Формирование и эффективность интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Формирование и эффективность интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи"

Московский технический университет связи и информатики

На правах рукописи

ВАРЧАК НИКОЛАЙ СТЕПАНОВИЧ ■ ^

РГВ од

1 ? ДПР 2003

ФОРМИРОВАНИЕ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИНТЕГРИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ РЕГИОНАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПОЧТОВОЙ СВЯЗИ

08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством

АВТОРЕФЕРАТ диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва 2000

Работа выполнена на кафедре экономики связи Московского технического университета связи и информатики

Научный руководитель -Официальные оппоненты —

Ведущая организация -

доктор экономических наук, профессор Т.Д. Кузовкова доктор экономических наук, Ю.И. Мхитарян кандидат экономических наук, В. Б. Козлов

Институт проблем управления имени В.А. Трапезникова Российской академии наук

Защита состоится , 2000 года в « часов.

на заседании диссертационного 'совета К118.06.04 в Московском техническом университете связи и информатики по адресу: 111024, Москва, Авиамоторная ул., 8а, аудитория

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Московского технического университета связи и информатики.

Автореферат разослан «¡7^ Л2000 г.

Ученый секретарь диссертационного совета

кандидат экономических наук, доцент ^ЦЬу!^^ В. Чвилева

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность. Современная почтовая связь представляет собой крупномасштабную распределенную систему коммуникационного обслуживания населения, государственных учреждений и органов управления. Для Российской Федерации почта является немаловажным фактором экономического, социального, культурного развития и информационной обеспеченности регионов страны.

За последние десять лет объемы оказываемых услуг почтовой связи уменьшились по различным видам почтовых отправлений в три - десять раз.- Это происходило на фоне сдерживания государством повышения тарифов на социально значимые услуги почтовой связи при незначительной государственной поддержке. В условиях кризисного состояния экономики страны и в целях «выживания» организации федеральной почтовой связи существенно расширили спектр предоставляемых услуг и наряду с традиционными начали предоставлять новые почтовые и нетрадиционные услуги, что обеспечивает получение дополнительных доходов в размере 25-30% выручки от реализации услуг.

Сильная зависимость спроса на почтовые услуги от общеэкономических факторов, необходимость содержания нерентабельных почтовых объектов обусловили в переходный период кризисное состояние системы почтовой связи, дефицитность ее экономики. В этих условиях особое значение приобретает эффективное управление основным производственно-территориальным образованием почтовой связи - региональной организацией почтовой связи.

Рассредоточенность производственных единиц на большой территории значительно усложняет задачи управления региональной организацией почтовой связи за счет большой протяженности телекоммуникаций и вытекающих из этого трудностей получения своевременной и полной информации для решения управленческих задач. Рост объемов информации, необходимой для эффективной работы организации почтовой связи, вызывает потребность широкого использования информационных технологий в управлении. Первой потребностью организации почтовой связи в информации становится фиксирование выполнения производственно-технологических и хозяйственных операций, обработка учетных данных, составление отчетности, оформление и систематизация маркетинговой информации, что предопределяет широкое применение технических и программных

средств, сложных автоматизированных информационных систем и технологий. Компьютерная технология дает возможность оптимизировать и рационализировать управление региональной организацией почтовой связи за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации. В многоуровневой и распределенной компьютерной информационной системе управления организацией почтовой связи одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений.

Внедрение в деятельность региональных организаций почтовой связи новых информационных технологий, широкое применение средств автоматизации, вычислительной техники и специального программного обеспечения в технологических процессах, применение разветвленной автоматизированной информационной системы в управлении в сочетании с радикальным изменением структуры аппарата управления позволят существенно повысить качество управления организацией почтовой связи и перейти от оказания традиционных услуг почты к широкому внедрению в обслуживаемом регионе новых и нетрадиционных услуг.

Методическим и практическим вопросам совершенствования менеджмента на микро и макроуровнях и теоретическим аспектам информатизации посвящено много работ отечественных и зарубежных ученых. Проблемы совершенствования системы управления в организациях связи длительное время являлись предметом исследований ученых-экономистов связи: Булгака В.Б., Варакина Л.Е., Иванова В.Р., Кузовковой Т.А., Манякина Е.А., Мхитаряна Ю.И., Резниковой Н.П., Срапионова О. С. и др. Применительно к почтовой связи данные вопросы рассматривались на концептуальном уровне Бутенко Б.П. и Кузовковой Т.А.

Настоящая работа посвящена прикладным аспектам совершенствования системы управления региональных организаций почтовой связи на основе применения информационных технологий, что является своевременным и актуальным в условиях развития информационного общества.

Ц&пь и задачи исследования. Основной целью диссертационной работы является создание интегрированной информационной системы и разработка методических подходов к оценке ее эффективности в целях совершенствования управления организациями почтовой связи на региональном уровне.

Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи";

• анализ системы управления региональной организации почтовой связи;

• анализ объема, содержания и направлений информационных потоков в системе управления региональной организации почтовой связи;

• разработка структуры и функций автоматизированной информационной системы и выбор автоматизированных информационных технологий;

• формирование методологии проектирования и разработки интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• разработка методических подходов к оценке эффективности управления от внедрения интегрированной информационной системы;

• формирование логико-математической модели управления региональной организацией почтовой связи и разработка системы показателей эффективности внедрения интегрированной информационной системы. Предметом исследования в диссертационной работе являются методологические и практические вопросы формирования и эффективности интегрированной информационной системы организации почтовой связи на основе применения в управлении современных информационных технологий.

Объектом исследования является система управления региональной организации почтовой связи.

^ Теоретической и методологической основой диссертационной работы ■ являются методологические положения экономической теории, теории управления предприятиями, теоретические положения информатизации, методология проектирования автоматизированных информационных систем.

Для решения поставленных в диссертационном исследовании задач использованы методы системного анализа и моделирования информационных систем, а также труды ученых в области экономики связи, управления и информатизации, справочная литература.

