Организация автоматизированной обработки учетной информации на предприятиях пищевой промышленности тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Организация автоматизированной обработки учетной информации на предприятиях пищевой промышленности"

7 ■ м 1

, г\

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФИНАНСОВАЯ АКАДЕМИЯ

На правах рукописи

ХАСАН ХУСЕЙН

ОРГАНИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ ПИЩЕВОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ

08.00.13 — Экономико-математические методы

Автореферат

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва — 1991

Работа выполнена на кафедре вычислительной техники Государственной финансовой академии.

Научный руководитель — кандидат экономических наук профессор Косарев В. П.

Официальные оппоненты:

доктор экономических наук, профессор Либерман В. Б.

кандидат экономических наук, доцент Свалова С. Г.

Ведущая организация—Всесоюзный ордена «Знак Почета» заочный финансово-экономический институт.

Защита состоится 6 февраля 1992 г. час. на заседа-

нии специализированного совета К-053.10.12 в Государственной финансовой академии по адресу: 129848, г. Москва, ул. Кибальчича, д. 1, ауд. 201.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственной финансовой академии.

Автореферат разослан « Ц» © ^ \19912^.

Ученый секретарь специализированного совета, кандидат экономических: наук

Куракина Ю. Г.

1. Общая характеристика работы

1.1. Актуальность темы исследования

Одним из условий развития общества и повышения благосостояния его членов является постоянное и ритмичное снабжение продуктами питания, расширение их ассортимента и повышение качества, что в значительной мере определяется развитием пищевой промышленности страны. В Сирийской Арабской Республике пищевая промышленность принадлежит к ведущим отраслям, занимая второе место по объему производства продукции. В 1991г. удельный вес продукции пищевой промышленности САР составлял более 18Z в общем объеме производства продукции промышленности. Предприятия пищевой промышленности САР отличает высокий уровень механизации и автоматизации производственных технологических процессов.

Вместе с тем совершенствование технологических и управленческих процессов на предприятиях лицевой промышленности тесно связано с необходимостью своевременного получения информации о текущей производственно-финансовой деятельности предприятий. Это в свою очередь требует рациональной организации учета и информационного обеспечения управленческих служб, автоматизации информационных процессов.

В САР система информационного обслуживания на предприятиях пищевой промышленности основывается на ручых методах учета и обработки данных, а имеющаяся вычислительная техника используется неэффективно, отсутствуют научно- обоснованные • концепции автоматизации учета. Между тем в ближайшее время планируется активное поступление на предприятия пищевой промышленности САР ЭВМ, и прежде всего персональных компьютеров.

Учитывая наличие многих обшдх приемов и способов организации учета на сирийских и советских предприятиях, становится целесообразным рассмотреть теорию и имеющийся опыт автоматизации учета и предложить концепцию использования персональных компьютеров в данной предметной области.

. ' ■ 4 ■ ' ■ ■ '••" ;

Недостаточность теоретических разработок, отсутствие методических материалов и практических рекомендаций,по. автома-. тизации учета в условиях применения персональных'компьютеров, и создаемых на их базе автоматизированных рабочих мест"'' ( АРМ) ., для сирийских ' предприятий': обусловили "выбор темы исследова- , ния, его направленность,-цель и задачи, внутренюю логику и структуру.-

1. 2. Цель и задачи исследования

Целью исследования является разработка комплекса теоретических, методических и организационных основ автоматизации учета на предприятиях'пищевой промышленности САР. - Длядости- -женля этой цели в диссертации поставлены и решены следующие задачи:

исследована специфика управления и особенности организации учета на предприятиях пищевой промышленности бывшего Союза ССР и САР, возможность использования принципов'советского учета на сирийских предприятиях ;

проанализирован процесс внедрения вычислительной техники в отрасли липовой промышленности и определены сдерлоша»-щие моменты активного применения компьютеров для решения управленческих, в том числе учетных задач;

рассмотрены теоретические положения по организации автоматизированных информационных систем и показана возможность их практической реализации в сирийских условиях;

проведено изучение и дана количественная оценка потоков учетных данных на уровне бухгалтерских документов и реквизитов;. .',-,'-.•

для предприятий пищевой промышленности САР предложена логическая модель базы данных по учету материалов и структуры (файлов';

рассмотрена структура и особенности обеспечивавших подсистем АРМ применительно к условиям САР;

предложена технологическая схема решения комплекса задач по учету материальных ценностей на принципах иерархии меню; .

