Разработка модели и инструментария управления обменом знаниями в проектных группах тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Разработка модели и инструментария управления обменом знаниями в проектных группах"

На правах рукописи

005059312

ЗАЛЕСОВ ДМИТРИЙ ВИКТОРОВИЧ

Разработка модели п инструментария управления обменом знаниями в

проектных группах

Специальность: 08.00.13 - Математические и инструментальные методы

экономики

АВТОРЕФЕРАТ Диссертации на соискание учёной степени кандидата экономических наук

16 МАЯ 2013

Москва 2013

7 '

г і

005059312

Работа выполнена на кафедре «Управления знаниями и прикладной информатики в менеджменте» федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)».

Научный руководитель

Уринцов Аркадий Ильич

доктор экономических наук, профессор

Официальные оппоненты Гатауллин Тимур Малютович

доктор экономических наук, профессор, профессор кафедры «Экономики знаний» федерального государственного бюджетного образовательного учреждение высшего

профессионального образования «Государственный университет управления»

Божко Владимир Петрович

доктор экономических наук, профессор, профессор кафедры «Прикладной информатики в экономике» федерального государственного бюджетного образовательного учреждение высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)»

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»

/

Защита диссертации состоится «29» мая 2013 г. в 10-00 часов на заседании

диссертационного совета Д 212.151.01 в МЭСИ по адресу: 119501, г. Москва, ул.

Нежинская, 7.

Ш

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке МЭСИ.

Ведущая организация

Автореферат разослан » апреля 2013 г.

Ученый секретарь диссертационного совета кандидат технических наук, доцент

Мастяева И.Н.

I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы диссертационного исследования. Современное состояние экономики характеризуется постоянными изменениями и ускорением процессов интеграции в мировую экономику, увеличением объемов информации, появлением новых товаров и услуг. Эти процессы инициируют происходящий переход к экономике знаний, в которой основными факторами развития являются знания и человеческий капитал. Носителями основной части знаний организации являются её сотрудники, эффективная коммуникация которых может способствовать созданию уникальных конкурентных преимуществ.

Современные информационные технологии (ИТ) способствуют распространению и обмену знаниями в организациях, благодаря автоматизации и поддержки различных процессов управления, а также взаимодействия сотрудников компании. Использования данных технологий способствует повышению мобильности сотрудников и скорости обмена знаний между ними. Несмотря на положительные моменты использования ИТ в области коммуникации, проблемы избыточности создаваемой информации, объема передаваемых данных, а также оценки полезности получаемых знаний стоят весьма остро. Организация и автоматизация групповой работы, а также необходимость в ускорении реализации поставленных целей перед компанией для сохранения конкурентных преимуществ, обусловливает переход к проектному управлению и использование информационных систем управления проектами. Внедрение единых стандартов коммуникации между проектными группами позволяет существенно повысить качество создаваемого экономического блага не тОлько в компании в целом, но и в отдельных её проектах.

Рассматриваемые в данном исследовании средства коммуникации между участниками проектной деятельности всегда имеют в своей основе элементы ИТ, которые представляют собой набор технологий предназначенных для создания, управления и обработки информации (в том числе и знаний) в электронном виде с помощью электронно-вычислительных средств. В рамках управления - происходит сбор, хранение знаний, передача от одного пользователя к другому, распространение и обмен знаниями межу ними. Применение ИТ средств в процессе обмена знаниями способствует фиксации и хранению всех происходящих событий и изменений в процессе обмена знаниями и открывает возможности для анализа, прогнозирования и построения новых взаимосвязей между субъектами коммуникации. Наличие множества проектных групп в компании приводит к необходимости проектирования и внедрения между ними общей коммуникации, что способствует возможности анализа их взаимодействия, а также создания единой информационно-коммуникационной платформы для эффективного обмена знаниями между ними.

В последние годы значительно вырос интерес к направлению «социальная аналитика», в рамках которого анализируются процессы коммуникации сотрудников

компаний в различных средах (в корпоративных социальных сетях, профессиональных сообществах и др.) и моделируется их взаимодействия (используя рекомендательные системы, нейросетевые методы и др). Модели, разработанные в рамках направления «социальная аналитика», рассматривают в основном взаимодействие всех сотрудников компании и позволяют определить их свойства (значимость, центральность, принадлежность к подгруппам), тональность создаваемого ими контента, смоделировать распространение потоков информации на основе значимости и популярности сотрудников. В тоже время в рамках данных моделей не решаются полностью проблемы управляемости процесса обмена знаниями, специфики проектного управления, а также анализа распространяемого ими контента с учетом его свойств и ролевой модели оценки, которые имеют первостепенное значение для управления проектами.

Несмотря на достижения в области анализа взаимодействия сотрудников и управления обменом знаниями, существует потребность в теоретической разработке экономико-математической модели обмена знаниями между проектными группами на основе их применимости в рамках проектов с использованием ИТ средств. Вышесказанное определило выбор тематики и актуальность направления исследования.

Степень разработанности и изученности темы. Вопросы управления, обмена и распространения знаний освещались в работах Пруссака Л., Брукинга Э., Виига К., Воула Ф., Свейби К., Буковича У., Гапоиенко A.JL, Мильнера Б.З., Тихомирова В.П.,

I,

Лукичевой Л.И., Г'атауллина Т.М. и др. Проблематикой обработки и представления знаний организации, проектирования информационных систем занимаются Колинс X., Новак Ж., Тельнов Ю.Ф., Уринцов А.И., Гаврилова Т.А., Божко В.П. и др. В тоже время вопросы трансформации информационных потоков в организационные знания, а также взаимодействия сотрудников компании затрагивались в исследованиях Друкера П., Нонаки И., Такеучи X., Давенпорта Т., Харрингтона Дж., Орловой Т.М., Тихомировой Н.В., Павлековской И.В. и др. Однако в указанных работах вопросы автоматизации процесса управления информационными потоками и оценки эффективности повторного использования знаний рассматривались недостаточно полно.

