Формирование территориально-распределенной системы электронного документооборота в организациях административного и отраслевого образований тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Формирование территориально-распределенной системы электронного документооборота в организациях административного и отраслевого образований"

0034У ''»¿и

На правах рукописи

Лелииа Юлия Владимировна

ФОРМИРОВАНИЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНО-РАСПРЕДЕЛЕННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ АДМИНИСТРАТИВНОГО И ОТРАСЛЕВОГО ОБРАЗОВАНИЙ

08.00.13 «Математические и инструментальные методы экономики»

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

1 о ЛЕК 2009

Москва - 2009

003487420

Работа выполнена на кафедре информационных систем ГОУ ВПО «Государственный университет управления»

Научный руководитель:

доктор экономических наук, профессор Годин Владимир Викторович

Официальные оппоненты:

доктор экономических наук, профессор Абрамова Людмила Дмитриевна

кандидат экономических наук Костава Вахтанг Арчилович

Ведущая организация:

Федеральное архивное агентство. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного

дела (ВНИИДАД)

Защита состоится 23 декабря 2009 года в 15:00 часов на заседании диссертационного совета Д 212.049.09 в ГОУ ВПО «Государственный университет управления» по адресу: 109542, Москва, Рязанский проспект, д.99, ауд. БЦ-211.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственного университета управления и на сайте www.guu.ru.

Автореферат разослан 23 ноября 2009 г.

Ученый секретарь

диссертационного совета Д212.049.09,

кандидат экономических наук, доцент

Н.Ф. Алтухова

I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования. В современных условиях глобализации и информатизации значительно усилилось внимание к изучению проблем менеджмента, связанных с интеграционными процессами в управлении, т.е. согласования и объединения усилий подразделений и их работников для достижения общих целей организации. Одной из важных сфер управления для организаций любых отраслей является информационное и документационное обеспечение управления (ДОУ). Так, в Федеральной целевой программе (ФЦП) «Электронная Россия (2002-2010 годы)» обозначена задача «развития системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота» с целью «развития и широкого применения информационных и коммуникационных технологий» для «повышения эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления».

Тенденцией последних лет также является укрупнение филиальных сетей организаций, в том числе территориалыю-распрсделенных, и активное развитие инфраструктуры. В России возникает все больше и больше объединенных в корпорации и холдинги организаций, которые, как правило, образуются путем слияния нескольких из них или, наоборот, выделения из одной организации нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое. Получается двоякое положение таких организаций. С одной стороны, каждое юридическое лицо, входящее в состав организации, официально является самостоятельным, действующим автономно и имеющим свою собственную культуру, в т.ч. и свой документооборот. С другой стороны, все юридические лица, входящие в состав одной организации, тесно взаимодействуют друг с другом с целью достижения принятой стратегии развития.

В связи с вышесказанным возникает необходимость создания эффективного документооборота между организациями, объединенными в территориально-распределенную структуру административного и отраслевого образований. Данная задача может быть решена посредством территориально-распределенной системы электронного документооборота (далее - ТРСЭД). ТРСЭД поможет повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизированной доставки необходимых документов и автоматизации процедур обработки документов, а также поможет снизить временные и трудовые затраты, повысить «прозрачность» бизнес-процессов работы с документами и принятия управленческих решений, увеличить скорость обмена документами (информацией) между удаленными юридическими лицами и подразделениями.

Степень разработанности проблемы. Анализ рассматриваемой предметной области показывает, что вопрос организации террнториалыю-удаленной работы с документами остается нерешенным: действующие нормативно-методические документы не достаточно полно регламентируют правила работы с документами, а также отсутствуют теоретические и практические рекомендации организации документооборота в условиях

территориально-распределенных структур; не разработаны требования, в том числе отсутствует общепринятый подход, к архитектуре и функциональности ТРСЭД и принципам работы с документами в новых условиях.

Зарубежный опыт внедрения СЭД ие учитывает исторически сложившуюся российскую специфику делопроизводства и работы с документами.

Целыо диссертационного исследования является разработка теоретических и методических положений по формированию системы электронного документооборота в организации с территориально-распределенной структурой.

Достижение вышеуказанной цели включает решение следующих задач:

- характеристика системы управления и документооборота в организациях с территориально-распределенной структурой;

- анализ современных методов межведомственного документооборота, в том числе анализ действующей нормативно-методической базы по документационному обеспечению управления;

- анализ современных систем электронного документооборота;

- разработка принципов организации территориально-распределенной работы с документами;

- разработка концептуальной модели ТРСЭД, включая обоснование требований и постановку задачи на ее создание, определение ее архитектуры;

- описание концепции работы в ТРСЭД;

- разработка организационно-методических положений по формированию ТРСЭД и ее апробация.

Объектом диссертационного исследования является электронный документооборот в территориально-распределенных организациях административного и отраслевого образований.

Предметом исследования является процесс формирования территориально-распределенпой системы электронного документооборота, обеспечивающая работу с документами (подготовка, исполнение, хранение) в организациях административного и отраслевого образований.

Методическую основу работы составили методы системного анализа, классификации и категоризации документов, моделирования пользователей, методологии концептуального проектирования и внедрения информационных систем, моделирования бизнес-процессов.

Теоретической основой исследования послужили законодательные и нормативные акты президентских и правительственных структур, относящиеся к процессам получения, обработки, хранения и передачи информации, нормативно-методическая документация, государственные отечественные и зарубежные стандарты, информационные ресурсы Интернет, данные монографических изданий и периодической печати, труды российских и зарубежных исследователей в области ДОУ (Корнеев И.К., Кудряев В.А., Япковая В.Ф., Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Ларин М.В., Бобылева М.П., Андреева В.И., Романов Д.А., Данчул А.Н., Чернов В.Н., Майл Дж.Д.Саттон и другие), проектирования и внедрения АСУ (Э. Таненбаум, ван Стен, Уокер Ройс, Фергус О'Коннэл, Н. Кетгпег и другие), методов концептуального

проектирования АСУ (Полукеев О., Коваль Д. и другие), системного анализа (Данчул А.Н., Домрачеев С.А. и другие).

Научная новизна диссертационной работы заключается в предложенных принципах формирования территориалыю-распрсделснной системы электронного документооборота и удаленной работы с документами в условиях применения автоматизированной системы, а также в уточненных терминах «Корпоративный документ» и «Электронный совместный документ» и механизмах их применения на практике.

