Совершенствование информационного обеспечения высшего учебного заведения на основе технологии управления электронными документами тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Фатуева, Елена Викторовна

ВВЕДЕНИЕ.

ГЛАВА 1. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ

1.1. By? как организационная система

1.2. Управление высшим учебным заведением

1.2.1. Структура и функции системы управления вузом.

1.2.2. Управление учебным процессом.

1Л Информационное обеспечение управления деятельностью вуза

1.3.1. Общая характеристика информационного обеспечения.

1.3.2. ,'{окументационная система высшего учебного заведения.

1.4. Автоматизация управленческой деятельности в высшем учебном заведении 4?

1.4.1. Основные задачи использования компьютерной техники в управлении вузом.

1.4.2. Зарубежный опыт использования информационных технологий в управлении высшими учебными заведениями.

1.4.3. Практика использования средств компьютерной техники в российских вузах.

ГЛАВА 2. МЕТОДЫ И СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

2.1-оыцая характеристика средств автоматизации работы с документами

Г. /. /. Понятие электронного документа.

2.1.2. Методы и средства автоматизации офисной деятельности.

2.2. Системы управления электронными документами

2.2.1. Структура СУ'Х'1.

2.2.2. Функции СУХ1.

2.2.3. Перспективы развития СУ'Х'1.

2.5. Анализ преимуществ использования СУЭД

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА МЕТОДИКИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ВЫСШЕМ УЧЕБНОМ ЗАВЕДЕНИИ

3.1. Основная цель и краткая характеристика разр.чьатываемой методики.

3.2. Формулирование основных требований, предъявляемых к информационной системе.

3.3. Разработка модели системы информационного обеспечения учебного процесса. лл I. Разработка общей структуры системы.

3.3.2. Создание модели информационной системы.

3.4. Обоснование выбора программного обеспечения.

3.5. Разработка ь \здокч-М! нтов1.отгк Notes.

ГЛАВА 4. РЕАЛИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ (НА ПРИМЕРЕ РЭА ИМЕНИ Г. В. ПЛЕХАНОВА.

4.1. Общие требования к разработке.

4.2. Разработка и внедрение системы информационного обеспеченияучебного процесса в

РЭА им. Г.В. Плеханова.

4.2.1. Исследование технологии работы с документами в РЭ. 1.

4.2.2. Выбор программного и аппаратного обеспечения.

4.2.3. Разработка дополнительного программного обеспечения.

4.2.4. Обучение персонала.

4.3. Результаты внедрения.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Совершенствование информационного обеспечения высшего учебного заведения на основе технологии управления электронными документами"

Макроэкономические процессы, происходящие в России, «заставляют» высшую школу активно адаптироваться к рыночным условиям хозяйствования. Высшая школа России оказалась одним из первых общественных институтов, быстро и активно реагирующих на институциональные изменения общественного строя в России соответствующими преобразованиями в учебном процессе и научных исследованиях. Все нововведения в области ценообразования, ресурсного обеспечения, свободы самоуправления оказали большое влияние на ее функционирование, в частности, на реализацию ее «продукции» - образовательных услуг и образовательного потенциала, ставших товаром. Следует отметить, что образовательный потенциал вуза, а именно: специалисты с высшим образованием (в том числе специалисты, прошедшие переподготовку) , результаты научных исследований, научно-педагогические кадры, материальная продукция (учебники и учебные пособия, опытные конструкторские разработки и др.) и т.д., - это сырье и конечный продукт важнейшего из общественных институтов социальной сферы. Кроме этого, в сложных современных условиях образовательный потенциал - это абсолютно необходимый фактор, который более чем другие стимулирует новации во всех сферах общественной жизни. .

В силу вышесказанного объективной является необходимость повышения адаптивности системы управления вузом. Решение всех проблем от финансирования, укрепления материально-технической базы, развития инфраструктуры до разработки учебных планов и программ требует независимости и свободы высшей школы, внедрения новых методов организации и ведения основной деятельности, хозяйствования и управления.

В современных условиях учебные заведения России столкнулись с большим количеством новых проблем. Так же, как и в деловом мире, администрация учебного заведения и преподаватели должны достигать лучших результатов в условиях наличия ограниченных ресурсов. Эффективная поддержка административных процессов в вузе - один из лучших способов существования в условиях ограниченных бюджетных средств [2 6, 3 5].

Современный вуз характеризуется наличием разнообразных информационных связей как в административном управлении, так и в сферах основной деятельности: учебном процессе и научных исследованиях. Более того, существенное преобладание информационных процессов над материальными является характерной особенностью высшего учебного заведения, поскольку значительную часть предмета, средств и конечных продуктов деятельности составляет информация.

