Формирование системы мотивации труда офисных сотрудников тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Формирование системы мотивации труда офисных сотрудников"

На правах рукописи

ДОНЦОВА ЮЛИЯ АНАТОЛЬЕВНА

ФОРМИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ МОТИВАЦИИ ТРУДА ОФИСНЫХ СОТРУДНИКОВ

Специальность 08 00 05 - Экономика и управление народным

хозяйством экономика труда

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических

003062891

Сан кт-Петербург 2007

003062891

Работа выполнена в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Байкальский государственный университет экономики и права»

Научный руководитель

Официальные оппоненты

Ведущая организация

доктор экономических наук, профессор Страхова Ольга Александровна

доктор социологических наук, профессор Сигов Виктор Ивглафович

доктор экономических наук, профессор Волков Сергей Денисович

Государственное образовательное

учреждение высшего

профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический университет»

Защита состоится » мая 2007 года в 15 00 часов на заседании диссертационного совета Д 212.237 05 при Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов» по адресу 191023, Санкт-Петербург, наб канала Грибоедова, д 34

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский

государственный университет экономики и финансов» по адресу 191023, Санкт-Петербург, наб канала Грибоедова, д 34

Автореферат разослан у » апреля 2007 года

Ученый секретарь диссертационного совет;

Забродин В Ю

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования

Развитие экономики по пути рыночных отношений, а также ближайшие перспективы вступления в ВТО, предполагают, что предприятия будут оказываться в условиях усиления конкуренции Конкурентные отношения являются проверкой на экономическую устойчивость, эффективность трудовых процессов, обоснованность и своевременность управленческих решений В таких условиях особенную роль приобретает та часть персонала, от которой зависит анализ складывающейся ситуации, организация трудовых процессов и взаимодействий структурных подразделений, а также осуществление руководящих воздействий Специалисты, на которых возложено осуществление функций такого рода, как правило, сосредоточены в офисах предприятий В современной экономике постоянно возрастает роль офисных сотрудников Именно они определяют потенциал и успешность деятельности фирмы на рынке При этом подавляющее большинство организаций сталкивается с такой существенной проблемой, как отсутствие действенного механизма мотивации профессиональных управленческих кадров в офисах

Необходимо отметить, что с развитием рыночной экономики управленческий механизм претерпел определенные эволюционные изменения С прогрессом в коммуникациях, получением сравнительно дешевой и надежной телефонной, телевизионной, видеосвязи, применением оргтехники значительно изменились характер и содержание труда управленцев Наличие визуальных и аудио контактов, без необходимости присутствия на месте проведения конкретных работ, позволило осуществлять контроль и управленческие воздействия из единого стационарного центра - офиса Помимо регулирующего воздействия, в офисе осуществляются аналитические, исследовательские и представительские функции, ведутся переговорные процессы Офис - это «штаб» фирмы, объединяющий в себе лиц, принимающих управленческие решения, и специалистов, обеспечивающих процесс управления

В процессе совершенствования офисных служб бизнесу приходится сталкиваться с рядом проблем Так, недостатки в системе мотивации офисных сотрудников не способствуют реализации их способностей в полной мере, снижают заинтересованность в саморазвитии и повышении производительности труда Специфика работы офиса такова, что не позволяет оценить продуктивность работы только в затратах времени или же в объеме формируемых документов и

распоряжений Необходимо учитывать качество принимаемых решений, полноту выполнения возложенных функций, объективность определения приоритетности задач и оперативность их решения Это сложные элементы в плане их оценки, анализа и последующего вознаграждения Серьезность проблемы подтверждается тем, что для сотрудников офисов устанавливаются лишь должностные оклады, а премиальная система или имеет слишком общий вид или несовершенна настолько, что практически не оказывает влияния на уровень получаемых доходов

Исходя из этого, тема диссертационного исследования представляется особенно значимой и актуальной Степень разработанности проблемы

Вопросам мотивации в области управления персоналом уделялось особенное внимание в работах следующих ученых — экономистов В В Адамчука, О С Виханского, В П Галенко, Б М Генкина, Н А Горелова, А П. Егоршина, А Л Жукова, А Я Кибанова, В П Кокорева, Г А Мамед-заде, А И Наумова, В К Потемкина, А И Рахманова, Э Е Старобинского, О А Страховой, Э А Уткина, С В Шекшни,