Вопросы организации управленческой деятельности в проектной среде освещались зарубежными (Ферн Э., Хелдман К., Керзнер X. и др.) и отечественными (Ольдерогге Н., Ильин В., Богданов В., Фунтов В. и др.) учеными. Вопросами моделирования и прогнозирования интересов индивидуумов, основанного на их поведении, занимались Морено Я.Л., Чубукова И.А., Брянцев И.Н., Корэн Я., Белл Р., Нестик Т. и др., используя вероятностные модели, факторный анализ, а также методы

социологии. В тоже время авторы данных работ не углубляются в специфику проектной деятельности как объекта исследования, ограничиваясь лишь вопросами взаимодействия сотрудников компании в целом. Исследованиями в области извлечения знаний и аналитической обработки информации занимаются такие ведущие зарубежные и отечественные компании, как Microsoft, IBM, Google, Ай-Теко и др.

Однако теоретические и практические вопросы анализа процесса обмена знаниями в сфере проектного управления, а также построения инструментальных средств поддержки процесса управления обмена знаниями между проектными группами в компаниях проработаны недостаточно глубоко и полно. Для повышения эффективности коммуникаций и обоснованности проектных решений существует потребность б формировании рекомендаций по применению знаний организации в проектах, а также возможность оценки эффективности повторного использования знаний в рамках проектной деятельности.

Цели и задачи исследования. Целью диссертационной работы является повышение эффективности управления процессом обмена знаниями между проектными группами для улучшения показателей проектной деятельности на основе разработки модели обмена знаниями с использованием технологии коллаборативной фильтрации1, а также построения инструментального средства поддержки данной модели. Для достижения цели исследования в работе поставлены и решены следующие задачи:

1. Исследовать специфику управления обменом знаниями в проектной деятельности и проанализировать применимость современных методов и инструментов моделирования процесса обмена знаниями на базе современных ИТ для повышения эффективности межпроектного взаимодействия.

2. Разработать теоретическое обоснование управления обменом знаниями между проектными группами через призму ИТ.

3. Разработать математическую модель обмена знаниями в проектной деятельности, в основе которой лежит метод коллаборативной фильтрации и оценка применимости знаний в проектах.

4. Сформировать инструментарий управления обменом знаниями между проектными группами с учетом оценок применимости знаний для трансформации их в организационное знание компании и эффективности повторного использования знаний во всей проектной деятельности.

1 Коллаборатнвная фильтрация (от англ. collaborative filtering) — метод, позволяющий сформировать прогнозы относительно интересов сотрудника по собранной информации о вкусах множества сотрудников (взаимодействующих между собой). Данный метод был предложен Дэвидом Голдбергом.

5. Разработать архитектуру инструментального средства для реализации модели и обеспечения процесса обмена знаниями между проектными группами.

6. Провести апробацию модели и инструментария путем реализации информационной системы (на примере компании ЗАО «СофтЛайн Трейд»).

Объектом исследования является деятельность проектных групп в организации.

Предмет исследования — процесс обмена знаниями между проектными группами.

Область исследования. Работа выполнена в соответствии с п. 2.5. «Разработка концептуальных положений использования новых информационных и коммуникационных технологий с целью повышения эффективности управления в экономических системах» Паспорта специальностей ВАК (экономические науки) по специальности 08.00.13 - Математические и инструментальные методы экономики.

Теоретическую н методологическую основу исследования составляют существующие положения теорий управления знаниями, управления проектами, управления коммуникациями, в том числе в проектной деятельности, методы экономико-математического моделирования. методы оптимизации, методы кластерного анализа, обобщенный опыт применения методов проектирования и разработки информационных систем и ресурсов. Наряду с материалами публикаций российских и зарубежных авторов, в работе используются материалы диссертационных исследований, периодической печати, профессиональных и научных конференций, круглых столов и семинаров.

В качестве методов исследования автором были применены и использованы экспертный, абстрактно-логический и другие научные методы, такие как анализ, классификация, обобщение, моделирование, сравнение, систематизация, наблюдение, синтез и т.д. Рассмотрение проектной деятельности сквозь призму системного подхода позволило всесторонне изучить процесс обмена знаниями в проектных группах.

Информационной базой работы послужили нормативно-правовые акты Российской Федерации, аналитические и статистические материалы компании «ГОС», профессиональные международные и национальные квалификационные стандарты для менеджеров проектов и специалистов по управлению проектами, собственные аналитические материалы автора.

Научная новизна. В основе полученных в ходе исследования результатов, составляющих научную новизну работы, лежит разработанная автором модель и концептуальные положения по созданию инструментария обмена знаниями в проектных группах на основе оценок применимости знаний, эффективности

повторного использования знаний и отбора знаний.

Наиболее существенные результаты исследования, полученные лично автором и имеющие элементы научной новизны:

1. Впервые выявлены и описаны ключевые стадии трансформации знаний в рамках проекта и между проектными группами на основе анализа процесса коммуникации в проектной деятельности и роли обмена знаниями в разрезе макропроцессов управления проектами. Сформулированы отличительные особенности обмена знаниями в проектных группах от других современных форм совместной деятельности (социальные сети, профессиональные сообщества). Результаты исследования позволили выявить недостатки современных методов и инструментов моделирования процесса обмена знаниями на базе современных ИТ средств между проектными группами и сформировать положения, которые легли в основу концепции и модели управления обменом знаниями между ними.

