Организационный механизм совершенствования системы управления за счет улучшения документационной культуры организации тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Организационный механизм совершенствования системы управления за счет улучшения документационной культуры организации"

На правах рукописи

Зайцев Виталий Владимирович

Организационный механизм совершенствования системы управления

за счет улучшения документационной культуры организации

Специальность:

08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством

(15. Экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами промышленности)

Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Г

Москва 2007

003052558

Работа выполнена в Московском энергетическом институте (техническом университете) на кафедре «Инженерный Менеджмент».

Научный руководитель: доктор технических наук, профессор

Лозенко Валерий Константинович

Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор

Еленева Юлия Яковлевна кандидат экономических наук Биркшин Денис Петрович

Ведущая организация: Государственная академия специалистов

инвестиционной сферы (ГАСИС)

Защита состоится « Л .» М/Нэ/А 2007 г. в часов на заседании диссертационного совета К'212.157.02 при ГОУВГТО «Московский энергетический институт (технический университет)» по адресу: 111250, г. Москва, ул. Красноказарменная, д. 14, ауд. Ж-200.

Отзыв на автореферат (в двух экземплярах, заверенных печатью) просим присылать по адресу: 111250, г.Москва, ул. Красноказарменная, д. 14, Ученый совет МЭИ.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке МЭИ. Автореферат разослан 2007 г.

Ученый секретарь

диссертационного совета К 212.157.02 к.э.н., доцент

фФ

(У И.Н. Петрушко

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность работы. Одной из проблем современной российской экономики является поиск путей совершенствования управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами организаций, улучшения внутриорганизационного взаимодействия.

Внедрение корпоративной информационной системы является одним из способов решения указанной проблемы, при этом одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является информационная система управления документами (ИСУД). Это объясняется следующим образом: любая организация, независимо от вида деятельности -это совокупность взаимодействующих элементов (сотрудников и подразделений), которые связаны между собой функционально (выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса) и информационно (обмениваются документами, устными распоряжениями и т.д.). Информационное взаимодействие осуществляется при помощи документов.

Сегодня документ является основным способом управления и представления информации, его значение в деятельности организации повышается. Более того, развитие электронной формы представления документа предоставляет сотрудникам организации новые возможности, связанные с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в разнообразных документах, создаваемых в организации на различных этапах жизненного цикла производства продукции или оказания услуг.

Поэтому использование информационных систем управления документами, упорядочивающих процессы подготовки, исполнения и хранения документов, систематизирующих процессы работы с документами как составные части процессов управления и принятия решений, создающих единое информационное пространство организации, является необходимым условием для повышения эффективности деятельности организации и реализации процессов управления.

Тематика внедрения информационных систем управления документами актуальна и вызывает повышенный интерес у российских организаций, что находит своё отражение в большом количестве внедрений указанных систем, однако в современной российской действительности проведения проектов внедрения ИСУД часто не достигаются все поставленные цели, встречаются случаи неуспеха проектов внедрения, в результате информационные системы эксплуатируются в ограниченном объёме, что не позволяет организациям получить преимущества от применения указанных систем и дискредитирует в их глазах данный способ совершенствования системы управления.

Одной из основных причин неуспеха указанных проектов является игнорирование взаимовлияния процессов внедрения информационной системы и корпоративной культуры организации, «отстранённое» от жизни организации внедрение информационной системы.

Существует единственный способ решения данной проблемы: необходимо связанное рассмотрение формальных и неформальных процессов функционирования организации и процессов внедрения и последующего использования информационной системы управления документами. Действительно, корпоративная культура организации представляет собой среду, в которой проходит внедрение, её игнорирование недопустимо. Информационная система в силу своих свойств непосредственно влияет на документационную культуру организации, изменяет её отношение к информации, что, в свою очередь, трансформирует корпоративную культуру организации. Требуется однозначное понимание: что представляет собой «корректное» внедрение информационной системы управления документами, каковы взаимосвязи между внутренней средой организации и реализуемым проектом, как изменяется документационная составляющая среды организации при внедрении информационной системы управления документами, как проводимые изменения преобразуют систему управления организацией. Только при выполнении указанных условий возможен переход количества «успешных» внедрений информационных систем в организациях в качество управляемости и эффективности функционирования организаций любых сфер деятельности.

Большой вклад в совершенствование управления научно-техническим, интеллектуальным потенциалом организации внесли такие отечественные и зарубежные учёные как К. Свейби, Т. ЛЛойд, П. Салливан, Д. Тис, Л. Прусак, П. Друкер, Й. Шумпетер, Э. Брукинг, Ю.П. Анискин, C.B. Валдайцев, С.М. Климова, Б.Н. Кудрин, С.А. Кузубова, В.К. Лозенко, Л.И. Лукичёва, Е.И. Марковская, Н.К. Моисеева, Н.О. Старкова, Н.В. Фёдорова и др.

На основании сформулированных данными исследователями идей задача эффективного управления документацией организации получила своё дальнейшее развитие, что выразилось в появлении концепции информационного менеджмента, отражающей современный подход к управлению информационными ресурсами и процессами организации, различные аспекты которой рассмотрены в работах следующих учёных: Г.Т. Артамонов, Э. Фогель, A.B. Костров, М.В. Ларин, М.П. Бобылева, Т.В. Кузнецова и др. Однако в указанных исследованиях уделяется незначительное внимание вопросам внедрения информационных технологий в деятельность организаций, в частности проблемам внедрения информационных систем управления документами.

В целом вопросы информатизации управления, комплексной автоматизации организаций нашли своё отражение в отечественной и зарубежной литературе, в трудах учёных: И. Ансофф, К. Грей, Р. Гудфеллоу, Д.А. Гаврилов, А.П. Градов, М. Хаммер, Дж. Чампи, Д.В. Исаев, Д. Ландватер, H.A. Оладов, Д. О'Лири, C.B. Питеркин, Ф, Раафата, М. Сафизаде, А. Стрикленд, О. Уайт и др. К сожалению, часто предложения авторов носят общий характер или ориентированы на внедрение корпоративных информационных систем управления ресурсами предприятия (ERP), недостаточно учитывают российскую специфику ведения подобных

проектов. Как следствие, применительно к решению задачи совершенствования системы управления организации при помощи внедрения информационных систем управления документами указанные методики требуют переосмысления, основывающегося на основных положениях теории управления проектами, представленных в трудах следующих отечественных и зарубежных учёных: В.Н. Бурков, В.И. Либерзон, Д.А. Новиков, A.C. Товб, Г.Л. Ципес, В.Д. Шапиро, В.И. Воропаев, В.Н. Лившиц, М.Л. Разу и др.

Основным недостатком многих работ, посвященных совершенствованию системы управления организацией с помощью информационных технологий, в частности, за счёт внедрения информационных систем управления документами, является недооценка взаимосвязи процессов внедрения с корпоративной культурой организации. Осмысление культуры организации связано с именами М. Кубра, Т. Петерса, Р. Ватермана, А. Петтигру, Г. Ховстеде, Э. Шейна, Л. Смирсич, Дж. Мартина и др., также данная проблематика также нашла своё отражение в работах отечественных учёных: В.А. Спивака, О.С. Виханского, А.И. Наумова, Э.А. Капитонова, О.С. Причиной, Т.Н. Персиковой и др. Однако большинство работ лишь частично рассматривает корпоративную культуру как особую сущность, оказывающую собственное влияние на процессы проведения организационных изменений, выступающую в качестве интеллектуального актива современной организации. Более того, из-за узкого понимания не учитывается значимость понятия «документационная культура», заключающего в себе отношение организации к информации, оно просто не рассматривается как составная часть корпоративной культуры организации.