•''.■■',''''•'■'■' - 5 -: рассмотрены проблемы, связанные с обеспечением защиты

информации в условиях локальных вычислительных сетей.

1.3 Предмет и объект исследования

- Предметом настоящего исследования явились процессы бухгалтерского учета в системе управления предприятиями пищевой. промышленности. В качестве объектов исследования взяты предприятия CAR по производству плодово-овощных консервов.'

1.4 Теоретическая и методологическая основа исследования и использованные материалы

Теоретической и методологической основой исследования явились научные труды ведущих советских и зарубежных ученых в области информационных систем и автоматизации бухгалтерского учета, в т ч. Волкова С. И, Городецкого Ю. М, Жеребина Е С.Островского 0. М, Подольского В. И, Шлковского JLM, Рожнова ЕС, Романова А. Н, Шнайдермана И.Е и др.; разработки кол-.лективов НПО" Центрпрограммсистем", НПО" Волга", ПКБ " Пи-щепромавтсматика".

Использованы статистические данные, законодательные и 'нормативные правительственные материалы, материалы научноп-рактических конференций по компьютеризации управления и учета,' диссертационные исследования Беловой JLA, Мардаровского Ф. 3, Мэскалева ЕП. по проблемам автоматизации обработки дешных на предприятиях пищевой промышленности.

1.5 Шучная новизна исследования

В диссертации рассмотрен и предложен комплексный подход к организации обработки учетной информации на предприятиях пищевой промышленности -САР. с использованием персональных ■ компьютеров. При реализации предложенного подхода получены следующие научные результаты:

установлена принципиальная возможность автоматизации

- б -

учета ¡¡а объектах данного класса;

выработана концепция комплексного подхода к организации системы обработки данных , включающая экспертный выбор методов изучения информационных потоков и использования аппарата теории очередей при оценке технической базы системы;

разработана логическая модель базы данных по учету материалов;

предложена схема дружественного интерфейса "пользователь-АРМ" на основе иерархии меню при решении комплекса учетных задач.

1. 6 Практическая значимость исследования

Практическая значимость исследования состоит в том, что на основе изучения постановки учета на предприятиях бывшего Союза ССР и САР разработана технология автоматизации обработ- -ки данных, базирующаяся на создании распределенных баз данных и сети АРМ.

Внедрение результатов работы позволит перейти от ручного ведения учета на Ш САР к технологии на базе персональных компьютеров типа IBM PC. Раскрытие концепции автоматизации учета на основе АРЫ в учебном процессе будет способствовать повышению качества подготовки специалистов в университетах САР.

1.7 Апробация работы

Отдельные положения диссертации докладывались на международных научно-методических конференциях в Москве и Ташкенте (1989,1991гг.), опубликованы в двух печатных работах объемом 0. 5 печ. л. '

1.8 Структура работы

Диссертация состоит из введения,трех глав, заключения, списка использованной литературы, включающего 122 наимено-

вания, и при-гожния; содержит ¿11 стр. машинописного текста. Структура диссертационной работы представлена в таблице 1.

Структура диссертационной работы

Наименование глав и параграфов количество

рис табл

Введение

Гл.1. Состояние и основные направления

автоматизации обработки учетной информации на предприятиях пищевой промышленности 1 1. Анализ организационных структур, систем управления и технологий на предприятиях пищевой промышленности 2 3

1. 2. Особенности организации бухгалтерского учета

на предприятиях пищевой промышленности <2 1

1. 3. Состояние и предпосылки автоматизации обработки учетной информации на предприятиях пищевой промышленности САР ~ ^

Выводы

Гл.2 Исследование информационных процессов бухгалтерского учета на предприятиях пищевой промышленности 2.1. Методология изучения информационных процессов £ — 2.2 Информационная модель системы бухгалтерского

учета и ее количественная оценка ± £

2.3. Методология формирования базы учетных данных

для предприятий пищевой промышленности £ -

Выводы

Гл. 3 Вопросы реализации автоматизированной обработки

данных на предприятиях пшцевои промышленности СА?

3.1. АРМ как основа организационно-технического обеспечения автоматизации учета 3 -

3.2. Выбор топологии и формализованный подход к определению количества технических средств Я -

3. 3. Технология решения учетных задач в условиях АРЫ 3 £

Выводы Заключение Литература Приложение

2. Основное содержание работы

Во введении обоснована актуальность темы диссертационной работы, определены цель, задачи, предмет и обьект исследования. В трех главах диссертационного исследования проведен анализ и дано решение трех групп проблем.