Р А Яковлева и др

Среди иностранных авторов, занимавшихся проблемами мотивации персонала следует отметить прежде всего М Альберта, К Дэвиса, Д Макклеланда, Д Макгрегора, А Маслоу, Р

Марра, М Мескона, Д В Ньюстрома, П Самуэльсона, Р С

Смита, А Файоля, Г. Форда, Ф, Хедоури, А. Хоскинга, Г Шмидта, Г Эмерсона, Дж Эренберга и др

Однако следует признать, что количество научных разработок, посвященных процессу мотивации конкретно офисных сотрудников, крайне незначительно С одной стороны, это, по-видимому, объясняется тем, что процессы формирования и изучения офисов не успели привлечь к себе серьезного внимания за время рыночных преобразований, с другой - многие авторы не обособляют офис как объект анализа от предприятия в целом

Основная цель исследования состоит в разработке теоретических основ и методических положений механизма формирования систем мотивации сотрудников офисов

В соответствии с целью исследования были определены основные задачи:

1 Выявить особенности, отличительные черты и основные функции офиса как элемента организационной структуры предприятия, а также проанализировать процессы формирования офисов в отечественной экономике

2 Исследовать специфику деятельности сотрудников офиса и разработать подход к распределению офисных сотрудников по категориям на основе учета характера и содержания их труда

3 Проанализировать основные мотивационные модели, ориентированные на активизацию деятельности, и рассмотреть их на предмет применимости к работникам офисов

4 Провести анализ наиболее распространенных в офисах систем оплаты труда и предложить методы их совершенствования

5 Выявить и описать основные принципы и задачи формирования действенной мотивационной системы, а также рассмотреть процессы создания и совершенствования мотивационных процессов, направленных на повышение активности сотрудников офисов

6 Проанализировать элементы мотивационной системы и предложить алгоритм их отбора и включения в мотивационный процесс

7 Разработать математические модели формирования и развития мотивационного процесса

Объектом исследования являются офисы предприятий реального сектора экономики Санкт-Петербурга и Иркутска

Предметом исследования является мотивационная система как основной инструмент воздействия на офисных сотрудников с целью повышения активности и производительности их труда

Методологической и теоретической основой исследования являются научные груды и разработанные подходы отечественных и зарубежных ученых по вопросам мотивационного воздействия и управления персоналом, их концептуальные положения и практические разработки, классические мотивационные модели и их проекции на современную экономическую действительность

Информационной базой исследования являются данные из научных первоисточников и периодических изданий, а также данные опросов, проведенных автором среди сотрудников офисов предприятий городов Санкт-Петербурга и Иркутска

В работе были использованы методы логического и теоретического анализа, экономического сравнения, экономико-статистического анализа, математического моделирования Были также использованы приемы сбора, сравнения и обобщения информации, аналогии, анализа и синтеза

Научная новизна диссертационного исследования заключается в том, что в нем на основе комплексного исследования теоретических, методических и практических вопросов мотивации персонала предложены подходы к изучению, формированию и

совершенствованию мотивационного процесса такой категории работников, как офисные сотрудники

К числу наиболее значимых результатов, представляющих новизну исследования, отнесены следующие

1 Дано определение офиса как ключевого структурного подразделения любой компании, выявлены его основные функции, направленные на эффективную реализацию управленческих процессов на предприятии, к числу которых нужно отнести прежде всего стратегическое планирование, РЯ и связи с общественностью, ведение переговоров и др

2 Уточнен характер и содержание труда сотрудников офиса Показано, что основой трудового процесса сотрудника офиса является информационная составляющая

3 Предложено распределение офисных сотрудников по категориям Основой данного распределения является выявленные особенности трудового процесса сотрудников офиса и их вклад в конечные результаты деятельности предприятия

4 Обоснованы основные принципы системы мотивации сотрудников офиса, что позволяет решать следующие задачи анализ предпочтений сотрудников, определение значимых мотивов, установление иерархии мотивационных элементов

5 Разработана модель формирования мотивационной системы на основе выявленных параметров ее функционирования, с учетом ее восприятия сотрудниками офиса

Теоретическая значимость работы заключается в том, что она вносит вклад в развитие теории мотивации

Практическая значимость данной диссертационной работы заключается в том, что разработанные положения и предлагаемый методический инструментарий могут быть использованы на предприятиях при разработках и совершенствовании мотивационных моделей, ориентированных на повышение активизации сотрудников офисов

По теме диссертации опубликовано одиннадцать печатных работ общим объемом 3,51 п л