В результате главная задача совершенствования системы управления организацией с помощью внедрения информационных систем управления документами, заключающаяся в повышении качества управления интеллектуальными активами организации и улучшении её документационной культуры, просто игнорируется, уступая своё место таким вторичным задачам, как «выполнить проект в срок, в рамках выделенного бюджета, в соответствии с требованиями к качеству и результатам, проекта», «отчитаться о завершении работ к контрольной дате», «заставить канцелярию регистрировать документы в новой системе» и т.д.

Всё вышесказанное позволяет утверждать, что рассматриваемая в данной диссертационной работе проблема является практически малоизученной, что, в свою очередь, предоставляет обширное поле деятельности для её дальнейшего исследования.

Целью диссертационного исследования является разработка организационного механизма совершенствования системы управления организации за счет улучшения её документационной культуры, достигаемого при помощи внедрения и использования современного корпоративного программного обеспечения - информационных систем управления документами.

Для достижения указанной цели были поставлены и решены следующие задачи исследования:

1. Определение современного значения понятия «документ», требований к системе управления документацией организации.

2. Рассмотрение значения корпоративной культуры в деятельности организации, выделение и изучение особой её составляющей -документационной культуры.

3. Совершенствование методов выбора, внедрения и эксплуатации информационных систем управления документами, направленное на улучшение документационной культуры организации.

4. Изучение эффективности предложенных методов на примерах проектов внедрений ИСУД.

Объектом исследования является система управления современной организацией. Предметом исследования является анализ взаимного влияния системы управления организации и процессов внедрения и использования информационных систем управления документами, совершенствование методов внедрения указанных систем.

Теоретической и методологической основой исследования стали классические и современные труды отечественных и зарубежных авторов в области менеджмента, теории управления организациями, теории проектного управления и управления качеством, информационных технологий. Также были использованы исследования, посвященные современному значению корпоративной культуры и интеллектуальных ресурсов в экономике.

В диссертационной работе применены материалы экономической литературы, международные и российские стандарты, справочные материалы, тематические материалы периодических изданий, исследования консалтинговых компаний, маркетинговые и информационные материалы компаний, разрабатывающих и внедряющих системы управления документами, а также публикации в печатных и интернет-изданиях, освещающие отдельные аспекты затронутых в исследовании вопросов.

Методологической основой диссертационной работы служат положения, общенаучные и специальные приёмы, составляющие инструментарий экономической науки. В ходе исследования в качестве общенаучного метода используется системный подход, применялись методы, обусловленные конкретными задачами исследования: экспертно-аналитический метод; экономические, статистические, логические, графические и другие методы обработки, обобщения и анализа информации.

Также автор работы опирался на практический 5-летний опыт проведения обследований, проектирования, разработки и внедрения информационных систем различного класса сложности, в том числе и корпоративного уровня, в качестве бизнес-аналитика, разработчика, функционального консультанта и руководителя проектов внедрения.

Научная новизна исследования заключается в разработке организационного механизма совершенствования системы управления организации, реализуемого с помощью внедрения информационных систем

управления документами, учитывающего взаимовлияние корпоративной культуры организации и процессов внедрения и эксплуатации информационной системы и определяющего своей основной целью улучшение документационной культуры организации.

Степень научной новизны характеризуют следующие основные результаты:

1. С учётом требований международных и российских стандартов, касающихся задачи управления документацией организации, уточнены направления совершенствования системы управления документацией, актуальные для современных российских организаций.

2. В результате анализа влияния корпоративной культуры организации на процессы внедрения информационных систем управления документами выделено и идентифицировано понятие «документационная культура» как особая составляющая корпоративной культуры, заключающая в себе отношение организации к информации. Показано, что успех проекта внедрения информационной системы напрямую зависит от учёта особенностей корпоративной культуры организации, главной целью проекта является совершенствование документационной культуры организации. Достижение данной цели возможно только в случае рассмотрения проекта внедрения информационной системы в широком ключе, как проекта изменения всей документационной системы организации, представляющей собой отношение организации к информации («документационная культура»), механизмы построения работы с информацией («система управления документами») и инструменты обеспечения информационного взаимодействия («информационная система управления документами»). Это делает возможным проведение комплексного связанного исследования не только процессов непосредственного внедрения информационной системы, но и процессов её последующей эксплуатации.

3. Предложена система показателей качества изменения документационной системы организации при внедрении информационных систем управления документами, отличительной особенностью которой является рассмотрение как показателей этапа непосредственного внедрения, так и показателей этапа последующей эксплуатации информационной системы, включая характеристики процессов улучшения документационной культуры организации.

4. Предложен алгоритм внедрения информационной системы управления документами, ориентированный на достижение показателей качества процессов изменения документационной системы организации.

Практическая значимость работы. Положения проведенного исследования определяют стратегию повышения эффективности функционирования организации посредством внедрения информационной системы управления документами. Предложенные алгоритмы выбора и внедрения информационных систем управления документами, применяемые совместно с системой показателей качества процессов изменения документационной системы организации и дополненные спецификой

современных российских организаций, представляют собой действенный способ успешного проведения проектов внедрения указанных информационных систем, а также их дальнейшего использования в деятельности организации.

Основные положения диссертационной работы были успешно применены в проектах внедрения информационной системы управления документами CompanyMedia™ в российских организациях различной сферы деятельности, выполненных автором в качестве консультанта отдела внедрения центра консалтинговых услуг и внедрения ЗАО «Компания «ИнтерТраст», что подтверждено актом о внедрении.

Кроме того, полученные результаты могут применяться в целях повышения уровня знаний сотрудников организаций различных сфер деятельности, а также в преподавании следующих учебных дисциплин: «Основы менеджмента», «Информационные технологии управления», «Информационный менеджмент», «Организационное поведение», «Управление качеством», «Управление проектами», «Инновационный менеджмент» и др.

Апробация работы. Основные результаты диссертационной работы докладывались и обсуждались на XII Международной научно-технической конференции студентов и аспирантов «Радиотехника, электротехника и энергетика (2006 г., Москва), на XIII Международной научно-технической конференции студентов и аспирантов «Радиотехника, электротехника и энергетика (2007 г., Москва), а также на научных заседаниях кафедры Инженерного Менеджмента Московского энергетического института (технического университета).

Публикации. По теме диссертации опубликовано 5 печатных работ обшим объёмом 2,8 п.л., в том числе лично автору принадлежит 2,3 п.л.

Структура и объём диссертационной работы обусловлены поставленной целью и задачами исследования. Диссертация состоит из введения, 3 глав, объединяющих 10 параграфов, заключения, библиографического списка использованной литературы из 161 наименований и 13 приложений. Работа изложена на 185 страницах, содержит 8 рисунков, 13 таблиц.

СОДЕРЖАНИЕ

Во введении обоснованы актуальность решаемой научной проблемы, цели и задачи диссертации, определены предмет и объект исследования, сформулирована научная новизна, изложена практическая значимость, приведены данные об апробации работы и публикациях по теме диссертации.

В первой главе «Эволюция документационной культуры в организации» формируется информационный базис исследования. Рассматриваются основные положения технетики1, исследуется понятие «документ», его функции, подтверждается вывод о том, что документ в технических системах является аналогом гена в биологических системах, он обеспечивает воспроизводство технического (искусственного) мира и поддерживает существование организации, при этом в случае информационных систем значение документа (как информационной сущности) всё более увеличивается.

Прослеживается эволюция системы управления документацией организации, начиная с появления в деятельности организаций понятий «делопроизводство» и «документооборот», дальнейшего их развития в рамках «дскументационного обеспечения управления» и завершая концепцией «информационного менеджмента»2, обусловленной развитием информационного общества и признанием информации как важнейшего ресурса управления, требующего адекватной научной теории использования. (Рис. 1). ___

Рис. 1. Эволюция системы управления документацией организации

Информационный менеджмент можно рассматривать как этап развития документационного обеспечения управления, связанный с внедрением новых информационных технологий в обработку документированной информации. Он заключает в себе, кроме управления документацией, организацию программных средств, использование технологий и технических средств, а также профессиональное участие персонала для достижения целей организации в целом. Информационный менеджмент охватывает планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, включая коммуникации внутри организации, с целью улучшения её работы и касается всех функций управления и

Информационный менеджмент

Документационное обеспечение управлеш

Делопроизводство и документооборот

1 Лозенко В.К. Менеджеру - основы технознания и технетики // Бизнес-образование. 2002. № 2. С. 53-62.

