ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ И КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА В АППАРАТЕ ОТРАСЛЕВОГО ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ И КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА В АППАРАТЕ ОТРАСЛЕВОГО ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ"



МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА СССР

МОСКОВСКАЯ ОРДЕНА ЛЕНИНА И ОРДЕНА ТРУДОВОГО КРАСНОГО ЗНАМЕНИ

* ;мия имени К. А. ТИМИРЯЗЕВА

ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ И КАЧЕСТВА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА В АППАРАТЕ ОТРАСЛЕВОГО ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ

Специальность 08.00.05 — Экономика, организация управления и планирования народного хозяйства (сельское хозяйство)

Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Для служебного пользования

ж», м- 000057 0

На правах рукописи

3

Валерий Иосифович ПОХЛЕБАЕВ

Кик. fiic.it С^іїсз. шд, ка, Т*ай[1взееа

Москва — 1981

Работа выполнена па кафедре управления сельскохозяйственным производством Московской ордена Ленина и ордена Трудового Красного Знамени сельскохозяйственной академии имени К. А. Тимирязева, -

Научный руководитель — кандидат экономических наул доцент Пошатаев А. В.

Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор Краснопояс 10. И., кандидат экономических наук, доцент Скрипченко В, М.

Ведущая организация — Московский институт народного хозяйства им. Г. В, Плеханова.

Защита состоится « ._1981 г.

"*час. на заседанйи специализированного совета

К-120.35.05 Московской сельскохозяйственной ' академии имени К. А. Тимирязева. . " ■ .

Адрес: ,127550, Москва, И-550, ул. Тимирязевская, д. 49.

Сектор защиты диссертации ТСХА.

С диссертацией можно ознакомиться в Центральной научной библиотеке ТСХА.

Автореферат разослан » ^^^^_1981-года.

Ученый секретарь специализированного совета, кандидат экономических наук,

доцент В. Н. СОЛОПОВА

ОШАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность проблема. Вопросам рационализация документирования в управленческой деятельности партия и правительство уделяют ва всех этапах развития ооциалисткческой экономики постоянное и большое внимание.

Указывая ва пути совершенствования управленческого аппарата« В.И.Ленин писал: " ... мокко привести много расчетов в доказательство... Но я думах», что выше всех ... и всяких расчетов вам следует поставить одно: интерес действительно образцового качества".* Для осуществления составленной задачи В.И.Деняч считал, "... что нормализацию бумажной работы мы должны выраоо-тать и ее потом применять всюду. Это самое важное".*"

Рациональная организация документацяоннкг систем обеспече-зия управленческого труда в аппарате сельскохозяйственных ведомств является важним резервом совершенствования процессов отраслевого управления.

В "Основных направлениях экономического и социального развития СССР на 1981-1935 годы я на период до 1990 года" отмечено, что необходимо "Довшать качество я эффективность управленческого труда. Активнее распространять рациональные приемы работа, совершенствовать делопроизводство*.3

Исследованию различных сторон оптимизация документирования в управленческой деятельности уделено большое внимание в трудах Качалиной Л.Н., Кокорева В.И., Краснопояса Ю.И., Попова ГЛ., Русинова Ф.М., Слязингера Г.Э. и других советских учених. Однако

1. Ленин В.И. Полн.собр.соч., т.45, с.392,

2. Ления Ь.'Л. Полн.собр.соч,, т,54, о.278. ...

3. Материалы ХОТ отезда КПСС. - Мї-^-Поли*к9Дзт, 1981, с.201.

. ЦЛ.,,. і.., „„ ^

1-п Кия. е;д. ¡-.лит, і

шд. км. К,А. Т.-ншзева

—М-

отдельные вопроса данной сложной и многогранной проблемы изучены недостаточно»

Наиболее сложные методические и практические задачи сегодня сосредоточены в области совершенствования дояументированпя » аппарате отраслевых органов управления: "Никакая ЭШ сама по у себе не станет эффективным орудием управления, если не внести радикальные изменения в технологию формирования информационны!

потоков и принятия решения. 11ужно по новому организовать оборот _ т

документов".

