Исследование и формирование оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом предприятия тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Исследование и формирование оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом предприятия"

На правахрукописи

Поливанов Александр Владимирович

ИССЛЕДОВАНИЕ И ФОРМИРОВАНИЕ ОПТИМАЛЬНОЙ РАСПРЕДЕЛЕННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ПРЕДПРИЯТИЯ (НА ПРИМЕРЕТЕЛЕКОМПАНИИ).

Специальность 08.00.13 - математические и инструментальные методы экономики

АВТОРЕФЕРАТ диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва - 2004

Работа выполнена в Московском государственном университете экономики, статистики и информатики (МЭСИ) на кафедре Математического обеспечения и технологий программирования

Научный руководитель: кандидат экономических наук, доцент

Ковалевская Елена Владимировна

Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор

Киселева Ирина Анатольевна

кандидат технических наук, доцент Рудаков Игорь Владимирович

Ведущая организация:

Всероссийский заочный финансово-экономический институт (ВЗФИ)

"-¿¡З"" НО/ЬрЯ 2004 г. в

Защита состоится часов на

заседании диссертационного совета К.212.151.01 в Московском государственном университете экономики, статистики и информатики (МЭСИ) по адресу: 119501, г. Москва, ул. Нежинская, д. 7.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Московского государственного университета экономики, статистики и информатики.

Автореферат разослан

-23" ст&рй

2004 г.

Ученый секретарь диссертационного совета, кандидат экономических наук, доцент

Голкина Г.Е.

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования. В последние годы экономическая ситуация в стране претерпела ряд существенных изменений, связанных с развитием рыночных отношений. Одним из важнейших условий выживания и развития любого предприятия в этих условиях является рентабельность его деятельности. Достижение этой цели невозможно без владения оперативной информацией, требующейся для анализа и принятия управленческих решений.

Своевременное получение этой информации в ряде случаев осложняется тем, что предприятие имеет территориально-распределенную структуру. В связи с этим особую актуальность приобретает применение распределенных систем управления электронным документооборотом (СУЭД). Создание и внедрение таких систем является достаточно трудоемким и капиталоемким процессом, что определяет необходимость экономического обоснования принимаемых технических решений.

Кроме того, несмотря на непрерывное совершенствование технических характеристик ЭВМ и программного обеспечения, нерациональная организация процессов хранения и обмена документами может значительно снизить эффективность СУЭД предприятия. Поэтому в настоящем исследовании основное внимание уделяется развитию и совершенствованию научно-методического аппарата и инструментальных средств, позволяющих оптимизировать систему управления электронным документооборотом предприятия и снизить затраты на её разработку, внедрение и эксплуатацию.

Наиболее востребованы системы управления электронным документооборотом в организациях, сфера деятельности которых связана с обработкой значительных объемов документации: страховых компаниях, высших учебных заведениях, средствах массовой информации. С учетом динамичного развития рынка телевизионного вещания и рекламы задача формирования и оптимизации СУЭД предприятия рассматривается в диссертации на примере телевизионной компании.

Цель и задачи исследования. Целью диссертационного исследования является разработка экономико-математической модели и инструментальных средств для оптимизации распределенной системы управления электронным документооборотом телекомпании.

Для достижения сформулированной цели в работе были поставлены и решены следующие задачи:

1) исследование деятельности российских телекомпаний в современных условиях;

2) выявление особенностей документационного обеспечения производственного процесса в телекомпании;

3) исследование методов и средств автоматизации документооборота;

4) разработка информационной модели системы управления электронным документооборотом на основе анализа производственного процесса телекомпании;

5) разработка методики формирования оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом телекомпании;

6) построение математической модели оптимизации затрат, обусловленных размещением массивов документов по узлам системы управления электронным документооборотом;

7) разработка методов и средств, позволяющих сократить расходы на разработку модулей СУЭД;

8) разработка, выбор и адаптация программного обеспечения для реализации разработанной модели распределенной СУЭД телекомпании.

Объект и предмет исследования. Объектом исследования являются системы управления электронным документооборотом. Предметом исследования являются процессы формирования и оптимизации СУЭД.

Методы исследования. Теоретической и методологической основой исследования послужили работы российских и зарубежных ученых в области телевизионного маркетинга и предпринимательства (П. Гринберг., Д. Вагнер, Ч. Сендидж, В.В. Ворошилов), управления документооборотом организации

(М.Дж Саттон, Т.М. Кулопукос, В.А. Конявский, В.А. Гадасин, А.А. Линев), а также методическая и нормативная документация в области моделирования, разработки и применения систем управления электронным документооборотом.

При решении поставленных задач использовался математический аппарат теории исследования операций и математической статистики. В целях разработки формализованного представления предметной области использовались методы объектно-ориентированного и структурного проектирования информационных систем.

