Технология персонального планирования и учёта на предприятии тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Технология персонального планирования и учёта на предприятии"

□03082087 На правах рукописи

Г

БРЕЖНЕВ Олег Валентинович //

ТЕХНОЛОГИЯ ПЕРСОНАЛЬНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ И УЧЁТА НА ПРЕДПРИЯТИИ (на примере ООО «Мастер и К»)

Специальность 08.00.05 экономика и управление народным хозяйством (Экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами: промышленность)

Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Новосибирск - 2007

003062087

Работа выполнена в Институте экономики и организации промышленного производства СО РАН

Научный руководитель доктор экономических наук, профессор

Комаров Владимир Федорович

Официальные оппоненты доктор экономических наук,

Кравченко Наталья Александровна

кандидат экономических наук, Добрынин Петр Яковлевич

Ведущая организация Новосибирский государственный университет

экономики и управления

Защита состоится ^ апреля 2007 г в ^ ^ час на заседании диссертационного совета Д 003 001 01 при Институте экономики и организации промышленного производства СО РАН по адресу 630090, г Новосибирск, просп Академика Лаврентьева, 17, конференц-зал

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Института экономики и организации промышленного производства СО РАН

Автореферат разослан « » марта 2007 г

Ученый секретарь диссертационного совета, доктор экономических наук, в В Титов

профессор

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ИССЛЕДОВАНИЯ

Актуальность проблемы Ученые и менеджеры уделяют большое внимание вопросам совершенствования планирования и учета на уровне предприятия По этой тематике имеется огромное количество публикаций, нормативных актов, инструктивных материалов В них подробно рассматривается теория, методология и практика построения стратегических планов и прогнозов, составления планов производства, сбыта или снабжения, формирования финансовых планов, постановки на предприятии управленческого, бухгалтерского и налогового учета, проведения структурных преобразований, реализации инвестиционной деятельности и разработки бизнес-планов, осуществления процедур подбора, обучения, переподготовки и расстановки кадров и т д

Существенно меньше внимания уделяется вопросам теории и методологии персонального планирования и учета деятельности самих менеджеров Руководители и специалисты зачастую осуществляют свою деятельность, руководствуясь здравым смыслом, опытом, привычками и самыми общими регламентами (положения о подразделениях, должностные инструкции) Другими словами, на большинстве предприятий персональное планирование и учет деятельности руководителей и специалистов реализуется в режиме стихийного самоменеджмента Существующие общие корпоративные регламенты носят зачастую формальный характер и в реальной работе не используются В этих условиях эффективная деятельность руководителей и специалистов - скорее случайность, чем закономерность Поскольку эффективность стихийного самоменеджмента обеспечивается личными качествами руководителей и специалистов, такими как способность уяснить корпоративные цели, умение определить приоритеты и последовательность решения персональных задач (в терминах целей предприятия), склонность к командной работе, персональная организованность и др

Многие предприятия несут большие потери из-за отсутствия технологий персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов Во-первых, потому, что непроизводительные потери рабочего времени этой категории работников зачастую достигают 40% и более Во-вторых, потому, что в повседневной деятельности не определяются и не соблюдаются приоритеты В-третьих, потому, что цели предприятия и цели работников зачастую вступают в противоречие В-четвертых, потому, что нарушается синхронизация и гармонизация работ, выполняемых различными менеджерами и специалистами В-пятых, потому, что важные управленческие решения принимаются в спешке

Названные потери можно избежать, если внедрить на предприятии управленческую технологию, в рамках которой регулярно осуществлялись бы формализованные процедуры персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов Внедрить необходимо именно технологию планирования и учета Потому, что только технология позволяет синхронизировать и гармонизировать отдельные этапы, процедуры, операции некоего процесса Позволяет контролировать процесс Позволяет отказаться от понятия «менеджмент - это искусство» или «менеджмент - ремесло» В пользу понятия «менеджмент - это нормируемый регламентный процесс» Что, в свою очередь, позволяет избежать зависимости от личностных качеств и капризов исполнителей А также от других недостатков и потерь, связанных со стихийным самоменеджментом

Широкое применение технологий персонального планирования и учета деятельности руководителей (ППУ) сдерживается из-за недостаточной разработанности научных основ технологизации управления вообще, и методологии проектирования и внедрения на предприятиях технологий ППУ, в частности Настоящая диссертация нацелена на разработку названных научных и методологических вопросов (на примере ООО «Мастер и К»), что и определяет ее актуальность

Степень разработанности проблемы Настоящее исследование базируется на трех ключевых понятиях (1) «управление», (2) «управленческая технология», (3) «персональное планирование и учет» Поэтому степень разработанности проблемы необходимо, по нашему мнению, рассмотреть с трех точек зрения (а) дать оценку современного состояния науки об управлении, (б) оценить степень разработанности теоретических и методологических основ технологизации управленческой деятельности, (в) дать оценку существующим теориям и методикам персонального планирования и учета деятельности менеджеров и специалистов предприятия

(14 Наука об управлении. Научные аспекты совершенствования управления предприятиями рассматриваются многими авторами Среди них много зарубежных специалистов Акофф А , Винер Н , Дойл П , Друкер П , Келли Дж, Коллинз Д, Оптнер С Л , Оучи У , Паркинсон С , Питере Т , Робсон М, Тейлор Ф У , Томпсон А , Уллах Ф , Уотермен Р , Файоль А, Форд Г, Хаммер М, Чампи Дж, Шумпетер Й, Янг С , Conner D , Deming Е , Fulmer W , Kotter J P , O'Toole J , Pasmore W и др Заметный вклад в теорию и практику управления внесли отечественные ученые Берг А И, Евенко JI И, Винслав Ю , Виханский О С , Клей-нер Г Б , Маркова В Д , Мильнер Б 3 , Наумов А И , Попов Г X , При-гожин А И , Рапопорт В С , Садовский В Н , Фатхутдтнов Р Ф , Шо-рин В Г и др 2

Анализ работ названных авторов позволяет сделать вывод, что наука об управлении (наука о менеджменте) находится в стадии становления В этой науке существует несколько альтернативных совокупностей теоретико-методологических представлений о природе происходящих здесь явлений и о методах решения имеющихся проблем Единой'теории управления попросту нет Представляется убедительной точка зрения о том, что в области менеджмента вообще нельзя создать нормативную (аксиоматическую) теорию, которая достоверно объясняла бы происходящие здесь процессы или служила универсальным инструментом решения проблем (как это делается в математике, физике и других естественных науках) Такова, видимо, природа менеджмента, как вида человеческой деятельности Это создает определенные трудности при исследовании проблем совершенствования управления предприятием Каждый исследователь вынужден сформировать из множества имеющихся воззрений и концепций такую совокупность принципов, правил, утверждений, в рамках которой можно было эффективно решать исследовательские задачи

(2) Технологизация управленческой деятельности Роль технологии весьма велика во всех сферах человеческой деятельности В основе технологии лежит принцип - разлагать всякую деятельность на составные элементы Такое разделение, с одной стороны, позволяет многократно повысить эффективность выполнения отдельных этапов, процедур, операций С другой стороны, сознательное проектирование и реализация рациональной совокупности этапов, процедур, операций дают системный эффект - повышают продуктивность человеческой деятельности Кроме того, технологии служат посредником между наукой и практикой (научные знания передаются в хозяйственную и социальную сферу через технологии), помогают тиражированию передового опыта, способствуют специализации человеческой деятельности (и, следовательно, росту производительности труда)

Если в прежние времена термин «технология» применялся почти исключительно к техническим (промышленным, строительным, производственным) процессам, то в последние годы появились и стали популярными термины «политическая технология», «социальная технология», «информационная технология», «бизнес-технология», «технология планирования», «технология менеджмента» и т д Во всех этих сферах применение технологического принципа (разлагать деятельность на составные элементы) позволило получить существенный эффект

Теоретические и методологические основы применения технологий в различных видах управленческой и социальной деятельности освеща-

ются в работах следующих авторов Авраменко Е С , Дядченко J1Я , Зайцев А К , Иванов В H , Ковлер А И , Комаров В Ф , Марков M , Смирнов Э А , Щербина В В , Davenport Т , Enos J L , Stephen H и др

Следует отметить, что во многих публикациях понятие «технология» понимается скорее в житейском смысле Теоретические и методологические воззрения перечисленных авторов противоречивы, неполны, излишне абстрактны Для применения их в практических разработках нужно предварительно уточнить сущность управленческих технологий, выполнить классификацию их типов, выявить свойства разных типов технологий, а также особенности их проектирования и внедрения

(3) Персональное планирование и учет Вопросам персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов посвящены работы следующих исследователей Архангельский Г А, Брукс Ф П , Бусыгин А В , Гранин Д А , Друкер П , Лакейн А , Ма-зур И И , Моргенстерн Дж , Ниссинен Й , Шапиро В Д , Шлей H В , Ягер Дж, Blanchard К, Johnson S, Cooper АМ, Trammell D, Davidson J , Douglass M , Douglass D , Mayer J , Moskowitz R , Silber L T , Taylor H L и др