В настоящее время большое количество различных общенормативны! и методических материалов по этой теме (более 1000 наименований) , а также значительный опыт оргдроедтиротапия сис.ем документационного обеспечения управленческого труда в аппарате отраслевых ведомств достаточному обобщенно и систематизации еще не подвергались.

В отрасли сельского хозяйства исследования этой проблематики яе ПРОИЗВОДИЛИСЬ! что не позволяет в полной мере использовать' возможности повдаенкя эффективности управления сельскохозяйственным производством.

Цель и задачи исследования. Целью исследования является разработка принципов, методов и основных направлений повышения аффективное™ и качества док^ыентагшониого обеспечения управленческого труда в аппарате сельскохозяйственных ведомств. Реализация поотавлеоой цела предусматривает решение следующих основных задач: разработать и установить особенности, роль я задачи, документанионного обеспечения упраь.енческого труда в условиях научпо-техпнчесжого прогресса^ определить формы и систематику

X. Каяигян Ю.М. Информационные ресурсы ¡правления. - "Правда" от 5 января 1980 г.

организации докуиентационного обеспечения; дать методические решения вопросов учета эффективности и качества документацион-ного обеспечения; разработать основные направления до проектированию р&шганалытх систем документооборота, нормирования управленческого труда в аппарате сельскохозяйственных редомотв.

Предметмис еле до а-щия - методические и практические вопросы повышения эффективности и качества докумеитадиояного обеспечения управленческого труда .в аппарате отраслевого органа управления»

Объект исследования - аппарат Министерства сельского хозяйства СССР, Министерства сельского хозяйства РСФСР, Госкоы-селыозтехники РСвСР К Других сельскохозяйственных В6Д0МС1Г.

?.1втоды исследования. Теоретической и методологической вековой исследования являются произведения классиков иарксизма-ленииизма, материалы съездов КПСС и Пленумов ЦК КПСС, Поставов-ления Советского правительства, труды руководителей КПСС г Советского государства по вопросам хозяйственного строительства, соответствующие, иыепдае непосредственное отношение к данной проблеме, директивные и руководящие материалы.

5 работе применялись экономико-статистический, монографический, расчетно-конструктивный и другие методы экономических исследований.

Научная новизна и фактическая значимость работы. В диссертации на оснсве экономического анализа вперше на конкретном отраслевом материале исследованы, обобщены и систематизированы теоретические вопроси я обоснованы практические аспекты повышения эффективности и качества документационцого обеспечения управленческого труда в аппарате сельскохозяйственных ведомств, выявлена зависимость между качеством управленческого докумантч-

роваяия и повышением эффективности сельскохозяйственного производства, определены конкретные пути повышения эффективности к качества дояументадионного обеспечения в нормирования управленческого труда в аппарате сельскохозяйственных ведомств, разработаны методические зололевая по учету эффектявности в качества докуыентационного обеспечения управленческого труда в аппарате селъскохозяйствзнннх ведомств, уст ано мены основные принципы определения экономическое эффективности от оптимизации докумен-тадионного обеспечения управленческого труда в аппарате отраслевого органа управления.

Практическое значение исследования заключается в том,' что его результаты предназначены дин решения задач по дальнейшее совершенствованию управления отраслью.

Апробация. Основные положения диссертации опубликованы и применяется прк совершенствования управленческого труда в аппарате сельскохозяйственных ведомств, в том числе Млнселыоэа СССР, Госкомсельхозтехкики РСФСР я др.

. ' руру^тута и объем работц. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, прилокени!. Она изложена на 150 листах машинописного текста, содержит 25 таблиц, 7 рисунков и 179 источников литератур», 3 приложения,

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

£9 ьвеленуч обосновывается выбор темы диссертации, раскрывайся актуальность, степень разработанности и научная новизна, теоретическая и практическая значимость исследования, раскрывается фактологическая и эмпирическая база, дается про .цветная и объектная поетааовка проблемы, раскрываются методологические основы, методические приемы, реализошвавшиеся в процессе работы.