В работе также использованы существующие федеральные законы, законопроекты, государственные стандарты Российской Федерации в области документооборота и информатизации.

Научная новизна работы. В диссертации поставлена и решена новая актуальная задача формирования оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом предприятия на примере телекомпании.

К числу основных результатов, обладающих научной новизной, относятся следующие:

1) создана методика формирования оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом телевизионной компании;

2) построена концептуальная модель системы управления электронным документооборотом телекомпании;

3) предложена концепция использования XML шлюзов для взаимодействия между СУЭД и программным обеспечением сторонних производителей;

4) разработана математическая модель оптимизации распределенной системы управления электронным документооборотом;

Практическая значимость полученных результатов состоит в том, что разработанный подход к оптимизации распределенной системы управления электронным документооборотом носит достаточно универсальный характер и может быть использован в деятельности органов управления различных предприятий в ходе проведения расчетов по оптимизации документооборота.

Практические результаты исследования нашли применение в ходе формирования и оптимизации системы управления электронным документооборотом телевизионной компании ОАО "ТВ Центр".

Публикации. Рабочие материалы диссертации и некоторые её результаты нашли отражение в 3 публикациях общим объемом 1 п.л.

Структура и объем работы. Диссертация состоит из введения, трех глав с выводами, заключения и списка литературы, включающего 107 наименований.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ.

Во введении обоснована актуальность темы, сформулированы цель и задачи, приведены теоретическая и методологическая базы исследования.

В первой главе "Исследование современного состояния работ по автоматизации производственного процесса в телекомпании" выполнен анализ текущего состояния телевизионной индустрии Российской Федерации, рассмотрены основные задачи и проблемы телекомпании в сложившихся рыночных условиях, проведено исследование организационной структуры телекомпании, осуществлен анализ современного состояния работ по автоматизации производственного процесса телекомпании, и сформулированы основные требования к СУЭД телекомпании.

В настоящее время телевидение является одним из основных источников информации и развлечений в России. Эта индустрия динамично развивается, в то время как российская киноиндустрия переживает спад, а печатные издания имеют меньшую аудиторию. Большинство телекомпаний РФ -негосударственные, основным доходом которых является продажа рекламного времени. В 2002-2004 годы рост общего количества телекомпаний значительно обострил конкуренцию на рынке телевизионной рекламы.

В сложившихся условиях формирование сети региональных представительств позволяет телекомпании расширить зрительскую аудиторию, привлечь потенциальных рекламодателей и увеличить доходы от продажи рекламного времени. Для обеспечения коммерческого успеха руководство

должно учитывать рыночные условия и соответствующим образом корректировать стратегию управления телекомпанией. Поэтому перед каждым из отделов руководством устанавливается ряд задач, требующих оперативного решения: продажа рекламного времени, производство программ и планирование эфира, подготовка выпусков телевизионных новостей, финансовый учет, организация регионального вещания.

Решение перечисленных задач невозможно без информации, которая является результатом обработки больших массивов данных о деятельности телевизионной компании: счетов, договоров, заявок на съемку, карточек видеоматериалов и тд. Наиболее перспективным подходом к обеспечению сотрудников телекомпании необходимой и разнообразной по составу информацией является использование системы управления электронными документами.

Согласно оценкам компании АйТи автоматизация документооборота путем использования СУЭД позволяет: увеличить производительность труда в офисе на 25 -50%, ускорить время обработки и согласования документа на 20%, сократить время поиска документа на 80%. Однако большинство телевизионных компаний, осуществивших попытку внедрения СУЭД, не достигли ожидаемого эффекта. Анализ статистических данных, полученных в процессе исследования деятельности телекомпаний, позволяет выделить основные причины неудачных попыток внедрения СУЭД на телевидении.

Руководство телекомпаний приобретало готовые решения, ориентируясь на известность марки производителя. Анализ системы на соответствие специфике работы телекомпании не производился.

При внедрении не уделялось внимание проблеме оптимизации процесса передачи документации между головным офисом и региональными представительствами телекомпании, что привело к незапланированному росту затрат на аренду каналов связи в процессе эксплуатации системы документооборота.

Функциональная ограниченность СУЭД, представленных на компьютерном рынке, не позволяет сотрудникам отказаться от программного обеспечения сторонних производителей (ПОСП). В связи с этим, персонал компании вынужден выполнять дополнительную работу по переносу информации из ПОСП в систему управления электронным документооборотом. Подобный подход не сокращает затраты труда и времени персонала, а также увеличивает вероятность возникновения ошибок при работе с системой.

