Разработка процедурного подхода к организации процессов тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Разработка процедурного подхода к организации процессов"

На правах рукописи

Г

Сморчкова Оксана Васильевна 00305824Э

РАЗРАБОТКА ПРОЦЕДУРНОГО ПОДХОДА К ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ

Специальность 08 00 05 - Экономика и управление народным хозяйством

Специализация - теория управления экономическими системами

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва - 2007

/

003058249

Диссертация выполнена на кафедре теории организации и управления Государственного университета управления

Научный руководитель доктор экономических наук,

профессор Райченко Александр Васильевич

Официальные оппоненты доктор экономических наук, профессор

Масленников Валерий Владимирович,

кандидат экономических наук Навалихина Наталья Владимировна

Ведущая организация Московский энергетический институт

(Технический университет)

Защита диссертации состоится 31 мая 2007 г в 14 00 часов на заседании диссертационного совета Д 212 049 12 при Государственном университете управления по адресу 109542, Москва, Рязанский проспект, д 99, зал заседаний Ученого совета Института государственного и муниципального управления, аудитория А-319

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственного университета управления

Автореферат разослан 27 апреля 2007 г

Ученый секретарь

диссертационного совета Д 212 049 12, у А

кандидат экономических наук, доцент — ИАОстрина

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность исследования Динамичное функционирование и развитие организаций приводит к необходимости переосмысления подходов к управлению, делает акцент на процедурном представлении процесса, позволяющем разрабатывать, оптимизировать и реализовывать сложные динамические последовательности развития событий, охватывающие все виды и формы организации

Поступательное развитие этого подхода опирается на постоянно растущую необходимость выделения и представления, позиционирования и взаимодействия составляющих процесса при их описании и использовании в типовых, программируемых процедурах Это связано с усложнением систем управления организацией, выполнением требований формализации и прозрачности процессов, повсеместным составлением, адаптацией и внедрением программных разработок, реализуемых на логико-процедурной основе

Несмотря на подобное усложнение описания процессов, а во многом именно благодаря нему, ключевым аспектом моделирования становится необходимость углубления системного и комплексного подходов к представлению взаимодействия процессов функционирования организации Особое значение это приобретает для управления организацией, охватывающего все сферы ее деятельности, и, в силу этого, призванного обеспечивать гибкость, модульность, возможность изменений, исследований и корректировок процедур развития любых процессов

Степень разработанности проблемы. Подходы, методы, средства организации процессов и проблемы, возникающие при их использовании, постоянно исследовались учеными и практиками, среди которых следует выделить Бочкарева А , Вендорова А М , Берникова Г, Горелика С , Елиферова В Г, Ковалева С , Кондратьева В В , Красновой В , Латфуллина Г Р , Матохи В Н , Назаровой И Г, Полховской Т М , Поршнева А Г, Привалова А , Репина В В , Райченко А В , Рубцова С В , Румянцевой 3 П , Черняка Л , Оуэна М , Рея Д Вместе с тем, большинство исследователей только останавливаются на констатации необходимости адаптации стандартов под конкретные требования организации, определения возможности, механизмов и степени их унификации В этих условиях многообразие вариантов моделирования процессов, актуальность выбора и применения ресурсов, необходимых и достаточных для принятия обоснованных решений проектирования,

осуществления и оценки процессов, предопределили востребованность изучения и обобщения процедурного подхода к организации с целью его использования на практике

Цель исследования заключается в обосновании и представлении процедурного подхода к организации процессов и закреплении его положений в нормативной, регламентирующей, инструктирующей документации

Для достижения цели исследования в нем были поставлены и решены следующие задачи:

- уточнены сущность и содержание понятий представления, проектирования, моделирования и осуществления процесса

- обоснованы постановка и применение понятия процедуры к процессам организации, их моделированию и реализации, выделены составляющие процедуры и их роли в механизме взаимодействия,

- исследованы взаимосвязи и взаимодействия процессов и процедур, дана иллюстрация модели взаимодействия жизненных циклов процессов и процедур,

- определена необходимость разработки процедурного подхода к организации управления и его основные положения,

- установлены состав и компоновка процедур в соответствии с выделением особенностей этапов разработки и осуществления процессов управления в организации,

- классифицированы процедуры информационного обеспечения и моделирования, представлены механизм и логика их взаимодействия,

- разработаны предложения и рекомендации по обоснованию и постановке процедурного стандарта организации

Объект исследования - система управления организацией

Предмет исследования - процесс моделирования деятельности по управлению организацией на основе процедурного подхода

Теоретическую и методологическую основу исследования составили системный и комплексный подходы к изучению проблем управления, научные концепции теории организации и управления, процессного управления, управления проектами, менеджмента качества, научные труды отечественных и зарубежных ученых по вышеперечисленным направлениям

В работе над проблемой автором использованы следующие методы исследования анализ, наблюдение, моделирование и эмпирическое описание,

систематизация, классификация, обобщение, формализация, графическое отображение изучаемого явления

Информационную базу исследования составили результаты эмпирических опросов, личные исследования автора, материалы конференций, периодической печати и сети Интернет, электронные публикации, организационно-техническая и организационно-распорядительная документация ФГУДП «Атомтехэнерго», филиала ФГУДП «Концерн Росэнергоатом» Калининской АЭС, ООО «АтомИнжиниринг», ООО «Электроэнергетика, защита от помех», ЗАО «Гражданские самолеты Сухого», организационно-техническая документация по проектам КАЭС-3 и АЭС «Бушер», отражающие принципы, состав и взаимосвязь процедур организационного и технического взаимодействия, международные и государственные стандарты в области процессного управления и менеджмента качества