2. Разработана концепция управления обменом знаниями между проектными группами с использованием ИТ. Отличительной особенностью концепции является представление обмена знаниями как постоянного процесса оценки применимости знаний проектными группами с использованием ИТ с целью их отбора для повторного использования в проектной деятельности. Сформулированы принципы, которые позволяют выстроить эффективную инфраструктуру, поддерживающую процесс обмена знаний в проектной деятельности.

3. Разработана модель обмена знаниями между проектными группами на основе метода коллаборативной фильтрации и оценки применимости знаний в проектах, позволяющая повысить эффективность управления процессом обмена знаниями между проектными группами. Предложенная автором модель отличается тем, что учитывает особенности обмена знаниями в проектной деятельности, состав участников проектных групп, срок полезного использования знаний и её значимость. Применение разработанной модели предоставляет возможность повысить эффективность взаимодействия между проектными группами.

4. Впервые разработан комплекс методик управления обменом знаниями между проектными группами, включающий отбор знаний проекта на основе оценки применимости знаний для трансформации их в организационное знание компании, оценку эффективности повторного использования знаний в проектной деятельности и действия по корректировки параметров модели обмена знаниями между проектными группами, влияющих на процесс обмена знаниями. Ценность методик заключается в оценке процесса управления обменом знаниями, благодаря определению его текущего состояния на основе оценки эффективности повторного использования знаний. А также проведению мероприятий для повышения уровня зрелости процесса.

включающих отбор знаний, который позволяет выделить ключевые знания проекта и перенести их в единую базу знаний компании, исключая информацию, которая не несет в себе ценности.

5. Разработаны концептуальные положения и архитектура программного инструментария поддержки управления процессом обмена знаниями между проектными группами, реализующего комплекс методик и модель обмена знаниями между проектными группами на основе метода коллаборативной фильтрации и оценки применимости знаний в проектах. Предлагаемая архитектура программного инструментария позволяет обеспечить высокую гибкость по отношению к изменениям в ее отдельных компонентах, а также повысить производительность при использовании технологий распределении нагрузки между различными узлами системы.

Теоретическая значимость исследования. Разработаны концепция и комплекс методик управления обменом знаниями между проектными группами, которые по-новому представляют процесс управления обменом знаниями. Теоретически обоснована модель обмена знаниями между проектными группами на основе метода коллаборативной фильтрации и оценки применимости знаний в проектах, которая формируется благодаря оценкам участников проекта.

Практическая значимость исследования состоит в возможности применения разработанных автором модели, методик и инструментального средства в проектной деятельности организаций для повышения эффективности процесса обмена знаниями и повторного использования создаваемых знаний. Самостоятельное практическое значение имеют:

модель обмена знаниями между проектными группами на основе метода коллаборативной фильтрации и оценки применимости знаний в проектах; методика отбора знаний проекта на основе оценки применимости знаний для трансформации их в организационное знание компании; инструментальное средство поддержки модели и методики управления обменом знаниями между проектными группами;

методика оценки эффективности повторного использования знаний в проектной деятельности.

Апробация и внедрение результатов исследования. Результаты исследования докладывались и были одобрены на следующих научно-практических конференциях: «Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий. Системы управления знаниями» (Москва, апрель 2012 г.); «Тенденции развития современных информационных технологий, моделей экономических, правовых и управленческих систем» (Рязань, март 2011 г.); «Реформы в России и

проблемы управления» (Москва, май 2011 г.); «Актуальные проблемы информатизации в науке, образовании и экономике» (Зеленоград, октябрь 2011 г.).

Отдельные положения исследования используются в учебном процессе МЭСИ в дисциплине «Информационные технологии в управлении знаниями». Часть положений исследования внедрена и используется российской компанией в области информационных технологий ЗАО «Софтлайн Трейд» при управлении процессом обмена знаниями между проектными группами.

Публикации. Основные положения диссертации опубликованы в 8 работах (авторских - 2.4 пл.), из них три научные публикации (1.6 п.л.) - в журналах, включённых в перечень изданий, рекомендованных ВАК Министерства образования и науки России.

Структура и объем диссертационной работы обусловлена целью и задачами исследования, отражает ее логику и состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложения.

II. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДИССЕРТАЦИИ

В рамках первого пункта новизны автором исследован процесс обмена знаниями в проектной деятельности, определены его роли и участники, выявлены тенденции, особенности и задачи управления обменом знаниями на современном этапе информатизации, проанализирована применимость современных методов и инструментов моделирования процесса обмена знаниями на базе современных ИТ средств.

В исследовании автором были выявлены следующие основные тенденции обмена знаниями в проектной деятельности (параграф 1.1 главы 1 диссертации):

- изменения в парадигме реализации стратегических целей - увеличение доли проектного управления в компаниях, которые стремятся повысить эффективность решения поставленных задач и сократить временные рамки для достижения объявленных целей, используя проекты, основой которых является временная концентрация квалифицированных кадров;

- участниками обмена знаниями в проектной деятельности становятся не только участники проекта, но и внешние заинтересованные лица;

- основным инструментом обмена знаниями является коммуникация, которая осуществляется как с помощью информационно-коммуникационных технологий (электронная форма), так и через прямую передачу (живое общение), при чем доля электронных форм коммуникации становится доминирующей;

- обмен знаниями является одним из ключевых процессов, способствующих

повышению качества результатов проектной деятельности;

- сокращение времени и упрощение доступа участников проектной деятельности к информации;

- развитие информационно-коммуникационных технологий в области совместной работы.

