Повышение эффективности деятельности производственной компании за счет оптимизации информационных потоков тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Повышение эффективности деятельности производственной компании за счет оптимизации информационных потоков"

На правах рукописи

ШАНДАЛОВ Андрей Валерьевич

ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ КОМПАНИИ ЗА СЧЕТ ОПТИМИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

Специальность 08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством (экономика, организация и управление предприятиями, отраслями, комплексами)

Автореферат

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва 2004

Диссертация выполнена в Российском государственном гуманитарном университете.

Научный руководитель Доктор экономических наук

Бандурин Александр Владимирович Официальные оппоненты Доктор экономических наук

Аксенов Валерий Сергеевич Кандидат экономических наук Кушаков Сергей Николаевич Ведущая организация Московский государственный университет

экономики, статистики и информатики

Защита состоится " 15 " января 2004 г. в 14.00 на заседании диссертационного совета Д 212.198.01 по экономическим наукам в Российском государственном гуманитарном университете по адресу: 125267, Москва, Миусская пл., д. 6.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке РГГУ.

Автореферат разослан " 15" декабря 2003 г.

Ученый секретарь диссертационного совета

Меркулов В. Н.

2004-4 25498

УРУ0/О

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования

Современные тенденции развития систем управления производством заставляют отечественные производственные компании все сильнее использовать системы автоматизации принятия решений в своей деятельности. Существенное влияние на этот процесс оказывает проникновение в российскую промышленность зарубежных стандартов качества, планы по присоединению России к ВТО, а также усиливающаяся международная конкуренция.

Сама по себе проблема использования автоматизированных систем управления производством не является новой. В советской плановой экономике существовали разработки, позволяющие использовать информационные технологии в системах управления большими системами. В России этой проблеме также уделяется достаточно внимания. Проводимые по этой тематике конференции и симпозиумы свидетельствуют о существовании- определенного интереса к проблеме повышения эффективности управления деятельностью производственных компаний.

Тем не менее, актуальность рассматриваемой в диссертации проблемы до настоящего времени остается высокой. Это обуславливается следующими обстоятельствами. Во-первых, постоянно растет уровень вычислительной техники, что позволяет при неизменных затратах повышать эффективность вычислительного процесса за счет увеличения производительности информационных систем. Во-вторых, происходят изменения на всех уровнях национальной экономики. В частности, на макроуровне стабилизируются макроэкономические показатели: темп роста ВВП, курс национальной валюты по отношению к валютам других стран, фондовые индексы. На микроуровне стабилизируются взаимоотношения с партнерами, рынок становится все более открытым, что позволяет вести конкурентную борьбу экономическими методами.

В третьих, научная интеграция позволяет компаниям использовать не только разработки отечественных исследователей, но и зарубежные системы и технологии автоматизации. Отечественные разработчики, используя современные теории планирования различных видов ресурсов, создают программные продукты, адаптированные к российским условиям. ——--- ■

РОС НАЦИОНАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА

Все сказанное выше показывает, что актуальность рассматриваемой темы будет существовать постоянно и трансформироваться в соответствии с изменениями в информационных и управленческих технологиях. В соответствии с выбранным направлением исследований актуальность темы диссертации обусловлена тем, что в настоящее время проблеме исследования взаимной зависимости эффективности управления деятельностью производственных компаний и эффективности их информационных систем.

Проблема взаимной зависимости управления деятельностью и информационной системы производственной компании в настоящее время недостаточно подробно исследована. Использование статистических методов для выявления взаимной обусловленности различных групп показателей в настоящее время достаточно распространено. Однако проблема исследования связи эффективностей рассмотрена недостаточно.

Эффективность деятельности производственных компаний исследована достаточно подробно в работах самой различной направленности. От работ по теории управления до работ по информационным технологиям. Как показывает практика, решение проблемы расчета эффективности сложной системы затруднено тем, что у каждого исследователя существует свой взгляд на целевую функцию управления. Это обуславливается применением различных критериев оптимизации.

По нашему мнению, для целей оценки эффективности использования информационной системы наиболее целесообразно применять группу показателей как для оценки эффективности деятельности производственной компании, так и для оценки эффективности информационной системы. Таким образом, существует научная задача разработки набора показателей оценки эффективности информационной системы для повышения эффективности управления деятельностью производственной компании. Все вышесказанное обусловливает актуальность выбранной темы диссертационной работы.