Можно сделать вывод, что в настоящее время внедрение в телекомпаниях готовых решений в области СУЭД без их существенной модернизации обречено на неудачу. Модернизация требует разработки дополнительных модулей системы, отвечающих потребностям персонала организации. Но затраты на разработку дополнительных компонентов системы управления документооборотом значительно увеличивают стоимость приобретенного готового решения.

Особо следует обратить внимание на территориально-распределенный характер деятельности телевизионной компании. Между центральным офисом и региональными представительствами по корпоративной сети происходит интенсивный обмен документацией. Практика показывает, что расходы на эксплуатацию корпоративной сети, по разным оценкам, составляют 45-60% от общей стоимости эксплуатации распределенной системы. Поэтому в долгосрочной перспективе оптимизация процесса обмена документацией может привести к значительной экономии средств телекомпании.

Вторая глава "Методика формирования оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом телекомпании" посвящена разработке методов и инструментальных средств формирования и оптимизации СУЭД.

Предлагаемая методика предусматривает последовательную реализацию следующих этапов:

1) выработка концепции (концептуальный этап);

2) разработка информационной модели системы управления электронным документооборотом;

3) интеграция в систему управления электронным документооборотом программного обеспечения сторонних производителей;

4) оптимизация затрат на эксплуатацию системы управления электронным документооборотом;

5) выбор программного обеспечения для реализации разработанных моделей и формирования распределенного хранилища документации.

На концептуальном этапе разработки предлагается рассмотреть вопросы интеграции системы управления электронным документооборотом в общую схему работы телевизионной компании. Основная цель концептуального этапа -ознакомление сотрудников с общей идеей и чертами внедряемой системы.

На этапе разработки логической модели формируется функциональное, не зависящее от программного или аппаратного обеспечения, описание системы. Для этого производится декомпозиция производственного процесса на выполняемые внутри него подпроцессы.

В результате проведенного анализа потребностей подразделений телекомпании, играющих ключевую роль в организации производственного процесса, в диссертации выделен круг приоритетных задач, которые должны решаться с помощью системы документооборота: производство и закупка телевизионных программ, организация съемок, подготовка телевизионных новостей и продажа рекламного времени.

С целью сокращения затрат труда и времени при проектировании СУЭД в диссертации построена концептуальная модель производственного процесса телекомпании. В качестве инструментария проектирования модели использована методология функционально-структурного подхода IDEF.

Модель состоит из девяти диаграмм, соответствующих основным составляющим производственного процесса телекомпании: координации ресурсов, закупке и производству телевизионных программ, формированию

графика съемок, подготовке выпусков телевизионных новостей, учету и хранению видеоматериалов, продаже рекламного времени (рис. 1).

Рис. 1. Диаграмма А-0: обобщенная модель производственного процесса в телекомпании.

Согласно результатам анализа статистических данных в большинстве телевизионных компаний для планирования эфирного вещания, выпуска телепередач и управления финансами используется специализированное программное обеспечение. Поэтому исследование и моделирование потоков документации, возникающих при решении персоналом телекомпании перечисленных задач, не производилось.

С экономической точки зрения более выгодным вариантом является интеграция уже существующего в компании специализированного программного обеспечения во внедряемую систему электронного документооборота. Как показал анализ, наиболее перспективной технологией,

позволяющей установить обмен информацией между разнородными системами, является концепция XML шлюзов.

В ее основу положен стандарт расширяемого языка разметки XML (Extensible Markup Language). XML используется для разметки документов во многом так же, как HTML. Однако XML превосходит его при работе со структурированными данными, такими, как результаты запроса к базе данных. За счет увеличения объема служебной информации, XML позволяет определить структуру документа и значение его полей. Эта возможность является ключевой для активного манипулирования данными и позволяет объединять различные приложения в единую информационную систему.

Предлагается следующая методика построения протокола обмена информацией между системой управления электронным документооборотом телекомпании и программным обеспечением сторонних производителей. Обмен информацией между модулями СУЭД и программным обеспечением сторонних производителей производится путем передачи сообщений в XML формате. Для перечисления возможных имен элементов, определения имеющихся атрибутов для каждого типа элементов и описания сочетаемости одних элементов с другими, участники обмена используют Document Type Definition (DTD, определения типов документов). Каждый участник имеет возможность одновременно принимать и обрабатывать сообщения из нескольких источников. После полученного сообщения получатель подтверждает его прием. Подтверждение отправляется по тому же каналу, по которому было получено сообщение. Отправитель не посылает новых сообщений до тех пор, пока не получит подтверждение от получателя. Соблюдение протокола участниками обмена гарантирует обмен информацией без потерь.

Предлагаемый подход прошел проверку в реальных условиях: в телекомпании ОАО "ТВ Центр" при разработке протокола обмена информацией между системой электронного документооборота и программным обеспечением сторонних производителей. На основе протокола разработан

шлюз XML, обеспечивающий оперативный обмен информацией между модулем "Статьи в эфир" и программным обеспечением "Телесуфлер".

