Методы формирования портфеля проектов информационной системы организации на стратегическом уровне тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Методы формирования портфеля проектов информационной системы организации на стратегическом уровне"

На правах рукописи

ТЕРЕХОВА АННА ЕВГЕНЬЕВНА

МЕТОДЫ ФОРМИРОВАНИЯ ПОРТФЕЛЯ ПРОЕКТОВ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ НА СТРАТЕГИЧЕСКОМ УРОВНЕ

08.00.05 — Экономика и управление народным хозяйством - управление инновациями и инвестиционной деятельностью

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва - 2005

Работа выполнена на кафедре информационных систем Государственного университета управления

Научный руководитель: доктор экономических наук, профессор

В.В. Годин

Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор

А.А. Водяное

кандидат экономических наук, доцент Т.Н. Барсова

Ведущая организация: НИИ современных информационных

технологий

Защита диссертации состоится 26 октября 2005г. в 14 часов на заседании диссертационного совета Д 212.049.04 в Государственном университете управления по адресу: 109542, Москва, Рязанский проспект, дом 99, аудитория А-422

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке университета.

Ученый секретарь диссертационного совета, доктор экономических наук, профессор

М.И.Воронин

¿OO&J.

I. Общая характеристика работы

Развитие технологий на современном этапе постоянно видоизменяет среду бизнеса и характер менеджмента. Существенную роль в этом процессе играют информационные технологии (ИТ). Порожденная ими электронная экономика значительно изменила некоторые основополагающие идеи, связанные с ведением бизнеса. Без учета стратегических последствий появления новых технологий и изменения в стратегическом мышлении компании не могут рассчитывать на сохранение своих позиций на рынке. По определению Дж.Дж. Широ, президента компании PricewaterhouseCoopers, «Существующая модель бизнеса претерпевает в настоящее время фундаментальные изменения в полном соответствии с основным постулатом дарвинизма: компания либо адаптируется к новым условиям, либо погибает». Это касается организаций любых форм собственности, размеров, типов и сфер деятельности. Происходящие процессы глобализации и интернационализации вынуждают организации к поискам путей повышения эффективности функционирования, в том числе и за счет увеличения объема использования ИТ для поддержки процесса управления. Одним из ключевых конкурентных преимуществ современной компании становится ее способность успешно использовать информацию, знания и управлять ими в рамках процесса развития. В связи с этим роль ИТ в реализации целей бизнеса сегодня закономерно увеличивается, что вызвало изменение взглядов на их роль в организации. ИТ стали восприниматься не только как вспомогательный, но и как реструктурирующий ресурс, т.е. ресурс, способный трансформировать бизнес. Их влияние изменяет способ производства продуктов и услуг и сами продукты и услуги, порождает новые формы ведения бизнеса, такие как модели электронной экономики (е-коммерция, е-банкинг и т.д.). ИТ не просто поддерживают существующую бизнес-модель, а трансформируют ее для достижения организацией новых конкурентных преимуществ. Внешнее проявление этого процесса выражается в изменении характера задач подразделений, ответственных за внедрение и поддержку информационных систем (ИС) в организации. На первый план выходят вопросы, в решении которых специалистам по ИТ необходимо принимать стратегические, направленные на будущее решения.

Однако, по данным Gartner, около 70 процентов проектов по внедрению новых ИТ не дали ожидаемых результатов. Исследования многих ученых показали, что инвестиции в информационные технологии не увеличивают в итоге балансовую стоимость активов компании. Подобные неудачи проектов информатизации организаций обусловлены различными причинами. Одна из них состоит в том, что развитие ИС зависит от случайных и разобщенных факторов, что является следствием отсутствия поставленного стратегического управления в организации и приводит к снижению их эффективности. Формирование информационной стратегии, с одной стороны, может выполняться в соответствии со стандартной методологией стратегического менеджмента, широко отраженной в трудах российских и зарубежных ученых (А.Г.Поршнев, М.Л.Разу, З.П.Румянцева, И.Ансофф, М.Портер, Д.Самплер, А.Стрикленд, А.Томпсон и др.), с другой стороны, может быть основано на специфических подходах, сформулированных в работах по внедрению в деятельность организаций современных информационных технологий (В.И.Воропаев, В.А.Кудряев, Ю.М Черкасов, В.В.Шкурба, В.М.Глушков, М.И.Лугачев, М.Желены, Е.З.Зиндер, Дж.Лодон, К.Лодон, Р.Маес и др.). Однако, по мнению автора, существующая практика принятия решений относительно ИС организаций характеризуется отсутствием связи между р ' и стратегией

ведения бизнеса, слабым учетом свойств современной рыночной среды при принятии решений о развитии ИС, определенной «культурной пропастью» между специалистами по ИТ и менеджерами организации. Это является поводом для переосмысления существующих механизмов стратегического планирования в части информационных технологий и поиска путей, которые помогли бы разрешить отмеченные проблемы.

Вышеизложенное позволяет заключить, что проблемы управления процессом формирования ИС организации на современном этапе пока решены не полностью и требуют дополнительной проработки. Это обуславливает актуальность темы настоящего диссертационного исследования. В исследовании ИС рассматривается как объект инноваций, а процессы создания новых и модификации существующих ИС — как процессы внедрения инноваций.

Целью исследования является обоснование теоретических подходов к разработке информационно-технологической стратегии организации и подготовка на этой основе методических положений по управлению ее реализацией посредством формирования портфеля проектов информационных систем.