Цель и задачи диссертационного исследования

Целью диссертационного исследования является разработка направлений, инструментов и методов повышения эффективности деятельности производственной компании за счет оптимизации и повышения эффективности ее информационных потоков. Достижение

указанной цели предопределило следующие задачи диссертационного исследования:

V на основе анализа сущности и основных особенностей деятельности производственной компании сформулировать концепцию единого информационного пространства производственной компании и выявить его основные характеристики;

V на основе исследования современных систем автоматизации деятельности ввести понятие информационного потока производственной компании, разработать его элементную структуру и провести анализ основных составляющих;

разработать систему показателей эффективности деятельности производственной компании, основанную на финансовых и нефинансовых показателях, а также с учетом ретроспективы деятельности;

проанализировать взаимное влияние показателей эффективности информационного потока производственной компании на эффективность ее основной деятельности;

на основе выявления закономерностей и стандартизации потоков разработать систему анализа и повышения эффективности документооборота производственной компании.

Объект и предмет исследования

Объектом исследования являются экономические отношения, возникающие между поставщиком информационной системы и производственной компанией для повышения эффективности ее основной деятельности за счет оптимизации информационных потоков.

Предметом исследования является процесс управления деятельностью производственной компании как объект повышения эффективности.

Теоретической и методологической основой диссертационной работы послужили фундаментальные и прикладные исследования по экономической теории, теории управления, материалы, опубликованные в периодических изданиях, законодательные и правовые акты Российской Федерации.

Достоверность научных положений, выводов и практических рекомендаций основывается на теоретических и методологических положениях, сформулированных в исследованиях отечественных и зарубежных экономистов, на анализе статистической и фактической информации.

Научная новизна диссертации

В диссертационной работе дано решение актуальной задачи разработки принципов и методов повышения эффективности деятельности производственных компаний, действующих в рамках рыночной экономики за счет оптимизации информационных потоков в контурах управления. Научная новизна диссертационной работы содержится в следующих результатах и положениях, полученных в ходе проведения исследования и выносимых на защиту:

1. Сформулирована концепция построения единого информационного пространства производственной компании, включающая систему поддержки формирования и принятия решений, единый информационный поток с возможностью расчета количества информации, а также систему оценки эффективности управленческой деятельности на основе имеющейся информации.

2. Сформулирована структура информационного потока производственной компании, в который входят разделы, критерии эффективности, принципы документооборота. В качестве разделов информационного потока автором предложены: приток информации, внутренний оборот, а также отток и утилизация информации. По каждому из разделов обоснованы принципы его использования в деятельности производственных компаний. В частности, рассмотрены такие концепции как BSC, MRP, MRP П.

3. Разработана система показателей эффективности деятельности производственной компании для целей оптимизации информационного обеспечения на основе уточнения сущности понятия "эффективность деятельности производственных компаний". В рамках системы предложены финансовые и нефинансовые показатели, а также выявлена их специфика в деятельности производственных компаний.

4. Разработана система показателей эффективности информационного потока производственной компании в соответствии со сформулированной автором структурой информационного потока. Данная система легла в основу регрессионного анализа и позволила построить регрессионную модель зависимости эффективности деятельности производственной компании от эффективности информационного потока.

5. Разработана система анализа и оптимизации документооборота производственной компании, в основе которой лежит бизнес-логика, а также критерий эффективности деятельности производственной компании. В частности, рассмотрена концепция

повышения эффективности управления деятельностью производственной компании за счет сокращения неинформативных и дублирующих потоков в системе управления производственной деятельностью.

6. Апробированы разработанные автором концепции и методики. В результате апробации сформулированы рекомендации по особенностям практического применения методик.

Теоретическая и практическая значимость исследования состоит в том, что основные выводы и рекомендации, содержащиеся в работе, могут найти применение в научных исследованиях проблем управления деятельностью производственных компаний, а также в практической работе менеджеров, внедряющих информационные системы и системы документооборота. Выводы и рекомендации диссертационного исследования применимы как в целях развития производственной сферы, так и в интересах отдельных производственных компаний, а также в учебном процессе при преподавании дисциплин "Информационные основы бизнеса", "Менеджмент", "Управление производством" и других.

Полученные результаты могут быть использованы в деятельности производственных компаний с целью организации и оптимизации управления их. основными производственными процессами, а также в процессе повышения эффективности информационных потоков.

Апробация результатов диссертационного исследования

1. Результаты диссертации использованы при построении информационного потока корпорации "Оптима".

2. Основные методики использовались при разработке стратегии развития производства компании ЗАО "Мосфлоулайн".

3. Основные положения диссертационного исследования докладывались на научных конференциях и семинарах.

