Документационное обеспечение как важный интегрирующий фактор эффективного управления сельхозпредприятиями тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Документационное обеспечение как важный интегрирующий фактор эффективного управления сельхозпредприятиями"

На правах рукописи

ЗАЦЕПИНА ГАЛИНА НИКОЛАЕВНА

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КАК ВАЖНЫЙ ИНТЕГРИРУЮЩИЙ ФАКТОР ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ СЕЛЬХОЗПРЕДПРИЯТИЯМИ

(на материалах Тамбовской области)

Специальность 08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством (экономика, организация и управление предприятиями, отраслями и комплексами АПК и сельского хозяйства)

Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Мичуринск - наукоград РФ, 2006

Диссертация выполнена на кафедре организации и управления производством ФГОУ РПО «Мичуринский государственный аграрный университет»

Научный руководитель - доктор экономических наук, профессор

Шаляпина Ираида Павловна

Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор

Демченко Александр Федорович

кандидат экономических наук, доцент Солопов Владимир Алексеевич

Ведущая организация: ГНУ «Поволжский научно-исследовательский институт экономики и организации АПК»

Защита состоится «23» ноября 2006 г. в 10.00 на заседании регионального диссертационного совета ДМ 220.041.02 в Мичуринском государственном аграрном университете по адресу: 393760, Тамбовская область, г. Мичуринск, ул. Интернациональная, д. 101, малый актовый зал.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Мичуринского государственного аграрного университета, а с авторефератом - дополнительно на официальном сайте университета: http// www.mgau.ru

Автореферат разослан «20» октября 2006 г.

Ученый секретарь регионального

диссертационного совета, кандидат

экономических наук, доцент

О.В.Соколов

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования. Трансформация системы управления агропромышленным комплексом России направлена на повышение эффективности использования экономических методов управления, что позволяет предприятиям встроиться в рыночную систему хозяйствования, обеспечивая конкурентоспособность самих предприятий и произведенной ими продукции.

В то же время необходимы меры, позволяющие обеспечить повышение эффективности управления АПК, создания для этого организационно-правовых, структурообразующих, научно- технических, информационных, кадровых и других условий.

Совершенствование организации управления аграрным производством включает в себя систему подготовки и переподготовки управленческих кадров, способных принимать научно-обоснованные управленческие решения с использованием современных информационных технологий и правильного методологического подхода. Важнейшую роль при этом выполняют организационно-распорядительные методы управления производством на основе достоверной, полной, объективной и своевременной информации, содержащейся в соответствующих документах.

Четкая организация документооборота, грамотная подготовка, своевременное и качественное исполнение принятых решений — залог высокой эффективности управленческой деятельности.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных подразделений и отдельных работников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а так же материалом для справочно-поисковой работы.

В этой связи актуальны комплексные исследования системы докумен-тационного обеспечения как важного интегрирующего фактора эффективного управления сельхозпредприятиями.

Состояние изученности проблемы. Методологической и теоретической основой диссертации стали фундаментальные исследования российских и зарубежных ученых в области организации управления предприятием:

A.А.Богданова, Г.И. Будылкина, Е.Ф. Вызова, А.К. Гастева, Э.К. Дрезена, Д.Р. Дунаевского, П.М. Керженцева, Н.Д. Кондратьева, Г.М. Лозы, Е.Ф. Раз-мирович, Ф. Тэйлора, А. Файоля, X. Эмерсона, A.B. Чаянова. Родоначальниками формирования теории делопроизводства считают Н.Ю. Варадинова,

B. Вельбрехта, К. Зосимского, Ф. Русанова, М.М. Сперанского.

В современных условиях проблема эффективного управления сельскохозяйственным производством нашла свое отражение в работах таких известных российских экономистов-аграрников, как А.И. Алтухов, В. Гвоздено, А. Голубев, А.Ф. Демченко, М.М. Жигалин, Н.Ф. Мурашкин, И.Ф. Нариж-ный, A.B. Петриков, Х.О. Репп, И.Г. Ушачев, И.П. Шаляпина, А. Шутьков.

Проблемы совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности рассмотрены в трудах В.И. Андреевой, М.И. Баскакова, М. Кирсановой, Т.В. Кузнецовой. В то же время, вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности в реформируемом сельскохозяйственном производстве нуждаются в дополнительных исследованиях и требуют новых подходов к решению в связи с развитием современных информационных технологий в делопроизводстве.

Цель и задачи исследования. Цель диссертационной работы заключается в разработке и научном обосновании теоретических и научно-практических рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения как интегрирующего фактора эффективного управления сельхозпредприятиями. С учетом этого определены и решались следующие задачи:

-уточнить содержание документационного обеспечения управленческой деятельности как важного фактора эффективного функционирования сельхозпредприятий в условиях рыночных отношений;

- выявить закономерности и исторические тенденции становления и развития системы документационного обеспечения управленческой деятельности на отраслевом и межотраслевом уровнях;

- изучить современное состояние и разработать предложения по совершенствованию функционирования службы делопроизводства в аграрном секторе экономики;

- комплексно оценить систему ведения управленческой документации на предприятиях в условиях многоукладной экономики и сформулировать предложения по ее совершенствованию;

- дать оценку интегрирующей роли руководителей сельхозпредприятий с точки зрения их подготовленности к работе с документами и предложить основные пути ее повышения;

- обосновать приоритетные направления и разработать комплексные меры по совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на сельхозпредприятиях.

Предметом исследования явились организационно-методические проблемы документационного обеспечения управления сельскохозяйственным предприятием.

Объектом исследования выступают сельскохозяйственные предприятия Тамбовской области различных форм собственности и организационно-правовых форм хозяйствования. Более детальные исследования проведены по сельскохозяйственным предприятиям Мичуринского района Тамбовской области.

Теоретической и методологической основой научных исследований послужили труды отечественных и зарубежных ученых, внесших свой вклад в обоснование эффективности управления сельскохозяйственным производством, документационного обеспечения управленческой деятельности.

При проведении исследований использовались стандарты, регулирующие делопроизводство, Законодательные акты в сфере информации и доку-

ментадии, Указы и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения Правительства РФ, Федеральные законы РФ и другие нормативно-правовые документы регламентирующие документирование управленческой деятельности. Статистической базой исследований явились данные управления сельского хозяйства Тамбовской области, первичная документация сельскохозяйственных предприятий Тамбовской области.

Диссертационная работа выполнена в соответствии с пунктом 15.51. «Концепция и методика управления агропромышленным предприятием» Паспорта специальности 08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством (15. Экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами АПК и сельского хозяйства).