Для достижения указанной цели были поставлены и решены следующие основные задачи:

• исследование организации как объекта информационного менеджмента;

• анализ современной бизнес-среды функционирования организаций, выявление факторов ее изменения, вызванных развитием современных ИТ;

• теоретическое обобщение существующих подходов к разработке информационной стратегии организации;

• классификация и рациональный выбор основных инструментов, использующихся при формировании портфеля проектов ИС организации на стратегическом уровне;

• определение методов управления процессами разработки и поддержки портфеля проектов ИС организации на стратегическом уровне;

• разработка на основе предлагаемого методического подхода, с целью его проверки на практике, конкретного портфеля проектов ИС для торгово-производственного объединения, работающего на рынке офисных товаров. Объектом исследования являются информационные системы организаций. Предмет исследования — управленческие отношения, возникающие на

различных этапах жизненного цикла информационных систем организации.

Теоретической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых по рассматриваемой и смежным проблемам, в частности, по общему менеджменту, инновационному менеджменту, стратегическому управлению, проектному управлению процессами преобразования информационной системы организации. Исследованию поставленных в диссертации вопросов способствовал анализ монографий, книг, научных исследований по теоретическим и практическим вопросам применения современных ИТ в деятельности организаций, материалов научных конференций, статей в научных сборниках и периодической печати, а также материалы электронных издательств в сети Интернет.

Исследование проводилось на основе применения методов системного анализа и сравнения, а также ситуационного подхода.

В процессе исследования получены следующие, характеризующиеся научной новизной, результаты:

• оценена ситуация в области управления изменениями информационных систем

организации и доказана объективная необходимость и возрастающая роль управления процессом формирования стратегии внедрения новых информационных технологий;

• определены и классифицированы основные типы решений по управлению информационными системами организаций;

• предложен инструмент оценки влияния на бизнес-среду функционирования организаций современных изменений в области информационных технологий;

• обоснованы методические подходы к формированию и поддержке портфеля проектов информационных систем организации на стратегическом уровне;

• предложены инструменты формирования портфеля проектов информационных систем организации на стратегическом уровне и методические рекомендации по их применению;

• разработан алгоритм подготовки и выбора решений по формированию портфеля проектов информационных систем.

Теоретическая значимость исследования состоит в том, что обоснована необходимость совершенствования сложившихся подходов к формированию информационной стратегии организации. Основные положения и выводы, содержащиеся в диссертации, могут быть использованы при дальнейшем развитии теории управления информационными системами и теории разработки функциональных стратегий организации.

Практическая значимость исследования состоит в том, что полученные результаты могут бьггь применены менеджерами при разработке структуры информационной системы и оценке ее возможного влияния на формирование устойчивой конкурентной позиции организации на рынке.

Результаты исследования были применены в торгово-производственном объединении, работающем на рынке офисных товаров. Итоги внедрения подтвердили их полезность и адекватность современному уровню развития конкурентной среды.

По теме диссертации в открытой печати опубликовано 6 научных работ, общим объемом 46,1 п.л., лично автору принадлежит 6,1 п.л. Работы посвящены проблемам использования современных информационных технологий в деятельности различных организаций.

Структура работы обусловлена целью и поставленными в диссертационном исследовании задачами. Диссертационное исследование состоит из введения, трех глав, заключения и библиографии.

II. Основное содержание работы Во введении обоснована актуальность темы диссертационной работы, сформулированы цель и задачи, определены направления и методы исследования.

В первой главе «Современное состояние и проблемы формирования информационной стратегии организации» содержится рассмотрение организации как объекта информационного менеджмента, обоснование необходимости управления постоянными изменениями, возникающими в ИС организаций, уточнение характеристик объекта диссертационного исследования, ключевых понятий, используемых в работе. На основе анализа существующих методик разработки стратегии внедрения ИТ сделан вывод о необходимости комплексного подхода к формированию портфеля проектов ИС организации на стратегическом уровне.

Исходя из целей исследования, в работе определено понятие организации как стабильной формальной социально-технической структуры, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности.

Организация как объект представляет собой целостный комплекс взаимосвязанных элементов, составляющих ее внутреннюю среду, тесно интегрированный с внешним окружением, т е внешней средой, для которого характерна целенаправленность функционирования. Следует отметить, что различные субъекты внешней и внутренней среды организации, такие как собственники, менеджеры, персонал бизнес-подразделений и т.д. по-разному воспринимают ее цели и задачи, что приводит к различным взглядам на ее ИС. Организация может быть описана в виде обобщенной схемы, представленной на рис. 1.

Внешняя среда

Государство

Конкуренты

Профсоюзы

Миссия и стратегия, стратегические цели и задачи

Материально-техническое обеспечение Производство Товарод вижение Маркетинг и продам« Обслуживание _

Технологическое развитие Управление человеческими ресурсами

Управление финансами Планирование Контроль качества

I Бизнес-модель

процедуры \ анализ информации 1 прочесе принятия /

Организационная

структура ролевые функции подразделении и сотрудников

Бизнес-функции Бизнес-процессы бизнес-проекты

Тип системы управления Зависимость от иаформапиэовмяюй информации и знании Организационная культура

Внутренняя среда

Потребители

Поставщики

Акционеры

Внешняя среда

Рис. 1. Обобщенная схема организации и ее взаимосвязь с внешней средой

Совокупность указанных на схеме факторов определяет архитектуру организации, построение которой осуществляется на основе управленческой, производственной, логистической, информационной и др. инфраструктур. Под термином «инфраструктура» в работе понимается комплекс взаимосвязанных обслуживающих структур, обеспечивающих основу для решения некоторой проблемы или задачи. Информационная инфраструктура организации - это система элементов, обеспечивающих удовлетворение информационных потребностей всех заинтересованных сторон, составляющих внешнюю и внутреннюю среду организации. ИС организации является практической реализацией ее информационной инфраструктуры. ИС, в свою очередь, строится на основе некоторой концепции — архитектуры информационной системы, которая может рассматриваться как одна из составляющих понятия архитектуры организации, а функционирование информационной системы поддерживается определенным набором средств, составляющих ее инфраструктуру (ИТ-инфраструктуру). В работе

приведены определения понятий «архитектура» и «инфраструктура» на уровне организации и ее ИС, составляющие ИТ-инфраструктуры в случае рассмотрения автоматизированной ИС, а также структура типовой автоматизированной ИС (АИС) организации. Для уточнения понятия «информационная система» приведена схема, рассматривающая ее как совокупность пяти компонент и являющаяся инвариантной относительно применения или отсутствия автоматизированных ИТ (см. рис. 2).

