Оперативный учет и контроль тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Оперативный учет и контроль"

На правах рукописи

ЖЕГЛЛОВЛ НАТАЛЬЯ АЛЕКСАНДРОВНА

ОПЕРАТИВНЫЙ УЧЕТ И КОНТРОЛЬ: ТЕОРИЯ И МЕТОДИКА

Специальность 08.00.12 - Бухгалтерский учет, статистика

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

1 1 ИЩИ 2000

Москва-2009

003472382

Работа выполнена на кафедре бухгалтерского учега ГОУ ВПО «Российский государственный торгово-экономический университет»

Научный руководитель: кандидат экономических наук, профессор

Якубова Фарнда Низамовна

Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор

Рожнова Ольга Владимировна

кандидат экономических наук, доцент Лихникевич Ирина Петровна

Ведущая организация: ГОУ ВПО «Российский государственный

социальный университет»

Защита состоится «29» июня 2009 г. в II часов на заседании диссертационного совета Д 446.004.01 по экономическим наукам в ГОУ ВПО «Российский государственный торгово-экономический университет» ио адресу: 125993, Москва, ул. Смольная, 36, ауд. 209.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке ГОУ ВПО «Российский государственный торгово-экономический университет».

Автореферат разослан А » мая 2009 г.

Ученый секретарь

диссертационного совета Ю.К. Харакоз

I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность диссертационного исследования. Период становления рыночных отношений характеризуется развитием торговой отрасли в России. Быстрый рост не оставляет времени на постепенный переход от старых форм управления к более современным формам, поскольку динамика развития торговых организаций носит галопирующий характер и оперативно реагирует на изменяющуюся ситуацию на рынке. Необходимо активно внедрять в работу торговых организаций новые методы, такие как маркетинг, мерчендайзинг, управленческий учет, совершенствовать информационную базу управления.

Рост объемов товаров, реализуемых через торговые сети, сопровождается увеличением первичной документации, объемов экономической информации, обрабатываемой в системе оперативного учета.

Руководителям всех уровней необходимо владеть значительным объемом оперативной информации для принятия управленческих решений. Наиболее значимой по объему экономической информацией для организации управленческого учета в розничной торговле являются оперативный учет и отчетность. Оперативный учет представляет собой систему текущего наблюдения, контроля за отдельными хозяйственными операциями с целыо управления ими для достижения оптимальных результатов финансово-хозяйственной деятельности организации.

Развитие методов оперативного учета, совершенствование организации документооборота, и использование средств автоматизации способствуют созданию информационной базы, используемой для учета, анализа и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации.

Недостаточная разработанность теоретико-методических положений, направленных на развитие оперативного учета и контроля в организациях розничной торговли, определяет актуальность темы исследования.

Степень теоретической разработанности темы. Современным проблемам управления и учета посвящены работы российских и зарубежных ученых

М.И.Баканова, А.П. Бархатова, М.А. Бахрушиной, Б.И. Валуева, И.М. Дмитриевой, В.Б. Ивашкевича, Н.И. Ильина, И.И. Каракоз, Т.П. Карповой, В.Э. Керимова, H.H. Комаровой, Н.П.Кондракова, П.А. Кохно, И.А. Ламыкина, М. Мескона, В.Ф. Палия, П.И. Савичева, Л.Б. Сидельниковой, И.К. Слепневой, А.Д. Шеремета, М. Альберта, Ф. Хедоури, Б. Сапто и многих других.

Несмотря на определённую теоретическую и практическую разработанность вопросов оперативного учета, следует отметить, что отдельные элементы оперативного учета применимы, прежде всего, к производственным организациям. Однако в настоящее время существует объективная потребность в методических разработках оперативного учета, учитывающих организационные и методические особенности организаций розничной торговли, что и определило тему исследования его цели и задачи.

Цель диссертационного исследования заключается в разработке, теоретическом обосновании и практической апробации вопросов организации и методики оперативного учета, и системы контроля в розничной торговле в условиях автоматизированной обработки данных.

Для достижения указанной цели в исследовании поставлены следующие задачи:

- уточнить понятие «оперативный учет» применительно к организациям розничной торговли;

- проанализировать современные методы оперативного учета, определить его место в системе управленческого учета в исследуемых торговых организациях;

- предложить автоматизированный способ обработки данных оперативного учета;

- разработать методику оперативного учета и контроля;

- адаптировать действующую классификацию внутренней отчетности для целей оперативного учета в организациях розничной торговли;

- разработать регистры оперативного учета, график документооборота и формы внутренних управленческих отчетов.

Объектом исследования являются учстно-аналитические процессы в организациях розничной торговли.

Предмет исследования - комплекс теоретических и организационно-методологических вопросов, связанных с совершенствованием оперативного учета и контроля в организациях розничной торговли.

Теоретической и методологической основой диссертационного исследования послужили научные работы ведущих отечественных и зарубежных авторов в области учета, экономического анализа, статистики и экономической теории.

В процессе выполнения исследования применялись общенаучные методы исследования: анализ и синтез, индукция, дедукция, классификация и группировка, сравнительный анализ.

Область исследования соответствует п.п. 1.4 «Методологические основы и целевые установки бухгалтерского учета и экономического анализа», 1.8 «Бухгалтерский учет в организациях различных организационно-правовых форм, всех сфер и отраслей», специальности 08.00.12 - «Бухгалтерский учет, статистика» паспорта номенклатуры специальностей научных работников ВАК РФ.

Информационной базой исследования явились официальные статистические данные Федеральной службы государственной статистики Российской Федерации, нормативно-правовые акты Министерства финансов Российской Федерации и других министерств и ведомств по вопросам бухгалтерского учета и формирования показателей отчетности, научные публикации по исследуемой тематике, материалы информационных ресурсов сети Интернет. В качестве эмпирической базы использовалась экономическая информация торговых организаций города Нижнего Тагила.

