Построение и использование административных информационных систем в управлении экономическими процессами в высшем учебном заведении тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Построение и использование административных информационных систем в управлении экономическими процессами в высшем учебном заведении"

На правах рукописи

БЕЛЯЕВ Дмитрий Анатольевич

ПОСТРОЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В УПРАВЛЕНИИ ЭКОНОМИЧЕСКИМИ ПРОЦЕССАМИ В ВЫСШЕМ УЧЕБНОМ ЗАВЕДЕНИИ

Специальность 08.00.05 - "Экономика и управление народным хозяйством (региональная экономика; управление предприятиями, отраслями и комплексами: сфера услуг)"

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Сыктывкар 2005

Работа выполнена на кафедре менеджмента факультета управления Сыктывкарского государственного университета.

Научный руководитель доктор экономических наук, профессор

Задорожный Василий Никифорович

Официальные оппоненты: доктор экономических наук,

профессор Новиков Юрий Семенович кандидат экономических наук, доцент Белых Светлана Сергеевна

Ведущая организация: Московский государственный Институт

электроники и математики (технический университет)

Защита состоится

на

заседании регионального Диссертационного Совета КМ 004 015.01 по присуждению ученой степени кандидата экономических наук при Институте социально-экономических и энергетических проблем Севера Коми НЦ УрО РАН по адресу: 167982, г. Сыктывкар, ул Коммунистическая, 26.

Тел./факс: (8212) 24-42-67.

С содержанием диссертации можно ознакомиться в библиотеке Коми НЦ УрОРАН по адресу: г. Сыктывкар, ул. Коммунистическая, 24.

Автореферат разослан

Ученый секретарь Диссертационного Совета, кандидат экономических наук, с.н.с.

Л.А. Кузиванова

I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования. Современная экономика России требует новой стратегии хозяйственной деятельности не только от коммерческих предприятий, но и от бюджетных учреадений, к числу которых относится часть высших учебных заведений (вузов) Российской Федерации.

Высшее учебное заведение в современных условиях стало достаточно самостоятельным хозяйствующим субъектом: возросла сложность его внешних связей с другими организациями, присутствует необходимость привлечения и, соответственно, учета дополнительных финансовых средств.

В этой связи необходимо создание и совершенствование информационной системы вуза, включение в ее состав новых задач, автоматизирующих процессы принятия управленческих решений Общий уровень состояния информационных технологий (ИТ), математических методов, технических и программных средств создает предпосылки для развития информационных систем в бюджетной сфере.

Это определяет актуальность исследования проблем построения и использования информационных систем управления в вузах и практическую необходимость выработки методики по построению комплексной интегрированной автоматизированной информационной системы управления (КИАИСУ).

Степень разработанности проблемы. В научной литературе, электронных и Интернет-журналах, освещающих вопросы развития информационных систем, проблемам построения и использования информационных систем управления уделено достаточно внимания Этой теме посвящены работы как российских специалистов И. Антошиной, А. Базилевич, К. Брусилова, J1 Горшковой, В. Глушкова, В. Домрачева, Е. Зиндера, М. Зырянова, А. Кадушина, С. Колесникова, Н. Михайлова, Н. Михайловского, А. Полковникова, И. Ретинской, К. Скрипкина, В. Шван-дар, так и зарубежных авторов - R. Banker, W. Cooper, P. Strassmann и др. Однако публикаций, посвященных проблемам построения и использования информационных систем в бюджетных учреждениях и, в частности, в высших учебных заведениях настолько мало, что сделать какие-либо обобщения по ним очень трудно, а зачастую - просто невозможно.

Непроработанность вопросов концептуального, методического и технологического обеспечения процесса построения информационных систем в высших учебных заведениях подтверждает актуальность избранной темы диссертации и обуславливает необходимость проведения диссертационного исследования.

to С. НАЦИОНАЛЬНА ВИМИОГМА

Цель и задачи исследования.

Целью диссертационной работы является выделение и классификация специфических черт управления экономическими процессами в вузе, а также выявление и обобщение проблем построения и использования административных информационных систем управления экономическими процессами в высшем учебном заведении с учетом выявленных его особенностей

Поставленная цель обусловила необходимость решения следующих задач:

1. Обобщить теоретико-методологический материал в области развития информационных систем управления Классифицировать информационные системы и выявить их роль в принятии управленческих решений в организации Рассмотреть и обобщить имеющийся опыт построения комплексных информационных систем управления в организациях.

2. Выделить и классифицировать специфические черты управления экономическими процессами в вузе и определить их влияние на построение информационных систем управления в вузе.

3. Рассмотреть теоретические аспекты проектирования и применения информационных систем в вузах, обобщить практический опыт становления, провести оценку современного состояния информационных систем в вузе, выявить основные проблемы при построении информационных систем в вузе

4. Определить возможные перспективы развития информационных систем, обеспечивающих управление экономическими процессами в вузе Выработать общие рекомендации по построению комплексной интегрированной информационной системы управленцу вузом

5. Изучить теорию и практику оценки эффективности информационных систем в управлении экономическими процессами. Оценить эффективность информационных систем управления экономическими процессами на конкретном примере.

Объектом исследования выступают государственные высшие учебные заведения России (далее - вузы).

Предметом исследования являются экономические процессы в вузе и управление ими с использованием информационных систем

Теоретической и методологической основой диссертационной работы послужили работы ученых и практикующих специалистов в области информационных систем и сопутствующих им информационных технологий, а также труды отечественных и зарубежных экономистов в области управления организацией, управленческого и финансового учета.

В качестве информационно-фактологической базы исследования использованы материалы, опубликованные в периодических изданиях (серии, посвященные информационным системам и др.), в сети

.»•»ЫиАНО».»*-) ,.»>>»

| А4ЭТОИМИ4

!' ш т

Интернет - электронные Интернет-журналы, материалы официальных Web-сайтов высших учебных заведений России и Республики Коми, а также имеющиеся готовые программные продукты и документация к ним

Научная новизна работы заключается в выявлении и классификации специфических черт управления экономическими процессами в вузе, которые предопределяют необходимость развития информационных систем управления Определены возможные перспективы развития информационных систем, обеспечивающих управление экономическими процессами в вузе, и доказано, что основное направление развития информационных систем в вузе связано с построением комплексных интегрированных информационных систем на основе ERP- и OLAP-технологий С учетом этого, а также с учетом выявленных и классифицированных особенностей управления экономическими процессами в вузе выработаны общие рекомендации по построению комплексной интегрированной информационной системы управления вузом.

Диссертационное исследование позволило получить следующие результаты, имеющие научную новизну и представляющие предмет защиты:

- управление экономическими процессами в вузе и построение их поддается спецификации и классификации, что позволяет вводить определенные управленческие нормы и стандарты в управленческий процесс;

- информационные технологии являются необходимым средством совершенствования или развития управленческой деятельности в вузе;

- основное направление развития информационных систем в вузе связано с построением комплексных интегрированных информационных систем на основе ERP- и OLAP-технологий,

- предложены принципы построения комплексной интегрированной информационной системы управления вузом;

- при оценке эффективности информационных систем в вузах наиболее приемлема методика Balanced Scorecard Дэвида Нортона и Роберта Каплана.

Практическая значимость и апробация работы.

Построение и использование комплексных интегрированных информационных систем управления экономическими процессами в вузе является важной практической составляющей эффективности принятия управленческих решений.

