Методы и модели совершенствования административных процессов высшего учебного заведения на основе системы управления знаниями тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Методы и модели совершенствования административных процессов высшего учебного заведения на основе системы управления знаниями"

На правах рукописи

0030585Б7

Казаков Василий Александрович

МЕТОДЫ И МОДЕЛИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕССОВ ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ НА ОСНОВЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ

Специальность: 08.00.13 - Математические и инструментальные методы экономики

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва -2007

003058567

Работа выполнена на кафедре Проектирования экономических информационных систем Московского государственного университета экономики, статистики и информатики (МЭСИ)

Научный руководитель: Тельнов Юрий Филиппович

доктор экономических наук, профессор

Официальные оппоненты:

Уринцов Аркадий Ильич, доктор экономических наук, профессор

Корнеев Дмитрий Геннадиевич, кандидат экономических наук

Ведущая организация: Московский инженерно-

физический институт (государственный университет)

Защита состоится « (3 » мая 2007 г в часов на заседании диссертационного совета К212 151 01 при Московском государственном университете экономики, статистики и информатики по адресу 119501, г Москва, Нежинская ул , д 7

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Московского государственного университета экономики, статистики и информатики

Автореферат разослан «¿3 » апреля 2007 года

Ученый секретарь диссертационного совета кандидат экономических наук, доцент

Голкина Г Е

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ Актуальность темы исследования.

В настоящее время в российской системе высшего профессионального образования осуществляются преобразования, нацеленные на обеспечение инновационного развития национальной экономики, повышение качества подготовки специалистов, гармонизацию отечественной и международной систем образования В связи с этим совершенствование деятельности высших учебных заведений посредством повышения адаптивности административных процессов к изменяющимся условиям функционирования вуза в рыночной среде представляется актуальной задачей, рассматриваемой в рамках диссертационного исследования

Для повышения эффективности организации административных процессов вуза требуется привести их в соответствие с лучшим опытом в области образования и управления Возникающая при этом необходимость преобразования структуры процессов вуза характеризуется значительными временными и стоимостными затратами

Анализ существующих разработок в области управления бизнес-процессами показывает, что имеющийся инструментарий позволяет проводить анализ существующих и проектируемых процессов на основе типовых (референтных) моделей Вместе с тем, в настоящее время не достаточно проработаны механизмы адаптации структуры процессов к реальным условиям функционирования, что определяет необходимость их детального исследования и последующей формализации с учетом дачьнейшей практической реализации Использование лучшего опыта административной деятельности в области образования, информации о существующих особенностях среды и характере деятельности вуза обусловливает необходимость организации процессов управления знаниями, отвечающих цели совершенствования административных процессов вуза Процессы управления знаниями могут быть реализованы в рамках системы управления знаниями (СУЗ) вуза на основе отражения передового опыта в области организации административной деятельности

Анализ результатов исследования в области разработки СУЗ и систем искусственного интеллекта показал недостаточную проработанность механизмов организации и систематизации знаний о процессах деятельности, что определяет необходимость доработки существующих методов накопления и адаптации знаний об административных процессах вуза к условиям его функционирования

Таким образом, в диссертационном исследовании рассматривается решение актуальной задачи совершенствования административных процессов высшего >чебного заведения, в рамках которой необходимым представляется разработка моделей и методов накопления, использования и адаптации лучшего зарубежного и отечественного опыта в области организации управленческой деятельности к условиям функционирования вуза на основе СУЗ

Цели и задачи исследования. Целью диссертационного исследования является разработка моделей и методов, направленных на систематизацию и адаптацию проектных решений по структуре административных процессов к реальным условиям функционирования вуза на основе системы управления знаниями

В соответствии с целью диссертации решаются следующие задачи

1 Анализ особенностей функционирования высших учебных заведений для определения характеристик административной деятельности, методов и показателей совершенствования процессов,

2 Анализ и классификация методов управления знаниями с целью построения архитектуры СУЗ, используемой для совершенствования административных процессов деятельности вуза,

3 Формирование структуры базы лучшего опыта вуза в организации административных процессов,

4 Разработка механизмов отбора лучших способов организации деятельности для их дальнейшей адаптации и внедрения в структуру процессов вуза,

5 Построение алгоритма адаптации лучшего опыта в организации административных процессов к реальным условиям функционирования вуза,

6 Разработка экономико-математической модели, позволяющей минимизировать затраты на исполнение административных процессов вуза на основе СУЗ и оценивать эффективность использования методов управления знаниями

Объект и предмет исследования. В качестве объекта исследования выступают процессы управления высшего учебного заведения Предметом исследования является использование системы управления знаниями для совершенствования административной деятельности вуза

Теоретическую и методологическую основу исследования составили работы отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории систем и системного анализа, реинжиниринга бизнес-процессов, систем искусственного интеллекта, управления качеством и знаниями В диссертационном исследовании использовались положения, разработанные и представленные в трудах Виига К , Гавриловой Т А , Грубера Т, Дрогобыцкого И Н , Калянова Г Н, Максимовой В Ф , Мизогучи Р , Нонака И, О'Лири Д, Попова Э В , Поспелова Д А, Свейби К -Э , Селеткова С Н, Сенге П, Такеучи X, Тарасова В Б , Тельнова Ю Ф , Тихомирова В П, Уринцова А И, Хаммера М , Хорошилова А В , Чампи Дж и др

Результаты и их научная иовизна. К основным результатам, отражающим научную ценность исследования, относятся

1 В результате анализа деятельности в высших учебных заведениях определена структура административных процессов вуза, методы их совершенствования, а также показатели оценки их эффективности, результативности и гибкости,