Основные результаты исследования, содержащие элементы научной новизны:

1. выявлены особенности организации документооборота в территориально-распределенных организациях;

2. обоснована необходимость пересмотра действующих нормативно-методических документов, регламентирующих межведомственный документооборот, а также способов формирования современных систем электронного документооборота с целью организации удаленной работы с документами в территориально-распределепных организациях:

3. предложены принципы организации удаленной работы с документами, в рамках которых уточнены понятия «Корпоративный документ», «Электронный совместный документ», «Главный документ», «Подчиненный документ»;

4. предложены концептуальная модель и архитектура террпториально-расиредсленной системы электронного документооборота, содержащие механизмы, представленные в концептуальном виде с формализованными отношениями между ними;

5. представлено описание этапов формирования территориально-распределеннон системы электронного документооборота, в рамках которых разработан перечень вопросов для осуществления информационного обследования в распределенной организации, предложены способы оформления полученной при проведении обследования информации;

6. представлено описание результатов апробации формирования территориалыю-распределенной системы электронного документооборота, в рамках которой осуществлены доработки интерфейса и механизмов передачи данных информационной системы РауОох и получены результаты проведенного эксперимента нагрузки каналов связи.

Достоверность научных результатов подтверждав гея проведенным автором анализом действующих нормативно-правовых актов но ДОУ и литературы, посвященной вопросам ДОУ и СЭД, а также результатами апробации формирования и внедрения ТРСЭД в Объединенной компании «РУСАЛ».

Теоретическое значение исследования состоит в том, что предложенные в работе принципы формирования территориалыю-распределенной системы электронного документооборота обеспечивают наиболее оптимизированную схему обмена документами между структурными единицами распределенной организации и могут быть использованы при адаптации других классов

информационных систем с целью автоматизации различных бизнес-процессов в условиях распределенной структуры.

Практическая ценность диссертационной работы состоит в том, что ее результаты позволят:

- системным аналитикам (проектировщикам ТРСЭД) разработать модель и структуру ТРСЭД для се разработки в выбранной программной среде;

- разработчикам ТРСЭД использовать полученные результаты в качестве спецификации требований к ТРСЭД для ее разработки на выбранных языках программирования;

- специалистам ДОУ организовать эффективную работу с документами в организации административного и отраслевого образований;

- пользователям ТРСЭД разрабатывать документы совместно с удаленными сотрудниками территориально-распределенной организации (далее - ТРО), направлять удаленным сотрудникам ТРО документы для ознакомления и исполнения, контролировать работу с документами в удаленных структурных единицах ТРО, сократить затраты па поиск необходимых и доступных документов в рамках ТРО;

- на уровне ТРО повысить качество выполнения бизнес-процессов по работе с различными видами управленческих документов, дисциплинарную ответственность сотрудников, качество и скорость принятия управленческих решений, увеличить скорость обмена и обработки официальных документов между удаленными структурными единицами ТРО, обеспечить единый стандарт работы с документами в целом, сократить затраты на организацию внедрения и поддержки ТРСЭД на всех промышленных площадках ТРО.

Применение результатов диссертационной работы на практике позволит существенно повысить качество выполнения бизнес-процессов компании, дисциплинарную ответственность сотрудников, качество принятия решений, увеличить скорость обмена и обработки официальных документов между удаленными структурными единицами предприятия, обеспечить единый стандарт СЭД, а также сократить затраты на внедрение и поддержку ТРСЭД на всех промышленных площадках ТРО.

Апробация результатов исследования. Основные положения диссертации докладывались и получили положительную оценку на Всероссийских научных конференциях молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления», 2007, 2008, 2009 гг. г.Москва; семинарах Региональной общественной организации «Гильдии специалистов в области информатики и управления документацией» (РОО «Гильдии Управляющих Документацией»),

2007, 2008 гг., г.Москва; Круглом сголе CNews Conferences и CNews Analyties,

2008, г.Москва; V и VI Конгрессах-практикумах «ИНФОДОКУМ», 2007, 2008 гг., г.Москва.

Внедрение результатов исследования. Результаты исследования нашли применение в рамках проекта внедрения системы электронного документооборота на базе системы PayDox, внедряемой на предприятиях российской металлургической Объединенной Компании «РУСАЛ».

Публикации. По теме диссертации в открытой печати опубликовано 7 научных работ, общим объемом 3,69 п. л., из них 1 - в журнале, рекомендованном ВАК.

Объем диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка, включающего 147 наименований, и 15 приложений. Работа изложена на 197 листах машинописного текста, включая приложения (56 страницы), содержит 47 рисунков (включая 12 рисунков в приложениях), 21 таблицу (включая 14 таблиц в приложениях).

Структура диссертации. Структура диссертации отражает цели и задачи исследования, подчеркивает ее внутреннее единство.

Во введении обоснована актуальность исследования, показана степень разработанности проблемы исследования, определены цель и задачи исследования, перечислены наиболее существенные результаты, имеющие научную новизну, дана общая характеристика работы, перечислены методы исследования, обозначена практическая ценность и результаты апробации.

В первой главе «Характеристика н анализ системы документооборота в организациях с территориалыю-распределенпой структурой» представлена характеристика действующей системы управления и рассмотрены особенности организации документооборота в организациях с территориалыю-распределенной структурой, проведен анализ современных методов межведомственного документооборота, в том числе анализ действующих нормативных актов, исследованы основные функции и принципы формирования современных СЭД, определены основные направления развития СЭД.

Во второй главе «Теоретические основы формирования территориально-распределенной системы электронного документооборота» предложены принципы организации территориально-удаленной работы с документами, определены и обоснованы требования к ТРСЭД, представлено обоснование схемы организации серверов, описана концептуальная модель и общая архитектура системы, в том числе описан состав уровней ТРСЭД и их взаимосвязи, представлено концептуальное описание работы в ТРСЭД.

В третьей главе «Организационно-методнческие положения по формированию ТРСЭД, ее апробация» обозначены основные требования к организационно-методическим положениям; разработаны этапы реализации формирования ТРСЭД (предпроектиое обследование, информационное обследование, разработка и настройка ТРСЭД, опытно-промышленная эксплуатация, промышленная эксплуатация); описан процесс разработки прототипа ТРСЭД на базе системы РауЭох, а также полученные результаты формирования системы и проведенного эксперимента нагрузки каналов связи; представлено экономическое обоснование формирования ТРСЭД.

В заключении сформулированы основные выводы, оценено практическое значение исследования, перспективы дальнейшего развития результатов выполненных исследований.

II. ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Анализ проблем управления показал, что организация, имеющая сложную интегрированную, территориально-распределенную структуру, сталкивается с такими информационными проблемами, как разрозненность финансовой и управленческой информации; запаздывание поступающих из отдаленных филиалов данных с вытекающими затруднениями в принятии оперативных решений; несбалансированность информационных потоков.

В результате проведенного исследования выявлено, что в условиях территориалыю-распределенной структуры возникают сложные схемы организации документооборота между юридическими лицами одной организации, удаленными подразделениями одного юридического лица, центральной компании и ее филиалами и дочерними компаниями.

