Пути совершенствования организации первичного учета в производственной сфере тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Пути совершенствования организации первичного учета в производственной сфере"

На правах рукописи

■I

Амиров Алексей Камильевич

Пути совершенствования организации первичного учета в производственной сфере

Специальность 08.00.12 - Бухгалтерский учет, контроль и анализ хозяйственной деятельности

Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Саратов - 1998

Работа выполнена на кафедре бухгалтерского учета Саратовской государственной экономической академии.

Научный руководитель -

Официальные оппоненты:-

доктор экономических наук, профессор Бортник H.A.

доктор экономических наук, профессор Крылов Э.И.

кандидат экономических наук,доцент Шадрин В. В.

Ведущая организация - Министерство финансов

Саратовской области.

Защита состоится 15 сентября в " 14 " часов на заседании Диссертационного Совета К 064.31.01 при Саратовской государственной экономической академии по адресу: 410760, г.Саратов, ул.Радищева, 89, комната 204.

С диссертацией можно ознакомиться е библиотеке Саратовской государственной экономической академии.

Автореферат разослан

июня 1998 г.

Ученый секретарь Совета

кандидат экономических наук, доцент -

С. II. Бог оно лов

О

Актуальность темы исследования. Совершенствование системы управления неразрывно связано с совершенствованием бухгалтерского учета, который позволяет контролировать и анализировать выполнение производственной программы предприятия, дает своевременную, достоверную и объективную информацию, необходимую для подготовки и принятая соответствующих управленческих решений. Следовательно, информация, исходящая из системы бухгалтерского учета, должна бьггь качественной, т.е. объективной, достоверной, своевременной, содержать минимальное количество

показателей, но максимально удовлетворять запросы различных служб предприятия.

Системность и стройность бухгалтерского учета выделяют его среди других видов учета. Именно бухгалтерский учет, построенный на данных первичного учета, отражает и накапливает всестороннюю аналитическую и синтетическую информацию о состоянии и движении хозяйственных средств и источников их формирования, о финансовом положении предприятия, необходимую для непрерывного осуществления контрольных функций в управлении, для выработки оптимальных планов экономического развития, подготовки и принятия решений на всех участках и уровнях управления.

В связи с этим особое внимание должно быть уделено правильной организации и дальнейшему совершенствованию первичного учета, которое нашло свое отражение в Программе реформирования бухгалтерского учета в России и в частности в Постановлении Правительства Российской Федерации "О первичных учетных документах" N 835 от 08 июля 1997 года. Совершенствование первичного учета невозможно без его правильной организации, поэтому необходимо в первую очередь определить понятие информации, первичной учетной информации, первичного учета с научной точки зрения. Этот вопрос неоднократно поднимался в экономической литературе и работах Ю.А.Ратмирова, С.И.Волкова, А.Д.Шеремета, А.Ш.Маргулиса, З.В.Кирьяновой, Н.А.Бортника и других авторов. Вместе с тем изучение литературы и практического

опыта показывает, что к настоящему времени нет полного и однозначного определения этих понятий. Практически не исследуются пути повышения эффективности первичного учета на промышленных предприятиях, хотя многие теоретические и методические вопросы их выявления получили достаточное освещение в работах многих авторов.

С расширением сферы применения в последнее время электронно-вычислительных машин с целью автоматизации бухгалтерского учета и повышения производительности труда учетных работников также требуется разработка методологических основ организации первичного учета с дальнейшей возможностью перехода к новой модификации автоматизированной формы учета - безбумажной.

Недостаточная разработанность теоретических сторон выше- названных и других проблем обусловили актуальность, цели и задачи диссертационного исследования.

На каждом предприятии ежедневно совершаются тысячи производственных и хозяйственных операций, и каждая из них находит свое первичное отражение в документе. Количество бухгалтерских документов непрерывно возрастает. Это обусловлено увеличением масштабов производства, расширением номенклатуры производимой продукции, усложнением функций управления с развитием хозяйственных связей. Кроме того, документация часто создается стихийно, и это приводит к необоснованному разнообразию форм, приводящему к нерациональности труда работников учета.

Совершенствование процессов документирования

хозяйственных операций и упорядочение документооборота -одна из основ рациональной организации труда не только бухгалтеров, но и значительной части инженерно-технических и управленческих работников. Выход из сложившегося несоответствия между продолжающими нарастать потоками управленческой информации и возможностями ее восприятия и переработки видится в автоматизированном восприятии трудоемких процессов управления.

Однако автоматизация не решит проблему документирования, если на предприятии не совершенствуются

содержание и структура документов, не регулируются процессы их возникновения и не упорядочивается документооборот.

Наиболее существенные результаты, полученные лично соискателем:

— рассмотрены и уточнены вопросы сущности первичной информации, объекта и места первичного учета в системе информационного обеспечения предприятия, необходимые для правильной организации первичного учета на предприятии и выбора технических средств преобразования учетных данных;

— проведена классификация экономической информации предприятия;

— определены пути устранения недостатков в организации экономической и входящей в ее состав первичной информации;

— внесены предложения по моделированию первичного учета;

— даны предложения по совершенствованию первичного учета путем рационализации документооборота первичной документации, их вариантности;

— определены пути повышения эффективности первичного учета;

— изучены особенности автоматизации первичного учета и ее широкого внедрения на промышленных предприятиях;

— рассмотрены основные проблемы перехода к безбумажной форме организации первичного учета и пути их решения. ■

Оценка достоверности и новизны научных результатов, полученных лично соискателем

Полученные соискателем научные результаты являются .достоверными и в значительной степени новыми.