Научная новизна исследования состоит в обосновании процедурного подхода к организации процессов, использовании его возможностей в обеспечении межпроцессного взаимодействия, выделении процедур информационного обеспечения и моделирования, разработке основ классификации процедур организации процесса, формировании процедурного стандарта и определении его места и роли в системе документационного обеспечения управления организацией

Автором получены новые научные результаты*

- уточнены и сопоставлены понятия и жизненные циклы процесса и обеспечивающих его процедур, обоснован вывод о предшествовании формирования процедуры как основы модели реализации самого процесса,

- обоснованы ключевые положения концепции процедурного подхода к организации процессов и механизм его реализации при построении процедурной организации,

- разработана классификация процедур информационного обеспечения и моделирования процессов на основе выделения в жизненном цикле процесса области его моделирования,

- выделено влияние этапов процесса на состав пакета применяемых в нем процедур информационного обеспечения и моделирования,

- сформулированы требования процесса, влияющие на изменение набора входящих в него процедур,

- предложен механизм применения процедурного подхода для обеспечения меж процессного взаимодействия,

- представлены предложения и рекомендации по постановке и применению процедурного стандарта организации

Достоверность научных результатов и обоснованность научных положений, выводов и рекомендаций, содержащихся в диссертации, подтверждается применением научных методов исследования, достаточно представительным информационным обеспечением, полнотой анализа теоретических и практических разработок, практической проверкой и внедрением результатов исследования

Значение для теории и практики. Полученные автором научные результаты теоретически обосновывают необходимость разработки и применения организационно-методических положений процедурного подхода, создания и введения в действие стандарта организации, позволяющего определить пакет базовых процедур каждого функционального направления организации, установить набор требований к ним, описать типичные связи и создать шаблоны типовых используемых процедур

Практические результаты исследования могут быть использованы менеджерами высшего звена при моделировании новых и совершенствовании имеющихся процессов организации на единой методической основе Материалы и результаты исследований используются в соответствующих разделах курсов 'Теория организации", "Теория управления", "Менеджмент" высших учебных заведений

Внедрение результатов исследования. На основе результатов исследования реализованы программы внедрения разработок автора в ООО «АтомИнижниринг» была полностью переработана и дополнена документация системы менеджмента качества («Руководство по качеству», «Положение об организации», «Программы обеспечения качества» по видам деятельности, часть процедур), получившая аккредитацию в Федеральной службе по атомному надзору Ростехнадзора России для ООО «Электроэнергетика, защита от помех» (ООО «ЭЗОП») на основании процедурного подхода была систематизирована, усовершенствована, дополнена и зафиксирована в организационно-распорядительной документации имеющаяся система процедур организации

Апробация работы. Основные положения исследования, выводы и рекомендации автора были обсуждены на международной научно-практической конференции «Актуальные проблемы управления» в 2004 году (Москва, 2004), 21-Й Всероссийской научной конференции молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления» (Москва, 2006)

Публикации. Основные положения диссертации отражены в 5 научных публикациях общим объемом 1,5 печатных листа Работы посвящены проблемам процедурною подхода к организации процессов, обеспечения процедурного взаимодействия

Структура диссертации. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и четырех приложений В ней 144 страницы основного текста, 25 рисунков и 13 таблиц Список литературы включает 84 наименования

Структура работы

Введение

Глава 1 Теоретические основы организации процесса.

1 1 Основные понятия, связанные с организацией процессов 1 2 Понятие и основные стадии жизненного цикла процесса и процедурной модели их представления

1 3 Процедура как основа модели процесса

Глава 2. Исследование построения и применения процедур в моделировании процессов

2 1 Анализ применяемых документированных процедур в системах менеджмента качества организации

2 2 Анализ стандартов графического моделирования процесса

2 3 Краткий обзор средств моделирования, использующих метод календарно-сетевого планирования

Глава 3 Концепция процедурного подхода и основы прикладного применения процедур

3 1 Концепция процедурного подхода к управлению

3 2 Разработка основ классификации и компоновки процедур Предложения по

созданию единой классификации процедур моделирования

3 3 Интеграция процедур в процессе организационного моделирования

3 4 Рекомендации по применению процедурного подхода в корпоративном

стандарте организации

Выводы и рекомендации

Список литературы

Приложения

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ РАБОТЫ

В диссертации исследованы процессы моделирования деятельности по управлению организацией на основе процедурного подхода Для целей исследования были определены и уточнены основные понятия работы процесс, бизнес-процесс, процессная модель, процедура, элементы процедуры, уточнены и сопоставлены понятия жизненных циклов процессов и составляющих их процедур, рассмотрены существующие подходы к управлению

Автором рассмотрены основные положения и понятия процессного и проектного подходов В рамках процессного подхода приведен анализ подходов к классификации процедур Выделена тенденция сокращения жизненного цикла процессов в связи с динамичностью изменений потребностей и сокращением времени жизненного цикла продуктов и услуг Описаны классификации процессов организации и выделены такие группы, как основные процессы, обеспечивающие процессы, процессы управления, процессы развития Определено значение процессов управления в составе процессов организации как основы построения и применения единого механизма координации Рассмотрена классификация, основанная на степени унификации выходов процесса, выделены процессы, результатом которых является типовая продукция, процессы, предназначенные для создания уникальной продукции по заказу конкретного клиента, гибридные процессы, сочетающие типовые и уникальные настройки Результатом явилось обоснование и формулирование проблемы создания единого механизма, обеспечивающего баланс между реализацией «типового процесса» с наиболее общими чертами и процесса с максимальным набором функций, предусматривающего множество вариантов развития