Методы исследования. В основе исследования лежит диалектический метод познания. При выполнении диссертационного исследования использовались также следующие методы: исторический, абстрактно-логический, статистико-экономический монографический, расчетно-конструктивный, социологический, экспертных оценок.

Научная новизна исследований. В диссертационной работе получили теоретическое и методическое обоснование следующие положения, характеризующиеся наличием элементов научной новизны:

- уточнено содержание документационного обеспечения управленческой деятельности как важного фактора эффективного функционирования сельхозпредприятий в условиях становления рыночных отношений, результатом чего явилось обоснование научно-методического подхода к принятию управленческих решений на основе организационно-распорядительных документов;

- обобщен имеющийся отечественный опыт, выявлены закономерности и исторические тенденции становления и развития системы документационного обеспечения управленческой деятельности в соответствии с развитием государственности, изменениями в системе управления народнохозяйственным комплексом и его отраслями;

- разработаны предложения по развитию различных организационных форм работы с документами в зависимости от документопотока предприятий, обоснована целесообразность централизованной формы работы с документами, позволяющей сконцентрировать все технологические операции у одного должностного лица;

- дана оценка системы ведения организационно-распорядительной документации на сельскохозяйственных предприятиях, позволяющая сформировать направления совершенствования функционирования службы делопроизводства на основе единого подхода к составлению документов, рациональной системы их движения и контроля за исполнением принятых управленческих решений и обоснована методика разработки номенклатуры дел сельхозпредприятия, позволяющая осуществлять внутренний контроль за деятельностью структурных подразделений и персональную ответственность их руководителей;

- на основе системной оценки руководителей сельскохозяйственных предприятий, свидетельствующей о их недостаточной подготовленности к работе с документами в современных условиях хозяйствования, сформулированы предложения о необходимости совершенствования обучения и переподготовки руководящих кадров и работников службы делопроизводства;

на основе проведенного мониторинга организационно-распорядительной документации сформулированы предложения по совершенствованию документов как носителей информации, состоящие в необходимости выполнения требований ГОСТа, правильного конструирования бланков, включения юридически значимых реквизитов;

- сформулированы концептуальные подходы и научно-методические предложения по совершенствованию системы ведения документов на сельхозпредприятиях, заключающиеся в рациональной классификации, унификации и стандартизации документов на базе использования информационных технологий в делопроизводстве.

Практическая значимость заключается в том, что реализация предложений, разработанных автором будет способствовать правильному доку-ментационному обеспечению управленческой деятельности в системе управления сельскохозяйственным предприятием. Теоретические выводы, аналитические выкладки и практические рекомендации могут использоваться при чтении курсов «Документирование управленческой деятельности», «Деловое общение» для студентов экономических специальностей, а также для слушателей повышения квалификации резерва подготовки руководящих кадров.

Апробация работы. Основные положения диссертационной работы доложены и получили одобрения на научно-практических конференциях в г. Мичуринске (2003, 2004, 2005 гг.), Тамбове (2006 г.), Москве (2002,2004гг.), Воронеже (2004 г.), Орле (2003 г.), Оренбурге (2005 г.).

По теме исследования опубликованы 6 работ общим объемом 4,3 п.л.

Объем и структура диссертационной работы. Диссертация изложена на 183 страницах основного текста, который состоит из введения, трех глав, заключения, 10 приложений, 23 таблиц, 27 рисунков, а также списка использованной литературы, включающего 161 наименование.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, определены цели и задачи, предмет и объект исследования, показана научная новизна и практическая значимость полученных результатов.

В первой главе «Научные основы документационного обеспечения управления деятельностью сельскохозяйственных предприятий» рассмотрены сущность и методология управленческой деятельности как основа эффективного функционирования сельскохозяйственных предприятий. Показана роль организационно - распорядительных методов управления в системе управления предприятием. Проведен ретроспективный анализ развития службы документационного обеспечения управленческой деятельности в России за длительный исторический период.

Во второй главе «Состояние и тенденции развития делопроизводства на сельхозпредприятиях» проведен анализ организации службы делопроиз-

водства, организации документооборота предприятий исследуемого региона. Дана оценка руководителям и специалистам сельскохозяйственных предприятий с точки зрения их подготовленности к работе с документами.

В третьей главе «Приоритетные направления и комплексные меры по совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на сельхозпредприятиях» представлены разработанные методики составления номенклатуры дел, унификации документов. Рассмотрены комплексные меры по совершенствованию ведения организационно-распорядительной документации в системе управления предприятием, в том числе с использованием информационных технологий в делопроизводстве.

В разделе «Выводы и предложения» сформулированы основные выводы и предложения, вытекающие из диссертационного исследования.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Управление производством всегда имело большое значение для развития общества, но его роль особенно возросла в условиях становления рыночных отношений.

Управление производством в условиях развития рыночных отношений предоставляет большую свободу сельским товаропроизводителям, но, в то же время, отказ от централизованного планирования производства и недооценка организационно — распорядительных методов управления нанесли непоправимый вред экономике в целом, в том числе и агропромышленному комплексу, что проявилось в:

• невыполнении требований принятого законодательства и несоответствии деятельности многих предприятий положениям, законодательным актам и Гражданскому Кодексу Российской Федерации;

• несоблюдении требований Кодекса о труде и других нормативных актов, в плане отказа от нормативов затрат труда и его оплаты, что привело к резкой дифференциации заработной платы по сферам деятельности;

• ослаблении регулирования агропромышленного производства и резком уменьшении его финансирования;

• отказе от государственных закупок сельскохозяйственной продукции, что привело к резкому росту посреднических структур и уменьшению прибыли сельских товаропроизводителей, что в свою очередь лишило основного источника расширенного воспроизводства;

• недооценке роли нормирования различных сторон деятельности, что стимулировало резкий рост затрат и себестоимости продукции;

• отсутствии единого подхода к выполнению работ в соответствии с методическими рекомендациями, что выразилось в нарушении технологии производства и переработки сельскохозяйственной продукции, изменении требований стандарта, не гарантирующих высокое качество получаемой продукции при росте затрат на нее;

• отсутствии единой системы сбора, обработки, регистрации документов и распространения нормативно — правовых актов управления АПК, что в свою очередь усложняет процесс управления производством.

Следует заметить, что процесс управления производством осуществляется с помощью особых методов: административных (организационно-распорядительных), экономических, социально-психологических.

