Развитие системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Развитие системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях"

На правах рукописи

Комаров Виктор Викторович

003452171

РАЗВИТИЕ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В ТОРГОВЫХ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ КОМПАНИЯХ

Специальность: 08.00.12 «Бухгалтерский учет, статистика»

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

о

)

Москва 2008

003452171

Работа выполнена на кафедре бухгалтерского учета AHO ВПО Центросоюз РФ «Российский университет кооперации»

Научный руководитель: доктор экономических наук, профессор

Овсийчук Мария Федоровна

Официальный оппонент. доктор экономических наук, профессор

Подольский Владимир Исакович кандидат экономических наук, Дуброва Мария Викторовна

Ведущая организация: Государственный университет управления

Зашита состоится « » ноября 2008 года в часов на заседании диссертационного совета Д 513.002.03 при AHO ВПО Центросоюз Российской Федерации «Российский университет кооперации» по адресу 141014, Московская область, г. Мытищи, ул. В, Волошиной 12/30. ¡dii заседаний диссертационного совета.

С диссертацией можно ознакомиться в библио!еке AHO ВПО Центросоюза Российской Федерации «Российский университет кооперации»

Автореферат разослан «26 » октября 2008 года

Ученый секретарь диссертационного совета

кандидат экономических наук, доцент

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования. Появление рыночных отношений в России не могло не затронуть одну из наиболее значимых отраслей социальной сферы народного хозяйствования - здравоохранение. Это выразилось в возникновении в фармацевтической отрасли частного сектора и уменьшении участия государства в системе распределения лекарственных средств. Данная тенденция открыла возможность формирования на рын широкого ассортимента лекарственных средств отечественных и зарубежт производителей, а это, в свою очередь, вызвало повышение спроса и рост объема фармацевтического рынка.

Основным преимуществом частного розничного фармацевтического сектора перед юсударственным является наличие возможности своевременною реагирования на потребности отечественного фармацевтического рынка и развитие спроса на лекарственные средства у населения В условиях ненасыщенности отечественного фармацевтического рынка появление широкого ассортимента лекарственных средств отечсстенных и западных производителей вызвало резкое повышение спроса. ')ю привело к росту емкости фармацевтического рынка, которая имеет ежегодную юнленциюк увеличению.

Развитие торговых фармацевтических компаний, как любой коммерческой организации, направлено на получение прибыли, увеличение товарного оборота и их доли на рынке. Текущие тенденции развития фармацевтического рынка состоят в ужесточение конкуренции торговых фармацевтических компаний, аптечных сетей, западных дистрибьюторов. Гкмелавие этого возникает объективная потребность в оптимитции леяютьнос! и торговых фармацевтических компаний, направленной на совершенствование технологических процессов закупочно-ебьповой деятельности, увеличение производительности складских мощностей и повышение эффективности применения внутренних ресурсов компаний

Одним из основных способов достижения этих целей является формирование эффективной системы управления организацией, основанной на получении своевременной и полной информации, пригодной для принятия эффективных управленческих решений, а также наличия уверенности руководства в функционировании текущих процессов на соответствующем уровне. Из этого следует, что уровень действующего контроля в торговых фармацевтических компаниях должен обеспечивать руководство информацией

о качественном исполнении поставленных задач и своевременном выявлении всех негативных факторов, способных помешать выполнению этих задач. Существующая система внутреннего контроля торговых фармацевтических компаний не способна в достаточной степени охватить деятельность организаций. Об этом свидетельствует наличие существенного уровня списания лекарственных средств из обращения по вине сотрудников, наличие рекламаций от клиентов, недостаточный ассортимент на складах По этой причине возникает объективная потребность в качественном анализе и разработке методик внутреннего контроля, определении структуры и роли подразделений внутреннего контроля. Этим обусловлена необходимость и значимость развития системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях, направленных на повышение эффективности фииансово-хозяйственной деятельности.

Степень изученности проблемы. Вопросы организации сиоемы внутреннего контроля и методики его проведения рассматривались в iрудах ведущих ученых и практиков России: Андреева В Д., Афанасьева В.Г , Альгина А.П, Бурцева В.В., Бархатова А.П., Барышникова Н.П., Богомолова A M , Вошесенского Э.А., Голошапова Н.А., Данилевского Ю.А., Мельник M В., Осчровского О.M., Овсийчук М.Ф., Подольского В.И., Палия В Ф„ Суйца В.П., Шеремета АД., а также западных специалистов и институтов, занимающихся проблемами внутреннего контроля: Адаме Р., Робертсон Д К., Инсжтута внуфенних аудиторов (Institute of Internai auditors, ПА), Комитета спонсорских оршнизаций Комиссии Тредуэя (Committee of Sponsoring Organisations of the l'readway Commission, COSO), Главного департамента бухгалтерскою учета США (Unities States General Accounting Office, GAO) и др.

Однако в этих работах не нашли достаточного рассмофения вопросы формирования системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях. Несовершенство имеющихся систем, возросшая практическая значимость и полезность разработок методик внутреннего кон фоля определили выбор 1емы, цели и задачи исследования.

Цель и задачи исследования. Цель исследования состой! в изучении системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях и зарубежного опыта организации системы внутреннего контроля, рафабокж методик контроля по хранению и сбыту лекарственных товаров.

Для достижения указанных целей были поставлены и решены следующие задачи'

- изучены тенденции развития фармацевтического рынка и определены показатели эффективности финансово-хозяйственной деятельности торговой фармацевтической компании;

- обобщены теоретические положения, определяющие роль системы внутреннего контроля в управлении организацией, уточнены выполняемые ею задачи,

- определены объекты контроля, субъекты и их контрольные функции, учитывающие особенности торговли лекарственными товарами;

- определено информационное обеспечение внутреннего контроля, основой которого является управленческий учет;

- предложены информационные технологии, включающие программные продукты, которые учитывают особенности торговых фармацевтических компаний и позволяют организовать получение оперативной информации о контролируемом объекте и принимать эффективные управленческие решения;

- разработаны методики внутрихозяйственного контроля хранения запасов, сбы га,

-уточнена роль службы внутреннего аудита и ее взаимодействие с субъектами контроля других подразделений;

- разработаны отчеты о состоянии внутреннего контроля в подразделениях и формы рабочих документов по результатам внутреннего аудита.

Область исследования соответствует п.2.1 «Методология и технология аудита», раздела 2 «Контроль и аудит финансово - хозяйственной деятельности», специальности 08.00.12 «Бухгалтерский учет, статистика», паспорта специальности ВАК (экономические науки).

Предмеюм исследования является организация и методика внутреннего ком фоля торговых фармацевтических компаний. Объектом диссертационного исследования является финансово-хозяйственная деятельность торговых фармацевтических компаний.

Теоретическая и методологическая основа исследования. Теоретическую основу исследования составили труды ведущих отечественных и зарубежных ученых по проблемам теории и методологии системы внутреннего контроля, аудита, управленческого учета, финансового менеджмента, организации автоматизированных систем управления. Исследование базируется на законодательных и нормативных документах Правительства РФ, материалах статистического наблюдения, материалах торговых фармацевтических организаций.

Информационной основой исследования послужили общенаучные принципы, заключающиеся в изучении экономических закономерностей и явлений развития и взаимосвязи. Исследование проводилось с применением следующих методов и приемов научного познания: анализа, синтеза, дедукции, индукции, метода группировок, аналитических сравнений, исследования абсолютных и относительных величин.

