Развитие системы управления проектами с учетом стратегии организации тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Развитие системы управления проектами с учетом стратегии организации"

На правах рукописи

Капитонов Александр Владимирович

Развитие системы управления проектами с учетом стратегии организации

08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством

специализация - управление инновациями и инвестиционной деятельностью

Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва - 2005

Работа выполнена на кафедре управления проектом Государственного университете управления

Научный руководитель

Д.Э.Н., профессор Разу М.Л.

Официальные оппоненты:

Д.Э.Н., профессор Латфуллин Г.Р.

к.э.н. , Рязанов A.B.

Ведущая организация Ассоциация управления проектами «СОВНЕТГ»

Защита состоится ¿3 ноября 2005 г. в 13>00 на заседании диссертационного совета Д 212.049.04 Государственного университета управления по адресу: 109542, Москва, Рязанский проспект, дом 99, аудитория А-422.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственного университета управления.

Автореферат разослан 4 9 октября 2005 г.

Ученый секретарь диссертационного совета, доктор экономических наук профессор

Воронин М И

¿ЦК Я

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность исследования. Принимая во внимание современное развитие методологии управления проектами, становится очевидным, что управление проектами используется уже не в каких-либо исключительных случаях, а, напротив, все чаще становится стандартным способом управления организацией. Все больше работ в организациях выполняется как проекты, в том числе в области стратегического управления организацией.

В мире управления проектами уделяют пристальное внимание вопросам стратегического управления проектами организаций (управление проектами с учетом стратегии организации). В тоже время проектный подход выполнения стратегических задач организации набирает все больше сторонников и уже в скором времени возникнет острая необходимость развивать систему управления проектами, которая должна обеспечить реализацию стратегии организации, применяя методологию управления проектами в рамках целостной, но динамичной системы. Динамичность системы управления проектом наглядно подтверждается постоянно меняющимся окружением организаций. Тем самым динамичность системы управления проектами обуславливает необходимость выработки методических основ развития данной системы с учетом стратегии организации.

Сегодня на практике еще не выработана и не опробована методика, позволяющая осуществлять развитие системы управления проектами с учетом стратегии организации, тем самым хрупкая связь между используемыми решениями в области управления проектами в организации и стратегией организации не дает уверенности, что результаты проектов, в том числе имеющих стратегический характер для организации, будут отвечать изменившимся условиям, даже если к ним будет применяться системный подход. Отсутствие путей решения поставленной проблемы является причиной того, что организации не могут в полной мере контролировать и управлять проектами реализации избранной ими стратегии. Стоит заметить, что одного контроля недостаточно. Важно знать когда, где и что необходимо предпринять, чтобы существующая система управления проектами обеспечивала качественное решение поставленных перед проектом стратегических задач организации. А для этого необходимо:

- точно реагировать на изменение ситуации в окружающей среде, обладать современной программно-технической поддержкой;

- надлежащим образом организовать и эффективно стимулировать команду проекта к достижению поставленных стратегических целей;

- иметь критерии оценки достижения этих целей.

Система управления проектами организации должна сочетать в себе все необходимые критерии, так как именно она является инструментом оперативного управления проектами, который позволяет связать стратегические цели организации с процессами управления проектами, а также осуществлять контроль соблюдения стратегии организации в рамках реализуемых проектов. ---

ГОС. НАЦИОНАЛЬНАЯ ' БИБЛИОТЕКА

Основой разработки диссертационного исследования послужили научные труды как отечественных, так и зарубежных авторов. Среди них следует отметить работы Разу М.Л., Воропаева В.И., Гальпериной З.М., Шапиро В.Д., среди зарубежных авторов - К. Грея, Э. Ларсона, Г. Дитхелма, X. Решке, X. Шелле.

Цель диссертационного исследования состоит в том, чтобы разработать методические рекомендации, способные обеспечить на практике эффективное развитие системы управления проектами с учетом стратегии организации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить существующие разработки в области управления проектами и дать определение термина "система управления проектом";

- проанализировать вопросы развития системы управления проектами в организации;

- обобщить особенности развития системы управления проектами с учетом стратегии организации;

- разработать модель развития системы управления проектами с учетом стратегии организации;

- сформулировать методические рекомендации развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

Предметом исследования являются модели и методы управления проектами.

Объектом исследования является система управления проектом как часть единой системы управления организацией.

Научная новизна диссертации определяется результатами полученными в ходе данного исследования состоят в следующем:

- обобщены методические подходы к развитию системы управления проектами с учетом стратегии организации;

- разработана модель развития системы управления проектами с учетом стратегии организации;

- подготовлены методические рекомендации по управлению развитием системы проектного менеджмента с учетом выработанной стратегии организации;

- разработаны организационные положения по управлению реализацией проекта развития системы управления проектами, организации.

Практическая значимость исследования состоит в том, что его основные положения доведены до конкретных методических рекомендаций и могут быть использованы при разработке и развитии систем управления проектами в организациях различного типа. Разработанные методические положения позволяют на практике реализовать концепцию постоянного развития системы управления проектами с учетом стратегии организации, отталкиваясь от оценки текущего состояния и разработки программы действий, направленных на ее развитие в будущем.