При соблюдении принятых традиционных подходов ДОУ основными узкими местами в документообороте между удаленными структурными единицами являются: многократная регистрация одного документа; утрата документов; невозможность осуществления контроля за исполнением документов н сроков их согласования и подписания; отсутствие единого полного реестра изданных и полученных документов с целью осуществления их оперативного поиска и сбора статистических данных; многократное копирование одного документа с целью его рассылки удаленным адресатам организации; длительные сроки согласования проектов документов и принятия управленческих решений.

Рассмотренные системы российских производителей автоматизируют традиционный подход ведения делопроизводства, то есть сохраняются принципы многократной регистрации документов. При большом количестве юридических лиц, входящих в состав организации, такой подход увеличивает время обработки одного документа в несколько раз, не обеспечивает однозначной идентификации документов, усложняет их поиск.

В этих системах не решены вопросы таких технических ограничений, как загрузка каналов связи и объемы памяти технических средств. Как следствие этого, возникают проблемы скорости передачи и обновления данных, а также оптимизации процедур администрирования справочников и системы в целом, своевременной актуализации данных.

Системы западных производителей обеспечивают строго регламентированное и контролируемое движение и хранение документов, не учитывают специфику российской практики делопроизводства, не реализуют сложные процессы многоуровневого согласования и централизованного контроля исполнения документов, то есть часто не применимы в российских организациях без их адаптации.

Анализ теоретических предложений формирования ТРСЭД выявлены их такие проблемы, как высокие требования к пропускной способности каналов связи с целью обеспечения доступа в режиме on-line; наличие сложных и непрозрачных процедур экспорта-импорта и преобразования информации; размытость и непрозрачность общей картины интеграции; сложность согласования интересов владельцев и потребителей информации; нарушение

принципа ответственности за содержание информации; дублирование данных: неконтролируемость доступа к переданным в базы данных; технологическая сложность консолидации и хранения больших объемов данных; неактуальность данных в условиях передачи данных в режиме on-line (по расписанию).

Таким образом, существует необходимость в разработке новых принципов организации документооборота в территориально-распределенной структуре организации, концептуальной модели ТРСЭД, теоретических и методических основ ее формирования.

С целью организации обмена документами между удаленными структурными единицами организации наряду с традиционными документопотоками (входящий, исходящий, внутренний) предложено выделить корпоративный документопоток.

Корпоративный документопоток - это совокупность документов, образующихся в процессе взаимодействия и обмена информацией двух и более юридических лиц территориально-распределенной организации (далее ТРО), в том числе их удаленных обособленных подразделений, и не предназначенные для направления или передачи в сторонние организации (см. рис. 1).

Рисунок 1. Схема документогготоков организации с территориально-распределенной структурой

С целью обеспечения совместного принятия решений юридических лиц. входящих в состав одной организации, и их правомерного исполнения предложено ввести понятие «Электронный совместный документ».

Электронный совместный документ ~ электронный документ1, содержащий принятые совместные решения и закрепляющий порядок взаимоотношений между двумя и более юридическими лицами организации; электронный документ, совместная разработка которого осуществляется одновременно в двух и более юридических лицах организации и подлежащий подписанию и регистрации в этих юридических лицах (см. рис. 2).

1 Электронный документ - документ, в котором информация: представлена н форме напора состоянии элементов вычислительной техники, иных средств обработки, хранения и передачи информации: допускающая преобразование в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты для идентификации [4.9|.

КОМПАНИЯ

\

где:

Э псе документы ТРО В внутренние документы V - входящие документы

I - исходящие документы К - корпоративные документы в - совместные документы

Рисунок 2. Диаграмма Эйлера-Веина «Множества документов»

С целые организации электронного документооборота и моделирования ТРСЭД предложено ввести следующие признаки классификации документов:

Категория документа - принадлежность документа к системе принятой классификации документации по признакам содержания и целевого назначения. Первый уровень в классификации документов. От категории зависит вид документа.

Вид документа2 - принадлежность документа к системе принятой классификации документации по признакам содержания и целевого назначения. Второй уровень в классификации документов. Вид зависит от категории документа.

Тип документопотока - признак направленности движения документов: внутренний, входящий, исходящий, корпоративный.

Юридическое лицо - юридическое лицо, руководитель которого подписывает документ.

Подразделение инициатора (исполнителя) - подразделение, сотрудник которого инициирует процессы согласования, подписания проекта документа и сто исполнения.

Сочетание указанных признаков классификации позволит:

1. организовать оп тимальный интерфейс ТРСЭД;

2. наиболее эффективно автоматизировать слабо формализуемые процедуры движения документов (документооборота) в условиях сложной, динамически изменяющейся организационной структуры.

Например, в зависимости от категории, вида, типа документопотока, юридического лица и подразделения инициатора в ТРСЭД автоматически определяются бланки документов заданного юридического лица, маршруты согласования, списки рассылки, лица, имеющие право подписи, регистраторы, форматы регистрационных номеров и журналы регистрации, уровень и условия доступа к электронному документу.

С целыо организации информационно-поисковой системы (ИПС) в ТРСЭД и придания документу юридической силы в соответствии с ГСДОУ целесообразно унифицировать форматы регистрационных номеров документов:

~ Вид документа - принадлежность письменного докумен та к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (ГОСТ Р 51141 ''Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения").

Код юридического лица - код подразделения - индекс - календарный год -номер по порядку, где код юридического лица - буквенное или цифровое обозначение юридического лица ТРО; код подразделения - код подразделения юридического лица, руководитель которого подписал документ; индекс -буквенное или цифровое обозначение категории, вида и другого отличительного признака документа; календарный год - цифровое обозначение текущего календарного года, в пределах которого осуществляется издание и регистрация документа; номер по порядку - номер по порядку в пределах данного журнала регистрации одного календарного года.

В результате проведенных исследований был выявлен ряд технических ограничений, связанных с передачей данных на удаленные расстояния. В связи с этим предложена схема организации серверов (см. рис. 3).

В каждом городе, юридическом лице устанавливается отдельный сервер (параметры серверного оборудования зависят от инфраструктуры, объема документооборота, количества пользователей и используемой среды реализации ТРСЭД).

Рисунок 3. Схема организации серверов ТРСЭД

В предложенной схеме передача данных между серверами осуществляется посредством специальных механизмов, обеспечивающих доставку документов адресатам и отображение изменений в режиме on-line. При этом передаче подлежат документы корпоративного документопотока, а документы, относящиеся к внутреннему, входящему и исходящему документопотокам, вводятся, регистрируются и хранятся на соответствующем сервере и не подлежат передаче на другие удаленные сервера.