Рис. 2. Компоненты ИС организации

Можно утверждать, что организация в процессе своего функционирования создает не одну, а множество ИС, в разной мере использующих автоматизированные ИТ, перед каждой из которых стоит своя локальная цель, подчиненная общей цели и реализующая общие задачи ИС организации и каждая из которых в отдельности, а также ИС в целом, может быть определена с помощью пяти компонент, представленных на рис. 2.

Возвращаясь к понятию «организация», отметим, что изменения, происходящие во внешней и внутренней средах организации, вынуждают ее постоянно изменяться, что приводит к изменениям набора требований к ИС и, как следствие, к необходимости изменений самой ИС. Любые происходящие изменения требуют от менеджеров выполнения определенных действий по управлению ими. Таким образом, одной из задач диссертационной работы явился анализ внешних и внутренних причин изменений и их влияния как на организацию в целом, так и на ее ИС, а также описание процесса принятия управленческих решений и определение самих решений, вызванных этими изменениями.

Следует отметить, что современный этап развития ИТ характеризуется изменением взглядов на их роль в организации. Как отмечено выше, информационные технологии стали рассматриваться не только как вспомогательный ресурс, а как ресурс, трансформирующий бизнес. Таким образом, с точки зрения ИТ как основной составляющей диссертационного исследования, существуют два различных взгляда на их роль в организации - как на вспомогательный и реструктурирующий ресурс. В зависимости от роли могут быть определены два различных процесса создания ИС, описанные в работе с позиции трех уровней управления организацией.

Высказанные выше аргументы позволяют говорить о необходимости управления взаимодействием бизнеса и ИТ на стратегическом, структурном и операционном уровне управления организацией. Управление такого рода охватывает все вопросы взаимоотношения бизнеса и ИТ, например, интеграции бизнес-модели с архитектурой и инфраструктурой ИС, оценку влияния организации на ИС и ИС на организацию и т.п. Схема управления взаимодействием между бизнесом и ИТ, с

помощью которой можно описать любую организацию на операционном, структурном и стратегическом уровне, представлена на рис. 3.

Среда

Ресурсы

<->

Функциональная совместимость

Рис. 3. Решетка информационного менеджмента

В работе приведено подробное описание компонент данной схемы, а также рассмотрены характеристики организации, влияющие на тип используемых ИТ на уровне каждой из трех петель «Решетки информационного менеджмента». Через указанные три петли и три вертикали ИТ в организации трансформируют себя из некоего блага, вспомогательного ресурса в стратегический актив организации, во взаимодействии с другими ресурсами организации обретают ценность. Жизнеспособность приведенной схемы обеспечивается функциональной совместимостью элементов в рамках трех петель «Решетки информационного менеджмента» и стратегической совместимостью указанных на схеме уровней в рамках трех ее вертикалей. Использование на практике описанной «Решетки информационного менеджмента» позволяет менеджерам, принимающим решения о разработке или модернизации ИС, понять и отследить возможные взаимосвязи между бизнесом и ИТ и оценить последствия каждого принимаемого решения как с точки зрения бизнеса, так и с точки зрения необходимых изменений в информационной инфраструктуре организации. Понимание этих взаимосвязей позволяет принимать решения о том, какая ИС и какими средствами должна быть разработана. Вопрос о том, какая ИС, относится к понятию архитектуры ИС, какими средствами -инфраструктуры ИС.

Диссертационная работа посвящена исследованию взаимосвязей на уровне стратегической петли «Решетки информационного менеджмента» и инструментов ее формирования. В рамках стратегической петли разрабатывается ИТ-стратегия организации, включающая в себя понятие информационной и технологической стратегии, которые должны быть взаимоувязаны с бизнес-стратегией компании. Это соответствие достигается путем функциональной совместимости вертикали бизнеса с информационной и технологической вертикалями. Реализация сформулированной ИТ-стратегии определяется путем ее стратегической совместимости с информационной и технологической структурами. ИТ-стратегия при этом понимается как совокупность действий по приведению используемого программного и технического обеспечений, а также способа управления ИТ-подразделением к удовлетворению потребностей бизнеса и действий по доработке стратегии бизнеса с учетом реструктурирующих возможностей ИТ. В работе кратко описан процесс стратегического планирования деятельности организаций, рассмотрены основные встречающиеся в литературе взгляды на ИТ-стратегию и подходы к ее разработке. Анализ существующих методологий и подходов позволил сделать вывод о том, что в этой области нет необходимого набора аналитических методов для решения задачи интеграции ИТ и бизнес-стратегии.

Исходя из вышеизложенного, в работе сделан вывод о необходимости разработки комплексного методического подхода к решению задач интеграции бизнеса, информации, программного и технического обеспечения на уровне стратегической петли «Решетки информационного менеджмента» и формирования на этой основе портфеля проектов И С. Целью методического подхода является повышение результативности ИТ-проектов за счет определения адекватных бизнесу путей использования ИТ и методов управления ими на всех этапах жизненного цикла ИС организации.

Вторая глава «Исследование процесса принятия решений по формированию портфеля проектов информационной системы организации на стратегическом уровне» включает анализ современной среды бизнеса и определение инструментов оценки ее влияния на стратегию компании, формулировку основных типов управленческих решений по ИС организации, возникающих на стратегическом уровне, и описание одной из важных характеристик организаций, оказывающей определяющее влияние на выработку и оценку альтернатив решений по созданию ИС — их информационной интенсивности.

