Методы документирования хозяйственных операций и формы бухгалтерского учета в условиях научно-технического прогресса тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Стукатанов, Евгений Александрович

Введение.

Глава I. Совершенствование хозяйственного механизма розничной торговли и задачи бухгалтерского учета в системе управления предприятиями.II

1.1. Целевое содержание и основные этапы управления розничной торговлей.II

1.2. Хозяйственный учет и современные тенденции его развития.

Глава 2. Синтез информационной модели бухгалтерского учета.

2.1. Формы бухгалтерского учета как информационная модель хозяйственной деятельности предприятия.

2.2. Методы построения информационной модели.

Глава 3. Реализация формы бухгалтерского учета.

3.1. Основные принципы построения информационной модели.

3.2. Организация автоматизированной обработки информации.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Методы документирования хозяйственных операций и формы бухгалтерского учета в условиях научно-технического прогресса"

В центре внимания Коммунистической партии Советского Союза и правительства нашей страны всегда находилось благополучие советского народа. Эта позиция Коммунистической партии нашла новое подтверждение в решениях ХХУ1 съезда КПСС, на котором главная задача на XI пятилетку была сформулирована следующим образом: "Главная задача одиннадцатой пятилетки состоит в обеспечении дальнейшего роста благосостояния советских людей на основе устойчивого, поступательного развития народного хозяйства, ускорения научно-технического прогресса и перевода экономики на интенсивный путь развития, более рационального использования производственного потенциала страны, всемерной экономии всех видов ресурсов и улучшения качества работы" Г2.П.С. 38] .

В результате неуклонного проведения данной политики национальный доход нашей страны с 1950 по 1982 г. вырос в 9 раз, среднемесячная заработная плата со 100 до 145 рублей, валовая продукция промышленности и сельского хозяйства в тринадцать и два и шесть десятых раза соответственно. При этом объем продукции легкой промышленности в 1,5 раза превысил уровень 1970 года. В 1982 г. были продемонстрированы еще более высокие возможности нашей промышленности: в этом году производство промышленной продукции по сравнению с 1981 годом выросло на 0,2%, а объем производства пищевой промышленности на 4% f2.5, с. 68] .

Особое внимание в этот период уделялось созданию и развитию отраслей промышленности, обеспечивающих научно-технический прогресс. Ускоренное развитие этих отраслей обеспечили выпуск более совершенного оборудования и современных средств вычислительной техники, которые создали предпосылки для повышения эффективности общественного производства, роста производительности труда.

Достигнуть указанных рубежей позволила большая и целенаправленная работа, проделанная советским народом по реализации решений Пленумов ЦК КПСС, Постановлений ЦК КПСС и Совета Министров СССР,направленных на совершенствование управления экономикой: "Об улучшении планирования и усилении воздействия хозяйственного механизма на повышение эффективности производства и качества работ", "О мерах по ускорению научно-технического прогресса в народном хозяйстве" и ряде других. Для отрасли торговли система мер по дальнейшему развитию конкретизирована в Постановлении ЦК КПСС и Совета Министров СССР "О мерах по дальнейшему развитию торговли и улучшению торгового обслуживания населения в одиннадцатой пятилетке". Постановление обязывает: "Осуществить необходимые мероприятия, направленные на ускорение научно-технического прогресса в торговле. Обеспечить на действующих торговых предприятиях реализацию возрастающей массы товаров при той же или меньшей численности работающих, осуществить мероприятия, предусматривающие укрепление хозяйственного расчета, усиление режима экономии, обеспечение сохранности социалистической собственности, сокращение потерь в торговле". Г2.7] . Реализация поставленных задач требует существенного совершенствования процессов управления и может быть достигнута только на основе использования современных средств вычислительной техники и создания систем автоматизированной обработки экономической информации. Примеры реализации таких систем можно наблюдать во многих городах нашей страны. Сегодня в торговле создано и успешно функционирует более 60 вычислительных центров, которые выполняют обработку торгово-экономической информации.

На этих центрах, как правило, решаются задачи, обеспечивающие механизацию отдельных участков учета,и значительно резке выполняется комплексная механизация бухгалтерского учета с выдачей сальдово-оборотного баланса. Проблемы оперативно-технического и статистического учета, а также планирования и анализа хозяйственной деятельности часто выпадают из поля зрения существующих систем обработки данных. Однако практика показала, что организация автоматизированной обработки данных только в интересах бухгалтерского учета дорого обходится торговле, а данные,• хранящиеся в архивах ЭШ,не используются в полной мере. Эффективность решения задач может быть существенно повышена путем организации комплексного использования торгово-экономической информации в интересах всех функций управления'* Данная проблема уже давно интересовала многих ученых-экономистов,и по этой проблеме выпущено уже много работ. Однако в опубликованных работах имеются два существенных недостатка.

