Реинжиниринг бизнес-процессов в инвестиционно-строительной сфере тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Реинжиниринг бизнес-процессов в инвестиционно-строительной сфере"

Направахрукописи

ШЕРСТЯКОВ АЛЕКСЕЙ АНАТОЛЬЕВИЧ

РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В ИНВЕСТИЦИОННО-СТРОИТЕЛЬНОЙ СФЕРЕ

Специальность 08.00.05. — Экономика и управление народным хозяйством (экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами в строительстве)

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Новосибирск - 2004

Диссертационная работа выполнена на кафедре менеджмента Новосибирского государственного архитектурно-строительного

университета

Шугаьш рук°водитель : кандидат технических наук,

доцент

Манаков Леонид Федорович

Официальные оппоненты доктор экономических наук,

профессор

Титов Владислав Владимирович

Защита состоится 26 апреля 2004 года в 11-00 часов на заседании диссертационного совета ДМ 212.171.04 в Новосибирском государственном архитектурно-строительном университете по адресу 630008 г. Новосибирск, ул.Ленинградская 113, НГАСУ, ауд. 239

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Новосибирского государственного архитектурно-строительного

университета

кандидат экономических наук, доцент

Басс Александр Яковлевич

Ведущая организация: ГУ Новосибирский институт

информатики и регионального управления

Автореферат разослан 24 марта 2004 года..

Ученый секретарь диссертационного совета, К.Э.Н., профессор

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования. Реинжиниринг бизнес-процессов (РБП), впервые выявленный исследователями в 1989 г., в начале 90-х пережил настоящий бум (создав в США консалтинговую индустрию с годовым оборотом более 10 трлн.долл.), который сменился периодом критической переоценки (1997-2002 гг.). С 2002 года интерес к реинжинирингу возрождается на качественно новом уровне — переходе от преобразования процессов к их управлению на системной основе, однако исследования в этой области еще только начинают развиваться.

Все вышесказанное даже отчасти нельзя отнести к России, где опыт, как теоретических разработок, так и практического изучения этой области минимален, несмотря на высокую востребованность преобразований, нацеленных на радикальное повышение эффективности деловых процессов. Значительная часть бизнесов новой формации перешло из начальных стадий своего жизненного цикла в стадию интенсивного роста. А это уже требует системно-организационного, а не фрагментарно-координационного менеджмента. Реинжиниринг позволяет значительно повысить конкурентные преимущества организаций и снизить издержки, что в условиях формирования конкурентной, среды по мере развития рынка и стабилизации макроэкономической динамики представляется особо актуальным.

Наиболее существенным критическим замечанием в адрес РБП следует признать несовершенство его методической базы, что определяет высокую значимость исследований в этом направлении. Существующие методики носят вспомогательный характер, а практический реинжиниринг продолжает оставаться во многом интуитивно-эмпирическим.

Практика применения реинжиниринга в строительстве в мире малоизвестна или слабо изучена. В связи с этим возникает вопрос о границах применимости РБП в инвестиционнно-строительной сфере и ожидаемых эффектах.

Таким образом, актуальность темы обусловлена значительными возможностями системного реинжиниринга для обеспече-

ния конкурентоспособности-строительной продукции-и предприятий при недостаточной изученности и слабой методической обеспеченности, учитывая высокую социально-экономическую значимость инвестиционно-строительной сферы.

Степень разработанности проблемы.

Возрождение интереса к процессному управлению в 80-е годы связывают с концепциями «всеобщего управления качеством» (Э.Деминг, Ф.Кросби, Дж.Джуран), «оптимизации процессов» (Э.Харрингтон) и др.

Первые работы по радикальному реинжинирингу принадлежат М.Хаммеру, Дж.Чампи, Т.Дэвенпорту и Дж.Шорту. Обоснованием общих методических схем организации реинжиниринга- бизнес-процессов предприятий, занимались также Р.Манганелли, М.Клайн; Д. Стоддарт, Л.Эндрюс,. М.Робсон, Ф.Уллах, Дж.Мартин и др. Последние тенденции развития системного реинжиниринга нашли отражение в трудах X. Смита и Э. Фингара:

Методы анализа и моделирования бизнес-процессов разработаны в достаточной степени, и наиболее.полно представлены в работах Р.Майера,- К.Менцеля (по IDEF-моделям), Э.Якобсона (объектно-ориентированный"подход), А.-В.Шеера (ARIS).

Значительная часть. публикаций посвящена изучению практического опыта реинжиниринга на примере отдельных организаций (авторы — в основном из состава высшего менеджмента).

Большинство отечественных работ, посвященных реинжинирингу, носят обзорный характер, затрагивают его теоретико-методологические основы, посвящены использованию информационных технологий в РБП: Наиболее известные авторы: Е. Г. Ойхман , Э. В. Попов,- М. Д. Шапот, Е. 3. Зиндер, В.Г.Медынский, С.В.Ильдеменов, П.В.Кутелев.

Цель и задачи исследования

Цель работы: определение возможностей и эффектов реинжиниринга в инвестиционно-строительной сфере (ИСС).

Задачи.

1. Показать достоинства реинжиниринга, как одного из направлений процессной парадигмы теории организации;

2. Провести критический анализ описанных в литературе методических подходов к реинжинирингу и анализ особенностей использования методик в практических проектах;

3. Раскрыть особенности инвестиционно-строительных бизнес-процессов, обозначить круг процессов и субъектов ИСС, для которых реинжиниринг возможен и актуален;

4. Предложить и обосновать усовершенствованную методику системного реинжиниринга бизнес-процессов, пригодную для выявления реинжинирингового потенциала отдельных процессов;

5. Изучить сущность, закономерности и приоритеты преобразования бизнес-процессов в строительных организациях, на основе анкетирования и опроса их руководителей;

6. Используя предложенную методику, провести анализ процессов-представителей, предложить вариант их преобразования в ходе реинжиниринга и оценить эффекты.