Имеющиеся теории и методики персонального планирования и учета можно оценить как неполные и несистемные Скажем, методология календарного планирования (с использованием методов сетевого планирования и управления) не является универсальной Она ориентирована на управление проектами, которое в общем объеме руководящей работы на предприятии занимает ограниченное место Достаточно популярная концепция «Тайм Менеджмент» является, по сути дела, методикой самоменеджмента Без существенной доработки концепция «Тайм Менеджмент» не может служить методологической основой корпоративного персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов

Сказанное определяет актуальность разработки методических вопросов проектирования и внедрения эффективных технологий персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов предприятия

Цель и задачи исследования. Целью диссертационной работы является исследование и разработка методов и технологий персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов, на основе технологизации управления на уровне промышленного предприятия

Сформулированная цель вызывает необходимость решения ряда задач, к основным из которых относятся

1 Уточнение сущности управленческих технологий на промышленном предприятии и их роли в повышении эффективности управления

2 Разработка классификации типов управленческих технологий и выявление их свойств в разрезе выделенных типов

3 Определение целей, задач, методов, технологий персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов предприятия (технологии ППУ)

4 Построение методики самоменеджмента руководителей и специалистов предприятия с использованием идей системы «Тайм Менеджмент»

5 Разработка и внедрение технологии ППУ для условий действующего предприятия (на примере ООО «Мастер и К»)

Предмет исследования: Технологии персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов предприятия

Объект исследования Крупные и средние промышленные предприятия любой формы собственности

Область исследования 15 13 «Инструменты и методы менеджмента промышленных предприятий, отраслей, комплексов» Паспорта специальностей ВАК (экономические науки)

Теоретическая и методологическая основа исследования. В основе исследования лежит системный принцип анализа процессов управления на уровне предприятия Посредством сравнительного и причинно- следственного анализов исследована сущность и различные типы управленческих технологий применительно к задачам персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов предприятия На отдельных этапах диссертационного исследования применялись методики игрового имитационного моделирования, системного проектирования, мозгового штурма, анкетного опроса, проблемных совещаний, экспертных сессий

Теоретические основы исследования были сформированы при использовании научных трудов и разработок отечественных и зарубежных специалистов по проблемам теории управления Были использованы научные труды ИЭОПП СО РАН, ИЭ РАН, Экспертного института, Академии народного хозяйства при Правительстве РФ, материалы заседаний Международного клуба директоров, Директорского форума (Новосибирск), а также результаты изучения автором опыта работ по совершенствованию технологии персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов на предприятиях России

Научная новизна представленных к защите результатов работы, полученных лично автором, состоит в следующем

1 Определена сущность управленческих технологий и их роль в системе управления предприятием

2 Разработана классификация типов управленческих технологий, выявлены их свойства в разрезе типов

3 Выделены три формата реализации технологии ППУ, разработана методика реализации эффективного формата технологии ППУ

4 Предложена технология самоменеджмента руководителей и специалистов предприятия с использованием понятия «Персональная регламентная политика»

5 Предложена методика проектирования технологии ППУ с применением концепции «прототипа»

6 На примере конкретного предприятия показана работоспособность предложенных методов внедрения технологии персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов предприятия

Практическая значимость диссертационного исследования состоит в том, что предложенный теоретический и практический материал может быть использован для «запуска» на промышленных предприятиях работ по проектированию и внедрению технологии персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов Автор применил разработанные им технологии персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов в практике работы ООО «Мастер ИК» Это дает ему право утверждать, что практические результаты исследования могут представлять непосредственный интерес как для собственников и руководителей промышленных предприятий, так и для органов, осуществляющих разработку и проведение государственной промышленной политики

Апробация работы. Основные положения и результаты диссертационного исследования докладывались на ряде научных семинаров, научно-практических конференций, в том числе на методологическом семинаре Отдела управления промышленными предприятиями ИЭОПП СО РАН, на сессиях Директорского форума, г Новосибирск («Организация управления предприятием в неравновесной экономике», декабрь 2002 г , «Текущее планирование на промышленном предприятии», февраль 2003 г , «Технологии промышленных инноваций», апрель 2004 г , «Менеджмент XXI века аутсорсинг», январь 2005 г , «Проблемы и методы внедрения управленческих нововведений», февраль 2005 г , «Реинжениринг компании», март 2005 г , «Тайм Менеджер», октябрь 2005 г , «Организационное

развитие компании», ноябрь 2005 г , «Управленческие идеи Тома Питерса», апрель 2006 г, «Современные концепции менеджмента», май 2006 г)

В наиболее полном виде результаты диссертационного исследования внедрены в ООО «Мастер и К» Отдельные научно-методические результаты диссертационного исследования использовались в деятельности ЗАО «Сибирская кожгалантерея», ОАО «Новосибирскбизнеском-пания», ОАО «Альбумин», ООО «Энерголизинг» и других предприятий, что подтверждается справками о внедрении

Публикации. По теме диссертации опубликовано 4 печатных работы, общим объемом 36 п л , из них авторских 5,5 п л В рецензируемых научных журналах, входящих в Перечень обязательных изданий ВАКа, опубликовано 2 работы, общим объемом 3 п л , из них авторских 1 п л

Структура диссертации. Работа - объемом 159 с основного текста - состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы из 146 наименований и 5 приложений

Глава 1 «Технологизация - прагматичный путь совершенствования управления предприятием» посвящена решению трех задач (1) анализ проблемы разделения труда руководителей и специалистов предприятия, (2) уточнение сущности управленческих технологий на промышленном предприятии и их роли в повышении эффективности управления, (3) разработка классификации типов управленческих технологий и выявление их свойств в разрезе типов При этом показано, что решение проблемы разделения труда руководителей предприятия возможно за счет (а) технологизация управления и (б) применения эффективных технологий ППУ Приведены доказательства того, что внедрение на предприятии управленческих нововведений не в виде отдельных задач или схем, а в виде современных управленческих технологий, может существенно повысить продуктивность менеджеров Прежде всего за счет строгой регламентации процессов управления и наведения порядка

Глава 2 посвящена разработке методов и технологий персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов предприятия В этой главе решаются три задачи (1) анализ проблем персонального планирования и учета, (2) определение целей, задач, методов и технологий ППУ, (3) построение методики самоменеджмента руководителей и специалистов предприятия с использованием понятия «Персональная регламентная политика»

Глава 3 освещает вопросы разработки методов проектирования и внедрения технологий ППУ Здесь (1) предлагается методика проектирования технологии ППУ с использованием понятия «прототип», (2) рассматриваются проблемы и методы внедрения технологии ППУ,

(3) описывается опыт внедрения технологии ППУ на конкретном предприятии

В заключительной части диссертации приведены выводы теоретического, методологического и практического характера

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ, ВЫНОСИМЫЕ НА ЗАЩИТУ

1. Уточнение сущности управленческих технологий

Технология как наука появилась вместе с возникновением промышленности - в конце XVIII века В основе технологии лежат принцип -разлагать всякий процесс производства на составные элементы Такое разделение позволяет многократно повысить эффективность выполнения отдельных производственных операций Можно сказать, что именно технологизация производства служит источником научного и технического прогресса во всех отраслях экономики И это фундаментальное свойство технологий вызвало к жизни новое явление началась технологизация многих сфер человеческой деятельности Во второй половине XX века появились политические технологии, технологии качества, социальные технологии, информационные технологии, технологии менеджмента, учебные технологии и тд В конце 1970-х годов в обиход было введено расширенное определение термина «технология» «Технология - это способ реализации людьми конкретного сложного процесса путем расчленения его на систему последовательных взаимосвязанных процедур и операций, которые выполняются более или менее однозначно и имеют целью достижение высокой эффективности»

Было бы странным, если технологии не проникли в такую важную сферу человеческой деятельности, каковой является управление предприятием Сущность управленческих технологий, по нашему мнению, заключается в следующем базовом факте технологизация управления предполагает прежде всего дробление управленческого процесса на отдельные процедуры и операции, с последующей регламентацией выполнения процедур и операций Такое дробление и регламентация управленческого процесса позволяют повысить эффективность управления предприятием за счет действия факторов, список которых представлен в табл 1

В работе вводится следующая трехзвенная структура управленческой технологии управленческий техпроцесс -управленческая процедура -управленческая операция Эта структура может применяться как на макро-, так и на микроуровне Например, техпроцесс «контроль испол-8

нительской дисциплины» может включать в себя такие процедуры, как «планирование работ исполнителю», «учет выполнения работ исполнителем», «анализ хода выполнения работ исполнителем» При ином подходе, эти процедуры сами могут быть техпроцессами (технологиями) Например, конкретным техпроцессом может быть «планирование работ исполнителю» Процедуры этого техпроцесса - «определение целей», «сбор информации», «разработка вариантов плана» и т д

