Управление проектами совершенствования внутрифирменного документооборота на основе новых информационных технологий тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Рязанов, Антон Викторович

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

1.1. Управление проектами в России на современном этапе.

1.2. Документооборот предприятия и требования, предъявляемые к нему.

1.3. Анализ современного опыта управления проектами совершенствования документооборота.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА МЕТОДИЧЕСКИХ АСПЕКТОВ ПРОЕКТА

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

2.1. Цели проекта совершенствования документооборота и жизненный цикл

Р предприятия.

2.2. Организационная структура управления проектом совершенствования документооборота.

2.3. Выявление критических проблем проекта совершенствования документооборота.

ГЛАВА 3. УПРАВЛЕНИЕ ЭТАПАМИ ПРОЕКТА

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

3.1. Управление предпроектной фазой проекта совершенствования ' документооборота.

32. Управление разработкой проекта совершенствования документооборота.

33. Управление реализацией проекта совершенствования документооборота.

3.4. Управление завершением проекта совершенствования документооборота.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Управление проектами совершенствования внутрифирменного документооборота на основе новых информационных технологий"

Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления народным хозяйством являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.

Совершенствование документооборота стало высокоэффективным инструментом повышения конкурентоспособности предприятий и рассматривается как мероприятие по приведению условий функционирования предприятия в соответствие с изменяющимися условиями рынка и выработанной стратегией.

Необходимость совершенствования документооборота возникает не только у предприятий, находящихся в неблагополучном состоянии (спад производства и оборота, приближение к состоянию банкротства и др.). Огромный интерес проявляют и руководители прибыльных предприятий.

Комплекс обозначенных проблем ставит перед современными исследователями ряд вопросов, основной из которых следующий: «Как эффективнее осуществить совершенствование документооборота?». Ответ на этот вопрос диссертант видит в использовании новых информационных технологий в документационном обеспечении, а также в применении методов дисциплины Project Management к проекту совершенствования внутрифирменного документооборота.

Актуальность темы исследования. Актуальность исследования обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности предприятий, причем тема исследования представляет интерес как в практическом, так и теоретическом аспектах.

Каждый подобный проект важен не только как вклад в решение практических задач повышения эффективности предприятий, но и в методическом отношении - как новый пример творческого подхода к организационным и техническим проблемам рационализации управленческого труда в конкретных условиях.

На основании полученного опыта можно утверждать, что повышение эффективности деятельности предприятий посредством совершенствования документооборота может привести к перелому негативных тенденций в российской экономике. К сожалению, этот опыт недостаточно обобщен и формализован, что препятствует его широкому распространению.

Цель и задачи исследования. Целью настоящего исследования является разработка методических основ по управлению проектами совершенствования документооборота. Декомпозиция указанной цели определяет основные задачи исследования: обобщить и систематизировать опыт применения проектных принципов управления на современном этапе; рассмотреть современный опыт управления проектами совершенствования документооборота; проанализировать требования, предъявляемые к документообороту; определить и систематизировать направления совершенствования документооборота; определить стадии жизненного цикла предприятия, когда совершенствование документооборота наиболее эффективно; рассмотреть участников проекта совершенствования документооборота; разработать организационную структуру управления данным проектом; выявить основные проблемы проекта совершенствования документооборота; разработать структуру жизненного цикла проекта совершенствования документооборота.

В соответствии с указанными целями и задачами логика настоящей диссертационной работы построена таким образом, чтобы обеспечить последовательное изучение комплекса проблем.

Теоретическая и методологическая основа исследования.

Теоретически и методически исследование опирается на положения как зарубежных ученых в области проектного управления (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, Т. Питере, X. Решке, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу M.J1., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), основополагающие работы в области делопроизводства и документационного обеспечения управления (Качалина JI.H., Кудряев В.А., Митяев К.Г., Пшенко А.В.), основополагающие работы по автоматизации управления предприятием (Баронов В.В., Калянов Г.Н., Колесников С.Н., Титов И.Н.), современные теории менеджмента, законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.

