Информационно-документационное обеспечение организационно-управленческих инноваций в территориально-распределенных компаниях тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Информационно-документационное обеспечение организационно-управленческих инноваций в территориально-распределенных компаниях"

На правах рукописи

Гаранина Галина Геннадиевна

ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ИННОВАЦИЙ В ТЕРРИТОРИАЛЬНО-РАСПРЕДЕЛЕННЫХ КОМПАНИЯХ

Специальность 08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством (управление инновациями)

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

1 АПР 2015

Москва — 2015

005566616

Работа выполнена на кафедре Общего менеджмента и предпринимательства федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)».

Научный руководитель: Никитская Елена Федоровна,

доктор экономических наук, доцент

Официальные оппоненты: Богомолова Ирина Петровна

доктор экономических наук, профессор, заслуженный работник высшей школы РФ, зав. кафедрой управления, организации производства и отраслевой экономики ФГБОУ ВПО «Воронежский государственный университет инженерных технологий»

Грибов Владимир Дмитриевич

доктор экономических наук, профессор кафедры Менеджмента ФГБОУ ВПО «Московский государственный индустриальный университет» *

Ведущая организация: Федеральное государственное бюджетное об-

разовательное учреждение высшего профессионального образования «Владимирский государственный университет имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых» (ВлГУ)

Защита диссертации состоится «21» мая 2015 г. в 14:00 часов на заседании диссертационного совета Д 212.151.04 в МЭСИ по адресу: 119501, г. Москва, ул. Нежинская, д.7.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке университета и на сайте МЭСИ httr>://www.mesi.ru.

Автореферат разослан « » марта 2015 года. Ученый секретарь диссертационного совета C.B. Мхитарян

I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность исследования. Технологическая трансформация российской экономики, связанная переходом на путь инновационного развития и формированием «экономики знаний», требует от компаний адаптации внутрифирменных процессов к условиям внешней среды. Приоритетным направлением внедрения инноваций, признанным на государственном уровне и включенным в перечень критических технологий, выступают информационно-телекоммуникационные системы, что позволяет говорить об информации как стратегически важном ресурсе. Эффективное функционирование компании во многом зависит от организации управленческой деятельности, составным элементом которой являются процессы информационно-документационного обеспечения, пронизывающие всю инфраструктуру компании, обеспечивая принятие рациональных управленческих решений.

Организационно-управленческие инновации оказывают значительное влияние на формирование эффективной системы управления, кроме того, позволяют получить повышение результативности по трем основным направлениям: скорость принятия управленческих решений, затратность управленческих процессов, координация внутрикорпоративных взаимодействий, что в целом улучшает инновационный климат компаний. Вместе с тем, организационно-управленческие инновации играют второстепенную роль по отношению к основным бизнес-процессам компании, что является сдерживающим фактором их внедрения.

В то же время, при внедрении организационно-управленческих инноваций возникают сложности, связанные с отсутствием полноценного методического инструментария для решения задачи инновационного развития управленческих процессов. В основе данной проблемы лежит нерешенность ряда теоретических вопросов, имеющих важное прикладное значение, в числе которых алгоритм выбора релевантной информационной системы, необходимой для реализации организационно-управленческих инноваций, механизм организационных преобразований процессов управления посредством разработки и внедрения организационно-управленческих инноваций.

Система электронного документооборота (далее СЭД), как элемент инновационной среды способна исключить возникающие проблемы и обеспечить построение единого информационного пространства в компании, обеспечив очередность движения, восприятия, преобразования, фиксации и хранения определенного набора документов в рамках организационной структуры компании. Вместе с тем, эффект от внедрения организационно-управленческих инноваций посредством информационных технологий не яв-

ляется мгновенным и может быть незаметен долгое время, на практике компании откладывают инвестирование денежных средств в развитие обеспечивающих бизнес-процессов. В частности, это связано с отсутствием системы показателей оценки эффективности внедрения организационно-управленческих инноваций в части совершенствования системы документооборота, направленных на развитие системы управления компании.

Актуальность диссертационного исследования определяется необходимостью исследования новых возможностей построения модели менеджмента компании посредством внедрения организационно-управленческих инноваций в процессы документационного обеспечения управленческой деятельности на базе компьютеризации и информатизации, что позволит осуществить инновационное развитие обеспечивающих бизнес-процессов на микроэкономическом уровне.

Степень разработанности и изученности проблемы. Вопросам инновационного развития компаний посвящены работы многих отечественных и зарубежных ученых-экономистов, научные труды и исследования которых послужили теоретической и методологической основой настоящего исследования.

Весомый вклад в теорию инновационного развития и инновационной активности внесли такие отечественные и зарубежные ученые, как

A.И.Балашов, О.М.Белоусова, М.А.Вожегова, С.Ю.Глазьев, Л.М.Гохберг,

B.Н.Гунин, С.Д.Ильенкова, Д.И.Кокурин, Б.Н.Кузык, И.В.Кушнир, Л.С.Леонтьева, Е.С.Макарова, В.Г.Медынский, О.В.Навоева, Е.Ф.Никитская, В.Н.Переходов, Р.Б.Такер, Б.Твис, Р.А.Фатхутдинов, А.Н.Фоломьев, Г.Хамел, Д.Ходжсон, И.Шумпетер, С.Ю.Ягудин и другие. Несмотря на глубокую степень изученности данной проблематики, аспектам инновационного развития и инновационной активности в организационно-управленческой сфере, в частности, в области документооборота, не уделялось достаточного внимания. Глобальные процессы и информатизация общества требуют новых подходов в решении практических задач, которые вышли за рамки существующих исследований.