Таблица 1

Факторы эффективности управленческих технологий

Фактор эффективности управленческих технологий Комментарий

1 Рационализация и специализация управленческого труда Рационализация позволяет оптимизировать последовательность работ, когда предшествующая операция подготавливает благоприятные условия для последующих процедур Рационализация означает также разумное чередование труда и отдыха, распределение труда между участниками управленческого процесса с учетом их квалификации

2 Поэтапный контроль и выявление отклонений Разделение технологического процесса на процедуры и операции позволяет контролировать управленческую деятельность в промежуточных временных точках Это позволяет оперативно выявлять отклонения фактического состояния дел от плана и принимать своевременные корректирующие меры

3 Разделение стереотипных и творческих процедур Сознательно проектирование технологических процессов позволяет отделить творческую работу от рутинных процедур, что сопровождается повышением качества управленческих решений Кроме того, продуманная управленческая технология позволяет менеджеру выполнять творческие работы в наиболее удобное - с точки зрения продуктивного мышления -время И механизировать, автоматизировать или отдать на аутсорсинг рутинные процедуры и операции Что также дает экономию

4 Тиражирование передового опыта Передача образцов успешного управления от одного предприятия другому бывает эффективной тогда, когда такая передача осуществляется не в виде заимствования идей, а в формате готовых управленческих технологий

5 Адаптация научных методов и средств управления Трансферт научных методов и средств управления в хозяйственную практику бывает эффективным только тогда, когда научные достижения доведены до уровня управленческих технологий

Структурно любой управленческий техпроцесс или процедура в общем случае включает в себя пять элементов (а) персонал, (б) технику (компьютеры, средства связи и др), (в) информацию (входную, нормативно-справочную, выходную), (г) инструкции для персонала, (д) программы для компьютеров

Управленческие технологии создаются людьми и для людей Поэтому большое значение имеет вопрос о соотношении творческих и рутинных начал в технологии Мы считаем, что технология образует рамки, назначение которых - регламентировать действия субъекта управления (исполнителя) по двум направлениям нормативно-правовому и социально-экономическому Не ограничивая творческую составляющую плановых, учетных, аналитических и иных управленческих работ При таком понимании вопроса, технологизация не может быть препятствием для творческого решения проблем, подобно тому, как вполне определенные музыкальные формы (симфония, марш, вальс) не препятствуют творческой деятельности композитора

2. Классификация типов управленческих технологий

Целесообразно выделить две группы управленческих технологий -(1) регулярные и (2) нерегулярные Любая управленческая технология из первой группы представляют собой совокупность циклически повторяющихся процедур Такая технология когда-то была спроектирована и введена в действие В процессе своего функционирования она может, конечно, нуждаться в периодической корректировке Но в целом такие технологии не требуют вмешательства со стороны руководителей предприятия К этой группе, в частности, относятся технологии, реализующие функции управления (планирование, учет, контроль, анализ, регулирование) в разрезе определенных сфер деятельности предприятия (маркетинг, НИОКР, производство, обеспечение)

(1) Регулярные управленческие технологии условно можно разделить на две подгруппы (11) «безвариантные» и (1 2) «вариантные» К первой подгруппе можно отнести такие технологии, как бухгалтерский учет, статистическая отчетность, кадровое делопроизводство и т п Правила выполнения управленческих процедур в рамках названных технологий достаточно часто меняются Скажем, относительно недавно все предприятия обязали вести по строго определенным правилам и алгоритмам налоговый учет Наряду с бухгалтерским учетом Это типичная управленческая технология, навязанная предприятию фискальными органами

В других случаях регламентные управленческие технологии носят (2 подгрупа) вариантный характер Например, каждое предприятие в начале года обязано составлять документ под названием «Учетная политика» Этот документ допускает вариантность некоторых учетных правил Реализация вариантных управленческих технологий требуют некоторого творчества, смекалки, изобретательности Вместе с тем при их внедрении можно воспользоваться готовыми примерами, аналогами, методиками Такие технологии не являются радикальными, не требуют масштабных затрат или больших организационных изменений

Нерегулярные управленческие технологии можно разделить на две подгруппы (2 1) «периодические» и (2 2) «разовые» Периодические технологии не являются циклическими, то есть применяются не в момент, определенный регламентом, а по мере необходимости Периодические технологии применяются, например, при реализации таких крупных управленческих нововведений, как (а) структурные преобразования предприятия, (б) внедрение новой схемы оплаты труда, (в) разработка бренда, (г) освоение новых рынков, (д) крупные заимствования и т д Названные управленческие нововведения разрабатываются и внедряются по специфическим технологиям, каждая из которых имеет свой набор процедур и операций Вместе с тем за время жизни предприятия такие управленческие «реформы» могут повторяться многократно, что и позволяет отнести эти управленческие технологии к категории «периодических»

Разовые управленческие технологии применяются для внедрения уникальных управленческих новшеств (а) разработка и внедрение системы управления качеством, (б) проектирование и реализация информационной системы, (в) построение корпоративной культуры и т п Понятно, что здесь у предприятия нет собственного опыта реализации конкретных управленческих проектов Следовательно, в этом случае применить можно только некую рамочную технологию управления Во многих случаях здесь имеет место ситуация, которая в промышленности называется «технологическая подготовка производства» То есть речь идет об управленческих технологиях, с помощью которых создаются новые управленческие технологии В этом случае уместно говорить о проектировании управленческих технологий (по аналогии с проектированием производственных технологий) Более того, можно сказать, что разовые управленческие технологии всегда имеют форму организационного проекта

В работе дана оценка роли технологизации управления в повышении эффективности работы предприятия в разрезе отдельных факторов и типов управленческих технологий Для получения этих оценок был проведен анкетный опрос директоров предприятий - участников Дирек-

торского форума Анкета представляла собой формат таблицы, приведенной в табл 1, в которой была добавлена графа «оценка значимости фактора эффективности» Усредненные результаты анкетного опроса приведены в табл 2 Данные этой таблицы могут служить, по нашему мнению, ориентиром для принятия решений о технологизации управления на конкретных предприятиях

Таблица 2

Факторы эффективности по типам технологий

Фактор эффективности Степень проявления фактора в зависимости от типа технологии

регулярные технологии нерегулярные технологии

безвариантные вариантные периодические разовые

1 Рационализация и специализация управленческого труда Минимальное Полное Полное Среднее

2 Поэтапный контроль и выявление отклонений Среднее Полное Полное Среднее

3 Разделение стереотипных и творческих процедур Нулевое Среднее Полное Полное

4 Тиражирование передового опыта Нулевое Полное Среднее Полное

5 Адаптация научных средств управления Нулевое Среднее Среднее Полное

3. Три формата реализации технологии ППУ

Предлагается выделять три возможных формата реализации технологии персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов предприятия (рис 1) Под термином «Первичный формат технологии ППУ» будем понимать технологию персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов в режиме самоменеджмента с использованием методов системы «Тайм Менеджер»

Первичный формат технологии ППУ Необходимый формат технологии ППУ Эффективный формат технологии ППУ

Технология централизованного персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов

Технология Контроля Исполнения Поручений (КИП) Технология Контроля Исполнения Поручений (КИП)

Технология персонального самоменеджмента по методике «Тайм Менеджер» Технология персонального самоменеджмента по методике «Тайм Менеджер» Технология персонального самоменеджмента по методике «Тайм Менеджер»

Рис 1 Три формата технологии ППУ

Под термином «Необходимый формат технологии ППУ» будем понимать такую технологию персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов, в рамках которой наряду с процедурами самоменеджмента применяются процедуры централизованного Контроля Исполнения Поручений (процедуры «КИП») При этом находящиеся на централизованном контроле задачи и работы в обязательном порядке включаются в личные органайзеры исполнителей, то есть на уровне персон исполнение корпоративных задач и работ планируются и учитываются методами Тайм Менеджмента

Под термином «Эффективный формат технологии ППУ» будем понимать такую технологию персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов, в рамках которой наряду с процедурами самоменеджмента и процедурами КИП применяются процедуры централизованного планирования деятельности руководителей В рамках этого формата с определенной периодичностью выделяются важнейшие задачи предприятия Эти задачи детализируются до уровня мероприятий и работ, которые «привязываются к календарю» (то есть получают директивные сроки выполнения) Такие мероприятия и работы принудительно вписываются в личные органайзеры исполнителей и ставятся на контроль в системе КИП На регулярных совещаниях директор рассматривает ход выполнения задач и работ По результатам таких совещаний принимаются решения о поощрении или наказании

Технологические процедуры

Движение документов по исполнителям

Начальник вышестоящего подразделения

Начальник подразделения

Исполнитель (персона)

