Управление основными параметрами инновационных процессов организационного обновления на основе развития документационного обеспечения деятельности организации тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Управление основными параметрами инновационных процессов организационного обновления на основе развития документационного обеспечения деятельности организации"

На правах рукописи

4850820

Козлов Владимир Анатольевич

УПРАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫМИ ПАРАМЕТРАМИ ИННОВАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБНОВЛЕНИЯ НА ОСНОВЕ РАЗВИТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Специальность:

08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством (2.Управление инновациями)

Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

2 3 НЮН 2011

Москва 2011

4850826

Работа выполнена в Московском энергетическом институте (техническом университете) на кафедре «Инженерный Менеджмент».

Научный руководитель: доктор технических наук, профессор

Лозенко Валерий Константинович

Официальные оппоненты: Доктор экономических наук, профессор

Чичерова Елена Юрьевна

Защита состоится «29» июня 2011г. в 14 часов на заседании диссертационного совета Д 212.157.18 при ГОУВПО «Московский энергетический институт (технический университет)» по адресу: 111250, г. Москва, ул. Красноказарменная, д. 14, ауд. Ж-200.

Отзыв на автореферат (в двух экземплярах, заверенных печатью) просим присылать по адресу: 111250, г.Москва, ул.Красноказарменная, д. 14, Ученый совет МЭИ.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке МЭИ. Автореферат разослан 2011 г.

Ученый секретарь

диссертационного совета Д 212.15 7.1с

Кандидат экономических наук доцент Петрова Светлана Борисовна

Ведущая организация: ГОУ ВПО Московский государственный

технический университет им. Н.Э. Баумана

к.э.н. доцент

А.Г. Зубкова

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность работы. Президент России Дмитрий Медведев 15.02.2011 года предложил «законодательно закрепить возможность дистанционной работы, поскольку многие люди хотели бы работать именно так» При этом он отмстил, что «сейчас для этого нет нормативной базы и поэтому необходимо внести соответствующие изменения в Трудовой кодекс». Применительно к настоящему научному исследованию актуальность заявления Президента России трудно переоценить поскольку речь идет о дистанционной (удаленной) работе людей, результатом деятельности которых являются документы, которые м.б. переданы с помощью интернет.

Объективные законы эволюции в менеджменте и бизнесе, в частности, закон приближения техники и бизнеса к человеку, существенно изменяют сложившиеся принципы организации и управления коллективом. Бизнес приближается к человеку. Б последние десятилешя в мире наблюдается тенденция увеличения работ, выполняемых вне организации (на дому). На западе это явление получило основное название 1е1еууогк. В России уже вошел в жизнь термин «телеработа» -это работа, выполняемая на расстоянии от основного месторасположения организации с помощью различных средств телекоммуникации. Появилась категория телеработников. В настоящее время по различным оценкам в мире насчитывается свыше 120 млн. телеработников и их количество с каждым годом увеличивается. В США количество телеработников составляет свыше 70 млн. человек, в Европе - более 30 млн., в России - более 5 млн. человек.

Предложения Президента России внести соответствующие изменения в Трудовой кодекс для создания нормативной базы доя развития телеработы является лишь необходимым, но не достаточным условием реализации этого грандиозного инновационного проекта. Достаточным условием реализации этого проекта является системное организационное обновление, связанное с постепенным переходом от управления по устным распоряжениям к управлению по документам. Это возможно только в случае, если в организации будут созданы адекватные модели управления, разработано и внедрено в практику управления соответствующее документационное обеспечение деятельности организации.

Роль документа в деятельности любой современной организации крайне высока. Документы выступают универсальным инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, являются посредником между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. Именно документ в наши дни становится основным способом управления и представления информации. Руководители современных компаний постепенно отказываются от управления по устным распоряжениям, понимая преимущества управления по документам.

Однако, многие руководители организаций, придерживаясь наработанных схем и устоявшихся методов управления организацией, в качестве основного метода управления используют самые различные формы совещаний и устные распоряжения, что в современных условиях является объективно сдерживающим фактором развития организации.

Переход к использованию инновационного метода управления, заключающегося в повышения степени документационного обеспечения деятельности организации и, как следствие, переход к управлению, преимущественно, по документам, способен существенно модернизировать управление организацией, повысить контроля процессов и результатов выполнения задач, а так же сократить финансовые издержки.

Значение информации в деятельности организации повышается с каждым днем. Развитие электронной формы представления документа предоставляет сотрудникам организации новые возможности, связанные с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в разнообразных документах, создаваемых как в организации, так и вне ее.

Следует отметить, что активно внедряемые последнее время различные информационные системы являются лишь средством для создания единого информационного пространства организации и не могут заменить саму систему документации организации. Известно много случаев, когда деньги, затраченные на внедрение дорогостоящей информационной системы, не окупались. Одной из основных причин неуспеха подобных проектов является игнорирование взаимовлияния процесса внедрения новых информационных технологий и уровня менеджмента компании и ее корпоративной культуры, вообще, и документационной культуры, в частности.

Существует единственный способ решения данной проблемы: необходимо связанное рассмотрение формальных и неформальных процессов функционирования организации и процессов внедрения и последующего использования новой системы управления организацией.

Большой вклад в совершенствование методов управления организациями и их организационного обновления внесли такие отечественные и зарубежные учёные как К. Свейби, П. Салливан, Д. Тис, JI. Прусак, П. Друкер, Й. Шумпетер, Э. Брукинг, Ю.П. Анискин, C.B. Валдайцев, С.М.Климова, С. А. Кузубова, Е.И. Марковская, И.О. Старкова, Н.В. Фёдорова, Е.Ю. Чичерова и др.

Известный японский специалист Масааки Имаи в своей книге «Кайдзэн: ключ к успеху японских компаний» сказал, что «любая организация состоит из людей, железа и бумаги». Под бумагой известный ученый понимает, естественно, документацию организации, которой он придает особое значение.

В изучение, развитие и идентификацию понятий «информация» и «документ», а также в развитие научных положений о роли документа в деятельности организации большой вклад внесли такие известные ученые и философы, как Р. Хартли, К. Шеннон, Н. Винер, Н.Н. Моисеев, А.Д. Урсулом, В.Н. Волченко, Б.Н. Кудрин, В.К. Лозенко, Н.Т. Петровичем и др.

Не смотря на фантастические возможности информационных систем, возможностей формализации управленческой деятельности, управление «по устным распоряжениям» (совещания, заседания, оперативки, планерки и т.д.) все еще остается одним из основных способов управления организацией. Формализация процессов управления организацией и переход к управлению «по документам» не всегда достигает желаемых результатов. Во первых, степень

документационного обеспечения деятельности подавляющего большинства организаций не высока. Во вторых, при переходе к управлению по документам не до конца оцениваются взаимосвязи таких изменений с корпоративной культурой организации. Осмысление такой категории, как корпоративной культуры организации связано с именами М. Кубра, Т. Петерса, Р. Ватермана, А. Петтигру, Г. Ховстеде, Э. Шейна, J1. Смирсич, Дж. Мартина. Данная проблематика нашла отражение и в работах отечественных учёных: В.А. Спивака, О.С. Виханского, А.И. Наумова, Э.А. Капитонова, О.С. Причиной, Т.Н. Персиковой и др. Однако большинство работ лишь частично рассматривает корпоративную культуру как особую сущность, оказывающую собственное влияние на процессы проведения организационных изменений. Более того, такое понятие, как «документационная культура», заключающего в себе отношение организации к информации, рассматривается фрагментарно (диссертация Зайцева З.В.). Автор лишь отмечает важность этой составляющей корпоративной культуры организации.

Изложенное позволяет сформулировать научное противоречие, которое заключается в том, что с одной стороны, в настоящее время имеется потребность в совершенствовании систем управления организацией за счет постепенного перехода к управлению по документам, а с другой стороны не в полном объеме разработаны методы и рекомендации, ориентированные на управление основными параметрами инновационных процессов организационного обновления на основе развития документационного обеспечения деятельности организации.

Вышесказанное позволяет утверждать, что рассматриваемая в данной диссертационной работе проблема решена не в полном объеме, а потому может быть классифицирована, как актуальная.

Целью диссертационного исследования является разработка и внедрение методов и рекомендаций, ориентированных на управление основными параметрами инновационных процессов организационного обновления на основе развития документационного обеспечения деятельности организации.

Задачи исследования:

- Определить современное значение понятия «документ», требования к системе управления документацией организации.

- Рассмотреть роли документа в управлении деятельностью организации.

- Провести морфологический анализ текстов международных стандартов по менеджменту качества ISO 9000:2005 и ISO 9001:2008 на предмет установления девятого (к восьми задекларированным) базового принципа управления организацией.

- Выявить издержки управления по устным распоряжениям.

- Рассмотреть условия по организационному обновлению и постепенному переходу к управлению, преимущественно, по документам за счет развития документационного обеспечения деятельности организации.

- Разработать инновационный подход к оценке степени документационного обеспечения деятельности организации

Объектом исследования является организации любой формы собственности и любых видов деятельности.

Предметом исследования является приемы и методы управления основными параметрами инновационных процессов организационного обновления организаций различных форм собственности.

Теоретической и методологической основой исследования стали классические и современные труды отечественных и зарубежных авторов в области инновационного менеджмента, теории управления организациями, теории проектного управления и управления качеством, информационных технологий. Также были использованы исследования, посвященные современному значению корпоративной культуры компании.

В диссертационной работе использованы информация и теоретические положения управленческой и экономической литературы, требования международных и российских стандартов в области менеджмента, справочные материалы, тематические материалы периодических изданий, исследования консалтинговых компаний, маркетинговые и информационные материалы компаний, разрабатывающих и внедряющих системы управления документами, а также публикации в печатных и интернет-изданиях, освещающие отдельные аспекты затронутых в исследовании вопросов.

Методологической основой диссертационной работы служат положения, общенаучные и специальные приёмы, составляющие инструментарий экономической науки. В ходе исследования в качестве общенаучного метода используется системный подход, применялись методы, обусловленные конкретными задачами исследования: экономические, статистические, логические, графические и другие методы обработки, обобщения и анализа информации, в том числе, морфологический метод анализа текстов Зипфа (Ципфа). Научная новизна исследования

Научная новизна проведенного исследования заключается в разработке приемов и методов управления основными параметрами инновационного процесса организационного обновления организации, в основе которого лежит постепенный переход от управления по устным распоряжениям к управлению по документам (преимущественно) за счет повышения степени документационного обеспечения деятельности организации.

