Учетно-экономическая информация в системе управления организацией тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Ушакова, Мария Александровна

щ стр.

Введение.

Глава I. Система управления организацией в современных экономических условиях и роль учетно-экономической информации в ее обеспечении.

1.1. Система управления организацией в современных экономических условиях.

1.2. Роль учетно-экономической информации в системе управления организацией.

1.3. Информационные запросы пользователей учетно-экономической информации.

Глава II. Система информационного обеспечения организации.

2.1. Бухгалтерский учет - единая информационная система управления организацией.

2.2. Принципы информационного обесп^ени#;«. бухгалтерского учета.'.'.

2.3. Система построения информационной структуры бухгалтерского учета.

2.4. Влияние организационной структуры управления на информационное обеспечение бухгалтерского учета.

Глава III. Информационное обеспечение системы управления организацией. i 3.1. Повышение аналитических возможностей финансового учета для эффективного управления организацией.

3.2. Формирование и использование учетной информации для целей управления организацией.

3.3. Роль информации налогового учета в управленческой деятельности организации.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Учетно-экономическая информация в системе управления организацией"

Актуальность темы исследования. Развитие рыночных отношений в российской экономике сопровождается пересмотром роли учетной информации в системе информационного обеспечения предпринимательской деятельности. Усложнение хозяйственных связей между экономическими субъектами, расширение рамок международного сотрудничества и предпринимательской деятельности способствовало расширению круга пользователей учетной информации, повышению их заинтересованности в получении необходимых сведений о деятельности организации, выдвижению новых требований и выработке нового подхода к определению критерия полезности учетной информации, стремлению повысить аналитичность учетных данных исходя из нужд управления. Происходящие процессы повысили роль бухгалтерского учета как основного поставщика информации, используемой пользователями для принятия обоснованных управленческих решений, что обусловило постановку новых задач перед бухгалтерским учетом. Бухгалтерский учет по праву становится языком бизнеса, основой делового предпринимательского сотрудничества.

В свете наметившихся тенденций приобрел новое значение вопрос эффективной системы информационного обеспечения для управления экономикой организации, решение которого предполагает детальное изучение запросов внутренних пользователей, взаимоувязку информационных связей между элементами системы управления - функциональными службами организации, а также связь функций и полномочий каждого управленческого звена с потоками входящей и исходящей от него учетной информации. С другой стороны, необходимо проанализировать возможности бух! галтерского учета по удовлетворению информационных запросов пользователей учетной информации.,

К исследованию этих вопросов обращались многие отечественные и зарубежные ученые: К.Друри, Б.Нидлз, В.А.Ерофеева, Н.П.Кондраков,

Р.Ленквист, С.А.Николаева, В.Ф.Палий, С.А.Принцева, М.С.Пушкарь, Я.В.Соколов, А.Д.Шеремет, А.Яругова и др., но до сих пор отсутствует комплексное исследование системы информационного обеспечения, ориентированной на удовлетворение потребностей внутренних пользователей учетной информации.

Актуальность этих вопросов, их недостаточная теоретическая разработанность и большая практическая значимость в современных условиях хозяйствования обусловили выбор темы диссертационного исследования и определили его структуру.

Цель и задачи исследования. Основной целью диссертационной работы является теоретическое исследование и разработка конкретных рекомендаций по совершенствованию системы информационного обеспечения управления организацией на новой методологической и организационной основе.

Достижение поставленной цели предполагает постановку и решение следующих основных задач:

- исследовать роль учетно-экономической информации в системе управления организацией в современных условиях хозяйствования;

- обосновать новый подход в оценке требований, предъявляемых пользователями к учетной информации;

- исследовать состав информационного обеспечения бухгалтерского учета и показать преимущества системного подхода при его организации;

- определить принципы и структуру информационной системы бухгалтерского учета;

- дать предложения по повышению аналитических возможностей финансового учета и разработать методику организации аналитического учета, ориентированного на удовлетворение потребностей внутренних пользователей учетной информации;

- внести предложения по формированию и использованию учетной информации в соответствии с целями управления организацией;

- разработать рекомендации по формированию информации для целей налогообложения.