Научная новизна основных положений и выводов, выносимых на защиту, заключается в теоретическом обосновании и разработке комплекса научных и практических рекомендаций по организации оперативного учета и контроля.

В процессе исследования получены следующие научные результаты:

- уточнено понятие «оперативный учет», который, по мнению автора, является аналитическим инструментом, позволяющим прогнозировать, планировать, анализировать и принимать управленческие решения для достижения оптимальных результатов деятельности организации, определены его роль и место в системе управленческого учета розничной торговой организации;

- разработан алгоритм внедрения оперативного учета в организации розничной торговли, позволяющий сформировать комплексную систему показателей финансово-хозяйственной деятельности;

- предложена методика оперативного учета и оперативного контроля в розничной торговле, направленная на выявление скрытых резервов в финансово-хозяйственной деятельности торговых организаций;

- уточнена и дополнена классификация оперативной отчетности, основанная на исследовании финансово-хозяйственной деятельности торговых организаций и анализе потребностей пользователей в оперативной информации, в целях формирования структуры обобщающих показателей, что позволит выявить закономерность, проявляемую в классификационных признаках;

- разработаны регистры оперативного учета, график документооборота и формы внутренних управленческих отчетов с целью создания эффективной информационной системы, которая необходима менеджерам различных структурных подразделений торговой организации для принятия своевременных управленческих решений.

Практическая значимость исследования определяется результатами, представленными в качестве организационно-методических рекомендаций по постановке оперативного учета в организациях розничной торговли.

Предлагаемая методика оперативного учета и контроля в организациях розничной торговли позволяет выявить скрытые резервы в её финансово-

хозяйственной деятельности. Разработанный график документооборота в системе оперативного учета и формы внутренней отчетности в организациях розничной торговли будут способствовать принятию рациональных управленческих решений.

Результаты диссертационного исследования могут быть применены в работе аудиторских и консалтинговых фирм, а также в учебном процессе при чтении лекций по дисциплинам: «Бухгалтерский учет в торговле», "Управленческий учет", «Аудит», «Экономический анализ» и другим дисциплинам.

Апробация результатов исследования. Основные теоретические положения, а также результаты исследования докладывались на межрегиональных научно-практических конференциях: Васильевские, Румянцевские и Бакановские чтения в 2007-2009 годах, а также на конференциях профессорско-преподавательского состава Российского государственного торгово-экономического университета в 2007-2009 годах. Методические положения по обоснованию и применению системы оперативного учета внедрены в финансово-хозяйственную деятельность трёх магазинов розничной торговли г. Нижнего Тагила, что подтверждается актами о внедрении.

Публикация результатов исследования. По теме диссертационного исследования опубликовано 7 научных работ общим объемом 3,7 печ. л., в том числе 3 статьи объемом 1,7 печ. л. в изданиях, рекомендованных ВАК РФ.

Объем и структура работы. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка, включающего 145 наименований. Содержание работы изложено на 160 страницах машинописного текста, включает 4 таблицы, 15 рисунков, 28 приложений.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, охарактеризована степень теоретической разработанности проблемы, определена ее цель и задачи, раскрыты предмет и объект исследования, определены методические основы и информационная база, научная новизна и практическая значимость полученных результатов, приведены данные об апробации и внедрении.

В первой главе «Теоретические подходы к возникновению и развитию оперативного учета и контроля» рассмотрены: исторические этапы становления, сущность, содержание и назначение оперативного учета и контроля в розничной торговле; правовые основы и направления взаимодействия бухгалтерского и оперативного учета; определено место оперативного учета и контроля в системе управленческого учета розничной торговой организации.

Во второй главе «Методика и организация оперативного учета в розничных торговых организациях» определены методы оперативного учета, разработано внутрифирменное положение, регламентирующее организацию оперативного учета, рассмотрены функциональные особенности организации документооборота, обосновано введение должности специалиста по оперативному учету. Предложена классификация оперативной отчетности. Разработаны этапы внедрения информационной системы оперативного учета в розничных торговых организациях.

В третьей главе «Организационно-методические аспекты оперативного контроля в организациях розничной торговли» обосновано внедрение оперативного контроля в практику учетной работы организации розничной торговли. Разработан алгоритм формирования оперативных сигнализаторов на основе оперативного контроля, метода сетевого планирования и системы бюджетирования в условиях автоматизации, даны организационные и практические рекомендации по внедрению оперативного учета в организациях розничной торговли.

В заключении сформулированы выводы и предложения, полученные в результате диссертационного исследования.

И. ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

В диссертации рассмотрены три основные группы проблем, касающиеся организации и методики ведения оперативного учета и контроля в розничной торговле.

Первая группа проблем относится к области теоретических исследований оперативного учета и контроля, а также определения их места в управленческом учете розничной торговой организации.

Анализируя финансово-хозяйственную деятельность розничных торговых организаций, становится очевидным необходимость использования системы оперативного учета и контроля, в результате которой существенно повышается уровень управляемости организации, что позволяет быстрее и качественнее принимать тактические и стратегические решения.

На основе проведенного ретроспективного анализа оперативного учета было определено, что он является информационной базой для финансового, управленческого, налогового учета организации, а также для контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности организации. На сегодняшний день данные оперативного и бухгалтерского учета представляют собой наиболее стабильную часть информационной системы, функционирующей на качественно новом уровне. Нами была рассмотрена учетная система организации розничной торговли ООО «Элемент-Трейд-Н.Тагил» (рис.1).