В рамках методологии проектного управления РМВоК2 были проанализированы ключевые макропроцессы управления проектом с точки зрения коммуникации -выявлены особенности и интенсивность обмена знаниями. Автором были определены и проклассифицированы ролевые модели обмена знаниями в рамках проекта, которые были отражены в методике отбора знаний проекта. На основе проведенного исследования автором были также определены ключевые особенности управления процессом обмена знаниями между проектными группами, которые способствовали построению концепции и модели обмена знаниями между проектными группами и проектированию информационного средства (параграф 1.2 главы 1 диссертации), а именно:

1. Наличие информационных потоков, непосредственно связанных с проектами, обязательно проходящих через руководителей проектов, которые оказывают влияние на них и определяют их ценность для достижения поставленных целей и задач проектов. Данный аспект отличает проект от других неформальных форм, таких как профессиональные сообщества и социальные сети, где потоки разнонаправлены и в основном распространяются от авторитетных членов этих сообществ, не имея обязательно перед собой общую для всех цель.

2. Проектная команда, состоящая из сотрудников компании, которые в основном не обладают общими ценностями, взглядами и интересами, образуя временный характер формирования и нацеленность команды на результат.

3. Постоянная оценка созданных знаний, их консолидация и адаптация в новых условиях, вследствие временного ограничения жизненного цикла проектов, и наличия этапности в управлении проектами.

4. Явная управляемость и мотивируемость проектных команд для взаимодействия, обмена и распространения знаниями, в отличие от сообществ, где необходимо развивать альтруистический подход.

5. Наличие единого центра коммуникации в виде проектного офиса на основе ИТ средств, обеспечивающего хранение, распространение и социализацию знаний, с целью их трансформации в новую уникальную сущность.

2 ГМВоК (от англ. Project Management Body of Knowledge) - это свод знаний по управлению проектами, представляющий собой лучшие практики и профессиональные знания по управлению проектами.

«Социальная аналитика» достаточно молодое научное направление, в арсенале которого уже содержатся разнообразные модели и методы, позволяющие проанализировать поведение пользователя на основе его актов взаимодействия в информационно-коммуникационных системах, предсказать, какие объекты могут быть интересны ему. На протяжении всего времени его развития новые методы появлялись и совершенствовались, на основе которых в дальнейшем проектировалось программное обеспечение. Проанализированные автором модели и методы позволяют спрогнозировать интерес пользователей на основе их оценки, дают представление о профиле пользователя, общих интересах и предоставляют прочую информацию для принятия решений в области управления обменом знаниями (параграф 1.3 главы 1 диссертации).

Однако использование этих моделей и методов не учитывает особенности проектной деятельности, которые по мнению автора, состоят в следующем:

• не учитываются роли участников обмена знаниями (рядовой участник проекта, руководитель проекта, привлеченный эксперт);

• отсутствие анализа оценок объектов предсказания с учетом их типа и срока полезного использования;

• отсутствие рассмотрения в качестве модели оценки матрицу с элементами в виде создаваемых участниками проекта знаниями с одной стороны и проектами с другой.

А также не приводит к решению ряда управленческих задач:

• повышение эффективности обмена знаниями между проектными группами, а не между отдельными пользователями;

• учет применимости знаний с учетом их срока полезного использования и типа;

• мониторинг процесса управления обменом знаниями между проектными группами на основе оценки эффективности повторного использования знаний в проектной деятельности.

В существующих моделях «социальной аналитики» рассматриваются в основном роль участника проектной деятельности, а не проектной группы и создаваемых ими знаний, что обусловило необходимость разработки концепции управления обменом знаниями, а также новой модели обмена знаниями между проектными группами на основе метода коллаборативной фильтрации и оценки применимости знаний в проектах.

В рамках второго пункта новизны автором разработана концепция управления обменом знаниями между проектными группами, в основе которой раскрыта идея рассмотрения обмена знаниями как постоянного процесса оценки применимости

знаний проектными группами с применением ИТ с целью их отбора для повторного использования в проектной деятельности. Концепция рассмотрена на трех уровнях: морфологическом, который представляется в виде набора и анализа смысла понятий, составляющих концепцию; синтаксическом - в анализе важных сочетаний понятий для раскрытия основных идей и целей концепции; семантическом - в раскрытие содержательных характеристик взаимосвязи понятий.

В рамках морфологического уровня предлагается описание и раскрытие содержания ключевых понятий, представляющихся важными в рамках разработанной концепции. Семантический уровень концепции рассматривается с помощью семантической сети. Семантическая сеть взаимосвязи понятий излагаемой концепции приведена на рисунке 1.

Руководство организации Ь-Определяет и контролирует-

1

Г предел я ет-Оп редел ЯеТ-1

........ ._______________

Сфера ( Стратегические ">

цели /

Направляют-^/

Формируются—

Офис управления проектами

Области задач I

Формируются

............£_________

—^. Участвуют

( проектные группы ЬСодержз

I—

Проектные роли

П..............Л

I-.....Доводите/а —''

1иДЫ

К,=>

1 ► Эксперт ?-

—Выбирает и поддерживает-

Применяются-|

_/Организационные \

'у знания у

( ИКТ } (иТ хранения) ¡^ИТ анализа )

; Информационный\ Ч поток

Операции над \ знаниями

.........—Применяются для выполнения и обеспечения—

Применяются для выполнения

[ Распространение

Коммуникации

_____У

ґ

У

Виды

Внутренние коммуникации

У

I:'

коммуникации

—Применяет меры стимулирования—

Рисунок I - Семантическая сеть взаимосвязи понятий концепции управления обменом знаниями между проектными группами

Концептуальные основы управления обменом знаниями между проектными группами выдвигают ряд принципов, выполнение которых является необходимым для создания успешной системы управления обменом знаниями:

- принцип «единства ИТ». Тесная интеграция различных классов ИТ средств (ИКТ, ИТ анализа, ИТ хранения) с предметно-ориентированными системами;

- принцип «открытости и сохранности». Все события и контент, связанные с актами коммуникации, должны быть фиксированы и сохранены;

- принцип «управляемости потоков знаний». Обмен знаниями должен быть регулируемый.