2 Предложена архитектура системы управления знаниями, направленной на совершенствование административных процессов вуза,

3 Разработан новый способ организации знаний об административных процессах вуза с использованием онтологии и прецедентов (типовых и частных моделей деятельности),

4 Предложен метод оценки подобия административных процессов на основе расчета семантической близости описаний административных процессов в терминах онтологии, позволяющий отбирать необходимые знания об организации деятельности для их дальнейшей адаптации,

5 Разработан алгоритм адаптации лучшего опыта при формировании новой структуры административных процессов на основе применения механизмов наследования объектно-ориентированного подхода и поиска решений на основе прецедентов,

6 Формализована экономико-математическая модель выбора и использования функций управления знаниями, обеспечивающих минимизацию издержек на административные процессы при ограничении времени выполнения процессов и бюджета на управление знаниями

Практическая значимость исследования заключается в разработанной архитектуре инструментария, позволяющего наиболее эффективно организовывать, использовать и

адаптировать передовой опыт в организации административных процессов деятельности к реальным условиям функционирования вуза

Предложенная система управления знаниями может использоваться при организации деятельности по предоставлению новых образовательных услуг, модернизации существующих административных процессов, а также для обучения административного персонала вуза

Апробация и внедрение результатов исследования Результаты исследования представлялись на 9-ой научно-практической конференции «Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных техночогий Системы управления знаниями - 2006» и были отражены в отчетах по НИР кафедры ПЭИС МЭСИ по темам «Разработка методологических основ создания систем интеграции знаний», «Разработка методологических основ создания обучающихся организаций» и «Разработка методологических основ создания систем управления бизнес-процессами»

Основные положения диссертационного исследования используются в учебном процессе Московского государственного университета экономики, статистики и информатики в рамках дисциплины «Проектирование систем управления знаниями» для подготовки специалистов по специальности 080802 «Прикладная информатика в менеджменте»

Публикации. По теме диссертационного исследования опубликовано 8 научно-практических работ общим объемом 1,5 п л

Структура работы Диссертация состоит из введения, трех глав, выводов по главам, заключения, списка литературы, содержит иллюстративный материал, представленный в виде рисунков, таблиц и приложений

КРА ТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Во введении обоснована актуальность темы диссертации, формулируются цели и задачи, определяются объект и предмет исследования, приводятся основные результаты и научная новизна диссертационной работы, показаны теоретическая и практическая значимость полученных результатов

В первой главе рассматриваются особенности и структура деятельности высших учебных заведений, подходы к совершенствованию административных процессов вуза

Деятельность вуза представляет собой совокупность основных, управленческих и обеспечивающих процессов, и может быть разделена на академическую и

административную При этом, решение задачи совершенствования академической деятельности подразумевает внедрение новых технологий обучения, а совершенствования административной деятельности - эффективную организацию процессов вуза, направленных на обеспечение академической деятельности и деятельности всего вуза в целом

В результате анализа и классификации видов административно-управленческой деятельности вуза определена общая структура и взаимосвязь элементов административного процесса (рис 1)

Деятельность Объекты деятельности

Список операций Вход/ Выход

Административный процесс

I I

Субъекты деятельности

Исполнители ЛПР

Рисунок 1 Взаимосвязь элементов административного процесса Ответственность за качество услуг несуг различные структурные подразделения вуза, которые самостоятельно организуют процессы административной деятельности в рамках, регламентированных нормативными актами Структура административных процессов может варьироваться в зависимости от характеристик образовательной услуги, сложившихся особенностей организации деятельности для различных уровней и форм обучений, вузов, подразделений Основные затруднения вызывает отсутствие доступа к знаниям о том, каким образом организованы административные процессы в других структурных подразделениях и вузах, какой из вариантов их организации является наиболее предпочтительным в том или ином случае

В ходе исследования определено, что совершенствование деятельности вуза, повышение качества образовательных услуг, а также повышение эффективности управления - это связанные задачи, решение которых может основываться на использовании различных инструментов, методов и технологий, базирующихся на принципах процессного управления

Улучшение значений показателей результативности и эффективности достигается за счет автоматизации деятельности по организации процессов и использования методов управления знаниями Данные показатели служат основой для решений по внесению изменений в административную деятельность вуза и оценки степени совершенствования процессов

Гибкость (адаптивность) процессов в меньшей степени поддается оценке, и является качественным показателем Основой для обеспечения гибкости процессов является применение лучшего опыта в организации административных процессов вуза в условиях непрерывно изменяющейся среды функционирования вуза, развития спектра предоставляемых образовательных услуг

Необходимость обеспечения адаптивности процессов обусловливает обобщение лучшего опыта и выявление предпосылок выбора вариантов организации деятельности Обобщенные знания могут быть представлены в виде типовых (референтных) моделей, которые используются как в текущей деятельности, так и при организации процессов по новым образовательным услугам

В качестве основы для системы, обеспечивающей накопление, использование и адаптацию лучшего опыта к условиям среды и направленной на совершенствование административных процессов вуза, предлагается использование подхода, сформулированного Ю Ф Тельновым и базирующегося на применении СУЗ для реинжиниринга бизнес-процессов1

Внедрение процессов управления знаниями в деятельность высшего учебного заведения обусловливает необходимость выбора соответствующих методов и технологий, структуры и задач системы управления знаниями, основных пользователей и владельцев знаний, используемых в административных процессах вуза

В рамках решения задач диссертационного исследования для более полной оценки и выбора существующих методов управления знаниями проводится их классификация в соответствии с процессами управления знаниями, использованием информационно-коммуникационных технологий, а также видом интетпектуального капитала, на увеличение которого направлены те или иные методы

