Процесс управления торговлей и вопросы повышения его эффективности тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Кехрис, Оярс Эрикович

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ ПРОЦЕССА

УПРАВЛЕНИЯ ТОРГОВЛЕЙ II

1.1. Сущность и содержание процесса управления торговлей, его цели и задачи II

1.2. Структура процесса управления торговлей

1.3. Рационализация взаимосвязи между элементами процесса управления

ГЛАВА П. АНАЛИЗ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ТОРГОВЛЕЙ

НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

2.1. Характеристика системы управления торговлей в Латвийской ССР

2.2. Методологический подход к анализу процесса управления

2.3. Критерии оценки эффективности процесса управления торговлей

ГЛАВА Ш. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ В ТОРГОВЛЕ

3.1. Совершенствование технологии коммуникаций в системе Министерства торговли Латвийской ССР

3.2. Автоматизированная система контроля за исполнением управленческих решений и пути ее совершенствования

3.3. Технологизация - решающая форма рационализации взаимосвязи между элементами процесса управления торговлей

Диссертация: введение по экономике, на тему "Процесс управления торговлей и вопросы повышения его эффективности"

Актуальность исследуемой проблемы» Согласно основному экономическому закону социализма главным содержанием экономической и социальной политики КПСС является забота о постоянном повышении материального и культурного уровня жизни народа. Успешное претворение политики, нацеленной на благо народа, требует мобилизации на всех участках народного хозяйства имеющихся резервов на основе всесторонней интенсификации общественного производства. Поэтому ХХУ1 съезд КПСС указал на необходимость совершенствования уровня руководства народным хозяйством, уровня планирования и управления с учетом возрастающих масштабов производства, усложняющихся экономических связей, требований научно-технической революции в целях максимального использования возможностей и преимуществ экономики зрелого социализма.

После съезда выработаны конкретные меры по совершенствованию управления. Важнейшие из них нашли отражение в Продовольственной программе, одобренной майским (1982 г.) Пленумом ЦК КПСС, решениях ноябрьского и июльского (1983 г.), апрельского (1984 г.) Пленумов ЦК КПСС, Законе о трудовых коллективах и повышении их роли в управлении предприятиями, учреждениями, организациями, постановлений ЦК КПСС и Совета Министров СССР м0 дополнительных мерах по расширению прав производственных объединений (предприятий) промышленности в планировании и хозяйственной деятельности", постановлении ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС "Об усилении работы по укреплению социалистической дисциплины труда", постановлении ЦК КПСС и Совета Министров СССР "О мерах по ускорению научно-технического прогресса в народном хозяйстве", других важных решений партии и правительства, а также министерств и ведомств, партийных и советских органов на местах, предприятий, учреждений и организаций. Таким образом, одиннадцатая пятилетка является периодом серьезного, всестороннего анализа, значительных поисков и крупных перемен.

Совершенствование системы управления имеет важное значение и для такой отрасли народного хозяйства как торговля, которая задачу значительного прироста товарооборота при высоком уровне обслуживания покупателей, должна решить исключительно интенсивным путем без прироста численности работающих. Для обеспечения роста народного благосостояния требуется повышение культуры и качества торгового обслуживания населения, ускорение развития материально-технической базы торговли. Все это предъявляет новые требования к управлению, к улучшению стиля и методов деятельности руководящих звеньев отрасли, усиливает роль научного управления ею.

В настоящее время в совершенствовании управления торговлей особую значимость приобретает совершенствование процессов управления, отражающих характер функционирования и динамические свойства системы управления: гибкость, ритмичность и другие. Это обусловлено рядом обстоятельств. Во-первых, эффективность управления обусловливается не только наличием необходимых элементов системы и их функционирования по заданному организационно^ статусу, но и способностью в различных ситуациях применять заранее подготовленные технологии, модели в сочетании с инициативным, творческим взаимодействием элементов системы между собой. Во-вторых, в процессе управления представляется возможным каждого участника процесса поставить в отношениях ответственности, чтобы способствовать перестройке сознания и привести его в соответствие современным требованиям.

Теоретические и практические вопросы совершенствования процессов управления получили отражение в трудах советских и зарубежных ученых. В Советском Союзе этой проблемой занимаются такие ученые как Л.И.Абалкин, Ю.А.Аванесов, А.Г.Аганбегян, В.Г.Афанасьев, Я.М.Бельчиков, Д.М.Гвишиани, Т.П.Данько, Ю.Ю.Екатеринославский, С.Е.Каменицер, О.В.Козлова, Э.М.Коротков, З.М.Окрут, A.M.Омаров, А.В.Орлов, В.В.Павлов, Г.Х.Попов, Д.И.Правдин, Ф.М.Русинов и другие. За рубежом - Ф.Генов, С.О'Доннел, Г.Кунц, М.Марков, С.Янг и другие. Однако в области рационализации процессов управления в целом и особенно процессов управления торговлей, в частности, существует еще много нерешенных вопросов.

Так, например, недостаточно исследованы вопросы о целях и структуре процесса управления как комплексного целостного явления, возможности его рационализации путем внедрения современных технологий управления. Отсутствует на практике управления торговлей методика для исследования и оценки эффективности действующих процессов управления и их технологии, не разработаны вопросы технологии коммуникаций и контроля в процессе управления.

Цель настоящей работы состоит в том, чтобы изучить процесс управления торговлей, как целостное, комплексное явление, определить его содержание, составные элементы, формы и методы взаимодействия между ними и с учетом имеющегося опыта, в том числе в других отраслях народного хозяйства, обосновать предложения по рационализации процесса управления и основные направления повышения его эффективности .

Для реализации цели решались следующие задачи:

- определение сущности и содержания процесса управления на базе анализа теоретических положений и рассмотрения практики процессов управления торговлей;

- выявление структуры процесса управления торговлей, как целостного, комплексного и конкретного явления;

- определение форм и методов рационализации взаимосвязи между элементами процесса управления, особо исследуя роль и возможности технологизации;

- рассмотрение современного состояния анализа процессов управления в государственной торговле Латвийской ССР и имеющихся методологических подходов к этой проблеме и разработке на этой основе научного инструментария системного, комплексного анализа процессов управления торговлей;

- рассмотрение критериев и показателей предварительной, промежуточной и окончательной оценки эффективности процесса управления торговлей;

- исследование существующих технологий в процессах управления государственной торговлей Латвийской ССР, обобщение положитель' ного опыта и разработки рекомендаций по рационализации технологий;

- разработка методических рекомендаций по внедрению новых технологий в процессах управления торговлей.

