Принципы, методы и технологии информатизации процесса управления закупками в крупномасштабной корпорации тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Принципы, методы и технологии информатизации процесса управления закупками в крупномасштабной корпорации"

На правах рукописи

Глушкина Оксана Сергеевна

Принципы, методы и технологии информатизации процесса управления закупками в крупномасштабной корпорации (на примере ОАО «Российские Железные Дороги»)

08.00.13 - Математические и инструментальные методы экономики

АВТОРЕФЕРАТ диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва-2005

Работа выполнена на кафедре информационных систем Государственного университета управления.

Научный руководитель: кандидат экономических наук, профессор

Винокуров Леонид Леонидович

Официальные оппоненты: доктор экономических наук

Мудрецов Анатолий Филиппович

кандидат экономических наук Соловьев Виталий Ефимович

Ведущая организация: ОАО «НПО Химавтоматика»

Защита диссертации состоится 29 ноября 2005 г. в часов на заседании

диссертационного совета К 212.049.01 Государственного университета управления по адресу: 109542, г. Москва, Рязанский проспект, д.99, Зал заседаний Ученого Совета.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственного университета управления.

Автореферат разослан « » октября 2005 года.

Ученый секретарь диссертационного совета К 212.049.01, кандидат экономических наук, доцент

Л.Д. Абрамова

етг- з л&е?*7

I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность рассматриваемой проблемы.

Закупочная деятельность представляет собой масштабную составляющую общей управленческой деятельности любой корпорации. В финансово-стоимостном выражении закупочная деятельность, как правило, измеряется в доле от выручки компании. Обычно закупки составляют 30-40% от объема продаж. В крупномасштабных корпоративных образованиях, таких как ОАО «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД»), с учетом того, что выручка измеряется десятками миллиардов долларов', объем закупок представляет собой серьезный экономический показатель и эффективность управления закупочной деятельностью предопределяет высокую эффективность процесса управления в целом.

Эффективное управление закупками является важным источником обеспечения конкурентного преимущества. Условия высокой конкуренции, сложившиеся на современном глобальном рынке, заставляют организации активно искать новые способы создания и доставки ценности покупателям. Именно на этом фоне теория и практика логистики и управления цепью поставок приобрели в последние десятилетия исключительно большое значение. С их помощью компаниям удается преуспеть как в производительности, так и в ценности - двух стратегических направлениях деятельности по достижению конкурентного преимущества согласно концепции М. Портера.

В современной глобальной экономике с ее жесткой конкуренцией неспособность к внедрению последних достижений информационных технологий означает экономическую несостоятельность. Следует отметить, что большинство аспектов управления логистическими цепочками доступны только через информационные технологии. В современных условиях эффективное управление закупками невозможно без использования информационной системы. Это объясняется необходимостью:

• наличия оперативной, точной, актуальной, полной, ясной, доступной информации о процессах закупочной деятельности в корпорации;

• организации взаимодействия с поставщиками товарно-материальных ценностей;

• создания предложения, ориентированного на покупателя;

• глобализации масштабов деятельности;

• внедрения новых технологий производства.

Необходимо также отметить то, что на сегодняшний день такие аспекты процесса закупок, как оценка эффективности управления закупками, мониторинг эффективности закупок, автоматизированные системы оценки эффективности закупок не нашли достаточного отражения в научной литературе. Исследования направлены в основном на разработку и анализ концепций, обеспечивающих решение отдельных проблем закупок и не предоставляющих возможности оценки эффективности закупочной деятельности в масштабах корпорации.

Таким образом, актуальность выполненного исследования определяется сочетанием двух факторов - практической необходимостью решения вопросов управления закупочной деятельностью в крупномасштабной корпорации и недостаточной научной проработанностью данной проблемы.

1 Выручка ОАО «РЖД» в 2003 г. составила 567 млрд. руб. ($ 18,5 млрд) 110 ™Н,га БИБЛИОТЕКА

СП •9

Цель и задачи диссертационного исследования. Целью исследования является теоретическое обобщение существующих подходов к организации закупочной деятельности и разработка на этой основе методики организации эффективного управления закупками в крупномаснггабной корпорации.

Для достижения поставленной цели в работе поставлены и решены следующие задачи:

• рассмотрен и обобщен исторический аспект развития научных исследований в области управления закупками;

• проведен анализ современных концепций управления закупками и информационных технологий, поддерживающих закупочную деятельность;

• рассмотрен процесс управления закупками в крупномасштабной корпорации;

• проведен анализ моделей корпоративного управления закупками;

• сформулирован подход к определению эффективности закупочной деятельности;

• разработана стратегическая карта сбалансированной системы показателей процесса управления закупками;

• разработана архитектура информационной системы, поддерживающая методику организации эффективного управления закупками в крупномасштабной корпорации.

Объект исследования. В качестве объекта исследования рассматривается крупномасштабная корпорация.

Предмет исследования. Предметом исследования являются экономические отношения, возникающие в процессе осуществления закупочной деятельности.

Теоретическую и методологическую основу исследования составили общенаучные методы и приемы: системный подход, научная абстракция, моделирование, анализ и синтез, сравнение, группировка, формализация и пр. Использованные в совокупности, методы исследования позволили обеспечить достоверность проведенного анализа и обоснованность выводов.

В ходе исследования изучены и обобщены теоретические разработки отечественных и зарубежных авторов в области логистики, стратегического управления, информационных систем управления, экономики и финансов, среди которых труды Аникина Б.А., Бауэрсокса Д., Дудорина В.И., Друкера П., КапланаР., Ковалева В.В., КристофераМ., Кудряева В.А., Клосса Д., .Нортона Д., О'Лири Д., Портера М., Уолша К., Хруцкого В. Е. и др.