В работе показано место организационно-распорядительных методов управления как совокупность способов и приемов организационного, оперативно-распорядительного воздействий, направленных на обеспечение непрерывности и ритмичности управленческих процессов.

Организационно - распорядительные (административные) методы представляют собой систему прямого административного воздействия на подчиненных, осуществляемого управленческим органом в пределах своих полномочий для достижения поставленной цели. Это воздействие осуществляется путем издания вышестоящими органами или должностными лицами обязательных для выполнения приказов и распоряжений, предписывающих подчиненным выполнять очередные задачи. Формой административного воздействия служат также издаваемые различные уставы, положения, инструкции и другие служебные документы, определяющие обязанности, права и ответственность должностных лиц аппарата управления.

Особенности административных методов управления, заключаются в следующем:

• относятся к средствам волевого воздействия;

• определяют четкую программу действий, ставят цели и задачи, сроки выполнения, ресурсы и условия;

• ограничивают исполнителя в проявлении самостоятельности;

• обладают не только самостоятельным значением, но и служат средством осуществления других методов;

• средства административного воздействия характеризуются обязательностью выполнения и подкрепляются дисциплинарными требованиями;

• являются наиболее сильным средством поддержания дисциплины и порядка в работе.

На основе изучения теоретических положений, разработанных различными учеными, нами сформулированы подходы к классификации организационно-распорядительных методов управления и показано, что организационно - распорядительные методы управления только тогда действуют эффективно, когда на предприятии хорошо функционирует административный контроль, который действует на всех уровнях управления и призван оценивать деятельность работников предприятия (рис.1.). Функция контроля на предприятиях осуществляется как руководителями предприятия и структурных подразделений, так и специальными подразделениями (отделом кадров, канцелярией), которые анализируют качество принятых решений, подготовленных документов, их соответствие требованиям правильности оформления, степени ознакомления с ними исполнителей и т.д.

Рисунок 1. Система организационно-распорядительных методов управления

Таким образом, роль административных (организационно- распорядительных) методов управления в повышении эффективности функционирования предприятий агропромышленного комплекса в рыночной системе хозяйствования не только не снижается, но и значительно возрастает.

Несмотря на разбалансированность отраслевого управления агропромышленного комплекса, каждое сельскохозяйственное предприятие вступает в сложные взаимоотношения с другими предприятиями и организациями, когда необходимо соблюдать не только требования законодательной базы, но и многие договорные и другие обязательства, в том числе и в рамках кооперации и интеграции производства. Это требует разработки различных дого-

воров, положений и инструкций по организации межхозяйственных отношений, в которых должны быть четко обозначены права, ответственность и обязанности сторон и эффективный механизм их административного выполнения.

В то же время, в системе рыночных отношений растет самостоятельность подразделений предприятия в решении многих организационно — производственных вопросов. Однако, механизм взаимодействия подразделений между собой, направленный на повышение эффективности функционирования каждого подразделения и предприятия в целом обеспечивается и за счет четкого разграничения полномочий, что требует четко налаженной организационно - управленческой работы и рационального построения системы ее документирования.

Исторический анализ развития службы документационного обеспечения управленческой деятельности в России показал, что начиная с X - XI веков были документы, изучая которые, мы узнаем историю своей страны. В связи с реорганизацией структуры управления Россией делопроизводство прошло путь приказного, коллежского, министерского и государственного делопроизводства, постепенно внедряя листовую форму документа, реквизиты и технические средства печати.

В диссертационной работе показано, что делопроизводство как функция управления характерна для любого типа сельскохозяйственного предприятий, независимо от организационно - правовой формы хозяйствования.

В современном значении делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документирование как важная составляющая делопроизводства представляет собой регламентированный процесс фиксации на различных носителях и оформление на основании установленных требований и норм всей необходимой для осуществления управленческой деятельности информации. Исследования показали, что рациональная организация службы делопроизводства, как звена системы управления предприятием, должна быть направлена на повышение эффективности его работы, основные проблемы которой заключаются в:

• выборе оптимальной организационной формы работы с документами;

• разработке внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

• определении должностного и численного состава службы делопроизводства;

• регламентации задач и функций службы делопроизводства;

• рациональной организации рабочих мест и условий труда;

• повышения квалификации сотрудников службы.

Исследования показали, что в современном делопроизводстве сложились три формы работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная (рис.2).

Рисунок 2. Формы организации работы с документами

V

Комплексный анализ форм работы с документами на сельскохозяйственных предприятиях Мичуринского района показал, что на них, в основном, сложилась смешанная форма работы с документами.

В ходе исследований установлено, что наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций следует считать централизованную.

В работе показано, что в современных условиях хозяйствования полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших предприятиях. На крупных предприятиях следует стремиться к целесообразной централизации, включающей в себя выполнение отдельных функций делопроизводства и контроля исполнения докумен-

тов, печатание документов, их размножение и методическое руководство делопроизводством.

В управлении предприятием важно место, занимаемое службой доку-ментационного обеспечения в организационной структуре предприятия.

Исследования по 28 сельскохозяйственным предприятиям Мичуринского района Тамбовской области показали, что во всех них служба докумен-тационного обеспечения управленческой деятельности, как подразделение системы управления, организационно не была оформлена и не присутствовала в организационной структуре и структуре управления предприятием.

Основными функциями службы документационного обеспечения, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документированию управленческой деятельности. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение информационно - поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

• сокращение документооборота;

• участие в разработке и внедрении нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения информационных технологий, сокращение количества форм документов.

Исследованиями установлено, что на сельскохозяйственных предприятиях Мичуринского района большинство функций документационного обеспечения управления не только не выполняется, но и даже не разрабатывается и не проектируется, что зависит как от квалификации кадров, так и от принятой номенклатуры дел и системы движения документов по направлению к исполнителю и обратно.

Исследования показали, что в структуре управления сельскохозяйственных предприятий служба документационного обеспечения чаще всего представлена секретарем. Однако, с началом реформирования сельскохозяйственных предприятий, созданием предприятий с различной формой собственности на многих предприятиях должность секретаря ликвидирована, функции службы документационного обеспечения переданы специалистам кадровых служб, что привело к еще большей потере качества управления документирования управленческой деятельности.

Оценка условий работы секретарей на сельскохозяйственных предприятиях Мичуринского района Тамбовской области, проведенная методом анкетирования показала, что почти 90% секретарей отмечают, что их рабочее место организовано не рационально. Электрическими машинками пользуют-

ся 76 % секретарей, а 24 % - механическими, 90% секретарей размножают и копируют документы с помощью копировальной бумаги.

