Совершенствование методики организации деятельности многопрофильного холдинга на основе оптимизации закупок тема диссертации по экономике, полный текст автореферата

Автореферат диссертации по теме "Совершенствование методики организации деятельности многопрофильного холдинга на основе оптимизации закупок"

На правах рукописи

005534120

ОРЕХОВ Егор Николаевич

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МЕТОДИКИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МНОГОПРОФИЛЬНОГО ХОЛДИНГА НА ОСНОВЕ ОПТИМИЗАЦИИ ЗАКУПОК

08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством (экономика предпринимательства)

Автореферат диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

з ОКТ 2013

Москва-2013

005534120

Диссертация выполнена на кафедре «Экономика и предпринимательство» Государственного образовательного учреждения высшего профессионального

образования

«Московский государственный областной университет»

Научный руководитель:

Официальные оппоненты:

Ведущая организация:

Бойко Валерий Леонидович

кандидат экономических наук, доцент

Пилипенко Павел Павлович,

доктор экономических наук, профессор, НОУ ВПО «Институт международного права и экономики имени А. С. Грибоедова», профессор кафедры экономики

Каширин Валентин Васильевич,

доктор экономических наук, профессор, ФГБОУ ВПО «МАТИ - Российский государственный технологический университет имени К.Э. Циолковского», заведующий кафедрой экономики

ФГБОУ ВПО «Российская Академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации»

Защита состоится «16» октября 2013 г. в 16:00 на заседании диссертационного совета Д 850.006.01 при НОУ ВПО «Московская академия предпринимательства при Правительстве Москвы» по адресу: 125319, г. Москва, ул. Планетная, д. 36.

С диссертацией можно ознакомиться в читальном зале научной библиотеки НОУ ВПО «Московская академия предпринимательства при Правительстве Москвы» по адресу: 125319, г. Москва, ул. Планетная, д. 36.

Электронная версия автореферата размещена на сайте ВАК Минобрнауки России http://vak.ed.gov.ru и НОУ ВПО «Московская академия предпринимательства при Правительстве Москвы» http://mosap.ru

Автореферат разослан « 16 » сентября 2013 г.

Ученый секретарь диссертационного совета Д 850.006.01

Л.А.Каргина

I. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что на современном этапе развития отечественной экономики, с учетом тенденций к ее интеграции в мировую хозяйственную систему, успешная деятельность предпринимательских структур приобретает все большую зависимость от качества, проработанности методики организации предпринимательской деятельности во всех ее аспектах. Одним из существенных элементов качества управления является способность руководства предпринимательской структуры контролировать и оптимизировать издержки, что необходимо как для обеспечения конкурентоспособности, так и для максимизации предпринимательского дохода. Важную роль в этом играет оптимизация административно-хозяйственной деятельности, неизбежно связанной с формированием условно-постоянных затрат, которые влияют на конкурентоспособность и прибыльность соответствующей

предпринимательской структуры в целом. Таким образом, разработка качественного методологического обеспечения административно-хозяйственной деятельности может рассматриваться как актуальная задача с позиции ведущих хозяйствование на рисковой основе с целью получения предпринимательского дохода коммерческих структур.

Особенно актуально указанное направление для крупных предпринимательских структур, таких как диверсифицированные холдинги -из-за масштабов и сложности административно-хозяйственного аппарата такой предпринимательской структуры.

В значительной степени уровень издержек и достижение целей административно-хозяйственной деятельности крупной предпринимательской структуры определяется уровнем организации закупок, осуществляемых для ее реализации. Это происходит за счет действия целого ряда факторов: начиная от возможностей экономии на масштабах закупок при их концентрации, и заканчивая исключением халатности и коррупционной составляющей при обеспечении контроля закупок, осуществляемых на местах.

Потребность в формировании методического обеспечения деятельности административно-хозяйственных управлений (АХУ) холдинговых предпринимательских структур определила актуальность, цель и задачи диссертационного исследования.

Степень научной разработанности темы. Несмотря на то, что управление закупочной деятельностью, проводимой в рамках функционирования АХУ крупной предпринимательской структуры, непосредственно связано с общим уровнем ее издержек и, как следствие, влияет на способность последней получать предпринимательский доход, ни сама

административно-хозяйственная деятельность, ни ее закупочная составляющая не получили, на взгляд автора, существенное внимание в специальной литературе ,- публикации по соответствующему направлению практически отсутствуют, а методологическое обеспечение данного аспекта организации деятельности предпринимательских структур нельзя назвать проработанным.

Вместе с тем, проблемы организации управления закупочной деятельностью предприятий и организаций (без учета специфики закупок АХУ) нашли отражение в работах отечественных и зарубежных ученых, специалистов, управленцев. Среди них можно отметить таких авторов, как Кузнецов К. В., Ларионова И.А., Макаренко М.В., Пилипенко П.П., Рязанова О.Е., Baily P., Farmer D., Jessop D., Banning K.B., Barratt С., Hough H., Whitehead M., Day M., Monczka R., Handfield R., Giunipero L., Roylance D., Weele А. и других.

Их работы преимущественно посвящены теории и практике закупочной деятельности как самостоятельной функции управления — но без учета особенностей ее реализации в рамках административно-хозяйственной деятельности организаций, которые могут быть отнесены к крупным формам предпринимательства, таким как холдинги.

Следовательно, тематика управления закупками в рамках осуществления административно-хозяйственной деятельности крупных предпринимательских структур, холдингов, содержит значительный резерв для перспективных, с практической точки зрения, научных исследований; исследования в данной области будут способствовать развитию общей методики организации предпринимательской деятельности крупных форм предпринимательства.