Проблемам внедрения управленческих инноваций посвящены работы А.Н.Асаула, В.С.Волкова, С.Д.Ильенковой, Д.И.Кокурина, В.И.Кузнецова, Л.М.Мартынова, К.Н.Назина, Л.Н.Орловой, Е.И.Сафиулина, Е.Е.Сидоровой, Д.В.Соколова, Е.И.Юркана, А.И.Уринцова, Г.Хамела, Л.К.Шаминой и других. Несмотря на ряд существенных шагов, которые сделали авторы в целях развития данного направления, вопросы, связанные с внедрением организационно-управленческих инноваций, направленных на развитие обеспечива-

ющих управленческие решения процессов, остаются нерешенными. В связи с этим, указанное направление научной работы требует дальнейшего изучения.

Ряд важных аспектов темы исследования, связанных с проработкой вопросов документационного обеспечения и возможности развития управленческой деятельности освещен в трудах В.Л.Арлазарова, А.М.Баина, Т.Р.Белой, Е.А.Бересневой, М.П.Бобылевой, В.В.Галахова, П.Друкера, И.К.Корнеева, А.Б.Кригера, В.А.Кудряева, Т.В.Кузнецовой, М.В.Ларина, Ю.В.Лелиной, С.А.Орехова, А.Н.Соковой, Ю.Ф.Тельнова и других. В работах ученых данные аспекты исследованы недостаточно, вследствие чего остаются недоработанными вопросы развития процессов документационного обеспечения управления компании посредством внедрения организационно-управленческих инноваций на базе систем электронного документооборота. В настоящее время не сложилась единая методическая основа, включающая в себя подходы, направленные на реализацию организационно-управленческих инноваций в данном направлении, что позволит обеспечить эффективное информационно-документационное взаимодействие в рамках территориально-распределенной организационной структуры. Кроме того, сложность и многоаспектность информационных потоков дополнительно требуют решения ряда прикладных вопросов, не нашедших до настоящего времени отражения в научных исследованиях. Все это определило тему исследования, его цель и задачи.

Цель диссертационной работы заключается в разработке методических принципов и способов внедрения организационно-управленческих инноваций посредством электронного документооборота, направленных на обеспечение эффективных коммуникаций в процессе взаимодействия между структурами территориально-распределенных организаций.

Достижение поставленной цели предполагает постановку и решение следующих основных задач:

1) теоретически обосновать, выявить и систематизировать факторы, влияющие на внедрение системы электронного документооборота как среды организационно-управленческих инноваций;

2) определить и систематизировать критерии выбора системы электронного документооборота, обеспечивающей реализацию организационно-управленческих инноваций;

3) разработать алгоритм внедрения системы электронного документооборота как среды организационно-управленческих инноваций;

4) создать модель построения организационно-управленческих инноваций посредством системы электронного документооборота;

5) сформировать систему индикативного мониторинга оценки экономической эффективности от внедрения организационно-управленческих инноваций в информационно-документационном слое компании.

Объектом исследования являются процессы информационно-документационного обеспечения организационно-управленческих инноваций в территориально-распределенных компаниях.

Предметом исследования являются организационно-управленческие отношения, связанные с формированием и развитием организационно-управленческих инноваций в территориально-распределенных компаниях.

Теоретической и методологической базой исследования послужили работы отечественных и зарубежных авторов по проблемам инновационного развития организаций, инновационной деятельности, развития бизнес-процессов, управления инновациями в компании, информационных технологий, документационного обеспечения управления (далее ДОУ), а также публикации, посвященные отдельным вопросам автоматизации документооборота российских компаний и формированию единого информационно-документационного пространства.

В ходе исследования были изучены такие источники информации, как законодательные и нормативные акты, относящиеся к процессам документационного обеспечения управления; нормативно-методическая документация; российские и зарубежные государственные стандарты; научные журналы и издания, посвященные вопросам инновационного развития и внедрению организационно-управленческих инноваций; профильные издания по проблемам построения единого информационного пространства в компаниях. Методология исследования основывается на применении системного и комплексного подхода. В процессе исследования применялись методы логического анализа, аналогии, наблюдения, эксперимента, анкетирования, экспертных оценок, метод сравнительного анализа, интервьюирование.

Содержание диссертации соответствует паспорту научной специальности 08.00.05 - «Экономика и управление народным хозяйством (управление инновациями)», п.п. 2.3 «Формирование инновационной среды как важнейшее условие осуществления эффективных инноваций. Определение подходов, форм и способов создания благоприятных условий для осуществления инновационной деятельности. Пути улучшения инновационного климата».

Информационную базу исследования составили материалы научно-исследовательской деятельности российских и зарубежных ученых; монографии, диссертации и авторефераты диссертаций, затрагивающие темы управленческих инноваций и развития системы документационного обеспе-

чения управления компании; нормативно-правовые документы и государственные стандарты, принятые в области документационного обеспечения управления; аналитические материалы, посвященные вопросам развития процессов документационного обеспечения управления; материалы корпоративных порталов компаний, органов статистики, обзорно-аналитические материалы консалтинговых компаний, собственные результаты исследований автора, а также ресурсы сети Интернет.

Научная новизна диссертации заключается в решении научной задачи по теоретическому обоснованию и разработке совокупности подходов к реализации организационно-управленческих инноваций посредством совершенствования системы документационного обеспечения управления терри-ториально-распределенной компании.

Результаты, полученные лично автором и выносимые на защиту:

1. Теоретически обоснованы и систематизированы факторы, влияющие на внедрение организационно-управленческих инноваций. Выделенные автором человеческий, организационный, технический, технологический и географический факторы направлены на построение единого информацион-но-документационного пространства компании. Учет выделенных факторов в практической деятельности позволяет адаптировать систему документооборота к задачам, возникающим в управлении.