Уточнены определение жизненного цикла и модели процесса, выделение его основных стадий, сопоставление жизненных циклов многократно реализуемого и однократно выполняемого, ограниченного во времени, процессов Автором предложены уточнения понятия «жизненный цикл процесса» Под полным жизненным циклом проиесса понимается период времени, в течение которого процесс проходит последовательные этапы своего развития от момента возникновения необходимости в его создании до момента его завершения, включая составление документации, выполнения обязательств по процессу, а также ликвидацию наиболее опасных остаточных последствий Жизненный цикл реализации проиесса определен периодом времени с момента начала реализации

нового процесса, полезного использования, включая создание документации по фактическому ходу проекта, до устаревания, полного прекращения его использования (фактического демонтажа)

Выделены основные стадии процесса

- планирование предварительный анализ и спецификация проекта, создание модели проекта, имитация и анализ полученной модели,

- внедрение документирование процесса, собственно выполнение работ,

- мониторинг и контроль результатов,

- корректирующее действие изменение, оптимизация и перепроектирование,

- завершение и утилизация

При сопоставлении жизненных циклов многократно реализуемого процесса и разового проекта отмечена необходимость увеличения продолжительности стадии планирования, с целью повышения эффективности их реализации

В диссертации приведено понятие процедуры как установленного документированного способа обеспечения осуществления процесса, регламентирующего порядок действий, обеспечивающих выполнение работ, а также формы и способы контроля результатов Рассмотрена роль основных конструктивных составляющих процедуры инициация события как толчок к созданию и/или реализации процедуры, задача, состояние (идентификация состояния), операция, условие, направление, переход Сопоставление жизненного цикла процесса и процедур в его составе позволило сделать вывод о предшествовании формирования процедур (модели процесса) реализации процесса На основании проведенного сопоставления выделена следующая зависимость модели возможного протекания процесса появляются до возникновения реального процесса, изменяются и совершенствуются по мере возникновения новых условий и новых технологий, являются предметом анализа до начала и по окончании реального процесса, могут быть конструктивной основой разработки и осуществления нового процесса, что отражено на рисунке 1

Выполнен обзор существующих классификаций процедур по характеру (содержанию) осуществляемых функций, степени формализации, степени сложности, по характеру сочетания во времени, степени повторяемости Особой значимостью обладает выделение на базе стандарта ИСО 9001 2000 «шести обязательных документированных процедур» (управление документацией, управление записями, внутренний аудит, управление несоответствующей

,. Процедура

Жизненный цикл базовой процедуры

Время

Базовые процедуры организации

Базовые процедуры фазы исследования

Базовые процедуры фазы воздействия

Базовые процедуры оформления

Корректировка процедуры по факту применения

Частные ПЦ этапа планирова]

ван^

- фаза исследования

- фаза воздействия

- оформление

>рректировка процедуры при применении

Архивирование/использование для другого процесса

. для всех этапов процесса .

Частные ПЦ этапа корректировки/ гнппячияяния гтопрггя

бррёййров(са / ш; оцедуры при / Ашмененш}

I

"Время1

Процесс

/'Этап { корректирующего воздей-\ствия

Рисунок 1

- Сопоставление жизненных циклов этапов процесса и составляющих его процедур

продукцией, корректирующие воздействия, предупреждающие воздействия) как «предкпассификация», обособление направлений использования наборов процедур разного назначения, впоследствии объединяемых в типовые процедурные модули Сделанные выводы дают основание предполагать необходимость проработки составных частей и определения механизма построения моделей процессов, который может гибко настраивать процесс в каждом конкретном случае

Для анализа процедурного взаимодействия были выделены и исследованы следующие способы и стандарты описания моделей процессов организации система менеджмента качества организации, функционально ориентированные модели на примере РРО - диаграмм потоков данных и семейства стандартов ЮЕЯ, объектно-ориентированные модели на примере языка 11М1_, технология АШЭ, интеграция средств моделирования с помощью нотации ВРМЫ, метод календарно-сетевого планирования

Особое внимание в исследованиях было уделено таким аспектам, как

- логика процедурного взаимодействия и отражение управляющего воздействия, отражение границ функциональных возможностей, уровней моделирования (декомпозиция модели, сущность уровней декомпозиции), возможность расширения модели,

- наличие и отражение в стандарте процедурных элементов (состояние, операция, переход, условие, направление),

- отражение моделью различных точек зрения на процесс с позиций различных категорий участников процесса (пользователи модели),

- создание изначальных баз данных по процессам и хранение результатов процесса,

- возможность комбинации с другими методами

При рассмотрении системы менеджмента качества, представляющей собой текстовое описание процессов организации, было отмечено, что

- в документации СМК согласно стандартам ИСО серии 9000 заложена реализация определенного перечня обязательных процедур и описания логики их взаимодействия,

- стандарты, регламентирующие СМК, носят рекомендательный характер и не являются строгим ограничением на способы осуществления деятельности организации, позволяя настраивать систему документов в зависимости от параметров организации

При исследовании существующих графических средств моделирования (йРО - диаграммы, стандарты ЮЕР, объектно-ориентированные модели на примере языка 1)М1_, технология АРМв, нотация ВРМЫ), предназначенных для описания и реализации бизнес-процессов с помощью используемого организацией программного обеспечения, выявлены их имеющиеся ограничения, являющиеся как свойством самих средств моделирования, так и реализующего данные средства программного обеспечения, а также условия, принятые пользователем для конкретного использования Отмечено, что часто ограничения носят субъективных характер и зависят не только от специфики деятельности, но и от опыта людей, проектирующих и реализующих систему

Общими недостатками средств моделирования явились следующие

- перед использованием используемые методы требуют наложения определенных контекстных ограничений на модель (адаптация модели согласно ситуации, требованиям пользователя) В некоторых случаях подобная доработка предусматривается самим средством моделирования (например, профили языка в