Объектами исследования являются инвестиционно -строительные бизнес-процессы и законченные проекты их реинжиниринга.

Предметом исследования выступают специфические особенности деловых процессов в ИСС и методические аспекты их преобразования в ходе реинжиниринга.

Методология и теоретическая база.

Исследование основано на процессном направлении теории организации в его современном состоянии, представленном в основном в трудах зарубежных авторов.

В прикладных исследованиях используются аналитико-синтетический подход, системный анализ, методы сравнительного анализа, классификации, опроса и анкетирования, статистической обработки экспертных оценок.

Научная новизна диссертации:

- впервые рассмотрено использование реинжиниринга в инвестиционно-строительной сфере, как на теоретическом уровне, так и на уровне исследования возможностей и эффектов радикального преобразования процессов;

- изучены особенности организационных преобразований в строительстве в контексте трансформации бизнес-процессов ;

- известные реинжиниринговые проекты изучены с точки зрения технологии формирования новых процессов;

- предложена методика реинжиниринга, сочетающая технический аналитический подход и подходы творческого направления;

К числу наиболее существенных, результатов полученных лично автором относятся нижеизложенные:

1. Анализ использования понятия «реинжиниринг» показывает неоднозначность его трактовки. Техноцентризм, низкая обоснованность, высокие риски, «изобретательский» подход, свойственные «второй волне» реинжиниринга, на сегодня не актуальны.

2. По результатам проведенного сопоставления используемых методических подходов к РБП показано, что несовершенство методической базы реинжиниринга проявляется в отсутст-' вин методик основного этапа — прямого инжиниринга процесса, сочетающих технику творческого решения проблем и методик технического анализа и моделирования процессов.

3. Изучение 34 проектов РБП показало, что практический реинжиниринг редко основывается на традиционнных методических схемах; для него более характерна эклектика . Методики творческого направления в большинстве случаев дополнялись структурным и функциональным анализом, существующего процесса, причем это приводило к росту радикальности преобразований.

4. На основе обобщения логической основы перепроектирования исследованных деловых процессов, предложена методика прямого инжиниринга процесса. Она базируется на общей модели бизнес-процесса, и дополнительном анализе: нарушений на уровне процедур, границ процесса, главных и подчиненных трансакций, классификаций процесса, закрепленных трансакций, завершений и прерываний, взаимодействий участников. Результаты анализа используются как база для применения методов творческого решения проблем.

5. Выявлены основные особенности процессов в ИСС. К ним можно отнести: кроссорганизационный характер, высокую законодательную обусловленность, продолжительность и сложность, неоднородность распределения реальной власти между участниками. Обосновано, что крупные корпоративные образования и структуры государственного управления и контроля — основные потенциальные объекты для реинжиниринга.

6. Как показывает исследование организационных изменений строительных организаций-лидеров в г.Новосибирске, 38% из них проводят преобразования, направленные на бизнес-процессы, но все они относятся к менее радикальным подходам (упрощение, redesign). Эффекты преобразований проявляются в области качества и удовлетворенности клиента, но не в области стоимостных показателей.

7. Обоснованы значительные возможности для реинжиниринга в ИСС на примере процессов оформления -исходно-разрешительной документации (ИРД), поставок продукции и кредитования строительного проекта. Величина достигаемых прямых эффектов соответствует критериям реинжиниринга.

Теоретическая и практическая значимость работы.

Методические результаты работы могут быть использованы в сфере реинжиниринга бизнес-процессов в любой сфере экономики. Примеры применения и описанные эффекты реализуются в процессе преобразования инвестиционно-строительной деятельности как на микроуровне, так и региональном и федеральном уровнях.

Апробация исследования. Основные выводы и положения диссертации докладывались на научно-практических конференциях профессорско-преподавательского состава НГАСУ в 19992003 гг.

Публикации. По теме диссертации опубликовано 6 рабог, общим объемом 3.35 печатных листа.

Структура работы. Диссертация объемом 157 страниц состоит из введения, четырех глав, заключения и списка литературы.

СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Во введении обосновывается актуальность, определяются цели, задачи, научная основа и новизна исследования.

В первой главе «Реинжиниринг бизнес-процессов и процессная парадигма» проводится сравнительный анализ подходов «процессного» направления теории организации, проводится оценка места и роли реинжиниринга бизнес-процессов, излагается история его развития, множественность толкований и направления критики.

Процессная управленческая парадигма включает комплекс теорий, методических подходов к анализу и формированию структур организаций, в которых последняя рассматривается в первую очередь с точки зрения бизнес-процессов. Появившаяся (в ее современном состоянии) в конце 1970-х она рассматривается как противоположность классического функционального подхода. Ее высокая значимость определяется важнейшими особенностями новой экономики. За счет роста сложности продуктов, индивидуализации предложения, роста виртуальной составляющей стоимости и полезности, высокой изменчивости требований рынка, роста напряженности и глобализации конкуренции, бизнес-процессы перестали быть рутинными, повысились их сложность и разнообразие, наибольшую важность приобретает интеллектуальная составляющая, возрастает потребность в изменениях. Для функционально-ориентированных систем это приводит к усложнению связей, функциональной неопределенности, неэффективности механизмов координации, обострению проблемы определения ответственности.

К основным методическим концепциям, которые рассматриваются в рамках самой процессной парадигмы, можно отнести приведенные в таблице 1.

Реинжиниринг — наиболее радикальный из подходов и высшая точка развития процессного направления. Это понятие появилось в 1989 году и изначально обозначало концепцию радикального преобразования бизнес-процессов организации, предложенную М.Хаммером и Дж.Чампи, но на сегодня его

границы значительно размыты. Наиболее существенные разграничительные признаки реинжиниринга: клиентоориентирован-ный подход, технократизм, стратегическая направленность, радикальность (концепция «с чистого листа»), значительность результатов, использование информационных технологий.