Положительная оценка достоверности и новизны научных результатов подтверждается тем, что разработанные в диссертации предложения по:

— раскрытию роли первичной информации в системе управления промышленным предприятием;

— изучению особенностей правильной организации первичного учета - как основы достоверности бухгалтерского учета;

— определению основных направлений совершенствования первичного учета на промышленном предприятии;

— изучению возможных подходов к повышению эффективности первичного учета посредством применения вычислительной техники;

— автоматизации первичного учета и переходу к безбумажной форме его организации в целях совершенствования организации бухгалтерского учета в целом, прошли апробацию путем их опубликования в печати, обсуждения на ежегодных научно-практических конференциях, внедрения в практику работы 4 предприятий г.Саратова и применения в учебном процессе на курсах Теории бухгалтерского учета и Финансового учета СГЭА.

Значение полученных результатов для теории и практики. В ходе проведенного диссертационного исследования обобщены и систематизированы достижения российских экономистов в области первичного учета, что позволяет более четко определить сущность первичного учета применительно к современному этапу развития экономики и вычислительной техники, и служит теоретической базой для решения задач по совершенствованию организации первичного учета на промышленном предприятии.

Практическая значимость работы определяется тем, что содержащиеся в ней теоретические выводы и рекомендации прикладного характера могут быть использованы в перспективной и текущей работе по повышению эффективности как первичного учета, так и всего бухгалтерского учета в целом при внедрении автоматизированной обработки учетных данных на промышленных предприятиях, и как следствие, перехода к безбумажной форме бухгалтерского учета.

Внедрение изложенных в работе выводов и предложений позволяет так же повысить оперативность и аналитичность первичной учетной информации, степень ее достоверности, что в свою очередь позволит усилить контроль за объективностью данных' учета и отчетности промышленного предприятия и повысить качественный уровень принимаемых руководством предприятия управленческих решений.

Основные положения диссертации докладывались на научно-практических конференциях: "Проблемы, общественного развития в период становления рыночных отношений" (Саратов, 1996г.); "Социально - экономическое развитие России: проблемы поиски решения" (Саратов, 1997 г.).

По теме диссертационного исследования опубликовано 4 работы объемом 2,1 печатных листа.

СТРУКТУРА РАБОТЫ: Диссертационное исследование состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, включающего 136 наименований. Работа иллюстрирована 3 таблицами, 10 рисунками.

ВО ВВЕДЕНИИ: обоснована актуальность темы, определен объект и методика исследования, рассмотрена степень изученности вопроса, определены цель и основные задачи исследования.

В ПЕРВОЙ ГЛАВЕ "Теория первичного учета и учетной информации": раскрывается роль и место первичной информации и первичного учета в информационном процессе, его структура. Исследованы основные варианты определения понятия количества информации, необходимые для более полного первоначального содержания понятия информации как сведений, сообщений. Понятие и сущность первичной информации и первичного учета рассмотрены преимущественно с позиции раскрытия экономической сути этих вопросов в целях более глубокого и всестороннего понятия первичного учета. Рассмотрены вопросы обеспечения качества первичной учетной информации как одного из основных условий четкого и правильного функционирования систем управления

производством.

ВО ВТОРОЙ ГЛАВЕ "Особенности организации первичного учета": Раскрыты особенности современной организации и стандартизации первичного учета на промышленном предприятии. Изучены стадии документирования, классификация документов по различным признакам. Обоснована необходимость правильной организации первичного учета на промышленных предприятиях в целях обеспечения выполнения требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету. Определена степень

трудоемкости первичного учета на всех стадиях учетного процесса. На основании изучения и анализа основных учетных операций внесены предложения по моделированию первичного учетного процесса для дальнейшего использования в целях разработок более совершенных бухгалтерских программ и внедрения безбумажной формы ведения' первичного учета.

В ТРЕТЬЕЙ ГЛАВЕ "Методологические принципы совершенствования первичного учета в современных условиях": изложены рекомендации по совершенствованию первичного учета путем оптимизации форм первичной документации, их количества и унификации документов, которые сформулированы в основных направлениях по совершенствованию первичного учета. Разработаны основные пути повышения эффективности первичного учета на промышленных предприятиях, снижения его трудоемкости. Обоснована необходимость автоматизации учетного процесса, определены основные проблемы, возникающие при создании первичных документов на машинных носителях и возможные пути их разрешения.

В ЗАКлк)4&НИИ сформулированы основные результаты исследования, выводы и предложения.

ОСНОВНЫЕ ИДЕИ, ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ РАБОТЫ, ВЫНОСИМЫЕ

НА ЗАЩИТУ

Отправным моментом исследования проблем

совершенствования организации первичного учета в диссертации является определения сущности информации и информационных процессов.

С этой целью в работе проанализированы предлагаемые в литературе определения этих понятий. Среди них диссертант предпочтительным и более точным выражением считает, что информация - это отражение факта изменения состояния материального объекта, которое фиксируется при помощи данных, хранится и передается во времени их приемнику с целью дальнейшего использования данных сигналов для управления.

Исходя из этого, автор дает определение первичного учета, как стадии информационного процесса переработки

первичной учетной и начальной информации, на которой срабатывает устройство выдачи (регистрации) информации.

В связи с этим в диссертации подробно рассматривается обратный канал связи, так как в этом канале образуется первичная информация, в том числе и учетная, при этом его организация по наблюдениям диссертанта определяется следующими требованиями: существенностью информации, ее уместности, достоверности, оперативности и ее полнотой потребляемой адресатом (приемником информации).