Концептуальная модель ТРСЭД представлена в виде описания шести уровней, каждый из которых представляет собой программные компоненты (см. рис. 4), и описания их взаимосвязи (см. рис. 5).

Настройки ^Пользователя 1 )

Настройки Пользователя 2 ,

Настройки Пользователя 3 I

Уровень пользовательских настроек

Авторизация пользователя

Правила доступа к данным и функциях ТРСЭД »

Интерфейс ТРСЭД в зависимости от настроек Пользователя

Модели функциональной логики ТРСЭД (набор условий и функций)

~ 1 Уровень доступа

Уровень функциональной логики ТРСЭД

Г

Механизмы передачи данных, файлов, запросов-ответов

Уровень передачи данных

| ссылки

I Хранилища ' Пользователи | сканированных

образов документов

Уровень хранения данных ТРСЭД

Уровень источников данных

Рисунок 4. Уровни концептуальной модели ТРСЭД одного сервера

Функциональная (бизнес/логика ТРСЭД _ .

файлы

доступа к Г данные ^ данным К " ____ 1

'[Ни

Уровень Уровень доступа

Уровень функциональной логики ТРСЭД

Уровень доступа Уровень

Рисунок 5. Взаимосвязь уровней концептуальной модели ТРСЭД

В соответствии с предложенной схемой организации серверов общая архитектура ТРСЭД содержит механизмы передачи документов и данных, обеспечивающие взаимосвязь этих серверов. На каждый сервер устанавливается отдельная база данных (далее - БД) и стандартный функционал системы в соответствии с концептуальной моделью ТРСЭД (см. рис. 6). Структура БД, механизмы и алгоритмы должны быть стандартными для всех серверов. Корректируется только уровень пользовательских настроек в зависимости от специфики конкретной структурной единицы (юридического лица, филиала, представительства, удаленного подразделения), входящей в состав ТРО.

/I— ^—^

Сервер 1

>Х О О. § X 2

5

а ц

п V X

л £

о X

л 5

о

X

53 е

О.

ь

X

5

2 БД

Сервер 2

5

я 2 * ЭХ 8

* Н О

с > к а X о X 4> X

с с О -а

.£ X о

X X § X о 5 о м -а

5 ьг X о с

Ж е о >5

•в" О.

БД н X 3

Г

р01 «01 ^>01

Механизмы передачи данных справочников

Механизмы передачи данных справочников

Корпоративные справочники

Рисунок 6. Общая архитектура ТРСЭД

В соответствии с предложенными принципами организации ТРСЭД наиболее эффективно применить два механизма передачи данных:

1. передача данных корпоративных справочников;

2. передача корпоративных документов

Корпоративные справочники формируются в центральной базе данных путем консолидации данных всех серверов, входящих в структуру ТРСЭД (см. рис. 7).

Рисунок 7. Принцип передачи данных локальных БД на центральный

сервер

С целью направления документа удаленному сотруднику ТРО инициатор документа при формировании электронной регистрационной карточки выбирает этого сотрудника из соответствующего корпоративного справочника, а механизм передачи корпоративных документов обеспечивает его доставку. При этом документ хранится на том сервере, где он был создан (без создания дубликата на удаленном сервере). Список корпоративных документов, направленных удаленному пользователю, формируется по запросу этого пользователя (см. рис. 8).

При открытии удаленным пользователем файла корпоративного документа его копия сохраняется на сервер этого пользователя. При последующих обращениях любым пользователем этого сервера данный файл будет открываться не из оригинального документа, а с локального сервера пользователя. Процедура копирования (кэширования) файла на локальный сервер удаленного пользователя позволяет увеличить производительность ТРСЭД и уменьшить нагрузку на каналы связи.

С целью реализации описанных выше принципов в системе используются следующие процедуры:

1. на этапе разработки проекта документа - механизм «Корпоративные документы» и «Совместные документы»;

2. на этапе исполнения корпоративного документа - механизм рассылки, исполнения, контроля исполнения;

3. на этапе хранения корпоративного документа - механизм поиска, предоставления доступа, передачи в архив.

Формирование ТРСЭД реализуется в пять этапов:

1. Предпроектное обследование объекта внедрения ТРСЭД;

2. Информационное обследование и анализ объекта внедрения ТРСЭД;

3. Физическая реализация ТРСЭД: разработка, настройка, доработка и тестирование системы;

4. Опытно-промышленная эксплуатация ТРСЭД: установка и настройка программного обеспечения, обучение персонала, устранение ошибок в работе системы, доработка ТРСЭД;

Рисунок 8. Принцип передачи корпоративных документов

5. Промышленная эксплуатация ТРСЭД.

С целью апробации положений формирования ТРСЭД в Объединенной Компании «РУСАЛ» были выполнены работы по модификации системы РауЭох: разработаны механизмы передачи данных на удаленные сервера и интерфейсы пользователей системы.

Для экономического обоснования формирования ТРСЭД данный процесс рассмотрен как коммерческий проект. Разработанный программный комплекс предполагается путем тиражирования внедрять в удаленных структурных единицах ТРО. Плановая продолжительность коммерческого проекта может быть определена в 2 года (24 месяца). Из них первые 6 месяцев тратятся на разработку ПО (разработку механизмов уровня передачи данных, новых интерфейсов, механизмов уровня настройки). В работе представлен возможный маркетинговый план, рассчитаны затраты на разработку и реализацию программного продукта.

С помощью анализа точки безубыточности определено, какое количество продукции необходимо продать для покрытия всех затрат. Для этого использована следующая формула:

Цед-Спер

где Qбeз - объем продукции необходимый для покрытия издержек, Споет -постоянные затраты, Цед - цена единицы продукции, Спер - переменные затраты.

В описываемом проекте сумма постоянных затрат равна 4 356 ООО руб., переменные затраты - 52 700 руб. на единицу продукции. По экспертным оценкам предполагаемая стоимость продажи одной единицы продукции (стоимость лицензии одного сервера) - 270 ООО руб. Таким образом, при подстановке данных в формулу, получаем: <3б« = 21. Для покрытия всех издержек необходимо продать 21 экземпляров (лицензий) разрабатываемого программного продукта.

Для того чтобы оценить эффективность проекта, рассчитан чистый дисконтированный доход (ЧДД).

где Ш - это доходы за период; 31+ - это затраты за период; Е - ставка дисконтирования, а 1/(1+Е)' - коэффициент дисконтирования (для каждого периода Т - общее число рассматриваемых периодов.

В качестве периода взят месяц. В качестве ставки дисконтирования принята ставка в 20%. Получается, что ЧДД на конец проекта равен 1 073 923 руб. При этом внутренняя норма доходности проекта равна 54%.