2. Сформированы критерии выбора релевантной системы электронного документооборота для осуществления организационно-управленческих инноваций в информационно-документационном слое компании. Критерии основаны на учете функциональных параметров (согласование документов, поддержка истории работы с документами, архивное и оперативное хранение и поиск информации и др.), технических параметров (гибкость, интегрируемость, масштабируемость системы) и рыночных параметров (деловая репутация и рыночные позиции компании-разработчика), что позволяет выделить наиболее удовлетворяющий требованиям территориально-распределенной компании инструмент оптимизации процессов документооборота.

3. Разработан алгоритм внедрения системы электронного документооборота в инновационную среду компании для реализации организационно-управленческих инноваций. Предложенный автором алгоритм определяет последовательность действий и структурированный план процесса внедрения системы электронного документооборота, включая в себя этапы, последовательное выполнение которых способствует реализации организационно-управленческих инноваций в компании. Авторская разработка алгоритма позволяет построить модель оптимизации обеспечивающих процессов с учетом центров ответственности на каждом этапе внедрения.

4. Предложена модель реализации организационно-управленческих инноваций, при решении общих и частных управленческих задач в террито-риально-распределенной организационной структуре с помощью использования системы электронного документооборота. Авторская модель дает возможность организовать построение системы электронного документооборота, позволяющее усовершенствовать процессы информационно-документационных коммуникаций за счет оптимизации таких параметров, как скорость принятия управленческих решений, информационная прозрачность, безопасность доступа к информационным ресурсам компании, что способствует повышению эффективности управленческой деятельности компании в целом.

5. Обоснована система показателей оценки экономической эффективности организационно-управленческих инноваций, базирующаяся на выделении двух типов преимуществ: тактических и стратегических, посредством которых оценивается косвенная экономическая эффективность от внедрения организационно-управленческих инноваций. Выделенные автором показатели эффективности в рамках каждого типа преимуществ дают возможность получать прямые и косвенные оценки экономической эффективности внедрения организационно-управленческих инноваций, что необходимо для формирования и реализации инновационной стратегии компании.

В диссертации разработаны научные положения и практические рекомендации, направленные на инновационное развитие системы управления посредством совершенствования процессов, обеспечивающих управленческую деятельность интегрированной, территориально-распределенной компании.

Теоретическая и практическая значимость исследования. Содержащиеся в диссертационной работе основные положения, рекомендации и выводы позволяют решать актуальные задачи, возникающие в области внедрения организационно-управленческих инноваций, направленных на развитие системы управления посредством оптимизации процессов документаци-онного обеспечения управленческой деятельности компании с учетом территориально-распределенной организационной структуры.

Результаты диссертационной работы могут быть использованы как крупными, так и средними компаниями в целях повышения эффективности управления и поддержания конкурентных преимуществ на рынке, способствуя наиболее эффективному информационно-документационному внутрикорпоративному взаимодействию и экономическому росту компании.

Апробация результатов исследования. Основные выводы и положения диссертационной работы докладывались и получили положительную

оценку на научно-практических конференциях и семинарах, а также на международных научно-практических конференциях: 25-ой Всероссийской научной конференции молодых ученых «Реформы в России и проблемы управления» (Москва, 2010), 15-ой Международной научно-практической конференции «Актуальные проблемы управления - модернизация и инновации в экономике» (Москва, 2010), 26-ой Всероссийской научной конференции молодых ученых «Реформы в России и проблемы управления» (Москва, 2011), 16-й Всероссийской научно-практической конференции «Актуальные проблемы управления-2011» (Москва, 2011), а также на Международной научно-практической конференции «Актуальные вопросы управления социально-экономическими системами в условиях модернизации» (Саратов, 2011), 2-й международной научно-практической конференции «Информационная среда и ее особенности на современном этапе развития мировой цивилизации» (Саратов, 2012), Международной научно-практической конференции «Современное образование: плюсы, минусы и перспективы» (Саратов, 2013), Международной научно-практической конференции «Актуальные вопросы развития социально-экономических систем в современном обществе» (Саратов, 2013), Международной научно-практической конференции «Посниковские чтения» (Смоленск, 2013), научно-практической конференции «Инновационное развитие российской экономики» в рамках недели науки МЭСИ (Москва, 2013).

Результаты исследования были апробированы на примере крупной, территориально-распределенной, горнорудной компании и получили одобрение (акт о внедрении результатов диссертационной работы в АК «АЛРОСА» (ОАО)). Материалы диссертации внедрены в практику учебного процесса в ФГБОУ ВПО «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)» кафедры общего менеджмента и предпринимательства при чтении лекций и проведении семинарских занятий в рамках учебных курсов «Информационное обеспечение стратегического менеджмента» и «Эффективность и качество управления организацией». Методические разработки диссертационного исследования были использованы в процессе научно-исследовательской работы кафедры документоведения и доку-ментационного обеспечения управления ФГБОУ ВПО «Государственный Университет Управления (ГУУ)» на тему: «Анализ методических основ и опыта совершенствования документального обеспечения управления в промышленности».

Публикации. В рамках темы диссертации автором опубликовано 21 научная работа, общим объемом 7,64 п. л., из них 6 статей в российских рецензируемых научных журналах, в которых должны быть опубликованы ос-

новные научные результаты диссертаций на соискание ученых степеней доктора и кандидата наук.

Структура и объем работы обусловлены целью и задачами исследования, которое состоит из введения, трех глав, заключения, приложений и списка литературы. Диссертация изложена на 193 страницах печатного текста, включая приложения, 18 рисунков и 14 таблиц. Список литературы насчитывает 155 единиц наименований.

П. ОСНОВНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ДИССЕРТАЦИОННОГО ИССЛЕДОВАНИЯ

В рамках первого результата теоретически определены и систематизированы основные факторы, влияющие на внедрение организационно-управленческих инноваций, направленных на структурирование единого ин-формационно-документационного пространства компании. На основе проведенного в рамках исследования анализа существующих подходов к группировке факторов, влияющих на внедрение инноваций, а также с учетом информационной и организационной инфраструктуры территориально-распределенной компании, автором выделены пять факторов: человеческий, организационный, технологический, технический и географический. Факторы и сопряженные с ними проблемы представлены на рисунке 1.

Человеческий фактор связан с реакцией персонала компании к внедрению организационно-управленческих инноваций. Организационный фактор характеризуется несбалансированностью на различных уровнях методического обеспечения, что проявляется в отсутствии или недостаточном развитии методической базы, обеспечивающей совершенствование информацион-но-документационных процессов на базе информационных технологий. Технологический фактор связан с принятой в компании технологией работы с документами, которая в условиях изменений требует пересмотра и адаптации в процессе реализации организационно-управленческих инноваций. Технический фактор связан с технической инфраструктурой компании (каналы связи, серверное обеспечение и прочее). Географический фактор связан с территориальной распределенностью подразделений компании, разница во времени между которыми может превышать 6 часов. Этот фактор оказывает значительное влияние на эффективность информационно-документационных коммуникаций в территориально-распределенной среде.

Выделенные в работе факторы могут оказывать как стимулирующее, так и дестимулирующее влияние на внедрение организационно-управленческих инноваций в компании.

Рисунок 1 — Факторы, влияющие на внедрение организационно-управленческих инноваций на базе СЭД (составлено автором)

Важно отметить, что каждый из рассматриваемых факторов оказывает значительное влияние на развитие процессов компании и структурирование единого информационно-документационного корпоративного пространства, однако, на взгляд автора, приоритетное влияние имеет географический, организационный и технический факторы.

Предложенный автором новый подход к группировке факторов позволяет своевременно идентифицировать возникающие в практической деятельности компании проблемы и осуществить их оперативное решение. Процесс адаптации системы документооборота к возникающим в управлении проблемам создает механизм совершенствования информационной среды компании, обеспечивающий внедрение организационно-управленческих инноваций.

В рамках второго результата разработана система оценочных критериев по выбору релевантной СЭД для внедрения организационно-управленческих инноваций. Специализированные информационные системы (далее — ИС) представимы в качестве современного инструментария для реализации организационно-управленческих инноваций. В диссертационной работе показано, что инструментом для оптимизации процессов, обеспечивающих управленческую деятельность (процессов ДОУ) являются системы класса СЭД. Выбор информационной системы представляет собой многокритериальную задачу. Определение критериев основано на многостороннем

анализе существующих на рынке систем данного класса, который связан с рядом параметров. В целях исследования автор выделяет три группы параметров: функциональные, технические и рыночные (рис. 2).

Рисунок 2 — Критерии выбора СЭД (составлено автором)

Первая группа объединяет в себе критерии, характеризующие функциональные возможности и особенности СЭД. Особую важность представляет полнота функциональности системы применительно к управленческим зада-

чам конкретной компании. В свою очередь, функциональность определяется как взвешенная сумма иерархически организованных частных характеристик функциональности. Вторая группа характеризует технические возможности СЭД. Третья группа объединяет в себе критерии, характеризующие компанию-поставщика, чьей разработкой является конкретная система.

Выделенные группы параметров предполагают локальное деление критериев по степени важности на основные и дополнительные критерии. Основные критерии определяют магистральные требования и должны подвергнуться оценке в первую очередь. К числу основных, в рамках выделенных функциональной, технической и рыночной групп критериев, автор относит: виды документов, версионность, номенклатура дел, отчеты, задачи/поручения, безопасность, справочники, архив, поиск, маршрутизация, гибкость, масштабируемость, хранение данных, интегрируемость, компания-разработчик. Дополнительные критерии имеют второстепенное значение и не являются принципиальными при выборе СЭД. К числу дополнительных критериев, автор относит следующие: шифрование, электронно-цифровая подпись, обновления и стоимость системы.

Предложенная автором идентификация и систематизация критериев выбора системы электронного документооборота позволяет выделить наиболее удовлетворяющий требованиям территориально-распределенной компании инструмент оптимизации процессов документооборота. Выделенные автором группы параметров носят универсальный характер и могут быть использованы при выборе информационных систем в целях совершенствования других предметных областей.

В рамках третьего результата разработан алгоритм внедрения системы электронного документооборота в информационную среду компании для реализации организационно-управленческих инноваций, благодаря которому крупные, территориально-распределенные компании получают возможность преодолеть разрозненность используемых ИС, невозможность их интеграции, локальные нестыковки в информационно-документационных коммуникациях.

Низкий уровень эффективного использования СЭД в территориально-распределенных компаниях позволяет судить о том, что существующие подходы к внедрению современных инструментов управления делопроизводственными процессами не совершенны и не охватывают весь комплекс необходимых работ, требуется разработка новых алгоритмов, учитывающих все особенности процесса внедрения организационно-управленческой инновации с использованием информационных технологий в управлении.

Автором предложен алгоритм реализации организационно-управленческих инноваций на базе внедрения системы электронного документооборота, который определяет и учитывает роли участников процесса на каждом этапе соответствующей стадии, что в свою очередь позволяет выстроить четкое представление об исполнителях проводимых работ на каждом этапе внедрения (рис.3). В таблице 1 раскрыто содержание этапов алгоритма.

На основе контекстного анализа ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания» в диссертационной работе выделены и обоснованы участники процесса внедрения автоматизированной системы, в числе которых:

• внутренние участники — это представители структурных и функциональных подразделений компании, которые владеют экспертными знаниями определенного функционального направления (документооборот, информационные технологии, финансы и др.).

• внешние участники — это представители сторонней организации, осуществляющей работы по созданию и внедрению средства автоматизации в рамках того или иного функционального направления.