2 См.: Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М.: Научная книга, 2002. - 288 с.

связующих процессов коммуникации, а также принятия решений современных организаций. В рамках концепции объектом приложения усилий является документ - документированная информация на любых современных носителях.

Международные и российские стандарты уделяют большое внимание документам и процессам управления документацией организации. Учитывая современное развитие информационных технологий, характеризующееся интенсивным представлением и работой с информацией в электронном виде, указанные стандарты понимают понятие «документ» как «информация (значимые данные) и соответствующий носитель»', «записанная информация или объект, с которым можно обращаться как с единым г/елым»2, «объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды»1, что позволяет использовать и «традиционный» документ, представленный в бумажной (аналоговой) форме, и электронный документ, равнозначно предъявляя к документу требования фиксированности, доступности, целостности, легитимности.

Информацией (документацией) организации необходимо эффективно управлять. В 2001 году был выпущен основополагающий международный стандарт ИСО 15489, который:

Применим к управлению документацией любого формата и на любых носителях, создаваемой и получаемой любой организацией в ходе проведения деятельности.

Предоставляет руководящие указания по определению ответственности организаций в отношении документации, а также процедур, системы и процессов управления документацией.

Является руководством по управлению документацией для поддержания соответствия структуры процессов по обеспечению качества ИСО 90014 (и ИСО 140015).

Содержит руководящие указания по разработке и введению в действие системы управления документацией.

Согласно данному стандарту управление документацией организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

При этом в широком смысле термин «система управления документацией» понимается как совокупность миссии организации,

1 Г'ОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001 - 27 с.

2 ISO 15489-1. Информация и документация. Управление записями. Часть 1: Общие принципы. / Пер. с англ. - М.: ЗАО «Технорматив», 2005 - 33 с.

' ГОСТ Р 52292-2004. Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения. - М.: ИПК Издательство стандартов, 2005 - 16 с.

4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Системы менеджмента качества. Требования. -М.: ИПК Издательство стандартов, 2001 - 26 с.

5 ISO 14001:2004. Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению. / Пер. с англ. - М.: ЗАО «Технорматив», 2005 - 30 с.

управленческих процессов, правил, процедур, практики, кадров и автоматизированных механизмов, связанных с документацией. В узком смысле «системой управления документами» (далее информационная система управления документами, ИСУД) называется особый тип автоматизированной информационной системы, главной задачей которой является обеспечение эффективной работы с документацией в целях обеспечения управленческой деятельности. Основным достоинством стандарта является определение и связывание между собой стратегии документирования деятельности организации и стратегии внедрения соответствующей стандарту системы управления документами, определение требований к указанной системе, выделение этапов построения системы управления документацией, описание их содержания и взаимосвязей (Рис. 2).

Рис. 2. Этапы внедрения системы управления документацией

Необходимо учесть ещё один немаловажный фактор. Современная постиндустриальная стадия развития общества характеризуется повышением роли ресурсов нематериального характера, её интеллектуальных активов. В этих условиях корпоративная культура становится одним из важнейших нематериальных ресурсов, способных существенно воздействовать на результативность функционирования организации. Представляя собой систему наиболее общих и стабильных ценностей, представлений, целей, принципов и правил поведения, разделяемых в организации, корпоративная культура способствует более эффективной адаптации организации к внешней среде, налаживанию устойчивых и благоприятных внешних связей, а также служит действенным механизмом интеграции внутренних процессов1.

В рамках данного исследования, связанного с совершенствованием системы управления организации при помощи внедрения информационных систем управления документами, рассмотрение корпоративной культуры как значимого фактора особенно необходимо. Это даёт возможность понять внутреннюю «атмосферу» организации, оценить влияние планируемых

1 См.: Фёдорова А. А. Корпоративная культура в системе управления организацией. Дне.... канд. экон. наук: 08.00.05. - М.: РГБ. 2005. - 172 с.

организационных изменений и успешно их осуществить1. Более того, фактически можно говорить о «документационной культуре» организации, составной частью входящей в общую корпоративную культуру, затрагивающей все аспекты работы, управления и отношения к документации в организации. Понимая документ как целостный доказательный информационный объект, документационная культура становится синонимом отношения организации к информации как таковой. В силу современной значимости информации для деятельности организации развитие документационной культуры фактически становится критерием успешности организации как информационной системы.

В современных условиях совершенствование документационной культуры организации, качества её работы с информацией становится тесно связанным с применением в деятельности организации информационных технологий, с внедрением и эксплуатацией ИС.УД, Внедряя указанные системы, организация, опираясь на положения концепции информационного менеджмента и современные стандарты, трансформирует свой организм, меняет правила работы и управления, и в результате:

Достигает «прозрачности» в своей работе благодаря обеспечению актуальности, достоверности и сохранности информации. Улучшает систему администрирования и контроля, увеличивается управляемость организации.

Повышает качество принимаемых решений и их выполнения за счёт полноты предоставляемой информации.

Создаёт единое информационное пространство, связывающее сотрудников на уровне общих бизнес-процессов организации. Во второй главе «Организационный механизм совершенствования системы управления за счёт улучшения документационной культуры организации» изучаются вопросы применения современных информационных технологий в целях совершенствования управления организацией, в частности изучаются процессы внедрения и дальнейшей эксплуатации информационных систем управления документами.

Вносится и аргументируется предложение интегрировать существующие понятия «документационная культура», «система управления документами» и «информационная система управления документами» в общее понятие «документационная система организации» (далее ДСО), заключающее в себе отношение организации к информации, механизмы построения работы с информацией и инструменты обеспечения информационного взаимодействия. Вносится предложение о необходимости рассмотрения проекта внедрения информационной системы управления документами в широком ключе, как проекта изменения всей документационной системы организации. Дальнейшее изложение результатов исследования проводится с ориентацией на введённое понятие.

' См.: Шейн Э.Х. Организационная культура и лидерство: построение, эволюция, совершенствование / Пер. с англ. - СПб.: Питер, 2002. - 336 с.

Анализируются современные подходы применения информационных технологий, подробно изучаются информационные системы управления документами как особый класс корпоративных информационных систем. Обобщаются основные задачи, решаемые информационной системой управления документами, формулируются преимущества, получаемые организацией при изменении собственной документационной системы при помощи внедрения ИСУД, приводятся основные причины актуальности информационных систем данного класса для российских организаций,

Делается вывод: следствием успешного проекта внедрения ИСУД является получение организацией инструмента проведения внутренних изменений, который, например, может быть использован в ходе построения системы менеджмента качества.

Изучаются основные компоненты ИСУД, современные предъявляемые к ним функциональные требования1. Анализ информационных систем управления документами завершается обобщением перспектив развития программных продуктов данного класса2: интеграцией ИСУД с другими видами информационных систем, реализацией юридически значимого защищенного электронного документооборота, обеспечением взаимодействия между ИСУД различных производителей, переходом на мобильные устройства, превращением в системы управления знаниями.

В процессе изучения современных подходов эффективного использования информационных технологий подчёркивается необходимость рассмотрения проекта изменения документационной системы организации при помощи внедрения ИСУД как инвестиционного проекта, исследуются слагаемые доходной и расходной частей проекта, способы их измерения.

В целях эффективного управления процессами изменения документационной системы организации при внедрении информационной системы управления документами предлагается система показателей качества, разделяемых на следующие группы:

Показатели процессов изменения ДСО (фаза внедрения ИСУД):

• Общий ход проекта (оценка по методу приведенной стоимости).