Информационной базой диссертационного исследования являются данные статистических сборников Госкомстата России, отчетные данные Управления федеральной почтовой связи Челябинской области, результаты научно-исследовательских работ, выполненных в отраслевой лаборатории экономики связи МТУСИ, а также экономическая и специальная литература по теме диссертации.

Научная новизна диссертационной работы состоит в разработке методологии формирования интегрированной информационной системы в управлении региональной организации почтовой связи и методических подходов к оценке ее эффеетивности.

К основным результатам, отличающимся научной новизной, относятся:

• сформированные цели, задачи и функции управления региональных организаций почтовой связи на разных уровнях управления;

• систематизированные типы и направления информационных потоков в контуре управления региональной организации почтовой связи;

• разработанные типовая структура и функции информационной технологии и функции автоматизированной информационной системы в управлении региональной организации почтовой связи;

• созданный алгоритм формирования интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• разработанные методические подходы к оценке эффективности от внедрения интегрированной информационной системы;

• сформированная логико-математическая модель управления и разработанная система показателей эффеетивности применения интегрированной информационной системы в управлении.

Основные положения, выносимые на защиту:

• результаты анализа системы управления региональной организации почтовой связи;

• типовая структура и функции автоматизированной информационной технологии автоматизированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• методология создания интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• практические рекомендации по разработке интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• методические подходы к оценке эффективности внедрения интегрированной информационной системы в управление, вербальная и логико-математическая модель управления, система показателей эффективности внедрения интегрированной информационной системы.

Результаты проведенных в диссертационной работе исследований нашли практическое применение в системе управления УФПС Челябинской области.

Апробация работы. Отдельные положения и основные результаты исследований обсуждались на научно-технической конференции профессорско-преподавательского, научного и инженерно-технического состава МТУСИ в 2000 году, Международном форуме информатизации МАИ в 1999 году и на Международном симпозиуме «Почтовая тройка» в период с 1995 по 1999 годы.

Публикации. По материалам и основным результатам диссертационной работы опубликовано девять печатных работ.

Структура и объем работы. Диссертационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений. Основная часть работы содержит 154 страницы машинного текста, 27 рисунков и 4 приложения. Список литературы включает 100 наименований.

КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

В первой главе диссертации дан анализ [инфраструктуры и! системы управления организаций почтовой связи, в хода которого изложены принципы и особенности управления почтовой связью, дано понятие и приведена классификация функций управления, раскрыты особенности почтовой связи как социально-экономической системы и объекта управления, изложены цели, задачи и функции управления организаций почтовой связи на разных уровнях, дан анализ объема, содержания и направлений информационных потоков в системе управления региональных организаций почтовой связи.

Почтовая связь занимает особое место в национальной экономике, что определяется её одновременной принадлежностью к производственной и социальной инфраструктурам. Поэтому в современных условиях экономического развития страны рыночная концепция модели экономики почтовой связи должна быть социально ориентированной и регулируемой.

Переход России к рыночным отношениям, развитие процессов информатизации во всех сферах деятельности, интеграция национальных и международных сетей связи, активизация конкуренции и т.д. вызвали существенные изменения в механизме хозяйствования и обусловили появление новых принципов управления экономикой, среди которых немаловажное место принадлежит экономиче-

ским методам и информационным технологиям. Данная тенденция присуща и организациям почтовой связи, в деятельности которых весьма ощутимо проявляются интегральные результаты информатизации производства услуг и управления им.

Для федеральной почтовой связи особое значение имеет эффективное управление основным производственно-территориальным образованием отрасли - региональной организацией почтовой связи (УФПС). Система управления региональной организации почтовой связи реализует группы функций стратегического планирования и оперативного управления. Понятие «стратегическое планирование» охватывает группу функций, обеспечивающих реализацию генерального плана социально-экономической системы - ее стратегии, оперативное управление - непрерывный контроль и регулирование производственно-технологических процессов.

Большая протяженность телекоммуникаций усложняет процесс сбора информации и в целом управления организацией почтовой связи. Поэтому за УФПС остается значительная часть функций стратегического планирования, а функции оперативного управления в основном делегированы районным узлам почтовой связи и почтамту.

В системе управления организацией почтовой связи решающую роль играет управленческая и экономическая информация. Управленческая информация обслуживает технологические производственные процессы и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления структурными единицами почтовой связи. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми.

Анализ информационных потоков показывает, что в соответствии с принятой в диссертации классификацией функций управления информация также может быть разделена на две основные группы: оперативная информация и информация обязательной периодической отчетности. Оперативная информация собирается, обрабатывается и используется главным образом на уровне РУФПС -для быстрого реагирования на возможные отклонения от нормального производственного процесса - в структурных подразделениях - отделениях почтовой связи. Данные долговременного использования накапливаются на верхнем уровне управления - в функциональных подразделениях УФПС, где на основе такой ин-

формации вырабатываются решения стратегического характера, влияющие на цели и задачи как региональных организаций почтовой связи, так и почтовой свя-зив целом.

Анализ типовых функций областного и районного звеньев управления в почтовой связи указал на их совпадение по содержанию и временному пространству, что свидетельствует о необходимости интеграции информации обоих уровней на основе информационных технологий.

Вторая глава посвящена обоснованию необходимости применения современных информационных технологий в системе управления почтовой связью. В главе дана характеристика роли информатизации на современном этапе развития систем управления, характеристика автоматизированной информационной системы как инструмента повышения эффективности управления организациями почтовой связи, определены типовые структуры и функции автоматизированной информационной системы и автоматизированной информационной технологии организации почтовой связи.

Возрастающий поток информации, используемой в контуре управления региональных организаций почтовой связи, ведет к необходимости применения современных информационных технологий. Удовлетворение информационных потребностей региональных предприятий почтовой связи является сложной проблемой. Задачи обработки информации, используемой для управления, включают: фиксирование выполнения производственно-технологических и хозяйственных операций; обработку учетных данных; составление отчетности; оформление и систематизацию маркетинговой информации. Применение сложных автоматизированных систем и технологий дает возможность оптимизировать и рационализировать управление региональной организацией почтовой связи.