Во-первых, исследования доведены только до уровня концептуальных решений, но при этом отсутствуют методологические рекомендации по использованию этих решений в.практике.

Во-вторых, концептуальные решения не увязаны с проблемами и потребностями управления.

Кроме того, остаются неразработанными вопросы документирования хозяйственных операций без использования бухгалтерского аппарата, т.е. проблемы автоматизации процессов оформления документов.

Диссертационное исследование посвящено вопросам автоматизации бухгалтерского учета, соответствует "координационному плану работ по созданию и дальнейшему развитию автоматизированных систем управления (АСУ) в торговле на I98I-I985 гг., утвержденному решением коллегии Министерства торговли СССР от 15 июня 1982 г. в части создания системы для промтоварной фирмы (универмага), что свидетельствует об актуальности избранной темы [2.3J .

Цели и задача исследования - теоретическое обоснование и разработка предложений по повышению эффективности работы бухгалтерского аппарата в условиях комплексной автоматизации обработки экономической информации на базе современных средств вычислительной техники. Исходя из указанной цели, задачами диссертации являются: формирование и последующая реализация принципов автоматизации документирования фактов хозяйственной жизни, позволяющих устранить из практики работы бухгалтерского аппарата и специалистов других функциональных отделов торговых предприятий рутинные операции по оформлению документов, упростить схему документооборота, сократить объемы обрабатываемой информации и затраты на их обработку, повысить оперативность оформления документов и обеспечить их отражение на машинных носителях; разработка рекомендаций по укреплению сохранности социалистической собственности и повышению эффективности хозяйственной деятельности; проектирование и внедрение нового варианта таблично-автоматизированной формы учета, обеспечивающей повышение оперативности и контрольных функций учета, снижение затрат на обработку информации и создание наиболее благоприятных условий у специалистов торговых предприятияй для формирования установленной отчетности и осуществления функций оперативного управления хозяйственной деятельностью.

Работа выполнена на основе обследования состояния механизации учетных работ в розничной торговле Ленинграда и других городов страны, проведения экспериментальных проверок и расчетов, изучения и анализа инструктивных и методических материалов, а также литературных источников.

Методика исследования . Теоретическую и методологическую основу исследования и предложений по совершенствованию учета в розничных торговых предприятиях представляют труды классиков марксизма-ленинизма, материалы съездов КПСС, Пленумов ЦК КПСС, Постановления ЦК КПСС и Совета Министров СССР, методические материалы по рассматриваемым в диссертации вопросам. В ходе выполнения исследования изучены труды советских и зарубежных авторов по общеэкономическим и социальным вопросам.

В качестве основных приемов в исследовании были использованы системный анализ, методы группировки, сравнение и технико-экономические расчеты:.

Научная новизна. На основе системного анализа целей функционирования торгового предприятия и процессов управления, обеспечивающих их реализацию, разработан метод построения информационной модели торгового предприятия, дано ее опеределение, построены информационные модели операций с товаро-материальны-ми ценностями, выявлены контуры материальной ответственности и на их основе разработаны и реализованы рекомендации по совершенствованию методов учета товаро-материальных ценностей. Предложен метод автоматизированного документирования фактов хозяйственной жизни и выполнена его реализация на примере регистрации операций с товаро-материальными ценностями. Разработан и реализован новый вариант таблично-автоматизированной формы учета, ориентированный на использование современных технических средств обработки информации и данные архивных библиотек, сформированных в процессе автоматизированной регистрации фактов хозяйственной жизни.

В процессе выполнения исследования автор принимал участие в разработке технического задания на разработку унифицированной системы документации по торговле, под его руководством и непос-редственннм участии разработаны: классификатор хозяйственных операций в розничной торговле; методика оформления первичных документов по движению товарных масс; технический и рабочий проект автоматизированной системы управления промтоварной фирмы.

Практическая ценность диссертационной работы заключается в разработке методологической основы и проекта реализации нового варианта таблично-автоматизированной формы учета, обеспечивающего документацию фактов хозяйственной жизни и формирование отчетности практически без участия (с минимальным участием) специалистов функциональных отделов торгового предприятия. Его внедрение будет • способствовать повышению эффективности управления предприятиями . за счет расширения охвата автоматизацией функциональных областей хозяйственного учета, повышения оперативности и информативности результативных данных, сокращению объемов труда производственного (участвующего в обработке информации) и управленческого персонала, снижению эксплуатационных расходов на обработку информации.