• Качество подготовки персонала организации.

• Качество предметного конфигурирования системы.

• Успешность опытной эксплуатации системы.

• Качество сопровождения системы.

• Степень охвата системой организации.

• Качество управления проектными работами.

• Общий ход проекта (оценка по завершению).

Показатели процессов изменения ДСО (фаза использования ИСУД):

• Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени.

' Европейский стандарт. Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq Specification. CECA-CEE-CEEA, Bruxelles-Luxembourg: MoReq, 2001.

2 См.: Docflow 2006. Двенадцатая международная конференция-выставка no электронному документообороту и автоматизации управления (2006, Москва): Тез. докл. - М.: «Компания ABBYY Россия», 2006. - 336 с.

• Ускорение информационных потоков (скорость движения документов в организации и скорость распространения информации).

• Экономия стоимости ресурсов и материалов, достигнутая внедрением системы.

• Повышение продуктивности работы сотрудников организации, филиалов, удалённых подразделений.

• Снижение рисков, связанных с потерей или несвоевременной передачей информации.

• Изменение корпоративной культуры организации.

• Степень задействованного функционала системы.

• Расходы по сопровождению системы.

Приведенная система показателей качества, определяемых на стадии планирования проекта, непрерывно оцениваемых в течение всего проекта, позволяет установить обратную связь, позволяющую контролировать процессы внедрения, эксплуатации и развития ИСУД в организации.

Далее рассматриваются алгоритмы выбора и внедрения информационной системы. Алгоритм выбора учитывает не только стоимостные характеристики программных продуктов, но и использует качественные оценки их функциональных, системно-технических свойств и адаптационных возможностей, а также характеристик компаний-поставщиков. На базе основных положений теории управления проектами и международного стандарта ИСО 15489 предлагается алгоритм внедрения информационной системы управления документами и её последующей эксплуатации, отличающийся ориентацией на достижение показателей качества процессов изменения документационной системы организации, с подробным анализом содержания каждого шага алгоритма (Рис. 3).

Подготовка '' документации - ^

- 4* I ' «I

Рис. 3. Алгоритм внедрения ИСУД

^ »КаИСУД^У За^кйСУдЧ^ ~ГЯСО

\

Сопровождение и \ развитие ДСО /

\

В завершении главы выделяются основные условия, оказывающие влияние на реализуемый проект, и проводится анализ положения дел в современных российских организациях по следующим ключевым аспектам:

Система управления организацией.

ИТ-стратегия развития организации.

Инвестирование проекта.

Понимание высшим руководством требований целей и задач проекта.

Качество плана внедрения.

Готовность организации к изменению бизнес-процессов.

Готовность персонала к внедрению.

Эксплуатация и сопровождение информационной системы.

Тем самым подчёркивается, что успешность проведения проекта изменения документационной системы организации при помощи внедрения информационной системы управления документами во многом определяется состоянием корпоративной культуры организации.

В третьей главе «Изменение документационной системы организации при помощи внедрения информационной системы управления документами: рекомендации и результаты» обобщаются предложения по эффективной эксплуатации информационной системы управления документами в организации.

Подчёркивается необходимость последовательного, поэтапного «погружения» информационной системы в повседневную деятельность организации, предлагается сгруппировать необходимые мероприятия по трём направлениям действий:

1. Последовательность подключения сотрудников организации к ИСУД.

Рекомендуется постепенное расширение круга пользователей системы:

начиная с делопроизводителей организации и структурных подразделений, продолжая ключевыми сотрудниками, руководителями (и/или их замещающие в системе), и завершая остальными сотрудниками организации (по необходимости). Рекомендуется первыми охватывать наиболее подготовленных сотрудников и подразделения, для которых очевидны насущная необходимость и эффект от внедрения ИСУД.

2. Последовательность ввода ИСУД в эксплуатацию.

Работа в системе начинается с опытной эксплуатации, задачей которой является настройка и проверка аппаратных и программных средств, конфигурирование системы, приобретение сотрудниками навыков администрирования и работы в системе. Работа ведётся делопроизводителями и ключевыми сотрудниками в тестовом режиме.

Затем начинается промышленная эксплуатация, характеризующаяся переходом к работе с электронными документами. На данном этапе основными задачами является старт реальной эксплуатации, перевод части официальных документов в электронную форму, регламентация работы в ИСУД. Основными пользователями системы являются делопроизводители и ключевые сотрудники организации.

Дальнейшее развитие системы связано с максимальным использованием электронного документа, распространением системы по всей организации, включая удалённые подразделения, совершенствованием функциональности системы. Пользователями системы становятся все сотрудники организации, работающие с документами.

3. Последовательность освоения возможностей ИСУД.

На начальном этапе решается задача автоматизации делопроизводства, организуется учёт документов делопроизводителями. Далее решается задача автоматизации документооборота, делопроизводители и ключевые сотрудники организации отражают средствами системы процессы подготовки и исполнения документов, их движения по организации. Постепенно происходит переход на электронные документы, с ростом количества содержательной информации в системе происходит увеличение числа пользователей системы. В результате активного использование электронного документа и многолетней эксплуатации системы в организации постепенно формируется собственный электронный архив. Осуществляется интеграция ИСУД с другими информационными системами, что позволяет устранить дублирование и искажение информации в различных информационных системах, реализуется концепция «информационного портала» на основе ИСУД как единой точки входа сотрудника в информационное пространство организации. Регулярное использование ИСУД в повседневной деятельности сотрудниками в итоге приводит к построению единого информационного пространства организации, включая взаимодействие с территориально удалёнными подразделениями.

Внедрение и использование ИСУД является радикальным управленческим нововведением, его успех напрямую зависит от способности команды внедрения довести его до логического завершения: стабильного функционирования и развития системы в пределах всей организации. Важнейшую роль в этом процессе играют сотрудники организации. Люди, как правило, сопротивляются изменениям в силу следующих причин1: несогласованность, нерешительность, недоверие, необъективность, неорганизованность, неподготовленность, неуверенность, невыполнение функций и т.п. Величина оказываемого сопротивления зависит от относительной выгоды нововведения по сравнению с существующим порядком вещей, совместимостью проводимых изменений с взглядами и опытом сотрудников, сложности понимания, применения и привыкания, а также последовательностью проведения изменений".

Делается вывод: главным фактором, определяющим успех проекта внедрения ИСУД, является её соответствие стратегии развития организации, информационная система должна быть созвучна целям организации и отдельных её сотрудников, она должна предоставлять преимущества. Это

1 См.: Саггон М. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. - СПб.: Издательство «Азбука», 2002. - 448 с.

2 См.: Андреев А.Д. Разработка и внедрение организационных нововведений (на примере ЗАО «Новосибирский электродный завод»), Дис.... канд. экон. наук. - СПб., 2006. - 185 с.

является самым лучшим основанием для проведения данного нововведения. В остальном для успешной борьбы с противниками изменений в распоряжении команды внедрения имеются следующие средства воздействия: вовлечение, убеждение, принуждение.

В зависимости от распространённых способов оказания противодействия и предпринимаемых командой внедрения мер преодоления сопротивления предлагается всех сотрудников организации сгруппировать по следующим категориям:

1. Рядовые сотрудники организации. Это наиболее многочисленная группа, как правило, противодействует изменениям из-за стремления сохранить привычное положение дел, непонимания целесообразности предлагаемых изменений. В этом случае команде внедрения следует убеждать сотрудников в необходимости использования новых технологий, вовлекать их в проект внедрения, возможно с помощью руководителей среднего звена.

2. Руководители среднего звена. Основными причинами их противодействия являются: опасения в ухудшении работы подчинённых подразделений, нежелание возникновения прозрачности бизнес-процессов, сопротивление обобществлению информации. В этом случае команде внедрения рекомендуется обращаться за помощью к высшим руководителям организации, используя в качестве основного средства давления на руководителей среднего звена достигаемые организацией преимущества при внедрении ИСУД в области себестоимости, производительности труда, эффективности работы сотрудников, формировании и доступности общекорпоративного знания.