Ключевым достоинством концепции является представление результатов операций над знаниями в виде элементов информационных потоков проектов, что позволяет более эффективно производить их анализ и оценку для моделирования процесса управления обменом знаниями между проектными группами.

В рамках третьего пункта новизны автором разработана модель обмена знаниями между проектными группами на основе метода коллаборативной фильтрации и оценки применимости знаний в проектах.

В разработанной автором модели взаимодействие проектных групп представляется в виде совокупности множеств: множество участников проектной деятельности, множество проектов, множество сообщений, генерируемых участниками проектов, множество оценок применимости знаний (множество всех оценок, оставленных участниками проектной деятельности о применимости тех или иных сообщений в рамках проектов).

Для анализа взаимодействия участников проектной деятельности необходим перевод каналов распространения информации в электронную форму, кодификацию элементов и актов коммуникации. В работе используется понятие «информационный поток» проекта, который содержит всю информацию создаваемую, используемую и передаваемую в электронной форме в рамках данного проекта. Информационный поток проекта непосредственно связан и неотделим от данного проекта.

Информационный поток проекта представляет собой синтез связанных электронных сообщений от субъектов коммуникации (участников проектов или экспертов, которые играют роль как отправителя информации, так и получателя) распространяемых через каналы связи посредством ИТ в определённых технических и организационных рамках, последовательности и форме в виде объекта коммуникации. Состав информационного потока проекта мы можем представить в виде множества сообщений:

1Ер = Оц^З ...5„), (1)

где: П7 - информационный поток, р - определенный проект, б - электронное сообщение.

В диссертации в качестве количественной характеристики создаваемых или передаваемых знаний участниками проектов используется понятие «электронное сообщение» - единая неделимая сущность, представляющая собой завершенную мысль, созданную и опубликованную в проекте с помощью ИТ инструментов в виде данных (текстовых, графических или мультимедиа данных, описывающих суть и содержание распространяемой информации, и хранящих по необходимости гиперссылку на источник информации: аудио- или видеоматериалы, статьи, электронные книги).

Представляя сообщение в качестве формы его содержания, мы можем обозначить тип сообщения, например, если сообщение содержит видеоматериал или ссылку на видеоматериал, мы можем предположить, что сообщение относится к типу видео. Каждый тип сообщения имеет различную степень восприятия в зависимости от объёма информации, представления материала, скорости его обработки и осознания человеком.

В данной работе автором были проанализированы и выявлены основные типы сообщений, которые могут быть созданы и применены участниками проектной деятельности в своей работе. Выявленная характеристика сообщения была использована в качестве одного из аспектов временного фактора устаревания знаний, а также веса значимости сообщения. На основе классификации типов сообщений по выявленным характеристикам, была сформирована матрица V размером т на п, где т и п количество группировок типов сообщений по скорости освоения и сроков полезного использования. Значение ютп матрицы V будет являться весовым коэффициентом от 1 до 10, проставленным на основе экспертных оценок.

Модель обмена знаниями в проектных группах заключается в формировании системы, которая на основе анализа применимости созданных или приобретённых знаний в проектной деятельности, а также наличии схожести проектов, в которых данные сообщения применялись, сможет выработать рекомендации для участников потенциального проекта по использованию знаний организации. Чем более качественнее будут предоставлены рекомендации, тем меньше времени будет затрачено участниками проектной деятельности на поиск знаний для решения задач проекта.

Входными данными модели обмена знаниями между проектными группами являются значения, рассчитанные с помощью оценки применимости знаний в проекте на основе оценок участников проекта и заинтересованных лиц, которую можно

представить следующим образом.

Пусть U - будет конечным множеством всех участником проектной деятельности, S - будет конечным множеством всех созданных сообщений участниками проектов, Р — конечным множеством проектов в компании, тогда: U={u1,u2,u3,...}! S={S|,S2>S,,...}, Р={РьР2.Рз,---}> где ueU, seS, реР.

В каждый момент времени t участник и может поставить свою оценку о применимости сообщения s в проекте р. Более формально данное описание можно представить в виде функции fback: U х S х Р —» {0;1}, при условии, что t' < t, где каждая оценка представляется собой определенный вес и отображается участнику в виде звезды (5-звездочный рейтинг).

Если участник проектов и считает, что сообщение s точно применимо для проекта р, он ставит оценку равную единице. Если участник проектов и считает, что сообщение s не применимо для данного проекта р, он ставит оценку равную нулю. Если участник проектов и в данный момент времени не имеет мнения относительно применения данного сообщения s в проекте р, его голос не учитывается при подсчете оценки применимости сообщения. Момент времени f должен быть равен или меньше текущего времени t. Строгим условием оценки является невозможность её изменения участником после уже выставленной им оценки в рамках проекта р.

Оценка применимости сообщения в проекте, разработанная автором, будет представлять собою следующую формулу:

где:

- гир - оценка применимости сообщения в проекте р,

- ги - оценка применимости сообщения участниками проектной деятельности,

- ге - оценка применимости сообщения экспертами,

- се - количество экспертов, принимающих участие в проекте,

- си — количество участников проекта,

- К — количество оценок участников проектной деятельности,

-у - параметр регуляции, позволяющий изменить соотношение оценок экспертов и оценок участников проектной деятельности.

Формула связывает три параметра (г„, ге, К) таким образом, что оценка применимости переходит от ге к ги по мере роста количества оценок, сделанных участниками проектов. Если их нет, оценка равна ге. Если их очень много, она равна ги. В прочих случаях она находится между этими двумя числами (рисунок 2).