Таблица 1

Основные методические подходы процессной парадигмы к преобразованию организаций

Выделяют три этапа развития РБП. Первый этап (до 1990-х гг.) — интуитивное практическое использование элементов реинжиниринга. Вторая волна (1990-1995 гг.) связана с активным распространением идей РБП консалтинговыми компаниями, что впоследствие вызвало негативный резонанс. Основные его причины— высокие риски, низкая обоснованность предлагаемых преобразований, ориентация на краткосрочный результат, отход от принципов РБП, и неоправданные гонорары консультантов. Для «третьи волны» реинжиниринга (концепция BPMS - business process management system), характерны такие особенности как: оптимизационный характер управления процессами, отказ от концепции «чистого листа», нацеленность на управление процессными изменениями на постоянной основе, широкий охват, и главное — выделение концептуальной основы бизнес-процесса.

Как показано в диссертации, практика реинжиниринга оказывается значительно ближе к такой концепции, чем к классическому реинжинирингу.

Вторая глава «Методическая база реинжиниринга бизнес-процессов» посвящена обзору описанных в литературе методик, используемых в реинжиниринге. Кроме того, изучаются особенности использования этих методик на основе исследования ряда проектов реинжиниринга бизнес-процессов.

В публикациях различных авторов под «методами реинжиниринга» понимаются:

1. Методы организации работ и последовательность этапов проекта по реинжинирингу («методологии», методические схемы М.Хаммера, Дэвенпорта, Манганелли, BCG, Kodak и т.д.)

2. Методы «низкоуровневого» анализа существующего процесса, призванные способствовать пониманию его членами команды (семейство IDEF,ARIS; SPA).

3. Вспомогательные методы для творческого проектирования нового процесса (мозговой штурм, произвольные высказывания, реверсирование проблемы , исключение промежуточных состояний, граничное искажение, анализ «силового поля», «5Ws/H»)

Наибольший интерес представляет изучение методик, используемых на стадии проектирования нового процесса («прямого инжиниринга»). Анализ 37 случаев РБП позволил выявить следующие механизмы поиска идей нового процесса:

1.Актуализация информации скрытой в операционном ядре;

2.Адаптация представления об «идеальном процессе» к специфике работы организации;

3.Поиск первопричин проблем существующего процесса — как на основе высокоуровневого анализа и постижение процесса, так и низкоуровневого.

Часто критикуемый низкоуровневый анализ процесса (как фиксирующий внимание разработчика в рамках существующего процесса), тем не менее оказывается полезен, и используется в 30% случаев для поиска идей преобразования.

На рис. I и 2 показано количество проектов, в которых использованы различные методики анализа, и проектирования процесса. Необычным является относительно редкое использование исключительно творческих методов (мозговой штурм и т.д.). Практически во всех случаях применяются методы технического преобразования процесса (redesign, PS), в которых рассматриваются основные технические параметры идеального процесса и трансформационные процедуры, без понимания которых создание нового процесса затруднено.

высокоуровневый структурный ФСА, ФФА, временной анализ анализ высокоуровневых зависимостей

низкоуровневый структурный

стратегический анализ

операционный анализ

О 5 10 15 20 25 30 35 40

количество проектов

Рис. 1 Частота использования методик анализа

Рис. 2. Частота использования методик проектирования

В реинжиниринге результаты применения аналитических методик являлись не конечным вариантом, а отправной точкой для генерирования новых идей. В организациях, использовавших и радикальные и инкрементные методы одновременно, характер преобразований оказался более радикальным, чем в тех, которые использовали только радикальные методики.

Анализ случаев РБП на соответствие классическим методическим схемам показал преимущественно смешанный характер использования отдельных элементов методик Хаммера-Чампи, Дэвенпорта-Шорта, Харрингтона и Манганелли. Практический реинжиниринг оказывается гораздо более многообразным, чем предполагают авторские концепции. В рамках процессной парадигмы происходит значительное взаимное пересечение методов и инструментальных средств.

В третьей главе «Методика перепроектирования бизнес-процессов на основе технического анализа» обосновывается предлагаемая методика прямого инжиниринга процесса.

В ее основе лежит комбинация подходов творческого и аналитического методических направлений РБП. Необходимость такой комбинации обусловлена следующим.

Большая часть существующих аналитических моделей бизнес-процессов (структурных, функциональных или информационных), не может быть использована для целей критического пересмотра существующего процесса. Первоначально предназначенные для построения информационных систем и автоматизации предприятий, они рассматривают лишь статические отношения, значительно фрагментируют процесс, показывая отдельные видь взаимосвязей его элементов. Методы творческого решения проблем предъявляют высокие требования к участникам команды, предполагают субъективизм и высокий риск ошибок.

Предлагаемый подход основан на творческой модификации процесса, с использованием специальной аналитической модели и особой логики рассмотрения существующего бизнес-процесса, способствующих выявлению проблемных областей и появлению новых идей. Принципы аналитической работы основаны на выявлении локальных и общих проблем бизнес-процесса по классифицированным признакам.

Перепроектирование процесса включает три фазы.

Фаза 1. Документирование. Построение общей схемы процесса в модифицированном формате RAD (role activity diagramm). Схема представляет собой алгоритмический граф, развернутый по временной оси X, по оси Y рабочее поле делится на зоны, соответствующие участникам процесса. В верхней части диаграммы показаны внешние участники процесса (если они есть), в середине диаграммы — клиент процесса (его зона выделяется), остальная часть — внутренние участники. Внутренним участником процесса может быть как отдельный исполнитель (должностное лицо) так и отдел, если работа исполнителей этого отдела в рамках этого процесса однородна.

Фаза 2. Аналитическая.