Для оптимизации затрат телевизионной компании на формирование и эксплуатацию СУЭД в диссертационном исследовании поставлена следующая задача. Требуется определить такое распределение массивов документов, которое минимизировало бы совокупные затраты на формирование и эксплуатацию системы электронного документооборота.

Математическая постановка задачи сформулирована следующим образом. Необходимо распределить оптимальным образом т массивов документов между и узлами СУЭД. Решение задачи может быть представлено в виде матрицы X, где xv =1, если в узле i находится массив документов j, в ином случае

При оптимизации затрат на формирование и эксплуатацию системы электронного документооборота целесообразно использовать какой-либо интегральный показатель. В качестве такого показателя предлагается использовать интегральный экономический критерий, учитывающий затраты на хранение документации и стоимость передачи данных между узлами системы электронного документооборота:

¿¿с;-»min (1)>

где - общая стоимость хранения массивов документов в узле i,

С'2 - стоимость передачи информации для пользователей узла i,

С', - стоимость поддержания документации в согласованном виде.

Общая стоимость хранения массивов документов в узле i вычисляется по формуле:

ci=TpJjxij '=!>«

(2Ь

где д- стоимость хранения единицы информации в узле ^ размер массива документов

Следует отметить, что в реальных условиях дисковое пространство для хранения документации ограничено. Для учета этого фактора в поставленную задачу введены ограничения вида:

1 = 1, п

м

(3),

где V, - объем доступного дискового пространства в узле I

Стоимость передачи информации для пользователей узла i определяется следующим образом:

С2=Т,ЛЛтЬ,С/'/> '=1>"

7=1

(4),

где s - множество узлов, в которых находится массив документов },

Лу- интенсивность запросов, которые возникают в узле i и требуют выборки из массива документов у,

в^ - средний объем документа, пересылаемого в узел системы г при запросе к массиву документов;;

- стоимость передачи единицы информации из узла i в узел }. Стоимость поддержания массивов документов в согласованном виде для узла г рассчитывается по формуле:

т п _

сз 1=]>п (5),

¡.I .=1

где А'^ - интенсивность поступления данных, направляемых из узла i для корректировки всех копий массива документов ]; - средний объем передаваемых документов. Величины вц, А^ И у ц , могут быть получены путем анализа статистических данных о документообороте телекомпании.

С учетом формул (1-5) задачу оптимизации общей стоимости СУЭД при условии минимума затрат, обусловленных размещением массивов документов и передачей данных между узлами системы, можно представить в виде целевой функции:

л 3

II

N1 >1 1=1 >1

при ограничениях

п з п т п т п т и

1-1 *ЛВ 1 .•_! .'_1 ,_1

Г=1 >1

/=1 >1 ,=1

Из формулы (4) следует, что целевая функция характеризуется нелинейной зависимостью от переменных х¥. Это усложняет поиск оптимального решения.

Для преобразования целевой функции к линейному виду введены дополнительные двоичные переменные г^. Значения этих переменных определены следующим образом: г,д=1., если запрос из узла i к массиву документов у будет направлен в узел к, иначе = 0. При этом переменные хг и связаны между собой условиями:

(10).

Эти условия имеют следующий смысл: если массив документов } хранится в файле то запросы к документам из этого массива,

возникающие в узле ^ не направляются в другие узлы системы; в ином случае все запросы к этому массиву из узла i будут передаваться в один из других узлов (к), где хранится нужная информация.

С учетом (10) целевая функция приобретает линейный вид, а задача оптимизации распределенной системы управления электронным документооборотом может быть представлена в виде:

->min (11),

Поставленная задача может быть решена методами линейного математического программирования. Полученное решение обеспечивает оптимальное распределение массивов документов по узлам системы управления электронным документооборотом при условии минимума затрат, обусловленных стоимостью оборудования, размещением массивов документов и передачей данных.

В качестве иллюстрации эффективности предложенного подхода к оптимизации распределенной системы управления электронным документооборотом проведем экспериментальный расчет. Рассмотрим СУЭД телевизионной компании, состоящую из четырех узлов n = 4.

Ограничения дискового пространства на хранение массивов документов в этих узлах определены вектором V = {16, 15, 14, 10} (здесь и далее используются условные единицы измерения). Затраты на хранение единицы информации одинаковы во всех узлах системы и могут не приниматься во внимание р, = const.

Документы, с которыми работают конечные пользователи СУЭД, хранятся в восьми массивах документов m = 8. Размеры этих массивов имеют значения Ь = {6; 3; 2; 4; 3; 1; 5; 3}.