Проанализировав их, автор полагает, что качество входной первичной информации во многом зависит от качества первичной информации, которое выражается в выполнении всех вышеперечисленных требований.

Рассматривая направления, способствующие повышению качества информации, автор предлагает поиск методов построения программного обеспечения, позволяющих сократить затраты на его сопровождение в процессе эксплуатации и создать программы, легко адаптируемые к условиям непрерывного совершенствования бухгалтерского учета. Так как, по мнению диссертанта, сопровождение программ, разработанных традиционным способами, требует постоянной корректировки и модификации, что служит тормозом совершенствования организации обработки информации.

Исследуя сущность экономической и входящей в ее состав первичной информации, автором определены основные направления устранения недостатков в их организации. Главными из них диссертант считает:

1. Необходимость устранения параллельных потоков информации, получаемой из одних и тех же источников, которые расходятся по многочисленным органам управления, многократно ветвятся.

2. Приведение информация в сопоставимую форму, т.е. должны быть ликвидированы расхождения плановой, отчетной, финансовой и других видов информации.

3. Устранение многократной обработки одних и тех же сведений в разных органах управления в результате разветвленности и запутанности потоков информации.

4. Организацию равномерного продвижения информации, т.к. если на некоторых участках информация продвигается слишком медленно, запаздывает, то она теряет свою актуальность.

5. Ликвидация многообразия документов и других видов данных, которые затрудняют поиск в них необходимой информации, ведет к переработке данных, лишенных информации.

6. Внедрение эффективных средств контроля достоверности информации, ибо сопоставление сведений, полученных через разные каналы, требует огромной предварительной работы по приведению их в единую форму.

7. Создание банков данных коллективного пользования, так как многие органы управления испытывают острую нехватку информации, в то время как эти сведения имеются в других органах.

По мнению диссертанта, особое внимание следует уделить решению вопросов оптимизации составляющих информационного процесса. Таковыми автор считает, во-первых, отбор информационных параметров с учетом поставленных задач исследования, т.е. выделить основные свойства реального объекта из совокупности его признаков и характеристик, чтобы более точно описать объект и создать его модель. Во-вторых, используя отобранную информацию, составляется описание ситуации об объекте, т.е. преобразование информации в форму, удобную для использования (документ, таблица, график). В-третьих, представление их потребителю, при этом средства отображения информации должны обеспечить подачу информации в момент возникновения необходимости принятия правильного решения и контроля за исполнением. В связи с этим, как полагает автор, правильный выбор технических средств преобразования первичной информации и первичного учета в зависимости от характера, структуры, технологии производства и управления позволит повысить эффективность функционирования обратного канала связи и, как следствие, всей информационной системы конкретного объекта.

Действующая организация первичного учета на промышленных предприятиях предполагает многообразие и большой объем данных первичного учета. При этом различные условия их получения и регистрации, большое количество мест их возникновения, с которых поступает исходная первичная информация, значительная сложность процесса заполнения носителей информации и другие особенности создают определенные трудности по проведению работы на первой стадии учетного процесса. Поэтому при проведении исследования, диссертантом особое внимание было уделено основным участкам бухгалтерского учета, отличающимся высокой степенью трудоемкости сбора, регистрации и обработки данных, большим объемом первичной документации, низкой степенью их механизации и автоматизации. Так как именно на этих участках имеется вероятность получения в результате больших затрат труда и времени не достоверных и не пригодных для практического использования в управлении предприятием отчетных данных.

Исследование этой проблемы показало, что точность исходной информации значительно повышается при использовании более передовых и прогрессивных технических средств для подсчета, измерения и регистрации необходимых величин.

Проанализировав техническую оснащенность исследованных предприятий, автором установлено, что даже при наличии условий автоматического восприятия и регистрации первичных данных, обеспечивающих быстрый ввод первичной информации в вычислительную машину и высокую скорость обработки данных, эта возможность не используется в полной мере. В большинстве случаев вычислительные установки обобщают первичную информацию, полученную с помощью ручного труда.

Такая ситуация связана с отсутствием разработок в области моделирования учетного процесса.

В связи с этим, диссертант, рассмотрев перечень учетных задач и их практическое решение на предприятиях с различными технологиями производства, установил, что перечень этих задач идентичен и возможность практического решения при помощи вычислительных машин одинакова, и лишь

объем исходных данных на различных предприятиях различен, так как это зависит от величины и сложности структуры предприятий и других факторов.

На основе этого автор обосновывает возможность разработки модели учетного процесса бухгалтерского учета предприятий, которая явится основой для дальнейших исследований в области учета и машинной обработки информации и более быстрого перехода к безбумажной форме бухгалтерского учета.

Для проведения скорейшей и успешной разработки такой модели диссертант доказывает необходимость пересмотра организации первичного учета и всего бухгалтерского учета в целом с целью устранения "узких" мест и повышения его отдачи для целей управления предприятием. Основными предлагаемыми направлениями разрешения данного вопроса должны стать: рационализация первичной учетной документации; оптимизация их документооборота; усиление значимости требований, предъявляемых к первичному учету; повышение оперативности и аналитичности учета; широкое внедрение автоматизированных форм обработки учетной информации; приведение системы первичного учета в соответствие требованиям, предъявляемым средствами автоматизации учета; и, как следствие, переход к безбумажной форме бухгалтерского учета.