Предполагается анализ отдельных аспектов , бизнес-процессов, для выявления источников проблем и вариантов их решения. Она включает следующие этапы :

1. Устранение нарушений, на. уровне отдельных деловых процедур.

Устраняются излишние, дублирующие процедуры, процедуры, не несущие фактического содержания, нецелесообразные по экономическому и временному критериям.

Дополнительно используются функционально-стоимостной анализ, построение информационного справочника процесса, анализ временных зависимостей, QFD.

2. Оптимизация границ процесса.

По каждому взаимодействию (организация-клиент), (организация-контрагент), проводится анализ по схеме:

Таблица 2

Схема анализа границ

Граница N (описание части процесса, выполняемой клиентом/контрагентом) (описание части процесса, выполняемого организацией)

(Ресурсы), (Компетенции) (Указывается экспертная оценка наличия ресурсов, компетенций, соответствия целям, наличия влияния на процесс с позиции клиента/контрагента и организации)

(Цели и интересы)

(Власть и влияние)

Критерий необходимости смещения границ: оценка 0-1 балл, хотя бы по одной строке.

3. Выявление «главных транзакций».

Таблица 3

Схема анализа главных транзакций

ГЛАВНЫЕ ТРАНЗАКЦИИ -процедуры, составляющие смысловую основу процесса ПОБОЧНЫЕ ТРАНЗАКЦИИ - процедуры обслуживающие главные на уровне внутренней среды

1 Выявление 1. Выявление

2. Анализ смысловой основы 2. Анализ соответствия целям

3. Переход к общему наименованию 3. Закрепленная транзакция?

4. Определение вариантов исполнения 4. Устранение при возможности

4. Классификация процесса.

Позволяет выявить варианты исполнения процесса по отдельным процедурам, клиентам, товарам, исполнителям для поиска возможностей разделения процесса. По каждому значимому варианту проводится анализ стоимостных и временных показателей. Результат сводится в таблицу (табл. 4)

Таблица 4

Форма сводного анализа вариантов исполнения процесса

5. Выявление закрепленных транзакций и поиск, возможностей их обхода.

Закрепленные транзакции — процедуры, которые по требованиям законодательства или контрагента со значительным влиянием на процесс, не могут быть модифицированы.

6. Анализ досрочных-завершений и прерываний (табл.5)

Анализ актуален для процессов, содержащих ветвления, проводится с целью поиска возможностей минимизации потерь, связанных с безрезультатным завершением процесса.

Таблица 5

Точка завершения Время до точки завершения Стоимость этапов до точки завер- -шения Вероят-. ность завершения Средние потери времени Средние материальные потери

ИТОГО

Показатели Общая про-должитель- • ность Полная стоимость процесса Уровень выхода % потерь времени % мат. потерь

7. Анализ взаимодействий участников.

1. Построение матрицы взаимодействий участников (количество точек взаимодействия, затраты на взаимодействие);

2. Определяется тип взаимодействий;

3. Дополнительное изучение: оснований специализации, лимитирующих ресурсов, ролевой анализ, анализ компетенций.

4. Выявление, возможностей сжатия процесса.

Фаза 3. Творческая..

Выявленные локальные проблемы и возможности их решения подвергаются изучению группами участников (по аналогии

с методикой FAST). Появляющиеся на творческом этапе идеи преобразования процесса, как правило, требуют углубленного анализа и обоснования, т.е. возврата на аналитический этап.

На заключительном этапе проводится документирование варианта нового процесса, анализ основных показателей эффективности.

В главе 4 «Реинжиниринг инвестиционно-строительных бизнес-процессов» выявлены особенности бизнес-процессов в инвестиционно-строительной сфере, тенденции их преобразований на примере лидеров рынка подрядных работ в НСО, обоснована возможность и определены эффекты реинжиниринга наиболее проблемных кроссорганизационных процессов в инвестиционно-строительной сфере г.Новосибирска.

Особенности бизнес-процессов представлены в таблице 6, причем специфику реинжиниринга в наибольшей степени определяет их кроссорганизационная сущность (рис. 3)

Таблица 6

Особенности бизнес-процессов в ИСС_

Особенности БП в ИСС Следствия для РБП

1. Кроссорганизационный характер Увеличение сложности (необходимо взаимодействие нескольких организаций при реинжиниринге), большая применимость радикальных подходов

2. Высокая законодательная обусловленность Значительные возможности РБП процессов оформления ИРД, контроля, приемки в эксплуатацию

3. Значительная длительность и стоимость процессов Увеличивает мотивацию радикальных преобразований.

4. Сложность процессов, значительное количество факторов влияния, вероятностный характер Снижает возможности анализа и системной организации процессов. Требует применения сложных инструментов моделирования (СЕРГГ-сети, имитационное моделирование)

5. Неоднородное распределение реальной власти между участниками ИСД Определяют неоднородность возможности РБП для различных фирм. Учитывая п.1 для РБП необходимо понимание баланса власти всеми участниками процесса.

Оформление ИРД

Рис. 3 Кроссорганизационный характер бизнес-процессов в ИСС

Показано, что наибольшие возможности для РБП в ИСС реализуются на уровне крупных строительных структур, контролирующих значительную часть процессов и на уровне государственных (в частности контрольно-разрешительных) структур.

Экспериментальные результаты исследования преобразований бизнес-процессов базируются на изучении инициативных попыток, проведенных в 14 строительных организациях г.Новосибирска. Они отобраны по результатам анкетирования топ-менеджеров 37 организаций-лидеров на рынке подрядных работ по критерию направленности изменений на бизнес-процессы. Обработка результатов последующего дополнительного интервью инициаторов изменений представлена в таблицах 7-9.