Предмет и объект исследования. Предметом исследования диссертационной работы является методология и организация информационного обеспечения в организациях оптовой и розничной торговли. Исследование строится на анализе действующих нормативных положений по тематике диссертационной работы, изучении экономической литературы и использовании фактических материалов, полученных в ряде акционерных обществ Санкт-Петербурга.

Объектом исследования являются акционерные общества Санкт-Петербурга оптовой и розничной торговли. В качестве базовой была выбрана организация ЗАО «А.П.Ит.-Премьер» Санкт-Петербург.

Методология и методика исследования. Теоретической и методологической основой проведенного исследования послужили общенаучные приемы анализа и синтеза, дедукции и индукции, системного подхода, научной абстракции, а также такие экономико-математические приемы исследования как наблюдение, группировка, детализация, сравнение.

В процессе работы изучены труды российских и зарубежных авторов в области бухгалтерского учета и аудита, анализа хозяйственной деятельности, организации управления экономикой организации, контроллинга и финансового менеджмента, а также нормативные документы по предмету исследования. В диссертации использованы полученные и обработанные автором документальные материалы исследования ряда торговых акционерных обществ Санкт-Петербурга.

Научная новизна. Научная новизна работы и вклад автора в разработку проблемы состоит в теоретическом обосновании и разработке конкретных рекомендаций по совершенствованию системы информационного обеспечения управления организацией на новой методологической и организационной основе.

В результате проведенного исследования получены следующие наиболее существенные научные результаты:

- обоснована роль учетно-экономической информации в системе управления организацией и выявлены новые качественные характеристики учетной информации, удовлетворяющие информационным запросам пользователей;

- разработана классификация основных групп пользователей учетной информации в соответствии с их интересами, поставленными целями и характером участия в деятельности организации;

- обоснован новый подход к бухгалтерскому учету как единой информационной системе управления организацией;

- в соответствии с целевой направленностью определены принципы и структура информационной системы бухгалтерского учета;

- даны предложения по повышению аналитических возможностей финансового учета, ориентированного на наиболее полное удовлетворение информационных потребностей управленческого персонала фирмы;

- разработаны рекомендации по формированию и использованию учетной информации для нужд управления организацией;

- показан порядок формирования информации для целей налогообложения.

Практическая значимость исследования. Практическая значимость результатов диссертационной работы заключается в том, что применение на практике ее результатов и данных рекомендаций позволяет повысить информативность системы бухгалтерского учета организации для различных групп пользователей, улучшить состояние аналитического учета, отвечающего интересам управленческих звеньев, что будет способствовать усилению обоснованности принимаемых управленческих решений и укреплению позиций фирмы на конкурентном рынке. Основные положения диссертационной работы могут быть использованы в практической деятельности организациями всех организационно-правовых форм собственности и любых сфер хозяйственной деятельности, а также в учебном процессе.

Апробация результатов исследования. Основные выводы и рекомендации диссертационного исследования обсуждались и получили одобрение на научных сессиях и конференциях профессорско-преподавательского состава научных сотрудников и аспирантов Санкт-Петербургского государственного Университета Экономики и Финансов в 1996-1998 гг. и Тюменского государственного Университета в 1999 г. Результаты ряда разработок, предложенных в диссертации, внедрены и используются в практической деятельности финансово-экономической службы ЗАО «А.П.Ит.-Премьер» Санкт-Петербург.

Публикации. По вопросам, рассматриваемым в диссертации, автором опубликовано пять печатных работ.

Структура и краткое содержание работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

Диссертация: заключение по теме "Бухгалтерский учет, статистика", Ушакова, Мария Александровна

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного исследования получены следующие наиболее существенные научные результаты:

- обоснована роль учетно-экономической информации в системе управления организацией и выявлены новые качественные характеристики учетной информации, удовлетворяющие информационным запросам пользователей;

- разработана классификация основных групп пользователей учетной информации в соответствии с их интересами, поставленными целями и характером участия в деятельности организации;

- обоснован новый подход к бухгалтерскому учету как единой информационной системе управления организацией;

- в соответствии с целевой направленностью определены принципы и структура информационной системы бухгалтерского учета;

- даны предложения по повышению аналитических возможностей финансового учета, ориентированного на наиболее полное удовлетворение информационных потребностей управленческого персонала фирмы;

- разработаны рекомендации по формированию и использованию учетной информации для нужд управления организацией;

- показан порядок формирования информации для целей налогообложения.