3. Высшие руководители. Сопротивление возникает из-за нарушения сложившегося баланса интересов и влияний высших руководителей организации вследствие внедрения ИСУД. Влияние команды внедрения на данную категорию ещё более ограничено, в целом рекомендуется не оставлять попыток убедить их, возможно с помощью генерального директора организации, в том, что сохранение существующего положения вещей ведёт к ещё большим потерям, что внедрение ИСУД выгодно и необходимо.

4. Генеральный директор. Основной причиной сопротивления является отсутствие политической воли: первое лицо организации под воздействием обстоятельств (давление снизу) перестаёт настаивать на неукоснительном выполнении ранее принятых решений. Компенсировать подобное давление снизу команда внедрения может только адекватным пресечением указанного давления, обращая внимание на необходимость выполнения организационно-распорядительных документов первого лица, связанных с внедрением ИСУД, и готовностью в любой момент представить конкретные положительные результаты внедрения.

Предлагаются другие рекомендации по эффективной реализации проекта внедрения, делается вывод: готовность организации к внедрению, профессионализм внедряющей компании и отношение персонала определяют

успех проекта внедрения информационной системы управления документами.

Далее обобщаются результаты внедрений ИСУД по следующим типам организаций; государственные учреждения (администрации, министерства), организации топливно-энергетического комплекса, организации финансового сектора (банки, страхование), промышленные предприятия, телекоммуникационные компании, консалтинговые, аудиторские компании, проектные организации. По каждому выделенному типу приводятся отличительные черты проектов, активность категорий пользователей, задействованная в эксплуатации функциональность системы. Приводятся обобщённые значения показателей качества процессов изменения документационной системы организации (фаза эксплуатации ИСУД).

Глава завершается анализом жизненного цикла ИСУД, формулируется последовательность появления положительных результатов проекта изменения документационной системы, обобщаются основные аспекты взаимовлияния информационной системы и корпоративной культуры как элементов системы управления организации (Рис. 4).

Рис. 4. Взаимовлияние ИСУД и корпоративной культуры организации

Заключение содержит основные результаты и выводы исследования.

В приложениях представлены перечень представленных на российском рынке программных продуктов категории ИСУД, блок-схемы алгоритмов выбора и внедрения информационной системы управления документами в нотации АМБ еЕРС', акт о внедрении результатов диссертации.

1 См.: Шеер A.B. Моделирование бизнес-процессов / Пер. с англ. - M.: Весть-МетаТехнология, 2000. - 205 с.

ОСНОВНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ

1. Показана роль документа и системы управления документацией в деятельности организации. На основе проведенного анализа развития понятия «документ» в деятельности организации, изучения концепции информационного менеджмента, рассмотрения международных и российских стандартов, посвящённых работе с документами, определены актуальные для российских организаций требования и направления совершенствования системы управления документацией, связанные с внедрением информационных технологий в деятельность организации, в частности информационных систем управления документами (ИСУД).

2. Исследовано современное значение понятия «корпоративная культура» в качестве особого материального ресурса, «интеллектуального актива» организации, рассмотрена документационная составляющая корпоративной культуры («документационная культура») как отношение организации к информации, выделена взаимосвязь между корпоративной культурой и системой управления документацией организации, подчёркнута необходимость учёта данной взаимосвязи. В результате предложено интегрировать существующие понятия «документационная культура», «система управления документами» и «информационная система управления документами» в общее понятие «документационная система организации», что позволило системно рассмотреть процессы внедрения ИСУД и мероприятия по совершенствованию системы управления организации.

3. Исследовано современное состояние информационных систем управления документами. Рассмотрены их основные функциональные модули, решаемые задачи, обобщены преимущества, получаемые организацией при внедрении данных информационных систем, причины актуальности программных продуктов данного класса для российских организаций, сформулированы перспективы развития информационных систем управления документами.

4. Предложено рассматривать проект внедрения информационной системы управления документами в широком ключе, как инвестиционный проект изменения всей документационной системы организации, обобщены доходная и расходная части данного проекта, приведены способы их оценки.

5. Предложена система показателей качества изменения документационной системы организации, учитывающая сформулированные ранее доходную и расходную части проекта, объединяющая в единое целое как показатели проведения проекта непосредственного внедрения информационной системы, так и показатели хода её последующей эксплуатации, включая характеристики процессов улучшения документационной культуры организации.

6. Предложены алгоритмы выбора и внедрения информационной системы управления документами. Алгоритм выбора включает получение качественных оценок функциональных, системно-технических свойств и

адаптационных возможностей информационных систем, характеристик компанийшоставщиков. Разработанный на базе основных положений теории управления проектами и международного стандарта ИСО 15489 алгоритм внедрения .информационной системы управления документами включает в себя не только мероприятия по непосредственному внедрению информационной системы, но и действия по её последующей эксплуатации, ориентируется на достижение показателей качества процессов изменения документационной системы организации.

7. Обобщены результаты внедрений информационных систем управления документами в российских организациях различных отраслей, приведены среднестатистические значения показателей качества процессов изменения документационной системы организации, достигаемых в проектах внедрения информационных систем управления документами. Сформулированы отличительные черты корпоративной культуры современных российских организаций, влияющие на успешность проведения проекта, обобщены основные аспекты взаимовлияния информационной системы управления документами и корпоративной культуры как элементов системы управления организации.

ОСНОВНЫЕ РАБОТЫ, ОПУБЛИКОВАННЫЕ ПО ТЕМЕ ДИССЕРТАЦИИ

1. Зайцев В.В. Показатели качества процессов внедрения и использования информационных систем управления документами // Вестник МЭИ. -2007. -№ 1.-С. 147-154.

2. Зайцев В.В., ЛозенкоВ.К. Современные концепции управления документами организации // Вестник МЭИ. - 2006. - № 6. - С. 157-166.

3. Зайцев В.В., Савельев A.M. Условия успешного внедрения // Директор информационной службы. - 2007. - № 2. - С. 9-16.

4. Зайцев В.В. Внедрение информационных систем управления документами: этапы освоения системы в организации // Тез. докл. XIII Международ, науч.-техн. конф. студентов и аспирантов (Москва, 1-2 марта 2007 г.) - М.: МЭИ, 2007. - Т. 2. - С. 208-209.

5. Зайцев В.В. Состояние и перспективы развития современного рынка информационных систем управления документами // Тез. докл. XII Международ, науч.-техн. конф. студентов и аспирантов (Москва, 2-3 марта 2006 г.) - М.: МЭИ, 2006. - Т. 2. - С. 262-264.

Подписано в печать l0.ci.Q4 Зак. ff Тир. Ш П.л.

Полиграфический центр МЭИ (ТУ)

Красноказарменная ул., д. 13

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Зайцев, Виталий Владимирович

ВВЕДЕНИЕ.

1. ЭВОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ В ОРГАНИЗАЦИИ.

1.1. Эволюция понятия «документ» в управлении организацией.

1.2. Современные требования к документации организации.

1.2.1. Роль понятия «документ» в современных стандартах.

1.2.2. Требования современных стандартов к системе управления документацией

1.3. Документация и корпоративная культура организации.

1.4. Выводы.

2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ МЕХАНИЗМ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗА СЧЁТ УЛУЧШЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ ОРГАНИЗАЦИИ.

2.1. Информационные системы управления документами.

2.1.1. Документациоппая система организации.

2.1.2. Развитие информационных систем обеспечения деятельности организации, понятие «Информационная система управления документами».

2.1.3. Ожидаемые результаты внедрения ИСУД в организации.

2.1.4. Поддержка системы менеджмента качества российских организаций с помощью информационных систем управления документами.

2.1.5. Современное состояние, проблемы и перспективы развития ИСУД.