Первая группа проблем направлена на исследование вопросов управления и изучение опыта организации бухгалтерского учета на предприятиях пищэвой промышлености и его автоматизации на советских и сирийских предприятиях.

Сирийская Арабская Республика принадлежит к числу аграрных стран Ближнего Востока с интенсивно развивающейся промышленностью. В результате социально-экономических и политических преобразований растет удельный вес государственного сектора,который к началу 80-х годов стал ведущим в экономике страны.

Ныне промышленность САР представлена 13 отраслями, объединенными в пять министерств. Наиболее крупным промышленным министерством является Министерство промышленности, в составе которого имеется Генеральное объединение пищевой промышленности (ГОПП) о несколькими десятками компаний, ( предприятий) по переработке сельскохозяйственного сырья и выпуску пищевой продукции.

По объему выпускаемой продукции компании подразделяются на большие, средние и малые. В больших компаниях ежедневный обьем выпускаемой продукции составляет от 40 тыс. до 80 тис. сирийских лир. Входящие в состав ГОШ компании имеют,как правило,однотипную структуру управления и находятся на самостоятельном балансе . Технологические процесы на предприятиях, в особенности производящих овощные и фруктовые консервы, отличаются высоким уровнем механизации, работают автоматические линии . Для большинства консервных предприятий характерен сезонный ритм производства. В эти периоды

производятся массовые расчеты с поставщиками сырья, в 5-6 раз увеличивается численность работающих за счет привлечения сезонных рабочих .

<1ункции по получению информации для планирования и управления, контроля и охраны всех видов собственности, определения результатов хозрасчетной деятельности и т. п. возлагаются на службу бухгалтерского учета, имеющуюся на каждом предприятии, В настоящее время в САР введена Единая система учета, на большинстве предприятий учет ведется по журналь-но-ордерной форме , принят курс на унификацию первичной документации. Все это в конечном счете является объективной предпосылкой для автоматизации учета.

Сопоставительный анализ организации учета на предприятиях пищевой промышленности САР и СССР показал,что имеются опредленные расхождения в его организации. Для ведения учета формируются группы исполнителей по следующим направлениям: учет труда и заработной платы; учет материалов; контроль составления документов; учет затрат на производство; учет себестоимости; сводный учет и составление баланса. В отличие от советских предприятий документопотоки на ПП САР предусматривают обязательный дополнительный контроль оформления операций со стороны финансового директора. С другой стороны, в САР значительно упрощен учет начисления заработной платы и расчеты с работающими, т.к. в САР принята единая однотарифная сетка и лишь две Форш оплаты труда - сдельная и повременная. На сирийских предприятиях затраты на производство группируются по калькуляционным статьям, число которых значительно меньше,чем в советском учете (табл.2)

Начато внедрения ЭВМ в САР относится к концу 60-х годов. В первую очередь универсальные ЭВМ использовались на уровне государственных органов управления (Министерство финансов, Центральное статистическое бюро), а также в научно-исследовательских центрах. Основные типы ЭВМ, которые использовались в крупных компаниях (с численностью работающих свыше 1000 человек), малые типа NCR 399.

На начальных этапах компьтеризации основной формой использования ЭВМ в компаниях была арендная, ныне же

предприятия переходят та приобретение собственных машин. Разработка и внедрение программных средств для решения управленческих задач, включая учетные, были прерогативой западных фирм (в основном, американских).

Таблица 2 Структура затрат на производство на консервных предприятиях САР

N статьи калькуляции удельн. вес

п/п ( 7.)

1 . Сырь® и материалы 63

2 . Вспомогательные материалы 6

3 . Прямая заработная плата 13

4 . Прямые промышленные затраты 7

5 . Косвенные промышленные затраты 5

6 . Управлеическо- финансовые затраты 6

Итого: .100

Наиболее низкий уровень компьютеризации учетной работы характерен для пишэвой промышленности, на предприятия которой за период 1370-1990 г. г. не было поставлено ни одной ЭВМ. Однако сейчас группой специалистов Халябского университета разрабатывается проект компьютеризации управленческих процессов предприятий Г0ПП. Согласно проекту к концу 1S92 г. непосредственно в крупных предприятиях пищевой промышленности САР должны эксплуатироваться 6 ЭВМ. Учитывая наличие такого проекта, в диссертации предложен комплекс из 10 первоочередных программных средств для решения учетных задач. На осноЕе изучения опыта советских проектных организаций предлагается централизовать разработку программных средств на базе специальной лаборатории при Министерстве промышленности, использовать принципы типизации проектных решений.