Структура диссертационной работы

Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы

Во введении обосновывается актуальность темы диссертации, определяются объект и предмет, цели и задачи исследования, отмечаются основные результаты и практическая применимость работы

В первой главе исследованы роль и значение офисных сотрудников в экономической системе современного предприятия Предложено определение офиса, отмечены основные условия труда сотрудников офиса Раскрыты функции, которые отвечают задачам организации офиса и соответствуют целям деятельности предприятия в целом Проанализированы основные мотивационные подходы и модели на предмет их использования для активизации офисных сотрудников, а также основной мотивационный процесс достижения результата деятельности

Во второй главе диссертационного исследования предложено распределение по категориям офисных сотрудников на основе отношения итогов их деятельности к конечному результату деятельности организации в целом. Проанализированы основные особенности и проблемы действия мотивационного механизма в современных офисах Представлены обобщенные алгоритмы мотивационного и демотивационного воздействия Рассмотрены вопросы повышения мотивированной активности сотрудников на основе совершенствования системы оплаты как одного из основных элементов общей мотивационной системы Представлены основные составляющие дохода офисных сотрудников

В третьей главе рассматриваются основные методические инструменты формирования и повышения эффективности функционирования мотивационной системы в современных офисах Раскрыты основные функции системы мотивации Представлены обобщенные механизмы процессов создания и совершенствования систем мотивации для офисов Определены основные принципы, задачи и подзадачи формирования эффективной мотивационной системы Предложены математические модели функционирования и совершенствования офисных мотивационных систем

В заключении обобщены полученные результаты проведенного исследования, сформулированы выводы и рекомендации

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ И РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ

I. Определение офиса и выявление его основных функций как ключевого структурного подразделения компании

Понятия «офис» и «сотрудники офиса» вошли и прочно закрепились в лексиконе, используемом российскими специалистами и практиками

Предлагается следующее определение под офисом понимается часть рабочего пространства предприятия, в которой расположены подразделения и рабочие места сотрудников, выполняющих функции управления предприятием в целом и идентифицирующих себя как отдельный коллектив

Можно констатировать, что офис - это официальное «лицо» фирмы, а также ее «мозг» и управляющая «рука» Это предполагает определенный круг задач и функций офиса, выполнением которых занимаются те сотрудники, рабочие места которых находится в пределах офисного помещения Это такие функции, как представительские, информационного обеспечения, анализа, руководства и др

На офис возлагается основные организующие и управляющие функции по регулированию деятельности предприятия в целом В этом заключается его ключевая роль по регулированию совокупного трудового процесса Подавляющее большинство руководящих указаний исходит из офиса

Функции офиса предполагают высокую степень их проработанности Уровень сотрудников должен отвечать значению возложенных на них задач К специалистам офисов предъявляются повышенные требования профессионального обучения и переподготовки

На рисунке 1 представлен обобщенный механизм формирования офисов при переходе к рыночным отношениям

II. Уточнение характера и содержания труда сотрудников офиса, его функциональной и информационной составляющих

Необходимо выделить определенные отличительные условия, в которых трудятся сотрудники офисов В работе перечислены данные условия, отражающие характер их труда

1 Общее рабочее пространство, в котором находятся рабочие места сотрудников

Рис 1 Основные составляющие образования офисных служб

2 Выполнение функций сопоставимого характера - управление и обеспечение процесса управления

3 Нахождение в одной зоне контактов Сам характер деятельности требует тесных рабочих контактов между сотрудниками и с руководящим составом, чего обычно не требуется сотрудникам других подразделений вне офиса

4 Идентификация себя сотрудниками офиса как части коллектива, находящейся в особых обстоятельствах Самоорганизация сотрудников носит командный характер

5 Получение отделами и подразделениями информации, необходимой для их работы Высокая коммуникационная и информационная насыщенность работы позволяет получать дополнительные данные, имеющие отношение к процессу управления

6 Тождественность инструментария и предметов труда при выполнении рабочих функций - работа с различными информационными данными

7 Организация труда имеет отличительные черты могут возникать временные изменения в режимах труда и нормировании рабочего дня

Содержание труда офисных сотрудников определяется спецификой выполняемых ими рабочих функций Основными среди них будут являться следующие функции, которые в работе представлены более детально руководства; стратегического планирования, анализа, контроля, учета и статистики, координации взаимодействий подразделений, документирования, регулирования собственности и