1 Составление и согласование плана работ подразделения на неделю

План вышестоящего подразделения

План подразделения на неделю

Обзор долгосрочных дел подразделения

2 Составление и согласование персонального плана работ на неделю

Обзор долгосрочных персональных дел

Персональный план на неделю

3 Составление и выполнение персонального плана работ на день

Персональный план на день

4 Составление и согласование персонального отчета за неделю

Персональный отчет за неделю

5 Составление и согласование отчета подразделения за неделю

Отчет вышестоящего подразделения

Отчет подразделения за неделю

Рис 2 Документограмма технологии ППУ

исполнителей На предприятии создается техническая группа поддержки Технологии ППУ, которая определяет важнейшие задачи, детализирует их до уровня мероприятий и работ, выполняет расчеты календарных планов, осуществляет учет их выполнения, готовит справки для директора

На рис 2 представлена документограмма технологии ППУ (эффективный формат) В диссертации описан прототип данной технологии управления (приведены формы планово-учетных документов и инструкции по их заполнению)

4. Технология самоменеджмента с использованием понятия «Персональная регламентная политика»

Укрупненный состав процедур и операций технологии персонального самоменеджмента представлен в табл 3 Эта технология предполагает, что каждый руководитель и специалист предприятия осуществляет персональное планирование и учет своей деятельности в недельно-суточном режиме Недельные планы и отчеты согласовываются с недельными планами и отчетами подразделений Ежедневное планирование и учет осуществляются в режиме самоменеджмента При разработке личных недельных планов руководитель составляет или уточняет обзор дел на перспективу (месяц, квартал, год) На первом этапе применения технологии самоменджмента руководитель разрабатывает персональную регламентную политику

Под термином «Персональная регламентная политика» будем понимать совокупность целей, принципов, правил персонального самоменеджмента, реализация которых повышает эффективность персонального планирования и учета деятельности данного руководителя или специалиста Эта совокупность целей, принципов, правил представляет собой как бы идеологию (концепцию) персонального самоменеджмента на ближайшую перспективу (например, на год, квартал, месяц)

Формулировка цели должна отвечать четырем требованиям Цель должна быть (1) конкретная, (2) измеримая, (3) достижимая, (4) реалистичная

Персональный 8\УОТ-анализ предлагается выполнять в следующей последовательности

Технология самоменеджмента

Технологическая процедура Технологическая операция

1 Разработка персональной регламентной политики 1 1 Выделение ключевых видов деятельности

1 2 Формулирование целей

1 3 Выполнение персонального БХУОТ-анализа

1 4 Формулирование принципов и правил самоменеджмента

2 Составление обзора задач 2 1 Изучение планов и отчетов подразделения, итогов собственной работы

2 2 Составление персонального списка задач

2 3 Определение приоритетов задач

3 Составление и выполнение персональных планов работ 3 1 Составление персонального плана работ на неделю

3 2 Составление персонального плана работ на день

3 3 Исполнение персонального плана работ на день

3 4 Исполнение персонального плана работ на неделю

4 Учет выполнения персональных планов 4 1 Определение фактических сроков выполнения работ

4 2 Сдача работ начальнику подразделения

4 3 Анализ выполнения персонального плана работ за неделю

1 Составляются четыре списка (каждый список должен содержать 5-10 суждений) (1) «Возможности внешней среды», (2) «Угрозы внешней среды», (3) «Персональные преимущества», (4) «Персональные недостатки»

2 Производится сопоставление целей с результатами 8\\'ОТ-анализа Проверяется, как реализация целей позволяет нейтрализовать персональные недостатки и отвести внешние угрозы, а также максимально использовать персональные преимущества и благоприятные возможности внешней среды

Принципы и правила персонального самоменеджмента отражают позицию персоны в координатах «личность и время» (поскольку скорость течения времени у разных персон сильно отличается) В качестве примера таких принципов и правил можно назвать (их список в диссертации включает 20 пунктов)

• принцип сбалансированности текущих и стратегических задач,

• принцип выполнения творческих дел в наиболее продуктивное время (для «жаворонков» - утром, для «сов» - вечером),

• принцип ритмичности,

• принцип постепенности,

• правило «ведущей задачи»,

• правило чередования периодов труда и отдыха,

• правило «счастливой семерки» и др

Для обозначения приоритетов задач рекомендуется использовать первые три буквы латинского алфавита Литерой «А» обозначаются самые важные дела, литерой «В» - дела средней значимости и литерой «С» - наименее значимые Внутри каждой группы дел можно составить списки задач, пометив их символами А1, А2, АЗ В соответствии с правилом «счастливой семерки» Дж Миллера список должен включать в себя (7+/-2) задач

Составление персональных планов работ на неделю и день рекомендуется начинать с планирования фиксированных дел и внешних поручений Они как бы уменьшают лимит времени персоны и структурируют расписание работ В соответствии с регламентной политикой, начинать нужно с крупных дел То есть сначала планировать сложные, вопросы, требующие полнейшей концентрации Когда не нужно отвлекаться на другие дела Рекомендуется в плане на день иметь запас небольших вопросов, которые связаны с вдруг появившимся временным вакуумом (сорвалась встреча, отменили совещание)

Есть правило, которое применяется для решения задач, требующих больших затрат времени Эти задачи нельзя решить в течение одного дня, недели, месяца Такие задачи называют «слоновыми» Примерами таких задач может быть изучение иностранного языка, освоение компьютерной технологии, написание книги, разработка и реализация большого проекта Как говориться, необходимо этого «слона» разделять на небольшие кусочки и «съедать» его в строго определенное время Например, можно выделить на данный проект по одному часу каждый день Записать этот час в график регулярных дел Считать, что этот час не принадлежит персоне, он принадлежит проекту, то есть уменьшает наличный лимит времени Есть и другие технические приемы персонального планирования (табл 4)

Правила составления персонального плана

Правило Комментарий

01 Фильтр на новые задачи Структуризация потока задач с помощью вопросов (1) для чего это надо, (2) почему именно я, (3) можно ли отложить задачу, (4) почему в письменном виде, (5) можно ли решить вопрос по телефону

02 Жизнь конечна Жизненный лимит времени работника ограничен От многих задач надо отказаться вообще (уметь сказать «нет»)

03 Регулярные дела Регулярные дела планировать в первую очередь они как бы снижают дневной фонд рабочего времени

04 Делегирование Делегирование повышает продуктивность труда менеджера (1) высвобождает его время, (2) позволяет привлечь к работе компетентных специалистов, (3) позволяет передать на сторону рутину и мелкие дела

05 Инвестиции в себя Затраты времени (15% лимита) на освоение методов продуктивной работы (десятипальцевый метод машинописи, работа в Интернете и т п ) увеличивают «мощность» работника

06 Категории ABC 20% дел (категория «А») обеспечивают 80% успеха руководителя Еще 10% дел (категория «В») - 15% успеха Остальные 70% дел (категория «С») - 5% успеха Ясно, что делать

07 Резерв времени Планировать 60% рабочего времени, 40% - резервировать Чередовать контакты (телефон, встречи) с перерывами

08 Фиксированные часы Продуктивность труда повышается, если выделять фиксированные дни и часы для (1) творчества, (2) рутины, (3) регулярных дел, (4) подготовительных операций

09 Однотипные дела Группировать рутинные процедуры (контакты и телефонные звонки, подготовку писем, документов)

10 Гибкий план Часть задач «не привязывать» ко времени Не бояться изменить план Иметь резервные дела

11 Переключения Частые переключения руководителя с одного дела на другое снижает общую его продуктивность

12 Борьба с поглотителями времени Заменить телефонные разговоры перепиской по e-mail Начинать телефонный разговор с фразы «Вам удобно говорить сейчас7» Минимизировать «пустые» контакты и разговоры

13 Утилизация отходов Иметь в запасе набор дел и занятий, которыми можно «заполнить» вынужденные паузы (ожидания, поездки и пр )

14 Труд и отдых Продуктивность руководителя выше, если он чередует время труда и отдыха, как в течение дня, так и в течение недели

15 «Расчистка завалов» Установить дни недели для «генеральной уборки» (сортировка документов, очищение почтового ящика компьютера, уборка стола) Продумать систему хранения документов

16 Учет личных качеств Учитывать «спонтанный» и «структурированный» тип поведения, личные биоритмы, режим «совы» и «жаворонка»

5. Методика проектирования технологии ППУ с применением концепции «прототипа»

Предлагаемая методика проектирования и внедрения технологии ППУ базируется на концепции прототипов Основная идей этого метода заключается в том, что разработчики технологии ППУ берут за основу некоторый известный вариант такой технологии (прототип) и путем изменения отдельных конструктивных решений создают искомый вариант технологии ППУ, адаптированный к условиям данного предприятия В диссертации раскрывается сущность организационного проектирования, вводится и обосновывается понятие «прототип управленческой технологии», излагается методика проектирования технологии ППУ Данная методика базируется на экспертных методах с применением техники мозгового штурма и элементов деловой игры (табл 5)

Таблица 5

Этапы проектирования технологии ППУ

Этап Содержание этапа

1 Разработка документа «Прототип технологии ППУ» 1 1 Члены Временного Творческого Коллектива (ВТК) предприятия заполняют вопросник «Основные проектные решения технологии ППУ» 1 2 Руководитель ВТК осуществляет выбор проектных решений технологии ППУ 1 3 Он же составляет документ «Прототип технологии ППУ»