Стоимость передачи данных между узлами системы электронного документооборота указана в матрице

1

О

/> =

Потоки документации, возникающие в процессе функционирования системы, характеризуются матрицами

Л =

Гб 3 1 0 0 0 0 0' 1 2 2 0 0 0 0 0'

2 2 1 0 1 0 2 0 ; о= 2 2 1 0 3 0 4 0

0 0 1 1 0 1 0 1 0 0 2 3 0 1 0 2

0 0 0 1 2 2 2, 0 0 0 2 1 5 з,

'1 1 2 1 0 I 0 2^ '4 3 1 3 0 1 0 2'

2 2 0 2 1 1 2 0 5 2 0 2 1 1 3 0

1 2 0 1 1 1 1 0 ; г= 3 2 0 2 2 1 4 0

з 1 2 3 2 1 1 4 1 2 1 1 2 5 2

Х' =

Результаты вычислений представлены на рисунках 2-4, где полученные оптимальные варианты решения поставленной задачи оцениваются в разрезе по различным характеристикам.

Рис. 2 Распределение массивов документов по узлам сети

Исходные данные второго варианта, по сравнению с первым, отличаются только увеличением объема передаваемой документации при каждом запросе (матрица в).

Рис. 3. Решение задачи в разрезе по массивам документов F2(/) = ^х^

Рис. 4. Затраты дискового пространства в узлах СУЭД F}(i) =

Во втором варианте, с целью снижения общего объема передаваемых данных по сети телекомпании, становится целесообразным предусмотреть дополнительные копии для 75% массивов документов. Поэтому общие затраты дискового пространства возросли в 1.63 раза. Однако такое размещение массивов документов позволяет существенно сократить время доступа к документу за счет параллельной обработки запросов в локальных узлах системы.

В качестве программной платформы для создания СУЭД телекомпании в диссертации предложена система Lotus Domino - платформа, обеспечивающая коллективную работу пользователей с документацией.

В третьей главе "Практическая реализация СУЭД телекомпании на примере автоматизации производственного процесса ОАО ТВ Центр" приведены практические результаты использования разработанной методики.

На концептуальном этапе проектирования СУЭД обозначены ключевые области производственного процесса телекомпании, подлежащие автоматизации: закупка и производство телевизионных передач, продажа рекламного времени, организация распределенного видеоархива телекомпании, координация производственных ресурсов и подготовка выпусков эфирных новостей.

В процессе практической реализации информационной модели производственного документооборота, предложенной в диссертационном исследовании, разработан ряд документоориентированных баз данных и обеспечен обмен информацией между ними. В настоящее время система управления электронным документооборотом телекомпании ОАО "ТВ Центр" состоит из четырех модулей (рис. 5).

Рис. 5. Общая схема разработанной СУЭД телекомпании.

Модуль планирования ресурсов "Координация" предназначен для сбора, обработки и хранения информации об использовании производственных мощностей компании ТВ Центр. В состав модуля входят документоориентированные базы данных: "Передачи", "Ресурсы", "Услуги" и "Перспектива".

Модуль "Видеоархив" позволяет систематизировать хранение информации о видеоматериалах и автоматизировать процесс ведения, хранения и поиска данных об архивных видеоматериалах.

Модуль "Новости ТВ Центр" предназначен для подготовки выпусков телевизионных новостей. В состав модуля включены базы документов: "Лента новостей", "Газеты и журналы", "График съемок" и "Статьи в эфир".

Модуль "Работа с договорами" предназначен для стандартизации процесса подготовки и заключения договоров по заранее определенным шаблонам в базе данных "Договоры".

За счет применения методики, предложенной в диссертации, оптимизирован процесс обмена документацией между региональными партнерами и центральным офисом телекомпании ОАО 'ТВ Центр". На основе статистических данных о документообороте телекомпании была поставлена и решена задача оптимизации общей стоимости распределенной СУЭД.

Полученные результаты были использованы при настройке механизма репликации (синхронизации) баз данных "Видеоархив", "Лента новостей", "Газеты и журналы", "Заявки" и "Договора". Эффективность полученного решения подтверждается экономией средств бюджета телекомпании по статье "Эксплуатация системы электронного документооборота", которая в 2003 году составила 38%.

В процессе внедрения решена задача интеграции СУЭД ОАО "ТВ Центр" с программным обеспечением студийного телесуфлера. Согласно концепции XML-шлюзов, предложенной во второй главе, обмен сообщениями организован с помощью механизма сокетов и языка XML.

Разработанное приложение-шлюз выполняется на ЭВМ с ПО "Телесуфлер". Взаимодействие между шлюзом и модулем "Статьи в эфир" осуществляется за счет обмена XML сообщениями в кодировке Unicode, соответствующими разработанной DTD.