Таким образом, в диссертации учтены этапы работ, которые выполняются как компанией-заказчиком, так и штатными специалистами, уточнены цели каждого этапа, определены ответственные за этап, обоснован ожидаемый результат по завершению каждого этапа, конкретизирован перечень работ на каждом этапе внедрения СЭД и проведена идентификация ролей внутренних и внешних участников процесса внедрения.

Разработанный автором алгоритм позволяет решить ряд важных управленческих задач, обеспечивающих эффективное управление компанией, а также учитывает систему взаимоотношений участников процесса внедрения, сложившуюся в современной практике. Наличие структурированного подхода к реализации организационно-управленческих инноваций посредством использования информационных технологий в управлении, основанного на новых подходах к процессу развития документационного обеспечения управления компании, обеспечивает эффективное управление информационными ресурсами.

ЭТАП 11

СЭД доработана по результатам ОПЭ

Функциональность СЭД внедрена ! полном объеме

Составлено ТЭО необходимости внедрения

организационно-управленческих инноваций на базе СЭД

ЭТАП 12

СЭД функционирует

во всех подразделениях

Определены функциональные требования к СЭД

Сотрудники компании обучены и готовы к работе в СЭД

ЭТАП 3

Выбрана релевантная СЭД и компания-разработчик

ЭТАП 14

ЭТАП 8

СЭД готова к ОПЭ

ЭТАП 4

ЭТАП 5

Составлена и согласована вся документация по проекту внедрения СЭД

Рисунок 3 — Алгоритм реализации организационно-управленческих инноваций на базе СЭД (составлено автором)

Таблица 1 — Описание этапов алгоритма реализации организационно-управленческих инноваций (ОУИ) на базе внедрения СЭД (составлено

автором)

№ этапа Название этапа Содержание этапа

1. Подготовительный этап Экономическое и практическое обоснование для руководства компании необходимости развития процессов документационного обеспечения управленческой деятельности и внедрения организационно-управленческих инноваций (ОУИ) на базе СЭД.

2. Внутренний анализ информационной инфраструктуры компании Максимально полное выявление функциональных потребностей компании по развитию процессов ДОУ и определение технических возможностей обеспечения работы средств информационных технологий, направленных на внедрение ОУИ.

3. Выбор СЭД для реализации ОУИ Выбор средства совершенствования ДОУ, наиболее полно удовлетворяющего предварительным требованиям заказчика.

4. Внешний анализ информационной инфраструктуры компании Анализ информационно-технического состояния процессной области компании, включая анализ процессов ДОУ компании.

5. Документирование процесса внедрения СЭД Разработка, согласование и утверждение основных проектных документов.

6. Этап внедрения СЭД Физическая реализация требований заказчика на базе поставляемой платформы СЭД.

7. Тестирование настроенного решения на программной платформе СЭД Проверка соответствия настроенного решения требованиям компании-заказчика, тестирование с имитацией нагрузки на СЭД.

8. Методическое обеспечение и обучение пользователей Разработка пользовательских инструкций, обучающих видеороликов по работе в СЭД.

9. Опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ) СЭД Эксплуатация СЭД в компании заказчика ключевыми пользователями.

10. Доработка и настройка СЭД по результатам ОПЭ Устранение выявленных на этапе ОПЭ недостатков СЭД.

11. Промышленная эксплуатация (ПЭ) СЭД в компании Эксплуатация СЭД в компании заказчика в полном объеме.

12. Масштабирование системы на все подразделения компании Распространение программного обеспечения СЭД на все подразделения компании-заказчика, расширение функционала системы при необходимости.

13. Поддержка и сопровождение СЭД Осуществление информационной, методической и технической поддержки СЭД.

14. Завершающий этап работ по процессу внедрения СЭД в компании Завершение или пролонгация взаимодействия с компанией-разработчиком, определение дальнейшего плана действий по развитию бизнес-процессов и их автоматизации на базе информационной системы.

В рамках четвертого результата предложена модель реализации организационно-управленческих инноваций, направленных на решение управленческих задач в территориально-распределенной организационной структуре посредством использования СЭД. Наличие в организационной структуре такого рода компаний большого количества филиалов и представительств, находящихся в разных часовых поясах, усложняет инновационный процесс и требует проработки организационных вопросов, связанных с технологией построения архитектуры СЭД, которая бы учитывала взаимосвязь уровней и функций управления.

Предложенная в диссертационном исследовании архитектура построения СЭД включает в себя аппаратное обеспечение, механизмы обмена ин-формационно-документационными потоками между удаленными подразделения, что обеспечивает бесперебойное выполнение системой всех процессов, характерных для документационного обеспечения управленческой деятельности (рис. 4).

Зона 1 (основ- | Зона 2 (подчинен-

ная) | ная)

Рисунок 4 — Обобщенная модель технологической архитектуры СЭД для крупной компании (составлено автором)

В основе построения модели лежит зонирование организационной структуры компании, при этом количество зон зависит от географической распределенности конкретной компании. Каждая зона включает в себя необходимый набор элементов СЭД и в зависимости от территориальной удаленности подразделение компании относят к одной из зон. В результате система имеет децентрализованную структуру с двумя и более зонами, находящимися в слабой зависимости между собой. Между зональными элементами СЭД должен быть организован обмен информацией основных справочников, документов и заданий. Одна из зон выбирается в качестве основной, где производятся все изменения справочной информации и иных настроек СЭД с возможностью синхронизации данных.

Автором разработана обобщенная модель реализации организационно-управленческих инноваций на базе СЭД с использованием концепции системного подхода, при этом системные объекты интерпретированы применительно к процессу внедрения инновационных решений в сфере информаци-онно-документационных коммуникаций (рис. 5). Параметрами входа являются информационно-технологические, материально-технические, организационно-управленческие ресурсы, в частности, действующая архитектура документооборота, соответствующая текущему состоянию управленческих процессов в организации. В результате создания организационно-управленческой инновации, реализуемой путем внесения изменений в существующую СЭД, либо внедрения новой СЭД, возникают параметры выхода, формирующие оптимизированный организационно-управленческий механизм, действующий на основе адаптированной к нему системы документооборота.