2 Подготовка экспертной сессии 2 1 Подбираются участники экспертной сессии (20-30 чел) 2 2 Им заблаговременно выдается текст документа «Прототип технологии ППУ» для подготовки поправок 2 3 Составляется сценарий проведения экспертной сессии

3 Проведение экспертной сессии 3 1 Формирование трех групп и вводный инструктаж 3 2 Групповая работа (разработка поправок к прототипу технологии ППУ методом мозгового штурма) 3 3 Конкурс результатов групповой работы (доклады капитанов команд и их оппонентов перед жюри) 3 4 Итоги сессии

4 Обработка результатов экспертизы 4 1 Члены ВТК вносят изменения в документ «Прототип технологии ППУ» 4 2 Выявляют спорные вопросы (протокольно) 4 3 Готовят документ «Положение о технологии ППУ» и материалы к презентации этой технологии

5 Выбор проектных решений 5 1 На совещании у директора осуществляется презентация документа «Положение о технологии ППУ» 5 2 Директор утверждает Положение о технологии ППУ

Основная эвристическая идея метода прототипа заключается в том, что участники проекта подвергают преимущественно критическому анализу заранее составленный вариант проектного решения и на этом основании переходят к иным вариантам, а не тратят время на поиск проектного решения как такового Оформление прототипа в виде, близком к окончательному представлению проекта, позволяет сэкономить время экспертов, которое при других методах они тратят на поиск способа оформления решения, справочных и нормативных данных Другими словами, согласно методу прототипа, заранее подготавливается все, что в любом случае войдет в окончательное решение (здесь как бы выносится за скобки неизменная часть проектного решения и поиск сосредотачивается на переменной, творческой части)

Применение метода прототипа позволяет решить важную психологическую проблему При реализации этого метода все участники процесса принятия решения становятся как бы соавторами нововведения Данное обстоятельство снижает реакцию «отторжения» и способствует внедрению новшества Для обсуждения управленческих технологий можно привлечь широкий круг специалистов предприятия, привлечь на строго конструктивной основе, учесть все мнения и предложения

В диссертации приведены результаты анкетного опроса «Основные проектные решения технологии ППУ», выполненного на сессии Директорского форума 29 10 05 (в опросе участвовали 32 эксперта) По результатам этого опроса был составлен прототип технологии ППУ, в котором раскрываются такие вопросы

1 Формат технологии ППУ,

2 Состав участников технологии ППУ на предприятии,

3 Полномочия диспетчера технологии ППУ,

4 Степень стандартизации планируемых задач и работ,

5 Организационная форма анализа результатов планирования и учета,

6 Методы нормирования продолжительности работ,

7 Горизонт планирования и учета,

8 Плановые и учетные формы технологии ППУ,

9 Методы поощрения и наказания, применяемые в технологии ППУ

В рамках прототипа технологии ППУ осуществляется недельно-суточное планирование, учет, контроль и анализ текущих задач и работ, выполняемых руководителями, специалистами, подразделениями предприятия Планово- учетными показателями в этой технологии являются затраты времени (плановые и фактические) и срок выполнения задач и работ При этом персональное планирование, учет, контроль и анализ выполнения задач и работ осуществляется в формате «неделя - день» Подразделения предприятия осуществляют планирование, учет и анализ выполнения задач и работ в еженедельном формате

6. Внедрение технологии ППУ в ООО «Мастер и К»

Настоящая диссертация выполнена по результатам разработки технологии ППУ в ООО «Мастер и К» (г Бердск) Предприятие было образовано в 1995 г в рамках Ассоциации «КСК и специализируется на производстве стеновых панелей, мебельных и дверных фасадов, строительного и мебельного погонажа на основе древесных плит ДСП ДВП (МДФ) Ассортиментный портфель выпускаемых изделий насчитывает более 200 товарных позиций и несколько десятков вариантов декора Продукция предприятия внесена в список 100 лучших товаров РФ На предприятии работает около 500 сотрудников Выручка за 2006 г превысила 35 млн USD, прибыль составила 6,5 млн USD В последние годы на предприятии реализованы нововведения, список которых представлен в табл 6

Работы по проектированию и внедрению системы персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов в ООО «Мастер и К» проводились в течение полугода - с декабря 2005 г по июнь 2006 г Продуктом данного проекта является Положение «О системе «Персональное планирование и учет» в ООО «Мастер и К» В порядке подготовки руководителей и специалистов предприятия к применению технологии ППУ был реализован цикл тренингов Эти тренинги представляли собой своеобразные экспертные сессии, в ходе которых изучалось отношение руководителей и специалистов предприятия к технологии ППУ, собирались их предложения и оценки

В ходе проведения тренингов, совещаний и бесед была замечена сопротивляемость управленческого персонала попыткам внедрения новых методов планирования и учета их повседневной деятельности На пути внедрения технологии ППУ, с одной стороны, стоят барьеры, типа, «борьбы нового со старым» (что свойственно процессу внедрения любых управленческих нововведений) С другой стороны, есть барьеры специфические, обусловленные отторжением всего, что затрагивает (как кажется руководителям и специалистам) личную жизнь работников Подобно тому, как люди не могут заставить себя делать утреннюю зарядку или бюджетировать домашние доходы и расходы, в случае планирования и учета персональной деятельности работники предприятий на инстинктивном уровне отторгают известные методы, технологии, приемы самоменеджмента В диссертации предложены способы преодоления этих барьеров

Список нововведений, реализованных в ООО «Мастер и К» (2003-2007 гг.)

Группа нововведений Содержание нововведений

1 Общие задачи • Анализ деятельности и разработка плана развития предприятия • Формирование новой команды менеджеров • Создание новой управленческой структуры предприятия • Описание бизнес- процессов

2 Система мотивации • Создание немонетарной системы мотивации • Создание системы оплаты труда • Автоматизация расчета и начисления з/п • Внедрение системы аттестации персонала • Внедрение интеллектуальной электронной проходной

3 Финансовая служба • Формирование бюджетной, кредитной, учетной политики • Внедрение системы бюджетирования • Создание системы управленческой отчетности (МСФО)

4 Служба главного инженера • Реконструкция котельной • Реконструкция инженерных сетей и коммуникаций • Реконструкция аспирационных систем • Реформирование энергосбытового подразделения • Автоматизация учета тепла, воды и электроэнергии

5 Производственная служба • Внедрение системы качества • Модернизация производства • Автоматизация учета машинного времени оборудования • Увеличения выпуска продукции в 3 раза

6 Коммерческая служба • Формирование отдела маркетинга • Создание филиала в Москве • Создание филиала в Китае • Разработка маркетинговой политики, дистрибуции и пр

7 Юридическая служба • Реформирование юридической структуры компании • Создание юридической системы безопасности • Оформление юридических прав на активы компании

8 Строительная служба • Общестроительные мероприятия на территории компании • Строительство нового офиса

9 Создание информационной системы • Многофирменный и мультивалютный учет • Автоматическое составление бух документов • Автоматизация системы «банк-клиент» • Учет ТМЦ, ОС, затрат, производство, реализация • Заработная плата и кадры • Электронный документооборот на основе LOTUS

Анализ результатов функционирования технологии ППУ позволяет сделать важнейший вывод внедрение и поддержание данной технологии требует соблюдения принципа «внешнего принуждения» Подобно тому, как ведение школьных дневников (полный аналог технологии ППУ1) осуществляется под строгим контролем учителя, так и функционирование технологии ППУ на предприятии невозможно без принуждения До тех пор, пока планирование и учет времени не войдет в привычку руководителей и специалистов предприятия

Основные публикации по теме диссертации:

1 Шлеи Н.В., Пирогов В.И., Брежнев О.В. Тайм-менеджмент -управление временем//ЭКО, 2006, № 5 -С 135-159

2 Пирогов В.И., Андреев А.Д, Брежнев О.В. Методические основы организационного развития предприятия с использованием понятия «инновационная политика» - Новосибирск ИЭОПП СО РАН, 2006 - 168 с

3 Басс А.Я., Брежнев О.В Теоретические основы перманентного инвестиционного процесса - Новосибирск ИЭОПП СО РАН, 2006 -95 с

4 Комаров И.В., Брежнев О.В., Колобова Е.А. Управленческие идеи Тома Питерса//ЭКО, 2006, № 6 - С 88-113

ИД № 03575 от 19 декабря 2000 г Подписано к печати 1 марта 2007 г Формат бумаги 60х84'/1б Объем 1, 5 печ л Уч-изд л 1,5 Тираж 100 экз Заказ №11

Издательство ИЭОПП СО РАН Участок оперативной полиграфии Института экономики и организации промышленного производства СО РАН, 630090, г Новосибирск, просп Академика Лаврентьева, 17

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Брежнев, Олег Валентинович

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. Технологизация - прагматичный путь совершенствования управления предприятием.

1.1. Разделение труда руководителей и специалистов предприятия - трудная проблема экономической науки.

1.2. Сущность управленческих технологий (17).

1.3. Типы управленческих технологий.