Информационную базу исследования также составили нормативные документы ОАО «РЖД».

Научная новизна. В диссертационном исследовании получены следующие результаты, характеризующиеся научной новизной:

• оценена ситуация в области осуществления закупочной деятельности и доказана объективная необходимость и возрастающая роль современных информационных технологий в процессе управления закупками;

• сформулирован подход к определению эффективности закупочной деятельности в крупномасштабной корпорации;

• предложена методика организации управления закупками в крупномасштабной корпорации на основе концепции сбалансированной системы показателей;

• определены состав и структура информационных технологий, поддерживающих закупочную деятельность в крупномасштабной корпорации;

. и •

. VI- 1

• 'с

• предложена система мониторинга показателей эффективности управления закупками в крупномасштабной корпорации с использованием технологии SAP SEM/BW в интеграции с SAP R/3.

Практическая значимость исследования состоит в том, что полученные результаты могут быть применены менеджерами крупномасштабных корпораций для организации системы эффективного управления закупочной деятельностью.

Апробация работы и внедрение ее результатов. Результаты диссертационной работы использовались при разработке системы мониторинга показателей эффективности закупочной деятельности в рамках проекта по созданию информационной системы руководителя в ОАО «РЖД».

Публикации. По теме диссертации соискателем опубликовано в открытой печати 5 работ общим объемом 3 п.л.

Структура работы обусловлена целью и поставленными в диссертационном исследовании задачами. Диссертационное исследование состоит из введения, трех глав, заключения и библиографии.

II. ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Во введении обоснована актуальность темы диссертационной работы, значимость поставленной проблемы, сформулированы цель и основные задачи исследования, а также определены объект и предмет работы, научная новизна.

В первой главе диссертационного исследования «Проблема управления закупками в крупномасштабной корпорации и анализ подходов к ее решению» содержится рассмотрение корпорации как наиболее распространенной и значимой формы организации крупного предпринимательства, обоснование необходимости управления корпоративными закупками в связи с их ролью в создании и сохранении конкурентного преимущества, анализ концепций управления закупками и возможностей информационных технологий, поддерживающих закупочную деятельность. На основе анализа сделан вывод о необходимости комплексного подхода к проблеме управления закупками в крупномасштабной корпорации с обязательной реализацией этого подхода средствами современных информационных технологий.

Исходя из целей исследования, в работе корпорация определена как предпринимательская организация, обладающая развитой организационной структурой, широким спектром видов деятельности, существенной долей рынка, обширными хозяйственными связями и профессиональными управляющими. Отличительной характеристикой корпорации являются большие масштабы производственно-коммерческой деятельности. Многоуровневая структура корпорации может быть описана в виде обобщенной схемы, представленной на рис. 1.

Управление закупками представляет собой значительную составляющую функционирования корпорации. В соответствии с концепцией М. Портера о способах достижения конкурентного преимущества в диссертационном исследовании изложена роль логистики и закупочной деятельности в сокращении издержек и дифференциации продукции. С этой целью рассмотрены два логистических подхода, обозначаемых терминами «тощая» и динамичная стратегии.

Цель «тощей» стратегии - выполнять каждую операцию, минимизируя использование каждого вида ресурсов: людей, пространства, запасов, оборудования, времени и т.д. Этот подход можно обобщить в виде пяти основных принципов:

• ценности - проектирования продукта, имеющего ценность с точки зрения его потребителя. Принцип ориентирует организацию на установку целей,

направленных на увеличение добавленной ценности продукции (работ, услуг) для ее конечного потребителя;

• передачи ценности - проектирования оптимального процесса для производства продукта. Принцип определяет способы производства продукта и фактически устанавливает требования к цепям поставок;

• потока ценности - управления материальным потоком через цепь поставок. Принцип направлен на создание эффективного материального потока, устранение сбоев в работе и отклонений от запланированной последовательности работ;

• «вытягивания» - изготовления продуктов только тогда, когда возникает запрос от потребителей. Принцип показывает, как следует управлять материальным потоком, исходя из потребностей каждого звена цепи поставок;

• стремления к совершенству - поиска возможностей для постоянного совершенствования, стремление к оптимальным операциям.

Рис. 1. Многоуровневая структура корпорации

Цель динамичной стратегии - обеспечить высокое качество обслуживания потребителей, оперативно реагируя на появление новых или изменение прежних условий. Выделяется два основных аспекта динамичности:

• скорость реагирования на внешние условия - постоянное отслеживание запросов потребителей и оперативное реагирование на их изменения;

• способность корректировать логистические характеристики с учетом запросов конкретных потребителей.

Управление закупками, являясь неотъемлемой частью логистических бизнес-процессов, обеспечивает корпорации возможность достижения преимущества как в производительности, так и в ценности, в том числе за счет лучшего использования производственных мощностей, сокращения материально-технических запасов и более тесной интеграции с поставщиками.

Инструментом анализа стратегически значимых для компании первичных и вспомогательных видов деятельности является модель цепочки ценности, которая позволяет выявить фундамент конкурентного преимущества. Одним из вспомогательных видов деятельности цепочки ценностей являются закупки. Модель цепочки ценности позволяет лучше понять источники выигрыша в уровне издержек, который определяется размерами затрат. Поскольку стоимость используемых материалов, топлива, энергии и сторонних услуг считается основным компонентом затрат на функционирование производственных предприятий (около 65%), здесь всегда имеются возможности для сокращения расходов. Модель цепочки ценности также помогает понять резервы для дифференциации. Компания создает особую ценность для покупателя, если она дает ему такую экономию или такие потребительские свойства, какие он не сможет получить, купив товар у конкурента. Соответственно, производство подобных товаров (работ, услуг) возможно только при организации эффективного управления закупками.