Проанализировав современные методы оперативного учета, и определив место оперативного учета в системе управленческого учета, уточнено понятие «оперативный учет» применительно к организациям розничной торговли. Оперативный учет — система текущего наблюдения, контроля над отдельными хозяйственными операциями, а также аналитический инструмент, позволяющий прогнозировать, планировать, анализировать и принимать управленческие решения для достижения оптимальных результатов деятельности организации. Данное определение понятия «оперативный учет» наиболее полно отражает его сущность и назначение, поскольку в процессе оперативного учета выполняется функция не только текущего наблюдения и контроля над торговой деятельностью на всех этапах товародвижения, а также формируется аналитический инструмент.

Исследование результатов, полученных учеными в области оперативного учета, позволили раскрыть принципиальные направления взаимодействия оперативного и бухгалтерского учета, которые сводятся к следующему:

преемственность информации, когда данные одного учета дополняют сведениями другого; однократная фиксация всей исходной информации в первичных документах и внутренней управленческой отчетности, а также многократное использование промежуточных и итоговых данных; уплотнение информации, т.е. освобождение от излишней детализации и утративших свое значение качественных признаков, а также иные сокращения сведений учета, не снижающие информационной ценности синтезируемых данных; взаимопроникновение присущих им приемов и способов; децентрализация.

Рис. 1. Учетная система организации ООО «Элемент-Трейд-Н.Тагил»

Проведенный в диссертации сравнительный анализ оперативного и бухгалтерского учета показал, что между ними много общего, поскольку оба используют единый массив информации, необходимый для принятия управленческих решений и их требования направлены на улучшение результатов хозяйственной деятельности организации.

10

В работе представлена функциональная схема взаимосвязи отделов торговой организации, разработанная автором. Анализируя данную схему, становится очевидной необходимость ввести в штат торговой организации должность бухгалтера, ведущего оперативный учет в подразделениях материального складского учета и учета затрат, функциональными задачами которого является оперативно выявлять и анализировать отклонения в показателях финансово-хозяйственной деятельности других подразделений организации. Автором разработана схема взаимодействия бухгалтера, ведущего оперативный учет, с отделами организации (рис.2).

Рис. 2. Схема взаимодействия бухгалтера, ведущего оперативный учет с отделами организации розничной торговли

Эффективность оперативного учета определяется тем, насколько четко структурированы учетные процессы в торговой организации. На сегодняшний день ведение оперативного учета не регламентировано. Успешность проведения оперативного учета определяется существующей внутренней нормативной базой, устанавливающей порядок учета. К основным документам, регламентирующим

систему оперативного учета па практике, можно отнести: положение по организации оперативного учета, инструкции по ведению оперативного учета, порядок документооборота при ведении оперативного учета, а также учетную политику организации.

В процессе управления торговой организацией важно оперативно контролировать состояние определенных групп объектов в короткие интервалы времени. Контроль своевременно влияет на результаты деятельности экономических объектов, активно участвует в формировании конечных хозяйственных результатов торговой организации. Этим характеризуется его значение в системе оперативного управления. Целью контроля является предупреждение и быстрое выявление отклонений фактического состояния управляемого объекта от показателей, необходимых для эффективного функционирования розничной торговой организации.

По нашему мнению, дальнейшее развитие учетно-аналитической системы приведет к интеграции оперативного контроля и управленческого учета в единую систему. Для более детального определения места контроля в системе оперативного управления нами разработана классификация оперативного контроля розничной торговой организации.

Вторая группа проблем связана с вопросами организации и методики ведения оперативного учета в розничной торговле.

В результате децентрализации управления организационную структуру современной розничной торговой организации можно рассматривать как совокупность различных центров ответственности, связанных между собой линиями ответственности. Как следствие, система оперативного учета, обеспечивающая регистрацию, отражение, накопление и предоставление информации о затратах и результатах, превращается в систему учета по центрам ответственности.

Центры ответственности можно классифицировать по следующим признакам (рис.3).

Рис.3. Классификация центров ответственности в организации розничной торговли

Для постановки системы оперативного учета в торговой организации необходимо решить следующие вопросы:

- определить цели и задачи системы оперативного учета;

- разработать с учетом целей и задач положение об оперативном учете, регламентирующее функционирование системы учета;

- разработать должностную инструкцию для бухгалтера, ведущего оперативный учет, определяющую функциональные обязанности, права и ответственность.

Для организации оперативного учета необходимо использовать следующие элементы:

- наблюдение;

- оценка в количественном выражении отдельных хозяйственных операций по центрам ответственности;

- регистрация результатов наблюдений и измерений в первичных документах;

- учетные процедуры сбора, обработки и представления информации пользователям;

- построение системы оперативных сигнализаторов, учитывая организационно-технологические особенности деятельности организаций розничной торговли;

- систематизация результатов наблюдений в виде оперативной отчетности.

Наличие перечисленных элементов оперативного учета создает целостность

учетных данных, имеющих практическую ценность.

В торговой организации ООО Универсам «Краснокаменский» нами выделены центры формирования оперативной информации, которые систематизируют информацию процесса закупки, хранения и продажи (рис.4).

Определенное место в работе занимает вопрос организации рациональной схемы документооборота. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

В диссертации рассмотрены преимущества перехода на единый электронный документооборот в организациях розничной торговли для создания информационной системы, ориентированной на снижение операционных издержек и повышение качества обслуживания клиентов. Автоматизация торговых процессов предполагает быстрый расчет сумм покупок, полный контроль продаж и остатков по магазину, существенное ускорение инвентаризационного процесса, а также удобный сервис обслуживания для

покупателей. Таким образом, автоматизированный учет торговой организации позволяет добиться увеличения товарооборота без значительного увеличения затрат.