В первой главе - "Сущность л формы докумеитавдокного обео-яечеккя управленческого труда в условиях научно-технического прогресса" - на основе трудов классиков марксиэма-лешщиэка анализируются социально- экономические тенденции яаучно-техш-чесяого прогресса» которые проявляются в области практических форм докуневтациокного обеспечения управлеячэского труда в аппарате отраслевого ведомства. Раскрываются теоретические и методические основы организации документных систем в практике управленчески работ и дается теоретическое обоснование необходим мости соответствия форм организации до куме нтиро вания современный формам организации управленческого труда, уровню развит-.4 сельскохозяйственного производства*

Рост сельскохозяйственного производства вызывает, усложнение процессов управления отраслью. Управленческие процессы -вто информационные процессы, представляемые на в виде доку- • ментов.

Через документные формы обеспечения осуществляется важнейший способ фиксирования информации - материальный. В управление таким образом реализуется координация между прошлыми, текущими или потенциальными действиями во контролю, планированию, распорядительству, регулированию, учету на любом уровне ретроспектива и т.д, В литературе до торосам управления нет недостатка в обоснованиях того, что управленческие документы должны выражать современные формы управленческой деятельности. Однако необходимых - достаточно конкретных рекомендаций в этой области пока нет.

N

В результате наряду с избыточностью и трудоемкостью документирования в управлении часто отсутствуют самые необходимые документы, С нашей точки зрения, представляется, что к ненос-

редствонно управленческим целесообразно относить такие формы документадионного обеспечения, которые обеспечивают организацию в распорядительство в масштабе данного управленческого аппарата (или его структурного подразделения). Одним из наиболее персаек-тизкнх ресурсов повышения рациональности упрааденческого доку-/ ментирования сегодня часто называют применение в этой области технических средств обработки информации.

Б это* смысле представляется целесообразным привести'примера соответствующих мотиваций. Ь частности известно, что на одной шшрокарте можно разместить около 800 страниц управленческих документов. Использование магнитозаписи позволяет материал из кровать аналогичное количество управленческой инфорщ?"да на одной кассете. Управленческая информация, материализованная через бумажные документу весом 150 кг, ври перегоде на микрофильм размещается на четырех кассетах весом в 500 г.

В этой связи, например, если ври обычншс условиях хранения дли размещения 1.500.000 страниц управленческой документации (вессм в 2,5 тонны) требуется 24 к3 помещения, то использование микрофильмирования позволяет адекратиу» информацию размещать в шкафу средних размерив.

Однако, кап правило, подобные аргументации попользуют не совсем верно, например, « пользу механизации документирования в управлении. Базовая предпосылка механизации труг.ошх процессов - разделен»»» содерхятелмшй деятельности людей, стандартизация и последующая формализация их (й^кмгий* Это методологичес-* ки справедливо в одинаковой степени пля механизация трудовик процессов в любой сфере. I этом смысле движение от содержательного к фошализоьанночу, является проявлением одной из основшс вакокомерностей научно-технического прогресса б области оргаяи-

эашга трудовых процессов в управлении,

С учетом отмеченного о падай точки зрения супдаость научно-технического прогресса в сфере докуиентационнкх работ в управлении в современных условиях состоит ае столько в ув&гачзвии но-личества производимых средств м^аиизошш удрааленчеркого труда, сколько в приспособлении г{орм документирования для более эффективного применения таких сродств.

Для решения изложенных вопросов за последние годы предпринято немало шагов, з их числе повсеместно тиражируются я внедряются государственные стандарты на тнифкцярованные системы, общесоюзные, отраслевые классификаторы управленческой докумев-татш,

Сднаяо следует отметить, тго функциональный признак» лото-лежит з основе дегёотвухших яли разрабатываемых систем или общесоюзных, отраслевых и т.о. длассифиааторов управленческой документации, еще не достаточно совершенен. Последшзе обстоятельство объясняется во многом теи, что само понятие я классификация функций управления не сдают пока достаточно, однозначного решения п определяется гласным образом, исходя из практически шлей, что естественно порождает чрезмерное их многообразия.

Как показал анализ практических фор« документационного обеспечения управленческого труда в сельскохозяйственных ведомствах, специализация в этой области трудовой деятельности не имеет четко выраженного характера. Такое положение обусловлено многими причинами. В этом смысле един из важнейших (поскольку являет фактически на сегодня непреодолимое - в практике совершенствования управленческого документирования - препятствие) недочетов заключается в следумцем.