(2)

Рисунок 2 -Отображение зависимости параметров ги и ге от количества оценок Оценка применимости сообщения участниками проектной деятельности рассчитывается как простое среднее арифметическое от всех произведенных оценок участниками проектов.

^ п

Ги = "У • <С) п ¿—I

Ге=

1=1

(3)

где:

- ги - оценка применимости сообщения участниками проектной деятельности,

- ге - оценка применимости сообщения экспертами,

- Г5; - оценка участника проекта или эксперта,

- п — количество оценок,

- к\— коэффициент оценки с учетом временного фактора, где:

Н1!

е~0.0005М при Дг. > 1<5г<

,при Дt < 1,51,

(4)

где:

- xv - весовой коэффициент на основе экспертной оценки срока полезного использования сообщения,

- Д£ - дельта времени с момента выставления оценки и текущего момента в днях,

- 1 - длительность проекта в днях.

Временной фактор использует экспоненциальную форму зависимости, которая широко применяется для описания процессов устаревания информации. В данном

случае мы применяем указанный метод для описания устаревания знания, начиная с момента выставления оценки применимости участником проектной деятельности с учётом срока полезного использования сообщения на основе классификации их типов.

На основе оценок применимости сообщений формируется разряженная матрица оценок Я с неотрицательными значениями грз для проектов Р и сообщений 5, размером р на 5, где р — количество активных проектов, а б - количество сообщений в системе (таблица 1). Задачей разрабатываемой модели является предсказание оценки применимости сообщения для предполагаемого проекта, где гр,5, — будет максимально релевантно, основываясь на уже имеющихся в матрице оценках гр5.

Таблица 1 - Матршр оценок сообщений в проектах

Проекты 8, 8з

Рі Гц Гзі

р2 Г21 Чг

р3 1"32

Рр

Для решения данной задачи автор разработал модель обмена знаниями между проектными группами на основе адаптации метода коллаборативный фильтрации, который использует сингулярное разложение матрицы оценок Я, представляя её в виде неявных фактов обеих сущностей в новом измерении, таком, что применимость в проектах представляется как свойство сообщения в этом пространстве. В скрытом измерении модель пытается выявить и объяснить взаимосвязь и характер оценок применимости сообщений в проектах, на основе неявных факторов, представленных в виде векторов и рр, автоматически выявленных во время активности участников проектной деятельности по оцениванию применимости знаний.

Входными параметрами модели является оценка применимости сообщения в проекте в отличие от традиционно используемой связки: пользователь — продукт. Модель обмена знаниями, которая предсказывает оценку применимости сообщения а для проекта р, можно разложить на 3 ключевые составляющие: глобальная средняя оценка, оценка отклонений проекта от средних значений, взаимосвязь факторов проекта и сообщения:

= /Л- ор + дТ [рр + |М(р)ПЕ/е м{Р) */]. (5)

где: fpS - прогнозируемое значение применимости сообщения s в проекте р, fx — средневзвешенная оценка применимости сообщений во всех проектах, ор — отклонение от средней оценки по проекту р, q$ - вектор факторов, представляющий сообщение, Рр - вектор факторов, представляющий проект р, М(р) - множество атрибутов проекта, Xj - вектор факторов, со свойствами проекта.

Для выбранного сообщения s, связанного с qs 6 R-^, элементы вектора отражают измерение степени наличия факторов, которыми сообщение обладает. Для выбранного проекта р, связанного с рр Е КЛ элементы вектора отражают измерение степени интереса проекта к сообщениям, которые максимально релевантны по этим факторам. Результирующее выражение qjpp представляет взаимосвязь между проектом р и сообщением s, то есть общий интерес проекта к свойствам и характеристикам сообщения. Учет множества атрибутов проекта, поддерживаемые офисом управления проектами, позволяет смоделировать оценку сообщений для новых проектов, основываясь на схожести направлений деятельности и типов проектов.

Для поиска наилучших параметров модели, которые максимизируют значение fps, применяется сложение квадратов отклонений у тех оценок, которые нам уже известны:

(P,s)Sß (p.s)SD

= Ops - fps)2 = ^ | rps - Ii - Ор - qj Рр + IMÖOI 2 ^Г Xj

/еМ(р)

(6)

Задача минимизации данной функции решается с помощью использования метода градиентного спуска, который рассчитывает частные производные по каждому аргументу и двигается в сторону, обратную направлению этих частных производных с учетом параметров регуляризации, которые позволяют уберечь нас от больших колебаний значений обучаемых переменных в момент нахождения экстремума.

Разработанная автором модель обмена знаниями между проектными группами позволяет повысить эффективность взаимодействия участников проектов и заинтересованных лиц за счет предоставления оптимально подобранных рекомендаций для повторного использования организационных знаний в информационных потоках проектов, с учетом их характеристик, на основе применимости создаваемых знаний.

В рамках четвёртого пункта новизны автором разработан комплекс методик управления обменом знаниями, в основе которого лежит отбор знаний проекта на основе оценки применимости знаний для трансформации их в организационное

знание компании, а также оценка эффективности повторного использования знаний в проектной деятельности.