Практическая значимость проведенного исследования заключается в применении его материалов при построении интеграционной модели взаимодействия информационных систем отдельных административных подразделений в Сыктывкарском Государственном Университете (СыктГУ), в частности, при проектировании информационной системы управления, полностью автоматизирующей деятельность расчетного отдела бухгалтерии (расчет заработной платы, начисление стипендии)

с учетом его информационного взаимодействия с другими административными подразделениями (отделом кадров, учебным отделом)

Материалы диссертации использовались в учебном процессе на факультете информационных систем и технологий СыктГУ по специальности "Прикладная информатика в экономике" (дисциплины "Проектирование административных информационных систем", "Информационный менеджмент", "Предметно-ориентированные экономические информационные системы")

Материалы исследования докладывались на конференциях

О Республиканской научно-практической конференции "Проблемы теории и практики оздоровления предприятий (организаций) в Республике Коми", 2002 г., г Сыктывкар.

0 Всероссийской научно-практической конференции "Инфор-мационно-коммуникационные технологии в управлении ВУЗом", 2003 г, г Петрозаводск.

0 Первой общероссийской научно-технической конференции "Вузовская наука - регион/, 2003 г., г. Вологда.

О Одиннадцатой годичной сессии Ученого Совета "Сыктывкарский университет и его роль в научно-образовательном и культурном пространстве Европейского севера России, 2004 г, г. Сыктывкар.

О Коми Республиканской научно-практической конференции "Информационные системы и технологии■ проблемы, достижения, перспективы", 2004 г, г. Сыктывкар Практические результаты диссертации были применены также при разработке алгоритмов и экономических информационных систем, имеющих государственную регистрацию на правах научной публикации По теме диссертации опубликовано 16 работ общим объемом 19,6 п.л (из них 15,9 п.л. авторских).

Структура и краткое содержание работы. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и 7 приложений Основной текст диссертации изложен на 151 странице машинописного текста. Он содержит 3 таблицы и 6 рисунков Список использованной литературы включает 146 наименований (в том числе 10 - на иностранных языках, 16 - электронных и Интернет-изданий).

Во введении обоснована актуальность темы диссертации, показана степень ее научной новизны, определены цели и задачи, объект и предмет исследования, сформулированы основные методологические подходы, изложены защищаемые результаты, а также практическая значимость выполненной работы

В первой главе "Методологические основы построения административных информационных систем управления" дано определение информационной системы, изучаются принципы их построения Рассмотрены характерные свойства системы Выделен ряд признаков, по которым различаются информационные системы Указаны обязательные требования, которым должны удовлетворять современные информационные системы Рассматриваются виды информационных систем, а также краткая история их развития. Отдельным разделом выделено рассмотрение комплексных информационных систем управления

Вторая глава "Управление экономическими процессами вуза с использованием административных информационных систем" посвящена рассмотрению особенностей управления экономическими процессами в вузе с точки зрения основных функций управления, а также многоплановости задач, решаемых вузом. Рассмотрены функции служб управления экономическими процессами в вузах, исследуются теоретические и практические аспекты построения и использования информационных систем управления экономическими процессами в вузе Обобщен практический опыт становления, проводится оценка современного состояния информационных систем и выявляются основные проблемы при построении информационных систем управления экономическими процессами в высших учебных заведениях. Рассмотрен вопрос повышения эффективности информационных систем за счет интеграции информационных потоков между различными подразделениями вуза посредством единой комплексной интегрированной информационной системы управления

В третьей главе "Эффективность информационных систем управления экономическими процессами в вузе" рассмотрены теория и практика оценки эффективности информационных систем управления экономическими процессами в организации На их основе и на основе результатов, полученных по материалам первых двух глав, произведена оценка эффективности внедрения конкретной информационной системы, обеспечивающей управление одним из важных экономических процессов в вузе - процессом расчета заработной платы и стипендий Также рассмотрена эффективность данной системы за счет обеспечения интеграции информационных потоков между бухгалтерией и другими подразделениями высшего учебного заведения

В заключении подводятся итоги проделанной работы, даются рекомендации по применению результатов исследований в практических условиях.

II. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДИССЕРТАЦИИ, ВЫНОСИМЫЕ НА ЗАЩИТУ

1. Управление экономическими процессами в вузе и построение их поддается спецификации и классификации, что позволяет вводить определенные управленческие нормы и стандарты в управленческий процесс.

Вуз - слабо изученная с точки зрения теоретического и практического менеджмента организация В настоящее время отсутствуют единые научно обоснованные и эмпирически апробированные стандарты и методы управления российскими вузами в условиях становления рыночной экономики

Во-первых, большая часть вузов использует закрытую модель управления, основанную на линейно-функциональном построении организационной структуры, и только незначительное число вузов проходит стадию формирования и реализации открытой модели, более гибко реагирующей на условия внешней среды Происходящие в настоящее время изменения в условиях функционирования вузов делают эту модель наиболее адекватной данному этапу развития экономики и общества

Во-вторых, вуз - крупная организация с большим количеством структурных подразделений и отделов Поэтому, с одной стороны, эффективность организации управления в вузе должна обеспечиваться строгим вертикальным взаимодействием между руководителями высшего звена, среднего звена и подчиненными В вузах отчетливо прослеживаются элементы матричной организационной структуры, предполагающей реализацию ряда задач с использованием технологии управления проектами

В-третьих, вузы не всегда обладают эффективной системой распределения и делегирования полномочий, несмотря на наличие обилия документов (устава, положений, распоряжений, должностных инструкций, приказов о распределении и закреплении обязанностей и т д) Поэтому в контексте несогласованности действий между отдельными подразделениями в вузе приобретает особую значимость функция координации.

Основные причины несогласованности заключаются в следующем-

О отсутствие полной и замкнутой модели административного взаимодействия служб конкретного вуза, формально (необходимо и достаточно) описывающей все циклы существующих экономических процессов в вузе;

О большая текучесть кадров в административном сегменте вуза, поскольку уровень оплаты труда низкий, а также длительный период профессиональной адаптации новых административных работников к сложной системе административных взаимоотноше-

ний в вузе; как следствие, повышение вероятности выполнения сотрудником не свойственных должностным обязанностям функций и наоборот

Следствиями этой несогласованности являются избыточность информационных потоков, дублирование управленческих функций внутри вуза; невыполнение отдельных функций

В-четвертых, в вузе практически невозможен полный контроль деятельности персонала, сохранности материальных ценностей и т д Здесь достаточно часты ситуации хищений материальных ценностей, вскрывающиеся через несколько лет, порчи имущества с невозможностью найти виновного, частое отсутствие на рабочем месте сотрудников в связи с отсутствием жесткого контроля за выполнением ими своих обязанностей В вузах, как правило, отсутствуют документы, четко и однозначно закрепляющие цикл управленческого контроля, не учитываются критерии эффективности управленческого контроля Функция контроля реализуется не в полной мере также в силу либерального стиля управления, который характеризуется

О высокой степенью свободы (времени работы, творчества, общего исполнения обязанностей) большинства сотрудников вуза,

О отсутствием жесткого контроля за деятельностью подразделений и сотрудников.

В-пятых, управление экономическими процессами в вузе характеризуется многоппановостью задач, решаемых руководством вузов (административно-хозяйственное и финансовое управление, организация и совершенствование учебного процесса, проведение научных исследований и реализация международных контактов). Одним из следствий такой многоплановости является невозможность четкого разделения по непересекающимся сферам деятельности как подразделений вузов, так и отдельных сотрудников Подразделение (сотрудник) вуза может заниматься и образовательной, и научной, и административной деятельностью одновременно, и это создает дополнительные сложности в организации процессов управления.

В-шестых, для управления экономическими процессами в вузе характерен функциональный подход, который предполагает, что учебное заведение - это механизм, обладающий набором функций, распределенных среди подразделений вуза Выполняя свои узкоспециальные задачи, сотрудники подразделений перестают видеть конечные результаты труда вуза в целом и осознавать свое место в общей цепочке. Такая система заставляет сотрудников хорошо исполнять функции, но не ориентирует на достижение результата Функциональный подход приводит к изолированности функциональных подразделений вуза, возникновению своего рода "конкуренции" между ними.