Достоверность результатов исследования обуславливается соблюдением положений общей теории управления организации, стратегического

менеджмента и теории управления проектами. Полученные результаты доложены и одобрены на научно-практических конференциях посвященным актуальным проблемам управления в 2002-2004 гт. в Государственном университете управлении в г. Москве. Результаты проведенных исследований изложены в трех работах опубликованных в сборниках научных работ Государственного университета управления общим объемом 1,2 п. л.

Предлагаемая диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, приложения и списка научной литературы, использованной при проведении исследования.

2. ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Во введении определяется актуальность, цели, задачи, предмет и объект исследования, а также логическая последовательность его проведения.

В первой главе, исходя из поставленной цели диссертационной работы, автору, прежде всего, потребовалось оценить существующие знания о развитии системы управления проектами в организации. Система управления проектами должна пронизывать организацию в целом, а не только ее программно-технических комплекс. Поэтому при развитии системы управления проектами необходимо, чтобы процессы управления проектами и процессы управления организацией были полностью согласованны. Систему управления проектами необходимо не просто развивать, но делать это на качественно более высоком уровне, принимая во внимание стратегию организации. Именно это позволит достичь результатов во всех проектах и одновременно реализовать миссию организации в установленные сроки и в пределах определенных бюджетом средств,

В работе представлены основные вопросы интеграции стратегии и организации управления проектами. Развитие системы управления проектами с учетом стратегии организации может быть полезным как проектно-ориентированным организациям, для которых проекты являются основной формой извлечения прибыли, так и любым другим организациям, уделяющим большое внимание разработке новых продуктов, реорганизации и другим формам совершенствования бизнеса. Представления о положительных изменениях, обещаемые развитием системы управления проектами, перечислены в таблице 1. Управление проектами как метод достижения стратегических целей начинает применяться в различных областях деятельности. Экономическая действительность предъявляет высокие требования к способностям организации быстро, адекватно и с минимальными затратами реагировать на изменения окружающей среды.

В процессе развития системы управления проектами на ее пути могут быть выделены различные стадии. Также разработаны различные инструменты для оценки, определения насколько продвинулась организация в своем стремлении достичь результата.

В качестве основы модели стратегического управления проектами (цели рассматриваемого развития системы управления проектами с учетом стратегии

Таблица 1. Представления о выгодах проектного подхода

Предмет оценки Заблуждение Современный взгляд

Стоимость управления проектами Управление проектами требует большего числа людей и увеличивает расходы в целом. Управление проектами позволяет уменьшить стоимость операций за счет выполнения большего объема работ за меньшее время и за счет меньших требований к ресурсам без какого-либо отрицательного влияния на качество.

Эффективность функционирования организации В силу требований отчетности перед несколькими руководителями управление проектами будет создавать организационную нестабильность и увеличивать вероятность возникновения конфликтов Управление проектами делает работу организации более эффективной и производительной благодаря выработке лучших поведенческих принципов (моделей) в организации

Контакт с потребителем Управление проектами - это заблуждение и миф, и на самом деле никакой выгоды потребителю не несет Управление проектами позволяет организации устанавливать более близкие рабочие отношения с потребителями

Применимость Управление проектами - это дисциплина, применяемая только к большим долгосрочным проектам в таких отраслях, как аэрокосмические исследования, оборона, строительство Применение принципов управления проектами обеспечивает выигрыш практически всем проектам во всех отраслях

Качество Управление проектами увеличит вероятность возникновения проблем с качеством Управление проектами повысит качество поставляемых продуктов и услуг

Конкурентоспособность Стоимость управления проектами может сделать организацию неконкурентоспособной Управление проеюами позволяет расширить бизнес (и часто улучшить репутацию)

организации) можно предложить четыре основные составляющие (проекции) -финансы, маркетинг, внутренние бизнес-процессы, обучение и рост. Совместив их с элементами модели управления проектами, в том числе: предметной областью, временными параметрами, стоимостными характеристиками, качественными показателями, командным фактором, рисками, система будет основываться на комплексном подходе к оценке активов организации как базиса управления проектами.

Каждый проект должен соответствовать стратегическому плану организации, который создается для удовлетворения будущих потребностей ее клиентов. Обеспечение прочной связи стратегического плана и проекта - весьма кропотливая работа, требующая большого постоянного внимания руководителей высшего состава и среднего уровня. Чем больше и разнообразнее организация, тем труднее создать и поддерживать прочную связь. Для этого требуется система единых критериев и метод для оценки и 01 бора проектов, которые поддерживают основные стратегии и цели. Единая система определения приоритетности проектов, определяющая проекты по степени их содействия стратегическому плану, значительно облегчит обеспечение связи стратегического планирования и управления проектами организации (таблица 2).