Рассмотрим более подробно содержание основных научных результатов, полученных в ходе исследования.

1. Учетно-экономическая информация в системе управления организацией в современных условиях хозяйствования.

Исследование роли бухгалтерского учета в условиях плановой экономики позволило сделать вывод о достаточно изолированной работе бухгалтерской службы на государственном предприятии и ограниченного использования бухгалтерских данных при подготовке управленческих решений, ориентации учета в большей степени на обслуживание интересов вышестоящих структур управления экономикой, чем на запросы управленческого персонала организации.

В свете развития рыночных отношений в экономике России возникла объективная необходимость переориентации бухгалтерского учета на интересы внутренних пользователей учетной информации, в направлении повышения уровня оперативности, расширения рамок аналитичности и адресности учетных данных, исходя из нужд управления организацией.

Решение поставленных проблем в диссертации рассматривается на основе приведения в соответствие качественных характеристик учетной информации информационным запросам пользователей.

В результате исследования обосновывается новый подход к категории полезности учетной информации для нужд управления и определяется ее состав, представленный совокупностью свойств уместности, своевременности, сравнимости, существенности, эффективности, объективности, адресности, достаточности, гибкости и инициативности.

Диссертантом разработана классификация основных групп пользователей учетной информации, которая позволяет, руководствуясь их интересами, определить цели, преследуемые каждой группой пользователей и характер их персонального участия в деятельности организации. Детальному исследованию в работе подвергнуты практически все группы внутренних пользователей учетной информации (по горизонтали и вертикали) в соответствии с иерархией внутренней организационной структуры управления фирмой.

2. Бухгалтерский учет - единая информационная система управления организацией.

В условиях становления рыночных отношений особое значение приобретает вопрос организации системы информационного обеспечения, удовлетворяющей интересы различных групп пользователей. Как показало исследование, бухгалтерский учет, сложившийся в условиях плановой экономики и формирующаяся в его рамках публичная отчетность не смогли обеспечить весь спектр интересов пользователей и подготовить учетную информацию, полностью соответствующую их требованиям. Это обусловлено действием ряда информационных ограничений, каковыми являются: принцип оценки, необходимость промежуточных оценок, нестабильность денежной единицы, упрощение и негибкость, свойственные финансовому учету, а также субъективизм составителей.

Автором обосновывается необходимость организации в рамках российского учета целевых направлений, ориентированных на удовлетворение интересов отдельных групп пользователей. В соответствии с этим направлением в диссертации предлагается бухгалтерский учет рассматривать как единую информационную систему, состоящую из трех целевых подсистем: финансовый учет, учет для нужд управления (управленческий учет) и учет для целей налогообложения (налоговый учет).

В ходе сравнительного анализа характерных различий между ними, в диссертации делается вывод, что каждое направление имеет свой круг пользователей, определяющих целевую направленность стоящих перед ними задач и способы их достижения.

Так, учетная информация, формируемая в рамках финансового учета, адресована главным образом внешнему кругу пользователей (кредиторам, налоговым инспекциям, государственным органам статистики, внебюджетным фондам и т. п.). Одновременно она представляет определенный интерес для руководителей высшего управленческого звена организации, обеспечивая им достаточный уровень комфорта в условиях рыночных отношений.

Что же касается учета и создаваемой им информации для нужд управления, в работе доказывается, что в каждой организации может существовать индивидуальная модель организации управленческого учета. Учитывая, что его постановка не является обязательной, а положения управленческого учета не регламентируются действующим законодательством, вопросы его внедрения решаются на уровне руководящего управленческого звена конкретной организации.

Важной проблемой для российского учета является необходимость обособленного ведения налоговых расчетов, что обусловлено различным порядком формирования учетных показателей для целей составления публичной отчетности и для целей налогообложения.