Количественное и качественное развитие высшей школы приводит к систематическому росту объема и сложности информационных потоков, повышает требования к оперативности и качеству управления вузом и учебным процессом в особенности. Следствием этого является возрастание роли эффективной организации информационного обеспечения управления и, в частности, одного из его компонентов - документационного обеспечения: документирования и организации работы с официальными документами [79, с. 63].

Управление вузом, как и большинством других учреждений и организаций, осуществляется путем документального оформления решений, при этом используется огромное количество разнообразных видов документов. Вследствие этого характерной чертой документационного обеспечения деятельности вуза является большой объем документопотоков, которые не всегда контролируются должным образом.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов .

Для высших учебных заведений особенно актуальным является решение следующих проблем документационного обеспечения:

• управление большими объемами входящей и исходящей документации (в т.ч. переписки), подлежащей обработке и хранению;

• использование в деятельности вуза большого количества разнообразных видов документов;

• необходимость обеспечения быстрого доступа к информации многих пользователей;

• использование многостраничных составных документов и большого количества копий;

• необходимость массовых публикаций информации.

Причиной этого является необходимость осуществления вузом различных видов деятельности в разнообразных областях, например, организация и проведение учебного процесса, учебно-методическая и научно-исследовательская деятельность, издательская и библиотечная работа, решение административно-хозяйственных и финансовых вопросов, управление и учет кадров (профессорско-преподавательского состава, сотрудников и студентов) и т.д.

Сегодня высшее учебное заведение представляет собой сложный социально-экономический комплекс, объединяющий в себе информационные, человеческие, материальные и другие ресурсы, которыми необходимо управлять. Однако часто возникает проблема координации деятельности сотрудников различных подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины. Кроме того, руководство вуза часто испытывает трудности со своевременным получением достоверных данных о ходе учебного процесса, на основе которых вырабатываются адекватные управленческие решения и с учетом которых осуществляется планирование. В результате этого эффективность управления снижается и возникает насущная необходимость внедрения средств автоматизации, которые позволили бы решить все вышеперечисленные проблемы. Так как практически вся информация о деятельности вуза фиксируется в различных документах (плановых, учетных, распорядительных и т.д.), а для создания документов все чаще используются персональные компьютеры, то можно говорить о целесообразности использования в вузе специального программного обеспечения: систем управления электронными документами .

В настоящее время отечественный рынок программного обеспечения предлагает большое количество продуктов для автоматизации делопроизводства и документооборота. Однако большинство из них представлены западными компаниями-разработчиками и не учитывают стандарты и традиции работы с документами, сложившиеся в нашей стране. Продукты же российских разработчиков чаще всего представляют собой автоматизированные рабочие места работников канцелярии, экспедиции и других подразделений службы ДОУ или же ориентированы на коммерческие организации и предприятия, например, банки, торговые и производственные предприятия и др. и не могут быть использованы в учреждениях социальной сферы, в частности, в системе высшей школы.

Следует отметить весьма небольшое количество теоретических исследований по вопросам автоматизации документацион-ного обеспечения управления деятельностью вуза. Практические разработки в основном представляют собой реляционные базы данных различных профилей, основной функцией которых является учет и анализ сведений по различным аспектам деятельности вуза. Автоматизация делопроизводства и документооборота при этом сводится к генерации различных типов отчетов на основе хранимых данных и, в лучшем случае, обмен ими по локальной вычислительной сети. Однако в этом случае часто остаются нерешенными такие проблемы, как статический характер хранимой информации, обеспечение целостности и непротиворечивости данных, своевременное информирование заинтересованных лиц и исполнителей, контроль исполнительской дисциплины и т.д.

В связи с этим актуальной задачей является разработка методики автоматизации документационного обеспечения учебного процесса на основе специализированной системы управления электронными документами при использовании в качестве платформы одной из имеющихся систем, в которой реализованы технологии коллективной работы с документами и организации движения документов.

Целью исследования является разработка методики совершенствования информационного обеспечения учебного процесса в высшем учебном заведении на основе применения системы управления электронными документами.

Поставленная цель достигается в работе посредством решения следующих основных задач:

1. Исследование деятельности россх^йских вузов в современных условиях.

2. Исследование особенностей организации, функций и задач управления учебным процессом в вузе.

3. Исследование информационного (документационного) обеспечения управления учебным процессом в вузе.

4. Анализ проблем информационного (документационного) обеспечения деятельности вуза.

5. Изучение и анализ российского и зарубежного опыта автоматизации информационного обеспечения управления вузом.

6. Исследование методов и средств для автоматизации работы с документами.

7. Проведение сравнительного анализа технологий работы с электронными документами и возможностей их применения для автоматизации информационного обеспечения деятельности вуза .