2.2. Принятие решения о внедрении и выбор ИСУД.

2.2.1. Современные подходы эффективного использования информационных технологий.

2.2.2. Доходная и расходная части проекта внедрения ИСУД.

2.2.3. Показатели качества процессов изменения ДСО.

2.2.4. Алгоритм выбора ИСУД.

2.3. Организация проекта изменения докумеитационпой системы организации при помощи внедрения ИСУД.

2.3.1. Теория проектного управления как основа проведения изменений.

2.3.2. Алгоритм внедрения ИСУД.

2.3.3. Влияние корпоративной культуры современных российских организаций на процессы изменения ДСО.

2.4. Выводы.

3. ИЗМЕНЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПРИ ПОМОЩИ ВНЕДРЕНИЯ ИСУД: РЕКОМЕНДАЦИИ И РЕЗУЛЬТАТЫ.

3.1. Эффективная эксплуатация ИСУД.

3.1.1. Этапы освоения ИСУД.

3.1.2. Влияние «человеческого» фактора.

3.2. Отличительные особенности изменения документационпой системы организации при помощи внедрения ИСУД в организациях различных отраслей деятельности

3.3. Обобщённые значения показателей качества процессов изменения документационпой системы организации.

3.4. Результаты совершенствования системы менеджмента организации.

3.5. Выводы.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Организационный механизм совершенствования системы управления за счет улучшения документационной культуры организации"

Актуальность исследования

Одной из актуальнейших проблем современной российской экономики является поиск путей совершенствования управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами организаций, улучшения внутриорганизационного взаимодействия.

Острота проблемы очевидна. В общем случае российские организации (и российская экономика в целом) уступают развитым иностранным компаниям именно вследствие неэффективности собственного управления, очевидна потребность в переходе к формальным управленческим моделям, регулярному менеджменту, в поддержке международных стандартов качества. В частном случае российским организациям в условиях рынка и острой, обостряющейся конкуренции необходимо обеспечить своё устойчивое функционирование и дальнейшее развитие.

Одним из способов повышения эффективности функционирования организации является внедрение корпоративной информационной системы, наиболее широко применяемое и эффективное средство оптимизации внутренних процессов организации, очевидная насущная необходимость.

Внедрение указанных систем решает следующие задачи:

- Повышение эффективности работы как отдельных сотрудников, так и всей организации в целом.

- Получение актуальной, достоверной и непротиворечивой информации, позволяющей действенно решать задачи планирования, управления и анализа.

Появление и развитие корпоративных информационных систем является результатом действующего в настоящее время комплексного подхода к автоматизации. Действительно, любая организация - это совокупность взаимодействующих элементов (сотрудников и подразделений), которые связаны между собой функционально (выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса) и информационно (обмениваются документами, устными распоряжениями и т.д.). Кроме того, эти элементы взаимодействуют с внешними системами, причём их взаимодействие также может быть как информационным, так и функциональным. И такие виды взаимодействия характерны практически для любой организации независимо от её вида деятельности. Поэтому создание единого информационного пространства на основе корпоративной информационной системы является необходимым условием для повышения эффективности деятельности организации и реализации процессов управления.

Сегодня документ является основным способом управления и представления информации, его значение в деятельности организации повышается. Более того, развивается электронная форма представления документа, что даёт новые возможности сотрудникам организации, связанные с созданием, распространением и поиском знаний, которые содержатся в документах финансового, юридического, научно-технического, нормативно-справочного, организационно-распорядительного, проектно-конструкторского, маркетингового, эксплуатационного характера, создающихся в различных подразделениях организации на различных этапах жизненного цикла производства продукции или оказания услуг. Построение работы с документами является составной частью процессов управления и принятия решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Поэтому одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является информационная система управления документами.

Автоматизация управления документами решает следующие задачи:

- Формирование целостной картины деятельности организации.

- Повышение эффективности работы сотрудников (автоматизация рутинных операций).

- Координация работ структурных подразделений в рамках единого бизнес-процесса.

- Мониторинг движения документов.

- Оперативная обработка информации, поддержка её актуальности, достоверности и непротиворечивости.

- Коллективная работа с документами.

- Контроль исполнения.

- Построение системы поиска, хранения и архивирования документов.

- Эффективное использование людских, коммуникационных, технических и информационных ресурсов.

Тема автоматизации работы с документами, внедрения информационных систем управления документами актуальна и вызывает повышенный интерес у организаций различных сфер деятельности. Это проявляется в наличии развитого рынка программных продуктов данного класса, большом количестве внедрений указанных систем в организациях, регулярном проведении конференций и публикации статей, посвященных различным аспектам автоматизации работы с документами. „ „

Но в современной российской действительности проведения проектов внедрения подобных систем часто не достигаются все поставленные цели, встречаются случаи неуспеха проектов внедрения, в результате информационные системы эксплуатируются в ограниченном режиме небольшим количеством сотрудников, что не позволяет организациям достичь всех преимуществ от применения указанных систем и, что хуже, дискредитирует в их глазах данный способ совершенствования системы управления.

Причина описанной ситуации: игнорирование взаимовлияния процессов внедрения информационной системы и корпоративной культуры организации, «отстранённое» от жизни организации внедрение системы. На практике это проявляется в несогласованных между собой действиях задействованных участников проекта: внедряющие компании нацелены на выполнение проекта в рамках достигнутых договорённостей, ИТ-отделы озабочены поддержкой системно-технической инфраструктуры, делопроизводители организации останавливаются на начальном этапе проекта - регистрации отдельных видов документов и контроле их исполнения, остальные сотрудники организации работают в системе от случая к случаю или вообще не являются её пользователями.

Существует единственный способ решения описанной проблемы: необходимо связанное рассмотрение формальных и неформальных процессов функционирования организации и процессов внедрения и последующего использования информационной системы управления документами. Действительно, корпоративная культура организации представляет собой среду, в которой проходит внедрение, её игнорирование недопустимо. Информационная система в силу своих свойств непосредственно влияет на документационную культуру организации, изменяет её отношение к информации, что, в свою очередь, трансформирует корпоративную культуру организации. Требуется однозначное понимание: что представляет собой «корректное» внедрение информационной системы управления документами, каковы взаимосвязи между внутренней средой организации и реализуемым проектом, как изменяется документационная составляющая среды организации при внедрении информационной системы управления документами, как проводимые изменения реформируют систему управления организацией.

Только при выполнении указанных условий возможен переход количества «успешных» внедрений информационных систем в организациях в качество управляемости и эффективности функционирования организаций любых сфер деятельности. Только такое «интегральное» внедрение-реформирование позволит достигнуть поставленных целей. Только в этом случае внедрение информационной системы управления документами (впрочем, как и любой другой корпоративной системы) даёт организации реальные преимущества.

Очевидная насущная потребность в решении данной проблемы, научная и практическая значимость разработки механизма совершенствования управления организации при помощи внедрения информационной системы управления документами предопределила выбор автором темы диссертационного исследования, его цель, задачи и структуру.

Степень разработанности проблемы

Большой вклад в совершенствование управления научно-техническим, интеллектуальным потенциалом организации внесли такие отечественные и зарубежные учёные как К. Свейби, Т. ЛЛойд, П. Салливан, Д. Тис, Л. Прусак, П. Друкер, Й. Шумпетер, Э. Брукинг, Ю.П. Анискин, С.В. Валдайцев, С.М. Климова, Б.Н. Кудрин, С.А. Кузубова, В.К. Лозенко, Л.И. Лукичёва, Е.И. Марковская, Н.К. Моисеева, И.О. Старкова, Н.В. Фёдорова и др.