Решение данной проблемы обеспечивается организацией обособленного направления в составе единой системы информационного обеспечения. В диссертации этот вид учета характеризуется как находящийся на этапе становления, использующий информацию финансового учета с выполнением ряда дополнительных корректировок и расчетов, выходящих за рамки системного учета. Наряду с этим для решения стоящих перед ним задач возникает необходимость в использовании дополнительных источников информации.

Вместе с тем следует подчеркнуть, что информация, формируемая для целей налогообложения, выполняет важную роль и для внутренних пользователей как по горизонтали так и по вертикали в целях выработки оптимальной налоговой политики организации.

3. Принципы информационного обеспечения бухгалтерского учета.

Важнейшей предпосылкой эффективного функционирования любой информационной системы является соблюдение основополагающих принципов ее организации. Как показало исследование, система бухгалтерского учета находится под воздействием общенаучных принципов, определяющих функционирование информационных систем, каковыми являются оптимальность, динамичность и бинарность. Одновременно в системе бухгалтерского учета действуют специфические принципы, которые служат основой развития общей концепции бухгалтерского учета, помогают разрабатывать стандарты в интересах пользователей учетной информации.

Ввиду особой значимости для пользователей вопроса о ведении российского бухгалтерского учета в соответствии с международными бухгалтерскими принципами, в диссертации проведен критический анализ положений российского законодательства, регулирующих данный вопрос.

Результаты, полученные в ходе исследования, дают основание утверждать, что в российском учете понятие «бухгалтерские принципы» по существу не применяется; ему, ориентируясь на международную систему учета, соответствует понятие «допущения», предусмотренные Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98). Понятие «международные бухгалтерские принципы в основном согласуется с понятием «основные требования к ведению бухгалтерского учета», предусмотренные в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и ПБУ 1/98 «Учетная политика организации».

В результате делается вывод, что допущения и требования, предъявляемые к российскому бухгалтерскому учету, соответствуют содержанию международных бухгалтерских принципов, что имеет большое значение для интеграции отечественного учета в международную систему учета и отчетности.

4. Система построения информационной структуры бухгалтерского учета.

Одним из важнейших вопросов, связанных с организацией информационного обеспечения бухгалтерского учета, является правильность построения его структуры. В рамках проведенного исследования информационная структура бухгалтерского учета определяется как единая система, состоящая из отдельных взаимосвязанных элементов. В диссертации исследовано влияние организационной структуры управления организации на информационное обеспечение бухгалтерского учета.

На основе исследования делается вывод, что чем более разветвлена иерархия звеньев управления в организации, тем многообразнее информационные связи между ними и, следовательно, больше объем обращающейся информации, запрашиваемой внутренними пользователями в системе учета.

Учитывая поставленную цель, особый интерес представляет проблема рационального построения организационной структуры управления, оказывающая влияние на состав внутренних пользователей и сложность информационных связей между ними. В рамках решения поставленной задачи в работе подчеркивается необходимость соответствия индивидуальных характеристик организационной структуры требованиям простоты, экономичности, четкости разграничения прав и обязанностей между ее элементами, а также возможности комплексности при выработке управленческих решений. Решение этой проблемы в системе бухгалтерского учета возможно путем усиления целевой направленности информации, поступающей в адрес внутренних пользователей, в соответствии с их запросами в направлении повышения ее аналитичности для выработки управленческих решений.

Формирование структуры бухгалтерского учета в диссертации рассматривается под влиянием структурной организации слагающих ее подсистем. Так, структура финансового учета представлена синтетическим и аналитическим разрезами группировки учетной информации на счетах бухгалтерского учета; счета, являясь элементами данной подсистемы, связаны между собой благодаря действию принципа двойной записи операций на этих счетах.

Что же касается построения информационной структуры учета для нужд управления, то она основывается на иерархии внутренних звеньев в составе общей организационной структуры управления фирмой. Элементы управленческого учета в работе рассматриваются в виде центров ответственности. В этих условиях организационная структура представляет собой иерархию различных центров ответственности, связанных линиями коммуникации, по которым происходит движение управленческой информации.

Таким образом, структура управленческого учета определяется строением информационных потоков, функционирующих между элементами организационной структуры управления фирмы.

