Реинжиниринг процессов документирования промышленных предприятий тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Реинжиниринг процессов документирования промышленных предприятий"

На правах рукописи

Об/-

АЙЛАРОВА МАДИНА АЙЛАРОВНА

РЕИНЖИНИРИНГ ПРОЦЕССОВ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

Специальность: 08.00.05 - экономика и управление

народным хозяйством: промышленность

АВТОРЕФЕРАТ диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Владикавказ - 2005

Диссертация выполнена в Северо-Осетинском государственном университете им. К.Л. Хетагурова

доктор экономических наук, профессор Галазова Светлана Сергеевна

доктор экономических наук, профессор Черненко Александр Леонидович кандидат экономических наук, доцент Ананиади Николай Константинович

Горский государственный аграрный университет

Защита состоится «И» 2005 г. в /У часов на за-

седании диссертационного совета ДМ 212.246.03 по экономическим специальностям при Северо-Кавказском горно-металлургическом институте по адресу: 362021, г. Владикавказ, ул. Космонавта Николаева, 44, корпус 10, конференц-зал.

С диссертацией можно ознакомиться в научной библиотеке СевероКавказского горно-металлургического института.

Автореферат разослан « /9 » 2005 г.

Отзывы на автореферат, заверенные печатью, просим направлять по адресу: 362021, г. Владикавказ, ул. Космонавта Николаева, 44, корпус 10, конференц-зал.

Научный руководитель: Официальные оппоненты:

Ведущая организация:

Ученый секретарь диссертационного совета, кандидат экономических наук, доцент

С.Т. Хекилаев

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ Актуальность исследования. В современных эволюционно-транзи-1ивных условиях российской экономики, характеризующейся высоким уровнем неопределенности и изменчивости внешней среды хозяйствования, создание адаптивной системы документооборота выступает неотъемлемой предпосылкой стратегического управления предприятием.

В этих условиях требуются качественные преобразования структуры и функциональной направленности внутреннего документооборота предприятия нацеленного на принятие обоснованных управленческих решений на основе интегрировано-адаптивной информационной системы планирования, анализа, учета и функционального мониторинга всех его структурных подразделений и филиалов.

Формирование интегрированной системы документооборота предприятия повышает степень аналитической значимости документной информации, значительно снижает информационную асимметричность за счет уменьшения трансакционных издержек поиска, доступа и коллективного пользования информационными ресурсами предприятия, тем самым, способствуя развитию единого внутрифирменного информационного пространства, адекватного рыночным механизмам функционирования предприятий и соответствующим требованиям открытости и прозрачности документированной отчетности, усиливающим конкурентоспособность и инвестиционную привлекательность компаний.

Однако практическому решению поставленной цели в значительной мере препятствует доминирование вертикально-функционального организационного строения отечественных предприятий, неразвитость инфраструктуры информационных репозитариев, размытость границ различных правовых режимов использования информационных потоков, структурное дублирование и функциональная неинтегрированность электронного и бумажного документооборота, которые в конечном итоге, способствуют формированию информационных «барьеров» рыночного взаимодействия хозяйствующих

ПОС НАЦИОНАЛЬНАЯ пиьлиот гкл

С Петербург ,

2<>0_ГРК {

-—-------—и

субъектов.

Необходимость коренных преобразований процессов документирования предопределяет исследование системы управления документооборотом предприятий с позиции декомпозиционного подхода на основе информационного реинжиниринга. Достоинством декомпозиционного подхода является возможность получения новых механизмов межуровневого взаимодействия не толг.ко структурных подсистем предприятия, но и информационных взаимодействий с поставщиками, дистрибьюторами, инвестиционными посредниками и конечными потребителями продукции предприятий.

В этой связи становится весьма своевременным рассмотрение реинжиниринга процессов документирования на промышленных предприятиях с точки зрения комплексного и эффективного использования информационных ресурсов предприятия, как для внутренних пользователей, так и для внешних участников производственной интеграции.

Степень научной разработанности проблемы. Заметный вклад в разработку теоретических аспектов формирования информационною пространства предприятий с позиций информационного менеджмента внесли М. Альберт, С. Глазьев, В. Дик, Г. Дружинин, Л. Егоршин, А. Зверинцев, С. Ильенкова, Г. Калянов, А. Карминский, Д. Львов, Б. Мильнер, Ю. Морозов, Е. Ойхман, А. Петрова, Э. Попов, И. Рудакова, В. Рыбалкина, В. Тихомиров,

3. Угкин.

Эволюционное развитие информационных ресурсов и систем документооборота предприятий, вопросы автоматизированной обработки учетно-ана-литической информации и ее использование в управлении предприятиями раскрываются в работах В. Брага, М. Вахрушиной, Е. Вентцеля, Б. Гольде -тайна, И. Исидзука, М. Кутера, М. Мизинцевой, X. Уэно, Дж. Фостера,

4. Хорнгрена, М. Шварца, К. Шеннона, А. Шеремета и др.

Проблемы разработки моделей организационного перепроектирования предприятий на основе реинжиниринга отражены в работах: Д. Анжелиса, Б.Дали, Т. Э. Попова, М. Робсона, П. Кутелева, Ф. Уллаха, М. Хаммера,

Л.Ходсена, Дж. Чампи, Э. Эворда. Изучались работы по современной теории управления Ст. Вира, А. Богданова, Л. Евенко, Д. Иванова, Ю. Инокова, Б.Мильнера, Л. Ормана, Е. Паолуччи, Т. Петерса.

Между тем, целостная экономическая трактовка документооборота в качестве стратегического инструмента внутрифирменного планирования еще не привлекла достаточного внимания отечественных специалистов и по существу остается нереализованной потребностью как теории, так и практики. Практическое отсутствие соответствующих исследований и их теоретико-методологическая актуальность обусловили выбор темы настоящего диссертационного исследования, его цель и задачи.

Цель и задачи исследования. Цель исследования состоит в том, чтобы с позиции системного анализа обосновать концептуальную модель управления документооборотом на основе технологии реинжиниринга с использованием декомпозиционных процедур процесса принятия управленческих решений в целях эффективного функционирования промышленных предприятий.

Достижение данной цели предполагает постановку и решение следующих задач:

- проанализировать системные характеристики документооборота как стратегического инструмента внутрифирменного планирования;

рассмотреть эволюцию подходов к исследованию организационных структур и внутреннего документооборота;

определить предпосылки и необходимость проведения информационного реинжиниринга процессов документирования;

раскрыть межуровневую стандартизацию документооборота как методического обеспечения стратегического планирования;

- охарактеризовать российские адаптационные параметры использования корпоративных систем документооборота;

- проанализировать тенденции и динамику развития российского рынка электронного документооборота;

- обосновать оптимизационную модель корпоративной системы документооборота на основе информационного реинжиниринга;

- показать рыночные приоритеты процесса оптимизации корпоративных систем документооборота.

Объект исследования представлен промышленными структурами российской экономики во взаимодействии с внешней средой хозяйствования в единстве институциональных, организационно-управленческих и информационных аспектов.

Предметом исследования является система управления документооборотом, методы и модели информационной поддержки внутрифирменного планирования предприятий.