Управление постоянными изменениями, происходящими в ИС организации, необходимость которого сформулирована выше, требует от менеджеров выработки соответствующих управленческих решений, объектом которых является ИС, описанная либо с позиции ее архитектуры и инфраструктуры, либо как совокупность пяти компонент. В работе отмечено, что создание новой и модификацию существующей ИС организации можно рассматривать как процесс внедрения инноваций, при этом инновация в случае ИС — это конечный результат инновационной деятельности, направленный на коммерциализацию новых знаний, создаваемых ИТ, и новых возможностей оборудования. Результат инновационной деятельности в области ИС — новые возможности для бизнеса в части стратегии и реализации бизнес—модели, а также новые (или с дополнительными качествами) информационные продукты и услуги, если они являются результатом работы ИС. В соответствии с выделенным объектом под «решениями» в работе понимаются все возможные преобразования составляющих ИС организации. События, вызывающие

решения в области ИС организации и влияющие на процедуры их реализации, определяются внешними и внутренними источниками. В качестве внешних источников изменений выступают государство, конкуренты, поставщики, потребители, акционеры, уровень развития технологий, в качестве внутренних источников - менеджеры организации, включая ИТ-менеджеров, сотрудники бизнес-и ИТ-подразделений, организационная культура, интересы групп влияния, сама ИС организации. В работе приведено подробное описание возможного влияния каждого из указанных источников изменений на организацию в целом и ее ИС.

Исходя из приведенных утверждений, в работе выделены три типа управленческих решений по ИС организации на стратегическом уровне и приведено их описание, содержащее основные возможные альтернативы.

1. Решения относительно архитектуры ИС

• Способ создания ИС (ИТ-аутсорсинг, разработка системы «под себя», использование готового решения, приобретаемого в качестве «прототипа», использование готовых решений класса пакетов прикладных программ)

• Объем автоматизации (хаотичная автоматизация, кусочная автоматизация, автоматизация по направлениям)

• Форма организации ИС (централизованная или децентрализованная)

• Доминирующая ориентация системы управления (ориентация на бизнес-процессы, бизнес-функции или бизнес-проекты)

• Роль ИС в процессе принятия решений (в какой степени ИС изменяет процесс принятия решений)

2. Решения относительно инфраструктуры ИС

• Управление инфраструктурой данных

• Управление программной инфраструктурой

• Управление технической инфраструктурой

3. Решения относительно способа управления ИТ-подразделением

• Подчиненность ИТ-подразделения

• Технологии управления ИТ-подразделением

• Централизация/Децентрализация

• Формирование бюджета и контроль расходов

Описанные в работе основные изменения в современной конкурентной среде бизнеса, возникающие под воздействием уровня развития ИТ, можно свести к следующим положениям: изменяющийся стратегический пейзаж, расширенное предложение продукции, размывание границ между отраслями и сегментами, глобальная конкуренция, большая взаимосвязанность участников, чередование побед и поражений, увеличение разрывов, конвергенция технологий, стратегическая роль информации, переход рыночной силы к потребителям, изменение роли технологий, появление новых бизнес-моделей, изменения в стратегических активах Указанные изменения среды бизнеса приводят к двум важным изменениям в процессе планирования - уменьшению частоты цикла планирования и перераспределению ролей и сфер ответственности. Процесс выработки стратегии становится непрерывным, сферы ответственности распределяются по всей организации, изменяются управленческая и технологическая составляющие роли менеджеров, необходимые для успеха их работы.

Развитие ИТ не только изменяет среду бизнеса, но и в существенной мере влияет на выполнение основных и вспомогательных видов деятельности организации,

что может привести к трансформации ее цепочки ценностей. Варианты таких трансформаций можно определить следующим образом: изменение способа осуществления деятельности и процесса производства продукции, уменьшение и вытеснение ручного труда за счет автоматизации, возможность детализированного отслеживания характеристик контролируемых процессов, превращение неструктурированных процессов в рутинные операции (структурирующие воздействия ИТ), упрощение процессов информационного обмена за счет исключения посредников, возможность изменений в последовательностях процессов, позволяющая осуществлять несколько процессов одновременно, снижение издержек за счет уменьшения рутинных операций и ошибок. В диссертационной работе приведены примеры трансформации цепочки ценностей организации при использовании ИТ для двух основных конкурентных стратегий - стратегии лидерства в издержках и стратегии дифференциации. Таким образом, определены основные особенности современной среды бизнеса, которые должны быть учтены при принятии решений по ИС организации и предложен инструмент их оценки.

Далее в исследовании определена одна из важных характеристик организаций, оказывающая определяющее влияние на выработку и оценку альтернатив решений по созданию ИС — их информационная интенсивность. Информационная интенсивность характеризует степень зависимости организации от скорости обработки и использования информации для решения основных задач. Для позиционирования организаций и ИС в зависимости от их информационной интенсивности можно применять матрицу МакФарлана, которая представлена на рис. 4.

Низкая Будущая зависимость от ИТ Высокая

Низкая

I § Е

Высокая

Рис 4. Стратегическая матрица МакФарлана

Для каждого выделенного в матрице МакФарлана класса ИС может быть определена своя стратегия управления (см. рис. 5), их детальное описание приведено в работе. Классификация ИС в зависимости от их влияния на текущую и будущую результативность деятельности организации положена в основу группировки ИС в рамках портфеля проектов ИС организации, применяемой в разработанном в диссертационном исследовании методическом подходе.

В рамках третьей главы «Реализация методического подхода к формированию портфеля проектов информационной системы организации на стратегическом уровне» предложен комплексный методический подход к формированию портфеля проектов информационных систем организации на сгратегическом уровне, описаны вопросы финансирования этих систем, показаны

Вспомогательные ИС (Поддержка) Потенциальные ИС (Потенциал)

Ключевые ИС (Производство) Стратегические ИС (Стратегия)

этапы практического внедрения разработанного автором инструментария на примере торгово-производственного объединения, работающего на рынке офисных товаров.

