,

б) использование прямой связи с источниками информации

4 разработка устойчивых к искажению сообщений Сообщения передаются без изменений, либо изменяются некоторым заранее оговоренным способом, ограничивающим искажение

Так же следует отметить, что не используемый канал самим своим существованием мешает организации - требуя ресурсов на свое поддержание и не давая ничего взамен

Например (рис 5) если руководитель всегда доступен (нет подчиненных), то высоки затраты, связанные с его простоем, однако, если подчиненных слишком много, загруженность руководителя работой по принятию решений приводит к тому, что руководитель оказывается практически недоступным Это резко увеличивает затраты на ожидание Таким образом, целесообразный диапазон контроля должен учитывать суммарную величину задержек в решениях по всей организации.

Общие затраты

Рис. 5.Кривая занятости/доступности руководителя

Поскольку затраты на ожидание и обслуживание по очереди растут по экспоненте, может быть определен оптимум доступности руководителя

Более того, сам анализ коммуникационных сетей позволяет проникнуть в самую суть проблемы распределения полномочий по принятию решений

А — бухгалтер В - Управпение сбытой С —Менеджер / представитель О - Продавец Е - Покупатель

Рис. 6. Схема условного центра коммуникационной сети

Возможность дать разрешения отдельному лицу принимать те или иные решения часто зависит от того, может ли быть ему передана необходимая информация и может ли он в свою очередь передать свое решение тем членам организации, на поведение которых предполагается воздействовать

По-видимому, простым способом распределения функции принятия решений была бы передача каждому члену организации тех решений, для принятия которых у них есть необходимая информация Основная сложность заключается в том, что отдельный индивид не располагает всей информацией, необходимой для принятия данного решения

При этом, следует заметить, что принятие решений тяготеет к тому индивиду, который находится в центре коммуникационной сети (рис 6)

На этом простом примере удобно показать, что решение должно приниматься человеком, находящимся в центре сети Произведем следующие расчеты Все звенья или каналы, посредством которых индивиды вступают в контакт друг с другом, складываются Таким образом, для данного случая

для А ЛБ = I, АС - 1, Ай = 2, АЕ -3, сумма = 7, для В ВА-1, ВС = 1, ВО = 2, ВЕ = 3. сумма = 7, для С СЛ = 1,СВ = 1,СО = 1, СЕ = 2, сумма = 5, для В ВЛ = 2 ВВ = 2,ЮС- 1, ВЕ = 1, сумма = 6, дпяЕ ЕА ~ 3, ЕВ = 3, ЕС - 2, ЕБ - 1, сумма = 9

Общий итог равен 34 Разделив общий итог на каждую индивидуальную сумму, получим коэффициент центральности для всех позиций для А — 4,9; для В — 4,9, дляС — 6,8, для В—5,7; для Е— 3,8 И таким образом наша методика позволяет определить то звено, которое и будет принимать решение Быстрее всех может принять правильное решение индивид с самым высоким коэффициентом центральности В нашем примере это С, поэтому вся информация для принятия решения должна поступать и нему

Для оценки важности поступающей информации, нами разработана методика весовых коэффициентов-

ы 1,

V/ - Оценка ресурса по критерию г . ,

К!-Вес критерия I к>0

Преимуществом предложенного метода является, возможность представить результаты в табличной и графической форме, что позволяет наглядно выделить ресурсы, которые в наибольшей степени соответствуют информационным потребностям компании

В заключении хотелось бы отметить учитывая, адаптируя под свои нужды и размеры, применяя все вышесказанное, руководство любой компании независимо от ее размера, будь то маленькая компания, состоящая из нескольких человек, или многотысячная корпорация, получает возможность развивать свою организационную структуру исходя как из собственных потребностей, так и из объективно сложившейся ситуации

Возможность адаптации организационной структуры под определенные задачи, делает компанию более конкурентно-способной, дает ей возможность эффективно распределять собственные ресурсы, минимизируя риски

Повышая эффективность информационного поля, руководство повышает скорость прохождения информации, что позволяет держать руку на пульсе происходящего

ОСНОВНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ

В диссертационной работе сформулированы и экономически обоснованы предложения по усовершенствованию организационной структуры посредством оптимизации ее информационного наполнения, направленные на повышение конкурентоспособности на рынке Предложения основаны на комплексном подходе к формированию оптимальной организациошюй структуры В результате диссертационного исследования были получены следующие результаты

• Исследованы и ранжированы различные критерии оптимальности организационной структуры В результате данного исследования получен сводный материал по сильным и слабым сторонам организационных структур, различных типов Разработаны рекомендации, по применению различных типов организационных структур Выработаны критерии оценки оптимальности прохождения управленческого решения, оптимальности использования коммуникационных связей

• Посредством анализа внутреннего информационного наполнения, его многопараметричности и вариативности, разработана модель мониторинга единого информационного поля внутри организационной структуры Рассмотрены механизмы работы внутрикоммуникационных связей, как в штатном режиме, так и при пиковой перегрузке

• Разработана методика ранжирования информационного наполнения, на основе ранжирования информации, что позволяет задавать ключевые компетенции оргструктуры Выявлены факторы, влияющие на изменчивость информационного поля Разработаны механизмы и рекомендации позволяющие регулировать подобные изменения, формировать собственные воздействия на структуру для ее оптимизации

• Рассмотрены программно-целевые, методологические и организационные подходы, применяемые при анализе организационных структур, на основе данных подходов разработаны указания по оптимизации организационных структур Данные подходы позволяют снизить издержки на этапе проектирования и проведения внутриструктурного планирования и перестройке

• На основе компиляции "плоских" моделей организационных структур предложен метод многомерного моделирования оргструктуры Данный метод нацелен на то, чтобы получить возможность использования сильных сторон других моделей, нивелировав их слабости при работе организации в целом Такой гибридный подход позволяет организации быстро подстраиваться под изменения ситуации

• На основе анализа внутриструктурных процессов, выявлены критерии, позволяющие установить, в достаточной ли мере лицо ответственно за принятие решения обладает необходимой информацией Исследованы механизмы, влияющие на протекание информации внутри организационной структуры и эффективность информационного наполнения

• Исследованы внутрикоммуникационпые связи в оргструктурах Выработаны механизмы и рекомендации, по моделированию коммуникационных каналов, ранжированию каналов по их пропускной способности, с учетом потребностей системы в информации Разработаны методики для защиты целостности информации внутри системы, для защиты каналов от "шума"

СПИСОК ОПУБЛИКОВАННЫХ РАБОТ ПО ТЕМЕ ДИССЕРТАЦИИ

1 Проблемы защиты коммуникационных каналов внутриорганизационных структур "Экономическое возрождение России в XXI веке" Материалы российской научно-практической конференции Научные труды Вотьного экономического общества

1 России т 69 - М -СПб ВЭО, 2006-612с 0,5 п л

2 Андреев М А Некоторые аспекты управления неформальными группами // Актуальные проблемы современного управления и экономики Межвузовский сборник научных трудов / Под ред Ильенковой С Д - М ИНИОН РАН 2001 С 0,8 п л

3 Андреев М А Краткий обзор региональных рынков труда РФ // Актуальные проблемы современного управления и экономики Межвузовский сборник научных трудов/Под ред Ильенковой С Д -М ИНИОН РАН 2001 С 0 4 п л

4 Андреев М А Корпоративное обучение // Актуальные проблемы современного управления и экономики Межвузовский сборник научных трудов Выпуск 4 / Под ред Ильенковой С Д -М ИНИОН РАН 2002 С 0,7 п л

5 Андреев М А Некоторые проблемы формирования комплексной информационной системы // Актуальные проблемы современного управления и статистики Межвузовский сборник научных трудов Выпуск 3 / Под ред Ильенковой СД -М ИНИОН РАН 2001 С 0,4 п л

6 Андреев МА Некоторые аспекты формирования информационной системы предприятия (Доклад) // Проблемы трансформации современной российской экономики теория и практика организации и обеспечения управления Материалы международно-практического семинара 12-14 марта 2003 г г Москва I Под ред Ильенковой С Д -М ИНИОН РАН 2003 С 0,4 п л