В процессе работы над диссертацией были получены следующие основные результаты, говорящие о научной новизне исследования:

1. Предложено авторское определение понятия «документ» для идентификации этого объекта среди других объектов технического мира. Документ в отличие от других объектов технического мира обладает свойством прямого и обратного преобразований в виртуальное состояние без изменения своей сущности. Уточнены понятия «информация» и «документ» применительно к задачам бизнеса: «информация» - значимые данные для ведения бизнеса, «документ» - носитель для храпения и передачи информации и средства для восприятия потребителем ее смысла.

2. Установлена объективная закономерность инновационного развития технического мира, которая заключается в том, что в процессе исторического времени количество людей, результатом деятельности которых является

документ, обладающий свойством прямого и обратного преобразований в виртуальное состояние, будет возрастать за счет сокращения количества людей, результатом деятельности которых являются те искусственные продукты, которые не обладают указанным выше свойством.

3. Проведен морфологический анализ (автор метода Зипф (Ципф) текстов международных стандартов по менеджменту качества (ГОСТ Р ИСО 9000:2005 и ГОСТ Р ИСО 9001:2008) и выявлен объективно присутствующий, но официально не объявленный в этих стандартах девятый базовый принцип управления, названный автором «докуменгационное обеспечение деятельности» организации. Установление этого факта создает основу для инновационных преобразований и организационного обновления организации в направлении постепенного перехода от устных распоряжений к управлению на основании документов.

4. Уточнено понятие «документанионная культура», которое определено как постоянная деятельность руководства и персонала по созданию и совершенствованию такой документационной модели функционирования организации, которая с достаточной для практики степенью точности описывает формально-логическую часть деятельности и создает условия и предпосылки для решения инновационных эвро-формализованных и эвристических задач, возникающих в процессе развития организации.

5. Впервые введены научные понятия результативность и эффективность управления по устным распоряжениям. Результативность управления по устным распоряжениям определяется степенью восприятия подчиненным информации, передаваемой ему руководителем при условии, что подчиненный правильно воспринял смысл указаний, а руководитель высказал именно то, о чем думал и что хотел сказать. Идеальный конечный результат для этого показателя равен 100% (вся информация воспринята всеми сотрудниками в полном объеме). Эффективность управления по устным распоряжениям - это отношение результативности управления по устным распоряжениям к затратам на передачу информации.

6. Сформулирован инновационный критерий целесообразности проведения совещания, который определяется содержанием повестки совещания. Совещание целесообразно, если на нем рассматриваются инновационные эвро-формализованные и (или) эвристические задачи. Если на совещании рассматриваются формально-логические вопросы текущей деятельности организации, при условии, что в организации в полном объеме имеются документально оформленные планы, методики и регламенты, в соответсвие с которыми каждый сотрудник точно знает (и умеет) что, как, когда, в каком количестве и качестве он должен делать, то проведение такого совещания нецелесообразно.

7. Разработан алгоритм аудита системы менеджмента организации, в соответствие с которым разрабатывают план аудита, получают свидетельства аудита и оценивают их с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита, отличающийся тем, что, с целью содействия

организационному обновлению организации, в качестве свидетельств аудита отбирают доказательства документационного обеспечения деятельности каждого менеджера, рассматривают деятельность менеджера исключительно как процесс, оценивают собранные доказательства с точки зрения документационного обеспечения реализации этого процесса деятельности, а в качестве критерия аудита выбирают такой уровень документационного обеспечения, при котором менеджер определенно знает что, как, когда, в каком количестве и качестве он должен делать.

8. На основании и с использование новых научных результатов, сформулированных в п.п.1-7, показано, что для постепенного перехода к управлению преимущественно «по документам» должны быть выполнены как необходимые условия (д.б. спроектировано корректное документационное обеспечение формально-логической деятельности сотрудников, обладающих необходимыми компетенциями), так и достаточные условия (для сотрудников организации д.б. созданы организационные, методические и ресурсные условия для изобретательской и рационализаторской работы, направленной на инновационное преобразование организации). Практическая значимость работы.

Положения проведенного исследования определяют стратегию повышения эффективности функционирования организации посредством внедрения инновационной системы управления за счет повышения степени документационного обеспечения предприятия. Получены аналитические выражения для оценки результативности и эффективности совещаний в зависимости от времени проведения совещания и количества его участников. Показано, что с увеличением времени проведения совещания и количества его участников результативность и эффективность совещаний резко снижается.

Основные положения диссертационной работы были успешно применены в ОАО ГК «Гелар» и ОАО TITK «Продмаркет», от которых получены акты о внедрении результатов диссертационного исследования.

Результаты диссертационного исследования могут быть рекомендованы для применения в организациях любого масштаба, а также могут быть использованы в вузах при освоении учебных дисциплин: «Инновационный менеджмент», «Основы менеджмента», «Управленческие решения», «Управление персоналом» и др.

Апробация работы. Основные результаты диссертационной работы докладывались и обсуждались на следующих международных конференциях: 17th International Scientific Conference CO-MAT-TECH 2009, Slovakija, Trnava, 2009; Пятнадцатая, Шестнадцатая и Семнадцатая Междунар. научн.-техн. конф. студентов и аспирантов, Москва, МЭИ, 2009, 2010 и 2011; Стратегическое управление организациями: проблемы и возможности современной экономики, СПб: СПбГПУ, 2009; Стратегическое управление организацией: особенности малых предприятий, СПб: СПбГПУ, 2010; а также на научных заседаниях кафедры Инженерного Менеджмента Московского энергетического института (технического университета).

Публикации. По теме диссертации опубликовано 9 научных работ, в том числе 2 статьи опубликованы в журналах, рекомендованных ВАК России. Общий объём публикаций 3,5 п.л., автору принадлежит 2,5 п.л.

Структура н объём диссертационной работы обусловлены поставленной целью и задачами исследования. Диссертация состоит из введения, 3 глав, объединяющих 12 параграфов, заключения, библиографического списка использованной литературы из 124 наименований и 7 приложений. Работа изложена на 207 страницах, в т.ч. диссертация на 130 стр. и приложения на 77 стр., содержит 10 рисунков, 14 таблиц.

СОДЕРЖАНИЕ

Во введении обоснованы актуальность решаемой научной проблемы, цели и задачи диссертации, определены предмет и объект исследования, сформулирована научная новизна, изложена практическая значимость, приведены данные об апробации работы и публикациях по теме диссертации.

В первой главе «Эволюция понятий «информация» и «документ», девятый базовый принцип управления организацией» формируется информационный базис исследования.

В процессе исследования изучены многочисленные трактовки понятий «информация» и «документ» предложенных такими учеными и философами, как Р. Хартли, К. Шеннон, Р. Эшби, JI. Бриллюэн, Н. Винер H.H. Моисеев, А.Д. Урсул, Н.Т. Петрович, В.Н. Волченко и др. В результате проведенного анализа предложено авторское определение понятия «документ» для идентификации этого объекта среди других объектов технического мира. Документ в отличие от других объектов технического мира обладает свойством прямого и обратного преобразований в виртуальное состояние без изменения своей сущности. Уточнены понятия «информация» и «документ» применительно к задачам бизнеса: «информация» -значимые данные для ведения бизнеса, «документ» - носитель для хранения и передачи информации и средства для восприятия потребителем ее смысла. Автор считает предложенные определения более конкретными.

Автор выдвинул гипотезу о том, что в процессе исторического времени количество людей, результатом деятельности которых является документ, все время увеличивается. Для доказательства правомерности этого предположения был проведен анализа эволюция развития технических систем, которая условно разделена на четыре основные стадии развития:

1. Первая стадия развития связана с эпохой становления и развития ручных орудий, когда технические средства выполняли только технологическую функцию и состояли только из рабочего органа.

2. Вторая стадия соответствует эпохе возникновения машин, которые выполняют наиболее трудоемкие технологические и энергетические функции.

3. Третья стадия развития связана с возникновением и использованием машин - автоматов, которые, наряду с технологической и энергетической функциями, взяли на себя функцию управления технологическим процессом.

4. Четвертая стадия развития связана с передачей техническим средствам

функции планирования работы машин - автоматов и автоматизированных производств.

В работе показано, что в процессе развития технических систем и перераспределения функций между человеком и технической системой, возникает необходимость проектирования документации (правовой, управленческой, конструкторско-технологической, эксплуатационной и др.) для производства технической системы. При этом, при переходе от одной стадии развития к следующей количество необходимой документации (по количеству, сложности и объему) и количество людей для проектирования этой документации будет увеличиваться примерно на порядок и больше.

Международная организация по стандартизации ISO за все время своей деятельности выпустила свыше 19 тыс. стандартов, регламентов, инструкций и разъяснений. Самое большое распространение получили стандарты серии ISO 9000. Идеология этих стандартов покоится на известных восьми базовых принципах, изложенных в ГОСТ Р ИСО 9000:2005 (Ориентация на потребителя. Лидерство руководителя. Вовлеченность персонала. Системный подход к менеджменту. Процессный подход. Постоянное улучшение. Принятие решений, основанное на фактах. Взаимовыгодные отношения с поставщиками). Именно эти принципы управления не только в России, но и во всем мире стали теми базовыми постулатами управления.

В процессе внедрения в практику управления требований МС ISO серии 9000 сотрудники всех, организаций неукоснительно руководствовались еще одним, необъявленным в МС ISO серии 9000, но очень важным принципом -«Докумептационное обеспечение деятельности».

Для доказательства этого нового выдвинутого автором научного положения был проведен морфологический анализ (по методу Зипфа) текстов стандартов ГОСТ Р ИСО 9000:2005 (ИСО 9000) и ГОСТ Р ИСО 9001:2008 (ИСО 9001) для установления того, как часто термин «документ», а также другие аналогичные по смыслу термины (слова, однозначно понимаемые как документ или предполагающие наличие или создание документа), встречаются в этих стандартах. В качестве таких слов были приняты: документ, информация, запись, данные, проект, стандарт и требование, использованное в текстах стандартов в смысле документа.

В соответствие с теорией морфологического анализа Зипфа любой осмысленный текст содержит две группы часто (предлоги, союзы и т.д.) и редко встречающихся слов и группу слов, передающих основной смысл текста. Первые две группы слов смысл текста не передают, а служат для обеспечения связности текста. Для выявления соответствующих групп слов необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать любое слово и посчитать, сколько раз оно встречается в тексте.