На основании группировки накопленного на предприятиях опыта по рационализации первичной документации, автором предложена методика упрощения схем документооборота документов и обоснована на примере анализа существующей и предлагаемой схемы движения Товарно-транспортной накладной. Благодаря которой ее документооборот становится более рациональным, путем ликвидирования излишних экземпляров, поступающих одному и тому же потребителю информации и дублирующих ее.

В диссертации автором обосновывается необходимость повышения оперативности и аналитичности первичного учета являющимися одной из главных тенденций развития, которое активно воздействует на ход управленческих решений и позволяет наиболее полно использовать данные для повышения

оперативности планирования, контроля и анализа и всестороннего и своевременного освещения деятельности предприятия.

В связи с этим диссертант предлагает определение уровня оперативности учетной информации по следующим формулам:

Уоу = То / Тф х 100%;

Уоб = Тоб / Тф х 100%;

Ур = Тр / Тф х 100%;

Уп = Тпо+Тпз / Тф х 100%,

где:

Уо - общая оперативность получения учетной информации;

Ур - уровень оперативности регистрации информации;

Уоб - оперативность обработки учетной информации;

Уп - уровень оперативности приема и передачи информации;

То - время, необходимое для совершения конкретной хозяйственной операции;

Тр - время, затраченное на регистрацию информации;

Тпо - время, ушедшее на передачу информации, на обработку;

Тоб - время обработки информации;

Тпз - время на передачу информации заинтересованным лицам;

Тф - время, прошедшее с начала операции до получения информации заинтересованным лицом,

при этом Тф=То+Тр+Тпо+Тоб+Тпз.

По мнению, это поможет изучить оперативность учета на различных участках, произвести ее факторный анализ, и как следствие позволит выявить положительные и отрицательные стороны документооборота.

На основе принятых теоретических положений, автор позволяет утверждать, что повышение оперативности и аналитичности первичного учета, усиливает ценность данных для оперативного хозяйственного руководства, обеспечивает целый ряд весьма эффективных, имеющих большое значение результатов: ликвидируется значительная отсталость бухгалтерского учета, создаются условия для организации

повседневного эффективного контроля, сокращаются сроки отчетности и т.д.

На первый взгляд кажется, что любая организация автоматизированного отражения информации значительно повышает его оперативность и аналитичность. Однако, по мнению диссертанта, для каждого предприятия необходимо свое решение, учитывающее его особенности, обеспечение его надлежащей вычислительной техникой и т.д. При этом он делает акцент на общие направления, выявленные при проведении исследования, основными из которых являются следующие:

• сокращение и изъятие из первичных документов постоянных реквизитов и отражение их в памяти ЭВМ;

• сокращение общего объема первичной информации за счет исключения из нее условно постоянной информации;

• использование унифицированных первичных документов;

• замена большинства обычных бумажных первичных документов машинными носителями информации;

• полное обеспечение мест возникновения данных необходимыми средствами сбора, измерения, регистрации, передачи, накапливания и их ввода в вычислительную технику.

Их внедрение вызывает необходимость разработки новой технологии обработки учетных данных, реализующая возможности современной вычислительной техники и устраняющая недостатки, присутствующие в настоящее время.

Решение этих вопросов позволит проектировать и внедрять автоматизированную подсистему учета в отраслях промышленности как интегрированную многоуровневую систему.

Рассматривая вопрос повышения эффективности автоматизации обработки данных бухгалтерского учета, диссертант утверждает, что она должна быть достигнута также за счет создания баз учетных данных, включающих данные оперативного и бухгалтерского учета, а также статистической отчетности и являющихся основным элементом безбумажной технологии. При этом главной особенностью новой

автоматизированной формы учета, связанной с развитием сетей ЭВМ, будет максимальное перемещение хранимой информации в память ЭВМ путем создания информационной базы данных.

Информационная база данных системы испытывает влияние каждого вновь вводимого или убираемого показателя, т.е. постоянно обновляется. Создание такой информационной базы учетных данных, можно считать началом перехода к безбумажной форме учета.

Безбумажная форма первичного учета - это совокупность способов регистрации и накопления учетных данных с применением средств вычислительной техники, обуславливающая сокращение применения регистров на бумажных носителях и дающая возможность получения учетной информации в виде, необходимом для принятия управленческих решений.

При переходе к безбумажной форме бухгалтерского учета в диссертации особое внимание автор уделяет правомерности обращения к базе данных с экрана дисплея сотрудников. По его мнению, защита от несанкционированного доступа должна вестись в нескольких аспектах: оборудования; информации; средств матобеспечения; задач абонентов; сведений о вычислительной обстановке; функционирования системы.

Уровень важности отдельных аспектов защиты при этом будет колебаться в зависимости от конкретной обстановки и характера использования базы учетных данных. Для этого в работе предлагается разработка определенных кодов-паролей пользователей, которые будут отражаться на созданном ЭВМ первичном документе.

Рассматривая проблему внедрения безбумажной формы бухгалтерского учета, автор отмечает следующие перспективы в его развитии:

• сокращение применения учетных регистров на бумажных носителях;

• создание единой информационной базы учетных данных;

• увеличение скорости и снижение трудоемкости на стадиях сбора и регистрации первичной учетной информации;

• хранение информации в памяти ЭВМ, что способствует повышению оперативности использования учетных данных;

• возможность воспроизведения любого документа на бумаге;

• защиту от несанкционированного доступа к информации предприятия;

• сокращение доли ручного труда учетных работников;

• значительное снижение трудоемкости учетного процесса.