На основании сформулированных данными исследователями идей задача эффективного управления документацией организации получила своё дальнейшее развитие, что выразилось в появлении концепции информационного менеджмента, отражающей современный подход к управлению информационными ресурсами и процессами организации, различные аспекты которой рассмотрены в работах следующих учёных: Г.Т. Артамонов, Э. Фогель, А.В. Костров, М.В. Ларин, М.П. Бобылева, Т.В. Кузнецова и др. Однако в указанных исследованиях уделяется незначительное внимание вопросам внедрения информационных технологий в деятельность организаций, в частности проблемам внедрения информационных систем управления документами.

В целом вопросы информатизации управления, комплексной автоматизации организаций нашли своё отражение в отечественной и зарубежной литературе, в трудах учёных: И. Ансофф, К. Грей, Р. Гудфеллоу, Д.А. Гаврилов, А.П. Градов, М. Хаммер, Дж. Чампи, Д.В. Исаев, Д. Ландватер, Н.А. Оладов, Д. О'Лири, С.В. Питеркин, Ф. Раафата, М. Сафизаде, А. Стрикленд, О. Уайт и др. К сожалению, часто предложения авторов носят слишком общий характер или ориентированы на внедрение корпоративных информационных систем управления ресурсами предприятия (ERP), недостаточно учитывают российскую специфику ведения подобных проектов. Как следствие, применительно к решению задачи совершенствования системы управления организации при помощи внедрения информационных систем управления документами указанные методики требуют переосмысления, основывающегося на основных положениях теории управления проектами, представленных в трудах следующих отечественных и зарубежных учёных: В.Н. Бурков, В.И. Либерзон, Д.А. Новиков, А.С. Товб, Г.Л. Ципес, В.Д. Шапиро, В.И. Воропаев, В.Н. Лившиц, М.Л. Разу и др.

Основным недостатком многих работ, посвящённых совершенствования системы управления организацией с помощью информационных технологий, в частности, за счёт внедрения информационных систем управления документами, является недооценка взаимосвязи процессов внедрения с корпоративной культурой организации. Осмысление культуры организации связано с именами М. Кубра, Т. Петерса, Р. Ватермана, А. Петтигру, Г. Ховстеде, Э. Шейна, Л. Смирсич, Дж. Мартина и др., также данная проблематика также нашла своё отражение в работах отечественных учёных: В.А. Спивака, О.С. Виханского, А.И. Наумова, Э.А. Капитонова, О.С. Причиной, Т.Н. Персиковой и др. Однако большинство работ лишь частично рассматривает корпоративную культуру как особую сущность, оказывающую собственное влияние на процессы проведения организационных изменений, выступающую в качестве интеллектуального актива современной организации. Более того, из-за узкого понимания не учитывается значимость понятия «документационная культура», заключающего в себе отношение организации к информации, оно просто не рассматривается как составная часть корпоративной культуры организации.

В результате главная задача совершенствования системы управления организацией с помощью внедрения информационных систем управления документами, заключающаяся в повышении качества управления интеллектуальными активами организации и улучшении её документационной культуры, просто игнорируется, уступая своё место таким второстепенным задачам, как «выполнить проект в срок, в рамках выделенного бюджета, в соответствии с требованиями к качеству и результатам проекта», «отчитаться о завершении работ к контрольной дате», «заставить канцелярию регистрировать документы в новой системе» и т.д.

Всё вышесказанное позволяет утверждать, что рассматриваемая в данной диссертационной работе проблема является практически малоизученной, что, в свою очередь, предоставляет обширное поле деятельности для её дальнейшего исследования.

Цели и задачи

Целью диссертационного исследования является разработка организационного механизма совершенствования системы управления организации за счет улучшения её документационной культуры, достигаемого при помощи внедрения и использования современного корпоративного программного обеспечения - информационных систем управления документами.

Достижение цели исследования обеспечивается решением следующих основных задач:

- Определение современного значения понятия «документ», требований к системе управления документацией организации.

- Рассмотрение значения корпоративной культуры в деятельности организации, выделение и изучение особой её составляющей -документационной культуры.

- Совершенствование методов выбора, внедрения и эксплуатации информационных систем управления документами, направленное на улучшение документационной культуры организации.

- Изучение эффективности предложенных методов на примерах проектов внедрений ИСУД.

Объект исследования

Объектом исследования является система управления современной организацией.

Предмет исследования

Предметом исследования является анализ взаимного влияния системы управления организации и процессов внедрения и использования информационных систем управления документами, совершенствование методов внедрения указанных систем.

Теоретическая и методологическая основа исследования

Теоретической и методологической основой исследования стали классические и современные труды отечественных и зарубежных авторов в области менеджмента, теории управления организациями, теории проектного управления и управления качеством, информационных технологий. Также были использованы исследования, посвящённые современному значению корпоративной культуры и интеллектуальных ресурсов в экономике.

В диссертационной работе применены материалы экономической литературы, международные и российские стандарты, справочные материалы, тематические материалы периодических изданий, исследования консалтинговых компаний, маркетинговые и информационные материалы компаний, разрабатывающих и внедряющих системы управления документами, а также публикации в печатных и интернет-изданиях, освещающие отдельные аспекты затронутых в исследовании вопросов.

Методологической основой диссертационной работы служат положения, общенаучные и специальные приёмы, составляющие инструментарий экономической науки. В ходе исследования в качестве общенаучного метода используется системный подход, применялись методы, обусловленные конкретными задачами исследования: экспертно-аналитический метод; экономические, статистические, логические, графические и другие методы обработки, обобщения и анализа информации.

Также автор работы опирался на практический 5-летний опыт проведения обследований, проектирования, разработки и внедрения информационных систем различного класса сложности, в том числе и корпоративного уровня, в качестве бизнес-аналитика, разработчика, функционального консультанта и руководителя проектов внедрения.

Научная новизна исследования

Научная новизна проведенного исследования заключается в разработке организационного механизма совершенствования системы управления организации, реализуемого с помощью внедрения информационных систем управления документами, учитывающего взаимовлияние корпоративной культуры организации и процессов внедрения и эксплуатации информационной системы и определяющего своей основной целью улучшение документационной культуры организации.

В процессе работы над диссертацией были получены следующие основные результаты, говорящие о научной новизне исследования:

1. С учётом требований международных и российских стандартов, касающихся задачи управления документацией организации, уточнены направления совершенствования системы управления документацией, актуальные для современных российских организаций (стр. 33-37).

2. В результате анализа влияния корпоративной культуры организации на процессы внедрения информационных систем управления документами выделено и идентифицировано понятие «документационная культура» как особая составляющая корпоративной культуры, заключающая в себе отношение организации к информации. Показано, что успех проекта внедрения информационной системы напрямую зависит от учёта особенностей корпоративной культуры организации, главной целью проекта является совершенствование документационной культуры организации. Достижение данной цели возможно только в случае рассмотрения проекта внедрения информационной системы в широком ключе, как проекта изменения всей документационной системы организации, представляющей собой отношение организации к информации («документационная культура»), механизмы построения работы с информацией («система управления документами») и инструменты обеспечения информационного взаимодействия («информационная система управления документами»). Это делает возможным проведение комплексного связанного исследования не только процессов непосредственного внедрения информационной системы, но и процессов её последующей эксплуатации (стр. 37-47,49-50).

3. Предложена система показателей качества изменения документационной системы организации при внедрении информационных систем управления документами, отличительной особенностью которой является рассмотрение как показателей этапа непосредственного внедрения информационной системы, так и показателей этапа последующей эксплуатации информационной системы, включая характеристики процессов улучшения документационной культуры организации (стр. 83-92).

4. Предложен алгоритм внедрения информационной системы управления документами, ориентированный на достижение показателей качества процессов изменения документационной системы организации (стр. 103-117).

Практическая значимость работы

Положения проведенного исследования определяют стратегию повышения эффективности функционирования организации посредством внедрения информационной системы управления документами. Предложенные алгоритмы выбора и внедрения информационных систем управления документами, применяемые совместно с системой показателей качества процессов изменения документационной системы организации и дополненные спецификой современных российских организаций, представляют собой действенный способ успешного проведения проектов внедрения указанных информационных систем, а также их дальнейшего использования в деятельности организации.