Как показало исследование, информационная структура учета для целей налогообложения также находится под влиянием организационной структуры управления, так как в его задачи входит подготовка полезной информации по вопросам налогообложения в адрес заинтересованных внутренних пользователей. В диссертации элементы данной подсистемы представлены различными формами налоговой отчетности, подготавливаемой в адрес внешних и внутренних пользователей, в том числе типовыми формами налоговой отчетности, а также формами, разработанными в организации в соответствии с информационными запросами ее управленческих звеньев (отделов, служб, подразделений).

5. Повышение аналитических возможностей финансового учета.

Одним из важнейших вопросов в системе информационного обеспечения является повышение аналитических возможностей финансового учета для нужд управления организацией. Как показало исследование, действенным инструментом решения поставленной задачи является рабочий план счетов, который, по мнению автора, способен не только учесть индивидуальные особенности хозяйственной деятельности организации, но и обеспечить группировку учетной информации в соответствии с запросами внутренних пользователей. Для этих целей рекомендуется использовать упорядоченную систему кодов, позволяющую получать детальную и общую информацию по каждому факту (или совокупности фактов) хозяйственной деятельности, представляющему интерес для конкретного пользователя организации.

В диссертации делается вывод, что использование разветвленной системы кодов в рабочем плане счетов позволяет значительно увеличить емкость информационной базы бухгалтерского учета, а также привести в соответствие его структуру информационным запросам управленческого персонала организации. В рамках решения задачи расширения аналитических возможностей финансового учета для нужд управления, в диссертации предлагается с помощью системы кодов ввести в структуру рабочего плана счетов способы экономической группировки фактов хозяйственной деятельности и их ключевые признаки в соответствии с запросами пользователей.

Особое внимание в диссертации уделяется методике организации аналитического учета и для этой цели исследуются основные подходы его построения:

- первый подход основывается на создании множественных (линейных) систем аналитического учета - линейный подход;

- второй подход основывается на построении многоступенчатой иерархической структуры аналитического учета - иерархический подход.

В рамках решения проблемы повышения аналитических возможностей финансового учета для эффективного управления организацией диссертантом анализируется возможность применения линейного и иерархического подходов в процессе построения рабочего плана счетов организации. При разработке аналитических разрезов рабочего плана счетов целесообразно руководствоваться требованием достаточности формируемой им информации для решения управленческих задач.

На основе проведенного исследования делается вывод, что использование линейного способа обеспечивает формирование линейной структуры в рабочем плане счетов организации, состоящей из нескольких параллельных систем аналитических счетов. Диссертантом обосновывается мнение, что любой из ключевых признаков, выделенных конкретным пользователем, может стать основой для создания линейных аналитических систем, детализирующих информацию по конкретным счетам бухгалтерского учета. Такой подход обеспечивает многовариантную группировку учетной информации в тех разрезах, которые интересуют управленческих работников организации.

Например, для нужд управления в работе рекомендуется предусмотреть формирование аналитической информации по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в разрезе: структурных подразделений организации, категорий работающего персонала и личных данных сотрудников фирмы.

Как показало исследование, большие возможности для обеспечения информационных запросов внутренних пользователей имеет построение аналитического учета, в основу которого положено формирование многоступенчатой иерархии аналитических счетов. Данный подход позволяет вывести на отдельные уровни аналитического учета в структуре рабочего плана счетов ключевые экономические признаки, представляющие интерес для внутренних пользователей организации. При этом сведения предыдущего уровня подвергаются более глубокой детализации на следующих за ним уровнях аналитического учета. Тогда, учетная информация, аккумулируемая на каждом уровне рабочего плана счетов, представляется ее потребителю основой для анализа и базой для принятия управленческих решений.

Например, для коммерческого отдела, отдела финансовых операций и других менеджеров торговых организаций, в деятельности которых большой удельный вес занимают расчеты с покупателями товаров, представляет несомненный интерес информация, связанная с движением денежных средств заказчиков.