Таблица 2. Оценка проектов согласно принятым критериям

Критерии Срочность 20% объема Уменьшает Улучшает 1Ю1 Общая

оценки продаж от дефекты лояльность более оценка

новых мене, чем на клиенюв 20%

продуктов 1%

Весы 2,0 2,5 1,0 1,0 3,0

критерия

Проект 1 2 6 0 6 5 19

Проект 2 2 0 0 5 1 8

Проект 3 2 0 2 2 5 11

Необходимо иметь критерии, которые поддерживают стратегическое направление и которые признают и используют все топ-менеджеры организации. Основой успеха проектов является тщательная разработка критериев приоритетного отбора проектов. Как минимум, тщательно отобранные критерии будут способствовать следующему:

- сосредоточению внимания всех заинтересованных лиц на ключевой стратегии организации;

- согласию относительно того, какие проекты имеют наивысший приоритет;

- более эффективному планированию использования ресурсов организации;

- формированию портфеля проектов, которые минимизируют риск при имеющемся капитале. Обеспечению открытости процесса отбора проектов;

- обеспечению механизма контроля изменений через критерии отбора.

Отсутствие таких критериев отбора проектов приводит к

нерациональному использованию организационных ресурсов. При развитии системы управления проектами, необходимо помнить, что сама систем разделяется на две основные материальные составляющие:

- стандарт управления проектами;

- программно-технический комплекс поддержи.

Каждая из этих составляющих требует отдельного внимания при разработке проекта по развитию системы управления проектами с учетом стратегии организации. Поэтому говорить о том, что система управления проектами развита в организации согласно стратегии, можно только после того, как оба этих элемента будут адаптированы к стратегии практически.

Система управления проектом, являясь сложной системой, в свою очередь, сама представляет собой компонент более крупной системы - системы управления организацией, являющейся ее окружающей средой. Систему управления проектами можно представить состоящей из функциональных стратегических подсистем (проекций) и функциональных проектных подсистем (рис. 1), имеющих показатели характеризующие их (таблица 3).

а а Р Содержание проекта

и о

Сроки

и Й Стоимость

5 V а Качество

и Я И Персонал

А § Я Коммуникации

к 5 к Риски

е Контракты

Функциональные стратегические подсистемы (проекции)

Финансы Маркетинг Оперативное Обучение и

управление развитие

......."О"..... .......<?......- .......<?"-- .......9

......--о-..... .......-0------- ( ....... .......6 «

.......... .......<?....... -"-"<?...... •

-------Ч>..... .......0....... -------о...... .......0

--------0-..... .......0....... .......-0...... .......0

--------а..... .......-0....... .......0...... .......0

.......-а..... -------0.....- ....... .......6

----б..... .......-0....... .......0...... .......6

Рис. 1. Состав системы управления проектами с учетом стратегии организации

Таблица 3. Общие показатели стратегических подсистем

Функциональные стратегические подсистемы (проекции) Общий показатель

Финансы Рентабельность инвестиций и добавленная стоимость.

Маркетинг Удовлетворение потребностей клиентов, сохранение клиентской базы и доли рынка.

Оперативное управление Качество, сроки, стоимость выполнения процессов.

Обучение и ратей гие Удовлетворенность персонала и наличие информационных систем.

В диссертации подробно рассматривается состав системы управления проектами с учетом стратегии организации. Уточняются содержание функциональных подсистем. Функциональные проектные подсистемы отвечают за надлежащее управление выполнением задач в рамках достижения стратегический цели организации, тем самым, обеспечивая проектный подход в реализации стратегии организации. Функциональные стратегические подсистемы (проекции) обеспечивают выполнение организацией в рамках проекта ее непосредственных функциональных стратегии, зафиксированных в ее миссии и целях.

Вторая глава диссертации посвящена особенностям развития системы управления проектами с учетом стратегии организации. Основными вопросами второй главы являются: взаимосвязь стратегии и управления проектами, осуществляемых организацией, организация и роли участников проекта развития системы управления проектами с учетом стратегии организации, общая схема разработки проекта развития системы управления проектами с учетом стратегии организации и вопросы планирования ресурсов в проекте с учетом стратегии организации.

Очевидно, что стратегия организации осуществляется за счет проектов и что проекты формируют основу стратегии (рис. 2). Для случая, когда проекты возникают на основе стратегии организации, верна приведенная далее схема

Рис. 3. Стратегическое планирование и управление проектами

При осуществления проекта развития систем управления проектами с учетом стратегии организации в организации должны быть выделены три группы-уровня управления проектом развития системы:

- высший - топ-менеджиент (дирекция: Генеральный директор и Совет директоров);

- средний - руководитель проекта;

- основной - заместители руководителя проекта, руководители рабочих групп проекта.

Для эффективного осуществления работы системы управления проектом с учетом стратегии организации необходима поставленная топ-менеджментом организации цель, которая включала бы в себя упоминание о показателях и конкретных задач ставящихся пред проектами (таблица 4).

Необходимо помнить, что при эффективном использовании ресурсов нужно иметь инструмент определения проектов входящих в стратегию организации. Это можно выполнить при помощи метода портфельного анализа, который ориентирован на то, чтобы в отношении различных характеристик сделать проекты прозрачными в рамках организации. Эти характеристики могут относиться, например к экономическим критериям. В форме матрицы

отображаются два признака (рис. 4). При этом портфель проектов может выглядеть следующим образом (рис. 5).