При возрасте секретарей в среднем 48 лет и стаже работы от 5 до 25 лет 64,2 % секретарей имеют среднее специальное образование (не экономическое и не сельскохозяйственное), 3,6 % - высшее, 32,2 % -среднее. Недостаток образования сказывается на их работе.

Комплексный анализ организации службы делопроизводства сельскохозяйственных предприятий выявил наличие множества недостатков, основными из которых являются:

• отсутствие службы документационного обеспечения в организационной структуре управления предприятием;

• неправомерное сокращение должностей секретарей и передача их функций кадровым службам;

• недостаточная нормативная регламентация службы делопроизводства;

• несоблюдение требований к организации и оснащенности рабочего места секретаря;

• низкий уровень квалификации секретарей;

• отсутствие единой, скоординированной политики оснащенности сельскохозяйственных предприятий техническими и программными средствами.

В диссертации показано, что функционирование предприятий в системе рыночной экономики привело к значительному увеличению объема документации, связанного с:

- реорганизацией предприятий и образованием предприятий новых организационно — правовых форм хозяйствования;

- поиском рынков сбыта произведенной продукции;

- образованием маркетинговых служб и отделов;

- взаимоотношениями с финансово - кредитными, страховыми и налоговыми организациями;

- заключением договоров с предприятиями и организациями;

- применением информационных технологий и т.д.

В работе теоретически обоснованы главные положения рациональной организации движения документов:

- распределение документов по исполнителям;

- сокращение инстанций их прохождения;

- направление документов непосредственно исполнителю;

- регламентация порядка подписания.

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным.

Исследования различных систем регистрации поступающих на предприятия документов показали, что большинство сельскохозяйственных предприятий применяют журнальную систему регистрации документов, которая введена Генеральным регламентом Петра I еще в 1720 году. Журнальная система регистрации не позволяет механизацию процессов учета, справочной работы и контроля исполнения. Достоинством карточной системы регистрации документов является возможность механизации, начиная от их заполнения и заканчивая сортировкой. Автоматизированная система регистрации обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

В работе обосновано, что в современных условиях хозяйствования большое значение имеет организационная культура управления, как умение построить эффективные организационные системы, обеспечить их функционирование с помощью современных технологий управления и оргтехники.

Основой выработки управленческих решений, а следовательно и процесса управления, является информация. Носителями информации в большинстве случаев выступают документы, поэтому информационная культура так же способствует эффективному управлению производством.

Исследования показали, что каждый руководитель должен принимать управленческое решение в пределах своей компетенции, стоящей перед управляемым им объектом в строгом соответствии с действующими юридическими нормами. Принятие решений является не только правом, но и обязанностью руководителя любого уровня управления.

Следует заметить, что руководитель в сельскохозяйственных предприятиях несет персональную ответственность за выполнение решений, принятых не только лично им, но и органами управления, общим собранием коллектива и т.д. Кроме того, он должен большую часть времени уделять контролю за выполнением тех решений, которые касаются работы предприятия в целом. Важное значение для выработки и реализации управленческих решений имеет наличие высококвалифицированных специалистов, способных творчески подходить к изучению процесса управления.

Оценка состояния кадрового потенциала руководителей сельскохозяйственных предприятий Тамбовской области по обоснованным в диссертации критериям показала, что произошли существенные негативные изменения в уровне образования и практическом опыте работы руководителей в отрасли (табл.1).

Таблица 1 - Изменение численности, возрастного состава и образовательного

уровня руководителей сельскохозяйственных организаций

Тамбовской области (на 01.01.)_

Численность руководителей 1991г. 2001 г. 2006г. 2006 г. в к 1991г.

чел. % чел. % чел. % чел. %

Всего руководителей 489 100 490 100 460 100 -29 -

их них: с высшим образованием 416 85,1 368 75,1 331 71,9 -85 -13,2

со средним специальным образованием 72 14,7 107 21,8 118 25,7 +46 + 11,0

со средним образованием 1 0,2 15 3,1 11 2,4 +10 +2,2

в возрасте до 30 лет 72 14,7 8 1.6 7 1,5 -65 -13,2

По сравнению с 1991 г. количество руководителей, имеющих среднее специальное образование увеличилось на 46 человек и в структуре 2006 г. такие руководители занимают 25,7 %. Вызывает опасение тот факт, что в 2006 г. сельскохозяйственные предприятия возглавляют 11 руководителей, имеющих только среднее образование.

Исследования показали, что в ходе реформирования сельскохозяйственных предприятий к руководству ими пришли работники не только не имеющие высшего, среднего специального образования, но и лица, имеющие небольшой опыт работы в сельском хозяйстве.

Анализируя состав руководителей сельскохозяйственных предприятий Тамбовской области по базовому образованию (таб.2.), мы отмечаем, что их квалификация в целом не отвечает требованиям рыночной экономики: 83,2% из них имеют технологическое образование (агрономы - 36,3%, инженеры - механики- 29,6%, зооветспециалисты - 17,4 %), и лишь 4,2% - экономическое образование. Удивляет тот факт, что не «боятся» руководить сельскохозяйственным производством педагоги (2,7%), работники МВД (2,2%), строители (2,7%), работники культуры (1,8%).

Исследованиями установлено, что руководители сельскохозяйственных предприятий, получившие высшее образование до 1995 года, в учебных планах по агрономическим, зооинженерным, инженерным специальностям имели достаточное количество учебных часов по управлению сельскохозяйственным производством (10 % от учебного времени), в рамках которого много времени отводилось проблемам документирования управленческой деятельности. В настоящее время на изучение дисциплины «Управления АПК» отводится 4 % от общего объема аудиторных часов по специальностям, что по нашему мнению крайне мало. На документационное обеспечение управленческой деятельности приходится и вовсе недостаточно аудиторного времени.

Таблица 2 - Оценка руководителей сельскохозяйственных организаций Тамбовской области по базовому образованию (на 01.01.)__

2001 г. 2006 г. 2006 г. к 2001г.