Таблица 7

_Характер процессных преобразований в организациях

Сущность проведенных изменений в бизнес-процессах__% случаев

Перепроектирование (redesign) отдельных подпроцессов в том числе работа с частными инвесторами работа с поставщиками формирование сметной документации _контроль выполненных работ_

57,1 (28,57) (14,28) (7,14) (7,14)

Упрощение процессов (simplification)

14,28

Улучшение (improvement) на основе персонификации ответственности

21,43

Реинжиниринг (по критериям радикальности, фундаментальности, широты охвата, результативности)_

7,14

Таблица 8

Характер изменений (по М. Хаммеру) % случаев

1. Горизонтальное сжатие (деспециализация) 42,8

2. Вертикальное сжатие (децентрализация) 28,5

3. Разделение по вариантам исполнения 21,4

4. Распараллеливание процесса 14,2

5 Переход к процессной организации отделов 21,4

б.Уменьшение управляющих воздействий, минимизация согласований и проверок 14,2

7. Уменьшение взаимодействий с внешней средой 7,1

Таблица 9

Оценка результативности процессных преобразований

Критерий качества преобразования

Средний балл, (от 0 до 5 )

Снижение стоимости процесса

Уменьшение продолжительность процесса

0,57-

1,6

Увеличение качества процесса

У ЦУЛГПУПП^ 1\ЦТУУ I |>Ц П|УУЦУУУЦ

Увеличение удовлетворенности потребителя

2,7

2,2

Кроме того, руководителям было предложено оценить уровень важности преобразований кроссорганизационных процессов. Обработка результатов оценок представлена в таблице 10

Таблица 10

Наиболее проблемные кроссорганизационные бизнес-

-процессы

Бизнес-процесс

Средняя оценка важ-ностн (0-5 баллов)

Выделение участка под застройку

4,7

Оформление ИРД

4,2

Поиск инвесторов

4,15

Получение кредитов

3,8

Работа с поставщиками

3,1

Приемка объекта

3,0

Из приведенных в таблице 10 процессов для последующего анализа были выбраны «оформление исходно-разрешительной документации», «получение кредитов», и «работа с поставщиками», с учетом достаточной их сложности и возможностей преобразования.

В рассмотренном процессе оформления исходно-разрешительной документации на строительство (на примере организации-заказчика) преобладают транзакции запрос-ответ, задействованы 27 участников, его общая продолжительность 2 года 3 месяца, процедуры выполняются в основном последовательно, суммарная продолжительность фактических операций 1 год 2 месяца, остальное время составляют ожидания. При распараллеливании задач суммарное время снижается до 3 месяцев.

Выявлено значительное смещение сроков и порядка следования основных этапов относительно нормативных. Строитель-

ство начато задолго до окончания согласований, в т.ч. согласования и экспертизы комплекта проектной документации, что не является исключительно редкой практикой.

Часть транзакций процесса не несет фактического (или предполагаемого содержания) — выдача АПЗ, согласование с управлением благоустройства, с администрацией района. Ряд технических условий носит типовой характер. Завершение или прерывание может являться следствием отсутствия или неоправданной стоимости подключения объекта к городским сетям. Аналогичные сложности возможны после проведения инженерных изысканий. Разработка комплекта документации проектной организацией занимает существенно большее время, чем все законодательно обусловленные процедуры (если они проводятся совместно).

Центральный участник процесса, организующий взаимодействие в процессе — заказчик, даже в случаях, когда речь идет о взаимодействии подразделений одной структуры . Вместе с тем, учитывая сложившуюся практику (отсутствия жесткого контроля), он не является важнейшим заинтересованным лицом в строгом соблюдении всех предписанных норм и сроков. Кроме того, у заказчика отсутствует физическая возможность полного распараллеливания операций, ввиду отсутствия достаточного числа сотрудников.

Рассмотрен альтернативный вариант организации процесса, который заключается в предварительной подготовке полного комплекта разрешительной документации на уровне департамента архитектуры и градостроительства мэрии. Однако, это имеет смысл лишь в случае плановой комплексной застройки микрорайонов (по такой схеме могут работать лишь крупные застройщики).

Для всех прочих случаев целесообразна организация межотраслевого центра (или комиссии — в зависимости от масштаба) подготовки документации на строительство объектов, объединяющего специалистов всех согласующих структур, на базе департамента мэрии.

Кроме того, необходимо рассмотреть возможность зонирования территории не только по функциональному назначению (как это предусмотрено генеральным планом) или по стоимости аренды участков, но и по возможностям водоснабжения, отопления, электрификации, канализования и телефонизации объекта. Подобное решение позволяет снизить возможности ошибок заказчика при выборе участка под застройку.

Эффекты, выявляемые при реализации данных предложений представлены в табл. 11.

Таблица 11

Эффекты реинжиниринга процесса оформления ИРД

Часть проблем процесса не может быть решена:

1. Проблема низкого качества проектной документации может быть решена лишь на федеральном уровне, с ужесточением требований лицензирования проектных организаций.

2. Снижение затрат заказчика на аренду на период от выделения участка до начала строительства усложнено (требует значительного изменения существующего законодательства, не предусматривающего резервирования земель).

Анализ и перепроектирование процесса поставки материалов приведены в табл.12.

Таблица 12

_Проблематика процессов поставки продукции_

Проблема с позиции строитель-• ной организации_

Внутренняя сущность проблемы

Длительность ожидания выполнения заказа

Формирование планов производства для обеспечения загрузки занимает более 50% времени процесса

Требуется постоянное участие заказчика (координация различных служб) _

Действия исполнителей различных отделов не координируются единым менеджером_

Длительность ожидания информации о возможности поставки

Отсутствует оперативный информационный обмен склад-отдел реализаций;_

Обоснованы следующие преобразования процесса:

1. Клиентоориентированная специализация в отделе реализа-' ции (частные клиенты - мелкие заказчики -крупные и постоянные заказчики).