Таблица 4. Пример перехода от целей к задачам в рамках функциональной стратегической проекции системы управления проектами

Функциональные стратегические подсистемы (проекции)

Цели

Показатели

Задачи

Финансы

Опередить рост рынка

Темп роста объема продаж

Увеличить объем продаж на 20%

Рост прибыльности

Темп роста прибыли

Увеличить прибыль на 5%

Маркетинг

Ощутимая ценность за деньги

Сгруктура клиентской базы

Довести клиентов группы 1 до 75%

Отношение на различных уровнях

Число контактов с целевыми спонсорами

Довести число контактов до 100%

Оперативное управление

Максимальное сохранение клиентской базы

Потенциальные доходы от продаж

Развивать

региональные рынки

Коэффициент "выигрыш/потери1"

Превысить 60% в целевых сегментах рынка

Увеличить на 30%

Определить новые прибыльные рынки

Количество первых

клиентов;

Число

незапланированных клиентов

Удвоить текущие показатели; Сократить на 59%

Обучение и развитие

Развитие знаний и навыков в маркетинге

Процент доступных стратегических знаний и навыков

Довести до 100%

Высокий Рост рывка

Низкий

"Вопросы" "Звезды"

"Собаки" "Дойные коровы"

Низкая Доля рынка Высокая

Рис. 4. Упрощенная матрица БКГ

Посредством анализа портфеля проектов его отображением можно отразить общности проектов. Исходя из этого можно сделать выводы, какие проекты имеются в настоящий момент и какие следует добавить для сохранения сбалансированного портфеля проектов.

Высокий

Ожидаечый возврат инвестиций (ROI)

Низкий

Снижающие затраты проекты с высокой результативностью Проееты с ожидаемой высокой степенью воздействия на относительную конкурентную позицию и высоким ROI

Снижающие затраты проекты с низкой результативностью или проекты с низкой степенью воздействия на относительную конкурентоспособность и ROI Проекты с ожидаемой высокой степенью воздействия на относительную конкурентную позицию, но низким ROI

Низкий

Высокий

Ожидаемый вклад в усиление конкурентов позиции Рис. 5. Отображение портфеля проектов

В третьей главе диссертационной работы описываются вопросы формирования системы управления проектами таким образом, чтобы она учитывала стратегию организации. Излагаются основные положения развития системы управления проектами, позволяющие привести систему управления проектами на качественно новый уровень развития, а также приводятся конкретные методические рекомендации по развитию системы управления проектами с учетом стратегии организации.

Методические рекомендации является общими и применимыми ко всем организациям, независимо от типа и размера. Организация должна разработать процедуры системы управления проектами, которые описывают стратегические подсистемы управления проектами (таблицы 5, 6). Масштаб и глубина процедур должна определяться такими факторами как размер и тип организации, сложность и взаимосвязь процессов, применяемые методы, а также квалификация и степень подготовки персонала, участвующего в управлении проектами. Они должны включать:

- общесистемные процедуры, которые описывают деятельность, необходимую для управления проектами;

- процедуры, описывающие последовательность и внутреннее содержание процессов, необходимых для обеспечения уверенности в соответствии продуктов проектов установленным стратегическим требованиям;

- инструкции, описывающие операционную деятельность и управление стратегическими процессами в блоке стратегического управления в системе управления проектами.

Топ-менеджмент организации должен обеспечить надлежащее управление развития системы управления проектами относительно:

- создания и поддержания осознания важности удовлетворения проектов стратегии организации;

- разработки политики стратегического управления в области управления проектами;

- создания блока стратегического управления в системе управления проектами;

- проведения стратегического анализа управления проектами со стороны руководства организации;

- обеспечения уверенности в наличии стратегических ресурсов.

Таблица 5. Стратегических показатели для различных функциональных стратегических подсистем управления проектами.

Функциональные стратегические подсис! емы (проекции) Стратегические показатели системы управления проектами

Финансы Общая сумма активов проектов

Стоимость активов проектов на одного работника, вовлеченного в проекты

Фондоотдача проектов

Объем реализации новых продуктов проектов

Рен табельное гь активов проектов

Прибыль от новых видов продуктов проектов

Прибыль на одного работника, вовлеченного в проекты

Рыночная стоимость акций проектов

Доходность чистых активов проектов

Добавленная стоимость на одного работника, вовлеченного в проекты

Доходность активов

Доходность на вложенный капитал

Денежный поток проектов

Маркстиш Индекс удовлетворенности потребителей

Индеек приверженности потребителей

Затраты на одного потребителя

Количество рекламаций

Расходы на маркетинг проектов

Оперативное управление Среднее время принятия решения

Оборачиваемость материальных запасов

Рост производительности труда

Производительность информационных систем системы управления проектами

Удельный вес расходов на информационные системы проектов в общей сумме административных расходов

Затраты на исправление ошибочных управленческих решений в общей сумме административных затрат

Административные расходы на одного работника, вовлеченного в проекты.

Обучение и развитие Инвестиции в исследования и разработки

Расходы на подготовку и освоение новых рынков

Количество зарегистрированных патентов в проектах

Текучесть персонала проектов

Время, затраченное на подготовку и переподготовку работников, вовлеченных в проекты

Удельные годовые затраты на переподготовку работников, вовлеченных в проекты, и др.