Квалификация Имеют образование Имеют образование

всего ВТ. ч. %к ВТ. ч. %к чел. %

высшее сред. -спец. итогу всего высшее сред, спец. итогу

Агрономы 207 189 18 43,6 163 147 16 36,3 -44 -21,3

Инженеры -механики 129 77 52 27,2 133 92 41 29,6 +4 +3,1

Зоотехники, ветврачи 58 48 10 12,2 78 48 30 17,4 +20 +34,5

Экономисты 35 28 7 7,4 19 11 8 4,2 -16 -45,8

Педагоги 9 8 1 1,9 12 10 2 2,7 +3 +33,3

Работники МВД, юристы 1 1 - 0,2 10 8 2 2,2 +9 +90,0

Работники культуры 1 - 1 0,2 8 6 2 1,8 +7 +80,0

Строители 5 1 4 1,0 12 3 9 2,7 +7 +240,0

Прочие специалисты 1 - 1 0,2 14 6 8 3,1 +13 +140

Итого 475 368 107 100 449 331 118 100 -26 94,5

В целях совершенствования подготовки высококвалифицированных специалистов сельского хозяйства с точки зрения эффективности управления сельскохозяйственным производством необходимо:

- рекомендовать высшим учебным заведениям, занимающимся подготовкой кадров для сельского хозяйства, ввести дисциплину «Документирование управленческой деятельности» для студентов старших курсов технологических и инженерных специальностей, используя часовой фонд вузовского или регионального компонента государственных образовательных стандартов по специальностям;

- организовать курсы по документированию управленческой деятельности для студентов университета, обучающихся по системе целевой контрактной подготовки;

- включить в программу производственной практики раздел по ознакомлению с ведением системы документирования предприятия;

- предусмотреть краткосрочные курсы повышения квалификации для работников управления сельскохозяйственными предприятиями по вопросам применения информационных технологий работы с документами, сократив нормы времени на повышение квалификации с 5 до 3 лет;

- органам регионального управления АПК подготовить методические рекомендации по оформлению типовой организационно - распорядительной документации для предприятий всех форм собственности.

Совершенствование системы ведения организационно-распорядительных документов предполагает унификацию и стандартизацию документов как юридического закрепления единообразия состава и форм управленческих документов (рис.3.)

Рисунок 3. Основные принципы унификации документов

Работа по унификации документов на сельскохозяйственном предприятии должна подразделяться на этапы (рис. 4.).

Рисунок 4. Методика работы по унификации документов на сельскохозяйственных предприятиях

Комплексный анализ ведения организационно-распорядительных документов показал, что на предприятиях могут иметься три вида бланков:

общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма, с установленными реквизитами. Исследования показали, что, к сожалению, сельскохозяйственные предприятия при конструировании бланков часто применяют единственный реквизит «Наименование организации», что снижает юридическу ю силу документа.

Исследованиями установлено, что в сложившихся условиях хозяйствования документы должны отвечать следующим требованиям:

• соблюдение положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решения;

• издание документов в пределах компетенции должностных лиц;

• соблюдение сроков, дающих право на разрешение вопроса;

• предварительное согласование вопроса с другими организациями;

• соблюдение требований к форме документа.

Анализ подготовки, принятия и контроля за исполнением документов, проведенный на исследуемых предприятиях показал, что большинство из них не разрабатывают «Положение о предприятии», «Положение о структурном подразделении», в то время эти регламентирующие документы позволили бы работникам быстрее освоиться с кругом обязанностей, помогли бы устранить дублирование в выполнении конкретных видов управленческих работ и обеспечивали бы осуществление своевременного и действенного контроля за выполнением обязанностей. Анализ ведения распорядительных документов, регламентирующих деятельность сельскохозяйственных предприятий, таких как Решение, Указание, Распоряжение, Приказ, свидетельствует о том, что очень часто их форма и содержание не соответствуют требованиям по их составлению.

В работе сформулированы научно-методические направления совершенствования ведения организационно-распорядительной документации на сельскохозяйственных предприятиях, позволяющие разработку:

• инструкции по ведению делопроизводства на предприятии;

• табеля форм документов;

• альбома унифицированных форм документов.

В ходе процесса трансформации службы документационного обеспечения управленческой деятельности в службу управления документацией, кроме перечисленных функций добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе - внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, планирование информационных потребностей.

Проведенный анализ наличия и использования компьютерной техники службой делопроизводства сельскохозяйственных предприятий исследуемого региона показал, что:

- не функционирует единая, скоординированная политика оснащения сельскохозяйственных предприятий техническими и программными средствами;

- недостаточно число центров подготовки и переподготовки сельскохозяйственных кадров в области компьютерных информационных технологий, особенно в удаленных районах области;

- не имеется типовых проектов информационных подсистем систем управления сельскохозяйственным производством на уровне предприятия.

В работе обосновано, что совершенствование информационного обеспечения управления на сельскохозяйственном предприятии должно строиться на внутренних и внешних информационных потоках по вертикальным и горизонтальным связям, которые должны быть реализованы путем создания компьютерных локальных сетей с широким включением в систему внешних коммуникаций с использованием современного программного обеспечения.

Таким образом, формирование службы документационного обеспечения управленческой деятельности сельскохозяйственных предприятий в соответствии с современными требованиями обеспечит принятие обоснованных управленческих решений по различным вопросам их функционирования.

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Исследование теоретических и методологических аспектов функционирования службы документационного обеспечения управления сельскохозяйственными предприятиями позволил сделать следующие выводы и предложения:

1. В условиях становления рыночной экономики России возрастает роль административных методов управления аграрным производствам, что обусловлено ростом самостоятельности подразделений предприятия в решении многих организационно - производственных вопросов. Однако, механизм взаимодействия подразделений между собой, направленный на повышение эффективности функционирования каждого подразделения и предприятия в целом, обеспечивается и за счет четкого разграничения полномочий, что требует четко налаженной организационно — управленческой работы и рационального построения системы ее документирования.

2. Делопроизводство, как особая функция управления производством, историю своего становления ведет от Древнерусского государства (Х-Х1 вв.) и постепенно, в связи с изменениями организационной структуры управления страной проходило путь приказного, коллежского, министерского и государственного делопроизводства.

3. Функции современной службы документационного обеспечения, регламентированные в общих положениях «Государственной системы документационного обеспечения управления» на сельскохозяйственных предприятиях определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, который выполняется службой. Анализ показал, что круг обязанностей секретарей сельскохозяйственных предприятий сегодня очень узок и, в основном, сводится к печатанию документов. Часть функций службы документационного обеспечения не выполняется или выполняется частично, что снижает качество принятия обоснованных управленческих решений.

4. Оценка работы службы документационного обеспечения управленческой деятельности исследуемых сельскохозяйственных предприятий показала, что:

• не функционирует единая, скоординированная политика оснащения сельскохозяйственных предприятий Тамбовской области техническими и программными средствами;

• недостаточно число центров подготовки и переподготовки сельскохозяйственных кадров в области компьютерных информационных технологий, особенно в удаленных районах области;

• не имеется типовых проектов информационных подсистем систем управления сельскохозяйственным производствам на уровне предприятия.