8. Разработка методики совершенствования документационного обеспечения учебного процесса в высшем учебном заведении .

9. Формулирование требований к автоматизированной системе информационного обеспечения учебного процесса.

10. Разработка модели системы документационного обеспечения управления учебным процессом с учетом специфики докумен-тационной системы вуза.

11. Выбор программного обеспечения (ПО), разработка основных положений построения программной системы с учетом специфики выбранного ПО.

12. Создание и внедрение компонентов системы информационного обеспечения учебного процесса на основе разработанной модели с использованием выбранного программного обеспечения .

Объектом диссертационного исследования является информационное обеспечение управления учебным процессом в высшем учебном заведении.

Поедметом исследования является применение технологий упоавления электронными документами для совершенствования информационного обеспечения управления учебным процессом в вузе .

Методологической основой исследования является системный подход к анализу рассматриваемых объектов и процессов. Теоретической основой исследования служат труды отечественных и зарубежных авторов в области моделирования и разработки информационных систем. Кроме того, работа опирается на новейшие разработки в области использования компьютерных информационных технологий работы с электронными документами. При разработке моделей информационной системы использованы методы Функционально-структурного моделирования (методология диаграмм потоков данных в нотации Йордона - Де Марко), а также методология информационного моделирования «сущность -связь».

В работе использованы также законодательные акты Российской Федерации, инструктивные и методические материалы Министерства образования Российской Федерации, методические рекомендации российских и международных организаций, государственные стандарты на документацию, а также статьи, статистические и справочные материалы, опубликованные как в периодической печати, так и в информационной компьютерной сети Интернет.

Научная новизна исследования заключается в следующем: 1. Определена необходимость и возможность использования технологии управления электронными документами для построения системы информационного обеспечения управления вузом.

2. Разработана методика совершенствования информационного обеспечения учебного процесса в вузе на основе применения технологий управления электронными документами.

3. С использованием методов формализованного представления предметной области разработана модель системы информационного обеспечения учебного процесса в вузе, представляющей собой комплекс баз документальных и фактографических данных, предназначенных для оперативного отоажения хода учебного процесса.

Практическая значимость проведенного исследования состоит в следующем:

1. Предложена методика совершенствования информационного обеспечения учебного процесса на основе технологии управления электронными документами. Методика предназначена для автоматизации документационного обеспечения в высших учебных заведениях независимо от их профиля и формы собственности.

2. Разработана модель системы информационного обеспечения учебного процесса в высшем учебном заведении, компоненты которой могут использоваться как в комплексе, так и самостоятельно для автоматизации отдельных видов деятельности по управлению учебным процессом.

3. Созданная модель системы информационного обеспечения учитывает особенности документационного обеспечения вуза и предназначена для автоматизации работы как со структурированной, так и с неструктурированной информацией.

4. Разработанная модель характеризуется открытостью, в комплекс диаграмм потоков данных может быть интегрирован с дополнительными диаграммами, отражающими процесс управления различными направлениями деятельности вуза. При этом возможно как комплексное поименение оазоаботанных компонентов модели (диаграмм потоков данных и локальных представлений модели «сущность - связь»), так и их самостоятельное использование для автоматизации отдельных видов деятельности.

5. Созданная модель реализована в виде баз документов на основе выбранного программного обеспечения. Разработанные базы документов предназначены для автоматизации работы с документами, отражающими ход учебного процесса, а также оперативного информирования сотрудников учебных подразделений вуза.

6. Разработанная система информационного обеспечения учебного процесса может быть использована в качестве программной основы для создания единой информационной системы управления вузом.

Диссертация: заключение по теме "Математические и инструментальные методы экономики", Фатуева, Елена Викторовна

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление учебным процессом - одна из важнейших задач в жизни вуза. Современные информационные технологии заставляют пересмотреть существующие методы организации информационного обеспечения и способы работы с информацией. Используемая структура коммуникаций позволяет перевести управление вузом на совершенно новый технологический и управленческий уровень.

Большое значение в процессе управления вузом имеет автоматизация работы с документами. Это объясняется тем, что, во-первых, в документах находят отражение все управленческие решения, а во-вторых, в документах фиксируются данные, необходимые для решения задач практически во всех видах деятельности. Основная цель создания автоматизированной системы документационного обеспечения заключается в формировании информационного пространства высшего учебного заведения, эффективном использовании современных информационных технологий в управлении учебным процессом. Автоматизированная система документационного обеспечения должна предоставить необходимую информацию всей вертикали органов управления, а также обеспечить едиными скоординированными данными всю разветвленную горизонталь функциональных органов управления .