В направлении удовлетворения информационных запросов данных пользователей система аналитического учета организации должна обеспечивать:

- обособленный учет авансовых средств покупателей, поступивших в оплату их заказов, формируемых с различных складов организации;

- возможность проведения классификации авансов по видам заказов (клиентские, дилерские и т.д.) внутри каждого склада поставщика ;

- формирование общих данных о проведенных операциях зачета и возврата аванса покупателям;

- подготовку сведений о процентном соотношении всех изменений, происходящих в структуре авансовых средств заказчиков (получение, возврат, зачет аванса), ввиду особенностей исполнения договоров, заключенных с клиентами фирмы.

Информационные запросы пользователей определили требования к формированию аналитической информации на счете 62 «Расчеты с покупателями, заказчиками» и счете 64 «Авансы, полученные от покупателей, заказчиков», в результате выполнения которых была построена пятиуровневая иерархическая структура на этих счетах бухгалтерского учета, с отражением ее в рабочем плане счетов организации. При этом на первом уровне аналитического учета находятся синтетические счета бухгалтерского учета. Выделенные менеджерами ключевые признаки хозяйственных операций характеризуют следующие уровни аналитического учета:

- второму уровню аналитического учета соответствует ключевой экономический признак - номер склада (№ 1, № 2), с которого происходит формирование заказа покупателя;

- третьему уровню аналитического учета соответствует тип организации покупателя (клиент, дилер и т.д.);

- четвертый уровень аналитического учета отражает характер происходящих изменений в составе авансовых средств заказчиков (получение, возврат, зачет аванса);

- пятый уровень аналитического учета отражает процентное соотношение полученного (зачтенного, возвращенного) авансирования по отношению к общей стоимости оформленного покупателем заказа.

По итогам проведенного исследования обосновывается необходимость изучения информационных запросов пользователей на этапе построения рабочего плана счетов и введения в его структуру важнейших признаков экономических явлений, которые позволят подготовить учетную информацию в разрезах, интересующих внутренних пользователей. б. Формирование и использование учетной информации для целей управления и налогообложения.

Актуальной проблемой в современных условиях хозяйствования является формирование учетной информации, соответствующей специфике запросов внутренних пользователей организации и используемой ими для принятия действенных управленческих решений. В рамках решения этой проблемы диссертантом предлагается формировать информацию для нужд управления в соответствии с индивидуальными характеристиками внутренних пользователей в составе:

1. целевой направленности деятельности структурных подразделений организации и отдельных менеджеров;

2. объема полномочий и рамок персональной ответственности отдельных элементов организационной структуры управления;

3. перечня экономических показателей, необходимых менеджерам конкретного отдела для принятия управленческих решений, находящихся в рамках их компетенции;

4. периодичности и формы представления учетно-аналитической информации, установленных для каждого внутреннего пользователя организации.

Организация учета для нужд управления, по мнению автора, зависит от объема деятельности организации и сложности информационных запросов ее внутренних пользователей. На этой основе в диссертации предлагается осуществить подготовку учетной информации в адрес заинтересованных менеджеров с участием работников учетного аппарата бухгалтерии, либо поручить выполнение этой задачи конкретным исполнителям, а в случае необходимости - создать отдел (службу) управленческого учета.

В рамках решения проблемы обеспечения управленческих работников учетной информацией по вопросам налогообложения в работе предлагается ориентировать построение аналитических и синтетических регистров налогового учета на специфику запросов менеджеров организации. С этой целью автором рекомендуется построить регистры налогового учета таким образом, чтобы их содержание и форма были понятны внутренним пользователям.

По мнению автора, использование данного подхода позволит в рамках налогового учета подготовить базу для проведения финансового планирования и анализа, составления текущих финансовых планов по ожидаемым налоговым платежам, что представляет большой интерес для руководящих работников организации.

Диссертантом разработаны формы, предназначенные для систематизации учетной информации для целей налогообложения. Учитывая особую значимость, в диссертации представлены различные способы корректировки важнейших учетных показателей: валовой прибыли, выручки от реализации продукции (работ, услуг), себестоимости продукции (работ, услуг) и других показателей с целью отражения их в формах налоговой отчетности организации.

Полагаем, что разработанные автором предложения будут использоваться в целях оперативного управления и, в конечном итоге, способствовать повышению эффективности управленческой деятельности в условиях рыночной экономики.