4. По теме диссертации опубликовано 4 статьи общим объемом 2,25 п.л.

Структура работы. Структурно диссертационное исследование состоит из введения, трех глав заключения, библиографического списка использованной литературы, приложений.

СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

В первой главе "Анализ деятельности производственных компаний в современной России" проведен анализ основных параметров макроэкономического окружения производственных компаний, разработана концепция построения единого информационного пространства, а также сформулированы принципы создания информационного потока производственной компании.

В диссертации показано, что еще существует стереотипное мнение, что наименование организации происходит от сферы ее деятельности. Например, организации, занятые промышленным производством, до сих пор именуются "предприятиями", финансовые организации - "банками", торговые организации - "фирмами" и т. д.

По мнению автора, такая классификация не отвечает требованиям сегодняшнего дня, так как она не дает представления ни о форме собственности, ни о структуре и способе формирования капитала. В частности, термин "предприятие" применяется в отечественном законодательстве только для организаций, имеющих единоличного собственника: государственное унитарное предприятие, индивидуальное частное предприятие. Таким образом, возникает необходимость обособления объекта исследования для целей диссертационной работы.

Как показано в диссертации, наиболее корректным термином, обобщающим все типы хозяйственной интеграции, а также позволяющим избежать неверных толкований относительно структуры собственности и капитала является термин "производственная компания". С одной стороны, определена сфера деятельности компании - производство материальных благ, с другой стороны - нет указаний на форму собственности, способ образования капитала, а также на ее организационную структуру.

Автор считает, что производственные компании при создании системы управления могут использовать различные модели. По мнению автора наиболее перспективной с точки зрения использования именно производственными компаниями является адаптивная система поддержки принятия решений (АСППР). Как доказано в диссертации, это обусловлено несколькими обстоятельствами:

V только адаптивная система наиболее эффективно использует преимущества созданного в производственной компании информационного потока;

V адаптивная система сама настраивается на неподготовленного пользователя, а также обучается наиболее важным аспектам производственной деятельности;

V АСППР использует широкий спектр данных, что позволяет формировать и поддерживать решения в самых разнообразных ситуациях.

Методы обучения включают контролируемые или неконтролируемые стратегии обучения, такие как: изучение путем записывания в запоминающее устройство, путем индуктивного метода (введения в курс дела), путем дедукции, путем аналогии. В этой системе ассимилятор работает как система управления базой знаний. В дополнение он может постоянно интегрировать новые знания, сгенерированные используемым методом обучения, в уже имеющиеся знания. Обработчик проблем подобен стандартному генератору выводов в экспертных системах. При получении вводных данных от пользователя он может использовать правила решений или эвристики в базе данных для решения проблемы. Когда необходимо, обработчик проблем также обращается к базе за историческими данными или к базе алгоритмов за подходящими моделями. Если соответствующих правил или эвристик для решения проблемы не имеется, обработчик передает исполнение системы для интроспекции (самоанализа) на высший уровень.

Таким образом, при разработке управленческих решений может использоваться концептуальная модель АСППР. Концептуальная модель адаптивна в том смысле, что она может адаптировать не только свою способность обработки проблемы, но и свой интерфейс к изменениям в домене проблемы и в пользователе.

Также модель обладает свойством детальности в плане того, что она охватывает особенности других архитектур. Модель открывает несколько областей исследований:

V механизмы материализации и предметной отнесенности;

V взаимоотношения между знаниями по домену проблемы, видом презентации и моделью пользователя;

V механизм интроспекции.

Дополнительно, поскольку эта модель содержит различные формы знаний, другой областью исследований может быть, например, координация различных представлений накопленных знаний. Для своевременного и эффективного управления бизнесами в рамках производственной компании ее руководство должно иметь доступ к экономической информации.

В диссертации показано, что важнейшей частью анализа системы управления является измерение количества информации, в ней циркулирующей. Поскольку информация не является ни материей, ни энергией, то для ее измерения должны быть использованы специальные показатели, учитывающие ее сущность, выполняемые функции, цели управления, характер и уровень организованности самой динамической системы.

В диссертации также показано, что система управления производственной компанией рассматривается как взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Структура производственной компании может содержать более полусотни структурных подразделений, в число которых входят как непосредственно связанные с проведением бизнес-процесса, так и административные и вспомогательные подразделения. Существующая иерархия функций аппарата по задачам обработки информации выглядит, по нашему мнению, следующим образом:

на высшем уровне (руководство производственной компании) осуществляется принятие решения на основе информации, полученной от нижних уровней, а также от внешних источников;

на втором уровне (направление) обеспечивается выделение информации, необходимой для решения задач управления;

на третьем уровне (департамент), проводится группирование и обобщение первичных данных для получения укрупненных показателей;

четвертый (отделы) уровень обеспечивает сбор первичных данных, выявление и регистрацию сведений о процессах и предметах, характеризующих основную деятельность производственной компании.