Предметом исследования являются конкретные операции и процедуры процессов управления, складывающиеся в системе управления торговлей под воздействием как объективных, так и субъективных факторов.

В качестве объекта исследования выступают управленческие отношения в аппарате и системе Министерства торговли Латвийской ССР.

Теоретической и методологической основой диссертации явились труды классиков марксизма-ленинизма, решения съездов и пленумов Коммунистической партии Советского Союза и Коммунистической партии Латвии, постановления партии и правительства по вопросам управления экономикой развитого социалистического общества.

В диссертации рассмотрена и использована специальная литература, труды и опыт советских и зарубежных экономистов и других специалистов, занимающихся вопросами управления. В диссертации также использованы статистические данные ЦСУ Латвийской ССР, Министерства торговли СССР и Латвийской ССР; оперативная, нормативная и распорядительная документация Министерства торговли Латвийской ССР, его подразделений и городских управлений торговли республики; материалы симпозиумов, конференций и совещаний, а также отраслевых научно-исследовательских институтов и информационно-вычислительных центров, в частности, ВНИИЭТ систем, ИВЦ Министерства торговли Латвийской ССР и др.

Методы исследования. В качестве основополагающего использован метод марксистско-ленинской диалектики. Широко использованы методы сценариев, экспертных оценок, построения дерева целей, социометрические методы, технико-экономических расчетов и др. Исследование строилось на результатах специального обследования аппарата управления Министерства и городских управлений торговли, проведенного с участием автора по методике, разработанной им же.

Научная новизна. Исходя из целей диссертационного исследования, в аспекте поставленных теоретических и методологических проблем и рассмотрения направлений повышения эффективности процесса управления торговлей с учетом особенностей функционирования объекта исследования автором сделана попытка сформулировать некоторые научные положения и результаты, являющиеся новыми по своей постановке или предлагаемым направлениям решения.

В диссертации на основе системного, комплексного исследования характеристик и имеющихся подходов к рассмотрению процессов управления сделана попытка обосновать положение, что процесс управления целесообразно рассматривать как две диалектически взаимосвязанные части: технологию и искусство управления, перед которым необходимо ставить двоякую цель: во-первых, это выполнение конечных результатов каждой конкретной системы; во-вторых, наиболее полное удовлетворение разумных потребностей и интересов участников процесса управления. На этой основе автором предлагается структура процесса управления торговлей, каркас которой составляют четыре блока: политико-экономический; организационно-административный; социально-экономический; психологический.

После рассмотрения форм и методов рационализации взаимосвязи между элементами процесса управления, автором сделан вывод, что в современных условиях решающей формой совершенствования процессов управления является их технологизация.

Рассмотрение объекта исследования показало, что в системе Министерства торговли Латвийской ССР, в настоящее время отсутствует единый подход к анализу и оценке эффективности процессов управления. Выявлена необходимость такого анализа, при этом исследования показали, что объектом анализа наряду с реально действующим процессом, должна являться и его нормативная и теоретическая модель, между которыми имеются большие отклонения.

Поэтому в диссертации разработана модель системного, комплексного анализа процесса управления торговлей, включающая предмет, методы, цели анализа и критерии оценки эффективности.

В диссертации, используя разработанную нами модель, впервые по системе Министерства торговли Латвийской ССР проведен всесторонний анализ технологии коммуникаций и технологии контроля за исполнением управленческих решений в условиях функционирования автоматизированного контроля. Автором разработаны рекомендации по рационализации существующих технологий и определены основные направления и необходимые условия для внедрения новых.

Практическая ценность исследования состоит в разработке методических положений и рекомендаций по совершенствованию процессов управления торговли. Использование разработанной модели анализа и методических рекомендаций по оценке эффективности и технологизации процессов управления торговли позволяет;

- выявить состав работ, методы и последовательность их выполнения, необходимые для системного, комплексного анализа процесса управления торговлей;

- улучшить организацию проведения анализа, оценки эффективности и активизацию участников процесса управления в результате использования сквозных технологий;

- упорядочить технологию коммуникаций и организационные связи в аппаратах управления;

- организовать контроль за исполнением всех управленческих решений,применяемых в процессах управления улучшить,качество контроля;

- определить подход для дальнейшего применения ЭВМ и других средств оргтехники в области управления торговлей и повышения их влияния на совершенствование процессов управления;

- улучшить структуру управления на базе учета трудоемкости управления и требований технологизации процессов управления.

Реализация и апробация работы. Результаты проведенных исследований были изложены в докладах на научных конференциях профессорско-преподавательского состава МИНХ им.Г.В.Плеханова (1983, 1984 г.г.), Московских городских конференциях молодых ученых экономистов в МИНХ им. Г.В.Плеханова (1983, 1984 г.г.), на научной конференции по проблемам совершенствования хозяйственного механизма в торговле (г.Рига, апрель 1982 г.), на Всесоюзном симпозиуме по методологическим проблемам совершенствования управления торговлей в свете решений ХХУ1 съезда КПСС (г.Москва, декабрь 1981 г.), на научных конференциях в Латвийском Государственном университете им.П.Стучки (1978, 1980 г.г.).

Публикации, По результатам выполненных исследований опубликованы две статьи в открытой печати и тезисы двух докладов, общим объемом I печатный лист.

I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ

ТОРГОВЛЕЙ

I.I. Сущность и содержание процесса управления торговлей, его цели и задачи.

С тех пор, как на планете появились сознательные существа -- люди, на планете появился труд. С появлением труда человек начал использовать, подчинять природу, тем самым условно отделяясь от природы. К.Маркс,определяя труд как процесс, "в котором человек своей собственной деятельностью опосредует, регулирует и контролирует обмен веществ между собой и природой, указал, что человек веществу природы сам противостоит как сила природы. /3, с. 188/. "В конце процесса труда получается результат, который уже в начале этого процесса имелся в представлении человека, т.е. идеально". /3, с. 189/. С того момента, как человек начал противостоять природе, "как сила природы", появились первые зачатки управления.

С развитием общества, в результате дальнейшего роста производительных сил, возникла необходимость кооперации людей в производственном процессе. К.Маркс писал, что ".механическая сумма сил отдельных рабочих отлична от той общественной силы, которая развивается, когда много рук участвует одновременно в выполнении одной и той же неразделенной операции" и что "здесь дело идет не только о повышении путем кооперации индивидуальной производительной силы, но и о создании новой производительной силы". /3, с. 337/.