Научная новизна исследования заключается в разработке комплексной методики внутрихозяйственного контроля, включающей контроль на этапе хранения и сбыта лекарственных товаров. .

В ходе исследования получены следующие наиболее значимые результаты, представляющие научную новизну:

- определено влияние отраслевых особенностей деятельности торговых фармацев1ических компаний на формирование ореды контроля, что позволило предложить направления организации системы внутреннего контроля,

- предложено использовать информационные технологии, включающие программные продукты, позволяющие получать оперативную информацию о контролируемом объекте и принимать эффективные управленческие решения,

-рекомендованы методические подходы построения сис!смы управленческого учета, позволяющие сформировать элементы внутреннего контроля на уровне отдельных звеньев деятельности горговой фармацевтической организации;

-разработаны контрольные функции субъектов контроля на этапах продвижения лекарственных товаров: закупок, хранения и сбыта, что позволяет повысить качество и надежность системы внутреннего контроля;

- предложено совершенствование функций службы внутреннего ауди1а, направленных на координацию взаимодействия субъектов контроля в подразделениях торговых фармацевтических компаний;

- разработана методика по контролю за хранением лекаре 1 венных средств на складах, позволяющая исключить риски товара с малым сроком годности, ускорить их оборачиваемость и увеличить потоки поступления денежных средств;

- разработана методика контроля за сбытом лекарственных средиIв и товаров медицинского назначения, направленная на увеличение рентабельности продаж, усиление финансового положения тор: овых фармацевтических компаний.

- предложены отчеты о результатах контрольной деятельности, рабочие документы внутреннего аудитора, позволяющие формировать объективную оценку выявленных нарушений и разработки мероприятий по их устранению.

Теоретическая значимость исследования заключается в дополнении концептуальных основ организации системы внутреннего контроля с учетом особенностей фармацевтической отрасли.

Практическая значимость результатов исследования опредяется тем, что использование разработанных предложений и рекомендаций, методов оптимизации внутрихозяйственной деятельности и организации функций взаимодействия, действующих контрольных подразделений, позволяют сформировать эффективное реагирование системы внутреннего контроля на негативное проявление внешних и внутренних факторов. Это, в свою очередь, будет способствовать повышению эффективности финансово-хозяйственной деятельности торговых фармацевтических компаний.

Апробация и внедрение основных результатов исследования. Содержащиеся в диссертационной работе рекомендации, принятые в контрольном подразделении ЗАО « Интерлизинг - фарма» (справка о внедрении № 1295-03 от 12.10.07) , в ЗАО фирме «ЦВ Протек» использовались при формировании методической базы по развитию системы, внутреннего контроля (справка о внедрении № 245 / СУО от 30.09.07).

Публикации. Основные положения и результаты проведенного исследования опубликованы в 4 работах общим объемом - 4,45 п л., в том числе авторских - 4,45 п.л Из них в изданиях рекомендованных ВАК, 1 статья, (0,35 п л)

Объем и структура диссертации. Поставленные цели и задачи, отраженные в исследовании, определили структуру, логику и содержание работы Диссертационная работа состоит из введения, трех глав и заключения, содержит 21 таблицу, 16 схем, библиографического списка литературы и 33 приложения. Работа изложена на 182 листах машинописного текста.

Во введении определена и обоснована актуальность выбранной темы, сформулированы основные цели и задачи исследования, раскрыта научная новизна и практическая значимость проведенной работы, отражена их апробация и внедрение в организации.

В первой главе «Развитие "фармацевтического рынка Российской Федерации и потребность в совершенствовании системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических кампаниях» отражена роль торговых

фармацевтических компаний в системе здравоохранения страны. Определены основные показатели эффективности компании на фармацевтическом рынке и сформулированы ключевые направления развития отрасли на перспективу. Исследовано становление системы внутреннего контроля в коммерческой организации и сформулированы основные принципы и задачи действенного внутреннего контроля.

Во второй главе «Информационное обеспечение системы внутреннего контроля» раскрыта проблематика влияния степени автоматизации бизнес-процессов на систему внутреннего контроля торговой фармацевтической компании, исследовано влияние управленческого учета на информационное обеспечение внутреннего контроля и сформулированы основные котрольные мероприятия, отражающие эффективность деятельности отдельных бизнес-процессов и их взаимосвязь.

В третьей главе «Организация внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях» разработаны методики внутрихозяйственно! о контроля, отражающие поэтапное выполнение контрольных процедур при реализации лекарственных средств и хранении товарного запаса на складах. Сформулированы основные задачи и функции контрольных подразделений, определено их взаимодействие и разработаны формы документального сопровождения контрольной деятельности.

В заключении определены и сформулированы основные выводы по результатам диссертационной работы.

2. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ И РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ, ВЫНОСИМЫЕ НА ЗАЩИТУ

Особенности влияния деятельности торговых фармацевтических компаний на формирование среды контроля, позволяющей предложить направления организации системы внутреннего контроля

В исследовании отмечалась особенность фармацевтической деятельное!и, связанная с обеспечением качества лекарственных средств, реализуемых населению страны, своевременностью обеспечения клиентов необходимым ассортиментом лекарственных средств в необходимом обьсмс и в установленные сроки, соблюдением законности и норм, установленных органами государственного регулирования в области оборота лекаро венных средств и т.д. От работы дистрибьюторского звена, от того, как быстро будет поставлен препарат и какого качества, зависит и здоровье, и жизнь человека. Полому в системе внутреннего контроля торговой фармацевтической

компании должно уделяться особое внимание следующим аспектам деятельности: исключение из оборота фальсифицированных и просроченных лекарственных средств путем повышения качества контрольной деятельности за реализуемым ассортиментом; поддержание высоких требований к информации о поставщиках и усиление контроля за исполнением нормативных актов органов здравоохранения по обороту лекарственных средств; соблюдение требований к организации складских мощностей, следование нормативам по приемке товара, установке паллетов и стеллажей хранения товара, разделения мест хранения, учитывающих требования производителей и инструкций органов здравоохранения; наличие высококвалифицированных специалистов не только в области фармацевтики (провизоров, лаборантов и.т.д,), но и в качественном обучении складского персонала работе с лекарственными средствами, внедрение высокотехнологичных автоматизированных элементов управления, позволяющих повысить оперативность получения информации об объекте контроля; разработка и внедрение методик обследования системы внутреннего контроля, учитывающих контрольную деятельность на уровне выполнения отдельных бизнес-процессов; определение функций и принципов взаимодействия субъектов контроля.

Необходимо отметить, что развитие системы внутреннего контроля направлено на совершенствование и оптимизацию действующих процессов торговой фармацевтической компании, пересмотр и изыскание механизмов снижения неоправданных потерь и издержек, а также повышение уверенности руководства в четком исполнении установленных целей.

Таким образом, развитие системы внутреннего контроля должно охватывать всю деятельность торговой фармацевтической компании.

' Информационные технологии, как инструмент получения оперативной информации о контролируемом объекте для принятия эффективных управленческих решений

Тенденции текущего фармацевтического рынка характеризуются массовостью автоматизации деятельности его субъектов с целью эффективного развития и взаимодействия с другими участниками. Однако потребности в автоматизации обуславливают необходимость развития следующих направлений: повышение точности оперативного учета; управление по ключевым показателям деятельности; повышение оперативности реакции на колебания спроса; повышение точности планирования; отслеживание партий (множественных номеров партий); управление качеством; динамичное

управление системой ценообразования (скидки, отчисления); оптимизация цепочек поставок; непрерывное управление сбытовой деятельностью.