В нормативно-технических материалах, содержащих рекоменда-

идя по совершенствован!*! до куме нташоиных работ, не приводится необходимых определений социальных, технико—технологических, психологических и т.д. целей документирования. Нет пока четких разграничение я между такими, по существу несопоставимыми целями, как непосредственные цели документирования и цели мер п? оптимизации (рационализации или совершенствованию) документа-циошшх процессов.

Отсутствие достаточно четной целевой определенности является причиной многих практических ошибок, С навей точки зрения основной целы) любой управленческой докумеитационной системы является обеспечение в соответствующих управленческих процессам контрольно-учетных функций.

Поскольку контроль и учет в решавдей степени зависят от их оперативности, цель совершенствования документационнш: процессов заключается в сведении организационных компонентов в практике управленческой деятельности до минимально необходимого количества.

' Принимая во внимание отмеченные положения, можно создать реальные предпосылки для радикального решения проблемы,совершенствования документирования в сфере управления.

Во второй главе - "Анализ организации документационных процессов в аппарате сельскохозяйственных ведомств" - обосновываются и разрабатываются «етодичоские вопросы проектирования документооборот. На основе привлечения значительного статистического и другого фактологического материала дается общая ха- . раятеристика положительного потенциала, имеющегося в плане повышения уровня организации управленческих работ с документами, конкретизируются и определяются направления необходимых дам этого работ.

Особая специфичность всевозможных управленческих информационных коммуникаций определяется тем, что через документы материализуется наиболее существенные связи в отношении производства, распределения, потребления продукции и т.д.

Б этой связи исследование "здокументированных информационных связей позволяет детально раскрыть основные черты обусловливающих их управленческих работ. Поэтому в уровень организации документацию иного обеспечения символизирует современные качественные, количественные и технические возможности управленческого аппарата.

Совершенствование документооборота, .как важнейшее уело своевременного получения и обработки управленческой информация» обеспечивается за счет: устранения многоступенчатости маршрута движения документов; ликвидации параллельных (дублирукщих) потоков документов; рационализации структуры управленческих подразделений в целях создания условий для централизации потоков документов; типизации маршрутов движения Юхем документооборота) документов; исключения повторных операций с документами; однократной регистрации документной информации; разработки четких технологических маршрутов обработки документов.

Однако внедрение необходимых мер происходит пока еще недостаточно. Объясняется это тем, что конкретные шаги в эток направлении как правило не увязываются с общетеоретическими рекомендациями.

Например, известно, что в информационных процессах организационные и распорядительные связи не имеют вне друг друга практического смысла. Это к сожалению отразилось на том, что управленческие, которые ранее назывались административными, документы переименовали в организационно-распорядительные

3-17 »

(последних сегодня около 30 видов н не установленное конечно -около 2000 - число разновидностей).

В методической и другой специальной литературе по вопросам управленческого документирования основные понятия, в той числе "документ", "документооборот", "делопроизводство" и т.п. и их мнегочисленные (от 40 до 500 модификаций по аакдому термину) трактовки тлеют пока значение условных или дискуссионных,

В результате достаточно обоснованная дифференциация документов управления отсутствует. С нашей точки зрения такой признак, как субъектность . (объектяоеть) управленческой информации позволяет управленческие документы распределять на две группы -организационные и распорядительные»

Потоки управленческих документов представляют детерминацию процессов обращения управленческой информации и характеризуются плотностью, скоростью, уровнем, протяженность» и т.д. Плотность документопотоков, .адресуемых в центральный аппарат Мппсельхоэ& РСФСР н поступающих во Всероссийские объединения к организации при республиканском министерстве - примерно одинаковая,

В Гоекомселъхозтехнику СССР (численность аппарата около тысяча человек) ежемесячно поступает в среднем от 12 до 13 тыо» (в т.ч. по отдельным структурным подразделениям до 2-2,5 тыо.) документов, 10-2С^ среда которых занимают телеграммы. Количество отправляемых Госкомсельхозтехникой СССР документов в среднем на 30? меньше. Эта закономерность является одной из наиболее характерных и для других сельскохозяйственных ведомств (рис.П.