Целью диссертационного исследования является формирование методического обеспечения управления закупочной деятельностью, осуществляемой в рамках функционирования административно-хозяйственного управления холдинговой предпринимательской структуры, позволяющее обеспечить основанное на научном знании повышение ее эффективности.

Для достижения поставленной цели в диссертации последовательно решены следующие основные задачи исследования:

- на основе результатов анализа теории и практики управления закупками исследованы современные подходы к организации закупочной деятельности, к ее централизации и децентрализации;

- идентифицированы основные процессы, реализуемые в рамках закупочной деятельности, осуществляемой административно-хозяйственным подразделением холдинговой предпринимательской структуры;

- обоснована целесообразность формирования стратегии закупочной деятельности административно-хозяйственного управления холдинга, предложена ее структура и требования к ее содержанию;

- разработана организационная структура административно-хозяйственного управления крупной предпринимательской структуры на основе идентификации соответствующих функций управления;

- исследованы возможности совершенствования закупочной деятельности административно-хозяйственного управления холдинговой структуры «Группа компаний «Союз «Марине Групп»;

- предложены методы оценки эффективности закупочной деятельности с учетом особенностей задач административно-хозяйственного управления.

Область исследования. Работа выполнена в соответствии с паспортом специальности 08.00.05 - экономика и управление народным хозяйством; соответствует направлениям исследований «п. 8.1. Развитие методологии и теории предпринимательства; разработка методики организации предпринимательской деятельности в различных формах предпринимательства».

Объектом исследования является процесс формирования, функционирования и развития закупочной деятельности в рамках реализации административно-хозяйственной деятельности многопрофильной холдинговой предпринимательской структуры.

Предметом исследования является процесс повышения эффективности закупочной деятельности в рамках реализации административно-хозяйственной деятельности холдинговой предпринимательской структуры за счет разработки соответствующих элементов методологического обеспечения организации предпринимательской деятельности для эффективного управления затратами предпринимательской структуры.

Теоретико-методологической основой исследования являются научные труды ведущих отечественных и зарубежных авторов по теме исследования и смежным направлениям менеджмента, данные по применяемым организациями практикам управления закупочной и административно-хозяйственной деятельностью, доступные в открытых источниках. При формировании научных результатов диссертации применялись такие методы получения нового научного знания как анализ и синтез, индукция и дедукция, обобщение, системный подход, что обуславливает достоверность и обоснованность научных положений и выводов, сформулированных в исследовании.

Информационной базой исследования послужили отечественные и зарубежные публикации по теме исследования, данные внутреннего и регламентированного учета финансово-хозяйственной деятельности Группы компаний «Союз «Марине Групп».

Научная новизна диссертационной работы обусловлена развитием методологического обеспечения одной из составляющих организации предпринимательской деятельности - управления закупочной деятельностью административно-хозяйственного управления холдинговой

предпринимательской структуры.

Основные научные результаты, полученные лично автором, обладающие, по его мнению, научной новизной и выносимые на защиту, заключаются в следующем:

1. Обобщены основные и поддерживающие бизнес-процессы закупочной деятельности административно-хозяйственного управления многопрофильной холдинговой предпринимательской структуры, сформирована цепочка ценностей деятельности АХУ холдинга, что позволяет повысить эффективность контроля издержек производства и обращения в конкурентной среде.

2. Предложено авторское определение понятия «политики закупок по номенклатурным группам» в свете предпринимательства. По мнению автора, политика закупок по номенклатурным группам - это комплекс базовых решений относительно методов управления закупочной деятельностью в отношении соответствующих номенклатурных групп. Предложен метод оптимизации издержек обращения АХУ, основанный на уточнении и конкретизации политик закупок в отношении конкретных номенклатурных групп товаров и распределении соответствующих полномочий и компетенций управления хозяйственной деятельностью организаций.

3. Определен состав типовых политик закупок по номенклатурным группам в рамках реализации хозяйственной деятельности организации. Обоснована необходимость включения политик закупок в стратегию хозяйственной деятельности организации, выявлен состав её основных элементов, что даёт возможность включить соответствующие ей цели в общую стратегию холдинга, позволяя дополнить имеющееся научное знание в области организации предпринимательской деятельности данной формы предпринимательских структур.

4. Выявлены основные функции закупочной деятельности многопрофильной холдинговой предпринимательской структуры, раскрыто их содержание и особенности в зависимости от применяемой типовой политики закупок, что позволило повысить конкурентоспособность за счёт сокращения издержек обращения.

5. Доказана целесообразность выделения трех уровней децентрализации закупочной деятельности в системе управления крупных предпринимательских структур (центральный, функциональный, линейный), что отличается от наиболее распространенной в экономической литературе позиции и может служить основой методики формирования закупочной деятельности многопрофильной холдинговой предпринимательской структуры.

6. Разработана система показателей оценки эффективности закупочной деятельности многопрофильной холдинговой предпринимательской структуры, учитывающая как объективные данные непубличного учёта, так и данные опросов внутренних потребителей, что позволяет дать комплексную оценку проводимых организационных изменений.

Теоретическая и практическая значимость работы. Теоретическая значимость диссертационного исследования обусловлена развитием методологии управления закупочной деятельностью, включая стратегические и тактические аспекты ее реализации. Практическая значимость работы заключатся в том, что основные положения, разработанные в диссертации, могут быть использованы в качестве конкретных методических рекомендаций по формированию организационных структур соответствующих департаментов административно-хозяйственных подразделений, разработке их стратегии и бизнес-процессов, оценки эффективности их функционирования.

Апробация результатов исследования. Основные теоретические и методические положения, выводы и рекомендации, полученные в ходе диссертационного исследования, докладывались автором на: Научно-практической конференции профессорско-преподавательского состава, аспирантов и студентов ИРЭСПиП МГОУ 21 ноября 2012 г.; Международной научно-практической конференция «XXI век: Россия и мир в условиях кардинально меняющегося общества» в МИЭГТ 15-17 апреля 2013 г. IX Международной научно-практической конференции «Российское предпринимательство: история и современность» в РАП 16 мая 2013 г.; заседаниях кафедры «Экономика и предпринимательство» ГОУ ВПО «Московский государственный областной университет».