Теоретико-методологической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных исследователей, посвященные проблемам организационных изменений экономических субъектов, автоматизации корпоративных информационных систем, методам информационного реинжиниринга. При исследовании рассматриваемых проблем были использованы законодательные, нормативные акты и решения правительства Российской Федерации, Министерства экономики, а также документы региональных органов управления, касающиеся проблемы регулирования и поддержки промышленных предприятий.

Диссертационное исследование выполнено в рамках паспорта специальностей ВАК 08.00.05 - экономика и управление народным хозяйством: промышленность; п. 15.4. - Инструменты внутрифирменного и стратегического планирования на промышленных предприятиях, отраслях и комплексах.

Инструментарно-методический аппарат. При разработке концепции диссертационного исследования и обосновании его теоретических выводов и положений автором использовался разнообразный инструментарий современного арсенала методологии экономической науки, в том числе методы системно-функционального, структурного, историко-генетического, эко-

номико-статистического анализа, а так же диалектические принципы восхождения от простого к сложному, от конкретного к абстрактному, от единичного к всеобщему, индукции и дедукции.

Информационно-эмпирическая база исследования формировалась из официальных данных федеральных органов статистики, документов законодательных и исполнительных органов власти, материалов монографических исследований отечественных и зарубежных ученых, материалов, опубликованных в периодических изданиях.

Рабочая гипотеза диссертационного исследования заключается в обосновании системы положений, согласно которым реинжиниринг процессов документирования в качестве стратегического инструмента внутрифирменного планирования предопределяет направление, скорость и качество принятия управленческих решений на предприятии.

Основные положения диссертации, выносимые на защиту:

1. Современный этап рыночной реорганизации экономических субъектов способствует возникновению новых форм организации производственной сферы, включающих в себя широкий спектр интегративных взаимодействий смежников, поставщиков, дистрибьюторов, потребителей, инвестиционных посредников и других заинтересованных лиц. Все это выдвигает задачи «стандартизации» и реструктуризации документированных информационных потоков, как между самими участниками производственной цепочки, так и внутри каждого подразделения предприятия с целью повышения конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности компаний.

2. Необходимость кардинального снижения вертикальных и расширения горизонтальных связей по управлению производственными цепочками требует внедрения системы информационного мониторинга деятельности предприятий и их подразделений, детерминированные многовариантностью комплектации стандартной продукции, потребностью предоставления сопутствующих услуг и гибкой ценовой политикой на основе принятия оперативных управленческих решений с учетом «обратных связей» с внешней средой

хозяйствования.

3. Наличие качественно и количественно несовпадающих информационных потоков электронного и бумажного документооборота предприятий с одной стороны выдвигает новые требования к организации управления жизненным циклом документа, с точки зрения маштабируемости, распределенности документов, стоимости их хранения, многоканальности доступа и т.д., а с другой ставит новые задачи относительно информационной безопасности, межуровневой совместимости, открытости и «прозрачности» корпоративной отчетности.

4. Реинжиниринг процессов документирования российских промышленных предприятий призван максимально автоматизировать процессы хранения и обработки неструктурированной информации в бумажном документообороте, что позволяет существенно расширить поиск, обработку, анализ и интерпретацию релевантной экономической информации необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Данные обстоятельства особенно важны для российских фирм, характеризующихся определенной фрагментарностью и вертикальной асимметричностью организации управленческой системы.

5. Отечественный и зарубежный рынок систем электронного документооборота предлагает различные корпоративные «модули» отличающиеся не только по затратам внедрения, но и по конечным целям использования автоматизированных систем документооборота. Для отечественных разработок систем электронного документооборота характерно внимание к безопасности функционирования информационной системы, контролю за санкциониро-ванностью доступа к неструктурированной корпоративной информации, а также «дублированию» контроля исполнения бизнес-процессов. В свою очередь большинство зарубежных систем организации электронною документооборота ориентированы на повышение качества корпоративного управления, производительности труда работников, «отчуждения» и «обезличивания» документооборота.

6. При реинжиниринге управления документирования формируются предпосылки организации процессно-ориентированной компании с центральным и консолидирующим информационно-аналитическим центром, внутри которого находится множество структурных элементов хозяйственной деятельности, разделенных по признаку производимого ими продукта. В ходе реинжиниринга бизнес-процессов все функциональные подразделения предприятия должны быть преобразованы в команды бизнес-процессов, выделяемые по принципу ориентации на внутреннего и внешнего потребителя.

Научная новизна диссертационного исследования заключается в разработке и обосновании концептуальных основ управления системой документооборота базирующегося на учете мирового и накопленного отечественного опыта реинжиниринга с использованием декомпозиционных процедур процесса принятия управленческих решений ориентированных на более полную реализацию стратегического потенциала функционирования предприятий.

К числу положений, содержащих элементы приращения научного знания, можно отнести следующие:

- установлены эволюционные закономерности между структурной организацией систем иерархического управления и уровнем асимметричности и отчуждаемости управленческой информации в различных организационных моделях;

- определена дуальная природа документооборота, которая с одной стороны должна учитывать динамичность обратных связей с внешней средой предприятия, а с другой - факторы внутренней среды предприятия, тем самым, реализуя его функциональное назначение, связанное с повешением качества принимаемых управленческий решений;

- установлено, что при реализации систем электронного документооборота возникающие косвенные эффекты (связанные с конкурентными преимуществами функционирования предприятия по обеспечению прозрачности, контролю исполнительской дисциплины, возможностью накопления

знаний и внедрением систем качества) как правило, превышают прямые эффекты (связанные с экономией средств на материалы, рабочим временем сотрудников), хотя и не имеют четкой финансовой методики расчета;

- выявлено, что при внедрении информационного реинжиниринга бизнес-процессов с точки зрения производимого внешнего и внутреннего продукта потребления и оптимизации процессов документирования информационные различия между внутренней и внешней документацией стираются;

- обоснована концепция управления автоматизированным документооборотом базирующаяся на экономико-математической модели структурно-сложных систем с гибкими информационными потоковыми связями ее основных элементов, позволяющая решить проблемы целепологания и синхронизации информации при взаимодействии управляющей компании и ее подсистем на основе параметризации управленческих решений.

Теоретическая и практическая значимость исследования определяется актуальностью рассмотренных в диссертационной работе проблем и разработке концептуальных основ управления документооборотом на основе технологии реинжиниринга и декомпозиционного управления, позволяющая решить проблемы выбора и реализации управленческих решений при реализации КИС в целях эффективного функционирования промышленных предприятий.

Практические результаты и рекомендации могут быть использованы региональными органами власти для выработки нормативно-правовых актов, регламентирующих развитие промышленной сферы в регионе, информационными агентствами, консалтинговыми компаниями, заинтересованными в повышении результативности конкурентного взаимодействия предприятий, а так же в сфере государственного регулирования и поддержки предпринимательской деятельности. Материалы диссертации могут быть также использованы при разработке и преподавании учебных курсов «Реструктуризация предприятий», «Экономика и организация бизнеса», «Управление организа-

ционными изменениями», «Организационный инжиниринг», «Документирование управленческой деятельности» в вузах соответствующего профиля.