В диссертации показано, что основными источниками информации в системе управления являются документы. Движение документов между узлами системы управления, их вход в систему и выход из нее, образует документооборот производственной компании или отдельного структурного подразделения. Таким образом, в диссертации информационный поток рассматривается как движение информации между структурными подразделениями, связанными с основной деятельностью производственной компании.

На основе формализации логики информационного обмена информационный поток производственной компании в диссертации представлен в виде следующей схемы (рис. 1). На рис. 1 представлены три основные составляющие информационного потока: приток информации, внутренняя обработка информации, отток информации.

По мнению автора, на этапе притока необходимо, прежде всего, классифицировать основные источники получения информации. В частности, основными источниками информации для производственной компании, по нашему мнению, являются:

V средства массовой информации;

органы власти и публикуемые ими результаты нормотворчества;

у/ рынок и реклама;

V конкуренты;

V отклики клиентов;

сама производственная компания.

Рис. 1. Структура информационного потока производственной

компании

Этап внутреннего оборота фактически является основой бизнеса, именно от обработки информации в процессе ее внутреннего оборота в рамках производственной компании зависит эффективность деятельности компании в целом. В настоящее время существуют различные системы организации внутреннего оборота информации. В частности, можно выделить:

V корпоративные информационные системы;

V системы сбалансированных показателей;

V системы поддержки принятия решений; автоматизированные системы управления.

Деятельность любой из перечисленных систем направлена на повышение эффективности деятельности производственной компании, однако каждая из них имеет определенные особенности. В диссертации проведен их подробный анализ.

В частности отмечено, что понятие корпоративной информационной системы охватывает все разнообразие информационных систем, функционирующих в производственной компании, начиная от уровня простейших производственных контроллеров и заканчивая управлением на административном уровне. В силу различных обстоятельств существуют трудности с созданием единой информационной системы производственной

компании, рассчитанной на поддержку всех уровней управления. Наиболее часто встречается случай существования нескольких слабо взаимосвязанных информационных систем функционирующих на различных уровнях управления:

Сбалансированная система показателей дополняет финансовые показатели, оценивающие прошлую работу, измерениями факторов будущей работы. Задачи и измерители системы показателей являются > следствием организационного предвидения и стратегии. Задачи и измерители позволяют увидеть деятельность производственной компании в четырех направлениях: финансы, потребители, внутренние бизнес-процессы, обучение и рост. Эти четыре направления обеспечивают основу сбалансированной системы показателей (см. рис. 2).

Рис. 2. Сбалансированные счетные карты обеспечивают основу для перевода стратегии в термины оперативного управления

Системы поддержки принятия решений состоят, как правило, из двух компонент: хранилища данных и аналитических средств. Хранилище данных предоставляет единую среду хранения

корпоративных данных, организованных в структурах, оптимизированных для выполнения аналитических операций. Аналитические средства позволяют конечному пользователю, не имеющему специальных знаний в области информационных технологий, осуществлять навигацию и представление данных в терминах предметной области. Для пользователей различной квалификации СГШР располагают различными типами интерфейсов доступа к своим сервисам.

Отток и утилизация информации необходимы для реализации следующих задач: во-первых, проведение рекламы, то есть донесение информации до потребителей, минимизация доступа к информации, имеющей коммерческую тайну, третьих лиц, а также обратная связь -получение информации о функционировании производственной компании с целью корректировки основных параметров.

То есть, информационный поток производственной компании представляет собой систему сбора, обработки и утилизации информации, имеющей прямое или косвенное отношение к деятельности компании.

Во второй главе "Разработка методики повышения эффективности деятельности производственной компании за счет оптимизации информационных потоков" предложена система показателей оценки эффективности информационного потока производственной компании, проведен анализ влияния показателей эффективности информационного потока на эффективность деятельности производственной компании, а также разработаны принципы оптимизации документооборота производственной компании.

В частности, как показано в диссертации, одним из важнейших направлений управленческой деятельности в рамках производственной компании является повышение эффективности, как наиболее общий результат, а также универсальный измеритель результатов деятельности производственной компании. В этой связи, представляется целесообразным разработать систему показателей эффективности деятельности производственной компании на основе совершенствования информационного потока, а также рассмотреть категорию экономический потенциал как направление повышения эффективности деятельности производственной компании.