2. Расположить слова по мере убывания их количества в тексте и пронумеровать. Порядковый номер слова называется рангом. Так, наиболее часто встречающиеся слова будут иметь ранг 1, следующие за ними - 2 и т.д.

3. Измерить частоту каждого слова текста. Для этого необходимо количество слова в тексте поделить на ранг.

4. Некоторые слова будут входить в текст равное количество раз. Такие слова необходимо сгруппировать, взяв только одно значение из каждой группы.

График зависимости частоты и ранга появления слов в тексте имеет вид гиперболы.

В стандарте ИСО 9000 всего 5895слов, а с учетом однокоренных - 259 слов. Общее количество рангов - 70. В стандарте ИСО 9001 всего 6113 слов, однокоренных - 276 слов. Общее количество рангов - 71. Принимаем, что центр зоны смысловых слов находится в ранге, равном половине общего числа рангов, т.е. это ранг №35 для ИСО 9000 и ранги №35 и №36 для ИСО 9001. Примем также, что зона смысловых слов симметрична, а ее размер равен половине числа рангов. С учетом изложенного, зона смысловых слов для ИСО 9000 представлена рангами с номерами с 17 по 53, а для ИСО 9001 - рангами с номерами с 18 по 53, соответственно. В таблице №1 представлены результаты морфологического анализа текстов стандартов ИСО 9000 и ИСО 9001, а на рис. 1 - график зависимости частоты и ранга для определения значимых слов в тексте ИСО 9001.

Табл. 1. Результаты морфологического анализа текстов ИСО 9001 и

9000

ИСО 9000 Зона смысловых слов - ранги 18-54 ИСО 9001 Зона смысловых слов - ранги 16-49

Ранг слова Слово Количество Ранг слова Слово Количество

41 Требование (д) 31 18 Требование (д) 73

30 проект 49 22 проект 60

22 документ 67 28 документ 46

29 данные 50 39 данные 33

18 стандарт 71 44 стандарт 27

31 информация 48 47 информация 24

31 записи 48 49 записи 22

Из таблицы и графика видно, что все слова, однозначно понимаемые как документ, оказались зонах смысловых слов, и поэтому являются словами, определяющими смысл стандартов ИСО 9000 и ИСО 9001.

Устойчивое внимание авторов текстов анализируемых стандартов к понятию «документ» и многократно повторенная фраза «Организация должна документировать..» подтверждает объективное существование формально не объявленного, но фактически провозглашенного базового принципа управления, который автором был назван «Документационное обеспечение деятельности».

Ранг

Рис. 1. Зона значимых слов для ИСО 9001-2008

Полностью результаты морфологического анализа текстов ИСО 9000 и ИС09001 представлены в Приложениях Ж№>1 и 2 диссертации.

Во второй главе «Документационное обеспечение деятельности - основа для организационного обновления организации» последовательно изложены следующие полученные автором научные результаты: анализ и классификация современных методов управления, специфика управления по устным распоряжениям и алгоритм проектирования системы документационного обеспечения деятельности сотрудников организации.

Применительно к задачам, поставленным в диссертации, предложена классификация методов управления, представленная на рис. 2.

В большинстве организаций совещания и командная работа у менеджеров среднего звена занимает 25-75% времени, а топ-менеджеры проводят 50-80% своего времени на различных совещаниях. Это огромные трудозатраты и финансовые потери.

Автор рассматривает две группы совещаний. На совещаниях первой группы рассматриваются формально-логические вопросы деятельности организации (повторяющаяся деятельность в соответствие с бизнес-процессами), а на совещаниях второй группы - нестандартные (креативные, эвристические и эвро-формализованные) вопросы. Совместные обсуждения требуются в том случае, когда это связано с решением эвро-формализованных и эвристических задач.

Попытаемся оценить, как часто специалистам российских организаций приходится решать подобные задачи. Патентное право является единственной формой выявления и фиксации решений, которым присваивается статус изобретения.

Рис. 2. Классификация методов управления.

Примем, что каждое изобретение - это результат решения эвро-формализованной или эвристической задачи. Последние 15 лет в России ежегодно регистрируется примерно по 30000 изобретений, большая часть которых (свыше 90%) принадлежит организациям. В России в настоящее время насчитывается свыше 1,2 млн организаций (с учетом малых предприятий). Изобретения создаются в НИИ, КБ, производственных и сельскохозяйственных предприятиях и вузах. Таких организаций в России свыше 600 тысяч. Несложные расчеты показывают, что ежегодно на каждую 1000 таких организаций приходится всего 46 изобретений. Если одна организация создает одно изобретение в год, то это означает, что 954 организации не решают в процессе своей деятельности задачи, которые могут быть отнесены к классу эвро-формализованных или эвристических задач. Если даже к этому классу задач отнести рационализаторские предложения и все задачи, связанные с использованием в установленном порядке чужих изобретений, то общее количество технических задач, для решения которых требуются креативные подходы, не превысит 70-80 задач в год на 1000 организаций.

Естественно, что в любой организации творческие задачи не локализуются только в области техники. С полным основанием к числу креативных задач должны быть отнесены многие задачи, связанные с ведением бизнеса. Новые маркетинговые шаги и реклама, выявление и обоснование новых рынков, новые решения в области производственной среды и организации рабочего места, новые планировки по размещению оборудования, новые предложения по стимулированию деятельности сотрудников и т.д. Хотя перечисленные выше

решения (а также многие другие) к категории изобретений не относятся, но если они являются новыми и приносят полезный эффект для бизнеса и ранее не задокументированны, то они могут быть отнесены к категории эвристических.

Примем, что таких новых и сильных решений, которые по существующему положению не могут быть отнесены к категории изобретений, организации генерируют в 10 раз больше, чем создают изобретений и рационализаторских предложений и внедряют чужие изобретения. Тогда общее количество эвристических задач, которые решают сотрудники российских организаций, составит 770-880 решений в год на 1000 организаций, т.е. менее одного решения в год на одну организацию.

В том количестве задач, которое повседневно в течение всего года приходится решать менеджменту любой организации, выявленное количество креативных задач ничтожно и поэтому может не учитываться. Другими словами, специалисты российских компаний, в процессе реализации своих функций, решают, в основном, формально-логические задачи, не предполагающие необходимость управления по устным распоряжениям при наличии современного «железа», качественной документации и компетентного персонала по Маасаки Имаи. Следует заметить, что деятельность подавляющего числа организаций может быть охарактеризована, как повторяющаяся. Добыча каменного угля и алмазов, выплавка стали и алюминия, сборка определенной марки автомобиля на автосборочном предприятии и ручных часов на часовом заводе, производство и распределение электроэнергии и т.д. Тем не менее, управление по устным распоряжениям занимает существенное место в практике менеджмента не только в России, но и во всем мире.

Если в процессе решения формально-логических задач у руководителей и подчиненных организации возникает необходимость в обмене такой информацией, то это может быть только в 3-х случаях:

1. Сотрудники компетентны, но документация организации не в полном объеме описывает ее бизнес (у сотрудников нет в полном объеме информации о том, что, как и когда нужно делать, в частности, в документации имеются ошибки и неточности).

2. Документация организации в полном объеме корректно описывает ее бизнес, но сотрудники некомпетентны (после ознакомления с документами сотрудники не понимают, что, как и когда нужно делать).

3. Сотрудники некомпетентны, документация организации не в полном объеме описывает ее бизнес.

Таким образом, если в организации осуществляется управление по устным распоряжениям при решении формально-логических задач, то это означает, что плохо обстоят дела или с персоналом, или с документацией или с тем и другим.

На основании изложенного, можно сформулировать инновационный критерий целесообразности проведения совещания, который определяется содержанием повестки совещания. Совещание целесообразно, если на нем рассматриваются инновационные эвро-формализованные и (или) эвристические задачи. Если на совещании рассматриваются формально-логические вопросы

текущей деятельности организации, при условии, что каждый сотрудник точно знает (и умеет) что, как, когда, в каком количестве и качестве он должен делать, то проведение такого совещания нецелесообразно.

Автор считает, что совещания первой группы могут быть существенно сокращены, что позволит повысить эффективность управления и снизить финансовые потери. Для оценки издержек управления по устным распоряжениям при решении формально-логических задач введем понятия:

• результативность «Руст» управления по устным распоряжениям - степень восприятия подчиненным информации (значимых данных для ведения бизнеса), передаваемой ему руководителем при условии, что подчиненный правильно воспринял смысл указаний, а руководитель высказал именно то, о чем думал и что хотел сказать. Идеальный конечный результат для этого показателя равен 100% (вся информация воспринята все,ми сотрудниками в полном объеме).

• эффективность управления по устным распоряжениям Эс как отношение результативности управления по устным распоряжениям к затратам на передачу информации (в частности, к затратам на проведение совещания) Зс

В работе показано, что с увеличением времени проведения совещания и количества его участников результативность «Руст» управления по устным распоряжениям снижается. Это происходит потому, что на совещании докладчик, по существу, осуществляет передачу информации тем, кто его слушает. Это, как правило, те, кого в данный момент хвалят (что бывает редко), обсуждают, критикуют и т.д. Остальные участники совещания являются пассивными наблюдателями, поскольку их этот конкретный вопрос слабо интересует.

В общем случае, на совещании присутствует К участников, в том числе ведущий совещание. Практика показывает, что в любой момент времени из (К-1) участников совещания активными слушателями Ка докладчика являются практически 100% участников совещания при численности его участников 2-4 человека, не более 60% всей аудитории при численности ее участников до 5-6 человек, не более 30% - при численности 10-12 человек, не более 15% - при численности 18-20 человек и менее 15% всей аудитории при численности свыше 20 человек.

Если принять, что 10% слушателей воспринимают всю информацию, переданную докладчиком, на 100% (совершенно идеальный вариант), а остальные 90% участников совещания восприняли информацию пусть даже на 30%, то в этом случае результативность совещания, определенная как степень восприятия передаваемой информации всеми участниками совещания, составит лишь 37% вместо запланированных 100%.

В общем случае, на совещании активно слушают докладчика Ка человек. В этом случае на совещании будет присутствовать Кп пассивных участников

Кп = К -1 - Ка (1)

Степень восприятия Ba(t) информации, передаваемой докладчиком, активными участниками высока и может приближаться к единице (или 100%), а

степень восприятия Bn(t) пассивными участниками существенно ниже и может приближаться к нулю. Тогда результативность Руст управления по устным распоряжениям равна

Руст = [Ba(t)*Ka + Bn(t)*(K -1 - Ka)J/K, o.e. (2)

Степень восприятия устно передаваемой информации активными и пассивными участниками совещания может меняться в каждой группе существенно, и зависит от многих факторов. Однако, существует один фактор (это продолжительность совещания t), влияние которого на степень восприятия всеми участниками производственного совещания устно передаваемой информации, однозначно. Чем дольше проводится совещание, тем ниже степень восприятия информации Ba(t) и Bn(t), зависимость которых в функции продолжительности совещания имеет вид гипербол (рис. 2).