Доступность информации, хранимой в ЭВМ, и возможность оперативного проведения любых расчетов с использованием архивных данных окажет непосредственное влияние на усиление ритмичности производства и контроля за учетом выработки, брака, материальных ценностей, готовой продукции.

При организации первичного учета на предприятии следует помнить, что это весьма трудоемкий процесс, поэтому проблема его упрощения и совершенствования актуальна и, как показывает практика, сложная и длительная по времени. Решение ее зависит от специалистов многих служб предприятия. При этом если не будет создана система организации первичного учета на предприятии, вряд ли будет эффективна работа системы управления в целом.

Перечень опубликованных работ

1. Первичный учет на промышленном предприятии // Проблемы общественного развития в период становления рыночных отношений: Тез. докл. научно - практической конференции. Саратов: Изд. центр СГЭА - 1996. - 0.6 п.л.;

2. Первичный учет и повышение его эффективности в современных условиях // Социально - экономическое развитие России: проблемы, поиски, решения: Тез. докл. по итогам научно - исследовательской работы академии в 1996 году. -Саратов: Изд.центр СГЭА, 1997. - 0.5 п.л.;

3. Совершенствование организации первичного учета на промышленном предприятии. - Саратов: Изд.центр СГЭА, 1998. - 0.5 п.л.;

4. Моделирование первичного учетного процесса. Сборник научных работ по итогам НИР академии в 1997 году Саратов: Изд.центр СГЭА, 1998. - 0.5 п.л..

Подписано в печать 27.05.98. Формат 60xS0 /1Ь

Бумага типогр. №1 Печать RISO Уч. - изд.л.1,25 п.л

Заказ И6 Тираж 100 экз.

410760, Саратов, ул. Радищева, 89. Издат. центр СГЭА

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Амиров, Алексей Камильевич

ВВЕДЕНИЕ.

ГЛАВА 1. ТЕОРИЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА И УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ.

1.1. Первичная информация и первичный учет.

1.2. Качество первичной учетной информации.

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА.

2.1. Организация и стандартизация первичного учета..

2.2. Организация первичного учета в современных условиях.

2.3. Трудоемкость первичного учета. 92 '

2.4. Моделирование и анализ первичного учетного процесса.

ГЛАВА 3. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ПРИНЦИПЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА НА ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ.

3.1. Совершенствование первичного учета на современном этапе

3.2. Пути повышения эффективности первичного учета на промышленном предприятии.

3.3. Автоматизация первичного учета.

3.4. Переход к безбумажной форме бухгалтерского учета как один из путей совершенствования первичного учета.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Пути совершенствования организации первичного учета в производственной сфере"

Совершенствование системы управления неразрывно связано с совершенствованием бухгалтерского учета, который позволяет контролировать и анализировать выполнение производственной программы предприятия, дает своевременную, достоверную и объективную информацию, необходимую для подготовки и принятия соответствующих управленческих решений. Следовательно, информация, исходящая из системы бухгалтерского учета, должна быть качественной, т.е. объективной, достоверной, своевременной, содержать минимальное количество показателей, но максимально удовлетворять запросы различных служб предприятия.

Системность и стройность бухгалтерского учета выделяют его среди других видов учета. Именно бухгалтерский учет, построенный на данных первичного учета, отражает и накапливает всестороннюю аналитическую и синтетическую информацию о состоянии и движении хозяйственных средств и источников их формирования, о финансовом положении предприятия, необходимую для непрерывного осуществления контрольных функций в управлении, для выработки оптимальных планов экономического развития, подготовки и принятия решений на всех участках и уровнях управления.

В связи с этим особое внимание должно быть уделено правильной организации и дальнейшему совершенствованию первичного учета, которое нашло свое отражение в Программе реформирования бухгалтерского учета в России и в частности в Постановлении Правительства Российской

Федерации " О первичных учетных документах" N 835 от 08 июля 1997 года. Совершенствование первичного учета не возможно без его правильной организации, поэтому необходимо в первую очередь определить понятие информации, первичной учетной информации, первичного учета с научной точки зрения. Этот вопрос неоднократно поднимался в экономической литературе и работах Ю.А.Ратмирова, С.И.Волкова, АДШеремета, А.Ш.Маргулиса, З.В.Кирьяновой, НАБортника и других авторов. Вместе с тем изучение литературы и практического опыта показывает, что к настоящему времени нет полного и однозначного определения этих понятий. Практически не исследуются пути повышения эффективности первичного учета на промышленных предприятиях, хотя многие теоретические и методические вопросы их выявления получили достаточное освещение в работах многих авторов.

С расширением сферы применения в последнее время электронно-вычислительных машин с целью автоматизации бухгалтерского учета и повышения производительности труда учетных работников также требуется разработка методологических основ организации первичного учета с дальнейшей возможностью перехода к новой модификации автоматизированной формы учета - безбумажной.

Недостаточная разработанность теоретических сторон вышеназванных и других проблем обусловили актуальность, цели и задачи диссертационного исследования.

На каждом предприятии ежедневно совершаются тысячи производственных и хозяйственных операций, и каждая из них находит свое первичное отражение в документе. Количество бухгалтерских документов непрерывно возрастает. Это обусловлено увеличением масштабов производства, расширением номенклатуры производимой продукции, усложнением функций управления с развитием хозяйственных связей. Кроме того, документация часто создается стихийно, и это приводит к необоснованному разнообразию форм, приводящему к нерациональности труда работников учета.

