Процессное управление учреждениями высшего образования на основе развития информационного потенциала тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Процессное управление учреждениями высшего образования на основе развития информационного потенциала"

На правах рукописи

БАЙТАСОВ КАЛИЛАЛЛО МАРКИСОВИЧ

ПРОЦЕССНОЕ УПРАВЛЕНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯМИ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ НА ОСНОВЕ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ПОТЕНЦИАЛА

Специальность 08.00.05 - Экономика и управление народным

хозяйством: (экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами - сфера услуг)

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание учёной степени кандидата экономических наук

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 2005

Работа выполнена в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов»

Научный руководитель: кандидат социологических наук, доцент

Хорева Любовь Викторовна

Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор

Волков Сергей Денисович доктор технических наук, профессор Трофимов Валерий Владимирович

Ведущая организация: Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный политехнический университет»

Защита состоится «2& » 2005 года в

часов на заседании диссертационного совета К 212.237.02 при Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов» по адресу: 191023, Санкт-Петербург, ул. Садовая, д.21, ауд.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный университет экономики и финансов».

Автореферат разослан «

Ученый секретарь диссертационного совета

» 2005 года.

Хорева Л.В.

I. Общая характеристика работы

Актуальность исследования. В условиях динамичных социально-экономических преобразований в России ключевые направления развития системы высшего образования не могут осуществляться без соответствующего научного осмысления и обоснования новых технологий управления на уровне отдельных образовательных учреждений. Потребность в совершенствовании управленческих систем связана с необходимостью устранения противоречий между устаревшими организационными формами и методами управления учебными заведениями и новыми задачами образовательной и социальной политики государства. От решения этих проблем во многом зависит эффективность использования ресурсов ВУЗов при реализации образовательных услуг и взаимодействие их с рынком труда.

Не все отечественные учреждения высшего профессионального образования, располагавшие в условиях плановой экономики налаженной системой деятельности, регулирования - и контроля, оказались способны адекватно и осознанно реагировать на постоянно изменяющиеся условия внешней среды в силу неразвитости инструментов гибкого управления, позволяющего оперативно изменять внутреннюю управленческую структуру и адаптироваться к разнообразным запросам потребителей, желающих получить услуги соответствующего качества.

Одной из проблем, препятствующих развитию отдельных учебных заведений, является низкий уровень менеджмента по причине слабого использования информационных ресурсов в процессе управления, что не позволяет находить наилучшие варианты стратегических и тактических решений по развитию данных учреждений. Этим обусловлена необходимость разработки новых подходов к управлению деятельностью ВУЗа с использованием комплексной системы информационной поддержки, позволяющей прогнозировать его перспективы на рынке образовательных услуг в среднесрочном периоде. Это особенно актуально в свете проводимой государством политики по расширению круга учреждений, претендующих на получение государственного заказа на образовательные услуги.

Концептуальные основы управления ВУЗом в современных экономических системах достаточно полно освещены в работах

Багаутдиновой Н.Г., Б аЛйхина Г.А., Васигй

< Г и <

ева Ю.С., Воронина А.А.,

Галагина А.И., Глухова В.В., Жильцова E.H., Минцберга Г., Мищенко В.В., Панкрухина А.П., Поповой М.И., Хоревой JI.B., Якобсона Л.И. и др.

Несмотря на многочисленные публикации по вопросам развития высшего образования и управления отраслью, в них недостаточно системно освещены вопросы социальной направленности деятельности образовательных учреждений, а проблемы формирования комплексных систем управления с использованием современных информационных технологий практически не рассматривались. Эта ситуация и предопределила выбор темы, целей и задач настоящего исследования.

Цель и задачи исследования. Целью работы является разработка механизма повышения эффективности управления высшим учебным заведением на основе процессного подхода и использования комплексной системы информационного обеспечения.