ГЛАВА 2. Технология персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов предприятия

2.1. Проблемы персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов предприятия.

2.2. Технология персонального планирования и учёта на предприятии

2.3. Технология персонального самоменеджмента на основе понятия «Регламентная политика»

ГЛАВА 3. Методические основы проектирования и внедрения технологии ПГТУ

3.1. Методические основы проектирования технологии ППУ.

3.2. Проблемы и методы внедрения технологии ППУ.

3.3. Опыт внедрения технологии ППУ в ООО «Мастер и К»

Диссертация: введение по экономике, на тему "Технология персонального планирования и учёта на предприятии"

Актуальность проблемы. Учёные и менеджеры уделяют большое внимание вопросам совершенствования планирования и учёта на уровне предприятия. По этой тематике имеется огромное количество публикаций, нормативных актов, инструктивных материалов. В них подробно рассматривается теория, методология и практика построения стратегических планов и прогнозов; составления планов производства, сбыта или снабжения; формирования финансовых планов; постановки на предприятии управленческого, бухгалтерского и налогового учёта; проведения структурных преобразований; реализации инвестиционной деятельности и разработки бизнес-планов; осуществления процедур подбора, обучения, переподготовки и расстановки кадров и т.д.

Существенно меньше внимания уделяется вопросам теории и методологии персонального планирования и учёта деятельности самих менеджеров. Руководители и специалисты зачастую осуществляют свою деятельность (связанную с управлением предприятием), руководствуясь здравым смыслом, опытом, привычками и самыми общими регламентами (штатное расписание, должностные инструкции, положения о подразделениях, режим работы предприятия и его подразделений, распоряжения и приказы вышестоящих руководителей, другие нормативные акты). Другими словами, на большинстве предприятий персональное планирование и учёт деятельности руководителей и специалистов реализуется в режиме стихийного самоменеджмента. Существующие общие корпоративные регламенты носят, зачастую, формальный характер и в реальной работе не используются. В этих условиях эффективная деятельность руководителей и специалистов - скорее случайность, чем закономерность. Поскольку эффективность стихийного самоменеджмента обеспечивается личными качествами руководителей и специалистов, такими, как способность уяснить корпоративные цели; умение определить приоритеты и последовательность решения персональных задач (в терминах целей предприятия); склонность к командной работе; персональная организованность и др. Далеко не на всех предприятиях руководители и специалисты обладают такими качествами.

Многие предприятия несут большие потери из-за отсутствия технологий персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов. Во-первых, потому, что непроизводительные потери рабочего времени этой категории работников зачастую достигают 40 и более процентов, Во-вторых, - и это самое главное - потому, что в повседневной деятельности не определяются и не соблюдаются приоритеты (заметим в скобках, что умение определить приоритеты и сосредоточиться на выполнении ограниченного круга действительно важных задач - главная отличительная черта хорошего менеджера). В-третьих, потому, что цели предприятия и цели работников (при стихийном самоменеджменте) зачастую вступают в противоречие, то есть не обеспечивается системная трансляция целей предприятия на все уровни управления. В-четвёртых, потому, что нарушается синхронизация и гармонизация работ, выполняемых различными менеджерами и специалистами (кто-то перегружен, кто-то недогружен, кто-то вырвался вперёд, кто-то отстаёт), в результате чего крупные задачи выполняются со скоростью «самого медленного верблюда в караване». В-пятых, потому, что важные управленческие решения принимаются в спешке (по этой причине - как следует из результатов исследований - в некоторых компаниях до 70% принимаемых решений являются ошибочными или неоптимальными).

Названные потери можно избежать, если внедрить на предприятии управленческую технологию, в рамках которой с регулярностью маятника осуществлялись бы формализованные процедуры персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов. Внедрить необходимо именно технологию планирования и учёта. Потому, что (как известно из опыта организации любой деятельности) только технология позволяет синхронизировать и гармонизировать отдельные этапы, процедуры, операции некоего процесса. Позволяет контролировать процесс. Позволяет отказаться от понятия «менеджмент - это искусство» или «менеджмент - ремесло». В пользу понятия «менеджмент - это нормируемый регламентный процесс». Что, в свою очередь, позволяет избежать зависимости от личностных качеств и капризов исполнителей. А также от других (названных выше) недостатков и потерь, связанных со стихийным самоменеджментом.

Широкое применение технологий персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов на отечественных предприятиях сдерживается из-за недостаточной разработанности научных основ техноло-гизации управления вообще, и методологии проектирования и внедрения на предприятиях технологий персонального планирования и учёта, в частности. Настоящая диссертация нацелена на разработку названных научных и методологических вопросов (на примере ООО «Мастер и К»), что и определяет ее актуальность.

Степень разработанности проблемы. Настоящее исследование базируется на трёх ключевых понятиях: (1) «управление», (2) «управленческая технология», (3) «персональное планирование и учёт». Поэтому степень разработанности проблемы необходимо, по нашему мнению, рассмотреть с трёх точек зрения: (а) дать оценку современного состояния науки об управлении (посмотреть на проблему «с высоты птичьего полёта»); (б) оценить степень разработанности теоретических и методологических основ технологизации управленческой деятельности (посмотреть на проблему «с высоты кургана»); (в) дать оценку существующим теориям и методикам персонального планирования и учёта деятельности менеджеров и специалистов предприятия (посмотреть на проблему, как говорится, «из мышиной норы»).

Наука об управлении. Научные аспекты совершенствования управления предприятиями рассматриваются многими авторами. Среди них много зарубежных специалистов: Акофф А., Винер Н., Дойл П., Друкер П., Келли Дж, Коллинз Д., Оптнер C.JL, Оучи У., Паркинсон С., Питере Т., Робсон М, Тейлор Ф.У., Томпсон А., Уллах Ф., Уотермен Р., Файоль А., Форд Г., Хамс/ мер М., Чампи Дж, Шумпетер И., Янг С., Conner D., Deming Е., Fulmer W., Kotier J.P., O'Toole J., Pasmore W. и др. Заметный вклад в теорию и практику управления внесли отечественные учёные: Берг А.И, Евенко Л.И, Винслав Ю., Виханский О.С., Клейнер Г.Б., Маркова В.Д., Мильнер Б.З., Наумов А.И., Попов Г.Х., Пригожин А. И., Рапопорт B.C., Садовский В.Н., Фатхутдтнов Р.Ф., Шорин В.Г. и др.

Анализ работ названных (и иных) авторов позволяет сделать вывод, что наука об управлении (наука о менеджменте) находится в стадии становления. В этой науке существует несколько альтернативных совокупностей теоретико-методологических представлений о природе происходящих здесь явлений и о методах решения имеющихся проблем. Единой теории управления попросту нет. Представляется убедительной точка зрения о том, что в области менеджмента вообще нельзя создать нормативную (аксиоматическую) теорию, которая достоверно объясняла бы происходящие здесь процессы или служила универсальным инструментом решения проблем (как это делается в математике, физике и других естественных науках). Такова, видимо, природа менеджмента, как вида человеческой деятельности. Это создаёт определённые трудности при исследовании проблем совершенствования управления предприятием. Каждый исследователь вынужден в своей работы сформировать из множества имеющихся воззрений и концепций такую совокупность принципов, правил, утверждений, в рамках которой можно было эффективно решать исследовательские задачи.

Технологизация управленческой деятельности. Роль технологии весьма велика во всех сферах человеческой деятельности. В основе технологии лежит принцип - разлагать всякую деятельность на составные элементы. Такое разделение, с одной стороны, позволяет многократно повысить эффективность выполнения отдельных этапов, процедур, операций. С другой стороны, сознательное проектирование и реализация рациональной совокупности этапов, процедур, операций дают системный эффект - повышают продуктивность человеческой деятельности. Кроме того, технологии служат посредником между наукой и практикой (научные знания передаются в хозяйственную и социальную сферу через технологии), помогают тиражированию передового опыта, способствуют специализации человеческой деятельности (и, следовательно, росту производительности труда).

Если в прежние времена термин «технология» применялся почти исключительно к техническим (промышленным, строительным, производственным) процессам, то в последние годы появились и стали популярными термины «политическая технология», «социальная технология», «информационная технология», «бизнес-технология», «технология планирования», «технология менеджмента» и т.д. Во всех этих сферах применение технологического принципа (разлагать деятельность на составные элементы) позволило получить существенный эффект.

Теоретические и методологические основы применения технологий в различных видах управленческой и социальной деятельности освещаются в работах следующих авторов: Авраменко Е. С., Дядченко Л.Я., Зайцев А.К., Иванов В.Н., Ковлер А.И., Комаров В.Ф., Марков М., Смирнов Э.А., Щербина В.В., Davenport T., Enos J.L., Stephen H. и др.

Следует отметить, что во многих публикациях понятие «технология» понимается скорее в житейском смысле. Теоретические и методологические воззрения перечисленных авторов противоречивы, неполны, излишне абстрактны. Для применения их в практических разработках нужно предварительно уточнить сущность управленческих технологий, выполнить классификацию их типов, выявить свойства разных типов технологий, а также особенности их проектирования и внедрения.