Исходя из этих направлений, автор предлагает способы автоматизации учетного пространства при помощи корпоративных информационных систем класса ERP. Учетные системы такого рода позволяют охватить весь комплекс операций на складе (приход, перемещение и реализация товара), параллельное создание документооборота (накладных, счетов, счетов-фактур, актов списания и т.п.), а также использование фактических данных для планирования и контроля их исполнения. Основная задача подобных систем сводится к достижению полной автоматизации обработки информации по всем протекающим бизнес-процессам в организации и предоставлению на выходе подробных сведений о результатах данных бизнес-процессов в любой момент

г

времени.

Такой подход снижает риски, которые можно предотвратив автоматизированным способом, снизить возможность злоупотребления деловой информацией и повысить возможности качественного контроля

Корпоративная информационная система должна стать частью системы управления и поддерживать деятельность руководства и персонала, предоставляя нужную информацию для принятия решений. Исходя их этою можно сделать вывод, что в оптимальном варианте она должна поддерживать все этапы управленческого цикла, точнее сказать, все возможные процессы автоматизации: планирование, учет, контроль и анализ.

Методические подходы построения системы управленческого учета, позволяющие сформировать элементы внутреннего контроля на уровне отдельных звеньев деятельности торговой фармацевтической компании

Рост и укрупнение компаний, создание сложных организационных структур повышает требования к управленческой информации и обязывает формировать механизмы, способные организовывать получение своевременной и полной информации, которая должна отражать изменения внешних условий, качество выполнения поставленных руководством задач и служить источником для формирования прозрачной системы внутреннего контроля, позволяющей своевременно выявлять отклонения от планов.

Один из этих механизмов - эффективно организованный управленческий учет, основанный на специфике деятельности торговых фармацевтических компаний. К этому необходимо добавить, что организация управленческого учета должна учитывать выбранную стратегию управления, организационную

структуру и сформированные стандарты бизнес-процессов. Эффективность системы управленческого учета зависит от ее построения и логики. Из определения управленческого учета, следует что информация предоставляется соответствующему потребителю для анализа и принятия управленческого решения. Связующим звеном в принятии решений на всех уровнях должна служить общая стратегия развития компании. Управленческая стратегия должна производить увязку индивидуальных целей, как отдельных сотрудников, так и подразделений. Поэтому система управленческого учета формируется с учетом уровня ее применения (Схема 1,).

На уровне высшего руководства первоначально формируется видение и понимание развития компании в целом. Разрабатываются долгосрочные стратегические планы, обеспечивающие организацию конкурентными преимуществами в отрасли и достижение соответствующих результатов. В данном вопросе большое значение отводится измерителям (показателям), которые будут сообщать о достижении организацией поставленных целей.

Эту возможность обеспечивает система сбалансированных показателей (The balance scorecard, BSC). Задача данной системы заключается в обеспечении информацией, способной выявлять факторы эффективности деятельности организации и управлять реализацией стратегических целей при помощи разложения их на тактические и оперативные цели, предусматривающие регулярное изменение.

Схема 1 - Использование информации в процессе управления

Основное преимущество данной системы - полнота представления картины деятельности организации, заключающаеся в дополнении к

классическим финансовым показателям, нефинансовых показателей, которые отражают качество выполнения внутренних процессов.

Следующим уровнем системы управленческого учета является непосредственно управленческая отчетность, основанная на бюджетировании и контроле исполнения бюджетов. В процессе разработки бюджета координируются виды деятельности отдельных подразделений. Исполнение бюджета заключается в консолидации и группировке фактических операций, позволяющих сравнивать их с плановыми значениями, и проведении анализа причин отклонения. Поэтому возникает требование к системе управленческого учета, которая имеет возможность сопоставления плана с фактом в требуемых разрезах.

Практика показывает, что учетная информация, необходимая для поведения план-факт анализа, содержится в разных источниках. Это создает некоюрые трудности их систематизации связанные с трудоемкое 1ыо формирования отчетов и форм представления. Автором рассмофена концепция построения управленческой отчетности в рамках единой системы, которая удовлетворяет потребности всех функциональных областей торювой фармацевтической компании. Эта концепция базируется на создании многомерных счетов, позволяющих формировать управленческую информацию в необходимых разрезах (таблица 1).

Таблица 1- Многомерный счет учетной системы

Номер аналитики Описание сегмента

Аналитика 1 ЦФО

Аналитика 2 счет БУ

Аналитика 3 счет ФУ (УУ)

Аналитика 4 вид дохода (расхода)

Аналитика 5 тип клиента

Аналитика 6 категория препарате

Аналитика 7 план (факт)

Таким образом, рассматриваемый подход обеспечивает возможность использования учетного процесса для следующих целей:

• формирование и представление бухгалтерской и налоговой отчетности в государственные учреждения (налоговая инспекция, органы статистики);

• формирование управленческой отчетности для руководства компании в соответствии с учетной политикой по управленческому учету;

• проведение план-факт анализа в разрезах Центров финансовой ответственности и видов доходов и расходов;

• осуществление маркетингового анализа в рафезах реализуемых категорий препараюн и тпов контрат ентов.

Последним ¿типом системы управленческого учета является данные оперативной отчетности Отраженные но Центрам финансовой ответственности бюджетные значения мотуг быть разложены на отдельных сотрудников, тем самым определив персональную ответственность ¡а достижение плановых ¡начепнй но показатетям 1аким образом, рассмотрев структуру управленческой информации можно сделать вывод, что, управленческий учет компании формирует стандарты, обеспечивающие поддержание системы внутреннею контроля на соответствующем уровне. Внутренний контроль как встроенная подсистема в процессы управления организации помогает добиваться намеченных целей. По эюй причине от прозрачности системы управления организации зависит действенность и -эффективность системы внутреннего контроля организации.

Контрольные функции субъектов контроля на этапах продвижения лекарственных товаров

Деятельность юрювых фармацевтических организаций направлена на обеспечение своих клиенте лекарственными средствами и товарами медицинскою назначения. Важной составляющей является построение системы управления ортанизации таким обратом, чтобы обеспечить

эффективность выполнения бизнес-процессов, связанных с движением товара до конечного потребителя.

Под контрольной деятельностью понимаются методы и процедуры, используемые компанией для предотвращения возможного влияния внешних и внутренних рисков на выполнение поставленных задач руководством

Контрольная деятельность относится ко всем уровням и подразделениям компании и включает целый ряд различных видов процедур, встроенных во все бизнес-процессы. Поэтому в исследовании рассмотрен способ организации контрольной деятельности торговых фармацевтических компаний в разрезе функций деятельности.

Это определяет во!можность выделения особенностей контрольной среды каждой функции в отдельности и внедрения контрольных процедур непосредственно в действующие бизнес-процессы. При формировании системы внутреннего контропя по функциям деятельности важными критериями являются:

• определение подконтрольного процесса;

• установление ответственных подразделений.

• определение результата достижения подкоп грольного процесса;

• влияние существующих рисков.

