Совершенствование системы учетной информации в управлении сельскохозяйственным производством на районном уровне тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Мершевая, Валентина Николаевна

иведение

Глава 1.

Глава П,

J«<Jl

Глава III, о о о . С <

Учетная информация и ее роль в системе управления сельскохозяйственным производством

Роль и значение информации в управлении Учетная информация и ее классификация Основные требования к рациональной организации системы учетной информации в управлении сельскохозяйственным производством

Существующая система учетной информации в управлении сельскохозяйственным производством

Произволетвенно-экономическая характеристика и структура управления района Анализ объемов и потокое системы учетной информации

Организация сбора, передачи и обработки учетной информации

Пути совершенствования системы учетной информации е управлении сельскохозяйственным производством

Совершенствование структуры управления района

Основные направления улучшения документации и документооборота, совершенствование организации учетного процесса

3.3. Механизация и автоматизация обработки учетной информации

Выводы

Предложения производству

Диссертация: введение по экономике, на тему "Совершенствование системы учетной информации в управлении сельскохозяйственным производством на районном уровне"

Повышение концентрации и углубление специализации сельскохозяйственного производства на основе межхозяйственной кооперации и агропромышленной интеграции, качественные изменения его материально-технической базы, расширение производственно-экономических связей между отраслями агропромышленного комплекса ( АПК) привели к чрезвычайному усложнению задач управления.

В связи с этим в Продовольственной программе СССР на период до 1990 г., одобренной майским ( 1982г.) Пленумом Щ КПСС, намечены крупные меры по совершенствованию планирования и управления агропромышленным комплексом. В частности, предусмотрено: "Упростить организационную структуру управления агропромышленным комплексом, ликвидировать излишние и дублирующие звенья, значительно сократить численность управленческого аппарата, повысить ответственность каждого звена агропромышленного комплекса за увеличение объемов производства и улучшения качества продовольственных товаров и сырья для промышленности, за организацию надежного и бесперебойного снабжения населения всеми видали .продовольствия" ( 22, с. 12).

Повышение качества управления сельскохозяйственным производством в значительной степени зависит от того, насколько рациональны применяемые методы сбора, переработки и использования различных ввдов информации, ведущее место среди которых занимает учетная. Она используется на всех уровнях управления, выполняя роль незаменимого источника данных для принятия обоснованных решений. Не случайно в Основных направлениях экономического и социального развития СССР на I98I-I985 годы и на период до 1990 года указано: "Повышать качество и оперативность учета и статистики, совершенствовать учетную документацию и отчетность во всех звеньях народного хозяйства применительно к современным требованиям управления, планирования и анализа хозяйственной деятельности с эффективным использованием электронно-вычислительной техники" / 3.3, с 200 /.

Хотя вопросы развития и организации системы учетной информации в управлении сельскохозяйственными предприятиями не раз рассматривались в работах ученых - экономистов, данная проблема продолжает оставаться актуальной и многогранной. Слабо изучены потоки учетной информации на районном уровне, недостаточно исследованы и определены функции учетной службы рабочего аппарата, Совета районного агропромышленного объединения, а такне вопросы рационального использования учетной информации в управлении сельскохозяйственным производством с учетом межотраслевых факторов.

Между тем, в настоящее время комплексное решение этих вопросов, особенно на районном уровне управления, чрезвычайно важно. Создание районных агропромышленных объединений ( РАПО), осуществляющих экономические связи между отраслями АПК, сочетание отраслевого и территориального принципов управления требуют организации соответствующей информационной базы. Укрепление районного звена в значительной мере зависит от поставки учетной работы в сельскохозяйственных предприятиях и организациях, входящих в состав РАПО, функционирование которого невозможно без рациональ ной организации системы учетной информации, повышения ее оперативности, механизации и автоматизации учета.

Все это обусловило выбор темы и содержание диссертационной работы.

Дель и задачи исследования. Цель настоящей диссертацион ной работы - разработка научно-обоснованных мероприятий и определение наиболее важных направлении совершенствования системы учетной информации, используемой для управления сельскохозяйственным производством районного агропромышленного объединения.