Совершенствование процессов документирования хозяйственных операций и упорядочение документооборота -одна из основ рациональной организации труда не только бухгалтеров, но и значительной части инженерно-технических и управленческих работников. Выход из сложившегося несоответствия между продолжающими нарастать потоками управленческой информации и возможностями ее восприятия и переработки видится в автоматизированном восприятии трудоемких процессов управления.

Однако автоматизация не решит проблему документирования, если на предприятии не совершенствуются содержание и структура документов, не регулируются процессы их возникновения и не упорядочивается документооборот.

НАИБОЛЕЕ СУЩЕСТВЕННЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ, ПОЛУЧЕННЫЕ ЛИЧНО СОИСКАТЕЛЕМ

- рассмотрены и уточнены вопросы сущности первичной информации, объекта и места первичного учета в системе информационного обеспечения предприятия, необходимые для правильной организации первичного учета на предприятии и выбора технических средств преобразования учетных данных;

- проведена классификация экономической информации предприятия;

- определены пути, устранения недостатков в организации экономической и входящей в ее состав первичной информации;

- внесены предложения по моделированию первичного учета;

- даны рекомендации по рационализации первичного учета путем совершенствования форм первичной документации, их вариантности;

- определены пути повышения эффективности первичного учета;

- изучены особенности автоматизации первичного учета и ее широкого внедрения на промышленных предприятиях;

- рассмотрены основные проблемы перехода к безбумажной форме организации первичного учета и пути их решения.

ОЦЕНКА ДОСТОВЕРНОСТИ И НОВИЗНЫ НАУЧНЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, ПОЛУЧЕННЫХ ЛИЧНО СОИСКАТЕЛЕМ

Полученные соискателем научные результаты являются достоверными и в значительной степени новыми.

Положительная оценка достоверности и новизны научных результатов подтверждается тем, что разработанные в диссертации предложения по:

- раскрытию роли первичной информации в системе управления промышленным предприятием;

- изучению особенностей правильной организации первичного учета - как основы достоверности бухгалтерского учета;

- определению основных направлений совершенствования первичного учета на промышленном предприятии;

- изучению возможных подходов к повышению эффективности первичного учета посредством применения вычислительной техники;

- - автоматизации первичного учета и переходу к безбумажной форме его организации в целях совершенствования организации бухгалтерского учета в целом, прошли апробацию путем их опубликования в печати, обсуждения на ряде научно-практических конференций, внедрения в практику работы 4-х предприятий и применения в учебном процессе на курсах Теории бухгалтерского учета и Финансового учета Саратовской государственной экономической академии.

ЗНАЧЕНИЕ ПОЛУЧЕННЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ ДЛЯ ТЕОРИИ И ПРАКТИКИ

В ходе проведенного диссертационного исследования обобщены и систематизированы достижения российских экономистов в области первичного учета, что позволяет более четко определить сущность первичного учета применительно к современному этапу развития экономики и вычислительной техники, и служит теоретической базой для решения задач по совершенствованию организации первичного учета на промышленном предприятии.

Практическая значимость работы определяется тем, что содержащиеся в ней теоретические выводы и рекомендации прикладного характера могут быть использованы в перспективной и текущей работе по повышению эффективности, как первичного учета, так и всего бухгалтерского учета в целом при внедрении автоматизированной обработки учетных данных на промышленных предприятиях и, как следствие, перехода к безбумажной форме бухгалтерского учета.

Внедрение изложенных в работе выводов и предложений позволяет также повысить оперативность и аналитичность первичной учетной информации, степень ее достоверности, что в свою очередь позволит усилить контроль за объективностью данных учета и отчетности промышленного предприятия и повысить качественный уровень принимаемых руководством предприятия управленческих решений.

Основные положения диссертации докладывались на научно-практических конференциях: "Проблемы общественного развития в период становления рыночных отношений" (Саратов, 1996г.); "Социально - экономическое развитие России: проблемы поиски решения" (Саратов, 1997 г.).

По теме диссертационного исследования опубликовано 4 работы объемом 2,1 печатных листа.

Диссертация: заключение по теме "Бухгалтерский учет, статистика", Амиров, Алексей Камильевич

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Отправным моментом исследования проблем совершенствования организации первичного учета в диссертации является определения сущности информации и информационных процессов.

С этой целью в работе проанализированы предлагаемые в литературе определения этих понятий. Среди них диссертант предпочтительным и более точным выражением считает, что информация - это отражение факта изменения состояния материального объекта, которое фиксируется при помощи данных, хранится и передается во времени их приемнику с целью дальнейшего использования данных сигналов для управления.

Исходя из этого, автор дает определение первичного учета, как стадии информационного процесса переработки первичной учетной и начальной информации, на которой срабатывает устройство выдачи (регистрации) информации.

В связи с этим в диссертации подробно рассматривается обратный канал связи, так как в этом канале образуется первичная информация, в том числе и учетная, при этом его организация по наблюдениям диссертанта определяется следующими требованиями: существенностью информации, ее уместности, достоверности, оперативности и ее полнотой потребляемой адресатом (приемником информации). Проанализировав их, автор полагает, что качество входной первичной информации во многом зависит от качества первичной информации, которое выражается в выполнении всех вышеперечисленных требований.

Рассматривая направления, способствующие повышению качества информации, автор предлагает поиск методов построения программного обеспечения, позволяющих сократить затраты на его сопровождение в процессе эксплуатации и создать программы, легко адаптируемые к условиям непрерывного совершенствования бухгалтерского учета. Так как, по мнению диссертанта, сопровождение программ, разработанных традиционным способами, требует постоянной корректировки и модификации, что служит тормозом совершенствования организации обработки информации.