В диссертационном исследовании предлагаются методы организации автоматизированной информационной системы управления учебным процессом в вузе, основанной на распределенной базе документов, построенной на базе технологии управления электронными документами. Актуальность предлагаемого решения обусловлена возрастающей ролью современных информационных технологий в организации и управлении образовательной деятельностью в учебных заведениях.

Разработка автоматизированной системы является целью предлагаемой в диссертационном исследовании методики совершенствования информационного обеспечения вуза. В исследовании описаны основные принципы разработки и состав информационной системы. Методика совершенствования информационного обеспечения вуза строится исходя из структуры автоматизируемых подразделений вуза и перечня их типовых задач.

Использование автоматизированной системы позволяет решать следующие задачи:

• на качественно новом уровне организовать управление учебным процессом в вузе на основе безбумажного делопроизводства и современных средств телекоммуникаций, повысить производительность труда делопроизводственного персонала;

• повысить эффективность эксплуатации имеющейся вычислительной и организационной техники;

• организовать непрерывное повышение квалификации сотрудников путем их активного участия в развитии системы и применении передовых технологии в данной области. Это окажет позитивное воздействие на качество подготовки специалистов, так как преподаватель, ежедневно использующий передовые технические и программные средства, обладает большими возможностями для качественного обучения студентов;

• быстро внедрять достижения информационных технологий в учебный процесс;

• развивать горизонтальное взаимодействие между различными подразделениями, сотрудниками вуза.

Основными научными и практическими результатами диссертационного исследования являются следующие:

1. Проведено исследование особенностей организации и ведения основной деятельности высших учебных заведений в современных условиях. Показана важная роль информационного и документационного обеспечения в процессе управления основной деятельностью - обучением, определены основные тенденции развития документационного обеспечения, а также проблемы работы с документами в высших учебных заведениях .

2. Проведено исследование существующих решений по автоматизации управления учебным процессом в вузе, совершенствованию информационного обеспечения учебного процесса в высших учебных заведениях России и за рубежом. Определены основные недостатки традиционных решений автоматизации российских вузов.

3. Проанализировано современное состояние рынка программного обеспечения для автоматизации работы с документами. Проведено сравнение технологии управления электронными документами и реляционных систем управления базами данных .

4. На основе анализа проведенного исследования сделан вывод о возможности и целесообразности использования систем управления электронными документами для автоматизации информационного обеспечения учебного процесса в вузе.

5. Разработана методика совершенствования информационного обеспечения учебного процесса в вузе на основе технологии управления электронными документами. Методика представлена в виде последовательности этапов. Для каждого этапа предлагаются методические рекомендации, которые охватывают следующие основные моменты: в разработка концептуальной модели системы информационного обеспечения учебного процесса в высшем учебном заведении на основе функционально-структурного подхода;

• выбор программного обеспечения для практической реализации инфоомационной системы;

• основные положения использования выбранного программного обеспечения в процессе разработки информационной системы.

Выбран инструментарий для разработки системы информационного обеспечения учебного процесса в вузе. В силу специфики разрабатываемой системы выбор сделан в пользу структурных методов моделирования - диаграмм потоков данных (DFD) и моделей "сущность-связь" (ER-моделей). С использованием методов формализованного представления предметной области разработана модель системы информационного обеспечения учебного процесса в вузе, которая представляет собой совокупность диаграмм потоков данных и модели «сущность - связь». Модель системы обладает следующими характеристиками:

• универсальность - возможность использования модели для создания информационной системы в любом вузе, независимо от его формы собственности, масштаба и профиля;

• открытость - возможность встраивания новых модулей, отражающих различные аспекты деятельности вуза;

• учет специфики документационного обеспечения учебного процесса, в частности, сочетания как фактографических, так и документальных данных.

• возможность как комплексного применения компонентов модели системы (диаграмм), так и их самостоятельное использование для автоматизации отдельных видов деятельности по управлению учебным процессом.

На основе анализа российского рынка программных продуктов для автоматизации работы с документами обоснован выбор программного обеспечения для практической реализации информационной системы. В качестве платформы информационной системы предложена система Lotus Notes. Предложены рекомендации по разработке баз документов с учетом выбранного программного обеспечения.

9. Созданная методика совершенствования информационного обеспечения учебного процесса получила практическую реализацию при создании системы информационного обеспечения учебного процесса в вузе, предназначенной для сбора, обработки, хранения и предоставления оперативной информации о ходе учебного процесса.

10.Разработанная информационная система представляет собой комплекс документальных и фактографических баз данных и может служить программной основой для создания комплексного хранилища управленческой информации.

Апробация работы и внедрение ее результатов заключаются в разработке и внедрении системы информационного обеспечения учебного процесса в Российской экономической академии имени Г.В.Плеханова.