Цель зависит от управленческих проблем, решаемых с помощью системы документооборота. К целям реализации организационно-управленческих инноваций может быть отнесено: повышение эффективности работы персонала, снижение управленческих расходов и, как следствие, максимизация текущих прибылей, открытие новых территориальных точек, улучшение коммуникаций в организации, оптимизация системы мониторинга и контроля и т.п. Посредством обратной связи обеспечивается перманентность процесса внедрения инноваций в сфере управления на основе информации поступающей от подчиненного уровня к уровню высшего звена управления за счет реакции подчиненного уровня на изменения в системе документооборота и скорости адаптации к изменениям.

Предложенная автором модель консолидирует в себе организационно-управленческие инновации, технологическую архитектуру системы, а также функции управления.

Рисунок 5 — Обобщенная модель реализации организационно-управленческих инноваций на базе СЭД (составлено автором)

Такой подход обеспечивает эффективное решение управленческих задач в режиме реального времени, поддерживает непрерывность процесса принятия управленческих решений в условиях территориальной распределенности и разницы во времени. Все это позволяет компаниям получать значительные организационно-управленческие преимущества в результате применения инноваций в области менеджмента, а также управлять коммуникациями компании на качественно новом уровне и учитывать тенденции внешней среды.

В рамках пятого результата обоснована система показателей оценки экономической эффективности организационно-управленческих инноваций. Наряду с этим, выделены два типа преимуществ: тактические и стратегические, которые создают привязку оценки экономической эффективности к временному горизонту действий управленческих решений.

В диссертации автором обоснованы и определены виды эффектов и эффективности, среди которых выделены явные и неявные, прямые и косвенные. Явные и неявные эффекты идентифицируются в зависимости от возможности их непосредственно оценивать и рассчитывать соответствующие показатели эффективности. В таблице 2 представлены показатели эффектов, в отношении которых существует возможности их прямой оценки и расчета связанных с ними показателей эффективности. Для оценочных процедур имеют значение и косвенные эффекты, примерами которых являются следующие: повышение качества обслуживания клиентов; оптимизация организационной структуры и контроля исполнительской дисциплины; повышение лояльности клиентов и сотрудников; совершенствование коммуникативного взаимодействия и др. Вместе с тем, оценка косвенного эффекта методологически разработана слабо, сложна, трудоемка и при этом неточна.

Таблица 2 — Виды эффекта от внедрения инноваций на базе системы электронного документооборота и возможности их оценки.

Виды положительных эффектов / эффективности Категории эффектов

явный / неявный | прямой / косвенный

Показатели эффекта

Снижение затрат рабочего времени явный прямой

Экономия фонда оплаты труда явный прямой

Снижения материальных затрат явный прямой

Экономия пространственных ресурсов явный прямой

Снижение себестоимости продукции явный прямой

Экономия финансовых ресурсов явный прямой

Снижения управленческих затрат явный косвенный

Показатели эффективности

Производительность персонала явный косвенный

Затратность управленческой деятельности явный косвенный

Рентабельность управленческой деятельности явный косвенный

Общая рентабельность деятельности компании явный косвенный

Деловая активность (оборачиваемость) явный косвенный

Эффективность системы управления представляется возможным оценивать посредством финансовых коэффициентов, рассчитываемых на основе конечных результатов деятельности организации и затрат на управление. Исходя из этого, косвенная оценка эффективности системы управления может

быть реализована через оценку общих и частных коэффициентов рентабельности (табл.3). Следует отметить, что общие показатели рентабельности наиболее опосредованно выражают эффективность СЭД, причем значение имеет не столько уровень, сколько их динамика.

Таблица 3 — Косвенные показатели эффективности организационно-управленческих инноваций, внедренных на базе СЭД в ОАО АЛРОСА за период 2008- 2012 гг., %*

Наименование показателен 2008 2009 2010 2011 2012

Рентабельность продаж 31,4 23,7 54,3 28,8 40,1

Рентабельность активов 0,7 0,8 10,5 2,5 11,7

Рентабельность собственного капитала 1,2 1,5 18,8 4,4 17,0

Ресурсоотдача (оборачиваемость капитала) 0,3 0,2 0,3 0,4 0,4

Отношение управленческих расходов к себестоимости 26,9 23,7 17,1 24,7 23,3

Отношение управленческих расходов к валовой прибыли 0,3 0,3 0,1 0,2 0,2

Рентабельность управленческой деятельности по чистой прибыли, 14,9 26,5 88,2 250,4 290,5

*Исходные данные для расчетов приведены в Приложении 9 диссертации

Как показывают результаты расчетов, представленные в таблице 3, уровень показателей ОАО «АЛРОСА» демонстрирует несоответствие масштабов имущества масштабам выручки, что выражается в низком уровне рентабельности активов и ресурсоотдачи. В то же время, рентабельность управленческой деятельности по чистой прибыли, более тесно связанная с управленческими расходами, показывает в динамике резкий рост и чрезвычайно высокий уровень. Это дает основание предположить положительное влияние на данный показатель организационно-управленческих инноваций.

С точки зрения фактора времени, автором выделены два типа преимуществ, получаемых в результате внедрения инноваций в информационную среду компании. К ним отнесены стратегические выгоды, ориентированные на стратегические цели компании, представляющие собой результаты, которые могут быть достигнуты в долгосрочном периоде, и тактические выгоды, имеющие значение в краткосрочном периоде, относящиеся к операционной деятельности и возникающие за счет снижения эксплуатационных затрат. Показатели эффективности, соотнесенные с типами преимуществ, представлены автором в табличной форме (табл. 4).

