Планирование и оценка эффективности труда в федеральных органах исполнительной власти в современных условиях тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Ривчун, Татьяна Евгеньевна

ВВЕДЕНИЕ.

ГЛАВА 1 - ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ.

1.1. Теория и современные понятия экономики труда.

1.2. Мотивация труда.

1.3. Обзор методик оценки эффективности труда широко распространенных в современной практике управления персоналом.

ГЛАВА 2 - ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА ИЗМЕРЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ТРУДА В ГОСУДАРСТВЕННОМ СЕКТОРЕ.

2.1. Обоснование необходимости использования оценки деятельности ^ подразделений и сотрудников для повышения эффективности труда в госсекторе.

2.2. Значение и взаимосвязь понятий производительности и эффективности труда в государственном секторе.

2.3. Обоснование необходимости правильной постановки целей для повышения производительности труда в госсекторе.

2.4. Значение экономической и технической эффективности при проведении оценки производительности труда.

2.5. Специфика оценки эффективности и анализа производительности • труда специалистов и руководящих сотрудников государственных ведомств.

ГЛАВА 3 - СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ И ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ И СОТРУДНИКОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО ВЕДОМСТВА.

3.1. Основные этапы подготовительной работы по созданию системы.

3.2. Формирование модели системы планирования и оценки.

3.3. Результаты эксперимента по внедрению системы планирования и оценки в Минэкономразвития РФ.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Планирование и оценка эффективности труда в федеральных органах исполнительной власти в современных условиях"

Актуальность исследования. Деятельность общества проявляется в многообразии экономических, социальных, политических и других процессов. До недавнего времени они изучались изолированно различными науками: экономическими, социологическими, политическими и другими. Вместе с тем необходимо отметить, что процессы, характеризующие развитие общества, тесно взаимосвязаны. Экономика и социология труда является одной из немногих наук, в которых реализуется комплексный подход к анализу экономических и социальных аспектов трудовой деятельности. Объективно это обусловлено тем, что рациональное использование человеческих ресурсов предполагает достижение двух взаимосвязанных целей: создание благоприятных условий труда и развитие способностей человека в процессе трудовой деятельности и повышение эффективности труда.

На достижение этих целей направлена в частности и система планирования и оценки структурных подразделений и сотрудников.

В сознании многих руководителей сегодня персонал - один из самых ценных ресурсов организации. Однако не всегда и не везде потенциал персонала используется с должной эффективностью. Поэтому логичен вопрос: как выявить этот потенциал и как создать условия для его эффективной реализации? С этим вопросом позволяет справиться такой инструмент кадровой политики, как система планирования и оценки персонала.

Актуальность диссертационного исследования состоит в том, что представленная в нем система планирования и оценки деятельности сотрудников и структурных подразделений организации, внедренная в Министерстве экономического развития и торговли Российской

Федерации, позволяет кроме прочего обеспечить решение одной из задач, поставленных Президентом РФ в ежегодном Послании Федеральному Собранию в марте 2002 года, которая заключается в повышении эффективности деятельности государственных органов, т.к. внедрение системы планирования и оценки (далее система планирования и оценки структурных подразделений и сотрудников сокращенно будет называться СПО) в государственных учреждениях вместе с другими инструментами приведет к качественно новому уровню функционирования государственного сектора в целом. Безусловно, потребуется целый комплекс мер для реформирования государственной службы, но вопросы планирования и оценки занимают в этом комплексе одно из первых мест по значимости. При этом важно учитывать, что оценка - не просто измерение результативности деятельности сотрудника, а также средство для выявления потенциала сотрудника и условий для наиболее полного раскрытия этого потенциала. Оценка не должна быть целью, а должна представлять собой средство, инструмент управления и повышения эффективности деятельности организации. Как правило, оценка предполагает подробное изучение информации о личности и организации, такой как информация о том, насколько успешна деятельность конкретного работника, информация об индивидуально - психологических особенностях сотрудника, информация о кадровом потенциале организации в целом.

Актуальность данного исследования определяется также тем, что современные методики работы с персоналом, объединенные в единую систему, применяются в государственном секторе, что позволяет повысить эффективность труда государственных служащих, приблизиться к созданию индикаторов качества, которые в прошлом связывались главным образом с частным сектором.