В соответствии с поставленной целью сформулированы задачи:

• на основе анализа современного состояния и тенденций развития образования в России и мире определить базовые причины и принципы реформирования управления в российских ВУЗах;

• провести анализ существующих моделей управления ВУЗами (как российскими, так и зарубежными);

• обосновать возможность применения методов процессного управления в образовательном учреждении;

• разработать методические рекомендации по внедрению процессного управления в учреждениях высшего профессионального образования;

• предложить рекомендации по комплексному использованию информационных ресурсов в системе управления учреждениями сферы высшего образования;

• разработать концептуальные положения построения системы информационного обеспечения управления ВУЗом определить критерии ее качественной оценки.

Объект и предмет исследования. Объектом исследования являются система управления в учреждениях высшего профессионального образования. Предмет исследования - механизм обеспечения комплексного управления ВУЗом на базе эффективного использования информационных ресурсов.

Методология исследования и материалы, на основе которых выполнена диссертация. Достоверность научных результатов, выводов и практических рекомендаций, приведенных в диссертации, обеспечивается:

• использованием в качестве теоретической и практической основы фундаментальных трудов и прикладных исследований отечественных и зарубежных специалистов в сфере управления организационной структурой и ресурсной базой учреждений сферы услуг;

• анализом нормативных и правовых актов Российской Федерации, регулирующих управление высшим профессиональным образованием;

• исследованием достоверных статистических данных и материалов экспертного опроса руководителей структурных подразделений, проведенного автором;

• успешным внедрением результатов работы в деятельности высшего учебного заведения.

В работе использовались методы системного анализа, методы общей теории систем, теории управления, теории процессного управления, теории принятия решений.

Структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, приложений.

В первой главе исследуются методологические основы управления образованием как социально- экономической системой. Дается теоретическое осмысление содержания и роли образования в социальной политике государства, оцениваются тенденции эволюционного развития управления образованием за рубежом, анализируется система управления высшим образованием в Российской Федерации.

Вторая глава посвящена вопросам модернизации российской системы управления высшим учебным заведением. В ней проводится анализ системы управления на уровне российского высшего учебного заведения, обосновывается возможность процессно-ориентированного подхода к управлению в нем, предложен новый подход к пониманию образовательной услуги и ее ресурсного обеспечения.

В третьей главе предложена модель информационно-управленческой системы высшего учебного заведения. В этом разделе изложены концептуальные основы моделирования комплексной системы информационного обеспечения управления

ВУЗом, говорится о необходимости построения единого информационного пространства ВУЗа, приводится структура пользователей системы и оценки ее эффективности.

В заключении изложены основные выводы и предложения автора полученные в ходе исследования.

II. Вклад автора в проведенное исследование

1. В рамках исследования в работе были проанализированы макро- и микро- предпосылки развития российских и зарубежных ВУЗов, позволяющие сделать общий вывод о наличии реальных возможностей повысить эффективность деятельности учреждений сферы образования и необходимости работы в данном направлении. В качестве теоретической основы исследования была изучена сущность экономического развития систем высшего образования. Базовыми критериями эффективного роста данных учреждений определены инвестирование в человеческий капитал, формализация рациональных и справедливых правил функционирования и пошаговый, эволюционный характер развития.

Анализ зарубежных образовательных системы выявил их схожие черты с российской:

• доминирование бесплатного образования присуще немецкому и французскому образованию;

• федеративное устройство государства влияет на образовательные системы США и Германии;

• как и в России, во Франции функционирует система централизованного управления образованием.

Эти страны, как и Россия, столкнулись со схожими кризисными явлениями (недостаток государственного финансирования, низкая оперативность к запросам динамичного рынка труда и т.п.), более того все они так или иначе должны были адаптировать свои системы к нарастающим общемировым процессам интеграции.

В конце XX в. высшая школа в развитых западных и бывших социалистических странах столкнулась с острыми финансовыми проблемами. Это было вызвано рядом причин:

• значительное увеличение спроса на высшее образование;

• рост затрат на каждого студента в высшей школе;

• ограниченность государственных средств, особенно в странах с переходной экономикой, из-за снижения общественных доходов и низкой собираемости налогов.

Анализ зарубежных систем высшего образования выявил общие тенденции в их эволюционном развитии:

• автономия учебных заведений;

• повышение доли коммерческого образования;.