С приложением "Телесуфлер" XML-шлюз взаимодействует на уровне базы данных формата DBF. При отправке сюжета из базы данных "Статьи в эфир" в суфлер формируется сообщение и с помощью механизма сокетов, поступает в приложение-шлюз. При получении сообщения XML-шлюз создает новую запись в таблице суфлера и отправляет в СУЭД подтверждение о создании сюжета.

В настоящее время разработанная СУЭД является естественной составляющей бизнес-процессов телекомпании ОАО "ТВ Центр", направленных на решение её производственных задач: организацию продаж рекламного времени, закупку телевизионных программ, учет произведенных и закупленных телевизионных материалов, координацию съемок, подготовку телевизионных новостей, взаимодействие с региональными представительствами.

В заключении изложены основные результаты диссертационного исследования и определены направления дальнейших исследований.

ОСНОВНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ

Основные результаты и выводы исследования заключаются в следующем:

1) проведено исследование деятельности российских коммерческих телекомпаний в современных условиях, обоснована необходимость применения новейших информационных технологий как средства конкурентной борьбы на рынке телевизионной рекламы;

2) осуществлен анализ особенностей структурной организации и взаимосвязей между подразделениями средней телекомпании, рассмотрен процесс движения документов внутри телекомпании, выявлены проблемы в данной

области и показана необходимость использования технологий электронного документооборота для решения задач телекомпании;

3) разработана методика формирования оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом телекомпании, подразумевающая последовательную реализацию следующих этапов: концептуального, разработки логической модели, оптимизации хранения массивов документов, интеграции программного обеспечения сторонних производителей и выбора программной платформы;

4) на основе анализа потоков документации между подразделениями сформирована концептуальная модель производственного документооборота, которая может быть использована в качестве основы при разработке СУЭД телевизионной компании;

5) для сокращения затрат на разработку модулей системы электронного документооборота предложена концепция шлюзов XML, реализация которой позволяет интегрировать в СУЭД телевизионной компании программное обеспечение сторонних производителей;

6) для оптимизации расходов предприятия на эксплуатацию распределенной СУЭД предложена математическая модель, в качестве интегрального критерия оптимальности принято условие минимума затрат, обусловленных стоимостью хранения документов и передачей данных между узлами системы;

7) методика, модели и инструментальные средства, предложенные в диссертационной работе, прошли апробацию в ОАО "ТВ Центр", результаты внедрения показали их практическую ценность и определили направления будущих исследований в области совершенствования систем управления электронным документооборотом.

СПИСОК ПУБЛИКАЦИЙ ПО ТЕМЕ ДИССЕРТАЦИИ

По теме диссертации опубликованы следующие работы:

1) Поливанов А.В. Методика концептуального анализа предметной области и синтеза проблемной области интеллектуальной технологии управления. / Сборник материалов 6-ой Научно-практической конференции "Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий. Системы управления знаниями" (РБП-СУЗ-2002)/ - М.: МЭСИ, 2002.-0,1 пл.

2) Поливанов А.В. Анализ возможностей традиционных компьютерных технологий управления документооборотом организации /Математическое обеспечение и технологии программирования: Сборник научных трудов/ - М.: Издательский центр МЭСИ, 2003. - 0,7 п.л.

3) Поливанов А.В. Интеграция разнородного программного обеспечения в корпоративную систему электронного документооборота телекомпании /Математическое обеспечение и технологии программирования: Сборник научных трудов./ - М.: Издательский центр МЭСИ, 2003. - 0,2 пл.

1198

76

Подписано в печать 24 сентября 2004 г. Заказ 441. Формат 60 х 90/16. Тираж 100 экз. Отпечатано в салоне оперативной печати АртПолиграф. Москва, Б. Якиманка, 13, оф. 410. Тел. 778-97-47

Диссертация: содержание автор диссертационного исследования: кандидата экономических наук, Поливанов, Александр Владимирович

Введение.

Глава 1. Исследование современного состояния работ по автоматизации производственного процесса в телекомпании.

1.1. Анализ текущего состояния телевизионной индустрии РФ.

1.2. Исследование задач и проблем, стоящих перед телевизионной компанией. Ю

1.3. Исследование особенностей организационной структуры телекомпании.

1.4. Анализ состояния работ по автоматизации производственного процесса в телекомпании.

1.5. Формулирование основных требований к СУЭД телекомпании

1.6. Анализ существующей терминологической и законодательной базы РФ в области электронного документооборота.

1.7. Теоретические основы построения систем управления электронным документооборотом.

1.8. Обзор стандартов и спецификаций, применяющихся в области СУЭД.

1.9. Анализ характеристик СУЭД, представленных на отечественном рынке программного обеспечения, на соответствие требованиям телекомпании.

Выводы по главе.

Глава 2. Методика формирования оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом телекомпании.