Зависимость степени восприятия активными и пассивными слушателями

л

-♦- Ва. -»-Вп,

О,SO 1.00 1.20 Вреия, час.

--Г » -и-я

1,40 1,60 1,80 2.00

Рис. 2. Зависимость степени восприятия активными и пассивными слушателями

В таблице 2 представлены значения результативность «Руст» управления по устным распоряжениям для различных продолжительностей проведения совещаний и количества участников. Эти значения рассчитаны в соответствие с выражением (2) и рис. 2.

Табл. 2. Значения результативности Руст управления по устным распоряжениям.

Время t, час/ 2-3 4-5 6-8 9-11 12-15 16-19 20 и >

кол-во К

од 0,659 0,652 0,65 0,646 0,644 0,643 0,642

0.2 0,5695 0,566 0,565 0,563 0,562 0,5615 0,561

0.4 0,3932 0,3687 0,3617 0,3477 0,3407 0,3372 0,3337

0,6 0,313 0,264 0,25 0,222 0,208 0,201 0,194

0.8 0,233 0,184 0,17 0,142 0,128 0,121 0,114

1,0 0,1417 0,1067 0,0967 0,0767 0,0667 0,0617 0,0567

1,25 0,0742 0,0567 0,0517 0,0417 0,0367 0,0342 0,0317

1,5 0,0323 0,0253 0,0233 0,0193 0,0173 0,0163 0,0153

1,75 0,0075 0,0065 0,0062 0,0056 0,0053 0,0051 0,005

2,0 0 0 0 0 0 0 0

Для эффективности управления по устным распоряжениям Эс получим

Эс = Руст/Зс (3)

Участие в работе совещания является оплачиваемой работой. Пусть в работе совещания занято К сотрудников из числа высшего руководства, представляющих три высших уровня управления. Для определенности примем, что в совещании принимают участие руководитель организации (К1 = 1), К2 = с*К1 его заместителей и КЗ = c*g*Kl сотрудников третьего уровня управления. Где с > 1 и g > 1 - целые числа. Общее количество К участников совещания при К1 = 1 равно

К = (1 + с+с*ц) (4)

Сотрудники одного уровня управления имеют одинаковые зарплаты Ъ1, ЪЪ и ЪЪ (руб./час), соответственно. При этом ЪЪ = и*7Л и ЪЪ = и*<1*Ъ1. Где и < 1 и (1 < 1 - дробные числа. В этом случае, общие затраты на совещание и его эффективность будут равны, соответственно

Зс = г1*1:*(1 + с*и + ^*и*(1) (5)

Эс = Руст/г1* 1 *(1 + с*и + ^*и*11) (6)

Где: I (час) - время продолжительности совещания.

В частности, для Ъ1 = 1000руб./час, с = 3, § = 2, и = 0,75, (1 = 0,80 и * = 1 час общие затраты на проведение совещания (учитывается только зарплата участникам совещания) составят Зс = 6850 руб.

Если бы вся информация, которую руководитель во время проведения совещания передавал своим подчиненным, была бы ими полностью воспринята и в том смысле, в каком хотел руководитель, то в этом случае все участники совещания «отработали» бы полностью свои зарплаты. В рассматриваемом случае участники совещания восприняли только часть информации, например, 37% и «отработали», соответственно, только часть начисленной зарплаты (2535 руб.), а сумма в размере 4315 руб. была начислена за невыполненную работу. С учетом изложенного и выражения (6) следует, что финансовые потери Фп организации при управлении по устным распоряжениям равны

Фп = (1- Руст)*1 Ъ1* I *(1 + с*и + С*ё*и*(1)] (7)

В таблице 3 представлены значения финансовых потерь организации, рассчитанных с использованием выражения 7, при управлении по устным распоряжениям в функции продолжительности проведения X совещания и количества его участников. Расчеты проведены для случая Ъ\ = ЮООруб./час; и = 0,75 и й = 0,80. Значения Руст взяты из таблицы 2.

Табл. 3. Значения финансовых потерь организации при управлении по

устным распоряжениям.

^Кол- 2; 3; 5; 7; 9; с=2, 13; 16; 21;с=4, 29;с=4,

во уч. с=1, с=2, С=2, с=2, 8=3 с=3, с=3, ё =4 8=6

8=0 8=1 8=2 8=3 8=4

од 60 85 129 - - - - - -

0.2 151 215 321 426 - - - - -

0.4 425 607 934 1251 1592 - - - -

0,6 721 1030 1634 2205 2847 4110 - - -

0.8 1074 1534 2415 3254 4187 6034 7348 - -

1,0 1502 2146 3305 4426 5632 8073 9805 12830 -

1,25 2025 2893 4363 5808 7307 10420 12620 16460 22270

1,5 2540 3629 5410 7179 8973 12750 15420 20090 27180

1,75 3040 4342 6433 8522 10620 15060 18190 23680 32040

>% А *> Г АЛ ¿лги ГАЛЛ J\J\J\J П Л АА / ^ии ЛОЛА 1 ЛЛЛЛ 1 тчлл \ /¿ии ЛЛЛЛЛ ¿и7ии ЛГГПЛЛ / ¿ии ¿ГОЛА

Если же учесть все сопутствующие расходы на подготовку и проведение совещания (аренда помещения, отопление или кондиционирование помещения, освещение и т.д.), а также тот факт, что в территориально разнесенных компаниях (например, Межрегиональная электросетевая компания) большинству участников совещания приходится тратить на дорогу к месту проведения совещания от одного до 3-х часов, то издержки становятся существенными.

К издержкам на проведение совещаний, связанных с командировками управленцев различного уровня, особенно, в крупных компаниях, добавляются траты на проживание в гостиницах и проезд к месту командировки. Транспортные расходы, с учетом размеров территории России, значительны.

Автор считает, что при наличии современных средств передачи информации из одного места в другое практически мгновенно, рассмотренные методы управления «по устным распоряжениям» для решения задач, касающихся формально-логической части деятельности организации, могут быть, с полным основанием, отнесены к разряду анахронизмов.

Количество совещаний может быть существенно сокращено только в том случае, если в организации в полном объеме будут разработаны документально оформленные планы, методики и регламенты, в соответствие с которыми каждый сотрудник должен точно знать (и уметь) что, как, когда, в каком количестве и качестве он должен делать в части реализации своих формально-логических обязанностей.

На основании имеющейся организационной структуры компании осуществляется формальное закрепление в должностной инструкции позиции должности в компании с привязкой ее к конкретному бизнес-процессу. При этом, в обязательном порядке должен соблюдаться принцип определения функционала (что должен делать) и компетентности (может ли это делать), который предполагает четкую формулировку функций для этой должностной позиции и оценку выраженной способности сотрудника применять свои знания и умения для

выполнения этих функций, необходимых для выполнения бизнес-процесса компании.

Алгоритм определения компетентности должен включать, по крайней мере, 6 этапов:

1. Установление функционала должностной позиции.

2. Установление измеримых требований к компетенции применительно к конкретной должностной позиции.

3. Оценка знаний сотрудника.

4. Оценка умений и навыков сотрудника.

5. Оценка выраженной способности сотрудника применять свои знания и умения для выполнения требований, необходимых для выполнения бизнес-процесса Компании и зафиксированных в должностной позиции.

6. Сравнение фактической (измеренной) компетентности сотрудника с заданной, и принятие решения о степени соответствия (несоответствия) сотрудника данной должностной позиции.

Реализация этого алгоритма представлена на примере определения компетентности менеджера отдела энергоэффективности крупной компании, основные технологические процессы которой характеризуются высокими энергозатратами. Работа менеджера отдела энергоэффекгивности такой компании весьма многогранна и для ее успешного выполнения менеджер должен обладать самыми различными компетенциями. Ниже представлен перечень необходимых, но не достаточных компетенций:

1. Знание нормативно-юридической базы в сфере энергоснабжения. Знание основных законов, положений и иных документов, регламентирующих область электроэнергетики с учетом особенностей нефтегазовой отрасли.

2. Знания и навыки в области оптимизации и энергосбережения. Знания и навыки в области повышения эффективности энергообеспечения с точки зрения отказоустойчивости и потребления. Знания и навыки в области энергосбережения и использования системы менеджмента качества.

3. Знания и навыки работы с энергетическим оборудованием (приводами и генераторами). Знания и навыки в области эксплуатации и ремонта генерирующего оборудования.

4. Знания и навыки в области теплоснабжения и организации инфраструктуры.

Знания и навыки в области теплоснабжения и водоснабжения.

Для проверки знаний, умений и навыков специалиста для каждой из указанных выше компетенций были разработаны закрытые вопросы и задачи, а также открытые вопросы и задачи, которые в полном объеме представлены в Приложениях №№4-7 диссертации. Каждый закрытый вопрос содержит 6-7 ответов, среди которых один ответ правильный. Каждый открытый вопрос содержит правильный ответ. Каждая закрытая задача с 3-4 ответами, среди которых один ответ правильный. Каждая открытая задача содержит правильный ответ. Открытые вопросы и задачи д.б. сформулированы таким образом, чтобы ответы на эти задания были лаконичны. В частности, такие ответы могут быть представлены в виде алгоритма действий; перечисления документов, к которым следует обратиться для

решения поставленной задачи; перечисления должностных позиций, с которыми следует решать поставленную задачу и т.д.

Тестирование используется для контроля знаний, умений и навыков сотрудника и направлено на выявление степени владения испытуемым конкретными знаниями, умениями и навыками. В процессе тестирования выявляют то, что испытуемым усвоено. Поэтому обязательным и непременным условием является предварительное обучение испытуемого.

Построение документационной модели функционирования организации, описывающей формально-логическую часть деятельности организации и содержащую документацию, в полном объеме и корректно регламентирующую каждому сотруднику что, как, когда, в каком количестве и качестве нужно делать, позволит существенно сократить издержки, связанные с реализацией управленческих функций «по устным распоряжениям».