Степень разработанности проблемы.

Существуют различные подходы к оценке: доктрина научной организации труда (начало 20 века), доктрина человеческих отношений и другие. Сегодня одной из популярных теорий является теория командного менеджмента, которая предполагает умения сотрудника работать в команде.

Исследование диссертационной темы потребовало изучения комплекса трудов. Тематику трудов можно разделить на две составляющих: планирование и оценка деятельности и оценка эффективности деятельности в государственном секторе. Необходимо заметить, что кроме фундаментальных исследований и трудов в области организационного поведения в целом, управления, планирования и оценки, карьерного роста таких авторов как Б.З. Мильнер, Peter Drucker, Andrey Huczynski, Richard L.Daft., David Needle, Laurie J.Mullins, Stephen P.Robbins, Виханский О.С. и других, как российских, так и зарубежных авторов для работы крайне важны исследования практикующих российских экспертов: М.Э. Дмитриева, В.А. Январева, Л.И. Якобсона, Я.И. Кузьминова, В.К. Егорова. В процессе работы использовались также статьи и исследования западных экспертов, таких как: Neil Parison, Ronald Amann, David Biggs, Eward Wooldridge. Анализу систем планирования и оценки деятельности сотрудников и структурных подразделений посвящены труды Dick Grote, Robert S.Kaplan, David P.Norton, А.Я. Кибанова, Ю.В. Одегова. Крайне важное место занимает литература, посвященная нормативно-правовой базе и стандартам в области социальной политики и работы с кадрами, используемой кадровыми службами в России, примером могут служить такие труды как Словарь под общей редакцией В.Н. Бобкова, А.Н. Починка и Энциклопедический словарь работника кадровой службы под общей редакцией В.М. Анисимова.

В последнее время в России все больше внимания уделяется оценке персонала, ею занимались и раньше, по крайней мере, система аттестации существовала почти на всех предприятиях и в советское время. Другой вопрос, что, как правило, она была формальной процедурой, через которую проходил каждый сотрудник регулярно. Существует Положение о проведении аттестации федерального государственного служащего.1 Формально оно выполняется большинством государственных органов. Однако, аттестация как таковая, не привязанная к деятельности сотрудников, а тем более не связанная с планируемыми видами деятельности не дает возможности проанализировать сам труд, тем более объективно судить об эффективности и делать выводы о распределении и перераспределении человеческих и финансовых ресурсов, прогнозировать карьерный рост сотрудников и повышать эффективность их труда посредством обучения по задачам и потребностям.

Сегодня в мире широко используются различные методики оценки, как персонала, так и подразделений скомбинированные с планированием. Наиболее известные из них: система сбалансированных показателей, разработанная Р.Капланом и метод всесторонней обратной связи. В основном эти инструменты используются в частном секторе, хотя в таких странах, как Великобритания, Новая Зеландия, США уже в течение 20 лет государственные служащие регулярно проходят оценку именно по этим методикам. В России в государственной службе такого рода инструменты до сих пор не использовались. Рассматриваемая в диссертации система планирования и оценки деятельности сотрудников и структурных подразделений (СПО) - это инструмент, использующий

1 Утверждено Указом Президента РФ от 09.03.96г.№353 с изменениями от12.11.96г.№1499. Трудовое законодательство. Сборник нормативных актов М.1999г.С.215. комплексный подход к повышению эффективности работы, как персонала, подразделений так и организации в целом.

Цель и задачи исследования. Цель работы - научно обосновать систему планирования и оценки деятельности сотрудников и структурных подразделений организации, как инструмент повышения эффективности труда государственных служащих.

Для достижения поставленной цели потребовалось решить несколько задач:

• Провести анализ ситуации в государственной службе в области планирования и оценки деятельности персонала и подразделений.

• Проанализировать существующие методики оценки.

• Разработать адаптированный к российским реалиям конкретный инструментарий оценки деятельности персонала - систему планирования и оценки (СПО).

• Внедрить данный инструментарий в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации.

• Проанализировать результаты внедрения СПО.

• Выработать рекомендации по использованию СПО.