имц,

- при использовании моделей необходимо дополнительное текстовое описание в части аспектов, не предусмотренных выбранными средствами моделирования, или использованием дополнительных методов,

- модели обычно не отражают временной аспект (не позволяют проводить анализ хода процесса в режиме «реального времени»),

- созданное на базе стандартов моделирования программное обеспечение наследует вышеперечисленные свойства моделей, поддерживает хорошо структурированные рутинные типовые процедуры (например, документооборот, бухгалтерский и товарно-материальный учет), может поддерживать процедуры, типовые для данной организации, но унифицированного процедурного аппарата нет С другой стороны, это позволяет произвести их гибкую настройку под конкретные нужды

Представление и оценка общей характеристики методов моделирования бизнес-процессов позволили прийти к заключению, что, несмотря на различие в практической реализации перечисленных технологий, несомненное сходство логики их построения и применения позволяет рассматривать эти методы как единую группу средств моделирования и подводит к необходимости создания универсального средства (в качестве примера было рассмотрено создание нотации

ВРМ(\1, способной объединить конструктивные ресурсы и компенсировать недостатки традиционного моделирования)

На основании проведенного исследования сделан вывод о различной степени выполнения заданных критериев, взаимодополняемости и взаимозаменяемости методов моделирования, включая систему менеджмента качества, и о необходимости разработки и применения стандарта

Краткая характеристика систем календарно-сетевого планирования, не реализующих в своем методическом обеспечении адекватную настройку системы для конкретного пользователя, представляет собой один из примеров необходимости применения процедурного подхода и актуализирует задачу его разработки Данные процедуры позволят определять не только наполнение моделей (организационная структура, состав и календари работ и ресурсов, состав и характеристика связей), но и разграничение доступа и возможностей пользователей, последовательность внесения данных, последовательность и частоту внесения изменений, единые форматы предоставления информации, другие параметры Это особенно актуально для крупных проектов, где подобный ресурс используется большим количеством сотрудников для получения самых разных сведений о проекте

В работе обоснованы и представлены ключевые положения процедурного подхода, определены основание, параметры и содержание процедурной классификации, возможные связи ее элементов, выделены и раскрыты факторы, влияющие на состав и применение процедур в построении процессов конкретной организации, рассмотрено применение и место процедурного стандарта в системе документации организации

Проведенное исследование убедительно показало, что существующие подходы не могут в полной мере обеспечить реализацию эффективного и действенного механизма построения процедур и взаимодействия между ними, который позволял бы определить, исходя из сложившейся ситуации, критерии выбора той или иной последовательности реализации процесса и давал вероятностную оценку результатов ее применения В связи с этим важным положением разработки подобного механизма является обеспечение возможности влияния на ход процесса вплоть до его полного прекращения при определенных условиях, определение возникновения таких усповий, а также предпосылок возникновения таких условий

Так, в области управления, научных исследований и научно-технических разработок входные и выходные параметры определены недостаточно хорошо, структура происходящих процессов характеризуется разнообразием, наличием большого количества циклов, соблюдением различных условий и т д

В подобных ситуациях особую важность приобретает разработка подхода к построению и организации процессов, который позволяет не только оптимально организовывать деятельность предприятия, но и с большой долей вероятности предотвратить самые незначительные и маловероятные изменения в ходе процессов, предусматривает организационную возможность снизить или ликвидировать негативные последствия протекания процессов Автор видит решение в обосновании и применении процедурного подхода, основными положениями которого являются

- установление матричной взаимосвязи процедур и процессов организации,

- выделение базовых процедур, являющихся основой для разработки разнообразия процедурных конструкций,

- обеспечение и целенаправленное использование преобладания количества и разнообразия процедур над количеством и разнообразием процессов,

- организация начала жизненного цикла процедур до начала осуществления жизненного цикла процесса/проекта и продолжения его после окончания жизненного цикла процесса/проекта,

- постановка процедуры в качестве основы для организации и проведения контроля,

- реализация процедурного моделирования в формате ограничений безопасного/экономичного протекания процесса

На основе анализа спектра применяемых классификаций процедур, рассмотренных в первой главе, определены основание, параметры и содержание процедурной классификации, возможные связи ее элементов Для обеспечения реализации процедурного подхода выделена и обоснована область классификации процедур управления (процедуры сбора и фиксации информации и процедуры логической обработки информации) как применяющаяся при создании модели необходимой степени детализации для любого процесса и являющаяся наиболее используемой составляющей частью при построении процессов управления

Классификация процедур отражает и определяется следующими параметрами

- функциональным назначением состава элементов, входящих в данные процедуры,

- наличием множеств допустимых вариантов взаимодействия, отражающих ограничения совместной реализации элементов,

- сложностью сочетания и порядка функционирования последовательности структурных элементов

На основе параметров определено содержание единой совокупности процедурных классификаций, возможные связи между ее элементами Основные классификации процедур отражены в таблице 1

Таблица 1 - Основные классификации процедур организации

Признак классификации Основание классификации Выделяемые виды процедур

Сложность сочетания и порядка функционирования последовательности структурных элементов По сложности компоновки простые процедуры (инструкции), представляющие собой поток последовательных безусловных действий, циклические процедуры, процедуры с условием (ветвящиеся процедуры), сложные комбинированные процедуры, включающие различные комбинации структурных элементов

Наличие множества допустимых вариантов взаимодействия, отражающих ограничения совместной реализации элементов По степени концентрации общих положений базовые, концептуально отражающие основное содержание, частные, конкретизирующие применение базовых для данного вида деятельности или объекта