' Тельное Ю Ф Реинжиниринг бизнес-процессов Компонентная методология // 2-е изд, перераб и доп - М Финансы и статистика, 2005 - 320 с

В диссертационном исследовании ставятся задачи определения архитектуры СУЗ для совершенствования административных процессов, определения особенностей организации знаний о деятельности, разработки механизмов отбора и адаптации передового опыта, представленного в виде типовых и частных моделей процессов

Во втором главе исследованы и разработаны архитектура системы управления знаниями, способ организации базы лучшего опыта, методы отбора вариантов организации административных процессов и их адаптации к реальным условиям функционирования вуза

Архитектура системы управления знаниями обусловлена спецификой используемых знаний и имеет в своем составе следующие элементы, призванные решить задачи накопления и использования лучшего опыта в области организации административных процессов (рис 2)

Рисунок 2 Архитектура системы управления знаниями о деятельности вуза

• Система организации знаний позволяет эффективно накапливать и систематизировать лучший опыт организации административных процессов, представленный в виде типовых и частных моделей деятельности, на основе онтологии

• Интерфейс пользователя обеспечивает взаимодействие лица, ответственного за развитие образовательных услуг и совершенствование деятельности вуза, и системы управления знаниями,

• Поисковый сервис осуществляет отбор моделей деятельности, которые соответствуют текущей проблемной ситуации, определенной пользователем системы на основе онтологии деятельности вуза,

• Механизм адаптации обеспечивает формирование адаптированной модели административного процесса вуза, соответствующей описанию проблемной ситуации и передовому опыту, на основе типовых и частных моделей деятельности вуза

Основой для организации знаний является концептуальная модель, представленная в форме онтологии Построение онтологии деятельности является одним из связующих звеньев, обеспечивающих возможность управления знаниями об административных процессах вуза в рамках СУЗ При этом деятельность отображается в виде семантического описания, включающего основные понятия, взаимосвязи между понятиями, закономерности (аксиомы и правила вывода на основе понятий и отношений между ними)

В основе онтологии лежит набор понятий С, определяющий административную деятельность вуза Понятия, выделенные в соответствующие рубрики и классифицированные по принципу «род-вид», образуют таксономию деятельности вуза Дополненная атрибутами (свойствами), отношениями между понятиями и правилами вывода эта таксономия образует онтологию О^, где

= (с,А,К,Е) - онтология деятельности вуза,

С - {с'ор,СР,С°",С0} - множество понятий в области административной деятельности вуза, где

С'ор - корневое метапонятие онтологии,

Ср - множество понятий, определяющих административные процессы вуза (в том числе, образовательную услугу в целом),

Сои и

- множество понятии, определяющих организационные единицы, владельцев или исполнителей административных процессов,

С0 - множество понятий, определяющих объекты административных процессов, А — множество атрибутов понятий, представляющих числовые и литеральных характеристики,

Я - множество огаошений между понятиями в области деятельности вуза, Р- множество функций интерпретации, определяющих зависимости понятий Онтология деятельности вуза включает понятия разных уровней абстракции,

являющиеся подвидами корневого метапонятия С'ор (рис 3)

Корневой метакласс

Абстрактные понятия

Реальные понятия

Экземпляры понятий

ОНТОЛОГИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВУЗА

Административные процессы вуза

Объекты деятельности

Субъекты деятельности

Рисунок 3 Представление уровней онтологии деятельности вуза В соответствии с этими уровнями сгруппированы знания об административных процессах, представленные в виде множества типовых и частных моделей деятельности М

• Метауровень соответствует базовому уровню представления и включает метамодель (М'ор еМ ), представляющую описание абстрактной деятельности, ее составляющих и основных ролей в виде метапонятий ( С""'" С С'ор ) Так, в качестве базовой модели предлагается использовать модель принятого в системе менеджмента качества подхода РОСА («цикл Деминга»)

• Уровень абстрактного вуза характеризует виды деятельности, регламентированные процедуры и включает типовые модели (Ма М) деятельности, которые описывают передовой опыт в организации деятельности с помощью абстрактных понятий

(С с стеш) В состав типовых моделей входят следующие классы моделей

о Типовые модели деятельности, описывающие принципы организации административных процессов деятельности

о Типовые модели деятельности, описывающие принципы организации административной деятельности, которые характерны для учреждений высшего профессионального образования о Типовые модели деятельности, описывающие принципы организации того или иного административного процесса, которые используются в конкретном высшем учебном заведении • Уровень реального вуза соответствует представлению существующих прецедентов деятельности и включает частные модели (Мгеа1 С~.М), которые применяются в вузе в конкретных условиях Частные модели описываются с помощью понятий реального мира (С с: С ), представленных в виде экземпляров У е С

Данная система организации знаний позволяет накапливать, систематизировать и использовать знания для построения эффективной технологии организации административных процессов В основе использования знаний лежит алгоритм, реализующий механизмы отбора типовых и частных моделей деятельности и их адаптации к реальным условиям функционирования вуза, содержащий пять последовательно выполняемых шагов (рис 4)

Адаптированные модели деятельности

Рисунок 4 Алгоритм адаптации моделей административной деятельности вуза Шаг 1 Описание проблемной ситуации,

Шаг 2 Отбор типовых и частных моделей деятельности для адаптации, Шаг 3 Адаптация моделей административных процессов,

Шаг 4 Оценка адаптированной модели деятельности, Шаг 5 Пополнение базы знаний

Рассмотрим каждый из выполняемых шагов более детально Шаг 1 Описание проблемной ситуации

