Повышение эффективности управления предприятием на основе совершенствования кадрового менеджмента тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Повышение эффективности управления предприятием на основе совершенствования кадрового менеджмента"

На правах рукописи

ДОРОНИНА Лариса Алексеевна

ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ НА ОСНОВЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КАДРОВОГО МЕНЕДЖМЕНТА

Специальность 08.00.05 - Экономика и

управление народным хозяйством (экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами промышленности)

Автореферат

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

\

Москва 2003

Диссертация выполнена в Российском государственном гуманитарном университете.

Научные руководители Доктор экономических наук

Бандурии Александр Владимирович Кандидах технических наук Черников Борис Васильевич Официальные оппоненты Доктор экономических наук

Крыпггалев Владимир Кузьмич Кандидат экономических наук Нижолаенко Андрей Николаевич Ведущая организация Московский государственный университет

экономики, статистики и информатики

Защита состоится «25» июня 2003 г. в 12.00 на заседании диссертационного совета Д 212.198.01 по экономическим наукам в Российском государственном гуманитарном университете по адресу: 125267, Москва, Миусская пл., д.6.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке РГГУ. Автореферат разослан «22» мая 2003 г.

Ученый секретарь диссертационного Совета

Меркулов В.Н.

/23/Я

30\ 3 Ч!

3

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования

Управление персоналом является одним из основных элементов системы управления промышленным предприятием. В свою очередь, одной из самых главных проблем в системе управления персоналом, по нашему мнению, является своевременное и правильное оформление всех изменений в кадровом составе, а также повышение эффективности обработки кадровых документов.

То есть, для современного промышленного предприятия технология работы с документами должна быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Чем шире масштабы деятельности промышленного предприятия, чем больше людей задействованы в производственном и вспомогательных процессах, тем более важную роль играет система документационного обеспечения, которая предполагает не только единые правила документирования (оформления документов), но и единый порядок организации движения документов (документооборота).

В соответствии с нормативными требованиями документооборот промышленного предприятия, в том числе связанный с системой управления персоналом, охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. По нашему мнению, основными этапами обработки документов на промышленном предприятии являются: прием, регистрация; рассмотрение, передача, отправка, информационно-справочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей, передача в архив и т. д.

Управление документооборотом в системе управления персоналом промышленного предприятия осуществляется на основе информационного обмена и методологии информационного обеспечения деятельности промышленного предприятия. В качестве основного структурного подразделения системы управления промышленного предприятия выступают отделы (отдел кадров, отдел технического контроля и т. д.), осуществляющие непосредственное обеспечение бизнес-процессов. Информационный обмен между отделами и другими элементами организационной структуры промышленного предприятия в большинстве случаев обеспечивается посредством документов, циркулирующих в системе управления. В связи с этим, задача сов {^рщяра документирования

деятельности является, ю надеему мневдю, в окнейшей составной

частью системы управления персоналом промышленного предприятия.

Непременным условием повышения эффективности системы управления персоналом на промышленном предприятии является унификация применяемых документов по форме и содержанию. Применение унифицированных форм документов в автоматизированных системах приводит, как правило, к снижению прямых затрат на их заполнение и оформление и, кроме того, позволяет ускорить подготовку документов, снизить возможность появления ошибок и облегчить визуальное восприятие документов.

В связи с вышесказанным, актуальность темы диссертационного исследования обусловлена необходимостью разработки концептуальных положений методики создания документов для повышения эффективности системы управления персоналом промышленного предприятия на базе новых информационных технологий. Решение этой проблемы, по нашему мнению, должно идти по пути усиления автоматизационной составляющей в процедуре создания документов.

Это обусловлено тем фактом, что в 1980-х гг. получили широкое распространение персональные компьютеры, комплектуемые периферийными устройствами (сканерами, принтерами и др.) и предназначенные, в том числе, для организации компьютерных баз данных, что открыло широкие возможности для создания принципиально новых автоматизированных систем создания и обработки документов.

Помимо технического обеспечения в настоящее время разрабатываются и новые методы обработки документов, одним из которых является метод автоматизированного формирования текстовых документов, основанный на принципе лексикологического синтеза, позволяющий, с учетом вышеизложенных требований, формировать документ без дополнительных трудозатрат на ручной ввод информации.

В соответствии с вышесказанным, процесс создания документа в системе управления персоналом промышленного предприятия основывается на выборе ключевой (опорной) информации по основным разделам текста, которая для данного документа является условно-постоянной, с последующим дополнением ее переменной информацией, характерной только для формируемого экземпляра. Задача программных средств заключается в обеспечении необходимой связи между словами в используемых фразах. На этой основе становится реальным осуществление концепции автоматизированного информационного обеспечения и, следовательно, качественного

изменения технологию труда работников службы управления персоналом промышленного предприятия. Все вышесказанное подтверждает актуальность выбранной темы диссертационного исследования.

Цель и задачи диссертации

Целью диссертационного исследования является разработка методики повышения эффективности системы управления персоналом промышленного предприятия за счет внедрения процессов автоматизированного создания документов.

В соответствии с поставленной целью в диссертации сформулированы следующие задачи:

1. Исследовать основные проблемы теории и практики управления персоналом промышленного предприятия.

2. Провести анализ системы управления персоналом и разработать концепцию кадрового потока промышленного предприятия.

3. Разработать методику построения системы управления персоналом промышленного предприятия с использованием автоматизации и унификации документов.

4. Оценить изменение эффективности системы управления персоналом промышленного предприятия в результате внедрения методики автоматизированного создания документов.

5. Описать процесс автоматизации деятельности отдела кадров промышленного предприятия с учетом реструктуризации информационных потоков документов.

Объект и предмет исследования

Объектом диссертационного исследования является система управления персоналом промышленного предприятия как элемент общей системы управления производственной деятельностью, выполняющий функции контроля и учета движения личного состава предприятия, а также оформление приема, перевода и увольнения работников.

Предметом исследования является процесс документационного обеспечения деятельности системы управления персоналом промышленного предприятия, как одно из наиболее узких мест с точки зрения эффективности производственной деятельности.