В соответствии с рассмотренной структурой информационного потока производственной компании в диссертации разработана система показателей оценки эффективности, состоящая из четырех групп показателей: во-первых, интегральные показатели,

позволяющие оценить информационный поток в целом, во-вторых, показатели эффективности на этапе притока информации; в-третьих, показатели эффективности внутреннего оборота информации; в-четвертых, показатели эффективности рекламы и утилизации информации.

В частности, одним из основных показателей оценки интегральной эффективности является, по мнению автора, снижение общей стоимости владения информационной системой производственной компании. То есть, эффективность информационной системы можно измерить с помощью показателя эффективности внедрения новых информационных систем (Эви):

где

- изменение общей стоимости владения информационной системой с учетом амортизации, эксплуатационных расходов, затрат на содержание персонала, помещений и запланированных ремонтов.

- затраты на внедрение информационной системы с учетом переноса и утилизации информации в предыдущих системах.

Наряду с указанным показателем интегральная эффективность может быть измерена посредством оценки эффективности управленческого труда. Эффективность управленческого труда представляет собой строго определенную степень соотношения между целью, нормативно установленными функциями, управленческими действиями и результатами. Она характеризует по соответствующим показателям процесс управления и уровень развития управляемых объектов. При этом следует подчеркнуть, что эффективность управленческого труда может и не носить ярко выраженного экономического характера.

Стоит обратить внимание на следующую особенность: результаты труда большинства специалистов и технических исполнителей поддаются учету и количественной оценке. В этом случае в качестве основного показателя эффективности принимается производительность труда.

Производительность и эффективность управленческого труда -понятия не тождественные. Первый показатель характеризует эффективность живого труда, второй - всего труда и степень его влияния на производство и является более широким понятием.

Если прямая экономия труда в результате роста его производительности определяется из соотношения затрат времени на выполнение соответствующей работы при новом и старом методе, то

результатом повышения эффективности труда является косвенная экономия, достигаемая за счет повышения оперативности, надежности и оптимальности в работе аппарата управления.

Между тем эти три условия (оперативность, надежность и оптимальность) нередко не учитываются при осуществлении мероприятий по совершенствованию организации и техники управления. Обычно считают: если то или иное техническое средство или организационное мероприятие не дает сокращения численности управленческого персонала, то его не следует применять.

В известной мере этот подход оправдан в отношении работ по подготовке данных, но он совершенно недопустим при оценке мероприятий, не дающих прямой экономии труда управленческих работников, но повышающих качественные показатели их работы.

Следовательно, понятие производительности труда аппарата управления не ограничивается количественной стороной дела, а предполагает качество и срочность ответов на поступающие запросы. Это значит, что каждое звено в системе управления должно на основе поступающей к нему исходной информации обеспечить своевременность представления другим звеньям или непосредственно подразделениям объекта управления достоверной и оптимальной информации в соответствии с возложенными на него функциями. В таком понятии производительность труда того или иного подразделения или всего аппарата управления в целом тождественна эффективности его работы.

Как правило, сама по себе информационная система и построенный на ее основе информационный поток не оказывают прямого влияния на эффективность производственной компании.

То есть информационная система позволяет улучшить некоторые промежуточные операции, такие, как обслуживание потребителей, что, в свою очередь, увеличивает уровень их доверия к компании, а уже вследствие этого возрастает объем продаж, что отражается на финансовых результатах. Методы оценки эффективности призваны сделать видимыми все промежуточные этапы таким образом, чтобы их можно было количественно описать, измерять и отслеживать.

Многообразие производственных компаний, целей и задач их деятельности и необходимость иметь функционально полную и оперативно актуализируемую законодательную, нормативную и информационную поддержку приводит к необходимости ставить задачу создания соответствующей системы показателей, учитывающей специфику производственной деятельности в

промышленности как отрасли национальной экономики. Цель разработки такой системы состоит в максимально возможном снижении трудоемкости оценки эффективности деятельности, повышении качества и сопоставимости результатов оценки за счет:

введения системы классификаций для оценочной деятельности;

упорядочения терминологии и системы показателей, используемых в оценочной деятельности;

V формирования базы данных методик оценки в типовой структуре с привязкой к объектам оценки и решаемым задачам оценки;

формирования базы данных индексов и нормативных коэффициентов, используемых при принятии решения по результатам оценки, с привязкой к объектам оценки и решаемым задачам оценки;

V формирования БД законодательных и нормативных актов по оценочной деятельности с привязкой их разделов к конкретным объектам и задачам оценки;

формирования полноценной и удобной для пользователей системы информационных ресурсов оценочной деятельности, включающей международный, национальный, региональный и муниципальный разрезы;

создания полноценной справочной системы по всем аспектам оценочной деятельности.