Если руководству Компании удастся спроектировать процессные модели деятельности организации, определить должностные позиции, разработать должностные инструкции, определить и зафиксировать функционал и компетенции сотрудников, организовать построить систему управления документацией Компании и т.д., то руководством будут решены лишь необходимые условия для постепенного перехода к управлению организацией «по документам».

Для устойчивого развития Компании в условиях жесткой конкуренции для постепенного перехода к управлению «по документам» должны быть созданы не только необходимые, но и достаточные условия. Одним из основных таких достаточных условий является внедрение в практику управления Компанией базового принципа системы менеджмента качества - «непрерывное улучшение».

Для выживания в конкурентной среде рынка каждая организация должна постоянно совершенствовать все свои бизнес-процессы. Известно, что все новое, это хорошо забытое старое. Поэтому автор считает, что для возрождения изобретательской активности на предприятиях России следует изучить и освоить советский опыт организации изобретательской работы, возродить на новой информационной базе библиотеки и профильные патентные фонды и создать комплексную материально-моральную систему стимулирования изобретателей и рационализаторов.

Таким образом, для постепенного перехода к управлению преимущественно «по документам» должны быть выполнены как необходимые условия (д.б. спроектировано корректное документационное обеспечение формально-логической деятельности сотрудников, обладающих необходимыми компетенциями), так и достаточные условия (в для сотрудников организации д.б. созданы организационные, методические и ресурсные условия для изобретательской и рационализаторской работы).

В третьей главе «Инновационный подход к оценке степени документационного обеспечения деятельности организации» содержится описание разработанных автором научных положений, касающихся уточнения определения понятия «документационная культура», рекомендаций по формированию необходимых условий для постепенного организационного

обновления организации за счет перехода к управлению, преимущественно, по документам, а также методики организации и проведения аудита степени документационного обеспечен™ деятельности сотрудников и организации.

В рамках разрешения основного научного противоречия автором уточнено понятие «документационная культура», которое определено как постоянная деятельность руководства и персонала по созданию и совершенствованию такой документационной модели функционирования организации, которая с достаточной для практики степенью точности описывает формально-логическую часть деятельности и создает условия и предпосылки для решения инновационных эвро-формализованных и эвристических задач, возникающих в процессе функционирования организации.

Контроль - одна из фундаментальных функций менеджмента. Следует принять, что внутренний аудит степени документационного обеспечения деятельности организации намного шире, чем сертификационный, и к нему должны быть предъявлены, а затем последовательно реализованы все соответствующие требования МС ISO 9001:2008. При проведении данной процедуры, в первую очередь, должны быть реализованы восемь базовых принципов системы менеджмента качества, а также девятый выявленный автором принцип - «документационное обеспечение».

Реализация на практике базового принципа «принятие решений, основанное на фактах» невозможно без документационного обеспечения. Под фактами следует понимать не просто свершившиеся явления, а свершившиеся явления, которые документально описаны и соответствующим образом оформлены. Принципиальная разница заключается в том, что в первом случае свершившееся явление является фактом только для очевидца этого явления. Во втором случае свершившееся явление может считаться фактом безотносительно к конкретному человеку, поскольку появляется запись, подтверждающая его истинность.

Результатом деятельности любого современного менеджера (и специалиста) является документ. Именно поэтому, основной целью внутреннего аудита является оценка степени документационного обеспечения деятельности каждого сотрудника. Установление соответствия или несоответствия тому или иному требованию стандарта может быть принято только на основе свидетельств аудита. Таким свидетельством может быть только подтверждающий документ.

Для реализации принципа «процессный подход» следует рассматривать деятельность сотрудника исключительно как процесс. И подходить к проведению проверок исключительно с этой позиции. При таком подходе все вопросы, которые предварительно готовятся для проведения внутреннего аудита, делятся на 5 групп:

1) установление степени документационного описания функций, выполняемых сотрудником, и степени выполнения этих функций;

2) установление уровня документационного описания входных перерабатываемых ресурсов (далее входов) и характера таких входов;

3) установление уровня документационного описания результатов деятельности (далее выходов), методов контроля результатов, а также оценке удовлетворенности потребителя;

4) установление уровня документационного описания ресурсов для выполнения порученных функций, а так же степени достаточности таких ресурсов;

5) установление уровня документационного описания управляющих воздействий, а так же достаточности таких воздействий.

Реализация в практике внутреннего аудита принципа «лидерство руководителя» заключается в том, что категорически не следует выделять руководителей в отдельный привилегированный класс, Контроль должен начинаться именно с проверки деятельности высшего руководства. Такая необходимость диктуется еще и тем, что, согласно принципу Парето, 80% причин всех несоответствий в организации заключается именно в деятельности руководителей.

Базовый принцип «ориентация на потребителя» следует трактовать расширительно. Организация должна ориентироваться не только на конечного потребителя, но также и на внутренних потребителей. Реализация в практике данного принципа будет выполняться следующим образом: к третьей группе отнесены вопросы, касающиеся оценки удовлетворенностей потребителей.

Принцип «системный подход к менеджменту» может быть реализован с помощью группы вопросов, устанавливающей выполнение в системе менеджмента принципа единоначалия, проверки доведения ответственности и полномочий, а также при проверке реализации на практике системы управленческих решений после выявления сотрудником какого-либо несоответствия. Вопросы такого типа обычно включаются в пятую группу вопросов, касающуюся управляющих воздействий.

Реализация принципа «постоянное улучшение» заключается в установлении степени планирования и реализации постоянного улучшения каждым сотрудником путем проверки соответствующих документов и записей.

Одним из способов проверки внедрения принципа «взаимовыгодные отношения с поставщиками» является проверка наличия в организации документов, фиксирующих необходимые для работы каждого сотрудника ресурсы, а также закрепляющие его право требовать такие ресурсы.

При таком подходе к организации внутренних проверок деятельность каждого сотрудника может быть комплексно оценена во взаимосвязи с другими сотрудниками (так как рассматривается сеть процессов), что позволяет планировать и реализовывать связные едиными процессами деятельности необходимые корректирующие и предупреждающие действия, а так же другие направления для улучшения.

В диссертации разработан вопросник для проведения аудита.

ОСНОВНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ

1. Показано, что основной целью проведения в организации самых различных совещаний является обмен информацией, определенной автором, как значимые данные для ведения бизнеса, что между сотрудниками организации и, в первую очередь, между руководителем и подчиненными.

2. Установлено, что все совещания могут быть разделены на две группы. На совещаниях первой группы рассматриваются формально-логические вопросы деятельности организации (повторяющаяся деятельность в соответствие с бизнес-процессами), а на совещаниях второй группы -нестандартные (креативные, эвристические и эвро-формализованные) вопросы. Совместные обсуждения требуются в том случае, когда это связано с решением эвро-формализованных и эвристических задач.

3. Предложено новое научное понятие - результативность управления по устным распоряжениям, определенное автором, как степень восприятия подчиненным информации, передаваемой ему руководителем. Это позволило доказать, что степень восприятия информации, передаваемой устно, обратно пропорционально времени проведения совещания и количеству его участников.

4. Введенное новое научное понятие эффективность управления по устным распоряжениям и определенное автором, как отношение результативности управления по устным распоряжениям к затратам на передачу информации (в частности, к затратам на проведение совещания), позволило конкретно рассчитать убытки организации при осуществлении управления по устным распоряжениям при проведении совещаний первой группы.

5. Проведенный морфологический анализ текстов стандартов ГОСТ Р ИСО 9000:2005 и ГОСТ Р ИСО 9001:2008 позволил автору утверждать, что, наряду с известными восьмью базовыми принципами менеджмента в текстах этих стандартов объективно присутствует (официально не объявленный) девятый базовый принцип управления, названный автором «документационное обеспечение деятельности» организации.

6. Автором уточнено научное понятие «Документационная культура» и определено, как постоянная деятельность руководства и персонала по созданию и совершенствованию такой документационной модели функционирования организации, которая с достаточной для практики степенью точности описывает формально-логическую часть деятельности и создает условия и предпосылки для решения инновационных эвро-формализованных и эвристических задач, возникающих в процессе функционирования организации.

7. Разработан алгоритм аудита системы документационного обеспечения деятельности сотрудников и организации.

Разработанные автором научные положения в виде рекомендаций, методик и алгоритмов создают основу для инновационных преобразований и организационного обновления организации в направлении постепенного перехода от устных распоряжений к управлению на основании документов.

ОСНОВНЫЕ РАБОТЫ, ОПУБЛИКОВАННЫЕ ПО ТЕМЕ ДИССЕРТАЦИИ

1. Козлов, В.А. Девятый принцип системы менеджмента качества -<<документационное обеспечение деятельности» [Текст] / В.А. Козлов, В.К. Лозенко // Контроллинг. - 2010. - №Х. - С.Х-У. - 0,9 п.л.

2. Козлов, В.А. На пути к инновационным методам управления [Текст] / В.А. Козлов, В.К. Лозенко // Управление персоналом - 2010. - 0,8 п.л.

3. Козлов, В.А. Инновационный подход к оценке степени документационного обеспечения деятельности менеджера [Текст] / В.А. Козлов, В.К. Лозенко // Менеджмент инноваций - 2009. - №3. - с.212-218. - 0,7 п.л.

4. Козлов, В.А. Документационная поддержка процесса проведения внутреннего аудита [Текст] / В.А. Козлов // 17th International Scientific Conference CO-MAT-TECH 2009, Slovakija, Trnava, 22 - 23 October 2009. -0,8 п.л.

5. Козлов, В.А. Инновации в документационное обеспечение деятельности

организации [Текст] / В.А. Козлов // Пятнадцатая Междунар. научн.-техн. конф. студентов и аспирантов: Тез. докл. В 3-х т. - М.: Издательский дом МЭИ, 2009.-Т.2.-0,1 п.л.

6. Козлов, В.А. Роль документа в достижении стратегических целей

организации [Текст] / В.А. Козлов // Стратегическое управление организациями: проблемы и возможности современной экономики / Всероссийская научно-практическая конференция: Тезисы докладов. - СПб: СПбГПУ, 2009.-0,1 п.л.

7. Козлов, В.А. Документационное обеспечение деятельности менеджеров

организации при проведении организационных изменений [Текст] / В.А. Козлов // Шестнадцатая Междунар. научн.-техн. конф. студентов и аспирантов: Тез. докл. В 3-х т. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - Т.2. -0,1 п. л.

8. Козлов, В.А. Проектирование документации системы менеджмента качества - как самоцель при внедрении требований международного стандарта ISO 9001:2008 [Текст] / В.А. Козлов // Стратегическое управление организацией: особенности малых предприятий. Всероссийская научно-практическая конференция. Тезисы докладов. - СПб: СПбГПУ, 2010. - 0,15 п.л.