Управление в современных условиях выдвигает требование актуальности прежде всего оперативного принятия управленческих решений, адекватности аналитических данных реальным процессам, возможности использования экономико-статистических и математических методов для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций. Такая постановка вопросов требует подготовки новых квалифицированных кадров, способных принимать научно обоснованные решения с использованием новейших информационных технологий (управленче-

ские кадры) и обеспечивать процесс управления нужной информацией (специалисты в области информационных технологий).

Формирование интегрированной информационной системы в управлении (ИИСУ) способствует повышению эффективности производственной деятельности региональных организации почтовой связи и обеспечивает повышение качества управления. Интегрированная информационная система организации почтовой связи - это многоуровневая система, сочетающая АИС управления технологическими процессами и АИС управления предприятием с признаками и свойствами территориальной системы. Наибольшая эффективность ИИСУ в почтовой связи достигается при выработке оперативных решений, маневрировании материальными и финансовыми ресурсами, выявлении «узких» мест в технологическом процессе.

В интегрированной информационной системе, обслуживающей организацию почтовой связи, должен быть реализован интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии (АНТ), который предоставляет пользователю средства теледоступа к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам и делает такую информационную технологию многофункциональной. В зависимости от технологического и функционального аспектов рассмотрения ИИСУ региональной организации почтовой связи может быть разбита на несколько составляющих элементов (рис.1).

В настоящее время в АИС региональных организаций почтовой связи обработка экономической информации ведется в два этапа: первичная обработка -формализация и запись на машинный носитель - производится на ПЭВМ в отделениях почтовой связи, а последующая - в специальном подразделении почтамта и районных узлов. В перспективе большая часть информации должна обрабатываться в местах ее возникновения - на автоматизированных рабочих местах в отделениях почтовой связи. Формирование информации о конечных результатах работы, как правило, выполняется с использованием специального программного обеспечения на АРМ в функциональных подразделениях районных узлов, почтамта и УФПС - в зависимости от направления деятельности этих подразделений и по установленным формам отчетности.

внешние информационные связи

Автоматизированная информационная система Автоматизированная информационная технология

Технологическое

О Информационное

б е Организационное

с Математическое

п

е Программное

ч

е Техническое

н

и Правовое

о

Лингвистическое

Эргономическое

Экономическая система (организация ПС)

Рис.1. Структура АИТ и АИС региональной организации почтовой связи

Финансовые, энергетические, материальные и др. ресурсы

Примером типовой ИИСУ региональной организации почтовой связи может служить ИИСУ Челябинского УФПС, принципиальная схема которой представлена на рис.2. В ИИСУ данного УФПС автоматизированы как процедуры информационного обеспечения управления, так и большинство производственно-технологических процессов, которые также включены в единую систему обработки информации.

В такую схему по полному циклу обработки включены 12 из 39 РУФПС и Челябинский почтамт, имеющие локальные компьютерные сети (схема организации локальной сети и процедур обработки информации в АИС Челябинского почтамта как типовой для РУФПС показана на рис.3). Остальные РУФПС располагают средствами автоматизированной обработки суточных данных о работе отделений почтовой связи на базе персональных компьютеров и специального программного обеспечения.

Опыт Челябинского УФПС показывает, что интегральное решение задач автоматизации процессов управления и производственно-технологических процессов по силам любой региональной организации почтовой связи, так как оно основано на реальных производственно-ресурсных возможностях и учитывает современные тенденции развития рынка почтовых услуг.

Третья глава посвящена методологическим принципам формирования интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи на основе комплексного применения современных информационных технологий в технологических процессах и процессах управления сетью почтовых объектов региона. В главе излагаются принципы построения системы управления региональных организации почтовой связи с применением современных информационных технологий и основные требования к разработке АИТ, методология создания ИИСУ региональных организаций почтовой связи, практические рекомендации по созданию ИИСУ, в которых излагаются общая концепция и этапы проектирования АИС и АИТ и технология постановки задачи при проектировании ИИСУ организации почтовой связи.

УФПС

Интернет-сервер

Сервер авторизации и защиты информации

Сервер электронной почты

УУУУУУ-сервер

Сервер приложений БСИ.

Информация на сервере

1. База операций по кассам ОС области в интегрированном виде за 3 года

2. Отчетные формы

3. Отдел кадров

4. Баланс предприятия

5. Учет Денежных средств, ценностей и товаров по ОС(ф.1ЭО)

РТР-серсер

К

выделенный

РУФПС

Сервер электронной почты

1. Прием/передача информации

2. С вял с главным сервером УФПС по выделенному каналу

3. Выход в Интернет

Сервер приложений ЭОЬ

кг

Отделение связи

База операций по кассам за сутки

Информация на

1. База операций по кассам ОС за 1 месяц

2. База операций гю кассам ОС за 2 года в интегрированном виде

3. Отчетные формы узла ФПС

4. Данные по отделу кадров

5. Бухгалтерия

8. Учет денежных средств, ценностей и товаров по ОС (Ф-130) Передача а УФПС

1. База операций по кассам ОС за сутки

2. Отчетные формы

3. Прочая информация

Почтово-кассовые терминалы

Рис.2. Принципиальная схема интегрированной информационной системы УФПС Челябинской области

Рис.3. Локальная сеть и процедуры обработки информации в АИС Челябинского

почтамта

Формирование информационной стратегии развития региональной организации почтовой связи должно быть ориентировано на повышение эффективности производственно-хозяйственной деятельности, конкурентоспособности производимых услуг, на перспективную координацию всех сторон производственно-коммерческой деятельности.