Результат деятельности "многих одновременно работающих рук" и "новой производительной силы" мог быть очень различным, в зависимости от правильного их соединения: планирования и организации. В таких условиях одна ошибка, один простой обходятся очень дорого, отсюда появляются новые требования к учету, контролю и регулированию совместного труда. Таким образом, возникает необходимость в осуществлении управленческих функций. Теперь управление становится необходимым условием выполнения самого кооперированного процесса труда» становится действительным условием производства.

Всякий непосредственно общественный или совместный труд, осуществляемый в сравнительно крупном масштабе, нуждается в большей или меньшей степени в управлении, которое устанавливает согласованность между индивидуальными работами и выполняет общие функции, возникающие из движения всего производственного организма в отличие от движения его самостоятельных органов. Отдельный скрипач сам управляет собой, оркестр нуждается в дирижере" /3, с.342/.

К.Маркс раскрыл двойственную природу управления при капитализме. С одной стороны, управление возникает из самой природы процесса труда, и в этом качестве труд по управлению есть "производительный труд, выполнять который необходимо при всяком комбинированном способе производства". /4, чЛ, с.422/. С другой стороны, управление обслуживает отношения присвоения, так как ".при капиталистическом способе производства. процесс производства есть одновременно и процесс приобретения рабочей силы капиталистом" /4,ч.1, с.422/.

В.И.Ленин после установления Советской власти поставил задачу: "Мы Россию убедили, мы Россию отвоевали от эксплуататоров для трудящихся, мы эксплуататоров подавили - мы должны научиться Россией управлять" /14, с.347/. В.И.Ленин призывал рабочих учиться управлению, стать профессионалами управления, указывая, что "искусство" государственного, военного, экономического управления дает классу капиталистов "перевес очень и очень большой, так что их значение несравненно больше, чем доля их в общем числе населения" /12, с.280/. Ленин требовал".побольше изучения того, что наш практический опыт, в центре и на местах, дает, и того, что наука нам уже дала" /14, с. 347/.

Следуя заветам В.И.Ленина, Коммунистическая партия и Советское государство уделяют внимание вопросам управления на всех этапах социалистического строительства. В условиях развитого социализма категория управления в современной науке является очень емкой и сложной и стала в один ряд с такими общими категориями, как система, информация и др. В самом общем понимании "Управление - это организация и мобилизация человеческих и материальных ресурсов для решения задач коммунистического строительства" /47, с. 226/.

Объектами управления в социалистическом обществе выступают люди, вещи, трудовые коллективы, определенные процессы, ресурсы, а также научно-технический, экономический и иной потенциал. Управление осуществляется путем воздействия как на каждого отдельного человека, так и на коллективы трудящихся, на всю экономику^ее отрасли, общество в целом.

Социалистическая торговля состоит из различных подсистем, каждая из которых является самостоятельной системой. Как целостные системы они включают объект и субъект управления, - т.е. являются сложными системами. Поэтому для эффективного изучения и управления ими в современных условиях необходимо применять системный, комплексный подход. В своей основе системы, системность не являются ни чем-то новым, ни чем-то поразительным. В предисловии книги "Общество: системность, познание и управление" В.Г.Афанасьев показывает, что "системность - свойство, черта объективной действительности, а системный подход к этой последней - черта, грань марксистской диалектики, конкретизация диалектико-материалистичес-кого учения о всеобщей связи, движении и развитии" /48, с.З/.

Качественно новой формой управления, основывающейся на системном подходе, является программно-целевой подход. Справедливо замечают авторы книги "Программно-целевое управление социалистическим производством", что главное назначение этого подхода "состоит в осуществлении интеграционных процессов в планировании и управлении народным хозяйством" /155, с.5/.

Целью нашей работы не является анализ системного или программно-целевого подхода. Мы ставим задачу использовать в своем исследовании и постараться показать возможность их применения в практике управления торговлей. Поэтому мы не вступаем в дискуссию о разных аспектах этих подходов, но постараемся изложить толкование их основы - понятия "система", к которому мы присоединяемся, чтобы на этой основе в дальнейшем анализировать конкретные управленческие системы.

Термин "система" широко используется в научной литературе и повседневной жизни, когда говорят о совокупности взаимосвязанных объектов, рассматриваемых как единое целое; система производства, система торгового обслуживания, система обучения, система кровообращения и т.п. Однако общепринятого его толкования нет. В литературе, в том числе и экономической, можно встретить различные толкования этого понятия, отражающие различные его аспекты. Мы здесь не будем сравнивать различные определения, стараясь отдать предпочтение одному из них. Мы присоединяемся к мнению, что всеобъемлющая дефиниция "системы" возможна путем создания целого ряда дефиниций, которые дополняли бы одна другую.

Мы постараемся рассмотреть те основные требования, которыми должен обладать объект, заслуживающий названия системы.

Во-первых, система - это объект, которому свойственна целостность, то есть который можно рассматривать как целое. Объект может быть как конкретным, так и идеальным, абстрактным.

Во-вторых, чтобы исследовать и анализировать системы, нужен критерий выделения системы из окружающей среды. Это некоторый системообразующий параметр, следуя которому объекты (элементы) объединяются в одном целом (системе). Этот критерий, конечно, зависит от решаемой задачи, от цели исследования.

В-третьих, чтобы объект назывался "системой", должна быть хотя бы одна система, которая больше, которая охватывает данную. "Система" всегда является частью или подсистемой какой-либо большой системы.

В-четвертых, "система" является системой, если из нее можно выделить части, меньшие подсистемы (элементы) /195, с.ЮО-101/.

По-видимому, можно утверждать, что выполнение перечисленных условий достаточно, чтобы торговлю рассматривать как систему.

Наличие отрасли торговли в социалистическом обществе как системы объективно обусловливает необходимость управления ею. Управление торговлей представляет собой практическую деятельность по планированию, организации и регулированию работы всех составляющих элементов торгового процесса для обеспечения выполнения торговлей ее целей и задач. Последовательное достижение этих целей и задач можно обеспечить только при наличии методологически правильного подхода к определению сущности и элементов управления.

Считают, что управление торговлей представляет собой разновидность социально-экономической системы.^ И с этим нельзя не согласиться. Известно положение о том, что система управления состоит из следующих подсистем: механизма управления, структуры уп

I) Социально-экономическая система - это объединение людей, связанных между собой производственными и другими отношениями, ставящих цели своей деятельности и достигающих их с помощью различных способов и средств. /198, с. 40/. равления, процесса управления и системы совершенствования управления. /123, с.б/.