Методология диссертационного исследования базируется на применении следующих методов научного познания: методы организационного моделирования, методы сравнительного и ситуационного анализа, методы имитационного моделирования, количественного и качественного изучения реальности, методы системного анализа.

Информационная база исследования. Информационной базой для проведенного исследования послужили данные периодической печати. Кроме того, в процессе исследования диссертант использовал практические наработки, полученные в процессе работы в аудиторско-консалтинговой компании «ЮНИКОН/МС» с такими компаниями, как «Кузбассуголь», дочерними предприятиями НК «ЛУКОЙЛ», ОАО «ТНК» , НК «ЮКОС» и др., а также при работе в аудиторско-консультационной фирме «АЖУР» с предприятиями «Ильиногорское» и «Клинский пивокомбинат».

Объект и предмет исследования. Объектом исследования будет являться проект совершенствования документооборота, включая все стадии - от идентификации до его ликвидации.

Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние на проект совершенствования документооборота.

Научная новизна диссертации состоит в выполнении системных исследований и обосновании конкретных научных методов по разработке системы управления проектом совершенствования документооборота. Научная новизна может быть выражена следующими положениями:

• обобщен и систематизирован опыт управления проектами совершенствования внутрифирменного документооборота на основе информационных технологий;

• сформулированы критериальные признаки совершенствования современного внутрифирменного документооборота;

• установлена функциональная зависимость между целями проекта совершенствования документооборота и стадией жизненного цикла предприятия;

• на основе критериальных признаков предложена оригинальная организационная структура управления проектом, учитывающая современные требования к внутрифирменному документообороту;

• исходя из оптимальной структуры управления рассматриваемым проектом, предложена схема взаимодействия участников проекта, выявлены критические проблемы проекта, а также разработана структура жизненного цикла проекта совершенствования внутрифирменного документооборота.

Практическая значимость диссертации состоит в разработке теоретических и методических основ реализации проектов совершенствования документооборота.

Основные положения диссертации могут представлять интерес как для научных, так и практических организаций. Проблемы, исследованные в работе, могут найти применение в практической деятельности консалтинговых, ИТ-компаний, а также на предприятиях, которые собираются совершенствовать свой документооборот.

Апробация результатов исследования. Результаты исследований были использованы в 1999-2002 годах для выполнения работ по управленческому консалтингу в аудиторско-консультационных компаниях «ЮНИКОН/МС» и

АЖУР». Автором опубликовано более 6 работ общим объемом 1,2 печатных листов.

Структура научной работы. Структура научной работы сформирована с учетом соблюдения логической последовательности и причинно-следственной взаимообусловленности факторов, чтобы наилучшим образом отразить актуальные, мало исследованные проблемы по теме диссертационного исследования. Цели и задачи исследования обусловили следующую структуру работы: диссертация состоит из введения, трех глав, выводов и предложений, 3 приложений, 26 рисунков, 7 таблиц, списка используемой литературы (104 источника).

Диссертация: заключение по теме "Экономика и управление народным хозяйством: теория управления экономическими системами; макроэкономика; экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами; управление инновациями; региональная экономика; логистика; экономика труда", Рязанов, Антон Викторович

Выводы по главе 3.

1. Жизненный цикл проекта совершенствования документооборота состоит из этапов: концепция -*■ разработка -<• реализация завершение и имеет дискретно-циклический характер.

2. Предпроектная фаза проекта совершенствования документооборота различна для предприятия-заказчика и для исполнителя проекта. Для предприятия-заказчика предпроектная фаза - это инициация проекта разработка концепции проекта-» определение базовых проектных решений. Для исполнителя проекта предпроектная фаза такова: планирование услуги утверждение нормативов оказания услуг -» разработка и утверждение ежегодного бизнес-плана.

3. На этапе разработки проекта планируется процесс осуществления проекта, определяются организация, методы и средства управления проектом как целостной системой и в разрезе отдельных функций управления им. Результатами этапа разработки проекта являются сводный план проекта и подписанный договор на оказание услуг по совершенствованию документооборота между заказчиком и исполнителем проекта.