Степень изученности проблемы и методическая база исследования

Проблемы эффективности управления персоналом изучались многими учеными в их числе: А.Р. Алавердов, A.B. Александров, JI.M. Гатовский, О.В. Емельянов, А.Г. Журавлев, И.Н. Кирпа, Г.А. Ковалева, А.Э. Котляр, Н.В. Кочкина, М.И. Магура, В.П. Мазырин, А.Н. Неверовская, A.B. Омаров, П.А. Папулов, JI.H. Пономарев, Г.Х. Попов, Н.Г. Рак, Я.Р. Рейльян, В.А. Розанова, А.Ф. Сильченков, A.C. Татарников, В.П. Чичканов, А.М. Яновский и др.

Однако их исследования в значительной степени были адаптированы к условиям плановой экономики.

Исследованию проблем деятельности промышленных предприятий посвящены работы таких видных отечественных ученых как Львов Д. С., Клейнер Г. Б., Дементьев В. Е., Якутии Ю. В., Горбунов А. Р. и др. Публикации, посвященные рассмотрению проблем управления различными видами подразделений промышленного холдинга, содержат только общие принципы и не включают практические рекомендации по повышению эффективности подразделений за счет снижения затрат на документационное обеспечение.

В этой связи, автором для решения поставленных в работе задач были использованы материалы периодических изданий и научных публикаций, данные, полученные в ходе практической деятельности. В работе использованы табличный метод, метод организационных диаграмм, блок-схемы, методы формуляра-образца, унификации текстов документов, статистического анализа, лексикологического синтеза, построения текстовых описательных моделей по задачам.

Научная новизна и положения, выносимые на защиту

Научная новизна диссертационного исследования содержится в следующих положениях, выносимых на защиту:

1. В результате исследования проблем теории и практики управления персоналом промышленного предприятия разработана концепция кадрового потока промышленного предприятия, в состав которой входят прием, перемещение и утилизация персонала. В частности, этап утилизации включает увольнение по собственному желанию, исключение из списков в результате смерти, выход работника на пенсию и т. д.

2. В результате анализа системы управления персоналом и документационного обеспечения промышленного предприятия определены основные направления совершенствования системы документационного обеспечения. В частности выявлены наиболее узкие места в процессе документационного обеспечения деятельности

« системы управления персоналом, а также сформулированы алгоритмы

реализации этого процесса.

3. Разработана методика построения системы управления ( персоналом промышленного предприятия с использованием

автоматизации и унификации документов, а также унифицированные формы и содержание документации по учету кадров промышленного предприятия, основанные на классификации информации, обеспечивающей возможность автоматизированного формирования текстов и автоматизированной обработки содержащейся в документах информации.

4. Разработан комплекс документации на основе формуляров по учету кадров, фиксирующих результаты деятельности и все аспекты работы с персоналом промышленного предприятия.

5. Разработана методика автоматизированного формирования и обработки документации по учету кадров промышленного предприятия на основе принципа лексикологического синтеза, в результате использования которого может быть усовершенствован методический аппарат оценки эффективности внедрения автоматизированных способов формирования документов в системе управления персоналом промышленного предприятия на основе сопоставительного анализа объемов информационных потоков.

Практическая значимость работы обеспечивается ' возможностью масштабного применения результатов исследования в

практически всех отраслях промышленности. Следовательно, разработка принципов, удовлетворяющих запросам многих промышленных предприятий, позволит сократить трудозатраты на подготовку необходимой документации и, тем самым, высвободить дополнительное время личного состава, столь необходимое для совершенствования бизнес-процессов.

Полученные результаты могут быть использованы при разработке отраслевых унифицированных систем документации для промышленных и коммерческих предприятий, а также при создании автоматизированных систем управления предприятия, что подтверждено полученными актами о внедрении результатов исследования.

Апробация работы

Основные положения диссертации прошли следующую практическую апробацию:

• использованы при разработке требований к перспективной системе управления персоналом ОАО "Липецкий металлургический завод "Свободный сокол", при формировании автоматизированной системы управления кадрами ОАО "Газнроводстрой";

• использованы при подготовке учебно-методических материалов при чтении учебных курсов "Управление персоналом", "Менеджмент", "Управление промышленным предприятием" в Государственном университете управления.

Структура диссертации и публикации

) {иесертациопная работа изложена на 179 страницах печатного шкета, включает' 13 таблиц, 28 рисунков и состоит из оглавления, »ведения, трех глав, заключения и списка использованных источников, в котором указаны 108 наименований.

Основные положения диссертационной работы опубликованы в 38-и печатных работах общим объемом более 19 печатных листов.

СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Во введении ставится цепь и задачи исследования, формулируются основные положения диссертации, выносимые на защиту.

В первой части "Анализ документационного обеспечения как элемента системы управления персоналом промышленного предприятия" исследуется кадровый поток промышленного предприятия, проводится анализ основных составляющих процесса управления персоналом, а также формулируются критерии повышения эффективности деятельности промышленного предприятия на основе автоматизации документооборота.

По мнению автора, деятельность промышленного предприятия целесообразно рассматривать на основе потокового подхода. В качестве основных потоков можно рассматривать, например, финансовый, производственный, информационный, кадровый и друшо патоки. Эти потоки относительно самостоятельны в рамках деятельности предприятия.

Как показано в диссертации, функционально кадровый поток может- быть представлен в виде имеющего определенную

продолжительность процесса, включающего следующие основные процедуры работы с кадрами: прием, перемещения, а также «утилизация» трудовых ресурсов (рис. 1). Специфика кадрового потока состоит в том, что в каждом из блоков функции могут бытг. ранжированы по уровню управленческих решений на их ■ использование.

Рис. 1. Структура кадрового потока промышленного предприятия

В диссертации показано, что процедура приема персонала в зависимости от условий трудового соглашения включает п себя несколько разновидностей:

• прием на работу на неопределенный срок в порядке перевода из другой организации по согласованию с руководителями обеих организаций;

• прием на работу на неопределенный срок с установлением неполного рабочего дня или неполной рабочей недели;

• прием на работу по совместительству;

• прием на работу на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего времени без установления ив установлением испытательного срока;

• прием на работу лиц, выдержавших конкурс на замещение вакантной должности;

• прием на работу временно;

• прием на работу на определенный срок для замещения временно отсутствующего работника;

• прием на работу для выполнения определенной работы.

В работе также показано, что процедура перемещения персонала внутри промышленного предприятия представляет собой внутренний кругооборот трудовых ресурсов (рис. 2). lío мнению автора, целью любого перемещения кадров должно быть увеличение производительности труда и как следствие эффективности предприятия в целом. Перемещение кадров может осуществляться:

• по горизонтали (на одной ступени уровня управления);

• по вертикали (вверх, вниз по ступеням уровней управления);

• по диагонали (при ротации кадропого состава).