Апробация результатов исследования. Основные концептуально-теоретические положения и выводы, а также прикладные рекомендации диссертационного исследования докладывались на ряде научно-практических вузовских и региональных конференциях и семинарах.

Основное содержание диссертации получило отражение в опубликованных 8 научных работах общим объемом 3,0 п.л.

Структура работы. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Во введении обоснована актуальность темы диссертации, сформулированы цель и задачи исследования, раскрывается научная новизна исследования, показана логика и концепция исследования, теоретическая и практическая значимость, апробация результатов и структура работы.

В первой главе «Системные характеристики документооборота как стратегического инструмента внутрифирменного планирования предприятий» рассмотрена эволюция подходов исследования организационных структур и внутреннего документооборота, определены предпосылки и необходимость проведения информационного реинжиниринга процессов документирования, раскрыта межуровневая стандартизация документооборота как методического обеспечения стратегического планирования.

Проведенный в работе анализ отечественных и зарубежных источников в области организации и управления, показал, что одноименные термины и понятия, такие как «фирма», «предприятие», «организация», «система» наполняются различным содержанием, что не способствует однозначному толкованию и пониманию динамики организационных изменений.

Исследование организационных изменений проводилось с точки зре-

ния «структурного» и «поведенческого» подходов. В рамках структурного подхода в «линейной», «линейно-функциональной», «матричной» и «диви-зиональной» организационных моделей предприятие исследуется как сложная система способов распределения производственных обязанностей и механизма делегирования в рамках организации.

При поведенческом подходе в центре исследования находится «индивидуальная», «корпоративная», «эдократическая», «партисипагиппая» организационные модели предприятий как целостного «поведенческого» субъекта.

На основе установленных закономерностей между структурной организацией систем иерархического управления и уровнем асимметричности и отчуждаемости управленческой информации в различных организационных моделях, сделан вывод о том, что схожесть организационных структур эффективных предприятий предопределена не только действием «организационного изоморфизма», но и необходимостью поддержания контроля на всем протяжении производственной цепочки от поставщика услуг, дистрибьюторов и потребителей.

В работе рассмотрена эволюция концептуальных основ и специфика документооборота с точки зрения: во-первых, документа как исторического феномена; во-вторых, документа как юридического феномена; в-третьих, документа как экономического феномена, позволившего выявить дуальную природу документооборота. Двойственная природа документооборота обусловлена его функциональным назначением и направленностью на повышение качества принимаемых управленческий решений, которые с одной стороны должны учитывать динамичность обратных связей с внешней средой предприятия, а с другой - факторы внутренней среды предприятия.

Все это свидетельствует об изменении характера и степени отчуждения информационных потоков на предприятии (рис.1).

Внешня« сред ■

в и* Щ И И И срйд)

яр«д»р»«Гкя

- ~ 'Л /■

V- ''У/Л

Рис. ¡.Различия вертикального и горизонтального обмена информацией

Традиционный обмен информационными потоками между внутренней и внешней средой имеет вертикально-иерархичный характер, при этом только часть внутреннего документооборота предприятия отражается во внешней среде при использовании трудоемких архаичных учетных и управленческих механизмов, применявшихся в докомпьютерную эпоху.

Использование документооборота как части информационной подсистемы предприятия (рис.2), изменяет качественную направленность предоставляемой информации с точки зрения требований мониторинга и планирования, как со стороны государственных органов, так и для самих предприятий. Все это значительно повышает аналитическую ценность информационного обмена между внешней и внутренней средой предприятия, повышает гибкость обратной связи, но требует значительных затрат и т.д.

стоимости Хранения

Системы »вода документов и системы обработки обра »а документов

сгегсиы— - ---- _

комплексной Системы

аетомагизаци

и биэнео- маршрутизации

лроцессое документов

архивации и

поиска 71! Г.

информации

база данных сообщении

Среда март рут» »а ци»

Подготовка решений и распоряже нрв

Исполнители

Рис. 2. Принятие управленческих решений на основе документов как составной части информационной подсистемы

Новые информационные технологии способны обеспечить недостижимую ранее простоту и эффективность в реализации информационного обмена. Эффектом создания системы репозитариев явится снижение определенной части трансакционных издержек, связанных с поиском информации, хранением, маршрутиризированием, определением подлинности доку мен (а, затрат связанных с коллективным использованием информационно-электронных потоков предприятия, как во внутренней среде, так и во внешней среде хозяйствования.

Однако переход на новый горизонтальный обмен информационными потоками базирующийся на принципе перепроектирования институтов учета информационного поля предприятия, ставит и новые проблемы, связанные с разграничением доступа к информации, информационной безопасности, автоматизации неструктированной внутренней информации, что в свою очередь требует учета интересов, реализующих информационную технологию, участников производственной цепочки.

В работе рассматривается межуровневая стандартизация документооборота как методического обеспечения стратегического планирования с учетом трехуровневой модели корпоративной отчетности, представленной на рис.3.

Рис 3 Трехуровневая модель корпорап иеной стандартизации документооборота

Фундаментом трехуровневой модели обеспечения прозрачности компании служит ВСФО, «ограниченные вторым уровнем» действующими отраслевыми стандартами и, наконец, -ретин уровень отражает специфическую для каждой компании информацию, отраженную в корпоративных стандартах данного предприятия.

Во второй главе «Российские адаптационные параметры использования корпоративных систем документооборота» исследована типологи-зация и факторы развития системной интеграции корпоративного документооборота в России, определены тенденции и динамика российского рынка электронного документооборота.

Все присутствующие на Российском рынке системы управления документами можно разделить на нескочько классификационных групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою спросовую «нишу» в рамках организации документооборота и делопроизводства. Их отличия обусловлены спосс бами реализации задач делопроизводства, что объясняется различными адаптационными и адаптивными особенно-

стями используемых концепций и моделе й процессов, положенных в основу данных разработок.

В результате более значительная открытость, доступность и гибкость системы электронного документооборот!, достигается при условии ее адаптивности, что позволяет использовать именно эти системы в качестве координационной платформы в интегрирова! ных структурах сетевого типа. Для предприятий с характерной вертикально- иерархической структурой управления подойдут в большей степени адапти >уемые системы элеюгронного документооборота.

Несмотря на смысловую близость ерминов «адаптивность» и «адаптируемость» систем электронною докумс! тооборота, они не только отражают различные «спросовые» характеристики данных систем, но совершенно разные средства и технические приемы функционирования.

К сожалению, среди специалисте! пока нет единства мнений относительно адаптируемости и адаптивности системы электронного документооборота. Как правило, под «адаптацион гостью» системы понимается ее способность приспосабливаться к новым условиям. В таблице 1 дана классификация систем электронного документооборота, в которой представлены основные электронные модули орга! изации документооборота с точки зрения возрастания их адаптивности.

Таблица I

Классификация основных систем эчектронного документооборота

Название Характеристика

(.Системы делопроизводства «Дело» Системы разработаны от честиенными специалистами для решения задач автоматизации традициоиш го документооборота (ДОУ). Системы ориентированы на крупные организации вертикального типа, а также на государственные учреждения. На Российском рынке системы данного класса представлены ши-мжо вследствие популяр! :ости данного направления разработок в 90-е годы.