4. Выполнение сводного плана проекта - это основной процесс реализации проекта. Большая часть бюджета проекта будет израсходована именно на его выполнение. Менеджер проекта и его команда должны организовывать работу в проекте, координировать и направлять усилия участников проекта на его эффективное выполнение.

5. Управление завершением проекта предполагает достижение заданных результатов и прекращение финансирования проекта. Для оценки экономической эффективности используются стандартные количественные показатели, так и интегральные показатели, поскольку ряд аспектов проекта не поддается точному исчислению в денежном выражении.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время применение принципов проектного управления и информационных технологий в документационном обеспечении управления является действенным инструментом повышения эффективности предприятий. Тем не менее в настоящее время незначительная доля российских предприятий используют в своей практике принципы управления проектами.

На основании проведенного исследования перед осуществлением проекта рекомендуется четко обозначить контекст проекта, который является ядром центральных понятий методологии управления проектом. Контекст проекта составляют: предметная область проекта, участники проекта, организация проекта, окружение проекта, жизненный цикл проекта.

Организация работы с документами является важнейшей частью процесса управления предприятием. Однако зачастую существующий документооборот не может служить эффективным инструментом менеджмента предприятия. Подобные проекты, повышающие эффективность предприятий, могут привести к перелому негативных тенденций в российской экономике.

Для ключевых понятий, таких как «документ», «документооборот», «делопроизводство», целесообразно придерживаться определений, закрепленных в нормативных актах РФ. Современные исследования трактуют эти понятия несколько шире, но в целом соответствуют определениям, закрепленных в нормативных актах РФ.

Из подсистем внутрифирменного документооборота наиболее регламентирована организационно-распорядительная документация. Для учетно-отчетной бухгалтерской документации исполнение части требований обязательно для всех предприятий, а относительно другой части требований -предприятия осуществляют выбор одного из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными актами способов по ведению и организации бухгалтерского учета.

Проведенный анализ требований к современному документообороту показал, что главенствующими являются требования законодательства РФ, которые должны превалировать над требованиями пользователей документооборота. Законодательство РФ накладывает требования в части организации учета и отчетности, а пользователи документов формируют свои требования, связанные с качественными признаками информации, для обеспечения принятия правильных управленческих решений.

В настоящее время наблюдаются высокие темпы автоматизации предприятий. Можно говорить о прямой зависимости между экономическим ростом в целом в России и финансированием ИТ-проектов предприятиями.

На основе проведенного анализа были систематизированы направления совершенствования документооборота. Проект совершенствования документооборота возможен в двух вариантах - «бумажном» и на основе новых информационных технологий, причем второй вариант является надстройкой к первому варианту. Построение документооборота на основе новых информационных технологий более затратно по сравнению с «бумажным» документооборотом, но обладает потенциально большим эффектом.

На рынке создания и внедрения средств автоматизации присутствуют аудиторско-консалтинговые компании (консультанты), ИТ-компании (услуги в области информационных технологий), разработчики программного обеспечения. Для реализации комплексных проектов совершенствования документооборота целесообразна инте1рация усилий консультантов по вопросам управления и разработчиков информационных систем.

На российском рынке работают десятки компаний - разработчиков программного обеспечения как интегрированных систем управления предприятием, так и специализированных программных продуктов для автоматизации документационного обеспечения управления.

Проект совершенствования документооборота относится к реформированию системы управления предприятия. Возможны функционально-технологический подход и системно-целевой подход к совершенствованию документооборота. Системно-целевой подход в настоящее время является более предпочтительным (перспективным).

Проект совершенствования документооборота относится к классу монопроекгов - то есть отдельного проекта. Также он является смешанным проектом, поскольку завязаны экономические, организационные и технические аспекты. По продолжительности данный проект относится к краткосрочному проекту (до 1 года). Проект совершенствования документооборота захватывает такие подсистемы предприятия, как производство, управление, бухгалтерский учет, информационное и программное обеспечение.