7 , Андреев М А Корпоративное обучение и тренинги (Доклад) // Проблемы современ-

ных экономических трансформаций Материалы международно-практического семинара 5-7 мая 2004 г г Москва / Под ред Орехова С А -М ИНИОН РАН 2004 С 0,45 п л

8 Андреев М А. Мозговой штурм и его применение в процессе принятия решения // Актуальные проблемы современного управления и экономики Межвузовский сборник научных трудов / Под ред Орехова С А -М ИНИОН РАН 2005 С 0,5 п л

Подписано к печати 27 03 07

Формат издания 60x84/16 Бум. офсетная №1 Печать офсетная

Печл 1,5 Уч-издл 1,4 Тираж 100 экз

Заказ № 4044

Типография издательства МЭСИ 119501, Москва, Нежинская ул, 7

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Андреев, Максим Александрович

ВВЕДЕНИЕ.

ГЛАВА 1. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МЕТОДОВ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ.

1.1 Выявление влияния особенностей структуры организации на эффективность ее функций управления.

1.2 Исследование степени влияния внутрикоммуникативных связей на функциональность организационной структуры.

1.3 Определение критериев оценки оптимальности организационной структуры.

1.4 Построение оптимальной модели структуры организации с использованием многомерных методов.

ГЛАВА 2. ВЛИЯНИЕ ВНУТРИКОММУНИКАЦИОННЫХ СВЯЗЕЙ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР.

2.1 Анализ механизмов оценки эффективности внутриструктурных информационных потоков и связей.

2.2 Выявление критериев эффективности структурного построения внутренних коммуникаций организации.

2.3 Разработка методики построения защищенных коммуникационных каналов.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МЕТОДИКИ ФОРМИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР НА ОСНОВЕ ОПТИМИЗАЦИИ ВНУТРИСТРУКТУРНЫХ СВЯЗЕЙ.

3.1 Применение коммуникационных механизмов для организации внутриструктурных информационных потоков.

3.2 Оценка эффективности механизмов организации коммуникационных каналов многоуровневых оргструктур.

3.3 Построение оптимальной модели организационной структуры на основе оценки функциональности ее информационного поля.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Методы совершенствования организационной структуры"

Актуальность темы исследования. В динамично изменяющихся условиях ринка успех любой организации во многом зависит от определяющих факторов: состояния внешней и внутренней среды, тенденций рынка, его конъюнктуры, способности этой организации оперативно адаптироваться к изменениям. Это обуславливает постоянно возрастающую потребность организации в получении информации и в оптимизации механизмов ее использования. Информация становится ключевым фактором, обеспечивающим развитие конкурентных преимуществ предприятий.

Анализ взаимодействия организации и окружающей ее информационной среды позволяет выявить факторы, влияющие на эффективность обработки информации данной структурой. Учитывая, что информационное поле, окружающее корпорацию, постоянно меняется, то одной из задач корпорации, обеспечивающих ее конкурентоспособность, видится постоянная оптимизация своей структуры под это изменение. В свою очередь изменение структурной сущности организации ведет за собой изменение внутреннего информационного поля, и наоборот. Возможность прогнозирования этих изменений, расчета эффективности функционирования организационной структуры, как в условиях штатной работы, так и кризисных ситуациях, представляются нам крайне важными в современной Российской экономике.

Данное прогнозирование снижает риски, позволяет наиболее рационально расходовать имеющиеся ресурсы. Руководитель получает возможность учитывать, как изменится организация в будущем, выбирать оптимальный путь развития, адаптировать организацию к окружающей среде, что обеспечивает максимальную эффективность работы организации.

Необходимо отметить, что большинство современных российских компаний не занимается оптимизацией организационной структуры на основе углубленного анализа внутренних, внешних и временных факторов. Однако, такой анализ позволяет построить компанию наиболее оптимальным способом, дает ей возможность адаптироваться к окружающей действительности и, в результате, делает ее более конкурентно и жизнеспособной.

Необходимо воспринимать колоссальный объем информации, обрушивающейся на руководство компании как извне, так и порождаемой самой компанией внутри себя, обрабатывать ее и делать выводы.