2. Внедрение согласованного предварительного планирования производства для крупных заказчиков с возможностью оперативного изменения через сеть Интернет

Эффекты преобразования, реализуемые для участников, приведены в таблице 13

В исследованной процедуре получения кредита уже реализован ряд возможностей процессного подхода — клиентоори-ентированный подход (кейс-менеджеры) и горизонтальное сжатие.

Таблица 13

Оценка экспектов реинжиниринга процесса поставки

Участник ИСД

Вид эффекта

Метод расчета

Оценка эффекта

Заказчик

Сокращение тран-сакционных издержек

ФОТ сокращаемых сотрудников

211 тыс.р. в год

Сокращение сроков поставки крупных партий

Суммарное среднее время исполнения исключенных из процесса процедур

12 дней (снижение на 45%)

Поставщик

Рост объемов выпуска от увеличения количества крупных клиентов

Доля заказов бывших клиентов, отказавшихся от работы с предприятием в связи с длительным сроком поставки в общем объеме поставок .

14%

Снижение средней стоимости процесса поставки

15%

Тем не менее, процесс характеризуется высоким уровнем отказов (67%), причем почти половина (27%) приходится на поздние этапы; значительной продолжительностью (14 дней), не зависящей от размера кредита (ввиду централизации принятия решения о его выделении); наличием значительного количества формальных процедур (43%).

Сущность обоснованных преобразований:

1. Формализация кредитной политики и доступ клиентов к отдельным ее положениям для снижения доли отказов.

2. Наделение кредитных инспекторов полномочиями принимать решения о продолжении процедуры, исключение формальных «точек контроля».

3. Образование на местах (в отделениях) кредитных комитетов, уполномоченных рассматривать выдачу кредитов средних размеров, с «плавающими» полномочиями в зависимости от состояния кредитного портфеля банка.

При реализации изменений, по результатам имитационного моделирования, сокращение среднего срока предоставления кредита составит 5,6 дней (55%), средней стоимости оформления в расчете на один рубль выданного кредита на 68%.

Основной эффект реализуемый строительной организацией выявляется от снижения вероятности отказа в выдаче кредита на поздних этапах в 4.5 раза.

В заключении обобщены основные результаты диссертационной работы, изложены основные выводы и предложения.

Основные положения диссертации опубликованы в следующих работах:

1. Шерстяков А.А. О процессном подходе к проектированию системы управления предприятием // Проблемы трансформации и внутрифирменного реформирования строительных организаций: сборник научных трудов.— Новосибирск, НГАСУ,РААСН, 1998.— С.101-106 (0,375 п.л.)

2. Шерстяков А.А. Основные подходы к перепроектированию бизнес-процессов // Труды НГАСУ Т.З, № 4(11), 2001, С.75-85 (0,625 п.л)

3. Шерстяков А.А. Об одном из подходов к анализу и проектированию бизнес-процессов организации // Антикризисное управление корпорацией: проблемы и решения.— Новосибирск, ИЭиОПП, 2001. — С. 224-228. (0,25 п.л.)

4. Аверьянова Т.А., Кремнев А.В., Манаков Л.Ф., Шерстя-ков А.А. Методы маркетингового анализа рынка риэлтерских услуг.— Новосибирск: НГАСУ, 2001.— 121 с. (7,56 п.л., авторских 1,1 п.л.)

5. Шерстяков А.А. О применимости реинжиниринга бизнес-процессов в строительстве// Обновление и преобразование строительных организаций: сборник научных трудов. — Новосибирск: НГАСУ, 2003, С. 109-114 (0,375 п.л)

6. Шерстяков А.А. Исследование проектов по реинжинирингу бизнес-процессов по данным зарубежных источни-ков//Обновление и преобразование строительных организаций: сборник научных трудов. — Новосибирск: НГАСУ, 2003, С.81-91. (0,625 п.л)

Новосибирский государственный архитектурно-строительный университет

630008,Новосибирск,ул. Ленинградская, ИЗ

Отпечатано мастерской оперативной полиграфии НГАСУ заказ fff тирах100. 2004.

»-59 8 3

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Шерстяков, Алексей Анатольевич

Введение.

1. Реинжиниринг бизнес-процессов и процессная парадигма.

1.1. Реинжиниринг бизнес-процессов: анализ понятия.

1.2. Актуальность и причины перехода к процессной парадигме.

1.3. Основные процессные подходы к управлению.

2. Методическая база реинжиниринга бизнес-процессов.

2.1. Базовые методические схемы. Структура проекта РБП.

2.2. Техника творческого решения проблем и методики высокоуровневого анализа для процессного проектирования.

2.3. Низкоуровневый анализ и моделирование бизнес-процессов.

2.4. Методические особенности практического реинжиниринга процессов „71 щ 3. Методика перепроектирования бизнес-процессов на основе технического анализа.

4. Реинжиниринг инвестиционно-строительных бизнес-процессов.

4.1. Специфика инвестиционно-строительных бизнес-процессов.

4.2. Результаты исследования преобразований инвестиционно-строительных бизнес-процессов

4.3. Реинжиниринг бизнес-процесса поставки продукции.

4.4. Анализ и перепроектирование процесса получения банковского кредита.

4.5. Изучение возможностей реинжиниринга процесса оформления исходноразрешительной документации.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Реинжиниринг бизнес-процессов в инвестиционно-строительной сфере"

Реинжиниринг бизнес-процессов, впервые описанный в 1989 гг. в статье М.Хаммера [46], по-прежнему вызывает во всем мире активный интерес и множество споров специалистов в области менеджмента и информационных технологий. В 1995-1997 гг. реинжиниринг пережил настоящий бум в США, создав консалтинговую индустрию с годовым оборотом более 10 млрд.долл. Однако, уже через 3 года наступает период всеобщего разочарования и переоценки (1997-2002 гг.). Для проектов второй волны реинжиниринга оказываются характерны изменения мотивации, излишний технократизм, необоснованное изменение стратегий, огромные бюджеты, и как следствие высокие риски, сопротивление изменениям, массовые увольнения и отрицательный резонанс.