Сформированные в диссертации научно-практические положения и рекомендации нашли свое применение в процессе формирования механизма организации менеджмента закупочной деятельности, что подтверждается справками о внедрении результатов исследования: в группе компаний «Союз «Марине Групп»; ОАО «Московское монтажное управление специализированное»; ГОУ ВПО «Московский государственный областной университет».

Публикации по теме исследования: По теме диссертационного исследования опубликовано 9 научных работ, общим объемом 8,7 п.л., из них 8,5 п.л. принадлежит лично автору; в том числе 3 научные статьи (1,2 п.л. в т.ч. авт. -1 п.л. ) опубликовано в изданиях, рекомендованных ВАК Минобрнауки РФ для публикаций основных результатов соискателей ученой степени кандидата наук.

Объем и структура диссертации. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы (130 наименований). Текст диссертации изложен на 132 страницах, содержит 11 рисунков и 16 таблиц.

Структура диссертационной работы имеет следующий вид:

Введение

Глава 1. Закупочная деятельность административно-хозяйственного управления холдинговой предпринимательской структуры

1.1. Анализ современных подходов к организации закупочной деятельности

1.2. Закупочная деятельность как функция административно-хозяйственного управления многопрофильного холдинга

1.3. Исследование организационно-методических аспектов управления закупочной деятельностью

Выводы по главе

Глава 2. Формирование принципов организации закупочной деятельности АХУ холдинговой предпринимательской структуры

2.1. Стратегическое управление закупочной деятельностью АХУ

2.2. Исследование процессов оперативного управления закупочной деятельностью АХУ в рамках крупной предпринимательской структуры

2.3. Идентификация функций и формирование структуры управления закупочной деятельностью АХУ

Выводы по главе

Глава 3. Реструктуризация системы закупочной деятельности АХУ холдинговой предпринимательской структуры

3.1. Реализация реструктуризации системы закупочной деятельности

АХУ

3.2. Формирование системы оценки и анализ результатов реструктуризации закупочной деятельности АХУ крупной предпринимательской структуры.

Выводы по главе

Заключение

Список использованных источников

И. ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ 1. Обобщены основные и поддерживающие бизнес-процессы закупочной деятельности административно — хозяйственного управления многопрофильной холдинговой предпринимательской структуры, сформирована цепочка ценностей деятельности АХУ холдинга, что позволяет повысить эффективность контроля издержек производства и обращения в конкурентной среде.

В диссертации показано, что ряд особенностей холдинга как крупной формы предпринимательства обуславливает сложность ряда аспектов функционирования предпринимательской структуры. В частности, сам масштаб деятельности крупной предпринимательской структуры требует высокого уровня проработки этой деятельности, так как при больших объемах закупок ее влияние на итоговый финансовый результат деятельности -предпринимательский доход - более существенен. Кроме того, задача постановки закупочной деятельности АХУ в крупной предпринимательской структуре будет складываться из двух групп решений: распределение полномочий между АХУ и службой закупок холдинга, а также АХУ и ее подразделениями.

Обоснование этих решений позволило предложить соответствующие организационные механизмы, которые могут быть непосредственно использованы как элемент методического обеспечения функционирования крупных предпринимательских структур.

В диссертационном исследовании систематизирован состав функций АХУ крупной предпринимательской структуры, выделены основные и поддерживающие процессы (табл. 1).

Таблица 1

Систематизация функций АХУ многопрофильного холдинга (разработано автором)

Функция или группа функций Содержание функции/ состав группы функцнй/ задачи

Производственная - содержание зданий, сооружений, техники; - материально- техническое, хозяйственное обеспечение; - организационно- техническая подготовка мероприятий; - эксплуатация территории; - офис-менеджмент.

Финансово-экономическая - разработка бюджета АХУ, его согласование с руководством бизнес-единиц; - оценка эффективности использования хозяйственных материалов, оборудования, других ресурсов; - оптимизация затрат.

Продолжение таблицы 1

Функция или группа функций Содержание функции/ состав группы функций/ задачи

Транспортно-логистаческая - транспортное и складское обслуживание; - содержание автопарка и гаражного хозяйства.

Контрольно-учетная - входной контроль получаемых (закупаемых) материалов, предметов; - контроль соблюдения бизнес-единицами регламентов и нормативов осуществления закупок, связанных с деятельностью АХУ; - контроль соблюдения регламентов использования предметов и материалов; - учет имеющихся в наличии, поступающих и выбывающих предметов и материалов; инвентаризации; - контроль сохранности товарно-материальных ценностей; - организация документооборота

Координационная (внутренней коммуникации) - доведение до руководства и персонала бизнес-единиц распоряжений, приказов; - обучение и информирование по вопросам использования передаваемых предметов, материалов; по другим вопросам, отнесенным к АХУ; - сбор информации по эффективности/надежности предоставляемых материалов, предметов (обратная связь);

Закупочная В зависимости от распределения полномочий между АХУ и службой закупок холдинга

Выполнение нормативно—правовых требований - выполнение санитарных и иных норм; - взаимодействие с проверяющими (контролирующими) органами

Управление хозяйственной службой - формирование организационной структуры службы (АХУ); - организация взаимодействия с другими службами; разграничение полномочий; - управление качеством работы АХУ, улучшение обслуживания внутренних клиентов; - контроллинг деятельности подразделений АХУ; - разработка регламентов работы.