портфельных инвестиций, РЯ и связей с общественностью, представительства и ведения переговоров

Информационная составляющая труда офисных сотрудников является самой высокой по сравнению с другими работниками Это определено спецификой работы с информационными потоками, а именно следующими видами работ генерирование информации, ее передача, получение, проверка данных, фиксирование и документирование, анализ и преобразование информации Сотрудники должны быть готовы не только к получению новых объемов информации, но и новых знаний, так как они перерабатывают и анализируют достаточно существенные информационные объемы, от чего зависит качество принимаемых в дальнейшем управленческих решений

Роль офиса как ключевого структурного подразделения, а также условия, характер и содержание труда его сотрудников предопределяют особенности их мотивационных предпочтений Сотрудники офисов ориентированы не только на денежное вознаграждение, но и на карьеру, получение возможности участия в процессе управления, на реализацию личных целей. Они могут быть заинтересованы в получении новых возможностей, поскольку в ходе интернационализации бизнеса существуют предпосылки получения офисными сотрудниками больших перспектив в силу того, что они являются информационно осведомленными и вовлеченными в процесс управления

Таким образом, офис можно идентифицировать как ключевую структуру предприятия, с достаточно высокой степенью обособления, что позволяет разрабатывать систему мотивации, которая ориентирована именно на сотрудников офиса Мотивы и потребности, их формирующие, должны быть представлены в механизме мотивационного воздействия Поскольку потребности могут быть как заново формируемыми, так и возобновляемыми и сам процесс получения вознаграждения за деятельность носит регулярный повторяемый характер, то такой механизм может быть представлен в виде циклов Мы предлагаем рассматривать в обобщенном виде процесс такого мотивационного управления в виде сопоставления двух циклов -на уровне отдельного субъекта и на уровне организации Предлагаемый нами подход, который учитывает как организационные, так и личные цели и мотивы, представлен на рисунке 2

Необходимо особо отметить следующий аспект не все работники офиса имеют одинаковое влияние на достижение конечных результатов совокупной деятельности Так, влияние руководителя, принимающего решение, на результат является определяющим

Рис 2 Мотивационный процесс достижения результата

В то же время, такое решение во многом базируется на аналитической и информационной деятельности определенных специалистов офиса Другие работники обеспечивают осуществление общего процесса работ с помощью поддержания информационных, коммуникативных, организационных и технологических систем, а также транспортного и почтового обеспечения, охраны, уборки помещений

Представляется обоснованным дать определение таким понятиям, как функциональный и вспомогательный сотрудник офиса

Нами предлагается использовать следующие определения Функционачьный сотрудник офиса — это тот сотрудник офиса, чья профессиональная деятельность является необходимой для исполнения в предусмотренных объемах и полноте офисом своих функций

Вспомогательный сотрудник офиса - работник офиса, деятельность которого направлена на обеспечение условий работы функционального сотрудника

Фронт работ функциональных сотрудников совпадает с главными направлениями деятельности офиса Выполняемые ими функции должны характеризоваться как основные Функциональные сотрудники - эта та часть офисного коллектива, которая исполняет основные управленческие и специализированные функции, определяющие успешность работы офиса

Функциональные сотрудники должны быть подразделены, в свою очередь, на две группы специалистов и руководителей

Специалист офиса - сотрудник, чье рабочее место находится в офисном помещении, функциональные обязанности направлены на поддержание бесперебойной работы офиса в целом и требуют специального или высшего профессионального образования

Руководитель офиса - сотрудник, чьи распоряжения и указания являются определяющими для организации деятельности служб, отделов офиса или всего предприятия в целом

Данные определения позволят соотнести категории работников с конечными результатами, которые достигаются работой офиса и всей организацией в целом Так, для руководителя конечные результаты деятельности будут напрямую зависеть от того управленческого решения, которое им принимается Его деятельность непосредственно отражается на показателях работы офиса и организации В то же время, деятельность специалистов в отделах и службах офисах не так явно отражается на результатах Их работа является необходимым обеспечением того, чтобы руководитель мог принять управленческое решение, качество которого будет зависеть от достоверности и полноты предоставляемой информации, от уровня профессионализма проведенного анализа

III. Распределение сотрудников офиса в соответствии с особенностями их трудового процесса и вкладом в конечные результаты

Всех сотрудников офисов можно подразделить на несколько категорий, в зависимости от выполняемых функций и степени воздействия на конечный результат работ Нами предлагается следующее распределение по категориям