Процесс описания проблемной ситуации может быть представлен как последовательное заполнение семантического шаблона, определение основных свойств понятия «Деятельность», а также свойств понятия «Продукт» при организации административных процессов по новой образовательной услуге

С.вх = (СУБ, ДЕЯТ, ВХОД ВЫХОД, ПОСТ, ПОТРЕБ, РЕГЛ, ИНИЦ, ЦЕЛЬ)

Элементы шаблона представляют собой ролевые признаки, значениями которых являются понятия или экземпляры понятий онтологии Odv, призванные ответить на следующие вопросы о характере деятельности вуза

• Деятельность какую деятельность необходимо выполнить (ДЕЯТ е Ср ),

• Субъекты деятельности кто является основным исполнителем данной деятельности (СУБ6 С0"), поставщиком исходных данных (ПОСТе С0") и потребителем результатов (ПОТРЕБ 6 Сои ), кто инициировал эту деятельность (ИНИЦе С" ),

• Объекты деятельности что является входом (ВХОДб С") и выходом (ВЫХОДе С") для данной деятельности, на основании каких регламентов она выполняется (РЕГЛ е С ) и на производство какого продукта (услуги) она направлена (ЦЕЛЬ G С")

Шаг 2 Отбор типовых и частных моделей деятельности для адаптации

Отбор моделей для адаптации осуществляется путем перебора существующих моделей и определения максимального значения подобия S проблемной ситуации Свх и модели деятельности Мl е М

В соответствии с прецедентным подходом (CBR, Case-based reasoning) для этого определяется степень подобия элементов описания и вычисляется общее подобие описания деятельности и проблемной ситуации с учетом веса каждого из элементов по формуле (1), предложенной Дж Колоднер2

г Kolodner, J L Case-Based Reasoning Morgan Kaufmann 1993

'Ywjxsim^',^)

S{CB\M)= max

}=i

, где (1 )

2>,

1 — , где Аг - общее число типовых и частных моделей деятельности, имеющихся в базе знаний,

] = 1, СЯ, где СЯ - постоянное число сравниваемых элементов описания (свойств, отношений),

f¡J, -у-е свойство (отношение), описывающее <-ю деятельность,

-у-с свойство (отношение), описывающее проблемную ситуацию,

IV - Весу-го свойства (отношения, слота),

вт - функция определения подобия

Для определения степени подобия элементов описания используется функция оценки семантической близости двух понятий 5гш(С,,Су) (2), предложенная Дж ВуиМ Палмер3

5Ш(С,,С,) =-^^-.где (2)

С, - понятие, описывающее проблемную ситуацию,

С] - понятие, описывающее отобранную деятельность,

I,] = 1,Сй, СИ - общее число элементов (свойств, отношений) описания проблемной ситуации и деятельности,

N¡,N2- число связей типа «род-вид» от С и С до общего суперпонятия С. ,

I J к

N3 - число связей типа «род-вид» от Ск до корневого метапонятия С,ор Шаг 3 Адаптация моделей административных процессов

3 Z Wu, M Palmer Verb semantics and lexical selection // Proceedings of the 32nd Annual Meeting of the Associations for Computational Linguistics, Las Cruses, New Mexico, 1994 - P 133-138

Адаптация отобранной модели М( проводится в соответствии со степенью влияния

основных элементов описания деятельности на организацию процесса Так, возможные направления адаптации с точки зрения каждого из элементов моделей обусловлены следующим

• Структура модели деятечьиости М, корректируется в зависимости от типа деятельности, ее составных частей, наличия прецедентов в базе знаний,

• Для различных типов ответственных исполнителей и ЛПР характеристики выполнения некоторой деятельности А/, могут варьироваться, что может быть обусловлено

нормативными ограничениями в деятельности того или иного субъекта,

• Результат или входной объект может требовать выполнения специальной заранее

определенной типовой деятельности (где к = 1, А7?, а N11 - общее число типовых

моделей), что может быть обусловлено видом объектов и нормативными ограничениями, связанными с их обработкой и подготовкой

При адаптации моделей (рис 5) первоначально определяется общая структура модели М, , за основу которой берется отобранная типовая или частная деятельность

Рисунок 5 Адаптация моделей деятельности

Затем, если при этом возможна связь отобранной модели М, с типовой моделью М'^ I характерной для объектов и субъектов деятельности, осуществляется встраивание типовой процедуры в модель М,

Первоначально, имеющиеся в рамках модели М, отдельные операции выстраиваются в

цепочку На следующем этапе определяется, существуют ли такие операции, результатом которых является элемент ВЫХОД или исполнителем которых является элемент СУБ При этом данные операции либо встраиваются в сформированную модель М, , либо представляются как составная часть существующей операции На третьем этапе происходит замена понятий СаЫ и Сгт1, заимствованных из модели , на экземпляры данных понятий, соответствующих описанию проблемной ситуации и используемых в модели А/, , то есть осуществляется наследование типовой процедуры Мгк^ и формирование новой модели МI , соответствующей передовому опыту организации административной деятельности в вузе

Шаг 4 Оценка адаптированной модели деятельности

После адаптации модели процесса осуществляется оценка сформированной модели с точки зрения ее непротиворечивости и полноты

С точки зрения полноты описания оценивается дотя заполненных свойств соответствующих понятий (фреймов) модели деятельности М{ ( кр )

п

Л Р.