Исследуя сущность экономической и входящей в ее состав первичной информации, автором определены основные направления устранения недостатков в их организации. Главными из них диссертант считает:

1. Необходимость устранения параллельных потоков информации, получаемой из одних и тех же источников, которые расходятся по многочисленным органам управления, многократно ветвятся.

2. Приведение информация в сопоставимую форму, т.е. должны быть ликвидированы расхождения плановой, отчетной, финансовой и других видов информации.

3. Устранение многократной обработки одних и тех же сведений в разных органах управления в результате разветвленное™ и запутанности потоков информации.

4. Организацию равномерного продвижения информации, т.к. если на некоторых участках информация продвигается слишком медленно, запаздывает, то она теряет свою актуальность.

5. Ликвидация многообразия документов и других видов данных, которые затрудняют поиск в них необходимой информации, ведет к переработке данных, лишенных информации.

6. Внедрение эффективных средств контроля достоверности информации, ибо сопоставление сведений, полученных через разные каналы, требует огромной предварительной работы по приведению их в единую форму.

7. Создание банков данных коллективного пользования, так как многие органы управления испытывают острую нехватку информации, в то время как эти сведения имеются в других органах.

По мнению диссертанта, особое внимание следует уделить решению вопросов оптимизации составляющих информационного процесса. Таковыми автор считает, во-первых, отбор информационных параметров с учетом поставленных задач исследования, т.е. выделить основные свойства реального объекта из совокупности его признаков и характеристик, чтобы более точно описать объект и создать его модель. Во-вторых, используя отобранную информацию, составляется описание ситуации об объекте, т.е. преобразование информации в форму, удобную для использования (документ, таблица, график). В-третьих, представление ее потребителю, при этом средства отображения информации должны обеспечить подачу информации в момент возникновения необходимости принятия правильного решения и контроля за исполнением. В связи с этим, как полагает автор, правильный выбор технических средств преобразования первичной информации и первичного учета в зависимости от характера, структуры, технологии производства и управления позволит повысить эффективность функционирования обратного канала связи и, как следствие, всей информационной системы конкретного объекта.

Действующая организация первичного учета на промышленных предприятиях предполагает многообразие и большой объем данных первичного учета. При этом различные условия их получения и регистрации, большое количество мест их возникновения, с которых поступает исходная первичная информация, значительная сложность процесса заполнения носителей информации и другие особенности создают определенные трудности по проведению работы на первой стадии учетного процесса. Поэтому при проведении исследования диссертантом особое внимание было уделено основным участкам бухгалтерского учета, отличающимся высокой степенью трудоемкости сбора, регистрации и обработки данных, большим объемом первичной документации, низкой степенью их механизации и автоматизации. Так как именно на этих участках имеется вероятность получения в результате больших затрат труда и времени не достоверных и не пригодных для практического использования в управлении предприятием отчетных данных.

Исследование этой проблемы показало, что точность исходной информации значительно повышается при использовании более передовых и прогрессивных технических средств для подсчета, измерения и регистрации необходимых величин.

Проанализировав техническую оснащенность исследованных предприятий, автором установлено, что даже при наличии условий автоматического восприятия и регистрации первичных данных, обеспечивающих быстрый ввод первичной информации в вычислительную машину и высокую скорость обработки данных, эта возможность не используется в полной мере. В большинстве случаев вычислительные установки обобщают первичную информацию, полученную с помощью ручного труда.

Такая ситуация связана с отсутствием разработок в области моделирования учетного процесса.

В связи с этим, диссертант, рассмотрев перечень учетных задач и их практическое решение на предприятиях с различными технологиями производства, установил, что перечень этих задач идентичен и возможность практического решения при помощи вычислительных машин одинакова, и лишь объем исходных данных на различных предприятиях различен, так как это зависит от величины и сложности структуры предприятий и других факторов.

На основе этого автор обосновывает возможность разработки модели учетного процесса бухгалтерского учета предприятий, которая явится основой для дальнейших исследований в области учета и машинной обработки информации и более быстрого перехода к безбумажной форме бухгалтерского учета.

Для проведения скорейшей и успешной разработки такой модели диссертант доказывает необходимость пересмотра организации первичного учета и всего бухгалтерского учета в целом для выявления и устранения "узких" мест и повышения его отдачи для целей управления предприятием. Основными предлагаемыми направлениями разрешения данного вопроса должны стать: рационализация первичной учетной документации; оптимизация их документооборота; усиление значимости требований, предъявляемых к первичному учету; повышение оперативности и аналитичности учета; широкое внедрение автоматизированных форм обработки учетной информации; приведение системы первичного учета в соответствие требованиям, предъявляемым средствами автоматизации учета; и, как следствие, переход к безбумажной форме бухгалтерского учета.

На основании группировки накопленного на предприятиях опыта по рационализации первичной документации, автором предложена методика упрощения схем документооборота документов и обоснована на примере анализа существующей и предлагаемой схемы движения Товарно-транспортной накладной. При внедрении последней документооборот становится более рациональным, путем ликвидирования излишних экземпляров, поступающих одному и тому же потребителю информации и дублирующих ее.

В диссертации автором обосновывается необходимость повышения оперативности и аналитичности первичного учета являющимися одной из главных тенденций развития, активно воздействующих на ход управленческих решений и позволяет наиболее полно использовать данные для повышения оперативности планирования, контроля и анализа и всестороннего и своевременного освещения деятельности предприятия.