1 категория Это специалисты, деятельность которых находит непосредственное выражение в конечных результатах деятельности всей фирмы Это прежде всего управленческая и регулирующая деятельность К этой категории относятся руководители, от принятия решения которыми зависит, в каком виде или объеме будут получены конечные результаты Можно идентифицировать их как лиц, принимающих решения (ЛПР)

2 категория Это специалисты, выполнение функций которых обеспечивает оперативность и качество процесса принятия решений теми руководителями, которые составляют первую категорию Это обосновывается тем, что целеполагание и выбор методов решения задач зависит от того, как осуществляется процесс поступления, обработки и трактовки данных Сфера деятельности этих лиц включает работу с информацией, ее интерпретацию, проведение различных видов анализа,

выработку предварительных решений и предложений Сюда также можно отнести работу, требующую высокой профессиональной подготовки с персоналом, финансами, материальными потоками Данные виды деятельности характерны для помощников и заместителей руководителей, а также для ведущих специалистов

3 категория Это специалисты, основными функциями которых являются действия по поддержке процесса управления и поддержание работоспособности офиса в целом Такие специалисты отличаются углубленной специализацией и образуют отделы, подразделения и звенья Численность работников данной категории является наибольшей Основные направления деятельности - оперативный учет, формирование статистических баз данных, работа с документами Результаты деятельности таких сотрудников являются исходным материалом для деятельности сотрудников описанных выше категорий, или же для работников других отделов или подразделений Зачастую это находит выражение в формировании отчетных документов Выполнение рабочих функций данными сотрудниками не влияет обычно напрямую на конечные результаты деятельности фирмы или подчиненной бизнес-структуры, но способно ускорить или замедлить функционирование офиса

4 категория Это сотрудники, обеспечивающие условия работы всех подразделений офиса в целом, выполняющие функции по созданию необходимых условий для деятельности, связи с филиалами и бизнес-периферией Обычно это услуги коммуникационного обеспечения, охраны, транспорта, ремонта

IV. Обоснование основных принципов системы мотивации в

офисе

Предлагаем следующее определение мотивационной системы в офисах

Мотивациошшя система в офисах - это система побуждения, которая совмещает комплекс мотивационных элементов, ориентированных на активизацию деятельности тех сотрудников, чье непосредственное рабочее место находится в пределах офиса

Мотивационная система играет существенную роль в процессе управления

Среди ее основных функций следует назвать следующие активизация, стимулирование, регулирование, информационность

Нами установлено, что основными принципами, которые необходимо учитывать в обязательном порядке при формировании системы мотивации в офисах, будут следующие

Принцип актуальности - компоненты системы мотивации будут представлять собой самые значимые для персонала факторы Мотивационная сила таких факторов должна подтверждаться исследованиями и обратной связью с членами персонала Элементы системы будут учитывать предпочтения, которые являются преобладающими для коллектива

Принцип гибкости - данный принцип учитывает то, что система должна определяться тремя моментами а) анализом изменений приоритетов и предпочтений сотрудников офиса в плане мотивационной значимости, чтобы учесть это в элементах своей структуры, б) достаточной гибкостью для того, чтобы были возможности своевременной переориентации персонала на новые возникающие задачи, в) учетом влияния внешних и внутренних факторов на структуру и форму системы, с тем чтобы осуществлять адекватные преобразования

Принцип своевременности (оперативности) - данный принцип учитывает, что, во-первых, мотивационное воздействие должно оказываться оперативно, в соответствии с намеченными целями, во-вторых, вознаграждение должно быть реализовано максимально быстро после предоставления и оценки результата деятельности

Принцип эффективности - данный принцип предполагает, что построение и функционирование системы мотивации будет определяться тем, что достигнутый ею эффект будет оценен как достаточно значимый по сравнению с теми затратами, которые необходимы для формирования и поддержания системы мотивационного воздействия

Принцип комплексности - данным принципом устанавливается, что система мотивации должна иметь максимальный охват сотрудников той сферы, на которую она ориентирована, а также включать в себя полное число тех элементов, которые признаны экспертами или практикой как наиболее значимые и ценные

В соответствии с заявленными принципами должны быть определены задачи, разрешение которых позволит модифицировать систему мотивации по указанным принципам Взаимосвязи принципов и задач, определяющих систему мотивации, представлены на рисунке 3

В работе представлен также комплекс подзадач, которыми определяются отдельные направления функционирования мотивационной системы