Основные положения диссертационной работы были успешно применены в проектах внедрения информационной системы управления документами CompanyMedia™ в российских организациях различной сферы деятельности, выполненных автором в качестве консультанта отдела внедрения центра консалтинговых услуг и внедрения ЗАО «Компания «ИнтерТраст», что подтверждено актом о внедрении (см. Приложение 13).

Кроме того, полученные результаты могут применяться в целях повышения уровня знаний сотрудников организаций различных сфер деятельности, а также в преподавании следующих учебных дисциплин: «Основы менеджмента», «Информационные технологии управления», «Информационный менеджмент», «Организационное поведение», «Управление качеством», «Управление проектами», «Инновационный менеджмент» и др.

Апробация результатов исследования

Основные положения диссертационной работы докладывались автором на 2 научно-практических конференциях. По теме диссертации опубликовано 3 статьи объёмом 2,8 п.л.

Структура диссертационной работы

Структура диссертационной работы обусловлена поставленной целью и задачами исследования. Диссертация состоит из введения, 3 глав, объединяющих 10 параграфов, заключения, библиографического списка использованной литературы из 161 наименований и 13 приложений. Работа изложена на 185 страницах, содержит 8 рисунков, 13 таблиц.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Зайцев, Виталий Владимирович

3.5. Выводы

1. Обобщены предложения по эффективной эксплуатации информационной системы управления документами в организации, подчёркнута необходимость поэтапного освоения информационной системы в организации, что касается как пользователей системы, так и используемой функциональности системы. В результате рассмотрения проблемы противодействия сотрудников организации нововведениям предложены способы снижения негативного сопротивления.

2. Обобщены результаты внедрений информационных систем управления документами в российских организациях различных отраслей, по каждому типу организаций приведены отличительные черты проектов, активность пользователей в системе по категориям пользователей, задействованная в эксплуатации функциональность системы. Обобщены среднестатистические значения показателей качества процессов изменения документационной системы организации при помощи внедрения информационной системы управления документами.

3. В результате анализа жизненного цикла информационной системы управления документами сформулирована последовательность появления положительных результатов проекта изменения документационной системы, обобщены основные аспекты взаимовлияния информационной системы управления документами и корпоративной культуры как элементов системы менеджмента организации.

4. Основные теоретические положения диссертационного исследования, выносимые на защиту, обоснованы и доказаны.

149

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе проведения диссертационного исследования получены следующие основные результаты:

1. Прослежена эволюция понятия «документ» в управлении организацией, рассмотрены основные положения технетики и показано значение документа в процессах воспроизводства технического (искусственного) мира и поддержки существования организации, при этом в случае информационных систем значение документа (как информационной сущности) всё более увеличивается, подтверждён вывод о том, что документ в технических (информационных) системах является аналогом гена в биологических системах. Рассмотрены основные положения концепции информационного менеджмента, представляющей собой новую методологию построения системы управления документацией организации, аккумулирующей в себе достижения нескольких смежных научных дисциплин по управлению информацией в современных организациях, с позиций системного подхода охватывающей планирование, организацию, координацию и контроль информационной деятельности и процессов, а также коммуникаций внутри организации с целью улучшения качества и эффективности её работы, развития организации.

2. Выполнено сравнение международных и российских стандартов, посвящённых работе с документами, выделены их отличия в понимании термина «документ», подчёркнуты преимущества представления документа в электронном виде, показана роль документа в деятельности организации, предложено авторское определение понятия «документ». На основании проведенного анализа обобщены современные требования к документу и системе управления документами организации, выделены этапы построения системы управления документацией, их содержание и взаимосвязи.

3. Исследовано современное значение понятия «корпоративная культура» в качестве особого материального ресурса, «интеллектуального актива» организации, понимаемого как совокупность информационноинтеллектуальных факторов функционирования организации, создаваемых и используемых как внутри, так и в окружающей среде с целью формирования уникальных конкурентных преимуществ. Определены причины важности корпоративной культуры в современных условиях, границы её применимости в деятельности организации, реализуемые ею функции. Рассмотрена документационная составляющая корпоративной культуры («документационная культура») как отношение организации к информации, подчёркнута взаимосвязь между корпоративной культурой и системой управления документацией организации.

4. На основе проведенного анализа развития информационных технологий обеспечения деятельности организации определены современные подходы применения информационных технологий, отличающиеся широким использованием «корпоративных информационных систем», рассмотрены информационные системы управления документами, выделены их основные функциональные модули. Обобщены основные задачи, решаемые данным классом программного обеспечения, в результате сформулированы преимущества, получаемые организацией при помощи внедрения систем управления документами, а также основные причины актуальности информационных систем данного класса для российских организаций. Сделан вывод: следствием успешного проекта внедрения информационной системы управления документами является получение организацией инструмента проведения внутренних изменений, который, например, может быть использован в ходе построения системы менеджмента качества. Анализ информационных систем управления документами завершён обобщением перспектив развития программных продуктов данного класса.

5. Внесено предложение интегрировать существующие понятия «документационная культура», «система управления документами» и «информационная система управления документами» в общее понятие «документационная система организации», заключающее в себе отношение организации к информации (корпоративная культура), механизмы построения работы с информацией (основные положения концепции информационного менеджмента, требования стандартов) и инструменты обеспечения информационного взаимодействия (информационные технологии). Также вносится предложение о необходимости рассмотрения проекта внедрения информационной системы управления документами в широком ключе, как проекта изменения всей документационной системы организации, обобщены доходная и расходная части данного проекта, приведены способы их оценки.

Предложена система показателей качества изменения документационной системы организации, учитывающая сформулированные ранее доходную и расходную части проекта, объединяющая в единое целое как показатели проведения проекта непосредственного внедрения информационной системы, так и показатели хода её последующей эксплуатации, включая характеристики процессов улучшения документационной культуры организации.

Предложен алгоритм выбора информационной системы управления документами, отличающийся учётом не только стоимостных характеристик, но и использованием качественных оценок функциональных, системно-технических свойств и адаптационных возможностей выбранных программных продуктов, а также характеристик компаний, предлагающих свои услуги по внедрению. Также на базе основных положений теории управления проектами и международного стандарта ISO 15489 предложен алгоритм внедрения информационной системы управления документами и её последующей эксплуатации, отличающийся ориентацией на достижение показателей качества процессов изменения документационной системы организации.

6. Обобщён и проанализирован опыт проектов изменения документационной системы организации при помощи внедрения информационных систем управления документами.

Подчёркнуто, что успешность данного проекта определяется состоянием корпоративной культуры, в результате анализа жизненного цикла информационной системы управления документами сформулирована последовательность появления положительных результатов проекта изменения документационной системы, обобщены предложения по эффективной эксплуатации информационной системы управления документами в организации, подчёркнута необходимость поэтапного освоения информационной системой в организации, что касается как пользователей системы, так и используемой функциональности системы. В результате рассмотрения проблемы противодействия сотрудников организации нововведениям предложены способы снижения негативного сопротивления.

Обобщены результаты внедрений информационных систем управления документами в российских организациях различных отраслей: приведены отличительные черты проектов, активность пользователей в системе по категориям пользователей, задействованная в эксплуатации функциональность системы. Обобщены среднестатистические значения показателей качества процессов изменения документационной системы организации при помощи внедрения информационной системы управления документами.

Сформулированы отличительные черты корпоративной культуры современных российских организаций и их влияние на успешность проведения проекта, обобщены основные аспекты взаимовлияния информационной системы управления документами и корпоративной культуры как элементов системы менеджмента организации.

7. Достоверность полученных результатов обеспечивается публикацией печатных статей, выступлениями на научно-практических конференциях, практическим применением основных положений исследования в проектах внедрения информационных систем управления документами в российских организациях.

153