Рис. 4. Центры формирования оперативной информации в торговой организации ООО Универсам «Краснокамепский»

Внедрение автоматизированных систем предусматривает совершенствование структуры системы управления, сокращение количества форм документации, упрощение документооборота и создание единой информационной базы данных.

Внедрение оперативного учета в автоматизированную систему состоит из следующих этапов:

- обоснование решения внедрения автоматизированной системы;

- разработка положения о внедрении системы оперативного учета;

- процесс внедрения решения.

В процессе исследования обнаружено, что использование информационных технологий является необходимым условием достижения оперативности и достоверности информации, с целью анализа и контроля финансово-хозяйственной деятельности организации, повышения производительности труда и уровня рентабельности в целом.

Завершающим этапом организации оперативного учета является группировка результатов наблюдений в форме оперативной отчетности. Оперативная отчетность является информационным обеспечением управленческих решений по оптимизации деятельности организации в целом. Предложенная автором классификация оперативной отчетности организации розничной торговли ориентирована на внутренних пользователей, ее содержание характеризуется целями и задачами управления (рис.5).

Требования к содержанию оперативной отчетности формулируют руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу, а также заинтересованные пользователи. Управляющие должны учитывать, что в информацию, содержащуюся в оперативных отчетах, необходимо включать наиболее существенные параметры системы оперативных сигнализаторов в соответствии с разработанными бизнес - процессами в организации.

Система оперативных сигнализаторов - это набор существенных показателей оперативной информации и правил взаимосвязи между ними. Сигнализаторы служат для целей оперативного контроля и сигнализации о достижении установленных порогов нормативов показателей финансово-хозяйственной деятельности.

Основополагающим документом, определяющим основные принципы организации оперативного учета служит «Положение по организации оперативного учета», которое было разработано автором исследования для розничной торговой организации ООО «Элемент-Трейд-Н.Тагил», в котором отражен состав контролируемых показателей по центрам ответственности.

Применение методики организации системы оперативного учета, содержащейся в диссертационной работе, будет способствовать рациональному информационному обеспечению учета и принятию обоснованных управленческих решений.

ПО СОДЕРЖАНИЮ

Отчеты по ключевым позициям - предоставляется по мере необходимости и содержат информацию о наиболее важных показателях (объем продаж, потери от брака, срыв поставок и т.д.)

Аналитические отчеты готовятся по запросам управляющих, раскрывают информацию по отдельным показателям

110 ОКЫ-МУ ИНФОРМАЦИИ

Оперативные сводки - краткие

сведения о деятельности подразделения на конкретную дату

Итоговые отчеты - отчеты, представляющие общие резул ьтаты деятельности организации на нижнем уровне

управления в центрах ответственности, за короткий период времени

ПО ЧАСТОТЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

Периодические(по Ежедневные Еженедельные Ежемесячные

требованию)

ПО УРОВНЮ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

Огчеты для менеджеров структурных подразделений

Отчеты для менеджеров низшего звена

ПО ФОРМЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

Табличная

Графическая

Текстовая

ПО СПОСОБУ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ

На На

машинном бумажном По

носителе носителе телефону

ПО ИСТОЧНИКАМ ИНФОРМАЦИИ

Полученная путем обработки первичной документации Устные сведения

Рис.5. Классификация оперативной отчетности организации розничной торговли Третья группа проблем связана с организацией и методикой ведения оперативного контроля в организациях розничной торговли.

Оперативный контроль, который является подсистемой системы внутреннего контроля, основывается на методах, охватывающих все направления жизнедеятельности торговой организации. Представим оперативный контроль в

виде взаимосвязанных элементов: центров ответственности, системы учета, методов и процедур оперативного контроля (рис.6).

Рис. 6. Система внутреннего контроля розничной торговой организации ООО «Риск» Для расчета оптимальных режимов работы торговой организации представляется целесообразным использовать математические модели. С помощью теории графов можно вычленить критичные бизнес-процессы и события, а оперативный контроль способствует своевременному

18

информированию руководства торговой организации. Данная теория позволяет структурировать события по степени важности и принять своевременные управленческие решения.

Для применения теории графов основными источниками информации являются данные оперативного учета, историческая информация об определенных бизнес-процессах, присущих данной торговой организации. Оперативный учет контролируемых параметров осуществляется путем их регистрации с заданной периодичностью в автоматизированных информационных системах и выдачи руководителю выходных документов (оперативных отчетов).

При помощи метода сетевого планирования становится возможным определить информацию оперативного учета, которая является наиболее существенной для целей оперативного контроля.

Посредством оперативного контроля и информации оперативного учета были определены длительности выполнения отдельных работ бизнес-процесса «Закупка товаров» в торговой организации ООО «Элемент-Трейд-Н.Тагил». Система нахождения критического и наименьшего путей с помощью заданных алгоритмов показала, какие из путей и событий будут для данного бизнес-процесса оперативными сигнализаторами. Руководством организации на основании анализа данных сетевого планирования было принято решение об автоматизации процесса приемки товаров средствами механизации (разгрузочно-погрузочные работы, наклейки штрих - кодов на товары и т.д.), что позволяет сэкономить время.

Оперативные сигнализаторы, определяемые на базе компьютеризированного вычисления критических путей, позволяют своевременно реагировать на изменение ситуации и акцентировать внимание руководства на проблемы, препятствующие дальнейшей оптимизации бизнес-процесса.

Главным документом, определяющим наиболее важные принципы организации системы оперативного контроля в организации розничной торговли, является положение о системе оперативного контроля, разрабатываемое для

каждой организации индивидуально, с учетом его специфики. В данном документе выделены объекты оперативного контроля, контролируемые показатели, центры ответственности, принципы их функционирования, а также перечислены базовые средства контроля.