Объектом исследования являются структурные подразделения и сотрудники Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации

Предмет исследования - планирование и оценка деятельности сотрудников и структурных подразделений Минэкономразвития России.

Информационную базу исследования составили: Положение о Министерстве экономического развития и торговли РФ, утвержденное постановлением Правительства от 21 декабря 2000 года №990; Указы Президента Российской Федерации по вопросам реформирования государственной службы Российской Федерации; нормативно-правовая документация, труды российских и зарубежных авторов в области экономики и социологии труда, а также кадровые технологии, используемые, как в России, так и за ее пределами.

Научная новизна и результаты, полученные лично автором:

• Выявлены основные базовые условия, характеризующие объект исследования на начальном его этапе. К ним, прежде всего, могут быть отнесены: отсутствие прозрачности в деятельности сотрудников, структурных подразделений и Министерства в целом, несоответствие и дублирование функций, которые за структурными подразделениями закреплены и теми, которые они выполняют.

• Обоснована необходимость создания единой системы, которая позволила бы упорядочить и спланировать деятельность сотрудников и структурных подразделений, проанализировать результаты и привести следующий цикл планирования в соответствие с текущей ситуацией.

• На базе существующих методик разработана система планирования и оценки деятельности сотрудников и структурных подразделений (СПО). Разработанная форма оценки дает возможность оценить профессиональную деятельность сотрудников, уровень их знаний и навыков.

• Проведено внедрение СПО в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации

• Предложены формы расчета времени для выполнения различных видов работ, предоставления информации, выявления потребностей в повышении квалификации на базе объективной оценки сотрудников.

• На основе результатов внедрения СПО построена модель системы планирования и оценки деятельности сотрудников и структурных подразделений и сформулированы предпосылки ее использования в других организациях.

• Подготовлены рекомендации по внедрению СПО и использованию ее результатов для целей развития Министерства, мониторинга и контроля деятельности подразделений, одобренные руководством Министерства и рекомендованные для распространения.

На защиту выносятся следующие основные положения:

1. Система планирования и оценки деятельности сотрудников и структурных подразделений, функциональный анализ, квалификационные требования (рамка компетенций, система тестирования сотрудников), система повышения квалификации сотрудников создают в целом комплексную кадровую технологию, с помощью которой можно контролировать, направлять и развивать организацию.

2. Разработанная система планирования и оценки деятельности сотрудников и структурных подразделений представляет из себя инструмент, который прежде всего делает работу сотрудников и подразделений прозрачной, позволяет планировать, оценивать, распределять и перераспределять финансовые и человеческие ресурсы организации, использовать оценку как средство для повышения эффективности труда, а не как самоцель.

3. Проведение функционального анализа организации позволяет:

• привести в соответствие реально выполняемые функции структурных подразделений с теми функциями, которые закреплены в Положении об этом структурном подразделении (департаменте), также как и в целом функции организации (Министерства) с формально закрепленными за ней (ним) в Положении (о Министерстве);

• избежать или ликвидировать дублирование функций.

4. Проведение анализа удовлетворенности персонала показывает готовность организации в целом и ее сотрудников к внедрению изменений, определяет проблемные области в жизни организации и выявляет потребность в повышении квалификации сотрудников.

5. Рамка компетенций (квалификационные требования) позволяет планировать профессиональный и карьерный рост сотрудников.

Практическая значимость работы состоит в том, что исследование и внедрение такого инструмента, как система планирования и оценки деятельности сотрудников и структурных подразделений дает возможность в целом повысить эффективность труда в организации. Исследование и внедрение данной системы направлено на соединение методов планирования и методов оценки в один инструмент, который позволяет оценить эффективность труда в организации, поскольку СПО показывает в целом, какое количество ресурсов использовано, что получено в результате, это дает возможность спланировать дальнейшую деятельность, привести в соответствие квалификационные требования с тем кругом обязанностей, который реально различные категории сотрудников имеют, разработать на этой базе систему тестирования и связать результаты тестирования с продвижением по служебной лестнице, системе повышения квалификации и, наконец, к созданию кадрового резерва, что повлияет в целом на культуру принятия решений в организации, снабдив управленческий состав объективными данными для анализа и принятия соответствующих управленческих решений.