Законы и государственные органы;

Региональные и национальные факторы; Состояние экономики; Экологические факторы; Расширение рынков сбыта продукции; Увеличение(уме ньшение) конкурентоспосо бности предприятия; Развитие НТП

Перемещение

кадров (внутренний кругооборот)

Образование

Аттестация,

Повышение

квалификации;

Отпуск;

Временная

нетрудоспособ

ность;

Смерть;

Рнс. 2. Аспекты кадрового потока

В диссертации показано, что процедура «утилизации» персонала включает в себя следующие разновидности:

• перевод на другую постоянную работу;

• увольнение в связи с систематическим неисполнением работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором;

• увольнение в связи с уходом на пенсию;

• увольнение по уходу за ребенком в возрасте до 14 лет;

• увольнение в связи с поступлением на учебу на дневное отделение в высшее или среднее специальное учебное заведение, аспирантуру;

• увольнение в связи с ликвидацией предприятия;

• увольнение в связи с восстановлением на работу работника, ранее выполнявшего эту работу;

и

• увольнение за появление на работе в нетрезвом состоянии наркотического или токсического опьянения;

• увольнение в связи со смертью.

На основании исследований, проведенных в диссертации, автором сделан вывод о том, что каждая из рассмотренных процедур сопровождается составлением определенного комплекса документов на каждом шаге процедуры. Таким образом, одним из основных факторов эффективности управления персоналом промышленного предприятия является документопоток.

По мнению автора, документопоток промышленного предприятия - это совокупность различных типов документов, предназначенных для решения конкретных задач управления деятельностью промышленного предприятия и циркулирующих в системе его документооборота. Содержание документопотока характеризуется составом входящих в него документов, а также составом информации, закрепленной в этих документах.

В результате проведенных автором исследований выявлено, что на промышленном предприятии циркулируют три основных потока документов: входящий, исходящий и внутренний. Соотношение типовых объемов документопотоков, рассчитанное на основе результатов проведенного обследования, приведено на рис. 3.

Рис. 3. Соотношение типовых объемов документопотоков предприятия

Распределение видов отчетно-учетной документации по уровням управления предприятия приведено на рис. 4.

50% i

40%

30% 20% 10% 0%

47%

25%

25%

3%

1

Руководство Управления Подразделения Отделы

Рис. 4. Распределение видов отчетно-учетной документации по уровням управления промышленного предприятия

Как показано в диссертации, критерий эффективности должен характеризовать формирование текста любого документа из множества используемых в обеспечении коммерческой и производственной деятельности предприятия. Документ должен обладать необходимой полнотой содержащейся в нем информации и формироваться в приемлемые сроки. При этом необходимо учитывать вариантность формирования текстов в зависимости от конкретной управленческой ситуации.

Следовательно, основным критерием, используемым при решении исследуемого комплекса задач, является полнота содержащейся в нем информации при допустимом времени формирования документа с учетом вида создаваемого документа. Принимая во внимание, что каждый документ содержит совокупность смысловых и содержательных компонентов-разделов, математическое представление основного критерия может иметь следующий вид: м |

m max ^ ^ij 'Тформ £ТД0П (1)

m=l

где

Р - критерий формирования текста документа; рт - полнота представления т-го компонента документа; Яц - вариантность 1-го вида документа для .1-й управленческой ситуации;

Тформ - время формирования документа;

Тдоп - допустимое время формирования документа.

В результате проведенного в диссертации анализа выявлено значительное разнообразие в наборе реквизитов системы документации, создаваемой отделами предприятия. Их присутствие в одних и отсутствие в других формах позволило автору сделать вывод о необходимости унификации данной совокупности документов, которая обуславливается следующими причинами:

• типичность выбранной совокупности документов в традиционной сложившейся схеме деятельности структурных подразделений предприятия;

• значительность трудозатрат при создании этих документов сотрудниками-специалистами (сравнительный анализ трудоемкости формирования документов традиционным и предлагаемым способами приведен в гл. 3);

• весьма низкая степень унификации этих документов.

Как показано в диссертационной работе, одним из перспективных способов создания документов является принцип лексикологического синтеза. Принцип лексикологического синтеза предполагает построение документа из заранее унифицированных формулировок текста, путем синтеза словосочетаний и предложений. Сущность принципа лексикологического синтеза как раз и состоит в использовании предварительно подготовленного множества вариантов элементов текста, которые позволяют создавать документы, фиксирующие однотипные управленческие ситуации при различном содержании. Формирование документа происходит путем последовательного выбора требуемых формулировок, с дополнением, по необходимости, выбранных блоков незначительным объемом переменной неунифицированной информации.

Во второй части "Методика формирования системы управления персоналом и документационного обеспечения промышленного предприятия на основе принципа лексикологического синтеза" разрабатывается методика формирования кадровых документов на основе лексикологического синтеза, включающая основные этапы составления, прохождения, обработки и хранения документов.

Структура методики создания документов на основе принципа лексикологического синтеза включает в себя строго последовательно выполняемые операции. Последовательность основных этапов методики, создаваемой для формирования текстовых документов на основе принципа лексикологического синтеза, приведена на рис. 5.

Методы обследования предприятий

Методы представления информации

Методы унификации

Критерии классификации! информ.

Метод лексического анализа документов

Критерии управления лексическими конструкциями

Метод алгоритмизации ► процессов

Эргономстричеете критерии, ннструм.

срелстла программирования

^ Анализ функциональной 1 деятельности и взаимодействия ^ структурных подразделений 1 Структура информационных связей между элементами

2] Анализ состояния 1 документационного обеспечения управления 1 Комплекс документов

2] Унификация | формы 1— Формуляры документов

4] Унификация I содержания |—и^ Унифицированные тексты документов

"^Классификация информации ^ ^ Содержание информационных потоков документов

б] Синтез 1 совокупности ^^ опорных слов 1 ^ Множество опорных слов документа

71 Генерация | ^ лексикологического дерева |— Структура взаимосвязей опорных слов документа

8| Разработка 1-—^ информационного алгоритма 1 и^1 Типы связей опорных слов с текстовыми фрагментами

__1»-

Разработка процедур 1 . формирования документа I ^ Структура процедур

Разработка 1 компьютерной программы 1 ^ Модули автоматизированного создания документа

Принципы обработки структурированной информации

Т|Разработка

информационно-логической модели

Кодовые записи структуры документа

Рис. 5. Структура методики

Методика охватывает все этапы процесса подготовки информации и разработки автоматизированных способов

формирования документов на основе принципа лексикологического синтеза. В соответствии с решаемыми задачами на каждом этапе в структуре методики можно условно выделить четыре стадии разработки: аналитическую, унификационную, информационную и технологическую.