Конкретное содержание закупочной деятельности АХУ в крупной предпринимательской структуре зависит от распределения соответствующих полномочий между АХУ и централизованной службой закупок (при ее наличии).

Для разработки рекомендаций по организации распределения соответствующих полномочий между АХУ и централизованной службой закупок систематизирован и представлен в табл. 2 состав основных бизнес процессов, связанных с организацией и реализацией закупочной деятельности АХУ.

Таблица 2

Цепочка ценности закупочной деятельности АХУ холдинга (разработано автором)_________

Осповные действия Последовательность действий

Формирование системы закупок Распределение полномочий меяеду уровнями управления и структурными единицами холдинга Решение об уровне представленности и роли службы закупок АХУ ^административная функция, стратегическая функция) Разработка регламентов (адаптация существующих к специфике АХУ) Разработка конкурентных процедур закупок Разработка (адаптация) соответствующих информационных систем

Формирование базы поставщиков Исследования рынка закупок Поиск поставщиков Закупочный маркетинг (реклама, продвижение) Отбор (квалификация) поставщиков, аудит их продуктов и производств Предварительные переговоры

Управление базой поставщиков Управление размером базы поставщиков Управление закупаемой номенклатурой Управление знаниями о поставщиках Переговоры с поставщиками Другие формы коммуникации (напр., поощрения поставщиков)

Планирование закупок Сбор потребностей в закупках Оценка соответствия запросов внутренним регламентам Проведение дополнительны х согласований при необходимости Оценка экономически обоснованного уровня цен Планирование и бюджетирование закупок

Проведепне закупок Решение юридических вопросов, заключение договоров Согласование изменений по запросам поставщиков Размещение заказов, проведение конкурсных процедур, импорт Операционное взаимодействие с поставщиками, получение заказов Входной контроль качества

Действия после закупок Претензионная работа с поставщиками Получение обратной связи от пользователей закупленных материалов, предметов Предоставление обратной связи поставщикам по качеству их продукта Предложения поставщикам по внесению изменений в продукт Оценка эффективности закупочной деятельности (влияние на конкурекгоспосо бность продукта)

Остальные (поддерживающие) процессы Перевод целей стратегии закупок холдинга в цели АХУ Формирование стратегии закупок АХУ Организация управления качеством Организация управления проектами закупок (применение теории проектного управления) Управление людскими ресурсами

2. Предложено авторское определение понятия «политики закупок по номенклатурным группам» в свете предпринимательства. По мнению автора, политика закупок по номенклатурным группам - это комплекс базовых решений относительно методов управления закупочной деятельностью в отношении соответствующих номенклатурных групп. Предложен метод оптимизации издержек обращения АХУ, основанный на уточнении и конкретизации политик закупок в отношении конкретных номенклатурных групп товаров и распределении соответствующих полномочий и компетенций управления хозяйственной деятельностью организаций.

Подходы к закупочной деятельности АХУ работающей в рыночной среде предпринимательской структуры различаются в зависимости от принадлежности предмета закупки к той или иной номенклатурной группе — например, в некоторых случаях необходимо максимально оптимизировать издержки, а в других — обеспечить гарантию и (или) скорость поставки.

В диссертации введено в научный оборот понятие политики закупок по номенклатурным группам, которая определена как комплекс базовых решений относительно методов управления закупочной деятельностью в отношении соответствующих номенклатурных групп, а также относительно распределения соответствующих полномочий внутри организации.

Необходимость ввода данного определения обусловлена тем, что роль в реализации различных бизнес-процессов закупочной деятельности АХУ, в соответствии с предложенными в работе положениями, зависит от политики закупок, применимой к соответствующей номенклатурной группе.

3. Определен состав типовых политик закупок по номенклатурным группам в рамках реализации хозяйственной деятельности организации. Обосновапа необходимость включения политик закупок в стратегию хозяйственной деятельности организации, выявлен состав её основных элементов, что даёт возможность включить соответствующие ей цели в общую стратегию холдинга, позволяя дополнить имеющееся научное знание в области организации предпринимательской деятельности данной формы предпринимательских структур.

Из-за непосредственной связи качества закупочной деятельности АХУ с издержками многопрофильного холдинга, по мнению автора диссертации, методические аспекты организации этой деятельности следует рассматривать как неотъемлемый элемент методического обеспечения предпринимательской деятельности такой организации.

В диссертации исследованы вопросы организации планирования закупочной деятельности АХУ; обоснована целесообразность формирования самостоятельной стратегии этой деятельности. Исследование показало, что в случае закупочной деятельности АХУ можно говорить об исчерпывающем списке конкретных бизнес-целей, которые могут преследоваться при планировании улучшений в ее рамках. К этим целям (группам целей) относятся:

- улучшение обслуживания внутренних клиентов;

- снижение затрат на закупаемую номенклатуру;

- повышение эффективности затрат на организацию деятельности закупочного подразделения АХУ;

- развитие подразделения (приобретение компетенций; оптимизация внутренних процессов);

- улучшение взаимодействия с поддерживающими службами: взаимодействия с централизованной службой закупок, оптимизации разделения полномочий с ней; взаимодействия с финансовой, планово-экономической и другими службами, включая службу контроля;

- улучшение взаимодействия с поставщиками (их более активное вовлечение, эффективная коммуникация, управление базой поставщиков, поиск более эффективных поставщиков);

- улучшение информирования менеджеров и собственников компании о деятельности службы.

Наличие четких направлений постановки целей соответствует понятию стратегии, в связи с чем стратегия закупочной деятельности АХУ может рассматриваться как самостоятельный элемент системы стратегий компании (холдинга) и может быть определена следующим образом: стратегия закупочной деятельности АХУ - это документально закрепленный набор решений, связанных с ее совершенствованием для целей лучшего удовлетворения потребностей внутренних клиентов АХУ, сокращения общих затрат на закупки, улучшения взаимодействия с поставщиками и поддерживающими службами холдинга, улучшения информирования руководства холдинга о деятельности АХУ.