У Л , где (3)

1=1

п • общее число экземпляров понятий онтологии, с помощью которой описывается модель деятельности М, ,

- общее число свойств некоторого понятия, к которому относится г-ый экземпляр, р1 - число заполненных свойств г-го экземпляра этого понятия

Если кр=1, то модель деятельности описана полностью и может быть внесена в базу знаний Если 0<кр<1, модель является неполной и подлежит уточнению, осуществляется возврат к Шагу 3 При кр=0 описания деятельности не существует

С точки зрения непротиворечивости модели выделяются следующие показатели

• Показатель соответствия адаптированной деятельности Л/, установленным типовым

процедурам вуза М^ Показатель формируется для используемых в моделях М'^ типов документов, организационных единиц и функций, являющихся характеристиками деятельности М1 ,

• Показатель соответствия адаптированной деятельности М1 имеющемуся опыту сотрудника СУБ Показатель представляет оценку возможных противоречий в характеристиках деятельности М; и функциях сотрудника СУБ,

• Показатель взаимодействия работ, представляющий оценку элементов ВХОД и ВЫХОД деятельности М1 и соответствующих элементов связанных процессов

По результатам оценки адаптированной модели М, возможен возврат к Шагу 3 для

уточнения и дополнения модели, дальнейшей ее адаптации, или переход к следующему шагу Решение о дальнейшей адаптации или внедрении адаптированной модели деятельности принимается пользователем системы, ответственным за структуру административного процесса

Шаг 5 Пополнение базы знаний

В базу знаний заносятся составные части нового прецедента базы лучшего опыта описание проблемной ситуации («проблема») и сформированная модель деятельности («решение») На первом этапе создаются понятия и экземпляры понятий, соответствующие описанию деятельности М1 , проблемной ситуации и другим элементам деятельности После

этого устанавливаются отношения между созданными экземплярами понятий

В третьей главе предлагаются способы организации, использования и оценки работы системы управления знаниями об административных процессах деятельности высшего учебного заведения

Для организации проекта по внедрению СУЗ предлагается метод, основанный на построении системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecard, BSC), в рамках которой определяются цели совершенствования административных процессов вуза Для каждой из целей предлагаются мероприятия, обеспечивающие повышение эффективности, результативности и гибкости процессов, а также показатели, позволяющие оценивать степень достижения целей

В рамках исследования проведена апробация разработанного алгоритма адаптации на примере организации процесса «Привлечение абитуриентов» для новой образовательной программы в Московском государственном университете экономики, статистики и информатики Приведено описание проблемной ситуации, характеризующее особенности образовательной услуги и организуемого процесса Также представлены описания моделей, соответствующие теоретическим знаниям в области маркетинговой деятельности и опыту вуза в организации собственного комплекса маркетинга. На основании исходных данных получены результаты работы алгоритма адаптации структуры процесса «Привлечение абитуриентов» к особенностям образовательной услуги

Для оптимизации процессов использования знаний в вузе предлагается экономико-математическая модель минимизации издержек (С) на исполнение административных процессов (АП) при имеющемся ограничении на время выполнения АП и бюджете на управление знаниями

Пусть в деятельности вуза выполняются элементарные операции (функции) (k = 1, К, где К - общее число функций), которые распределяются по административным

организационным единицам (АЕ) ( у = 1, ОС/, где 017- общее число АЕ), входящим в состав

административным процессам (АП) (i=\tAP, где АР - общее число АП) Модель

минимизации издержек имеет вид ' ар к ои

С = min

j=l J

XXIX* c.jk(x,jk)

, где (4)

С1ф - признак включения к-ой функции, выполняемой 7-ой АЕ, в 1-ый АП (аук =1, если функция выполняется в рамках 1-го процесса, в противном случае =0),

Cljk - стоимость выполнения j-ой АЕ k-mi функции в рамках ¡-го АП, которая зависит от использования СУЗ,

Хук - переменная, определяющая выбор функций административных процессов, в рамках которых персоналом вуза используется СУЗ

_ J 1 - если СУЗ используетсяу-ой АЕ при выполнении к-ой функции (-го АП, xvk ~ 1 0 - если СУЗ не используется j-ой АЕ при выполнении к- ой функции »-го АП,

При этом вводится ограничение по времени выполнения соответствующих административных процессов к ои

J=1

Тцк - трудоемкость выполнения./-ой АЕ к-ой функции в рамках ¡-го АП,

T¡ - установленное регламентное время выполнения í-го АП, превышение которого до

резучьтативного завершения процесса приводит к критическому сбою и влечет негативные последствия для вуза

Также в качестве ограничения выступает бюджет на управление знаниями определяющий величину постоянных затрат на поддержку инфраструктуры и персонала СУЗ

cnst™(xijk) <В, где (6)

УЗ

cnst - постоянные затраты на управление знаниями, В - затраты на управление знаниями, запланированные в бюджете вуза В соответствии с методикой учета затрат по функциям (Activity Based Costing, ABC) для определения стоимости выполнения (-го АП необходимо рассчитать стоимость выполнения функций АЕ и отнести их на соответствующий процесс Затраты на выполнениеу-ой АЕ к-ой функции в рамках ¡-го АП рассчитываются по формуле

Cjk - стоимость типовой процедуры выполнения А-ой функции j-ой АЕ,

„уз V

выполненияу-ой АЕ к-ой функции ¡-го АП,

1д ' трудоемкость типовой процедуры выполнения к-ой функцииу-ои ЛЕ Трудоемкость выполнения у-ой административной единицей ¿-ой функции в г-ом процессе (Т1}к) характеризуется приращением трудозатрат (АТ к), обусловленным

недостаточной информированностью исполнителя о способах организации 1-го процесса по сравнению с типовой процедурой и необходимостью поиска и адаптации знаний о деятельности вуза

Ток=ТА+АТик (8)

Величина приращения трудозатрат зависит от уровня обеспеченности АЕ знаниями о деятельности вуза и определяется следующим образом