9. Козлов, В.А. Документационное обеспечение деятельности - базовый принцип менеджмента организации [Текст] / В.А. Козлов // Семнадцатая Междунар. научн.-техн. конф. студентов и аспирантов: Тез. докл. В 3-х т. -М.: Издательский дом МЭИ, 2011. - Т.2. - 0,15 п.л.

Подписано в печать А Зак. № Тир. КС П.л. ш

Полиграфический центр МЭИ(ТУ) Красноказарменная ул.,д.13

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Козлов, Владимир Анатольевич

железа, щелочности и содержания сероводорода.

5. Содержания железа, рН и содержания сероводорода.

6. Содержания железа, рН, щелочности и содержания свободной углекислоты.

ВО Какие методы следует применять при умягчении подземных вод? Катионитные. Строительные нормы и правила СНиП 2.04.02-84* «Водоснабжение. Наружные сети и сооружения» (утв. Постановлением Госстроя СССР от 2707.1984 № 123). Раздел 6. Водоподготовка. Умягчение воды. П. 6.191. п. п. Оцениваемый раздел Тип задания Задание Ответ Комментарии

Ь. Знает основные ВЗ Какие 1. Расход Строительные

3. принципы и технологические перекачиваемой нормы и правила особенности параметры жидкости, СНиП 2.04.03организации следует уровни в «Канализация. водоотведения контролировать в приемном Наружные сети и канализации). насосных резервуаре, сооружения».

Умеет станциях? уровни в Раздел 7. эксплуатировать дренажном Электрооборудова и осуществлять приямке, ние, ремонт давление в технологический соответствующе напорных контроль, го оборудования трубопроводах, давление, развиваемое каждым насосным агрегатом, и давление воды в системе гидроуплотнен ия. 2. Расход перекачиваемо й жидкости, уровни в дренажном приямке, давление в напорных трубопроводах, давление, развиваемое каждым насосным агрегатом, и давление воды в системе гидроуплотнен ия. 3. Расход автоматизация и системы оперативного управления. Насосные и воздуходувные станции. П. 7.24. п. п. перекачиваемо й жидкости, уровни в приемном резервуаре, давление в напорных трубопроводах, давление, развиваемое каждым насосным агрегатом, и давление воды в системе гидроуплотнен

4. Расход перекачиваемо й жидкости, уровни в приемном резервуаре, уровни в дренажном приямке, давление, развиваемое каждым насосным агрегатом и давление воды в системе гидроуплотнен ия.

5. Расход перекачиваемо й жидкости, уровни в приемном п. п. резервуаре, уровни в дренажном приямке, давление в напорных трубопроводах и давление воды в системе гидроуплотнен

5. Расход перекачиваемо й жидкости, уровни в приемном резервуаре, уровни в дренажном приямке, давление в напорных трубопроводах и давление, развиваемое каждым насосным агрегатом.

Рассчитайте расход производственной воды при гидромеханическо м удалении песка если восходящая скорость смывной воды в лотке 0,0065 м/с, длина

Решение: расход производственн ой воды при гидромеханиче ском удалении песка =

- 1п)'Ь8 =

0,0065 "(27 - 7) 0,5 = 0,065 л/с.

Строительные нормы и правила СНиП 2.04.03-85 «Канализация. Наружные сети и сооружения». Раздел 7. Очистные сооружения. Сооружения для механической п. п. Оцениваемый раздел Тип задания Задание Ответ Комментарии песколовки —21 Ответ: 0,065 очистки сточных м,длина л/с. вод. Песколовки. пескового П. 6.30. приямка /п = 7 м, а ширина пескового лотка = 0,5 м. с. Нормативная документация. с. Знает Правила ВЗ Какой метод 1. Визуальный. Правила

1. эксплуатации неразрушающего 2. Измерительный устройства и паровых водогрейных контроля металла и сварных безопасной эксплуатации котлов. соединений применяется для выявления внутренних дефектов в сварных соединениях, таких как трещины, непровары, поры, шлаковые включения и т.д.? 3. Радиографичес кий или у л ътразвуковой 4. Стилоскопиров ание. 5. Измерение твердости металла сварного соединения. 6. Прогонка металлического шара. 7. Гидравлически е испытания. паровых и водогрейных котлов ПБ 10-57403 (утв. постановлением Госгортехнадзора России от 11.06.2003 №88). Раздел V. Изготовление, монтаж и ремонт. П. 5.7. Радиографический и ультразвуковой контроль. Подпункт 5.7.1. с. Знает Правила 33 Номинальный 1.0,9%. Правила

2. эксплуатации диаметр 2. 1 %. устройства и трубопроводов цилиндрического безопасной пара и горячей элемента 3. 2,5 %. эксплуатации воды. трубопровода равен 159 мм. трубопроводов пара и горячей п. п. Оцениваемый раздел Тип задания Задание Ответ Комментарии

Максимальный 4. 5 %. воды ПБ 10-573наружный (утв. диаметр данного постановлением элемента равен Госгортехнадзора

162 мм, а России от минимальный 11.06.2003 №90). наружный Раздел IV. диаметр, Изготовление, измеренный в том монтаж и ремонт. же сечении, равен П. 4.5. Визуальный

158 мм. и измерительный

Рассчитайте контроль, допуски. отклонение по Подпункт 4.5.6. овальности Решение: поперечного отклонение по сечения. овальности поперечного сечения: . ^(^тах — -£)т,п ) -^тах -^тт = 2,5% с. Знает Правила ВЗ Что такое дефекты 1. Отклонения Правила

3. эксплуатации дымовых труб. труб? качества, формы и фактических размеров конструкций, их элементов и материалов от требований нормативных документов или проекта, возникающие при изготовлении и возведении. 2. Отклонения безопасности при эксплуатации дымовых и вентиляционных промышленных труб ПБ 03-445-02 (утв. Постановлением Госгортехнадзора России от 3.12.2001 №56). Содержание и надзор за техническим состоянием. Раздел II. Дефекты и повреждения п. п. качества, формы и фактических размеров конструкций, их элементов и материалов от требований нормативных документов или проекта, возникающие проектировани и, изготовлении и возведении.

3. Отклонения качества, формы и фактических размеров конструкций, их элементов и материалов от требований нормативных документов или проекта, возникающие при проектировани и, изготовлении и возведении или монтаже.

4. Отклонения качества, формы и фактических размеров конструкций, элементов конструкций труб. П. 1. п. п. их элементов и материалов от требований нормативных документов или проекта, возникающие при проектировани и, изготовлении и возведении, монтаже или в процессе эксплуатации, не представляющи е непосредственн ой опасности разрушения несущих конструкций труб.

Незначительны е отклонения качества, формы и фактических размеров конструкций, их элементов и материалов от требований нормативных документов или проекта, имеющие локальный характер и не способные при п. п. Оцениваемый раздел Тип задания Задание Ответ Комментарии последующем развитии вызвать повреждение других элементов и узлов.

Незначительны е отклонения качества, формы и фактических размеров конструкций, их элементов и материалов от требований нормативных документов или проекта, при которых возможна дальнейшая эксплуатация трубы при определенных ограничениях. с. Знает Правила ВЗ От чего зависит 1. От Правила

4. эксплуатации группа сосуда, расчетного устройства и сосудов, работающего под давления и безопасной работающих под давлением? температуры эксплуатации давлением рабочей среды. 2. От вместимости и параметров рабочей среды. 3. От расчетного сосудов, работающих под давлением (утв. Постановлением Госгортехнадзора России от 11.06.2003 №91). Раздел IV. п. п. Оцениваемый раздел Тип задания Задание Ответ Комментарии давления, Изготовление, максимально реконструкция, допустимой монтаж, наладка и температуры ремонт. П. 4.5. стенки и Контроль сварных характера соединений. рабочей среды. Подпункт 4.5.2.

4. От расчетного давления, температуры стенки и характера рабочей среды.

5. От рабочего давления, температуры стенки и характера среды.

6. От вместимости, расчетного давления, температуры стенки и характера рабочей среды. с. 5. .Знает Плавила эксплуатации в газовом надзоре ВЗ Как часто корректируются режимные карты газифицированны х агрегатов? 1. Один раз в 3 месяца. 2. Два раза в год (один раз в 6 месяцев). 3. Один раз в год, а также после ремонта агрегатов. Правила технической эксплуатации и требования безопасности труда в газовом хозяйстве Российской Федерации (утв. Приказом Росстройгазифика п. п. Оцениваемый раздел Тип задания Задание Ответ Комментарии

4. Один раз в 2 ции от 20.10. года, а также № 70-П). Раздел I. после ремонта Правила агрегатов. технической

5. Один раз в 3 эксплуатации .П. 9.

Эксплуатация года, а также газового после ремонта оборудования агрегатов. промышленных,

6. После сельскохозяйствен каждого ных предприятий и ремонта предприятий агрегатов. бытового обслуживания населения производственного характера.

Подпункт 9.8. с. 6. Знает Правила эксплуатации сетей тепло- и водоснабжения и сетей потребителя. ВЗ Допускается ли отклонение температуры теплоносителя тепловых сетей от заданных значений при условии, что данный вопрос не предусмотрен договорными отношениями между источником тепловой энергии и потребителями теплоты? 1. Не допускается. 2. Допускается. 3. Допускается при кратковременн ом (не более 2 ч) изменении утвержденного графика. 4. Допускается при кратковременн ом (не более 3 ч) изменении утвержденного графика. 5. Допускается при кратковременн Правила технической эксплуатации тепловых энергоустановок (утв. Приказом Министерства энергетики РФ от 24.03.2003 № 115). Раздел 15. Оперативно- диспетчерское управление. П.15.2. Управление режимом работы. Подпункт 15.2.2. п. п. Оцениваемый раздел Тип задания Задание Ответ Комментарии ом (не более 6 ч) изменении утвержденного графика. 6. Допускается не более чем на сутки.