Низкая

Будущая зависимость от ИТ

Высокая

Высокая

Низкая

Вспомогательные ИС «Ограничение ресурсов», «Необходимое зло», «Свободный рынок» Совместное использование стандартных приложений и решений Не создает конкурентных преимуществ Потенциальные ИС Лидирование», «Свободный рынок» Распространение идей и результатов исследований и разработок Возможны конкурентные преимущества

Ключевые ИС «Централизованное планирование» «Монополия» Распространение опыта применения ИС в ключевых областях «Дойная корова» для организации - источник прибыли Стратегические ИС «Централизованное планирование» «Монополия» Оценка возможности применения успешных приложений в других условиях Источник новых услуг и товаров, Центр прибыли

Рис. 5. Методы управления ИС на основе матрицы МакФарлана

Методический подход к формированию портфеля проектов ИС организации на стратегическом уровне (см. рис. 6) представляет собой последовательность шагов процесса принятия решений и носит итерационный характер. Последовательность выполнения этапов методического подхода может быть описана в виде схемы, представленной на рис. 7. Поясним каждый этап:

1. Получение и подготовка данных

Информация, которая используется в ППР, может поступать как из внешней, так и из внутренней среды. В работе проанализированы источники информации и разница в подходах к ее обработке.

2. Постановка задачи

Выполнение этапа постановки задачи с теоретической точки зрения включает в себя формулировку проблемной ситуации и подготовку задачи. Алгоритм выполнения этого этапа может быть представлен следующим образом: 2.1 Определение существующего уровня использования ИТ

Основная задача - оценка делового вклада существующих в организации ИС. • После выполнения этого этапа менеджеры представляют структуру конкуренции в отрасли, основных конкурентов своей организации, связанные между собой направления деятельности и функции, создающие стоимость для потребителя, влияние на этот процесс используемых ИТ, а также уровень подобного влияния у основных субъектов конкуренции и в среднем по отрасли. Это означает, что менеджеры получают оценку уровня использования ИТ в организации по сравнению с остальными субъектами

конкуренции в отрасли. Реализация данного этапа состоит в выполнении следующих шагов: оценка структуры отрасли и деловой позиции организации, анализ уровня использования ИТ в организации, анализ уровня использования ИТ в отрасли, оценка делового вклада существующих ИС.

2.2 Выбор варианта использования ИТ

В результате выполнение данного шага менеджеры должны определить, возможна ли реструктурирующая роль ИТ для их организации или ИТ будут использоваться в качестве вспомогательного ресурса, и сформулировать основные направления использования ИТ для своей организации.

Рис. 6. Итерационный характер ППР по ИС

3. Разработка альтернатив

Последовательность шагов при выполнении данного этапа зависит от того, какую роль будут играть ИТ в рассматриваемой организации, т.е. от результатов, полученных при выполнении этапа постановки задачи. Если ИТ используются в качестве вспомогательного ресурса, то выполняется пункт 3.1, в качестве реструктурирующего - выполняется пункт 3.2. Понятие альтернативного решения относится не к одной ИС, а к их совокупности, образующей портфель проектов. В результате выполнения данного этапа ППР получается набор допустимых (желательных с точки зрения цели и реализуемых с точки зрения возможностей организации и уровня развития ИТ) альтернативных решений, те вариантов построения для рассматриваемой организации множества ИС, относящихся к описанным выше четырем классам. Это множество определяется на основании запросов менеджеров организации и других заинтересованных лиц, описанных в Главе 2 диссертационной работы с помощью модели Дж. Захмана, относительно ИС — {ИСЬ ИС2,..., ИС„}.

3.1 Определение необходимого уровня использования ИТ в качестве вспомогательного ресурса

Основная задача этого этапа - оценка уровня использования ИТ, необходимого для поддержания сформулированной менеджерами стратегии компании. Реализация данного этапа состоит в выполнении следующих шагов: формулировка бизнес-стратегии и целей, определение критических бизнес-процессов и действий, определение информационных потребностей.

3.2 Определение необходимого уровня использования ИТ в качестве реструктурирующего ресурса

Основная задача этого этапа - оценка возможности применения ИТ для достижения организацией конкурентных преимуществ и формирование на этой основе новой бизнес- и ИТ-стратегии. Выполнение этапа включает в себя последовательность шагов: формулировка бизнес-стратегии и целей, определение влияния ИС и ИТ на отношения в цепочки ценностей, определение влияния ИС и ИТ на организацию. 4. Принятие решения

Портфель проектов ИС организации, полученный на этом шаге, состоит из совокупности ИС, которые:

• поддерживают ее информационные потребности;

• подчиняются общей цели и реализуют общие задачи ИС организации в соответствии с ее стратегией;

• могут быть отнесены к различным квадрантам матрицы МакФарлана;

• в различной мере используют автоматизированные ИТ;

• находятся на разных стадиях своего жизненного цикла. Фактически, на выходе этого этапа должны быть сформулированы все описанные в Главе 2 типы решений по ИС применительно к информационным потребностям организации в условиях осуществления новой стратегии. В работе приведено подробное описание применения определенных в Главе 1 и 2 инструментов при выработке плана осуществления преобразований ИС организации.

Завершающим действием этапа выбора решения является оформление решения. Для решений по ИС организации создается документ, в котором отражается ИТ-стратегия, и приказ о создании ИС.

Далее в работе приведены стратегии финансирования составляющих портфель ИС, соотносящие позиционирование ИС согласно стратегической матрице МакФарлана и учет затрат на их функционирование:

• при позиционировании ИС как «вспомогательной» необходимо использовать подход, основанный на учете прибыли;

• для «ключевой» ИС рекомендуется использовать метод, основанный на оценке затрат;

• для «потенциальных» ИС рекомендуется применять подход на основе накладных расходов;

• в случае «стратегической» ИС используется гибридный подход, который позволяет учитывать и критическую зависимость организации от качества и количества информационных услуг, и стратегическое преимущество новых тенденций.