Рассмотренные выше особенности управления экономическими процессами в вузе позволяют сделать вывод, что вуз - сложно органи-

зованная система, в которой традиционные методы управления явно не справляются со всеми возникающими проблемами и противоречиями Одним из путей решения этих проблем является внедрение информационных технологий, позволяющих обеспечить

О координацию управленческой деятельности по достижению целей учебного заведения;

О информационную и консультационную поддержку принятия управленческих решений,

О создание и обеспечение функционирования единой корпоративной (комплексной) информационной системы управления;

О рациональность управленческого процесса за счет стандартизации всех аспектов управления на основе единой модели. В качестве основных тенденций развития служб управления экономическими процессами в вузе можно выделить следующие

1. Усложнение организационной структуры управления в связи с ростом организации в целом (увеличение количества факультетов, специальностей, студентов, расширение направлений образовательной деятельности в области дополнительного профессионального образования, сертификации пользователей программных продуктов в рамках авторизованных центров ведущих фирм, за счет участия в крупных международных проектах); появление нетипичных для направлений деятельности (например, производство мебели, защита и передача конфиденциальной информации на коммерческой основе и с использованием прикладной криптографии). Как результат - бюрократизация и сбои в системе телекоммуникационного обмена информацией

2. Тенденция к увеличению самостоятельности структурных подразделений. Следовательно, растет ответственность и объем работ подразделений вуза.

3. Происходит постепенная реорганизация экономических служб и оптимизация их работы. Однако дублирование функций и неэффективность выполнения работ до конца не устранены

Эти тенденции определяют построение отдельных сегментов корпоративной интегрированной автоматизированной информационной системы управления.

2. Информационные технологии являются необходимым средством совершенствования или развития управленческой деятельности в вузе.

Информационные технологии способствуют более качественному управлению организацией, удешевляют и повышают эффективность принимаемых управленческих решений и таким образом содействуют повышению эффективности деятельности в целом

Руководство вузов формально не рассматривает инвестиции в информационные системы в качестве вложений в технологические активы. Но для него практически очевидным является объективная необходимость вовлечения информационных технологий в процесс повышения качества управления, а следовательно, осуществления инвестиционных затрат на развитие информационных технологий

В настоящее время в вузах Российской Федерации и Республики Коми уже используются информационные системы, автоматизирующие экономические процессы. Однако до сих пор развитие информационных технологий и систем наталкивается на ряд ограничений.

С одной стороны, необходимость комплексной автоматизации хозяйственных и организационно-экономических процессов, которые в вузах достаточно сложны, рутинны и регламентированы всевозможными ведомственными инструкциями, как правило, не вызывает у руководителей никаких сомнений.

С другой - вузы не обладают достаточной совокупностью необходимых ресурсов (финансовых, кадровых, технических) для построения мощной и эффективной автоматизированной информационной системы управления (АИСУ), и, главное, - отсутствуют однозначные и проверенные временем методики определения эффективности построения таких систем в высших учебных заведениях, которые позволили бы руководителю принять стратегически верное и обоснованное решение.

При проектировании и построении АИСУ вузом должны учитываться не только точка зрения пользователя и программиста По настоящему эффективной и полезной будет система, в которой реализованы современные методики управления, цель которых - обеспечить руководству возможность на своем уровне планировать и осуществлять контроль деятельности вузом.

Другими словами, речь идет об интеграции задач стратегического управления и оперативной деятельности функциональных подразделений и администрации вуза И именно в контексте такой интеграции необходимо проектировать и строить информационную систему управления высшим учебным заведением.

Существует множество причин обязательного на сегодняшний день использования информационных систем управления экономическими процессами в вузе

Основные из них.

Во-первых, это усложнение и увеличение по количеству форм бухгалтерской, аналитической и статистической отчетности, а также постепенное внедрение контролирующими органами технологий электронного документооборота по обязательным формам отчетности.

Во-вторых, в высших учебных заведениях ведется аналитический учет большого количества объектов и их обработка.

В-третьих, в условиях недостаточного, а порой, и нестабильного бюджетного финансирования, а также недостаточности привлеченных внебюджетных средств для покрытия дефицита отдельных бюджетных статей расходов, руководству вуза приходится постоянно "экономить" и, соответственно, принимать непопулярные решения об отказах в финансировании тех или иных статей расходов подразделений и отдельных сотрудников Очевидно, что эффективность в принятии таких решений будет низкой в случае отсутствия актуальных, оперативных и полных данных по финансовому состоянию вуза в разрезе предметных статей и по каждой статье - в разрезе подразделений или сотрудников Без использования автоматизированных информационных систем финансовые службы и бухгалтерия вуза не смогут подготовить требуемую информацию, и руководству вуза придется принимать решения «вслепую».

Однако существуют проблемы, препятствующие быстрой и успешной реализации плана построения корпоративной интегрированной автоматизированной информационной системы управления К основным проблемам можно отнести следующие

О ограниченное финансирование— объем средств, выделяемых на развитие информационных технологий, фиксирован и меняется из года в год незначительно, а потребности в развитии средств информатизации растут лавинообразно;

О организационные сложности— в рамках подразделений возникают многочисленные инициативы по построению и использованию информационных ресурсов, но эта деятельность неэффективно координируется и не всегда вписывается в общую информационную инфраструктуру вуза,

О неопределенность зон ответственности — отсутствие системного представления о состоянии ресурсов приводит к тому, что при создании информационной системы одновременно существует несколько служб с дублирующими функциями Если проанализировать историю развития информационных систем в вузах, то можно выделить ряд конкретных проблем, с которыми столкнулись ИТ-специалисты и руководство вуза в процессе автоматизации работы служб управления экономическими процессами

Во-первых, это нежелание или боязнь персонала перед внедрением новых информационных технологий (сопротивление изменениям) Основными причинами для отказа или неприятия новых информационных технологий являются следующие'

О боязнь ухудшения положения;

О отсутствие уважения и доверия к лицу, проводящему из' менения в области информационных технологий;

О отсутствие убежденности в необходимости изменений,

О недовольство переменами, насаждаемыми сверху,

О нарушение установленного порядка, привычек и взаимоотношений.

Во-вторых, большой проблемой является недостаток квалифицированных кадров в области информационных технологий Нехватка ИТ-кадров является большой проблемой любой организации Но в силу масштабов деятельности вузов эта проблема стоит здесь наиболее остро

В-третьих, существуют методологические проблемы внедрения новых информационных технологий в вузе Прежде всего это касается сложности проведения внутреннего маркетинга и аудита информационных ресурсов и потоков в вузе вследствие особенностей управления, указанных выше В то же время комплексный анализ необходим, т к нельзя проектировать "хаос" Только всесторонний комплексный анализ предметной области с точки зрения проектирования всей ИАСУ целиком дает шанс разработчику на реализацию жизнеспособной системы Чтобы провести такой анализ в вузе, нужно затратить массу людских и технических ресурсов, что в нынешних условиях практически невозможно

В-четвертых, немаловажными являются и проблемы формализации функций и задач при внедрении новых информационных технологий в вузе Например, ряд сотрудников не готовы формально описать свою деятельность, а ИТ-специалист может не владеть предметной областью В этом случае необходима полная и достаточная постановка задачи сотрудниками-заказчиками будущей информационной системы

3. Основное направление развития информационных систем в вузе связано с построением комплексных интегрированных информационных систем на основе ERP- и OLAP-технологий.

Задача построения единой комплексной интегрированной автоматизированной информационной системы управления в вузах перешагнула определенный порог - исторически большинство университетов своими силами вели различные разработки в этой области, и сегодня уже речь идет о создании промышленных версий информационных систем ERP и OLAP-классов, созданных на современных масштабируемых платформах профессиональными командами

В качестве примера, иллюстрирующего необходимость и эффективность использования именно интегрированных информационных систем, рассмотрена деятельность планово-финансовой, кадровой служб вуза, расчетной части бухгалтерии.