Д Т = ((1 ~ Уф }'Тф'еСШ %'"к =0 ( 9 )

Ф Уесли х#= 1

Т..к - время, необходимое на поиск необходимых для выполнения ¿-ой функции /-го АП

знаний, передачу и адаптацию знаний об АП применительно к конкретной проблемной ситуации (без использования СУЗ),

Гдо - время, необходимое на осуществление операций поиска, передачи и адаптации знаний о деятельности вуза (с использованием СУЗ),

Уукш показатель, отражающий обеспеченность у-ой АЕ необходимыми знаниями о

деятельности при выполнении ¿-ой функции /-го процесса м

"У '*У)т ^1кт

_, где (10)

Уцк

Угт

М т~1

0 - еслиу-ая АОЕ не обладает знаниями »¡-ой категории,

1 - если у-ая АОЕ обладает знаниями то-ой категории,

0 - если для ¿-ой функции /-го АП не требуются знания т-ой категории,

1 - если для ¿-ой функции /-го АП требуются знания т-ой категории4

4 Так как, в рамках своих функциональных обязанностей для исполнителя ¿-ой функции /-го АП навыки выполнения этой деятельности обязательны, то у/\к3т,г1Ы =1

В случае если у-ая АЕ полностью обеспечена необходимыми знаниями, то =1 Если у-ая АЕ не обладает знаниями, необходимыми для выполнения к-ой функции /-го АП, то

Гук=о

Стоимость типовой процедуры выполнения к-ой функции у-ой АЕ вычисляется по формуле

с]к=Т]к-гР1 (1 + Н) + ст1 ]к, где (И)

ZPj - тарифная ставка заработной платыу-ого исполнителя,

Н - ставка начислений на фонд оплаты труда,

- суммарные постоянные затраты на к-ую функцию у-ой АЕ

5 Кг к

сп^]к = £ си^ К 1 > где (12)

к-\

СП$1!! - постоянные затраты по в-ой статье согласно бюджету вуза, включающему 5 статей затрат,

Кгк! - критерий распределения постоянных затрат по .у-ой статье на выполнение к-ой функции,

Постоянные затраты на управление знаниями пропорционально распределяются по функциям в соответствии со значением переменной хук

сю = СИ5/УЗ Х°к (13)

Сф -СП51 АР К ои

1X1

ф

(=1 4=1 У=1

Структура постоянных затрат на управление знаниями включают следующие статьи ст(уз =сп*С,р +сп*Сп+Щ, где (14)

1иифр спецУ

1ипфр

УЗ

СП51и. - постоянные затраты на инфраструктуру СУЗ Рассчитываются по формуле ,

СмСрр = 2>С* ■ (Рг1 + СШг -РР,)'^ ( 15 >

«=1

^ — 1, в, С7 - общее число видов программных средств и элементов инфраструктуры,

рсв - количество необходимых g-ыx программных средств и (или) элементов

инфраструктуры (вычислительной техники, коммуникаций и т д), которое зависит от определенного на этапе внедрения состава функций, использующих СУЗ ( хук ),

рр^ - стоимость единицы ¿'-го необходимого программного средства и/или элемента инфраструктуры,

- затраты на поддержание функционирования £-го этемента инфраструктуры СУЗ, ат^ - амортизационные отчисления на g-ый элемент инфраструктуры СУЗ, иж - интенсивность замены #-го элемента инфраструктуры и обновления лицензии на

программное средство (в год), УЗ

СП$1стц - затраты, связанные с зарплатой административно-управленческого персонала

и специалистов службы управления знаниями

Полученные в резутьтате расчета издержек на организацию административной деятельности в Московском государственном университете экономики, статистики и информатики данные показывают эффективность использования СУЗ для совершенствования административных процессов вуза

В заключении приведены научные выводы, результаты и рекомендации, полученные в ходе выполнения исследования

ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ ПО РЕЗУЛЬ ТА ТАМ ИССЛЕДОВАНИЯ

1 Анализ деятельности вузов показал необходимость использования лучшего опыта в области образования для повышения эффективности, результативности и адаптивности структуры административных процессов,

2 Предложенный состав компонентов архитектуры СУЗ обеспечивает использование лучшего опыта в организации административных процессов управленческим персоналом вуза,

3 Разработанная концептуальная модель знаний позволяет представить лучший опыт в организации административных процессов на различных уровнях абстракции в виде прецедентов (типовых и частных моделей деятельности) и адаптировать его к реальным условиям функционирования вуза,

Предложенный способ отбора проектных решений из базы лучшего опыта, базирующийся на оценке семантической близости проблемной ситуации и имеющихся прецедентов деятельности, обеспечивает использование наиболее предпочтительных способов организации административных процессов в заданных условиях функционирования вуза,

Разработанный алгоритм адаптации лучшего опыта, основывающийся на наследовании структуры процесса по классификации видов деятельности, позволяет повысить обоснованность принятых решений по организации административных процессов вуза за счет использования принципов, отраженных в типовых моделях,

Сформулированная экономико-математическая модель отражает влияние использования СУЗ на снижение издержек, связанных с организацией и выполнением административных процессов деятельности вуза

Список основных публикаций по теме диссертации

Казаков В А Совершенствование административной деятельности высшего учебного заведения на основе методов адаптации лучшего опыта // Вестник Оренбургского государственного университета, №2 - Оренбург, ОГУ, 2007 (0,5 п л )

Тельнов Ю Ф, Лапа А В, Казаков В А Конфигурирование бизнес-процессов с использованием системы управления знаниями // Интегрированные модели и мягкие вычисления в искусственном интеллекте Сб тр П-го Международного научно-практического семинара М Физматлит, 2003 (0,3 п л )