• изменение форм обучения (от очного к дистанционному);

• трансформация управленческих систем в более гибкие и динамичные;

• внедрение современных информационных технологий (как в учебный процесс, так и в систему управления учреждениями) В наибольшей степени происходящие трансформации

определяются общемировыми процессами: интеграцией, глобальной информатизацией, формированием мирового рынка дистанционного образования, техническим прогрессом. В настоящее время сложились все предпосылки для глобальной конкуренции на рынке образовательных услуг, следовательно, образовательные учреждения будут вынуждены оптимизировать свою деятельность и системы управления.

2. Анализ подходов к развитию систем управления, позволил сделать вывод о наличии основных условий успешного развития управления в образовательных учреждениях:

Во-первых, децентрализации системы управления за счет делегирования полномочий в отдельные структурные подразделения.

Наиболее распространенная в российской высшей школе линейно-функциональная модель управления, достаточно успешно работает, когда организация действует в среде плановой экономики, предполагающей исполнение всеми подразделениями однотипных согласованных во времени действий. Концепция современного ВУЗа, предполагает оперативное управление в динамично изменяющейся рыночной среде и адаптацию образовательной деятельности к разнообразным запросам потребителей, желающих получить услуги соответствующего качества в конкретный период времени. Организационная децентрализация вуза, предполагающая определение отдельных центров ответственности (факультетов, кафедр), обладает следующими преимуществами:

• Назначается конкретное лицо, служащее центром сосредоточения всех вопросов.

• Возможно гибкое использование ресурсного потенциала, поскольку в функциональных структурах сосредоточивается их резерв.

• Время реакции на запросы рынка труда сокращается, так как созданы линии коммуникаций и единый центр решений.

Организационная децентрализация означает делегирование подразделениям более широких полномочий и ответственности при реализации образовательных процессов, что позволит повысить управленческую культуру и творчество, а также избавиться от бюрократической избыточности в системе управления, в значительной мере тормозящей процесс принятия управленческих решений.

Во-вторых, информатизация управления на основе построения единого функционально ориентированного информационного пространства ВУЗа. Данный подход заключается в объединении всего информационного потенциала ВУЗа в едином центре коммуникации и качественное удовлетворение потребностей всех пользователей системы (внешних и внутренних) в актуальной и достоверной информации.

Информационное пространство вуза охватывает не только производственные или маркетинговые функции, но и обеспечивает реализацию социальных функций. Очевидно, что выбор стратегических направлений развития информационного потенциала вуза должен производится с учетом, как тенденций развития информационных технологий и возможностей вуза, так и с позиции общественной интеграции.

3. ВУЗы являются производителями нескольких видов продукции: образовательных услуг; научных исследований; учебно-методических материалов и т.д. Однако, несмотря на присутствие в деятельности ВУЗа в той или иной степени всего спектра названных видов продукции, образовательные услуги являются определяющими. На основании анализа существующих в научной литературе определений в диссертации обосновано, что образовательной услугой является процесс удовлетворения потребности в знаниях с использованием особых технологий и ресурсов.

Каждый образовательный процесс на входе имеет абитуриентов, на выходе - специалистов, а его содержанием является определенным образом организованное обучение и воспитание студентов. При таком подходе объектами внутри- вузовских организационно-экономических отношений являются разработка,

осуществление, управление, институциональное обеспечение образовательного процесса; а субъектами - трудовые коллективы структурных подразделений.

Процессный подход к управлению деятельностью учреждения позволит схематически представить механизм оказания образовательной услуги. Это позволяет руководству ВУЗа избавиться от дублирующих функций, помимо этого процессное описание деятельности организации позволяет представить весь поток информации, сопряженный с образовательной услугой и выявить необходимые для ее производства информационные ресурсы и коммуникации.