С 2002 года интерес к реинжинирингу начал возрождаться на качественно новом уровне («третья волна»)— переходе от преобразования процессов к их управлению на системной основе, однако исследования в этой области еще только начинают развиваться.

Из многочисленных тезисов критики в адрес реинжиниринга, наиболее серьезным следует признать несовершенство его методической базы. Существующие методики носят вспомогательный характер, а практический реинжиниринг продолжает оставаться во многом интуитивно-эмпирическим.

Все вышесказанное, тем не менее, нельзя даже отчасти отнести к России, где опыт как теоретических разработок, так и практического изучения этой области минимален, несмотря на высокую востребованность преобразований, нацеленных на значительное повышение эффективности деловых процессов.

Бизнесы новой формации уже перешли из начальных стадий своего жизненного цикла в стадию интенсивного роста, что требует системно-организационного, а не фрагментарно-координационного менеджмента. Реинжиниринг позволяет значительно повысить конкурентные преимущества организаций и снизить издержки, что в условиях формирования конкурентной среды по мере развития рынка и стабилизации макроэкономической динамики представляется особо актуальным.

Практика применения реинжиниринга в строительстве в мире малоизвестна или слабо изучена. В связи с этим возникает вопрос о границах применимости РБП в инвестиционнно-строительной сфере и ожидаемых эффектах.

Таким образом, актуальность темы обусловлена значительными возможностями системного реинжиниринга для обеспечения конкурентоспособности продукции и предприятий при недостаточной изученности закономерностей процессных преобразований и возможностей реинжиниринга в инвестиционно-строительной сфере.

Возрождение интереса к процессному управлению в 80-е годы связывают с концепциями «всеобщего управления качеством» (Э.Деминг, Ф.Кросби, Дж.Джуран), «оптимизации процессов» (Э.Харрингтон) и др.

Количество англоязычных публикаций, посвященных реинжинирингу бизнес-процессов весьма значительно, и составляет по оценкам K.Simon более 11 тысяч.

Первые работы по радикальному реинжинирингу принадлежат М.Хаммеру, Дж.Чампи, Т.Дэвенпорту и Дж.Шорту. Обоснованием общих методических схем организации реинжиниринга бизнес-процессов предприятий занимались также Р.Манганелли, М.Клайн, Д. Стоддарт, Л.Эндрюс, М.Робсон, Ф.Уллах, Дж.Мартин и др.

Последние тенденции развития системного реинжиниринга нашли отражение в трудах X. Смита и Э. Фингара.

Методы анализа и моделирования бизнес-процессов разработаны в достаточной степени, и наиболее полно представлены в работах Р.Майера,

К.Менцеля (по IDEF-моделям), Э.Якобсона (объектно-ориентированный подход), А.-В.Шеера (ARIS).

Значительная часть публикаций посвящена изучению практического опыта реинжиниринга на примере отдельных организаций (авторы — в основном из состава высшего менеджмента).

Большинство отечественных работ, посвященных реинжинирингу, носят обзорный характер, затрагивают его теоретико-методологические основы. Более половины изученных статей посвящены использованию информационных технологий в связи с реинжинирингом бизнес-процессов. Наиболее известные авторы: Е.Г.Ойхман, Э.В.Попов, Г.Н.Калянов, М.Д.Шапот, Е.З.Зиндер, В.Г.Медынский, С.В.Ильдеменов.

Цель работы: обосновать возможность, обозначить сферу применения, описать эффекты и закономерности реинжиниринга бизнес-процессов в инвестиционно-строительной сфере.

Предполагается решение следующих задач:

1. Показать достоинства реинжиниринга, как одного из направлений процессной парадигмы теории организации;

2. Провести критический анализ описанных в литературе методических подходов к реинжинирингу и анализ особенностей реализации методик в практических проектах;

3. Раскрыть особенности инвестиционно-строительных бизнес-процессов, обозначить круг процессов и субъектов ИСС, для которых реинжиниринг возможен и актуален;

4. Предложить и обосновать усовершенствованную методику системного реинжиниринга бизнес-процессов, пригодную для выявления реинжинирингового потенциала отдельных процессов;

5. Изучить сущность, закономерности и приоритеты преобразования бизнес-процессов в строительных организациях на основе анкетирования и опроса их руководителей;

6. Используя предложенную методику, провести анализ процессов-представителей, предложить вариант их преобразования в ходе реинжиниринга и оценить прогнозируемые при внедрении эффекты.

Структурно-логическая схема исследования представлена на рис. 1

Рис. 1. Концептуально-логическая схема исследования

Объектом исследования являются инвестиционно-строительные бизнес-процессы и законченные проекты их реинжиниринга.

Предметом исследования выступают специфические особенности деловых процессов и методические аспекты их преобразования в ходе реинжиниринга.

Научная новизна диссертации состоит в следующем:

- впервые рассмотрено использование реинжиниринга в инвестиционно-строительной сфере, как на теоретическом уровне, так и на примере ряда бизнес-процессов;

- известные реинжиниринговые проекты изучены с точки зрения технологии формирования новых процессов;

- предложена методика реинжиниринга, сочетающая технический аналитический подход и подходы творческого направления.

Теоретическая и практическая значимость работы.

Методические результаты работы могут быть использованы в сфере реинжиниринга бизнес-процессов в любой сфере экономики. Примеры применения и описанные эффекты реализуются в процессе преобразования инвестиционно-строительной деятельности как на микроуровне, так и региональном и федеральном уровнях.

В первой главе работы проводится сравнительный анализ подходов «процессного» направления теории организации, проводится оценка места и роли реинжиниринга бизнес-процессов, излагается история его появления и развития, множественность толкований и направления критики.