В системе внуфеннего контроля, ориентированного на риск, в роли стандарта вступае! уровень риска, приемлемый для компании. Контрольная деятельность направлена на выявление екпаточнот уровня риска, где при отклонении от стандартно: о уровня коррекции подлежит именно тот би ¡нсс-процесс, контроль которою не обеспечивает смягчения воздействия риска. Па рисунке 2 отражены основные функциональные риски торговой фармацевтической компании.

Для выбора наиболее эффективных методов и технологий внутреннею контроля но функциям деятельности и выявлению свойственных им рисков, процедуры контроля проводятся поэтапно-

- анализируются действующие бизнес-процессы с определением параметра входа процесса и его выхода, то есть результата;

-определяются участники бизнес-процесса, лица непосредственно, воздействующие на процесс для достижения планируемого результата;

анализируется регламентированность процесса, где контролируется уровень описания функций сотрудников и их адекватность текущим реалиям;

- разрабатываются критерии эффективности показателей, выполняющих функцию контрольных точек, на основе которых можно судить о качестве системы;

разрабатываются функциональные риски, препятствующие резулыативному выполнению бизнес-процесса.

Система индикаторов на основе выработанных критериев способна заблаговременно сигнализировать о грозящих рисках и принимать меры по их предупреждению. Но важны не сами показатели риска, а их пороговые значения, под которыми подразумеваются предельные величины, несоблюдение которых препятствует нормальному ходу развития процессов в ир| анизации, что может привести к формированию разрушительных тенденций. Кош рольная деятельность связана, в первую очередь, с процессом •экономической рискозащищенности, который подразумевает качество и надежность действующих процедур контроля, вероятность сохранения работоспособности связей внутри организации, способность выдерживать большое давление как внешней, так и внутренней среды.

ФД Планирование

ФД Сбыт

• риск не рентабельности сделок при планирование поставок товара I* риск неисполнения сроков по подготовке бюджетов

• риск неэффективного планирования по причине несоблюдения регламентов по Срокам

• риск принятие неадекватных нормативов и планов применения расходов в лроизпопстеенкой деятельности

I ФД Закупки

• риск отражения расходов на згкупкч не в соответствующем периоде

• риск некорректного отражения я учете стоя мости товара при приемке на екпа I

• риск амигпта товара. ис имеющего соответствующей сертификации

• риск фиктивного отражения факта гакупкн

• риск принятия бракованного товара

• риск исс*>блюления температурного режима при оприходовании товара н I »

ФД Хранение товара

• риск япмскания штрафных санкций государственными органами ча несоответствие организации складских помещении ГОСТ V н ограидепыч стандартам

• риск списания товара, связанного с остаточным сроком годности

• риск х шиеиия товарных запасов

• риск не выявления несоответствующего товара на местах хранения риск увеличения уровня возвратов товара от клиентов

!• риск несоответствующей утилтаиим лекарственных срсдсIн и г л

__ФД Сервис_

• риск жнорирования поступившей рекламации клиента I» риск некачественного сказания сервисных >сл)Г риск неправильного отражения операций в учете

риск неполного документального сопровождения по претензионной работе

• риск неутверждения руководством пен и условий продаж для клиентов

• риск дефектуры товарных позиций

• риск не соответствия данных первичным сопроводительных документов фактическим отгрузкам

• риск предоставления скидок клиентам не авторизуются и неточно учитываются в соответствующем периоде;

риск дублируюших или фиктивных записей на счетах продаж

• риск наличия ошибки в нормативно-справочной информации о клиентах

• риск отражения дебиторской задолженности не в полном объеме и в несоответствующем периоде

ФД Финансы

• риск несоответствия требованиям к ведению бухгалтерского учета И составлению внешней отчетности по стандартам Рф

• риск необеспечения налоговой зашит

• риск несоответствия требованиям публичной отчетности по стандартам МСФО i

(IAS)

• риск несоответствия внутренним и внешним требованиям к регистрации первичной учетной информации

• риск несоответствия внутренним требованиям к ведению управленческого учета и составлению отчетности

• риск "экономической неэффективности операций

• риск неисполнения бюджета в части затрат

ФД Маркетинг

• риск установления некорректной ценовой политики в части лекарственных срелств. относящихся к перечню жизненно важных и необходимых

! текарственных средств

риск разработки неадекватной сбытовой политики

• • риск введения в базовый прайс-лист препарата непользуюшигося спросом

• риск неэффективного взаимодействия с производи елями а части продвижения новых препаратов на рынок

• риск неэффективной оценки конкурентов на рынке и т д.

Схема 2 - Основные риски функций деятельности торговой фармацевтической компании

Совершенствование функции службы внутреннего аудита, направленное на координацию взаимодействия субъектов контроля подразделении в торговых фармацевтических компаниях

Рассмотрена роль службы внутреннего аудита, которой отводится важное место в системы внутреннего контроля, его подотчетность, цели и задачи, наличие внутренних документов, регламентирующих права и обязанности службы, а также способы и взаимоотношения с другими субъектами контроля в организации. Важным этапом в осуществлении контроля по функциям деятельности торговой фармацевтической компании является возможность проведения качественной проверки в разрезе действующих звеньев управления организацией Поэтому здесь необходимы знания не только в области финансового учета и правового perулирования деятельности организации, но и наличие знаний в таких областях как маркетинг, логистика, персонал, продажи, информационные технолотии. Предложенный автором способ направлен на создание в составе действующею подразделения специалистов-аудиюров по каждой из перечисленной функций деятельности или создание служб кошроля в конкрешой функциональной деятельности При этом данные сотрудники или службы организационно подчиняются непосредственно исполнительному руководству, а функционально - подразделению внутреннею аудита и аудиторскому комитету, тем самым, обеспечивая ею всей необходимой информацией, позволяющей оценивать систему внутреннею контроля.

Основой для иото послужила cipyKiypa взаимодействия контрольных подразделений и анализ их функциональною назначения в юрювых фармацевтических компаниях Их взаимодействие отражено на схеме 3

В приведенном рисунке отражена структура с использованием в системе внутреннею контроля субьекюв контроля по функционалам деятельности подразделений и выделением отдельною процесса контрольно - ревизионной деятельности

I Аудиторский I I комитет

V______ ..У

ч

Подразделение внутреннего аудита

Контрольно» ревизионное , подразделение .

[ " ФКП ' 1

(информацноннъгЯ f^^^ 1 контроль) 1

ФКП

(Ф армац* вт ичаский

Схема 3 - Структура и взаимосвязь контрольных подразделений торговой фармацевтической компании

Функциональные контрольные подразделения осуществляют независимую объективную опенку и анали! процедур внутреннею контроля за процессами, вырабатываю! рекомендации, направленные на устранение выявленных недостатков, и осуществляю! мониторинг выполнения 1аких рекомендаций Оценка осушеавляется с точки зрения достижения целей, поставленных перед системой внутреннею контроля орт ани записи. Сотрудники функционального контрольного полра ¡деления являются специалистами у ¡кой специализации, которые способны качественно оценивать состояние процессов в соотвеicIиуюших подра¡делениях.