В диссертационном исследовании приведено подробное описание указанных

подходов,_выделены_ ихнедостатки _и ^¡^еиму щества.

Рис. 7 Последовательность выполнения этапов методического подхода

Далее приведен пример использования разработанного в диссертационном исследовании подхода к формированию портфеля приложений ИС организации на стратегическом уровне на примере торгово-производственного объединения, работающего на рынке офисных товаров, для чего выделены 4 основных этапа его развития, для каждого из которых представлена стратегия организации, соответствующая ей ИТ-стратегия, сформулирована роль ИТ и приведены все описанные в Главе 2 типы решений. Для стратегии диверсификации, реализуемой организацией в настоящий момент, сформирован портфель проектов ИС и

описанные в Главе 2 типы решений Для стратегии диверсификации, реализуемой организацией в настоящий момент, сформирован портфель проектов ИС и определены подходы к его финансированию.

В заключении сформулированы основные выводы и обобщены результаты проведенного исследования.

1П. Заключение

Таким образом, основные положения диссертационного исследования сводятся к следующему:

• определен понятийный аппарат, сформулированы основные компоненты ИС организации, значимые с позиции представленного диссертационного исследования, и описаны инструменты оценки ее влияния на деятельность организации;

• проведен критический анализ и обобщение российского и зарубежного опыта разработки информационно-технологической стратегии организации и обоснована необходимость разработки комплексного методического подхода к решению задач интеграции бизнеса, информации, программного и технического обеспечения на всех уровнях управления организацией и формирования на этой основе портфеля проектов ИС;

• проанализированы основные изменения, произошедшие в бизнес-среде функционирования организаций под влиянием современного уровня развития ИТ, и предложено для оценки их влияния использовать цепочку ценностей в информационных координатах;

• проведено исследование процесса принятия решений по формированию портфеля проектов ИС организации на стратегическом уровне, в результате которого определены инициирующие этот процесс изменения внешней и внутренней среды организации и их источники, объекты решений и их инновационная природа, а также основные типы решений, относящиеся к архитектуре и инфраструктуре ИС организации и способу управления ИТ-подразделением;

• определено понятие информационной интенсивности как важной характеристики организаций, оказывающей определяющее влияние на выработку и оценку альтернатив решений по созданию ИС, которая положена в основу разработанного методического подхода, и предложен инструмент анализа этой характеристики;

• на основе приведенных в диссертационном исследовании утверждений и инструментов сформирован и описан поэтапный методический подход к формированию портфеля проектов ИС на стратегическом уровне, позволяющий решить задачу построения и развития адекватной бизнесу информационной системы, способствующей повышению эффективности работы организации;

• определены основные подходы к выбору методов управления и финансирования процесса разработки и поддержки портфеля проектов;

• разработанный методический подход применен для формирования портфеля проектов информационной системы торгово-производственного объединения, работающего на рынке офисных товаров.

Публикации по теме диссертации:

1. Терехова А.Е. (статья) Отличительные черты современной среды бизнеса // Вопросы гуманитарных наук, 2005, №5, 0,5 п.л.

2. Терехова А.Е. (статья) Современные подходы к разработке информационной стратегии организации // Техника и технология, 2005, №5,0,8 п.л.

3. Терехова А.Е. (учебное пособие, соавторы Ананьев А.Н., Винокуров JI.JI.) Введение в ERP. Модуль Финансы. — М: ГУУ, 2005. 7,2 п.л., в т.ч. принадлежит соискателю - 3,2 п.л.

4. Терехова А.Е. (статья, соавтор Годин В.В.) Управленческие решения в области информационной системы организации // Вопросы экономических наук, 2005, №5, 1,2 п.л., в т.ч. принадлежит соискателю - 0,6 п.л.

5. Терехова А.Е.(статья, соавтор Година Т.А ) Современные информационные системы управления финансовой деятельностью предприятия // Промышленные АСУ и контроллеры, 2005, №9, 0,4 п.л., в т.ч. принадлежит соискателю - 0,2 п.л.

6. Терехова А.Е. (учебник, соавторы Кудряев В.А. и др.) Организация работы с документами.— М.:ИНФРА-М, 1998. —36 п.л , в т ч. принадлежит соискателю -0,8 п.л.

Подп. в печ. 19.09.2005. Формат 60x90/16. Объем 1 печ Бумага офисная. Печать цифровая.

Тираж 50 экз. Заказ № 870

ГОУВПО "Государственный университет управления" Издательский центр ГОУВПО "ГУУ"

109542, Москва, Рязанский проспект, 99, Учебный корпус, ауд. 106

Тел./факс: (095) 371-95-10, e-mail: ic@puu.ru

www.guu.ru

'J

1

V

i

*17

121

РНБ Русский фонд 1

2006-4 12807

«

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Терехова, Анна Евгеньевна

Введение.

Глава 1. Современное состояние и проблемы формирования информационной стратегии организации.

1.1. Организация как объект информационного менеджмента.

1.2 Описание организации на операционном, структурном и стратегическом уровне с позиции информационного менеджмента.

1.3. Стратегия бизнеса и ИТ-стратегия. Постановка задачи.

Глава 2. Исследование процесса принятия решений по формированию портфеля проектов информационной системы организации на стратегическом уровне.

2.1. Анализ управленческих решений по формированию портфеля проектов информационной системы организации на стратегическом уровне.

2.2. Современная среда бизнеса и ее влияние на стратегию организации: инструменты оценки.

2.3 Анализ организации на основе стратегической матрицы МакФарлана.