Эффективным механизмом разработки и реализации стратегии является сбалансированная система показателей (ССП). Независимо от содержания выбранной стратегии, ССП предоставляет инструмент ее перевода в плоскость конкретных целей, задач и показателей, а также механизм последовательного контроля над ее реализацией. Архитектура сбалансированной системы показателей строится «сверху вниз», начиная с формулирования желаемых финансовых и клиентских результатов и далее к созданию предложения потребительской ценности, определению бизнес-процессов и инфраструктуры, которые являются движущими силами изменений. В работе приведен анализ перспектив, составляющих ССП, в ракурсе процесса управления закупками.

В рамках исследования изложены цели и задачи снабжения, проанализированы современные концепции управления закупками: маркетинг закупок, подход на основе MRP (и его развитие в MRP И), принципы работы «точно в срок» (логистика «быстрого реагирования») и теория ограничений. Современные логистические методологии и технологии объединены идеологией управления цепочками поставок (Supply Chain Management - SCM), целью которой является взаимосвязь всех партнеров, участвующих в процессе логистической цепочки, в единую интегрированную систему.

Проведенный в диссертационном исследовании анализ позволил сделать вывод о том, что представленные управленческие технологии закупок, обеспечивающие разрешение отдельных вопросов и проблем закупочной деятельности, не дают возможности:

• комплексного рассмотрения процесса закупок в корпорации;

• оценки эффективности процесса управления закупками в крупномасштабной корпорации;

• осуществления стратегического управления корпоративными закупками.

В работе рассмотрена роль информации и современных информационных технологий в обеспечении эффективного управления корпорацией вообще и корпоративными закупками, в частности. Отмечено, что большинство аспектов

управления логистическими цепочками, в том числе и на стадии закупки товарно-материальных ценностей (ТМЦ), доступны только с использованием информационных технологий.

Исходя из вышеизложенного сделан вывод о необходимости разработки методики, обеспечивающей интегрированный подход к решению задач управления закупками в крупномасштабной корпорации и построения архитектуры информационной системы для ее реализации.

Целью разработки методики являлось создание подхода к организации системы эффективного управления закупками в крупномасштабной корпорации.

Исходя из сформулированных в диссертационном исследовании требований к разрабатываемой методике, она должна:

• обеспечить комплексный подход к организации управления закупками в корпорации;

• позволять оценивать эффективность управления закупками;

• предусматривать возможность интеграции различных технологий управления закупками;

• обеспечить возможность стратегического управления закупочной деятельностью в корпорации.

Вторая глава «Стратегическое управление закупками в крупномасштабной корпорации на основе сбалансированной системы показателей» посвящена разработке методики организации эффективного управления корпоративными закупками и ее реализации средствами современных информационных технологий.

С этой целью проведен анализ процесса управления закупками, рассмотренный с использованием модели цепочки ценности (рис. 2.).

Вспомогательные виды деятельности «Обеспечение процесса управления закупками»

> Формирование стратегии закупок

> Организация управления закупками н поставками

• Создание соответствующих информационных и коммуникационных систем

> Управление стоимостью и управление денежным потоком

• Управление человеческими ресурсами

• Управление рисками

П реддоговорнах деятельность

Договорная деятельность

Поставка н оплата материальных ценностей

Цель.

П-{Л»вОр«тв(»«г# , ' необходимых й

* т*Пр>«>-- - *" ~ мггермяЯьнЪ*

жНлпШ: V

" •Об'яоваиа - '

* -ЧИпфШг*Шуя*-г*

, Шкёарнчж»., .... .

* гМггЪЫ**"

у 1 • - у-

Основные внды деятельности «Процесс управления закупками «собственно»»

Рис. 2. Процесс управления закупками

Модель цепочки создания ценности процесса управления закупками включает в себя следующие компоненты:

• Цель процесса - приобретение материалов, которые в дальнейшем используются в производстве.

• Собственно цепочка ценности, представляющая собой два вида процессов, -основные (транзакционные) процессы, в рамках которых происходит закупка, и обеспечивающие (кросс-транзакционные) процессы, поддерживающие выполнение основных процессов.

Транзакционные процессы при приобретении ТМЦ включают в себя три основных элемента: преддоговорная деятельность, договорная деятельность, поставка и оплата материальных ценностей. Каждая из этих составляющих включает в себя бизнес-процессы более низкого уровня детализации, такие как сбор заявок, поиск поставщика, согласование цен и т.п.

Кросс-транзакционные процессы - формирование стратегии закупок, организация управления закупками и поставками, создание соответствующих информационных и коммуникационных систем, управление затратами и управление денежным потоком, управление человеческими ресурсами и управление рисками -обеспечивают эффективное функционирование процессов в рамках основной цепочки.

В работе рассмотрены три модели управления закупками в крупномасштабной корпорации: управление через отчетность, управление через финансы и централизованное управление (рис. 3.).

Управление через отчетность

Управление через финансы

Промаоясгаснны« и

Централизованное управление

Рис. 3. Модели управления закупками

В случае использования модели управления закупками через отчетность корпоративный центр, контролируя общие финансово-стоимостные показатели деятельности, оставляет закупочную деятельность и все вопросы, связанные с выбором поставщиков, заключением договоров, с финансированием закупаемых ТМЦ и т.п., на уровне филиалов. Корпоративный центр получает всю необходимую информацию о закупочной деятельности подразделений и филиалов в виде консолидированной отчетности. Такой тип управления означает существенную самостоятельность филиалов в принятии решений.