ВО Как часто организациям, эксплуатирующим тепловые сети, необходимо проводить испытания на максимальную температуру теплоносителя, на определение тепловых и гидравлических потерь? 1 раз в 5 лет Правила технической эксплуатации тепловых энергоустановок (утв. Приказом Министерства энергетики РФ от 24.03.2003 № 115). Раздел 6. Тепловые сети. П.6.2. Эксплуатация. Подпункт 6.2.32.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Управление основными параметрами инновационных процессов организационного обновления на основе развития документационного обеспечения деятельности организации"

Актуальность работы. Президент России Дмитрий Медведев 15.02.2011 года предложил «законодательно закрепить возможность дистанционной работы, поскольку многие люди хотели бы работать именно так» [116]. При этом он отметил, что «сейчас для этого нет нормативной базы и поэтому необходимо внести соответствующие изменения в Трудовой кодекс». Применительно к настоящему научному исследованию актуальность заявления Президента России трудно переоценить поскольку речь идет о дистанционной (удаленной) работе людей, результатом деятельности которых являются документы, которые м.б. переданы с помощью интернет.

Объективные законы эволюции в менеджменте и бизнесе, в частности, закон приближения техники и бизнеса к человеку [58], существенно изменяют сложившиеся принципы организации и управления коллективом. Бизнес приближается к человеку. В последние десятилетия в мире наблюдается тенденция увеличения работ, выполняемых вне организации (на дому). На западе это явление получило основное название 1е1е\¥Огк. В России уже вошел в жизнь термин «телеработа» - это работа, выполняемая на расстоянии от основного месторасположения организации с помощью различных средств телекоммуникации. Появилась категория телеработников. В настоящее время по различным оценкам в мире насчитывается свыше 120 млн. телеработников и их количество с каждым годом увеличивается. В США количество телеработников составляет свыше 70 млн. человек, в Европе — более 30 млн., в России - более 5 млн. человек [57].

Предложения Президента России внести соответствующие изменения в Трудовой кодекс для создания нормативной базы для развития телеработы является лишь необходимым, но не достаточным условием реализации этого грандиозного инновационного проекта. Достаточным условием реализации этого проекта является системное организационное обновление, связанное с постепенным переходом от управления по устным распоряжениям к управлению по документам. Это возможно только в случае, если в организации будут созданы адекватные модели управления, разработано и внедрено в практику управления соответствующее документационное обеспечение деятельности организации.

Роль документа в деятельности любой современной организации крайне высока. Документы выступают универсальным инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, являются посредником между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. Именно документ в наши дни становится основным способом управления и представления информации. Руководители современных компаний постепенно отказываются от управления по устным распоряжениям, понимая преимущества управления по документам.

Однако, многие руководители организаций, придерживаясь наработанных схем и устоявшихся методов управления организацией, в качестве основного метода управления используют самые различные формы совещаний и устные распоряжения, что в современных условиях является объективно сдерживающим фактором развития организации.

Переход к использованию инновационного метода управления, заключающегося в повышения степени документационного обеспечения деятельности организации и, как следствие, переход к управлению, преимущественно, по документам, способен существенно модернизировать управление организацией, повысить контроля процессов и результатов выполнения задач, а так же сократить финансовые издержки.

Значение информации в деятельности организации повышается с каждым днем. Развитие электронной формы представления документа предоставляет сотрудникам организации новые возможности, связанные с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в разнообразных документах, создаваемых как в организации, так и вне ее.

Следует отметить, что активно внедряемые последнее время различные информационные системы являются лишь средством для создания единого 5 информационного пространства организации и не могут заменить саму систему документации организации. Известно много случаев, когда деньги, затраченные на внедрение дорогостоящей информационной системы, не окупались. Одной из основных причин неуспеха подобных проектов является игнорирование взаимовлияния процесса внедрения новых информационных технологий и уровня менеджмента компании и ее корпоративной культуры, вообще, и документационной культуры, в частности.

Существует единственный способ решения данной проблемы: необходимо связанное рассмотрение формальных и неформальных процессов функционирования организации и процессов внедрения и последующего использования новой системы управления организацией.

Большой вклад в совершенствование методов управления организациями и их организационного обновления внесли такие отечественные и зарубежные учёные как К. Свейби, П. Салливан, Д. Тис, JI. Прусак, П. Друкер, Й. Шумпетер, Э. Брукинг, Ю.П. Анискин, C.B. Валдайцев, С.М. Климова, С.А. Кузубова, Е.И. Марковская, Н.О. Старкова, Н.В. Фёдорова, Е.Ю. Чичерова и др.

Известный японский специалист Масааки Имаи в своей книге «Кайдзэн: ключ к успеху японских компаний» сказал, что «любая организация состоит из людей, железа и бумаги». Под бумагой известный ученый понимает, естественно, документацию организации, которой он придает особое значение.

В изучение, развитие и идентификацию понятий «информация» и «документ», а также в развитие научных положений о роли документа в деятельности организации большой вклад внесли такие известные ученые и философы, как Р. Хартли, К. Шеннон, Н. Винер, H.H. Моисеев, А.Д. Урсулом, В.Н. Волченко, Б.Н. Кудрин, В.К. Лозенко, Н.Т. Петровичем и др.

Не смотря на фантастические возможности информационных систем, возможностей формализации управленческой деятельности, управление «по устным распоряжениям» (совещания, заседания, оперативки, планерки и т.д.) все еще остается одним из основных способов управления организацией. 6

Формализация процессов управления организацией и переход к управлению «по документам» не всегда достигает желаемых результатов. Во первых, степень документационного обеспечения деятельности подавляющего большинства организаций не высока. Во вторых, при переходе к управлению по документам не до конца оцениваются взаимосвязи таких изменений с корпоративной культурой организации. Осмысление такой категории, как корпоративной культуры организации связано с именами М. Кубра, Т. Петерса, Р. Ватермана, А. Петтигру, Г. Ховстеде, Э. Шейна, Л. Смирсич, Дж. Мартина. Данная проблематика нашла отражение и в работах отечественных учёных: В.А. Спивака, О.С. Виханского, А.И. Наумова, Э.А. Капитонова, О.С. Причиной, Т.Н. Персиковой и др. Однако большинство работ лишь частично рассматривает корпоративную культуру как особую сущность, оказывающую собственное влияние на процессы проведения организационных изменений. Более того, такое понятие, как «документационная культура», заключающего в себе отношение организации к информации, рассматривается фрагментарно (диссертация Зайцева В.В.). Автор лишь отмечает важность этой составляющей корпоративной культуры организации.

Изложенное позволяет сформулировать научное противоречие, которое заключается в том, что с одной стороны, в настоящее время имеется потребность в совершенствовании систем управления организацией за счет постепенного перехода к управлению по документам, а с другой стороны не в полном объеме разработаны методы и рекомендации, ориентированные на управление основными параметрами инновационных процессов организационного обновления на основе развития документационного обеспечения деятельности организации.

Вышесказанное позволяет утверждать, что рассматриваемая в данной диссертационной работе проблема решена не в полном объеме, а потому может быть классифицирована, как актуальная.

Целью диссертационного исследования является разработка и внедрение методов и рекомендаций, ориентированных на управление 7 основными параметрами инновационных процессов организационного обновления на основе развития документационного обеспечения деятельности организации.

Задачи исследования:

- Определить современное значение понятия «документ», требования к системе управления документацией организации.

- Рассмотреть роли документа в управлении деятельностью организации.

- Провести морфологический анализ текстов международных стандартов по менеджменту качества ISO 9000:2005 и ISO 9001:2008 на предмет установления девятого (к восьми задекларированным) базового принципа управления организацией.

- Выявить издержки управления по устным распоряжениям.

- Рассмотреть условия по организационному обновлению и постепенному переходу к управлению, преимущественно, по документам за счет развития документационного обеспечения деятельности организации.

- Разработать инновационный подход к оценке степени документационного обеспечения деятельности организации

Объектом исследования является организации любой формы собственности и любых видов деятельности.

Предметом исследования является приемы и методы управления основными параметрами инновационных процессов организационного обновления организаций различных форм собственности.

Теоретической и методологической основой исследования стали классические и современные труды отечественных и зарубежных авторов в области инновационного менеджмента, теории управления организациями, теории проектного управления и управления качеством, информационных технологий. Также были использованы исследования, посвящённые современному значению корпоративной культуры компании.

В диссертационной работе использованы информация и теоретические положения управленческой и экономической литературы, требования международных и российских стандартов в области менеджмента, справочные материалы, тематические материалы периодических изданий, исследования консалтинговых компаний, маркетинговые и информационные материалы компаний, разрабатывающих и внедряющих системы управления документами, а также публикации в печатных и интернет-изданиях, освещающие отдельные аспекты затронутых в исследовании вопросов.

Методологической основой диссертационной работы служат положения, общенаучные и специальные приёмы, составляющие инструментарий экономической науки. В ходе исследования в качестве общенаучного метода используется системный подход, применялись методы, обусловленные конкретными задачами исследования: экономические, статистические, логические, графические и другие методы обработки, обобщения и анализа информации, в том числе, морфологический метод анализа текстов Зипфа (Ципфа).

Научная новизна исследования

Научная новизна проведенного исследования заключается в разработке приемов и методов управления основными параметрами инновационного процесса организационного обновления организации, в основе которого лежит постепенный переход от управления по устным распоряжениям к управлению по документам (преимущественно) за счет повышения степени документационного обеспечения деятельности организации.

В процессе работы над диссертацией были получены следующие основные результаты, говорящие о научной новизне исследования:

1. Предложено авторское определение понятия «документ» для идентификации этого объекта среди других объектов технического мира.

Документ в отличие от других объектов технического мира обладает свойством прямого и обратного преобразований в виртуальное состояние без изменения своей сущности. Уточнены понятия «информация» и документ» применительно к задачам бизнеса: «информация» - значимые 9 данные для ведения бизнеса, «документ» - носитель для хранения и передачи информации и средства для восприятия потребителем ее смысла.

2. Установлена объективная закономерность инновационного развития технического мира, которая заключается в том, что в процессе исторического времени количество людей, результатом деятельности которых является документ, обладающий свойством прямого и обратного преобразований в виртуальное состояние, будет возрастать за счет сокращения количества людей, результатом деятельности которых являются те искусственные продукты, которые не обладают указанным выше свойством.

3. Проведен морфологический анализ (автор метода Зипф (Ципф) текстов международных стандартов по менеджменту качества (ГОСТ Р ИСО 9000:2005 и ГОСТ Р ИСО 9001:2008) и выявлен объективно присутствующий, но официально не объявленный в этих стандартах девятый базовый принцип управления, названный автором «документационное обеспечение деятельности» организации. Установление этого факта создает основу для инновационных преобразований и организационного обновления организации в направлении постепенного перехода от устных распоряжений к управлению на основании документов.