По степени уникальности уникальные, типовые

Функциональное назначение состава элементов, входящих в данные процедуры По функциональному назначению обеспечивающие фазу исследования (сбор, сравнение, анализ, обработка, синтез и оценка информации), обеспечивающие фазу воздействия (синтез, перекомпоновка, изменение информации, разграничение доступа), относящиеся к обеим фазам и обеспечивающие закрепление и оформление (регистрация, присвоение учетных меток, предоставление, дублирование) информации

Автором определено, что процедуры синтеза являются ключевой позицией разработки и реализации всех видов процедур Это предполагает необходимость

приоритетной ориентации на них всего процедурного подхода Выделенное значение процедур синтеза (установления связей) обусловлено тем, что с их помощью происходит установление различных типов связей между объектами, определяется субординация объектов, направление управляющего воздействия, направление потоков информации

Необходимым условием полного описания механизма реализации процедурного подхода явилось выделение и раскрытие влияния на состав и применение процедур особенностей этапов процесса (группы процедур, наиболее

характерные для основных этапов процессов, отражены в таблице 2)

Таблица 2 - Группы процедур, наиболее характерных для основных этапов процессов

Этапы процесса

Процедуры Этап исследования планирование Этап воздействия внедрение процессов Этап исследования контроль результатов Этап воздействия корректирующие действия

1 Процедуры сбора информации + +

2 Процедуры сравнения + +

3 Процедуры регистрации и учета + + + +

4 Процедуры фиксирования (закрепления, присвоения меток) + + + +

5 Процедуры анализа и логической обработки + +

6 Процедуры синтеза (упорядочивания,создания связей) + + + +

7 Процедуры дублирования (размножения) + + + +

8 Процедуры оценки + +

9 Процедуры разграничения (ограждения) + +

10 Процедуры отображения (представления информации) + + + +

11 Процедуры преобразования(внесения изменений) + +

Несмотря на общность рассмотренного механизма построения процедурных моделей для различных процессов, можно выделить некоторые особенности

моделирования, отражающие предпочтения в использовании того или иного набора процедур и связей между ними, зависящие от ряда факторов, которые должны учитываться при организации процессов Отражен и рассмотрен механизм последовательно-параллельной и обратной связи (цикличности) в процедурах Отмечен факт, что наличие всех возможных связей, в том числе обратной связи, не всегда обязательно и экономически или организационно оправдано и зависит от различных факторов, но теоретически данная комбинация связей может быть осуществлена в полном объеме

С целью исследования и оценки формирования особенностей состава и применения процедур на различных этапах процесса были рассмотрены различные модели процедурной организации процесса, выделены макропроцедуры, обеспечивающие межпроцессное взаимодействие, изучены факторы, определяющие функциональный состав конкретного этапа процесса, раскрыто влияние организационной структуры В диссертации также определена специфика требований, предъявляемых к этому составу на различных этапах разработки и реализации процесса

Формирование процедурного аппарата потребовало определения содержания документации, его описывающей Выработаны рекомендации по созданию процедурного стандарта организации, определено место подобного документа в системе документов организации как документа, входящего в систему менеджмента качества организации на уровне «Документация базового уровня СМК»

ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

1 Четкое разграничение понятий жизненного цикла процесса и процедуры в системе управления организации позволяет реально и всесторонне представить их состав, содержание и взаимодействие, место и роль в разработке и осуществлении целенаправленного воздействия Исследование жизненных циклов многократно реализуемого процесса и процедуры его осуществления показало целесообразность повышения значения разработки и осуществления стадии планирования, необходимость привлечения особого внимания к составлению процедуры, обеспечивающей рост эффективности процесса при сокращении времени его реализации

2 Сопоставление жизненных циклов процесса и процедуры обосновало приоритет разработки и оптимизации процедур над организацией и проведением

процессов Выделение самостоятельного жизненного цикла процедуры обеспечивает ее многократное использование с различными целями, позволяет ее адаптацию к конкретным условиям нового процесса, способствует эффективному осуществлению контроля

3 Обоснование необходимости выбора и осуществления процедурного подхода к организации управления становится конструктивным ресурсом создания различного набора и компоновки процедур При этом взаимодействие процедур в составе процесса обеспечивается следующими ее конструктивными составляющими инициация события как толчок к созданию и/или реализации процедуры, состояние (идентификация состояния), операция, условие, направление, переход Полнота и точность критериев описания данных составляющих является основой формирования эффективных процедурных взаимосвязей как внутри процесса, так и при обеспечении межпроцессного взаимодействия

4 Разработка, оценка и исключение на основе процедурного подхода спектра неэффективных моделей организации предотвращает реализацию абсолютно недопустимых вариантов реализации процесса Также существенно снижается основной объем типовых ошибок на основе всестороннего и комплексного моделирования

5 Реализуемое предлагаемым подходом единство механизма и логики применения процедур обеспечивает эффективную интеграцию процессов Классификация процедур информационного обеспечения и моделирования, обеспечение их взаимосвязи с этапами исследования и воздействия определяют место и роль каждой процедуры в системе управления организации Выделение значения процедур синтеза предопределяет необходимость ориентации на них применения процедурного подхода, устанавливающей весь спектр связей между объектами, их субординации, направпения воздействия и потоков информации

6 Повышение внимания к построению процедурных моделей для различных процессов с учетом таких факторов, как организационная структура управления, особенности этапа, сложность функционального состава и связей, способствует оптимизации и увеличивает эффективность реализации процесса

7 Разработка и внедрение процедурного стандарта в организационно-распорядительную документацию обеспечивают единство восприятия и реализации взаимодействия процессов организации и делегирование принятия решений по реализации процесса на уровень исполнителей