Казаков В А Использование принципов типизации при интеграции моделей образовательных процессов в системе управления знаниями высшего учебного заведения // Анализ и моделирование экономических и информационных процессов Сборник научных трудов - М МЭСИ, 2004 (0,25 п л )

Лапа А В , Тельнов Ю Ф , Казаков В А Инструментальное средство конфигурирования бизнес-процессов с использованием методов управления знаниями Научная сессия МИФИ-2004 Сборник научных трудов В 15 томах ТЗ Интеллектуальные системы и технологии - М МИФИ, 2004 (0,1 п л )

Казаков В А Адаптация типовых моделей деятельности на основе методов управления знаниями // Международная научно-практическая конференция «Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий Системы управления знаниями» Сборник научных трудов / Моек госуд ун-т экономики, статистики и информатики - М, МЭСИ, 2005 (0,12 п л )

6 Казаков В А Онтологический подход к использованию типовых моделей деятельности в организации // 9-я научно-практическая конференция «Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий Системы управления знаниями» Сборник научных трудов / Моек госуд ун-т экономики, статистики и информатики -М,МЭСИ,2006(0,15 п л)

Подписано в печать 17 04 2007

Формат издания 60X84/16 Бум офсетная №1 Печать офсетная

Печ л 1,5 Уч-издл 1,4 Тираж 100 экз

Заказ № 4020

Типография издательства МЭСИ 119501, г Москва, ул Нежинская, 7

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Казаков, Василий Александрович

Введение.

Глава 1. Анализ задачи совершенствования административных процессов высшего учебного заведения на основе управления знаниями.

1.1 Задачи совершенствования административных процессов вузов.

1.2 Анализ и моделирование структуры административных процессов вуза.

1.3 Анализ использования методов управления знаниями в деятельности высшего учебного заведения.

Выводы к главе 1.

Глава 2. Разработка методов и инструментария управления знаниями об административных процессах высшего учебного заведения.

2.1 Архитектура системы управления знаниями об административных процессах вуза.

2.2 Система организации знаний об административных процессах высшего учебного заведения на основе онтологии.

2.3 Алгоритм адаптации лучшего опыта к заданным условиям функционирования вуза.

Выводы к главе 2.

Глава 3. Реализация системы управления знаниями об административных процессах высшего учебного заведения.

3.1 Технология создания системы управления знаниями.

3.2 Технология использования системы управления знаниями в совершенствовании административных процессов вуза (на примере формирования структуры маркетинговой деятельности).

3.3 Модели оценки эффективности создания системы управления знаниями в вузе.

Выводы к главе 3.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Методы и модели совершенствования административных процессов высшего учебного заведения на основе системы управления знаниями"

В настоящее время в российской системе высшего профессионального образования осуществляются преобразования, нацеленные на обеспечение инновационного развития национальной экономики, повышение качества подготовки специалистов, гармонизацию отечественной и международной систем образования. В связи с этим совершенствование деятельности высших учебных заведений посредством повышения адаптивности административных процессов к изменяющимся условиям функционирования вуза в рыночной среде представляется актуальной задачей, рассматриваемой в рамках диссертационного исследования.

Для повышения эффективности организации административных процессов вуза требуется привести их в соответствие с лучшим опытом в области образования и управления, представленным, например, в виде международных стандартов качества. Возникающая при этом необходимость преобразования структуры процессов вуза характеризуется значительными временными и стоимостными затратами.

Анализ существующих разработок в области управления бизнес-процессами показывает, что имеющийся инструментарий позволяет проводить анализ существующих и проектируемых процессов, включает ряд типовых (референтных) моделей процессов. При этом он не содержит в достаточной мере проработанных механизмов адаптации структуры процессов к реальным условиям функционирования, что определяет необходимость их детального рассмотрения и последующей формализации с учетом дальнейшей практической реализации.

Использование лучшего опыта административной деятельности в области образования, информации о существующих особенностях среды и характере деятельности вуза обусловливает необходимость организации процессов управления знаниями, отвечающих цели совершенствования административных процессов вуза. Процессы управления знаниями могут быть реализованы в рамках системы управления знаниями (СУЗ) вуза на основе организационных и технологических решений.

Анализ результатов исследования в области разработки СУЗ и систем искусственного интеллекта показал недостаточную проработанность механизмов организации и систематизации знаний о процессах деятельности, что определяет необходимость доработки существующих методов для обеспечения накопления и адаптации знаний об административных процессах вуза.

Таким образом, в рамках решения задачи совершенствования административных процессов высшего учебного заведения необходимым представляется разработка механизмов накопления, использования и адаптации лучшего зарубежного и отечественного опыта в области организации управленческой деятельности к условиям функционирования вуза на основе СУЗ.

Целью диссертационного исследования является разработка моделей и методов, направленных на систематизацию и адаптацию проектных решений по структуре административных процессов к реальным условиям функционирования вуза на основе системы управления знаниями.

В соответствии с целью диссертации решаются следующие задачи:

1. Анализ особенностей функционирования высших учебных заведений для определения характеристик административной деятельности, методов и показателей совершенствования процессов;

2. Анализ и классификация методов управления знаниями с целью построения архитектуры СУЗ, используемой для совершенствования административных процессов деятельности вуза;

3. Формирование структуры базы лучшего опыта вуза в организации административных процессов;

4. Разработка механизмов отбора лучших способов организации деятельности для их дальнейшей адаптации и внедрения в структуру процессов вуза;

5. Построение алгоритма адаптации лучшего опыта в организации административных процессов к реальным условиям функционирования вуза;

6. Разработка экономико-математической модели, позволяющей оценивать эффективность использования методов управления знаниями при выполнении административных процессов.