В случае использования модели управления закупками через финансы корпоративный центр управляет потоками денежных средств, формирует бюджет движения денежных средств (БДДС) и контролирует его выполнение. Филиалы самостоятельно устанавливают закупочную политику, определяя поставщиков, номенклатуру и закупочные цены (в рамках БДДС, установленного центром). Таким образом, посредством финансового контроля корпоративный центр осуществляет общее руководство закупочной деятельностью.

При централизованном управлении закупками осуществляется наиболее полное централизованное управление закупками предприятия, помимо бюджета движения денежных средств ведется централизованный бюджет закупок. При этом руководство филиалов также принимает участие в оперативном и тактическом управлении в установленных центром рамках. Как правило, организуется двухступенчатое взаимодействие: корпоративный центр ведет все отношения с поставщиками, организует закупки, а вопросы, связанные с поставкой ТМЦ, решаются на уровне филиалов. Централизованное управление позволяет существенно повысить эффективность закупочной деятельности корпорации.

В диссертации сформулирован принцип эффективного управления закупками в крупномасштабной корпорации (рис. 4). Рассматривая эффективность процесса управления закупками в корпорации, имеющей сложную многоуровневую структуру, следует отметить, что закупочная деятельность строится на поддержании баланса интересов двух сторон, одна из которых - конечные потребители товарно-материальных ценностей (производственные филиалы), другая - служба снабжения (корпоративный центр).

Интересы конечных потребителей (производственных филиалов) сосредоточены в области «эффективности поставки» - наличия материальных ценностей, необходимых для поддержания непрерывного процесса производства. В случае отсутствия необходимых материальных ценностей филиалы не смогут реализовать свои задачи по производству, и цепочка создания стоимости будет прервана. Таким образом, задачи конечных потребителей в обеспечении эффективности закупочной деятельности сосредоточены в следующих плоскостях:

• выдерживание обоснованных сроков закупки материальных ценностей;

• обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них;

• соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Интересы службы снабжения (корпоративного центра) заключены в области «эффективности закупки» - сокращении затрат, связанных с финансированием закупок. Реализуя свою основную задачу - обеспечение производственных филиалов необходимыми материальными ценностями, - служба снабжения стремится «удешевить» этот процесс. В связи с этим приоритеты службы снабжения находятся в

ракурсе установления максимально выгодных ценовых условий и снижении различного рода издержек. _

Повышение эффективност закупочной деятельности

*<?пдтЪх асКрёбнтъй * (производственных филиалов) *

Повышение «эффективности поставки»

Нитересы'сяужйы снабженн (корпоративного центра)

Повышение «эффективности закупки»

В заи модействке с квалифицированны поставщ иками

Совершенствован операционного менеджмента снабж

Рис. 4. Эффективность управления закупками в корпорации - баланс интересов

Несмотря на различия интересов каждой из сторон, их достижение объединено следующими инициативами - организацией выгодного сотрудничества с квалифицированными поставщиками и совершенствованием операционного менеджмента закупочной деятельности.

Таким образом, повышение эффективности закупочной деятельности в целом как цель опирается, с одной стороны, на повышение «эффективности поставки», которое в свою очередь отражает интересы внутренних потребителей товарно-материальных ценностей и, с другой стороны, отражает стратегическую цель снижения издержек с точки зрения повышения «эффективности закупки».

На основе определения централизованной модели управления закупками как наиболее эффективной организации закупок и сформулированном подходе к определению эффективности закупочной деятельности, предложена методика организации эффективного управления закупками в крупномасштабной корпорации.

В качестве основы разработки данной методики использована адаптация принципов сбалансированного управления Д. Нортона и Р. Каплана к закупочной деятельности в крупномасштабной корпорации в соответствии с рассмотренным балансом интересов. Результатом применения данной методики может являться создание системы эффективного управления централизованными закупками в крупномасштабной корпорации.

Структура ССП закупочной деятельности в крупномасштабной корпорации представлена на рис. 5.

Центром этой структуры является цель управления закупками, другими составляющими - финансовая деятельность, интересы конечных потребителей материальных ценностей, взаимоотношения с поставщиками, внутренние бизнес-процессы, обучение и развитие.

Эффективное удовлетворение потребностей организации в необходимых материальных цеиностах

Развитие человеческого, организационного и информационного капитала

| Перспектива ¡обученна и развитие

ионного^^^^

Рис. 5. Структура ССП процесса управления закупками

В классическом варианте сбалансированная система показателей содержит четыре перспективы, отражающие стратегически важные аспекты деятельности предприятия: финансы, клиенты, внутренние бизнес-процессы, обучение и развитие. В диссертационном исследовании пересмотрен состав и содержание этих составляющих.

Выделение перспектив финансов, внутренних бизнес-процессов, обучения и развития в рамках рассмотрения закупочной деятельности в корпорации основано на классической концепции ССП.

Клиентская составляющая в ракурсе управления централизованными закупками отражает цели и интересы потребителей закупаемых материальных ценностей, т.е. ориентирована не на целевые сегменты внешнего потребительского рынка (как в классической концепции ССП), а на производственные филиалы корпорации.

Помимо рассмотренных четырех составляющих, для построения ССП процесса закупок в крупномасштабной корпорации выделена перспектива, характеризующая взаимоотношения с поставщиками закупаемых материальных ценностей. Крупномасштабные корпорации при осуществлении своих основных видов деятельности зависят от поставщиков, и, как уже было отмечено, эффективность закупочной деятельность во многом определяется характером взаимоотношений с ними.