Оперативный контроль ориентирован на оценку соответствия плановым заданиям фактических результатов работы организации: объема и структуры товарооборота, состояния текущих товарных запасов, производительности труда, эффективности использования оборудования и др.

Бюджетирование, как и оперативный учет, служит информационной базой управленческого учета, основное предназначение которого - предоставление информации, полезной для принятия менеджерами и высшим руководством организации правильных управленческих решений.

Работа, проведенная нами по внедрению оперативного контроля в системе бюджетирования в крупной розничной организации торговли ООО «Элемент-Трейд-Н.Тагил». показала, что бюджет как часть управленческого контроля помогает объективно оценивать результаты деятельности подразделений и торговой организации в целом.

Оперативность в анализе бюджетов означает, прежде всего, своевременность выявления и исследования краткосрочных изменений деятельности центра ответственности, которые либо могут вывести его из заданного бюджетом направления развития, либо сигнализируют о появлении дополнительных возможностей, позволяющих перевести его на более эффективный режим функционирования. При этом целесообразно учитывать время, в течение которого действуют причины, порождающие отклонения от бюджета. Временные показатели следует определять при помощи метода сетевого планирования. В противном случае результаты оперативного анализа будут бесполезны, так как возникает новая экономическая ситуация с новыми причинно-следственными взаимосвязями и последствиями.

Возможность существенного улучшения организации контроля вообще, и оперативного в частности, связана с анализом ее современного состояния. В

отношении множества известных рисков и способов нанесения ущерба применяются блокирующие контрольные мероприятия, рассмотренные нами в диссертации.

Основные положения диссертационного исследования нашли отражение в следующих публикациях автора.

СПИСОК РАБОТ, ОПУБЛИКОВАННЫХ ПО ТЕМЕ ДИССЕРТАЦИИ

I. Публикации в ведущих рецензируемых научных журналах и в изданиях, рекомендованных ВАК

1. Жегалова H.A. Оперативный учет в розничном торговом предприятии // Бухгалтерский учет, 2007, № 18.- 0,5 печ. л.

2. Жегалова H.A. Оперативный контроль в розничном торговом предприятии // Бухгалтерский учет, 2007, № 20.- 0,5 печ. л.

3. Жегалова H.A. Принципиальные основы организации оперативного учета и оперативного контроля в розничной торговле // Российский экономический интернет журнал [Электронный ресурс] Интернет-журнал: АТиСО / Акад. труда и социал. отношений — Электрон, жури. — М.: АТиСО, 2008, № гос. регистрации 0420600008. — Режим доступа: http://www.e-rej.ru/Articles/2008/Zhegalova.pdf. - 0,7 печ. л.

IT. Статьи в профессиональных журналах и научных сборниках, доклады на конференциях, научно-мстодичсские работы

4. Жегалова H.A. Автоматизация учета в области розничной торговли // сб. науч. ст. аспирантов и соискателей: Материалы научно-практической конференции Российского государственного торгово-экономического университета - М.: РГТЭУ, 2005. - 0,5 печ. л.

5. Жегалова H.A. Действия «Русских Пачоли» с взглядом на Запад // сб. науч. трудов преподавателей, аспирантов и студентов «Совершенствование предпринимательской деятельности и ее правового обеспечения»: Материалы межвузовской конференции. - М.: Московский институт предпринимательства и права, 2005. - 0,5 печ. л.

6. Жегалова H.A. Организация электронного документооборота в розничной торговле // сб. науч. ст. «Экономика, государство и общество в XXI веке»: Материалы Международной научно-практической конференции «Румянцевские чтения»,- М.: РГТЭУ, 2006. - 0,5 печ. л.

7. Жегалова H.A. Организация системы оперативного контроля в розничной торговле как основы для принятия оптимальных решений // сб. науч. ст. «Экономика, государство и общество в XXI веке»: Материалы Международной научно-практической конференции «VI Румянцевские чтения». -М.: РГТЭУ, 2008. - 0,5 печ. л.

Подписано в печать 27.05.2009 г. Формат 21x29,7/2. Усл. псч. л. 1, Бумага офсетная. Печать лазерная цифровая. Заказ № 161. Тираж 150 экз.

Типография Aegis-Print 115230, Москва, Варшавское шоссе, д. 42 Тел.: (495) 785-00-38 www.autoref.webstolica.ru

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Жегалова, Наталья Александровна

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К ВОЗНИКНОВЕНИЮ И РАЗВИТИЮ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА И КОНТРОЛЯ

1.1. История и тенденции развития оперативного учета

1.2. Правовые основы и основные направления взаимодействия оперативного и бухгалтерского учета

1.3. Место оперативного учета и контроля в системе управленческого учета розничной торговой организации

ГЛАВА 2. МЕТОДИКА И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА В РОЗНИЧНЫХ ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

2.1. Организация функционирования оперативного учета в розничной торговле

2.2. Функциональные особенности построения документов оперативного учета и организация документооборота в розничной торговле

2.3. Критерии выбора и внедрения информационных систем в организациях розничной торговли

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОПЕРАТИВНОГО КОНТРОЛЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ

3.1. Методические приемы и способы организации оперативного контроля в розничной торговле

3.2. Оперативный контроль в системе бюджетирования

3.3. Минимизация рисков в системе оперативного контроля

Диссертация: введение по экономике, на тему "Оперативный учет и контроль"

Период становления рыночных отношений характеризуется развитием торговой отрасли в России. Быстрый рост не оставляет времени на постепенный переход от старых форм управления к более современным, поскольку динамика развития торговых организаций носит галопирующий характер и оперативно реагирует на изменяющуюся ситуацию на рынке. Необходимо активно внедрять в работу торговых организаций новые методы, такие как маркетинг, мерчендайзинг, управленческий учет, совершенствовать информационную базу управления.