Использование принципа лексикологического синтеза требует проведения предварительной работы, необходимой для подготовки информации, используемой в процессе создания документа. Подобная подготовка информации позволяет всесторонне оценить все варианты построения документа и полноценно подготовить базу для облегчения последующей работы пользователей при формировании различных вариантов создаваемого документа. Предварительная стадия предлагаемой методики включает в себя этап анализа функциональной деятельности и взаимодействия структурных подразделений и этап анализа состояния документационного обеспечения управления.

Методика создания документов на основе принципа лексикологического синтеза в качестве обязательного атрибута выделяет синтез совокупности опорных слов, проводимый на шестом этапе. Опорное слово выбирается на основе метода анализа языковых конструкций, свойственных данному управленческому документу.

В перечне возможных формулировок определяются слова, привязка к которым позволяет однозначно выбрать требуемую формулировку. Совокупность опорных слов определяет последовательность обхода маршрута формирования документа. На основе анализа структуры документа выявляются основные разделы, которые должны или могут присутствовать в документе.

Условные наименования таких разделов составляют основу синтезируемой совокупности опорных слов. В рамках каждого зафиксированного раздела документа выявляются составные элементы, которые должны или могут входить в состав раздела (слово, фраза, фрагмент). Для каждого подобного составного элемента определяется опорное слово (или их совокупность), выбор которого в последующем однозначно будет определять внедрение в документ соответствующего элемента.

Если фрагмент текста документа содержит значительное количество строк и всегда присутствует в документе в строго определенной последовательности построения предложений, то данный фрагмент текста определяется одним опорным словом. Однако в случаях, когда текст документа формируется из предложений, не фиксированных в строго определенной последовательности, и в каждом заново создаваемом документе

наблюдаются вариации построения текста, опорных слов будет столько, сколько необходимо для однозначного определения каждого конкретного предложения или словосочетания. Таким образом, любой формируемый документ конкретного вида Дв может быть представлен функционалом от множества опорных слов:

Дв|-»И(Ч/)|Ч'еЧ/В (4)

где

- множество опорных слов документа;

*РВ - множество опорных слов документа данного вида.

Синтез лексикологического дерева, проводимый на седьмом этапе, предназначен для определения маршрута обхода опорных слов. Полный перечень опорных слов (с учетом их взаимосвязей) образует лексикологическое дерево, "прохождение" по ветвям которого обеспечивает выбор всех формулировок, используемых в документе. При этом выбор тех или иных опорных слов означает необходимость внедрения в документ конкретных вариантов текстовых фрагментов.

Структура лексикологического дерева сходна с композицией текста документа. Степень ветвления лексикологического дерева зависит от объема множества вариаций текста документа, определяемых его сложностью и различием фиксируемых управленческих ситуаций. В качестве опорного слова могут выступать различные части речи, определяющие сущность предписываемого действия. При генерации лексикологического дерева следует соблюдать критерии управления лексическими конструкциями.

Опорное слово должно быть уникальным для конкретной конструкции, а при необходимости - уточняться другими опорными словами, иначе выбор требуемого текстового фрагмента может быть определен неверно. Уточнение одного опорного слова другим образует их иерархическую подчиненность в структуре лексикологического дерева. Проведение цикла выбора определенной последовательности опорных слов означает формирование экземпляра документа конкретного вида:

Двь»Пф,|<р(6Ч'в (5)

р=1 1

где

1В - количество опорных слов для документа;

Дв - конкретного вида.

Следует отметить, что цикл выбора опорных слов, определяемый выражением (5), справедлив лишь для случая обязательного прямого выбора (рис. 6а) всей последовательности опорных слов документа. В этом случае все опорные слова документа

должны быть в обязательном порядке выбраны. Именно это обстоятельство определяет наличие логической производящей функции в выражении (5).

Тем не менее, более общим случаем является вариант выбора опорных слов с отсечением (рис. 66), когда выбор очередного опорного слова зависит от того, какое опорное слово было выбрано на предыдущем шаге цикла. При этом для конкретного экземпляра документа формируется определенный маршрут выбора опорных слов, отсекающий ряд боковых ветвей.

( ф! ) ( ф| ) С92) О)

Сфз) СФ0 !

© © а) б)

Рис. 6. Циклы выбора опорных слов: а - прямой, б - с отсечением

Модель формирования документа подобного типа может иметь

вид:

ДВ»-» к(ф,|ф,-|) при <р; е (6)

где логическим суммированием, характеризующим образование конкатенаций текстовых фрагментов документа, учтено, что выбираются не все опорные слова, а лишь некоторые из них, хотя все они, безусловно, принадлежат множеству опорных слов документа данного вида.

Типы связей опорных слов лексикологического дерева и текстовых фрагментов, однозначно определяемых данным опорным словом, осуществляется с помощью построения информационного алгоритма. Поэтому на восьмом этапе методики создания документов

на основе принципа лексикологического синтеза разрабатывается информационный алгоритм формирования документа.

Информационный алгоритм позволяет учесть вид функциональных связей отдельных опорных слов и текстовых фрагментов (формулировок) документа, определяет способ внедрения фрагмента в документ. Формулировки текстовых фрагментов, '

используемых в информационных алгоритмах, выявляются при проведении унификации текстов документов. Связь опорного слова с унифицированным текстовым фрагментом обозначается графически с I

помощью заранее выбранных обозначений. К способам внедрения требуемых формулировок в документ следует отнести следующие:

• автоматический ввод информации после процедуры считывания данных из базы (унифицированная постоянная информация);

• выбор формулировок из предлагаемого перечня (унифицированная переменная информация);

• прямой ввод текста с клавиатуры (переменная неунифицированная и переменная вводимая информация, содержащая конкретизирующие данные).