4. Уточнено понятие «документационная культура», которое определено как постоянная деятельность руководства и персонала по созданию и совершенствованию такой документационной модели функционирования организации, которая с достаточной для практики степенью точности описывает формально-логическую часть деятельности и создает условия и предпосылки для решения инновационных эвро-формализованных и эвристических задач, возникающих в процессе развития организации.

5. Впервые введены научные понятия результативность и эффективность управления по устным распоряжениям. Результативность управления по устным распоряжениям определяется степенью восприятия подчиненным информации, передаваемой ему руководителем при условии, что подчиненный правильно воспринял смысл указаний, а руководитель высказал именно то, о чем думал и что хотел сказать. Идеальный конечный результат для этого показателя равен 100% (вся информация воспринята всеми сотрудниками в полном объеме). Эффективность управления по устным распоряжениям - это отношение результативности управления по устным распоряжениям к затратам на передачу информации.

6. Сформулирован инновационный критерий целесообразности проведения совещания, который определяется содержанием повестки совещания. Совещание целесообразно, если на нем рассматриваются инновационные эвро-формализованные и (или) эвристические задачи. Если на совещании рассматриваются формально-логические вопросы текущей деятельности организации, при условии, что в организации в полном объеме имеются документально оформленные планы, методики и регламенты, в соответствие с которыми каждый сотрудник точно знает (и умеет) что, как, когда, в каком количестве и качестве он должен делать, то проведение такого совещания нецелесообразно.

7. Разработан алгоритм аудита системы менеджмента организации, в соответствие с которым разрабатывают план аудита, получают свидетельства аудита и оценивают их с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита, отличающийся тем, что, с целью содействия организационному обновлению организации, в качестве свидетельств аудита отбирают доказательства документационного обеспечения деятельности каждого менеджера, рассматривают деятельность менеджера исключительно как процесс, оценивают собранные доказательства с точки зрения документационного обеспечения реализации этого процесса деятельности, а в качестве критерия аудита выбирают такой уровень документационного обеспечения, при котором менеджер определенно знает что, как, когда, в каком количестве и качестве он должен делать.

8. На основании и с использование новых научных результатов, сформулированных в п.п.1-7, показано, что для постепенного перехода к управлению преимущественно «по документам» должны быть выполнены как необходимые условия (д.б. спроектировано корректное документационное обеспечение формально-логической деятельности сотрудников, обладающих необходимыми компетенциями), так и достаточные условия (для сотрудников организации д.б. созданы организационные, методические и ресурсные условия для изобретательской и рационализаторской работы, направленной на инновационное преобразование организации). Практическая значимость работы.

Положения проведенного исследования определяют стратегию повышения эффективности функционирования организации посредством внедрения инновационной системы управления за счет повышения степени документационного обеспечения предприятия. Получены аналитические выражения для оценки результативности и эффективности совещаний в зависимости от времени проведения совещания и количества его участников. Показано, что с увеличением времени проведения совещания и количества его участников результативность и эффективность совещаний резко снижается.

Основные положения диссертационной работы были успешно применены в ОАО ГК «Гелар» и ОАО ТПК «Продмаркет», от которых получены акты о внедрении результатов диссертационного исследования.

Результаты диссертационного исследования могут быть рекомендованы для применения в организациях любого масштаба, а также могут быть использованы в вузах при освоении учебных дисциплин: «Инновационный менеджмент», «Основы менеджмента», «Управленческие решения», «Управление персоналом» и др.

Апробация работы. Основные результаты диссертационной работы докладывались и обсуждались на следующих международных конференциях: 17th International Scientific Conference CO-MAT-TECH 2009, Slovakija, Trnava,

2009; Пятнадцатая, Шестнадцатая и Семнадцатая Междунар. научн.-техн.

12 конф. студентов и аспирантов, Москва, МЭИ, 2009, 2010 и 2011; Стратегическое управление организациями: проблемы и возможности современной экономики, СПб: СПбГПУ, 2009; Стратегическое управление организацией: особенности малых предприятий, СПб: СПбГПУ, 2010; а также на научных заседаниях кафедры Инженерного Менеджмента Московского энергетического института (технического университета).

Публикации. По теме диссертации опубликовано 9 научных работ, в том числе 2 статьи опубликованы в журналах, рекомендованных ВАК России. Общий объём публикаций 3,5 п.л., автору принадлежит 2,5 п.л.

Структура и объём диссертационной работы обусловлены поставленной целью и задачами исследования. Диссертация состоит из введения, 3 глав, объединяющих 12 параграфов, заключения, библиографического списка использованной литературы из 124 наименований и 7 приложений. Работа изложена на 207 страницах, в т.ч. диссертация на 130 стр. и приложения на 77 стр., содержит 10 рисунков, 14 таблиц.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Козлов, Владимир Анатольевич

3.4. Выводы

1. Проведена оценка возможности применения документа вместо поездки в командировку. Определены основные критерии эффективности командировки. Введен алгоритм расчета для выявления необходимых условий перехода от принятия управленческих решений в результате командировок к управлению по документам.

2. Уточнено понятие «документационная культура», которое определено как постоянная деятельность руководства и персонала по созданию и совершенствованию такой документационной' модели функционирования организации, которая с достаточной для практики степенью- точности описывает формально-логическую часть деятельности и создает условия и предпосылки для решения инновационных эвро-формализованных и эвристических задач, возникающих в процессе развития организации.

3'. Разработан алгоритм аудита системы менеджмента организации, в соответствие с которым разрабатывают план аудита, получают свидетельства аудита и оценивают их с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита, отличающийся тем, что, с

114 целью содействия организационному обновлению организации, в качестве свидетельств аудита отбирают доказательства документационного обеспечения деятельности каждого менеджера, рассматривают деятельность менеджера исключительно как процесс, оценивают собранные доказательства с точки зрения документационного обеспечения реализации этого процесса деятельности, а в качестве критерия аудита выбирают такой уровень документационного обеспечения, при котором менеджер определенно знает что, как, когда, в каком количестве и качестве он должен делать.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

1. Предложено авторское определение понятия «документ» для идентификации этого объекта среди других объектов технического мира. Документ в отличие от других объектов технического мира обладает свойством прямого и обратного преобразований в виртуальное состояние без изменения своей сущности. Уточнены понятия «информация» и «документ» применительно к задачам бизнеса: «информация» - значимые данные для ведения бизнеса, «документ» -носитель для хранения и передачи информации и средства для восприятия потребителем ее смысла.

2. Установлена объективная закономерность инновационного развития технического мира, которая заключается в том, что в процессе исторического времени количество людей, результатом деятельности которых является документ, обладающий свойством прямого и обратного преобразований в виртуальное состояние, будет возрастать за счет сокращения количества людей, результатом деятельности которых являются те искусственные продукты, которые не обладают указанным выше свойством.

3. Проведен морфологический анализ (автор метода Зипф (Ципф) текстов международных стандартов по менеджменту качества (ГОСТ Р ИСО 9000:2005 и ГОСТ Р ИСО 9001:2008) и выявлен объективно присутствующий, но официально не объявленный в этих стандартах девятый базовый принцип управления, названный автором «документационное обеспечение деятельности» организации. Установление этого факта создает основу для инновационных преобразований и организационного обновления организации в направлении постепенного перехода от устных распоряжений к управлению на основании документов.

4. Показано, что основной целью проведения в организации самых различных совещаний является обмен информацией, определенной автором, как значимые данные для ведения бизнеса, что между сотрудниками организации и, в первую очередь, между руководителем и подчиненными.

5. Установлено, что все совещания могут быть разделены на две группы. На совещаниях первой группы рассматриваются формально-логические вопросы деятельности организации (повторяющаяся деятельность в соответствие с бизнес-процессами), а на совещаниях второй группы -нестандартные (креативные, эвристические и эвро-формализованные) вопросы. Совместные обсуждения требуются в том случае, когда это связано с решением эвро-формализованных и эвристических задач.

6. Предложено новое научное понятие - результативность управления по устным распоряжениям, определенное автором, как степень восприятия подчиненным информации, передаваемой ему руководителем. Это позволило доказать, что степень восприятия информации, передаваемой устно, обратно пропорционально времени проведения совещания и количеству его участников.

7. Введенное новое научное понятие эффективность управления по устным распоряжениям и определенное автором, как отношение результативности управления по устным распоряжениям к затратам на передачу информации (в частности, к затратам на проведение совещания), позволило конкретно рассчитать убытки организации при осуществлении управления по устным распоряжениям при проведении совещаний первой группы. Получены аналитические выражения для оценки результативности и эффективности совещаний в зависимости от времени проведения совещания и количества его участников. Показано, что с увеличением времени проведения совещания и количества его участников результативность и эффективность совещаний резко снижается.

8. Проведенный морфологический анализ текстов стандартов ГОСТ Р ИСО 9000:2005 и ГОСТ Р ИСО 9001:2008 позволил автору утверждать, что, наряду с известными восьмью базовыми принципами менеджмента в текстах этих стандартов объективно присутствует (официально не объявленный) девятый базовый принцип управления, названный автором «документационное обеспечение деятельности» организации.

9. Уточнено научное понятие «Документационная культура» и определено, как постоянная деятельность руководства и персонала по созданию и совершенствованию такой документационной модели функционирования организации, которая с достаточной для практики степенью точности описывает формально-логическую часть деятельности и создает условия и предпосылки для решения инновационных эвро-формализованных и эвристических задач, возникающих в процессе функционирования организации.

10. Разработан алгоритм аудита системы менеджмента организации, в соответствие с которым разрабатывают план аудита, получают свидетельства аудита и оценивают их с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита, отличающийся тем, что, с целью содействия инновационным преобразованиям в системе менеджмента, в качестве свидетельств аудита отбирают доказательства документационного обеспечения деятельности каждого менеджера, рассматривают деятельность менеджера исключительно как процесс, оценивают собранные доказательства с точки зрения документационного обеспечения реализации этого процесса деятельности, а в качестве критерия аудита выбирают такой уровень документационного обеспечения, при котором менеджер определенно знает что, как, когда, в каком количестве и качестве он должен делать. Разработанные автором научные положения в виде рекомендаций, методик и алгоритмов создают основу для инновационных преобразований и организационного обновления организации в направлении постепенного перехода от устных распоряжений к управлению на основании документов.

Несомненно, что совещание является одним из необходимых элементов управления персоналом в организациях, и что совещания будут иметь свое место в современном менеджменте. Но автор надеется, что их количество и время проведения будут неуклонно сокращаться, а руководители и менеджеры организаций научатся более эффективно использовать свое рабочее время в будущем.