На взгляд автора диссертации, в рамках стратегии закупок АХУ целесообразно рассматривать применяемые политики закупок по номенклатурным группам - по следующим причинам:

- решения по политикам закупок являются одними из ключевых в рамках закупочной деятельности АХУ; именно эти решения, как можно разумно предположить, будут одним из ключевых предметов обсуждений и согласований с внутренними клиентами при подготовке стратегии;

- именно посредством этих решений во многом обеспечиваются такие интересы собственников и менеджеров как оптимизация затрат, отсутствие коррупционных проявлений при осуществлении закупочной деятельности АХУ.

В ходе выполнения работы исследованы и представлены в табл. 3 основные цели и состав основных политик закупок АХУ, охватывающих большую часть номенклатурных групп.

Таблица 3

Характеристики политик закупок и примеры соответствующих _ номенклатурных групп (разработано автором)

Политика закупок п ее основные цели Примеры номенклатурных групп

Конкурентное ценообразование (минимизация цен закупок путем использования конкурентных процедур) - отделочные и строительные и материалы для ремонта (краска, напольные покрытия, перегородки, стойки) -предметы для благоустройства территории

Концентрация закупок и управление базой поставщиков (управление размером базы поставщиков; гарантия качества поставок при сохранении конкурентности) - спецодежда - инструмент - упаковка - канцелярия -расходные материалы для электротехнических работ и освещения (лампы, светильники, провода)

Решение на основе экспертизы (обоснованное принятие решений по особо сложным закупкам) - системы кондиционирования; - оборудование для эксплуатации зданий и прилегающих территорий.

Контроль региональных закупок (обеспечение контроля закупочной деятельности, осуществляемой в компаниях холдинга) - мебель; - оргтехника; - услуги по обслуживанию оргтехники

Гарантия поставок (гарантированное обеспечение поставки) - импортные расходные материалы

Гибкость и скорость поставки (максимально быстрое реагирование на потребность в закупке) - запасные части для второстепенного (например, складского) оборудования, которые не держатся в запасе

Малоценные закупки (минимизация бюрократических процедур и согласований) - предметы для приема иностранных делегаций

Предлагается структура стратегии закупок АХУ в виде двух блоков: блока решений, связанных с организацией и совершенствованием процессов закупок, и блока решений, связанных с политиками закупок по номенклатуре.

Представленная модель может рассматриваться как типовое содержание стратегии закупочной деятельности АХУ, что позволяет убедиться в том, что необходимые решения принимаются - что не происходит их игнорирования, «отказа» от решений. Таким образом, уточняется место стратегии закупочной деятельности АХУ в системе стратегий холдинга, а также ее структура (рис. 1).

14

Рис. 1. - Место стратегии закупочной деятельности АХУ в системе стратегий холдинга и ее структура (разработано автором)

Идентификация и раскрытие содержания управленческих функций позволило далее в диссертации обоснованно предложить соответствующую модель (модели) организационных структур управления закупочной деятельностью АХУ.

4. Выявлены основные функции закупочной деятельности многопрофильной холдинговой предпринимательской структуры, раскрыто их содержание и особенности в зависимости от применяемой типовой политики закупок, что позволило повысить конкурентоспособность за счёт сокращения издержек обращения.

Успешное функционирование крупной предпринимательской структуры требует четкого разделения ответственности за бизнес-процессы; совокупность решений по поводу такого разделения может рассматриваться как важная часть методики организации предпринимательской деятельности. Проведенная в диссертации идентификация политик закупок была использована для определения ответственности АХУ за бизнес-процессы, протекающие в рамках осуществления им закупочной деятельности (табл. 4).

Таблица 4

Ответственность АХУ за бизнес-процессы, протекающие в рамках осуществления им закупочной деятельности (разработано автором)

Политики закупок Функции управления закупочной деятельностью АХУ

Процессы Коп цен. Кон .зак. Гиб. ПОС. Гар. пос. Эксп. Малоценн. Рег. зак.

Исследования рынка закупок и поиск поставщиков + + + + Исследования рынка

Отбор (квалификация) поставщиков, аудит их продуктов и производств + + + + + Управление базой поставщиков и номенклатурой

Переговоры + + + + Управление базой поставщиков и номенклатурой

Управление размером базы поставщиков + + + Управление базой поставщиков и номенклатурой

Управление закупаемой номенклатурой + + + Управление базой поставщиков и номенклатурой

Управление знаниями о поставщиках + + + + Управление базой поставщиков и номенклатурой

Сбор потребностей в закупках + + + + + + + Планирование и внутренний контроль

Оценка соответствия запросов внутренним регламентам + + + + + + + Планирование и внутренний контроль

Оценка экономически обоснованного уровня пен + + Управление базой поставщиков и номенклатурой

Планирование и бюджетирование закупок + + + + + + Планирование и внутренний контроль, операции

Решение юридических вопросов, заключение договоров + + + + + + Операции

Согласование изменений по запросам поставщиков + + + + + + Управление базой поставщиков и номенклатурой

Размещение, получение заказов + + + + + + Операции

Входной контроль качества + + + + + + + Операции

Претензионная работа с поставщиками + + + + ■ь + Операции

Получение обратной связи от пользователей закупленных материалов, предметов + + + + + + + Управление базой поставщиков и номенклатурой

Предоставление обратной связи поставщикам по качеству их продукта + + + + + + + Управление базой поставщиков и номенклатурой

Предложения поставщикам по внесению изменений в продукт + + + + Управление базой поставщиков и номенклатурой

Оценка эффективности закупочной деятельности + ■ + Организация управления закупками

Кон.цен. - конкурентное ценообразование; Гиблое. - гибкость и скорость поставки; Кон.зак. -концентрация закупок, управление базой поставщиков; Гар.пос. - гарантия поставок; Эксп. - решение на основе экспертизы; Малоценн. - малоценные закупки; Рег.зак,- контроль региональных закупок.