Публикации

1 Сморчкова О В Классификация процедур управления // Вестник университета Серия Социология и управление персоналом М , ГУУ - 2006 - №8 (24) - 0,3 п л

2 Сморчкова О В Обоснование процедурного подхода к управлению и его закрепление в документации организации // Вестник университета Серия Государственное и муниципальное управление М , ГУУ, 2007, № 1 (8) - 0 5 п л

3 Сморчкова О В Конструктивные составляющие процедуры II Актуальные проблемы управления - 2006 Материалы международной научно-практической конференции Вып 6/ГУУ - М , 2006 - 0,3 п л

4 Сморчкова О В Процедурное взаимодействие в составе процесса II Экономика Управление Культура Вып 12 Часть 2 Сборник научных статей / Под ред Л Д Абрамовой, ГУУ - М , 2005 - 0,2 п л

5 Сморчкова О В Жизненный цикл процесса и его модели II Реформы в России и проблемы управления - 2006 Материалы двадцать первой Всероссийской научной конференции молодых ученых и студентов Вып 4/ГУУ - М , 2006 - 0,2 п л

Подп в печ 25 04 2007 Формат 60x90/16 Объем 1 п л

Бумага офисная Печать цифровая _Тираж 50 экз Заказ № 389_

ГОУВПО «Государственный университет управления» Издательский центр ГОУВПО «ГУУ»

109542, Москва, Рязанский проспект, 99, Учебный корпус, ауд 106 Тел/факс (495) 371-95-10, e-mail dinc@guu.ru www guu ru

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Сморчкова, Оксана Васильевна

Введение.

Глава 1. Теоретические основы организации процесса.

1.1. Основные понятия, связанные с организацией процессов.

1.2. Понятие и основные стадии жизненного цикла процесса и процедурной модели их представления.

1.3. Процедура как основа модели процесса.

Выводы по главе 1.

Глава 2. Исследование построения и применения процедур в моделировании процессов.

2.1. Анализ применяемых документированных процедур в системах менеджмента качества организации.

2.2. Анализ стандартов графического моделирования процесса.

2.3. Краткий обзор средств моделирования, использующих метод календарно-сетевого планирования.

Выводы по главе 2.

Глава 3. Концепция процедурного подхода и основы прикладного применения процедур.

3.1. Концепция процедурного подхода к управлению.

3.2. Разработка основ классификации и компоновки процедур. Предложения по созданию единой классификации процедур моделирования.

3.3. Интеграция процедур организационного моделирования.

3.4. Рекомендации по применению процедурного подхода в корпоративном стандарте организации.

Выводы по главе 3.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Разработка процедурного подхода к организации процессов"

Актуальность исследования. Динамичное функционирование и развитие организаций приводит к необходимости переосмысления подходов к управлению, делает акцент на процедурном представлении процесса, позволяющем разрабатывать, оптимизировать и реализовывать сложные динамические последовательности развития событий, охватывающие все виды и формы организации.

Поступательное развитие этого подхода опирается на постоянно растущую необходимость выделения и представления, позиционирования и взаимодействия составляющих процесса при их описании и использовании в типовых, программируемых процедурах. Это связано с усложнением систем управления организацией, выполнением требований формализации и прозрачности процессов, повсеместным составлением, адаптацией и внедрением программных разработок, реализуемых на логико-процедурной основе.

Несмотря на подобное усложнение описания процессов, а во многом именно благодаря нему, ключевым аспектом моделирования становится необходимость углубления системного и комплексного подходов к представлению взаимодействия процессов функционирования организации. Особое значение это приобретает для управления организацией, охватывающего все сферы ее деятельности, и, в силу этого, призванного обеспечивать гибкость, модульность, возможность изменений, исследований и корректировок процедур развития любых процессов.

Степень разработанности проблемы. Подходы, методы, средства организации процессов и проблемы, возникающие при их использовании, постоянно исследовались учеными и практиками, среди которых следует выделить: Бочкарева А., Вендорова A.M., Берникова Г., Горелика С., Елиферова В.Г., Ковалева С., Кондратьева В.В., Красновой В., Латфуллина Г.Р., Матохи В.Н., Назаровой И.Г., Полховской Т.М., Поршнева А.Г.,

Привалова А., Репина В.В., Райченко А.В., Рубцова С.В., Румянцевой З.П., Черняка Л., Оуэна М., Рея Д. Вместе с тем, большинство исследователей только останавливаются на констатации необходимости адаптации стандартов под конкретные требования организации, определения возможности, механизмов и степени их унификации. В этих условиях многообразие вариантов моделирования процессов, актуальность выбора и применения ресурсов, необходимых и достаточных для принятия обоснованных решений проектирования, осуществления и оценки процессов, предопределили востребованность изучения и обобщения процедурного подхода к организации с целью его использования на практике.

Цель исследования заключается в обосновании и представлении процедурного подхода к организации процессов, закреплении его положений в нормативной, регламентирующей, инструктирующей документации.

Для достижения цели исследования в нем были поставлены и решены следующие задачи:

• уточнены сущность и содержание понятий представления, проектирования, моделирования и осуществления процесса:

• обоснованы постановка и применение понятия процедуры к процессам организации, их моделированию и реализации, выделены составляющие процедуры и их роли в механизме взаимодействия;

• исследованы взаимосвязи и взаимодействия процессов и процедур, дана иллюстрация модели взаимодействия жизненных циклов процессов и процедур;

• определена необходимость разработки процедурного подхода к организации управления и его основные положения;

• установлены состав и компоновка процедур в соответствии с выделением особенностей этапов разработки и осуществления процессов управления в организации;

• классифицированы процедуры информационного обеспечения и моделирования, представлены механизм и логика их взаимодействия;

• разработаны предложения и рекомендации по обоснованию и постановке процедурного стандарта организации.