На основе приведенных потоков платежей видно, что проект окупается полностью через 20 месяцев после начала.

Таким образом, анализируя описанные выше данные, можно сделать вывод о том, что проект по формированию ТРСЭД в ТРО может быть весьма эффективным с экономической точки зрения.

III. ОСНОВНОЕ ВЫВОДЫ И РЕЗУЛЬТАТЫ ДИССЕРТАЦИОННОГО ИССЛЕДОВАНИЯ

1. Современная нормативно-методическая база по ДОУ в недостаточной степени решает вопросы организации межведомственного документооборота, а современные системы электронного документооборота не решают такие вопросы, как минимизация нагрузки на каналы связи и быстродействие системы при удаленной работе с большим объемом данных.

2. Предложенные теоретические и организационно-методические положения позволят:

- создать единое документоориентированное пространство всех удаленных юридических лиц и подразделений, входящих в состав одной организации;

- минимизировать загрузку каналов связи в 2 раза;

- увеличить в 2 раза скорость и производительность системы при передаче большего объема информации (документации) в удаленные подразделения организации;

- сократить временные и трудовые затраты на обработку документов в организациях с территориально-распределенной структурой за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов от 37 рабочих дней до 81 рабочих дней в год для каждого пользователя системы.

- обеспечить передачу документов и актуальной информации между удаленными подразделениями в режиме on-line;

- обеспечить возможность работы с локальными (внутренними, входящими, исходящими) документами при обрывах связи в компьютерной сети между удаленными подразделениями организации.

3. В рамках исследования с целью апробации предложенных положений спроектирована ТРСЭД на базе PayDox и успешно внедрена в Объединенной компании «РУСАЛ».

4. Проведенные теоретические расчеты нагрузки на каналы связи показали, что внедрение ТРСЭД позволит сократить объем передаваемых данных (соответственно нагрузку на каналы связи) в 2 раза.

5. Проведенные эксперименты также показали преимущества и положительные результаты внедрения ТРСЭД в сравнении с централизованной архитектурой СЭД: при одинаковом количестве пользователей и документов объем выгруженных данных с целью просмотра и обработки удаленными пользователями при использовании ТРСЭД в 2,25 раз меньше, чем при центральной базы данных, то есть ТРСЭД позволило минимизировать нагрузку на каналы связи; время обработки запросов при использовании ТРСЭД меньше в 2 раза, чем при центральной базе данных, то есть использование ТРСЭД увеличило быстродействие системы.

6. Результаты проведенного исследования позволяют определить следующие перспективы дальнейшего развития разработанной системы:

1) осуществить новые или внести корректировки в существующие нормативные документы, содержащие положения об организации электронного документооборота в территориально-распределенных структурах и закрепляющие юридическую силу обмена корпоративными документами;

2) усовершенствовать и более детально разработать механизмы обмена (передачи) данными между удаленными серверами и самой модели ТРСЭД;

3) адаптировать разработанные положения к другим классам информационных систем с целью обеспечения работы в условиях распределенной структуры (например, систем технической документации, ERP-систем и других);

4) разработать модель интегрированных систем, автоматизирующих различные сферы деятельности предприятий, в условиях территориально-распределенной структуры.

IV. СПИСОК РАБОТ, ОПУБЛИКОВАНЫХ ПО ТЕМЕ ДИССЕРТАЦИИ

Рекомендованные ВАК:

1. Лелина Ю.В. (статья) Единое пространство. Как создается территориально-распределенная система электронного документооборота // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - М.: ИД «Панорама», 2009. - №11. - С.60-66 -0,5 п.л.

Другие:

2. Химич (Лелина) Ю.В. (статья) Разработка принципов организации территориально-распределенной работы с документами. Тезисы докладов 24-й Всероссийской научно-практической конференции молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления - 2009» Вып. 2 - М., ГУУ.-2009.-301 с. - С.131-133 - 0,125 п.л.

3. Химич (Лелина) Ю.В. (статья) Разработка концептуальной модели территориально-распределенной системы электронного документооборота. Тезисы докладов Всероссийской научно-практической конференции «Актуальные проблемы управления - 2008». Вып. 5 - М., ГУУ. - 2008. - 287с. - С.78-82 - 0,44 п.л.

4. Химич (Лелина) Ю.В. Информационное обследование в рамках внедрения СЭД // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - № 2. -С.62-71 -0,5 п.л.

5. Химич (Лелина) Ю.В. Документооборот в территориально-распределенной структуре организации // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2006. - № 9,- С.24-33; № 10. - С.28-35 - 1,125 п.л..

6. Химич (Лелина) Ю.В. Правила творческого процесса (Управление проектами) // Экономика и жизнь. - 2008. - № 32. - С.31-0,56 п.л.

7. Химич (Лелина) Ю.В. Готовым наработкам нужен творческий подход. Системы электронного документооборота (Методика внедрения СЭД) II Экономика и жизнь. - 2008. - № 29. - С.25 - 0,44 п.л.

Подп. впеч. 18.11.2009. Формат60x90/16. Объем 1,0п.л.

Бумага офисная. Печать цифровая.

Тираж 50 экз. Заказ № 913

ГОУВПО «Государственный университет управления» Издательский дом ГОУВПО «ГУУ»

109542, Москва, Рязанский проспект, 99, Учебный корпус, ауд. 106

Тел./факс: (495) 371-95-10, e-mail: diric@guu.ru

www.guu.ru

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Лелина, Юлия Владимировна

ВВЕДЕНИЕ.

ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА И АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ С ТЕРРИТОРИАЛЬНО-РАСПРЕДЕЛЕННОЙ СТРУКТУРОЙ.

1.1. Характеристика действующей системы управления в территориально-распределенных организациях.

1.2. Сравнительный анализ традиционной российской и западной технологий документооборота.

1.3. Особенности организации документооборота в территориально-распределенных организациях.

1.4. Анализ современных методов межведомственного документооборота.

1.5. Анализ современных систем электронного документооборота.

1.6. Описание и анализ принципов формирования СЭД на практике.

1.7. Описание и анализ теоретических принципов формирования ТРСЭД.

1.8. Анализ проблем внедрения СЭД".

1.9. Основные направления развития СЭД.

Выводы по первой главе.

ГЛАВА 2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ФОРМИРОВАНИЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНО-РАСПРЕДЕЛЕННЫЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.

2.1. Разработка принципов организации территориально-распределенной работы с документами.

2.1.1. Понятие «Корпоративный документ».

2.1.2 Понятие «Электронный совлшстный документ».

2.1.3. Организация классификации документов.

2.1.4. Организация информационно-поисковой системы.

2.2. Разработка концептуальной модели и архитектуры ТРСЭД.

2.2.1. Определение ключевых требований к ТРСЭД.•.