Цель управления закупками крупномасштабной корпорации определена как эффективное удовлетворение потребностей организации в необходимых материальных ценностях. С позиции финансовой составляющей достижение этой цели возможно за счет повышения производительности закупочной деятельности, с

позиции отношений с поставщиками - за счет развития и поддержания отношений с поставщиками, с позиций перспектив конечных потребителей и внутренних бизнес-процессов - за счет совершенствования операционного менеджмента закупок. Перспектива обучения и развития описывает, как люди, технологии и общая атмосфера компании способствуют достижению цели управления закупками. С этой позиции достижение цели возможно за счет развития человеческого, информационного и организационного капитала.

Детализированное рассмотрение причинно-следственных связей в разрезе описанных составляющих представлено на рис. 6. Цели, обозначенные для каждой перспективы, декомпозированы на цели нижних уровней, достижение которых определяет достижение основных целей.

Эффективное управление

централизованными закупками в корпорации

............. '„'.''

Финансы .^«ГЛ-Г Эффективное ' /

удовлетворение потребностей организации в необходимых материалах и

.-Л

Усовершенствование с* Более эффективное

У структуры использование

логистических издержек * оборотных активов

* А

V \

Конечные потребители

Улучшение системы товарного планирования и управления запасами

Обеспечение контроля

качества и сроков поставки материалов/

ов/

щ

"Ч-Д, „ *

п-

Своевременная поставка и обеспечение качества закупаемых материалов

Ч/й

Снижение полных издержек владения

Внутренние бизнес-процессы

Сокращение издержек закупочного процесса

Обеспечение прозрачного и управляемого процесса закупок

Организация эффективно! о партнерства

Оптимизация закупочной деятельности

Обучение и развитие

ц.

Создание культуры

непрерывного совершенствования закупочной деятельности

Стандартизация процессов закупок

.'ж, -

Мотивация сотрудников службы снабжения

Удовлетворение потребности в необходимой ццф^рчапиц_

> о ¡¡V / . у.,Л ?■"

Развитие знаний, навыков и умений

сотрудников службы снабжения

,лр !>х

Максимальная интеграция ИТ в бизнес-процессы закупок

Создание структуры управления на базе ЕЯР, _5СМ_н_$Е_М_

уч.

«

Рис. 6. Декомпозиция целей процесса управления закупками

Методика организации эффективного управления закупками в крупномасштабной корпорации подразумевает выполнение в рамках выделенных перспектив следующих шагов (рис. 7.):

1. Формулирование целей управления закупками - руководствуясь разработанной структурой взаимосвязанных целей в разрезе перспектив необходимо в рамках конкретной организации сформировать подобную целевую архитектуру закупочной деятельности.

2. Каскадирование целей в показатели - «сверху вниз», от перспективы к перспективе, необходимо каждую цель «разложить» на ключевые показатели эффективности и сформулировать перечень мероприятий, выполнение которых должно обеспечить достижение поставленных целей.

3. Проверка сбалансированности карты - «снизу вверх», от перспективы к перспективе, необходимо проверить логику: как через достижение показателей нижних уровней достигаются показатели верхних уровней.

4. Декомпозиция - необходимо установить ответственность за выполнение мероприятий. С этой целью показатели проецируются на подразделения оргструктуры, и в каждом подразделении назначается лицо, отвечающее за их достижение.

5. Информационное наполнение карты - необходимо установить, как будет организован сбор данных для каждого показателя. Для этого, двигаясь сверху вниз по перспективам, для каждого показателя устанавливается процесс обратной связи.

Результатом выполнения всех перечисленных стадий является создание диаграммы причинно-следственных связей, которые наглядно показывают, как взаимоувязаны показатели перспектив между собой.

Формулирование целей управления закупками

\.**У 'в-показатели у^-У •

''/«V4?- ..у :П реверка ^ адаисироаав»ущ»д>^

Декомдо'зиии* ~ " 'С ' ттроехцияпокаэатеясЯйа подразделения оргструктуры

Информационное ^ .наполнение > •* ^ * карты ту*

' Диаграмма причннво-,следст»енных «вяз

Структура взаимосвязанных целей управления закупками в разрезе перспектив

• Показатель для каждой цели •Единица измерения Формула вычисления Периодичность обновления

•Вертикальная сбалансированность •Горизонтальная сбалансированность

•Мероприятие. »Ресурсная обеспеченность •Ответственность

• Ью^жет. сроки_

Ключевые показатели эффективности закупочной деятельности ^в разрезе перспектив^.

• Процессы обратной связи для учета показателей Проверка наличия/возможности/необходим осп и автоматизации.

• Плановые значения показателей

•Допуски каждого показателя для различных уровней управления

Рис. 7. Методика организации управления закупками

В работе представлено подробное описание всех перечисленных стадий, сформированы табличные формы, позволяющие наглядно представить выполнение каждого этапа, а также определены и охарактеризованы в рамках выделенных перспектив ключевые показатели эффективности закупочной деятельности в разрезе целей, достижение которых они характеризуют.

С целью реализации разработанной методики средствами современных информационных технологий был сформирован «портфель информационных технологий», поддерживающий процесс управления закупками в крупномасштабной корпорации.

В соответствии с функциями управления, которые можно разделить на транзакционные (решающие задачи оперативного управления и предполагающие обработку данных о конкретных финансово-хозяйственных операциях по движению тех или иных ресурсов) и консолидационные (предназначенные для тактического и стратегического управления), можно выделить две категории приложений информационных технологий, составляющие этот портфель:

• Приложения для обработки транзакций, автоматизирующие основные повторяющиеся процессы предприятия. Применительно к процессу снабжения в крупномасштабной корпорации этот портфель составляют SCM и ERP - системы.