2.1. Основные цели и краткая характеристика методики.

2.2. Концептуальный этап разработки СУЭД телекомпании.

2.3. Разработка логической модели СУЭД телекомпании.

2.4. Концепция XML шлюзов. Интеграция в СУЭД программного обеспечения сторонних производителей.

2.5. Оптимизация размещения и синхронизации массивов документации по узлам распределенной СУЭД.

2.6. Обоснование выбора программной платформы для реализации СУЭД телекомпании.

Выводы по главе.

Глава 3. Практическая реализация СУЭД телекомпании на примере автоматизации производственного процесса ОАО "ТВ Центр".

3.1. Структура разработанной СУЭД.

3.2. Применение концепции XML шлюзов на примере интеграции модуля "Статьи в эфир" и программы "Телесуфлер".

3.3. Оптимизация размещения баз данных СУЭД в региональных представительствах телекомпании.

Выводы по главе.

Диссертация: введение по экономике, на тему "Исследование и формирование оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом предприятия"

В последние годы экономическая ситуация в стране претерпела ряд существенных изменений, связанных с развитием рыночных отношений. Одним из важнейших условий выживания и развития любого предприятия в этих условиях является рентабельность его деятельности. Достижение этой цели невозможно без владения оперативной информацией, требующейся для анализа и принятия управленческих решений.

Своевременное получение этой информации в ряде случаев осложняется тем, что предприятие имеет территориально-распределенную структуру. В связи с этим особую актуальность приобретает применение распределенных систем управления электронным документооборотом (СУЭД). Создание и внедрение таких систем является достаточно трудоемким и капиталоемким процессом, что определяет необходимость экономического обоснования принимаемых технических решений.

Кроме того, несмотря на непрерывное совершенствование технических характеристик ЭВМ и программного обеспечения, нерациональная организация процессов хранения и обмена документами может значительно снизить эффективность СУЭД предприятия. Поэтому в настоящем исследовании основное внимание уделяется развитию научно-методического аппарата и инструментальных средств, позволяющих оптимизировать систему управления электронным документооборотом предприятия и снизить затраты на её разработку, внедрение и эксплуатацию.

Наиболее востребованы системы управления электронным документооборотом в организациях, сфера деятельности которых связана с обработкой значительных объемов документации: страховых компаниях, высших учебных заведениях, средствах массовой информации. С учетом динамичного развития рынка телевизионного вещания и рекламы задача формирования и оптимизации СУЭД предприятия рассматривается в диссертации на примере телевизионной компании.

Цель и задачи исследования. Целью диссертационного исследования является разработка экономико-математической модели и инструментальных средств для оптимизации распределенной системы управления электронным документооборотом телекомпании.

Для достижения сформулированной цели в работе были поставлены и решены следующие задачи:

1) исследование деятельности российских телекомпаний в современных условиях;

2) выявление особенностей документационного обеспечения производственного процесса в телекомпании;

3) исследование методов и средств автоматизации документооборота;

4) разработка информационной модели системы управления электронным документооборотом на основе анализа производственного процесса телекомпании;

5) разработка методики формирования оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом телекомпании;

6) построение математической модели оптимизации затрат, обусловленных размещением массивов документов по узлам системы управления электронным документооборотом;

7) разработка методов и средств, позволяющих сократить расходы на разработку модулей СУЭД;

8) разработка, выбор и адаптация программного обеспечения для реализации разработанной модели распределенной СУЭД телекомпании.

Объект и предмет исследования. Объектом исследования являются системы управления электронным документооборотом. Предметом исследования являются процессы формирования и оптимизации СУЭД.

Методы исследования. Теоретической и методологической основой исследования послужили работы российских и зарубежных ученых в области телевизионного маркетинга и предпринимательства (П. Гринберг., Д. Вагнер,

Ч. Сендидж, B.B. Ворошилов), управления документооборотом организации (М.Дж Саттон, Т.М. Кулопукос, В.А. Конявский, В.А. Гадасин, A.A. Линев), а также методическая и нормативная документация в области моделирования, разработки и применения систем управления электронным документооборотом.

При решении поставленных задач использовался математический аппарат теории исследования операций и математической статистики. В целях разработки формализованного представления предметной области использовались методы объектно-ориентированного и структурного проектирования информационных систем.

В работе также использованы существующие федеральные законы, законопроекты, государственные стандарты Российской Федерации в области документооборота и информатизации.