По результатам анализа данных ьшнсельхоэа СССР, Минсель-хоза РСФСР н других сельскохозяйственных ведомств было установлено, что количественные в качественные параметры документаци-О1ГИ0Й загруженности структурных подразделений аппарата этих

8000

4000

ус)ЩпЫ£С5аттш

5000 7™ -АДРЕСАТЫ

(адресанты)

2000 ДСШЖНТЫ

- ПОСТУПИВШИЕ

----ОТПРШЕКНЫЕ

ДОКУМЕНТЫ

U.MJ........

S AfV [It V\ Ц/Ч Л Л j[ if Y M v / ■ ------- - КОЛИЧЕСТВО

: - ^ : : tr: : f- : : : : ; : : : : : : $$ агентов

ігм5$7ет ff го zs so ss 40 ft sa 55 ¿o ...... 0

¿ Ш тшттттм. тпмзж ншттшвать ¡f м,. шхом р&рср & Ртлщщ

ведомств проявляются одинаково.

В »той связи степень информационной загруженности структурных подразделений аппарата сельскохозяйственных ведомств, сходных по характеру решаемых вопросов (например, Главное управление высшего и среднего специального образования Ыивсель-/ хоза СССР и Главное управление сельскохозяйствен!)»! техникумов Минсельхоэа РС4СР) - практически равноценна*

В Министерстве сельского хозяйства СССР максимальное'количество документации "выпускается" Главным управлением вне«них связей - ежегодно около 12,5 тыс., минимальное - Управление« экспертизы проектов н смет (не более 200-260).

Количество документов, поступавши в функциональное подразделение Минсельхоэа СССР, абсолютно превышает количество производимых (табл.!).

Таблица I

Документооборот функциональных структурных подразделений Министерства сельского хозяйства СССР за 1974-1979 гг.

Количество документов

~:1Э76_ _:1977~ 31979* 1

Поступило 62003 64060 34783 57348 63047 41811

Отправлено 42190 49163 4245В 46733 57439 57557

Количество отправлению: документов по от- 68 77 122 81 91 138 ношена» к поступившим, %

В отраслевых (табл.2) Главках (Минсельхоэа СССР "производится" документов больше, чем "потребляется", хотя но отношению к перерабатываемой Ыинсельхоаок СССР документной информации в целом документацию иная загруженность этих подразделений соста»-

дяет не более, чем 1/5 часть.

Таблица 2

Документооборот отраслевых структурных подразделений

Министерства сельского хозяйства СССР на 1974-1979 гг.

Количество :____ —_____Гьдц____________

До^гмен«»В_ _ _:Х924_ _:1976__ _.:1Э78_ _:_19?2 _

Поступило 7907 7337 6449 11333 5648 8668

. Отправлено 12007 12030 10363 14659 12834 12129

Количество отправленных документов нс от- 152 163 161 129 227 140 ношению к поступившим, %

Время движения документов от руководителя сельскохозяйственного министерства до структурного подразделения, направленных од исполнение колеблется от несколько часов до нескольких дней, а до непосредственного исполнителя, как правило - до пяти дней.

Динамика управленческой документационыой информации зависит от различных факторов. Например, в сельском хозяйстве к , таким факторам относятся прежде всего - погодные условия, урожайность и т.д. В частности минимальные объемы обрабатываемой сельскохозяйственными учреждениями документации приходятся на начало и конец года, максимальные - на август-сентябрь.

Анализ показывает, что в благоприятные - по вогодным условиям - для сельского хозяйства годи (а таких, наяример, за минувшее вятилетио было только два - 1976 и 1978 гг.) количество документов, отправляемых Цинсельхозом СССР по отношению к количеству поступивших - резко возрастает (табл.3).

Всевозможные количественные данные об объеме, скорости документе потоков, имеют определенную амплитуду изменений. Степень

Таблица Э

Документооборот Министерства сельского хозяйства СССР

эа 1974-1978 гг.