Несомненным достоинством предлагаемой методики является возможность построения технологии по открытой архитектуре. Развитие системы производится путем ее наращивания за счет создания новых модулей, каждый из которых представляет собой процедуру автоматизированного формирования конкретного документа. Технологическая стадия предлагаемой методики объединяет три этапа: разработку процедур формирования документа, разработку компьютерной программы, разработку информационно-логической модели. <

Как показано в диссертации, динамика показателей трудозатрат в целом по всем отделам предприятия может быть определена расчетным путем. Информация, полученная при анализе динамики показателей трудоемкости по предприятию, приведена в табл. 1.

Таким образом, внедрение автоматизированной подсистемы формирования учетных и отчетных документов предприятия обеспечит эффективность по трудозатратам 53,9 %, что позволит высвободить около 4000 часов рабочего времени (500 человеко-дней) в течение года. Выигрыш в отдельно взятом отделе составит около 200 часов или 25 человеко-дней.

В третьей части "Разработка информационной технологии формирования документов для отдела кадров промышленного предприятия" проведены исследования изменения экономической эффективности деятельности по управлению персоналом

промышленного предприятия в результате внедрения методики обработки документопотока на основе лексикологического синтеза.

Таблица 1

Динамика трудоемкости формирования документов по предприятию

Документ Время форми рования (час) Эф-ть

Трад. Автом. (в%)

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу 0,50 0,3650 73,0

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу 0,40 0,3000 75,0

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику 0,12 0,0852 71,2

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку Ы2 0,2576 23,7

Служебное задание для направления в командировку и в отчете о его выполнении 1,00 0,6600 66,7

В целом по предприятию 3,14 1,6600 53,9

10

1

Рис. 7. Структура информации документа "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу"

Уннфнцнр. Неунифиц. Переменная Униф. персы.

В частности в диссертации показано, что результаты изменения структуры документов с точки зрения информационных потоков весьма показательны. Наглядно проявляется влияние проведенной унификации рассмотренной подсистемы документов. Графическое представление реструктуризации информационных потоков

приведено на рис. 7-11 (темным цветом обозначены параметры традиционной схемы, белым - автоматизированной).

too

ю

i

Рис. 8. Структура информации документа "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку"

100

ю

1

Рис. 9. Структура информации документа "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу"

Подученные данные о реструктуризации потоков информации в целом по исследуемой подсистеме документов по учету предприятия представлены в табл. 2, а графическое представление обобщенных показателей - на рис. 12.

Анализ показывает, что внедрение предлагаемой подсистемы автоматизированной подготовки документов по учету кадров в систему информационного обмена предприятия обеспечивает возрастание в 11 раз удельного веса унифицированной информации, циркулирующей в документообороте, при сокращении объемов информационных потоков неунифшщрованной информации (в 2,3 раза). Проведенная унификация документов позволяет, кроме того, снизить на 22 % объем переменной информации, используемой при формировании исследуемой совокупности документов.

76

75

IS

Увнфицяр.

Неунифиц.

16

Переменная Униф. перем.

so 54

• S ^ 3« S 5 0 7

Унифтшр. Неунифиц, Переменная Униф. перем.

36 80 34 И

7

3 3 0

Унифидир. 11оуиифм1(< Пвршвиим Уяяф. мрем.

Рис. 10. Структура информации документа "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"

100

ю

61 45 46

9

15

15

0

Унифицир.

Неунифиц.

Переменят

Униф. персы.

Рис. 11. Структура информации документа "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику"

О Унифицированная ■ Неунифяцироаатод О Переменим ■Унифиц. перем.

Автоматизированная схема

Тршншюннм схема

Рис. 12. Динамика объемов потоков информации при внедрении методик автоматизированного формирования документов

Таблица 2

Объем потоков информации в целом по подсистеме документов (в %)

Вид информации Традиционная Автоматизированная

схема схема

Унифицированная 4 44

Неунифицированная 54 23

Переменная 42 9

Унифицир. переменная 0 24

В заключении подводятся итоги проделанной работы.

По теме диссертации автором опубликованы следующие работы:

1. Доронина Л. А. и др. Организация работы с документами, учебник. - М.: Инфра-М, 1998 (лично автор 1,1 п. л.).

2. Доронина Л. А. Преимущества умелого управления документальным хозяйством. // Кооперация на пороге XXI века / Сб. науч. статей. - М: МУПК, 1999 (лично автор 0,2 п. л.).

3. Доронина Л. А. Методика автоматизированного ввода формализованной информации унифицированных документов. // Кооперация на пороге XXI века / Сб. науч. статей. - М: МУПК, 1999 (лично автор 0,2 п. л.).

4. Доронина Л. А. Унификация документальной информации -метод повышения оперативного управления. // Кооперация на пороге XXI века / Сб. науч. статей. - М: МУПК, 1999 (лично автор 0,2 п. л.).

5. Доронина Л. А. и др. Использование принципа лексикологического син-теза при формировании отчетной документации кафедры вуза. // Кооперация на пороге XXI века / Сб. науч. статей. - М: МУПК, 1999 (лично автор 0,1 п. л.).

6. Доронина Л. А. Организация эффективного информационного обмена на предприятии. // Делопроизводство, 1999, №2 (лично автор 0,5 п. л.). ' '

7. Доронина Л. А. О культуре управления. // Служба кадров, 2000, №3 (лично автор 0,5 п. л.).

8. Доронина Л. А. и др. Автоматизация документооборота предприятия. // Служба кадров, 2000, №4 (лично автор 0,25 п. л.).

9. Доронина Л. А. Руководитель и входящая корреспонденция. // Служба кадров, 2000, №5 (лично автор 0,5 п. л.).

10. Доронина Л. А. и др. Структурирование информационных потоков при создании текстовых документов. // Делопроизводство, 2000, №1 (лично автор 0,25 п. л.).

11. Доронина Л. А. Совершенствование процесса создания документов в высшем учебном заведении на основе принципа лексикологического синтеза. // Конф. "Реформы в России и проблемы управления". - М.: ГУУ, 2000 г. (лично автор 0,2 п. л.).

12. Доронина Л. А. и др. Электронный офис, лекция. - М.: МУПК, 1999 (лично автор 0,7 п. л.).

13. Доронина Л. А. и др. Технологии документационного обеспечения управления, учебная программа. - М.: ГУУ, 1999 (лично автор 0,6 п. л.).

14. Доронина Л. А. Эффективное руководство трудовым коллективом. // Поиск, 2000, №11-12 (лично автор 0,5 п. л.).

15. Доронина Л. А. Бланк документа. // Поиск, №8 (лично автор 0,5 п. л.).