В планово-финансовом отделе происходит планирование, анализ и контроль штатного расписания предприятия В отделе кадров готовятся приказы по личному составу, например, о приеме на работу с

назначением определенного оклада, расчетная часть бухгалтерии начисляет заработную плату на основании приказов, подготовленных отделом кадров.

Движение информационных потоков между этими подразделениями показано на рисунке 1

Движение информационных потоков представляет замкнутый цикл, и, следовательно, можно говорить о существовании единого информационного поля, охватывающего информационные инфраструктуры этих отделов.

В случае отсутствия в этих подразделениях автоматизированных информационных систем, бумажный документооборот (а это - материальные затраты, затраты на оплату сотрудников этих отделов, а также затраты времени на выполнение отделами своих функций) достигают значительных размеров Это объясняется в первую очередь большим количеством изменений в законодательстве в рассматриваемой предметной области, таких как обязательность ведения дополнительно к бухгалтерскому учету налогового учета по объектам аналитического учета - сотрудникам, обязательность предоставления достаточно объемных сведений по персонифицированному учету в Пенсионный Фонд и ДР

Рис 1. Движение информационных потоков между планово-финансовым, кадровым, расчетным отделами

Конечно, руководство большинства вузов старается оснастить перечисленные выше отделы информационными системами.

Однако в подавляющем числе случаев при этом не учитывается важность необходимости приобретения (разработки, доработки) именно интегрированных информационных систем Как правило, для расчетной части бухгалтерии приобретается отдельная программа по расчету заработной платы, планово-финансовый отдел для анализа и планирования штатного расписания использует редактор электронных таблиц Microsoft Excel, а отдел кадров довольствуется каким-либо текстовым редактором для набора и печати приказов по личному составу

Как результат, отсутствие интеграции информационных потоков резко снижает не только эффективность автоматизации бизнес-процессов вуза в целом, но и оперативность принятия управленческих решений Причинами для этого могут являться-

О большая вероятность появления различных механических ошибок на разных этапах перемещения информации, так как в случае отсутствия единой (интегрированной) информационной системы все-таки остаются промежуточные бумажные документы, которые готовятся сотрудниками отделов,

О отсутствие возможности оперативного получения руководством в достаточной мере достоверных комплексных сведений по состоянию всех объектов и субъектов, рассматриваемых и учитываемых в отделах;

О дублирование отдельных функций административными службами предприятия.

4. Предложены принципы построения комплексной интегрированной информационной системы управления вузом.

Построение комплексной интегрированной информационной системы управления в вузе включает следующее

Во-первых, создаваемая интегрированная информационная система на этапе ее разработки должна будет учитывать ряд важных особенностей.

О единая цель разработки и последующего функционирования всей системы;

Ф наличие нескольких, тесно взаимодействующих компонент -подсистем, имеющих свои локальные задачи и цели функционирования,

О иерархическая структура связей, обеспечивающая единство и устойчивость функционирования всей системы;

О совокупность критериев качества функционирования отдельных компонент и системы в целом, обеспечивающих достижение главных целей создания и последующего применения системы Во-вторых, создаваемая система должна опираться на основополагающие принципы, которые позволят добиться определенных положительных эффектов:

1. Формирование единой базы данных для всех задач управления

2. Применение Интернет/Интранет технологий в качестве средства использования информационных ресурсов

3. Определение типового информационного и программного обеспечения.

4. Открытость системы для разработки новых приложений.

5. Объединение уже существующих и будущих документов на основе единого электронного документооборота

6. Использование современных средств анализа информации, таких как статистические и геоинформационные системы В-третьих, все подсистемы интегрированной информационной системы управления следует интегрировать на основе четырех основополагающих принципов"

О общий интерфейс обмена данными,

О использование данных в общих таблицах с разграничением прав доступа;

О использование общих справочников,

О обмен информацией между подсистемами на основе единого электронного документооборота посредством специально сформированных документов (текст документа с подсоединенной информацией о средстве и методах его обработки). 5. При оценке эффективности информационных систем в вузах наиболее приемлема методика Balanced Scorecard Дэвида Нортона и Роберта Каплана.

Основная суть методики заключается в оценке как финансовых эффектов от внедрения информационной системы, так и нефинансовых составляющих эффекта от автоматизации

На примере конкретных комплексов - СГУ' Стипендия 2002 и СГУ: Зарплата 2003 - нами проведена оценка организационной, социальной и экономической эффективности их внедрения и использования в Сыктывкарском Государственном Университете (СыктГУ) 1. Организационная эффективность:

О уменьшился документооборот между отделом кадров, учебным отделом и расчетным отделом бухгалтерии за счет внедрения интеграционных моделей Как результат, уменьшение количества ошибок, ранее часто возникающих на этапах перемещения "бумажной" информации;

О повысились качество, оперативность и своевременность получения любых требуемых выходных форм в нужном аналитическом разрезе Как результат, процессы принятия решений в предметной области руководителями вуза стали более обоснованными, поскольку при их подготовке они стали оперировать точными и своевременными данными;

О увеличилась прозрачность процесса расчета зарплаты и стипендии. Как результат, усилена функция контроля за процес-

* Разработки автора исследования на правах научной публикации, зарегистрированные в государственном Отраслевом фонде алгоритмов и программ

сом расчета заработной платы, что делает минимальным вероятность ошибок со стороны сотрудников бухгалтерии;

О появились функции анализа и планирования, которые позволили финансово-аналитическому отделу университета эффективно планировать, анализировать и контролировать фонды заработной платы и стипендии в различных разрезах за любой период. Как результат - повышение эффективности процесса принятия решений руководством относительно распределения соответствующего фонда, а также четкое определение размеров его экономии в любой момент времени',

О обеспечивается возможность полной настройки "с нуля" комплексов конечным пользователем в случае изменения законодательства или появления новых форм оплаты труда, доплат, видов удержаний и тд Увеличилась способность пользователя самостоятельно (без участия разработчика) в срок и в полном объеме формировать любые необходимые статистические, аналитические, учетные документы Снизилась чувствительность к внешним изменениям, что в конечном итоге положительно сказывается на работе расчетного отдела и на процессе управления экономическими процессами в университете в целом,

О имеется возможность работы комплексов в сетевом режиме, т е работы нескольких пользователей с одной и той же общей совокупностью данных, но с четким распределением обязанностей и закреплением участков ответственности (с ведением электронного протоколирования всех действий) Как результат -повышение эффективности функции контроля за качеством конечных результатов работы отдела и отдельных сотрудников, а также упрощение функции координации деятельности подчиненных главным бухгалтером;

О как частное следствие - дополнительное улучшение функции координации работы персонала за счет единых интерфейсов, структуры данных, единой информационной базы. В условиях универсальности рабочих мест руководству проще производить перемещения персонала с одного рабочего места на другое 2. Социальная эффективность:

О полное документирование комплексов и всех составляющих их подсистем Кроме самих комплексов разработаны две объемные "Инструкции пользователя" при работе с программами, а также встроенная в сами комплексы мощная система помощи. Практически в любом месте каждой системы, на этапе выполнения любой функции, при формировании любых печатных форм пользователь может нажать клавишу и получить исчерпывающую по-

мощь Более того, к примеру, комплекс "СГУ' Зарплата 2003° предлагает в некоторых запутанных и спорных ситуациях пользователю различные варианты решения той или иной проблемы (нередко прямо в процессе расчета зарплаты, не прерывая его, те в режиме реального времени);

О прозрачность работы всех систем комплексов на всех этапах их работы (пользователь в любой момент времени знает, что происходит у него на компьютере);

О расширение пользователем своих знаний и улучшение им способности анализировать и принимать отдельные решения, что в конечном итоге повышает его квалификацию,

О наличие эргономичного интерфейса, что положительно влияет на общее психоэмоциональное состояние пользователя;

О высокая адаптируемость пользователя в случае его перевода на выполнение других задач в рамках расчетной части бухгалтерии университета либо в другое подразделение (например, из бухгалтерии в финансово-аналитический отдел), поскольку при разработке интерфейсов комплексов был предпринят универсальный подход,

О улучшение обратной связи с клиентами расчетного отдела - сотрудниками и студентами Это одинаково касается как вопроса выдачи наглядных для восприятия расчетных листков и быстрого получения различных справок, так и вопроса перечисления заработной платы на несколько расчетных счетов в разных количествах В конечном итоге сотрудники обладают более полной информацией о своей заработной плате.