5. В соответствии с реформированием народнохозяйственного комплекса России структура службы документационного обеспечения имеет свою специфику по отраслям, формам хозяйствования и видам административно-управленческой деятельности. Основными формами работы с документами являются: централизованная, децентрализованная, смешанная. Ис-

следования показали, что на сельскохозяйственном предприятии наиболее целесообразна централизованная форма работы с документами, позволяющая

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- эффективно использовать оргтехнику;

- обеспечить единство организационного и методического руководства.

В тоже время, централизованное делопроизводственное обслуживание эффективно в сравнительно небольших предприятиях с объемом документооборота до 1000 документов в год. На более крупных предприятиях следует использовать смешанную форму работы с документами, при которой основные функции службы централизованы, а отдельные функции рассредоточены по отдельным службам.

6. Принятие объективных управленческих решений в значительной степени определяется уровнем подготовки, принятия и прохождения организационно-распорядительной документации, основными требованиями к составлению которой являются:

- соблюдение положений действующего законодательства, регламентирующих принятие решения;

- издание документов в пределах компетенции должностных лиц;

- соблюдение сроков, дающих право на разрешение вопроса;

- предварительное согласование вопроса с другими организациями;

- соблюдение требований к форме документов.

7. Принятие эффективных управленческих решений возможно только на основе своевременной, достоверной, полной и объективной информации, содержащейся в документах различных видов, а также уровне подготовки административно-управленческого персонала и работы службы документирования сельскохозяйственных предприятий. Оценка кадрового потенциала сельскохозяйственных предприятий исследуемого региона показала его недостаточную подготовленность к порядку составления и принятия документов в соответствии с требованиями ГОСТа, что в свою очередь, снижает юридическую силу многих документов административного характера и делает невозможным использование таких документов при отстаивании своих прав в различных спорах в финансово-кредитных и налоговых организациях.

8. В целях совершенствования системы ведения организационно-распорядительной документации на сельскохозяйственных предприятиях нами сформулированы методические подходы по разработке номенклатуры дел как документа, определяющего уровень организации документационного обеспечения управления сельскохозяйственных предприятий и отбора документов на государственное хранение на стадии делопроизводства.

Совершенствование системы документационного обеспечения управленческой деятельности на сельскохозяйственных предприятиях включает в себя:

- классификацию документов;

- унификацию и стандартизацию документов;

- разработку организационных документов, регламентирующих деятельность как службы документационного обеспечения, так и системы ведения организационно-распорядительных документов на предприятии;

- составление Табеля форм документов и Альбома унифицированных форм организационно-распорядительных документов предприятия;

- применение современных информационных технологий.

9. В ходе трансформации службы делопроизводства в службу управления документацией к существующим функциям добавляются новые, ранее не свойственные - внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, планирование информационных потребностей, создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных и т.д., что ведет к изменению организационных структур службы делопроизводства и требует более высокого уровня квалификации ее сотрудников.

Основные положения диссертационной работы изложены в следующих публикациях.

Статьи в изданиях, рекомендованных ВАК РФ:

1 .Зацепина, Г.Н. Проблемы эффективного управления аграрным производством / Г.Н.Зацепина // Вестник Тамбовского государственного технического университета. 2006. № 2. (0,4 п.л.).

Некоторые вопросы диссертационного исследования нашли отражение в других публикациях:

2.3ацепина, Г.Н. Анализ бланков документов сельскохозяйственных предприятий Тамбовской области / Г.Н.Зацепина // Агропромышленный комплекс: проблемы и перспективы. Сборник научных статей / Мичуринск: МичГАУ, 2003. Вып. 3. (0,3 п.л.)

3.Зацепина, Г.Н. Правила подготовки распорядительной документации на сельскохозяйственных предприятиях Тамбовской области / Г.Н.Зацепина // Агропромышленный комплекс: проблемы и перспективы. Сборник научных статей / Мичуринск: МичГАУ, 2003. Вып. 3. (0,3 пл.)

4.3ацепина, Г.Н. Правила оформления отдельных реквизитов управленческой документации на сельскохозяйственных предприятиях / Г.Н.Зацепина // Агропромышленный комплекс: проблемы и перспективы. Сборник научных статей / Мичуринск: МичГАУ, 2003. Вып. 3. (0,3 пл.)

5.Зацепина Г.Н. Методические рекомендации по конструированию бланков документов сельскохозяйственных предприятий. - Мичуринск: МичГАУ, 2002 - 1,5 пл.

6.Зацепина Г.Н. Методические рекомендации по оформлению отдельных реквизитов управленческих документов сельскохозяйственных предприятий. - Мичуринск, Мичуринск: МичГАУ, 2002 - 1,5 пл.

Отпечатано в издательско-полиграфическом центре МичГАУ

Подписано в печать 18.10.06. г. Формат 60x84 V|6, Бумага офсетная № 1. Усл.печ.л. 1,3 Тираж 100 экз. Ризограф

Заказ № 12431

Мичуринский государственный аграрный университет 393760, Тамбовская обл., г. Мичуринск, ул. Интернациональная, 101,

тел. +7 (47545) 5-26-35 E-mail: mgau@mich.ru

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Зацепина, Галина Николаевна

Введение

ГЛАВА 1 Научные основы документационного обеспечения управления деятельностью сельскохозяйственных предприятий

1.1 Управленческая деятельность как фактор эффективного функционирования сельскохозяйственных предприятий.

1.2. Исторические аспекты развития системы документационного обеспечения управленческой деятельности.

ГЛАВА 2 Состояние и тенденции развития делопроизводства на сельхозпредприятиях

2.1. Общее и особенное в функционировании службы делопроизводства.

2.2. Специфика организации документооборота на сельхозпредприятии.

2.3. Интегрирующая роль руководителей в обеспечении качества и эффективности управленческой деятельности.

ГЛАВА 3 Приоритетные направления и комплексные меры по совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на сельхозпредприятиях

3.1. Концепция унификации и стандартизации управленческих документов.

3.2. Комплексные меры по совершенствованию ведения организационно-распорядительной документации в системе управления предприятием.

3.3. Информационные технологии как важнейший фактор совершенствования делопроизводства. 172 Выводы и предложения 180 Список использованной литературы

Диссертация: введение по экономике, на тему "Документационное обеспечение как важный интегрирующий фактор эффективного управления сельхозпредприятиями"

Актуальность темы исследования. Трансформация системы управления агропромышленным комплексом России направлена на повышение эффективности использования экономических методов управления, что позволяет предприятиям встроиться в рыночную систему хозяйствования, обеспечивая конкурентоспособность самих предприятий и произведенной ими продукции.