Апробация результатов работы

Система планирования и оценки деятельности сотрудников и структурных подразделений внедрена в федеральном Министерстве -Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации, число сотрудников на момент проведения эксперимента составляло 1875 человек, количество департаментов - 52. Необходимо отметить, что СПО непосредственно связана с такими процессами, как оценка и мотивация, развитие персонала, организация системы повышения квалификации кадров, планирование и формирование кадрового резерва, планирование и управление процессом ротации персонала.

Система планирования и оценки обсуждена на заседаниях рабочей группы Министерства экономического развития и торговли РФ, на научной конференции в г. Нижний Новгород в июне 2002 года, где был сделан доклад, на нескольких презентациях для федеральных органов исполнительной власти, на семинарах кафедры Управления человеческими ресурсами Государственного Университета -Высшей школы экономики. На сегодня Министерство транспорта обратилось с просьбой внедрить данную систему, также СПО рекомендована руководством Минэкономразвития России для внедрения в государственных органах в таких регионах, как Саратовская область, Самарская область, Чувашская республика и Таймырский автономный округ.

Публикации. Основные положения диссертационного исследования нашли отражение в работах автора, опубликованных в периодических и научных изданиях. Всего по теме диссертации опубликовано 6 печатных работ общим объемом 2,9 п.л.

Структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, приложений и списка использованной литературы. Общий объем работы составляет 163 страницы, включая таблицы и рисунки.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Ривчун, Татьяна Евгеньевна

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Каждая организация развивается по определенным законам45, существуют различные области, которые необходимо знать для того, чтобы направлять развитие организации в нужное направление и для того, чтобы легко можно было справляться с теми изменениями, которые могут произойти и происходят как внутри нее, так и во вне. В работе мы говорили о таких понятиях, как повышение эффективности деятельности государственных ведомств, изменение корпоративной культуры, мотивация сотрудников как финансовая так и нефинансовая и многих других.

Важно уметь использовать различные инструменты, которые необходимы для того, чтобы добиться желаемых результатов. Управление организацией - процесс сложный и многосторонний, мы рассматриваем только несколько его сторон. В частности, сторону планирования и оценки деятельности, как отдельных подразделений, так и конкретных сотрудников. Эти процессы являются необходимыми элементами в жизни любой организации, так как в целом оценка -показатель качества работы. Оценка - вещь субъективная в философском смысле этого слова. Она создается людьми, люди не могут быть объективными, она проводится также людьми, что позволяет усомниться в объективности еще раз. Но в тоже время без оценки невозможно создать даже квалификационные требования для той или иной работы, оценка может рассматриваться как в начале процесса, в середине, так и в конце. В начале процесса оценка делается для того, чтобы определить индикаторы, критерии, в середине процесса оценка используется для сравнения и принятия решений и в конце оценка используется для планирования следующего этапа также как и для

45 Pfeiffer, J (1993) The 1993 annual: Developing human resources. San Diego, CA : University Associates. принятия решений. Существуют различные инструменты для оценки. В данной работе рассматриваются такие инструменты как метод анкетирования, описательный метод оценки , метод классификации, метод сравнения по парам, рейтинговый метод или метод шкалирования, метод заданного распределения, метод оценки по решающей ситуации, метод рейтинговых поведенческих установок, метод шкалы наблюдения за поведением ,метод анкет и сравнительных анкет, интервью, метод независимых судей, метод оценки достижения целей , метод оценки на основе "рамки компетенций", метод оценки "360 градусов"46, сбалансированная система показателей и другие. Среди большрго количества различных методик необходимо выделить такие инструменты оценки как метод оценки достижения целей , метод оценки на основе "рамки компетенций", метод оценки "360 градусов", сбалансированная система показателей. Различные элементы этих методик позволили создать оптимальную систему оценки.

Данная работа имела несколько задач. Одна из основных задач была проанализировать существующие системы оценки, создать модель универсальной системы планирования и оценки, внедрить ее в организации (Министерстве экономического развития и торговли РФ), проанализировать саму модель, этапы внедрения и в итоге дать рекомендации по применению системы и показать потенциал ее использования.

Разработанная и апробированная в данной работе система планирования и оценки является универсальным инструментом для повышения эффективности деятельности любой организации независимо от области, в которой она работает, независимо от того является она частной или государственной, независимо от ее размеров.