Научная новизна. Научная новизна полученных в диссертации результатов состоит в следующем:

1) создана методика формирования оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом телевизионной компании;

2) построена концептуальная модель системы управления электронным документооборотом телекомпании;

3) предложена концепция использования XML шлюзов для взаимодействия между СУЭД и программным обеспечением сторонних производителей;

4) разработана математическая модель оптимизации распределенной системы управления электронным документооборотом;

Практическая значимость полученных результатов состоит в том, что разработанный подход к оптимизации распределенной системы управления электронным документооборотом носит достаточно универсальный характер и может быть использован в деятельности органов управления различных предприятий в ходе проведения расчетов по оптимизации документооборота.

Практические результаты исследования нашли применение в ходе формирования и оптимизации системы управления электронным документооборотом телевизионной компании ОАО "ТВ Центр".

Публикации. Рабочие материалы диссертации и некоторые её результаты нашли отражение в 3 публикациях общим объемом 1 п.л.

Структура и объем работы. Диссертация состоит из введения, трех глав с выводами, заключения и списка литературы, включающего 107 наименований.

Диссертация: заключение по теме "Математические и инструментальные методы экономики", Поливанов, Александр Владимирович

Основные результаты и выводы исследования заключаются в следующем:

1) Проведено исследование деятельности российских коммерческих телекомпаний в современных условиях, обоснована необходимость применения новейших информационных технологий как средства конкурентной борьбы на рынке телевизионной рекламы.

2) Осуществлен анализ особенностей структурной организации и взаимосвязей между подразделениями средней телекомпании, рассмотрен процесс движения документов внутри телекомпании, выявлены проблемы в данной области и показана необходимость использования технологий электронного документооборота для решения задач телекомпании;

3) Разработана методика формирования оптимальной распределенной системы управления электронным документооборотом телекомпании, подразумевающая последовательную реализацию следующих этапов: концептуального, разработки логической модели, оптимизации хранения массивов документов, интеграции программного обеспечения сторонних производителей и выбора программной платформы.

4) На основе анализа потоков документации между подразделениями сформирована концептуальная модель производственного документооборота, которая может быть использована в качестве основы при разработке СУЭД телевизионной компании.

5) Для сокращения затрат на разработку модулей системы электронного документооборота предложена концепция шлюзов XML, реализация которой позволяет интегрировать в СУЭД телевизионной компании программное обеспечение сторонних производителей.

6) Для оптимизации расходов предприятия на эксплуатацию распределенной СУЭД предложена математическая модель, в качестве интегрального критерия оптимальности принято условие минимума затрат, обусловленных стоимостью хранения документов и передачей данных между узлами системы.

7) Предложенные в диссертационной работе модели и методика прошли апробацию в ОАО "ТВ Центр". Результаты внедрения предложенной методики показали их практическую ценность и определили направления будущих исследований в области совершенствования систем управления электронным документооборотом.

Заключение

Управление предприятием и стратегическое планирование её развития невозможно без качественного информационного сопровождения. Оперативное получение, классификация, обработка и обладание информацией, поступающей из различных источников, становится важнейшим средством конкурентной борьбы.

Следовательно, качественное управление предприятием требует тщательной работы с документацией, что может быть обеспечено за счет внедрения системы управления электронным документооборотом (СУЭД). Основная цель разработки и внедрения подобных систем заключается в формировании единого интегрированного подхода к созданию, сбору, организации, доступу и использованию информационных ресурсов компании. Такой подход позволяет обеспечить необходимой информацией всю вертикаль лиц, принимающих решения, и координировать выполнение этих решений.

Наиболее востребованы системы документооборота в организациях, сфера деятельности которых в значительной степени зависит от анализа значительных объемов документации. Например, телекомпания, первой осветившая важные события или качественно сделавшая анализ информации из нескольких источников, способна поддерживать высоком уровне интерес зрителей к телеканалу. При этом большая телевизионная аудитория привлекает потенциальных рекламодателей и увеличивает доходы телекомпании.

В настоящем диссертационном исследовании рассмотрены основные задачи и проблемы поддержки производственного процесса в телекомпании, и предложен вариант их решения за счет формирования и оптимизации системы управления электронным документооборотом, основанной на комплексе распределенных массивов документов. Современные тенденции развития информационных систем, состоящие в переходе от централизованных вычислительных систем к распределенным, указывают на необходимость исследований в данной области, что обуславливает актуальность предлагаемого решения.

Внедрение разработанных в диссертационной работе схем и методик позволяет достигнуть следующих результатов:

1) сократить затраты труда и времени на организацию производственного процесса в телекомпании за счет использования средств электронного документооборота;

2) снизить потери телекомпании, связанные с уходом её ведущих сотрудников и иными непредвиденными обстоятельствами, за счет применения средств организации групповой работы и управления знаниями;

3) улучшить взаимодействие между территориально-распределенными подразделениями телевизионной компании;

4) оптимизировать эксплуатационные затраты на СУЭД путем распределения массивов документации между узлами системы и настройки механизмов репликации (поддержания баз документов в согласованном виде).