• Аналитические (консолидационные) приложения обеспечивающие анализ, толкование, а также обмен информацией и знаниями. Аналитические приложения можно классифицировать на системы консолидации, анализа и стратегического управления.

Приложения «портфеля информационных технологий», поддерживающие процесс управления закупками в крупномасштабной корпорации, могут быть организованы в виде следующей архитектуры (рис. 8):

Рис. 8. Архитектура информационной системы управления закупками

В третьей главе диссертационного исследования «Реализация методики организации эффективного управления закупками в крупномасштабной корпорации (на примере ОАО «РЖД») описана реализация разработанной методики, представляющая собой ССП оценки управленческой деятельности ОАО «РЖД» в части закупок.

С этой целью в работе представлена общая характеристика ОАО «РЖД», построена модель закупочной деятельности.

Формирование отношений в части закупочной деятельности находится в компетенции Производственных департаментов (закупка ОС: оборудования и подвижного состава) и «Росжелдорснаба» (закупка материалов). «Росжелдорснаб», являясь функциональным филиалом ОАО «РЖД», при рассмотрении централизованного корпоративного снабжения отнесен на уровень Центрального аппарата (рис. 9.).

Рис. 9. Общая схема процесса централизованных закупок в ОАО «РЖД»

Служба снабжения (Производственные и Управляющие департаменты, «Росжелдорснаб») в ОАО «РЖД» является функционально обособленным подразделением компании, в этой связи ей необходимо устанавливать определенные отношения с другими структурными подразделениями для эффективной организации закупочной деятельности.

Предложенная в диссертационном исследовании методика применена в ОАО «РЖД» при создании системы мониторинга показателей эффективности закупочной деятельности. В работе представлена целевая архитектура разработанной ССП и каскадирование определенных в ней целей на ключевые показатели.

В качестве средств реализации разработанной системы мониторинга показателей эффективности закупочной деятельности использованы технологии SAP SEM/BW в интеграции с SAP R/3.

III. Заключение

По результатам проведенного диссертационного исследования можно

сформулировать следующие положения:

• В работе представлена общая характеристика корпорации и корпоративного управления.

• Рассмотрен процесс управления закупками как перспективное направление деятельности, обеспечивающее создание и сохранение конкурентного преимущества компании.

В соответствии с концепцией М. Портера о способах достижения конкурентного преимущества изложена роль логистики и закупочной деятельности в сокращении издержек и дифференциации продукции, представлен процесс управления закупками как компонент ценностной цепочки.

Изложена концепция стратегического управления Каплана Р. и Нортона Д., базирующаяся на создании сбалансированной системы показателей деятельности предприятия, в ракурсе процесса управления закупками.

• Изложены цели и задачи снабжения, проанализированы некоторые современные концепции управления закупками, такие как: маркетинг закупок, подход на основе MRP (и его развитие в MRP II), принципы работы «точно в срок» (логистика «быстрого реагирования») и теория ограничений.

Сделан вывод о необходимости разработки методики, обеспечивающей интегрированный подход к решению задач управления закупками в крупномасштабной корпорации.

• Рассмотрена роль информации и современных информационных технологий в обеспечении эффективного управления корпорацией вообще и корпоративными закупками в частности.

• Проведен анализ процесса управления закупками в крупномасштабной корпорации. С этой целью представлен процесс закупок в виде цепочки ценности и рассмотрены основные модели управления закупками в крупномасштабной корпорации: управление через отчетность, управление через финансы и централизованное управление.

Сформулирован подход к оценке эффективности закупочной деятельности в крупномасштабной корпорации.

• Разработана методика организации эффективного управления закупками в крупномасштабной корпорации на основе концепции сбалансированной системы показателей. С этой целью обоснован выбор состава перспектив, в разрезе которых рассматривается закупочная деятельность, определена «целевая архитектура» разрабатываемой системы, определены и описаны основные стадии, составляющие методику, а также определены и охарактеризованы в рамках выделенных перспектив ключевые показатели эффективности закупочной деятельности в разрезе целей, достижение которых они характеризуют.

• Предложен подход к реализации разработанной методики средствами информационных технологий. Для этого сформирован портфель информационных технологий и построена информационная архитектура, поддерживающие закупочную деятельность в крупномасштабной корпорации.

• Разработанная методика применена при создании системы мониторинга показателей эффективности закупочной деятельности в ОАО «РЖД» с использованием технологии SAP SEM/BW в интеграции с SAP R/3.

Публикации по теме диссертации:

1. Глушкина О.С. (статья) Управление закупками как способ обеспечения конкурентного преимущества // Современные гуманитарные исследования, 2005, №4 (5)-0,6 п.л.

2. Глушкина О.С. (статья) Современные управленческие технологии управления закупками // Проблемы экономики, 2005, № 4(5) - 1,1 п.л.

3. Глушкина О.С. (статья) Управление централизованным корпоративным снабжением на основе ВБС // Вопросы экономических наук, 2005, № 5 (15) - 0,9 п.л.

4. Глушкина О.С. (статья) Эффективность централизованного корпоративного снабжения // Вопросы экономических наук, 2005, № 5 (15) - 0,2 п.л.

5. Глушкина О.С. (статья) Основные модели управления закупками в крупномасштабной корпорации // Вопросы гуманитарных наук, 2005, № 5 (20) -0,2 п.л.