Взаимодействие со службой внуфеннего аудита происходит при помощи мониториш а. проводимою функциональными кои Iрольпыми

подразделениями, рекомендаций, сформированных службой внутреннею аудита. Это осуществляется в соответствии с обязательным регламентом отчетов службы внутреннего аудита по результатам проведенных мониторингов и собственных аудитов, ревизий, аналитических и прочих процедур Руководитель функционального контрольного подразделения согласовывает с начальником службы внутреннего аудита действия по устранению недоста!ков системы внутреннего контроля, выявленных в

процессе аудитов Служба внутреннего аудита координирует составление нормативной документации этими подразделениями и обеспечивает их направленность на достижение целей.

Кроме того они обеспечивают постоянное наблюдение за функциональными рисками, позволяющее оценивать каждую в своей области.

Методика контроля за хранением лекарственных средств на складах, позволяющая исключить риски наличия товара с малым сроком годности, ускорить их оборачиваемость, увеличить потоки поступления денежных средств

Построение методики внутрихозяйственного кош роля основано на организации поэтапного инспектировании бизнес- процессов анализируемой области Данный подход позволяе] формировать наиболее полное представление о производственных процессах, генерации информации о возможных зонах риска, снижающих эффективность контролируемою процесса, и принятие мер по его своевременному устранению.

Эю обследование направленно на выявление нарушений в сфере хранения, несоблюдения установленных внутренних нормативов по организации деятельности в функциональной области, предотвращение нарушений законодательных актов органов здравоохранения.

Методика определяет всесюроннее рассмотрение хозяйственных операций, тде источниками информации являются как данные бухт питерского учет а, 1ак и внутренние инструкции и методики, данные складскою учсча и т.д Использование при проверке разных источников позволяет обьек1ивно оценивать уровень внутрихозяйственного кош роля Рассмотренные в меюдике лапы проверки характеризую! бизнес- процессы, подверженные наибольшему нет агивпому воздействию и имеющие ощутимые последствия при их наступлении. Основные лапы внутрихозяйственного конфоля хранения запасов отражены на схеме 2

Хранение запасов кош роль наличия товара на соответствующих местах хранения

обеспечение условий хранения товара

анализ обоснованности количественных претензий клиентов

сокращение отказов в выдаче товара клиентам

уменьшение риска наличия товара с малым сроком годности

исключение из оборота фальсифицированных препаратов

формирование себестоимости товарного запаса и отражения его в учете

Схема 4 - Этапы внутрихозяйственного контроля хранения запасов

Внутрихозяйственный контроль в рассмотренной функциональной области позволяет руководи ву компании создать представление об уровне эффективности действующих процессов, что в свою очередь позитивно отражается па организации осмысленной контрольной деятельности на местах управления и проведении качественною анализа действующих производственных процессов с целью их дальнейшего •эффективного прсобразования и минимизации рисков в этой области.

Методика контроля за сбытом лекарственных товаров и средств медицинского назначения, направленная на увеличение рентабельности продаж, усиление финансового положения торговых фармацевтических компаний

Для фармацевтического дистрибьютора реализация лекарственных средств и изделий медицинского назначения является основной. По этой причине осуществление внутреннего контроля в функциональной области «Сбыт» является наиболее важной. Существует необходимость создания действенных и эффективных механизмов контроля, позволяющих снизить и избежать как внешних, гак и внутренних рисков.

К основным внешним рискам следует отнесш негативное воздействие со стороны государственных фискальных ор1анов, связанное с неправильным отражением юварных операций на счетах бухгалтерского учсма, нарушением законодательства в реализации лекарственных средств, и неплатежей клиентов. К основным внутренним можно отнести экономическую неэффективность, обусловленную преднамеренными негативными действиями или действиями, совершенными вследствие невнимательности или халашою отношения к должностным обязанностям со стороны сотрудников при проведении сделок купли-продажи. Для ортанизации внутрихозяйственного кон фоля продаж разработаны методы контроля, позволяющие эффективно снижать внешние и внутренние риски. Основные лапы внутрихозяйственно!о контроля сбыта отражены в схеме 5

| Сбыт

' выполнение условий Д01 овора поставки товаров

[своевременное формирование заказов на опрузку товара и контроль над

Í

i его исполнением

I_____ ____ __ ____ _ ______________„ ___

правильность формирования первичной документации (товарные и

сопроводительные документы) и законность их совершения

^четкое исполнение внутренних нормативных документа в области

! ценообразования при работе с клиешами

¡своевременность к полнота отражения юварных операций но реализации

в peí Hcipax бухт ал терского учета ' соответствие данных синтетическою учета данным аналитического учсма 1 в разрезе кон ipai енгов правильность определения налогооблатаемой базы и ставок НДС по

i

кчпеториям реализуемых препаратов

Схема 5 - Этапы внутрихозяйственного контроля сбыта лекарственных средств

Отчеты о результатах контрольной деятельности и рабочие документы внутреннего аудитора, позволяющие формировать объективную оценку о выявленных нарушениях и предлагать мероприятия по их устранению

В процессе исследования автором разработаны формы рабочих документов и отчеты, отражающие рискоориентированный подход диагностики системы внутреннего контроля, который обеспечивает постоянное наблюдение за функциональными рисками в подразделениях компании.

Этот подход позволяет контролировать изменения обнаруженных ранее рисков и выявлять новые существенные риски путем их оценки и тестирования работы подразделений по элементам внутреннего контроля, тем самым обеспечивая раскрытие причин неработоспособности бизнес-процессов, связанных с недостатками внутреннего контроля в подразделении. Использование этой информации позволяет объективно оценить аудируемый процесс и профессионально сформулирован, действия направленные на снижения рисков

По результатам проведенных проверок руководству компании и подразделений прелс швляю 1ея аналитические отчеты с отражением недостатков системы внутреннего контроля, в том числе фактов нарушения законодательства и внутренних нормативных документов, решений и указаний руководства компании, невыполнения планов, нетффекгивной организации би шес-процессов. неправомерного использования средств, искажения бухгалтерской и управленческой отчетности

Кроме обозначенных недостатков в отчете отражаются предложения но минимизации системных, существенных и повторяющихся рисков в подразделении, ишнакнея причины возникновения рисков и отношение к ним руководства подразделений с оценкой объективности сформулированных причин.

Публикации по теме диссертационной работы

I Комаров В.В. Внутренний контроль как элемент управления организацией//Проблемы экономики.-2007. - №10. -0,21 п. л.

2. Комаров В.В. Организация и ведение контрольной деятельности в юрговых фармацевтических компаниях // Экономика, социология, право. - 2007. № 12. - 0,39 п.л,

3. Комаров В.В. Развитие системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях: Научное издание.- М.: «Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2007. - 3,5 п.л.

Статьи в рекомендованных ВАК научных периодических изданиях

а Комаров В.В. Внутрихозяйственный контроль продажи лекарственных средств и изделий медицинского назначения // Предпринимательство. -2007 - № 5. - 0,35 п.л.

(

Подписано в печать 25.10.2008 г, Объем 1,43 Тираж 100 экз. АНОВПОЦС РФ

«Российский университет кооперации» 141014, Московская область, г. Мытищи ул. В. Волошиной, 12/30

я

^ у

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Комаров, Виктор Викторович

ВВЕДЕНИЕ.

ГЛАВА I. РАЗВИТИЕ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОГО РЫНКА РОССИИ И ПОТРЕБНОСТЬ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В ТОРГОВЫХ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ КОМПАНИЯХ.

1.1 Состояние фармацевтического рынка в Российской Федерации и показатели эффективности фармацевтических дистрибьюторов.