Выводы и практические результаты работы легли в основу проектных решений при создании автоматизированной системы управления промтоварной фирмы "Трикотаж" ("Синтетика"). Указанная система внедрена и успешно функционирует в настоящее время. Акт едачи системы в производственную эксплуатацию имеется.

После апробации проекта выполнено его тиражирование еще в трех торговых организациях города: торговых фирмах "Фрунзенская", "ДИТ", а также в универмаге "Купчинский".

Основные положения диссертационной работы докладывались и обсуждались на: республиканской научно-технической конференции "Применение вычислительной техники и экономико-математических методов в торговле" (Киев, 1973); второй республиканской научно-практической конференции "Опыт разработки и внедрение АСУ в торговле" (Харьков, 1975);

Всесоюзной научно-технической конференции "Основные направления повышения эффективности АСУ в торговле" (Горький, 1979); городской научно-практической конференции "Роль АСУТ в управлении торговлей города" (Ленинград, 1979); заседаниях Ленинградского клуба бухгалтеров (май, 1982).

Публикации. По теме диссертации опубликовано 12 работ:

1. Перспективы механизации учета в торговле с применением ЭВМ,. Сб. "АСУ городским хозяйством", ЛДНТП, Ленинград, 1969 в соавторстве).

2. Учет и анализ спроса по группам товаров в детальном ассортименте . Информационный листок № 277-75.

3. Техническое задание на разработку унифицированной системы документации по торговле. Министерство торговли СССР, М., 1972 (в соавторстве).

4. Некоторые вопросы информационного обеспечения системы* Сб. "Применение вычислительной техники и экономико-математических методов в торговле", республиканская научно-техническая конференция, Киев, 1973.

5."Технический проект первой очереди АСУ городским хозяйством Ленинграда, тема 0,80.15.1.Ш Государственного плана, Т.2, кн.6, Л., Ленсистемотехника, 1971 (в соавторстве).

6. Учет расчетов за товары, проданные в кредит. Сб. "Опыт разработки и внедрения АСУ в торговле", вторая республиканская научно-практическая конференция, Харьков, 1975 (в соавторстве).

7. Механизация учета в централизованных бухгалтериях. Сб. научных трудов ЛИСТа, Выпуск 68, Ленинград, 1978.

8. Комплекс задач бухгалтерского учета и оперативного управления товародвижением для промтоварной фирмы (универмага). Сб. "Роль АСУТ в управлении торговлей города", ЛДНШ, Ленинград, 1979 (в соавторстве).

9. Полная механизация бухгалтерского учета,-"Бухгалтерский учет", № 12, М., 1980.

10. АСУ торгового предприятия. Сб. "Основные направления повышения эффективности АСУ в торговле", Всесоюзная научно-техническая конференция, Горький, 1979 ( в соавторстве).

11. Автоматизация бухгалтерского учета в промтоварных фирмах и универмагах с использованием ЭВМ. Сб. "Вопросы создания АСУ торговлей ", ВНИИЗТ систем, М., 1981.(в соавторстве).

12. Основные направления развития АСУТ торговлей Ленинграда на XI и ХП пятилетки,. Сб. Вопросы создания АСУ торговлей", ВНИИЭТ систем, М., 1983.

Диссертация: заключение по теме "Бухгалтерский учет, статистика", Стукатанов, Евгений Александрович

Заключение

Анализ материалов, представленных в первой главе, показывает, что бухгалтерский, оперативно-технический и статистический учеты являются одной из фаз управления предприятием, 1 находится в диалектическом единстве, суть которого заключается в том, что это три стороны триединого народнохозяйственного учета. Все три учета имеют общий предмет - ресурсы народного хозяйства и процессы, происходящие с ними в ходе расширенного воспроизводства, а также развития социальных коллективов.

Однако даже в условиях полной автоматизации всех учетных работ не может быть и речи о слиянии или взаимном поглощении каким-либо из учетов других видов учета. Каждый вид учета имеет свое назначение и, естественно, право на самостоятельное существование. Речь может и должна идти лишь о интеграции экономической информации и ее первичной обработки. В самом деле многие из документов, отражающие определенные хозяйственные операции, являются предметом одновременно всех трех видов учета. В результате этого в условиях традиционной организации учета данные одного и того же документа многократно используются несколькими службами предприятия: бухгалтерии, торгового отдела, планово-экономического отдела, склада, секции. Естественно, что в этих условиях документооборот получается запутанным, а сроки обработки информации сильно затягиваются.