В соответствии с указанной целью основными задачами исследования являются:

- определение основных требований к рациональной организации учетной информации и создание интегрированной системы обработ- , ки учетных данных в условиях деятельности районных агропромышленных объединений.

- изучение и обобщение результатов анализа объемов и функционирующих потоков учетной информации;

- определение зависимости и влияния отдельных факторов на объем учетной информации;

- совершенствование процессов организации сбора, передачи и обработки учетной информации в районе;

- разработка предложений и конкретных мер, направленных на улучшение системы учетной информации в управлении сельскохозяйственным производством.

Объект исследования. Объектом исследования является Ново-пскоескик район-один из крупных районов Ворошиловградской области, имеющий развитое сельскохозяйственное производство. В районе-20 колхозов, 2совхоза и свыше 30 других предприятий и организаций агропромышленного комплекса. Методика исследования. Теоретической и методологической основой использования послужили труды основоположников марксизма-ленинизма, материалы съездов КПСС, Пленумов ЦК КПСС, решения партии и правительства по вопросам развития и совершенствования управления сельским хозяйством и его информационного обеспечения.

В диссертационной работе использованы данные годовых отчетов и производственно-финансовых планов хозяйств за 1975-1982гг; материалы первичного бухгалтерского учета; все еиды отчетности; документооборот управления сельского хозяйства Новопсковского райисполкома ( РУСХ); инструктивные и методические разработки Минсельхоза СССР, ЦСУ СССР, ВНИИ кибернетики, ВНКЭСХ; труды советских и .зарубежных ученых. Состояние организации и механизации учетно-вычислительных работ исследовалось на метериалах районной информационно-вычислительной станции ( РНВС).

В диссертации применялись методы: монографический, корреляционный, экономико-статистический, а также метод статистических группировок.

Научная новизна. В диссертационной работе предпринята одна из первых попыток Комплексного исследования вопросов совершенствования системы учетной информации в управлении сельскохозяйственным производством на уровне района в условиях агропромышленной интеграции. На основе всестороннего анализа объемов и циркуляции информационных потоков сформулированы основные методические подходы к классификации учетной информации,на основе которых разработана соответствующая схема.

Выявлены методические особенности ( возможности состояния системы учетной информации, вероятность каждого из них, влияние сезонности сельскохозяйственного производства и периодичности представления материальных носителей информации на количество учетных документов) и проведены расчеты по определению существующего объема учетной информации на уровне района.

Разработаны методические рекомендации по составлению аналитической информационной модели сельскохозяйственного района, характеризующей документопотоки, общее количество разрабатываемых форм документов, объем информации, направление движения, повторяемость и избыточность учетных данных.

Б работе в качестве примера сделана попытка исследовать с помощью корреляционно-регрессионного анализа зависимость между объемом учетной информации по автопарку ( количеством путевых листов) и численностью водителей, а также между объемом первичных документов по тракторному парку и среднегодовой численностью трактористов, комбайнеров. Кроме того, разработана экономико-статистическая модель зависимости численности счетных работников от производственных факторов.

В соответствии с функциями учетной службы рабочепо аппарата Совета РАПО составлен перечень решаемых ею задач, Разработаны функциональные обязанности для главного бухгалтера, старшего экономиста-финансиста, старшего экономиста по бухгалтерскому учету, а также блок-схема документооборота, позволяющая установить перечень форм документов и виды операций, проводимых с той или иной формой отчетности.

Разработана блок-схема технологического процесса движения и обработки учетной информации в условиях функционирования РАПО.

Практическая ценность. Основные положения диссертационной работы, связанные с разработкой документооборота и выбором комплекса функциональных задач, решаемых учетной службой совета РАПО, технологией движения и обработки учетной информации, могут быть использованы и в других районных агропромышленных объединениях для принятия рациональных управленческих решений.

Кроме того, к результатам, имеющим практическую ценность при функционировании РАПО, относятся: методика определения объема учетной информации для расчета необходимого комплекса технических средств; установление тесноты связи между объемом учетной информации и факториальными признаками; информационная модель для изучения документопотоков е районе с целью ее совершенствования. Использование этих разработок позеолит сократить затраты труда на изучение объемов и потоков учетной информации, не прибегая к проведению ее сплошной инвентаризации.