Система управления учреждением представлена как последовательность процессов, связанных между собой отношениями исполнитель-клиент, то есть каждый процесс является как поставщиком (потребителем) ресурсов, так и клиентом других процессов. Продукты одного процесса являются ресурсами для другого. В нашем случае четко сформированные данные последовательно перемещаются из одного подразделения в другое. Совершенствование системы управления вузом с максимальной дифференциацией подразделений, их последующей интеграцией в технологические цепочки позволит максимально упростить процесс управления, оптимизировать внутренние информационные потоки, определить приоритетные направления деятельности.

Однако процессное управление требует концентрации ресурсов и управленческих прав в едином центре управления; его задачи концентрируются на анализе эффективности того или иного вида деятельности высшего учебного заведения, организации этого вида деятельности в форме эффективного процесса. Естественно, характер данной деятельности, требующий соответствующего уровня подготовленности, предполагает совместное участие в ней либо всех, либо только части структурных подразделений ВУЗа.

На основе анализа и систематизации различных моделей управления автором предложены методические рекомендации по формированию концепции процессного управления и алгоритм ее внедрения в вузе посредством реализации ряда практических мероприятий:

1. Идентификации всей системы процессов учреждения и их взаимосвязей между собой и с внешним окружением («высокоуровневое описание процессов»).

2. Выделения «ключевых» процессов и их описание на потоковом уровне («низкоуровневое описание»).

3. Анализ «уровня зрелости» процессов и выработка рекомендаций по их развитию.

Полученная в исследовании модель образовательной деятельности представлена автором как комплекс образовательных услуг, взаимосвязанных между собой и имеющих специфическое ресурсное обеспечение.

В диссертации определены следующие базовые процессы деятельности ВУЗа:

1) прием учащихся;

2) формирование образовательных программ;

3) трудоустройство выпускников;

4) формирование программ различных уровней обучения.

Это процессы, следующие последовательно друг за другом,

кроме того, связанные единым информационным потоком.

Обосновано, что при управлении образовательным учреждением наиболее значимыми являются информационные ресурсы, характеризующие совокупное знание и представление, которыми располагает организация о структуре, взаимосвязях и состоянии как ее внутренней среды в целом и ее отдельных составляющих (элементах), так и внешней среды в целом и ее отдельных составляющих.

Автором предложена схема обеспечения информационными ресурсами в рамках концепции процессного управления вузом (см. рис. 1). Она позволила объединить разрозненные информационные потоки в единую систему, систематизировала отношения между подразделениями и обеспечила их взаимодействие с внешними пользователями (рынком труда, абитуриентами и их родителями).

Информационная система, построенная в соответствии с концепцией процессного управления, позволит охватить различные стороны учебного процесса, автоматизировать административно-хозяйственную деятельность и управление финансами, оперативно реагировать на быстроменяющуюся экономическую ситуацию, обеспечит информационную поддержку принятия решений по всем функциональным направлениям. Функциональность каждой отдельно взятой подсистемы соответствует функциональности всего комплекса в целом и реализуется посредством включения в состав каждой подсистемы основных процессов.

6. На основе методических положений второй главы разработана концепция построения комплексной системы информационного обеспечения управления в ВУЗе. Базовым элементом концепции является функциональная модель взаимодействия основных процессов, информационных потоков и структурных подразделений (см. табл. 1).

Апробация функциональной модели системы информационной поддержки управления высшим учебным заведением выявила следующие положительные моменты:

• Ведение персональных реестров абитуриентов, студентов, аспирантов и докторантов обеспечивает системный учет движения «контингента обучающихся».

• Наличие хранилища резюме студентов и выпускников устанавливает более эффективное взаимодействие ВУЗа с работодателями.

• Формирование дополнительных образовательных программ , востребованных в настоящий период, возможно только при наличии оперативного информационного обмена со слушателями.

Формирование информационных хранилищ по данному направлению объединило большинство структурных подразделений, в частности, приемной комиссии, кафедр и деканатов, учебного и других обеспечивающих учебный процесс управлений, Центра занятости, Союза выпускников, организаций дополнительного образования.