V. Модель формирования мотивационной системы

Проведенное нами изучение мнений сотрудников офисов Санкт-Петербурга и Иркутска позволяет утверждать, что основная выявленная проблема - недостаточная мотивация. Это выражается не в объеме получаемого вознаграждения за труд, а во взаимосвязи результатов труда и вознаграждений Итоги проведенных анкетных опросов представлены на рисунке 4

Несколько сот рудник» офисов мотниироп,1ИЫ к попышепию активности в работе

И очень сильно

Итак же, как все другие работники 15%

О недостаточно 42%

Ш мотивация, как правило,

□ очень слабо 31%

Рис 4 Диаграмма, отражающая данные ответов сотрудников офисов на предмет мотивирования к работе

Большинство офисных работников получают заработную плату в виде фиксированных окладов Стационарный уровень оплаты не формирует желаемой основы для повышения производительности труда Теряется связь между показателями труда и оплатой Это

признается серьезной проблемой, так как заработная плата считается одним из важнейших элементов мотивационной системы

В работе предлагается подход, при котором доход сотрудника офиса будет формироваться с учетом личного вклада по ряду составляющих, имеющих мотивационный характер

Проведенный анализ показал, что возможное применение составляющих дохода по категориям офисных сотрудников может иметь следующие виды предпочтительности (см таблицу 1)

Таблица 1

Распределение предпочтительности компонент оплаты труда по

категориям офисных сотрудников

Основные составляющие дохода Все сот] рудники

1 категория 2 категория 3 категория 4 категория

Оклад по должности **** **** ** **

Премия за личную результативность **** **** *** **

Коллективная премия ** *** *** ***

Доплата за сменность * ** **

Доплата за условия * * *

Надбавка за качество выполнения функций *** *** *** **

Надбавка за дополнительные функции ** *** **

Надбавка за выслугу *** **♦

Компенсация за проезд * ** ***

**** - настоятельно рекомендуемое применение, *** - рекомендуемое применение, ** - возможное применение, * - целесообразность применения сомнительна

В работе предлагается использовать помимо оклада следующие составляющие а) премии - за личные итоги, активность и инициативу, по итогам работы коллектива, б) доплаты - за сменность, за режим повышенной напряженности, в) надбавки - за качество труда, за выполнение дополнительных функций, за выслугу лет, г) компенсации - за проезд

Предлагаемое в работе совершенствование оплаты труда офисных сотрудников, с учетом использования составляющих дохода, может принести ощутимый эффект Как показали опросы, сотрудники офисов считают, что в результате предлагаемого совершенствования оплаты их трудовая активность возрастет на 50 - 100% Эффект, который будет получен, можно представить как чисто экономический с учетом размера зарплаты, так и в численности условно высвобождаемых работников

Предлагается разделить оклад на две части ОКба, и ОК„ч„ которые составляют в совокупности тот же объем, что и основной оклад ранее

окбт+окпср=ою

где ОКба1 - базовая часть основного оклада, является

неизменной и выплачивается вне зависимости от результатов персональной работы,

ОКпр ~ переменная часть основного оклада, выплачивается в случае, если работа произведена в соответствии с предусмотренными планами и графиками и не вызывает нареканий

Переменная часть оклада несет стимулирующую функцию, поскольку она может быть уменьшена, вплоть до нуля, по решению непосредственного руководителя, если работа выполнена некачественно, не в срок, не в полном объеме, имеет сбои, повлекшие за собой срывы в процессе дальнейшей деятельности

Представляется, что новая заработная плата сотрудника офиса должна формироваться в следующем виде-

ЗП = ОКЪт + ОКтр + ПРтр1 + ПРК + Д„ +Ду+Нк+ Нд + Нв.

где ПРпс/к ~ персональная премия, которая может

начисляться ежемесячно по итогам индивидуальной работы, оцениваемой непосредственным начальником, ПРК - персональная часть коллективной премии, которая может начисляться по результатам деятельности коллектива, к которому относится сотрудник, Д„ _ доплата за напряженность работы, а также сменность, интенсивность, предусмотренные организацией трудового процесса, Ду - доплата за условия труда, Нк - надбавка за качество выполнения функций, Нй -надбавка за выполнение дополнительных функций, Нв - надбавка за выслугу лет

Эффект рассчитывается на основе данных по той части персонала офиса, которая прошла анкетное исследование по данному вопросу Ээ={Ы*кпр*2-Ы*2*кзп)*\2,