Проведенное исследование позволило систематизировать вопросы ответственности АХУ за те или иные процессы закупочной деятельности и сгруппировать их по функциям управления (табл. 5), что позволило предложить соответствующие организационные механизмы их реализации.

Таблица 5

Предлагаемый состав функций управления закупочной деятельностью АХУ

(разработано автором)

Функция Содержание

Исследований рынка Исследования рынка закупок

Управление базой поставщиков Управление размером базы и номенклатурой; управление знаниями о поставщиках, их аудит и отбор; переговоры; получение обратной связи от пользователей предметов закупки.

Планирование и внутренний контроль Сбор потребностей в закупках; оценка соответствия запросов внутренним регламентам; планирование и бюджетирование закупок.

Операции Заключение договоров; размещение заказов; входной контроль качества; претензионная работа с поставщиками

Организация управления закупками Разработка регламентов, процедур, ИТ-систем. Оценка эффективности закупок. Управление региональной структурой (АХО), закупками в дочерних и зависимых обществах.

С учетом идентифицированного состава функций, исследовано формирование организационной структуры (структуры управления) закупочной деятельностью АХУ.

Для структуры ДУЗ АХУ характерна достаточно четкая функциональная специализация; поэтому для этого уровня управления целесообразно выбрать так называемый функциональный тип организационной структуры, характеризующийся выделением организационных подразделений по функциям.

В случае относительно компактных холдингов группы внутри отделов могут не выделяться; функции отдела могут выполняться одним или несколькими специалистами.

Идентификация функций управления закупочной деятельностью АХУ позволила обосновать типовую организационную структуру (структуру управления) соответствующего подразделения - департамента закупочной деятельности АХУ (рис. 2).

Административно-хозяйственное

управление - ^ .....

Департамент закупочной деятельности

Группа внешних и деятельности

внутренних

коммуникаций

Примечание: при небольшой операционной нагрузке департамента группы внутри отделов могут объединяться; функции отдела могут выполняться одним или несколькими специалистами.

Рис. 2. - Предлагаемая структура управления департамента управления закупками АХУ в крупной предпринимательской структуре (разработано автором)

Представленная типовая структура выстроена в соответствии с идентифицированными функциями, поэтому в случае относительно компактных холдингов группы внутри отделов могут не выделяться; функции отдела могут выполняться одним или несколькими специалистами.

5. Доказана целесообразность выделения трех уровней децентрализации закупочной деятельности в системе управления крупных предпринимательских структур (центральный, функциональный, линейный), что отличается от наиболее распространенной в экономической литературе позиции и может служить основой методики формирования закупочной деятельности многопрофильной холдинговой предпринимательской структуры.

Успешное ведение предпринимательской деятельности в крупных формах предпринимательства требует принятия обоснованных решений по

распределению полномочий между уровнями управления. В диссертации доказана целесообразность выделения трех уровней децентрализации закупочной деятельности в системе управления крупных предпринимательских структурах (центральный, функциональный, линейный), что отличается от наиболее распространенной в литературе позиции (предполагающей выделение только стратегического и операционного уровней).

Выделяется два уровня децентрализации закупочной деятельности, называемые «стратегическим» и «операционным». На «операционном» уровне действуют пользователи, которым может быть делегирована часть операционных функций по управлению закупками; на стратегическом -разрабатываются регламенты и политики, проводится оценка эффективности, осуществляется управление крупными закупками, централизованное проведение конкурентных процедур и другие.

Однако проведенное в рамках настоящей главы исследование показывает, что в крупных предпринимательских структурах можно выделить как минимум еще один уровень - функциональный. Его выделение целесообразно в ситуации, когда функциональное организационное подразделение по роду своей деятельности осуществляет закупки систематически и в достаточно больших объемах таким образом, чтобы часть полномочий принятия решений было целесообразно передать на его уровень.

Результаты диссертационного исследования позволяют выделить три уровня управления закупками в крупной предпринимательской структуре:

1. Центральный уровень управления, включающий:

a. систему управления закупочной деятельностью (выработка принципов организации и регламентирование закупочной деятельности);

b. систему управления централизованными закупками (выбор поставщиков по централизованным закупкам, проведение конкурентных процедур).

2. Функциональный уровень управления, который может реализовываться в рамках функциональных подразделений (служб, управлений), закупочная деятельность которых составляет существенную часть их функционала. Этот уровень включает:

a. систему организации, планирования и контроля закупочной деятельности функционального подразделения;

b. систему управления закупками, реализуемыми централизованно на уровне функционального подразделения (например, сложными закупками, реализуемыми на проектной основе с проведением экспертизы при принятии решения);

с. систему управления закупками на местах (при необходимости таковой);

3. Местный (линейный) уровень (например, отделы службы закупок, административно-хозяйственные отделы на уровне компаний или линейных подразделений холдинга).

Конкретные механизмы распределения полномочий и организации взаимодействия могут различаться в зависимости от особенностей соответствующей организации.

6. Разработана система показателей оценки эффективности закупочной деятельности многопрофильной холдинговой

предпринимательской структуры, учитывающая как объективные данные непубличного учёта, так и данные опросов внутренних потребителей, что позволяет дать комплексную оценку проводимых организационных изменений.

Направленность предпринимательской деятельности на получение предпринимательского дохода делает особенно актуальной задачу количественной оценки эффективности закупочной деятельности АХУ.