Объект исследования - система управления организацией. Предмет исследования - процесс моделирования деятельности по управлению организацией на основе процедурного подхода.

Теоретическую и методологическую основу исследования составили системный и комплексный подходы к изучению проблем управления, научные концепции теории организации и управления, процессного управления, управления проектами, менеджмента качества, теоретических семинаров, научные труды отечественных и зарубежных ученых по вышеперечисленным направлениям.

В работе над проблемой автором использованы следующие методы исследования: анализа, наблюдения, моделирования и эмпирического описания, систематизации, классификации, обобщения, формализации, графического отображения изучаемого явления.

Информационную базу составили результаты эмпирических опросов, личные исследования автора, материалы конференций, периодической печати и сети Интернет, электронные публикации, организационно-техническая и организационно-распорядительная документация ФГУДП «Атомтехэнерго», филиала ФГУДП «Концерн Росэнергоатом» Калининской АЭС, ООО «АтомИнжиниринг», ООО «Электроэнергетика, защита от помех», ЗАО «Гражданские самолеты Сухого», организационно-техническая документация по проектам КАЭС-3 и АЭС «Бушер», отражающие принципы, состав и взаимосвязь процедур организационного и технического взаимодействия; использован ряд международных и государственных стандартов, прежде всего в области процессного управления и менеджмента качества.

Научная новизна диссертационного исследования состоит в обосновании процедурного подхода к организации процессов, использовании его возможностей в обеспечении межпроцессного взаимодействия, выделении процедур информационного обеспечения и моделирования как универсально применяющихся при создании модели необходимой степени детализации для любого процесса, разработке основ классификации процедур организации процесса, формировании процедурного стандарта и определении его места и роли в системе документационного обеспечения управления организацией. Автором получены новые научные результаты:

• уточнены и сопоставлены понятия и жизненные циклы процесса и обеспечивающих его процедур, обоснован вывод о предшествовании формирования процедуры как основы модели реализации самого процесса,

• обоснованы ключевые положения концепции процедурного подхода к организации процессов и механизм его реализации при построении процедурной организации;

• разработана классификация процедур информационного обеспечения и моделирования процессов на основе выделения в жизненном цикле процесса области его моделирования;

• выделено влияние этапов процесса на состав пакета применяемых в нем процедур информационного обеспечения и моделирования;

• сформулированы требования процесса, влияющие на изменение набора входящих в него процедур;

• предложен механизм применения процедурного подхода для обеспечения меж процессного взаимодействия;

• представлены предложения и рекомендации по постановке и применению процедурного стандарта организации.

Достоверность научных результатов и обоснованность научных положений, выводов и рекомендаций, содержащихся в диссертации, подтверждается применением научных методов исследования, достаточно представительным информационным обеспечением, полнотой анализа теоретических и практических разработок, практической проверкой и внедрением результатов исследования.

Значение для теории и практики. Полученные автором научные результаты теоретически обосновывают необходимость разработки и применения организационно-методических положений процедурного подхода, создания и введения в действие стандарта организации, позволяющего определить пакет базовых процедур каждого функционального направления организации, установить набор требований к ним, описать типичные связи и создать шаблоны типовых используемых процедур.

Практические результаты исследования могут быть использованы менеджерами высшего звена при моделировании новых и совершенствовании имеющихся процессов организации на единой методической основе. Материалы и результаты исследований используются в соответствующих разделах курсов: "Теория организации", "Теория управления", "Менеджмент" высших учебных заведений.

Внедрение результатов исследования. На основе результатов исследования реализованы программы внедрения разработок автора:

• в ООО «АтомИнижниринг» была полностью переработана и дополнена документация системы менеджмента качества («Руководство по качеству», «Положение об организации», «Программы обеспечения качества» по видам деятельности, часть процедур), получившая аккредитацию в Федеральной службе по атомному надзору Ростехнадзора России.

• для ООО Электроэнергетика, защита от помех (ООО «ЭЗОП») на основании процедурного подхода была систематизирована, усовершенствована, дополнена и зафиксирована в организационно-распорядительной документации имеющаяся система процедур организации.

Апробация работы.

Основные положения исследования, выводы и рекомендации автора были обсуждены на международной научно-практической конференции «Актуальные проблемы управления» в 2004 году (Москва, 2004), 21-Й Всероссийской научной конференции молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления» (Москва, 2006).

Публикации. Основные положения диссертации отражены в 5 научных публикациях общим объемом 1,5 печатных листа. Работы посвящены проблемам процедурного подхода к организации процессов, обеспечения процедурного взаимодействия.

Структура диссертации. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и одного приложения. В ней 144 страницы основного текста, 25 рисунков и 13 таблиц. Список литературы включает 84 наименования. Перечень используемых сокращений приведен в приложении 1.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Сморчкова, Оксана Васильевна

Выводы по главе 3

1. Обоснованы и представлены основные положения процедурного подхода:

• установление матричной взаимосвязи процедур и процессов организации;

• выделение базовых процедур, являющихся основой для разработки разнообразия процедурных конструкций;

• обеспечение и целенаправленное использование преобладания количества и разнообразия процедур над количеством и разнообразием процессов;

• организация начала жизненного цикла процедур до начала осуществления жизненного цикла процесса и продолжения его после окончания жизненного цикла процесса;

• постановка процедуры в качестве основы для организации и проведения контроля;

• реализация процедурного моделирования в формате ограничений безопасного/экономичного протекания процесса.