Для подготовки квалифицированных специалистов - управленцев требуется расширение изучения информатики в вузах САР.

- 11 -

Вторая группа проблем, рассматриваемая в диссертации, посвящена методическим вопросам исследования и проектирования информационных процессов и баз данных в учете. Изучение советской и западной специальной литературы показало, что прастическому внедрению средств вычислительной техники для решения учетных задач предшествует научно - исследовательская работа и, превде всего, тщательное обследование информационной системы объекта. Учитывая отсутствие в САР глубоких научных проработок этого вопроса, в диссертации дан анализ подходов советских специалистов к определению -понятия "информационная система"; приведен состав информационного обеспечения, показаны роль и принципы создания информационных систем,ориентированных на выработку управлеческих решений. В советской литературе предлагается более десятка различных методик изучения и анализа информационных потоков. Для выбора наиболее приемлемой методики в диссертации предложен метод экспертного выбора их.

С целью выработки конкретных рекомендаций для проектирования и внедрения системы автоматизированного учета на предприятиях пищевой промышленности САР в процессе исследования по советским методика« было проведено изучение потоков учетных данных на наиболее представительном предприятии этой отрасли - консервном предприятии Г.Дамаска. Результаты обследования нашли отражение в разработанной матричной модели. Построенная матричная модель свидетельствует о наличии дублируемых процедур, о принципе последовательного решения учетных задач "снизу-вверх". Количественная оценка документов показала, что наиболее информационно емкими являются аз-дачи по'учету материалов (свыше 333 тыс. символов), финансовых затрат (свыше - 175 тыс. символов), а также задачи' сводного учета (около 400 тыс. символов). Удельный вес первичной переменной информации в этих комплексах составляет от 52 до 64%

Другая особенность- аритмичность документопотоков. При относительно равномерном создании и поступлении документов извне в течение первых трех недель месяца резко (в 5-7) раз возрастает количество документов в последние 4-5 дней каздо-

го месяца.

Наряду с количественной оценкой данных в процессе исследования получены данные о пореквизитной структуре информации, что позволило предложить состав и структуру баз учетных данных.

Анализ моделей баз данных (иерархической, сетевой и реляционной ) позволил для исследуемой предметной области предложить реляционную модель как наиболее удобную, адекватно отвечающую особенностям учетной информации при ее обработке с помощью персональных компьютеров.

Учитывая значительный удельный вес в структуре затрат на производство материальных затрат и обьем информации по этому участку, в диссертации особе внимание уделено теоретическим и практическим вопросам создания базы данных этой предметной области.

Логическая структура базы данных представлена на рис .1.

Исходя из особенностей организации учетных процессов на консервных предприятиях САР и анализа возможностей различных систем управления базами данных, предлагается СУБД МИКРО-РС.

Третья группа проблем, исследованных в диссертации, ориентирована на комплексное решение вопросов практической реализации автоматизированной обработки данных на предприя- ■ тиях пищевой промышленности САР.

В условиях рыночных отношений и необходимости быстрого и экономически оправданного принятия управленческих решений организационная деятельность' работников управленческих служб, включая бухгалтеров, должна ориентироваться на развитие времясберегаюших технологий, оснаедзние зтого процесса персональными компьютерами. Персональные компьютеры из устройств автоматической переработки обычно жестко задаваемой входной информации в стандартные выходные таблицы должны превратиться в надежные и доступные средства накопления опыта управленческих работников, анализа, оценки и выработки наиболее оптимальных или близких к ним экономических решений.

Изучение советской литературы показало, что одним из

Справочник МОЛ

Код МОЛ Подразделение £И0

Ост аткя

Код 1Ч0Т Подр Код Зет.

!Л1 опер.

Классификатор-пенни

Код Щ :1ак1Л Цена Ед. иэм.

Справочник ед.изм. Справочник кодов оп.

Код Наимено- Код Слисакае

единицы вание операции

Приход

[-Код

т

Код

Скл

Кол 3

№ док,

Расход

Код Код оп. Код *атрат Кол.

Инвентаризация

Склад Код Факткч.

Переоцс >нка

Код 1Ш Стар, цена Дата 1овая цена

Поставщики сырья и материалов

Код пост Найме* пост. Реквиз.