Год» ;_ .Количество аокУМент£В_ Количество отправлен-¡носившие :отправленные _______:_______:_______»___________

1974 69910 54197 78

1975 71447 61193 85

1976 41232 52821 128

1977 68681 61392 ' 89

1978 68695 70273 102

докуыентациойной загруженности аппарата управления определяется аналогичными характеристиками,внешнего, по отношению к данной управленческой структуре, порядка.

Шесте с тем, ничем кныи, как например, "ииформациовво-документадаоиной производительностью" руководителя конкретной сельскохозяйственной организации (т.е. чисто внутренней "характеристикой" соответствупцей управленческой структуры) измеряются предел» и резервы рационального увеличения информационной .мощности возглавляемого им управленческого аппарата в целом.

Количество документов, рассматриваемых непосредственно руководителями сельскохозяйственных учреждений, достигает 40$ от всей поступающей информации.

Сроки исполнения управленческих документов колеблются в пределах от пяти (50$) - десяти дней (25Я, двадцати дней С705С) з свыше месяца (19^). Адресование документов осуществляется как правило руководителю сельскохозяйственной организации и его заместителю (5050.

Скорость принятия документируемого управленческого решения

#

обычно пропорциональна объему полномочий облеченного необходимым для этого статусом руководства.

Насыщенность горизонтальных потоков управленческой документации примерно одинакова. В вертикальном направлении плотность до кументопо то ков , увеличивая свое концентрированкость, либо степень детализированвости, отражает иерархические особенности управяенческих коммуникаций. Например, номинал документа-циоьной загруженности республиканского Министерства превышает (на 3Q-40Í) аналогичные характеристики сошного Министерства и составляет ежегодно в среднем 100.000 "потребляемых" и 120.ОЮ "производимых" деловых бумаг.

Анализ количественных данных о документах, обработанных за ряд лет в Госинспекции по заготовкам и качеству продуктов растениеводства Министерства заготовок Таджикской ССР показал (общее количество поступавшей в Госинспекцию документации по месяцам колеблется от 7 до 62, а в целом эа год это количество составляет 150-200 документов), что документадаонно-инфорнашон-ная загруженность представлена главным образом перепиской о под ведомственными организациями.

На втором месте, как правило, переписка с республиканскими ведомствами и правительственными организациями. Меньше всего составляет переписка с отраслевые союзным министерством и другими министерствами и ведомствами.

В Министерстве сельского хозяйства РСФСР преобладает документация, направляемая в местные сельскохозяйственные органы и предприятия в инициативном порядке. На втором месте, среди соответствующих документов, ответы ва запросы партийных, советских и государственных органов я на третьем - ответы ва поручении Мнясельхоэа СССР (табл. 4).

tí

Тяйш» 4

\

Общее количество г виды документов организационного характера, отвравяенннх Минсвлъхозом РСФСР за 2-е полугодие 1979 года к в январе 1980 года

Количество

„__________Ад2емте_д_в]ии 5Р|умечмв_

ПЕська-:,, письма^ответы на_задцрси_____иш[циатишые шасьиа_

обкомов :местяшс :друтих ми-:в местные г? "д"; (крайкомов) ;с/х орга- ;нистерств,: партийные ЖуГ :кпсс Сове- :яов,оргаяи;ведомств, : советские ж - ' :тов Минист-:заций в :учреадеюй;государст-:ров автояошяредприн- ;органиэа- :веввыа орга :ные респуб-:т«й ;цей г вред;ни

: :прьятий :

:(врайгспод-: ; - :

¡Зрмов)

СССР

в местные :в другие с/х органа,;министер-оргаккза1ш:ства, ве-и прадприя-:дометва, тая ; учреждения,

:оргаН5гэа-:ши и дре-:дцрИЯТИЯ

1979 Центральна

год ышариг 707 Ш9 7332 2437 637 3924 1692

2-е Шшистерства полугодие В целом по

Министерству 1614 5X04 10231 4196 1141 12285 3128

1980 Центральный

год аппарат III 433 1611 429 94

ян- Министерства

варь

В целой ю

Министерству 200 614 2369 1015 134

915

7045

618

839

Соединение данных о текущей документообороте с показателями трудоемкости документирования в сельскохозяйственных учреждениях, позволяет получать наиболее достоверные сведения не только об уровне трудоемкости, сложности, интенсивности труда в документном обеспечении, но и об уровне организации управленческого труда в целом,

В этой связи, например, согласно имеоцимся в специальной литературе определениям, работа отраслевых ведомств должна отличаться вражде всего распорядительным и значит - творческим характером.