2.Электронные архивы документов Основной целью создания электронных архивов является структурирование имеющихся в компании документов, организация их хранения в электронном аиде и поиска ннтеллек гуальнсго капитала компании, позволяющие быстро ориентироваться во множестве знаний ее сотрудников, накопленные ими при разработке продуктов и оказании услуг. К таким организациям относятся архивы, аналитические сл; кбы, информагентства, ситуационные центры, силовые ведомства, промьнш енные предприятия и т.д.

З.Системы \УогкР1о\« В этих системах четко 1 рописаны бизнес-процессы организации, ее фу !кииг-нальные правила, способы и сроки передачи документов и предоставлен).* отчетности. Документообсрот, обладая простой структурой, носит массовый характер. К такому типу организации относятся дистрибьюторские ком.инип,

снабженческо-сбытогые организации, банки, финансовые и юридические организации.

4 .Системы коллективной обработки документов (groupware) Системы данного класса призваны обеспечить группу пользователей, объединенных решением об дей задачи, информацией распределенной по компьютер-чой сети в виде общих документов Такие программные продукты на Россий-:ком рынке впервые появились с началом внедрения проектов сетевой интеграции.

5.Комгшсксныс( адаптивные) системы управления документами Documentum EMC В данной системе наряду с традиционными функциями делопроизводства присутствуют функши создания и обработки финансовых и управленческих документов. Отличительной особенностью системы является адаптивность формирования отчетов по реквизитам документов в системе Наличие специализированных справочников и использование «уеЬ-технологии делают данную систему предпочтительной при внедрении ее в мелких и средних организациях : территориально-ра! пределенной структурой, специализирующихся на оптовой торговле, оказанчи сервисных услуг, обучения и т.д

Как видно из таблицы 1, чем крупнее предприятие, тем более для него подходит использование адаптируемых систем электронного документооборота, и соответственно чем меньше предприятие, тем больше должна использоваться адаптивная система электронного документооборота. Однако возникает определенное противоречие свтанное с тем, что с точки зрения стоимости одной лицензии, более дорогими, а следовательно и менее доступными для малых и средних предприятий выступают именно адаптивные системы документооборота. Данная зависимость отражается на рис.4.

О 1Г0 200 300 400 500 ОТ 700 800 900

Рис. 4 Стоимость одной ли ¡ензии при расчете на 50 пользователей, $

Как видно из рис. 4, стоимость одной лицензии наиболее высока у комплексных (адаптивных) систем электронного документооборота, а в условиях хронической нехватки финансовых ресурсов для проведения реорганизационных мероприятий становится понятен выбор отечественных предприятий не в пользу комплексных систем.

Кроме того, в российских условиях в их использование добавляется и технический компонент, а именно, пос* ольку адаптивные системы электронного документооборота состоят из ядра и функциональных модулей, которые имеют гораздо большие возможности ко всякого рода доработкам, что в условиях не совсем качественного сервиса наладки и обслуживания может привести к необходимости частичного «перевнедрения» модулей. Тем не менее, высокая степень адаптивности данных систем открывает дорогу их использования, как в частном, так и в государственном секторе.

Спросовые детерминанты рынка систем электронного документооборота отражены на рис.5

□ Государствекый сектор,43% О Финансы. банки, страхование, 14%

□ Услуга,6% В Транспортные компании,2%

О Торговля,3% □Топливно-энергетический комллекс,5%

□ Телекоммуникации,4% О Строительство,2%

□ Пищевая промышлеиность.2% О НИИ, образование,5%

□ Нефтегазовая и химическая промышленность,7% ОМашинностроеиие,2% О Металлургия ,2% ОДругоз.3%

Рис.5. Спросовые детерминанты рынка СЭДв РФ в 2004 г.

Как видно из рис. 5 максимальное значение спроса на системы электронного документооборота со стороны - 43% приходится на государственные учреждения, далее следуют отрасли связанные с финансовой, банковской и страховой деятельностью - 14%, отрасли нефтегазовой и химической промышленности - 7 %, сфера услуг 6%.

Если учесть неоднозначную ситуацию в государственном секторе, связанную с тем, что с одной стороны правительство РФ обязывает государственные организации применять информационные технологии в своей деятельности, внедрять системы, в частности, оптимизирующие документальное обеспечение деятельности. С другой стороны идет сокращение финансирования ФЦП «Электронная Россия», отсутствие достаточного количества удостоверяющих центров сдерживает, а порой и сводит «на нет» эффект от внедрения СЭД.

В третьей главе «Оптимизация корпоративной системы документооборота на основе информационного реинжиниринга» рассмотрена методика и этапы внедрения корпоративной информационной системы на промышленных предприятиях проведе! анализ и обоснование использования информационного реинжиниринга корпоративной системы документооборота, определены рыночные приоритет ы процесса оптимизации корпоративных систем документооборота.

Корпоративная информационная система обеспечивает поддержку принятия управленческих решений па основе автоматизации процессов поддержки итеративной процедуры «пл ширование - контроль - анализ отклонений - обратная связь», будучи эффективно настроенной, способна поставлять информацию руководителю, лицам, принимающим решения, в том ракурсе, который наиболее подходит для принятия конкретного управленческого решения.

При традиционном подходе к информационным системам предприятия, электронный и бумажный документооборот, направлены на выполнение строго определенных функций V практически никак не взаимодействуют

друг с другом, а функциональная неинт егрированность документооборота способствует формированию информационных «барьеров» как внутреннего, так внешнего взаимодействии хозяйствующих субъектов. В результате менеджерам зачастую бывает очень сложно собрать всю необходимую информацию, чтобы иметь четкое представление о деятельности организации.

Для решения этой проблемы многие организации переходят к построению интегрированных корпоративных и «формационных систем, функциональное назначение последних проявляется в моделировании и декомпозиции бизнес-процессов. Достоинством декомпозиционного подхода является возможность получения новых механизм эв межуровневого взаимодействия не только структурных подсистем предприятия, но и информационных взаимодействий с поставщиками, дистрибью' орами, инвестиционными посредниками и конечными потребителями продукции предприятий. Инфраструктура КИС представлена рис.6.

Посгавцдеси Дистрибьюторы жаестиционные посредниками

ПОТРЕБИТЕЛИ

Рис 6. Инфраструктура КИС

Как видно из рис. 6 в корпоративных системах, информация, которая ранее была распределена между разными системами, доступна всем отделам

и подразделениям организации и мэжет одновременно использоваться в бизнес-процессах производства, бухгалтерии, управлении персоналом и т.д.

Автономное функционирование структурных единиц предприятия как экономических субъектов возможна после формирования для них самостоятельных задач принятия решений, чтобы выполнялись определенные условия оптимальности корпоративной системы в целом. На примере корпоративной системы, схематическое описание * оторой приведено на рис.7, роль верхнего уровня играет управляющая компания предприятия, а нижний уровень представлен структурными единицами предприятия (СЕА) и (СЕв).