Склад

£ ЗКЛ, Казн. Код ЦЦ Зор ил запас

Цех

1еха

Наим. Код

¡И

Норма апаса

Предприятие

Наименование Реквизита

Рис'. I Логическая структура базы данных

направлений теории и практики компьютеризации учетного процесса на промышленных предприятиях является разработка и внедрение автоматизированных рабочих мест (АРМ). В диссертации проведен анализ подходов к понятию АРМ, состава его обеспечивающих компонентов.

На основе исследования особенностей организации управ-лания на предприятиях пищевой промышленности САР предложено в качестве технической базы АРЫ использовать персональные компьютеры типа IBM ГС XT с базовой операционной системой MS DOS и набором программных средств общего назначения, включающих текстовой редактор, табличный процессор, СУБД.

Проектирование и внедрение АРМ на сирийских предприятиях должно базироваться на следующей системе принципов:

- ориентация на конечного пользователя с его самообу-

чением;

- творческий контакт разработчиков и пользователей

АРМ;

- персонификация вычислений;

- автоформализация профессиональных знаний;

- автоматизация новых функций и задач пользователя;

- модульность, системность и непрерывность развития.

В диссертации расмотрены схемы жизненного цикла АРМ и принципиальная структура АРМ специалистов по учету.

В диссертации рассмотрены особенности работы в условиях АРМ руководителей управленческих служб (финансового директора) и исполнителей ( бухгалтера по учету и материалов).

Предложен состав специальных программных.компонент АРМ, включающий модули ввода и контроля данных (включая антивирусные), алгоритмико-вычислительной обработки, формирования машинограмм и ввдеограмм, организации и выполнения запросов, демонстрационных и обучающих функций, машинной графики др.

Особое положение среди круга вопросов, связанных с реа-лизаць-i теоретических предпосылок автоматизации учета, заняли проработки топологии размещения АРМ и технологии решения комплекса задач по учету и материалов на основе дружественного интерфейса - иерархии меню.

В качестье одной из альтернатив предложена двухярусная

схема размещения АРМ: двух на уровне групп функциональных служб' бухгалтерии и одного на уровне финансового директора. Обмен информацией на первом этапе функционирования АРМ предлагается путем физического перемещения дискет , однако по мере накопления опыта обработки данных следует перейти к работе в условиях локальной сети.'

Для синтеза и оптимизации структуры автоматизированной подсистемы решения комплексов учетных задач в диссертации предложено использовать аппарат теории массового обслуживания. Показано, что обслуживающая система (в данном случае АРМ в той или иной конфигурации ) имеет ограниченную про-• пускную способность, а заявки в виде функциональных учетных процедур, документов и массивов поступают нерегулярно, что время от времени приводит к простоям устройств . С экономической точки зрения задача сводится к нахождению компромиса меаду двумя, противоречивыми требованиями: ликвидировать очередь и полностью загрузить оборудование. В работе предложен математический подход к решению данного типа задач и определен состав показателей, необходимых для их решения.

В последнем параграфе диссертационного исследования рассмотрен конкретный вариант организации решения комплекса задач по учету материальных ценностей в условиях АРМ; предложена технология, основывающаяся на глубокой иерархии меню. .Предложены конкретные структуры видеокадров, используемых файлов и состав разрабатываемых машинограмм.

Дальнейшее развитие системы автоматизации учета предусматривает создание локальной вычислительной сети. В силу этого рассмотрены некоторые проблемы, связанные с организацией передачи данных в сети и защитой в ней информации.

В заключении сформулированы основные результаты проведенного исследования.

Автор выражает надежду, что результаты проведенного им исследовэния окажут реальную помощь в процессах создания систем автоматизации оргуправления в САР.

Он понимает, что далеко не все проблемы автоматизации учета с использованием персональных компыотров удалось разрешить в диссертации и надеется продолжить эту работу в дакнейтам на

- 16 - '..

своей родине -_в Сирийской Арабской Республике.

По теме диссертации опубликованы статьи:

1. Проблемы информатики и пути их решения в Сирийской Арабской Республике. /В сб. "Актуальные проблемы информатики и вычислительной техники и их преподавание в экономических вузах- Л.: изд. МВ1, 1989г. 0,2 П. л.

2. Анализ и перспективы развития информационных технологий учета на предприятиях пищевой промышленности САР /В сб." Персональные компьютеры: проблемы изучения и использования"- Ы.: ЮН, 1991г. 0.3 П.X

Подписало » печать 199 ( г._____Зак. К>56тщ. /СО

МАЛОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ПЕТИТ»