Мы считаем целесообразным в теории управления торговлей выделить пять подсистем:

- механизм управления торговлей;

- организацию управления торговлей;

- процесс управления торговлей;

- расстановка, перерасстановка и стимулирование управленческих кадров в торговле;

- совершенствование (включая иновацию) самого управления торговлей.

Ниже мы рассмотрим содержание каждой подсистемы и попробуем показать ее роль в общей системе управления. Особое внимание мы уделим раскрытию содержания процесса управления торговлей, так как в настоящее время его совершенствование приобретает все большую актуальность.

Исследованию процессов управления, взаимосвязи динамики управления с другими разделами системы управления посвящен ряд работ отечественных и зарубежных ученых. /35, 36, 38, 48, 53, 54, 59, 64, 65, 72, 73, 80, 95, 108, 121, 123, 125, 131, 132, 140, 147, 152, 162, 163, 187, 188, 212/.

Под процессом обычно понимается ход или определенный порядок развития какого-либо явления, характеризующийся последовательной сменой состояний по времени, с целью достижения какого-либо результата."^

I) В энциклопедическом словаре процесс определяется как "последовательная смена явлений, состояний в развитии чего-нибудь" и "совокупность последовательных действий для достижения какого-либо результата".

Отправные моменты теории процесса управления были разработаны коллективом авторов под руководством Г.Х.Попова. Они определяют процесс управления как "деятельность объединенных в определенную структуру субъектов управления (партийные органы, государственные органы, общественные организации), направленная на достижение поставленных целей управления путем реализации определенных функций и применения соответствующих методов и принципов управления". /123, с.31/. Указывается, что в системе управления процесс управления занимает особое место, так как тот характеризует реальную жизнь этой системы, но одновременно это и наиболее сложная для анализа часть системы управления. "В процессе управления действуют и взаимодействуют элементы механизма и элементы структуры управления. Поэтому процесс управления означает появление качественно новых признаков системы, которые нельзя выявить при анализе управления в статике". /123, с.7/.

Ряд авторов определяют процесс управления как "совокупность целенаправленных действий руководителя и аппарата управления по согласованию совместной деятельности людей для достижения определенных целей". /187, с.205/.

Другие характеризуют процесс управления как "приведение в действие содержательной функциональной системы управления, включающей в себя планирование, организацию, учет, контроль и регулирование торговой деятельности и отражающей характер управления". /59, с.232/. Этот подход мы можем назвать функциональным, поскольку по его определению весь процесс управления состоит из последовательно выполняемых процессов осуществления функций реализующей функциональной системы. Большой интерес представляет характеристика действия содержательной функциональной системы, которая осуществляется при помощи так называемой реализующей функциональной системы, состоящей из элементов: информирование, анализ, решение, реализация, контроль, корректировка и оценка. Однако в пределах этого подхода не дана дифференциация процесса управления на различных уровнях системы торговли. Не полностью раскрыта также структура (экономические, политические, социальные, психологические и другие аспекты), технология (процедурные аспекты) и организация процесса управления.

Широко исследуют содержание процесса управления, которое связано с выделением процессов управления в качестве важнейших объектов: товароснабжения и управления товарными запасами; основными фондами; обслуживанием покупателей и регулирование труда торгового и вспомогательного персонала и т.д. Указывается, что процесс управления торговлей в широком смысле является прежде всего социальной функцией. Кроме того, исследуется функциональное, операционно-технологическое разделение труда в процессе управления, имеет место попытка дать определение и схему технологии процесса управления торговлей. /73, с.99/. Однако несмотря на то, что указывается на существование управления на разных уровнях, классификация не приводится. В этом случае отсутствует системный подход к рассмотрению структуры процесса управления.

Имеет место кибернетический подход, определяющий процесс управления как "целенаправленное воздействие на объект управления с помощью множества социально-экономических факторов, на основе информации о состоянии внешней среды и объекта управления в целях обеспечения нормального его функционирования и развития."/ 36,с.4/.

Представители капиталистической "прикладной" теории управления исходят из того, "что процесс управления есть искусство, суть которого состоит в применении науки (основ организованного знания в области управления) к реальностям любой ситуации". /95, т.1,с.28/.

Анализ имеющихся определений процесса управления позволяет констатировать, что во множестве подходов в работах последних лет выделяется две основные тенденции или направления развития теории процесса управления:

1. Рассматривать процесс управления как целостное, комплексное явление. При этом отмечается, что пока отсутствуют серьезные работы в этой области.

2. Стремление повысить эффективность функционирования процесса управления путем его технологизации, созданием технологии управления. Последнее приобретает на современном этапе все большее значение.

Это связано с тем, что технологизация делает управленческий процесс более рациональным, включая в него только те виды деятельности и операции, которые действительно необходимы для достижения поставленной цели.

Термин "технология" в сфере управленческой деятельности заимствован из области технических дисциплин. Однако в последнее время проблемам технологии управления экономикой в отечественной и зарубежной литературе уделяется серьезное внимание. /73, 80, 109, 162/.

Проблемы технологии управления обсуждаются в периодике /99/, имеется опыт их внедрения /160/.

Сам термин "технология" применительно к процессу управления трактуется неоднозначно.

Одни авторы считают, что под технологией процесса управления торговлей следует понимать "систему информационных, логических, вычислительных, организационных операций и процедур, выполняемых руководителями, специалистами и техническими исполнителями в определенной последовательности и сочетании вручную или с использованием технических средств". /73,с.105/.

Другие дают следующее определение: "Под технологией управления следует понимать совокупность знаний о сущности организационного механизма, действия системы управления, методов и приемов действия управленческих работников по сбору, обработке и передаче информации, необходимой для подготовки, принятия и реализации решений с использованием технических средств. Наряду с этим, технология управления включает описание этих методов в виде инструкций, графиков, чертежей, информационных и организационных процедур, а также сами процессы обработки фиксированной и нефиксированной информации". /162, с.18/.

Третьи определяют технологию как "способ реализации людьми конкретного сложного процесса путем расчленения его на систему последовательных взаимосвязанных проце,пур и операций, которые выполняются более или менее однозначно и имеют целью достижение высшей эффективности. Применение технологии связано с выработкой определенных правил и использованием эффективных методов воздействия на соответствующие им социальные процессы". /109, с.48/.

Имеются и другие определения технологии управления, но общими моментами любого из них является признание взаимосвязи между технологией, процедурой и операцией, а также понимание необходимости последовательных действий для достижения результатов.