—.-^ Вертмкпльльнные

Гори у нтэльные

Рис. 7. Схема информационных потоков корпоративной системы

Структура математической модели децентрализованного управления КИС приведена на рис. 8, где рассматриваются организация, условия и процесс разделенного принятия решений по корпоративным проектам совокупностью (п+1) ЛПР.

Как видно из рис. 8. конечным итогом моделирования процесса управления корпоративной системой является построение адекватной реальной совокупности математических задач принятия эффективных управленческих решений для выделенных структур чых единиц предприятия, выполняющих определенные корпоративные проек ты.

Рис8. Структура математической модели управления корпоративными проектами через КИС

Считаем, что управляющая компг ния, зная условия управления т.е. часть неуправляемых внешних и внутрс нних факторов, изменяет часть переменных состояния системы 8Ц из допустимого множества Бц. Аналогично ЛПРА зная параметры ГА, изменяет состояние части системы бА из множества Яд. Такое же описание имеет ЛПРВ. Характер горизонтальных связей соответствует процессу ПРав взаимодействия структурных -единиц СЕА и СЕв. Рассматриваются также состояния б системы в целом и совокупность условий £ соответствие которых описанию /правляющей компанией и ее структурных единиц устанавливается в процессе моделирования.

Одним из главных условий адекватности модели является информированность ЛПР. Информированность за счет использования КИС считается одинаковой, если совпадают ^ /ц и п- шной, если они равны Г. Информированность является асимметричной, если равенства ^ = ^ = fв нарушаются.

При децентрализованном управлении, как правило, имеет место асимметрия информированности структурных элементов управляемой системы.

Первоначально запишем полученный в результате преобразований детерминированный эквивалент исходной стохастической задачи управления, в которой сохранена блочность управляющей структуры компании:

В данном случае необходимо рассматривать двухэтапный подход к моделированию принятия управленческих решений в холдинговой компании : первый этап - построение формальной иерархической системы ; второй этап - конкретизация условий выбора р< шения выделенных ЛПР.

Указанное разделение задачи моделирования имеет, прямое соответствие реальному функционированию управляемых систем, в котором, как известно, выделяются планирование л реализация планов. Управляемая корпоративная система может иметь иерархическую структуру при согласовании плановых решений и одноуровневую - при их исполнении. Следует также различать наличие «фиктивной иерархии», которая возникает как способ принятия решений верхним уровне м, например, при использовании методов декомпозиции в качестве расчетно! о средства.

Рассмотрим задачу максимизации функции эффективности (Р(иА>ив>/)>

по управляющим переменном и* и при разной информи-

рованности выбора и* и "я, т.е. глучай неодинаковой информированности

СЕ • —

только структурных единиц ( = Соответствующие структурных единицы обозначены и СЕ». Пусть структурных единице известны значения вектора ^, а структурны; единица этот вектор не контролирует. Тогда структурных единица * определяет решающее правило а структурных единица » - числовой вектор . Решающее пра-

вило и*У) можно представить в параметризованной форме "а где

¿л некоторый вектор параметров, удовлетворяющий условиям:

Ме^.^/еО (2)

Тогда решение задачи отыскивае тся в виде числовых векторов е ^;

' тт

. Задача оптимизации системы децентрализованного управления запишется в виде:

шах М гУ{ил{/^А)\ин]

6 А, *

и» е (3)

Задача (3) представляет собой М-модель стохастического программирования при одинаковой информировшности где осуществляет выбор переменной . Таким образом, прием фиктивного выравнивания информированностей сводится к отысканию таких параметров реального процесса принятия решений, выбор которых соответствует одинаковой информированности структурных элементов. Таким образом, для задач с асимметричной информированностью структурных единиц компании показана возможность декомпозиции. Основны м приемом является выравнивание информированностей структурных единиц через КИС до уровня информированности непосредственно управляющей компании предприятия. Это выравнивание осуществляется за счет параметризации требуемых решающих правил, заложенных в КИС.

При этом следует отметить, чте в условиях доминирования бумажного оборота, асимметричность для некоторых звеньев, как внутренней подсистемы предприятия, так и для некоторых ее структурных единиц во внешней среде носила абсолютный и непреодолимый характер, поскольку бумажные документы терялись, необходимость длительных согласовательных процедур, дублирование контрольных фун <ций и т.д. С переходом на автоматизированный режим и введением электронного документооборота корпоративная информационная система, через параметризацию информационных пото-

ков (коды доступа, защиту от вторже! 1ия), между всеми ЛПР превращает абсолютную асимметричность информированности структурных единиц предприятия, в «относительную».

В результате на основе исполь уемой модели научно обосновано использование КИС, которая выравнивает общий уровень информированноеги как структурных единиц предприятия, как и общий уровень информированности вдоль всей производственной цгпочке, начиная от поставщиков, дистрибьюторов и заканчивая услугами потребителям, инвестиционных посредников и других заинтересованных лиц

Таким образом, корпоративные программы становятся действенным механизмом для качественного улучшения процесса принятия управленческих решений и действенного стратегического планирования на предприятии.

В итоге при реинжиниринге управления документирования формируются предпосылки организации проце ;сно-ориентированной компании с центральным и консолидирующим иноормационно-аналитическим центром, внутри которого находится множестю структурных элементов хозяйственной деятельности.

В заключении сформулирован) 1 основные положения и выводы диссертационного исследования, а также вытекающие из разработки проблемы рекомендации автора.

Основные положения диссертационного исследования отражены в следующих работах:

1. Айларова М.А. Проблемы стандартизации документированной информации в условиях новых форм организации производственной сферы // Проблемы стабилизации экономики Р >ссии и региона: Сборник научных статей. СОГУ, Владикавказ, 1998-0,3 пл.

2. Айларова М.А. Проблемы параметризации процесса управления электронным документооборотом // Актуальные вопросы современной эко-

комической теории и практики: Сборник статей. СОГУ, Владикавказ, 1998 -0,25 п.л.

3 Айларова М.А. Структура рынка систем электронного документооборота // Транзитивная экономика- региональные проблемы и приоритеты: Сборник научных трудов. СОГУ, Владикавказ, 1999-0,25 пл.

4. Айларова М.А. Экономическая природа и предпосылки формирования адаптивной системы документооборота // Рыночные реалии: региональный аспект: Сборник научных статей. СОГУ, Владикавказ, 2000 - 0,3 п.л.

5. Айларова М.А. Причины банкротства хозяйствующих субъектов в условиях рыночной экономики // Экономика России: новые вызовы и альтернативы развития: Паука Кубани, выпуск 6. Краснодар, 2001 - 0,1 п.л.

6. Айларова М.А. Банкротство - важный институт рыночной экономики // Таможенная политика в условиях грансформации российской экономики- реалии, проблемы, противоречия: Межвузовский сборник научных трудов студентов и молодых ученых. Ростои-на-Дону, 2001 -0,1 п.л.

7. Айларова М.А. Глобализацис нная составляющая реинжиниринга корпоративного документооборота // Экономика РСО-Алания: региональная специфика глобальных тенденций. Сбо шик научных трудов. СОГУ, Владикавказ, 2003 - 0,3 п.л.