Однако, как показывают материалы исследования, в содержании, а следовательно, характере работы сельскохозяйственных ведомств преобладают организационные вопросы.

Таким образом, совершенствование документациошю-ииформа-ционных процессов представляет практически неисчерпаемый потенциал повышения эффективности процессов управления.

В третьей главе - "Учет эффективности довументационного обеспечения управленческого труда в аппарате сельскохозяйственного ведомства" - дается обоснование целесообразности систематической оценки параметров эффективности документаотюнного обеспечения управленческого труда в аппарате отраслевого ведомства на всех стадиях разработки и внедрения оптимизационных мероприятий в этой области и излагается ряд необходимых для этого методических решений.

Основьые направления рационализации до кум ент;вдко нного обеспечения управленческого труда в аппарате сельскохозяйственных ведомств представляется необходимым группировать в следующем порядке:

- повышение культуры рчооты с управленческими документами;

и

- создание условий для бездокументного обеспечения управленческого труда}

- совершенствование форм управленческих документов н создание предпосылок для машинной обработки содержащейся в управленческих документах информации.

Имеющиеся в литературе примеры и варианты "укрупненных" и т.п. исчислений эффективности от внедрения Предложений в отмеченных направлениях приводятся, как правило, в "условном* выражении.

Действительная реализация мер по совершенствованию управленческого документирования очень часто затруднена из-за того, что единой методической база для учета эффективности от реализации таких мер пока не выработано.

Учет эффективности документационного обеспечения управленческого труда на системноя основе, с нашей точки зрения, может состоять из нескольких этапов и подразделяться на ряд уровней.

Поэтому необходимо применять строго корректные критерии. Сдвако в настоящее время в данной смысле достаточно обоснованных рекомендаций нет. В этой связи такой "критерий" качества ■управленческих документов, как например, соответствие требованиям ГОСТ, ЕГСД и другпт нормативных материалов не правомерен, поскольку в современной практике управленческого документирования требования упомянутых и других аналогичных нормативно-технических документов либо абстрактны, или, как правило, не применяются в практике.

В целом показатели эффективности и качества документационного обеспечения управленческого труда в сельскохозяйственных ведомствах необходимо разделять на прямые и косвенные.

Прямые показатели качества и эффективности ггроцессов доку-

ментанионного обеспечения определяются аналогичными показателя-кг управленческого труда, косвенные могут быть шрахзни только в довшешга урожайности, продуктивностя я & целом - производительности труда в сельскохозяйственном производстве.

Расчет показателей эффективности мер по оптимизации документационного обеспечения должен состоять из предварительного (на стадии проектирования), реального (фактического) и действительного (откорректированного по данным конкретного периода функционирования) этапов.

Следует отметить, что Эффективность рационализации доку-ментационных процессов долина учитываться не только с экономической стороны. Такие результаты, как например, облегчение и улучшение условий труда в социалистическом обществе имеют не меньшее значение.

Эффективность документационного обеспечения управленческого труда во многом находится в зависимости от результативности, например, от успешности реализации управленческого решения.

В этой связи, одним из основных факторов эффективности и качества документационного обеспечения является экономичность организации управленческого труда.

Кроме этого, чтобы выявить действительную Эффективность документационного обеспечения управленческого труда, необходимо разработать методы расчета потерь в материальном производстве от несвоевременного поступления или отсутствия необходимой, материализуемой в документах, управдекческой импортации.

Необходимо также учитывать не только текущие затраты труда в управленческих документациоиных процессах, но и уд^льнчЯ вес труда, овеществленного в управленческой ретроспективной

информации и таким образом детализировать все затраты на управленческие процессы.