В связи с этим диссертант предлагает определение уровня оперативности учетной информации по следующим формулам:

Уоу = То / Тф х 100%;

Уоб = Тоб / Тф х 100%;

Ур = Тр / Тф х 100%;

Уп = Тпо+Тпз I Тф х 100%, где:

Уо - общая оперативность получения учетной информации;

Ур - уровень оперативности регистрации информации;

Уоб - оперативность обработки учетной информации;

Уп - уровень оперативности приема и передачи информации;

То - время, необходимое для совершения конкретной хозяйственной операции;

Тр - время, затраченное на регистрацию информации;

Тпо - время, ушедшее на передачу информации, на обработку;

Тоб - время обработки информации;

Тпз - время на передачу информации заинтересованным лицам;

Тф - время, прошедшее с начала операции до получения информации заинтересованным лицом, при этом Тф=То+Тр+Тпо+Тоб+Тпз.

По мнению, это поможет изучить оперативность учета на различных участках, произвести ее факторный анализ, и как следствие позволит выявить положительные и отрицательные стороны документооборота.

На основе принятых теоретических положений, автор позволяет утверждать, что повышение оперативности и аналитичности первичного учета, усиливает ценность данных для оперативного хозяйственного руководства, обеспечивает целый ряд весьма эффективных, имеющих большое значение результатов: ликвидируется значительная отсталость бухгалтерского учета, создаются условия для организации повседневного эффективного контроля, сокращаются сроки отчетности и т.д.

На первый взгляд кажется, что любая организация автоматизированного отражения информации значительно повышает его оперативность и аналитичность. Однако, по мнению диссертанта, для каждого предприятия необходимо свое решение, учитывающее его особенности, обеспечение его надлежащей вычислительной техникой и т.д. При этом он делает акцент на общие направления, выявленные при проведении исследования, основными из которых являются следующие: сокращение и изъятие из первичных документов постоянных реквизитов и отражение их в памяти ЭВМ; сокращение общего объема первичной информации за счет исключения из нее условно - постоянной информации; использование унифицированных первичных документов; замена большинства обычных бумажных первичных документов машинными носителями информации; полное обеспечение мест возникновения данных необходимыми средствами сбора, измерения, регистрации, передачи, накапливания и их ввода в вычислительную технику.

Их внедрение вызывает необходимость разработки новой технологии обработки учетных данных, реализующая возможности современной вычислительной техники и устраняющая недостатки, присутствующие в настоящее время.

Решение этих вопросов позволит проектировать и внедрять автоматизированную подсистему учета в отраслях промышленности как интегрированную многоуровневую систему.

Рассматривая вопрос повышения эффективности автоматизации обработки данных бухгалтерского учета, диссертант утверждает, что она должна быть достигнута также за счет создания баз учетных данных, включающих данные оперативного и бухгалтерского учета, а также статистической отчетности и являющихся основным элементом безбумажной технологии. При этом главной особенностью новой автоматизированной формы учета, связанной с развитием сетей ЭВМ, будет максимальное перемещение хранимой информации в память ЭВМ путем создания информационной базы данных.

Информационная база данных системы испытывает влияние каждого вновь вводимого или убираемого показателя, т.е. постоянно обновляется. Создание такой информационной базы учетных данных, можно считать началом перехода к безбумажной форме учета.

Безбумажная форма первичного учета - это совокупность способов регистрации и накопления учетных данных с применением средств вычислительной техники, обуславливающая сокращение применения регистров на бумажных носителях и дающая возможность получения учетной информации в виде, необходимом для принятия управленческих решений.

При переходе к безбумажной форме бухгалтерского учета в диссертации особое внимание автор уделяет правомерности обращения к базе данных с экрана дисплея сотрудников. По его мнению, защита от несанкционированного доступа должна вестись в нескольких аспектах: оборудования; информации; средств матобеспечения; задач абонентов; сведений о вычислительной обстановке; функционирования системы.

Уровень важности отдельных аспектов защиты при этом будет колебаться в зависимости от конкретной обстановки и характера использования базы учетных данных. Для этого в работе предлагается разработка определенных кодов-паролей пользователей, которые будут отражаться на созданном ЭВМ первичном документе.

Рассматривая проблему внедрения безбумажной формы бухгалтерского учета, автор отмечает следующие перспективы в его развитии: сокращение применения учетных регистров на бумажных носителях; создание единой информационной базы учетных данных; увеличение скорости и снижение трудоемкости на стадиях сбора и регистрации первичной учетной информации; хранение информации в памяти ЭВМ, что способствует повышению оперативности использования учетных данных; возможность воспроизведения любого документа на бумаге; защиту от несанкционированного доступа к информации предприятия; сокращение доли ручного труда учетных работников; значительное снижение трудоемкости учетного процесса.

Доступность информации, хранимой в ЭВМ, и возможность оперативного проведения любых расчетов с использованием архивных данных окажет непосредственное влияние на усиление ритмичности производства и контроля за учетом выработки, брака, материальных ценностей, готовой продукции.

При организации первичного учета на предприятии следует помнить, что это весьма трудоемкий процесс, поэтому проблема его упрощения и совершенствования актуальна и, как показывает практика, сложная и длительная по времени. Решение ее зависит от специалистов многих служб предприятия. При этом если не будет создана система организации первичного учета на предприятии, вряд ли будет эффективна работа системы управления в целом.