2.2.2. Обоснование схемы организации серверов ТРСЭД.

2.2.3. Описание концептуальной модели ТРСЭД.

2.2.4. Описание взаимодействий уровней концептуальной модели ТРСЭД

2.2.5. Описание общей архитектуры ТРСЭД.

2.2.6. Описание организации уровня функциональной логики.

2.2.6.1. Категории документов.

2.2.6.2. Справочники.

2.2.6.3. Бизнес сервисы.

2.2.6.4. База данных.

2.2.7. Описание организации уровня передачи данных.

2.2.7.1. Принцип организации корпоративных справочников.

2.2.7.2. Принцип организации обмена документами.

2.3. Концептуальное описание работы в ТРСЭД.

2.3.1. Этап разработки проекта корпоративного документа.

2.3.1.1. Механизм «Корпоративные документы».

2.3.1.2. Механизм «Совместные документы».

2.3.2. Этап исполнения корпоративного документа.

2.3.3. Этап хранения корпоративного документа.

Выводы по второй главе.

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО

ФОРМИРОВАНИЮ ТРСЭД, ЕЕ АПРОБАЦИЯ.

3.1. Разработка организационно-методических положений по формированию

ТРСЭД.

3.1.1 Определение требований к организационно-методическим положениям формирования ТРСЭД.

3.1.2: Описание этапов формирования ТРСЭД.

3.1.2.1. Предпроектное обследование.

3.1.2.2. Информационное обследование и анализ.

3.1.2.3. Разработка и настройка ТРСЭД.

3.1.2.4. Опытно-промышленная эксплуатация.

3.1.2.5. Промышленная эксплуатация.

3.2. Описание апробации формирования ТРСЭД.

3.2.1 Характеристика Объединенной компании.

3.2.2. Границы проекта внедрения ТРСЭД.

3.2.3. Описание особенностей документооборота Объединенной компании

3.2.4. Характеристика системы PayDox.

3.2.5. Описание доработок PayDox для формирования ТРСЭД.

3.2.6. Описание качественных результатов формирования ТРСЭД.

3.2.7. Описание количественных результатов формированияТРСЭД.

3.2.8. Описание эксперимента нагрузки каналов связи.

3.3. Экономическое обоснование формирования ТРСЭД.

Выводы по третьей главе.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Формирование территориально-распределенной системы электронного документооборота в организациях административного и отраслевого образований"

В современных условиях глобализации и информатизации значительно усилилось внимание к изучению проблем менеджмента, связанных с интеграционными процессами в управлении, т.е. согласования и объединения усилий подразделений и их работников для достижения общих целей организации. Одной из важных сфер управления для организаций любых отраслей является информационное и документационное обеспечение управления (далее - ДОУ) [1.1].

Так, в федеральной целевой программе (далее - ФЦП) «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, что «развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающее значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления». Одним из направлений использования информационных и коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота» [2.34].

Тенденцией последних лет также является укрупнение филиальных сетей организаций, в том числе территориально-распределенных, и активное развитие инфраструктуры. В России возникает все больше и больше объединенных в корпорации и холдинги организаций, которые, как правило, образуются путем слияния нескольких из них или, наоборот, выделения из одной организации нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое. Получается двоякое положение таких организаций. С одной стороны, каждое юридическое лицо, входящее в состав, организации, официально является самостоятельным, действующим автономно и имеющим свою собственную культуру, в т.ч. и свой документооборот. С другой стороны, все юридические лица, входящие в состав одной территориально-распределенной организации (далее - ТРО), тесно взаимодействуют друг с другом с целью достижения принятой стратегии развития. Это приводит к увеличению объемов документооборота и, соответственно, возникает необходимость внедрения автоматизированных технологий обработки документов, которые позволяют упорядочить документооборот и сократить нагрузку на делопроизводственный персонал.

В связи с вышесказанным возникает необходимость создания эффективного документооборота между организациями, объединенными в территориально-распределенную структуру административного и отраслевого образований. Данная задача может быть решена посредством территориально-распределенной системы электронного документооборота (далее - ТРСЭД). ТРСЭД поможет повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизированной доставки необходимых документов и автоматизации процедур обработки документов, а также поможет снизить временные и трудовые затраты, повысить «прозрачность» бизнес-процессов работы с документами и принятия управленческих решений, увеличить скорость обмена документами (информацией) между удаленными юридическими лицами и подразделениями.

Ввиду указанных задач как для исследователей, так и для практиков объективно встает проблема определения необходимой конфигурации ТРСЭД, состава выполняемых ею функций, механизма функционирования и главное -методов работы с документами в новых условиях. Указанные вопросы должны быть рассмотрены еще на стадии постановки задачи и концептуального проектирования системы.

Концептуальное проектирование является ключевой стадией разработки ТРСЭД, связанной с определением требований к системе. От правильного выполнения данной задачи зависит успешность применения ТРСЭД.

Ввиду новизны задачи построения ТРСЭД для ее решения пока не разработано какого-либо методического инструментария, позволяющего определить архитектуру системы и методы работы с документами в новых условиях.

Анализ рассматриваемой предметной области показывает, что в настоящее время в России действует ряд общегосударственных правовых актов, нормативных и методических документов, регламентирующих правила делопроизводства (вопросы документирования информации, организации работы с документами и архивного дела) [2.5 - 2.7, 2.11, 2.18-2.21, 2.23, 2.342.55, 2.58-2.61, 2.63], закрепляющие термины и определения [2.3, 2.10, 2.64, 1.38], положения о защите информации [2.8, 2.10, 2.12, 2.13, 2.14, 2.22, 2.242.26, 2.56, 2.57] и придания юридической силы электронному документу [2.9]. Зарубежные стандарты также регламентируют правила работы с документами [2.66, 2.69, 2.70, 2.74, 2.75, 2.76] и требования к автоматизированным системам электронного документооборота [2.66, 2.67, 2.68, 2.71, 2.72, 2.73, 2.77, 2.78, 2.79]. Российскими и зарубежными исследователями в области электронного документооборота обоснована необходимость систем электронного документооборота (далее - СЭД), определены ключевые функции СЭД для одного юридического лица, их сравнительные характеристики, сделаны расчеты эффективности внедрения СЭД, практические рекомендации по их внедрению [1.1, 1.9, 1.15, 3.1-3.4].

Публикации российских авторов содержат методические рекомендации по традиционному (бумажному) делопроизводству, документообороту и архивному хранению документов [например: 1.5-1.8, 1.10, 1.14, 1.16].

Публикации зарубежных авторов свидетельствуют о гораздо больших достижениях в области методик внедрения информационных систем и управления проектами [например, 1.2-1.4, 1.17, 1.18].