Методика управления обменом знаниями представляет собой циклический процесс, который можно разделить на три области: оценка текущего состояния, поиск проблемных мест, проведение действий и мероприятий по улучшению текущего состояния. В рамках методики определяются следующие уровни управления обменом знаниями: проектный (внутри проекта) и организационный (между проектами). Разграничение на уровни позволяет нам разделить зоны ответственности и рамки выполняемых задач в рамках управления обменом знаниями. Каждый из уровней имеет определённый инструментарий для регуляции процесса управления обменом знаниями. На организационном уровне управление осуществляется через:

• регуляцию обмена знаниями между проектными группами путем настройки параметров и переменных модели управления обменом знаниями, что выражается в изменении связей между проектами и сообщениями;

• регуляцию, развитие и приращение базы организационных знаний компании через методику отбора знаний;

• определение изменений в области применимости знаний в проектах, благодаря методике оценки эффективности их повторного использования для выявления проблемных мест процесса обмена знаниями между определенными проектными группами.

На проектном уровне управление осуществляется через:

• регуляцию обмена знаниями в проекте через управление информационным потоком проекта путем изменения параметров оценки применимости сообщений;

• управление представлением рекомендации по применению знаний в проекте путем настройки его свойств;

• оценку или переоценку знаний перед добавлением в базу организационных знаний путем их отбора.

Методика отбора знаний проекта заключается в группировке сообщений по заданным темам проекта, их ранжирования и произведения операций над ними экспертом. Она состоит из пяти этапов, часть из которых автоматизирована благодаря алгоритмам. На этапе группировки и ранжирования происходит группировка сообщений по заданным темам проекта, на основе привязанных к ним меткам и их сортировка по оценке применимости от максимальной до минимальной. На этапе синтеза эксперт производит слияние сообщений, которые находятся в одной тематической группе, близки по типу сообщения и оценке применимости. Отсеивание

происходит на основе анализа экспертом целесообразности для повторного использования знаний, хранившихся в сообщениях с минимальной оценкой применимости (рисунок 3).

Рисунок 3 - Методика отбора знаний проекта на основе оценки применимости знаний

Для группировки сообщений по темам применяется метод кластеризации на основе расчета к-средних, цель которого - минимизировать суммарное квадратичное отклонение точек групп тем от центров этих группа. Благодаря разработанной методике решается проблема поддержки базы организационных знаний компании в актуальном состоянии, а также выявлении и объединении ключевых знаний проекта.

Для определения текущего уровня зрелости процесса управления обменом знаниями между проектными группами в рамках методики управления обменом знаниями была разработана методика оценки эффективности повторного использования знаний в проектной деятельности, которая основывается на расчете оценки изменения применимости сообщений в проектах за обозначенный временной период. Для расчета оценки необходимо определить момент отсчета, с которого будет происходить анализ изменений. Рекомендованным значением является средняя длительность проектов в компании. Для расчета оценки необходимо провести следующие действия:

1. Обозначить момент отсчета £' и рассчитать средневзвешенную оценку применимости сообщения в тех проектах, в которых оно было применимо от времени до текущего момента t, исключая максимальную по времени С' оценку.

2. Вычесть максимальную по времени £:' оценку данного сообщения.

3. Рассчитать изменения всех выбранных оценок сообщений.

Используя математический аппарат, мы можем изобразить оценку следующим образом:

yd

bj-1 I „ rs J П)

Es=-^---100

d

где: Es - оценка повторного использования сообщений в проектной деятельности, к Є Р'(з),к й Л('С*)> при t' < t, где t' - время отсчета, P(s) - множество выбранных проектов, где сообщения были применены, Гі - оценка применимости сообщения, г/- максимальная по времени t' оценка применимости сообщения, п — количество оценок сообщения, d — количество проанализированных сообщений.

Разработанная методика оценки эффективности повторного использования знаний помогает определить качество проведенных мероприятий по улучшению процесса управления обменом знаниями, а также выявить тенденции циркулирования знаний в проектах в динамике для обоснования управленческих решений в области дальнейшего развития проектной деятельности.

В рамках пятого пункта новизны автором разработаны концептуальные положения и архитектура инструментария поддержки управления процессом обмена знаниями между проектными группами, которая реализует разработанные методики и модель обмена знаниями. В результате исследования современных информационных технологий в области управления проектами и управления знаниями были определены концептуальные положения, которые были заложены в основу архитектуры программного инструментария управления обменом знаниями (рисунок

4).

Рисунок 4 - Концептуальные положения инструментария поддержки управления обменом знаниями Анализ современных инструментальных средств в области совместной работы позволил определить требование к системе, состоящее в использовании инструментов

Web 2.0 и интеграции с социальными сетями, в области управления проектами -выявить тренд на формирование «единого окна» для участника проекта, куда стекается информация из информационных потоков проектов, к которым участник имеет отношение. Создание «единого окна» упрощает процесс оценки сообщений информационного потока, благодаря снижению стоимости затрат на его исполнение. В диссертационном исследовании показано, что наилучшим вариантом реализации оценки является разработка отдельного компонента для системы управления проектами и его тесная интеграция с компонентом «единого окна».

Предлагаемая архитектура инструментария подразумевает возможность масштабируемости и интеграции с корпоративным порталом и другими информационными системами за счет использования модульного подхода, что делает данную систему более открытой (рисунок 5).

4

4.3 4.2

4.1

Портал

Инфлршщвшыый : ПОТОК Прлпі 2 і

I Иифигчячтшный І ! поток nprerla .1 !

Алгоритм

..................