Задача повышения эффективности управления ВУЗом может быть решена и даст необходимый социальный и экономический эффект только при совершенствовании системы управления на основе комплексной автоматизации. В отличие от автоматизации частных задач здесь сокращаются едино- временные затраты на проведение мероприятий по автоматизации, повышается мобильность и реактивность всей системы управления в целом, предоставляется руководству мощный аналитический механизм планирования, прогнозирования и контроля.

Информация о зачисленных студентах

Учебные-методические материалы

Информация о студентах (общая, успеваемость, навыки, I общественная деятельность, (спортивные достижения и т.п.)

Резюме студентов, выпускников слушателей

Информация о регламенте образовательного процесса

Информация о

зачисленных

абитуриентах/

Информация о апросах рынка

УУеЬ -Сервер

Отдел ¡.трудоустройства

Информация о вакансиях

Союз чвыпускников

Приемная комиссия

Информация об абитуриентах

Имиджевая реклама

'Информация о вузе

Потребители услуг

1) абитуриенты и родители

2) работодатели

3) слушатели курсов/ ^4)прочие

Информация о

Информация о-У—/ зачисленных слушателях

Информация о деловых партнерах

Центры дополнительного образована)

Рис. 1. Схема использования информационных ресурсов в рамках концепции процессного управления вузом.

Таблица 1.

Функциональная модель комплексной системы информационного обеспечения управления ВУЗом

Программный комплекс Пользователи программного обеспечения Состав программного комплекса Функции пользователей Функции программного обеспечения Процесс

АБИТУРИЕНТ Приемная комиссия Реестр абитуриентов; Сводки сдачи вступительных испытаний; Ввод данных на каждого абитуриента; Ввод оценок по тестируемым предметам; Расчет проходного бала; Учет всех поступивших; Формирование отчетов для других служб; Формирование студенческого контингента

СТУДЕНТ Кафедры Деканаты Учебная часть Реестр студентов; Сводки успеваемости; База квалификационных документов, Формирование студенческих групп; Ввод оценок по сессиям; Распределение по факультетам и местам практики; Учет движения «студенческих масс»; Учет успеваемости; Формирование квалификационных документов; Оказание образовательной услуги

БИРЖА ТРУДА Отдел трудоустройства Реестр выпускников; Банк вакансий; Банк резюме; Ввод данных о работодателях; Формирование резюме из реестров студентов; Учет всех вакансий и резюме; Отчеты о трудоустроенных; Трудоустройство выпускников

ИНФОУМЦ УМЦ профессиональной подготовки Реестр слушателей, База клиентов; Ввод данных о плательщиках ДОУ; Формирование учебных групп; Учет слушателей и плательщиков ДОУ; Рассылка информационных сообщений клиентам; Оказание дополнительных образовательных услуг

Главным критерием в оценке качества информационной системы является возможность принятия специалистами разных уровней обоснованных и своевременных решений. В работе предложен вариант оценки, наиболее приемлемый для системы управления ВУЗом, основанный на принципах системного подхода. Основными компонентами такой модели являются базовые элементы систем: «вход», «процесс», «выход», «внешняя среда» (последняя обеспечивает функционирование канала обратной связи).

В качестве метода оценки качества комплексной информатизации управления предлагается учитывать изменение базовых характеристик функционирования организации. Для обобщенного представления о состоянии ВУЗа и окружающей его среды был использован SWOT-aнaлиз. Улучшение качества процесса управления было выявлено в повышении оперативности и актуальности обрабатываемой информации, снижении общего уровня погрешности в расчетах, сокращении времени, необходимого для регистрации сопроводительных данных образовательного процесса в информационной системе.

Научная новизна проведенного исследования заключается в следующем:

• Обоснован подход к децентрализации системы управления за счет делегирования полномочий в отдельные структурные подразделения и построения функционально-ориентированного информационного пространства ВУЗа.

• Предложен комплекс организационных мероприятий по развитию ВУЗа, основывающийся на процессно-ориентированном подходе к управлению образовательной услугой и апробирована возможность его практического использования.

• Разработаны рекомендации по формированию концепции процессного управления образовательной деятельностью в ВУЗе и предложена схема ее информационного обеспечения.