Преобразование процесса управления организацией почтовой связи на основе современных информационных технологий связано с разработкой (проектированием) и внедрением интегрированной информационной системы в управление (ИИСУ). Исследование принципов создания АИС и АИТ, а также специфики почтовой связи позволило сделать вывод о том, что проектирование ИИСУ региональной организации почтовой связи должно базироваться на общих принципах автоматизированных систем - системности, развития, совместимости, стандартизации и унификации, эффективности. В совокупности общих принципов приоритет принадлежит принципу системности, так как его соблюдение предполагает одинаковый подход к управлению производством услуг почтовой связи и проектированию ИИСУ, т.е. рассмотрения их как единого целого, имеющего многообразные типы внутренних и внешних связей между структурными элементами. Важнейшим из частных принципов является принцип ответственного руководства проектом, который предусматривает закрепление ответственности при создании системы за заказчиком (региональной организацией почтовой связи), ответственным представителем которого должно выступать одно из первых лиц руководства организации, то есть будущий пользователь ИИСУ.

Основные требования к ИИСУ формулируются, исходя из реальных условий конкретной предметной области. Важно, чтобы эти требования были сформулированы заказчиком и разработчиками системы в процессе ее проектирования.

Механизм создания ИИСУ в почтовой связи включает в себя совокупность методических принципов исследования для формирования стратегии разработки системы, приемов и способов реализации информационных и сетевых технологий, управления проектом и вводом в эксплуатацию системы.

Укрупненная схема управления разработкой и вводом в эксплуатацию ИИСУ региональной организации почтовой связи показана на рис.4.

Формирование стратегии разработки

Создание ИИСУ

" I ......Г ~

Выделение Разработка

ресурсов и Управление и ввод

контроль их проектом в опытную

использования эксплуатацию

Опытная эксплуатация

Рис. 4. Укрупненная схема управления разработкой и вводом в эксплуатацию ИИСУ региональной организации почтовой связи

Для реализации предлагаемого механизма создания ИИСУ разработаны практические рекомендации для УФПС по стадиям и этапам проектирования АИС и АИТ в региональных организациях с учетом различных вариантов и методов разработки современных информационных технологий при проектировании ИИСУ.

Четвертая глава диссертации освещает методические подходы к оценке эффективности управления деятельностью организаций почтовой связи на основе современных информационных технологий и содержит описания вербальной модели функционирования и логико-математической модели управления деятельностью региональных организаций почтовой связи, методику оценки и систему показателей эффективности ИИСУ, анализ эффективности управления деятельностью организаций почтовой связи на основе применения современных информационных технологий (на примере УФПС Челябинской области).

Региональные организации почтовой связи с системных позиций являются элементами сложной социально-экономической системы, осуществляющей производственные, управленческие, деловые и финансовые отношения с различными государственными и негосударственными структурами и охватывающей практически все сферы деятельности общества.

Для обоснования параметров и критериев оценки эффективности управления на основе применения информационных технологий разработана вербальная модель функционирования организаций почтовой связи, позволяющая систематизировать объект управления. Вербальная модель функционирования региональных организаций почтовой связи включает в себя:

• производителей услуг - региональные управления федеральной почтовой связи (Министерства Российской Федерации по связи и информатизации) и негосударственные организации, действующие на основании лицензий по оказанию услуг почтовой связи;

• пользователей услуг почтовой связи;

• инфраструктуру территориального рынка услуг, производимых УФПС и альтернативными операторами почтовой связи;

• систему подготовки специалистов дпя региональных организаций почтовой связи;

• партнеров региональных организаций почтовой связи;

• органы государственного управления, регламентирующие хозяйственную деятельность и инвестирующие развитие УФПС;

• кредитно-финансовую систему, кредитующую деятельность организаций почтовой связи.

Проведенные исследования позволили установить, что региональные организации почтовой связи имеют иерархическую трехуровневую структуру управления:

• первый уровень - управление федеральной почтовой связи (УФПС);

• второй уровень - районные узлы почтовой связи (РУПС), почтамт, автобаза, находящиеся в структуре управления УФПС;

• третий уровень - стационарные городские и сельские отделения связи (ОС), передвижные отделения связи, находящиеся в структуре управления РУПС и почтамта.

При этом для каждого из уровней управления характерны разные масштабы стратегического и тактического регулирования производственной деятельности и взаимодействия с внешней средой, которые необходимо учитывать при оценке эффективности их деятельности,

Оценха эффективности системы управления деятельностью региональных организаций почтовой связи базируется на логико-математическом моделировании системы управления. Логико-математическая модель управления деятельностью организаций почтовой связи предназначена для структуризации процесса управления, формализации процедур управления (принятия управленческих решений) и формирования аппарата оценивания его эффективности (рис.5).

Рис. 5. Структура логико-математической модели управления организаций почтовой связи

Проведенные исследования действующей системы управления с учетом её модернизации путем применения современных информационных технологий и разработанные вербальная и логико-математическая модели позволили сформировать систему показателей эффективности и методику их расчета.

Предлагаемая система показателей эффективности управления деятельностью региональных организаций почтовой связи включает четыре основные группы показателей:

• экономической эффективности деятельности;

• рыночной активности;

• экономической устойчивости;

• соответствия средств и методов управления задачам организации.

В состав каждой группы входит от шести до десяти частных показателей. Методика расчета перечисленных групп показателей предусматривает формирование информационной базы и исчисление абсолютных, относительных и приростных показателей в динамике и статике.

Степень повышения эффективности управления деятельностью организаций почтовой связи на основе формирования интегрированной информационной системы зависит от обеспечения следующих условий:

• комплексное, интегрированное использование информационных технологий для решения всех задач управления деятельностью организаций почтовой связи;

• подготовленность всего персонала, выполняющего какие-либо функции по информационному обеспечению управления и формированию управленческих решений, к применению информационных технологий в своей профессиональной деятельности;

• использование созданной в почтовой связи уникальной инфраструктуры по доставке различных почтовых отправлений в системе электронной торговли;

• комплексная автоматизация процесса управления в региональных организациях почтовой связи, так как при поэтапной автоматизации остаются «узкие места» в технологическом процессе управления, которые снижают эффективность ИИСУ.