$214 09

РНБ Русский фонд

2006-4 20035

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Глушкина, Оксана Сергеевна

ВВЕДЕНИЕ.

ГЛАВА 1. ПРОБЛЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ В КРУПНОМАСШТАБНОЙ КОРПОРАЦИИ И АНАЛИЗ ПОДХОДОВ К ЕЕ РЕШЕНИЮ.

1.1. Общая характеристика корпорации и корпоративного управления

1.2. Управление закупками как способ обеспечения конкурентного преимущества.

1.3. Современные управленческие технологии закупочной деятельности.

1.4. Информационные технологии как основное средство повышения эффективности закупок.

ВЫВОДЫ.

ГЛАВА 2. СТРАТЕГИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ В КРУПНОМАСШТАБНОЙ КОРПОРАЦИИ НА ОСНОВЕ СБАЛАНСИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ПОКАЗАТЕЛЕЙ.

2.1. Анализ процесса управления закупками.

2.2. Разработка стратегической карты сбалансированной системы показателей процесса управления централизованными закупками.

2.3. Определение состава и структуры информационных технологий, поддерживающих методику организации эффективного управления закупками

ВЫВОДЫ.

ГЛАВА 3. РЕАЛИЗАЦИЯ МЕТОДИКИ ОРГАНИЗАЦИИ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ В КРУПНОМАСШТАБНОЙ КОРПОРАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ ОАО «РЖД»).

3.1. Организация процесса управления закупками в ОАО «Российские Железные Дороги».

3.2. Моделирование процесса централизованных закупок в ОАО «РЖД».

3.3. Разработка системы мониторинга показателей эффективности закупочной деятельности в ОАО «РЖД».

ВЫВОДЫ.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Принципы, методы и технологии информатизации процесса управления закупками в крупномасштабной корпорации"

Актуальность рассматриваемой проблемы. Закупочная деятельность представляет собой масштабную составляющую общей управленческой деятельности любой корпорации. В финансово-стоимостном выражении закупочная деятельность, как правило, измеряется в доле от выручки компании. Обычно закупки составляют 30-40%. от объема продаж. В крупномасштабных корпоративных образованиях, таких как ОАО «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД»), с учетом того, что выручка измеряется десятками миллиардов долларов1, объем закупок представляет собой серьезный экономический показатель и эффективность управления закупочной деятельностью предопределяет высокую эффективность процесса управления в целом.

Эффективное управление закупками является важным источником обеспечения конкурентного преимущества. Условия высокой конкуренции, сложившиеся на современном глобальном рынке, заставляют организации активно искать новые способы создания и доставки ценности покупателям. Именно на этом фоне теория и практика логистики и управления цепью поставок приобрели в последние десятилетия исключительно большое значение. С их помощью компаниям удается преуспеть как в производительности, так и в ценности - двух стратегических направлениях деятельности по достижению конкурентного преимущества согласно концепции М. Портера.

В современной глобальной экономике с ее жесткой конкуренцией неспособность к внедрению последних достижений информационных технологий означает экономическую несостоятельность. Следует отметить, что большинство аспектов управления логистическими цепочками доступны только через информационные технологии. В современных условиях эффективное управление закупками невозможно без использования информационной системы. Это объясняется необходимостью:

• наличия оперативной, точной, актуальной, полной, ясной, доступной информации о процессах закупочной деятельности в корпорации;

• организации взаимодействия с поставщиками товарно-материальных ценностей;

• создания предложения, ориентированного на покупателя;

• глобализации масштабов деятельности;

• внедрения новых технологий производства;

1 Выручка ОАО «РЖД» в 2003 г. составила 567 млрд. руб. ($ 18,5 млрд.). По материалам открытого сайта www.rzd.ru.

Необходимо также отметить то, что на сегодняшний день такие аспекты процесса закупок, как оценка эффективности управления закупками, мониторинг эффективности закупок, автоматизированные системы оценки эффективности закупок не нашли достаточного отражения в научной литературе. Исследования направлены в основном на разработку и анализ концепций, обеспечивающих решение отдельных проблем закупок и не предоставляющих возможности оценки эффективности закупочной деятельности в масштабах корпорации.

Таким образом, актуальность выполненного исследования определяется сочетанием двух факторов - практической необходимостью решения вопросов управления закупочной деятельностью в крупномасштабной корпорации и недостаточной научной проработанностью данной проблемы.

Цель и задачи диссертационного исследования. Целью исследования является теоретическое обобщение существующих подходов к организации закупочной деятельности и разработка на этой основе методики организации эффективного управления закупками в крупномасштабной корпорации.

Для достижения поставленной цели в работе поставлены и решены следующие задачи:

• рассмотрен и обобщен исторический аспект развития научных исследований в области управления закупками;.

• проведен анализ современных концепций управления закупками и информационных технологий, поддерживающих закупочную деятельность;

• рассмотрен процесс управления закупками в крупномасштабной корпорации;

• проведен анализ моделей корпоративного управления закупками;

• сформулирован подход к определению эффективности закупочной деятельности;

• разработана стратегическая карта сбалансированной системы показателей процесса управления закупками;

• разработана архитектура информационной системы, поддерживающая методику организации эффективного управления закупками в крупномасштабной корпорации.

Объект исследования. В качестве объекта исследования рассматривается крупномасштабная корпорация.

Предмет исследования. Предметом исследования являются экономические отношения, возникающие в процессе осуществления закупочной деятельности.