В качестве объекта исследования выступают процессы управления высшего учебного заведения. Предметом исследования является использование системы управления знаниями для совершенствования административной деятельности вуза.

Теоретическую и методологическую основу исследования составили работы отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории систем и системного анализа, реинжиниринга бизнес-процессов, систем искусственного интеллекта, управления качеством, управления информационными ресурсами, знаниями. В диссертационном исследовании использовались положения, разработанные и представленные в трудах Виига К., Гавриловой Т.А., Грубера Т., Дрогобыцкого И.Н., Калянова Г.Н., Максимовой В.Ф., Мизогучи Р., Нонака И., О'Лири Д., Попова Э.В., Поспелова Д.А., Свейби К.-Э., Селеткова С.Н., Сенге П., Такеучи X., Тарасова В.Б., Тельнова Ю.Ф., Тихомирова В.П., Уринцова А.И., ХаммераМ., Хорошилова А.В., Чампи Дж. и др.

К основным результатам, отражающим научную ценность исследования, относятся:

1. На основе анализа функционирования вузов определена структура административных процессов, показатели, позволяющие оценивать степень совершенствования деятельности, методы повышения эффективности, результативности и гибкости;

2. Предложена архитектура системы управления знаниями, направленной на решение задач совершенствования административных процессов деятельности вуза;

3. Предложен новый способ организации знаний о процессах деятельности с использованием онтологии, что позволит представить лучший опыт в организации процессов на различных уровнях абстракции и адаптировать его к реальным условиям функционирования вуза;

4. Предложен способ оценки подобия административных процессов на основе расчета семантической близости описаний процессов в терминах онтологии, позволяющий отбирать необходимые знания об организации процессов для их дальнейшей адаптации;

5. Разработан алгоритм адаптации лучшего опыта при формировании новой структуры административных процессов на основе применения механизмов наследования и объектно-ориентированного подхода;

6. Формализована экономико-математическая модель выбора и использования функций управления знаниями, обеспечивающих минимизацию издержек при ограничении времени выполнения административных процессов и бюджета на управление знаниями. Практическая значимость исследования заключается в разработанной методике и поддерживающей ее архитектуре инструментария, которые позволяют наиболее эффективно организовывать, использовать и адаптировать передовой опыт в организации административных процессов деятельности к реальным условиям функционирования вуза.

Предложенная система управления знаниями может использоваться при организации деятельности по предоставлению новых образовательных услуг, модернизации существующих административных процессов, а также для обучения административного персонала и обмена опытом между структурными подразделениями высшего учебного заведения.

Результаты исследования представлялись на 9-ой научно-практической конференции «Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий. Системы управления знаниями - 2006» и были отражены в отчетах по НИР кафедры ПЭИС МЭСИ по темам «Разработка методологических основ создания систем интеграции знаний», «Разработка методологических основ создания обучающихся организаций» и «Разработка методологических основ создания систем управления бизнес-процессами».

Основные положения диссертационного исследования используются в учебном процессе Московского государственного университета экономики, статистики и информатики в рамках дисциплины «Проектирование систем управления знаниями» для подготовки специалистов по специальности 080802 «Прикладная информатика в менеджменте».

По теме диссертационного исследования опубликовано 8 научно-практических работ общим объемом 1,5 п.л.

Диссертация состоит из введения, трех глав, выводов по главам, заключения, списка литературы, содержит иллюстративный материал, представленный в виде рисунков, таблиц и приложений.

Диссертация: заключение по теме "Математические и инструментальные методы экономики", Казаков, Василий Александрович

Основные результаты диссертационного исследования состоят в следующем:

1. Анализ деятельности вузов показал необходимость использования лучшего опыта в области образования для повышения эффективности, результативности и адаптивности структуры административных процессов;

2. Предложен состав компонентов архитектуры СУЗ, обеспечивающий использование лучшего опыта в организации административных процессов управленческим персоналом вуза;

3. Разработана концептуальная модель знаний, позволяющая представить лучший опыт в организации административных процессов на различных уровнях абстракции в виде прецедентов (типовых и частных моделей деятельности) и адаптировать его к реальным условиям функционирования вуза;

4. Предложен способ отбора проектных решений из базы лучшего опыта, базирующийся на оценке семантической близости проблемной ситуации и имеющихся прецедентов деятельности и обеспечивающий использование наиболее предпочтительных способов организации административных процессов в заданных условиях функционирования вуза;

5. Разработан алгоритм адаптации лучшего опыта, основывающийся на наследовании структуры процесса по классификации видов деятельности, который позволяет повысить обоснованность принятых решений по организации административных процессов вуза за счет использования принципов, отраженных в референтных моделях;

6. Сформулирована экономико-математическая модель, отражающая влияние использования СУЗ на снижение издержек, связанных с организацией и выполнением административных процессов деятельности вуза и нацеленная на повышение эффективности.

Заключение

Диссертационная работа посвящена исследованию вопросов совершенствования административных процессов высших учебных заведений за счет эффективного использования знаний при их организации и выполнении управленческим персоналом вуза. Для решения данной задачи предложена методика, основанная на использовании системы управления знаниями для систематизации, накопления, обмена и адаптации лучшего опыта в области организации административной деятельности.

Представленная методика может быть реализована в государственных и негосударственных высших учебных заведениях. Ее использование позволит, с одной стороны, сократить издержки на организацию и выполнение административной деятельности, а, с другой стороны, повысить качество предоставляемой образовательной услуги за счет более эффективной организации процессов.