В этой связи, мы предлагаем использовать для оценки эффективности деятельности производственных компаний адаптированную систему показателей, имеющую следующую структуру (рис. 3). В системе представлены наиболее важные, по нашему мнению, показатели для оценки эффективности деятельности именно производственных компаний.

В разработанной системе показатели разделены на две группы и четыре подгруппы. Такое деление обусловлено логикой описания деятельности производственных компаний, а также современными тенденциями в экономическом анализе. В последнее время все чаще финансовые показатели используются вместе с нефинансовыми, поскольку финансовые показатели не всегда позволяют адекватно оценить деятельность анализируемого хозяйствующего субъекта.

Как можно видеть на рис. 3, к финансовым показателям в системе отнесены так называемые показатели эффективности и показатели деятельности, а к нефинансовым (натуральным) -показатели оснащенности и выработки. Рассмотрим экономический смысл и порядок расчета каждого из них подробнее.

Эффективности

. Рентабельность

Эффективность по ■ видам продукции

Затраты на 1 работника <

Рис. 3. Система показателей оценки эффективности деятельности производственных компаний

По мнению автора, разработанная система показателей позволяет выявить наиболее существенные факторы, влияющие на эффективность деятельности производственной компании, и разработать главные направления повышения эффективности ее деятельности.

На основании двух систем показателей в диссертации построены регрессионные модели выявляющие зависимость между эффективностью информационного потока и эффективностью деятельности производственной компании. Как правило, модели связи описывают реальные, объективно существующие между социально-экономическими явлениями причинно-следственные зависимости, возникающие под действием множества внешних и внутренних факторов.

В диссертации анализ матрицы коэффициентов парной корреляции, рассчитанных для факторных показателей за 2002 г., указал на наличие коллинеарных факторных показателей, а именно показатель Х1 (рентабельность производства) имеет сильную функциональную связь с факторным показателем Х8 (прибыльность

Деятельности

Выручка на 1 работника

Платежеспособность

Точка безубыточности

Оснащенности

Фондовооруженность

Количество работников на единицу производственных площадей

Количество единиц техники на единицу производственных площадей

Выработки

Производительность труда в единицах продукции

Выработка на единицу площади

Выработка на единицутехники

затрат), показатель Х4 (чистая прибыль) имеет сильную функциональную связь с факторным показателем Х5 (балансовая прибыль), показатель Х15 (затраты на производство продукции) имеет сильную функциональную связь с факторным показателем X16 (выручка от реализации продукции). Сильная связь, между этими показателями логически легко объясняется.

Расчеты велись по данным за 2002 г. для однородной совокупности, состоящей из 50 подразделений производственной компании. После отсева статистически незначимых факторных показателей уравнения множественной регрессии моделей общей рентабельности и общей стоимости владения информационной системой прибрели следующий вид:

YPo=ll,327- 1,5226 Х7-0,013326 Х„ + 0,06907 Х13-0,0011371 Х18; Ytco- 13840 + 1878,7 Х7 + 40,945 Хи + 67,583 Х,3 + 3,1147 Xlg.

Статистическая проверка показала адекватность моделей. Расчетная величина F-критерия Фишера для модели общей стоимости владения информационной системой составила 21,536, а для общей рентабельности 39,383, при табличном значении для ТСО и Ро FKp: (0,05; 5; 50) = 2,42.

Также в диссертации проведен комплекс исследований по оптимизации системы документооборота производственной компании. На основании исследования существующих систем в диссертации предложен адаптированный алгоритм анализа документооборота производственной компании, основанный на выявлении узких мест системы документооборота и оптимизации движения документов согласно рациональной организации труда. По нашему мнению данный анализ может состоять из следующих этапов (рис. 4).

На первом этапе следует определить основные подразделения, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс движения документооборота в производственной компании. В основном данная функция возлагается на работников приемной руководителя. Следует учитывать, что с внедрением технических средств в производственной компании, а также использованием локальных сетей, за процесс оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающие с бумажными документами и работающие с этой же информацией в сети.

Перед тем, как перейти в дальнейшему описанию методики, рассмотрим проблемы, возникающие при организации службы

документационного обеспечения управления (ДОУ) в производственной компании, так как от ее эффективного функционирования во многом зависит качество функционирования системы документооборота в производственной компании.