Представляется, что процесс управления целесообразно рассматривать как две диалектически взаимосвязанные части: технологию и искусство управления. Действительно, в любом процессе можно выделить общие элементы, поддающиеся технологизации, а также элементы, которые требуют учета особенностей конкретной ситуации, индивидуальных особенностей исполнителей, а следовательно, предполагают овладение искусством управления. Диалектика этих двух частей состоит в том, что элементы искусства, в результате теоретического осмысливания, систематизирования, формализации могут быть техноло-гизированы, т.е. регламентированы. В наибольшей степени это возможно в процессах получения информации, выработки и доведения управленческих решений, в меньшей - в процессе принятия решений. Преимущество технологизации состоит в том, что любая технология может быть изложена в виде сценария, инструкции, процедуры, графика или чертежа, что позволяет ее использовать- любому руководителю и практику в любой сложной ситуации. Но не все в процессе управления может быть технологизировано, поскольку в той или иной степени он содержит в себе искусство, которое представляет собой творческий вид человеческой деятельности и не всегда поддается формализации и регламентации.

Значимость искусства управления усиливается тем, что процесс управления включает в себя человеческое поведение, человеческие эмоции, которые необходимо учитывать и которые также не поддаются формализации.

В некотором смысле каждый процесс управления, по нашему мнению, напоминает шахматную партию. В начале партии игроки действуют по уже сложившимся схемам. Затем, в ходе игры, один из игроков делает нестандартный ход, чем ставит соперника в условия проблемной ситуации. С этого момента игра приобретает творческий характер, где исход решают индивидуальные возможности каждого игрока, и рождаются новые схемы. С нашей точки зрения, на данном этапе во многих процессах управления действия руководителей напоминают игру непрофессиональных, неподготовленных игроков, которые к стандартным ситуациям не могут применить заранее сложившиеся схемы решений. Тем самым они непроизводительно тратят те творческие силы, которые необходимы для решения более сложных и глобальных задач.

Таким образом, на современном этапе в повышении эффективности процессов управления всё большую роль играет их технологизация.

Разнообразие технологий, применяемых в управленческой деятельности, объединяется тем, что сущность любой из них можно выразить через два основных понятия; процедура и операция. При этом технология есть ни что иное как совокупность исследовательских процедур и операций, направленных на практическое применение их людьми в процессе решения конкретных управленческих задач. Процедура - это набор операций, с помощью которых осуществляется основной процесс. Операция - это непосредственный практический акт решения задачи в рамках процедуры.

Каждую отдельную операцию можно детализировать как угодно подробно. Например, операцию "записать данные" можно разделить так: "взять бумагу", "взять ручку" и т.д., и далее: какую бумагу, какой рукой взять ручку, где писать и т.д. В одном случае "записать данные" может быть операцией, а в другом - процедурой. Множество функций, задач, операций и процедур, а также возможность большого количества комбинаций из операций и процедур для выполнения конкретных задач предполагают возможность разработки нескольких технологий. Есть предприятия, где используют до 10 технологий приема на работу, до 15 технологий объявления благодарностей. Руководителю остается только выбрать нужную технологию и дать указание работнику управления применять её. Вместе с тем разработка типовых технологий позволяет наиболее экономно и эффективно осуществлять необходимое управленческое действие в конкретных условиях. Особую значимость имеет разработка технологий для особых, непредвиденных обстоятельств.

Система управления динамична, постоянно требует пересмотра старых и выработки новых технологий. При выработке новой технологии в значительной степени преобладают элементы искусства. Нередко руководителю приходится действовать, опираясь на собственный опыт, интуицию, талант и другие элементы искусства управления и по существу вырабатывать технологию управления, хотя это и не оформляется специальным документом.

Таким образом, технология и искусство не только не исключают, а дополняют друг друга и находятся в диалектической взаимосвязи. Управленческое искусство призвано решать задачи без него неразрешимые.

Задача технологии - усилить возможности руководителя, вооружив его знанием и возможностями использования на практике наиболее рациональных и эффективных приемов управленческого труда. Современный руководитель, с одной стороны, должен безупречно следовать существующим технологиям, а с другой, выступать их творцом.

Для раскрытия содержания процесса управления и его места и роли в системе управления большое значение имеет содержание других подсистем управления и их взаимосвязь с процессом управления, так как все подсистемы глубоко переплетаются и любую из них можно выразить через другие. Мы попытаемся показать содержание механизма управления торговлей, организации управления торговлей, "кадров" управления и совершенствования самого управления торговлей, и их взаимосвязь с процессом управления торговлей с целью дальнейшего раскрытия содержания процесса управления, его целей и задач.

Механизм управления - один из наиболее разработанных разделов теории управления. Он складывается из четырех взаимосвязанных элементов:

- познания действия объективных законов,

- постановки целей развития,

- определения направлений и условий их достижения,

- практической деятельности по использованию законов.

Процесс управления осуществляет регулирование взаимосвязи между условиями действия объективных законов и последствиями или результатами их действия. Реальным содержанием процесса управления является работа с людьми, регулирование их деятельности. Познание действия объективных законов и постановка стратегических целей развития не входят в состав процесса управления. Эти элементы механизма управления составляют условия эффективного функционирования процесса управления. Цели задаются процессу управления извне и определяют характер и направленность управленческой деятельности. Цели функционирования любой системы задаются системой более высокого уровня, а цели развития экономики в целом определяются обществом, экономической политикой партии и государства. На их основе в процессе управления происходит верификация и конкретизация целей, стоящих перед теми или иными структурными звеньями. Последние, в свою очередь, руководствуются заданными целями и устанавливают цели более мелким структурным единицам.

В процессе управления, при проектировании управленческих технологий нас интересуют не сами элементы, а их динамика, последовательность осуществления, развития, взаимодействия во времени и пространстве, так как именно это обуславливает специфические особенности технологии: конкретность, ситуационность.

Основными элементами механизма управления являются объекты, цели, методы, средства (техника), органы, информационные потоки и принципы управления. Здесь спорным может быть выделение информационных потоков и принципов. Информацию, информационные потоки теоретически можно рассматривать как средство управления. Но тогда создается опасность недооценки роли информации и ее взаимодействия с другими элементами механизма управления.

Принципы управления занимают особое место в системе управления. Они должны соблюдаться при проектировании любого элемента и его связей в системе управления. Нет смысла разрабатывать методы или средства управления, которые не соответствуют определенным правовым нормам, экономическим закономерностям общественного развития, социалистическим принципам управления.