Установлена взаимосвязь между целями проекта совершенствования документооборота и стадией жизненного цикла, на котором находится предприятие. Автор считает, что наиболее эффективным совершенствование документооборота будет на таких стадиях развития и зрелости жизненного цикла предприятия.

Основными участниками проекта совершенствования документооборота являются:

- предприятие, на котором совершенствуется документооборот;

- аудиторско-консультационные компании, оказывающие услуги по управленческому консалтингу;

- ИТ-компании (услуги в области информационных технологий);

- компании - разработчики программного обеспечения;

- финансовые институты.

Организационная структура управления рассматриваемым проектом состоит из проектной группы, координационного совета проекта, координационного совета заказчика. В свою очередь, участниками проектной 1руппы являются директор проекта, менеджер проекта, менеджеры по направлениям, рабочие группы проекта, а также административный менеджер и профессиональный ассистент проекта.

В ходе проекта совершенствования документооборота могут возникать проблемы, негативно влияющие на проект. Исследования по проблемам проекта совершенствования документооборота позволяют повысить вероятность благополучного завершения проекта при их раннем обнаружении и устранении. Предложенная классификация проблем призвана стать базой для развития методических аспектов по управлению рисками данного проекта в последующих исследованиях. Эти проблемы условно можно разделить на три группы:

- проблемы, относящиеся к предприятию-заказчику;

- проблемы, относящиеся к исполнителю проекта (консультанту);

- проблемы, относящиеся к внешней среде проекта.

Жизненный цикл проекта совершенствования документооборота состоит из этапов: концепция —*■ разработка реализация —*■ завершение и имеет дискретно-циклический характер.

Предпроектная фаза проекта совершенствования документооборота различна для предприятия-заказчика и для исполнителя проекта. Для предприятия-заказчика предпроектная фаза - это инициация проекта —► разработка концепции проекта—*■ определение базовых проектных решений. Для исполнителя проекта предпроектная фаза такова: планирование услуги —► утверждение нормативов оказания услуг —> разработка и утверждение ежегодного бизнес-плана.

Проект совершенствования документооборота возможен в двух вариантах - «бумажном» и на основе информационных технологий, причем второй вариант является надстройкой к первому варианту. Построение документооборота на основе полнофункциональных программных продуктов более затратно, но обладает потенциально большим эффектом.

На этапе разработки проекта планируется процесс осуществления проекта, определяются организация, методы и средства управления проектом как целостной системой и в разрезе отдельных функций управления им. Результатами этапа разработки проекта являются сводный план проекта и подписанный договор на оказание услуг по совершенствованию документооборота между заказчиком и исполнителем проекта.

Выполнение сводного плана проекта - это основной процесс реализации проекта. Большая часть бюджета проекта будет израсходована именно на его выполнение. Менеджер проекта и его команда должны организовывать работу в проекте, координировать и направлять усилия участников проекта на его эффективное выполнение.

Управление завершением проекта предполагает достижение заданных результатов и прекращение финансирования проекта. Для оценки экономической эффективности используются стандартные количественные показатели, так и интегральные показатели, поскольку ряд аспектов проекта не поддается точному исчислению в денежном выражении.

Разработанная концептуальная модель жизненного цикла проекта совершенствования документооборота позволяет осуществлять анализ проекта как процесс: определять начало, окончание, продолжительность проекта; формировать состав работ проекта; устанавливать основные этапы (вехи) проекта для обеспечения лучшего контроля и управления проектом.

Совершенствование документооборота призвано в первую очередь повысить качество тактического, нежели стратегического менеджмента. Актуальной задачей становится создание систем по сбору и систематизации информации о внешней среде, которая является базой для принятия стратегических решений.

Учитывая существенное значение повышения эффективности предприятий для экономики РФ, становится необходимой задача углубления разработок по теме исследования, включая экономические, организационные и технические аспекты.