8. Айларова М.А. Системные характеристики документооборота как стратегического инструмента внутрифи именного планирования предприятий // Научное издание. СОГУ, Владикавказ 2004 - 1,4 п.л.

Подписано в печать 2.03.05 г. Формат 60x84 1/]6.

Объем I п.л. Тираж 100 экз. Зак. № 101. Владикавказ, 362021, Николаева, 44, СКГТУ.

РНБ Русский фонд

2005-4 42412

1117

22 MAP 2005

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Айларова, Мадина Айларовна

Введение.

Глава 1. Системные характеристики документооборота как стратегического инструмента внутрифирменного планирования предприятий.

1.1.Эволюция подходов исследования организационных структур и внутреннего документооборота.

1.2. Предпосылки и необходимость проведения информационного реинжиниринга процессов документирования.

1.3. Межуровневая стандартизация документооборота как методическое условие стратегического планирования.

Глава 2. Российские адаптационные параметры использования корпоративных систем документооборота.

2.1. Типологизация и факторы развития системной интеграции корпоративного документооборота в России.

2.2. Тенденции и динамика российского рынка электронного документооборота.

Глава 3. Оптимизация корпоративной системы документооборота на основе информационного реинжиниринга.

3.1. Рыночные приоритеты и обоснованность процесса оптимизации корпоративных систем документооборота.

3.2. Методика и этапы внедрения комплексной информационной системы на промышленных предприятиях.

3.3. Анализ и оценка процесса оптимизации корпоративных систем документооборота на промышленных предприятиях.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Реинжиниринг процессов документирования промышленных предприятий"

Актуальность исследования. В современных эволюционно-транзитивных условиях российской экономики, характеризующейся высоким уровнем неопределенности и изменчивости внешней среды хозяйствования, создание адаптивной системы документооборота выступает неотъемлемой предпосылкой стратегического управления предприятием.

В этих условиях требуются качественные преобразования структуры и функциональной направленности внутреннего документооборота предприятия нацеленного на принятие обоснованных управленческих решений на основе интегрировано-адаптивной информационной системы планирования, анализа, учета и функционального мониторинга всех его структурных подразделений и филиалов.

Формирование интегрированной системы документооборота предприятия повышает степень аналитической значимости документной информации, значительно снижает информационную асимметричность за счет уменьшения трансакционных издержек поиска, доступа и коллективного пользования информационными ресурсами предприятия, тем самым, способствуя развитию единого внутрифирменного информационного пространства, адекватного рыночным механизмам функционирования предприятий и соответствующим требованиям открытости и прозрачности документированной отчетности, усиливающим конкурентоспособность и инвестиционную привлекательность компаний.

Однако практическому решению поставленной цели в значительной мере препятствует доминирование вертикально-функционального организационного строения отечественных предприятий, неразвитость инфраструктуры информационных репозитариев, размытость границ различных правовых режимов использования информационных потоков, структурное дублирование и функциональная неинтегрированность электронного и бумажного документооборота, которые в конечном итоге, способствуют формированию информационных «барьеров» рыночного взаимодействия хозяйствующих субъектов.

Необходимость коренных преобразований процессов документирования предопределяет исследование системы управления документооборотом * предприятий с позиции декомпозиционного подхода на основе информационного реинжиниринга. Достоинством декомпозиционного подхода является возможность получения новых механизмов межуровневого взаимодействия не только структурных подсистем предприятия, но и информационных взаимодействий с поставщиками, дистрибьюторами, инвестиционными посредниками и конечными потребителями продукции предприятий.

В этой связи становится весьма своевременным рассмотрение реинжиниринга процессов документирования на промышленных предприятиях с точки зрения комплексного и эффективного использования информационных ресурсов предприятия, как для внутренних пользователей, так и для внешних участников производственной интеграции.

Степень научной разработанности проблемы. Заметный вклад в раз-ф работку теоретических аспектов формирования информационного пространства предприятий с позиций информационного менеджмента внесли М. Альберт, С. Глазьев, В. Дик, Г. Дружинин, А. Егоршин, А. Зверинцев, С. Ильенкова, Г. Калянов, А. Карминский, Д. Львов, Б. Мильнер, Ю. Морозов, Е. Ойхман, А; Петрова, Э. Попов, И; Рудакова, В. Рыбалкина, В. Тихомиров, Э. Уткин. I

Эволюционное развитие информационных ресурсов и систем документооборота предприятий, вопросы автоматизированной обработки учетно-аналитической информации и ее использование в управлении предприятиями раскрываются в работах В. Брага, М. Вахрушиной, Е. Вентцеля, Б. Гольдстайна, И. Исидзука, М. Кутера, М. Мизинцевой, X. Уэно, Дж. Фостера, Ч. Хорнгрена, М. Шварца, К. Шеннона, А. Шеремета и др.

Проблемы разработки моделей организационного перепроектирования предприятий на основе реинжиниринга отражены в работах: Д.Анжелиса, Б. Дали, Т. Э. Попова, М.Робсона, П.Кутелева, Ф. Уллаха, М.Хаммера,

Л.Ходсена, Дж.Чампи, Э.Эворда. Изучались работы по современной теории управления Ст.Бира, А.Богданова, Л.Евенко, Д.Иванова, Ю.Инокова, Б.Мильнера, Л.Ормана, Е.Паолуччи, Т.Петерса.

Между тем, целостная экономическая трактовка документооборота в качестве стратегического инструмента внутрифирменного планирования еще не привлекла достаточного внимания отечественных специалистов и по существу остается нереализованной потребностью как теории, так и практики. Практическое отсутствие соответствующих исследований и их теоретико-методологическая актуальность обусловили выбор темы настоящего диссертационного исследования, его цель и задачи.

Цель и задачи исследования. Цель исследования состоит в том, чтобы с позиции системного анализа обосновать концептуальную модель управления документооборотом на основе технологии реинжиниринга с использованием декомпозиционных процедур процесса принятия управленческих решений в целях эффективного функционирования промышленных предприятий.

Достижение данной цели предполагает постановку и решение следующих задач:

- проанализировать системные характеристики документооборота как стратегического инструмента внутрифирменного планирования;

- рассмотреть эволюцию подходов к исследованию организационных структур й внутреннего документооборота;

- определить предпосылки и необходимость проведения информационного реинжиниринга процессов документирования;

- раскрыть межуровневневую стандартизацию документооборота как методического обеспечения стратегического планирования;

- охарактеризовать российские адаптационные параметры использования корпоративных систем документооборота;

- проанализировать тенденции и динамику развития российского рынка электронного документооборота;

- обосновать оптимизационную модель корпоративной системы документооборота на основе информационного реинжиниринга;

- показать рыночные приоритеты процесса оптимизации корпоративных систем документооборота.

Объект исследования представлен промышленными структурами российской экономики во взаимодействии с внешней средой хозяйствования в единстве институциональных, организационно-управленческих и информационных аспектов.

Предметом исследования является система управления документооборотом, методы и модели информационной поддержки внутрифирменного планирования предприятий.