Принципы корректируют другие элементы системы управления, и в таком виде эти элементы используются при проектировании управленческих технологий.

Организация управления включает в себя функции и организационную структуру. Понятия"организационная структура"и "функции" в современной теории управления являются фундаментальными. Это различные категории, находящиеся в диалектическом единстве. Структура более устойчива, чем функции управления. Однако на определенном уровне изменение функций влечет за собой изменения в структуре. Организация управления должна изучаться комплексно, включая особенности всех уровней (бригады и отрасли, микроструктуры и макроструктуры). На практике встречаются случаи, когда организационные регламенты, определяющие ту или иную структуру управления положения, отожествляют с технологией управления. Это далеко не так. Организация управления и технологизация процесса управления не одно и то же. Если структура работнику управления указывает "где надо работать", а функция - "что надо делать", то технология управления показывает "как, в какой последовательности нужно делать". Технологию эффективно разрабатывать для конкретной структуры при четко распределенных и разграниченных функциях управления. Должностная инструкция каждого работника одна, а технологий для каждого вида работы несколько. Даже самая рациональная технология бессильна там, где организационная структура громоздка, многозвенна, а функции неточны. Поэтому уже на стадии проектирования организационной структуры и определения функций, следует создавать предпосылки для эффективной технологизации процесса управления.

Особое место в системе управления занимают руководящие кадры. Может возникнуть вопрос, почеодг кадры управления мы вынесли в отдельную подсистему. Как известно, целью любой системы управления является, в конечном счете, удовлетворение определенных потребностей людей. И в любой системе управления участвуют люди со своими знаниями, эмоциями, темпераментом. Зачастую в развитии системы управления недооценивается роль субъективного фактора. Нынешний уровень развития науки управления требует правильной оценки его роли. По нашему мнению, вопросы, связанные с подготовкой и переподготовкой, расстановкой и перерасстановкой, воспитанием, стимулированием и активизацией кадров, трудового коллектива пока слабо разработаны в отечественной науке управления. С позиций психологии управления нет неумелых, плохих работников. Необходимо только поставить их на место, соответствующее их способностям. Нужно правильно расставлять кадры с тем, чтобы на решающих участках стояли люди компетентные, инициативные, обладающие организаторскими способностями и чувством нового, без чего нельзя в наше время успешно руководить современным производством. На современном этапе это #дна из актуальных проблем нашей экономики.

В связи с отсутствием серьезных теоретических разработок, посвященных вопросам расстановки кадров, возникают трудности в создании технологий управления. Поэтому очень важный вопрос "кадров" мы считаем целесообразным выделить как особую подсистему в системе управления - для разработки его общеметодологических основ.

Опыт социалистического хозяйствования показал, что только при условии постоянного совершенствования управления торговлей возможно своевременно решать задачи, возникающие в ходе развития народного хозяйства. Тенденция к обособлению функции совершенствования управления и к организации особых подразделений рационализации в непосредственно хозяйственных организациях и созданию про-ектно-исследовательских центров и институтов управления вытекает из анализа современных проблем управления, передового отечественного опыта, подтверждается зарубежным опытом. /95, 104, 134, 141, 153/.

Теперь уже ни для кого не секрет, что завтра лучше руководить будет не тот, у кого сейчас лучшая система управления, а тот, у кого лучшая система совершенствования управления. Один из краеугольных элементов совершенствования управления - внедрение нововведения. Долгое время господствовал взгляд, что любое разумное, прогрессивное и нужное предложение или идея будет внедрена естественным путем, без применения дополнительных знаний и расходов. На самом же деле оказалось, что нововведение является очень сложным, требующим специальных знаний и исследований, трудоемким и дорогим процессом.

Совершенствование управления тесно связано с процессом управления. Оно уже должно предусматриваться в управленческих технологиях, при чем в рамках действующей технологии должны разрабатываться технологии внедрения управленческих нововведений.

Для понимания сущности процесса управления торговлей и определения путей его дальнейшего совершенствования важное значение имеет вопрос о целях и задачах процесса управления.

В экономической литературе существуют различные подходы к определению целей /48, 147/, однако, общим является понимание того, что правильный выбор цели и ее адекватная формулировка - основа оптимального управления, так как достижение неверно выбранной цели связано с растратой материальных и трудовых ресурсов и нередко значительных.

Цель социалистического общества определяется его основным экономическим законом. Цели управления торговлей представляют конкретизацию общих целей народного хозяйства. Управленческая деятельность в торговле направлена на удовлетворение потребностей населения в товарах народного потребления.

Из сущности процесса управления торговлей как органической, воспроизводительной системы вытекает необходимость ставить перед ним двоякую цель.

Во-первых, это выполнение конечных результатов каждой конкретной системы - наиболее полное удовлетворение спроса покупателей на товары и услуги и при высоком качестве обслуживания.

Во-вторых, наиболее полное удовлетворение разумных потребностей и интересов самого коллектива и отдельных работников торговли.

За состояние (степень) достижения этих целей отвечает линейный руководитель данного подразделения. Конечно, вторая цель, обеспечивая достижение первой, как будто подчинена первой. Но, в нашем понимании, обе цели неотрывно взаимосвязаны, и только в своем единстве способны обеспечить оптимальное функционирование процесса управления торговлей, так как процесс характеризуется непрерывностью и должен воспроизводить свои собственные части (ресурсы, элементы).

При объективной необходимости допускается кратковременное сознательное нарушение баланса между двумя составными частями единой цели процесса управления в одну или другую сторону.^ В первом случае это может быть обусловлено непредвиденными обстоятельствами, погодными изменениями, временной нехваткой торговых площадей и средств механизации и т.д. Во втором, накоплением потенциальных возможностей для достижения будущих задач, связанных с увеличением объема работы, открытием новых торговых предприятий и т.д.

Баланс или единство двоякой цели процесса управления является пульсом жизни самого процесса и всей системы управления, который постоянно должен контролироваться руководителем. Руководитель, потерявший контроль над этим пульсом, не способен управлять данной системой. Следствием нарушения баланса является частая смена кадров, низкое качество обслуживания и другие недостатки многих торговых организаций. В условиях капитализма высокое качество обслуживания в большой степени достигается боязнью торговых работников остаться без работы, в условиях социализма отношения ответственности должны обеспечиваться с помощью умелого построения, проектирования процессов управления, включающих элементы воспитания.