Наличие информационного ядра общего для всех видов учета свидетельствует о возможности создания единой интегрированной информационной базы. Целесообразность создания единой базы объясняется тем, что затраты на первичную обработку, ввод, контроль и корректировку информации составляет более 60% от общих затрат на обработку. Создание индивидуальной базы для каждого вида учета удвоит или утроит эти и так значительные затраты.

Во второй главе на основе системного анализа управления предприятием выявлена его информационная модель, сформулировано ее определение. Информационная модель определена как совокупность информационных объектов, объединенных информационными связями и методами преобразования информации. Показано, что при построении информационной модели учета необходимо обеспечить комплексный подход, т.е. охват всех элементов системы и увязку их со всеми экономическими явлениями, которые происходят в ней. Данное условие требует установления целей и критериев оптимального управления предприятием. Совокупность целей функционирования предприятия определяет потребность в организации определенной совокупности процессов и формирования различных совокупностей данных для оценки эффективности функционирования предприятия в каждый временный период. Поиск и построение рационального варианта функционирования, обспечивающего заданные критерии, позволяют определить информационные совокупности, т.е. такие данные, которые позволяют обеспечить в полном объеме информационные потребности управления предприятием. Показано, что для отображения моделей отдельных операций и их последующего исследования,наиболее эффективен графический метод. В то же время указанный метод совершенно не пригоден для изучения сложных явлений. Для изучения сложных явлений наиболее пригодным является метод документирования.

Графический метод исследования операций с материальными ценностями позволил установить в моделях контуры материальной ответственности и сформулировать ряд предложений, направленных на совершенствование методики учета, улучшение условий сохранности материальных ценностей и повышение эффективности работы основных центров ответственности.

На основе выполненного анализа развития форм бухгалтерского учета и уровня развития технических средств обработки информации предложен новый вариант таблично-автоматизированной формы учета, построенной в виде архива пеювииных документов и системы регистров. Показано, что и в условиях использования современных вычислительных средств, позволяющих непосредственно от архива первичных документов переходить к балансу и отчетности, потребность в учетных регистрах не исчезнет. Это объясняется тем, что учетные регистры являются отражением процессов, происходящих в торговом предприятии. Потребность оптимального управления процессами вызывает необходимость непрерывного наблюдения за их ходом и своевременного выявления тенденций.

Далее выполнен анализ одного из существующих проектов комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Показаны недостатки этого проекта и даны предложения по организации нового варианта таблично-автоматизированной формы учета, лишенной указанных недостатков. г> « '

В третьей главе рассмотрен вопрос реализации нового варианта таблично-автоматизированной формы учета. Показано, что бухгалтерский учет безусловно имеет право на выделение в самостоятельную подсистему, поскольку распределение его специфических функций по различным функциональным подсистемам разрушит единство предмета бухгалтерского учета, нарушит или усложнит информационные связи, не позволит ей рационально выполнять свои функции. С другой стороны .поскольку подсистема бухгалтерского учета имеет многочисленные функциональные связи с множеством объектов учета других функциональных подсистем, она не может развиваться автономно. Показано, что она может и должна развиваться только как одна из подсистем автоматизированной системы управления предприятием на общей информационной базе. Иначе будет наблюдаться дублирование информации и существенно расти затраты на обработку информационных потоков. Поскольку подсистема бухгалтерского учета должна создаваться как одна из составных частей АСУ предприятия, ее развитие должно осуществляться в соответствии с основными принципами создания АСУ, главными из которых являются: принцип новых задач, системный подход к проектированию, создание единой информационной базы, минимизация ввода и вывода, совмещение процессов оформления первичных документов с формированием машинных носителей и ряд других.

Сформулирован ряд новых принципов: первичность и неразрывность информационных потоков, контроль полноты информационных потоков по первичным документным источникам, системность кодирования информационных множеств в потоках информации и пр. Использование указанных принципов при автоматизации учета позволяет существенно сократить потоки входной информации, снизить затраты ручного труда и стоимость обработки и в конечном итоге повысить эффективность автоматизированной обработки.

Далее выполнен анализ различных способов организации автоматизированной обработки и показано, что наиболее реализуемым, наиболее надежным и дешевым*является децентрализованный способ обработки информации, организованный с использованием электронных фактурных автоматов, а в будущем и микро ЭВМ или ЭВМ. Предложенный метод организации обработки позволяет в реальном режиме времени организовать обработку внешних документов, автоматизированным (механизированным) способом документировать внутренние операции предприятия без участия специалистов бухгалтерии, решать ряд операвтиных задач. Операции кодирования показателей в документах и занесения бухгалтерских проводок при новой организации документирования автоматизированы. В функции бухгалтера входит только проверка правильности оформления первичных документов и товарных отчетов в целом.