Теоретико-методологической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных исследователей, посвященные проблемам организационных изменений экономических субъектов, автоматизации корпоративных информационных систем, методам информационного реинжиниринга. При исследовании рассматриваемых проблем были использованы законодательные, нормативные акты и решения правительства Российской Федерации, Министерства экономики, а также документы региональных органов управления, касающиеся проблемы регулирования и поддержки промышленных предприятий.

Диссертационное исследование выполнено в рамках паспорта специальностей ВАК 08.00.05 - экономика и управление народным хозяйством: промышленность; п. 15.4. - Инструменты внутрифирменного и стратегического планирования на промышленных предприятиях, отраслях и комплексах.

Инструментарно-методический аппарат. При разработке концепции диссертационного исследования и обосновании его теоретических выводов и положений автором использовался разнообразный инструментарий современного арсенала методологии экономической науки, в том числе методы системно-функционального, структурного, историко-генетического, экономико-статистического анализа, а так же диалектические принципы восхождения от простого к сложному, от конкретного к абстрактному, от единичного ко всеобщему, индукции и дедукции.

Информационно-эмпирическая база исследования формировалась из официальных данных федеральных органов статистики, документов законодательных и исполнительных органов власти, материалов монографических исследований отечественных и зарубежных ученых, материалов, опубликованных в периодических изданиях.

Рабочая гипотеза диссертационного исследования заключается в обосновании системы положений, согласно которым реинжиниринг процессов документирования в качестве стратегического инструмента внутрифирменного планирования предопределяет направление, скорость и качество принятия управленческих решении на предприятии.

Основные положения диссертации, выносимые на защиту:

1. Современный этап рыночной реорганизации экономических субъектов способствует возникновению новых форм организации производственной сферы, включающих в себя широкий спектр интегративных взаимодействий смежников, поставщиков, дистрибьюторов, потребителей, инвестиционных посредников и других заинтересованных лиц. Все это выдвигает задачи «стандартизации» и реструктуризации документированных информационных потоков, как между самими участниками производственной цепочки, так и внутри каждого подразделения предприятия с целью повышения конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности компаний.

2. Необходимость кардинального снижения вертикальных и расширения горизонтальных связей по управлению производственными цепочками требует внедрения системы информационного мониторинга деятельности предприятий и их подразделений, детерминированные многовариантностью комплектации стандартной продукции, потребностью предоставления сопутствующих услуг и гибкой ценовой политикой на основе принятия оперативных управленческих решений с учетом «обратных связей» с внешней средой хозяйствования.

3. Наличие качественно и количественно несовпадающих информационных потоков электронного и бумажного документооборота предприятий, с одной стороны выдвигает новые требования к организации управления жизненным циклом документа, с точки зрения маштабируемости, распределенности документов, стоимости их хранения, многоканальности доступа и т.д., а с другой - ставит новые задачи относительно информационной безопасности, межуровневой совместимости, открытости и «прозрачности» корпоративной отчетности.

4. Реинжиниринг процессов документирования российских промышленных предприятий призван максимально автоматизировать процессы хранения и обработки неструктурированной информации в бумажном документообороте, что позволяет существенно расширить поиск, обработку, анализ и у интерпретацию релевантной экономической информации необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Данные обстоятельства особенно важны для российских фирм, характеризующихся определенной фрагментарностью и вертикальной асимметричностью организации управленческой системы.

5. Отечественный и зарубежный рынок систем электронного документооборота предлагает различные корпоративные «модули» отличающиеся не только по затратам внедрения, но и по конечным целям использования автоматизированных систем документооборота. Для отечественных разработок систем электронного документооборота характерно внимание к безопасности функционирования информационной системы, контролю за санкциониро-ванностью доступа к неструктурированной корпоративной информации, а также «дублированию» контроля исполнения бизнес-процессов. В свою очередь большинство зарубежных систем организации электронного документооборота ориентированы на повышение качества корпоративного управления, производительности труда работников, «отчуждения» и «обезличивания» документооборота. б.При реинжиниринге управления документирования формируются предпосылки организации процессно-ориентированной, компании с центральным и консолидирующим информационно-аналитическим центром, внутри которого находится множество структурных элементов хозяйственной деятельности, разделенных по признаку производимого ими продукта. В ходе реинжиниринга бизнес-процессов все функциональные подразделения предприятия должны быть преобразованы в команды бизнес-процессов, выделяемые по принципу ориентации на внутреннего и внешнего потребителя.

Научная новизна диссертационного исследования заключается в разработке и обосновании концептуальных основ управления системой документооборота базирующегося на учете мирового и накопленного отечественного опыта реинжиниринга с использованием декомпозиционных процедур процесса принятия управленческих решений ориентированных на более полную реализацию стратегического потенциала функционирования предприятий.

К числу положений, содержащих элементы приращения научного знания, можно отнести следующие:

- установлены эволюционные закономерности между структурной организацией систем иерархического управления и уровнем асимметричности и отчуждаемости управленческой информации в различных организационных моделях;

- определена дуальная природа документооборота, которая с одной стороны должна учитывать динамичность обратных связей с внешней средой предприятия, а с другой - факторы внутренней среды предприятия, тем самым, реализуя его функциональное назначение, связанное с повышением качества принимаемых управленческий решений;

- установлено, что при реализации систем электронного документооборота возникающие косвенные эффекты (связанные с конкурентными преимуществами функционирования предприятия по обеспечению прозрачности, контролю исполнительской дисциплины, возможностью накопления знаний и внедрением систем качества) как правило, превышают прямые эффекты (связанные с экономией средств на материалы, рабочим временем сотрудников), хотя и не имеют четкой финансовой методики расчета;

- выявлено, что при внедрении информационного реинжиниринга бизнес-процессов с точки зрения производимого внешнего и внутреннего продукта потребления и оптимизации процессов документирования информационные различия между внутренней и внешней документацией стираются;

- обоснована концепция управления автоматизированным документооборотом базирующаяся на экономико-математической модели структурно-сложных систем с гибкими информационными потоковыми связями ее основных элементов, позволяющая решить проблемы целеполагания и синхронизации информации при взаимодействии управляющей компании и ее подсистем на основе параметризации управленческих решений.

Теоретическая и практическая значимость исследования определяется актуальностью рассмотренных в диссертационной работе проблем и разработке концептуальных основ управления документооборотом на основе технологии реинжиниринга и декомпозиционного управления, позволяющая решить проблемы выбора и реализации управленческих решений при реализации КИС в целях эффективного функционирования промышленных предприятий.

Практические результаты и рекомендации могут быть использованы региональными органами власти для выработки нормативно-правовых актов, регламентирующих развитие промышленной сферы в регионе, информационными агентствами, консалтинговыми компаниями, заинтересованными в повышении результативности и конкурентного взаимодействия предприятий, а так же в сфере государственного регулирования и поддержки предпринимательской деятельности. Материалы диссертации могут быть также использованы при разработке и преподавании учебных курсов «Реструктуризация предприятий», «Экономика и организация бизнеса», «Управление организационными изменениями», «Организационный инжиниринг», «Документирование управленческой деятельности» в вузах соответствующего профиля.