Цели управления имеют иерархическую структуру. В результате членения главной цели строится дерево целей, причем, по мере движения от вершины к основанию, подцели носят все более конкретный характер. Важно, чтобы каждая подсистема, каждый элемент, каждый работник имел цель, подчиненную главной цели.

Цель должна содержать измеримые показатели, т.е. быть конкретной . В.Г.Афанасьев указал, что при определении целей важно точ

I) Цциная цель процесса управления - достижение конечных результатов с минимальной затратой людских и материальных ресурсов, или же используя (разумно) имеющиеся ресурсы достижения максимально возможных результатов. но установить, какой именно результат предполагается получить при ее достижении, сроки достижения целей. "Главное при определении целей - указать, что и когда, а не почему и как следует достичь". /48, с.259/.

Идеально было бы иметь полностью верифицируемые деревья целей - чтобы каждая цель имела количественное измерение. Разумеется, это не всегда возможно, но к этому необходимо стремиться. Только тогда в установленные сроки мы сможем с уверенностью сказать: "Да, цель достигнута" или "Цель достигнута на 50%", или "Нет, цель не достигнута".

Цели должны быть обеспечены ресурсами, осознаны (поняты) и приняты руководителем и коллективом для исполнения. Этим обеспечивается их реальность.

За выполнение каждой конкретной цели (задачи) ответственность должен нести один человек.

Эти требования, являющиеся общими для всех целей процессов управления торговлей, конкретизируются и уточняются, в зависимости от уровня и специфики каждого отдельного процесса.

Для научного управления торговлей большое значение имеет определение соотношения между целями и задачами процесса управления. "Задачу" часто представляют как конечный пункт какой-либо управленческой деятельности, независимо от того, изложена она в общих чертах или конкретных выражениях, указаны количественные или качественные показатели. На практике часто не проводится различие между понятиями "цель" и "задача". Мы предполагаем, что "цель" является категорией более высокого порядка, так как для достижения "цели" могут быть сформулированы и поставлены "задачи", при выполнении которых будет достигнута "цель". Но одновременно мы понимаем, что "задача" организации может стать "целью" для конкретной службы, что при построении дерева целей и их верификации стирается граница между определениями "цель" и "задача".

Для достижения общих целей процесса управления торговлей можно сформулировать множество задач процесса управления в торговле: от - организации процессов продажи и обслуживания покупателей до - подбора, расстановки и стимулирования торгового персонала и -изучения и учета межгрупповых и внутригрупповых отношений в трудовом коллективе.

Однако общим является то, что все задачи можно подразделить на стандартные и нестандартные. Стандартные - это повторяющиеся задачи, по которым выработаны технологии, как их выполнять. Нестандартные задачи решаются при возникновении новых условий, тем самым разрабатываются новые технологии управления.

Диссертация: заключение по теме "Экономика, планирование и организация управления непроизводственной сферой", Кехрис, Оярс Эрикович

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Вся работа по исследованию процесса управления торговлей направлена на поиск путей повышения его эффективности и рациональности.

I. Рассматривая процесс управления торговлей как подсистему теории управления отрасли, мы считаем, что в условиях повышения роли качественных требований к функционированию системы управления в полной мере должна быть раскрыта сущность, цели, структура и формы рационализации процессов управления торговлей. Наиболее концентрированно это проявляется в следующем:

1.1. В процессе управления осуществляется регулирование взаимосвязи мевду условиями действия общественных законов и последствиями или результатами их действия. В нем отражается характер функционирования и динамические свойства системы управления, такие, как гибкость, ритмичность и другие. Реальным содержанием процесса управления является работа с людьми, регулирование и активизация их деятельности. Представляется, что процесс управления как целостное, комплексное явление целесообразно рассматривать как диалектически взаимосвязанные части: технологию и искусство управления.

1.2. Из сущности процесса управления торговлей вытекает необходимость постановки перед ними двоякой цели. Первая цель, отражая выполнение конечных результатов кавдой конкретной системы, направлена на наиболее полное удовлетворение спроса покупателей на товары и услуги при высоком качестве обслуживания.

Вторая цель отражает наиболее полное удовлетворение потребностей и интересов самого коллектива и отдельных работников торговли.

Обе цели неразрывно взаимосвязаны и только в единстве способны обеспечить оптимальное функционирование процесса управления торговлей. Единство двоякой цели процесса управления является пульсом жизни всей системы управления, который постоянно должен контролироваться руководителем.

1.3. При рассмотрении структуры процессов управления необходимо выделение наиболее существенных элементов в их взаимосвязи на конкретных уровнях управления. Предлагаемый в работе методологический подход позволяет объединить в блоки структуры процесса управления основные сферы деятельности с уровнями процессов управления. Это обеспечивается при рассмотрении процесса управления, как единства четырех блоков: политико-экономического, организационно-административного, социально-экономического, психологического.

1.4. Основными формами рационализации взаимосвязи между элементами процесса управления торговлей является: регламентация; кадровая политика; планирование; технологизация; диспетчеризация; АСУ; активизация участников процесса управления.

На нынешнем уровне развития систем управления торговлей технологизация является решающей формой рационализации взаимосвязи между элементами процесса управления, с помощью которой возможно повысить действенность других форм и методов совершенствования управленческих процессов.

П. Анализ процесса управления торговлей на современном этапе показал:

2.1. В системе Министерства торговли Латвийской ССР отсутствует единый подход к анализу и оценке эффективности процессов управления, не разработаны методические материалы в этой области. Анализ проводится по отдельным направлениям деятельности. При этом результаты исследований в одних подразделениях нередко неизвестны и не используются в других подсистемах. Имеет место внедрение тех или иных иноваций управления волюнтаристическими методами без достаточно глубокого их анализа, что значительно снижает социальную и экономическую эффективность.

2.2. При разработке научного инструментария анализа процессов управления торговлей необходимо учитывать следующие требования: наряду с реальным процессом анализировать соответствие ее теоретической и нормативной моделям, учитывать психологию и стиль хозяйственного мышления руководителей, степень ответственности каждого участника процесса управления, соблюдать принцип центрального звена анализа, соблюдать принципы предельности анализа, единства логического и исторического в исследовании, сочетания анализа с внедрением и функционированием АСУ, существенного сокращения управленческого аппарата.

2.3. Для всестороннего изучения процессов управления необходимо применять системный, комплексный анализ. Разработана модель анализа /с.86/, включающая предмет, цель, методы и критерии (показатели) анализа. Наряду с экономическими показателями оценки эффективности предлагается применять социальные показатели, отражающие сферу организационного поведения, человеческий фактор, трудовое поведение, трудовые установки и эмоции, межличностные отношения, авторитет руководства, степень участия коллективов в руководстве и другие элементы процесса управления.