2. Выделены основные группы процедур (таблицы 9, 10). Отражен механизм последовательно-параллельной и обратной связи (цикличности) в процедурах. Наличие всех возможных связей, в том числе обратной связи, не всегда обязательно и экономически или организационно оправдано и зависит от различных факторов, но необходимо иметь в виду тот факт, что данная комбинация связей может теоретически быть осуществлена в полном объеме.

3. Примечательно, что процедуры синтеза являются отправной точкой для большинства процедур. Они предполагают использование после их применения всего процедурного аппарата, перечисленного в таблице 10. Важная роль процедур синтеза (установления связей) обусловлена тем, что с их помощью происходит установление различных типов связей между объектами, определяется субординация объектов, направление управляющего воздействия, направление потоков информации.

4. Проанализировано влияние на характеристики, состав и компоновку процедур следующих параметров:

• этапы процесса;

• компоновка и сложность процедур;

• организационная структура управления.

Описанные в пункте 3.3. механизмы позволяют уточнить применение определенного состава и последовательности процедур в зависимости от выделенных параметров.

5. Даны рекомендации по отражению и фиксированию в организационных документах (создание процедурного стандарта организации) рассмотренных механизмов.

Заключение

Постановка процедурного подхода к построению и развитию предприятия в настоящее время является одной из наиболее актуальных задач управления и способствует комплексному решению административных задач. Положения, заложенные в процедурный подход, позволяют не только расширить и дополнить имеющиеся подходы к управлению, но и предотвратить негативное развитие процессов.

Проведенное исследование убедительно показало, что существующие подходы не могут в полной мере обеспечить реализацию эффективного и действенного механизма построения процедур и взаимодействия между ними, который позволял бы определить, исходя из сложившейся ситуации, критерии выбора той или иной последовательности реализации процесса и давал вероятностную оценку результатов ее применения. В связи с этим важным положением разработки подобного механизма является обеспечение возможности влияния на ход процесса вплоть до его полного прекращения при определенных условиях, определение возникновения таких условий, а также предпосылок возникновения таких условий.

Четкое разграничение понятий жизненного цикла процесса и процедуры в системе управления организации позволяет реально и всесторонне представить их состав, содержание и взаимодействие, место и роль в разработке и осуществлении целенаправленного воздействия. Исследование жизненных циклов многократно реализуемого процесса и процедуры его осуществления показало целесообразность повышения значения разработки и осуществления стадии планирования, необходимость привлечения особого внимания к составлению процедуры, обеспечивающей рост эффективности процесса при сокращении времени его реализации.

Сопоставление жизненных циклов процесса и процедуры обосновало приоритет разработки и оптимизации процедур над организацией и проведением процессов. Выделение самостоятельного жизненного цикла процедуры обеспечивает ее многократное использование с различными целями, позволяет ее адаптацию к конкретным условиям нового процесса, способствует эффективному осуществлению контроля.

Обоснование необходимости выбора и осуществления процедурного подхода к организации управления становится конструктивным ресурсом создания различного набора и компоновки процедур. При этом взаимодействие процедур в составе процесса обеспечивается следующими ее конструктивными составляющими: инициация события как толчок к созданию и/или реализации процедуры, состояние (идентификация состояния), операция, условие, направление, переход. Полнота и точность критериев описания данных составляющих является основой формирования эффективных процедурных взаимосвязей как внутри процесса, так и при обеспечении межпроцессного взаимодействия.

Разработка, оценка и исключение на основе процедурного подхода спектра неэффективных моделей организации предотвращает реализацию абсолютно недопустимых вариантов реализации процесса. Также существенно снижается основной объем типовых ошибок на основе всестороннего и комплексного моделирования.

В работе обоснованы и представлены ключевые положения процедурного подхода, определены основание, параметры и содержание процедурной классификации, возможные связи ее элементов, выделены и раскрыты факторы, влияющие на состав и применение процедур в построении процессов конкретной организации, рассмотрено применение и место процедурного стандарта в системе документации организации.

Реализуемое предлагаемым подходом единство механизма и логики применения процедур обеспечивает эффективную интеграцию процессов. Классификация процедур информационного обеспечения и моделирования, обеспечение их взаимосвязи с этапами исследования и воздействия определяют место и роль каждой процедуры в системе управления организации. Выделение значения процедур синтеза предопределяет необходимость ориентации на них применения процедурного подхода, устанавливающей весь спектр связей между объектами, их субординации, направления воздействия и потоков информации.

Повышение внимания к построению процедурных моделей для различных процессов с учетом таких факторов, как организационная структура управления, особенности этапа, сложность функционального состава и связей, способствует оптимизации и увеличивает эффективность реализации процесса.

Разработка и внедрение процедурного стандарта в организационно-распорядительную документацию обеспечивают единство восприятия и реализации взаимодействия процессов организации и делегирование принятия решений по реализации процесса на уровень исполнителей. Подобный подход ставит перед менеджерами новые задачи, изменяя состав и содержание их деятельности: от функциональной специализации к универсальному управлению, от управления по ситуации к процедурному конструированию, к разработке и методическому обеспечению деятельности организации.

Разработка и реализация концепции процедурного представления организации, объединенной общей методикой построения, обеспечивает единое понимание процессов организации при создании и использовании документации и информационно-аналитических систем на этапе их проектирования, целостность и взаимосвязь системных элементов, ограничивает или вовсе предупреждает такие негативные явления, как неэкономичное или небезопасное развитие процесса, приводит к росту управляемости процессов. Единое описание процедур позволяет разрабатывать и использовать более сложные и быстродействующие системы. Проделанная исследовательская работа дает широкий спектр направлений дальнейших исследований по разработке и реализации процедурного аппарата в различных сферах деятельности и отраслях.