Этап 1. Анализ системы документооборота в производственной компании (подготовительный этап)

1. Формализация организационной структуры производственной компании

2. Выделение из организационной структуры подразделений, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс документооборота

3. Определение структуры иерархии полномочий выделенных подразделений и отдельных исполнителей

4. Фиксирование структуры документооборота производственной компании

-1 I

Этап 2. Анализ структуры документооборота производственной компании

1. Группировка документов производственной компании в соответствии с системой признаков

2. Группировка документов производственной компании по подразделениям и отдельных исполнителям

3. Группировка документов производственной компании по периодам и статусу исполнения_

-1 I

Этап 3. Оптимизация взаимодействия подразделений в соответствии с уточненной системой документооборота производственной компании

1. Исследование организационной структуры производственной компании и суперпозиция с системой документооборота

2. Построение системы взаимосвязей и системы взаимодействий и проектирование структуры организации

3. Оценка эффективности спроектированной структуры документооборота и фиксация новой структуры

Рис. 4. Этапы анализа и оптимизации документооборота производственной компании

Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:

для входящих и внутренних документов - какое подразделение будет выполнять предписания по данному документу или лицу, какого подразделения адресован данный документ;

для исходящих документов - каким подразделением или должностным лицом составлен данный документ.

Выявление сезонности в объеме документооборота целесообразно проводить также в виде таблицы с разбивкой входящих, исходящих и внутренних документов по месяцам.

При рассмотрении типологии принимаемых решений по степени личного вклада руководителя выявились следующие основные группы:

V детерминированные, т. е. решения, жестко предопределенные, на содержании которых индивидуальные особенности руководителя практически не сказываются (это решения, касающиеся ГО, ТБ, санитарных норм и т. п. и заранее определенные вышестоящими органами);

V рутинные, стандартизованные, т. е. решения, касающиеся выдачи очередной заработной платы, изменения режима работы в связи с праздниками, проведения каких-либо ежегодных мероприятий и т. п. Зачастую эти решения основаны "на прецеденте", т. е. они касаются выполнения стандартизованных, обычных обязанностей. Но они не являются жестко детерминированными, здесь уже может в той или иной мере проявляться стиль управления, их содержание предполагает индивидуальный вклад субъекта решения. Особенность этой группы заключается в том, что часть этих решений руководителя могла быть принятой на более низких уровнях производственной компании;

V инициативные - реорганизационные, т. е. решения, касающиеся технологических нововведений, изменения существующей производственной или управленческой системы и т. д. Принятие этих решений свидетельствует об активности руководителя в управлении производственной компанией, о его личном вкладе в ее развитие. Количественное соотношение между данными типами решений показано в табл. 1.

Таблица 1

Основные типы решений ОАО "ААА" и их соотношение

Вид решений Доля решений,%

1. детерминированные 6,9

2. рутинные 91,1

3. реорганизационные 2,0

То есть, необходимо имеющуюся структуру документооборота разбить на три подструктуры:

V структура документооборота, где обращаются входящие документы;

структура документооборота, где обращаются исходящие документы;

структура документооборота, где обращаются внутренние документы.

Другими словами, требуется исключить связи между подразделениями, не участвующих в документообороте рассматриваемого вида. Организационные структуры крупных и даже средних производственных компаний достаточно громоздки, а, следовательно, схема документооборота по движению внутренних документов будет очень сложна.

В третьей главе "Реализация методики повышения эффективности деятельности производственной компании на примере ОАО "ААА" проведена практическая реализации методик и инструментов, разработанных в первых двух главах диссертации. В частности, построены регрессионные модели показателей эффективности, а также рассмотрен комплекс работ по оптимизации документооборота.

* 06«!

ю

Обща* р*ктаб»пы«ость

—Вннбш ко

УШШШШШШШРШ* ншшшншщшщшз

Рис. 5. Динамика показателей общей рентабельности и общей стоимости владения по кварталам за 1996-2003 гг.

В диссертации результаты вычислений представлены в виде графиков, характеризующих динамику изменений общей

рентабельности и общей стоимости владения за 1996-2003 гг., а также непосредственно выделен тренд с экстраполяцией полученных результатов (рис. 5), это позволяет наглядно представить закономерности происходящих процессов.

Анализ результатов показал, что модели адекватны:

V остатки являются белым шумом;

V нет эффектов перепараметризации.

Аргументы:

V допустимое значение теста Портманто;

допустимые значения первых. коэффициентов автокорреляции;

V допустимые величины хвостов Т-значений для параметров модели.