Вопросы оценки эффективности закупок достаточно широко отражены в специальной литературе в работах как российских, так и зарубежных авторов. Они, однако, потребовали синтеза, обобщения и учета специфики закупочной деятельности АХУ.

В целом, на основе анализа литературы можно выделить два основных аспекта использования количественных и качественных методов оценки закупочной деятельности:

первый связан с превентивной оценкой поставщиков (например, с аттестацией);

второй — с оценкой самой закупочной деятельности пост-фактум. Поскольку система показателей оценки разрабатывалась автором диссертации для целей измерения результатов реструктуризации закупочной деятельности АХУ, основное внимание уделялось именно оценке пост-фактум.

Проведенные исследования позволили сделать вывод, что система показателей эффективности закупочной деятельности АХУ может быть разбита на следующие основные группы:

- показатели снижения затрат на закупки;

- показатели качества продукта и поставок;

- показатели организации процесса закупок;

показатели восприятия результатов закупочной деятельности внутренними клиентами (табл. 6).

Таблица 6

Показатели оценки реструктуризации управления закупочной деятельности АХУ (разработано автором)

Показатель Формула расчета или обозначение Пояснения к расчету Источник данных

Экономия затрат на закупки, тыс.руб. С'- Сп - Сф -Дс Сп - планируемые (забюджетированные) затраты, тыс.руб.; Сф - фактически понесенные затраты, тыс.руб.; Дс -поправка бюджета, тыс. руб. Данные учета; оценки планово-экономического отдела

Индекс экономии затрат С" = С' / (Сп -Дс) - Данные учета

Экономия за счет использования конкурентных процедур Скп'= Смк -Скп Смк - максимальная цена контракта, тыс. руб.; Скп — контрактная цена, полученная в результате использования конкурентной процедуры, тыс. руб. Данные учета

Величина дополнительных затрат на улучшение управления закупками Сд = Сзп + Ссб + Са Сзп - дополнительные затраты на фонд оплаты труда, тыс. руб.; Ссб дополнительные затрат на обязательные сборы во внебюджетные фонды, связанные с начислением оплаты сотрудникам Сзп, тыс. руб.; Са -увеличение затрат на потребные офисные площади, тыс. руб. Данные учета; оценки планово-экономического отдела

Экономия средств по сравнению с бюджетом с учетом дополнительных затрат С'о = С' - Сд Данные учета

Доля поставок без нареканий по стоимостному объему До = Сбн/Сф Сбн - стоимость поставок, выполненных в срок, в полном объеме и без ошибок, тыс.руб.; Сф - фактический стоимостной объем оцениваемых поставок, тыс. руб. Данные учета

Доля поставок без нареканий по числу поставок Дч = Чбн/Ч Чбн - число поставок (накладных), выполненных в срок, в полном объеме и без ошибок, шт.; 4 — общее число оцениваемых поставок (накладных), шт. Данные учета

Средняя численность участников конкурентных процедур N, = £N¡/4 N. - число участников ¡-ой конкурентной процедуры, шт.; ц - число проведенных конкурентных процедур закупок, шт. Данные учета

Доля закупок АХУ, проведенных с использованием конкурентных процедур <1|=Ок/<3 (Зь ~ объем закупок, проведенных с использованием конкурентных процедур, тыс. руб.; 0 - общий объем закупок, проведенных АХУ, тыс. руб. Данные учета

Оценка улучшения управле-ия сложными закупками АХУ А, Исследование в форме опроса

Оценка улучшения качества работы поставщиков А3 - Исследование в форме опроса

Общая оценка улучшения функционирования системы закупок, связанных с АХУ Аз Исследование в форме опроса

В диссертации представлены результаты апробации разработанных научных положений на примере совершенствования закупочной деятельности административно-хозяйственного управления крупной предпринимательской структуры «Группа компаний «Союз «Марине Групп».

Расчет основных показателей снижения затрат на закупки представлен в табл. 7.

Таблица 7

Основные показатели снижения затрат на закупки (тыс. руб.) (разработано автором)

Номенклатурная группа Сп Сф Сп-Сф АС С'

предметы для благоустройства территории 8076,0 6000,0 2076,0 228,4 1847,6

- Спецодежда 600,0 558,0 42,0 0,0 42,0

- инструмент 2400,0 2220,0 180,0 0,0 180,0

упаковка (гигиен, ср-ва для гостиниц) 6840,0 6720,0 120,0 0,0 120,0

- канцелярия 9036,0 8400,0 636,0 0,0 636,0

-расходные материалы для электротехнических работ и освещения (лампы, светильники, провода) 6048,0 5808,0 240,0 0,0 240,0

- системы кондиционирования; 3000,0 3000,0 0,0 0,0 0,0

- оборудование для эксплуатации зданий и прилегающих территорий. 3000,0 2856,0 144,0 0,0 144,0

- мебель; 3600,0 2514,0 1086,0 521,3 564,7

- оргтехника и программные продукты; 36000,0 33924,0 2076,0 269,9 1806,1

- услуги по обслуживанию оргтехники 11880,0 11280,0 600,0 0,0 600,0

Итого: 200480,0 178265,0 22215,0 4773,3 17441,7

Как видно из данных табл. 7, результаты по группам показателей эффективности закупочной деятельности АХУ показали существенный экономический эффект.

ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ИССЛЕДОВАНИЯ

1. Основными группами бизнес-процессов, связанными с организацией и реализацией закупочной деятельности АХУ, являются: 1) формирование системы закупок, включающей общие вопросы роли агента, его полномочий, а также разработку нормативной документации, адаптацию общих информационных систем; 2) формирование базы поставщиков, включающее исследование рынка и отбор качественных контрагентов; 3) управление базой поставщиков, подразумевающее оптимизацию их числа, управление знаниями о поставщиках и коммуникацию с ними; 4) планирование закупок — от сбора потребностей и до бюджетирования; 5) проведение закупок, в рамках которой решаются организационные вопросы размещении заказов, логистика, юридические аспекты, а также контроль качества; 6) действия после закупок, в которые входят процессы, связанные с претензионной работой, а также организация обратной связи в адрес поставщиков; 7) поддерживающие процессы - к этой группе в диссертации отнесены процессы, связанные, в частности, с формированием долгосрочной стратегии закупок, управление качеством, а также формирование кадрового потенциала.