Руководителям всех уровней необходимо владеть значительным объемом оперативной информации для принятия управленческих решений. Наиболее значимой по объему экономической информацией для организации управленческого учета в розничной торговле являются оперативный учет и отчетность. Оперативный учет представляет собой систему текущего наблюдения, контроля за отдельными хозяйственными операциями с целью управления ими для достижения оптимальных результатов финансово-хозяйственной деятельности организации.

Развитие методов оперативного учета, совершенствование организации документооборота, и использование средств автоматизации способствуют созданию информационной базы, используемой для учета, анализа и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации.

Рост объемов товаров, реализуемых через торговые сети, сопровождается увеличением первичной документации, объемов экономической информации, обрабатываемой в системе оперативного учета.

Недостаточная разработанность теоретико-методических положений, направленных на развитие оперативного учета и контроля в организациях розничной торговли, определяет актуальность темы исследования.

Степень теоретической разработанности темы. Современным проблемам управления и учета посвящены работы российских и зарубежных ученых М.И.Баканова, А.П. Бархатова, М.А. Бахрушиной, Б.И. Валуева, И.М. Дмитриевой, В.Б. Ивашкевича, Н.И. Ильина, И.И. Каракоз, Т.П. Карповой, В.Э. Керимова, H.H. Комаровой, Н.П.Кондракова, П.А. Кохно, И.А. Ламыкина, М. Мескона, В.Ф. Палия, П.И. Савичева, Л.Б. Сидельниковой, И.К. Слепневой, А.Д. Шеремета, М. Альберта, Ф. Хедоури, Б. Санто и многих других.

Несмотря на определённую теоретическую и практическую разработанность вопросов оперативного учета, следует отметить, что отдельные элементы оперативного учета применимы, прежде всего к производственным организациям. Однако в настоящее время существует объективная потребность в методических разработках оперативного учета, учитывающих организационные и методические особенности организаций розничной торговли, что и определило тему исследования его цели и задачи.

Цель диссертационного исследования заключается в разработке, теоретическом обосновании и практической апробации вопросов организации и методики оперативного учета, и системы контроля в розничной торговле в условиях автоматизированной обработки данных.

Для достижения указанной цели в исследовании поставлены следующие задачи:

- уточнить понятие «оперативный учет» применительно к организациям розничной торговли;

- проанализировать современные методы оперативного учета, определить его место в системе управленческого учета в исследуемых торговых организациях;

- предложить автоматизированный способ обработки данных оперативного учета;

- разработать методику оперативного учета и контроля;

- адаптировать действующую классификацию внутренней отчетности для целей оперативного учета в организациях розничной торговли;

- разработать регистры оперативного учета, график документооборота и формы внутренних управленческих отчетов.

Область исследования соответствует п.п. 1.4 «Методологические основы и целевые установки бухгалтерского учета и экономического анализа», 1.8 «Бухгалтерский учет в организациях различных организационно-правовых форм, всех сфер и отраслей», специальности 08.00.12 — «Бухгалтерский учет, статистика» паспорта номенклатуры специальностей научных работников ВАК РФ.

Объектом исследования являются учетно-аналитические процессы в организациях розничной торговли.

Предмет исследования — комплекс теоретических и организационно-методологических вопросов, связанных с совершенствованием оперативного учета и контроля в организациях розничной торговли.

Теоретической и методологической основой диссертационного исследования послужили научные работы ведущих отечественных и зарубежных авторов в области учета, экономического анализа, статистики и экономической теории.

В процессе выполнения исследования применялись общенаучные методы исследования: анализ и синтез, индукция, дедукция, классификация и группировка, сравнительный анализ.

Информационной базой исследования явились официальные статистические данные Федеральной службы государственной статистики Российской Федерации, нормативно-правовые акты Министерства финансов Российской Федерации и других министерств и ведомств по вопросам бухгалтерского учета и формирования показателей отчетности, научные публикации по исследуемой тематике, материалы информационных ресурсов сети Интернет. В качестве эмпирической базы использовалась экономическая информация торговых организаций города Нижнего Тагила.

Научная новизна основных положений и выводов, выносимых на защиту, заключается в теоретическом обосновании и разработке комплекса научных и практических рекомендаций по организации оперативного учета и контроля.

В процессе исследования получены следующие научные результаты:

-уточнено понятие «оперативный учет», который, по мнению автора, является аналитическим инструментом, позволяющим прогнозировать, планировать, анализировать и принимать управленческие решения для достижения оптимальных результатов деятельности организации, определены его роль и место в системе управленческого учета розничной торговой организации;

-разработан алгоритм внедрения оперативного учета в организации розничной торговли, позволяющий сформировать комплексную систему показателей финансово-хозяйственной деятельности;

- предложена методика оперативного учета и оперативного контроля в розничной торговле, направленная на выявление скрытых резервов в финансово-хозяйственной деятельности торговых организаций;

- уточнена и дополнена классификация оперативной отчетности, основанная на исследовании финансово-хозяйственной деятельности торговых организаций и анализе потребностей пользователей в оперативной информации, в целях формирования структуры обобщающих показателей, что позволит выявить закономерность, проявляемую в классификационных признаках;

- разработаны регистры оперативного учета, график документооборота и формы внутренних управленческих отчетов с целью создания эффективной информационной системы, которая необходима менеджерам различных структурных подразделений торговой организации для принятия своевременных управленческих решений.

Практическая значимость исследования определяется результатами, представленными в качестве организационно-методических рекомендаций по постановке оперативного учета в организациях розничной торговли.

Предлагаемая методика оперативного учета и контроля в организациях розничной торговли позволяет выявить скрытые резервы в её финансово-хозяйственной деятельности. Разработанный график документооборота в системе оперативного учета и формы внутренней отчетности в организациях розничной торговли будут способствовать принятию рациональных управленческих решений.