Предложенная модель системного, комплексного анализа процесса управления торговлей может быть использована как общая (типовая, отраслевая). С учетом специфики конкретных систем управления она может быть применена к определенным объектам, уровням управления (городским управлениям торговли, управлениям, отделам, министерствам) .

Ш. Оценку эффективности нельзя рассматривать только как заключительный этап работы по совершенствованию управления. Она является активной составляющей всех разделов работы, сочетается с анализом и рационализацией процессов управления торговлей. Рассмотрение критериев оценки эффективности процесса управления торговлей позволило сформулировать следующие выводы:

3.1. Оценка эффективности в процессах управления производится для множества целей, но их можно объединить в два больших класса:

А. Цели оценки, связанные со сравнением результатов деятельности различных звеньев процесса управления и определением меры поощрения их участников* В этом случае целесообразно использовать критерии, определяющие эффективность торговой деятельности в целом по конечным результатам.

Б. Цели, связанные с изысканием направлений и методов рационализации процесса управления. В этом случае эффективность процесса управления может определяться рациональностью самого процесса управления. Здесь широко применяются критерии предварительной и промежуточной оценки,

3.2. При оценке эффективности работы отдельных работников управления большое значение имеет то, как в процессе управления активизируется их деятельность. При этом не столь важно оценить эффективность отдельных форм активизации в целом, как то, что они активизируют вообще и насколько эффективно конкретного работника. Для такой оценки в работе приводится система показателей /с ,98/.

3.3. В целях повышения эффективности оценки участников процесса управления представляется необходимым; проводить паспортизацию должностей управленческих работников; внедрить оценку служебной деятельности руководителей и специалистов по итогам работы за год и использовать ее при аттестации; разработать и использос • вать при оценке информационные модели современного руководителя и специалиста торговли; внедрить унифицированные учетно-контрольные документы; технологии внедрения новшеств приводятся в работе /с.98-101/.

3.4. Для совершенствования оценки эффективности систем управления в торговле необходимо: во-первых, разработать методику определения эффективности системы управления, независимо от степени его автоматизации; во-вторых, разработать методику определения целесообразности внедрения на конкретном объекте той или иной системы управления, в том числе автоматизированной. Б настоящее время нормативный подход к оценке эффективности систем управления имеет определенные преимущества по отношению к другим подходам, поэтому разработка нормативных, эвентуальных моделей для конкретных процессов (систем) управления является важнейшей теоретической и практической проблемой.

3.5. Б процессах управления торговлей недостаточно оценивается эффективность отдельных управленческих акций, отсутствуют методические разработки в этой области. Б работе нами предлагается методика оценки эффективности обособленной управленческой акции -/с.109-110/.

1У. Технологизация процессов управления является одним из важных направлений интенсивного развития управления торговлей.

4.1. Для совершенствования технологии коммуникаций необходимо:

- освободить систему управления от излишней информации;

- по документам, подлежащим к исполнению, обеспечить качественное составление резолюций, внедрить трафаретные тексты резолюций;

- регламентировать процедуру подписания документов, представляя право подписи более широкому кругу работников управления;

- регламентировать движение внутренних документов;

- продолжать создание АИДС, с помощью которых осуществлять полный учет и анализ коммуникаций процесса управления с целью дальнейшего их совершенствования,

4.2, Для совершенствования технологии контроля за исполнением управленческих решений необходимо:

- продолжить внедрение автоматизированного контроля во всех звеньях системы управления;

- создать унифицированные формы документов, предназначенные для функционирования в условиях автоматизированного контроля;

- внедрить рациональную технологию снятия управленческих решений с контроля /с.154/,

- при внедрении АИДС ставить на автоматизированный контроль все представленные по каналам коммуникаций управленческие решения.

4.3. Технология на уровне системы или аппарата управления министерства торговли всегда носит сквозной характер. Целесообразно внедрение следующих сквозных технологий:

- проведения социалистического соревнования как комплекса, в котором корреспондируется активизация, анализ, оценка эффективности и выявление направлений совершенствования процесса управления /с.159-161/;

- создания социально-психологической службы хорошего настроения, для обеспечения в трудовых коллективах нормального социально-психологического климата и сбора информации для аналитической работы /с.161-162/.

- планирования работы субъектов управления с помощью карточек контрольно-регистрационных картотек АСК.

4.4. Предлагается приступить к разработке управленческих технологий для каждого рабочего места руководителя и специалиста, при этом, создавая систему картотек технологий /с.163-164/.

4.5. Предлагается технология распределения обязанностей между руководителями министерства / с.164-166/.

Кроме вышеуказанных выводов и предложений считаем целесообразным внести следующие конкретные адресные рекомендации:

I. Министерству торговли Латвийской ССР

1. Для количественного сокращения входящего и одновременно всего документооборота надо вести работу по уменьшению переписки с разными организациями.

2. Обязать отдел по канцелярскому обслуживанию не рассматривать документ, подлежащий к исполнению по существу, а отправлять его обратно руководству, если резолюция не содержит конкретные сроки исполнения и список рассылки.

3. Наладить единый учет и регламентацию всех существующих потоков информации, в частности, протоколов совещаний.

4. Рационализировать процесс курьерской связи по принципу кольцевых курьерских маршрутов. В работе приводится возможный график маршрута курьерской связи /приложение 10/.

5. Создать экспедицию в аппарате Министерства торговли, предусмотренную ЕГСД для учреждений П категории, и механизировать обработку всей входящей корреспонденции с использованием типового комплекса оборудования для экспедиции.

6. Создать АИДС в аппарате Министерства торговли и оптовых базах системы, продолжить создание АИДС в Управлениях торговли городов республиканского подчинения. Для создания АИДС предлагается примерный комплекс технических средств /приложение 13/.

7. Повысить уровень исполнительской дисциплины в следующих подведомственных организациях - оптовых базах: "Латтекстильторг", "Латтрикотажторг", "Латобувьторг", "Латгалантерея", "Латинвентарь-торг" (удельный вес заданий, исполненных с опозданием в течении последних лет, составляет от 20 до 40%); управлениях торговли городов Лиепая и Вентспилс (от 10 до 20%).

8. Шире использовать возможности "АСК-Латминторг" подразделениям министерства, ставя на контроль собственные решения. Ставить на контроль устные поручения руководства и задания по выполнению устных обращений граждан на приеме к руководителям.