1.2 Значение системы внутреннего контроля, объекты и задачи контроля.

1.3 Содержание системы внутреннего контроля и факторы, определяющие структуру.

ГЛАВА II. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ.

2.1 Информационное обеспечение системы внутреннего контроля, его влияние на совершенствование методов контроля.

2.2 Организация и ведение контрольной деятельности в торговых фармацевтических компаниях.

2.3 Управленческий учет - основа информационного обеспечения внутреннего контроля.

ГЛАВА III. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В ТОРГОВЫХ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ КОМПАНИЯХ.

3.1 Внутрихозяйственный контроль реализации лекарственных средств и изделий медицинского назначения.

3.2 Внутрихозяйственный контроль обеспечения запасов лекарственных средств и изделий медицинского назначения.

3.3 Функционирование службы внутреннего аудита и пути ее совершенствования.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Развитие системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях"

Актуальность темы. Появление рыночных отношений в России не могло не затронуть одну из наиболее значимых отраслей социальной сферы народного хозяйствования - здравоохранение. Это выразилось в возникновении в фармацевтической отрасли частного сектора и уменьшении участия государства в системе распределения лекарственных средств. Данная тенденция открыла возможность формирования на рынке широкого ассортимента лекарственных средств отечественных и зарубежных производителей, а это, в свою очередь, вызвало повышение спроса и рост объема фармацевтического рынка.

Основным преимуществом частного розничного фармацевтического сектора перед государственным является наличие возможности своевременного реагирования на потребности отечественного фармацевтического рынка и развитие спроса на лекарственные средства у населения. В условиях ненасыщенности отечественного фармацевтического-рынка появление широкого ассортимента лекарственных средств отечественных и западных производителей вызвало резкое повышение спроса. Это привело к росту емкости фармацевтического рынка, которая имеет ежегодную тенденцию к увеличению.

Развитие торговых фармацевтических компаний, как любой коммерческой организации, направлено на получение прибыли, увеличение товарного оборота и их доли на рынке. Текущие тенденции развития фармацевтического рынка состоят в ужесточение конкуренции торговых фармацевтических компаний, аптечных сетей, западных дистрибьюторов. Вследствие этого возникает объективная потребность в оптимизации деятельности торговых фармацевтических компаний, направленной на совершенствование технологических процессов закупочно-сбытовой деятельности, увеличение производительности складских мощностей и повышение эффективности применения внутренних ресурсов компаний.

Одним из основных способов достижения этих целей является формирование эффективной системы управления организацией, основанной на получении своевременной и полной информации, пригодной для принятия эффек3 тивных управленческих решений, а также наличия уверенности руководства в функционировании текущих процессов на соответствующем уровне. Из этого следует, что уровень действующего контроля в торговых фармацевтических компаниях должен обеспечивать руководство информацией о качественном исполнении поставленных задач и своевременном выявлении всех негативных факторов, способных помешать выполнению этих задач. Существующая система внутреннего контроля торговых фармацевтических компаний не способна в достаточной степени охватить деятельность организаций. Об этом свидетельствует наличие существенного уровня списания лекарственных средств из обращения по вине сотрудников, наличие рекламаций от клиентов, недостаточный ассортимент на складах. По этой причине возникает объективная потребность в качественном анализе и разработке методик внутреннего контроля, определении структуры и роли подразделений внутреннего контроля. Этим обусловлена необходимость и значимость развития системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях, направленных на повышение эффективности финансово-хозяйственной деятельности.

Степень разработанности вопроса исследования. Вопросы организации системы внутреннего контроля и методики его проведения рассматривались в трудах ведущих ученых и практиков России: Андреева В.Д., Афанасьева В.Г., Альгина А.П, Бурцева В.В., Бархатова А.П., Барышникова Н.П., Богомолова A.M., Вознесенского Э.А., Голошапова Н.А., Данилевского Ю.А., Мельник М.В., Островского О.М., Овсийчук М.Ф., Подольского В.И., Палия В.Ф., Суйца В.П., Шеремета А.Д., а также западных специалистов и институтов, занимающихся проблемами внутреннего контроля: Адаме Р., Робертсон Д.К., Института внутренних аудиторов (Institute of Internal auditors, IIA), Комитета спонсорских организаций Комиссии Тредуэя (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, COSO), Главного департамента бухгалтерского учета США (Unities States General Accounting Office, GAO) и др.

Однако в этих работах не нашли достаточного рассмотрения вопросы формирования системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических 4 компаниях. Несовершенство имеющихся систем, возросшая практическая значимость и полезность разработок методик внутреннего контроля определили выбор темы, цели и задачи исследования.

Цель и задачи исследования. Цель исследования состоит в изучении системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях и зарубежного опыта организации системы внутреннего контроля, разработок методик контроля по хранению и сбыту лекарственных товаров.

Для достижения указанных целей были поставлены и решены следующие задачи:

- изучены тенденции развития фармацевтического рынка и определены показатели эффективности финансово-хозяйственной деятельности торговой фармацевтической компании;

- обобщены теоретические положения, определяющие роль системы внутреннего контроля в управлении организацией, уточнены выполняемые ею задачи;

- определены объекты контроля, субъекты и их контрольные функции, учитывающие особенности торговли лекарственными товарами;

- определено информационное обеспечение внутреннего контроля, основой которого является управленческий учет;

- предложены информационные технологии, включающие программные продукты, которые учитывают особенности торговых фармацевтических компаний и позволяют организовать получение оперативной информации о контролируемом объекте и принимать эффективные управленческие решения;

- разработаны методики внутрихозяйственного контроля хранения запасов, сбыта;

- уточнена роль службы внутреннего аудита и ее взаимодействие с субъектами контроля других подразделений;

- разработаны отчеты о состоянии внутреннего контроля в подразделениях и формы рабочих документов по результатам внутреннего аудита.

Область исследования соответствует п.2.1 «Методология и технология аудита», раздела 2»Контроль и аудит финансово - хозяйственной деятельности», специальности 08.00.12 «Бухгалтерский учет, статистика», паспорта специальности ВАК (экономические науки).

Предмет и объект исследования. Предметом исследования является организация и методика внутреннего контроля торговых фармацевтических компаний. Объектом диссертационного исследования является финансово-хозяйственная деятельность торговых фармацевтических компаний.

Теоретическая и методологическая база исследования. Теоретическую основу исследования составили труды ведущих отечественных и зарубежных ученых по проблемам теории и методологии системы внутреннего контроля, аудита, управленческого учета, финансового менеджмента, организации автоматизированных систем управления. Исследование базируется на законодательных и нормативных документах Правительства РФ, материалах статистического наблюдения, материалах торговых фармацевтических организаций.

Информационной основой исследования послужили общенаучные принципы, заключающиеся в изучении экономических закономерностей и явлений развития и взаимосвязи. Исследование проводилось с применением следующих методов и приемов научного познания: анализа, синтеза, дедукции, индукции, метода группировок, аналитических сравнений, исследования абсолютных и относительных величин.

Научная новизна исследования заключается в разработке комплексной методики внутрихозяйственного контроля, включающей контроль на этапе хранения и сбыта лекарственных товаров.