где Ээ - экономический эффект, N - количество сотрудников, принимается равным 21, 2- средняя месячная зарплата сотрудников, равна 16850 руб, кпр, кзп - коэффициенты, соответственно учитывающие рост производительности труда и заработной платы, 12 -количество месяцев

Экономический эффект, как экономия по зарплате, при условном увеличении численности работников, будет определяться

Ээ = (21 * 1,52* 16850 - 21* 1,34* 16850)* 12 = 764316/туб Эффект условного высвобождения численности, за счет роста производительности труда

Эч =(2\-21/к„р)- 7,\8чел

Принимаемое значение эффекта 7 сотрудников В диссертации представлены алгоритмы формирования мотивационной системы в офисе и совершенствования уже существующей системы

Для оценки эффективности внедрения или совершенствования процесса мотивации могут использоваться различные способы опрос специалистов, метод сравнительных аналогий, выяснение мнений персонала, периодический анализ фактически достигнутых показателей после внедрения системы

Важным условием будет являться мониторинг функционирования системы мотивации Показателями, которые подлежат проверке в первую очередь, будут следующие производительность труда, эффективность затрат на персонал, изменение активности и интенсивности труда, показатели текучести, отношение к работе и изменение восприятия фирмы

Так, например, осуществляется выбор мотивационных элементов, которые обозначим следующим образом Х1, Х2, Х,п где я -количество принимаемых мотивационных элементов, то есть Х„ где I изменяется от 1 до п

Разовые единовременные затраты на внедрение данного комплекса элементов будут составлять значения С/, С2, С„ Вероятно, что единовременные затраты для большинства элементов окажутся равны нулю - например, для моральных поощрений

Для каждого вида расходов будет свой коэффициент приведения, учитывающий не только то, на какой элемент или действия эти затраты произведены, но и то, на какой период времени рассчитан элемент или сколько времени его можно будет продуктивно использовать £/, Е2, Е„

Кроме этого, функционирование элементов может потребовать текущих расходов, вплоть до учета заработной платы тех специалистов, которые осуществляют реализацию мотивационного процесса Текущие расходы могут выражаться б/, С2,

Тогда, общие приведенные расходы на внедрение конкретного мотивационного элемента, например X).

=С, *£, +вх

Математическая модель создания мотивационной системы будет учитывать комплекс ограничений

С,+С2+ +Сп< Смот >

с, + в2 +

п< N,

+ С мот'

>

Я] *тх + Я2 *т2 + ... + Я„ *тп

г1+г2 +

>1 + ь

ср

ТП > Ш "п — "'шт

У

При целевой функции

Н=(Я[т1+Я2т1 + .+Яп*тп)-{2^+22 + +г„)-^та>, где СШ1т - максимально допустимый размер

единовременных затрат на формирование мотивационной системы,

С„„„, - соответственно, максимально допустимые размеры приведенных затрат и текущих затрат,

N - максимально допустимое количество мотивационных элементов в системе,

Ь1р - среднее значение нормы прибыли по фирме, >птт — минимально установленное число работников, для которых имеет значение определенный мотивационный элемент,

Я, - получаемый в среднем дополнительный эффект от сотрудника при внедрении ;-го мотивационного элемента, устанавливается на основе аналогий, опроса или прямого расчета

В отличие от модели формирования мотивационной системы, модель ее совершенствования должна отражать собой ее рациональное развитие При этом будут определенным образом модифицированы ограничения и целевая функция Система ограничений будет иметь вид

£ < сс

(01+02 + +оп)+хси-^<слют'

и=1 7=1

п + к - Ъ < N ,

л и к Ь

£ Я,т, < £ Я,т, + £ Яит и - £ Ят ;

( = 1 / = 1 и — I } = \ -У

Целевая функция примет вид для данной системы ограничений.

Я = + - -¿2( - ¿г„ + ^ шах'

/=! «=! .;=1 /=1 и=1 у=1

где Си>„ - объем капитальных средств, выделяемых на совершенствование мотивационной системы,

к - количество элементов, добавляемых в систему мотивации, и =

1 к,

Ь - количество элементов, исключаемых из системы мотивации, у = 1 ..А.