Глава 3. Реализация методического подхода к формированию портфеля проектов информационной системы организации на стратегическом уровне.

3.1. Алгоритм решения задачи формирования портфеля проектов информационной системы организации на стратегическом уровне.

3.2. Финансовые аспекты разработки информационной стратегии организации.

3.3. Реализации разработанного методического подхода на примере ТПО «Комус».

Диссертация: введение по экономике, на тему "Методы формирования портфеля проектов информационной системы организации на стратегическом уровне"

Современный характер развития технологий постоянно видоизменяет среду бизнеса и характер менеджмента. Существенную роль в этом процессе играют информационные технологии. Порожденная ими электронная экономика значительно изменила некоторые основополагающие идеи, связанные с ведением бизнеса. Без учета стратегических последствий появления новых технологий и изменения в стратегическом мышлении компании не могут рассчитывать на сохранение своих позиций на рынке. По определению Дж.Дж. Широ, президента компании PricewaterhouseCoopers «Существующая модель бизнеса претерпевает в настоящее время фундаментальные изменения в полном соответствии с основным постулатом дарвинизма: компания либо адаптируется к новым условиям, либо погибает» [120]. Это касается организаций любых форм собственности, размеров, типов и сфер деятельности. Происходящие процессы глобализации и интернационализации вынуждают организации к поискам путей повышения эффективности деятельности, в том числе и за счет увеличения объема использования информационных технологий для поддержки процесса управления. В последнее время появилось множество компаний, успешно соперничающих с традиционными бизнес-единицами и получающих конкурентные преимущества за счет грамотного использования современных информационных технологий. Таким образом, одним из ключевых конкурентных преимуществ современной компании становится ее способность успешно использовать информацию, знания и управлять ими в рамках процесса развития. В связи с этим роль информационных технологий в реализации целей бизнеса сегодня закономерно увеличивается, что вызвало изменение взглядов на их роль в организации. Информационные технологии стали восприниматься не только как вспомогательный, а как реструктурирующий ресурс, т.е. ресурс, способный трансформировать бизнес. Их влияние изменяет способ производства продуктов и услуг и сами продукты и услуги, порождает новые формы ведения бизнеса, такие как модели электронной экономики (е-коммерция, е-банкинг и т.д.). Информационные технологии не просто поддерживают существующую бизнес-модель, а трансформируют ее для достижения организацией новых конкурентных преимуществ. Внешнее проявление этого процесса выражается в изменении характера задач, встающих перед ИТ-подразделениями. На первый план выходят задачи, в решении которых ИТ-специалистам необходимо принимать стратегические, направленные на будущее решения.

Однако, по данным Gartner, около 70 процентов проектов по внедрению новых информационных технологий не дали ожидаемых результатов. Исследования многих ученых показали, что инвестиции в информационные технологии не увеличивают в итоге балансовую стоимость активов компании. Подобные неудачи проектов внедрения информационных технологий обусловлены различными причинами. На практике развитие информационных технологий часто зависит от случайных и разобщенных факторов, что является следствием отсутствия поставленного стратегического управления в компании и приводит к снижению эффективности информационных технологий. Не используются механизмы оценки результативности внедрения информационных технологий для бизнеса, что приводит к неверному ранжированию значимости подобных проектов. При разработке стратегии организации в области информационных технологий не используются или неверно применяются соответствующие методологии разработки, что приводит к неадекватной позиции руководства по вопросу управления информационными технологиями как стратегическим ресурсом. Формирование информационной стратегии, с одной стороны, может выполняться в соответствии со стандартной методологией стратегического менеджмента, широко отраженной в трудах российских и зарубежных ученых (А.Г.Поршнев, МЛ.Разу, З.П.Румянцева, И.Ансофф, М.Портер, Д.Самплер, А.Стрикленд, А.Томпсон и др.), с другой стороны, может быть основано на специфических подходах, сформулированных в работах по внедрению в деятельность организаций современных информационных технологий (В.И.Воропаев, В.А.Кудряев, Ю.М.Черкасов, В.В.Шкурба, В.М.Глушков, М.И.Лугачев, М.Желены, Е.З.Зиндер, Дж.Лодон, К.Лодон, Р.Маес и др.). Однако, по мнению автора, существующая практика принятия решений относительно ИС организаций характеризуется отсутствием связи между разрабатываемой системой и стратегией ведения бизнеса, слабым учетом свойств современной рыночной среды при принятии решений о развитии ИС, определенной «культурной пропастью» между специалистами по ИТ и менеджерами организации. Это является поводом для переосмысления существующих механизмов стратегического планирования в части информационных технологий и поиска путей, которые помогли бы разрешить отмеченные проблемы.

Вышеизложенное позволяет заключить, что проблемы управления процессом формирования информационной системы организации на современном этапе пока решены не полностью и требуют дополнительной проработки. Это обуславливает актуальность темы диссертационного исследования, посвященного разработке эффективной методике формирования портфеля проектов информационной системы организации на стратегическом уровне. В исследовании ИС рассматривается как объект инноваций, а процессы создания новых и модификации существующих ИС — как процессы внедрения инноваций.

Целью исследования является обоснование теоретических подходов к разработке информационно-технологической стратегии организации и подготовка на этой основе методических положений по управлению ее реализацией посредством формирования портфеля проектов информационных систем.

Для достижения указанной цели были поставлены и решены следующие основные задачи:

• исследование организации как объекта информационного менеджмента;

• анализ современной бизнес-среды функционирования организаций, выявление факторов ее изменения, вызванных развитием современных ИТ;

• теоретическое обобщение существующих подходов к разработке информационной стратегии организации;

• классификация и рациональный выбор основных инструментов, использующихся при формировании портфеля проектов ИС организации на стратегическом уровне;

• определение методов управления процессами разработки и поддержки портфеля проектов ИС организации на стратегическом уровне;

• разработка на основе предлагаемого методического подхода конкретного портфеля проектов ИС для торгово-производственного объединения, работающего на рынке офисных товаров.