Однако- вопрос организации территориально-удаленной работы- с документами остается нерешенным: действующие нормативно-методические документы не достаточно полно регламентируют правила работы с документами, а также отсутствуют теоретические и практические рекомендации организации документооборота в условиях территориально-распределенных структур; не разработаны требования, в том числе отсутствует общепринятый подход, к архитектуре и функциональности ТРСЭД и принципам работы с документами в новых условиях. Зарубежный опыт внедрения СЭД не учитывает исторически сложившуюся российскую специфику делопроизводства, поэтому требуется их адаптация и модификация.

При этом потребности в организации территориально-удаленной работы с документами возрастают (об этом свидетельствуют многочисленные вопросы, задаваемые представителями различных крупных российских предприятий на специализированных конференциях, форумах, а также статьи в периодических изданиях), следовательно, возрастает заинтересованность в разработке ТРСЭД и вывода такой системы на российский рынок. В сложившихся условиях проектировщикам и разработчикам ТРСЭД требуется научно обоснованные теоретические и методические основы, которые бы позволяли определять ее структуру, состав информационных и функциональных компонент и механизм их взаимодействия, разрабатывать концептуальные модели каждого из уровней системы с целью их дальнейшего использования при непосредственном конфигурировании и установке системы.

Целью диссертационного исследования является разработка теоретических и методических положений по формированию системы электронного документооборота в организации с территориаль нераспределенной структурой.

Достижение вышеуказанной цели включает решение следующих задач: характеристика системы управления . и документооборота в организациях с территориально-распределенной структурой; анализ современных методов межведомственного документооборота, в том числе анализ действующей нормативно-методической базы по документационному обеспечению управления; анализ современных систем электронного документооборота;

- разработка принципов организации территориально-распределенной работы с документами;

- разработка концептуальной модели ТРСЭД, включая обоснование требований и постановку задачи на ее создание, определение ее архитектуры;

- описание концепции работы в ТРСЭД;

- разработка организационно-методических положений по формированию ТРСЭД и ее апробация.

Объектом диссертационного исследования является электронный документооборот в территориально-распределенных организациях административного и отраслевого образований.

Предметом исследования является процесс формирования территориально-распределенной системы электронного документооборота, обеспечивающая работу с документами (подготовка, исполнение, хранение) в организациях административного и отраслевого образований.

Методическую основу работы составили методы системного анализа, классификации и категоризации документов, моделирования пользователей, методологии концептуального проектирования и внедрения информационных систем, моделирования бизнес-процессов.

Теоретической основой исследования послужили законодательные и нормативные акты президентских и правительственных структур, относящиеся к процессам получения, обработки, хранения и передачи информации, нормативно-методическая документация, государственные отечественные и зарубежные стандарты, информационные ресурсы Интернет, данные монографических изданий и периодической печати, труды российских и зарубежных исследователей в области ДОУ (Корнеев И.К., Кудряев В.А., Янковая В.Ф., Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Ларин М.В., Бобылева М.П., Андреева В.И., Романов Д.А., Данчул А.Н., Чернов В.Н., Майл Дж.Д.Саттон и другие), проектирования и внедрения АСУ (Э. Таненбаум, ван Стен, Уокер Ройс, Фергус О'Коннэл, Н. Kerzner и другие), методов концептуального проектирования АСУ (Полукеев О., Коваль Д. и другие), системного анализа (Данчул А.Н., Домрачеев С.А. и другие).

Научная новизна диссертационной работы заключается в предложенных принципах формирования территориально-распределенной системы электронного документооборота и удаленной работы с документами в условиях применения автоматизированной системы, а также в уточненных терминах «Корпоративный документ» и «Электронный совместный документ» и механизмах их применения на практике.

Основные результаты исследования, содержащие элементы научной новизны:

1. выявлены особенности организации документооборота в территориально-распределенных организациях;

2. обоснована необходимость пересмотра действующих нормативно-методических документов, регламентирующих межведомственный документооборот, а также способов формирования современных систем электронного документооборота с целью организации удаленной работы с документами в территориально-распределенных организациях;

3. предложены принципы организации удаленной работы с документами, в рамках которых уточнены понятия «Корпоративный документ», «Электронный совместный документ», «Главный документ», «Подчиненный документ»;.

4. предложены концептуальная модель и архитектура территориально-распределенной системы электронного документооборота, содержащие механизмы, представленные в концептуальном виде с формализованными отношениями между ними;

5. представлено описание этапов формирования территориально-распределенной системы электронного документооборота, в рамках которых разработан перечень вопросов для осуществления информационного обследования в распределенной организации, предложены способы оформления полученной при проведении обследования информации;

6. представлено описание результатов апробации формирования территориально-распределенной системы электронного документооборота, в рамках которой осуществлены доработки интерфейса и механизмов передачи данных информационной системы PayDox и получены результаты проведенного эксперимента нагрузки каналов связи.

Достоверность научных результатов подтверждается проведенным автором анализом действующих нормативно-правовых актов по ДОУ и литературы, посвященной вопросам ДОУ и СЭД, а также результатами апробации формирования и внедрения ТРСЭД в Объединенной компании «РУСАЛ».

Теоретическое значение исследования состоит в том, что предложенные в работе принципы формирования территориально-распределенной системы электронного документооборота обеспечивают наиболее оптимизированную схему обмена документами между структурными единицами распределенной организации и могут быть использованы при адаптации других классов информационных систем с целью автоматизации различных бизнес-процессов в условиях распределенной структуры.

Практическая ценность диссертационной работы состоит в том, что ее результаты позволят:

- системным аналитикам (проектировщикам ТРСЭД) разработать модель и структуру ТРСЭД для ее разработки в выбранной программной среде;

- разработчикам ТРСЭД использовать полученные результаты в. качестве спецификации требований к ТРСЭД для ее разработки • на выбранных языках программирования;

- специалистам ДОУ организовать,эффективную работу с документами в организации административного и отраслевого образований;

- пользователям ТРСЭД разрабатывать документы совместно■ с удаленными сотрудниками территориально-распределенной' организации (ТРО), направлять удаленным сотрудникам ТРО документы для ознакомления и исполнения, контролировать работу с документами в удаленных структурных единицах ТРО, сократить затраты на поиск необходимых и доступных документов в рамках ТРО;

- на уровне ТРО повысить качество выполнения бизнес-процессов по работе с различными видами управленческих документов, дисциплинарную ответственность сотрудников, качество и скорость принятия управленческих решений, увеличить скорость обмена и обработки официальных документов между удаленными структурными единицами ТРО, обеспечить единый стандарт работы с документами в целом, сократить затраты на организацию внедрения и поддержки ТРСЭД на всех промышленных площадках ТРО.