Персональное планирование и учёт. Вопросам персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов посвящены работы следующих исследователей: Архангельский Г.А., Брукс Ф.П., Бусыгин А.В., Гранин Д.А., Друкер П., Лакейн А., Мазур И.И., Моргенстерн Дж., Нис-синен Й., Шапиро В.Д., Шлей Н.В., Ягер Дж., Blanchard К., Johnson S., Соо-per А.М., Trammell D., Davidson J., Douglass M., Douglass D., Mayer J., Moskowitz R., Silber L.T., Taylor H.L. и др.

Имеющиеся теории и методики персонального планирования и учёта можно оценить как неполные и несистемные. Скажем, методология календарного планирования (с использованием графиков Ганта или методов сетевого планирования и управления, СПУ) не является универсальной. Она ориентирована на управление проектами, которое в общем объёме руководящей работы на предприятии занимает ограниченное место. Достаточно популярная концепция «Тайм Менеджмент» (управление временем) является, по сути дела, методикой самоменеджмента. Систему «Тайм Менеджмент» можно рассматривать, как совокупность навыков по персональному управлению личным временем. Другими словами, умение планировать, учитывать и анализировать своё время с использованием системы «Тайм Менеджмент», - это такой же квалификационный навык руководителя, как умение написать приказ или распоряжение, умение провести совещание, умение работать на компьютере и т.п. Поэтому без существенной доработки концепция «Тайм Менеджмент» не может служить методологической основой корпоративного персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов. Тем более, что многие отечественные руководители и специалисты не владеют методами системы «Тайм Менеджмент».

Сказанное определяет актуальность разработки методических вопросов проектирования и внедрения эффективных технологий персонального планирования и учета деятельности руководителей и специалистов предприятия. Что и определило тему настоящей диссертации.

Цель и задачи исследования. Основной целью диссертационной работы является исследование и разработка методов и технологий персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов, на основе технологизации управления на уровне промышленного предприятия.

Сформулированная цель вызывает необходимость решения ряда задач, к основным из которых относятся:

1. Уточнение сущности управленческих технологий на промышленном предприятии и их роли в повышении эффективности управления.

2. Разработка классификации типов управленческих технологий и выявление их свойств в разрезе выделенных типов.

3. Определение целей, задач и методов персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов предприятия.

4. Построение методики самоменеджмента руководителей и специалистов предприятия с использованием идей системы «Тайм Менеджмент».

5. Разработка и внедрение технологии персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов для условий действующего предприятия (на примере ООО «Мастер и К»).

Предмет исследования: Технологии персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов предприятия.

Объект исследования: Крупные и средние промышленные предприятия любой формы собственности.

Области исследования: 15.13 «Инструменты и методы менеджмента промышленных предприятий, отраслей, комплексов» и 15.1. «Разработка новых и адаптация существующих методов, механизмов и инструментов функционирования экономики, организации и управления хозяйственными образованиями промышленности» Паспорта специальностей ВАК (экономические науки), утвержденного Протоколом первого заместителя министра промышленности, науки и технологий РФ от 16 февраля 2001 г. № МК-1-пр.

Теоретическая и методологическая основа исследования. В основе исследования лежит системный принцип анализа процессов управления на уровне предприятия. Посредством сравнительного и причинно- следственного анализов исследована сущность и различные типы управленческих технологий применительно к задачам персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов предприятия. На отдельных этапах диссертационного исследования применялись методики игрового имитационного моделирования, системного проектирования, мозгового штурма, анкетного опроса, проблемных совещаний, экспертных сессий.

Теоретические основы исследования были сформированы при использовании научных трудов и разработок отечественных и зарубежных специалистов по проблемам теории управления. Были использованы научные труды ИЭОПП СО РАН, ИЭ РАН, Экспертного института, Академии народного хозяйства при Правительстве РФ, материалы заседаний Международного клуба директоров, Директорского форума (Новосибирск), а также результаты изучения автором опыта работ по совершенствованию технологии персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов на предприятиях России.

Информационную базу диссертационного исследования составили нормативно-законодательные акты, результаты отечественных статистических исследований и социологических опросов, сведения из периодической печати, из научных публикаций и диссертаций, материалы конференций, Интернет-ресурсы, данные о работе отечественных и зарубежных предприятий.

Научная новизна полученных и представленных к защите результатов работы, полученных лично автором, состоит в следующем:

1. Определена сущность управленческих технологий и их роль в системе управления предприятием.

2. Разработана классификация типов управленческих технологий, выявлены их свойства в разрезе типов.

3. Выделены три формата реализации технологии ППУ, разработана методика реализации эффективного формата технологии ППУ.

4. Предложена технология самоменеджмента руководителей и специалистов предприятия с использованием понятия «Персональная регламентная политика».

5. Предложена методика проектирования технологии ППУ с применением концепции «прототипа»

6. На примере конкретного предприятия показана работоспособность предложенных методов внедрения технологии персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов предприятия.

Практическая значимость диссертационного исследования состоит в том, что предложенный теоретический и практический материал может быть использован для «запуска» на промышленных предприятиях работ по проектированию и внедрению технологии персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов.

Использование предложенной методики самоменеджмента руководителей и специалистов предприятия с использованием идей системы «Тайм Менеджмент» позволит предприятиям повысить производительность и качество труда их руководителей за счёт правильного выбора приоритетов и улучшения процессов принятия управленческих решений. А сформулированные рекомендации по решению отдельных задач внедрения управленческих технологий могут быть применены на промышленном предприятии после привязки этих технологий к конкретным условиям функционирования предприятия.

Автор применил разработанные им технологии персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов в практике работы ООО «Мастер ИК». Это даёт ему право утверждать, что практические результаты исследования могут представлять непосредственный интерес как для собственников и руководителей промышленных предприятий, так и для органов, осуществляющих разработку и проведение государственной промышленной политики.

Разработанные в диссертации положения по анализу и проектированию управленческих технологий, методы разработки и внедрения технологии персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов предприятия могут быть положены в основу учебных курсов при подготовке экономистов и менеджеров в вузах, а также и в рамках поствузовского бизнес-образования.

Апробация работы. Основные положения и результаты диссертационного исследования докладывались на ряде научных семинаров, научно- практических конференций, в том числе на методологическом семинаре Отдела управления промышленными предприятиями Института экономики и организации промышленного производства СО РАН, на сессиях Директорского форума, г. Новосибирск («Организация управления предприятием в неравновесной экономике», декабрь 2002г.; «Текущее планирование на промышленном предприятии», февраль 2003 г.; «Технологии промышленных инноваций», апрель 2004 г.; «Менеджмент XXI века: аутсорсинг», январь 2005 г.; «Проблемы и методы внедрения управленческих нововведений», февраль 2005 г.; «Реинжениринг компании», март 2005 г.; «Тайм Менеджер», октябрь 2005 г., «Организационное развитие компании», ноябрь 2005 г., «Управленческие идеи Тома Питерса», апрель 2006 г., «Современные концепции менеджмента», май 2006 г.).

В наиболее полном виде результаты диссертационного исследования внедрены в ООО «Мастер и К». Отдельные научно-методические результаты диссертационного исследования использовались в деятельности ОАО «Новосибирский оловянный комбинат», ОАО «Новосибирскбизнескомпания», ЗАО «Новосибирский электродный завод», ОАО «Альбумин», ООО «Энерголизинг», ЗАО «Новосибирский патронный завод» и других предприятий, что подтверждается справками о внедрении.

Публикации. По теме диссертации опубликовано 4 печатных работы, общим объемом 36 п.л., из них авторских 5,5 п.л. В рецензируемых научных журналах, входящих в Перечень обязательных журналов и изданий ВАКа, опубликовано 2 работы, общим объёмом 3 п.л., из них авторских 1 п.л.