Структурируя и ранжируя информацию, оптимизируя пути, по которым информация перемещается внутри корпорации, руководство может резко повысить эффективность планирования, принятия и отработки управленческих решений.

Степень разработанности проблемы. Теоретической и методологической основой работы послужили труды, представленные в работах отечественных:(Голубкова Е.П, Авдеева В.В., Лиходедова Н.П., Родионова И.И., Розановой Т.П, Селеткова С.Н., Успенского И.В.) и зарубежных ученых: (Мильнера Б.З., Берга А, У., , Боумена К., Доусана Р., Котлера Ф., Нонака И., Кнорринга В.И., Мильнера Б.З., , О'Шоннеси Ж., Саймона X., Такеучи X., Уилльямс Р.) В приведенных научных трудах освещаются отдельно взятые вопросы оптимизации организационных структур. С другой стороны, работы авторов: (Токарева С.Н., Вабера М.А. Вебера A.A. Такахиши А.) посвящены вопросам оптимизации организационных структур, в том числе, и за счет оптимизации внутриструктурного информационного наполнения. Другие авторы предлагают частные практические решения по созданию гибридных структурных моделей (Мильнер Б. Кнорринга В.И, Минцберга Г). Также необходимо учесть, что в западной, англоязычной литературе этому вопросу уделяется более пристальное внимание, чем у нас. Однако и там публикации содержат некоторые пробелы. Информационное наполнение внутрикорпоративных коммуникаций исследовано недостаточно, что не позволяет выявить причины и мотивы, побуждающие к оптимизации организационных структур. Это обусловило постановку цели и задач, а также структуру диссертационного исследования.

Целью данной работы является, определение оптимальных методов развития организационной структуры, посредством совершенствования механизма их внутрикоммуникативного взаимодействия.

Для достижения указанных целей в работе поставлены и решены следующие задачи:

1. Исследовать основные типы организационных структур, типологизировать их многопараметричностные составляющие, выявить внутренние иерархические зависимости.

2. Показать роль и значение единого информационного поля внутри организационной структуры, исследовать основные направления его изменения в различных ситуациях.

3. Доказать, что, информационное поле является многопараметричной и многофункциональной системой, нуждающейся в унификации признакового пространства в зависимости от целей построения/развития организационных структур.

4. Разработать критерии оценки функционально-целевого наполнения информационного поля организационной структуры.

5. Оценить степень загруженности информационных каналов и ее влияние на эффективность организационной структуры

6. Разработать критерии ранжирования поступающей в организацию информации.

7. Синтезировать механизм построения/совершенствования оптимальной организационной структуры.

Объектом исследования является организационная структура, как совокупность структурных элементов единой системы в их взаимном взаимодействии.

Предметом исследования является методы оптимизации организационной структуры.

Теоретическую и методологическую основу исследования составили основные положения экономической теории, теория управления, теории информационных систем и менеджмента. При изучении объекта исследования применялся системный подход. Теоретическую и методологическую основу исследования составили разработки зарубежных, российских ученых и специалистов.

В процессе работы над диссертацией были использованы такие общенаучные приемы исследования как наблюдение, обобщение, анализ, группировка и синтез. Анализ данных осуществлялся с применением индуктивных и дедуктивных методов. Расчеты осуществлялись с использованием прикладных пакетов МАТСАД Касатка, Статистика.

Для анализа внутрисистемных процессов были использованы методики: графического, линейного, статистического, матричного, эвристического и эмпирического анализа, методики ГОЕБ, метод факторного анализа, параметрический метод, метод ранжирования.

Научная новизна исследования заключается в разработке методов оптимизации организационных структур за счет совершенствования их коммуникационных механизмов.

В процессе диссертационного исследования нами были получены следующие основные результаты, содержащие элементы научной новизны:

• Определены критерии оценки оптимальности организационной структуры на основе определения типов коммуникационных связей существующих в организационной структуре; эффективности внутриструктурных коммуникаций; адаптируемости типов организационных структур к трансформации. Выявлена зависимость процесса управления от особенностей оргструктуры, которая определяет скорость прохождения управленческого решения, оптимальность использования коммуникационных связей, возможность быстрой адаптации оргструктуры к целевым и функциональным трансформациям.