В ходе исследования получены следующие наиболее значимые результаты, представляющие научную новизну:

- определено влияние отраслевых особенностей деятельности торговых фармацевтических компаний на формирование среды контроля, что позволило предложить направления организации системы внутреннего контроля;

- предложено использовать информационные технологии, включающие программные продукты, позволяющие получать оперативную информацию о контролируемом объекте и принимать эффективные управленческие решения;

- рекомендованы методические подходы в построении системы управленческого учета, позволяющие сформировать элементы внутреннего контроля на уровне отдельных звеньев деятельности торговой фармацевтической организации;

- разработаны контрольные функции субъектов контроля на этапах продвижения лекарственных товаров: закупок, хранения и сбыта, что позволяет повысить качество и надежность системы внутреннего контроля;

- предложено совершенствование функций службы внутреннего аудита, направленных на координацию взаимодействия субъектов контроля в подразделениях торговых фармацевтических компаний;

- разработана методика по контролю за хранением лекарственных средств на складах, позволяющая исключить риски наличия товара с малым сроком годности, ускорить их оборачиваемость и увеличить потоки поступления денежных средств;

- разработана методика контроля за сбытом лекарственных средств и товаров медицинского назначения, направленная на увеличение рентабельности продаж, усиление финансового положения торговых фармацевтических компаний.

- предложены формы отчетов о результатах контрольной деятельности, рабочие документы внутреннего аудитора, позволяющие формировать объективную оценку выявленных нарушений и разработки мероприятий по их устранению.

Теоретическая и методологическая основа исследования. Теоретическую основу исследования составили труды ведущих отечественных и зарубежных ученных по проблемам теории и методологии системы внутреннего контроля, аудита, управленческого учета, финансового менеджмента, организации автоматизированных систем управления. Исследование базируется на 7 законодательных и нормативных документов Правительства РФ, материалах статистического наблюдения, материалах торговых фармацевтических организаций.

Информационной базой исследования послужили общенаучные принципы, предполагающие изучение экономических закономерностей и явлений в развитии и взаимосвязи. Исследование проводилось с применением следующих методов и приемов: научного познания: анализа, синтеза, дедукции, индукции, метода группировок, аналитических сравнений, исследования абсолютных и относительных величин.

Апробация и внедрение основных результатов исследования. Содержащиеся в диссертационной работе рекомендации, принятые в контрольном подразделении ЗАО « Интерлизинг-фарма» (справка о внедрении № 129503 от 12.10.07), в ЗАО фирме «ЦВ Протек» использовались при формировании методической базы по развитию системы, внутреннего контроля (справка о внедрении № 245 / СУО от 30.09.07).

Публикации. Основные положения и результаты проведенного исследования опубликованы в 4 работах общим объемом - 4,45 п.л., в том числе авторских - 4,45 п.л. Из них в изданиях рекомендованных ВАК, 1 статья, (0,35 п.л).

Объем и структура диссертации. Поставленные цели и задачи, отраженные в исследовании, определили структуру, логику и содержание работы. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав и заключения, содержит 21 таблицу, 16 схем, библиографического списка литературы и 33 приложения. Работа изложена на 182 листах машинописного текста.

Диссертация: заключение по теме "Бухгалтерский учет, статистика", Комаров, Виктор Викторович

• основные выводы для руководства;

• руководитель аудита;

• состав аудиторов;

• перечень не представленных в ходе аудита документов;

• недостатки систем внутреннего контроля, в том числе факты нарушения законодательства и внутренних нормативных документов, решений и указаний руководства организации, невыполнения плана, неэффективной организации бизнес-процессов и использования средств, искажения бухгалтерской и управленческой отчетности и др.;

• риски, реализация которых ведет к неисправлению выявленных недостатков;

• рекомендации по повышению эффективности системы внутреннего контроля (Приложении 32).

Отчет должен быть составлен не позднее даты окончания аудита. Ответственность за составление отчета по результатам аудита несет руководитель аудита. Отчет по результатам аудита подписывается руководителем проверки и всеми участвующими в проверке аудиторами. К данному отчету может прилагаться объяснительная записка о выявленных нарушениях.

В данном отчете излагаются причины возникновения рисков и отношение руководства подразделений. Руководитель аудита направляет отчет по полученной от руководства информации о выявленных в процессе аудита негативных факторах деятельности, в формате таблицы в электронном и бумажном виде. (Приложение 33).

Аудиторы службы внутреннего аудита рассматривают объяснения руководителей подразделений и оценивают объективность сформулированных причин. Затем пишут своё заключение по каждому полученному разъяснению. Такое заключение должно содержать мнение аудитора об адекватности объяснения руководства подразделений (соответствии отраженным в отчете фактам/недостаткам, рекомендациям и закреплении ответственности за выполнение рекомендаций), а также о необходимости внесения/не внесения корректировок в содержание отчета. Эта таблица разногласий должна быть подписана:

• аудитором;

• руководителем аудита.

Утверждение отчета по аудиту осуществляет руководитель службы внутреннего аудита. Утверждение отчета осуществляется, исходя • из сути предмета аудита, уровня рисков, присущих аудируемому процессу, а также рода выявленных недостатков. Руководителем определяется круг менеджеров, которым направляются копии отчета по внутреннему аудиту. Предоставление отчета проводится согласно установленному регламентом порядку предоставления отчетности по проведенным аудитам.

Завершающим циклом является наблюдение или мониторинг исполнения вынесенных аудиторами рекомендаций по результатам проведенных аудитов. Формы и способы мониторинга исполнения рекомендаций определяются руководителем службы внутреннего аудита в соответствии с целями, параметрами и прочими условиями аудита и могут осуществляться в форме:

• самостоятельного уведомления со стороны объекта аудита;

• предоставления информации объектом аудита по запросам службы внутреннего аудита;

• отчетов, предоставленных субъектами контроля по функциям.

Таким образом, из вышеизложенного можно сделать вывод, что наряду с разработкой методической основы проведения проверок, необходимо наличие четкой структуры взаимодействия субъектов внутреннего контроля. Их взаимодействие основывается на поддержании контроля в соответствующих функциях, тем самым обеспечивая надежной информацией субъектов контроля при проведении проверок. Источником для этого служат отчеты и рабочие документы ранее проведенных проверок, указывающие на выявленные недостатки в бизнес-процессах по рассматриваемым функциям. Но необходимо отметить, что субъекты контроля, входящие в эту структуру должны не только руководствоваться теми контрольными функциями, которые возложены на ее деятельность, но и способствовать развитию эффективности системы внутреннего контроля в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенные исследования по проблемам внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях позволили сделать следующие выводы и предложения.

Система внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях организована на недостаточном уровне. Внимания заслуживает контроль качества лекарственных средств, существующий в подразделении, ответственном за проведение предварительного фармацевтического анализа. Он необходим перед оприходованием на склад партии поступившего товара. Контроль в мониторинге нормативных актов Росздравнадзора исключает из товарного обращения серии фальсифицированных лекарственных средств.

Для повышения качества контроля в исследуемых организациях созданы службы внутреннего аудита. Эти службы на всех этапах хозяйственной деятельности контролируют внутренние операции, связанные с продвижением лекарственных товаров. Такая организация контролирующих служб оказывает большой положительный эффект, который состоит в гибкости управления и способности оперативного реагирования на любые изменения в процессах. Таким образом, система внутреннего контроля позволяет снижать вероятность развития неблагоприятных ситуаций.

Однако наряду с положительной оценкой их деятельности имеются недостатки организации финансового контроля. Под финансовым внутренним контролем подразумеваются контроль за хозяйственными операциями, оцениваемыми в стоимостном выражении.