16. Доронина Л. А. Функции руководителя в работе с документами. // Поиск, 2000, №9-10 (лично автор 0,5 п. л.).

17. Доронина Л. А. Этика общения. // Служба кадров, 2001, №9 (лично автор 0,75 п. л.).

18. Доронина Л. А. Формирование коллективов. // Служба кадров, 2001, №6 (лично автор 0,5 п. л.).

19. Доронина Л. А. Номенклатура дел как форма упорядочения документооборота. // Служба кадров, 2001, №10 (лично автор 1,0 п. л.).

20. Доронина Л. А. и др. Документоведение, учебная программа.

- М.: ГУУ, 2002 (лично автор 0,6 п. л.).

21. Доронина Л. А. и др. Документоведение, учебная программа.

- М.: ГУУ, 1999 (лично автор 0,6 п. л.).

22. Доронина Л. А. Совершенствование процесса формирования документов в высшем учебном заведении. // 15-я Всероссийская конференция молодых ученых, ГУУ, 2000 (лично автор 1,0 п. л.).

23. Доронина Л. А. и др. Предпроектный этап автоматизации документационного обеспечения управления. // VIII Межд. науч.-практ. конф. «Документация в информац. обществе: проблемы гос. регулирования ДОУ при переходе на электронные технологии». - М.: ВНИИДАД, 2001 (лично автор 0,1 п. л.).

24. Доронина Л. А. и др. Методика автоматизации процесса документирования в вузе. // Межвузовская научная конф. «Наука и цивилизация на рубеже ХХ-ХХ1 веков». - М.: Институт инфраструктуры предпринимательства, 2001 (лично автор 0,25 п. л.).

25. Доронина Л. А. Визитная карточка организации. Ч Служба кадров, 2001, №11 (лично автор 0,8 п. л.).

26. Доронина Л. А. Когда информация становится документом. // Служба кадров, 2001, №12 (лично автор 0,6 п. л.).

27. Доронина JI. А. и др. Электронный архив. // Служба кадров, 2002, №1 (лично автор 0,3 п. л.).

28. Доронина Л. А. и др. Современные подходы к созданию интегрированных систем документационного сопровождения жизненного цикла продукции и услуг. // Делопроизводство, 2002, №1

(лично автор 0,5 п. л.). <

29. Доронина Л. А. и др. Создание интегрированных систем хранения информации. // Управление персоналом, 2002, №1 (лично

автор 0,5 п. л.). „

30. Доронина Л. А. Приказ по личному составу. // Служба кадров, 2002, №3 (лично автор 0,5 п. л.).

31. Доронина Л. А. Совещание: оповещение участников, оформление протокола... // Служба кадров, 2002, №5 (лично автор 0,6 п. л.).

32. Доронина Л. А. Трудовой договор: необходимые документы. // Служба кадров, 2002 №6 (лично автор 0,6 п. л.).

33. Доронина Л. А. Документирование аттестации. // Служба кадров, 2002, №7 (лично автор 0,6 п. л.).

34. Доронина Л. А. Должностная инструкция. // Служба кадров, 2002, №8 (лично автор 0,6 п. л.).

35. Доронина Л. А. Ведомственный архив. // Служба кадров, 2002 №12 (лично автор 0,6 п. л.).

36. Доронина Л. А. Секретарь и офис менеджер: «две большие разницы». // Служба кадров, 2003, №2 (лично автор 0,6 п. л.).

37. Доронина Л. А. Доверенность. // Служба кадров, 2003 №1 (лично автор 0,6 п. л.).

38. Доронина Л. А. и др. Методические указания по проведению курсового проектирования. - М.: ГУУ, 2002 (лично автор 1,0 п. л.).

Соискатель

Доронина Л. А.

Тираж 50 экз. Заказ № 1158

Отпечатано в ГУЛ ЦПП

*

i

? í

I' I

(

РНБ Русский фонд

2005-4 18318

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Доронина, Лариса Алексеевна

ВВЕДЕНИЕ.

1. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАК ЭЛЕМЕНТА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ПРОМЫШЛЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ.

1.1. Современные проблемы теории и практики управления персоналом промышленного предприятия.

1.2. Концепция построения системы управления персоналом промышленного предприятия на основе кадрового потока.

1.3. Анализ системы управления персоналом и документационного обеспечения промышленного предприятия.

2. МЕТОДИКА ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОМЫШЛЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ НА ОСНОВЕ ПРИНЦИПА ЛЕКСИКОЛОГИЧЕСКОГО СИНТЕЗА.

2.1. Унификация системы управления персоналом как фактор совершенствования документационного обеспечения промышленного предприятия.

2.2. Разработка методики построения системы управления персоналом промышленного предприятия с использованием автоматизации и унификации документов.

2.3. Оценка изменения эффективности системы управления персоналом промышленного предприятия за счет применения методики автоматизированного создания документов.

3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОТДЕЛА КАДРОВ ПРОМЫШЛЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ.

3.1. Унификация комплекса документов отдела кадров промышленного предприятия.

3.2. Автоматизация процессов создания документов в отделе кадров промышленного предприятия.

3.3. Реструктуризация процесса подготовки и информационных потоков документов в системе управления персоналом промышленного предприятия.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Повышение эффективности управления предприятием на основе совершенствования кадрового менеджмента"

Актуальность темы исследования

Управление персоналом является одним из основных элементов системы управления промышленным предприятием. В свою очередь, одной из самых главных проблем в системе управления персоналом, по нашему мнению, является своевременное и правильное оформление всех изменений в кадровом составе, а также повышение эффективности обработки кадровых документов.

То есть, для современного промышленного предприятия технология работы с документами должна быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Чем шире масштабы деятельности промышленного предприятия, чем больше людей задействованы в производственном и вспомогательных процессах, тем более важную роль играет система документационного обеспечения, которая предполагает не только единые правила документирования (оформления документов), но и единый порядок организации движения документов (документооборота).

В соответствии с нормативными требованиями документооборот промышленного предприятия, в том числе связанный с системой управления персоналом, охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. По нашему мнению, основными этапами обработки документов на промышленном предприятии являются: прием, регистрация, рассмотрение, передача, отправка, информационно-справочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей, передача в архив и т. д.