Таблица 4 — Система индикативного мониторинга оценки экономической эффективности организационно-управленческих инноваций (составлено автором)

Вид выгоды Показатель эффективности Вид преимущества

Производительность труда управленческого персонала компании Прозрачность типовых процессов ДОУ (согласование, подписание, утверждение, рассмотрение документов), возможность мониторинга процессов ДОУ в режиме реального времени. Возможность коллективной работы с документами.

1 э* Контроль исполнительской дисциплины в рамках компании Возможность получения разнородной отчетной информации по исполнению поручений, в т.ч. и промежуточной. Контроль сроков исполнения. Прозрачность процесса исполнения управленческого решения (мониторинг в режиме реального времени).

н и О Е 1 Эффективность коммуникативного взаимодействия Доставка, рассмотрение и исполнение документации в режиме реального времени.

а 1 1 Л К С Уровень информационной безопасности компании Многоуровневое разграничение прав доступа пользователей к информационно-документальному массиву. Централизованное управление сетевыми ресурсами и применение единой политики безопасности. Сохранность документов и удобство их хранения в едином информационно-документальном массиве компании.

и 1 о в Экономия фонда оплаты труда (ФОТ) Снижение трудозатрат управленческого персонала. Снижение трудозатрат на обслуживание программно-аппаратных комплексов подразделений посредством централизованного сопровождения. Сокращение нагрузки и оптимизация численности делопроизводственного персонала.

£ т Экономия рабочего времени Ускорение типовых процессов обработки, доставки, рассмотрения и исполнения документов. Возможность удаленной работы с информационно-документальным массивом.

и а» я 1 (2 Экономия финансовых ресурсов Снижение материальных затрат на приобретение нового оборудования за счет вывода го эксплуатации дублирующих информационных систем (ИС), в т.ч. в подразделениях компании. Снижение затрат на расходные материалы (бумага, краска для печатных и копировально-множительных устройств). Снижение энергозатрат (экономия электроэнергии) за счет вывода ш эксплуатации дублирующего оборудования, в т.ч. в подразделениях компании. Снижение транспортных расходов на доставку документов в удаленные подразделения компании. Снижение издержек на сопровождение разнородных информационных систем.

Экономия пространственных ресурсов Освобождение физического места для хранения документов.

Внедрение организационно-управленческих инноваций посредством СЭД направлено на повышение качества используемой в компании информации (ее надежности, доступности, точности, полноты, своевременности), а также на повышение эффективности отдельных процедур и процессов. Эти два аспекта тесно взаимосвязаны: повышение качества информации увеличивает скорость и результативность выполнения операций, а грамотно выстроенные процессы улучшают свойства используемой информации как стратегически важного ресурса, что в свою очередь оказывает влияние на деятельность компании в целом.

В результате выполнения исследования автором сделаны следующие выводы:

1. Организационно-управленческие инновации обеспечивают устойчивое развитие компании и ее эффективное функционирование в современных динамических условиях внешней среды. Процессы документационного обеспечения, поддерживающие управленческую деятельность компании, являются важнейшим элементом системы управления и пронизывают всю инфраструктуру компании, играя значительную роль в формировании инновационной среды.

2. В условиях современного экономического развития, где информацию и принципы работы с ней можно считать отдельным фактором производства, компании сталкиваются с задачами построения единого информационного пространства. Особо остро данная потребность проявляется у компаний с территориально-распределенной структурой, подразделения и представительства которых находятся в разных часовых поясах и степень взаимодействия между ними значительно слабее. Трудности управления такими объектами требуют внедрения организационно-управленческих инноваций в деятельность компаний.

3. Управленческие решения реализуются через определенный набор документов организационно-распорядительного и иного характера, в связи с чем необходимы новые подходы к управлению процессами документационного обеспечения управления и организационно-управленческие инновации, которые учитывают особенности территориально-распределенной компании и решают стоящие перед ней задачи информационно-документационного взаимодействия.

4. Инновационные подходы и методы управления процессами в части совершенствования управленческого документооборота позволяют не только оптимизировать структуру менеджмента, но и получить качественно новый функциональный продукт на уровне инжиниринговых процессов фирмы, что

является неотъемлемой частью построения нового технико-экономического уклада в обществе.

5. Экономическая эффективность от внедрения организационно-управленческих инноваций в компании определяется путем оптимизации накладных расходов себестоимости продукции за счет экономии на управленческих операциях посредством экономии временных, пространственных, финансовых и человеческих ресурсов при использовании электронного документооборота.

III. ОСНОВНЫЕ ПУБЛИКАЦИИ ПО ТЕМЕ ДИССЕРТАЦИИ

Публикации автора по теме диссертации в изданиях, рекомендованных ВАК:

1. Гаранина Г.Г. Организационно-управленческие аспекты внедрения инноваций на базе системы электронного документооборота / Г.Г.Гаранина, Е.Ф.Никитская // Вестник Тверского государственного университета (ТвГУ). Научный журнал. Серия «Экономика и управление». — 2014. — №4, т. 1.-0,9 п.л.

2. Гаранина Г.Г. Теоретические обоснования концепции инновационного развития бизнес-процессов в компании / Г.Г.Гаранина // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. Научно-практический журнал. — 2014,-№1.-0,5 п.л.

3. Гаранина Г.Г. Анализ информационной инфраструктуры предприятия в рамках инновационного обновления бизнес-процессов / Г.Г.Гаранина // Вестник Ярославского педагогического университета. — 2013. — №4. — 0,5 п.л.