3. Экономическая эффективность:

О сократился производственный цикл - цикл расчета заработной платы и стипендии без затратной (в денежном выражении) модернизации аппаратного и сетевого обеспечения У сотрудников расчетного отдела появилось дополнительное рабочее время, которое они могут использовать для более детального изучения нормативных инструкций, что в конечном итоге повышает экономическую отдачу от выполнения своих трудовых обязанностей сотрудниками,

О уменьшился по времени расчет заработной платы и стипендии в целом. Если при этом учитывать факт постоянного усложнения финансового и управленческого учета, то экономический эффект представляется значительным;

О за счет интеграции информационных потоков между расчетным отделом и другими подразделениями вуза удалось исключить необходимость в содержании дополнительных сотрудников на промежуточных участках;

О повысилось качество подготовки отчетных данных в различные внешние органы (Пенсионный Фонд РФ, МНС РФ и др) Как следствие - снизился объем штрафных санкций как по вероятности их появления, так и в денежном выражении.

Исходя из теоретических и научно-практических положений, составляющих предмет защиты и их апробации, сделаны следующие основные выводы:

1. Вуз - сложно организованная система, в которой традиционные методы управления явно не справляются со всеми возникающими проблемами и противоречиями. Одним из путей решения этих проблем является внедрение информационных технологий

2. Вузы не обладают достаточной совокупностью необходимых ресурсов (финансовых, кадровых, технических) для построения мощной и эффективной автоматизированной информационной системы управления, и отсутствуют однозначные и проверенные временем методики определения эффективности построения таких систем в высших учебных заведениях.

3. При проектировании и построении информационных систем в вузе необходимо реализовывать интеграцию задач стратегического управления и оперативной деятельности функциональных подразделений и администрации вуза

4. Наиболее логичный подход к построению корпоративной системы управления в вузе - интегрировать приложения ERP и OLAP Чтобы правильно определить пропорции использования таких приложений, вузу необходимо адекватно оценить как свой текущий, так и планируемый уровень развития. Порядок внедрения программных приложений должен соответствовать последовательности фаз управления.

5. При проведении оценки эффективности административных информационных систем управления экономическими процессами в вузе рекомендуется применять смешанный подход - методологию Balanced Scorecard.

Содержание диссертации нашло отражение в следующих публикациях:

1. Информационные системы в управлении организацией- этапы развития и эффективность / Под ред проф В Н Задорожного Сыктывкар- изд-во Сыктывкарского ун-та, 2003 32 с (Научные доклады Серия препринтов / Сыктывкарский ун-т № 31-2003) (в соавторстве) авторских -1,5 п.л

2 Информационные системы управления экономическими процессами в вузе и их эффективность // "Регион" 2003 № 09 - С 52-53. (в соавторстве), авторских - 0,2 п л

3. Применение информационных систем управления как необходимый элемент стратегического управления экономическими процессами в вузе. // Университетское управление' практика и анализ -2004. - № 5-6 (32-33). - 0,5 п л

4. Управление высшим учебным заведением на основе информационных систем проблемы и перспективы развития Молодежный вестник Сборник научных работ аспирантов и молодых ученых Сыктывкар'Изд-во Сыктывкарского Университета, 2004 №2 - С 156-159. -0,3 п.л.

5. О необходимости применения информационных систем управления экономическими процессами в вузе Информационные системы и технологии проблемы, достижения, перспективы материалы Коми Республиканской научно-практической конференции. / отв ред Е И Михайловский Сыктывкар Издательство Сыктывкарского университета, 2004 72 с - С 13-20 - 0 5 п л

6. Организационные и методологические проблемы проектирования информационных систем в управлении экономическими и социальными процессами в высшем учебном заведении Информационные системы и технологии' проблемы, достижения, перспективы материалы Коми Республиканской научно-практической конференции. / отв ред Е И Михайловский Сыктывкар' Издательство Сыктывкарского университета, 2004 72 с - С 43-45 (в соавторстве), авторских - 0,1 п л.

7. Особенности управления экономическими процессами в вузе // http://www.cfin.ru/management/practice/hs_process.shtml - 0,5 п л.

8. Введение в криптологию Сыктывкар Издательство Сыктывкарского университета, 2004 152 с (в соавторстве), авторских - 6,3 п л

9. Конфигурирование (программирование) "1С' Предприятие 7 7 Базовые объекты"' Учебное пособие Сыктывкар- Издательство Сыктывкарского университета, 2004 100 с - 5,8 п л

Вэб-сайт Интернет "Корпоративный менеджмент" (ЬИр//у\г\лм.сйп.ги) является зарегистрированным электронным средством массовой информации (свидетельство о регистрации. Эл № 77-6549).

10. Автоматизированная информационная система управления «ВУЗ-Зарплата 2003» -М ВНТИЦ, 2004 -№50200401183

11. Автоматизированная информационная система управления (комплекс) «ВУЗ Стипендия 2002» - М • ВНТИЦ, 2004 - № 50200401184.

12. Конфигурация "Информационная система предприятия по оказанию транспортных услуг населению" для системы программ 1С Предприятие 7 7 - М ВНТИЦ, 2004 - № 50200401074 (в соавторстве)

13. Комплект регламентированных форм налоговой отчетности Республики Коми для системы электронной отчетности по каналам связи "Отчетность через Интернет" - М • ВНТИЦ, 2004 - № 50200401075 (в соавторстве)

14. Интеграция информационных систем административных служб как фактор роста его финансовой устойчивости / Республиканская научно-практическая конференция "Проблемы теории и практики финансового оздоровления предприятий Республики Коми"- Материалы конференции - Сыктывкар, 2003 - 188 с - С. 138-141 (в соавторстве) -0,1 п л

15. Проблемы становления и развития административных информационных систем в высшем учебном заведении / Информационно-коммуникационные технологии в управлении вузом- Материалы всероссийской научно-практической конференции (25-28 февр 2003 года) / ПетрГУ. - Петрозаводск, 2003 - 168 с - С 73-75 (в соавторстве) - 0,2 п л

16. Административные информационные системы в высшем учебном заведении- проблемы становления и развития / Вузовская наука -региону Материалы Первой общероссийской научно-технической конференции - Вологда- ВоГТУ, 2003 - 778 с - С 547-548 (в соавторстве) -0,1 п л.

*

Уел печ л. 1,4. Тираж 100 экз. Заказ Д-4.

\

р

РНБ Русский фонд

2006-4 14716

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Беляев, Дмитрий Анатольевич

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ

АДМИНИСТРА ТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Понятие и принципы построения административных информационных систем управления

1.2. Виды информационных систем управления

13. Комплексные информационные системы управления

Диссертация: введение по экономике, на тему "Построение и использование административных информационных систем в управлении экономическими процессами в высшем учебном заведении"

Современная экономика России требует новой стратегии хозяйственной деятельности не только от коммерческих предприятий, но и от бюджетных учреждений, к числу которых относится часть высших учебных заведений (вузов) Российской Федерации.

Высшая школа весьма обстоятельно рассмотрена со стороны ее территориальной организации и показано влияние высшего образования на региональное развитие*. Вместе с тем, следует обратить внимание и на тот факт, что высшее учебное заведение в современных условиях стало достаточно самостоятельным хозяйствующим субъектом: возросла сложность его внешних связей с другими организациями, присутствует необходимость привлечения и, соответственно, учета дополнительных финансовых средств.