Таблица 6. Взаимосвязь функциональных проектных подсистем и функциональных стратегических подсистем

Подсистема Финансы Маркетинг Оперативное управление Обучение и развитие

Содержание проекта Себестоимость хроекта Повышение удовлетворенности потребителей и инвесторов Снижение количества брака Повышение квалификации работников

Сроки Срок окупаемости инвестиций Сезонность потребительского спроса и цикл проекта Порядок' и сроки осуществления оперативного управления График и сроки проведения обучения персонала

Стоимость ^азмер швсстипий в 1роект Конкурентоспособная цена на продукт проекта Удельная стоимость операций Величина затрат на обучение

Качество 1отери от брака Удовлетворенность потребителей качеством продукта проекта Порядок осуществления проверок Количество инновационных мероприятий, направленных на повышение качества

Персонал Отдача на одного эаботника, ювлеченного в троект Структура работников занятых на маркетинге проекта Совершенствование управления персоналом проекта Квалификационная структура персонала проекта

Коммуникации Финансовая >ффективность шформационной ;истемы проекта Эффективность информационных средств задействованной во взаимодействии с клиентом Совершенствование информационной системы проекта Темпы освоения командой проекта новых средств коммуникаций

Риски Минимизация финансовых эисков Вероятность и причины потери потребителей продукта проекта Доля операционных рисков Риски, связанные с квалификацией работников

Контракты Финансовые токазатели юговоров Долгосрочные договоры с потребителями Развитие контроля исполнения договорных обязательств Удельный вес внешнего обучения работников

Необходимо установить и поддерживать в рабочем состоянии процедуры для идентификации и получения доступа к законодательным требованиям, которые относятся к аспектам стратегического управления проектами в организации. Высшее руководство должно разработать свою политику в области управления проектами и обеспечить уверенность в том, что политика:

- соответствует потребностям организации и ее стратегии;

- обеспечивает основу для разработки и анализа стратегических целей в области управления проектами;

- будет распространена, понята и принята во всей организации;

- анализируется с целью постоянного поддержания ее пригодности.

Организация должна установить стратегические цели в области

управления проектами для каждого уровня управления проектами. Цели в области управления проектами должны соответствовать политике в области управления проектами и обязательствам относительно непрерывного улучшения системы управления проектами. Цели в области управления проектами должны включать такие цели, которые необходимы для выполнения стратегии организации. Такое стратегическое планирование проектов должно отвечать другим требованиям к системе управления проектами, а его результаты должны быть зарегистрированы. Необходимо определить ответственность и полномочия по проведению анализа и принятию решений по несоответствиям стратегическим требованиям. Описание любой такой коррекции или исправления, принятого несоответствия, или модификации проекта, продукта проекта должно быть зарегистрировано.

Там, где необходимо провести изменение или доработку продукта проекта, должны быть определены и реализованы требования по проведению соответствующей проверки. Для анализа соответствующих данных должна быть установлена общесистемная процедура, направленная на определение стратегической эффективности системы управления проектами и выявление мест, где могут быть сделаны улучшения. Организация должна собирать данные, появляющиеся в результате действий по контролю и мониторингу, а также из любых других приемлемых источников. Организация должна анализировать соответствующие данные для получения информации о:

- стратегической пригодности, эффективности системы управления проектами;

- тенденциях рабочих процессов;

- Стратегических характеристиках продуктов проектов.

Необходимо определить и своевременно обеспечить выделение ресурсов,

необходимых для выполнения проектов и поддержания в рабочем состоянии систему управления проектами. Организация должна проводить назначение персонала с целью обеспечения уверенности в том, что те, кто имеет обязанности, определенные системой управления проектами с учетом стратегии организации, являются компетентными для осуществления своей деятельности на основе соответствующего образования, подготовки, мастерства и опыта. Организация должна создать и поддерживать в рабочем состоянии общесистемные процедуры по:

- определению потребностей в компетентном персонале и в подготовке персонала;

- обеспечению подготовки персонала в соответствии с выявленными стратегическими потребностями;

- оценке через установленный период времени эффективности подготовки кадров;

- ведению соответствующих отчетов об образовании кадров, их подготовке, уровне мастерства и опыта.

Организация должна установить процесс, направленный на сокращение или исключение причин несоответствий системы управления проектами стратегии организации для предотвращения повторения несоответствий. Общесистемная процедура для процесса проведения корректирующих действий должна определять требования по:

- идентификации несоответствий;

- определению причин несоответствий;

- оценке необходимости действий для обеспечения уверенности в том, что несоответствия не повторятся;

- реализации всех действий, обусловленных необходимостью обеспечения уверенности в том, что несоответствия не повторятся;

- регистрации результатов предпринятых действий;

- анализу эффективности и регистрации предпринятых корректирующих действий.

Организация должна установить процесс, направленный на исключение причин потенциальных несоответствий для предупреждения их появления. Отчеты системы управления проектами и результаты, полученные из анализа данных, должны, где это возможно, использоваться в качестве исходных данных для предупреждающих действий. Общесистемная процедура для процесса предупреждающих действий должна быть направлена на:

- идентификацию потенциальных несоответствий стратегии организации;

- определение причин идентифицированных потенциальных несоответствий и регистрацию результатов;

- определение предупреждающих действий, необходимых для устранения причин потенциальных несоответствий;

- осуществление предупреждающих действий;

- анализ эффективности и регистрацию предпринятых предупреждающих действий.