46 John E.Jones, Ph.d. William L.Bearley, Ed.D. 360 feedback. Strategies, Tactics and Techniques for Developing Leaders. HRD Press and Likewood Publications, 1996

Несмотря на то, что прообраз данной системы взят из частного сектора, как мы убедились, она работает и в государственном секторе. Безусловно, при внедрении этой системы в других организациях необходимо провести адаптацию и прежде всего в составлении рамки компетенций, так как каждый раз (в зависимости от требований ) она будет другой. И связано это прежде всего с тем, что задачи организаций и сотрудников различны. Даже если будет взят государственный сектор, но другое министерство, надо будет разрабатывать рамку компетенций, более того, даже в рамках одного и того же Министерства, она будет меняться, так как будут меняться функции как в целом министерства, так и отдельных департаментов, идет развитие системы профессионального роста, соответственно требования растут, появляются новые средства обучения и новые офисные и учебные технологии.

Подробнее надо остановиться на том, каким образом данная система вносит вклад в подготовку и переподготовку кадров. В результате заполнения формы 7 становится очевидным какие пробелы имеются у того или иного сотрудника, базируясь на оценке составляется план повышения квалификации сотрудника, таким же образом составляются в целом программы, выявляются узкие места для целых групп. По результатам анализа возможно создание программы повышения квалификации для сотрудников как индивидуальных, так и групповых.

Возможно использовать различные компоненты данной системы (планирование и оценка деятельности подразделений и планирование и оценка деятельности сотрудников) в зависимости от того, какие задачи необходимо решить. Если нужно провести анализ деятельности только подразделений вашей организации, возможно использование только одной части (1,2,3,4 и 5 формы). Если требуется провести оценку деятельности только персонала, возможно использование второй части (формы 6 и 7).

Если рассматривать потенциал самой системы планирования и оценки, то ее можно использовать для составления планов карьерного роста по всей организации и по каждому отдельному сотруднику.

Рассматривая будущее данной системы можно говорить о создании единой системы оценки, т.е. о создании единых индикаторов качества, критериев, которые позволят в целом оценивать деятельность целых отраслей или если говорить о государственном секторе, то при внедрении данной или аналогичной системы во всех государственных органах станет намного легче определять функции на различных уровнях, начиная с верхнего уровня и заканчивая функциями подразделений. Система планирования и оценки делает прозрачной работу органа в целом и сотрудников, позволяет перераспределять как человеческие, так и финансовые ресурсы, дает материал для принятия решений на различных уровнях, позволяет более полно проанализировать деятельность за прошедший период и спланировать деятельность на будущее.

В результате внедрения системы в организации были сделаны рекомендации, в частности, создание подразделения в функции которого среди прочих будет входить анализ, мониторинг и оценка подразделений и персонала по организации. Исторически в государственных ведомствах вопросами оценки, точнее вопросами аттестации занимались отделы кадров, что представляется не совсем правильным так как планирование и оценка - система, которая подразумевает охват большего числа аспектов, чем аттестация и для контроля над этой системой должно быть специальное подразделение, которое занимается процессами повышения эффективности деятельности организации в целом. В частных организациях таких вопросов не возникает, так как там существуют специальные подразделения, которые занимаются вопросами развития, для этих подразделений система планирования и оценки — один из аспектов деятельности. В целом, если сравнивать степень приживаемости данной системы в частном секторе и в государственном, можно отметить, что для организаций частного сектора процент удачи гораздо выше. Корни уходят в корпоративную культуру, меньшую гибкость, громоздкость. Поэтому независимо от того, в какой стране внедряется эта система, в Великобритании или России проблемы - одни и те же, высокая сопротивляемость сотрудников, что объясняется с одной стороны тем, что деятельность каждого становится прозрачной, с другой — внедрение данной системы на первом этапе прибавит работы в виде заполнения форм. В то же время для руководителей очень скоро становится очевидным, что введение данного инструмента упрощает планирование как краткосрочное так и долгосрочное, позволяет контролировать деятельность без особых временных затрат и дает возможность резонно объяснить необходимость увеличения штата или привлечения ресурсов из других подразделений организации.