Практика применения функционирующей системы внутреннего контроля показала, что зачастую осуществляется формальный контроль, при котором контролируется только часть хозяйственной деятельности и имеются ограниченные связи субъектов с контролируемыми объектами. Применяемые методы контроля носят ограниченный характер и не распространяются на полный бизнес-процесс.

Проведенное исследование установило, что организацию системы внутреннего контроля в торговой фармацевтической компании следует рассматривать комплексно. Создание контрольных методов и процедур осуществляется непосредственно в действующих технологических процессах организации. Деятельность фармацевтического дистрибьютора можно представить по функциональным областям: планирование, закупка, хранение запасов, сбыт, сервис, маркетинг, финансы.

Задача функциональной деятельности «Планирование» заключается в построении прогнозных моделей развития событий в будущем. Данная область охватывает все подразделения, которые прямо или косвенно зависят от планирования своей деятельности.

В данном функционале нами было предложено введение нормирования производственных расходов. Норма расхода является плановым значением, определяющим максимальное количество конкретных видов сырья, материалов, топлива и энергоресурсов, которое может быть израсходовано для осуществления производственного процесса.

Основной задачей деятельности «Закупки» является реализация планов закупок товара и его размещение на местах хранения, то есть ассортиментное и количественное наполнение и уровня товарного запаса.

Для минимизации рисков, характерных для этой функциональной деятельности, предлагается вести контроль закупок. Он должен начинаться еще с момента договоренностей о предполагаемых сделках.

В функциональной деятельности «Хранение запасов» были предложены контрольные мероприятия по учету товаров, размещенных на местах хранения, складах фармацевтического дистрибьютора, а также контрольные действия по обеспечению условий по способам и местам хранения лекарственных средств и товарам медицинского назначения.

Задачей функциональной деятельности «Сбыт» является определение взаимосвязанных процедур непосредственного взаимодействия фармацевтического дистрибьютора с клиентами.

Функциональная деятельность «Сервис» заключается в сервисном обеспечении клиентов по всем вопросам, связанным с их деятельностью. Это звено - необходимая часть во взаимоотношениях между клиентами и дистрибьютором. Через это подразделение поступает сигнал о проблемах, связанных с негативными фактами работы фармацевтического дистрибьютора. Такие действия мотивируют руководство организации на урегулирование вопросов, связанных с некачественным выполнением работ и устранением причин возникновения таких проблем.

Основное направление в этой области - работа с претензиями, поступающими от клиентов. Контроль на данном этапе имеет большое значение для эффективной работы компании. От качества удовлетворения претензий клиентов зависит репутация компании.

Изучив всю специфику в этой сфере, нами были разработаны-методы и способы работы в функционале «Сервис».

Дистрибьютор должен развивать спектр услуг для привлечения большего числа клиентов. Клиентская база - нематериальный актив, наработанными годами. Руководство должно уделять особое внимание данному вопросу и учитывать его в разработке стратегического плана развития организации.

Задача функциональной деятельности «Маркетинг» заключается в оценке существующих и потенциальных рынков сбыта товаров и определении их сегментов, а также в использовании имеющихся ресурсов для продвижения товара на потребительский рынок.

Контрольная деятельность в маркетинге — это оценка результатов выполнения маркетингового плана и принятие необходимых мер для его корректирования.

В данной области необходимо осуществлять контроль выполнения плана, контроль прибыльности и контроль эффективности.

Задача функционального блока «Финансы» заключается в контроле и учете финансовых потоков организации и в формировании всех видов отчет-ностей (финансовой, управленческой, налоговой).

Эта функциональная деятельность важна тем, что в ней фиксируются все операции, созданные в процессе финансово-хозяйственной деятельности организации.

В работе были рассмотрены методологические аспекты внутрихозяйственного контроля только в наиболее существенных функциональных областях. Это хранение запасов, сбыт. Такое ограничение объясняется требованиями к объему исследования.

Каждая функциональная деятельность имеет свои особенности в построении действенной контрольной среды. Это имеет большое значение при разработке эффективных методов контроля. Необходимо учитывать взаимосвязи в функциях деятельности, они не могут существовать в отдельности.

В исследовании был рассмотрен технологический аспект построения информационного обеспечения, который включает реализацию потребностей контрольной деятельности в функциональных областях. Ключевую роль в эффективности бизнес-процессов играет скоординированность. Этот принцип реализуется автоматизацией деятельности торговой фармацевтической компании. Задачей автоматизации процессов является обеспечение быстродействия процессов и исключение ошибок, связанных с человеческими факторами.

Построение действенной системы управленческого учета направлено на формирование стратегического управления организацией, основанного на анализе ключевых показателей деятельности компании. Предлагаемая система позволяет определять ориентиры развития, разрабатывает способы доведения ключевых показателей до сотрудников всех уровней управления, разрабатывает системы контроля за исполнением планов и бюджетов, учитывающих достижение индивидуальных показателей. Тем самым поэтапно решаются стратегические задачи и своевременно устраняются отклонения от сформированных планов. В работе предложена концепция построения учетного процесса в торговой фармацевтической компании, учитывающая возможность осуществления прозрачной контрольной деятельности и удовлетворяющая потребности функциональных областей.

Внутрихозяйственный контроль в подразделениях сбыта заключается в проверке операций отдельных бизнес-процессов, направленных на реализацию лекарственных средств. К основным, которым можно отнести:

• выполнение условий договора поставки товаров;

• своевременное формирование заказов на отгрузку товара и контроль над его исполнением;

• правильность формирования первичной документации (товарные и сопроводительные документы) и законность их совершения;

• четкое исполнение внутренних нормативных документов в области ценообразования при работе с клиентами;

• своевременность и полнота отражения товарных операций по реализации в регистрах бухгалтерского учета;

• соответствие данных синтетического учета данным аналитического учета в разрезе контрагентов;

• правильность определения налогооблагаемой базы и ставок НДС по категориям реализуемых препаратов.

Внутренний контроль на этих этапах позволяет существенно, снизить риски, связанные с проведением нерентабельных сделок с клиентами, и повысить налоговую защищенность торговых фармацевтических компаний.

Методологическая направленность внутрихозяйственного контроля в области хранения запасов определяет ключевые аспекты организации в контрольной деятельности за хранением товарного запаса и операциями, связанными с его поддержанием. При этом нами рассматривались следующие этапы:

• контроль наличия товара на соответствующих местах хранения;

• обеспечение условий хранения товара;

• анализ обоснованности количественных претензий клиентов;

• сокращение отказов в выдаче товара клиентам;

• уменьшение риска наличия товара с малым сроком годности;

• исключение из оборота фальсифицированных препаратов;

• формирование себестоимости товарного запаса и отражения его в учете.

Таким образом, в системе внутреннего контроля с учетом функциональной ориентированности была определена роль субъектов контроля. Сформированная организационная структура контрольных подразделений имеет важное значение в поддержании системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях. Субъектами контроля являются функциональные контрольные подразделения, служба внутреннего аудита, контрольно-аналитическая служба и аудиторский комитет.

Практическое внедрение предложений по развитию системы внутреннего контроля в торговых фармацевтических компаниях, отраженных в исследовании, позволит повысить надежность внутрихозяйственного контроля и эффективность финансово-хозяйственной деятельности.