Использование предлагаемых алгоритмов и математических моделей позволяет обосновать и структурировать процессы формирования и совершенствования систем мотивации офисных сотрудников

Основные выводы, которые можно в итоге сформулировать

1 Сотрудников офиса можно распределить по категориям в соответствии с тем, как их деятельность влияет на конечные результаты организации в целом, что позволяет рассмотреть отдельные составляющие зарплаты с точки зрения лучшего применения их для той или иной группы

2 Среди основных проблем выявлена низкая мотивированность сотрудников офиса к повышению активности и производительности труда, основными причинами чего являются недостаточное внимание руководства к совершенствованию мотивации и сложившаяся неэффективная система оплаты труда

3 Система оплаты труда в офисах может быть модифицирована, что способно дать существенный эффект, выражающийся в усилении стимулирования и мотивации сотрудников в процессе работы

4 Основные задачи и подзадачи мотивационной системы, которые определены на основе разработанных принципов, позволяют согласовать цели мотивационного механизма и цели развития организации

5 Предложены математические модели, позволяющие описывать процессы формирования и совершенствования мотивационного механизма с учетом системы ограничений и целевых функций, предполагающих получение максимального экономического эффекта

ОПУБЛИКОВАННЫЕ РАБОТЫ ПО ТЕМЕ ДИССЕРТАЦИИ

1 Донцова Ю А Мотивация и активизация инновационной деятельности сотрудников офиса - Экономика и управления предприятием, фирмой Сборник научных статей - Иркутск Изд-во БГУЭП, 2006 - 0,2 п л

2 Донцова Ю А Место, особенности и роль сотрудников офиса в общей структуре современной организации - Проблемы и перспективы развития экономики региона Сборник научных статей - Иркутск Изд-во БГУЭП, 2006 -0,36 п л

3. Донцова Ю.А. Особенности системы мотивации в офисах. // Известия ИрГЭА (БГУЭП). - 2006. - № 4 (49). - 0,33 п.л.

4 Донцова Ю А Актуальные проблемы мотивации офисных работников // Служба кадров и персонала - 2006 - № 11 - 0,44 п л

5 Донцова Ю А Зарубежный опыт социальной защиты населения - Экономическое развитие России на современном этапе Проблемы подготовки кадров и сотрудничество с Европой Мат междунар науч - практ конф (30-31 мая 2002 года) - Иркутск изд-во БГУЭП, 2002 - 0,2 п л

6 Донцова Ю А Социально-экономическая дифференциация и проблемы бедности населения Иркутской области - Сфера труда в переходной экономике проблемы и тенденции развития Сб научн тр -Иркутск изд-во ИГЭА, 2001 -0,25 пл

7 Донцова Ю А Мониторинг как важнейший инструмент оценки уровня жизни населения - Тез докл 60-й ежегодной конференции профессорско-преподавательского состава, докторантов и аспирантов 26-30 марта 2001 г - Иркутск Изд-во ИГЭ А, 2001 -0,1 п л

8 Донцова Ю А Понятие бедности как социально-экономического явления - Тез докл конференции молодых ученых ИГЭА «Социально-экономическое развитие Иркутской области на рубеже веков» (29 марта 1999 г) - Иркутск Изд-во ИГЭА, 1999 г - 0,1 п л

9 Донцова Ю А Проблемы построения мониторинга уровня жизни населения - Материалы 58-й ежегодной научной конференции профессорско-преподавательского состава, докторантов и аспирантов ИГЭА, 20-26 марта 1999 г (секция статистики) - изд-во ИГЭА, 1999 г -0,18 п л

10 Донцова Ю А , Федотова Н И Статистика фирм Контрольные задания и решение типовых задач Учебное пособие — Иркутск, изд-во ИГЭА, 1997 -43с - вклад автора 1,2 пл.

11 Донцова Ю А Влияние современных реформ на уровень жизни населения Приангарья - Тез докл международной научной конференции молодых ученых Сибири, Дальнего Востока и стран АТР «Экономические и социально-политические реформы в России состояние, проблемы и перспективы» (18-21 мая 1997 г) - Хабаровск изд-во ХГАЭП, 1997 - 0,15 п л

ДОНЦОВА ЮЛИЯ АНАТОЛЬЕВНА АВТОРЕФЕРАТ

Лицензия ЛР № 020412 от 12 02 97

Подписано в печать 23 04 07 Формат60х84 1/16 Бум офсетная Печ л 1,4 Бум л 0,7 РТП изд-ва СПбГУЭФ Тираж 70 экз Заказ 310

Издательство Санкт-Петербургского государственного университета экономики и финансов 191023, Санкт-Петербург, Садовая ул ,Д 21