Апробация результатов исследования. Основные концептуально-теоретические положения и выводы, а также прикладные рекомендации диссертационного исследования докладывались на ряде научно-практических, вузовских и региональных конференциях, семинарах.

Основное содержание диссертации получило отражение в опубликованных 8 научных работах общим объемом 3,0 п.л.

Структура диссертации. Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Айларова, Мадина Айларовна

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Системный анализ концепций управления документооборотом на основе технологии реинжиниринга с использованием декомпозиционных процедур процесса принятия управленческих решений в целях эффективного функционирования промышленных предприятий, позволил сделать следующие выводы.

Формирование интегрированной системы документооборота предприятия повышает степень аналитической значимости документной информации, значительно снижает информационную асимметрию за счет уменьшения трансакционных издержек поиска, доступа и коллективного пользования информационными ресурсами предприятия, тем самым, способствуя развитию единого внутрифирменного информационного пространства, адекватного рыночным механизмам функционирования предприятий и соответствующим требованиям открытости и прозрачности документированной отчетности, усиливающим конкурентоспособность и инвестиционную привлекательность компаний.

Необходимость коренных преобразований процессов документирования предопределяет исследование системы управления документооборотом предприятий с позиции декомпозиционного подхода на основе информационного реинжиниринга. Достоинством декомпозиционного подхода является возможность получения новых механизмов межуровневого взаимодействия не только структурных подсистем предприятия, но и информационных взаимодействий с поставщиками, дистрибьюторами, инвестиционными посредниками и конечными потребителями продукции предприятий.

Современный этап рыночной реорганизации экономических субъектов способствует возникновению новых форм организации производственной сферы, включающих в себя широкий спектр интегративных взаимодействий смежников, поставщиков, дистрибьюторов, потребителей, инвестиционных посредников и других заинтересованных лиц. Все это выдвигает задачи стандартизации» и реструктуризации документированных информационных потоков, как между самими участниками производственной цепочки, так и внутри каждого подразделения предприятия с целью повышения конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности компаний.

Необходимость кардинального снижения вертикальных и расширения горизонтальных связей по управлению производственными цепочками требует внедрения системы информационного мониторинга деятельности предприятий и его подразделений, детерминированные многовариантностью комплектации стандартной продукции, потребностью предоставления сопутствующих услуг и гибкой ценовой политикой на основе принятия оперативных управленческих решений на основе учета «обратных связей» с внешней средой хозяйствования.

На основе установленных закономерностей между структурной организацией систем иерархического управления и уровнем асимметричности и отчуждаемости управленческой информации в различных организационных моделях, сделан вывод, о том, что схожесть организационных структур эффективных предприятий предопределена, не только действием «организационного изоморфизма», но и необходимостью поддержания контроля на всем протяжении производственной цепочки от поставщика услуг, дистрибьюторов и до потребителей.

В работе рассмотрена эволюция концептуальных основ и специфика документооборота с точки зрения: во-первых, документа как исторического феномена; во-вторых, документа как юридического феномена; в-третьих, документа как экономического феномена, которая позволила выявить дуальную природу документооборота.

Двойственная природа документооборота обусловлена его функциональным назначением и направленностью на повышение качества принимаемых управленческий решений, которые с одной стороны должны учитывать динамичность обратных связей с внешней средой предприятия, а с другой -факторы внутренней среды предприятия.

Наличие качественно и количественно несовпадающих информационных потоков электронного и бумажного документооборота предприятий, с одной стороны выдвигает новые требования к организации управления жизненным циклом документа, с точки зрения маштабируемости, распределенности документов, стоимости их хранения, многоканальности доступа и т.д., а с другой - ставит новые задачи относительно информационной безопасности, межуровневой совместимости, открытости и «прозрачности» корпоративной отчетности.

Реинжиниринг процессов документирования российских промышленных предприятий призван максимально автоматизировать процессы хранения и обработки неструктурированной информации в бумажном документообороте, что позволяет существенно расширить поиск, обработку, анализ и интерпретацию релевантной экономической информации необходимой для принятия эффективных стратегических решений. Данные обстоятельства особенно важны для российских фирм, характеризующихся определенной фрагментарностью и вертикальной асимметричностью организации управленческой системы.

Отечественный и зарубежный рынок систем электронного документооборота предлагает различные корпоративные «модули», отличающиеся не только по затратам внедрения, но и по конечным целям использования автоматизированных систем документооборота. Для отечественных разработок систем электронного документооборота характерно внимание к безопасности функционирования информационной системы, контролю за санкциониро-ванностью доступа к неструктурированной корпоративной информации, а также «дублирование» контроля исполнения бизнес-процессов. В свою очередь большинство зарубежных систем организации системы электронного документооборота ориентированы на повышение качества системы корпоративного управления, производительности труда работников, «отчуждения» и «обезличивания» документооборота.

В работе установлено, что при реализации систем электронного документооборота возникающие косвенные эффекты (связанные с конкурентными преимуществами функционирования предприятия по обеспечению прозрачности, контролю исполнительской дисциплины, возможностью накопления знаний и внедрением систем качества) как правило, превышают прямые эффекты (связанные с экономией средств на материалы, рабочим временем сотрудников), хотя и не имеют четкой финансовой методики расчета.

При внедрении информационного реинжиниринга бизнес-процессов с точки зрения производимого внешнего и внутреннего продукта потребления и оптимизации процессов документирования информационные различия между внутренней и внешней документацией стираются.

При реинжиниринге управления документирования формируются предпосылки организации процессно-ориентированной компании с центральным и консолидирующим информационно-аналитическим центром, внутри которого находится множество структурных элементов хозяйственной деятельности, разделенных по признаку производимого ими продукта. В ходе реинжиниринга бизнес-процессов все функциональные подразделения предприятия должны быть преобразованы в команды бизнес-процессов, выделяемые по принципу ориентации на внутреннего и внешнего потребителя.

В условиях доминирования бумажного оборота, асимметричность для некоторых звеньев, как внутренней подсистемы предприятия, так и для некоторых ее структурных единиц во внешней среде носила абсолютный и непреодолимый характер, поскольку бумажные документы терялись, существовала необходимость длительных согласовательных процедур, дублирование контрольных функций и т.д.

С переходом на автоматизированный режим и введением электронного документооборота корпоративная информационная система, через параметризацию информационных потоков (коды доступа, защиту от вторжения), между всеми ЛПР превращает абсолютную асимметричность информированности структурных единиц предприятия, в «относительную». Полученный результат свидетельствует, что трансакционные издержки использования КИС будут меньше трансакционных издержек при бумажном документообороте.

В результате на основе используемой модели научно обосновано использование КИС, которая выравнивает общий уровень информированности как структурных единиц предприятия, как и общий уровень информированности вдоль всей производственной цепочки, начиная от поставщиков, дистрибьюторов и заканчивая услугами потребителям, инвестиционных посредников и других заинтересованных лиц.

В работе обоснована концепция управления автоматизированным документооборотом базирующаяся на экономико-математической модели структурно-сложных систем с гибкими информационными потоковыми связями ее основных элементов, позволяющая решить проблемы целеполагания и синхронизации информации при взаимодействии управляющей компании и ее подсистем на основе параметризации управленческих решений.