Предложена схема обработки основных информационных потоков и формирования информационных фондов различных видов учета. Схема предусматривает создание архивных библиотек для документов всех информационных потоков. При формировании архивных библиотек широко используется нормативно- справочная информация в виде справочников хозяйственных операций, норм торговых скидок и естественной убыли, норм выработки и удержания налогов и пр. Достоверность содержания документов архивных библиотек проверяется в соответствии с логикой взаимосвязей их показателей, а полнота информационных потоков - по документальным, юридическим атрибутам этих потоков. Информационные фонды архивных библиотек являются основным и единственным источником организации динамической информационной модели бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учета. Несмотря на возникающую избыточность за счет дублирования показателей,показана экономическая целесообразность раздельного ведения информационных фондов бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учета. Далее детально раскрыта информационная модель бухгалтерского учета, состоящая из четырех внутримашинных массивов и системы учетных регистров, которые формируются программным комплексом "отчетность". Показана система организации, ведения и защиты внутримашинной информационной модели, обеспечивающая выдачу отчетности за любой временной интервал.

Программный комплекс "отчетность" обеспечивает выдачу учетных регистров трех типов. Первая группа, к которой относится сводка и ведомость, представляет собой динамическую информационную модель процессов, в которых участвуют в той или иной мере объекты учета.

В ведомости представлены сальдо на начало и конец отчетного периода, а также обороты с начала месяца и начала года для каждого корреспондирующего счета. В сводке приводятся обороты за отчетный период, а также сальдо на начало и конец отчетного периода. Обороты в сводке развернуты по кодам хозяйственных операций, датам и показателю "номер". Содержание показателя "номер" не изменяется в зависимости от номера счета. Так, например, для счета 41 - это номер подразделения, для счета -60 - номер документа, для счета 87 - шифр аналитического учета и т.д.

К второй группе отчетности относятся документы, отражающие аналитический, количественно-стоимостный учет материальных ценностей - сальдовые и оборотные ведомости, сличительные ведомости результатов инвентаризации.

К третьей группе относятся различные аналитические сводки, обеспечивающие заполнение различной бухгалтерской отчетности, контрольные ведомости, расчеты амортизации и износа основных фондов и др. Новый вариант таблично-автоматизированной формы учета имеет ряд существенных преимуществ перед другими формами. Автоматизация процессов документирования хозяйственных операций позволила освободить специалистов торговых предприятий от рутинных операций по оформлению первичных документов и расчетам их производных показателей, устранила из практики работы бухгалтерского аппарата кодирование показателей для самого большого и трудоемкого участка - товарных операций. Алгоритм автоматизированной обработки документов, построенный с использованием двойственного характера хозяйственных операций, позволил сократить на 30 и более процентов затраты на обработку документов предприятия по счету "41". Организация количественно-стоимостного учета по сальдовому методу с выдачей сальдовых ведомостей позволяет существенно сократить объем отчетных документов, сократить расходы дефицитной рулонной бумаги и затраты машинного времени при печати. В случае необходимости, для выявления причин возникших расхождений, по запросу предусмотрена выдача оборотной ведомости. В запросном режиме объем выдаваемой оборотной ведомости ограничивается параметрами запроса.

Годовой экономический эффект от внедрения системы в торговой фирме "Синтетика" составляет 90,3 тыс.руб. Основными источниками эффективности являются: рост товарооборота за счет действия факторов, связанных с внедрением АСУ, и экономия фонда заработной платы.

Дальнейшее развитие будет осуществляться в направлении использования ЭВМ и микро-ЭВМ для децентрализованной обработки первичных потоков информации и пополнения архивных библиотек в момент свершения хозяйственных операций: например, поступление товаров на склад - запись счет-фактуры в АБ1, поступление выписки спецссудного счета в бухгалтерию - запись документов приложения к выписке в АБЗ и т.д.

Такое создание и ведение архивных библиотек позволит решить целый ряд совершенно новых функций, выполнение которых в условиях централизованных форм обработки невозможно было организовать. К числу важнейших из них относится реализация функций оперативного учета, обеспечивающего ежедневный контроль за уровнем товарных запасов в подразделениях и в целом по предприятию, контроль за состоянием спецссудного и расчетного счетов, контроль за показаниями счетчиков кассовых аппаратов и выручки поздразделений торгового предприятия и др. ;