4. Гаранина Г.Г. Инновационные подходы к развитию бизнес-процессов в компании / Г.Г.Гаранина // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета (Научный журнал КубГАУ) [Электронный ресурс] — IDA [article ID]: 0921308048. — Режим доступа: http://ej.kubagro.ru/2013/08/pdf/48.pdf. — 2013. — №92(08). — 0,75 п.л.

5. Гаранина Г.Г. Критерии выбора СЭД / Г.Г.Гаранина // Вестник Университета (ГУУ). — 2011. — №5. — 0,5 п.л.

6. Гаранина Г.Г. Сравнительный анализ потребительских качеств систем автоматизации документооборота / Г.Г.Гаранина // Вестник Университета (ГУУ). — 2011. — №15. — 0,5 п.л.

Публикации автора в других научных изданиях:

7. Гаранина Г.Г. Оценка экономической эффективности организационно-управленческих инноваций (на примере документооборота) / Г.Г.Гаранина // Электронное научно-практическое периодическое издание «Экономика и социум» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.iupr.ru. — 2014. — №1 (10). — 0,7 п.л.

8. Гаранина Г.Г. Алгоритм внедрения системы электронного документооборота как инструмента организационно-управленческий инноваций в компании/ Г.Г.Гаранина // Взаимодействие социально-экономических и инновационных процессов / под. ред. Е.Ф. Никитской [и др.]. — Сборник научных трудов, - Ярославль, 2013. — 0,4 п.л.

9. Гаранина Г.Г. Критерии выбора информационной системы как инструмента повышения эффективности управления бизнес-процессами документооборота / Г.Г.Гаранина // материалы международной научно-практической конференции «Посниковские чтения» Творческое наследие A.C. Посникова и современность // СмолГУ, 2013. — 0,3 п.л.

10. Гаранина Г.Г. Методические рекомендации по совершенствованию механизмов работы с документами на промышленном предприятии / Г.Г.Гаранина // «Современное образование: плюсы, минусы и перспективы»: материалы международной научно-практической конференции / Отв. ред. Зарайский A.A. — Саратов: Издательство ЦПМ «Академия Бизнеса», 2013. — 0,22 п.л.

11. Гаранина Г.Г. Информационно-документационное состояние промышленного предприятия / Г.Г.Гаранина // «Актуальные вопросы развития социально-экономических систем в современном обществе»: материалы международной научно-практической конференции в 2-х частях — ч. 1 / Отв. ред. A.H. Плотников — Саратов: Издательство ЦПМ «Академия Бизнеса», 2013.-0,13 п.л.

12. Гаранина Г.Г. Факторы, препятствующие структурированию единого информационного поля среды бизнес-процессов компании / Г.Г.Гаранина // «Инновационное развитие российской экономики»: материалы международной научно-практической конференции / МЭСИ, 2013. — 0,44 п.л.

13. Гаранина Г.Г. Построение единого информационного пространства на предприятии / Г.Г.Гаранина // «Информационная среда и ее особенности на современном этапе развития мировой цивилизации»: материалы 2-й международной научно-практической конференции / Отв. ред. Зарайский A.A. — Саратов: Издательство ЦПМ «Академия Бизнеса», 2012. — 0,13 п.л.

14. Гаранина Г.Г. Модернизация СЭД в АК «AJIPOCA» (ОАО) (С компьютером наперевес) / Г.Г.Гаранина, В.М.Шишкин // Вестник AJIPOCA (Издание акционерной компании «AJIPOCA»). — 2012. — №3 (188). — 0,24 п.л.

15. Гаранина Г.Г. Совершенствование процессов работы с документами в АК «AJIPOCA» (ЗАО) / Г.Г.Гаранина // сборник научных статей «Экономика. Управление. Культура», Вып. №18, под ред. д. э. н., проф. Абрамовой Л. Д., ГУУ. — М.: ГУУ, 2011. — 0,41 п.л.

16. Гаранина Г.Г. Анализ эффективности электронного документооборота / Г.Г.Гаранина // Материалы 26-й Всероссийской научной конференции молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления-2011», Вып. №1,2011.-0,13 п.л.

17. Гаранина Г.Г. Архитектурное решение СЭД для АК «АЛРОСА / Г.Г.Гаранина //Материалы 16-й Всероссийской научно-практической конференции «Актуальные проблемы управления-2011», Вып.№2, 2011. — 0,2 п.л.

18. Гаранина Г.Г. Электронный документооборот - основа эффективного управления / Г.Г.Гаранина // «Актуальные вопросы управления социально-экономическими системами в условиях модернизации»: материалы международной научно-практической конференции / Отв. ред. Тягунова Л.А. — Саратов: Издательство ЦПМ «Академия Бизнеса», 2011. — 0,13 п.л.

19. Гаранина Г.Г. Автоматизированный документооборот как преимущество компании / Г.Г.Гаранина // Сборник научных статей «Экономика. Управление. Культура», Вып. №17, под ред. д. э. н., проф. Абрамовой Л. Д., ГУУ. — М.: ГУУ, 2010. — 0,3 п.л.

20. Гаранина Г.Г. Защита информации и информационная безопасность в СЭД / Г.Г.Гаранина // Материалы 25-й Всероссийской научной конференции молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления-2010», Вып. №1,2010. — 0,13 п.л.

21. Гаранина Г.Г. Современные технологии в информационно-документационном обеспечении управления / Г.Г.Гаранина // Материалы 15-й Международной научно-практической конференции «Актуальные проблемы управления — модернизация и инновации в экономике», Вып. №4, 2010, —0,13 п.л.

Подписано к печати 19.03.15

Формат издания 60x84/16 Бум. офсетная №1 Печать офсетная

Печ.л. 1,7 Уч.-изд. л. 1,6 Тираж 100 экз.

Заказ № 11143

Типография издательства МЭСИ. 119501, Москва, Нежинская ул., 7