2. Состав типовых политик закупок по номенклатурным группам в рамках реализации закупочной деятельности АХУ включает: 1) «конкурентное

ценообразование» (минимизация цен закупок путем использования конкурентных процедур); 2) «концентрация закупок и управление базой поставщиков» (оптимизация размера базы поставщиков; гарантия качества поставок при сохранении конкурентности цен); 3) «решение на основе экспертизы» (обоснованное принятие решений по сложным закупкам); 4) «контроль региональных закупок» (обеспечение контроля закупочной деятельности, осуществляемой в компаниях холдинга); 5) «гарантия поставок» (гарантированное обеспечение поставки); 6) «гибкость и скорость поставки» (максимально быстрое реагирование на потребность в закупке); 7) «малоценные закупки» (минимизация бюрократических процедур).

3. В диссертации выявлены пять основных функций закупочной деятельности АХУ: исследование рынка закупок (закупочный маркетинг рынка закупаемой номенклатуры); управление базой поставщиков - включает управление размером базы и номенклатурой; управление знаниями о поставщиках, их аудит и отбор; переговоры; получение обратной связи от пользователей предметов закупки; планирование и внутренний контроль, в рамках реализации которого устанавливается потребность в закупках, проводится оценка соответствия запросов внутренним регламентам; осуществляется планирование и бюджетирование закупок; «операции», которая предполагает непосредственную реализацию закупок; организация управления закупками - предусматривает, в частности регламентирование соответствующих процедур; оценку эффективности закупок.

4. Проведённое исследование показало целесообразность выделения трех уровней управления закупочной деятельностью в системе управления крупных предпринимательских структур - центрального, функционального и линейного. Это обусловлено относительно высокой сложностью закупочной деятельности, осуществляемой некоторыми функциональными подразделениями, как АХУ.

5. Оценку эффективности закупочной деятельности АХУ целесообразно осуществлять как с использованием объективных количественных показателей (в первую очередь данных внутреннего учета), так и с применением инструментария изменения субъективных конструкций (отношение к восприятию качества) ее внутренних заказчиков, что было реализовано в предложенной в диссертации системе показателей.

ПУБЛИКАЦИИ ПО ТЕМЕ ДИССЕРТАЦИИ

Монография

1. Орехов E.H. Совершенствование методов обеспечения эффективности функционирования хозяйственной службы многопрофильного холдинга.//«Монография» М.: Изд-во МГОУ, 2012 - 6 п.л.

Статьи в журналах и изданиях, рекомендуемых ВАК РФ

2. Бойко B.JI; Орехов E.H. Децентрализация принятия решения в рамках закупочной деятельности// Научный журнал «Вестник МАП при правительстве Москвы» №1-203(35) март 2013 г. -111с..- 0,4 п.л.

3. Орехов E.H. Организационные механизмы управления закупочной деятельностью крупных предпринимательских структур.// «Вестник Московского государственного университета Серия «экономика»», 2013.-№2.-М.:Изд-во МГОУ-86с - 0,4 п.л.

4. Орехов E.H., Построение управленческой структуры департамента закупок в рамках административно-хозяйственного управления крупного холдингам/Российская академия предпринимательства; Агентство печати «Наука и образование», 2013. - 189с. - 0,4 п.л.

Прочие публикации

5. Орехов E.H. Концепция стратегического управления закупочной деятельностью административно-хозяйственного управления в крупной предпринимательской структуре.// «Сборник трудов международной научно-практической конференции, МГОУ, 18.02.2013 Россия/ коллектив авторов». М.: Изд-во МГОУ, 2013. - 427с,- 0,4 пл.

6. Орехов E.H. Политики закупок в рамках закупочной деятельности административно-хозяйственного управления крупной предпринимательской структуры..// Сборник материалов научно-практической конференции профессорско-преподавательского состава, аспирантов и студентов ИРЭСПиП, МГОУ и РАП - М., 2012.-8SC. - 0,3 п.л.

7. Орехов E.H. Организационные механизмы управления закупочной деятельностью административно-хозяйственного управления в крупной предпринимательской структуре.// Материалы 4 Международной межвузовской научно-практической конференции, мая 2013 г., Москва РАП. - М.: Российская академия предпринимательства; Агентство печати «Наука и образование», 2013.-189с-0,1 п.л.

8. Орехов E.H. Централизация закупочной деятельности в рамках крупных диверсифицированных холдингов.//Сборник материалов международной научно-практической конференции «21 век в условиях кардинально меняющегося общества» М.: Изд-во МИЭП — 326с - 0,4 п.л.

9: Орехов E.H. Формирование структуры управления закупочной деятельностью административно-хозяйственного управления крупной организации//«Сборник материалов научно-практической конференции профессорско-преподавательского состава, аспирантов и студентов» ИРЭСПиП и МГОУ/ Московский государственный областной университет — М.: МГОУ, 2013.-228с.-0,3 пл.

Подписано в печать: 12.09.2013 г. Бумага офсетная. Гарнитура «Times New Roman». Печать офсетная. Формат бумаги 60/84 |Л6. Усл. п.л.1,5. _Тираж 100 экз. Заказ № 86._

Изготовлено с готового оригинал-макета в Издательстве МГОУ 105005, г. Москва, ул. Радио, д. 10 а.