Управление документооборотом в системе управления персоналом промышленного предприятия осуществляется на основе информационного обмена и методологии информационного обеспечения деятельности промышленного предприятия. В качестве основного структурного подразделения системы управления промышленного предприятия выступают отделы (отдел кадров, отдел технического контроля и т. д.), осуществляющие непосредственное обеспечение бизнес-процессов. Информационный обмен между отделами и другими элементами организационной структуры промышленного предприятия в большинстве случаев обеспечивается посредством документов, циркулирующих в системе управления. В связи с этим, задача совершенствования процесса документирования деятельности является, по нашему мнению, важнейшей составной частью системы управления персоналом промышленного предприятия.

Непременным условием повышения эффективности системы управления персоналом на промышленном предприятии является унификация применяемых документов по форме и содержанию. Применение унифицированных форм документов в автоматизированных системах приводит, как правило, к снижению прямых затрат на их заполнение и оформление и, кроме того, позволяет ускорить подготовку документов, снизить возможность появления ошибок и облегчить визуальное восприятие документов.

В связи с вышесказанным, актуальность темы диссертационного исследования обусловлена необходимостью разработки концептуальных положений методики создания документов для повышения эффективности системы управления персоналом промышленного предприятия на базе новых информационных технологий. Решение этой проблемы, по нашему мнению, должно идти по пути усиления автоматизационной составляющей в процедуре создания документов.

Это обусловлено тем фактом, что в 1980-х гг. получили широкое распространение персональные компьютеры, комплектуемые периферийными устройствами (сканерами, принтерами и др.) и предназначенные, в том числе, для организации компьютерных баз данных, что открыло широкие возможности для создания принципиально новых автоматизированных систем создания и обработки документов.

Помимо технического обеспечения в настоящее время разрабатываются и новые методы обработки документов, одним из которых является метод автоматизированного формирования текстовых документов, основанный на принципе лексикологического синтеза, позволяющий, с учетом вышеизложенных требований, формировать документ без дополнительных трудозатрат на ручной ввод информации.

В соответствии с вышесказанным, процесс создания документа в системе управления персоналом промышленного предприятия основывается на выборе ключевой (опорной) информации по основным разделам текста, которая для данного документа является условно-постоянной, с последующим дополнением ее переменной информацией, характерной только для формируемого экземпляра. Задача программных средств заключается в обеспечении необходимой связи между словами в используемых фразах. На этой основе становится реальным осуществление концепции автоматизированного информационного обеспечения и, следовательно, качественного изменения технологию труда работников службы управления персоналом промышленного предприятия. Все вышесказанное подтверждает актуальность выбранной темы диссертационного исследования.

Цель и задачи диссертации

Целью диссертационного исследования является разработка методики повышения эффективности системы управления персоналом промышленного предприятия за счет внедрения процессов автоматизированного создания документов.

В соответствии с поставленной целью в диссертации сформулированы следующие задачи:

1. Провести анализ системы управления персоналом и документационного обеспечения промышленного предприятия.

2. Разработать принципы унификации системы управления персоналом промышленного предприятия.

3. Разработать методику построения системы управления персоналом промышленного предприятия с использованием автоматизации и унификации документов.

4. Оценить изменение эффективности системы управления персоналом промышленного предприятия в результате внедрения методики автоматизированного создания документов.

5. Описать процесс автоматизации деятельности отдела кадров промышленного предприятия с учетом реструктуризации информационных потоков документов.

Объект и предмет исследования

Объектом диссертационного исследования является система управления персоналом промышленного предприятия как элемент общей системы управления производственной деятельностью, выполняющий функции контроля и учета движения личного состава предприятия, а также оформление приема, перевода и увольнения работников.

Предметом исследования является процесс документационного обеспечения деятельности системы управления персоналом промышленного предприятия, как одно из наиболее узких мест с точки зрения эффективности производственной деятельности.

Степень изученности проблемы и методическая база исследования

Проблемы эффективности управления персоналом изучались многими учеными в их числе: А.Р. Алавердов, А.В. Александров, JI.M. Гатовский, О.В. Емельянов, А.Г. Журавлев, И.Н. Кирпа, Г.А. Ковалева, А.Э. Котляр, Н.В. Кочкина, М.И. Магура, В.П. Мазырин, А.Н. Неверовская, А.В. Омаров, П.А. Папулов, JI.H. Пономарев, Г.Х. Попов, Н.Г. Рак, Я.Р. Рейльян, В.А. Розанова, А.Ф. Сильченков, А.С. Татарников, В.П. Чичканов, A.M. Яновский и др.

Однако их исследования в значительной степени были адаптированы к условиям плановой экономики.

Исследованию проблем деятельности промышленных предприятий посвящены работы таких видных отечественных ученых как Львов Д. С., Клейнер Г. Б., Дементьев В. Е., Якутии Ю. В., Горбунов А. Р. и др. Публикации, посвященные рассмотрению проблем управления различными видами подразделений промышленного холдинга, содержат только общие принципы и не включают практические рекомендации по повышению эффективности подразделений за счет снижения затрат на документационное обеспечение. '

В этой связи, автором для решения поставленных в работе задач были использованы материалы периодических изданий и научных публикаций, данные, полученные в ходе практической деятельности. В работе использованы табличный метод, метод организационных диаграмм, блок-схемы, методы формуляра-образца, унификации текстов документов, статистического анализа, лексикологического синтеза, построения текстовых описательных моделей по задачам.

Научная новизна и положения, выносимые на защиту

Научная новизна диссертационного исследования содержится в следующих положениях, выносимых на защиту:

1. В результате анализа системы управления персоналом и документационного обеспечения промышленного предприятия определены основные направления совершенствования системы документационного обеспечения. В частности выявлены наиболее узкие места в процессе документационного обеспечения деятельности системы управления персоналом, а также сформулированы алгоритмы реализации этого процесса.

2. Разработана методика построения системы управления персоналом промышленного предприятия с использованием автоматизации и унификации документов.

3. Разработаны унифицированные формы и содержание документации по учету кадров промышленного предприятия, основанные на классификации информации, обеспечивающей возможность автоматизированного формирования текстов и автоматизированной обработки содержащейся в документах информации.

4. Разработан комплекс документации на основе формуляров по учету кадров, фиксирующих результаты деятельности и все аспекты работы с персоналом промышленного предприятия.

5. Разработана методика автоматизированного формирования и обработки документации по учету кадров промышленного предприятия на основе принципа лексикологического синтеза.