Результаты диссертационного исследования могут быть применены в работе аудиторских и консалтинговых фирм, а также в учебном процессе при чтении лекций по дисциплинам: «Бухгалтерский учет в торговле», "Управленческий учет", «Аудит», «Экономический анализ» и другим дисциплинам.

Апробация результатов исследования. Основные теоретические положения, а также результаты исследования докладывались на межрегиональных научно-практических конференциях: Васильевские, Румянцевские и Бакановские чтения в 2007-2009 годах, а также на конференциях профессорско-преподавательского состава Российского государственного торгово-экономического университета в 2007-2009 годах. Методические положения по обоснованию и применению системы оперативного учета внедрены в финансово-хозяйственную деятельность трёх магазинов розничной торговли г. Нижнего Тагила, что подтверждается актами о внедрении.

Публикация результатов исследования. По теме диссертационного исследования опубликовано 7 научных работ общим объемом 3,7 печ. л., в том числе 3 статьи объемом 1,7 печ. л. в изданиях, рекомендованных ВАК РФ.

Объем и структура работы. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка, включающего 145 наименований. Содержание работы изложено на 160 страницах машинописного текста, включает 4 таблицы, 15 рисунков, 28 приложений.

Диссертация: заключение по теме "Бухгалтерский учет, статистика", Жегалова, Наталья Александровна

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Процессы, происходящие в розничной торговле, в частности рост объема товарооборота, числа торговых организаций и увеличение их размеров приводят к значительному усложнению управления отраслью. В этих условиях совершенствование информационной базы управленческого учета выдвигается в число важнейших предпосылок развития ее рационального механизма.

Оперативный учет располагает широкой сетью формирующейся и продвигающейся в организациях розничной торговли экономической информацией. Повседневное, оперативное ее использование при правильных и оптимальных решениях и рациональных указаниях исполнителям в процессе хозяйственно-финансовой деятельности способствует достижению ожидаемых результатов, повышению эффективности финансово-хозяйственной деятельности организаций.

Оперативный учет является информационной базой для финансового, управленческого, налогового учета организации, а также для контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности организации. На сегодняшний день данные оперативного и бухгалтерского учета представляют собой наиболее стабильную часть информационной системы.

Проанализировав современные методы оперативного учета и определив место оперативного учета в системе управленческого учета, уточнено понятие «оперативный учет» применительно к организациям розничной торговли. Оперативный учет — система текущего наблюдения, контроля за отдельными хозяйственными операциями, а также аналитический инструмент, позволяющий прогнозировать, планировать, анализировать и принимать управленческие решения для достижения оптимальных результатов деятельности организации. Данное определение понятия «оперативный учет» наиболее полно отражает его сущность и назначение, поскольку в процессе оперативного учета выполняется роль не только текущего наблюдения и контроля над торговой деятельностью на всех этапах товародвижения, а также формируется аналитический инструмент.

Исследование результатов, полученных учеными в области оперативного учета, позволили раскрыть принципиальные направления взаимодействия оперативного и бухгалтерского учета, которые сводятся к следующему: преемственность информации, когда данные одного учета дополняют сведениями другого; однократная фиксация всей исходной информации в первичных документах и внутренней управленческой отчетности, а таюке многократное использование промежуточных и итоговых данных; уплотнение информации, т.е. освобождение от излишней детализации и утративших свое значение качественных признаков, а также иные сокращения сведений учета, не снижающие информационной ценности синтезируемых данных; взаимопроникновение присущих им приемов и способов; децентрализация.

Проведенный в диссертации сравнительный анализ оперативного и бухгалтерского учета показал, что между ними много общего, поскольку оба используют единый массив информации, необходимый для принятия управленческих решений и их требования направлены на улучшение результатов хозяйственной деятельности организации.

Эффективность оперативного учета определяется тем, насколько четко структурированы учетные процессы в торговой организации. На сегодняшний день ведение оперативного учета не регламентировано. Успешность проведения оперативного учета определяется существующей внутренней нормативной базой, устанавливающей порядок учета. К основным документам, регламентирующим систему оперативного учета на практике, относятся: положение по организации оперативного учета, инструкции по ведению оперативного учета, порядок документооборота при ведении оперативного учета, а также учетная политика организации.

Для постановки системы оперативного учета в торговой организации решены следующие вопросы:

- определены цели и задачи системы оперативного учета;

- разработаны с учетом целей и задач положение об оперативном учете, регламентирующее функционирование системы учета;

- разработаны должностные инструкции для бухгалтера, ведущего оперативный учет, определяющие функциональные обязанности, права, ответственность.

В торговой организации нами выделены центры формирования оперативной информации, которые систематизируют информацию процесса закупки, хранения и продажи.

Значимое место в работе занимает вопрос организации рациональной схемы документооборота. При организации первичного учета необходимо из всего комплекса документов, уже применяющихся в данной торговой организации, отобрать те, которые требуется использовать для получения оперативной информации повседневно. Действующую документацию привести в состояние, удовлетворяющее ведению не только бухгалтерского, но ' и оперативного учета.

В диссертации рассмотрены преимущества перехода на единый электронный документооборот в организациях розничной торговли для создания информационной системы, ориентированной на снижение операционных издержек и повышение качества обслуживания клиентов. Автоматизация торговых процессов предполагает быстрый расчет сумм покупок, полный контроль продаж и остатков по магазину, существенное ускорение инвентаризационного процесса, а также удобный сервис обслуживания для покупателей. Таким образом, автоматизированный учет торговой организации позволяет добиться увеличения товарооборота без значительного увеличения затрат.