Процесс производства и реализации услуг почтовой связи осуществляется в территориально-распределенной системе почтовой связи. Эффективность деятельности организаций почтовой связи - это результат работы всех составляющих системы, поэтому только при комплексном и интеграционном подходе к информатизации всех компонент почтовой связи Российской Федерации можно получить максимальный эффект от внедрения современных информационных технологий.

ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ

1. Деятельность региональной организации почтовой связи, направленная на достижение цели наиболее полного удовлетворения потребностей населения в традиционных почтовых услугах, имеет в основном социальную направленность и на сегодняшний день из-за недостаточного бюджетного финансирования является убыточной. Таким образом, основным источником обеспечения экономической устойчивости организации почтовой связи в современных условиях является её коммерческая деятельность.

Переход к рыночным отношениям вызвал существенные изменения в механизме хозяйствования и появление новых принципов управления экономикой. В условиях сильной зависимости спроса на услуги почтовой услуги от общеэкономических факторов, необходимости содержания нерентабельных почтовых объектов, кризисного состояния макроэкономики, дефицитности экономики почтовой связи особое значение приобретает эффективное управление основным производственно-территориальным образованием почты - региональной организацией почтовой связи.

Рассредоточенность производственных единиц на большой территории значительно усложняет задачи централизованного управления организацией почтовой связи из-за трудностей получения своевременной и полной информации для решения управленческих задач. Поэтому за УФПС остается значительная часть функций стратегического планирования, а функции оперативного управления в основном делегированы его структурным единицам - районным узлам почтовой связи и почтамту.

2. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энерге-

тическими, материальными, трудовыми, финансовыми. Современная информационная технология дает возможность оптимизировать и рационализировать управление организацией почтовой связи за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации в автоматизированной информационной системе.

ИИСУ организации почтовой связи - это многоуровневая система, сочетающая АИС управления технологическими процессами и АИС управления предприятием с признаками и свойствами территориальной системы. Применение в АИС современных технологий обработки информации дает возможность создавать в организациях почтовой связи вычислительные системы и сети различных конфигураций с цепью не только накопления, хранения, переработки информации, но и максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или принимающего решения руководителя.

Примером типовой ИИСУ региональной организации почтовой связи может служить ИИСУ Челябинского УФПС. Внедрение в практику работы новых информационных технологий, средств автоматизации, вычислительной техники и специального программного обеспечения в технологических процессах, применение разветвленной автоматизированной информационной системы в управлении в сочетании с радикальным изменением структуры аппарата управления позволили существенно повысить качество управления организацией почтовой связи и перейти от оказания традиционных почтовых услуг к широкому внедрению в обслуживаемом регионе новых и нетрадиционных услуг.

Опыт Челябинского УФПС показывает, что интегральное решение задач автоматизации, процессов управления и производственно-технологических процессов по силам любой региональной организации почтовой связи, так как оно основано на реальных производственно-ресурсных возможностях и учитывает современные тенденции развития рынка почтовых услуг.

3. Преобразование процесса управления организацией почтовой связи на основе современных информационных технологий связано с разработкой (проектированием) и внедрением в этот процесс автоматизированных информационных систем и современных автоматизированных информационных технологий. Проектирование ИИСУ региональной организации почтовой связи должно отвечать информационной стратегии организации, базироваться на общих принципах раз-

работки ИИСУ и отвечать требованиям, сформулированным с учетом особенностей функционирования региональных организаций почтовой связи.

Разработанная методология комплексного проектирования АИС и АИТ региональной организации почтовой связи дает обобщенное системное представление о порядке организации проектирования информационной системы и основных методах управления разработкой ИИСУ и рассчитана на практическое применение.

А. Для оценки эффективности управления на основе применения информационных технологий разработана вербальная модель функционирования организаций почтовой связи, позволяющая систематизировать объект управления, и логико-математическая модель управления деятельностью региональных организаций почтовой связи.

Логико-математическая модель управления деятельностью организаций почтовой связи предназначена для структуризации процесса управления и для формализации процедур управления (принятия управленческих решений). Проведенные исследования позволили сформировать систему показателей эффективности ИИСУ и методику их расчета. Система показателей эффективности управления на основе применения современных информационных технологий включает показатели экономической эффективности деятельности, рыночной активности, экономической устойчивости и соответствия средств и методов управления задачам организации почтовой связи. Методика расчета входящих в выше-перечиспенные группы показателей предусматривает формирование информационной базы и исчисление абсолютных, относительных и приростных показателей в динамике и статике.

Анализ эффективности функционирования фрагмента ИИСУ в Челябинской области свидетельствует о реальной результативности интеграции производственных и управленческих функций в системе управления на основе информационных технологий.

Основные положения диссертации изложены в следующих публикациях:

1. Варчак Н.С. Опыт внедрения системы автоматизации производственной деятельности УФПС Челябинской области II Международный журнал почтовых технологий, 1995, № 1 -с.98-100.

2. Варчак Н.С. Курс на стабилизацию экономики // РП - Российская почта, 1995, N21 - с.22-24.

3. Варчак Н.С. Из опыта внедрения автоматизации производственной деятельности II Международный симпозиум «Почтовая тройка-95», РП - Российская почта, распространение печати, 1995, №4 - с. 18-20.

4. Варчак Н.С. Внедрение новых информационных технологий - требование дня II РП - Российская почта, распространение печати,. 1997, №6 - с.39-43.

5. Варчак Н.С. В условиях рыночной экономики II Международный симпозиум «Почтовая тройка-97», РП - Российская почта, распространение печати, 1997, №4-с.26-29.

6. Варчак Н.С. Научиться продавать услуги клиентам // РП - Российская почта, распространение печати, 1998, № 5 - с. 22-24.