• Предложено использование многомерных методов для формирования оптимальной модели организационной структуры, позволяющей интегрировать различные "плоские" модели, с возможностью их поэлементной компиляции. Подобная интеграция, позволяет сочетать эффективность внутрикоммуникационных связей со степенью их влияния на функциональность организационной структуры.

• Разработана методика мониторинга информационного наполнения организационной структуры, позволяющая установить существование единого информационного поля и выявить ключевые коммуникационные связи. Предложена система ранжирования информационного наполнения, которая позволяет задавать ключевые компетенции организационной структуры, вариативности информационных потоков и тесноты коммуникационных связей.

• Разработана методика оценки эффективности применения информационных потоков для разработки и реализации управленческого решения на основе доступности информации и ее ранжирования по весовым коэффициентам. Данный метод учитывает информационное наполнение и способы его доставки к лицу, принимающему решение, что позволяет определить - в достаточном ли объеме принимающее решение лицо обеспечено информацией.

• Предложена методика определения соотношения между затратами на поиск дополнительной информации и эффективностью работы организации, определяемая как соотношение между стоимостью затрат на обеспечение информационного наполнения и возможной полученной прибылью, что позволяет определить предел, до которого организация может позволить затраты на поиск необходимой для ее жизнедеятельности информации без допустимого снижения рентабельности.

Отмеченные результаты соответствуют п. 1.5 ("Принципы управления экономическими системами, формы и методы их реализации") паспорта специальности 08.00.05 "Экономика и управление народным хозяйством (теория управления экономическими системами)"

Теоретическая и практическая значимость. Основные положения работы, заключающиеся в развитии организационного и методологического аспектов оптимизации организационной структуры предприятия на любом уровне национальной экономики, представляют собой вклад в теорию организации, в части проектирования и оптимизации управленческих коммуникаций организационных структур. Выводы и результаты исследования ориентированы на использование в корпорациях и других различных формах корпоративных объединений.

Практическая значимость заключается в разработанных механизмах оптимизации оргструктуры, самостоятельное значение из которых имеют:

• метод определения доступности информации, ее значимости, для принятия управленческого решения;

• метод мониторинга коммуникационного наполнения информационных каналов;

• метод защиты внутренних информационных каналов от внешнего и внутреннего вредоносного воздействия.

Материалы диссертации могут быть использованы в учебном процессе вузов при подготовке и переподготовке профильных квалифицированных менеджеров по специальностям «Менеджмент организаций» и «Антикризисное управление».

Апробация и внедрение. Основные положения работы обсуждались и получили одобрения на международном научно-практическом семинаре "Проблемы трансформации современной российской экономики: теория и практика организации и обеспечения управления" (12-14 марта 2003г. г.Москва). На международном научно-практическом семинаре "Проблемы современных экономических трансформаций" (5-7 мая 2004г. г.Москва). И на всероссийской научно-практической конференции "Экономическое возрождение России в XXI веке" (4-6 сентября 2006г. г. Санкт-Петербург).

Предложенный в работе подход к построению организационной структуры "многомерного" вида был использован в компании ЗАО "47 ЦПИИ-СПБ-1" для реорганизации и оптимизации управленческого процесса.

Методика, оценки эффективности коммуникационных каналов, предложенная в работе, использована ООО "Балтика-Центр" при формировании новых структурных подразделений компании в регионах.

Отдельные материалы исследования легли в основу НИР: «Разработка организационных, теоретических и практических основ сетевого обучения в университетских образовательных комплексах», а также НИР (код: 1.2.1.1.(122).250) «Организация виртуальной образовательной среды системы открытого образования».

Отдельные положения исследования были использованы при разработке учебного курса "Педагогика высшей школы". А так же при чтении учебных курсов "Теория организации" и "Теория корпоративного управления" в Московском государственном университете экономики, статистики и информатики (МЭСИ).

Публикации. Основные положения работы нашли отражение в восьми печатных работах, общим объемом 4,15 п.л. В том числе одна из работ опубликована в научном издании из перечня, рекомендуемого ВАК РФ.