По результатам проведенного нами исследования на предмет автоматизации универсама «МонеткаСупер» и ООО «Риск» было доказано, что использование информационных технологий является обязательным условием достижения оперативности и достоверности информации, контролируемости процессов, повышения производительности труда и уровня рентабельности в целом.

Завершающим этапом организации оперативного учета является группировка результатов наблюдений в форме оперативной отчетности. Оперативная отчетность служит информационным обеспечением управленческих решений по оптимизации деятельности организации в целом. Предложенная автором классификация оперативной отчетности организации розничной торговли ориентирована на внутренних пользователей, ее содержание характеризуется целями и задачами управления (см. рис.9).

Информация, содержащаяся в оперативных отчетах, должна включать существенные параметры системы оперативных сигнализаторов в соответствии с разработанными в организации бизнес-процессами.

Система оперативных сигнализаторов — это набор существенных параметров оперативной информации и правил взаимосвязи между ними, влияющих на рентабельность организации.

Основополагающим документом, определяющим основные принципы организации оперативного учета является «Положение по организации оперативного учета». Автором исследования было разработано «Положение по организации оперативного учета для ООО «Элемент -Трейд - Н.Тагил» розничной торговой сети магазинов «Монетка» (см. приложение 2).

При управлении экономическими объектами торговой организации очень важно оперативно контролировать состояние определенных групп объектов в короткие интервалы времени. Используя сведения оперативного учета, контроль своевременно влияет на состояние экономических объектов, активно участвует в формировании конечных хозяйственных результатов торговой организации. Этим определяется его значение в системе оперативного управления. Цель контроля - предупреждение и оперативное выявление отклонений фактического состояния управляемого объекта от показателей, необходимых для эффективного функционирования розничной торговой организации.

По результатам проведенного анализа организационной структуры бухгалтерии торговых организаций ООО «Элемент-Трейд-Н.Тагил», ООО «Риск», ООО Универсам «Краснокаменский», нами предложено ввести в штат торговой организации должность бухгалтера, ведущего оперативный учет в подразделения материального складского учета, учета затрат, который будет своевременно выявлять и анализировать отклонения непосредственно на своем рабочем месте, что положительно скажется на дальнейшее развитие и управление организацией.

По нашему мнению, дальнейшая эволюция учетно-аналитической системы приведет к интеграции операционного контроля и управленческого учета в единую неразрывную систему.

Для повышения эффективности функционирования и совершенствования системы внутреннего контроля разработан комплекс средств методического обеспечения, который предполагает:

- определение совокупности и характера информации, подвергающейся оперативному, управленческому и другим видам контроля;

- установление последовательности фиксации событий во времени;

- выбор наиболее рациональных приемов, методов и способов контроля;

- использование результатов контроля в управленческом анализе через систему показателей, прогнозирования в соответствии со стратегическими целями, в зависимости от этапа жизненного цикла организации;

- оценку следующих параметров: результативности системы внутреннего контроля, затрат на ведение системы внутреннего контроля, потерь при соответствующем уровне системы внутреннего контроля.

Основополагающим документом, определяющим ключевые принципы организации системы оперативного контроля в организации розничной торговли, является Положение о системе оперативного контроля, разрабатываемое для каждой организации индивидуально, с учетом ее специфики.

Информацию, полезную для принятия менеджерами и высшим руководством организации правильных управленческих решений, целесообразно использовать не только как данные оперативного учета, но и использовать технологию финансово-хозяйственной деятельности как метод сетевого планирования и бюджетирование.

Для расчета оптимальных режимов работы торговой организации представляется целесообразным применять математические модели. Теория графов позволяет вычленить критичные бизнес-процессы и события, а оперативный контроль акцентируется на них. К наиболее важным источником информации для реализации теории графов относятся данные оперативного учета, историческая информация определенных бизнес-процессов, присущих данной торговой организации. Оперативный учет контролируемых параметров ведется путем их регистрации с заданной периодичностью в автоматизированных информационных системах, и выдачи руководителю выходных документов (оперативных отчетов).

С помощью оперативного контроля и информации оперативного учета были определены длительности выполнения отдельных работ. Система нахождения критического и наименьшего путей с помощью заданных алгоритмов показала, какие из путей и событий будут для бизнес-процесса «закупка товаров» оперативными сигнализаторами. Применение оперативных сигнализаторов, определяемых на основании компьютеризированного вычисления критических путей позволяет гибко реагировать на изменение ситуации и акцентировать внимание руководства на проблемах препятствующих дальнейшей оптимизации бизнес-процесса.

Процесс планирования неразрывно связан с контролем результатов деятельности организации. Без контроля планирование становится бесполезным. Результаты планирования и контроля находят свое отражение в бюджете организации в виде плановых и фактических данных, а также расчете их отклонений.

Работа, проведенная нами по внедрению оперативного контроля в системе бюджетирования в крупной розничной организации торговли ООО «Элемент-Трейд-Н.Тагил» г. Нижнего Тагила, показала, что использование бюджета как части оперативного контроля помогает объективно оценивать результаты деятельности торговой организации в целом и ее подразделений В результате проведенного исследования определены:

- роль и место оперативного учета и контроля в системе управления розничной торговой организацией;

- основные элементы и взаимосвязи системы оперативного учета;

- рациональные методы организации документооборота в розничной торговле;

- критерии выбора и внедрения информационных систем в розничной торговле для эффективной организации оперативного учета;

- классификация оперативной отчетности;

- регистры оперативного учета, график документооборота и формы управленческих отчетов;

- алгоритм формирования оперативных сигнализаторов на основе оперативного контроля, метода сетевого планирования и системы бюджетирования в условиях автоматизации;

- даны организационные и практические рекомендации по внедрению оперативного учета в организациях розничной торговли.