7. Варчак Н.С. Система контроля качества и доходности в развитии II Вестник связи, 1999, № 9 - с. 217.

8. Кузовкоаа ТА, Варчак Н.С. Принципы совершенствования управления региональных организаций почтовой связи на основе применения современных информационных технологий / Тезисы докладов международного форума информатизации МФИ-99, МАИ - М.: 1999 - с. 317.

9. Салютина Т.Ю., Варчак Н.С. Управление региональных организаций почтовой связи на основе применения информационных технологий I Тезисы докладов научно-технической конференции профессорско-преподавательского, научного и инженерно-технического состава МТУСИ. - М.: 2000 - с. 385.

Подписано в печать 14.03.2000.Формат 60X84/1 б.Печать офсетная. Объем 1,5 усл.п л. Тираж 100 экз.Заказ 113.

ЗАО "Йнформсвязьиздат" Москва, ул. Авиамоторная.

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Варчак, Николай Степанович

Введение.

Глава 1. Анализ инфраструктуры и системы управления региональных организаций почтовой связи

1.1. Принципы и особенности управления почтовой связью.

1.1.1. Понятие и классификация функций управления.

1.1.2. Особенности социально-экономической системы почтовой связи как объекта управления.

1.2. Характеристика целей, задач и функций управления организаций почтовой связи на разных уровнях.

1.3. Анализ объема, содержания и направлений информационных потоков в системе управления региональных организаций почтовой связи.

Выводы по 1 главе.

Глава 2. Обоснование необходимости применения современных информационных технологий в системе управления почтовой связью * 2.1. Роль информатизации на современном этапе развития систем управления.

2.2. Автоматизированная информационная система как инструмент повышения эффективности управления организациями почтовой связи.

2.3. Разработка типовой структуры и функций информационной технологии АИС региональной организации почтовой связи.

Выводы по 2 главе. 7^

Глава 3. Методологические принципы формирования интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи

3.1. Принципы построения системы управления региональных организаций почтовой связи на основе применения современных информационных технологий.

3.2. Механизм создания интегрированной информационной системы для управления региональных организаций почтовой связи.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Формирование и эффективность интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи"

Актуальность. Современная почтовая связь представляет собой крупномасштабную распределенную систему коммуникационного обслуживания населения, государственных учреждений и органов управления. Для Российской Федерации почта является немаловажным фактором экономического, социального, культурного развития и информационной обеспеченности регионов страны.

За последние десять лет объемы оказываемых услуг почтовой связи уменьшились по различным видам почтовых отправлений в три - десять раз. Это происходило на фоне сдерживания государством повышения тарифов на социально значимые услуги почтовой связи при незначительной государственной поддержке. В условиях кризисного состояния экономики страны и в целях «выживания» организации федеральной почтовой связи существенно расширили спектр предоставляемых услуг и наряду с традиционными начали предоставлять новые почтовые и нетрадиционные услуги, что обеспечивает получение дополнительных доходов в размере 25-30% выручки от реализации услуг.

Сильная зависимость спроса на почтовые услуги от общеэкономических факторов, необходимость содержания нерентабельных почтовых объектов обусловили в переходный период кризисное состояние системы почтовой связи, дефицитность ее экономики. В этих условиях особое значение приобретает эффективное управление основным производственно-территориальным образованием почтовой связи - региональной организацией почтовой связи.

Рассредоточенность производственных единиц на большой территории значительно усложняет задачи управления региональной организацией почтовой связи за счет большой протяженности телекоммуникаций и вытекающих из этого трудностей получения своевременной и полной информации для решения управленческих задач. Рост объемов информации, необходимой для эффективной работы организации почтовой связи, вызывает потребность широкого использования информационных технологий в управлении. Первой потребностью организации почтовой связи в информации становится фиксирование выполне-Ль ния производственно-технологических и хозяйственных операций, обработка учетных данных, составление отчетности, оформление и систематизация маркетинговой информации, что предопределяет широкое применение технических и программных средств, сложных автоматизированных информационных систем и технологий. Компьютерная технология дает возможность оптимизировать и рационализировать управление региональной организацией почтовой связи за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации. В многоуровневой и распределенной компьютерной информационной системе управления организацией почтовой связи одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений.

Внедрение в деятельность региональных организаций почтовой связи новых информационных технологий, широкое применение средств автоматизации, вычислительной техники и специального программного обеспечения в технологических процессах, применение разветвленной автоматизированной информационной системы в управлении в сочетании с радикальным изменением структуры аппарата управления позволят существенно повысить качество управления организацией почтовой связи и перейти от оказания традиционных услуг почты к широкому внедрению в обслуживаемом регионе новых и нетрадиционных услуг.

Методическим и практическим вопросам совершенствования менеджмента на микро и макроуровнях и теоретическим аспектам информатизации посвящено много работ отечественных и зарубежных ученых. Проблемы совершенствования системы управления в организациях связи длительное время являлись предметом исследований ученых-экономистов связи: Булгака В.Б., Варакина Л.Е., Иванова В.Р., Кузовковой Т.А., Манякина Е.А., Мхитаряна Ю.И., Резниковой Н.П., Срапионова О. С. и др. Применительно к почтовой связи данные вопросы рассматривались на концептуальном уровне Бутенко Б.П. и Кузовковой Т.А.

Настоящая работа посвящена прикладным аспектам совершенствования системы управления региональных организаций почтовой связи на основе применения информационных технологий, что является своевременным и актуальным в условиях развития информационного общества.

Цель и задачи исследования. Основной целью диссертационной работы является создание интегрированной информационной системы и разработка методических подходов к оценке ее эффективности в целях совершенствования управления организациями почтовой связи на региональном уровне.

Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

• анализ системы управления региональной организации почтовой связи;

• анализ объема, содержания и направлений информационных потоков в системе управления региональной организации почтовой связи;

• разработка структуры и функций автоматизированной информационной системы и выбор автоматизированных информационных технологий;

• формирование методологии проектирования и разработки интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• разработка методических подходов к оценке эффективности управления от внедрения интегрированной информационной системы;

• формирование логико-математической модели управления региональной организацией почтовой связи и разработка системы показателей эффективности внедрения интегрированной информационной системы. Предметом исследования в диссертационной работе являются методологические и практические вопросы формирования и эффективности интегрированной информационной системы организации почтовой связи на основе применения в управлении современных информационных технологий.

Объектом исследования является система управления региональной организации почтовой связи.

Теоретической и методологической основой диссертационной работы являются методологические положения экономической теории, теории управления предприятиями, теоретические положения информатизации, методология проектирования автоматизированных информационных систем.

Для решения поставленных в диссертационном исследовании задач использованы методы системного анализа и моделирования информационных систем, а также труды ученых в области экономики связи, управления и информатизации, справочная литература.

Информационной базой диссертационного исследования являются данные статистических сборников Госкомстата России, отчетные данные Управления федеральной почтовой связи Челябинской области, результаты научно-исследовательских работ, выполненных в отраслевой лаборатории экономики связи МТУСИ, а также экономическая и специальная литература по теме диссертации.

Научная новизна диссертационной работы состоит в разработке методологии формирования интегрированной информационной системы в управлении региональной организации почтовой связи и методических подходов к оценке ее эффективности.

К основным результатам, отличающимся научной новизной, относятся:

• сформированные цели, задачи и функции управления региональных организаций почтовой связи на разных уровнях управления;

• систематизированные типы и направления информационных потоков в контуре управления региональной организации почтовой связи;

• разработанные типовая структура и функции информационной технологии и функции автоматизированной информационной системы в управлении региональной организации почтовой связи;

• созданный алгоритм формирования интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• разработанные методические подходы к оценке эффективности от внедрения интегрированной информационной системы;

• сформированная логико-математическая модель управления и разработанная система показателей эффективности применения интегрированной информационной системы в управлении.

Основные положения, выносимые на защиту:

• результаты анализа системы управления региональной организации почтовой связи;

• типовая структура и функции автоматизированной информационной технологии автоматизированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• методология создания интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• практические рекомендации по разработке интегрированной информационной системы региональной организации почтовой связи;

• методические подходы к оценке эффективности внедрения интегрированной информационной системы в управление, вербальная и логикоматематическая модель управления, система показателей эффективности внедрения интегрированной информационной системы. Результаты проведенных в диссертационной работе исследований нашли практическое применение в системе управления УФПС Челябинской области.

Апробация работы. Отдельные положения и основные результаты исследований обсуждались на научно-технической конференции профессорско-преподавательского, научного и инженерно-технического состава МТУСИ в 2000 году, Международном форуме информатизации МАИ в 1999 году и на Международном симпозиуме «Почтовая тройка» в период с 1995 по 1999 годы.

Публикации. По материалам и основным результатам диссертационной работы опубликовано девять печатных работ.

Структура и объем работы. Диссертационная работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений. Основная часть работы содержит 154 страницы машинного текста, 27 рисунков и 4 приложения. Список литературы включает 100 наименований.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Варчак, Николай Степанович

ВЫВОДЫ ПО ЧЕТВЕРТОЙ ГЛАВЕ

1. Региональные организации почтовой связи с системных позиций являются элементами сложной социально-экономической системы, осуществляющей производственные, управленческие, деловые и финансовые отношения с различными государственными и негосударственными структурами и охватывающей практически все сферы деятельности общества.

Для обоснования параметров и критериев оценки эффективности управления на основе применения информационных технологий разработана вербальная модель функционирования организаций почтовой связи, позволяющая систематизировать объект управления.

Вербальная модель функционирования региональных организаций почтовой связи с системных позиций включает в себя:

• производителей услуг, - региональных управлений федеральной почтовой связи (Министерства Российской Федерации по связи и информатизации) и негосударственных организаций, действующих на основании лицензий по оказанию услуг почтовой связи;

• пользователей услуг почтовой связи;

• территориальный рынок услуг, производимых УФПС и альтернативными операторами почтовой связи;

• систему подготовки специалистов для региональных организаций почтовой связи;

• партнеров региональных организаций почтовой связи;

• органы государственного управления, регламентирующие, кредитующие деятельность и инвестирующие развитие УФПС;

• кредитно-финансовую систему, кредитующую деятельность организаций почтовой связи.

Проведенные исследования позволили установить, что региональные организации почтовой связи имеют иерархическую трехуровневую структуру управления:

• первый уровень - управление федеральной почтовой связи (УФПС);

• второй уровень - районные узлы почтовой связи (РУПС), почтамт, автобаза, магазины, находящиеся в структуре управления УФПС;

• третий уровень - стационарные городские и сельские отделения связи (ОС), передвижные отделения связи, находящиеся в структуре управления РУПС и почтамта.

При этом для каждого из уровней управления характерные разные масштабы стратегического и технического регулирования производственной деятельности и взаимодействия с внешней средой, которые необходимо учитывать при оценке эффективности их деятельности.

2. Оценка эффективности управления деятельностью региональных организаций почтовой связи базируется на логико-математическом моделировании системы управления.

Разработанная логико-математическая модель управления деятельностью организаций почтовой связи предназначена для структуризации процесса управления, формализации процедур управления (принятия управленческих решений) и формирования аппарата оценивания его эффективности.

Структура логико-математической модели управления деятельностью организаций почтовой связи включает следующие основные компоненты:

- логико-математический аппарат оценки эффективности управления деятельностью региональных организаций почтовой связи;

- блок формирования управленческих решений;

- блок данных для формирования управленческих решений.

3. Проведенные исследования действующей системы управления с учетом её модернизации путем применения современных информационных технологий и разработанные вербальная и логико-математическая модели позволили сформулировать систему показателей эффективности и методику их расчета.