Развитие системы управления проектами с учетом стратегии организации может быть дорогостоящим проектом. Так как само развитие системы управления проектами считается завершенным, когда ее выходные данные начинают постоянно использоваться руководителями проекта и директором по управлению проектами, то есть лицами ответственными за принятие решений в проектах.

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного диссертационного исследования получены следующие наиболее существенные научные результаты:

- обобщены методические подходы к развитию системы управления проектами с учетом стратегии организации;

- разработаны функции и организационная структура команды проекта развития системы управления проектами с учетом стратегии организации;

- разработаны организационные положения по реализации проекта развития системы управления проектами с учетом стратегии организации;

- разработана модель развития системы управления проектами с учетом стратегии организации для повышения эффективности реализации стратегии организации через проекты;

- подготовлены методические рекомендации по управлению развитием системы проектного менеджмента для качественно нового уровня управления проектами организации.

Опубликованные работы, отражающие основные научные результаты диссертации:

1. Капитонов A.B. (статья) Особенности развития системы управления проектами с учетом стратегии организации, // Вестник университета. -М.: ГУУ, 2005, 0,8 п.л.

2. Капитонов A.B. (статья) Значение развития системы управления проектами с учетом стратегических интересов организации. // Сборник научных статей. - М.: ГУУ, 2004, 0,2 п.л.

3. Капитонов A.B. (тезисы доклада) Развитие системы управления проектами с учетом стратегических интересов организации. // Материалы 18 Всероссийской научной конференции молодых ученых и студентов "Реформы в Росси и проблему управления - 2003" - М.: ГУУ, 2003, 0,2 п.л.

Приняю к исполнению 07/10/2005 Исполнено 10/10/2005

Заказ № 1099 Тираж' 100 экз

ООО «11-й ФОРМАТ» ИНН 7726330900 Москва, Варшавское ш., 36 (095) 975-78-56 (095) 747-64-70 www autoreferat.ru-

»19207

РНБ Русский фонд

2006-4 13234

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Капитонов, Александр Владимирович

Впсдснис.

Глава I

Основы развития системы управления проектами.

1.1. Преимущества развития системы управления проектами для организации.

1.2. Интеграция стратегии организации и управления проектами.

1.3. Управление проектами с учетом стратегии организации.

Глава II

Особенности развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

2.1. Взаимосвязь стратегии и управления проектами, осуществляемых организацией.

2.2. Организация и роли участников проекта развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

2.3. Общая схема разработки проекта развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

2.4. Организация планирования ресурсов в проекте.

Глава III

Формирование системы управления проектами с учетом стратегии организации.

3.1. Методические рекомендации по развитию системы управления проектами с учетом стратегии организации.

3.2. Общие положения развития системы управления проектами.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Развитие системы управления проектами с учетом стратегии организации"

Учитывая современное развитие методологии управления проектами, становится очевидным, что управление проектами используется уже не в каких-либо исключительных случаях, а, напротив, все чаще становится стандартным способом управления организацией. Все больше работ в организациях выполняется как проекты, в том числе в области стратегического управления организацией.

Актуальность исследования обуславливается тем, что в мире управления

• проектами уделяют пристальное внимание вопросам стратегического управления проектами организаций (управление проектами с учетом стратегии организации). В тоже время проектный подход выполнения стратегических задач организации набирает все больше сторонников и уже в скором времени возникнет острая необходимость развивать систему управления проектами, которая должна обеспечить реализацию стратегии организации, применяя методологию управления проектами в рамках целостной, но динамичной системы. Динамичность системы управления проектом наглядно подтверждается постоянно меняющимся окружением организаций. Тем самым динамичность системы управления проектами обуславливает необходимость выработки методических предложений развития данной системы с учетом стратегии организации.

• Сегодня на практике еще не выработана и не опробована методика, позволяющая осуществлять развитие системы управления проектами с учетом стратегии организации, тем самым хрупкая связь между используемыми решениями в области управления проектами в организации и стратегией организации не дает уверенности, что результаты проектов, в том числе имеющих стратегический характер для организации, будут отвечать изменившимся условиям, даже если к ним будет применяться системный подход. Отсутствие путей решения поставленной проблемы является причиной того, что организации не могут в полной мере контролировать и управлять проектами направленными иа достижение избранной ими стратегии. Стоит заметить, что одного контроля недостаточно. Важно знать когда, где, что и как необходимо предпринять, чтобы существующая система управления проектами обеспечивала качественное решение стратегических задач поставленных перед проектом. Л для этого необходимо:

- своевременно реагировать на изменение ситуации в окружающей среде, обладать современной программно-технической поддержкой;

- надлежащим образом организовать и эффективно стимулировать команду проекта к достижению поставленных стратегических целей;

- иметь критерии оценки достижения этих целей.