В этой связи необходимо создание и совершенствование информационной системы вуза, включение в ее состав новых задач, автоматизирующих процессы принятия управленческих решений. Общий уровень состояния информационных технологий (ИТ), технических и программных средств создает предпосылки для развития информационных систем в бюджетной сфере и, в частности, в высших учебных заведениях. Неслучайно университеты и институты в последние годы стали предметом статистических наблюдений с разверткой по таким разделам как: высшие учебные заведения, трудоустройство выпускников, подготовка кадров высшей научной классификации, уровень образования и занятость населения, международные сопоставления**.

Это определяет актуальность исследования проблем построения и использования информационных систем управления в вузах и практическую Катровский А.П. Территориальная организация высшей школы России. Монография. - Смоленск: Ойкумена, 2003. - 200 с. См. например: Высшее образование в России: 2002. Стат. сб. - М.: ЦИСН, 2003. необходимость выработки методики по построению комплексной интегрированной автоматизированной информационной системы управления (КИАИСУ).

В научной литературе, электронных и Интернет-журналах, освещающих вопросы развития информационных систем, проблемам построения и использования информационных систем управления уделено достаточно внимания. Этой теме посвящены работы как российских специалистов И. Антошиной, А. Базилевич, К. Брусилова, JI. Горшковой, В. Глушкова, В. Домрачева, Е. Зиндера, М. Зырянова, А. Кадушина, С. Колесникова, Н. Михайлова, Н. Михайловского, И. Ретинской, К. Скрипкина, В. Швандар, так и зарубежных авторов - R. Banker, W. Cooper, P. Strassmann и др. Однако публикаций, посвященных проблемам построения и использования информационных систем в бюджетных учреждениях и, в частности, в высших учебных заведениях настолько мало, что сделать какие-либо обобщения по ним очень трудно, а зачастую - просто невозможно.

Непроработанность вопросов концептуального, методического и технологического обеспечения процесса построения информационных систем в высших учебных заведениях подтверждает актуальность избранной темы диссертации и обуславливает необходимость проведения диссертационного исследования.

Цель диссертационной работы — выделение и классификация специфических черт управления экономическими процессами в вузе, а также выявление и обобщение проблем построения и использования административных информационных систем управления экономическими процессами в высшем учебном заведении с учетом выявленных его особенностей.

В соответствии с целью работы в рамках исследования были поставлены следующие задачи:

1. Обобщить теоретико-методологический материал в области развития информационных систем управления. Классифицировать информационные системы и выявить их роль в принятии управленческих решений в организации. Рассмотреть и обобщить имеющийся опыт построения комплексных информационных систем управления в организациях.

2. Выделить и классифицировать специфические черты управления экономическими процессами в вузе и определить их влияние на построение информационных систем управления в вузе.

3. Рассмотреть теоретические аспекты проектирования и применения информационных систем в вузах, обобщить практический опыт становления, провести оценку современного состояния информационных систем в вузе, выявить основные проблемы при построении информационных систем в вузе.

4. Определить возможные перспективы развития информационных систем, обеспечивающих управление экономическими процессами в вузе. Выработать общие рекомендации по построению комплексной интегрированной информационной системы управления вузом.

5. Изучить теорию и практику оценки эффективности информационных систем в управлении экономическими процессами. Оценить эффективность информационных систем управления экономическими процессами на конкретном примере регионального вуза -Сыктывкарского государственного университета (СыктГУ). Объектом диссертационного исследования выступают государственные высшие учебные заведения России (далее - вузы).

Предметом исследования являются экономические процессы в вузе и управление ими с использованием информационных систем.

Теоретической и методологической основой диссертационной работы послужили работы отечественных и зарубежных авторов в области университетского менеджмента, управленческого учета, информационных систем и оценки их эффективности. Научные положения, выводы и рекомендации определяются методологией и методикой исследования, предусматривающей оценку наработок, а также комплексностью примененных методов и подходов, надежностью использованного фактического материала. В исследовании применяются общенаучные методы исследования - количественные и качественные методы, анализ и синтез, логическое моделирование, а также статистические методы обработки данных.

В качестве информационно-фактологической базы исследования использованы материалы, опубликованные в периодических изданиях (серии, посвященные информационным системам и др.), в сети Интернет - данные официальных Интернет-серверов Министерства образования и науки РФ, высших учебных заведений России и Республики Коми, электронные Интернет-журналы, а также имеющиеся готовые программные продукты и документация к ним.

Научная новизна работы заключается в выявлении и классификации специфических черт управления экономическими процессами в вузе, которые предопределяют необходимость развития информационных систем управления. Определены возможные перспективы развития информационных систем, обеспечивающих управление экономическими процессами в вузе, и доказано, что основное направление развития информационных систем в вузе связано с построением комплексных интегрированных информационных систем на основе ERP- и OLAP-технологий. С учетом этого, а также с учетом выявленных и классифицированных особенностей управления экономическими процессами в вузе выработаны общие рекомендации по построению комплексной интегрированной информационной системы управления вузом.

Положения, выносимые на защиту;

1. Управление экономическими процессами в вузе и построение их поддается спецификации и классификации, что позволяет вводить определенные управленческие нормы и стандарты в управленческий процесс.

2. Информационные технологии являются необходимым средством совершенствования или развития управленческой деятельности в вузе.

3. Основное направление развития информационных систем в вузе связано с построением комплексных интегрированных информационных систем на основе ERP- и OLАР-технологий.

4. Предложены принципы построения комплексной интегрированной информационной системы управления вузом.

5. Оценка эффективности информационных систем в СыктГУ показала, что наиболее приемлемой методикой оценки эффективности информационных систем в вузе является методика Balanced Scorecard Дэвида Нортона и Роберта Каплана.

Методики и рекомендации апробированы на практике. Практическая значимость и апробация работы. Построение и использование комплексных интегрированных информационных систем управления экономическими процессами в вузе является важной практической составляющей эффективности принятия управленческих решений. Практическая значимость проведенного исследования заключается в применении его материалов при построении интеграционной модели взаимодействия информационных потоков отдельных административных подразделений в СыктГУ, в частности, при проектировании информационной системы управления, полностью автоматизирующей деятельность расчетного отдела бухгалтерии с учетом его информационного взаимодействия с другими административными подразделениями. Материалы диссертации использовались в учебном процессе на факультете информационных систем и технологий СыктГУ по специальности "Прикладная информатика в экономике" (дисциплины "Информационный менеджмент", "Предметно-ориентированные экономические информационные системы").

Материалы исследования докладывались на конференциях: Республиканской научно-практической конференции "Проблемы теории и практики оздоровления предприятий (организаций) в Республике Коми", 2002 г., г. Сыктывкар; Всероссийской научно-практической конференции "Информационно-коммуникационные технологии в управлении ВУЗом", 2003 г., г. Петрозаводск; Первой общероссийской научно-технической конференции "Вузовская наука - региону", 2003 г., г. Вологда; Одиннадцатой годичной сессии Ученого Совета "Сыктывкарский университет и его роль в научно-образовательном и культурном пространстве Европейского севера России", 2004 г., г. Сыктывкар; Коми Республиканской научно-практической конференции "Информационные системы и технологии: проблемы, достижения, перспективы", 2004 г., г. Сыктывкар.

Практические результаты диссертации были применены также при разработке следующих алгоритмов и информационных систем, имеющих государственную регистрацию на правах научной публикации:

1. Автоматизированная информационная система управления «ВУЗ:Зарплата 2003». - М.: ВНТИЦ, 2004. - № 50200401183.

2. Автоматизированная информационная система управления (комплекс) «ВУЗ:Стипендия 2002». - М.: ВНТИЦ, 2004. - № 50200401184.