Предлагаемая система показателей эффективности управления деятельностью региональных организаций почтовой связи включает четыре основные группы показателей:

• экономической эффективности деятельности;

• рыночной активности;

• экономической устойчивости;

• соответствия средств и методов управления задачам организации.

Методика расчета перечисленных групп показателей предусматривает формирование информационной базы и исчисление абсолютных, относительных и приростных показателей в динамике.

4. Анализ эффективности функционирования фрагмента ИИСУ в Челябин-4 ской области по предлагаемой системе показателей свидетельствует о реальной результативности интеграции производственных и управленческих функций в системе управления на основе информационных технологий.

Для повышения эффективности управления деятельностью организаций почтовой связи на основе формирования интегрированной информационной системы необходимо обеспечить: комплексное, интегрированное использование информационных технологий для решения всех задач управления деятельностью организаций почтовой связи; подготовленность всего персонала, выполняющего какие-либо функции по информационному обеспечению управления и формированию управленческих решений, к применению информационных технологий в своей профессиональной деятельности; использование созданной в почтовой связи уникальной инфраструктуры по доставке различных почтовых отправлений в системе электронной торговли; комплексную автоматизацию процесса управления в региональных организациях почтовой связи, так как при поэтапной автоматизации остаются «узкие места» в технологическом процессе управления, которые снижают эффективность ИИСУ.

Процесс производства и реализации услуг почтовой связи осуществляется в территориально-распределенной системе почтовой связи. Эффективность деятельности организаций почтовой связи - это результат работы всех составляющих системы управления, поэтому только при комплексном и интеграционном подходе к информатизации всех компонент почтовой связи Российской Федерации можно получить максимальный эффект от внедрения современных информационных технологий.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

1. Деятельность региональной организации почтовой связи, направленная на достижение цели наиболее полного удовлетворения потребностей населения в традиционных почтовых услугах, имеет в основном социальную направленность и на сегодняшний день из-за недостаточного бюджетного финансирования является убыточной. Таким образом, основным источником обеспечения экономической устойчивости организации почтовой связи в современных условиях является её коммерческая деятельность.

Переход к рыночным отношениям вызвал существенные изменения в механизме хозяйствования и появление новых принципов управления экономикой. В условиях сильной зависимости спроса на услуги почтовой услуги от общеэкономических факторов, необходимости содержания нерентабельных почтовых объектов, кризисного состояния макроэкономики, дефицитности экономики почтовой связи особое значение приобретает эффективное управление основным производственно-территориальным образованием почты - региональной организацией почтовой связи.

Рассредоточенность производственных единиц на большой территории значительно усложняет задачи централизованного управления организацией почтовой связи из-за трудностей получения своевременной и полной информации для решения управленческих задач. Поэтому за УФПС остается значительная часть функций стратегического планирования, а функции оперативного управления в основном делегированы его структурным единицам - районным узлам почтовой связи и почтамту.

2. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. Современная информационная технология дает возможность оптимизировать и рационализировать управление организацией почтовой связи за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации в автоматизированной информационной системе.

ИИСУ организации почтовой связи - это многоуровневая система, сочетающая АИС управления технологическими процессами и АИС управления предприятием с признаками и свойствами территориальной системы. Применение в

АИС современных технологий обработки информации дает возможность создавать в организациях почтовой связи вычислительные системы и сети различных конфигураций с целью не только накопления, хранения, переработки информации, но и максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или принимающего решения руководителя.

Примером типовой ИИСУ региональной организации почтовой связи может служить ИИСУ Челябинского УФПС. Внедрение в практику работы новых информационных технологий, средств автоматизации, вычислительной техники и специального программного обеспечения в технологических процессах, применение разветвленной автоматизированной информационной системы в управлении в сочетании с радикальным изменением структуры аппарата управления позволили существенно повысить качество управления организацией почтовой связи и перейти от оказания традиционных почтовых услуг к широкому внедрению в обслуживаемом регионе новых и нетрадиционных услуг.

Опьгг Челябинского УФПС показывает, что интегральное решение задач автоматизации процессов управления и производственно-технологических процессов по силам любой региональной организации почтовой связи, так как оно основано на реальных производственно-ресурсных возможностях и учитывает современные тенденции развития рынка почтовых услуг.

3. Преобразование процесса управления организацией почтовой связи на основе современных информационных технологий связано с разработкой (проектированием) и внедрением в этот процесс автоматизированных информационных систем и современных автоматизированных информационных технологий. Проектирование ИИСУ региональной организации почтовой связи должно отвечать информационной стратегии организации, базироваться на общих принципах разработки ИИСУ и отвечать требованиям, сформулированным с учетом особенностей функционирования региональных организаций почтовой связи.

Разработанная методология комплексного проектирования АИС и АИТ региональной организации почтовой связи дает обобщенное системное представление о порядке организации проектирования информационной системы и основных методах управления разработкой ИИСУ и рассчитана на практическое применение.

4. Для оценки эффективности управления на основе применения информационных технологий разработана вербальная модель функционирования организаций почтовой связи, позволяющая систематизировать объект управления, и логико-математическая модель управления деятельностью региональных организаций почтовой связи.

Логико-математическая модель управления деятельностью организаций почтовой связи предназначена для структуризации процесса управления и для формализации процедур управления (принятия управленческих решений). Проведенные исследования позволили сформировать систему показателей эффективности ИИСУ и методику их расчета. Система показателей эффективности управления на основе применения современных информационных технологий включает показатели экономической эффективности деятельности, рыночной активности, экономической устойчивости и соответствия средств и методов управления задачам организации почтовой связи. Методика расчета входящих в вышеперечисленные группы показателей предусматривает формирование информационной базы и исчисление абсолютных, относительных и приростных показателей в динамике и статике.

Анализ эффективности функционирования фрагмента ИИСУ в Челябинской области свидетельствует о реальной результативности интеграции производственных и управленческих функций в системе управления на основе информационных технологий.