6. Усовершенствован методический аппарат оценки эффективности внедрения автоматизированных способов формирования документов в системе управления персоналом промышленного предприятия на основе сопоставительного анализа объемов информационных потоков.

Практическая значимость работы обеспечивается возможностью масштабного применения результатов исследования в практически всех отраслях промышленности. Следовательно, разработка принципов, удовлетворяющих запросам многих промышленных предприятий, позволит сократить трудозатраты на подготовку необходимой документации и, тем самым, высвободить дополнительное время личного состава, столь необходимое для совершенствования бизнес-процессов.

Полученные результаты могут быть использованы при разработке отраслевых унифицированных систем документации для промышленных и коммерческих предприятий, а также при создании автоматизированных систем управления предприятия, что подтверждено полученными актами о внедрении результатов исследования.

Апробация работы

Основные положения диссертации прошли следующую практическую апробацию:

• использованы при разработке требований к перспективной системе управления персоналом ОАО "Липецкий металлургический завод

Свободный сокол", при формировании автоматизированной системы управления кадрами ОАО "Газпроводстрой"; • использованы при подготовке учебно-методических материалов при чтении учебных курсов "Управление персоналом", "Менеджмент", "Управление промышленным предприятием" в Государственном университете управления.

Структура диссертации и публикации Диссертационная работа изложена на 145 страницах печатного текста, включает 7 таблиц, 35 рисунков и состоит из оглавления, введения, трех глав, заключения и списка использованных источников, в котором указаны 235 наименований.

Основные положения диссертационной работы опубликованы в 38-и печатных работах общим объемом более 19 печатных листов.

Краткое содержание исследования Во введении ставится цель и задачи исследования, формулируются основные положения диссертации, выносимые на защиту.

В первой части "Анализ документационного обеспечения как элемента системы управления персоналом промышленного предприятия" исследуется экономическая среда деятельности российских корпораций, проводится анализ корпоративной собственности как объекта управления, анализируются проблемы управления корпоративной собственности, а также проводится исследование зарубежных методов управления корпоративной собственностью.

Во второй части "Методика формирования системы управления персоналом и документационного обеспечения промышленного предприятия на основе принципа лексикологического синтеза" формулируются основные понятия интегральной эффективности, рассматривается процесс управления корпоративной собственностью, предлагаются разработанные автором методика управления дочерними предприятиями корпорации, методика управления долями и пакетами акций, методика управления корпоративным недвижимым имуществом, а также методика управления нематериальными активами корпораций.

В третьей части "Разработка информационной технологии формирования документов для отдела кадров промышленного предприятия" проведена реализация цикла управления корпорацией на примере акционерной финансовой корпорации, проиллюстрировано управление корпоративными пакетами акций и долями юридических лиц, а также на практическом примере рассмотрен процесс управления объектами корпоративного недвижимого имущества.

В заключении подводятся выводы проделанной работы.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Доронина, Лариса Алексеевна

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе проведенных диссертационных исследований получены следующие результаты:

1. На основе анализа системы управления и документооборота предприятия обоснована целесообразность совершенствования документационного обеспечения, начиная с нижнего звена системы управления предприятия - отдела. Отдел является наиболее важным структурным подразделением в цепи организации и проведения бизнес-процесса и представляет собой источник формирования первичной информации об основных аспектах бизнес-процесса.

2. Определены типовые объемы компонентов документопотоков структурных подразделений предприятия. Установлено, что доминирующий поток (до 68 %) образуют внутренние документы.

3. Определено соотношение объемов различных категорий внутренней документации. Выявлено, что наибольший удельный вес имеет документация по учету кадров -36%.

4. Выявлены недостатки в существующем процессе документирования управленческой информации. Обоснована целесообразность проведения унификации документация по учету кадров, связанной с организацией и управлением персонала.

5. Обоснован перечень документации по учету кадров, циркулирующей в процессе информационного обмена предприятия при организации бизнес-процесса, подлежащий автоматизированному формированию.

6. Сформулированы цели и задачи исследования. Предложено использование принципа лексикологического синтеза в процессе формирования исследуемой совокупности документов.

7. Разработаны концептуальные положения методики автоматизированного создания документов на основе принципа лексикологического синтеза. Выделены основные стадии и этапы разработки. Предложена совокупность используемых методов. Сформулированы результаты выполнения каждого этапа.

8. Проведена унификация по форме и содержанию совокупности документация по учету кадров предприятия, обеспечивающая возможность машинной обработки информации при автоматизации информационного обмена. Определены формулировки унифицированной информации, применяемые в исследованных документах. Проведен сопоставительный анализ унифицированных документов, на основании результатов которого разработан формуляр-образец документация по учету кадров.

9. Предложен новый методический подход к классификации информации, содержащейся в унифицированных документах. Целесообразно объединение информации, используемой при формировании документа, в информационные потоки четырех типов, отличающихся способом обработки фрагментов при автоматизированном формировании документов на основе принципа лексикологического синтеза.

Ю.Синтезированы структуры процедур автоматизированного формирования исследованной совокупности документация по учету кадров, предложенные к внедрению в подсистему формирования документации по учету кадров.

И.На основе анализа содержания используемой информации синтезирована информационно-логическая модель автоматизированного формирования исследованной совокупности документации по учету кадров. Разработана структура автоматизированной подсистемы формирования документации по учету кадров предприятия.

12. Проведен анализ формирования документов в традиционной и автоматизированной схемах документооборота. На примере рассмотрения этапов прохождения приказа на предприятии показано, что автоматизация документооборота позволит сократить время прохождения документа в 3,56 раз.

13. Проанализированы объемы информационных потоков в циркулирующих документах. Выявлено, что внедрение автоматизированной подсистемы формирования документации по учету кадров в систему информационного обмена предприятия обеспечивает возрастание в 11 раз удельного веса унифицированной информации, циркулирующей в документообороте, при сокращении объемов информационных потоков неунифицированной информации в 2,3 раза. Проведенная унификация документов позволяет, кроме того, снизить на 22 % объем переменной информации, используемой при формировании исследованной совокупности документов.

14. Проведена оценка эффективности внедрения системы автоматизированного документационного обеспечения. Определено, что внедрение автоматизированной подсистемы формирования документация по учету кадров обеспечит по высшему учебному заведению эффективность по трудозатратам 80,6%, что позволит высвободить около 4000 часов рабочего времени (500 человеко-дней) в течение года. Выигрыш по отдельно взятому отделу составит около 200 часов или 25 человеко-дней.