При наличии отмеченных данных при определении экономической эффективности документадаонаого обеспечения управленческого труда в аппарате сельскохозяйственных ведомств наиболее целесообразно производить интегральную оценку степени рациональности докумеиташоНЕо-информациокншс работ в отраслевых органах управления,

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ*

X. Повшпе&ве эффективности и качества до кум енташонного обеспечения управленческого труда в аппарате сельскохозяйствеи-сых органов управления - существенное условие совершенствования управленческой технологии и развития трудошх процессов в данной сфере; решающее средство сокращения издержек и таким образом -повышения экономичности управления отраслью.

2. Осуществление мероприятий по повышению Эффективности и качества документациипного обеспечения управленческого труда в аппарате сельскохозяйственных ведомств связано о некоторыми ■особенностями отраслевого управление, вытекаедими из специфики сельского хозяйства. К ним относятся; взаимосвязь экономического процесса воспроизводства с естественным процессом воспроизводства, использование земли как главного средства производства, многообразие природных и климатических условий.

3. Аналогично процессу совершенствования сельскохозяйственного производства и управления им, осуществляемым постоянно, работы по повышению эффективности и качества документашюнного обеспечения управленческого труда в аппарате сельскохозяйственных учреждений необходимо проводить систематически, исходя ИЗ

конкретных практических условий.

4. Изучение данных о практике документирования в сельскохозяйственных ведомствах позволило сделать вывод о том, что специфика документашонного обеспечения управленческого труда определяется не видами иди разновидностями документов, а состоит главным образом в субординационной значимости содержащихся

в них сведений.

5. Исследование доказало, что количество обрабатываемых документов зависит от количества входящих в подчинение сельскохозяйственного органа управления предприятий в других подведомственных организаций, производственных показателей в различные годы» а также от оперативности информационных коммуникаций между отраслями, входящими в единый агропромышленный комплекс*

6. Динамика документе потоков характеризуется едиными дня всех сельскохозяйственных учреждений закономерностями я зависит в основном от направления движения информации, циркулирупдей в процессах управления,-

7. Современный уровень развития теории управления не дозволяет количественно определить полный эффект, который дает внедрение разработанных в диссертации методических рекомендаций по повышению эффективности и качества докумеитационного обеспечения управленческого труда в аппарате сельскохозяйственна ведомств.

в. Опыт внедрения изложенных в диссертации рекомендаций показал, что реализация мер по оптимизации,документационного обеспечения управленческого труда в сельскохозяйственных органах управления достигается в кратчайше ороки.

9. Комплексное осуществление мер до пошиетш эффективности и качества докумевташонного обеспечения управленческого гру-

да {непример, соэдаяяе в сельскохозяйственных ведомствах специализированных - по анализу документооборота - структурных подразделений, разработка калькуляпионно-норыатквного справочника по учету трудовых затрат управленческих работников различных категорий на выполнение основных операций с управленческими документами я т.д.), обеспечит повышение оперативности принятия управленческих решений.

По теме диссертации опубликованы следующие работы:

X. Кокорев Э.И., Похлебаев В.И. Опыт внедрения стандартных писем и других организационно-распорядительных документов, -М.: Советская Россия, 1973» 1,61 п.л.

2. Похлебаев В.И, Оформление организационно-распорядительных документов в сельскохозяйственных министерствах, ведомствах и областных управлениях. - Курс лекций для слушателей ШГ ЫСХ СССР. Н.: Иэд.ТСХА, 1977, 2,5 п.л.

3. Похлебаев В.И. Организационные основы контроля исполнения ж справочно-информацнонных работ в документашонном делопроизводстве сельскохозяйственных министерств, ведомств и об-ластшх управлении. - Учебное пособие для слушателей ЕИУ ІКХ СССР, м.: Изд.ТСХІ, 1979, 1,5 п.л.

«

(Ъдп* а печать 27/ІУ-ЗІг. Бумаг* 00ц84 l/ifi, OÍv^m t^Srr./i* У«г-*пдт ff« Гг 3 \7* *н ft, і HQ Полиграфическое о'Зъедкнопка 'Начатии* У ирльи-і^лТА M ocr op и с. пол кок4 а г« Моен»4, ул.