3. Конфигурация "Информационная система предприятия по оказанию транспортных услуг населению" для системы программ 1С:Предприятие 7.7. - М.: ВНТИЦ, 2004. - № 50200401074. (в соавторстве).

4. Комплект регламентированных форм налоговой отчетности Республики Коми для системы электронной отчетности по каналам связи "Отчетность через Интернет". - М.: ВНТИЦ, 2004. - № 50200401075. (в соавторстве).

Структура диссертации

Диссертационная работа изложена на 239 страницах печатного текста, состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и 7 приложений.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Беляев, Дмитрий Анатольевич

Основные выводы по главе:

1. Процесс оценки эффектов от внедрения информационных систем управления должен представлять из себя согласованное единство двух процессов: структуризации целей "сверху вниз" и агрегации отдельных экономических выгод "снизу вверх", а затем соответствующей верификации полученных оценок.

2. При общей оценке эффективности может быть использована система моделей:

О Ключевых показателей эффективности (KPI).

О Сбалансированных показателей результативности (BSC).

О Совокупной стоимости владения (ТСО).

3. Традиционный подход к оценке эффективности основан на оценке непосредственной (прямой) финансовой отдачи от проекта. Данный подход основан на предположении, что практически все преимущества от внедрения информационной системы можно напрямую подсчитать. В этом случае все улучшения, которые можно оценить напрямую, связаны с количественными характеристиками автоматизируемых процессов -продолжительностью, стоимостью затрачиваемых ресурсов и пр.

4. Далеко не всегда существует возможность напрямую оценить и представить в финансовом выражении абсолютно все преимущества, которые дает проект автоматизации. Часть эффектов в первом приближении не поддается финансовой оценке, хотя в дальнейшем может повлиять на финансовые результаты организации.

5. Смешанный подход к оценке эффективности состоит в том, что производится оценка как финансовых эффектов от внедрения информационной системы - снижение стоимости и продолжительности операционных процессов, так и нефинансовой составляющей эффекта от автоматизации - повышение лояльности клиента, повышение темпов вывода на рынок новых продуктов и услуг, повышение качества управленческих решений и т.д. (что в конечном счете повышает организационную и социальную эффективность ИТ).

6. Подходы к оценке организационной эффективности тех или иных информационных систем в вузе должны согласовываться с рядом принципов:

О информационные системы в вузе должны упрощать и в то же время обеспечивать полный, замкнутый цикл сложных организационно-экономических процессов;

О не все то, что разрабатывалось для малого и среднего бизнеса, подходит для вуза и наоборот.

7. При оценке социальной эффективности информационных систем в вузе необходимо руководствоваться следующими основными критериями:

О удобство работы непосредственных пользователей информационной системы (с точки зрения функциональности и эргономичности);

О повышает ли и насколько информационная система качество обслуживания сотрудников и клиентов (с точки зрения количества времени на подготовку необходимых документов, оперативность выдачи налоговых и других справок).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенных исследований в диссертационной работе решены следующие задачи:

1. Проведено обобщение теоретико-методологического материала в области развития информационных систем управления, проведена классификация информационных систем и выявлена их роль в принятии управленческих решений в организации. Сформулированы следующие основные выводы:

1.1. История развития административных информационных систем управления проходит через следующие стадии развития: АРМ, MRP, ERP и OLAP.

1.2. Функциональными ограничениями ERP-приложений являются: долгий срок внедрения; не полный охват всех подразделений предприятия; недостаток аналитических возможностей; недостаточная роль высшего менеджмента в работе с системой управления.

1.3. Для анализа данных применяются программные приложения класса OLAP. Эти приложения строятся на основе многомерного представления данных, которое наиболее четко соответствует представлению человека об окружающем мире.

1.4. Функциональными ограничениями OLAP-приложений являются: специализация на анализе свершившихся событий - без элементов прогнозирования; отсутствие возможности построения многомерных интегрированных данных и формирующихся на их основе отчетов.

1.5. На решении задач, в которых все три фазы управления -планирование, учет и контроль - перекрываются во времени и выполняются практически одновременно, специализируются программные приложения класса ВРМ, созданные на базе OLAPтехнологий, но обладающие так же рядом свойств ERP-приложений.

1.6. ВРМ-приложения автоматизируют в первую такие функции, как стратегическое управление, бюджетирование, финансовое планирование, управленческая отчетность и анализ.

1.7. Простота в освоении и интуитивный интерфейс позволяют руководителям предприятий самостоятельно работать с информационной системой, построенной на базе ВРМ-приложения. Но в то же время такие возможности, как автоматическая сигнальная система ключевых индикаторов бизнеса и интерактивный анализ моделирования последствий принимаемых решений ("что если") делают эту систему незаменимым инструментом менеджера.

1.8. Наиболее логичный подход к построению корпоративной системы управления - интегрировать приложения ERP, ВРМ и OLAP. Чтобы правильно определять пропорции использования таких приложений, организации необходимо трезво оценивать как свой текущий, так и планируемый уровень развития.

1.9. Порядок внедрения программных приложений должен соответствовать последовательности фаз управления. В первую очередь необходимо охватить процессы планирования, затем учета и только потом провести процесс построения корпоративной (комплексной) интегрированной системы управления информационными потоками.

2. Рассмотрен и обобщен имеющийся опыт построения комплексных информационных систем управления в организациях.

Сформулированы следующие основные выводы:

2.1. Наиболее существенной чертой комплексной информационной системы должно стать расширение контура автоматизации для получения замкнутой, саморегулирующейся системы, способной гибко и оперативно перестраивать принципы своего функционирования.

2.2. В состав КИС должны войти средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов (зачастую - разных разработчиков).

2.3. Важным моментом в функционировании КИС является необходимость обеспечить помимо средств генерации данных также и средства их анализа.

3. Выявлены особенности управления экономическими процессами в вузе. Сформулированы следующие основные выводы:

3.1. Вуз - слабо изученная с точки зрения теоретического и практического менеджмента организация.

3.2. Большая часть вузов использует закрытую модель управления, основанную на линейно-функциональной организационной структуре управления, и только незначительное число вузов проходит стадию формирования и реализации открытой модели, более гибко реагирующей на условия внешней среды.

3.3. Вуз - крупная организация с большим количеством структурных подразделений и отделов. Поэтому, с одной стороны, эффективность организации управления в вузе должна обеспечиваться строгим вертикальным взаимодействием между руководителями высшего звена, среднего звена и подчиненными. С другой стороны, в вузах отчетливо прослеживаются элементы матричной организационной структуры, предполагающей реализацию ряда задач с использованием технологии управления проектами.

3.4. Особенности распределения материальных ресурсов в вузе связаны с большим количеством подразделений и, как следствие, большими их потребностями в канцелярских товарах, компьютерной технике, строительных и других материалах. В то же время вузы недостаточно обеспечены материальными ресурсами.

3.5. Вузы не всегда обладают эффективной системой распределения и делегирования полномочий, несмотря на наличие обилия документов (устава, положений, распоряжений, должностных инструкций, приказов о распределении и закреплении обязанностей и т.д.).

3.6. В вузах элементы авторитарного руководства одновременно сочетаются с общим либеральным стилем управления.

3.7. Одной из основных особенностей управления экономическими процессами в вузе является многоплановость задач, решаемых руководством вузов (административно-хозяйственное и финансовое управление, организация и совершенствование учебного процесса, проведение научных исследований и реализация международных контактов).

3.8. Функциональный подход, до сих пор преобладающий в большинстве вузов и предполагающий, что учебное заведение -это механизм, который обладает набором функций, распределенных среди подразделений вуза, приводит к изолированности функциональных подразделений вуза, возникновению своего рода "конкуренции" между ними.