Система управления проектами организации должна сочетать в себе все необходимые критерии, так как именно она является инструментом управления проектами, который позволяет связать стратегические цели организации с процессами управления проектами, а также осуществлять контроль соблюдения стратегии организации в рамках реализуемых проектов.

Цель диссертационного исследования состоит в том, чтобы разработать методические рекомендации, способные обеспечить на практике эффективное управление развитием системы управления проектами с учетом стратегии организации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить существующие разработки в области управления проектами и дать определение термина "система управления проектом".

2. Проанализировать методические подходы к развитию системы управления проектами в организации.

3. Обобщить особенности развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

4. Разработать модель развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

5. Сформулировать методические рекомендации развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

6. Показать, как вывести систему управления проектами организации на уровень, обеспечивающий организацию гибким, постоянно совершенствующим механизмом конкурентной борьбы.

Объектом исследования является система управления проектом как часть единой системы управления организацией. Предметом исследования являются модели и методы управления проектами.

Основой разработки данного исследования послужили научные труды как отечественных, так и зарубежных авторов. Среди них следует отметить работы Разу M.JI., Воропаева В.И., Гальпериной З.М., Шапиро В.Д., среди зарубежных авторов - К. Грея, Э. Ларсона, Г. Дитхелма, X. Решке, X Шелле.

Научная новизна диссертации определяется результатами полученными в ходе данного исследования состоят в следующем:

1. Обобщены методические подходы к развитию системы управления проектами с учетом стратегии организации.

2. Разработана модель развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

3. Подготовлены методические рекомендации по управлению развитием системы управления проектами с учетом стратегии организации.

4. Разработаны организационные положения по управлению реализацией проекта развития системы управления проектами с учетом стратегии организации.

Практическая значимость исследования состоит в том, что его основные положения доведены до конкретных методических рекомендации и могут быть использованы при разработке и развитие систем управления проектами в организациях различного типа. Разработанная методические предложения позволяют на практике реализовать концепцию постоянного развития системы управления проектами с учетом стратегии организации, отталкиваясь от оценки текущего состояния и разработки программы действий, направленных на ее развитие в будущем.

Достоверность результатов исследования обуславливается соблюдением положений общей теории управления организации, стратегического менеджмента и теории управления проектами. Полученные результаты доложены и одобрены на научно-практических конференциях посвященным актуальным проблемам управления (международные научно-практические конференции "Актуальные проблемы управления") в 2002-2004 гг. в Государственном университете управлении в г. Москве. Результаты проведенных исследовании опубликованы в сборниках научных работ Государственного университета управления общим объемом 1,2 п. л. Из них автору принадлежит 1,2 п. л.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Капитонов, Александр Владимирович

Заключение

В результате проведения диссертационного исследования, автор пришел к ключевым положениям в вопросе управления развитием системы управления проектами с учетом стратегии организации:

1. Система управления проектами должна эффективно осуществлять функцию доведения до сотрудников различных уровней управления проектами новых стратегических планов и инициатив руководства организации. Результаты развития системы управления проектом с учетом стратегии организации должны использоваться руководителями для дальнейшего развития системы управления проектами, направленного на повышение эффективности управления проектами — улучшения качества продукции проектов, уменьшения времени реализации проектов, снижения себестоимости и т.д. Прежде всего система управления проектами с учетом стратегии организации должна также эффективно отслеживать исполнение стратегических инициатив предпринимаемых топ-менеджерами организации, выделяя при этом ключевые процессы, воздействующие на стратегию и оценивая их эффективность. Система управления проектом должна использоваться не просто как инструмент, обеспечивающий эффективную коммуникацию стратегии с проектами, но и как механизм управления данной стратегией через проекты. Данная система используется как основной инструмент управления бизнесом дающий возможность устанавливать индивидуальные, и общеорганизационные цели, доводить их до сознания членов команды различного уровня, оценивать достижимость поставленных целей посредством использования измерителей эффективности, получать быструю обратную связь, стать чрезвычайно удобной моделью, дающей новые аналитические возможности более традиционной концепции управления проектами.

2. Для эффективного осуществления работы системы управления проектом с учетом стратегии организации необходима поставленная топ-менеджментом организации цель, которая включала бы в себя упоминание о показателях и конкретных задач ставящихся пред проектами. Стратегия организации осуществляется за счет проектов и проекты формируют основу стратегии.

3. Для эффективного использования ресурсов необходимо иметь инструмент определения проектов входящих в стратегические интересы организации. Это

109 можно выполнить при помощи метода портфельного анализа, который ориентирован на то, чтобы в отношении различных характеристик сделать проекты прозрачными в рамках организации. Эти характеристики могут относиться, например к экономическим критериям. В форме матрицы отображаются два признака. Посредством анализа портфеля проектов его отображением можно отразить общности проектов. Исходя из этого можно сделать выводы, какие проекты имеются в настоящий момент и какие следует добавить для сохранения сбалансированного портфеля проектов.

4. Для осуществления проекта развития систем управления проектами с учетом стратегии организации в организации должны быть выделены три группы-уровня управления проектом развития системы:

• Высший - топ-менеджиент (дирекция: генеральный директор и Совет директоров).

• Средний - руководитель проекта. Основной - заместители руководителя проекта, руководители рабочих групп проекта.