Апробация и внедрение результатов исследования. Выводы и предложения по результатам исследования использованы органами районного звена при совершенствовании структуры управления и учетной функции; при определении необходимого комплекса технических средств и создании единой информационной службы в районе.

Предложения по совершенствованию структуры управления района, мероприятия по улучшению документации и документооборота, рациональной организации способов сбора, передачи и обработки учетной информации одобрены и приняты к внедрению Новопсковским районным агропромышленным объединением.

Основные положения диссертационной работы докладывались на трех Всесоюзных научно-теоретических конференциях аспирантов, соискателей, молодых ученых-экономистов / ivi., ВНИЭСХ, 1980, 1981, 1982 гг./.

Публикации, По результатам исследований опубликовано 4 работы, общим объемом 1,5 п.л.

Объем и структура работы, диссертационная работа состоит из введения, трех глаЕ, выводов и предложений, списка использованной литературы, включающего 154 наименования, приложений. Содержание работы представлено неР'страницах машинописного текста, иллюстрирована работа 19 таблицами, ю схемами, з рисунками, g блок-схемами и! моделью.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Мершевая, Валентина Николаевна

ВЫВОДЫ

Изучение и обобщение литературных источников, а также результатов проведенных исследований, приведенных в диссертационной работе, позволяют сделать следующие выводы:

1. Сельскохозяйственное производство Новопсковского района Ворошиловградской области - это сложная экономическая система, в которой четко проявляется целесообразный характер функционирования всех, входящих в нее, элементов.

Наличие на территории района большого количества взаимодействующих и взаимосвязанных предприятий и организаций разного типа свидетельствует о том, что большой и сложной системе соответствуют и сложные информационные процессы, протекающие в ней. Ведущее место в информационном обеспечении управления сельскохозяйственным производством занимает учетная информация.

2. Начальным этапом анализа существующей информационной системы на любом уровне управления, проводимого для совершенствования, является классификация. Она имеет теоретическое и практическое значение, т.к. позволяет понять формирование информационных совокупностей и связанные с этим процессы сбора, передачи, обработки и применения информации. Представленная в работе классификация учетных информационных потоков и массивов по различным признакам и в сочетании их дает возможность определить основные характеристики, главные функции и проанализировать механизм управления.

3. Для создания и внедрения автоматизированной системы управления АПК изложены основные требования к рациональной организации системы учетной информации и создания интегрированной системы обработки учетных данных.

4. При определении объемов учетной информации на уровне района необходимо установить состав и количество учетных документов по хозяйствам исследуемого региона. Рекомендуется число возможных состояний системы находить путем сложения по каждой разновидности материального носителя суммы чисел возможных значений соответствующих показателей с учетом периодичности решения каждой задачи функциональной подсистемы учета и отчетности и сезонности возникновения разновидностей материального носителя.

5. Для проведения количественного анализа и с целью совершенствования существующей системы учетной информации на районном уровне целесообразно составлять аналитическую информационную модель, которая дает наглядное отображение взаимосвязи между управляемыми объектами и управляющей системой, характеризует докумен-топотоки, общее количество разрабатываемых форм, объекты и направления движения. Использование информационной модели позволяет проводить не только анализ функционирующей системы учетной информации, но и определить необходимый комплекс технических средств для осуществления своевременной и качественной переработки учетных данных.

Удобны».* инструментом для анализа потоков учетной информации являются графические средства. Разработанная нами маршрутная схема движения основных форм бухгалтерской и статистической отчетности дает возможность проследить порядок оформления документов: моменты их возникновения и операции, проводимые с ними, а также исполнителей по каждому виду учетных процессов.

6. Характерной особенностью потоков учетной информации является направление их движения снизу вверх. В результате обработки, обобщения, группировки и систематизации полученных данных происходит агрегатирование восходящих потоков учетной информации, что необходимо для принятия управленческих решений на районном уровне. Если в сельскохозяйственных предприятиях Новопсковского района объем учетной информации ежегодно составляет 93,05 млн. показателей, то районным органам управления направлено 1,41 млн. показателей, а на областной уровень - свыше 300 тыс. показателей. Этот процесс формирования и сжатия информационного потока действует непрерывно.