1111 ! III11 111II11111111111111 11111111111111111111111111111

Рис. 6. Прогнозирование динамики развития общей рентабельности и общей стоимости владения методом экспоненциального сглаживания

Таким образом, можно заметить, что если не произойдут существенные изменения в политической и экономической-обстановке или не будут приняты управленческие решения, влияющие на производительность, общая рентабельность будет продолжать расти, а общая стоимость владения примерно оставаться на одном уровне. То есть будет происходить дальнейшее повышение экономической эффективности деятельности, что позитивно сказывается на работе всей производственной компании.

При анализе документооборота ОАО "ААА" в диссертации выявлено, что при работе бухгалтерии с главным бухгалтером, а главного бухгалтера с финансовым директором процедура

документооборота работает очень эффективно, учитывая как "прямые", так и "обратные" связи. Фактически расчетно-вычислительный центр (РВЦ) подчиняется главному бухгалтеру. Этот факт вызван тем, что бухгалтерия выступает наиболее перегруженным документами участком. В связи с этим, РВЦ взял на себя ряд функций отдела бухгалтерии, связанных исключительно с расчетами. Кроме того, недостаточное количество компьютерной техники в бухгалтерии, приводит к необходимости проводить все требуемые расчеты в РВЦ. Однако, как видно из схемы, связи главного бухгалтера и бухгалтерии с расчетпо-вычислительным центром не совсем четкие и отлаженные. Другими словами, РВЦ пытается контактировать со всеми службами, а в результате не одна из связей не является устойчивой.

Проведенная в диссертации оценка схемы документооборота показала, что в основном нарушение документооборота при выполнении подразделениями функции планирования и оперативного учета вызвано не эффективной работой расчетно-вычислительного центра. Следовательно, как уже было отмечено ранее, необходима коренная реорганизация данного подразделения, прежде всего, путем расширения штата сотрудников.

В связи с невозможностью в ближайшее время внедрить в производственной компании автоматизированную систему управления рекомендуются следующие пути совершенствования системы документооборота путем автоматизации наиболее "перегруженных" информационных потоков собственными силами.

1. Четко сформулировать цели и задачи, которые должна решить информационная система управления на базе расчетно-вычислительного центра производственной компании.

2. Определить круг лиц, которые будут вовлечены в процесс управления, разработки и контроля за разработкой информационной системы.

3. Формирование каждым подразделением перечня контактов между всеми службами производственной компании с предоставлением документов, отражающих содержание данных контактов.

4. Систематизация и анализ полученных данных. Выделение наиболее значимых и "перегруженных" информационных потоков.

5. Автоматизация собственными силами выбранных информационных потоков.

6. Составление графика выполнения для всех полученных заданий и распределение ответственности между работниками отдела с закреплением каждого за конкретным участком.

В заключении подводятся итого проделанной работы, а также формулируются выводы и рекомендации.

По теме диссертации автором опубликованы следующие работы:

1. Шандалов А. В. Концепция построения единого информационного пространства в производственной компании. // В сб. "Современные инструменты реформирования национальной экономики России". - М: Консалтинг XXI век, 2003. - 172 с. (лично автор 0,75 п. л.).

2. Шандалов А. В. Система показателей эффективности информационного потока российской производственной компании. // В сб. "Российская экономика в переходный период". - М.: ИНИОН' РАН, 2003 г. - 226 с. (лично автор 0,5 п. л.).

3. Шандалов А. В. и др. Основные направления оптимизации документооборота производственной компании, // В межвузовском сборнике научных трудов. - М: МГУЭСИ, 2002 г. (лично автор 0,4 п. л.)

4. Шандалов А. В. Основные аспекты создания-информационного потока производственной компании. // В сб. "Информационные технологии в отечественных компаниях". - М.: Консалтинг XXI век, 2002 г. (лично автор 0,6 п. л.).

Соискатель

Шандалов А. В.

Напечатано с готового оригинал-макета

Издательство ООО "МАКС Пресс" Лицензия ИД N 00510 от 01.12.99 г. Подписано к печати 11.12.2003 г. Формат 60x90 1/16. Усл.печ.л. 1,75. Тираж 50 экз. Заказ 692, Тел. 939-3890,939-3891,928-1042. Тел./Факс 939-3891. 119992, ГСП-2, Москва, Ленинские горы, МГУ им. М.В. Ломоносова, 2-й учебный корпус, 627 к.

■--733

РНБ Русский фонд

2004-4 25498