Вторая глава посвящена обзору описанных в литературе методик, используемых в реинжиниринге. Кроме того, изучаются особенности использования этих методик на основе исследования ряда проектов реинжиниринга бизнес-процессов.

В третьей главе обосновывается предлагаемая методика преобразования бизнес-процессов. s

В четвертой главе выявлены особенности бизнес-процессов в инвестиционно-строительной сфере, тенденции их преобразований на примере лидеров рынка подрядных работ в НСО, обоснована возможность и определены эффекты реинжиниринга наиболее проблемных кроссорганизационных процессов в инвестиционно-строительной сфере г.Новосибирска.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Шерстяков, Алексей Анатольевич

Основные выводы настоящей работы сводятся к следующему :

1. Анализ использования понятия «реинжиниринг» показывает неоднозначность его трактовки. Поэтому целесообразно рассматривать его как одно из радикальных направлений процессной управленческой парадигмы, основанной на приоритетном формировании идеологии и стратегии деловых процессов, с разграничительными признаками: ориентированность на клиента, стратегический характер преобразований, отказ от предпосылок (но не концепция «с чистого листа»), значительность результата. Техноцентризм, низкая обоснованность и близость к изобретательству, свойственные для «второй волны» реинжиниринга, на сегодня не актуальны.

2. По результатам проведенного анализа и сопоставления используемых методических подходов показано несовершенство методической базы реинжиниринга, которое проявляется в отсутствии методик основного этапа — прямого инжиниринга процесса, сочетающих технику творческого решения проблем и методик технического анализа и моделирования процессов.

3. Изучение 34 реинжиниринговых проектов показало, что практический реинжиниринг редко основывается на традиционнных методических схемах. «Классический» реинжиниринг по Хаммеру — скорее артефакт, чем обычная практика. Большинство проектов формирует смешанные схемы преобразования процесса.

Методики творческого направления практически во всех случаях дополнялись структурным и функциональным анализом существующего процесса; причем это не только не способствовало «фиксации» мышления разработчиков в рамках существующего процесса, но и приводило к росту радикальности преобразований.

4. На основании анализа и обобщения логической основы перепроектирования исследованных новых процессов, предложена методика реинжиниринга. Она базируется на общей аналитической модели бизнес-процесса (в разрезе участников и временном аспекте), и дополнительном анализе: нарушений на уровне процедур, границ процесса , главных и подчиненных транзакций, классификаций процесса, закрепленных транзакций, завершений и прерываний, взаимодействий участников. На каждом этапе выявляются проблемные области и изучаются типичные возможности трансформации процесса, используемые как база для применения методов творческого решения проблем. Апробация методики показывает, что основные возможности преобразования выявляются на каком-либо одном этапе анализа процесса, что, видимо, связано с наличием лишь одного источника низкой эффективности исследованных процессов.

4. Выявлены основные особенности процессов в ИСС. К ним можно отнести: кроссорганизационный характер, высокую законодательную обусловленность, продолжительность и сложность, необходимость учета распределения реальной власти между участниками. Крупные корпоративные образования и структуры государственного управления и контроля — основные потенциальные объекты для реинжиниринга.

Показано, что ввиду высокой материалоемкости и формализованное™, эффекты реинжиниринга процессов строительства объекта незначительны. Однако, учитывая, что в общей стоимости объекта (по крайней мере, по жилищному строительству), стоимость СМР составляет не более 30%, возможности реинжиниринга в инвестиционно-строительной сфере значительны, и выявляются на уровне законодательно предписанных процедур и на уровне взаимодействия с контрагентами.

5. Как показывает исследование организационных изменений строительных организаций - лидеров в г. Новосибирске, в настоящий момент, около 40% из них проводят преобразования направленные на бизнес-процессы. Углубленное изучение характера этих преобразований показало, что большая их часть относится к упрощению или process redesign; они направлены на внутренние процессы. Эффекты преобразований проявляются в области качества и удовлетворенности клиента, но не в области стоимостных показателей.

6. Обоснованы значительные возможности для реинжиниринга в ИСС на примере процессов оформления исходно-разрешительной документации, поставок продукции и кредитования строительного проекта. Величина достигаемых прямых эффектов соответствует критериям реинжиниринга: сокращение временных показателей на 35-90%, снижение стоимостных показателей на 15-37%.

Основные положения диссертации опубликованы в работах:

1. Шерстяков А.А. О процессном подходе к проектированию системы управления предприятием // Проблемы трансформации и внутрифирменного реформирования строительных организаций: сборник научных трудов.— Новосибирск, НГАСУ,РААСН, 1998.—С. 101-106 (0,375 п.л.)

2. Шерстяков А.А. Основные подходы к перепроектированию бизнес-процессов // Труды НГАСУ Т.З, № 4(11), 2001, С.75-85 (0,625 п.л)

3. Шерстяков А.А. Об одном из подходов к анализу и проектированию бизнес-процессов организации // Антикризисное управление корпорацией: проблемы и решения.— Новосибирск, ИЭиОПП, 2001. — С. 224-228. (0,25 п.л.)

4. Аверьянова Т.А., Кремнев А.В., Манаков Л.Ф., Шерстяков А.А. Методы маркетингового анализа рынка риэлтерских услуг.— Новосибирск: НГАСУ, 2001.— 121 с. (7,56 п.л., авторских 1,1 п.л.)

5. Шерстяков А.А. О применимости реинжиниринга бизнес-процессов в строительстве// Обновление и преобразование строительных организаций: сборник научных трудов. — Новосибирск: НГАСУ, 2003, С. 109-114 (0,375 п.л)

6. Шерстяков А.А. Исследование проектов по реинжинирингу бизнес-процессов по данным зарубежных источников/Юбновление и преобразование строительных организаций: сборник научных трудов. — Новосибирск: НГАСУ, 2003, С.81-91. (0,625 п.л)

ЗАКЛЮЧЕНИЕ