В состав дирекции, помимо генерального директора, осуществляющего общее стратегическое управление организацией, должен входить директор по управлению проектами (осуществляет общее руководство и координацию всех проектов, является непосредственным начальником всех руководителей проектов).

5. При разработке проекта, необходимо учитывать, что проект проходит определенные этапы своего развития: инициацию, планирование, реализацию и функционирование. Проект может быть закрыт (при негативной стечении обстоятельств) иа любом этапе существования. Поэтому целесообразно рассматривать закрытие проекта как одну из процедур этапа реализации проекта. Функционирование системы управление проектами регламентируется и контролируется на основе той документации, которая должна быть заложена в саму систему в процессе реализации проекта развития. Контроль проекта на этапе планирования должен базироваться, не только на стратегии организации, но и на стандарте управления проектами. Одним из вариантов составления этой организационной документации может быть переложение регламентов и инструкций стандарта на конкретную стратегию организации. Но для такого варианта необходимо, чтобы сам стандарт был достаточно универсальным по своему содержанию, что позволит спланировать управление проектом при незначительных доработках, "налаживающих" содержимое стандарта непосредственно на низменную стратегию с учетом ее специфики. Оба вида действии должны привести к тому, чтобы результатом проектирования стал комплекс документации, который позволил бы продолжить управления проектом уже непосредственно по конкретным функциям управления проектом с учетом стратегии организации.

6. Любая деятельность или операция в рамках проекта, которая получает что-то "на входе" и превращает это в нечто "на выходе", должна быть рассмотрена как процесс ориентированный на реализацию стратегии организации. Таким образом, через процессный подход к проектной деятельности в рамках стратегического менеджмента можно рассчитывать на успешное развитие системы управления проектом с учетом стратегии организации. Для стратегически успешного функционирования организации при управлении проектами необходимо, чтобы организация определила и управляла целым рядом взаимосвязанных процессов проектного управления. Часто "выход" одного процесса будет непосредственным "входом" для следующего процесса. Регулярное определение и управление различными процессами внутри проекта, и, в особенности, взаимосвязь между проектами и стратегией могут быть названы в управлении проектами как подход, основанный на стратегическом управлении проектами.

7. Организация должна установить и управлять процессами, необходимыми для обеспечения уверенности в том, irro продукты проектов соответствуют стратегии организации. В качестве способа внедрения гг демонстрации установленных процессов организация должна создать систему управления проектами, основываясь на предложенных рекомендациях. Система управления проектами должна развиваться (поддерживаться в рабочем состоянии и подвергаться улучшениям) со стороны организации. Организация должна разработать процедуры системы управления проектами, которые описывают стратегические подсистемы управления проектами. Масштаб и глубина процедур должна определяться такими факторами как размер и тип организации, сложность и взаимосвязь процессов, применяемые методы, а также квалификация и степень подготовки персонала, участвующего в управлении проектами.

8. Топ-менеджмент организации должен надлежащим образом исполнять свои обязанности относительно создания и поддержания осознания важности удовлетворения проектов стратегии организации, разработки политики стратегического управления в области управления проектами, создания блока стратегического управления в системе управления проектами, проведения стратегического анализа управления проею-ами со стороны руководства организации, обеспечения уверенности в наличии стратегических ресурсов. Топ-менеджмент организации должен обеспечить уверенность в том, что стратегические потребности и ожидания установлены и переведены в соответствующие требования (показатели).

9. Топ-менеджмент должен уполномочить одного или нескольких своих членов, которые должны иметь определенные обязанности:

• обеспечения уверенности в том, что система управления проектами поддерживается в рабочем состоянии в соответствии со стратегией организации; информирования топ-менеджмента о функционировании системы управления проектами в стратегическом аспекте, включая вопросы, связанные с необходимостью ее улучшения;

• обеспечения уверенности в осознании во всей организации, включая персонал занятый реализацией проеюгов, стратегических требований.

Обязанностью представителя топ-меиеджмеита является также осуществление связи с внешними сторонами по стратегическим вопросам, относящимся к системе управления проектами.

10. Этап разработки проекта развития и этап реализации проекта развития системы управления проектами с учетом стратегии организации возможно осуществлять одновременно, что позволит организовать единый процесс проверок и устранения ошибок. Это обеспечивает проведение оперативных испытаний системы управления проектами на непрерывной основе, хотя и ограничивает рассмотрение основных альтернатив развития системы управления проектами. При планировании проекта по развитию системы управления проектами с учетом стратегии организации необходимо помнить, что три основных комплекса работ но развитию системы осуществляются последовательно. Такими комплексами являются непосредственные работы по развитию, испытание системы управления проектами в целом, оценка соответствия системы управления проектами стратегии организации и передача в эксплуатацию. Параллельно возможно осуществлять многочисленные другие виды деятельности, связанные с развитием системы, чтобы сократить сроки развития. Например, сбор данных и разработка форм для сбора и распространения информации могут производиться параллельно. Профессиональная подготовка персонала — потенциальных членов команды проекта в организации и разработка средств программирования могут осуществляться параллельно друг с другом и другими видами деятельности, связанным с развитием системы управления проектами.