Применение результатов диссертационной работы на практике позволит существенно повысить качество выполнения бизнес-процессов компании, дисциплинарную ответственность сотрудников, качество принятия решений, увеличить скорость обмена и обработки официальных документов между удаленными структурными единицами предприятия, обеспечить единый стандарт СЭД, а также сократить затраты на внедрение и поддержку ТРСЭД на всех промышленных площадках ТРО.

Апробация результатов исследования. Основные положения диссертации докладывались и получили положительную оценку на Всероссийских научных конференциях молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления», 2007, 2008 гг. г.Москва; семинарах Региональной общественной организации «Гильдии специалистов в области информатики и управления документацией» (РОО «Гильдии Управляющих Документацией»), 2007, 2008 гг., г.Москва; Круглом столе CNews Conferences и CNews Analyties, 2008, г.Москва; V и VI Конгрессах-практикумах «ИНФОДОКУМ», 2007, 2008 гг., г.Москва.

Внедрение результатов исследования. Результаты исследования нашли применение в рамках проекта внедрения системы электронного документооборота на базе системы PayDox, внедряемой на предприятиях российской металлургической Объединенной Компании «РУСАЛ».

Публикации. По теме диссертации в открытой печати опубликовано 7 научных работ, общим объемом 3,69 п. л., из них 1 - в журнале, рекомендованном ВАК.

Объем диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка, включающего 147 наименований, и 15 приложений. Работа изложена на 197 листах машинописного текста, включая приложения (56 страницы), содержит 47 рисунков (включая 12 рисунков в приложениях), 21 таблицу (включая 14 таблиц в приложениях).

Диссертация: заключение по теме "Математические и инструментальные методы экономики", Лелина, Юлия Владимировна

Выводы по третьей главе

1. С целью организации ТРСЭД разработаны организационно-методические положения по ее формированию, в рамках которых:

•S обозначены требования к положениям;

S описаны этапы работ (предпроектное и информационное обследование, физическая реализация, опытно-промышленная и промышленная эксплуатация);

S разработан перечень вопросов с целью осуществления информационного обследования;

S предложены способы оформления результатов обследования (оперограмма движения документов, алгоритм движения документов в табличном виде с использованием условных обозначений ГОСТ Р 1.5-2002, модель бизнес-процесса в нотации еЕРС (Aris));

•S описаны четыре вида обучения пользователей, рекомендуемые на этапе опытно-промышленной эксплуатации системы (обучение в учебном компьютерном классе, презентация, индивидуальное консультирование, дистанционное обучение).

2. Апробация результатов формирования ТРСЭД проводилась в Объединенной компании «РУСАЛ» на его восьми удаленных предприятиях в рамках проекта внедрения системы электронного документооборота PayDox. В работе представлены полученные в результате доработок формы интерфейса PayDox, позволяющие организовать территориально-удаленную работу с электронными документами.

3. Сравнение трудозатрат при обработке документов до- и после формирования ТРСЭД показало, что использование предложенных принципов удаленной работы с документами позволило сократить трудозатраты на обработку документов для каждого пользователя системы от 37 до 81 рабочих дней в год.

4. Проведенные теоретические расчеты нагрузки на каналы связи показали, что внедрение ТРСЭД позволит сократить объем передаваемых данных (соответственно, нагрузку на каналы связи) в 2 раза, если сравнивать ТРСЭД и центральную БД с 50% объемом корпоративных документов, и в 9 раз, если сравнивать ТРСЭД и центральную БД, в которой все документы являются корпоративными, т.е. передаются в удаленные офисы организации. Проведенный эксперимент нагрузки на каналы связи показал, что при предложенной архитектуре ТРСЭД нагрузка на каналы связи снижается в два раза, чем при централизованной архитектуре СЭД.

5. Проект по формированию и реализации ТРСЭД может быть весьма эффективным с экономической точки зрения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Формирование территориально-распределенной системы электронного документооборота позволит организовать наиболее эффективный документооборот между удаленными структурными единицами организации за счет автоматизации процессов передачи и обработки документов, а также позволит повысить качество и скорость принятия управленческих решений.

Предложенные принципы организации территориально-распределенного документооборота, в том числе введение новых понятий «корпоративный документ» и «электронный совместный документ», позволят обеспечить однократную регистрацию и, соответственно, однозначную идентификацию одного документа в разных юридических лицах одной ТРО, а также систематизировать предметную область с целью разработки концептуальной модели автоматизированной системы.

Разработанная концептуальная модель ТРСЭД не зависит от среды программирования и позволит минимизировать нагрузку на каналы связи при передаче больших объемов информации (электронных документов) между структурными единицами ТРО в режиме on-line, а также обеспечить бесперебойную работу с внутренними, входящими и исходящими документами при обрывах связи межу удаленными офисами.

Предложенная модель ТРСЭД была успешно апробирована на предприятиях Объединенной компании «РУСАЛ» в рамках проекта внедрения корпоративной системы электронного документооборота PayDox.

Проведенный эксперимент и теоретические расчеты показали, что при использовании СЭД на базе центрального сервера нагрузка на каналы связи больше в 2 раза, чем при предложенной архитектуре ТРСЭД.

С практической точки зрения предложенная модель ТРСЭД- позволит организовать, единое документообориентированное пространство на основе коммуникационных каналов, связывающих всех работников ТРО (хранение и передачу документов удаленным сотрудникам); повысить эффективность системы корпоративного управления и контроля-исполнения управленческих решений должностных лиц организаций, входящих в состав ТРО; организовать делопроизводство на основе современных информационных технологий и переход к безбумажным технологиям работы с документами.

Ввиду сложности реализации процессов формирования и внедрения ТРСЭД, а также организации сложных распределенных проектов, разработанные организационно-методические положения содержат описание работ каждого этапа методики, в том числе рекомендации организации информационного обследования (в частности, перечень вопросов для составления анкет, способы визуализации процессов территориального документооборота) и рекомендации по внедрению системы (в частности, проведения обучения пользователей ТРСЭД, состав и распределение функций проектной команды и другое).

Результаты проведенного исследования позволяют определить следующие перспективы дальнейшего развития разработанной системы:

1) осуществить новые или внести корректировки в существующие нормативные документы, содержащие положения об организации электронного документооборота в территориально-распределенных структурах и закрепляющие юридическую силу обмена корпоративными документами;

2) усовершенствовать и более детально разработать механизмы обмена (передачи) данными между удаленными серверами и самой модели ТРСЭД;

3) адаптировать разработанные положения к другим классам информационных систем с целью обеспечения работы в условиях распределенной структуры (например, систем технической документации, ERP-систем и других);

4) разработать модель интегрированных систем, автоматизирующих различные сферы деятельности предприятий, в условиях территориально-распределенной структуры.