3.9. Таким образом, вуз - сложно организованная система, в которой традиционные методы управления явно не справляются со всеми возникающими проблемами и противоречиями. Одним из путей решения этих проблем является внедрение информационных технологий.

4. Рассмотрены теоретические аспекты проектирования и применения информационных систем в вузах. Сформулированы следующие основные выводы:

4.1. Вузы не обладают достаточной совокупностью необходимых ресурсов (финансовых, кадровых, технических) для построения мощной и эффективной автоматизированной информационной системы управления, и, главное, - отсутствуют однозначные и проверенные временем методики определения эффективности построения таких систем в высших учебных заведениях.

4.2. При проектировании и построении информационных систем в вузе необходимо реализовывать интеграцию задач стратегического управления и оперативной деятельности функциональных подразделений и администрации вуза. Именно в контексте такой интеграции необходимо проектировать и строить информационную систему управления высшим учебным заведением. Достижение данной цели невозможно без реализации процессного потокового подхода в организации и управлении организационно-экономической деятельности вуза.

4.3. Приведена предполагаемая структура всей комплексной интегрированной системы управления вузом.

5. Обобщен практический опыт становления, проведена оценка современного состояния информационных систем в вузе.

6. Выявлены основные проблемы при построении информационных систем в вузе:

О нежелание или боязнь работающего персонала перед внедрением новых информационных технологий (сопротивление изменениям);

О недостаток квалифицированных кадров в области информационных технологий; О методологические проблемы внедрения новых информационных технологий в вузе. Прежде всего это касается сложности проведения внутреннего маркетинга и аудита информационных ресурсов и потоков в вузе вследствие выявленных особенностей управления; Ф проблемы формализации функций и задач при внедрении новых информационных технологий в вузе.

7. Выработаны общие рекомендации по построению интегрированных информационных систем, обеспечивающих управление экономическими процессами в вузе. К основным из них относятся следующие:

7.1. Интегрированная информационная система на этапе ее разработки должна будет учитывать ряд особенностей:

О единая цель разработки и последующего функционирования всей системы;

О наличие нескольких, тесно взаимодействующих компонент -подсистем, имеющих свои локальные задачи и цели функционирования; Ф иерархическая структура связей, обеспечивающая единство и устойчивость функционирования всей системы; О совокупность критериев качества функционирования отдельных компонент и системы в целом, обеспечивающих достижение главных целей создания и последующего применения системы.

7.2. Сформулированы принципы построения КИАИСУ вуза и предполагаемый эффект от их использования.

7.3. Все подсистемы будущей интегрированной информационной системы управления предлагается интегрировать на основе четырех основополагающих принципов: О общий интерфейс обмена данными;

О использование данных в общих таблицах с разграничением прав доступа; О использование общих справочников;

О обмен информацией между подсистемами на основе единого электронного документооборота посредством специально сформированных документов (текст документа с подсоединенной информацией о средстве и методах его обработки).

8. Рассмотрены теория и практика оценки эффективности информационных систем в управлении экономическими процессами. Сформулированы следующие основные выводы:

8.1. Процесс оценки эффектов от внедрения информационных систем управления должен представлять из себя согласованное единство двух процессов: структуризации целей "сверху вниз" и агрегации отдельных экономических выгод "снизу вверх", а затем соответствующей верификации полученных оценок.

8.2. При общей оценке эффективности может быть использована система моделей:

О Ключевых показателей эффективности (KPI). О Сбалансированных показателей результативности (BSC). О Совокупной стоимости владения (ТСО).

8.3. Традиционный подход к оценке эффективности основан на оценки непосредственной (прямой) финансовой отдачи от проекта. Данный подход основан на предположении, что практически все преимущества от внедрения информационной системы можно напрямую подсчитать. В этом случае все улучшения, которые можно оценить напрямую, связаны с количественными характеристиками автоматизируемых процессов - продолжительностью, стоимостью затрачиваемых ресурсов и пр.

8.4. Далеко не всегда существует возможность напрямую оценить и представить в финансовом выражении абсолютно все преимущества, которые дает проект автоматизации. Часть эффектов в первом приближении не поддается финансовой оценке, хотя в дальнейшем может повлиять на финансовые результаты организации. Экономическая эффективность ИТ-проектов в вузе плохо поддается количественной оценке.

8.5. Смешанный подход к оценке эффективности состоит в том, что производится оценка как финансовых эффектов от внедрения информационной системы - снижение стоимости и продолжительности операционных процессов, так и нефинансовой составляющей эффекта от автоматизации -повышение лояльности клиента, повышение темпов вывода на рынок новых продуктов и услуг, повышение качества управленческих решений и т.д. (что в конечном счете повышает организационную и социальную эффективность ИТ).

8.6. Подходы к оценке организационной эффективности тех или иных информационных систем в вузе должны согласовываться с рядом принципов:

О информационные системы в вузе должны упрощать и в то же время обеспечивать полный, замкнутый цикл сложных организационно-экономических процессов; О не все то, что разрабатывалось для малого и среднего бизнеса, подходит для вуза и наоборот.

8.7. При оценке социальной эффективности информационных систем в вузе необходимо руководствоваться следующими основными критериями:

О удобство работы непосредственных пользователей информационной системы (с точки зрения функциональности и эргономичности); О повышает ли и насколько информационная система качество обслуживания сотрудников и клиентов (с точки зрения количества времени на подготовку необходимых документов, оперативность выдачи налоговых и других справок).

9. Проведена оценка эффективности информационных систем управления экономическими процессами на конкретном примере.

9.1. Производилась оценка эффективности комплексов "СГУ:Стипендия 2002" и "СГУ:Зарплата 2003", разработанных и функционирующих в настоящее время в Сыктывкарском государственном Университете. Комплексы являются сегментами комплексной интегрированной информационной системы СыктГУ, построение которой производится в настоящее время в СыктГУ.

9.2. При оценке эффективности указанных информационных систем применялась методика Balanced Scorecard Дэвида Нортона и Роберта Каплана, подход в которой к оценке эффективности ИТ-проектов - смешанный.

9.3. Основные положительные моменты организационной эффективности указанных систем следующие:

0 уменьшился документооборот между отделом кадров, учебным отделом и расчетным отделом бухгалтерии за счет внедрения интеграционных моделей;

О повысились качество, оперативность и своевременность получения любых требуемых выходных форм в нужном аналитическом разрезе;

О увеличилась прозрачность процесса расчета зарплаты и стипендии;

О слабая чувствительность комплексов к внешним изменениям.

9.4. Основные положительные моменты социальной эффективности указанных систем следующие:

О полное документирование комплексов и всех составляющих их подсистем;

О комплексы обладают удобным, понятным, эргономичным интерфейсом;

О улучшилась обратная связь с клиентами расчетного отдела -сотрудниками и студентами СыктГУ.

9.5. Основные положительные моменты экономической эффективности указанных систем следующие:

О резко сократился производственный цикл - цикл расчета заработной платы и стипендии без затратной (в денежном выражении) модернизации аппаратного и сетевого обеспечения;

О без увеличения работающего персонала уменьшился по времени расчет заработной платы и стипендии в целом;

О за счет интеграции информационных потоков между расчетным отделом и другими подразделениями СыктГУ отпала необходимость в содержании дополнительных сотрудников;

О удалось повысить качество подготовки отчетных данных в различные внешние органы. Как следствие - снизить объем штрафных санкций как по вероятности их появления, так и в денежном выражении.

По мнению автора, результаты исследования и реализация положений диссертации позволят высшим учебным заведениям эффективнее строить и совершенствовать информационные системы управления экономическими процессами, т.е. рекомендации, научные и практические результаты, полученные автором, являются полезными.

Вместе с тем автор отдает себе отчет, что работа не лишена недостатков, поэтому с уважением и вниманием будут встречены все пожелания, предложения, замечания. Научные результаты исследований будут совершенствоваться по мере получения новых практических результатов.