Структура работы.

Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, приложения, 19 рисунков, 3 таблиц, схем и списка литературы из 148 наименований.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Андреев, Максим Александрович

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении хотелось бы отметить: что, учитывая, адаптируя под свои нужды и размеры и, в конечном счете, применяя все вышесказанное, руководство любой компании независимо от ее размера, будь то маленькая компания, состоящая из нескольких человек, или многотысячная корпорация, получает возможность развивать свою организационную структуру, исходя как из собственных потребностей, так и из объективно сложившейся ситуации.

Возможность адаптации организационной структуры под определенные задачи делает компанию более конкурентно способной, дает ей возможность эффективно распределять собственные ресурсы, страхует от рисков.

Организация должна выработать собственную информационную политику. Разработать внутренние критерии для оценки важности и полезности имеющейся информации. Процесс поиска информации так же должен быть систематизирован, организация должна обрабатывать только необходимую ей информацию. Все это позволяет сформировать единое информационное поле организации.

Руководство организации всегда должно следить за организационными коммуникационными каналами. Своевременно принимать меры по защите проходящей по ним информации. Выявлять проблемные узлы. Заниматься внутренним мониторингом. Используя данные в работе рекомендации, руководство организации может оптимизировать работу внутренних коммуникационных и информационных каналов, сделать их более эффективными.

Повышая эффективность информационного поля, руководство повышает скорость прохождения информации, что позволяет более держать руку на пульсе происходящего. Так же хотелось бы отметить то что возможна оптимизация, как в краткосрочном, так и в долгосрочном плане.

В диссертационной работе сформулированы и экономически обоснованы предложения по усовершенствованию организационной структуры посредством оптимизации ее информационного наполнения, направленные на повышение конкурентоспособности на рынке. Предложения основаны на комплексном подходе к формированию оптимальной организационной структуры. В результате диссертационного исследования были получены следующие результаты:

• Исследованы и ранжированы различные критерии оптимальности организационной структуры. В результате данного исследования получен сводный материал по сильным и слабым сторонам организационных структур, различных типов. Разработаны рекомендации, по применению различных типов организационных структур. Выработаны критерии оценки оптимальности прохождения управленческого решения, оптимальности использования коммуникационных связей.

• Посредством анализа внутреннего информационного наполнения, его многопараметричности и вариативности, разработана модель мониторинга единого информационного поля внутри организационной структуры. Рассмотрены механизмы работы внутрикоммуникационных связей, как в штатном режиме, так и при пиковой перегрузке.

• Разработана методика ранжирования информационного наполнения, на основе ранжирования информации, что позволяет задавать ключевые компетенции оргструктуры. Выявлены факторы, влияющие на изменчивость информационного поля. Разработаны механизмы и рекомендации позволяющие регулировать подобные изменения, формировать собственные воздействия на структуру для ее оптимизации.

• Рассмотрены программно-целевые, методологические и организационные подходы, применяемые при анализе организационных структур, на основе данных подходов разработаны указания по оптимизации организационных структур. Данные подходы позволяют снизить издержки на этапе проектирования и проведения внутриструктурного планирования и перестройке.

• На основе компиляции "плоских" моделей организационных структур предложен метод многомерного моделирования оргструктуры. Данный метод нацелен на то, чтобы получить возможность использования сильных сторон других моделей, нивелировав их слабости при работе организации в целом. Такой гибридный подход позволяет организации быстро подстраиваться под изменения ситуации.

• На основе анализа внутриструктурных процессов, выявлены критерии, позволяющие установить, в достаточной ли мере лицо ответственно за принятие решения обладает необходимой информацией. Исследованы механизмы, влияющие на протекание информации внутри организационной структуры и эффективность информационного наполнения.

• Исследованы внутрикоммуникационные связи в оргструктурах. Выработаны механизмы и рекомендации, по моделированию коммуникационных каналов, ранжированию каналов по их пропускной способности, с учетом потребностей системы в информации. Разработаны методики для защиты целостности информации внутри системы, для защиты каналов от "шума".