В то же время необходимы меры, позволяющие обеспечить повышение эффективности управления АПК, создания для этого организационно-правовых, структурообразующих, научно- технических, информационных, кадровых и других условий.

Совершенствование организации управления аграрным производством включает в себя систему подготовки и переподготовки управленческих кадров, способных принимать научно-обоснованные управленческие решения с использованием современных информационных технологий и правильного методологического подхода. Важнейшую роль при этом выполняют организационно-распорядительные методы управления производством на основе достоверной, полной, объективной и своевременной информации, содержащейся в соответствующих документах.

Четкая организация документооборота, грамотная подготовка, своевременное и качественное исполнение принятых решений - залог высокой эффективности управленческой деятельности.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных подразделений и отдельных работников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а так же материалом для справочно-поисковой работы.

В этой связи актуальны комплексные исследования системы документационного обеспечения как важного интегрирующего фактора эффективного управления сельхозпредприятиями.

Состояние изученности проблемы. Методологической и теоретической основой диссертации стали фундаментальные исследования российских и зарубежных ученых в области организации управления предприятием: А.А.Богданова, Г.И.Будылкина, Е.Ф.Бызова, А.К.Гастева, Э.К.Дрезена, Д.Р.Дунаевского, П.М.Керженцева, Н.Д.Кондратьева, Г.М.Лозы, Е.Ф.Размирович, Ф.Тэйлора, А.Файоля, Х.Эмерсона, А.В.Чаянова. Родоначальниками формирования теории делопроизводства считают Н.Ю.Варадинова, В.Вельбрехта, К.Зосимского, Ф.Русанова, М.М.Сперанского.

В современных условиях проблема эффективного управления сельскохозяйственным производством нашла свое отражение в работах таких известных российских экономистов-аграрников, как А.И.Алтухов, В.Гвоздено, А.Голубев, А.Ф.Демченко, М.М.Жигалин, Н.Ф.Мурашкин, И.Ф.Нарижный, А.В.Петриков, Х.О.Репп, И.Г.Ушачев, И.П.Шаляпина,

A.Шутьков.

Проблемы совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности рассмотрены в трудах

B.И.Андреевой, М.И.Баскакова, М.Кирсановой, Т.В.Кузнецовой. В то же время, вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности в реформируемом сельскохозяйственном производстве нуждаются в дополнительных исследованиях и требуют новых подходов к решению в связи с развитием современных информационных технологий в делопроизводстве.

Цель и задачи исследования. Цель диссертационной работы заключается в разработке и научном обосновании теоретических и научно-практических рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения как интегрирующего фактора эффективного управления сельхозпредприятиями. С учетом этого определены и решались следующие задачи:

- уточнить содержание документационного обеспечения управленческой деятельности как важного фактора эффективного функционирования сельхозпредприятий в условиях рыночных отношений;

- выявить закономерности и исторические тенденции становления и развития системы документационного обеспечения управленческой деятельности на отраслевом и межотраслевом уровнях;

- изучить современное состояние и разработать предложения по совершенствованию функционирования службы делопроизводства в аграрном секторе экономики;

- комплексно оценить систему ведения управленческой документации на предприятиях в условиях многоукладной экономики и сформулировать предложения по ее совершенствованию;

- дать оценку интегрирующей роли руководителей сельхозпредприятий с точки зрения их подготовленности к работе с документами и предложить основные пути ее повышения;

- обосновать приоритетные направления и разработать комплексные меры по совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на сельхозпредприятиях.

Предметом исследования явились организационно-методические проблемы документационного обеспечения управления сельскохозяйственным предприятием.

Объектом исследования выступают сельскохозяйственные предприятия Тамбовской области различных форм собственности и организационно-правовых форм хозяйствования. Более детальные исследования проведены по сельскохозяйственным предприятиям Мичуринского района Тамбовской области.

Теоретической и методологической основой научных исследований послужили труды отечественных и зарубежных ученых, внесших свой вклад в обоснование эффективности управления сельскохозяйственным производством, документационного обеспечения управленческой деятельности.

При проведении исследований использовались стандарты, регулирующие делопроизводство, Законодательные акты в сфере информации и документации, Указы и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения Правительства РФ, Федеральные законы РФ и другие нормативно-правовые документы регламентирующие документирование управленческой деятельности. Статистической базой исследований явились данные управления сельского хозяйства Тамбовской области, первичная документация сельскохозяйственных предприятий Тамбовской области.

Диссертационная работа выполнена в соответствии с пунктом 15.51. «Концепция и методика управления агропромышленным предприятием» Паспорта специальности 08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством (15. Экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами АПК и сельского хозяйства).

Методы исследования. В основе исследования лежит диалектический метод познания. При выполнении диссертационного исследования использовались также следующие методы: исторический, абстрактно-логический, статистико-экономический монографический, расчетно-конструктивный, социологический, экспертных оценок.

Научная новизна исследований. В диссертационной работе получили теоретическое и методическое обоснование следующие положения, характеризующиеся наличием элементов научной новизны:

- уточнено содержание документационного обеспечения управленческой деятельности как важного фактора эффективного функционирования сельхозпредприятий в условиях становления рыночных отношений, результатом чего явилось обоснование научно-методического подхода к принятию управленческих решений на основе организационно-распорядительных документов;

- обобщен имеющийся отечественный опыт, выявлены закономерности и исторические тенденции становления и развития системы документационного обеспечения управленческой деятельности в соответствии с развитием государственности, изменениями в системе управления народнохозяйственным комплексом и его отраслями;

- разработаны предложения по развитию различных организационных форм работы с документами в зависимости от документопотока предприятий, обоснована целесообразность централизованной формы работы с документами, позволяющей сконцентрировать все технологические операции у одного должностного лица;

- дана оценка системы ведения организационно-распорядительной документации на сельскохозяйственных предприятиях, позволяющая сформировать направления совершенствования функционирования службы делопроизводства на основе единого подхода к составлению документов, рациональной системы их движения и контроля за исполнением принятых управленческих решений и обоснована методика разработки номенклатуры дел сельхозпредприятия, позволяющая осуществлять внутренний контроль за деятельностью структурных подразделений и персональную ответственность их руководителей;

- на основе системной оценки руководителей сельскохозяйственных предприятий, свидетельствующей о их недостаточной подготовленности к работе с документами в современных условиях хозяйствования, сформулированы предложения о необходимости совершенствования обучения и переподготовки руководящих кадров и работников службы делопроизводства;

- на основе проведенного мониторинга организационно-распорядительной документации сформулированы предложения по совершенствованию документов как носителей информации, состоящие в необходимости выполнения требований ГОСТа, правильного конструирования бланков, включения юридически значимых реквизитов;

- сформулированы концептуальные подходы и научно-методические предложения по совершенствованию системы ведения документов на сельхозпредприятиях, заключающиеся в рациональной классификации, унификации и стандартизации документов на базе использования информационных технологий в делопроизводстве.