Структура диссертации. Работа - объемом 159 стр. основного текста -состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы из 146 наименований и 5 приложений.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Брежнев, Олег Валентинович

Выводы и уроки тренинга в ООО «Мастер и К»

Проблемы Решения Буду применять

01 1. Нет четких целей 2. Нет четких приоритетов 1. Ставить четкие SMART цели 2. Расставлять приоритеты по задачам 1. Учет времени 2. Бюджетирование времени на большие (слоновые) задачи 3. Правила проведения совещаний

02 Много текучки 1. Говорить «Нет!» 2. Применять «Бланк поручений» 3. Делегирование

03 Нет системного подхода в планировании Применить системный подход к планированию Правила общения (коммуникаций)

04 Неудовлетворительное планирование и отсутствие критериев для оценки 1. Постановка стратегической цели (вектора движения) 2. Постановка задач (за что отчитываться) 3. Постановка проблем (и критериев оценки) Организация планирования в подразделении (подготовка формы)

05 1. Нет приоритетов 2. Некорректная оценка результатов работы 3. Неверная установка сроков выполнения работы 1. Обучение использованию Lotus 2. Назначить администратора 3. Должен быть единый стандарт 1. Разбиение задач на жесткие и гибкие 2. Выставление приоритетов 3. Распределение задач на подчиненных

06 1. Отсутствие единой цели для всех служб 2. Несогласованность действий подразделений 3. Сложность в расстановке приоритетов 1. Выработать единую цель (с ген. директором) 2. Выбрать путь, разложить на задачи, назначить ответственных, согласовать действия, контролировать прохождение по этапам 3. При возникновении новой задачи - корректировать сроки по незавершенным Планы на день и неделю

07 Отсутствие общего планирования Четко ставить цели и приоритеты Ставить цели и приоритеты

08 1. Нельзя спланировать работу с претензиями клиентов. 2. Отвлечения на выполнение нефункциональных задач. 3. Нет времени на подготовку аргументированного ответа. 4. Недостаточный уровень профессиональных знаний у подчиненных. 5. Много внеплановых дел и «непонятных пожеланий». 6. Много времени теряется на дорогу к клиентам

09 Нет конкретной цели на предприятии Конкретные планы по выполнению задач

10 1. Несогласованность задач между отделами 2. Нет форм выдачи и приема заданий в письменном виде 1. Введение единой процедуры согласования задач, включая согласование времени на их выполнение. 2. Использование Lotus для поста- Начну применять полученные знания в течение месяца

3. Неэффективные совещания 4. Нет приоритетов выданным задачам новки задач 3. Начать использовать предложенную методику проведения совещаний 4. Провести согласование приоритетов по предложенной методике

11 Согласование задач между отделами Оповещение заинтересованных лиц о работе над задачей посредством двумерных графиков и системы контроля 1. Составление списка задач 2. Планирование дня и недели 3. Разработать и внедрить карточку поручений для контроля выполнения

12 1. Необходимо поставить «документооборот» 2. Завязать оценку деятельности всех подразделений на конечный результат (отгрузку ГП) 1. Разработать стандарт по документообороту и контролировать его выполнение 2. Разработать стандарты предприятия по взаимодействию подразделений и по ориентированию их на конечный результат 1. Расстановка приоритетов в ежедневном плане 2. Постановка SMART-целей своим подчиненным

13 1. Нет четкой постановки задач 2. Отсутствует контроль исполнения 3. Не используется Lotus 1. Получать обратную связь о поставленной задаче, добиваясь полной ясности 2. Указывать сроки 3. Обучить персонал работе в Lotus 1. Приоритеты 2. Бюджет времени 3. Отдых 4. Отказ

14 Несогласованность действий между различными службами Своевременное и общее для всех подразделений извещении о происходящих изменениях Составление плана работы на месяц, неделю, день

15 Нет управления проектами Создать (или использовать существующий) инструментарий по гибкому управлению проектами

16 1. Нечеткая постановка задач 2. Несогласованность между отделами 3. Неумение сказать «Нет» 1. Ставить задачи по четким формам заявок 2. Раз в неделю глобальные совещания 3. Курс психологии

17 Недостаточное количество документов надлежащего качества, описывающих деятельность предприятия Разрабатывать, уделяя основное внимание качеству документов (актуальность, удобство, доступность, детализация) 1. Списки дел 2. Письменные поручения сотрудникам

18 1. Нехватка рабочего времени 2. Наличие нескольких задач с одинаковыми (на первый взгляд) приоритетами Разработка личной методики работы над поставленными задачами, основываясь на полученной информации на тренинге * Категоризация задач по признакам и присвоение приоритетов * Контроль затраченного времени * Отработка стратегий отказа * Освоение Lotus

19 1. Появление внеплановых задач в течение месяца 2. Отсутствие на предприятии столовой - теряется время работников 1. Должна решаться на более высоком уровне 2. Должно решить руководство предприятия * Использовать Lotus для планирования, а не только как «почтовик» * Говорить «Нет»

20 Частые обращения из смежных структур за решением вопросов, касающихся их сферы деятельности Отказывать - говорить дипломатично «нет!» Расстановка приоритетов по задачам

В результате проделанной работы в ООО «Мастер и К» была внедрена технология персонально планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов, описание которой приведено в параграфе 2.2 (см. рис.2.3), а формы планово-учётных документов - в приложении 2. Анализ результатов функционирования технологии ППУ позволяет сделать важнейший вывод: внедрение и поддержание данной технологии требует соблюдения принципа «внешнего принуждения». Подобно тому, как ведение школьных дневников (полный аналог технологии ППУ!) осуществляется под строгим контролем учителя, так и функционирование технологии ППУ на предприятии невозможно без принуждения. До тех пор, пока ведение органайзеров не войдёт в привычку руководителей и специалистов предприятия.

Заключение

1. В диссертации выполнено исследование проблем персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов предприятия, выполнен анализ проблем технологизации управления, выявлена сущность технологии персонального планирования и учёта (ППУ) с уточнением понятия «время» в технологическом контексте, сделана разработка научных средств и методов проектирования и внедрения технологии ППУ, осуществлена практическая реализация разработанных методических подходов на примере разработки и внедрения технологии ППУ на конкретном предприятии.

2. В работе уточняется сущность управленческих технологий и их роль в системе управления предприятием уровне. Показано, что всякая технология разлагает процесс управления на стадии и этапы, что позволяет разработать строгие алгоритмы выполнения технологических процедур и операций и на этой базе обеспечить тиражируемость современных научных средств и методов управления. Определена типизированная структура управленческой технологии, которая включает в себя исполнителей технологических процедур и операций, входную и выходную информацию, методы и алгоритмы работы с этой информацией, технические средства реализации процедур и операций.,. 3. В диссертации разработана классификация типов управленческих технологий, выявлены их свойства в разрезе типов. Показано, что существуют регулярные (вариантные и безвариантные) и нерегулярные (периодические и разовые) управленческие технологии. Рассмотрено, как в разрезе этих типов проявляются факторы эффективности управленческих технологий: (а) рационализация и специализация управленческого труда; (б) поэтапный контроль и выявление отклонений; (в) разделение стереотипных и творческих процедур; (г) тиражирование передового опыта; (д) адаптация научных средств и методов управления к условиям предприятия.

4. В работе исследованы проблемы персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов предприятия. Показано, что (а) непроизводительные потери рабочего времени руководителей и специалистов предприятия зачастую достигают 40-60 и более процентов, что препятствует росту производительности труда, ведёт к росту численности персонала (происходит необоснованное «раздувание» штатов); (б) в повседневной деятельности руководителей и специалистов предприятия не определяются и не соблюдаются корпоративные приоритеты, замыслы высшего руководства не доводятся до линейных (или функциональных) руководителей и специалистов (или доводятся в искажённом виде), топ-менеджеры предприятия не получают достоверной информации о ходе решения приоритетных задач; (в) цели предприятия и цели работников зачастую вступают в противоречие, то есть не обеспечивается системная трансляция целей предприятия на все уровни управления; (г) нарушается синхронизация и гармонизация работ, выполняемых различными менеджерами и специалистами (кто-то перегружен, кто-то недогружен, кто-то вырвался вперёд, кто-то отстаёт), в результате чего задачи выполняются со скоростью «самого медленного верблюда в караване»; (д) важные управленческие решения принимаются в спешке или в состоянии цейтнота (по этой причине - как следует из результатов исследований - в некоторых компаниях до 70% принимаемых решений являются ошибочными или неоптимальными); (е) управление предприятием осуществляется в «реактивном», а не в «упреждающем» режиме. То есть руководители вынуждены заниматься «спешными» задачами, которые постоянно ставит жизнь (как бы «тушат пожары»). А не целенаправленной реализацией принятой стратегии; (ж) отсутствуют фактические учётные данные для численной оценки работ, выполненных руководителями и специалистами предприятия, и, следовательно, отсутствует объективная основа для построения действенной системы их мотивации к производительному труду и др.

5. В диссертации уточнена сущность технологии персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов предприятия. Выполнена классификация форматов реализации такой технологии. В частности выделены: (1) Первичный формат технологии ППУ (самоменеджмент с применением методов Тайм Менеджмента); (2) Необходимый формат технологии ППУ (когда к технологии самоменеджмента достраивается технолгия контроля исполнения поручений); (3) Эффективный формат технологии ППУ (вводится централизованное планирования и учёт выполняемых на предприятии работ).

6. В работе предложена методика самоменеджмента руководителей и специалистов предприятия с использованием идей системы «Тайм Менеджмент». При этом уточнено понятие время в контексте технологии управления. Выявлены свойства в паре «личность и время». Предложены инструменты самоменеджмента. Введены принципы и правила персонального планирования и учета в режиме самоменеджмента.

7. В диссертации разработана методика проектирования и внедрения технологии персонального планирования и учёта деятельности руководителей и специалистов с использованием понятия «Регламентная политика» и концепции прототипов.

8. На примере предприятия «Мастер и К» показана работоспособность предложенной методики проектирования и внедрения технологии ППУ.