7. Исследование информационной системы районного уровня показало, что на объем и характеристику потоков учетной информации оказывает влияние целый ряд факторов: среднегодовая численность работающих, площадь сельскохозяйственных угодий, объем валовой продукции, наличие сельскохозяйственной техники и др.

В работе в качестве примера с помощью корреляционно-регрессионного анализа установлена зависимость между объемом учетной информации по автопарку и численностью работающих водителей, а также между объемом первичных документов по тракторному парку и среднегодовой численностью трактористов, комбайнеров. Тесная связь исследуемых факторов в сельскохозяйственных предприятиях района позволяет определить объемы учетной информации (по участкам учета) не прибегая к методу сплошной инвентаризации документированной информации.

8. Для выполнения контрольных функций в процессе управления нами установлен перечень и содержание задач группе учета и отчетности РУСХ, решение которых должно производиться во взаимосвязи между собой, а также с задачами экономического анализа производственной и финансово-хозяйственной деятельности участников РАЛО. Четкое распределение функций и задач между работниками учетной службы является важной предпосылкой для правильного установления необходимого объема информации. В связи с этим нами разработаны положения по осуществлению функций главным бухгалтером, старшим экономистом-финансистом и старшим экономистом по бухгалтерскому учету.

9. В условиях функционирования РАПО согласно распределения учетных функций и обязанностей между работниками учетного процесса разработана блок-схема документооборота, которая позволяет определить перечень документов, с которыми предстоит работать работникам учетной службы, какие виды операций необходимо проводить с той или иной формой отчетности; проследить маршруты движения документов от момента их составления в хозяйствах, промышленных, сельскохозяйственных предприятиях и организациях, включенных в состав РАПО, до момента их использования работниками аппарата управления районного звена.

10. Из-за отсутствия четко установленных процедур процесса управления, типовых решений конкретных задач учетной службы в условиях района, разработана блок-схема технологического процесса движения и обработки учетной информации в РАПО. Она представляет собой совокупность процедур, выполняющихся на различных ступенях иерархии и реализующих функции сбора, обработки, представления и хранения информации.

ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВУ

Проведенные исследования в районе Ворошиловградской области позволяют сформулировать предложения производству, которые могут быть использованы для улучшения системы учетной информации не только в Новопсковском, но и в других районных агропромышленных объединениях:

1. Главным направлением совершенствования информационного обеспечения управления сельскохозяйственным производством районного звена является интеграция сбора и обработки учетной информации. Создание единой информационной службы в районе обеспечит наиболее полное удовлетворение потребностей всех подсистем управления в своевременной и полной информации, получаемой в указанные сроки при однократной регистрации данных; позволит объединить различные потоки учетно-экономической информации и широко применять для их сбора и обработки быстродействующие ЭВМ и другие технические средства.

2. Необходимо обеспечить своевременное доведение до исполнителей сроков представления отчетных материалов, устранить излишнюю опеку со стороны руководителей и специалистов районного звена над управляемыми объектами, предоставить колхозам и совхозам больше хозяйственной самостоятельности и инициативы в решении вопросов производственного характера. Зто позволит сократить число различных напоминаний и указаний организационно-технологического характера в среднем на 20-25/0,

3. В целях улучшения координации деятельности учетно-экономической работы и устранения ненужного параллелизма и дублирования в процессе выполнения поставленных задач необходимо в хозяйствах-участниках РАПО сформировать учетно-информационный отдел путем объединения службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности и планово-экономической службы.

4. Дальнейшее развитие сельского хозяйства, выполнение Продовольственной программы требуют пропорционального и комплексного развития всех отраслей агропромышленного комплекса, и точки зрения диспетчерского управления это можно достичь путем обеспечения хорошо организованной связи органа по централизованному оперативному управлению сельскохозяйственным производством с диспетчерскими пунктами колхозов, совхозов, с организациями и предприятиями, которые связаны с материально-техническим обслуживанием хозяйств, переработкой и реализацией готовой сельскохозяйственной продукции, практическая реализация предложений, вытекающих из результатов исследования, будет способствовать улучшению системы учетной информации в управлении сельскохозяйственным производством в районном агропромышленном объединении.