Портал ! Портал ¡ | Портал j Портал

управления . управления j j управления j управления

проекта 1 проекта 2 j j проекта 3 j • ♦ ♦ проекта п

Л / ..................."7\ / 7\

; ' \ ! / \ / / \

; Временные I _^ Операционная' | | Хранилище ' \

1 базы данных \ / ' база данных I Г 1 данных I /

\/ \ \/ \ у

Рисунок 5 - Прелагаемая архитектура решения реапаации модели

В работе выполнен анализ специфики требований к логике и взаимосвязи компонентов системы с учетом повышения производительности, что обусловило представление архитектуры в виде пяти слоев. Первый слой включает в себя платформу, которая предполагает наличие программно-аппаратного комплекса, обеспечивающего работу системы. Второй слой содержит модели представления данных, которые формируют и поддерживают основу хранилища данных. Третий слой включает в себя непосредственно базы данных: временные и операционные базы данных (OLTP), хранилище данных (OLAP). Четвертый слой содержит интерфейс для

работы с проектами для руководителей проектов и экспертов, алгоритм обработки и расчета оценок применимости сообщений и эффективности повторного использования, формирования рекомендаций, группировки сообщений по темам проекта. Последний пятый слой составляет окна проектов, «единые окна» участников проектной деятельности, на котором они могут отслеживать информационные потоки проектов, производить оценки применимости и получать предложения по использованию новых знаний в проектах.

В качестве компании, где была реализован и апробирован инструментарий поддержки процесса управления обменом знаниями, была выбрана компания ЗАО «СофтЛайн Трейд». Для интеграции информационных систем, включающих в себя множество компонентов, особым условием масштабируемости и эффективной работы является выбор достаточно гибкой и производительной платформы. В качестве такой платформы, была выбрана платформа Microsoft SharePoint, которая уже имеет возможность тесной интеграции с системой управления проектами Microsoft Project Server. Наличие веб-интерфейсов в системе управления проектами позволило отказаться от создания компонентов на основе модели толстых клиентов и реализовать систему с помощью средств веб-технологий. В качестве базы и хранилища данных была выбрана реляционная модель хранения данных.

Инструментальное средство было внедрено в рамках пилотного проекта, которое охватывало деятельность крупного департамента компании, занимающимся предоставлением консалтинговых услуг для её внешних клиентов. Анализ деятельности выявил малую долю уникальности целевых результатов проектов в связи с их шаблонностью, а также среднюю их длительность равную 87 календарным дням. В рамках выбранного периода в активной стадии находилось 12 проектов. Расчет оценки эффективности повторного использования знаний в проектной деятельности спустя 3 месяца, после внедрения, составил +28,7%, что означает наличие положительного эффекта от внедрения методик и модели. Апробация разработанной модели обмена знаниями позволила улучшить процесс обмена знаниями между проектными группами, благодаря формированию более качественных рекомендаций по их использованию в проектах, что способствовало сокращению времени, потраченного сотрудниками на поиск знаний для решения задач проектов, и улучшению их временных показателей в целом.

Внедренное инструментальное средство с реализованными методиками и моделью в компании ЗАО «СофтЛайн Трейд» позволило улучшить показатели распространения и повторного применения знаний в проектных группах и существенно повысить эффективность управления процессом обмена знаниями между ними.

ОСНОВНЫЕ ПУБЛИКАЦИИ ПО ТЕМЕ ДИССЕРТАЦИИ

Публикации в журналах, рекомендованных ВАК Минобрнауки России:

1. Залесов, Д.В., Павлова, Е.В. Представление знаний как сервиса для повышения эффективности управления ИТ / Д.В. Залесов, Е.В. Павлова "// Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. — 2011,- №4. — С.109-113. — 0,6 п.л. (авт. - 0,4 п.л.).

2. Залесов, Д.В. Анализ особенностей управления обменом знаниями между проектными группами / Д.В. Залесов // Вестник Финансового университета. -2012.-№ 4(70). - С.112-118. - 0,6 п.л.

3. Залесов, Д.В. Моделирование процессов управления обменом знаниями между проектными группами / Д.В. Залесов // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. - 2013. - № 1. - С. 140-144. - 0,6 пл.

Публикации в других печатных изданиях:

4. Залесов, Д.В. Особенности управления обменом знаниями в проектных группах / Д.В. Залесов // Тенденции развития современных информационных технологий, моделей экономических, правовых и управленческих систем: сб. статей 6 междунар. науч.-практич. конф. / Рязанский филиал МЭСИ - Рязань: Рязанский филиал МЭСИ, 2011. - С.71-73. - 0,2 п.л.

5. Залесов, Д.В. Совершенствование ИТ решений для обеспечения процесса обмена знаниями между проектными группами / Д.В. Залесов // 14-я науч.-практич. конф. «Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий. Системы управления знаниями (РБП-СУЗ-2011)»: материалы конференции / МЭСИ - М.:МЭСИ, 2011. - С.111-114. - 0.2 п.л.

6. Залесов, Д.В. Качество информационного потока в процессе обмена знаниями между проектными группами / Д.В. Залесов // Реформы в России и проблемы управления - 2011: материалы 26-ой науч. конф. молодых ученых / Государственный университет управления - М.: ГУУ, 2011. — С.24-25. - 0,1 п.л.

7. Залесов, Д.В. Анализ технологий и инструментария управления обменом знаниями между проектными группами / Д.В. Залесов // Актуальные проблемы информатизации в науке, образовании и экономике — 2011. 4-я Всероссийская межвузовская научно-практическая конференция. — М.: МИЭТ, 2011. — С.132. - 0,1 п.л.

8. Залесов, Д.В. Краудсорсинг как инструмент оценки сообщений в процессе обмена знаниями между проектными группами / Д.В. Залесов // 15-я науч.-практич. конф. «Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий. Системы управления знаниями (РБП-СУЗ-2012)»: материалы конференции / МЭСИ - М.:МЭСИ, 2012. - С.59-62. - 0,2 п.л.

Подписано к печати 26.04.13

Формат издания 60x84/16 Бум. офсетная №1 Печать офсетная Печ.л. 1,5 Уч.-изд. л. 1,4 Тираж 100 экз.

Заказ № 10011

Типография издательства МЭСИ. 119501, Москва, Нежинская ул., 7