Научная новизна. В диссертационном исследовании получены следующие результаты, характеризующиеся научной новизной:

• оценена ситуация в области осуществления закупочной деятельности и доказана объективная необходимость и возрастающая роль современных информационных технологий и экономико-математических методов (ЭММ) в процессе управления закупками;

• сформулирован подход к определению эффективности закупочной деятельности в крупномасштабной корпорации;

• предложена методика организации управления закупками в крупномасштабной корпорации на основе концепции сбалансированной системы показателей;

• определены состав и структура информационных технологий, поддерживающих закупочную деятельность в крупномасштабной корпорации при определяющей функции централизованного планирования производственных факторов;

• предложена система мониторинга показателей эффективности управления закупками в крупномасштабной корпорации с использованием технологии SAP SEM/BW в интеграции с SAP R/3.

Диссертация: заключение по теме "Математические и инструментальные методы экономики", Глушкина, Оксана Сергеевна

Выводы

ОАО «Российские железные дороги» - крупнейшая транспортная компания, играющая значительную роль в экономике России. Главные цели деятельности общества -обеспечение потребностей государства, юридических и физических лиц в железнодорожных перевозках, работах и услугах, оказываемых железнодорожным транспортом, а также извлечение прибыли.

Основной целью управления закупками в ОАО «РЖД» является надежное обеспечение транспортных подразделений компании материальными ресурсами, необходимыми для освоения перевозок грузов, пассажиров, грузобагажа. В работе представлена общая схема функционирования закупок в ОАО «РЖД». Формирование отношений в части закупочной деятельности находятся в компетенции Производственных департаментов (закупка ОС: оборудования и подвижного состава) и «Росжелдорснаба» (закупка материалов).

Архитектуру информационной системы управления закупками следует рассматривать как часть архитектуры информационной системы управления предприятием. В ОАО «РЖД» основу этой системы составляет ЕК АСУФР - «Единая корпоративная автоматизированная система управления финансами и ресурсами». ЕК АСУФР представляет собой программно-технический комплекс, функционирующий на базе системы SAP R/3, который обеспечивает пользователей итоговой информацией на основе автоматизации бизнес-процессов предприятия. С целью формального описания процесса централизованных закупок ОАО «РЖД» в диссертационной работе построена модель указанного процесса в разрезе трех основных стадий: преддоговорная деятельность, договорная деятельность, поставка и оплата ТМЦ.

В качестве инструментального и методологического средства моделирования процесса централизованных закупок ОАО «РЖД» применена технология ARIS, обеспечивающая возможность наглядного представления процесса, включая последовательность событий и функций, основных участников, а также используемой и получаемой информации.

Разработанная во второй главе диссертации методика организации эффективного управления закупками использовалась при построении системы мониторинга показателей эффективности закупочной деятельности в рамках проекта по созданию информационной системы руководителя в ОАО «РЖД».

В диссертационном исследовании представлена целевая архитектура разработанной ССП и каскадирование определенных в ней целей на ключевые показатели. В работе отмечено, что автоматизация ССП максимально повышает эффективность ее использования в качестве оценочной системы, системы стратегического управления и инструмента распространения информации.

В качестве инструмента для развертывания концепции сбалансированной системы показателей в ОАО «РЖД» используется один из компонентов программного обеспечения SAP SEM - SEM-CPM.

155

Заключение

По результатам проведенного диссертационного исследования можно сформулировать следующие положения:

• В работе представлена общая характеристика корпорации и корпоративного управления.

• Рассмотрен процесс управления закупками как перспективное направление деятельности, обеспечивающее создание и сохранение конкурентного преимущества компании.

В соответствии с концепцией М. Портера о способах достижения конкурентного преимущества изложена роль логистики и закупочной деятельности в сокращении издержек и дифференциации продукции, представлен процесс управления закупками как компонент ценностной цепочки.

Изложена концепция стратегического управления КапланаР. и Нортона Д., базирующаяся на создании сбалансированной системы показателей деятельности предприятия, в ракурсе процесса управления закупками.

• Изложены цели и задачи снабжения, проанализированы некоторые современные концепции управления закупками, такие как: маркетинг закупок, подход на основе MRP (и его развитие в MRP II), принципы работы «точно в срок» (логистика «быстрого реагирования») и теория ограничений.

Сделан вывод о необходимости разработки методики, обеспечивающей интегрированный подход к решению задач управления закупками в крупномасштабной корпорации.

• Рассмотрена роль информации и современных информационных технологий в обеспечении эффективного управления корпорацией вообще и корпоративными закупками в частности.

• Проведен анализ процесса управления закупками в крупномасштабной корпорации. С этой целью представлен процесс закупок в виде цепочки ценности и рассмотрены основные модели управления закупками в крупномасштабной корпорации: управление через отчетность, управление через финансы и централизованное управление. Сформулирован подход к оценке эффективности закупочной деятельности в крупномасштабной корпорации.

• Разработана методика организации эффективного управления закупками в крупномасштабной корпорации на основе концепции сбалансированной системы показателей. С этой целью обоснован выбор состава перспектив, в разрезе которых рассматривается закупочная деятельность, определена «целевая архитектура» разрабатываемой системы, определены и описаны основные стадии, составляющие методику, а также определены и охарактеризованы в рамках выделенных перспектив ключевые показатели эффективности закупочной деятельности в разрезе целей, достижение которых они характеризуют.

• Предложен подход к реализации разработанной методики средствами информационных технологий. Для этого сформирован портфель информационных технологий и построена информационная архитектура, поддерживающие закупочную деятельность в крупномасштабной корпорации.

• Разработанная методика применена при создании системы мониторинга показателей эффективности закупочной деятельности в ОАО «РЖД» с использованием технологии SAP SEM/BW в интеграции с SAP R/3.

157