Практическая значимость заключается в том, что реализация предложений, разработанных автором будет способствовать правильному документационному обеспечению управленческой деятельности в системе управления сельскохозяйственным предприятием. Теоретические выводы, аналитические выкладки и практические рекомендации могут использоваться при чтении курсов «Документирование управленческой деятельности», «Деловое общение» для студентов экономических специальностей, а также для слушателей повышения квалификации резерва подготовки руководящих кадров.

Апробация работы. Основные положения диссертационной работы доложены и получили одобрения на научно-практических конференциях в г. Мичуринске (2003, 2004, 2005 гг.), Тамбове (2006 г.), Москве (2002,2004 гг.), Воронеже (2004 г.), Орле ( 2003 г.), Оренбурге (2005 г.).

По теме исследования опубликованы 6 работ общим объемом 4,3 п.л.

Объем и структура диссертационной работы. Диссертация изложена на 183 страницах основного текста, который состоит из введения, трех глав, заключения, 10 приложений, 23 таблиц, 27 рисунков, а также списка использованной литературы, включающего 161 наименование.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Зацепина, Галина Николаевна

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Исследование теоретических и методологических аспектов функционирования службы документационного обеспечения управления сельскохозяйственными предприятиями позволил сделать следующие выводы и предложения:

1. В условиях становления рыночной экономики России возрастает роль административных методов управления аграрным производствам, что обусловлено ростом самостоятельности подразделений предприятия в решении многих организационно - производственных вопросов. Однако, механизм взаимодействия подразделений между собой, направленный на повышение эффективности функционирования каждого подразделения и предприятия в целом, обеспечивается и за счет четкого разграничения полномочий, что требует четко налаженной организационно -управленческой работы и рационального построения системы ее документирования.

2. Делопроизводство, как особая функция управления производством, историю своего становления ведет от Древнерусского государства (Х-Х1 вв.) и постепенно, в связи с изменениями организационной структуры управления страной проходило путь приказного, коллежского, министерского и государственного делопроизводства.

3. Функции современной службы документационного обеспечения, регламентированные в общих положениях «Государственной системы документационного обеспечения управления» на сельскохозяйственных предприятиях определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, который выполняется службой. Анализ показал, что круг обязанностей секретарей сельскохозяйственных предприятий сегодня очень узок и, в основном, сводится к печатанию документов. Часть функций службы документационного обеспечения не выполняется или выполняется частично, что снижает качество принятия обоснованных управленческих решений.

4. Оценка работы службы документационного обеспечения управленческой деятельности исследуемых сельскохозяйственных предприятий показала, что:

• не функционирует единая, скоординированная политика оснащения сельскохозяйственных предприятий Тамбовской области техническими и программными средствами;

• недостаточно число центров подготовки и переподготовки сельскохозяйственных кадров в области компьютерных информационных технологий, особенно в удаленных районах области;

• не имеется типовых проектов информационных подсистем систем управления сельскохозяйственным производствам на уровне предприятия.

5. В соответствии с реформированием народнохозяйственного комплекса России структура службы документационного обеспечения имеет свою специфику по отраслям, формам хозяйствования и видам административно-управленческой деятельности. Основными формами работы с документами являются: централизованная, децентрализованная, смешанная. Исследования показали, что на сельскохозяйственном предприятии наиболее целесообразна централизованная форма работы с документами, позволяющая

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- эффективно использовать оргтехнику;

- обеспечить единство организационного и методического руководства.

В тоже время, централизованное делопроизводственное обслуживание эффективно в сравнительно небольших предприятиях с объемом документооборота до 1000 документов в год. На более крупных предприятиях следует использовать смешанную форму работы с документами, при которой основные функции службы централизованы, а отдельные функции рассредоточены по отдельным службам.

6. Принятие объективных управленческих решений в значительной степени определяется уровнем подготовки, принятия и прохождения организационно-распорядительной документации, основными требованиями к составлению которой являются:

- соблюдение положений действующего законодательства, регламентирующих принятие решения;

- издание документов в пределах компетенции должностных лиц;

- соблюдение сроков, дающих право на разрешение вопроса;

- предварительное согласование вопроса с другими организациями;

- соблюдение требований к форме документов.

7. Принятие эффективных управленческих решений возможно только на основе своевременной, достоверной, полной и объективной информации, содержащейся в документах различных видов, а также уровне подготовки административно-управленческого персонала и работы службы документирования сельскохозяйственных предприятий. Оценка кадрового потенциала сельскохозяйственных предприятий исследуемого региона показала его недостаточную подготовленность к порядку составления и принятия документов в соответствии с требованиями ГОСТа, что в свою очередь, снижает юридическую силу многих документов административного характера и делает невозможным использование таких документов при отстаивании своих прав в различных спорах в финансово-кредитных и налоговых организациях.

8. В целях совершенствования системы ведения организационно-распорядительной документации на сельскохозяйственных предприятиях нами сформулированы методические подходы по разработке номенклатуры дел как документа, определяющего уровень организации документационного обеспечения управления сельскохозяйственных предприятий и отбора документов на государственное хранение на стадии делопроизводства.

Совершенствование системы документационного обеспечения управленческой деятельности на сельскохозяйственных предприятиях включает в себя:

- классификацию документов;

- унификацию и стандартизацию документов;

- разработку организационных документов, регламентирующих деятельность как службы документационного обеспечения, так и системы ведения организационно-распорядительных документов на предприятии;

- составление Табеля форм документов и Альбома унифицированных форм организационно-распорядительных документов предприятия;

- применение современных информационных технологий.

9. В ходе трансформации службы делопроизводства в службу управления документацией к существующим функциям добавляются новые, ранее не свойственные - внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, планирование информационных потребностей, создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных и т.д., что ведет к изменению организационных структур службы делопроизводства и требует более высокого уровня квалификации ее сотрудников.