• Обоснована концепция построения комплексной системы информационного обеспечения управления ВУЗом; апробирована функциональная модель данной системы и предложен вариант ее качественной оценки.

Теоретическая и практическая значимость результатов работы состоит в развитии теории процессного подхода к управлению развитием социально-экономических систем с учетом эффективного использования информационных ресурсов.

Практические разработки направлены непосредственно на совершенствование систем управления высшим учебным заведением. Методики и управленческие технологии, предложенные и разработанные автором, апробированы и частично внедрены в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский Государственный университет экономики и финансов» в рамках разрабатываемой системы информационной поддержки управления в вузе.

Апробация работы. Основные положения работы докладывались и обсуждались на межрегиональной конференции «Информационные технологии в образовании» (Санкт-Петербург, Государственный институт точной механики и оптики -технический университет, 2002 г.), на международных семинарах «Актуальные проблемы гуманитарных наук - Трансформация и интеграция: политические, экономические и социальные аспекты» (г. Минск, 2003 г.) и «Актуальные проблемы гуманитарных наук -социум XXI века: актуальные подходы и исследования» (г. Минск, 2004 г.).

Основные результаты диссертационного исследования нашли свое отражение в научных публикациях общим объемом 1,16 печатных листа.

III. Перечень работ опубликованных по теме диссертации

1. Байтасов K.M., Беспалова С.Е., Дудник H.H. Концепция документооборота в единой компьютерной сети ОГИС // Наука и Образование. Материалы научно-методической конференции ОГИС (20-28 апреля 2000 года). - Омск: Изд-во ОГИС, 2001. - 0,25 п.л. (авт. - 0,08 п.л.).

2. Байтасов K.M., Кокоулина Н.С. Совершенствование систем тестированного контроля и применение его в учебном процессе // Интеграция науки и образования. Материалы научно -методической конференции (23 - 28 апреля 2001 года). - Омск: Изд-во ОГИС, 2003. - 0,12 п.л. (авт. - 0,06 п.л.).

3. Байтасов K.M. Резервы повышения эффективности информационного обеспечения управленческих решений на региональном уровне // Социальная сфера: реструкгуризация, модернизация, реформирование. Сб. науч. тр. / - СПб.: Из-во «Левша. Санкт-Петербург», 2002. - 0,3 пл.

4. Байтасов K.M., Яцкевич технологии в процессе подготовки культурный сервис и туризм // 1 Петербурге: настоящее и будущ« российско-британского проекта / -Петербург», 2003. - 0,25 п.л. (авт. - 0.

5. Байтасов K.M. Оптимизация системы управления современным российским ВУЗом как необходимое условие подготовки конкурентоспособных специалистов // Профессиональная, правовая и духовная культура в подготовки специалиста и формировании личности. Сб. науч. тр. межрегиональной научно-практической конференции под ред. А.И. Барановского (16 декабря 2003г.). - Омск: Изд-во «Прогресс» Омского института предпринимательства и права, 2003. - 0,3 пл.

6. Байтасов K.M. Информационные ресурсы «внутривузов-ских общественных организаций» // Актуальные проблемы развития сферы услуг. Сб. науч. тр. вып. I. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2004. -0,18 пл.

7. Байтасов K.M. Модернизация управления в ВУЗе с позиции процессного управления // Актуальные проблемы развития сферы услуг. Сб. науч. тр. вып. II. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2004. - 0,2 пл.

РНБ Русскии фонд

2005-4 42416

БАЙТАСОВ КАЛИЛАЛЛО МАРКИСОВИЧ АВТОРЕФЕРАТ

Лицензия ЛР № 020412 от 12.02.97

Подписано в печать 18.03 05. Формат 60x84 1/16. Бум офсетная. Печ л. 1,0 Бум л. 0,5. РТПизд-ва СПбГУЭФ. Тираж 70 экз Заказ 197.

• Издательство Санкт-Петербургского государственного yHHBépcrfFera

экономики и финансов 4 А Л О

191023, Санкт-Петербург, Садовая ул., д. 21.4 A J. V О

2 2 MAP 2005