Объектом исследования являются информационные системы организаций.

Предметом исследования — управленческие отношения, возникающие на различных этапах жизненного цикла информационных систем организации.

Теоретической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых по рассматриваемой и смежным проблемам, в частности, по общему менеджменту, инновационному менеджменту, стратегическому управлению, проектному управлению процессами преобразования информационной системы организации. Исследованию поставленных в диссертации вопросов способствовал анализ монографий, книг, научных исследований по теоретическим и практическим вопросам применения современных ИТ в деятельности организаций, материалов научных конференций, статей в научных сборниках и периодической печати, а также материалы электронных издательств в сети Интернет.

Исследование проводилось на основе применения методов системного анализа и сравнения, а также ситуационного подхода.

В процессе исследования получены следующие, характеризующиеся научной новизной, результаты:

• оценена ситуация в области управления изменениями информационных систем организации и доказана объективная необходимость и возрастающая роль управления процессом формирования стратегии внедрения новых информационных технологий;

• определены и классифицированы основные типы решений по управлению информационными системами организаций;

• предложен инструмент оценки влияния на бизнес-среду функционирования организаций современных изменений в области информационных технологий;

• обоснованы методические подходы к формированию и поддержке портфеля проектов информационных систем организации на стратегическом уровне;

• предложены инструменты формирования портфеля проектов информационных систем организации на стратегическом уровне и методические рекомендации по их применению;

• разработан алгоритм подготовки и выбора решений по формированию портфеля проектов информационных систем.

Теоретическая значимость исследования состоит в том, что обоснована необходимость совершенствования сложившихся подходов к формированию информационной стратегии организации. Основные положения и выводы, содержащиеся в диссертации, могут быть использованы при дальнейшем развитии теории управления информационными системами и теории разработки функциональных стратегий организации.

Практическая значимость исследования состоит в том, что полученные результаты могут быть применены менеджерами при разработке структуры информационной системы и оценке ее возможного влияния на формирование устойчивой конкурентной позиции организации на рынке.

Результаты исследования были применены в торгово-производственном объединении, работающем на рынке офисных товаров. Итоги внедрения подтвердили их полезность и адекватность современному уровню развития конкурентной среды.

Структура работы обусловлена целью и поставленными в диссертационном исследовании задачами. Диссертационное исследование состоит из введения, трех глав, заключения и библиографии.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Терехова, Анна Евгеньевна

Заключение

Современный этап развития рыночных отношений в России и мире в целом характеризуется высокой скоростью смены технологий, мировая экономика находится практически на пике пятой индустриальной волны, движущей силой для которой являются новые информационные технологии. Переход к новой технологической парадигме, информациональной экономике по М. Кастельсу, диктует новые условия конкуренции между организациями в клиент-ориентированном пространстве.

Любая организация в процессе своей деятельности формирует множество автоматизированных и/или неавтоматизированных ИС, перед каждой из которых стоит своя локальная цель, подчиненная общей цели и реализующая общие задачи ИС организации. Успешное функционирование ИС в значительной мере определяет развитие и успех бизнеса, что вынуждает организации постоянно совершенствовать информационные системы, заниматься проблемами создания все более эффективных приложений, обеспечивающих гармоничный рост.

Внешние воздействия на организацию, ее внутренние трансформации и преобразования порождают необходимость постоянного изменения информационной системы, что делает процесс принятия решений о модификации существующей системы или порождении новой итерационным. Задача управления процессом изменения информационной системы организации является особенно сложной и трудной в современных условиях, когда на рынке существует огромное число предложений решений от различных поставщиков.

В настоящем исследовании поставлена и решена задача разработки комплексного подхода, способного решить проблему построения и развития адекватной бизнесу информационной системы. Фактически, она представляет собой задачу управления процессами внедрения инноваций в информационной системе организации, которые позволят повысить эффективность работы организации, отдачу от инвестиций в информационные технологии и системы.

Основные положения диссертационного исследования сводятся к следующему:

• определен понятийный аппарат, сформулированы основные компоненты ИС организации, значимые с позиции представленного диссертационного исследования, и описаны инструменты оценки ее влияния на деятельность организации; проведен критический анализ и обобщение российского и зарубежного опыта разработки информационно-технологической стратегии организации и обоснована необходимость разработки комплексного методического подхода к решению задач интеграции бизнеса, информации, программного и технического обеспечения на всех уровнях управления организацией и формирования на этой основе портфеля проектов ИС; проанализированы основные изменения, произошедшие в бизнес-среде функционирования организаций под влиянием современного уровня развития ИТ, и предложено для оценки их влияния использовать цепочку ценностей в информационных координатах; проведено исследование процесса принятия решений по формированию портфеля проектов ИС организации на стратегическом уровне, в результате которого определены инициирующие этот процесс изменения внешней и внутренней среды организации и их источники, объекты решений и их инновационная природа, а также основные типы решений, относящиеся к архитектуре и инфраструктуре ИС организации и способу управления ИТ-подразделением; определено понятие информационной интенсивности как важной характеристики организаций, оказывающей определяющее влияние на выработку и оценку альтернатив решений по созданию ИС, которая положена в основу разработанного методического подхода, и предложен инструмент анализа этой характеристики; на основе приведенных в диссертационном исследовании утверждений и инструментов сформирован и описан поэтапный методический подход к формированию портфеля проектов ИС на стратегическом уровне, позволяющий решить задачу построения и развития адекватной бизнесу информационной системы, способствующей повышению эффективности работы организации; определены основные подходы к выбору методов управления и финансирования процесса разработки и поддержки портфеля проектов; • разработанный методический подход применен для формирования портфеля проектов информационной системы торгово-производственного объединения «Комус».